Na problemy

z zarządzaniem

informacją i

dokumentami,

Na problemy

z planowaniem pracy dla

zespołu

system open source

Katowice, 16 lipca 2008

Czy w MSP potrzebny jest elektroniczny

obieg dokumentów
Analiza SWOT przedsięwzięcia EOD w

MSP
NauDoc – wprowadzenie
NauMen – podstawowe informacje
Korzyści z wdrożenia NauDoc
Jak NauDoc radzi sobie z typowymi

wadami EOD
Spełnione oczekiwania
Jak unikać zagrożeń
Co oferujemy

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

zatwierdzanie wydatków, planowanie

budżetów...

obsługa ofert, zamówień, reklamacji
sprawy pracownicze (urlopy, delegacje,

szkolenia)

procesy zarządzania (zarządzenia,

dyspozycje, nadzór realizacji)

realizacja wymagań norm ISO, HACCP
gromadzenie wiedzy, odporność na

fluktuację kadr

prowadzenie projektów

Czy w MSP potrzebny jest elektroniczny

obieg dokumentów



S

– silne strony, korzyści



W

– wady



O

– szanse



T

– zagrożenia

Analiza SWOT przedsięwzięcia EOD w

MSP

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

potrzebne informacje zawsze „pod ręką”
sprawność
pewność
= wzrost dochodów

S – spodziewane korzyści

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

koszty wdrożenia i eksploatacji
usztywnienie procesów
dłuższy czas wprowadzania danych

W – wady

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

mam zawsze prawdziwe informacje
oszczędzam czas
malejące koszty sprzętu i systemów

przestają być barierą

z pomocą EOD mogę prowadzić inne

projekty (np. ERP)

O – co sprzyja przedsięwzięciu

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

mentalność kierownictwa
strach przed totalną inwigilacją
zbyt ambitne plany
niedopasowanie systemu
obawa przed utratą danych (nie mam

ulubionego papieru)

przekroczone budżety

T – zagrożenia realizacji

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

NauDoc – wprowadzenie

Przeznaczenie systemu - usprawnić procesy i

zredukować czas poświęcany rutynowej pracy z

dokumentami, zoptymalizować obieg informacji i

zapewnić dostęp do nich uprawnionym osobom

.

 Automatyzacja ścieżek obiegu

dokumentów

 Kontrola dyscypliny realizacji zadań
 Scentralizowany zasób dokumentów
 Kancelaryjna obsługa dokumentów:

zarządzanie przychodzącymi,

wychodzącymi i wewnętrznymi

dokumentami

 Zarządzanie dokumentacją

normatywną zgodnie z wymogami ISO

 Współdziałanie grup w projektach

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

NauMen – podstawowe informacje

 Powstała w 2001 roku
 Na bazie produktów NAUMEN wykonano

ponad

450 projektów

 Zatrudnia ponad 200 pracowników, w tym

ponad

150 informatyków

 Ma oddziały w Moskwie, Jekaterynburgu,

Twerze i Czelabińsku oraz partnerów w 7

krajach WNP i UE

 Programy NauMen są przetłumaczone na 7

języków

Produkty NauMen

 NauDoc
 Naumen DMS
 IP call-center Naumen Phone
 Naumen Serwice Desk
 Naumen CRM
 Naumen Talent Management
 Naumen Telecom, Naumen Contact Center
 Naumen Przetargi i realizacja kontraktów
 Naumen Uniwersity

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT przedsięwzięcia

EOD w MSP
NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

Wszystkie potrzebne informacje w jednym

miejscu:
treść
atrybuty
załączniki i powiązania
zadania
komentarze
wersje
dowolny zewnętrzny edytor
akcje

Szybki dostęp do wszystkich

potrzebnych informacji

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

Jeden centralny zasób

wszystkich dokumentów:
teczki
uprawnienia – co mogę
zrobić w danej teczce
role – autor,
odpowiedzialny,
współpraca, czytelnik
właściwości – jakie
dokumenty mogą być tu
przechowywane

Szybki dostęp do wszystkich

potrzebnych informacji

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

Szybki dostęp do wszystkich

potrzebnych informacji

Szybkie wyszukiwanie:
wyszukiwanie
pełnotekstowe
wyszukiwanie wg typów,
kategorii i atrybutów
zapamiętywane profile
(szablony) wyszukiwania

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

praca w trybie

napływających i

zlecanych zadań

(zlecenie, informacja,

uzgodnienia, akceptacja)

powiadomienia na email
zadania autonomiczne

lub dotyczące dokumentu

automatyczne akcje na

dokumencie będące
wynikiem realizacji zadań

Skuteczne zarządzanie za pomocą

zadań

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

wszystkie nowe dokumenty pojawiają się na

głównym ekranie

zestawienia dokumentów obrazujące ich

aktualny stan

rejestry, powiązania pomiędzy dokumentami

Pewność - aktualna wiedza o wszystkim

co się dzieje

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

bezpłatne licencje,
dowolna platforma serwerowa (Linux,

Windows, Sun ... )

zerowe nakłady na serwery aplikacji, www

itp.

łatwość administracji

Koszty ???

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

EOD bez wstępnych definicji – proste stany i zadania
zadania i podzadania w dowolnym stanie
szablony zadań

Usztywnienie procesów ???

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

zawsze trzeba włożyć żeby wyjąć
wiele danych napływa elektronicznie (np. fax,

email)

tak na prawdę liczy się bilans czasu (rejestracji,

przekazywania, wyszukiwania, dostępu)

Czas wprowadzania danych ???

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

wszyscy uprawnieni mają dostęp do tego samego

dokumentu

prezentacja podstawowej (obowiązującej wersji

dokumentu)

czasy przekazywania dokumentu i jego

wyszukiwania spadają niemal do zera

dostępny z każdego miejsca – wystarczy

przeglądarka

skutecznie pomaga w prowadzeniu innych

projektów

nie trzeba inwestować w infrastrukturę

serwerową – można ją wynająć

Spełnione oczekiwania

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD

Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

na mentalność kierownictwa nie ma rady (ale

można pomóc)

czytelny i skuteczny system uprawnień dostępu
w systemie nie przechowujemy prywatnych

dokumentów

nie zakładamy, że uruchomimy wszystko na raz –

dzięki elastyczności możemy go stale
samodzielnie doskonalić

zabezpieczenia przed utratą danych: backup,

clustry serwerów, transakcje z zapamiętywaniem
poprzednich stanów

krótki czas wdrożenia, przewidywalne cele

przedsięwzięcia

Jak unikać zagrożeń?

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

pomoc w instalacji
pełna polonizacja
kompletny cykl szkoleń (użytkownik,

zaawansowany użytkownik, administrator)

pomoc we wstępnych ustawieniach systemu
wynajem serwerów
usługi wsparcia – doraźne i abonamentowe

Co oferujemy

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

Dziękuję za uwagę

Jarosław Stefanowicz

tel. [phone]

email:

[e-mail]

www.izos.pl

Czy w MSP potrzebny jest

elektroniczny obieg

dokumentów

Analiza SWOT

przedsięwzięcia EOD w

MSP

NauDoc – wprowadzenie

NauMen – podstawowe

informacje

Korzyści z wdrożenia

NauDoc

Jak NauDoc radzi sobie z

typowymi wadami EOD
Spełnione oczekiwania

Jak unikać zagrożeń

Co oferujemy

Prezentacja dostępna jest na licencji “Uznanie autorstwa-Użycie

niekomercyjne-Bez utworów zależnych 2.5 Polska”

(http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pl/)

Wolno

- kopiować, rozpowszechniać, odtwarzać i wykonywać utwór

Na następujących warunkach

- Uznanie autorstwa. Utwór należy oznaczyć w sposób określony przez Twórcę lub Licencjodawcę

- Użycie niekomercyjne. Nie wolno używać tego utworu do celów komercyjnych

- Bez utworów zależnych. Nie wolno zmieniać, przekształcać ani tworzyć nowych dzieł na podstawie

tego utworu.