PROCES

- baza systemu

Jacek Węglarczyk

Jacek Węglarczyk

Proces to zbiór działań wewnątrz firmy,

wykonywanych w celu dostarczenia

klientowi konkretnej usługi lub produktu

czyli

 

proces to sekwencja działań, mających na celu
przekształcenie stanu wejściowego w stan
wyjściowy / oba precyzyjnie zdefi-niowane / z
wykorzystaniem niezbędnych do tego zasobów
i ukierunkowaniem na realizację oczekiwań klienta.

Co to jest ?

Co to jest ?

Stan wejściowy

- wymagania klienta, informacja, materiał

Zasoby

- wyposażenie, metody, wiedza, personel

Stan wyjściowy

- produkt, usługa, informacja

NORMA ISO 9001 ; p.

4.1

Organizacja
powinna

a / zidentyfikować procesy potrzebne w systemie

zarządzania jakością i ich zastosowanie w organizacji

b /

określić sekwencję tych procesów i ich wzajemne

oddziaływanie

c / określić kryteria i metody potrzebne do zapewnienia

skuteczności

zarówno przebiegu, jak i nadzorowania tych procesów
d / zapewnić dostępność zasobów i informacji niezbędnych do
wspomagania przebiegu i monitorowania tych procesów
e / monitorować, mierzyć i analizować te procesy i
f / wdrażać działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych

wyników

i ciągłego doskonalenia tych procesów.

Organizacja powinna zarządzać tymi procesami zgodnie

z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej.

MAPOWANIE PROCESÓW

P Z

PP

PW

W 1

W 2

W 1 – proc. przed-
prod.

W 2 - pr. po-prod.

PP - proces podstawowy

PZ - procesy zarządzania

PW - procesy wspomagające

MAPOWANIE PROCESÓW

PP

EMS

C.S

.

W.R.

M.S

.

.........
....

Z

M

P

P

Z - zaopatrzenie

(surowce)

M - media, materiały

P - planowanie,

przygotowanie

P - produkt

C.S. - cięcie szkła

W.R. - wykonywanie
ramek

M.S. - mycie szkła

MAPOWANIE PROCESÓW

....
.

.....

.....

Układy i sekwencje podprocesów

PP

MAPOWANIE PROCESÓW

Planowanie produkcji

Przygotowanie produkcji

Zaopatrzenie i logistyka

Marketing ( W1 PW )

Projektowanie wyrobu ( W1
PW )

W1

MAPOWANIE PROCESÓW

Dystrybucja

Spedycja

Magazynowanie

Reklamacje ( W2, PP PW )

Fakturowanie ( W2 PW )

W2

MAPOWANIE PROCESÓW

PP

CONTROLLING

UTRZYMANIE URZĄDZEŃ

PW

MAPOWANIE PROCESÓW

ZARZĄDZANIE FINANSAMI

ZARZĄDZANIE PERSONELEM

PP

Procesy sfery przed – produkcyjnej



Prace badawczo – rozwojowe



Planowanie produktów i przedsięwzięć



Projektowanie i przygotowanie inwestycji



Realizacja inwestycji

Procesy sfery produkcyjnej

Procesy sfery produkcyjnej



Planowanie operacyjne



Procesy realizacji produktu



Procesy kontroli i monitorowania



Nadzór produkcji i działania korekcyjne



Nadzorowanie procesów specjalnych



Działania dot. identyfikacji i identyfikowalności



Kontrola końcowa

Procesy sfery po – produkcyjnej

Procesy sfery po – produkcyjnej



Zabezpieczenie wyrobu podczas działań
logistycznych



Dostarczenie wyrobu do klienta



Obsługa serwisowa

Procesy pomocnicze

Procesy pomocnicze



Nadzorowanie wyrobu niezgodnego



Komunikacja i obieg informacji



Zabezpieczenie finansowe / operacyjne /



Nadzór zakupów / w tym logistyka, dobór dostawców,

kontrola dostaw /

Procesy związane z klientami

Procesy związane z klientami



Identyfikacja potrzeb i oczekiwań / marketing /



Zawieranie umów



Informowanie i ofertowanie



Obsługa reklamacji



Badanie zadowolenia klienta



Pomoc związana z użytkowaniem wyrobu

Procesy zarządzania systemowego

Procesy zarządzania systemowego



Nadzór dokumentacji



Auditowanie wewnętrzne



Prowadzenie działań korygujących i
zapobiegawczych



Analiza danych

Procesy zarządzania

Procesy zarządzania



Nadzór kierownictwa / polityka, cele, planowanie,

przeglądy zarządzania /

WDRAŻANIE SYSTEMU

WDRAŻANIE SYSTEMU

METODĄ PROCESOWĄ

METODĄ PROCESOWĄ

1.

1.

Spisać / możliwie szczegółowo / podstawowe dla

Spisać / możliwie szczegółowo / podstawowe dla

organizacji działania decydujące o realizacji potrzeb

organizacji działania decydujące o realizacji potrzeb

i wymagań klienta.

i wymagań klienta.

2.

2.

Pogrupować działania / procesy / ze względu na :

Pogrupować działania / procesy / ze względu na :

- wspólne cele ~

- wspólne cele ~

- wspólne metody postępowania

- wspólne metody postępowania

z uwzględnieniem dotychczasowej struktury firmy.

z uwzględnieniem dotychczasowej struktury firmy.

3.

3.

Określić powiązania i sekwencje pomiędzy określonymi

Określić powiązania i sekwencje pomiędzy określonymi

grupami procesów.

grupami procesów.

4.

4.

Dokonać oceny :

Dokonać oceny :

- biznesowej / p. procesy wg podziału /

- biznesowej / p. procesy wg podziału /

- zgodnie z wymaganiami ISO 9000 / w przypadku QMS /

- zgodnie z wymaganiami ISO 9000 / w przypadku QMS /

- wg cyklu PDCA

- wg cyklu PDCA

5.

5.

Ocenić mapę i poszczególne procesy z punktu widzenia

Ocenić mapę i poszczególne procesy z punktu widzenia

klienta firmy – także grup klientów.

klienta firmy – także grup klientów.

6.

6.

Wykonać działanie jw. w odniesieniu do dostawców.

Wykonać działanie jw. w odniesieniu do dostawców.

7.

7.

Ocenić otoczenie firmy, które ma lub może mieć wpływ na

Ocenić otoczenie firmy, które ma lub może mieć wpływ na

kształt mapy lub poszczególnych procesów.

kształt mapy lub poszczególnych procesów.

8.

8.

Określić ewent. wyłączenia – najlepiej w trybie zbliżonym

Określić ewent. wyłączenia – najlepiej w trybie zbliżonym

do czasowej karencji i określić postępowanie wobec

do czasowej karencji i określić postępowanie wobec

wyłączonych elementów firmy.

wyłączonych elementów firmy.

9.

9.

Określić potrzeby specjalnego nadzoru – co powinno

Określić potrzeby specjalnego nadzoru – co powinno

wynikać ze strategii firmy lub polityki jakości / QMS /

wynikać ze strategii firmy lub polityki jakości / QMS /

- tzw. procesy krytyczne.

- tzw. procesy krytyczne.

10.

10.

Określić ewent. wymagania prawne / inne, które mają

Określić ewent. wymagania prawne / inne, które mają

wpływ na przebieg lub wyniki procesów.

wpływ na przebieg lub wyniki procesów.

11.

11.

Dokonać korekty mapy procesów

Dokonać korekty mapy procesów

na bazie analizy w punktach

na bazie analizy w punktach

4 – 10 powyżej.

4 – 10 powyżej.

12.

12.

Opracować zasady dokumen-

Opracować zasady dokumen-

towania procesów i zakres

towania procesów i zakres

dokumentacji.

dokumentacji.

13.

13.

Wskazać i określić

Wskazać i określić

odpowiedzialności.

odpowiedzialności.

14.

14.

Dokonać

Dokonać

weryfikacji

weryfikacji

struktury

struktury

organizacyjnej firmy w oparciu o

organizacyjnej firmy w oparciu o

uzgodnioną strukturę procesową

uzgodnioną strukturę procesową

i odpowiedzialności.

i odpowiedzialności.

15.

15.

W/w działania należy prowadzić w

W/w działania należy prowadzić w

sposób ciągły.

sposób ciągły.

WSTĘPNA ANALIZA

SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI

1.

ANALIZA PODSTAWOWA

• przegląd polityki – ramy dla celów
• ocena celów na poziomach i dla funkcji
• ocena planów osiągania celów
• analiza procesów krytycznych
• weryfikacja i ustalenie procesów wspomagających
• audit kryteriów i zasobów
• prognoza efektów i zapisów
• ocena skuteczności procesów.

2.

WDROŻENIE -

wprowadzenie do budowanego systemu.

3.

KONTROLA -

audit systemowy.

Jak działa firma zorientowana na procesy



Doskonalenie procesów jest głównym

narzędziem wdrażania strategii. Jest to

bowiem metoda kompleksowa.



Podejście procesowe opiera się na praktyce

rzeczy-wiście oddającej efektywność

jednostek firmy.



Przydział zasobów odbywa się na bazie analizy

efektywności i potrzeb procesów.



Promuje się współpracę międzyfunkcyjną - na

drodze procesowej, przed pragmatyką

służbową.



Rozwiązywanie problemów koncentruje się na

eliminacji pierwotnych przyczyn nieciągłości

procesu lub systemu.

W

konwencjonalnie

zarządzanym
przedsiębiorstwie

/

organizacji / tylko

15 – 20%

procesów

rzeczywiście

powiększa

wartość dodaną produktu,
pozostała

część

jest

marnotrawieniem
materiałów, maszyn i pracy
ludzkiej.

/ dane BCG –

USA /

LITERATURA

LITERATURA

1. Seria norm ISO 9000 : 2000

1. Seria norm ISO 9000 : 2000

2. MILLER P. Podejście procesowe przy tworzeniu

2. MILLER P. Podejście procesowe przy tworzeniu

systemów …

systemów …

AE Kraków, 2002

AE Kraków, 2002