Wstęp

Kaizen to filozofia, która wywodzi się z
japońskiej kultury i praktyki zarządzania.
Została wymyślona w latach 50-tych XX
wieku przez Amerykanów (Deminga i
Jurana) i za ich pośrednictwem trafiła do
Japoni. Tam została zastosowana na szeroką
skalę i rozwinięta do standardów o zasięgu
światowym. Została wprowadzona do
Europy Zachodniej i USA od ponad 20 lat.

Kaizen – co oznacza?

Kaizen (jap. "kai" - zmiana, "zen" -
dobry, czyli ciągłe doskonalenie) . Jej
zastosowanie nie sprowadza się tylko do
tego, by produkt, czy usługa
odpowiadały określonym wymaganiom
jakości. W myśl tej filozofii jakość
sprowadza się do stylu życia -
niekończącego się procesu ulepszania.

Podstawową regułą tej filozofii jest ciągłe
zaangażowanie oraz chęć ciągłego
podnoszenia jakości firmy i produktu.

Ciągłe ulepszanie odnosi się nie tylko do
wszystkich działań i dziedzin życia
gospodarczego, ale również i życia
osobistego. Jest to zatem sposób
myślenia i sposób zarządzania.

Według koncepcji prezesa ‘Kaizen Instutute’
Masaaki Imai uchodzącego za światowego
guru tej filozofii uważa, że kaizen „to stan,
w którym nigdy nie jest się zadowolonym ze
status quo, nigdy nie kończące się dążenie
do doskonalenia, które rozpoczyna się od
rozpoznania problemów”.

Cele kaizen

Kaizen poprzez stopniowe doskonalenie
wszelkich aspektów działalności firmy dąży
do osiągnięcia następujących celów :

• skrócenie czasu realizacji procesu pracy oraz

poprawy jakości;

• dostosowywanie techniczne elementów

systemu;

• tworzenie kryteriów oceny i nagradzania;
• redukcję kosztów.

Zasady kaizen

• Ulepszanie i zmiany na lepsze
• Toczący się ciągły proces
• Problemy stwarzają możliwości
• Bierz pomysły od wszystkich
• Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia
• Odrzucaj ustalony stan rzeczy
• Wymówki, że czegoś się nie da zrobić są zbędne
• Wybieraj proste rozwiązania – nie czekając na te

idealne

• Użyj sprytu zamiast pieniędzy
• Pomyłki koryguj na bieżąco
• Ulepszenie nie ma końca
• Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (Metoda 5 why)

Pytaj 5 razy „Dlaczego?”

(Metoda 5 why)

Dzięki zadawaniu pytań „ Dlaczego?” problem staje się
bardziej zrozumiały przez co podstawowa przyczyna jego
powstania jest łatwiejsza do zidentyfikowania i
wyeliminowania. Analiza 5 Why pozwala odpowiedzieć na
pytania: Dlaczego powstał problem?, Dlaczego go nie
zauważyliśmy? oraz Jak go rozwiązać?.

Zgodnie z koncepcją KAIZEN trzy

funkcje muszą mieć miejsce

równocześnie w organizacji:

• utrzymanie stanu obecnego na teraz - zachowanie obecnego

stanu w zakresie procedur i standardów,

• KAIZEN powinien być wdrożony w życie przez kierownictwo

niskiego i średniego szczebla, ale z poparciem zarządu
organizacji. Zarząd organizacji odpowiedzialny jest za
rozwijanie odpowiedniego klimatu i kultury w organizacji ,

• innowacja - przełomowe inicjatywy inspirowane przez

zarząd organizacji, kupowanie nowych maszyn i
wyposażenia, odkrywanie nowych rynków, zmiana strategii,
bezpośrednio kierowane przez organizację badania i rozwój
(R&D) itd.

Ciągłe doskonalenie procesów produktów
jest jednym z istotnych czynników
warunkujących osiąganie poprawy
produktywności. Ruch produktywności w
Japonii związany był z maksymalnym
wykorzystaniem technik zarządzania
koncentrujących się na człowieku.

Metodę Kaizen można stosować na każdym
poziomie organizacji, zarówno przez
indywidualnych pracowników, jak i zespoły
robocze .
Działania kaizen zorientowane na kierowników
są bardzo ważnym filarem całości, gdyż dotyczą
strategii i elementów logistyki firmy. Wymagają
zaangażowania ludzi z różnych działów do
wspólnej pracy nad problemami o charakterze
międzywydziałowym. Istotne jest by kierownik
zdołał tak przeprojektować zadania robotników,
aby czuli, że od nich wymaga się planowania,
działania, sprawdzania, natomiast od kierownika
wymaga się działań motywujących do takiej
postawy.

Przy założeniu, że każdy uczestnik procesu produkcji ma
wpływ na jakość wyrobu powstała idea japońskich „kół
jakości”

Doskonalenie można realizować przez
ciągłe innowacje i ulepszanie, co
pozwala rozróżnić dwa podejścia do
postępu: stopniowe przez kaizen i
skokowe przez innowacje.

Innowacje

charakteryzują się

spektakularną i radykalną zmianą
wywołaną przełomem w dziedzinie
techniki i technologii lub zarządzania.

Kaizen

natomiast nastawiony jest na

ludzi i na ich działalność.

INNOWACJE

KAIZEN

kreatywność

adaptacyjność

indywidualizm

praca zespołowa (podejście
systemowe)

zorientowanie na specjalistów

zorientowanie na osoby o ogólnym
przygotowaniu

przywiązanie wagi do ogólnych spraw

przywiązanie wagi do szczegółów

zorientowanie na technikę

zorientowanie na ludzi

informacje ograniczone do właściwych
osób

informacje ogólnie dostępne
(upowszechnione)

zorientowanie na poszczególne działy

zorientowanie międzywydziałowe

szukanie nowych technologii

bazowanie na istniejących
technologiach

pracownicy oraz zarząd

organizacje międzyfunkcjonalne

ograniczone sprzężenie zwrotne

silne sprzężenie zwrotne

Tabela 1. Porównanie między innowacją
a kaizen

1) zdefiniowanie obszaru usprawnień,
2) analiza i selekcja kluczowych problemów,
3) identyfikacja powodów usprawnień,
4) zaplanowanie środków zaradczych,
5) implementacja,
6) porównanie rezultatów,
7) standaryzacja.

Proces stosowania metody

Kaizen składa się z siedmiu

etapów:

Powszechnie występującym problemem

przedsiębiorstw zachodnich jest zmiana nastawienia
pracowników z biernego na aktywne uczestnictwo w
procesie zmian.

Koncepcja 5S

stanowi podstawę do

transformacji zachowań pracowników. Japońscy
specjaliści w dziedzinie szkoleń z zakresu
problematyki jakości określają 5S jako połączenie
dobrych zwyczajów wywodzących się z tradycyjnych
sposobów utrzymania higieny w domu. Japońskim
pracownikom nie sprawia problemu aktywne
uczestnictwo w ulepszaniu jakości, ponieważ
przenoszą uzyskaną wiedzę z domu i szkoły do
miejsca pracy.

Filozofia keizen dla

wszystkich?

W podejściu kaizen chodzi przede wszystkim
o stałe i konsekwentne podnoszenie
efektywności i produktywności organizacji.
Jednak nie bez znaczenia pozostaje
mentalność. I właśnie tu, na styku koncepcji
oraz człowieka, można napotkać problem.
Wdrożenie i stosowanie zasad promowanych
przez kaizen nie jest dla wszystkich.

Jest złym rozwiązaniem szczególnie w jednym
przypadku: gdy firma (jej kierownictwo,
szeregowi pracownicy) nie jest zainteresowana
ciągłym doskonaleniem procesów
zachodzących w przedsiębiorstwie. Wówczas
wdrażanie kaizen mija się z celem i przynosi
wyłącznie straty. Może dlatego ta metoda
zarządzania jest najbardziej popularna w
przypadku dużych, międzynarodowych firm, o
wysokiej kulturze korporacyjnej oraz
rozwiniętych standardach dotyczących m.in.
jakości.

Łatwo zachwycić się tą koncepcją - w końcu

jest bardzo obiecująca i niskonakładowa.

Minimalizujemy straty, maksymalizujemy

produktywność, podnosimy jakość. Kaizen na

gruncie przedsiębiorstwa to codzienna praca

wszystkich zatrudnionych w firmie nad

usprawnieniem jej funkcjonowania. To wzrost

organizacji poprzez optymalizację istniejących

zasobów i nieustający proces rozwoju.

Drobne kroczki prowadzą do osiągnięcia znacznych
celów, przy redukcji wszelkich kosztów - nakładów
finansowych, czasu, zaangażowania ludzi, wykorzystania
nowych (drogich) technologii. Co więcej, wprowadzane
zmiany nie mają charakteru rewolucji (jak np. przy
metodzie reingeneering'u), ale ewolucji - są nastawione
na drobne ulepszenia, które się sumują i wspólnie
pozwalają na osiąganie spektakularnych efektów. Dzięki
temu nie wzbudzają obaw u pracowników i są przez nich
łatwiej akceptowane. Tym bardziej że jednym z filarów
kaizen jest pozyskiwanie pomysłów na ulepszenia z
samego „dołu” - od pracowników, którzy mają
bezpośredni kontakt z danym procesem i najlepiej
wiedzą, co i jak można poprawić.

Podsumowanie

Kaizen stał się bardzo szybko światową techniką o

globalnym wymiarze, ponieważ pozwala
przedsiębiorstwom sprostać wymaganiom
wytwarzania produktów i usług o najwyższej jakości,
niskim kosztem i dokładnie na czas wykonania
zlecenia.

Kaizen to kultura działania, która aby odniosła sukces,

musi być filozofią codziennego, systematycznego
działania. Pracownicy muszą każdego dnia poszukiwać
nowych rozwiązań, ulepszeń, utrzymywać porządek na
swoim miejscu pracy oraz unikać marnotrawstwa.