Notatka prasowa-jak to napisać?
Notatka prasowa to forma dziennikarska, w której stawia się na zwięzłość i przejrzystość. To krótka informacja o danym wydarzeniu. Powinna zwracać uwagę czytelnika ciekawym tytułem i ujęciem treści. Nie ma w niej miejsca na refleksje, komentarze, przemyślenia, poczucie humoru czy wyszukaną stylistykę.
1. Zacznij ostro: Tytuł i wprowadzenie powinny zwięźle i jasno przekazywać to, o czym chcesz poinformować. Wprowadzenie powinno być odpowiedzią na pytanie, „kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego". Reszta informacji powinna poprzeć to faktami i przykładami.
2. Ułatw mediom pracę: Niektóre media opublikują twoją informację bez redagowania lub z niewielkimi zmianami. Część potraktuje ją jako punkt wyjścia do własnego artykułu. Im więcej rzetelnych informacji w niej zawrzesz, tym mniej pracy będą mieli dziennikarze.
3. Myśl jak czytelnik: Twoja informacja powinna zainteresować czytającego. Postaw się na jego miejscu. Czy sam z zaciekawieniem przeczytałbyś swoją notatkę?
4. Trzymaj się tematu: Przytaczaj przykłady na poparcie swojego przekazu. Wykaż, dlaczego twoja informacja jest ważna i jakie korzyści odniesie z niej czytający. Jeśli twoja informacja ma walorów "newsa", nikt jej nie przeczyta.
5. Poprzyj swoją informację faktami: Dziennikarze ucieszą się, że większość pracy już za nich wykonałeś. Jeśli swoje informacje czerpiesz z zewnętrznego źródła, pamiętaj, żeby je podać. Unikaj ozdobników i omówień. Nie puszczaj wodzów fantazji. Jeśli to, co piszesz brzmi zbyt pochlebnie- jest mało wiarygodne.
6. Zamieść informacje o firmie: Informacja prasowa powinna kończyć się opisem firmy, adresem jej siedziby, zakresem działalności i krótką historią. Podaj telefon kontaktowy do rzecznika prasowego lub działu PR.
7. Pisz zwięźle: Unikaj kwiecistości, językowej ekstrawagancji i komunałów. Zmierzaj wprost do celu.
8. Zdobądź pozwolenia: Jeśli cytujesz czyjąś wypowiedź, albo podajesz informacje o innych firmach (Np. partnerach handlowych), upewnij się, że zgadzają się na ich publikację. Najlepiej mieć ich zgodę na piśmie.
9. Unikaj wykrzykników: Tekst upstrzony wykrzyknikami robi złe wrażenie. Jeśli jednak musisz użyć wykrzyknika, to jednego! Nie kilku!!!
10. Unikaj branżowego żargonu: Im trudniej będzie zrozumieć twoja informację, tym mniejsza szansa, że zostanie opublikowana. Trochę fachowej terminologii nie zaszkodzi, zwłaszcza, jeśli chcesz, żeby twoją informację było łatwo odnaleźć w internetowej wyszukiwarce, ale nie przesadzaj.
Notatka redagowana jest według dziennikarskiej zasady sześciu pytań: kto co? Gdzie? Z jakim skutkiem? Dlaczego? Jak?, Kiedy? Za pomocą tych sześciu pytań powinna dać odpowiedź na dane zagadnienie.
Dodatkowo powinna być bardzo treściwa, ale jednocześnie zwięzła. Maksymalna długość notatki powinna mieć do dwóch stron (około 400 znaków). Unikaj językowych ekstrawagancji, pisz zrozumiale i wprost. Skomplikowane słownictwo może odstraszyć czytającego.
Najważniejszy w notatce prasowej jest tytuł. Powinien zwięźle i jasno informować, o czym jest dalsza treść. Tytuł nie może być dłuższy niż dwie linijki tekstu, jednak preferowany jest, aby zawierał się w jednej linijce, ze względów technicznego ograniczania systemem zarządzania informacjami.
Dostosuj komunikat do grupy docelowej. Ważne jest abyś sporządził notatkę w taki sposób, aby dobrze trafiła do danego widza. Czy będą to biznesmeni, kobiety pracujące czy całe społeczeństwo. Zawsze bierz pod uwagę, do kogo chcesz skierować informacje i wysyłaj ją do odpowiednich dziennikarzy i wydawców (gazeta lokalna, magazyn etc.)
Tekst powinien być napisany zgodnie z piramidą dziennikarską. Najważniejsze informacje powinny być przekazane w pierwszym zdaniu. Kolejne fakty w szerszym kontekście.
Dalsza treść notatki powinna informować, a nie sprzedawać. Przy redagowaniu powinniśmy pamiętać, aby informacje podawane były w trzeciej osobie, powołuj się na liczby, źródła, dodawaj wypowiedzi specjalistów, tak, aby przekonać do naszej informacji. Jednak pamiętaj, gdy cytujesz upewnij się, że dana osoba zgadza się na publikację.
Twoja informacja powinna zainteresować czytającego. Dlatego myśl jak czytelnik. Zastanów się czy zainteresowałbyś się swoją notatką prasową. Trzymaj się tematu i popieraj swój przekaz innymi przykładami, wykaż, jakie korzyści z tej informacji odniesie czytelnik.
Załącz informacje o danej firmie. Informacja powinna kończyć się opisem firmy, adresem siedziby i krótkim zakresem jej działalności. Dodatkowo można podać telefon kontaktowy do rzecznika prasowego, bądź osoby odpowiedzialnej za PR.
Notatka prasowa powinna być podpisana przez osobę, która ją sporządziła (imię oraz nazwisko), dodatkowo dość ważne jest zamieszczenie numeru telefonu, w razie potrzeby szybkiego kontaktu.
Najczęstsze błędy popełniane przy pisaniu notatek prasowych:
zamieszczanie nieaktualnych informacji
rozbudowywanie notatek do rozmiarów artykułów
podawanie niepełnych i niesprawdzonych wiadomości
zamieszczanie subiektywnych opinii
stosowanie wielu figur stylistycznych
redagowanie notatki w formie wywiadu