Archiwa zakładowe i
składnice akt
Archiwa zakładowe i
składnice akt
Wewnętrzna komórka organizacyjna, której
zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie,
ewidencjonowanie, zabezpieczanie i
udostępnienie całości materiałów danego
aktotwórcy wytwarzającego materiały
archiwalne (kategoria A), tworzące jego zasób
archiwalny, a także okresowe brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej oraz
przekazywanie materiałów archiwalnych, w
określonym przepisami czasie do właściwego
archiwum państwowego
Archiwum zakładowe
Całość zagadnień dotyczących
funkcjonowania archiwum zakładowego
powinna być ujęta w formie instrukcji
W państwowych i samorządowych
jednostkach organizacyjnych obowiązuje
„instrukcja w sprawie organizacji i działania
archiwum zakładowego”
Znajduje się tam rozdział dotyczący
przekazywania materiałów archiwalnych do
właściwego archiwum zakładowego
Zgodnie z ustawą archiwalną archiwa są
powoływane obligatoryjnie jedynie w tych
państwowych i samorządowych jednostkach
organizacyjnych, gdzie wytwarza się
materiały archiwalne (kat. A)
Gdzie są archiwa
zakładowe
Przechowują dokumentację niearchiwalną
(kat. B), w tych jednostkach, które w ogóle
nie wytwarzają materiałów archiwalnych
W praktyce standardy panujące w
archiwach zakładowych i składnicach akt są
zbliżone
Składnice akt
Gromadzenie całej dokumentacji po upływie okresu
przechowywania w komórce organizacyjnej określonego w
instrukcji kancelaryjnej, bez względu na kategorię
archiwalną
W celu utworzenia archiwum zakładowego aktotwórca
musi:
1.
Wprowadzić komplet normatywów kancelaryjno-archiwalnych w
porozumieniu z państwową służbą archiwalną
2.
Przygotować odpowiedni lokal dla archiwum zakładowego oraz go
wyposażyć
3.
Zatrudnić stałego pracownika z odpowiednim wykształceniem lub
po przeszkoleniu
4.
Systematycznie szkolić personel biurowy w zakresie tworzenia akt
oraz ich odpowiedniego przekazania do archiwum zakładowego
Cele i zadania archiwów
zakładowych i składnic akt
1.
Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego
tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania
archiwum zakładowemu
2.
Przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych
3.
Przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie posiadanych i
przejmowanych akt
4.
Porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych
5.
Udostępnianie akt do celów służbowych i innych
6.
Prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B),
której okres przechowywania już upłynął
7.
Dbanie o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie
fizycznym
8.
Przekazywanie materiałów do archiwów państwowych
9.
Utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum
państwowym nadzorującym archiwum zakładowe
Cele i zadania archiwów
zakładowych i składnic akt
Warunki przechowywania akt określa PN-ISO
11799 z 2006 r.
Nie są one jednoznaczne, gdyż zależą od
rodzaju przechowywanej dokumentacji
Pomocnicze przepisy: Rozporządzenie
ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w
sprawie warunków przechowywania
dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców
Lokal archiwum
zakładowego
Pomieszczenia archiwum powinny być w budynku biurowym
(administracyjnym), najlepiej w północnej jego części
Jeżeli archiwum znajduje się na górnych kondygnacjach to stropy
powinny wytrzymać obciążenie 1200 kg na m
2
(w przypadku
regałów stacjonarnych) lub 1700 kg (w przypadku regałów
kompaktowych)
Lokal archiwum powinien być w pomieszczeniach suchych,
widnych, z możliwością wietrzenia, powinien mieć klimatyzację
Preferowane są wyższe kondygnacje, unikać należy piwnic
Lokal powinien przechowywać wszystkie akta wytworzone przez
ostatnie 10-15 lat. Do zmagazynowania 1000 mb akt potrzeba
170 m
2
regałów stacjonarnych. Maksymalna powierzchnia
archiwum zakładowego powinna wynosić 200 m
2
Osobne pomieszczenie powinno istnieć tylko dla materiałów kat.
A
Bardziej opłacalne są regały kompaktowe: 170
m
2
– 1000 mb akt na regałach stacjonarnych
lub 1800 mb na regałach kompaktowych; jest
to jednak rozwiązanie bardziej kosztowne
Regały stacjonarne powinny mieć szerokości
40 (przy ścianach magazynu) i 80 cm; powinny
być w ciągach nie dłuższych niż 10 m, a
przestrzeń pomiędzy nimi powinna wynosić co
najmniej 75 cm
Regały powinny być odpowiednio oznakowane:
regały cyfrą rzymską, półki cyfrą arabską
Regały
Najczęściej odbywa się na początku każdego
roku kalendarzowego
Za przygotowanie akt do przekazania
odpowiedzialni są pracownicy biurowi
Archiwum powinno gromadzić akta wszystkich
komórek organizacyjnych zakładu pracy
◦
Konfrontacja spisów zdawczo-odbiorczych z jednolitym
rzeczowym wykazem akt oraz ze spisami teczek akt
dla poszczególnych komórek organizacyjnych
Archiwum powinno przejmować akta
uporządkowane i kompletnymi rocznikami
Przejmowanie akt przez
archiwum zakładowe
Porządkowanie akt szczególnie przy materiałach kat. A: ułożenie pism w
teczkach zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw
◦
Sprawy najstarsze pod okładką tytułową, najmłodsze na dole teczki
W obrębie spraw pisma również powinny mieć układ chronologiczny (taki sam,
daty wyekspediowania lub otrzymania), np. pismo ze stycznia na samej górze, z
grudnia na samym dole
Usunięcie wszystkich części metalowych, brudnopisów oraz kopii pism
Paginacja stron
Materiały archiwalne powinny otrzymać nowe, kartonowe okładki oraz być
zszyte, sklejone lub oprawione introligatorsko
Liczba stron powinna być podana na oddzielnym arkuszu lub na wewnętrznej
części tylnej okładki
Wszystkie te czynności (a także opisanie teczek) powinny odbywać się w
komórkach organizacyjnych
W jednej teczce powinny się znaleźć materiały tej samej kategorii archiwalnej
(np. w jednej teczce akta kat. B25, w innej kat. A, w innej kat. B5)
Grubość teczki nie powinna przekraczać 3-4 cm (300-400 stron maszynopisu);
jeżeli jest więcej, to akta należy podzielić na tomy
Porządkowanie akt – materiały
archiwalne
Sprawdzenie kompletności wszystkich
spraw występujących w danej teczce
Nadanie aktom w razie potrzeby nowych
obwolut lub okładek
Właściwe ich opisanie i zewidencjonowanie
na spisach zdawczo-odbiorczych
Akta personalne oraz dokumentacja
płacowa – prowadzi się dodatkowo rejestry i
skorowidze akt osobowych
Porządkowanie akt – materiały
niearchiwalne
Odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych –
druk Pu-A-30, które powinny być wypełnione przez
komórkę organizacyjną zdającą akta w trzech
egzemplarzach
Osobne spisy powinno się prowadzić dla materiałów kat. A
i kat. B
Pracownik archiwum zakładowego uzupełnia jedynie dwie
ostatnie rubryki spisu: znak i miejsce przechowywania akt
w archiwum zakładowym i datę wybrakowania lub
przekazania akt do archiwum państwowego
Pracownik archiwum zakładowego podpisuje się pod
spisem zawierającym akta, które dostają się do archiwum
zakładowego
Przejmowanie akt przez
archiwum zakładowe
Z trzech egzemplarzy spisów zdawczo-
odbiorczych jeden jest zwracany, natomiast dwa
pozostają w archiwum zakładowym
Spisy zdawczo-odbiorcze wpisywane są do wykazu
spisów zdawczo-odbiorczych (druk PU-A-31)
◦
Każdy spis ma numer wynikający z wykazu. Numeru tego
nie można zmienić
Jeden egzemplarz spisu powinien być włączony do
teczki zbiorczej spisów zdawczo-odbiorczych,
drugi natomiast powinien być w teczce
prowadzonej w archiwum zakładowym dla
poszczególnych komórek organizacyjnych
Przejmowanie akt przez
archiwum zakładowe
Akta oznacza się sygnaturą archiwalną
◦
Do jej utworzenia służy numer spisu zdawczo-
odbiorczego łamany przez poszczególną pozycję
tego spisu (liczba porządkowa oznaczająca numer
teczki), np. 13/8
Najlepszym sposobem jest ułożenie akt według
komórek organizacyjnych. Otrzymują one
swoje miejsce na regałach i półkach
Innym sposobem jest układanie akt na półkach
w miarę dopływu do archiwum. Nie ma tu
znaczenia przynależność akt do komórek
organizacyjnych. W przypadku brakowania
powstaje miejsce, które zapełniając nowymi
aktami tworzy się bałagan
Na półkach powinny być ściśle oddzielone
materiały archiwalne od niearchiwalnych
Gromadzenie i układ akt w
archiwum zakładowym
Systemy ułożenia akt:
◦
Pionowy – sposobem bibliotecznym
◦
Pionowo-płaski – teczka jedna obok drugiej na przemian grzbietami
do góry i do dołu
◦
Poziomy – powstanie stosów
Podczas układania należy zwrócić uwagę na zachowanie
porządku teczek aktowych, zgodnie z kolejnością
poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego
W archiwum zakładowym powinny być przechowywane
tylko akta własnej jednostki organizacyjnej, jeżeli są też
akta inne to należy je wydzielić
W przypadku likwidacji zakładu pracy akta
przechowywane przez jego archiwum powinny być
przekazane następcy lub likwidatorowi
Gromadzenie i układ akt w
archiwum zakładowym
Z akt archiwum zakładowego można korzystać przede wszystkim
na miejscu – w lokalu archiwum
W uzasadnionych przypadkach (dla potrzeb urzędowych) akta
można wypożyczać na zewnątrz na podstawie karty
udostępniania akt podpisanej przez osobę, która chce korzystać z
akt i kierownika komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą –
w okresie do jednego miesiąca
Osobom z zewnątrz nie udostępnia się akt mających klauzulę
„zastrzeżone”
Wydawanie akt poza zakład pracy – tylko w wyjątkowych
sytuacjach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej. Należy
tu określić datę powrotu akt i założyć księgę-rejestr wypożyczeń
W miejsce akt wyjętych z półki należy włożyć zakładkę z kartą
zastępczą – rewersem. Należy tam wpisać dane dotyczące
wyjętych i udostępnionych akt wraz z datą ich wypożyczenia
Udostępnianie
dokumentacji
Jedno z najważniejszych zadań archiwum
zakładowego
Materiały archiwalne przekazuje się do
archiwów państwowych na podstawie
stosownych spisów zdawczo-odbiorczych
◦
Powinny być one w 3 egzemplarzach, z których jeden
zostaje w archiwum zakładowym, natomiast dwa
przekazane do archiwum państwowego
◦
Każda jednostka spisu odpowiada jednej jednostce
aktowej (teczce, poszytowi, księdze)
◦
Liczba porządkowa powinna być naniesiona na każdą
jednostkę aktową
Przekazywanie akt do archiwum
państwowego
Szczególnie ważne jest przekazywanie
kompletnych materiałów co 5 lub 10 lat
Niedopuszczalne jest przekazywanie akt, w
których występują luki w latach
Materiały archiwalne powinny być spisane na
spisach zdawczo-odbiorczych zgodnie z
kolejnością na danym wykazie akt (najpierw akta
grupy 0, potem 1, 2 itd.)
Spisy trzeba dostarczyć co najmniej 2 tygodnie
przed planowanym przekazaniem akt – Archiwum
ma czas na zgłoszenie uwag do spisów
Przekazywanie akt do archiwum
państwowego
Jeżeli akta przekazywane są po raz pierwszy to należy do
nich dołączyć notatkę informacyjną zawierającą krótki rys
historyczny instytucji przekazującej oraz schemat jej
struktury organizacyjnej
Archiwa państwowe przejmują tylko akta uporządkowane
oraz w dobrym stanie fizycznym
◦
Akta powinny być przesznurowane
AP może zażądać wykonania dodatkowych pomocy
ewidencyjnych, takich jak:
◦
Inwentarz kartkowy
◦
Skorowidz (dla akt metrykalnych)
AP przekazuje się również dokumentację nieaktową, która
występuje nie tylko na nośniku papierowym, ale też np. na
cyfrowym
Przekazywanie akt do archiwum
państwowego
W systemie EZD funkcję archiwum
zakładowego spełnia jego moduł
Przejęcie dokumentacji przez archiwum
zakładowe polega na uznaniu tej dokumentacji
za dokumentację archiwum zakładowego i
przekazanie nadzoru nad nią archiwiście
Do archiwum zakładowego przejmowane są
także dane elektroniczne ze składów
informatycznych nośników danych oraz
dokumentacja nieelektroniczna ze składu
chronologicznego
Archiwa zakładowe w systemie
EZD
Nazwa przekazującego podmiotu i komórki
organizacyjnej
Imię i nazwisko pracownika, który przygotował spis
Imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za skład
informatyczny lub chronologiczny
Imię, nazwisko i podpis archiwisty przejmującego
materiały do archiwum zakładowego
Data przekazania spisu oraz, tylko w przypadku
dokumentacji przekazywanej ze składu
chronologicznego:
◦
Informacja, czy jest to dokumentacja ze składu
chronologicznego, dla które dokonano pełnego
odwzorowania cyfrowego
Spis zdawczo-odbiorczy w
systemie EZD
Dla każdej pozycji spisu informatycznych nośników danych
odnotowuje się następujące informacje:
◦
Liczba porządkowa
◦
Oznaczenie nośnika, czyli jego trwała identyfikacja
◦
Określenie typu nośnika
◦
Odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym
nośnik jest powiązany
◦
Numer seryjny nośnika
Dla każdej pozycji ze składu chronologicznego odnotowuje
się:
◦
Liczba porządkowa
◦
Informacja o skrajnych identyfikatorach przesyłek, czyli unikatowy
identyfikator
◦
Rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle
lub paczce
Spis zdawczo-odbiorczy w
systemie EZD
Dokumentacja jest udostępniana poprzez
umożliwienie dostępu do systemu EZD lub
kopii zapisanej na elektronicznym nośniku
danych
Wycofanie dokumentacji polega na złożeniu
wniosku przez kierownika lub pracownika
komórki organizacyjnej do archiwum
zakładowego i otrzymaniu uprawnień do
wnioskowanej sprawy
Udostępnianie i wycofanie
dokumentacji w systemie EZD