Outlook czy Outlook Express 

 

Często pojawia się pytanie dotyczące podobieństw pomiędzy programami Outlook i 
Outlook Express, jakie są między nimi różnice i którego powinienem używać - który 
lepiej spełnia moje potrzeby. Zbliżone nazwy natychmiast przywołują skojarzenie, że 
Outlook Express jest uproszczoną wersją programu Outlook. Tak jednak nie jest. Są to 
zupełnie odrębne programy, stworzone przez inne zespoły programistów i przeznaczony 
do innych zadań. Od początku istnienia obu programów podobieństwo ich nazw 
wprowadzało i nadal wprowadza sporo zamieszania wśród użytkowników, zwłaszcza 
tych, którzy dopiero zaczynają pracować z jednym z programów. Wydaje się, że do 
takiego wniosku doszła również firma Microsoft i w kolejnej wersji programu Windows 
Vista Outlook Express zmieni nazwę na Windows Mail. Obecnie dla uniknięcia pomyłek 
na program Outlook często mówi się Microsoft Outlook (lub Microsoft Office Outlook), 
dla odróżnienia go od Outlook Express'a. 

Outlook Express jest częścią przeglądarki Internet Explorer i jest typowym klientem poczty 
elektronicznej. Umożliwia więc odbieranie i wysyłanie poczty w formacie tekstowym i 
HTML przy użyciu protokołów POP3, SMTP, IMAP, wiadomości mogą być zaszyfrowane 
lub elektronicznie podpisane, posiada prostą książkę adresową, pozwala na przetwarzanie 
przychodzących wiadomości przy pomocy reguł oraz na wyszukiwanie wiadomości na 
podstawie różnych kryteriów. W Outlook Express wbudowana jest również przeglądarka grup 
dyskusyjnych. Krótko mówiąc posiada wszystkie funkcje, które pozwalają użytkownikowi 
wysyłać i odbierać pocztę oraz zarządzać nią na pewnym poziomie przy wykorzystaniu reguł. 

 

 

Rys.1 Okno główne programu Outlook Express 

 
 
Z kolei program Outlook jest składnikiem pakietu Microsoft Office. Można kupić go również 
osobno, chociaż w polskiej wersji językowej dostępny jest niestety tylko z pakietem Office. 
Jeśli chcielibyśmy rozpatrywać programy Outlook Express i Outlook od strony ich 
podobieństw, to równie dobrze możemy zająć się podobieństwami między Outlook'iem a 
każdym innym klientem pocztowym. Podobieństwa takie oczywiście istnieją, ponieważ 
Outlook jest również klientem poczty elektronicznej. Tak jak Outlook Express obsługuje 

pocztę przez protokoły POP3, SMTP, IMAP, również posiada książkę adresową, możliwość 
przeszukiwania wiadomości oraz reguły, choć nawet tutaj istnieją spore różnice - na przykład 
reguły w Outlook Express pozwalają przetwarzać tylko wiadomości przychodzące, podczas 
gdy w Outlook'u także wysyłane. Na tym oraz na nazwie podobieństwa jednak się kończą. 
Outlook jest programem zdecydowanie bogatszym i o większych możliwościach niż Outlook 
Express. Został stworzony jako program do obsługi poczty oraz do zarządzania informacją, 
dlatego często wykorzystywany jest do pracy przez pracowników w firmach oraz przez tych 
użytkowników, którzy potrzebują programu ułatwiającego organizowanie informacji. 

 

 

Rys.2 Program Microsoft Office Outlook - praca z kalendarzem 

 
 
Już na pierwszy rzut oka widzimy, że Outlook oferuje dużo więcej możliwości. Outlook 
Express używa folderów do grupowania wiadomości pocztowych. Outlook również grupuje 
dane w folderach, pozwala jednak tworzyć foldery a w nich elementy różnych typów - nie 
tylko wiadomości pocztowe. I tak użytkownik może tworzyć w Outlook'u foldery i elementy 
następujących typów: 

•

 

Poczta 

•

 

Kalendarz 

•

 

Kontakt 

•

 

Zadania 

•

 

Dziennik 

•

 

Notka 

 
Z każdym z typów elementów/folderów wiąże się inna i często zaawansowana funkcjonalność. 
 
Foldery poczty służą, podobnie jak w Outlook Express, do przechowywania wiadomości 
pocztowych.  
 
Folder kalendarza pozwala na stworzenie elektronicznego kalendarza, w którym użytkownik 
tworzy terminy. Z kalendarzem związany jest też cały system umożliwiający organizowanie 
spotkań wielu użytkowników. Stworzenie spotkania w kalendarzu powoduje automatyczne 
wysłanie zaproszeń do jego uczestników i automatyczne śledzenie odpowiedzi. Organizator 
podczas tworzenia spotkania ma również wgląd w informacje dotyczące wolnego czasu 

innych uczestników, która uzyskiwana jest z ich kalendarzy. 
 
Folder kontaktów służy, jak sama nazwa wskazuje do zapisywania informacji kontaktowych 
osób oraz instytucji. Użytkownik może posiadać w Outlook'u wiele folderów kontaktów, a 
każdy z nich może służyć jako książka adresowa. 
 
Folder zadań pozwala do tworzenia i opisywania zadań do wykonania. Do zdania może 
zostać przydzielona odpowiedzialna za nie osoba - wykonawca. Po wysłaniu zdania do jego 
wykonawcy, Outlook będzie automatycznie śledził dokonywane przez niego zmiany i nanosił 
je na kopię zadania przechowywanego w folderze zadań użytkownika, który zadanie stworzył. 
 
Folder dziennika umożliwia tworzenie elementów odpowiadających pewnym zdarzeniom. 
Przydatną cechą jest to, że potrafi automatycznie tworzyć wpisy odpowiadające pewnym 
akcjom dotyczących określonych kontaktów. Przykładowo automatycznie mogą być tworzone 
elementy zdarzeń za każdym razem, gdy dostajemy wiadomość pocztową od Janka Kowala. 
A jeszcze ciekawsza funkcjonalność jest taka, że później wszystkie zapisane zdarzenia 
widoczne są bezpośrednio w kontakcie reprezentującym pana Janka. W ten sposób mamy 
wgląd w całą historię korespondencji z daną osobą. 
 
Jeśli chodzi o elementy typu notka to nie wiąże się z nimi żadna specjalna funkcjonalność. Są 
to proste elementy, w których możemy umieszczać zwykły tekst. Są odpowiednikiem małych 
kolorowych karteczek przyklejanych na ścianę lub ekran monitora. 
 
 
Każdy z elementów zawiera także pole tekstowe, w który można umieścić dowolny opis 
sformatowany jako HTML lub RTF. Do elementów można również przypisywać załączniki. 
Dla elementów w folderach kalendarza, zadań, kontaktów i poczty można ustawiać 
przypomnienia. Są one bardzo pomocne zwłaszcza w folderze kalendarza i zadań, gdzie 
przypominają nam o zbliżających się terminach. 
 
Jedną z funkcjonalności, które posiada Outlook, a której bardzo brakuje w programie Outlook 
Express (chociaż ma zostać wprowadzona w Windows Vista), jest filtr anty-spamowy. Jest on 
stale aktualizowany (średnio raz na miesiąc) i jest dostępny poprzez witrynę Microsoft 
Update. 
 
Największą zaletą Outlook'a jest jednak jego współpraca z programem Microsoft Exchange 
Server. Mimo że Outlook'a można z powodzeniem używać bez Exchange Server'a, to jednak 
został on opracowany jako podstawowy klient Exchange'a i dopiero w połączeniu z nim 
można w pełni wykorzystywać jego funkcjonalność. Powyżej wspomniałem o możliwości 
organizowania spotkań wielu użytkowników i o przydzielaniu zadań, ale dopiero gdy Outlook 
współpracuje z Exchange Server'em, pojawiają się prawdziwe możliwości pracy grupowej. 
Przede wszystkim użytkownicy w sieci otrzymują dostęp do publicznych folderów, w których 
wszyscy jednocześnie mogą pracować na tych samych wspólnych danych. Publiczne foldery 
stwarzają firmom szerokie możliwości w zakresie pracy grupowej. Wspólne firmowe 
kalendarze, rezerwowanie zasobów, firmowe książki adresowe, współdzielenie poczty, grupy 
dyskusyjne, zarządzanie projektami - wszystkie te funkcjonalności można osiągnąć 
wykorzystując publiczne foldery w Outlook'u. Trzeba jednak stwierdzić, że wiele firm nie w 
pełni z nich korzysta przy organizacji pracy grupowej, ponieważ często nie potrafi 
eksploatować wszystkich możliwości jakie daje tandem Outlook - Exchange. 
 
Outlook w połączeniu z Exchange Server'em to nie tylko foldery publiczne, ale również 
możliwość udostępniania własnych prywatnych folderów innym użytkownikom oraz praca w 
trybie offline. Gdy Outlook jest skonfigurowany do pracy z serwerem Exchange wtedy 
wszystkie dane użytkownika przechowywane są na serwerze i można uzyskać do nich dostęp 

z różnych komputerów. W trybie offline (tryb bez połączenia, zwany również buforowanym), 
użytkownik nie ma bezpośredniego połączenia z serwerem Exchange, ale wciąż może 
pracować na swoich danych, które w takim wypadku przechowywane są na lokalnym 
komputerze w pliku OST. Przy najbliższym połączeniu z serwerem dane zmienione w trakcie 
pracy w trybie offline zostaną zsynchronizowane. 
 
Kolejną bardzo ważną cechą i zaletą Outlook'a jest jego rozszerzalność. W Outlook'u, 
podobnie jak w innych programach z rodziny Office, można tworzyć makra do automatyzacji 
pracy, można również projektować i oprogramowywać własne formy używane do 
wyświetlania różnego typu elementów. Można wreszcie implementować rozszerzenia, 
dodatki, nakładki. Dzięki temu Outlook daje ogromne możliwości w zakresie 
dostosowywania go do indywidualnych potrzeb i staje się platformą, w oparciu o którą można 
tworzyć własne nowe funkcjonalności a nawet całe procesy biznesowe związane z obiegiem 
informacji i dokumentów. 
 
W sieci można znaleźć setki rozszerzeń i nakładek dla Outlook'a. Część z nich jest bardzo 
prosta, inne implementują zaawansowane funkcjonalności. Przykładem może tu być program 

C2PublicFolders

 autorstwa naszej firmy 

CodeTwo

, który pozwala korzystać z publicznych 

folderów w Outlook'u i współdzielić dane w sieci bez konieczności posiadania serwera 
Exchange. 
 
Nie sposób omówić wszystkich możliwości i funkcjonalności Outlook'a w jednym artykule, o 
tym pisze się całe książki, nie taki z resztą jest jego cel. Chciałem przedstawić podstawową 
różnice między programami Outlook Express i Outlook, pokazać, że Outlook Express to 
klient pocztowy, natomiast Outlook to o wiele więcej - program do zarządzania informacją 
oraz do pracy grupowej. Mam nadzieję, że po przeczytaniu artykułu będzie Ci łatwiej 
zdecydować, którego z nich chcesz, czy też potrzebujesz używać. Czy potrzebny Ci 
nieskomplikowany program do obsługi poczty, czy może potrzebujesz również kalendarza, 
możliwości tworzenia zadań i bardziej zaawansowanych funkcji. Jeśli szukasz tylko programu 
do wysyłania i odbierania poczty to może okazać się, że lepszy będzie Outlook Express lub 
program pocztowy innej firmy. Outlook z dużą liczbą opcji i funkcji może być trudniejszy w 
użyciu i będzie z pewnością wymagał więcej czasu, abyś nauczył się go poprawnie 
obsługiwać. Jeśli jednak zastanawiasz się nad organizacją swoich danych, przyspieszeniem 
procesu ich wyszukiwania, trzymaniem wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu i 
wydajnego zarządzania nimi lub jeśli planujesz wprowadzenie wsparcia dla pracy grupowej w 
firmie, to polecam Ci wypróbowanie programu Microsoft Outlook. 

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 

ŹRÓDŁO:

 http://dobreprogramy.pl