Opracowały: dr Marzena Baryluk

mgr Magdalena Orłowska

ZARZĄDZANIE CZASEM

Jak osiągać sukcesy wykorzystując posiadane

zasoby?

Mam za dużo rzeczy na głowie.
Nie mam czasu!
Muszę odpocząć.
Zrobię to później.

Jak często zdarza ci się, że mówisz:

ZARZĄDZANIE CZASEM

W rzeczywistości każdy z nas ma więcej czasu, niż mu się

wydaje,

tylko nie umie nim zarządzać.

Na podstawie:

B. Tracy, Zarządzanie czasem, Warszawa 2007.

ZARZĄDZANIE CZASEM

Mam wiele.
Kochający mąż, wspaniałe dzieci, piękny dom i ogród,
satysfakcjonująca praca, a nawet dwie, swoboda finansowa …

tylko nie mam kiedy się tym cieszyć!

[1]

V.Satir, Rodzina. Tu powstaje człowiek, Gdańsk 2000, s. 255.

Niektórzy poświęcają tak dużo czasu sprawom organizacyjnym,

że nie mają chwili, aby cieszyć się swoją obecnością w rodzinie.

Niebezpieczeństwo tkwi w tym,

że rodzina zaczyna stanowić wyłącznie

obciążenie

[1]

Rys.: www.mleczko.interia.pl

• brak porządku

• zbyt wiele przedmiotów do przechowywania

• rzeczy nie mają swojego miejsca

• zostawianie rzeczy na widoku

• niepraktyczne wykorzystanie miejsca i przestrzeni.

STRATY CZSU

błędy techniczne

 5 S

 lean manufactoring

 JIT

kanban

inżynieria
symultaniczna

 …

Jak sobie radzić?

Gdzie szukać wsparcia?

• brak jasności celów i priorytetów

• niechęć do planowania

• niezdecydowanie

• brak konsekwencji

• unikanie delegowania zadań

• lęk przed sukcesem/porażką

• perfekcjonizm.

STRATY CZASU

bariery psychologiczne i organizacyjne

Perfekcjonizm wywodzi się z błędnego przekonania,

że im więcej czasu spędzimy nad czymś,

tym to coś będzie lepsze.

[1]

Zawsze jest jakaś rzecz do dodania, poprawienia, sprawdzenia… .

[1]

Bieniok,

http://czas2003.webpark.pl/

index.htm, 13.03.2010r.

„ZŁODZIEJE CZASU”

ZEWNĘTRZNI

WEWNĘTRZNI

• rozmowy

• np. chodzenie po galeriach,
internecie

• odwlekanie

• brak asertywności

[1]

M. Król-Fijewska, Trening asertywności, Warszawa 1993.

[2]

Na podstawie: L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu. Warszawa 2005

;

B. Tracy,

Zarządzanie czasem. Warszawa 2007, J. Adair, Anatomia biznesu – zarządzanie czasem. Jak oszczędzać czas i
mądrze nim gospodarować. Warszawa 2000;

czynności, które dają pozorne poczucie relaksu,

jednak tak nie jest, bo w ich trakcie wciąż myślimy o tym, co będzie,

nie skupiamy się na bieżącej chwili.

[1]

• spotkania i zebrania

• niezapowiedziani goście

• awarie sprzętów

• opóźnienie w wychodzeniu z domu

• szukanie kluczy

• …

•…

Fot.:

www.sww.w.szu.pl/postacie/post_alianci/

eisenhower.html, 28.02.2010r.;

www.pl.wikipedia.org/wik

i/Plik:Wladyslaw_Sikorski_2.jpg , 28.02.2010r.;

1881 - 1943

1890 - 1969

generał armii amerykańskiej

generał broni WP

Dwight Eisenhower

Władysław Sikorski

34. prezydent USA

Premier Rządu na Uchodźstwie

macierz Eisenhowera

ZARZĄDZANIE CZASEM

Jeśli niewłaściwie zarządzasz swoim czasem to:

• jesteś nieskuteczny
• jesteś nieefektywny
• możesz zostać zwolniony
• twoim współpracownikom trudno wykonywać swoją

pracę.

Czym jest zarządzanie czasem?

time management

• wyznaczanie celów i priorytetów

ZARZĄDZANIE CZASEM

• podnoszenie

skuteczności

działania

poprzez

efektywniejsze

wykorzystywanie czasu.

tak, by wykorzystać każdą chwilę, by być z tego
zadowolonym

ZARZĄDZANIE sobą w CZASIE

Efektywne zarządzanie czasem pomoże ci:

• konsekwentnie realizować cele tak, by nadać życiu sens
• mieć dobre relacje ze współpracownikami
• koncentrować się na sprawach rzeczywiście ważnych
• odciążyć się od części zajęć
• mniejszym nakładem osiągnąć więcej
• osiągać satysfakcję ze swoich działań.

Przy sprawnym stosowaniu technik planowania czasu

możesz zaoszczędzić

–

20%

czasu i to codziennie!

[1]

Na podstawie: L. J. Seiwert, Jak organizować czas. Warszawa 1998.

Jeśli robisz rzeczy tak, jak zawsze - osiągniesz wyniki takie jak zawsze.

Rys.: www.mleczko.interia.pl

USTALANIE

PRIORYTETÓW

DELEGOWAN

OKREŚLANIE

CELÓW

PLANOWANIE

NAJWAŻNIEJSZE ELEMENTY ZARZĄDZANIA

CZASEM

NADZOROWANIE

1. szczyt około południa: najlepszy czas na realizację zadań

typu A

2. spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania

typu C

3. szczyt późnym popołudniem: czas na realizację zadań

typu B.

ZARZĄDZANIE CZASEM

rytm dobowy

Na podstawie: L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu, Warszawa 2005
Bieniok,

http://czas2003.webpark.pl/

index.htm, 13.03.2010r.

• po fazie aktywności występują około 2 godzinne fazy odpoczynku
• w planie dziennym trzeba uwzględnić krótkie przerwy
• warto je robić jeszcze w czasie wysokiej wydajności,

by koncentracja nie spadała do zera

• przerwa powinna nastąpić po 1 godzinie pracy i trwać ok. 10

minut.

Na podstawie: L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu. Warszawa 2005;
Bieniok, http://czas2003.webpark.pl/index.htm, 13.03.2010r.

IV. PLANOWANIE

organizacja dnia

E.L. Rossi w: H. Bieniok, Zarządzanie czasem. Seria: Nowoczesne zarządzanie w biznesie, Zeszyt III, Katowice
1999, Wyd. AE w Katowicach, s. 18.

IV. PLANOWANIE

rytm ultraradialny

nowy rytm biologiczny:

90 min

20 min

H. Bieniok, Zarządzanie czasem. Seria: Nowoczesne zarządzanie w biznesie, Zeszyt III, Katowice 1999, Wyd. AE w

Katowicach, s. 42.

IV. PLANOWANIE

wydajność pracy

7,5 godz. - SEN

7,5 godz. - PRACA

4 godz./240 min - TELEWIZJA

15 min - MYCIE

13 min - ROZMOWA Z RODZINĄ

P.Śpiewak, Dzień z życia Polaka, „Wprost”, nr 8/2005, s. 21-26.

DZIEŃ Z ŻYCIA POLAKA

RODZIN

Na podstawie: Z.Wiatrowski, Podstawy pedagogiki pracy, Bydgoszcz 2005, s. 91-92 i J. Solska, Młodość idzie w
klapkach, „Polityka”, nr 42/2008, s. 41-45.

II. MIŁOŚĆ, PRZYJAŹŃ

III. PRACA

ZAWODOWA

Co jest dla ciebie najważniejsze w życiu?

I. CEL NADRZĘDNY

Jak mieć więcej chwil na to, co dla nas ważne?

to, ku czemu dążymy,

pożądany efekt końcowy.

I. CELE: Dlaczego są takie ważne ?

koło rozwoju osobistego

cel

plan

3. decyzje

realizacja

kontrola

środowisko

komunikacja

informacja

I. CELE: proces formułowania

CHCĘ

CZY

MOG

Ę TO

CHCĘ

MOGĘ

CEL

PODEJMOWANE

DZIAŁANIA

marzenia,
życzenia

atuty,
słabości

zamierzenia

możliwości i
zagrożenia

Time lined: określone w

czasie

Specific: ściśle określone
Measurable: mierzalne
Actionable: wymagające
działania

Realistic: realne

I. CELE

SMART

I. CELE SMART

ćwiczenie

Chcę więcej zarabiać.

W tym roku nauczę się 3 obcych języków.

Od dziś codziennie ćwiczę 15 minut.

Posegreguję moje dokumenty.

Mój pies już nie będzie spał w łóżku.

Do czerwca schudnę 4kg.

Pojadę do Afryki.

SMART:

ściśle
określony

mierzalny

wymagając
y działania

realny

określony
w czasie

SMART:

ściśle
określony

mierzalny

wymagając
y działania

realny

określony
w czasie













I. CELE: zasady projektowania

Pozytywnie formułujmy swoje cele

Określamy to czego chcemy, nie to czego nie chcemy

Dlaczego?

Proszę teraz nie myśleć o latającej krowie!

Aby o czymś nie myśleć
najpierw musimy o tym pomyśleć

Nie palę od poniedziałku ≠ Rzucam palenie

I. CELE: zasady projektowania

Używajmy czasu teraźniejszego

„Rzucę palenie”
teraz nadal jestem pod wpływem nałogu

„Jestem wolny od nałogu”
teraz jestem bez nałogu, lepsza

motywacja

Duże cele dzielmy na etapy:

Każdego dnia przejrzę i uporządkuję 1 regał.

I. CELE: zasady projektowania

Cel zbyt mały = nieważny:

Dziś ułożę 1 teczkę.

Nie widać efektów i prowokuje do odkładania:

Jutro ułożę 2 teczki.

• ustalenie punktu krytycznego w czasie, np:

Do godziny 15:00 przygotuję raport dla prezesa.

•ustawienie alarmu, by co godzinę przypominał o

zadaniu.

I. CELE: zasady projektowania

- Wiem czego chcę, nie muszę się nad tym zastanawiać!

- Na pewno?

I. CELE: zasady projektowania

Astronauci w przestrzeni kosmicznej nie mogli pisać długopisami

(grawitacja).

NASA wydało ogromne kwoty na badania i produkcję długopisów
piszących w stanie nieważkości.
Cel NASA: „znalezienie długopisu działającego bez siły grawitacji”.

Rosjanie zaopatrzyli swoich astronautów w ołówki.

Cel Rosjan: „znalezienie czegoś, co pisze w stanie nieważkości”.

Rys.: www.mleczko.interia.pl

W
A
Ż
N
O
Ś
Ć

PILNOŚĆ

II. WYZNACZANIE PRIORYTETÓW

macierz Eisenhowera

I. WAŻNE i PILNE

II. WAŻNE i NIEPILNE

III. NIEWAŻNE i PILNE

IV. NIEWAŻNE i NIEPILNE

zadanie ważne = jest dla nas priorytetowe

zadanie pilne = wkrótce minie termin jego wykonania

• np. PI

(a jest

kwiet

nia)

• nie

• nie

• np

liża się

• „złodzieje czasu”

• pogaduszki

• pewna dokumentacja

• np. złożenie podpisu pod
zamówieniem na materiały
biurowe

zaniechaj

• budowanie związków

• rekrea

cja

• plan

owanie

• np.

wybudować

dom?

zaangażuj się

osobiście

Na podstawie: S. Corvey, 7 nawyków skutecznego działania, Warszawa 1996, s. 155-160; S. Corvey, Najpierw
rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie zarządzać czasem, Poznań 2005.

25-
30%

15%

50-
60%

2-3

20-

25%

65-

80%

15%

mniej niż

waga sprawy

65%

20%

15%

20%

65%

Zadania
A

bardzo
ważne

Zadania
B

ważne

Zadania
C

sprawy
rutynowe

Na podstawie: L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu, Warszawa 2005 oraz L. J. Seiwert,

Jak organizować czas, Warszawa 1998, s. 57; A. Lakein, Być panem swego czasu i swego życia, Warszawa 1994, s.
22 – 23.

faktycznie (nie) potrzebny czas

II. WYZNACZANIE PRIORYTETÓW

analiza ABC

II. WYZNACZANIE PRIORYTETÓW

typologia zadań

1. Zadanie o pierwszorzędnym znaczeniu

2. Zadanie o drugorzędnym znaczeniu

3. Zadania o trzeciorzędnym znaczeniu

WYKONAJ SAM

pozwól, by wykonali je INNI lecz SPRAWDŹ, czy zostało

zrealizowane

SCEDUJ na innych lecz działaj tak, jakby NIE ZOSTAŁO

WYKONANE

Rys.: www.mleczko.interia.pl

Mistrzowskie wykonanie czegoś,

czego w ogóle nie trzeba było wykonać,

jest ni mniej, ni więcej, tylko marnotrawstwem czasu.

Brian Tracy

II. WYZNACZANIE PRIORYTETÓW

zasada Pareto

20%

nakładu czasu na zadania najważniejsze, zapewnia aż

80%

osiągnięć

80% nakładu na sprawy drugorzędne, może przynieść tylko 20% efektów

Na podstawie: R. Koch, Zasada 20/80. Lepsze efekty mniejszym nakładem sił i środków, Warszawa 1998;

www.czas.ebiznes.org.pl

/zasadapareto8020.htm

nie jest tak, że 100% nakładów przynosi 100% efektów

Róbmy to, co rzeczywiście potrzebne.

20% naszego życia daje nam 80% satysfakcji

II. WYZNACZANIE PRIORYTETÓW

1. określ, które 20% nakładów daje 80% efektów
2. pomnażaj te 20%
3. eliminuj najmniej efektywne działania
4. zerwij stare związki łączące wysiłek i

nagrodę/efekt.

5. wykorzystuj czas niekonwencjonalnie i

ekscytująco.

Jak skutecznie zarządzać czasem?

Jesteś szefem ekipy instalującej telefony.

Praca instalatorów polega na chodzeniu w różne miejsca (lista)

i montowaniu aparatów telefonicznych.

Masz zorganizować pracę tym ludziom.

Jak i co robisz?

III. DELEGOWANIE

ćwiczenie

Na ile swobody im pozwolisz?

Bierzesz pod uwagę, że mogą wybrać miejsca gdzie pójdą, ich

kolejność itp.

Czy sam zaplanujesz, kto, gdzie i w jakiej kolejności pójdzie?

III. DELEGOWANIE

Warto delegować zadania, gdy

inni wykonają je

• LEPIEJ
• TANIEJ
• SZYBCIEJ

DELEGUJ ALE NIE ZRZUCAJ

OBOWIĄZKÓW!

przydzielanie konkretnych zadań konkretnym osobom

• w ramach swojej funkcji w firmie

• w ramach swojego szkolenia i samorozwoju

• w ramach sprawdzenia, na ile nadają się na wyższe

stanowisko

Można „pozbyć” się wykonania zadania, ale nie odpowiedzialności za jego

wykonanie.

• dokonać oceny delegowania
• wzajemnie przekazać sobie feedback
• ewentualne przekazać to zadanie osobie na
stałe.

Na koniec warto jeszcze:

III. DELEGOWANIE

Na podstawie: R.Krupski. Podstawy organizacji i zarządzania. Wałbrzych 2000, s. 49; Zarządzanie – teoria i
praktyka, A.K.Koźmiński, W.Piotrowski (red.), Warszawa 2000, s. 179; S.P.Robbins, D.A.DeCenzo, Podstawy
zarządzania, Warszawa 2002, s. 131; J.J.Bonstingl, Szkoły jakości. Wprowadzenie do Total Quality Management w
edukacji. Warszawa 1999, s. 17.

Plan
Do
Chec
k
Actio
n

Study

IV. PLANOWANIE

proces decydowania o tym, co i jak robić, zanim się na to

zdecydujemy.

L. J. Seiwert, Jak organizować czas. Warszawa 1998, PWN.
Fot.: pl.wikipedia.org/wiki/Plik:Frans_Hals_-_Portret_van_René_Descartes.jpg, 02.03.2010r.

• sformułowanie celu/problemu na piśmie

• podzielenie całego przedsięwzięcia na pojedyncze, małe
zadania

• uporządkowanie tych zadań wg priorytetów i terminów

• wykonanie wszystkich czynności

• kontrola wyników.

IV. PLANOWANIE

wg Kartezjusza to:

nie należy planować całego czasu, wystarczy

60%

[1]

L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu. Warszawa 2005;

Bieniok,

http://czas2003.webpark.pl/

index.htm, 13.03.2010r.

IV. PLANOWANIE

reguła 60/40

Pozostałe

40%

warto przeznaczyć, po równo, na czynności:

• NIEPRZEWIDZI

ANE,

te, które pojawiają się nagle

• SPONTANICZNE,

np. działania twórcze.

[1]

Prawo Hofstadtera: to, co robimy, zabiera więcej czasu niż sądzimy,

dlatego dodaj czas na nieprzewidywalne rzeczy.

IV. PLANOWANIE

planowanie od tyłu (backward planning)

• zacznij od terminu ukończenia zadania

• oszacuj czas potrzebny na każdy etap

• uwzględnij dodatkową ilość czasu na niespodziewane wypadki

• przyjrzyj się danemu zadaniu

• zastanów się jak jego wykonanie wpłynie na inne, bieżące

projekty.

im więcej czasu przeznaczymy na zadanie, tym więcej czasu

ono zabiera.

każde zadanie zabierze tyle czasu, ile na nie przeznaczymy.

IV. PLANOWANIE

prawo Parkinsona

• Jeżeli urzędnik ma na wykonanie zadania określony czas,

to zostanie ono wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie.

C. N. Parkinson obserwując działanie biurokracji, sformułował spostrzeżenie, które stało się, ważnym narzędziem w
praktyce zarządzania czasem. Na podstawie: L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu.
Warszawa 2005;

www.pl.wikipedia.org/wiki/

Prawo_Parkinsona, 02.03.2010r.;

www.mba.edu.pl/Mis/

Parkinson.htm,

02.03.2010r.;

www.inwestycje.pl/psychologia_biznesu/zarzadzanie

/zarzadzanie_czasem__prawo_parkinsona;82745;0.html, 02.03.2010r.;

• Pracę wykonuje tak,

aby zużyć cały możliwy do wykorzystania czas.

Wąskie granice czasowe działają jak magia dla produktywności,

gdy nie masz granic czasowych, możesz rozwlekać działanie.

praca rozszerza się wprost proporcjonalnie

do czasu wyznaczonego do jej wykonania.

IV. PLANOWANIE

narzędzia planowania: kalendarz, aplikacje, palmtopy…

działać wg wyznaczonego planu, tzn.

uwzględniać to, co mamy do zrobienia na kolejny dzień, tydzień,

miesiąc i rok.

• zapisz każde zadanie, na które poświęcisz więcej niż ½
godz.

• umieść jeden dzień na jednej stronie

• przy każdym zadaniu zostaw margines czasu

• nowe zobowiązania wpisuj tylko w wolne miejsca

• kalendarz warto wypełniać ołówkiem.

Wybierz swój system planowania:

IV. PLANOWANIE

kalendarz, aplikacje, palmtopy…

H. Bieniok, Zarządzanie czasem. Seria: Nowoczesne zarządzanie w biznesie, Zeszyt III, Katowice 1999, Wyd. AE w
Katowicach, s. 101-124.

polega na zaznaczaniu, co 15 min, swoich głównych zajęć w układzie:

ZARZĄDZANIE CZASEM

CZYNNOŚCI (zadania), które w danym czasie się realizuje,
funkcje (CELE), do których można każdą czynność zakwalifikować.

Metoda Gannta

fotografia czasu pracy

wg Edwin C. Bliss

ZARZĄDZANIE CZASEM

„efekt piły”

Na podstawie: P. Hemp, Śmierć z nadmiaru informacji, „Harvard Business Reviev” Polska, 12/1 2010, s. 179-187;
L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu. Warszawa 2005.

przez ciągłe przerwy możemy stracić nawet

28%

czasu.

często przerywana nam praca powoduje, że potrzebujemy

czasu,

aby wrócić do pełnego skupienia i jej kontynuowania,

Powrót do zadania, które zostało przerwane, by odebrać pocztę

elektroniczną, zabiera

średnio

25 min

Warto, abyś nauczył się mówić:
Nie, nie teraz.
Aktualnie chcę zająć się sprawą, która jest dla mnie ważna i nie
mam czasu.
Zajmę się tym później, bo nie chcę przerywać tego, co robię, to
ważne.

ZARZĄDZANIE CZASEM

asertywność

S. Corvey, 7 nawyków skutecznego działania, Warszawa 1996.

umiejętność wyrażania własnego zdania bez poczucia winy

i w sposób nie raniący innych,

umiejętność przyjmowania opinii innych.

Sygnalizuj też innym, jaki czas dla nich przeznaczasz:

Mamy obowiązek szanować swój czas i wymagać, by inni też go

szanowali.

Mam dla ciebie 5 minut.

Możemy pogadać do 15.00.

Zadzwoń za 20 min.

krok pierwszy

ZARZĄDZANIE CZASEM

OKREŚLANIE
CELÓW:

Jakie są twoje/firmy cele długo i krótkoterminowe?

Formułując cele operacyjne stosuj zasadę SMART.

krok drugi

ZARZĄDZANIE CZASEM

WYZNACZANIE
PRIORYTETÓW:

Jakie masz sprawy do załatwienia?
Które są ważne, a które pilne?
Co „kardanie ci” twój czas?
Na ile poświęcasz sprawom tyle czasu, ile tego
wymagają?

Zastosuj macierz Eisenhowera

Pamiętaj: to 20% zadań przynosi 80% efektów.

krok trzeci

ZARZĄDZANIE CZASEM

DELEGOWANIE:

Które czynności musisz wykonać osobiście?
Które możesz scedować na innych?
Na ile inni mogą/chcą je wykonać?
Na ile zadania możesz przekazać pracownikom na stałe?

krok czwarty

ZARZĄDZANIE CZASEM

PLANOWANIE:

Jakim czasem dysponujesz?
Do kiedy masz wykonać zadanie?
Na jakie etapy możesz podzielić zadanie?
Jakie narzędzia planowania ci pomagają?
Jak wygląda twój rytm dzienny?

Pozostaw ok.40 % czasu na nieprzewidziane zdarzenia.

Pamiętaj o prawie Parkinsona.

krok piąty

ZARZĄDZANIE CZASEM

NADZOROWANIE:

Na ile wyniki odpowiadają oczekiwaniom?
Co się udało, a co nie?
Na ile decyzja była właściwa?

Dobry plan bez wykonania to tylko plan.

• telefony odbieram, bez względu na
okoliczności

• oddzwaniam

• nie odbieram (poczta głosowa).

Zwykle:

Która ze strategii jest najefektywniejsza?

ZARZĄDZANIE CZASEM

rozmowy telefoniczne

• wyznacz sobie czas, który możesz poświęcić na pracę papierkową i

trzymaj się tego

• zajmuj się nimi każdego dnia o tej samej porze
• zajmuj się każdym dokumentem w tej samej chwili, w której bierzesz go do

ręki

• opróżniaj swoją przegródkę na dokumenty systematycznie

• jeśli regularnie otrzymujesz dokumenty, których nie potrzebujesz - odeślij je

nadawcy

• zmniejsz liczbę papierów, które sam produkujesz
• nie rozsyłaj notatek ani e-maili – rozmawiaj z ludźmi osobiście.

ZARZĄDZANIE CZASEM

porady praktyczne

Jak panować nad papierami?

• na ile e-mail to odpowiedni sposób kontaktu?
• nie wysyłaj go w sprawach, które lepiej załatwić osobiście, bądź

telefonicznie

• zajmuj się nimi tak, jak „papierami”, np. zawsze o tej samej porze
• odpowiadaj od razu lub drukuj i odkładaj do przegródki spraw

oczekujących

• usuwaj e-maile po przeczytaniu lub podjęciu odpowiednich działań.

Jak panować nad e-mailami?

ZARZĄDZANIE CZASEM

porady praktyczne

• plany zawsze sporządzaj w formie pisemnej
• pisemnie też rozliczaj się z wykonanych zadań
• nagradzaj się za pracę wykonaną na czas
• pozbądź się elementów rozpraszających cię
• pamiętaj o odpoczynku.

ZARZĄDZANIE CZASEM

porady praktyczne

Jak mniejszym nakładem zyskać więcej?

ZARZĄDZANIE CZASEM

teksty zapisane

Badania wśród absolwentów Harvard University, 1979 r.

Czy masz jasno wyznaczone i zapisane cele, czy opracowałeś plany ich
realizacji?

absolwentów miało zapisane cele

13%

zdefiniowało cele, ale nie w formie pisemnej.

Po 10 latach okazało się, że owe 13% zarabia średnio 2 razy więcej niż

pozostałe 84%.

3% absolwentów, którzy pisemnie opracowali cele i plany ich realizacji

zarabia średnio 10 razy więcej niż wszyscy pozostali.

Ci, którzy określili swoje cele wyżej też oceniali jakość swojego życia.

• system „spraw do załatwienia”

Zorganizuj:

• „korytka” na papiery
• tablicę rozkładu zajęć
• sposób archiwizowania.

ZARZĄDZANIE CZASEM

zarządzanie dokumentami

Ostrożnie planuj spotkania:

• możliwe miejsce

• godzina rozpoczęcia

• godzina zakończenia

ZARZĄDZANIE CZASEM

spotkania

A. Lakein, Być panem swego czasu i swego życia, Warszawa 1994, Wyd. ETHOS, s. 113-118.

Co robić, gdy zadanie nudzi?

• odpocznij!
• przerwij pracę
• spróbuj zmienić otoczenie
• zmień metodę pracy
• zbieraj informacje
• planuj zadania.

ZARZĄDZANIE CZASEM

zadania monotonne

B. Triacy, Zjedź tę żabę, Warszawa 2002, s. 26.

ZARZĄDZANIE CZASEM

metoda szwajcarskiego sera

 ZASTOSOWANIE

kiedy ciążący na nas obowiązek
wydaje się przerastać nasze możliwości

 „DZIURY”

wyznaczamy sobie,
w trakcie wykonywania zadań odcinki czasu (5-10
min),
kiedy będziemy realizować ten obowiązek

 KORZYŚCI

powracając do tego samego zadania w odstępach
czasu,
zapoznajemy się z nim, przyzwyczajamy i
rozwiązujemy.

• długość dnia pracy jest nadmierna: 8,48-14,43 godz.
• struktura dnia pracy zbyt rozdrobniona: 43-583 różnych czynności,

zamiast 10–15

• działania są spontaniczne i akcyjne, zamiast zaplanowane
• realizowanych jest zaledwie 20% zaplanowanych czynności, zamiast 60–

70%

• brak selekcji informacji - dociera do nich zbyt wiele nieistotnych danych
• zbyt mało rutynowych zadań jest delegowanych
• na zebrania i narady przypada aż 20–60% ich czasu
• nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie to zaledwie 2–4%.

Badania H. Minzberga z Kanady i W. Kieżuna z Polski, w: Bieniok,

http://czas2003.webpark.pl/

index.htm,

13.03.2010r.

ZARZĄDZANIE CZASEM

badania wśród kadry kierowniczej

WNIOSEK: czas pracy menedżerów jest źle wykorzystywany.

SKUTKI: dekoncentracja, uleganie naciskom zewnętrznym,

przepracowanie.

Rys.: www.mleczko.interia.pl

Jak zdobywać czas?

Na podstawie: A. Lakein, Być panem swego czasu i swego życia, Warszawa 1994; L. J. Seiwert, Jak organizować
czas. Warszawa 1998; C.McKenzie, Doskonała kontrola stresu. Wszystko, czego potrzebujesz, aby udało ci się za
pierwszym razem, Poznań 1999, s. 23.

• ustalać cele i priorytety, określ, co chcesz osiągnąć

• być konsekwentnym, kończ rzeczy ważne

• upraszczać: to, co nie musi być zrobione dziś, odłóż do jutra

• być asertywnym: naucz się mówić „nie”

• ustalać kiedy pracujemy i nie chcemy, żeby nam nie przeszkadzano

• działać wg określonego schematu: jaki jest mój codzienny rytm

• planować, na dzień, tydzień i dłużej

• ustalać deadline i trzymać się tego!!!

• używać kalendarza

• zlecać innym

• nie przekładać rzeczy niemiłych: zrób to, bo zatruwają ci życie!

• zachować elastyczność.

ZARZĄDZANIE CZASEM

społeczeństwo wiedzy

Na podstawie: A.Toffler, Zmiana władzy. Wiedza, bogactwo i przemoc u progu XXI stulecia, Poznań 2003, s. 326-
327, A. Toffler, H. Toffler, Budowa nowej cywilizacji. Polityka trzeciej fali, Poznań 1995, s. 36.

Pozwala oszczędzać:

materiały, środki transportu, energię, czas …

Dziś wiedza zastępuje wysiłek.

Dzięki nowej wiedzy możemy poprawić zwyczaje związane z

wykorzystywaniem czasu

i wzmocnić zdolność do jego pozyskiwania.