Metody i techniki

organizatorskie

Środa TN 15.15 Gr2:

Marzena Klorek

Tomasz Łanowy

Maciej Zagańczyk

Zakład stolarski „Kornik”

• Założony w 1989 r przez rzemieślnika-

stolarza jako jednoosobowa działalność
gospodarcza.

• Zajmuje się produkcją szerokiej gamy

okiennic drewnianych.

• Misja: dostarczenie klientowi wysokiej

jakości nieszablonowego produktu,
bazującego na naturalnym materiale
jakim jest drewno.

Model organizacji wg

Leavitta

• CELE

– Osiągnięcie pozycji lidera w produkcji i

sprzedaży mebli.

– Maksymalizacja zysków.
– Dostarczanie klientom produktów

wysokiej jakości.

• TECHNOLOGIA

– Sprzęt biurowy, narzędzia do montażu

okiennic, maszyny do obróbki drewna.

Model organizacji wg

Leavitta

• LUDZIE

– Firma zatrudnia 36 osób (sekretarka,

księgowa, sprzedawca, sprzątaczka,

radca prawny, kierownik produkcji, osoby

w dziale produkcji)

• STRUKTURA FORMALNA

– Struktura liniowa, scentralizowana,

płaska.

• OTOCZENIE

– Klienci, dostawcy, konkurenci, urzędy.

Schemat organizacyjny

Zebranie informacji

• W celu identyfikacji ogólnych

problemów, które to mają miejsce w
całej organizacji, przeprowadzono
wywiad z szefem zakładu
stolarskiego.

• Wymienił on bardzo dużą ilość

problemów.

Problemy

• Skargi i reklamacje klientów

• Okiennice nie są „nowoczesne” nie

„podążają za modą”

• Krzywo zmontowane okiennice

• Niedobrane okucia do okiennic

• Niska sprzedaż okiennic w okresie

wiosennym

• Ubogi wybór koloru okiennic

• Słaba wytrzymałość okiennic na

niesprzyjające warunki atmosferyczne

• Opóźnienia w montażu poszczególnych

części okiennic

• Spadek zysków z sprzedaży okiennic.

Zebranie informacji

• Dzięki wywiadom telefonicznym z

klientami „Kornika” uzyskano
potrzebne informacje, które zostały
wykorzystane przy diagramie Pareto.

PROBLEM

• Zmniejszenie ilości reklamacji i skarg

składanych przez klientów Kornik o 50% w
ciągu 6 miesięcy. (problem dewiacyjny,
wysoce skomplikowany, dobrze
ustrukturalizowany?)

• Z zastosowania

metody Lorenzo-Pareto

metody Lorenzo-Pareto

wynika, że za największą ilość
niezadowolonych klientów odpowiada dział
produkcji.

Diagram Pareto

Zebranie informacji

• Przeprowadzono rozmowę z

kierownikiem, na temat działu
produkcji.

• Poproszono go o krótką

charakterystykę tego działu, a także
o wymienienie zaobserwowanych
przez niego problemów mających
miejsce komórce organizacyjnej.

Dział Produkcji

• Na czele działu produkcji znajduje się

kierownik, podległy Szefowi firmy.

• W dziale pracuje 30 osób.
• Z półfabrykatów dostępnych od

dostawców montuje się okiennice.

• Niektóre surowce trzeba obrobić (np.

deski z tartaku).

Dział produkcji - problemy

• Z przeprowadzonej rozmowy z kierownikiem

produkcji wynika, że jest bardzo duży odsetek
źle zmontowanych/ złożonych okiennic.

• Podczas montażu okiennic na linii

produkcyjnej występują zastoje
spowodowane brakiem odpowiednich okuć.

• Nieodpowiednie materiały dostarczane przez

kontrahentów.

• Przestarzała technologia.

Problemy w dziale produkcji

• Zmniejszenie liczby źle zmontowanych

mebli o 70% w ciągu 2 miesięcy.
(dewiacyjny, stosunkowo proste, słabo
ustru…?, w zakresie org istniejącej)

• Graficzną prezentacją problemów

istniejących w dziale produkcji
przedstawiono na diagramie „rybiej ości”
(Ishikawy).

Diagram Ishikawy

Źle
zmontowan
e okiennice

Pracownik
fizyczny

METODA

MASZYNY

MATERIAŁY

Mokre
drewno

Sękate
drewno

Brak instrukcji
postępowania ze
źle zmontowanymi
okiennicami

Brak
kwalifikacji

Krótki
staż
pracy

Złe
przyzwyczajenia

Złe
samopoczucie

Słaba motywacja do
efektywnej pracy

Przemęczeni
e
pracownikó
w

Szlifierka

Za
dużo
pracy

Brak
kreatywnośc
i wykonania

Brak wizji
zaprojektowania
okiennic

Brak
przer
w

Brak szkoleń Brak

praktyk

Wymagania
przekraczające
możliwości

Brak
wykształcenia

Frezark
a

Pilarka

Kruche
okucia

ZARZĄDZANIE

Przestarzała

Tempa

Przepalon
a

Zły sys.
motywacyjny

Brak nadzoru

Planowanie

Brak
harmonogramu
dostaw
półproduktów

Zebranie informacji

• Aby „wyłonić” główny, szczegółowy

problem, poproszono pracowników o
wypełnienie ankiety na temat
zaistniałych problemów w dziale
produkcji.

• Dzięki analizie ankiety ustalono, że

głównym problemem źle
zmontowanych okiennic są niedość
doświadczeni pracownicy.

Problem

• Podniesienie umiejętności i

predyspozycji manualnych
pracowników w celu lepszego
montażu okiennic, w ciągu jednego
miesiąca.

Możliwe rozwiązania

• Na zebraniu, w którym uczestniczyli

wszyscy pracownicy firmy, w celu

znalezienia idealnego rozwiązania

problemu, zastosowano

metodę

metodę

„burzy mózgów”

„burzy mózgów”

.

. Pozwoliło to

ustalić, że bardzo ważny jest brak

odpowiednich szkoleń praktycznych,

dotyczących prawidłowej obróbki

drewna.

Możliwe rozwiązania c.d.

• Wśród możliwych rozwiązań

zaproponowanych przez
pracowników zakładu stolarskiego
znalazły się takie propozycje:

– Wprowadzenie szkoleń.
– Zastosowanie mentoringu, coacingu.
– Przyjmowanie wykwalifikowanych

pracowników.

Charakterystyka rozwiązań

• Szkolenia – wynajęcie zewnętrznej firmy w

celu przeprowadzenia cyklu spotkań na temat

prawidłowej obróbki i montażu okiennic;

opłacenie przez organizację możliwości

douczenia się np. w technikum

• Mentoring, coaching – Najdłużej pracujący i

najbardziej doświadczony pracownik miałby

być mianowany na niepisanego zastępcę

kierownika działu, pomagałby on

dotychczasowym i nowoprzyjętym

pracownikom. Rozwijałby on wszelkie

wątpliwości związane z procesem pracy.

Kierownikowi powierzono by obowiązki

coacha.

Charakterystyka rozwiązań

• Wykwalifikowani pracownicy – nowo

przyjmowani pracownicy do działu
produkcji musieliby dokumentować się
odpowiednim wykształceniem np.
ukończeniem technikum drzewnego.
Dodatkowo, przed podpisaniem umowy o
pracę, pracownicy przyjmowani będą na
okres próbny, podczas którego będą
oceniani przez kierownika i jego
zastępcę.

Ocena i wybór rozwiązania

• W celu wybrania jednego rozwiązania z

możliwych, przyjęto odpowiednie
kryterium, jakim jest redukcja możliwych
kosztów.

• Rozwiązaniu, dzięki któremu możliwe było

redukowanie kosztów przypisywano punkty
w skali 1-3 ( gdzie 3 oznacza najmniej
kosztów)

• Tym sposobem wybrano rozwiązanie

związane z mentoringiem i coachingiem.

Sposób wdrożenia.

Spodziewane efekty

• Najbardziej doświadczony pracownik

awansuje w dziale produkcji na zastępcę
kierownika. Więcej czasu będzie poświęcać
na obowiązki związane z nowoprzyjętą
funkcją. Kierownik działu pełniłby obowiązki
coacha dla nowych pracowników.

• Spodziewanym efektem będzie

zmniejszenie ilości źle zmontowanych
okiennic, a dzięki temu zmniejszy się ilość
skarg i reklamacji klientów.

Uwagi końcowe

• Dzięki zastosowaniu odpowiedniej

metody, rozwiązano problem
szczegółowy, co wpłynęło na
zmniejszenie się problemów
ogólnych, występujących w całej
organizacji.

Zastosowane metody

• Metody socjopsychologiczne – techniki

typu interview:

– Ankiety
– Wywiady, rozmowy

• Metody heurystyczne – burzę mózgów.
• W celu prezentacji danych:

– Diagram Pareto-Lorenza
– Diagram rybiej ości

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ