Metodyka audytu wewnętrznego
dr Konrad STAŃCZYK
Metodyka audytu wewnętrznego
dr Konrad STAŃCZYK
Planowanie
Pierwszym zadaniem audytora wewnętrznego
jeszcze przed rozpoczęciem przeprowadzania
działań audytorskich w jednostce budżetowej
jest odpowiednie rozplanowania pracy.
Ze względu na fakt, iż w większości wypadków
audytorzy nie są w stanie przebadać całości
funkcjonowania jednostki w krótkim okresie
(np. w ciągu roku), konieczne jest zatem
przyjęcie odpowiedniej metody gwarantującej
dostarczenie
kierownikowi
jednostki
budżetowej
maksymalnie
użytecznej,
faktycznej i aktualnej informacji odnośnie
poprawności działania jednostki.
Audyt wewnętrzny w jednostce budżetowej
przeprowadza
się
na
podstawie
planu
rocznego, który przedstawia opis tego co
komórka audytu wewnętrznego jednostki
zamierza zrealizować w ciągu roku.
Plan
audytu
przygotowuje
audytor
wewnętrzny w porozumieniu z kierownikiem
jednostki.
Audytor uwzględnia zalecenia i uwagi
kierownika jednostki w procesie tworzenia
planu rocznego, choć nie może to oznaczać
narzucenia woli audytorowi w realizacji
określonych zadań.
ETAPY PROCESU PLANOWANIA
1.
Zebranie podstawowych informacji o jednostce
budżetowej istotnych dla przeprowadzenia audytu.
2.
Określenie i charakterystyka obszarów poddawanych
audytowi.
3.
Określenie metodyki przeprowadzania analizy ryzyka.
4.
Dokonanie i przedstawienie wyników analizy ryzyka.
5.
Zaplanowanie
organizacji
pracy
audytu
wewnętrznego, w szczególności określenie ilości dni
na realizację zadań audytowych.
6.
Wybór zadań do przeprowadzenia w danym roku.
7.
Określenie obszarów, które powinny zostać objęte
audytem wewnętrznym w kolejnych latach
.
Metodyka tworzenia planu audytu
wewnętrznego
1. ZIDENTYFIKOWANIE CELU FUNKCJONOWANIA JEDNOSTKI
2. OKREŚLENIE ŚRODOWISKA ZEWNĘTRZNEGO
3. ZIDENTYFIKOWANIE ŚRODOWISKA WEWNĘTRZNEGO JB
4. ANALIZA POTRZEB AUDYTU - IDENTYFIKACJA OBSZARÓW RYZYKA
5. ANALIZA I OCENA RYZYKA
6. ANALIZA POSIADANYCH ZASOBÓW
7. OPRACOWANIE PLANU ROCZNEGO
Zakres analizy obszarów ryzyka
1.
Cele i zadania jednostki,
2.
Przepisy prawne dotyczące działania jednostki,
3.
Wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub
kontroli,
4.
Wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności,
efektywności i skuteczności systemów kontroli, w
tym kontroli finansowej,
5.
Wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające
wpływ na realizację celów jednostki,
6.
Uwagi kadry i pracowników jednostki,
7.
Liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji
finansowych,
8.
Liczbę i kwalifikacje kadry i pracowników jednostki,
9.
Sprawozdania finansowe.
Program zadania audytowego
1
1.
Cel zadania audytowego,
2.
Zadania i czynności komórki, w której jest
przeprowadzany audyt wewnętrzny,
3.
Wyniki analizy ryzyka istniejącego w działalności tej
komórki i w obszarze objętym zadaniem audytowym,
4.
Wyniki analizy systemu kontroli, w tym kontroli
finansowej i zarządzania środkami publicznymi w
danym obszarze,
5.
Wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub
kontroli,
Program zadania audytowego
2
6.
Wyniki
badań
analitycznych
określonych
problemów,
7.
Działania jednostki, które mogą wpływać na opinię
publiczną,
8.
Opinie naukowe i specjalistyczne,
9.
Dostępność dowodów,
10.
Potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w
zadaniu audytowym,
11.
Przewidywany czas trwania zadania audytowego i
datę jego rozpoczęcia.
W programie zadania
audytowego
zamieszcza się:
1
1.
Oznaczenie
zadania
audytowego,
ze
wskazaniem jego numeru i tematu,
2.
Cel zadania audytowego,
3.
Analizę ryzyka,
4.
Podmiotowy
i
przedmiotowy
zakres
zadania audytowego,
5.
Założenia organizacyjne,
6.
Harmonogram przeprowadzania zadania
audytowego.
W programie zadania
audytowego
zamieszcza się:
2
7.
Wskazówki metodyczne, w tym:
techniki przeprowadzania zadania audytowego,
sposób przeprowadzania zadania audytowego,
problemy, na które należy zwrócić szczególną
uwagę w badaniach,
dowody niezbędne do dokonania ustaleń i sposób
ich badania,
wskazówki
o
charakterze
techniczno
-
organizacyjnym,
wzory wykazów i zestawień.
Techniki przeprowadzania
zadania
audytowego
1
1.
Zapoznawanie się z dokumentami służbowymi,
2.
Uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników
komórki, w której jest przeprowadzany audyt
wewnętrzny,
3.
Uzyskiwanie informacji uzupełniających od innych
pracowników jednostki,
4.
Obserwację wykonywania zadań przez pracowników
komórki, w której jest przeprowadzany audyt
wewnętrzny,
5.
Przeprowadzanie oględzin, w przypadku gdy należy
zweryfikować stan lub istnienie zasobów komórki, w
której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
Techniki przeprowadzania
zadania
audytowego
1
6.
Rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwalającą
ocenić dokładność i prawidłowość
7.
Zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników,
8.
Sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie
jej z informacją pochodzącą z innego źródła,
9.
Porównanie określonych zbiorów danych w celu
wykrycia
operacji
nieprawidłowych
lub
wymagających wyjaśnienia,
10.
Graficzną analizę procesów,
11.
Rozpoznawcze badanie próbek polegające na
pobieraniu próbek losowych oraz stosowaniu testów.
ZESTAWIENIE ETAPÓW
ZADANIA AUDYTOWEGO
1. PLANOWANIE ZADANIA
AUDYTU
Zadanie audytowe: określenie celu,
kryteriów, harmonogramu
Przeprowadzenie narady otwierającej
Wstępny przegląd i dokumentacja
systemów
Metodyka audytu, techniki badawcze
Program zadania audytowego
2. CZYNNOŚCI AUDYTOWE
Wstępna ocena systemu kontroli
wewnętrznej
Testowanie
3. SPRAWOZDANIE Z
PRZEPROWADZENIA AUDYTU
•Opracowanie projektu sprawozdania z
audytu.
•Narada zamykająca.
•Ostateczne sprawozdanie z
przeprowadzenia audytu.
4. WEWNĘTRZNA OCENA
JAKOŚCI
Kierownik KAW
Krótka notatka do akt
5.CZYNNOŚCI SPRAWDZAJĄCE
6.ZAMKNIĘCIE AKT ZADANIA
AUDYTOWEGO
NARADA OTWIERAJĄCA
Audytor wewnętrzny przed przystąpieniem do
realizacji zadania audytowego przeprowadza w
jednostce naradę otwierającą z udziałem
audytorów wewnętrznych (jeśli tacy są
zatrudnieni w danej jednostce) uczestniczących
w zadaniu audytowym, kierownika komórki, w
której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
lub z udziałem wyznaczonego przez niego
pracownika tej komórki.
Podczas
narady
otwierającej
audytor
wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i
założenia organizacyjne zadania audytowego.
techniki audytowe
rozmowy
z
pracownikami
danej
komórki
organizacyjnej jednostki budżetowej,
rozmowa z osobami, na które audytowana
działalność wywiera wpływ (np. audyt sposobu i
terminów wypłacania należności pieniężnych -
rozmowa z tymi osobami),
obserwacja na miejscu (oględziny),
analiza
sprawozdań
i
innych
dokumentów
przygotowanych dla kierownika jednostki,
procedury analityczne,
schematy, wykresy,
testy kroczące,
zaprojektowanie kwestionariuszy kontroli
wewnętrznej.
Na tym etapie realizacji zadania audytowego
sporządza się wstępne sprawozdanie, którego
celem jest upewnienie się, że audytor
prawidłowo zrozumiał części składowe systemu
oraz zapewnienie kierownikowi możliwości
ustosunkowania się i oceny tego sprawozdania,
a także wyrażenia własnych myśli i opinii.
Po zakończeniu zadania audytowego w celu
przedstawienia i omówienia wniosków ze
wstępnych ustaleń i pozostałych wniosków
audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny
zwołuje naradę zamykającą, z udziałem
kierownika
komórki,
w
której
jest
przeprowadzany
audyt
wewnętrzny,
oraz
wskazanych przez niego pracowników tej
komórki.
SPRAWOZDANIE
Audytor
wewnętrzny
sporządza
sprawozdanie z przeprowadzenia
audytu wewnętrznego, w którym
przedstawia, w sposób jasny, rzetelny i
zwięzły, ustalenia i wnioski poczynione w
trakcie audytu wewnętrznego
Sporządzone
sprawozdanie
audytor
wewnętrzny,
przekazuje
kierownikowi
komórki, w której jest przeprowadzany audyt
wewnętrzny
-
po
odbyciu
narady
zamykającej.
SPRAWOZDANIE
1
1.
Oznaczenie zadania audytowego,
2.
Datę sporządzenia,
3.
Nazwę i adres komórki, w której jest
przeprowadzany audyt wewnętrzny,
4.
Imię i nazwisko audytorów wewnętrznych,
uczestniczących w zadaniu audytowym jak
również
numer
i
datę
imiennego
upoważnienia do przeprowadzania audytu
wewnętrznego,
5.
Cel przeprowadzania zadania audytowego,
6.
Zakres przedmiotowy zadania audytowego,
SPRAWOZDANIE
2
7.
Podjęte
działania
i
zastosowane
techniki
przeprowadzania zadania audytowego,
8.
Termin, w którym przeprowadzono audyt wewnętrzny,
9.
Zwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów,
zwłaszcza
w
obszarze
poddanym
audytowi
wewnętrznemu,
10.
Ustalenia stanu faktycznego,
11.
Określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
12.
Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych
uchybień,
13.
Podpisy audytorów wewnętrznych - uczestniczących w
zadaniu audytowym.
Kierownik komórki, po otrzymaniu sprawozdania może
zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki swoje
stanowisko do przedstawionego sprawozdania, a
audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności
sprawdzające, dokonując oceny dostosowania działań
jednostki do zgłoszonych przez niego uwag i wniosków.
Ustalenia
poczynione
w
trakcie
czynności
sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w
notatce informacyjnej.
Dokument ten
audytor wewnętrzny
przekazuje
kierownikowi jednostki lub komórki, w której jest
przeprowadzany audyt wewnętrzny.
Zadania audytowe-
teoria i przykłady
.
dr Konrad
STAŃCZYK
CEL
Uniwersalnym celem prowadzenia audytu
w jednostce budżetowej jest
dostarczenie
kierownikowi
jednostki,
odpowiedzi na pytanie, czy w badanym
obszarze zadania realizowane są efektywnie,
ekonomicznie, wydajnie i zgodnie z
prawem, a odstępstwa są raportowane.
Zadania audytowe - praktyka
1.
Audyt
organizacji
systemu
zamówień publicznych
2.
Audyt weryfikacji inwentaryzacji
składników majątku
3.
Audyt sporządzania sprawozdań
finansowych
Układ zadań audytowych
-DOKUMANTACJA
1.
Identyfikacja ryzyk
2.
Program zadania audytowego
3.
Interpretacja graficzna
4.
Kwestionariusz kontrolki wewnętrznej
5.
Lista kontrolna