1. Dokumenty prawne regulujące działalność biblioteki

Działalność biblioteki szkolnej regulują trzy rodzaje dokumentów prawnych. Są to akty:

• oświaty:

Ustawa z 7 września 1991 roku o systemie oświaty. [Dz. Urz. 1991 nr 95, poz. 425]

Ustawa z 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym. [Dz. Urz. 1990 nr 16, poz. 95]

Programy nauczania wszystkich przedmiotów w danym typie szkoły.

• systemu bibliotek w Polsce:

Ustawa o bibliotekach z 27 czerwca 1997 roku. [Dz. Urz. 1997 nr 85, poz. 539]

Zarządzenia i instrukcje poszczególnych ministerstw.

• bibliotek szkolnych:

• Zarządzenie nr 14 Ministra Edukacji Narodowej z 19 czerwca 1992 roku w sprawie ramowego statutu szkół publicznych dla dzieci i młodzieży. [Dz. Urz. MEN 1992 nr 4, poz. 18]

Dodatkowo istotne dla pracy biblioteki szkolnej są dokumenty opracowywane przez dyrekcję
i radę pedagogiczną danego typu szkoły, w których mogą być zawarte zadania (długoterminowe
i roczne) dla biblioteki: 

1. statut szkoły,

2. coroczny plan pracy dydaktyczno-wychowawczej szkoły.

W Ustawie o systemie oświaty już sam wstęp reguluje zasady, którymi powinien kierować się bibliotekarz przy gromadzeniu zbiorów do biblioteki szkolnej oraz prowadzeniu różnych form pracy pedagogicznej:

Nauczanie i wychowanie respektując chrześcijański system wartości, za podstawę przyjmuje uniwersalne zasady etyki. Kształcenie i wychowanie służy rozwijaniu u młodzieży poczucia odpowiedzialności, miłości ojczyzny oraz poszanowania dla polskiego dziedzictwa kulturowego, przy jednoczesnym otwarciu się na wartości kultur Europy i świata. Szkoła winna zapewniać każdemu uczniowi warunki niezbędne do jego rozwoju, przygotowywać go do wypełnienia obowiązków rodzinnych i obywatelskich w oparciu o zasady solidarności, demokracji, tolerancji, sprawiedliwości i wolności.

Na podstawie programów nauczania bibliotekarz szkolny gromadzi zbiory do danego typu biblioteki, zarówno dla dzieci i młodzieży (podręczniki, lektury, wydawnictwa informacyjne itp.), jak
i nauczycieli (podręczniki, opracowania metodyczne, komplety minimum programowych itp.) oraz sporządza kartoteki zagadnieniowe dotyczące poszczególnych przedmiotów. Niezwykle pomocne są tu: "Dziennik Urzędowy Ministerstwa Edukacji Narodowej", "Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej" oraz "Monitor Polski", które biblioteka również powinna gromadzić w formie oryginalnej lub kserokopie wybranych aktów prawnych.

Obecnie w ramach godzin wychowawczych nauczyciel ma do wyboru kilka programów nauczania dotyczących m.in.: wiedzy o życiu seksualnym człowieka, zasad świadomego i odpowiedzialnego rodzicielstwa, wartości rodziny, życia poczętego, metod i środków świadomej prokreacji.
W związku z tym biblioteka szkolna powinna zapewnić odpowiednie materiały (książki, czasopisma, kasety VHS, nagrania audycji radiowych i telewizyjnych) do realizacji wyżej wymienionych programów nauczania (wszystkich lub wybranych) oraz je propagować wśród dzieci i młodzieży szkolnej, nauczycieli i rodziców.

Ustawa o bibliotekach określa ogólne zadania bibliotek szkolnych, które mają służyć realizacji programu nauczania i wychowania oraz kształceniu i doskonaleniu zawodowemu nauczycieli.

Większość zarządzeń i instrukcji wydawanych przez Ministerstwo Kultury i Sztuki dotyczy wszystkich typów bibliotek w Polsce, zatem również bibliotek publicznych.

Ramowy statut szkoły publicznej określa najważniejsze zadania biblioteki szkolnej (§25.1):

1. Biblioteka szkolna jest pracownią szkolną, służącą realizacji potrzeb i zainteresowań uczniów, zadań dydaktyczno-wychowawczych szkoły, doskonaleniu pracy nauczyciela, popularyzowaniu wiedzy pedagogicznej wśród rodziców oraz, w miarę możliwości, wiedzy o regionie.

2. Z biblioteki mogą korzystać: uczniowie, nauczyciele i inni pracownicy szkoły, rodzice,
   a także inne osoby na zasadach określonych w statucie szkoły. 

3. Pomieszczenia biblioteki szkolnej powinny umożliwiać:

1) gromadzenie i opracowanie zbiorów,

2) korzystanie ze zbiorów w czytelni i wynoszenie ich poza bibliotekę,

3) prowadzenie przysposobienia czytelniczo-informacyjnego uczniów (w grupach bądź oddziałach). 

4. Godziny pracy biblioteki powinny umożliwić dostęp do jej zbiorów podczas zajęć lekcyjnych i po ich zakończeniu. 

5. Statut szkoły określa szczegółowo organizację biblioteki szkolnej i zadania nauczyciela bibliotekarza.

Na podstawie ramowego statutu szkoły publiczne, szkoły powinny opracować własne statuty (bazując na obowiązujących przepisach i w zgodzie z nimi), a w nich określić zadania biblioteki, jej organizację i zadania bibliotekarza.

2. Lokal

Powierzchnia lokalu

Obowiązujące normy dotyczące powierzchni lokali bibliotecznych w szkołach podstawowych zostały zaproponowane przez Ministerstwo Oświaty i Wychowania w 1983 roku. Regulują one wielkość biblioteki organizowanej w nowym budynku szkolnym w zależności od liczby uczniów (klas):

Szkoły podstawowe w ośrodkach miejskich
pomieszczenie	liczba uczniów (klas)
		576 (24)	768 (32)	960 (40)
wypożyczalnia	60 m^2	80 m^2	100 m^2
czytelnia	60 m^2	60 m^2	60 m^2
opracowania zbiorów	20 m^2	20 m^2	20 m^2

 

Szkoły podstawowe w ośrodkach wiejskich
pomieszczenie	liczba klas
		8	13	23	31
wypożyczalnia	34 m^2	40 m^2	60 m^2	80 m^2
czytelnia	-	-	60 m^2	60 m^2
opracowania zbiorów	-	-	20 m^2	20 m^2

W szkołach podstawowych, w których nauczanie obejmuje tylko klasy I-III, programy użytkowe budynków szkolnych w ogóle nie przewidują pomieszczeń na bibliotekę. Dla szkół ponadpodstawowych (liceów, techników, szkół zawodowych) Ministerstwo Edukacji Narodowej opracowało w 1994 roku odmienne programy użytkowe bibliotek szkolnych.

pomieszczenie	Licea
		dwu-, trzyciągowe	cztero-, pięciociągowe	sześciociągowe
wypożyczalnia	60 m^2	80 m^2	100 m^2
czytelnia	60 m^2	60 m^2	60 m^2
opracowania zbiorów	20 m^2	20 m^2	20 m^2

Przedstawione normy nie odpowiadają współczesnym wymogom, chociażby ze względu na brak czytelni w mniejszych szkołach czy generalnie za małe powierzchnie dla czytelników, jednak są obowiązujące. Nie oznacza to, że przedstawione przepisy zwalniają bibliotekarzy ze starań
o poprawę warunków lokalowych bibliotek. Dobrze działająca biblioteka musi zapewnić czytelnikom odpowiednią przestrzeń, a zbiorom wystarczającą ilość miejsca, aby nie uległy one przedwczesnemu zniszczeniu.

Lokalizacja biblioteki

Biblioteka powinna być zlokalizowana w miejscu przede wszystkim łatwo dostępnym zarówno dla uczniów, jak i nauczycieli. Ponadto pomieszczenie przeznaczone na bibliotekę powinno być suche (ze względu na zbiory), dobrze oświetlone, ogrzane i wyciszone (dla podniesienia komfortu pracy czytelnika). Najlepszym miejscem jest parter szkoły. Zapewni on swobodny dostęp do biblioteki również rodzicom. Bardzo istotna - bez względu na ostateczną lokalizację - jest informacja
o bibliotece; o jej usytuowaniu i godzinach otwarcia dla czytelników. Należy pamiętać o szyldzie nad wejściem do biblioteki, powieszeniu stosownych wiadomości na tablicach informacyjnych (ogólnej - ogólnoszkolnej i przeznaczonej tylko na potrzeby biblioteki) oraz w pokoju nauczycielskim. Tablice informacyjne powinny być umieszczone w najczęściej uczęszczanym miejscu w szkole, tak aby każdy mógł swobodnie przeczytać wywieszone na nich informacje.

Organizacja i urządzanie biblioteki

Organizując bibliotekę, należy wziąć pod wagę następujące elementy, które zapewnią komfort pracy czytelnikom i bibliotekarzom oraz uczynią bibliotekę miejscem szczególnym, do którego czytelnicy będą chętnie przychodzić, a bibliotekarze z radością będą tam przebywać i wypełniać - bardzo żmudne niekiedy - obowiązki.

1. Przestrzeń dla zbiorów.

Planując rozmieszczenie zbiorów, można się posłużyć normatywami technicznymi projektowania bibliotek publicznych z 1968 roku. Określają one wytrzymałość stropów
w magazynie od 500 do 1000 kg na 1 m² powierzchni. Wytrzymałość stropu jest bardzo istotna przy instalowaniu w magazynie regałów kompaktowych (jezdnych) - w tym wypadku producent (czy dostawca) regałów jest zobowiązany podać normy odnośnie wytrzymałości stropów. Poza tym normatywy przewidują na 1 m² powierzchni podłogi:

rodzaj pomieszczenia	Liczba (w woluminach)
		książki	czasopisma	gazety
wypożyczalnia z wolnym dostępem do zbiorów	160	-	-
czytelnia	110	22
magazyn zamknięty	250	180	60
magazyn zwarty (z regałami kompaktowymi)	600	430	140

Odległość między regałami powinna wynosić co najmniej:

• 130 cm - przy wolnym dostępie do półek;

• 75 cm - w magazynie zamkniętym.

Należy ponadto zarezerwować 20-30% powierzchni magazynowych na nowe zbiory. Równie istotne jest zapewnienie zbiorom odpowiedniej temperatury, wilgotności powietrza oraz zabezpieczenie ich przed nadmiernym naświetleniem promieniami słonecznymi. Przestrzeganie podanych wskaźników zabezpieczy zbiory i pomieszczenie przed przedwczesnym zniszczeniem.

2. Miejsce pracy dla czytelnika.

Wspomniane normatywy podają, że na jedno stanowisko pracy czytelnika powinno przypadać 2,3 - 2,5 m² powierzchni podłogi w czytelni oraz 1,5 m² powierzchni w wypożyczalni. Czytelnia lub kącik czytelniczy powinny być usytuowane w pomieszczeniu wyciszonym, aby zapewnić odpowiedni komfort pracy. Miejsca pracy w czytelni powinny być tak ustawione, aby światło dzienne padało na nie z prawej strony, a w dni pochmurne każde stanowisko powinno być wyposażone dodatkowo w oświetlenie sztuczne. Czytelnia - jeśli jest zorganizowana w osobnym pomieszczeniu - powinna zapewnić miejsca dla około 30 osób (tak aby mogli pomieścić się w niej uczniowie jednej klasy). Odległość między stolikami, wzdłuż przejścia, powinna wynosić 90-120 cm, a od ściany:

• 90 cm - jeśli przy ścianie są rozstawione regały,

• 60 cm - jeśli regałów nie ma.

W bardzo dużych pomieszczeniach warto zorganizować, np. kącik-czytelnię dla nauczycieli i/lub kącik do odsłuchu dokumentów dźwiękowych (jeśli takie biblioteka gromadzi
i dysponuje odpowiednim sprzętem).

3. Miejsce pracy bibliotekarza.

Bibliotekarz powinien mieć zapewnione w bibliotece dwa miejsca pracy (6 - 10 m² powierzchni podłogi każde). Jedno - do prac wewnętrznych - niedostępne dla czytelników, sprzyjające pracy w skupieniu, wyposażone w materiały i urządzenia biurowe niezbędne do prowadzenia biblioteki. Drugie - punkt wypożyczeń (do obsługi czytelników) - usytuowane w miejscu,
z którego widoczna jest cała biblioteka i możliwa ciągła kontrola wzrokowa czytelników, zwłaszcza jeśli jest wolny dostęp do zbiorów. W czytelni - jeśli jest ona w osobnym pomieszczeniu - powinno być dodatkowe stanowisko, jeśli w szkole zatrudnionych jest co najmniej dwóch bibliotekarzy.

4. Niekrzyżowanie się dróg książki i czytelnika.

W ostatnich latach ta koncepcja ma coraz mniejsze zastosowanie ze względu na propagowanie wolnego dostępu do zbiorów. Pamiętać jednak należy, aby czytelnik nie miał dostępu do książek jeszcze nieopracowanych (nieprzeznaczonych do udostępniania).

5. Efektywne wykorzystanie powierzchni biblioteki.

Jest bardzo istotne przede wszystkim w małych bibliotekach. Zasadne jest wtedy zorganizowanie wypożyczalni bez wolnego dostępu do zbiorów. Można wtedy zakupić wyższe regały, ustawiając je przy ścianach oraz niższe ustawione "plecami do siebie" prostopadle do okien, aby światło dzienne swobodnie padało między regały lub zakupić regały kompaktowe (jezdne), jeśli wytrzymałość stropów jest odpowiednia (około 1300 kg na 1 m²) i biblioteka posiada odpowiednie fundusze (regały te są znacznie droższe od tradycyjnych). Zamiast tradycyjnej czytelni można zorganizować kącik czytelniczy dla mniejszej liczby czytelników,
a pomieszczenie dla bibliotekarza (do prac wewnętrznych) wydzielić poprzez odpowiednie ustawienie regałów, uniemożliwiające użytkownikom dostęp do tego zakątka biblioteki.

6. Bezpieczeństwo.

Jest to bardzo ważny element organizacji biblioteki, a szczególnie istotny w szkołach podstawowych. Wszystkie meble muszą być stabilne, aby nie przewróciły się - regały przytwierdzone do ściany, a te ustawione "plecami do siebie" spięte klamrami. Biblioteka musi być wyposażona w gaśnicę i koc, umieszczone w miejscu łatwo dostępnym. Nie dopuszczalne jest używanie w bibliotece piecyków elektrycznych i podobnych urządzeń, które mogą spowodować pożar. Drzwi do biblioteki powinny być zaopatrzone w solidne, najlepiej atestowane, zamki, a w oknach powinny być kraty.

7. Estetyka.

Nie mniej ważny punkt związany z urządzaniem i późniejszym funkcjonowaniem biblioteki. Ładnie zaaranżowane wnętrze biblioteki z pewnością przyciągnie czytelników, pozwoli im dobrze w nim się czuć, a bibliotekarzom stworzy przyjazne miejsce pracy. Warte podkreślenia są tu:

• pastelowe kolory ścian i mebli - ważne szczególnie w bibliotekach szkół podstawowych;

• meble dla czytelników - stoliki i krzesła - dostosowane do różnych grup wiekowych;

• kwiaty, które oprócz walorów estetycznych, pomogą utrzymać odpowiednią wilgotność w pomieszczeniu (zwłaszcza zimą, przy centralnym ogrzewaniu);

• informacja wizualna - kolorowa i dostosowana do poszczególnych grup wiekowych czytelników.

To oczywiście tylko niektóre elementy, na które należy zwrócić uwagę, chcąc estetycznie urządzić lokal biblioteki.

3. Budżet

Biblioteka szkolna nie jest oddzielnym podmiotem prawnym, a jedynie częścią szkoły. W związku
z tym jest finansowana z budżetu szkoły. Publiczne szkoły, które nie zostały jeszcze przejęte przez samorządy terytorialne, są finansowane z budżetu państwa. Ministerstwo Edukacji Narodowej przekazuje za pośrednictwem kuratoriów oświaty odpowiednie środki finansowe. Pozostałe szkoły przejęte przez samorządy terytorialne są finansowane z funduszów gminy, wspierane niejednokrotnie przez dotacje państwowe.

Kryzys finansowy ostatnich lat spowodował ograniczenie funduszy dla szkół, a zarazem dla bibliotek szkolnych. Sytuacja taka wymusiła na bibliotekarzach poszukiwanie innych, alternatywnych źródeł finansowania bibliotek.

Biblioteka w ramach ustalonego budżetu, zatwierdzanego corocznie przez radę pedagogiczną, pokrywa koszty związane z:

• zakupem zbiorów bibliotecznych (książek, czasopism i in.),

• konserwacją zbiorów (w tym oprawa roczników czasopism),

• zakupem druków bibliotecznych,

a także:

• zakupem mebli i sprzętu,

• zakupem lub wykonaniem pomocy dydaktycznych,

• organizowaniem imprez czytelniczych (nagrody w konkursach, wynagrodzenia dla gości spotkań).

Właściwe zarządzanie budżetem biblioteki - szczególnie, jeśli jest niewielki - jest bardzo trudne.
Z tego względu niezwykle istotna jest dobra współpraca bibliotekarza z dyrektorem szkoły. Bibliotekarz plan wydatków biblioteki na następny rok kalendarzowy powinien dostarczyć dyrektorowi przed rozpoczęciem przez niego planowania budżetu. Umożliwi to właściwe zaplanowanie wydatków całej szkoły z uwzględnieniem potrzeb biblioteki. Dyrektor natomiast powinien powiadomić bibliotekarza o wysokości tej części budżetu, która jest przeznaczona dla biblioteki, gdy tylko zostaną przyznane odpowiednie środki finansowe przez władze nadrzędne szkoły. To z kolei pozwoli bibliotekarzowi równomiernie rozłożyć wydatki na cały rok i zapewnić równomierny napływ nowości do biblioteki.

Gromadzenie zbiorów - obok udostępniania i opracowania podstawowa czynność w bibliotece, służąca tworzeniu i rozwojowi księgozbioru bibliotecznego, zgodnie z ustaloną polityką gromadzenia zbiorów i specjalizacją w gromadzeniu zbiorów.

Encyklopedia współczesnego bibliotekarstwa polskiego. Wrocław 1976, s. 131.

Ustawa o bibliotekach z 27 czerwca 1997 roku jako pierwsze z zadań wymienia gromadzenie zbiorów. W szkołach profil gromadzonych zbiorów ściśle zależy od typu szkoły, przyjętych programów nauczania oraz potrzeb uczniów, nauczycieli i rodziców. O planowych i racjonalnych wpływach nabytków do biblioteki na pewno decydować będzie budżet biblioteki, współpraca
z nauczycielami, znajomość rynku wydawniczego oraz znajomość zasobów innych lokalnych bibliotek. 

1. Rodzaje i struktura zbiorów

Rodzaje gromadzonych zbiorów

Zbiory biblioteki szkolnej powinny być gromadzone w celu realizacji procesu dydaktycznego
i wychowawczego. Powinny zaspokajać potrzeby czytelnicze uczniów, nauczycieli i rodziców, pogłębiać zainteresowania czytelnicze oraz zachęcać do samodzielnego zgłębiania wiedzy,
a także stanowić warsztat metodyczny dla nauczycieli. Materiały biblioteczne wykraczające poza zadania statutowe szkoły powinny być dostępne przede wszystkim w bibliotekach publicznych,
o ile takie istnieją w danej miejscowości.

Książki

Wydawnictwa informacyjne (ogólne i specjalistyczne) - publikacje zawierające ogólne informacje niezbędne do szybkiego uzyskania doraźnych informacji:

• bezpośrednie - zawierające wiadomości faktograficzne, odpowiadające bezpośrednio na zadane pytanie:

• encyklopedie,

• leksykony,

• słowniki językowe (w tym przekładowe),

• słowniki rzeczowe (terminologiczne),

• poradniki i przewodniki (vademecum),

• atlasy (geograficzne, historyczne itp.),

• roczniki statystyczne,

• tablice statystyczne, chronologiczne,

• przewodniki turystyczne,

• książki telefoniczne i adresowe oraz różnego rodzaju spisy miejscowości oraz instytucji,

• rozkłady jazdy;

• pośrednie - zawierające wiadomości o piśmiennictwie poszukiwanym, odsyłające do źródła:

• bibliografie,

• drukowane katalogi biblioteczne,

• wykazy nabytków bibliotek,

• katalogi wydawnicze i księgarskie.

Wydawnictwa informacyjne powinny stanowić podstawę księgozbioru podręcznego, a zatem powinny być gromadzone w co najmniej jednym egzemplarzu (te wykorzystywane najczęściej -
w dwu lub więcej egzemplarzach). Jeśli w szkole zorganizowane są pracownie przedmiotowe, powinny się w nich znaleźć podstawowe wydawnictwa informacyjne z danego przedmiotu w liczbie jednego egzemplarza na każdy stolik (około 15 egzemplarzy), a w wypadku niedostatku środków finansowych przynajmniej po jednym egzemplarzu w każdej pracowni.

Podręczniki i programy nauczania

• jeden komplet podręczników udostępniany na miejscu, w czytelni;

• podręczniki szkolne dla nauczycieli (do wypożyczenia);

• jeden komplet programów nauczania do użytku bibliotekarza, rodziców (nauczyciele programy nauczania powinni dostać od dyrekcji szkoły).

Literatura piękna

Zbiory literatury pięknej - oprócz lektur niezbędnych do realizacji programu nauczania - powinny obejmować pozycje zaspokajające potrzeby rekreacyjne oraz rozwijające gusta czytelnicze przede wszystkim uczniów.

• lektury

Gromadzenie lektur jest niezwykle trudne ze względu na częste zmiany w spisach lektur (każda zmiana kanonu lektur powoduje zaleganie w bibliotece nieczytanych książek). Ostatnie zmiany w programach nauczania języka polskiego spowodowały odejście od lektur obowiązkowych i uzupełniających na rzecz lektur zalecanych, których dobór i kolejność omawiania zależy od nauczyciela. Jeden egzemplarz danej lektury powinien przypadać na 2-3 (5-10) uczniów. Liczba ta powinna zależeć od:

• współpracy z innymi bibliotekami - głównie publicznymi - w danej miejscowości;

• współpracy polonistów w zakresie kolejności omawiania lektur (w szkołach średnich ten aspekt jest trudniejszy do rozwiązania ze względu na chronologię omawianych okresów literackich) ;

• liczby klas;

• stopnia wykorzystania danej lektury przez poszczególnych polonistów.

• literatura piękna (poza lekturami)

W zależności od poczytności tytułu i pisarza powinno być kupowanych od 1 do 3 egzemplarzy w odpowiednich proporcjach według grup wiekowych.

Literatura popularnonaukowa i naukowa - pomocna do nauczania różnych przedmiotów oraz realizacji programu nauczania i wychowania. W tej grupie książek powinny się również znaleźć pozycje z zakresu pedagogiki, psychologii, dydaktyki, wychowania oraz socjologii, a także poradniki z zakresu wychowania dla rodziców.

• podręczniki naukowe,

• monografie,

• książki poznawcze,

• literatura techniczna,

• poradniki.

Literatura popularnonaukowa i naukowa powinna być gromadzona w liczbie, która pozwoli zaspokoić potrzeby uczniów, nauczycieli i rodziców. Większą liczbę egzemplarzy (jeden na 2-3 czytelników) należy zakupić, gdy nauczyciel poleca dany tytuł jako lekturę zalecaną w danej klasie lub jest zapotrzebowanie społeczne (tendencje w nauczaniu).

Albumy

Albumy z różnych dziedzin sztuki oraz krajoznawcze powinny być gromadzone w jednym egzemplarzu i udostępniane tylko na miejscu, w czytelni lub wypożyczane na zajęcia nauczycielom, jako pomoc dydaktyczna wykorzystywana do prowadzenia lekcji.

Wydawnictwa o tematyce regionalnej oraz dotyczące patrona szkoły

Wzbudzanie poczucia przynależności do danej zbiorowości, to również zadanie szkoły i biblioteki, dlatego książki o tematyce regionalnej oraz dotyczące patrona szkoły powinny zajmować
w zbiorach biblioteki szkolnej szczególne miejsce. Tego typu literatura powinna być gromadzona
w jednym egzemplarzu.

Literatura fachowa dla bibliotekarza

Podstawą rozwoju nauczyciela-bibliotekarza powinna być lektura aktualnie ukazującej się literatury fachowej. Tego typu pozycji mogą być gromadzone w jednym egzemplarzu, choć w tym wypadku szczególne znaczenie ma współpraca z innymi bibliotekami (głównie pedagogicznymi), aby nie dublować egzemplarzy.

Czasopisma

Przy ustalaniu tytułów czasopism do zaprenumerowania powinny być uwzględnione potrzeby: biblioteki (czytelni), świetlicy, internatu oraz - ewentualnie - pracowni przedmiotowych. Dobór czasopism do biblioteki szkolnej powinien zależeć również od typu i profilu szkoły. Zalecany zbiór:

• gazety:

• ogólnokrajowe - 1 lub 2 tytuły,

• regionalne - 1 tytuł;

• czasopisma:

• rozrywkowe - odpowiednie dla poszczególnych grup wiekowych uczniów oraz wartościowe pod względem poznawczym i wychowawczym,

• popularnonaukowe (w szkołach średnich również wybrane naukowe),

• techniczne i inne specjalistyczne,

• społeczno-kulturalne,

• specjalistyczne dla nauczycieli i bibliotekarzy.

Gazety i czasopisma powinny być gromadzone w jednym egzemplarzu z wyjątkiem tytułów, które stanowią podstawę tworzenia kartoteki wycinków i jednocześnie są kompletowane w roczniki - te muszą być gromadzone w dwóch egzemplarzach.

Dokumenty niepiśmiennicze

Dokumenty niepiśmiennicze powinny być gromadzone przede wszystkim z myślą o uatrakcyjnieniu realizacji programów nauczania. Są to:

• filmy:

• kasety wideo,

• DVD, 

• filmy dźwiękowe;

• dokumenty oglądowe:

• przeźrocza;

• dokumenty dźwiękowe:

• płyty kompaktowe i nagrania na kasetach magnetofonowych z muzyką poważną, ludową oraz (w wyborze) rozrywkową,

• książka mówiona (nagrania na kasetach magnetofonowych) dla dzieci niewidzących i niedowidzących,

• nagrania na kasetach magnetofonowych do nauczania języków obcych;

• dokumenty elektroniczne (dyskietki i CD-ROM-y) z:

• programami komputerowymi,

• programami multimedialnymi (np. do nauki języków obcych),

• wydawnictwami informacyjnymi (encyklopedie, słowniki, atlasy itp.),

• grami edukacyjnymi. 

Wysokie koszty oraz specjalistyczny charakter tych zbiorów wymusza ich gromadzenie w jednym egzemplarzu. Ten rodzaj zbiorów powinien być udostępniany na miejscu w bibliotece lub wypożyczany do pracowni na zajęcia. Dodatkową trudność przy gromadzeniu dokumentów niepiśmienniczych stanowi wyposarzenie biblioteki (czy szkoły) w urządzenia niezbędne do ich odtwarzania (magnetowidy, telewizory, projektory, magnetofony, odtwarzacze płyt kompaktowych
i komputery multimedialne), co wiąże się z dodatkowymi kosztami. 

normy

Normy, a także teksty źródłowe oraz patenty mogą okazać się niezbędne do realizacji programu nauczania wybranych przedmiotów, dlatego powinny być gromadzone w jednym egzemplarzu
i ściśle odpowiadać profilowi szkoły.

Niepublikowane dokumenty piśmiennicze

Szkoła jest miejscem, w którym powstają dokumenty niepublikowane:

• prace dyplomowe uczniów,

• ważniejsze dokumenty z życia szkoły (kroniki, dyplomy, fotografie, wycinki prasowe).

W związku z tym powinny być one gromadzone i udostępniane - najlepiej na miejscu - w bibliotece.

inne dokumenty

Specyfika niektórych szkół wymaga gromadzenia specjalnych zbiorów. Są to np.:

• książki drukowane alfabetem Braille'a - powinny być gromadzone w liczbie zapewniającej opanowanie przez dzieci umiejętności czytania;

• druki muzyczne - w szkołach muzycznych;

• druki kartograficzne (atlasy, mapy, globusy) - o ile nie stanowią wyposażenia pracowni geograficznej;

• gry dydaktyczne i towarzyskie - wypożyczane do świetlicy lub internatu.

Struktura zbiorów

Struktura zbiorów biblioteki szkolnej zależy przede wszystkim od typu szkoły i powinna być bezpośrednio związana z funkcjami szkoły, a zatem również biblioteki. Optymalnie zbiory biblioteki powinny być gromadzone przy zachowaniu następujących proporcji:

• literatura piękna (w tym lektury do języka polskiego) - 50%

• wydawnictwa informacyjne, literatura popularnonaukowa i naukowa - 40%

• podręczniki oraz dokumenty będące pomocami dydaktycznymi dla nauczycieli - 10%.

2. Czynniki i kryteria doboru zbiorów

Czynniki doboru zbiorów

Gromadzenie zbiorów w każdej bibliotece powinno być starannie przemyślane pod względem jakościowym i ilościowym. Podstawowe zbiory - zapewniające realizację programu nauczania
i wychowania - powinny być wspólne dla wszystkich bibliotek szkolnych. Różnice w odpowiednim doborze materiałów bibliotecznych powinny wynikać z:

1. Typ i profil szkoły. Obecny system szkolnictwa w Polsce dzieli szkoły na: podstawowe, gimnazja, szkoły średnie (licea, technika i szkoły zawodowe) oraz szkoły pomaturalne. Szkoły średnie i pomaturalne mogą być dodatkowo profilowane, co będzie miało bezpośredni wpływ na rodzaj gromadzonych zbiorów w bibliotece. W szkołach profilowanych - oprócz podstawowego kanonu lektur - niemniej istotne znaczenie będzie miał księgozbiór specjalistyczny.

2. Liczba uczniów i nauczycieli. Liczba uczniów i nauczycieli powinna decydować jedynie
   o liczbie gromadzonych egzemplarzy poszczególnych tytułów.

3. Wiek uczniów. Wiek uczniów odgrywa szczególną rolę w szkołach podstawowych. Zbiory biblioteki powinny być dostosowane do różnych grup wiekowych czytelników, co jest bezpośrednio związane z rozwojem psychicznym uczniów. Gromadzoną literaturę (przede wszystkim piękną) można zatem podzielić według trzech poziomów trudności przeznaczonych dla określonych grup wiekowych uczniów:

poziom	wiek dziecka	klasa	rodzaj literatury
I	7-8 lat	I-II	bajki, bajeczki, powiastki, wierszyki książeczki poznawcze dla najmłodszych książki-zabawki, dla uczniów słabo i niechętnie czytających książki wydane wraz z grami manipulantki książki bogato ilustrowane
II	9-10 lat	III-IV	łatwe baśnie łatwe opowiadania (np. o dzieciach i ich życiu, zwierzętach, przeszłości, fantastyczno-realistyczne) książki poznawcze
III	11-13 lat	V-VI	baśnie zbiory baśni ludowych, legend, podań, mitów powieści i opowiadania (obyczajowe, biograficzne, fantastyczno-realistyczne, przygodowo-podróżnicze, historyczne, z czasów II wojny światowej, przyrodnicze, fantastycznonaukowe) literatura popularnonaukowa literatura o majsterkowaniu i wynalazkach poradniki praktyczne

Dla uczniów gimnazjów powinna być gromadzona literatura, która pozwoli na przygotowanie dziecka do kontaktu z książkami dla dorosłych.

wiek  dziecka	klasa	rodzaj literatury
14-16 lat	I-III	powieści i opowiadania (obyczajowe, społeczne, psychologiczne, biograficzne, przygodowo-podróżnicze, sensacyjne, historyczne, dotyczące II wojny światowej, przyrodnicze, fantastycznonaukowe) wybrane dzieła klasyki dla dorosłych i dzieci poezja literatura popularnonaukowa literatura techniczna

W szkołach średnich powinna być gromadzona literatura dla dorosłych - klasyka i literatura współczesna, a dla uczniów klas młodszych również literatura młodzieżowa.

4. Programy nauczania i tendencje w nauczaniu. Programy nauczania mają decydujący wpływ nie tylko na gromadzenie lektur, ale również na książki i czasopisma popularnonaukowe oraz kompendia wiedzy, a także na - szczególnie ostatnio propagowane - dokumenty audiowizualne. Niemniej istotne - zwłaszcza w doborze materiałów o charakterze popularnonaukowym - są tendencje w nauczaniu (np. wychowanie do życia w rodzinie, ekologia, ścieżki edukacyjne).

5. Istniejące zbiory i warunki lokalowe. Niemniej istotnym czynnikiem są istniejące zbiory oraz warunki lokalowe, które mają wpływ na wielkość kolekcji (liczba zgromadzonych egzemplarzy), jak i dobór tytułów - muszą być zachowane odpowiednie proporcje w poszczególnych działach tematycznych. Należy również wyważyć proporcje między liczbą egzemplarzy a liczbą tytułów.

6. Lokalna sieć bibliotek. Bardzo ważne jest to, aby czytelnicy mieli dostęp do informacji
   o lokalnych bibliotekach i ich zbiorach. Biblioteki szkolne, dzięki nawiązaniu współpracy
   z bibliotekami publicznymi czy pedagogicznymi, mogą ograniczyć liczbę egzemplarzy lub - po ustaleniach - gromadzić jedynie wybrane tytuły materiałów o charakterze popularnonaukowym czy czysto rozrywkowym (np. popularne czasopisma).
   W środowiskach pozbawionych innych bibliotek, placówki szkolne powinny dołożyć wszelkich starań, aby kolekcja zbiorów jak najpełniej zaspakajała potrzeby uczniów.

7. Budżet. To najważniejszy obecnie czynnik, od którego zależy sprawne funkcjonowanie każdej biblioteki. Przy małych środkach finansowych gromadzenie zbiorów należy ograniczyć do niezbędnego minimum, dążąc do stworzenia bogatego księgozbioru podręcznego (czytelni). Przy znacznych środkach finansowych trzeba szczególną uwagę zwrócić na liczbę kupowanych egzemplarzy. Mody czytelnicze powodują zaleganie
   w następnych latach nieczytanych książek, co w konsekwencji może doprowadzić
   z czasem do braku miejsca na nowe dokumenty.

Kryteria doboru zbiorów

Dobór zbiorów do bibliotek szkolnych powinien być szczególnie i starannie przemyślany ze względu na udział tych placówek w obsłudze młodego czytelnika i uczestnictwo w procesie wychowawczym. Bibliotekarze-nauczyciele dobierając zbiory do biblioteki powinni w związku z tym kierować się następującymi kryteriami:

• celowość - każdy nowy dokument powinien spełniać określoną rolę w:

• kształceniu lub wychowaniu uczniów,

• pracy nauczycieli,

• pomaganiu rodzicom na etapie procesu wychowawczego.

• wartość dydaktyczno-wychowawcza - zbiory biblioteki powinny:

• zawierać treści zgodne z ogólnoludzkimi normami etycznymi i moralnymi,

• prezentować wzory osobowe godne naśladowania,

• rozwijać zainteresowania, uzdolnienia oraz zaspokajać potrzeby naukowe,

• odpowiadać aktualnemu stanowi wiedzy.

• poziom rozwoju dziecka - dokumenty do biblioteki szkolnej powinny uwzględniać stopień rozwoju czytelnika (wiek i poziom intelektualny) i być dostosowane do jego możliwości percepcyjnych. Materiały biblioteczne - według psychologów -  nie powinny zawierać m.in. treści:

• drastycznych,

• erotycznych,

• brutalnych,

• tragicznych,

• makabrycznych,

• wywołujących strach i lek.

• wartość literacka - tekst (pisany czy mówiony) w gromadzonych dokumentach powinien odznaczać się szczególnymi walorami wychowawczymi, poznawczymi i artystycznymi. Dostosowany do wieku ucznia powinien charakteryzować się mi.in:

• komunikatywnym językiem,

• stylem przechodzącym od prostego do bardziej złożonego,

• obrazowym doborem porównań i przenośni,

• żywą akcją z dużą dawką tajemniczości i zwrotów w narracji, wywołującą napięcie uczuciowe,

• przewagą dialogów.

• wartość artystyczna - bogata oferta wydawnicza powinna skłaniać bibliotekarzy-nauczycieli do wyboru dokumentów o wysokich walorach artystycznych. Należy dobierać dokumenty o:

• z barwnymi i jednoznacznymi ilustracjami (ma to szczególne znaczenie dla młodszych dzieci),

• wydawane na dobrym papierze i oprawiane w twarde okładki,

• drukowane wyraźną czcionką z odpowiednią interlinią i niezbyt szeroką kolumną druku.

3. Metody gromadzenia zbiorów

Planowanie gromadzenia zbiorów

Gromadzenie zbiorów w bibliotece powinno być przemyślane, prowadzone systematycznie oraz planowo. Tylko takie działanie zapewni staranne i dokładne realizowanie zadań biblioteki i szkoły. Bibliotekarz-nauczyciel powinien w związku z tym opracować plany gromadzenia zbiorów:

• perspektywiczny,

• okresowy.

W planie gromadzenia zbiorów powinny zostać uwzględnione: zakupy różnego rodzaju materiałów bibliotecznych, liczby egzemplarzy poszczególnych tytułów, środki finansowe na zakupy oraz przybliżony termin realizacji planu. Liczba nabytków powinna by uzależniona od liczby uczniów
i nauczycieli, planów rozwojowych szkoły (np. wprowadzenie nowego profilu) i biblioteki oraz warunków lokalowych biblioteki. Planowanie powinno się odbywać na podstawie:

• przeglądu katalogu rzeczowego i półek - pozwala to na stwierdzenie w jakich działach występują braki;

• śledzenia tendencji w nauczaniu oraz w zmieniających się programach nauczania;

• statystyki bibliotecznej - analiza kart książek i innych materiałów pozwoli na ustalenie najbardziej poczytnych tytułów.

Plan perspektywiczny

Ten rodzaj planu powinien obejmować kompletowanie materiałów bibliotecznych o charakterze uniwersalnym, stanowiących podstawowy kanon lektur dla uczniów, nauczycieli oraz rodziców - głównie: wydawnictwa informacyjne, literaturę popularnonaukową i naukową. Plan perspektywiczny powinien ujmować również zwiększanie liczby istniejących tytułów poszczególnych rodzajów materiałów bibliotecznych (jeżeli zachodzi taka potrzeba).

Plan okresowy

Plan okresowy (roczny) powinien określać aktualne potrzeby biblioteki w zakresie uzupełniania zbiorów i obejmować bieżące potrzeby czytelników (mody czytelnicze, nagłe zmiany w programie nauczania itp.). Plan okresowy powinien uwzględniać zakup raczej pojedynczych egzemplarzy. Zakupy większej liczby egzemplarzy wybranych tytułów powinny być ujęte w planie perspektywicznym. 

Sposoby gromadzenia zbiorów

Gromadzenie w bibliotekach szkolnych odbywa się poprzez:

1. Zakup - podstawowe źródło przyrostu zbiorów. Zapewnia planowany przyrost zbiorów oraz swobodę i racjonalność w doborze materiałów, ale ściśle wiąże się ze środkami finansowymi, których nieregularny dopływ może spowodować nieodwracalne braki
   w zbiorach.

2. Prenumeratę - głównie czasopism. Ten sposób gromadzenia zapewnia systematyczny i kompletny wpływ kolejnych numerów poszczególnych tytułów, ale wymaga zarezerwowania środków finansowych na kolejny okres prenumeraty (zazwyczaj
   z dwumiesięcznym wyprzedzeniem).

3. Dary - pozycje otrzymane od instytucji, osób prywatnych oraz przyjęte jako ekwiwalent za materiały zagubione. Dary są istotnym sposobem uzupełniania zbiorów, jednak zupełnie nieprzewidywalnym - zarówno jeśli chodzi o ich częstotliwość, jak i jakość materiałów (niektóre materiały mogą nie odpowiadać profilowi gromadzonych zbiorów, o czym darczyńca nie musi wiedzieć). Tytuły otrzymane w darze, które nie odpowiadają profilowi biblioteki, mogą być podstawą wymiany z innymi bibliotekami.

4. Wymianę - jedną z rzadszych form gromadzenia zbiorów. Podstawą wymiany
   z innymi bibliotekami mogą być jedynie materiały zbędne lub dublety.

5. Depozyt - najrzadsza z form gromadzenia zbiorów. Depozyt to przekazanie grupy materiałów (określonej w stosownych dokumentach, podających m.in. wykaz wszystkich jednostek) na użytek biblioteki przez osobę prywatną (np. nauczyciela) lub instytucję (np. bibliotekę pedagogiczną). Depozyt może mieć charakter czasowy lub wieczysty (bezterminowy). Materiały biblioteczne powierzone bibliotece w depozyt nie stanowią majątku biblioteki nie podlegają ewidencji.

Warsztat gromadzenia zbiorów

Planowe gromadzenie zbiorów ułatwia odpowiedni zorganizowany warsztat, na który powinny się składać:

1. Księgozbiór podręczny - obejmujący wybrane wydawnictwa informacyjne (głównie
   z zakresu wiedzy o książce, informatory o bibliotekach i instytucjach wydawniczych, księgarskich), literatura fachowa z zakresu bibliotekarstwa oraz wydawnictwa będące źródłami informacji bibliograficznej o piśmiennictwie (czasopisma fachowe - księgarskie, wydawnicze i bibliotekarskie, plany wydawnicze poszczególnych wydawnictw, źródła dostępne w Internecie).

2. Kartoteki.

• Kartoteka zakupu - zbiór fiszek (kartek) zawierających adnotowane opisy bibliograficzne dokumentów, które mają zostać zakupione do biblioteki. Kartoteka zakupów powstaje w wyniku przeglądania źródeł informacji bibliograficznej
  o piśmiennictwie lub decyzji podjętej w czasie przeglądania nowości, np. w księgarni. W tym typie kartoteki można stosować następujące rozdzielacze: "Zamówienia wstępne", "Zamówienia po przeglądzie z autopsji", "Zakup zrealizowany częściowo", "Zakup zrealizowany".

• Kartoteka kontynuantów - zawiera fiszki z informacjami
  o wydawnictwach wielotomowych, które ukazują się w różnych odstępach czasu lub w różnej kolejności, przez co ich gromadzenia może sprawiać kłopot. Kartoteka pozwala na szybkie zorientowanie się w brakach dokumentów wieloczęściowych.

• Kartoteka dezyderatów - zbiór fiszek zawierających życzenia czytelników - zamówienia na określone pozycje. Kartoteka może zawierać również fiszki - sporządzone przez samych bibliotekarzy - z informacjami o materiałach, których zakup będzie możliwy w późniejszym terminie (ze względu, np. na finanse lub niezgodność tematu dzieła z profilem biblioteki).

• Kartoteka kontrahentów - zbiór fiszek z danymi teleadresowymi instytucji, w których biblioteka dokonuje zakupów lub prenumeraty materiałów bibliotecznych.

Miejsca zakupu materiałów bibliotecznych

Każda biblioteka szkolna - jako placówka publiczna, która jest zobowiązana do przestrzegania Ustawy o zamówieniach publicznych - powinna wybrać takich dostawców materiałów bibliotecznych, którzy okażą się najtańsi i najsolidniejsi. 

1. Księgarnie
   Księgarnie są podstawowym miejscem zakupów do bibliotek szkolnych. Duża konkurencja na rynku księgarskim zachęca do wybrania jednej księgarni i nawiązania z nią długofalowej współpracy, która dla biblioteki może okazać się bardzo korzystna. Współpraca
   z zaprzyjaźnioną księgarnią może zaowocować m.in.:

• rabatami i zniżkami, a także sponsorowaniem bibliotek,

• zamawianiem książek niebędących obecnie w asortymencie księgarni,

• dostawą planów i katalogów wydawniczych oraz prospektów wydawców;

• możliwością regulowania rachunków przelewem,

• odkładaniem dla biblioteki ciekawych tytułów.

2. Księgarnie wysyłkowe

Ten rodzaj księgarń znajduje ostatnio coraz większą rzeszę odbiorców. Dla bibliotek (zwłaszcza przy jednoosobową obsadą) jest to z pewnością wygodne miejsce dokonywania zakupów. Jednak w tym wypadku trzeba liczyć się z opłatami pocztowymi za paczki.

3. Hurtownie
   Hurtownie nastawione na sprzedaż wielu egzemplarzy jednego tytułu są z reguły niechętnie nastawione do klientów kupujących pojedyncze tytuły i egzemplarze. Jednak przy zakupie większej liczby egzemplarzy na pewno warto negocjować i dążyć do ustalenia specjalnych zasad dotyczących dokonywania zakupów, cen i rabatów. 

4. Wydawnictwa
   Wydawnictwa czasami są jedynymi miejscami zakupu materiałów, zwłaszcza jeśli chodzi
   o tytuły unikatowe, kierowane do wybranego, zawężonego kręgu odbiorców. W tym wypadku należy również liczyć się z dodatkowymi opłatami pocztowymi.

5. Dystrybutorzy prasy

Z usług kolportera prasy warto skorzystać przy zamawianiu prenumeraty większej liczby tytułów prasy i czasopism ze względu na upusty, które można wynegocjować - wiąże się to jednak z jednorazowym wydaniem większej kwoty. Również poczta oferuje prenumeratę,
a także poszczególni wydawcy, którzy dodatkowo oferują np. darmowe egzemplarze lub dostęp do internetowego archiwum. Nierzadko cena prenumeraty u wydawcy jest niższa.

6. Internet
   To miejsce dokonywania zakupów staje się ostatnio bardzo popularne. Coraz więcej wydawnictw posiada swoje strony WWW, na których przedstawiona jest aktualna oferta wydawnicza z możliwością złożenia zamówienia. Pojawiają się również internetowe sklepy (również księgarnie) oferujące oprócz książek coraz więcej dokumentów audiowizualnych oraz elektronicznych. Dla bibliotek jest to z pewnością wygodne miejsce dokonywania zakupów, ale korzystając z tej możliwości, trzeba liczyć się z opłatami pocztowymi za paczki. Duże księgarnie (zwłaszcza zagraniczne) oferują zniżki przy regulowaniu płatności kartą kredytową.

Rodzaje dowodów wpływu

Zbiory biblioteki poza materiałami uzyskanymi drogą zakupu czy daru mogą się również powiększać o publikacje własne biblioteki bądź szkoły (np. prace dyplomowe, nagrania wideo itp.). Wpływowi każdego dokumentu musi towarzyszyć odpowiedni dowód wpływu, którym mogą być:

• rachunki dołączone do zakupionych materiałów,

• pisma informujące o przekazaniu bibliotece dokumentów w formie daru, wymiany, depozytu itp. 

Każdy dowód wpływu musi zawierać:

1. Szczegółowy spis materiałów, których dotyczy.

2. Informacje o ich pochodzeniu.

3. Datę wpływu do biblioteki.

4. Wartość każdej jednostki inwentarzowej (jeżeli dokumenty będą podlegały ewidencji).

Poszczególnym sposobom gromadzenia zbiorów odpowiadają różne typy dowodów wpływu.

Sposób gromadzenia zbiorów	Rodzaj dowodu wpływu	Uwagi
zakup	rachunek
prenumerata	rachunek za prenumeratę	Rachunek może być wystawiony za prenumeratę roczną, półroczną lub kwartalną.
dar	pismo (wraz z wykazem przekazanych materiałów)	Dowodem wpływu może być również podziękowanie (wraz z wykazem materiałów) sporządzone przez bibliotekarza-nauczyciela.
dar (ekwiwalent za książkę zagubioną)	protokół zagubienia	Protokół zagubienia stanowi jednocześnie dowód wpływu
wymiana	pismo (wraz z wykazem przekazanych materiałów)
depozyt	pismo (wraz z wykazem materiałów)	Materiały przekazane w depozyt bibliotece nie podlegają ewidencji i nie stanowią własności biblioteki.
gromadzenie wewnętrzne	wykaz wewnętrzny	Gromadzenie wewnętrzne dotyczy dokumentów, które powstają w szkole lub bibliotece.

Każdy dowód wpływu otrzymuje kolejny numer ewidencyjny w obrębie roku (Ewidencja zbiorów).

Każda jednostka ewidencyjna po wpłynięciu do biblioteki powinna otrzymać znak własnościowy, który stwierdza przynależność danego dokumentu do danej biblioteki. Znakiem własnościowym jest przede wszystkim pieczątka (okrągła lub owalna) z nazwą biblioteki lub szkoły, w strukturze której znajduje się biblioteka. Rolę znaku własnościowego może pełnić również ekslibris.
Po wpisaniu do księgi inwentarzowej dana jednostka musi również otrzymać numer inwentarzowy ( szczegółowa ewidencja wpływów), pod którym została wpisana oraz symbol akcesji przejęty
z rejestru przybytków ( sumaryczna ewidencja wpływów).

 

Ewidencja zbiorów - zespół czynności administracyjno-bibliotekarskich, których zadaniem jest ujawnienie (wykazanie) zbiorów do celów kontrolnych i statystycznych przez ich rejestrację prowadzoną według określonych przepisów lub według ustalonych i przyjętych w bibliotece sposobów. 

Encyklopedia współczesnego bibliotekarstwa polskiego. Wrocław 1976, s. 124.

 

Ewidencja zbiorów jest jedną z najbardziej pracochłonnych czynności w pracy bibliotekarza. Obejmuje wpływy oraz ubytki zasobów bibliotecznych. Celem ewidencji jest również:

• ustalenie wielkości księgozbioru oraz jego kontrolę i zachodzące zmiany,

• śledzenie powiększania się zbiorów z ustaleniem ich pochodzenia,

• ustalenie wartości oraz źródeł pochodzenia wydatków związanych z gromadzeniem zbiorów,

• rejestrowanie ubytków oraz ustalanie ich przyczyn,

• śledzenie zmian w strukturze zbiorów. 

W bibliotekach stosuje się:

1. Sumaryczną (wstępną) ewidencję wpływów polegającą na ujęciu całych partii wpływających do biblioteki materiałów bez względu na źródło wpływu.

2. Szczegółową (jednostkową) ewidencję wpływów polegającą na oddzielnym zarejestrowaniu każdego wpływającego do biblioteki dokumentu.

3. Szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków, której celem jest ujęcie najpierw poszczególnych brakujących dokumentów z późniejszym ich ujęciem zbiorczym.

4. Ewidencję finansowo-księgową wpływów i ubytków.

 

Podstawą prawną zasad ewidencji materiałów bibliotecznych jest rozporządzenie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych [Dz. Urz. 1999 nr 93, poz. 1077].

1. Jednostki ewidencyjne

Dane o zbiorach podawane są w jednostkach ewidencyjnych określonych dla każdego rodzaju materiałów bibliotecznych: 

DLA KSIĄŻEK:

• wolumin (wolumen):

• dla książek opublikowanych jako całość wydawnicza (książka jednotomowa lub książka współoprawna),

• dla książek publikowanych w częściach przed skompletowaniem określonych całości wydawniczych (jeden tom książki wielotomowej), 

• poszyt - dla książek publikowanych w częściach przed skompletowaniem określonych całości wydawniczych (jedna część wydawnictwa seryjnego ukazującego się w zeszytach do kolekcjonowania w segregatorach, np. "ABC English. Angielski od podstaw" wydawnictwa com. Sp. z o.o.);

DLA CZASOPISM:

• wolumin (wolumen) - dla czasopism oprawionych oraz skompletowanych, podzielonych na części do oprawy (oprawione 12 numerów miesięcznika z jednego roku),

• zeszyt:

• dla czasopism bieżących (jeden numer z 12 miesięcznika),

• dla czasopism nieoprawionych z lat ubiegłych, w których występują braki (np. oprawione 12 numerów miesięcznika z jednego roku bez numeru 3);

DLA FILMÓW:

• zwój - dla filmów na taśmie filmowej, bez względu na to, czy zwój jest to:

• jeden utwór, 

• kilka utworów,

• część utworu,

• kaseta - dla filmów wydanych na kasecie wideo, bez względu na to, czy jest to:

• jeden utwór, 

• kilka utworów,

• część utworu,

• zestaw kaset - dla opatrzonego wspólnym tytułem kompletu kaset wideo, stanowiących całość wydawniczą;

DLA DOKUMENTÓW DŹWIĘKOWYCH:

• płyta - dla płyt gramofonowych i kompaktowych, bez względu na to, czy jest to:

• jeden utwór, 

• kilka utworów,

• część utworu,

• zestaw płyt - dla opatrzonego wspólnym tytułem kompletu płyt gramofonowych lub kompaktowych, stanowiących całość wydawniczą,

• kaseta - dla nagrań na kasetach magnetofonowych, 

bez względu na to, czy jest to:

• jeden utwór, 

• kilka utworów,

• część utworu,

• zestaw kaset - dla opatrzonego wspólnym tytułem kompletu kaset magnetofonowych, stanowiących całość wydawniczą;

DLA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH:

• dyskietka - dla dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza na dyskietce komputerowej,

• zestaw dyskietek - dla opatrzonego wspólnym tytułem kompletu dyskietek, stanowiącego całość wydawniczą,

• płyta CD-ROM - dla dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza na płycie
  CD-ROM,

• zestaw płyt CD-ROM - dla opatrzonego wspólnym tytułem kompletu płyt CD-ROM, stanowiącego całość wydawniczą 

oraz dla innych materiałów bibliotecznych:

DLA DOKUMENTÓW KARTOGRAFICZNYCH:

• globus - dla globusów wydanych w formie kulistego modelu ziemi albo nieba,

• mapa:

• dla map publikowanych jako całość wydawnicza, 

• dla map w formie płaskiej wydawanych w odcinkach niesamodzielnych po skompletowaniu całości,

• dla atlasów wydawanych w częściach przed skompletowaniem całości,

• odcinek - mapa - dla map wydawanych w odcinkach samodzielnych,

• wolumin - dla atlasów:

• publikowanych jako całość wydawnicza,

• wydawanych w częściach po ich skompletowaniu;

DLA DOKUMENTÓW NORMALIZACYJNYCH, PATENTOWYCH ORAZ TECHNICZNO-HANDLOWYCH:

• wolumin: 

• dla pojedynczych norm stanowiących samodzielną całość wydawniczą oraz zbiorów tych dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza,

• dla opisów patentowych stanowiących samodzielną całość wydawniczą oraz zbiorów tych dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza,

• dla cenników stanowiących samodzielną całość wydawniczą oraz zbiorów tych dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza,

• dla katalogów stanowiących samodzielną całość wydawniczą oraz zbiorów tych dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza,

• dla innych dokumentów tego ypu, stanowiących samodzielną całość wydawniczą oraz zbiorów tych dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza.

DLA DOKUMENTÓW IKONOGRAFICZNYCH:

• wolumin - dla dokumentów ikonograficznych:

• opublikowanych jako całość wydawnicza albo ujętych sztucznie w całość,

• publikowanych w częściach, po skompletowaniu określonej całości wydawniczej,

• teka - dla dokumentów ikonograficznych:

• opublikowanych jako całość wydawnicza albo ujętych sztucznie w całość,

• publikowanych w częściach, po skompletowaniu określonej całości wydawniczej
  i ujętych w tekę opatrzoną wspólnym tytułem,

• plansza - dla dokumentów ikonograficznych stanowiących: 

• samodzielną całość,

• część większej całości przed jej skompletowaniem (jednostka odnosi się do ekslibrisu, plakatu, ryciny, rysunku),

• fotografia - dla pojedynczych fotografii,

• obraz - dla pojedynczych obrazów;

DLA DOKUMENTÓW OGLĄDOWYCH:

• zwój - dla filmów niemych i przeźroczy, bez względu na to, czy jest to:

• jeden utwór, 

• kilka utworów,

• część utworu,

• klatka, zestaw klatek - dla opatrzonego wspólnym tytułem kompletu przeźroczy oprawionych w ramki, stanowiących całość wydawniczą, z wyjątkiem pojedynczych klatek filmów niemych i przeźroczy, które nie podlegają ewidencji.

Każda jednostka ewidencyjna po wpłynięciu do biblioteki powinna otrzymać znak własnościowy, który stwierdza przynależność danego dokumentu do danej biblioteki. Znakiem własnościowym jest przede wszystkim pieczątka (okrągła lub owalna) z nazwą biblioteki lub szkoły, w strukturze której znajduje się biblioteka. Rolę znaku własnościowego może pełnić również ekslibris.
Po wpisaniu do księgi inwentarzowej dana jednostka musi również otrzymać numer inwentarzowy ( szczegółowa ewidencja wpływów), pod którym została wpisana oraz symbol akcesji przejęty
z rejestru przybytków ( sumaryczna ewidencja wpływów).

Dla różnych rodzajów zbiorów specjalnych warto wprowadzić oznaczenia literowe identyfikujące dany rodzaj zbiorów, np.:

• F - dla filmów (lub KW - dla kaset wideo);

• D - dla dokumentów dźwiękowych (lub PŁ - dla płyt i T - dla taśm magnetofonowych);

• E - dla dokumentów elektronicznych (lub DK - dla dyskietek i CD - dla CD-ROM-ów);

• K - dla dokumentów kartograficznych (lub G - dla globusów, M - dla map, OD - dla odcinków i A - dla atlasów);

• N - dla dokumentów normalizacyjnych, patentowych oraz techniczno-handlowych;

• G - dla dokumentów ikonograficznych;

• P - dla dokumentów oglądowych (przeźroczy).

Wprowadzenie symboli oznaczających poszczególne rodzaje materiałów bibliotecznych ułatwi ustawienie zbiorów w magazynie, a te same symbole będą jednocześnie sygnaturą umieszczoną na dokumentach.

2. Ewidencja wpływów

Sumaryczna ewidencja wpływów

Sumaryczna ewidencja wpływów prowadzona jest w bibliotekach, w których wynika to z organizacji pracy. Polega ona na wstępnym zaewidencjonowaniu wpływających do biblioteki grup materiałów objętych jednym dowodem wpływu, bez względu na źródło wpływu. Sumaryczna ewidencja wpływów nie obejmuje poszczególnych części (zeszytów) wydawnictw ciągłych prenumerowanych na bieżąco (są one rejestrowane na kartach akcesyjnych czasopism akcesja czasopism).

Podstawę prowadzenia sumarycznej ewidencji wpływów stanowią dowody wpływu: 

1. spoza biblioteki:

• rachunki lub faktury za zakupione materiały (np. z księgarni lub hurtowni);

• pisma (wraz z wykazami materiałów bibliotecznych) przekazujące bibliotece materiały w ramach przydziału (np. z ministerstwa), daru lub wymiany;

sporządzone w bibliotece:

• kopie pism (wraz z wykazami materiałów bibliotecznych) stanowiące potwierdzenie odbioru materiałów przekazanych w formie daru, wymiany lub przydziału bibliotece;

• protokoły przyjęcia określonych materiałów (np. od czytelników jako ekwiwalent za książkę zagubioną).

Każdy dowód wpływu powinien zawierać:

• wykaz materiałów wpływających do biblioteki, sporządzony przez instytucję lub osobę sprzedającą lub przekazującą dane materiały albo przez przyjmującą bibliotekę;

• ceny (rzeczywistą wartość wpływających do biblioteki materiałów), a w wypadku darów lub materiałów wytworzonych w bibliotece lub szkole (np. nagrań wideo) szacunkową wartość.

Jeśli biblioteka nie jest zainteresowana włączeniem wszystkich materiałów wyszczególnionych danym dowodem wpływu (np. pismem przekazującym bibliotece materiały w ramach daru), należy wówczas sporządzić wykaz jednostek zaliczonych do włączenia do zbiorów biblioteki. Tak sporządzony wykaz będzie stanowił rzeczywisty dowód wpływu. 

Do prowadzenia sumarycznej ewidencji wpływów służy rejestr przybytków. W zależności od wielkości rocznej liczby wpływów oraz od liczby wpływów z poszczególnych źródeł (np. kupna, wymiany, daru) biblioteka prowadzi jeden rejestr przybytków wspólny dla wszystkich rodzajów wpływów lub odrębny rejestr dla każdego rodzaju wpływu.

Wpływy w obrębie każdego roku odnotowuje się oddzielnie, czyli rozpoczynając numerację od "1". Na koniec danego roku kalendarzowego sumuje się wszystkie pozycje, a nowy rok rozpoczyna się ponownie od pozycji "1".

Biblioteka może nie ewidencjonować materiałów wykorzystywanych na bieżąco (o krótkotrwałej wartości merytorycznej, np. dzienników, cenników, katalogów, prospektów przemysłowo-handlowych itp.).

Dowód wpływu i wpisana do rejestru przybytków grupa jednostek ewidencyjnych materiałów bibliotecznych muszą być opatrzone numerem akcesji (numerem bieżącym rejestru przybytków) lub innymi numerami ewidencyjnymi, które wskazują na wzajemne powiązanie, np.:




Ponadto na odwrocie dowodu wpływu należy również umieścić zapis:

Książki (lub inne materiały biblioteczne) wpisano do księgi inwentarzowej biblioteki pod numerami od .................... do .................... Liczba egzemplarzy ....................

________________________
podpis bibliotekarza

 

Z tak opisanych dowodów wpływu należy sporządzić kopie, które należy przechowywać
w bibliotece, w osobnych segregatorach uszeregowane według numerów bieżących rejestru przybytków w obrębie danego roku. Oryginały dowodów wpływu należy natomiast przekazać do księgowości, gdzie będą podstawą ewidencji finansowo-księgowej.

Akcesja czasopism

Ewidencję prenumerowanych na bieżąco czasopism (poszczególnych części, zeszytów, numerów itp.) najlepiej prowadzić na specjalnych kartach (druki od B 111 do B 117), przeznaczonych dla poszczególnych wydawnictw ciągłych (tygodników, dwutygodników, miesięczników itd.). Ten sposób ewidencji ułatwia kontrolę wpływających do biblioteki poszczególnych części czasopism (np. pozwala na szybką reklamację, jeśli brakuje pewnych części).

Po skompletowaniu i oprawieniu całego rocznika (brakujące części należy uzupełnić) danego tytułu czasopisma przeznaczonego do dłuższego przechowywania w bibliotece należy dokonać wpisu danego tytułu do księgi inwentarzowej (w przypadku tytułów bardzo cennych i ważnych dla biblioteki dopuszcza się inwentaryzowanie jednostek niekompletnych).

Szczegółowa ewidencja wpływów

Podstawową i obowiązującą wszystkie biblioteki rejestracją wpływów jest ewidencja szczegółowa. Prowadzona jest bez względu na to, czy w danej placówce jest prowadzony rejestr przybytków czy nie. Ewidencję szczegółową wpływów prowadzi się w księdze inwentarzowej, która stanowi podstawowy dokument stwierdzający stan liczbowy i wartościowy zbiorów danej biblioteki. Z tego względu księga inwentarzowa powinna być w sposób szczególny chroniona i zabezpieczona przed kradzieżą oraz innymi zdarzeniami losowymi.

Księga inwentarzowa składa się z ponumerowanych, przesznurowanych i oprawionych stron, przy czym końce sznurka muszą być przytwierdzone do czwartej strony okładki pieczęcią lakową lub naklejką z pieczęcią urzędową biblioteki. Księga inwentarzowa musi zawierać ponadto klauzulę podającą liczbę stron, potwierdzoną pieczęcią i podpisem kierownika biblioteki oraz głównego księgowego szkoły. Pierwsza strona okładki powinna zawierać:

• nazwę biblioteki oraz szkoły, której własnością jest księga inwentarzowa;

• wspomnianą wyżej klauzulę;

• informację o numerach inwentarzowych, jakie dana księga obejmuje;

• rodzaj ewidencjonowanych zbiorów (np. "Inwentarz książek i oprawnych czasopism", "Inwentarz zbiorów specjalnych").

Wskazówki dotyczące prowadzenia księgi inwentarzowej

• Zapisy w księdze inwentarzowej powinny być dokonywane w ten sposób, aby umożliwić jednoznaczną identyfikację poszczególnych materiałów. 

• Wszystkie rubryki inwentarza (z wyjątkiem rubryki 3 - "Znak miejsca (sygnatura)", którą można wypełniać ołówkiem) należy wypełniać czarnym lub niebieskim długopisem.

• Przy wpisywaniu do inwentarza kilku egzemplarzy jednego dzieła można stosować znaki powtórzenia "- _" -" w rubrykach 5 - "Tytuł - Tom - Rocznik" (z wyjątkiem dzieł anonimowych) oraz w rubryce 6 - "Rok wydania. Wydawca".

• Błędnych i omyłkowych zapisów nie wolno wymazywać, wyskrobywać lub zaklejać. Należy je przekreślić i poprawić czerwonym długopisem, a w rubryce 16 - "Uwagi" umieścić datę
  i podpis osoby upoważnionej do wprowadzania poprawek. 

• W miejsce wycofanej pozycji nie wolno wprowadzać żadnego nowego dokumentu,
  a w wypadku odnalezienia materiałów wprowadzonych do rejestru ubytków należy traktować je jak nowe dokumenty wpływające do biblioteki i wpisywać je do inwentarza pod nowym numerem. W rubryce 16 - "Uwagi" należy dodatkowo umieścić zapis "odnaleziono".

Wskazówki wypełniania poszczególnych rubryk

• Rubryka 1 - "Data wpisu"

Wpisuje się dzień i miesiąc, w którym jest ewidencjonowany dany dokument.
12.12 (12 grudnia)

• Rubryka 2 - "Nr inwentarza"

Należy (przed rozpoczęciem wpisywania) ponumerować wszystkie pozycje, uwzględniając wydrukowane końcówki. 12234 5 - cyfra pięć jest wydrukowana 

• Rubryka 3 - "Znak miejsca (sygnatura)"

Wpisuje się symbol, oznaczający miejsce danego rodzaju materiału bibliotecznego w zbiorach (na półce), jeżeli różni się on od numeru inwentarzowego. Tę rubrykę najlepiej wypełniać ołówkiem, ponieważ sygnatura może być zmieniana. W inwentarzach wspólnych dla wszystkich rodzajów zbiorów specjalnych w rubryce tej należy wpisać symbol oznaczający dany rodzaj dokumentów. KW (kaseta wideo)

• Rubryka 4 - "Autor - Twórca"

Należy wpisać nazwisko i inicjał imienia  autora dzieła. Jeżeli twórcami dzieła jest dwóch lub trzech autorów, wpisuje się nazwisko pierwszego z adnotacją "i in." Jeżeli dokument ma więcej niż trzech autorów lub jest pracą "pod redakcją", rubryki tej nie wypełnia się. W inwentarzach zbiorów specjalnych rubrykę 4 i 5 można traktować jako całość dla dokumentów, stanowiących jednostkę ewidencyjną skompletowaną w bibliotece i z nadanym przez bibliotekarza tytułem.
W wypadku kompletnych dokumentów po tytule należy wymienić liczbę elementów wchodzących w skład danej jednostki ewidencyjnej, np. kl. 30 (30 klatek), pl. 10 (10 plansz).

R. Murhphy K. Przybyłowski i in. (autorami książki są Krzysztof Przybyłowski, Steven W. Hartley, Roger A. Kerin, William Rudelius) Biblioteka w szkole. Miesięcznik. R. 2001 Ameryka Północna. Ram 45. (zestaw slajdów)

• Rubryka 5 - "Tytuł - Tom - Rocznik"

Wpisuje się tytuł dzieła przejęty z karty tytułowej. Zbyt długi tytuł można skracać. Nie wolno jednak skracać wyrazów początkowych tytułu, a jedynie końcowe zastępując je trzema kropkami (...). Jeżeli jednostka inwentarzowa jest jedną z części wydawnictwa wielotomowego lub wydawnictwa ciągłego, w tej rubryce należy również podać kolejny numer tej części (tomu, rocznika). Rubryka ta służy również do wpisywania kolejnego wydania (poza pierwszym,
o którym informacji nie podaje się). Jak przekonująco mówić... (pełny tytuł książki brzmi:
"Jak przekonująco mówić i przemawiać") The stranger. Ed. 8 Buddenbrookowie. T. 1.

• Rubryka 6 - "Rok wydania. Wydawca"

Podaje się rok wydania oraz nazwę wydawcy (ewentualnie skrót, np. PWN). Jeżeli brak jest któregoś elementu, należy postawić kreskę (myślnik). 2000, SBP

• Rubryka 7 - "Nr dowodu wpływu lub akcesji"

Jeżeli biblioteka prowadzi rejestr przybytków, należy podać w tej rubryce numer bieżący (nadany wpisywanej grupie materiałów objętych jednym dowodem wpływu) tego rejestru.
W przypadku, gdy biblioteka nie prowadzi rejestru przybytków, należy podać w tej rubryce numer dowodu wpływu nadany przez bibliotekę. 35/K/2001, 40/D/2001

• Rubryki 8 - 12 - "Sposób nabycia"

Wpisuje się znak jedności w rubryce odpowiadającej sposobowi nabycia (rodzajowi wpływu) danej jednostki inwentarzowej. W rubryce 11 można ująć rodzaje wpływów niewymienione

w rubrykach 8-10 i 12. 1 (zawsze będzie to cyfra 1, z wyjątkiem ksiąg inwentarzowych dla materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony ewidencja uproszczona)

• Rubryka 13 - "Cena lub wartość"

Wpisuje się cenę zakupionej jednostki lub - w wypadku materiałów otrzymanych, np. w darze - ustaloną komisyjnie wartość. 23,60

• Rubryka 14

W tej rubryce można wpisać dane, które nie zostały ujęte w innych rubrykach, np. symbol działu. H (symbol oznaczający powieści i opowiadania historyczne)

• Rubryka 15 - "Nr ubytku"

Wpisuje się tu numer kolejny rejestru ubytków, przekreślając jednocześnie ukośną kreską (czerwonym długopisem) rubrykę 1 - "Nr inwentarza". 2022

• Rubryka 16 - "Uwagi"

Wpisuje się wszystkie dodatkowe informacje dotyczące danej jednostki inwentarzowej
(np. o dokumentach towarzyszących - dyskietkach dołączonych do książki) oraz - w wypadku dokonywanych poprawek - datę i podpis osoby  upoważnionej do ich wprowadzania. CD-ROM

Szczegółowej ewidencji wpływów podlegają wszystkie rodzaje materiałów, które "na stałe" będą włączone do zbiorów biblioteki. Natomiast materiały o krótkotrwałej wartości merytorycznej (wykorzystywane na bieżąco), np. czasopisma nieprzeznaczone do archiwalnego przechowywania w zbiorach biblioteki (głównie dzienniki i kolorowe magazyny o charakterze rozrywkowym), wydawnictwa reklamowe, katalogi, cenniki, prospekty przemysłowo-handlowe oraz instrukcje obsługi maszyn i urządzeń, a także pojedyncze ilustracje i fotografie nie podlegają szczegółowej ewidencji wpływów. Materiały o krótkim okresie użytkowania, wymagające stałej aktualizacji, gromadzone w większej liczbie egzemplarzy, np. skrypty i podręczniki, ewidencjonuje się w sposób uproszczony ( ewidencja uproszczona).

Dla poszczególnych rodzajów zbiorów bibliotecznych powinna być prowadzona oddzielna księga inwentarzowa:

• inwentarz książek i oprawnych czasopism (odrębny inwentarz czasopism może być prowadzony, jeżeli biblioteka gromadzi wiele tytułów czasopism);

• inwentarz podręczników i skryptów;

• inwentarz zbiorów specjalnych (jeżeli w ciągu roku do biblioteki wpływa więcej niż 50 jednostek każdego typu zbiorów, można je ewidencjonować w odrębnych księgach inwentarzowych, każdy inwentarz opisując, np. "Inwentarz kaset wideo" oraz wprowadzając dla poszczególnych rodzajów zbiorów odpowiednie oznaczenie literowe, np. KW - kasety wideo).

Po zapełnieniu pierwszej księgi inwentarzowej zakłada się następną, kontynuując numerację wpisywanych pozycji i zachowując wszystkie zasady dotyczące prowadzenia ksiąg inwentarzowych.

W wypadku jednej księgi inwentarzowej dla zbiorów specjalnych należy ją podzielić na tyle części (z zachowaniem miejsca na nabytki), ile rodzajów zbiorów gromadzi biblioteka, na okładce umieszczając informacje o stronach zarezerwowanych dla poszczególnych rodzajów materiałów, np. Kasety audio - str. 1-20; Kasety wideo - str. 21-40; Przeźrocza - str. 41-60 itp. oraz stosując odrębną numerację dla poszczególnych rodzajów dokumentów.

Ksiąg inwentarzowych nie wolno przepisywać z wyjątkiem uzasadnionych sytuacji oraz po uzyskaniu zezwolenia dyrektora szkoły. Inwentarz można przepisać, gdy:

• następuje reorganizacja biblioteki (podział na dwie odrębne placówki, a w związku z tym podział księgozbioru);

• ilość ubytków przekracza 50% zapisanych pozycji;

• inwentarz uległ zniszczeniu (całkowitemu lub częściowemu) na skutek zdarzeń losowych;

• inwentarz był niewłaściwie prowadzony.

W wypadku, gdy biblioteka otrzymuje zbiory po innej, np. zlikwidowanej, bibliotece, zachowuje po niej wszystkie księgi inwentarzowe (traktując je jako "zamknięte" - nie wpisując do nich nowych nabytków). Należy wtedy na okładkach przejętych inwentarzy, kartach książek, kartach katalogowych oraz przy numerach inwentarzowych przejętych książek nanieść dodatkowe oznaczenie (np. literowe - inne od oznaczeń standartowo wykorzystywanych w placówce przejmującej materiały). Ten sposób postępowania pozwoli na uniknięcie przepisywania inwentarzy, kart katalogowych i kart książki oraz nanoszenia informacji na przejętych dokumentach.

Ewidencja uproszczona

Uproszczony zapis ewidencyjny stosuje się wtedy, gdy biblioteka gromadzi materiały o krótkim okresie użytkowania, wymagające stałej aktualizacji oraz gromadzone w większej liczbie egzemplarzy. Do tej grupy dokumentów zalicza się przede wszystkim podręczniki i skrypty. Dla tej grupy materiałów zaleca się prowadzenie oddzielnej księgi inwentarzowej, z zachowaniem wszelkich przepisów dotyczących prowadzenia inwentarzy, w której pod jedną pozycją zapisuje się wszystkie egzemplarze danego tytułu z podaniem w odpowiedniej rubryce "Sposób nabycia" liczbę wszystkich ewidencjonowanych jednostek. Przy uproszczonej ewidencji nie wymagane jest szczegółowe wypełnienie wszystkich rubryk księgi inwentarzowej, wystarczy wypełnić tylko najważniejsze rubryki: "Autor-Twórca", "Tytuł-Tom-Rocznik" (podając tytuł w skrócie), "Rok wydania- Wydawca" (z podaniem jedynie roku wydania). Również innego zapisu wymaga rubryka "Numer inwentarzowy", gdzie poza kolejnym numerem inwentarzowym podaje się ilość egzemplarzy, np.:




W ten sposób zaewidencjonowanym podręcznikom należy nadać trzyczęściowe numery inwentarzowe, np.:




3. Ewidencja ubytków

Zbiory biblioteczne ulegają zmianom zarówno na skutek wpływów, jak i ubytków. Wycofywanie wyselekcjonowanych materiałów bibliotecznych jest nieodłącznym procesem wpływającym na wielkość i jakość zbiorów w bibliotece. 

Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków obejmuje materiały wyłączone ze zbiorów oraz wykreślone z księgi inwentarzowej (która jest podstawowym dokumentem ewidencji wpływów

szczegółowa ewidencja wpływów). Dzięki ewidencji ubytków można ustalić:

• ile materiałów ubyło,

• jakie dokumenty ubyły,

• jaka była przyczyna powstałych ubytków,

• wartość powstałych ubytków.

Wyróżnia się następujące przyczyny powstania ubytków w zbiorach biblioteki:

• zagubienie lub zniszczenie dokumentów przez czytelnika;

• "zaczytanie" (zniszczenie poprzez permanentne użytkownanie);

• selekcję zbiorów (wycofywanie zbiorów nieaktualnych, zniszczonych
  i niewykorzystywanych);

• nieodnalezienie w wyniku przeprowadzonego skontrum (inwentaryzacji zbiorów).

Szczegółowa ewidencja ubytków

Podstawę ewidencji ubytków powstałych w zbiorach biblioteki stanowią dowody ubytków,
tj. dokumenty stwierdzające brak określonych materiałów bibliotecznych, zaakceptowane przez dyrektora szkoły. Dla ubytków, które powstały z jednej przyczyny oraz objęte są tą samą księgą inwentarzową (jeden rodzaj materiałów bibliotecznych, np. książki) sporządza się oddzielny dowód ubytków:

1. Protokół ubytków dla materiałów niezwróconych przez czytelników, za które biblioteka otrzymała ekwiwalent lub zapłatę.

Protokół musi zawierać:

• Datę sporządzenia protokołu. 12 grudnia 2001

• Imię i nazwisko czytelnika, który zagubił dany dokument. Marcin Chmura

• Dane identyfikujące zagubioną książkę (numer inwentarzowy, autor, tytuł, oznaczenie tomu oraz wartość). 20222 | 122245 | A. Radwański: Jak komputeryzować bibliotekę | 25,00

• Podstawowe dane przekazywanego bibliotece w zamian dokumentu (autor, tytuł, rok wydania, cena lub wartość) lub informację o wpłaconej kwocie (odpowiadającej wartości zagubionego dokumentu). R. Murphy: Essential Grammar in Use | 39,4030,00

• Podpisy czytelnika i bibliotekarza. 

Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach: jeden stanowi dowód ubytku, dwa pozostałe - dowód wpływu (po jednym dla biblioteki i księgowości).

2. Protokół komisji w sprawie ubytków dla materiałów niezwróconych przez czytelników, za które biblioteka nie otrzymała ekwiwalentu;

3. Protokół komisji w sprawie ubytków dla materiałów wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji lub nieodnalezienia w trakcie skontrum.

Protokoły muszą zawierać:

• Informację o przyczynie ich sporządzenia ("w sprawie", np. materiałów niezwróconych przez czytelników, selekcji książek, przekazania innej bibliotece kaset wideo itp.).

PROTOKÓŁ KOMISJI w sprawie selekcji książek (dział "Powieści i opowiadania przygodowe i przygodowo-podróżnicze")

• Datę sporządzenia protokołu. 12 grudnia 2001 roku

• Skład komisji, stwierdzającej braki w zbiorach oraz ich przyczynę.

• Przyczynę powstania braków. Komisja w składzie [...] stawia wniosek o wyłączenie ze zbiorów jako książek zdezaktualizowanych i nieczytanych i skreślenie
  z inwentarza następujących pozycji: [...]

• Wykaz wszystkich wycofywanych jednostek (numer bieżący ubytku, numer inwentarza, autor, tytuł, oznaczenie tomu, cena lub wartość). 20122 | 96584 |
  A. Gajdar. - Timur i jego... | 4 

• Podpisy kierownika biblioteki oraz członków komisji.

• Decyzję dyrektora szkoły. Skreślić z inwentarza  i przekazać na giełdę książek.

Protokoły sporządza się w dwóch egzemplarzach i po nadaniu im kolejnego numeru rejestru ubytków ( sumaryczna ewidencja ubytków): jeden przekazuje się do księgowości, a drugi przechowuje w bibliotece, w osobnym segregatorze zawierającym dokumenty ubytków.

Przekazanie materiałów zbędnych innej bibliotece może nastąpić na podstawie sporządzonego protokołu komisji (według wzoru dla materiałów wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji lub nieodnalezienia w trakcie skontrum). Protokół wraz z pokwitowaniem odbioru materiałów stanowi dowód ubytku dla biblioteki przekazującej materiały, a dowód wpływu dla biblioteki przyjmującej materiały. Przekazanie materiałów wycofanych na makulaturę stwierdza się odpowiednią adnotacją umieszczoną na dowodzie ubytku w protokole. 

Sumaryczna ewidencja wpływów

Sumaryczną ewidencję ubytków prowadzi się w rejestrze ubytków (druk B-126), w którym wpisuje się grupę materiałów objętych jednym dowodem ubytku. 

Rejestr ubytków - podobnie jak księga inwentarzowa - powinien być opisany i zawierać informację o:

• bibliotece oraz szkole, której jest własnością,

• numerach bieżących, jakie obejmuje,

• rodzaju ubytkowanych zbiorów (np. "Rejestr ubytków książek i oprawnych czasopism", "Rejestr ubytków zbiorów specjalnych").

Na okładce rejestru ubytków musi także znajdować się klauzula podająca liczbę stron rejestru, potwierdzona pieczęcią i podpisem kierownika biblioteki oraz głównego księgowego szkoły.

Wskazówki dotyczące prowadzenia rejestru ubytków

• Zapisy powinny być dokonywane w ten sposób, aby umożliwić jednoznaczną identyfikację poszczególnych dokumentów ubytków.

• Błędnych i omyłkowych zapisów nie wolno wymazywać, wyskrobywać lub zaklejać. Należy je przekreślić i poprawić czerwonym długopisem, a w rubryce 16 - "Uwagi" umieścić datę
  i podpis osoby upoważnionej do wprowadzania poprawek.

• Odnalezionych materiałów nie wolno wycofywać z rejestru ubytków, a jedynie traktować jak nowe dokumenty wpływające do biblioteki i wpisywać je do inwentarza pod nowym numerem.

Wskazówki wypełniania poszczególnych rubryk

• Rubryka 1 - "Data wpisu"

Wpisuje się tu dzień i miesiąc wycofywanej ze zbiorów jednostki. 12.12

• Rubryka 2 - "Nr kolejny rejestru"

• Należy tu wpisać kolejny numer rejestru, licząc od początku istnienia biblioteki. 58

• Rubryka 3 - "Podstawa (rodzaj dowodu) zapisu" Wpisuje się tu rodzaj dokumentu ubytków, który obejmuje daną grupę wycofywanych ze zbiorów biblioteki dokumentów. Protokół komisji

• Rubryka 4 - "Numery bieżące (pierwszy i ostatni) z podstawy zapisu"

Każdy ubytkowany materiał powinien mieć nadany niepowtarzalny numer ubytku (nadawany
w sposób ciągły), począwszy od pierwszego ubytku stwierdzonego i zapisanego w rejestrze. 20122-20142

• Rubryki 5 - 9 - "Liczba jednostek wg przyczyn ubytku"

Wpisuje się tu liczbę jednostek objętych danym dowodem ubytku w kolumnie odpowiadającej przyczynie powstania ubytku. W rubryce 9 można ująć rodzaje ubytków niewymienione
w rubrykach 5-8. 21 

• Rubryka 10 - "Cena lub wartość w zł"

Wpisuje się tu cenę lub wartość ubytkowanej jednostki lub ubytkowanych jednostek (objętych jednym dowodem ubytku). 36 = 0,01


Wartość ubytków pozycji zaewidencjonowanych przed 31 grudnia 1994 roku należy podawać według wartości odnotowanych w księgach inwentarzowych (nieprzeliczonych na nową jednostkę pieniężną). Dopiero kwotę końcową dowodów ubytku należy denominować. Końcówkę wartości pieniężnych sprzed denominacji zaokrągla się do 0,01 zł.

• Rubryka 11 - "Uwagi"

Wpisuje się tu wszystkie dodatkowe informacje dotyczące danej grupy wycofywanych ze zbiorów biblioteki materiałów (np. informację o przekazaniu dokumentów innej bibliotece) oraz - w wypadku dokonywanych poprawek - datę i podpis osoby  upoważnionej do ich wprowadzania.

Po zapełnieniu pierwszego rejestru ubytków zakłada się następny, kontynuując numerację oraz zachowując wszystkie zasady dotyczące prowadzenia rejestrów ubytków.

Biblioteka szkolna powinna prowadzić tyle rejestrów ubytków, ile ma ksiąg inwentarzowych obejmujących poszczególne rodzaje zbiorów bibliotecznych. Jeżeli zbiory specjalne ewidencjonowane są w jednej księdze inwentarzowej podzielonej na części, to powinien odpowiadać jej jeden rejestr ubytków, również podzielony na tę samą liczbę części o odrębnej numeracji.

Po dokonaniu wpisu do rejestru ubytku całej grupy materiałów bibliotecznych objętych np. "Protokołem komisji w sprawie ubytków dla materiałów wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji" należy na danym dowodzie ubytku umieścić datę i numer kolejny rejestru, pod którym został wpisany. Jednocześnie w księdze inwentarzowej należy zaznaczyć powstanie braku, wpisując
w rubryce 15 - "Nr ubytku" numer kolejny rejestru ubytków łamany przez rok oraz przekreślić po przekątnej czerwonym kolorem numer inwentarzowy wycofanego dokumentu.

W celu wycofania ze zbiorów materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony (np. podręczników), sporządza się odrębne protokoły z zaznaczeniem w księdze inwentarzowej braku w rubryce 15 - "Numer ubytku". Dla tego rodzaju zbiorów bibliotecznych nie prowadzi się rejestru ubytków.

4. Ewidencja finansowo-księgowa

Materiały włączone na stałe do zbiorów biblioteki - objęte szczegółową ewidencją wpływów,
z wyjątkiem rejestrowanych w sposób uproszczony - stanowią majątek biblioteki, podlegają
w związku z tym ewidencji finansowo-księgowej, której celem jest ustalenie stanu ilościowego
i wartości zgromadzonego zbioru z uwzględnieniem zachodzących zmian (dalszych wpływów
i ubytków). Wszystkie wpływy i ubytki ujmuje się na podstawie rzeczywistych kosztów nabycia (również na podstawie kwot stanowiących przedpłaty oraz rachunków za materiały zapłacone,
a które wpływają do biblioteki w miarę ukazywania się ich), a w wypadku materiałów otrzymanych bezpłatnie - według bieżącej, szacunkowej wartości ustalanej na podstawie komisyjnej wyceny zatwierdzonej przez kierownika biblioteki. Do wartości materiałów bibliotecznych nie wlicza się wydatków przeznaczonych na:

• oprawę i konserwację;

• prenumeratę i zakup czasopism.

Kwoty te powinny być księgowane po otrzymaniu rachunków.

Ewidencja finansowo-księgowa polega przede wszystkim na:

1. Współpracy z komórką finansowo-księgową szkoły, w strukturze której znajduje się biblioteka.

2. Sporządzaniu zestawienia zinwentaryzowanych jednostek bibliotecznych.

3. Sporządzeniu zestawienia ubytków. Oba zestawienia - podpisane przez pracownika, który je sporządził, oraz kierownika biblioteki - należy sporządzać w terminie ustalonym przez dyrektora szkoły, jednak nie rzadziej niż raz w roku. W zestawieniach nie podaje się materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony.

Kierownik biblioteki ma obowiązek, po zaakceptowaniu pod względem merytorycznym, dostarczyć do księgowości dowody wpływów i ubytków, które są podstawą zapisów księgowych (kopie dowodów powinny być przechowywane w bibliotece). Biblioteki są ponadto zobowiązane raz
w roku do uzgadniania z księgowością wartości zbiorów wykazywanych w księgach inwentarzowych. Ustalenie zapisów polega na:

1. Ustaleniu wartości zbiorów zaewidencjonowanych w księdze inwentarzowej
   i pomniejszeniu jej o wartość ubytków wykazaną w rejestrze ubytków. W celu przygotowania tych danych należy na bieżąco podsumowywać rubrykę 13 - "Cena lub wartość" w księdze inwentarzowej oraz rubrykę 10 - "Cena lub wartość w zł" w rejestrze ubytków, wpisując ołówkiem sumę wartości jednostek zainwentaryzowanych na danej stronie w rubryce "Do przeniesienia" i na następnej stronie - "Z przeniesienia".

2. Porównaniu wyników z zapisami na koncie ewidencji majątkowej oraz ustaleniu
   i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Ewentualne różnice należy ująć w zestawieniu różnic,
   a bibliotekarz składa w takiej sytuacji wyjaśnienie, które może być przyjęte lub odrzucone przez dyrektora szkoły.

Denominacja
Z dniem 1 stycznia 1995 roku wartość zbiorów uległa denominacji. W związku z tym salda na dzień 31 grudnia 1994 roku należy przeliczyć na nową jednostkę pieniężną, zaokrąglając końcówkę wartości pieniężnych do 0,01 zł. Zapisy wartości aktywów i pasywów wyrażone w starych złotych muszą być od 1 stycznia 1995 roku dokonywane w nowych złotych. Należy dokonać przeliczenia wartości majątku biblioteki w sposób całościowy, bez przeliczania poszczególnych jego składników. Przeliczania wartości poszczególnych materiałów można dokonywać stopniowo,
w miarę potrzeb, np. przy pobieraniu kary pieniężnej za zagubienie książki (ustalenie realnej wartości zagubionej książki). Zestawienia ubytków należy sporządzać według wartości odnotowanych w księgach inwentarzowych (w starych złotych), przeliczając na nowe złote kwotę końcową (na protokole podając kwotę końcową w starych i nowych złotych). W wypadku sporządzania protokołu ubytków materiałów zakupionych do biblioteki przed i po 1 stycznia 1995 roku najlepiej jest dołączyć do protokołu dwa wykazy ubytkowanych materiałów: jeden obejmujący zbiory sprzed 1995 roku, a drugi zbiory zakupione od 1995 roku.





1. Godziny otwarcia biblioteki

Biblioteka szkolna powinna być czynna w godzinach, które są najbardziej dogodne dla jej czytelników nauczycieli i uczniów. Powinno być to ustalone w porozumieniu z dyrekcją szkoły
i radą pedagogiczną.

Biblioteka powinna być czynna:

• w szkole jednozmianowej - co najmniej 15 minut przed pierwszą lekcją i 2-3 godziny po lekcjach;

• w szkole wielozmianowej - przez cały czas trwania zajęć.

Przy jednoosobowej obsadzie biblioteka przez jeden dzień w tygodniu (inny niż najbliższa biblioteka publiczna) może być zamknięta. Dzień ten powinien być przeznaczony na prace wewnętrzne oraz odwiedziny księgarń celem dokonania zakupów nowości do biblioteki. Przy wieloosobowej obsadzie takie rozwiązanie organizacji pracy nie jest konieczne. Informacja
o godzinach otwarcia biblioteki powinna być ogłoszona:

• na drzwiach biblioteki,

• na tablicach informacyjnych (ogólnoszkolnej i bibliotecznej - jeśli są w szkole),

• w pokoju nauczycielskim,

• w witrynie WWW biblioteki (jeśli biblioteka taką posiada).

O wszelkich odstępstwach od ustalonych godzin otwarcia - nawet krótkotrwałych - czytelnicy powinni być poinformowani. Należy ich powiadomić, na jak długo biblioteka będzie zamknięta
i z jakiego powodu. Ponadto na drzwiach biblioteki powinna znajdować się informacja o najbliższej bibliotece publicznej i jej godzinach otwarcia, a w pokoju nauczycielskim informacja o najbliższej bibliotece pedagogicznej.

2. Regulamin biblioteki

Warunki korzystania z biblioteki oraz prawa i obowiązki czytelników powinien w każdej bibliotece określać regulamin podpisany przez dyrektora szkoły i wywieszony w widocznym, dostępnym dla wszystkich, miejscu. Regulamin powinien być opracowany na podstawie obowiązujących przepisów prawnych oraz statutu szkoły. Regulamin powinien określać:

1. Kto może korzystać ze zbiorów.

2. Ile może wypożyczyć książek i na jak długo.

3. Jakie są sankcje za nieterminowy zwrot, zniszczenie lub zagubienie książek.

4. Zasady korzystania z czytelni.

5. Zasady bezpieczeństwa i higieny przy korzystaniu z biblioteki.

Biblioteka może operować jednym regulaminem lub kilkoma: dla wypożyczalni, czytelni, pracowni komputerowej itp.

Przykładowy regulamin

REGULAMIN BIBLIOTEKI SZKOLNEJ

1. Z księgozbioru biblioteki mogą korzystać wszyscy uczniowie, nauczyciele i rodzice uczniów.

1. Rodzice uczniów mogą korzystać ze zbiorów jedynie na miejscu w czytelni.

2. Z księgozbioru można korzystać w godzinach otwarcia biblioteki (podanych na drzwiach).

3. Uczniowie mogą wypożyczyć dwie książki na dwa tygodnie.

4. Nauczyciele mogą wypożyczyć pięć książek na pięć miesięcy.

5. Po upływie terminu zwrotu czytelnik jest zobowiązany oddać książkę lub ją prolongować, o ile nie jest zarezerwowana.

6. Uczniom i nauczycielom, którzy nie oddają książek w terminie, zostanie ograniczona możliwość wypożyczenia książek do jednej.

7. W wypadku zniszczenia lub zagubienia książki, czytelnik jest zobowiązany kupić inną, uzgodnioną z bibliotekarzem.

8. Wszystkie książki należy oddać na jeden tydzień przed zakończeniem roku szkolnego.

9. Z księgozbioru czytelni można korzystać po uprzednim wpisaniu się do zeszytu odwiedzin.

10. Książki, czasopisma i inny rodzaj zbiorów z księgozbioru podręcznego odstawia na miejsce bibliotekarz.

11. Wszystkie zbiory biblioteczne należy szanować, a zauważone uszkodzenia zgłaszać bibliotekarzowi.

12. W bibliotece obowiązuje cisza i zakaz spożywania posiłków.

13. Do biblioteki nie można wnosić teczek i plecaków oraz ubrań wierzchnich.

Zatwierdzono uchwałą Rady Pedagogicznej z 28 sierpnia 2001 roku.

podpis dyrektora szkoły

3. Wypożyczalnia

Podstawową formą udostępniania zbiorów jest ich wypożyczanie na zewnątrz. Udostępnianie zbiorów do domu umożliwia czytelnikowi korzystanie z nich w warunkach dla niego najbardziej dogodnych - w wybranym przez niego miejscu i czasie, dlatego jest tak istotne z punktu widzenia czytelnika. W związku z tym wypożyczalnia powinna być tak zorganizowana, aby zapewnić:

• optymalne ustawienie księgozbioru (z zachowaniem miejsca na nowości);

• szybki dostęp do zbiorów;

• sprawną obsługę czytelników;

• ochronę zbiorów.

Ustawienie zbiorów

Sposób ustawienia zbiorów jest uzależniony od wielkości i charakteru księgozbioru, możliwości lokalowych oraz grona odbiorców. Najodpowiedniejszym sposobem ustawienia zbiorów, zyskującym coraz większy krąg zwolenników wśród bibliotekarzy i szczególne uznanie wśród czytelników, jest wolny dostęp do zborów.

Zalety:

• umożliwia czytelnikowi bezpośredni kontakt ze zbiorami, bez konieczności korzystania
  z katalogów i pomocy bibliotekarza, zwiększa jego samodzielność;

• pozwala na właściwy dobór literatury poprzez możliwość pobieżnego zapoznania się
  z treścią książki;

• oszczędza czas czytelnika - eliminuje poszukiwania w katalogach, składanie i oczekiwanie na realizacje zamówień;

• zwiększa informację o gromadzonym księgozbiorze - nowościach i innych książkach stojących obok;

• umożliwia szybsze i bardziej precyzyjne ze względu na tematykę powiększanie się zbiorów - czytelnicy, dzięki bezpośredniemu kontaktowi, łatwiej wysuwają życzenia co do zakupu dalszym materiałów; zbiory są lepiej wykorzystywane, a tematyka ściśle odpowiada potrzebom czytelniczym użytkowników;

Wady:

• utrudnia utrzymanie porządku na półkach - czytelnicy mogą nieświadomie przestawiać oglądane książki, nie odkładać na właściwe miejsce;

• możliwy wzrost kradzieży i niszczenia zbiorów, (utrudniona kontrola);

• przypadkowy wybór lektur (tych pod ręką), zwłaszcza u czytelników mniej wyrobionych.

Organizacja wolnego dostępu do zbiorów wymaga wprowadzenia zasad, których przestrzeganie ułatwi czytelnikom korzystanie z biblioteki, a bibliotekarzom pracę.

1. Miejsce - wypożyczalnia z wolnym dostępem do zbiorów wymaga większej ilości miejsca niż wypożyczalnia z osobnym magazynem zamkniętym. Oblicza się, że trzeba zapewnić
   o 100% więcej powierzchni na ten typ magazynu. Ilość miejsca jest warunkowana przez:

• księgozbiór, którego układ rzeczowy wymaga zarezerwowania większej powierzchni na nowości (co najmniej 30% powierzchni),

• czytelników, którzy również potrzebują więcej przestrzeni - więcej osób dłużej przebywa jednocześnie przy regale.

• Rzeczowy układ zbiorów - pozwoli czytelnikowi wybrać tę część kolekcji, która odpowiada jego zainteresowaniom i potrzebom. W bibliotekach szkół podstawowych należy przede wszystkim podzielić księgozbiór na:

• literaturę popularnonaukową,

• literaturę piękną (z wyłączeniem lektur, które powinny być ustawione w odrębnym miejscu w układzie według klas),

• literaturę dla nauczycieli.

W obrębie literatury popularnonaukowej i literatury dla nauczycieli stosuje się przyjęty zwyczajowo schemat ustawienia zbiorów oparty na Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej (UKD), natomiast w obrębie literatury pięknej układ działowy (gdzie każdy dział odpowiada określonemu rodzajowi beletrystyki, np. bajeczki i wierszyki, powieści i opowiadania przygodowe i przygodowo-podróżnicze, powieści i opowiadania fantastycznonaukowe itp.) lub kombinowany (poziomo-działowy), gdzie poziomy dostosowane są do wieku czytelnika (np. poziom I - książeczki dla czytelników 6-8-letnich), a w obrębie poziomów literatura ustawiona jest działami, podobnie jak w układzie działowym.

W bibliotekach szkół ponadpodstawowych zbiory należy ustawić, opierając się na UKD,
ze szczególną rozbudową działu 8 - Językoznawstwo (w obrębie którego ustawiona zostanie literatura piękna) we wszystkich typach szkół oraz rozszerzając poszczególne działy w zależności od typu szkoły. Dopuszczalne jest również wyłączenie lektur
(z podziałem na klasy) oraz księgozbioru dla nauczycieli (ustawionego również według UKD).

3. Informacja o zbiorach - niezwykle istotna, ponieważ pozwoli prawnie poruszać się
   w obrębie półek i szybko dotrzeć do poszukiwanych materiałów. Katalogi - mimo że mogą być mniej wykorzystywane, nie można ich wyeliminować lub zaniedbywać. Katalogi są bowiem najpełniejszym źródłem informacji o zbiorach biblioteki - odpowiadają na pytanie, czy dana książka znajduje się w bibliotece. System informacji wizualnej - dotyczący ustawienia zbiorów jest niezwykle istotny, dobrze przygotowany odciąży bibliotekarza w kierowaniu do poszczególnych działów i nauczy czytelników samodzielności. Informacja wizualna powinna być przemyślana i starannie przygotowana (z wykorzystaniem kolorów, różnych krojów pisma i wielkości czcionki) w myśl zasady: od ogółu do szczegółu. Informacja wizualna powinna również informować o zasadach korzystania z wolnego dostępu do zbiorów, np. odkładanie książek na wózki, a nie na półkę (co zapobiegnie przestawianiu). Bibliotekarz - musi być doskonale zorientowany w układzie zbiorów, sprawnie kierować użytkownika do danego obszaru (przejścia czy regału), w którym znajduje się poszukiwana przez czytelnika literatura.

4. Porządek - zbiory muszą być w stałym porządku, a przyjęty układ ustawienia rzeczowego musi być konsekwentnie przestrzegany. Pomocne mogą być dyżury uczniów należących do kółka bibliotecznego oraz zastosowanie kolorowych naklejek na grzbiety książek - dla każdego działu przypisanie określonego koloru z wykorzystaniem tej samej kolorystki przy opracowaniu informacji wizualnej. Pomocne dla czytelników mogą być również plastikowe zakładki, które można wkładać w miejsce oglądanej książki.

Ustawienie zbiorów w magazynie zamkniętym (bez wolnego dostępu) jest szczególnie zasadne
w bibliotece:

• o małej powierzchni, (przestrzeń między regałami nie wymaga wtedy tak dużo miejsca);

• jednoosobowej, gdzie istniej zagrożenie niezapanowania nad zbiorami.

W tego typu magazynie można wtedy zastosować ustawienie zbiorów według numeru bieżącego (numerus currens). Książki podaje bibliotekarz na podstawie zamówienia (pisemnego na rewersie lub ustnego) czytelnika, który, posługując się katalogiem, wyszukuje sygnaturę poszukiwanego wydawnictwa.

Rejestracja wypożyczeń

Wypożyczenie wyszukanych przez czytelnika książek następuje po odnotowaniu informacji
na karcie czytelnika (druk B-171) i karcie książki (druk B-170). Stosowany jest przy tym zapis krzyżowy. Na karcie czytelnika należy wpisać sygnaturę i datę wypożyczenia książki
(dzień i miesiąc). Natomiast na karcie książki należy wpisać numer czytelnika oraz również datę (dzień i miesiąc). Przy zwrocie książki należy natomiast wpisać datę oddania (dzień i miesiąc).

Karty czytelnika zakłada się na początku roku szkolnego dla wszystkich uczniów na podstawie dzienników lekcyjnych. Poprawnie założona karta czytelnika powinna zawierać:

• nazwisko i imię,

• dokładny adres (z kodem pocztowym),

• rok urodzenia,

• numer czytelnika,

• znak statystyczny,

• datę zapisania do biblioteki,

• informację o innych bibliotekach, z których korzysta czytelnik,

• podpis czytelnika (złożony podczas pierwszego wypożyczenia), który potwierdza zobowiązanie do przestrzegania regulaminu biblioteki.

Numer czytelnika podawany w górnym prawym rogu karty powinien zawierać:

• numer klasy,

• numer czytelnika w dzienniku,

• symbol literowy klasy.

Np. 412b oznacza, że czytelnik jest uczniem klasy IVb wpisanym w dzienniku pod numerem dwunastym. Karty czytelników należy co roku aktualizować. Jeżeli karta nie została w poprzedniej klasie zapełniona, należy zmienić numer czytelnika na aktualny (zaklejając lub skreślając stary numer i wpisując nowy) oraz odkreślić poziomą linią ubiegłoroczne wypożyczenia i wpisać kolorowym długopisem nowy rok szkolny. Jeżeli karta w ubiegłym roku została zapełniona, należy czytelnikowi założyć nową, zaznaczając numer kolejny karty w górnym prawym rogu. Nowe karty należy założyć również wszystkim nowym uczniom. Karty czytelnika należy przechowywać przez cały czas uczęszczania ucznia do szkoły, a w wypadku odejścia ucznia do innej szkoły odesłać
z pozostałymi dokumentami. Kolejne karty należy spinać lub na każdej następnej wpisywać kolejny numer i liczbę wypożyczonych dotychczas książek.

Karty książek zakłada się na etapie opracowania technicznego nabytków. Poprawnie założona karta książki powinna zwierać:

• nazwisko i imię autora,

• tytuł,

• datę włączenia do zbiorów biblioteki,

• numer inwentarzowy,

• oznaczenie działu,

• sygnaturę (znak miejsca na półce),

• uwagi (np. cenę).

Informacja o wszystkich wypożyczeniach powinna być odnotowywana w obrębie roku szkolnego, co później ułatwi prowadzenie obliczeń do statystyki i pozwoli śledzić poczytność książek. Karty czytelnika i karty książek należy przechowywać w skrzynkach, pudełkach tekturowych lub przegródkach lady bibliotecznej. Karty czytelnika powinny być poukładane klasami (np. Ia, Ib, Ic, IIa, IIb itd), a w obrębie klasy według numeru dziennika lekcyjnego, karty książek natomiast według numeru inwentarzowego. Jeżeli biblioteka wypożycza również inny rodzaj zbiorów (poza książkami), to karty powinny być poukładane według typu zbioru, a w ich obrębie według numerów inwentarzowych. Taki układ kart książek pozwala na szybkie zorientowanie się (bez wstawania od biurka), czy książka jest wypożyczona, przez kogo i do kiedy.

Statystyka

Praca wypożyczalni jest jednym z czynników, które określają aktywność biblioteki. Ważne jest zatem prowadzenie statystyki, która powinna zawierać:

• liczbę odwiedzin (ile czytelników każdego dnia skorzystało z wypożyczalni),

• liczbę wypożyczonych książek,

• liczbę oddanych książek,

• liczbę porad katalogowych.

Uczciwie prowadzona statystyka biblioteczna - przy dużym ruchu -  może być dobrym argumentem w rozmowach z dyrektorem na temat zwiększenia budżetu biblioteki, pozyskania dodatkowego etatu lub pomieszczenia czy przeprowadzenia remontu.

4. Czytelnia

Bardzo ważną - obok wypożyczania - formą udostępniania zbiorów jest udostępnianie ich na miejscu w czytelni. Bardzo ważne jest, aby biblioteka posiadała osobne pomieszczenie
z zorganizowaną czytelnią i wyodrębnionym księgozbiorem podręcznym. Osobne pomieszczenie zwiększa komfort pracy i pozwoli zapewnić dostęp do zbiorów podręcznych większej liczbie czytelników. Osobna czytelnia może być również miejscem lekcji z edukacji czytelniczej
i medialnej. Przy kłopotach finansowych bibliotek udostępnianie na miejscu (prezencyjne) jest korzystnym wyjściem z tej trudnej sytuacji. Mała liczba egzemplarzy poszczególnych tytułów nie pozwala na długoterminowe wypożyczenia. Udostępnianie jednego egzemplarza tylko na miejscu zwiększa dostępność książki i pozwala większej liczbie czytelników przeczytać ją. Czytelnia to również miejsce udostępnia czasopism i zbiorów specjalnych.

Księgozbiór podręczny. Ustawienie i przechowywanie zbiorów.

Księgozbiór podręczny - zbiór materiałów bibliotecznych wydzielonych z ogólnej kolekcji biblioteki, przeznaczony do czytelni i udostępniany jedynie na miejscu. Księgozbiór podręczny ma charakter zbioru ruchomego - powinien być stale przeglądany i aktualizowany, ze szczególnym uwzględnieniem najnowszych materiałów. Ważne jest ustawienie i odpowiednie przechowywanie (zwłaszcza zbiorów specjalnych, np. map, płyt, dokumentów ikonograficznych) zbiorów w czytelni. Można wydzielić poszczególne rodzaje zbiorów, a cenniejsze wydawnictwa oraz zbiory specjalne przechowywać w oszklonych zamykanych szafach. Przy niewielkiej liczbie zbiorów specjalnych można je poukładać - na wzór amerykański - obok książek, w odpowiednich działach. W skład księgozbioru podręcznego powinny wchodzić:

• Książki:

• wydawnictwa informacyjne (encyklopedie, słowniki rzeczowe i językowe, bibliografie ogólne i specjalne, książki teleadresowe);

• literatura popularnonaukowa (kanon i najbardziej poszukiwana po jednym egzemplarzu, poradniki, dzieła zbiorowe klasyków nauki, techniki i filozofii);

• biografie;

• podstawowe wydawnictwa prawnicze;

• wydawnictwa albumowe;

• atlasy ogólne i narodowe;

• literaturę piękną - dzieła zbiorowe klasyków i ewentualnie lektury po jednym egzemplarzu.

Dla książek w czytelni powinien być zachowany układ rzeczowy, podobny do układu
w wypożyczalni - najlepiej według Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej (UKD) - jednak mniej rozbudowany. Wystarczy zastosować podział pierwszego, ewentualnie drugiego stopnia, a w obrębie działów szeregowanie alfabetyczne.

• Czasopisma i prasa:

• dla uczniów (dla każdego wieku ucznia);

• dla nauczycieli (metodyczne i w miarę możliwości finansowych - rozrywkowe).

Bieżące numery czasopism najlepiej ustawiać na regałach z pochyłymi półkami eksponując ostatni numer, a pozostałe chowając pod ruchomą półkę. Komplet numerów z całego roku powinien być oprawiony i przechowywany (przez pięć lat - czasopisma i dwa lata - dzienniki) w magazynie (lub wydzielonym miejscu). Czasopisma powinny być ułożone alfabetycznie z podziałem na czasopisma dla uczniów i czasopisma dla nauczycieli. Biblioteka powinna prenumerować również prasę codzienną (jeden tytuł dziennika ogólnopolskiego i jeden tytuł dziennika lokalnego) oraz Dziennik Urzędowy Rzeczypospolitej Polskiej i Dziennik Urzędowy Ministerstwa Edukacji Narodowej.

• Normy.
  Normy są tym rodzajem zbiorów, który permanentnie należy przeglądać i aktualizować, zastępując stare, nieaktualne normy ich nowymi odpowiednikami. Normy najlepiej przechowywać w segregatorach lub pudłach z podziałem na normy polskie i zagraniczne, szeregując je według oznaczeń literowych i numerów. Segregatory (lub pudełka) powinny być starannie opisane, z podaniem rodzaju normy, i numerów zgromadzonych norm (początkowym i ostatnim).


Zgodnie z ustawą o normalizacji z 1993 roku polskie normy (PN) nie mogą być kopiowane.
Wyjątek stanowią normy obligatoryjne.

• Zbiory audiowizualne:

• płyty analogowe,

• płyty kompaktowe,

• kasety magnetofonowe,

• kasety wideo,

• przeźrocza,

• zbiory ikonograficzne (np. zdjęcia).

Ten typ zbiorów grupuje się według poszczególnych typów.

Płyty analogowe powinny być przechowywane w pozycji stojącej, najlepiej w zamykanej szafie z pionowymi przegródkami lub w pudłach (o pojemności do 10 płyt). Płyty można podzielić na muzyczne i z tekstami literackim, w obrębie działów zachowując szeregowanie alfabetyczne lub według numerów inwentarzowych.

Kasety magnetofonowe i wideo powinny być przechowywane z dala od ewentualnego pola magnetycznego, aby nie uległy rozmagnesowaniu. Przy ustawianiu tego typu zbiorów można zachować szeregowanie alfabetyczne lub według numerów inwentarzowych.

Zbiory ikonograficzne po podziale na tematy powinny być przechowywane w teczkach ze sztywnej tektury. Należy układać je poziomo w niewielkie stosy. Każda teczka powinna zawierać szczegółowe informacje na temat zawartości.

Przeźrocza należy przechowywać w szufladach o głębokości 6 cm, podzielonych na przegródki o wymiarach:

• 4,5 ´ 4,5 cm - dla pojedynczych pojemników,

• 9 ´ 13,5 cm - dla kaset z przeźroczami w ramkach.

W każdej przegródce należy ponadto umieścić wkładkę z numerem miejsca. Drukowane komentarze do przeźroczy najlepiej przechowywać w pudłach na broszury.

• Dokumenty elektroniczne:

• dyskietki,

• CD-ROM-y.

Dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane w specjalnie dla tego typu materiałów produkowanych pojemnikach plastikowych (dostępnych w sklepach
z akcesoriami komputerowymi).

• Inne, szczególnie cenne dla biblioteki zbiory.

Udostępnianie zbiorów i statystyka

Udostępnianie zbiorów na miejscu powinno być również odnotowywane, co ułatwi analizę przydatności wydzielonego w czytelni zbioru i jego ewentualną aktualizację. Każdy uczeń
i nauczyciel korzystający z czytelni powinien wpisać się do zeszytu odwiedzin, podając imię
i nazwisko, numer klasy (uczniowie) oraz liczba i rodzaj materiałów bibliotecznych, z których korzystał:

Lp.	Data	Imię i nazwisko	Klasa	Wykorzystane materiały

 

Podobnie powinny być odnotowywane porady i informacje udzielane przez bibliotekarza. Prowadzenie statystki czytelni pozwoli na:

• trafniejsze zakupy nowych zbiorów i w związku z tym lepsze tworzenie warsztatu informacyjnego (kartotek zagadnieniowych),

• lepszą obsługę czytelników i wzrost notowań biblioteki w ogólnej ocenie szkoły.

Ewidencja ważniejszych - wymagających dłuższych poszukiwań -  zapytań informacyjnych czytelników, powinna być prowadzona w oddzielnym zeszycie z rubrykami:

Lp.	Data	Pytanie	Imię i nazwisko poszukującego informacji	Wykorzystane źródła

 

Tego typu pytania mogą dotyczyć poszukiwań:

• bibliograficznych, dotyczących danych formalnych materiałów bibliotecznych, np. W którym roku ukazało się pierwsze wydanie "Quo vadis" Henryka Sienkiewicza?

• rzeczowych, dotyczących treści, np. W jakiej powieści występuje postać Kazi Wąsowskiej?

W prezencyjnym sposobie udostępniania zbiorów w czytelni, mogą występować wyjątki, które dotyczą:

• wypożyczania nauczycielom czasopism - należy wówczas odnotować wypożyczenie na karcie czytelnika;

• wypożyczenia nauczycielom i uczniom kaset magnetofonowych i wideo - po odnotowaniu wypożyczenia na karcie czytelnika i sprawdzeniu po oddaniu do biblioteki, czy kaseta nie jest uszkodzona.





Skontrum zbiorów - kontrola zbiorów bibliotecznych, zwana również inwentaryzacją lub rewizją zbiorów.

Encyklopedia współczesnego bibliotekarstwa polskiego. Wrocław 1976, s. 273.

 

Skontrum zbiorów bibliotecznych ma na celu:

• ustalenie stanu faktycznego zbiorów przez porównanie zawartości zbiorów (stanu magazynowego) z zapisami w księgach inwentarzowych,

• ujawnienie strat (braków),

• ustalenie przyczyn powstania strat,

• wyciągnięcie wniosków zapobiegających przyszłym brakom,

• opracowanie strategii uzupełniania zbiorów o brakujące materiały. 

 

Podstawą prawną zasad ewidencji materiałów bibliotecznych jest rozporządzenie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych [Dziennik Urzędowy 1999 nr 93, poz. 1077].

1. Organizacja skontrum

Skontrum zbiorów bibliotecznych jest czynnością żmudną i niekorzystną dla działalności biblioteki (uniemożliwia udostępnianie zbiorów i pracę pedagogiczną), ale konieczną i pożyteczną. Przy okazji przeprowadzania kontroli można przejrzeć dokładnie zbiory i przeprowadzić ich selekcję - wycofać materiały zużyte, zniszczone, przestarzałe, nieaktualne, a także odłożyć dokumenty wymagające oprawy i naprawienia. Pozwala również na zorientowanie się, czy zbiory giną z winy nieuczciwych czytelników, czy niewłaściwego zabezpieczenia przed kradzieżą.

Częstotliwość przeprowadzania skontrum

Skontrum powinno być przeprowadzane:

• co najmniej raz na pięć lat - w bibliotekach z wolnym dostępem do półek;

• co najmniej raz na 10 lat - w bibliotekach o innym systemie udostępniania (np. zamknięty magazyn), których zbiory nie przekraczają 100 tys. jednostek ewidencyjnych;

• w sposób ciągły - w bibliotekach o innym systemie udostępniania (np. zamknięty magazyn), których zbiory przekraczają 100 tys. jednostek ewidencyjnych.

Szczegółowe ustalenia dotyczące częstotliwości kontroli zbiorów bibliotecznych może ponadto podjąć organ księgowo-finansowy urzędu, któremu podlega szkoła, a także dyrektor szkoły.

Niezależnie od przyjętych terminów, skontrum przeprowadza się:

• gdy następuje zmiana na stanowisku bibliotekarza-nauczyciela;

• w razie wypadków losowych: kradzieży, pożaru itp. - w takim wypadku można przeprowadzić skontrum wyrywkowe, czyli kontrolę części zbiorów, które zostały zagrożone lub tych które są wyjątkowo cenne).

Przeprowadzanie skontrum każdorazowo zarządza dyrektor szkoły.

Komisja skontrowa

Kontrolę zbiorów bibliotecznych przeprowadza komisja powołana stosownym zarządzeniem przez dyrektora szkoły.

Komisja powinna składać się z co najmniej dwóch osób - pracowników szkoły:

• przewodniczącego, którym nie może być osoba odpowiedzialna za zbiory ani pracownik księgowości;

• członka.

Przy zmianie na stanowisku bibliotekarza członkiem komisji nie może być bibliotekarz przekazujący zbiory - powinien natomiast być obserwatorem i do dyspozycji komisji w trakcie przeprowadzania kontroli.

Komisja działa na podstawie regulaminu zatwierdzonego przez dyrektora szkoły.

........     Pieczęć nagłówkowa szkoły    ......................     znak pisma     Zarządzenie z dnia .................... Dyrektora Szkoły .................... w .................... w sprawie skontrum w bibliotece szkolnej     Dyrektor Szkoły .................... w .................... zarządza przeprowadzenie skontrum zbiorów biblioteki szkolnej w terminie od .......... do .......... . W skład Komisji Skontrowej wchodzą: ........................................ - przewodniczący ........................................ - członek ........................................ - członek Komisja Skontrowa działa na podstawie załączonego regulaminu. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych [Dz. U. 1999 poz. 1077].       ........................................           Pieczęć i podpis dyrektora szkoły             Załączniki: Regulamin Komisji Skontrowej

................................     Pieczęć nagłówkowa szkoły    ......................     znak pisma REGULAMIN Komisji Skontrowej w Szkole .................... w ....................    Zadaniem Komisji Skontrowej jest przeprowadzenie kontroli całości materiałów bibliotecznych części materiałów bibliotecznych^* .............................. w terminie od .......... do .......... . Skontrum obejmuje materiały biblioteczne znajdujące się w bibliotece, pracowniach przedmiotowych oraz wypożyczone czytelnikom. Podczas skontrum należy: porównać zapisy inwentarzowe ze stanem faktycznym materiałów, ustalić i wyjaśnić zaistniałe różnice między zapisami inwentarzowymi a stanem faktycznym zbiorów, ustalić ewentualne braki. Podstawę przeprowadzenia skontrum stanowią zapisy dokonane w: księgach inwentarzowych, komputerowej bazie danych katalogu topograficznego, innych dokumentach, jakich? ..............................^* a dla materiałów wypożyczonych: karty czytelników, karty książki, inne dokumenty, jakie? ..............................^* Czynności związane z porównaniem zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym zbiorów należy zakończyć do dnia .......... . Na czas trwania tych czynności zawiesza się wypożyczanie i przyjmowanie zwrotów materiałów bibliotecznych. Po zakończeniu kontroli Komisja Skontrowa sporządza w dwóch egzemplarzach protokół, który powinien zawierać: ustalenia dotyczące stanu ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych; stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości, wnioski wraz z uzasadnieniem w sprawie nieodnalezionych braków materiałów. Do protokołu należy dołączyć: wykaz braków względnych, wykaz braków bezwzględnych, zarządzenie dyrektora w sprawie skontrum, regulamin Komisji Skontrowej.      ..............................                                                        ..............................                  data                                                                                       podpis i pieczęć dyrektora szkoły   ^*niepotrzebne skreślić

Zadania komisji skontrowej

Do zadań komisji skontrowej należą:

• kontrola i ustalenie rzeczywistego stanu zbiorów - ilościowego i wartościowego. Kontrola ma na celu porównanie zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem rzeczywistym (tym, co stoi na półkach, jest wypożyczone, w introligatorni itp.);

• sporządzenie w dwóch egzemplarzach protokołu, który powinien zawierać:

• wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów bibliotecznych wraz z ich uzasadnieniem,

• określenie wartości nieodnalezionych materiałów.

Do protokołu powinny być dołączone: wykaz braków względnych, wykaz braków bezwzględnych oraz regulamin komisji.

Braki

Podstawowym celem skontrum jest stwierdzenie faktycznego stanu zbiorów, czyli wykazanie ewentualnych braków. Jako baraki traktuje się te pozycje, które figurują w księdze inwentarzowej, ale nie odnaleziono ich w wyniku przeprowadzonej kontroli - nie stoją na półkach i nie są wypożyczone. W wyniku przeprowadzonej kontroli zbiorów rozróżnia się dwa podstawowe rodzaje braków:

1. Braki względne - braki, których odnalezienie jest prawdopodobne (np. książki niezwrócone przez czytelników, którzy odeszli ze szkoły).

2. Braki bezwzględne - braki, o których wiadomo, że nie zostaną odnalezione. Są one udokumentowane, np. po stwierdzeniu kradzieży. Jako braki bezwzględne traktuje się również braki uznane w czasie poprzedniego skontrum za względne i nie odnalezione do czasu następnej kontroli. Komisja skontrowa może uznać braki bezwzględne za:

• niezawinione, które powstały z przyczyn niezależnych: na skutek wypadków losowych, związanych z charakterem pracy biblioteki (np. wolny dostęp  do półek) lub powstałe z innych przyczyn uzasadniających zwolnienie bibliotekarza od odpowiedzialności;

• zawinione, które powstały w wyniku niedopełnienia przez bibliotekarza obowiązków służbowych.

Wykaz braków bezwzględnych - po zatwierdzeniu przez dyrektora szkoły protokołu poskontrowego zawierającego listę braków - stanowi podstawę wpisu do rejestru ubytków i wykreślenia poszczególnych pozycji z ksiąg inwentarzowych. Jeśli braki zarejestrowane jako ubytki zostaną odnalezione, należy je traktować jako nowe wpływy.

Protokół kontroli zbiorów bibliotecznych

Po zakończeniu skontrum zadaniem komisji jest sporządzenie w dwóch egzemplarzach protokołu z kontroli zbiorów bibliotecznych do przedłożenia dyrekcji szkoły. Do protokołu powinny być dołączone:

1. Wykaz braków względnych.

2. Wykaz braków bezwzględnych.

3. Wyjaśnienia w sprawie powstania braków bezwzględnych.

4. Zarządzenie w sprawie skontrum w bibliotece szkolnej.

5. Regulamin Komisji Skontrowej w Szkole ..........

................................. Pieczęć nagłówkowa szkoły   ......................    znak pisma    PROTOKÓŁ KONTROLI ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH Komisja w składzie: ............................................................ - przewodniczący ............................................................ - członek ............................................................ - członek działająca z upoważnienia dyrektora szkoły stwierdza, że w okresie od dnia .......... do dnia .......... przeprowadziła kontrolę zbiorów bibliotecznych za pomocą .......... arkuszy kontrolnych oraz ksiąg inwentarzowych. W wyniku kontroli ustalono: Stan ewidencji księgozbioru: zapisano w księdze inwentarzowej głównego do numeru .......... woluminów .......... wartość zł .......... zapisano w księdze inwentarzowej podręczników i broszur do numeru .......... woluminów .......... wartość zł .......... zapisano w księdze inwentarzowej czasopism do numeru .......... woluminów .......... wartość zł .......... zapisano w księdze ubytków do numeru .......... woluminów .......... wartość zł .......... stan księgozbioru w dniu kontroli woluminów .......... ogólnej wartości zł .......... Sprawdzono zgodność zapisów w księgach inwentarzowych z dowodami wpływu i ubytku oraz ze stanem faktycznym. -1-

 

Stan faktyczny księgozbioru: u czytelników (ustalony na podstawie kart książek) woluminów .................... w kompletach (ustalony na podstawie dowodów odbioru kompletów i sprawdzenia stanu książek w punktach ich użytkowania) woluminów .................... u introligatora (ustalony na podstawie zeszytu kontroli opraw) woluminów .................... na półkach (ustalony drogą bezpośredniego sprawdzenia książek z księgami inwentarzowymi i arkuszami kontroli) woluminów .................... ogółem woluminów .................... wartość .................... Stwierdzono brak woluminów .......... wartość zł .......... Szczegółowy wykaz książek brakujących oraz .......... arkuszy kontroli załącza się do protokołu. Wnioski komisji: ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ..............................              data    ............................................................ podpis przewodniczącego komisji ............................................................ podpis członka komisji ............................................................ podpis członka komisji Decyzja dyrektora: ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ..............................            data ............................................................ podpis dyrektora szkoły                     Załączniki: Wykaz braków względnych. Wykaz braków bezwzględnych. Wyjaśnienia w sprawie powstania braków bezwzględnych Zarządzenie w sprawie skontrum w bibliotece szkolnej. Regulamin Komisji Skontrowej w Szkole ..........   - 2 -

W wyniku stwierdzenia braków bezwzględnych, komisja ma prawo zażądania od bibliotekarza odpowiedzialnego za zbiory wyjaśnień na piśmie uzasadniających powstanie braków.
Po rozpatrzeniu wyjaśnień komisja formułuje wniosek do protokołu w sprawie uznania braków bezwzględnych za niezawinione lub zawinione, podając uzasadnienie swojej opinii. W wypadku zakwalifikowania określonych braków (może to być część braków bezwzględnych, np. zbiory szczególnie chronione, które zaginęły) jako zawinionych komisja wskazuje, kogo i dlaczego należy obciążyć i jaka powinna być wartość roszczenia. Przy opracowywaniu tych wniosków komisja powinna mieć na uwadze:

• warunki pracy biblioteki,

• charakter zbiorów,

• sposób udostępniania zbiorów,

• zabezpieczenie zbiorów,

• liczbę osób korzystających ze zbiorów,

• liczbę pracowników biblioteki itp.

Dyrektor szkoły podejmuje decyzję w sprawie opisania braków bezwzględnych, potwierdzając
ją swym podpisem na wykazie braków, a bibliotekarz wpisuje je do rejestru ubytków.

Dokumentacja dotycząca kolejnych kontroli zbiorów (protokoły komisji, wykazy braków względnych i bezwzględnych, arkusze kontrolne) należy przechowywać w oddzielnej teczce w aktach biblioteki. Do egzemplarza protokołu pozostającego w bibliotece powinny być dołączone arkusze kontrolne, jeśli były użyte w czasie skontrum.

2. Sposoby przeprowadzania skontrum

Biblioteka podczas kontroli zbiorów (na czas spisu z natury) powinna być zamknięta, dlatego najlepszym okresem na przeprowadzenie skontrum są wakacje.

Przed rozpoczęciem skontrum bibliotekarz odpowiedzialny za zbiory przygotowuje wszystkie dokumenty do wglądu komisji:

• księgi inwentarzowe,

• rejestry ubytków,

• dowody wypożyczeń kompletów książek,

• kartoteki czytelników i kart książek,

• spisy książek oddanych do oprawy,

a także porządkuje zbiory na półkach. Stara się również o zwrot wypożyczonych książek. 

Bibliotekarz odpowiedzialny za zbiory jest ponadto obecny podczas skontrum. Udziela członkom komisji wyjaśnień, proponuje wycofanie zbędnych dokumentów, dla których komisja sporządza osobne wykazy na każdy rodzaj ubytku: makulatura, wymiana, przekazanie innej bibliotece.

Skontrum przeprowadzane przy użyciu arkuszy kontrolnych 

Przeprowadzenie skontrum metodą tradycyjną należy rozpocząć od:

1. Ponumerowania arkuszy kontrolnych.

2. Ustalenia znaków umownych. Najbardziej przejrzyste znaki to kolorowe kreski ukośne, np.:

• czerwona - brak dokumentu,

• zielona - dokument u czytelnika,

• niebieska - dokument na półce.

3. Oznaczenia na arkuszach numerów pominiętych w księdze inwentarzowej (jeżeli stwierdzono to podczas poprzednich kontroli i podano na końcu księgi inwentarzowej).

4. Naniesienia ubytków na arkusze kontrolne (na podstawie zapisów dokonanych w księdze inwentarzowej). Jako ubytek można potraktować jedynie te pozycje w księdze inwentarzowej, których numer został przekreślony czerwoną ukośną kreską, a w rubryce 15 - "Nr ubytku" - podany jest numer ubytku.

5. Sprawdzenie zgodności zapisów na kartach książek (i ewentualnie innych wypożyczonych dokumentów) i na kartach czytelników oraz naniesienie numerów wypożyczonych materiałów na arkusze kontrolne.

6. Naniesienie na arkusze kontrolne informacji o książkach i innych dokumentach przekazanych do pracowni przedmiotowych, introligatorni itp.

Kontrola zbiorów znajdujących się w bibliotece przebiega w następujący sposób: jedna osoba zdejmuje z regału książkę po książce, odczytuje numer inwentarzowy, nazwisko autora i tytuł książki. Druga osoba sprawdza te dane z zapisem w inwentarzu i wykreśla umownym znakiem dany numer na arkuszu kontroli. Pierwsza osoba może dodatkowo przybić pieczątkę o treści,
np. "Skontrum 2002" (lub "S '02") na trzeciej stronie okładki. Jeżeli na półkach znajdują się dokumenty wcześniej wykreślone z inwentarza, należy je odłożyć w osobnym miejscu, podobnie jak dokumenty, których dane z nie zgadzają się z danymi z księgi inwentarzowej lub gdy pod jednym numerem inwentarzowym znajduje się kilka egzemplarzy. Również w osobne miejsce należy odkładać dokumenty przeznaczone do selekcji lub kasacji (zniszczone i nieaktualne).

Następnie należy podliczyć poszczególne arkusze kontrolne w pionie i poziomie z uwzględnieniem każdego rodzaju oznaczeń oraz zsumować dane ze wszystkich arkuszy. Na podstawie uzyskanych wyników należy sporządzić ewentualne wykazy braków: względnych i bezwzględnych (Organizacja skontrum -> Braki). 

Ostatnim etapem skontrum jest:

1. Sporządzenie wykazów książek przeznaczonych do selekcji lub kasacji.

2. Ponowne zaewidencjonowanie odnalezionych, a wcześniej skasowanych dokumentów.

3. Sporządzenie protokołu kontroli zbiorów bibliotecznych.


Planując liczbę dni przeznaczonych na spis z natury, należy przyjąć, że w ciągu dnia dwie osoby mogą skontrolować około 700 wol.

Skontrum przeprowadzane przy użyciu katalogu topograficznego

Katalog topograficzny - rodzaj katalogu służbowego, w którym karty uszeregowane są według numerów inwentarzowych.

Przeprowadzenie kontroli przy użyciu katalogu topograficznego jest możliwe, o ile biblioteka prowadzi ten rodzaj katalogu lub mała liczba zbiorów pozwala na jego stworzenie przy konsekwentnym uzupełnianiu kart wraz z napływem nowych dokumentów. 

Kontrola księgozbioru przy użyciu katalogu topograficznego polega na przekładaniu kart z katalogu do pudełka (w zależności od sytuacji) podczas przeglądania książek na półce, pracy z kartoteką czytelników czy wykazami książek, np. przekazanych do pracowni przedmiotowych:

• brak dokumentu,

• na półce,

• dokument u czytelnika.

Następnie czerwonym kolorem (jeśli nie było to robione na bieżąco) przekreśla się karty dokumentów zagubionych i wpisanych do rejestru ubytków. 

Karty, które nie zostały przełożone do poszczególnych pudełek - po dodatkowym skonfrontowaniu z księgami inwentarzowymi - oznaczają braki.

Na podstawie uzyskanych wyników należy sporządzić ewentualne wykazy braków: względnych
i bezwzględnych (Organizacja skontrum -> Braki). 

Ostatnim etapem skontrum jest:

1. Sporządzenie wykazów książek przeznaczonych do selekcji lub kasacji.

2. Ponowne zaewidencjonowanie odnalezionych, a wcześniej skasowanych dokumentów.

3. Sporządzenie protokołu kontroli zbiorów bibliotecznych.


Planując liczbę dni przeznaczonych na spis z natury, należy przyjąć, że w ciągu dnia dwie osoby
mogą skontrolować około 600 wol.

Po zakończeniu skontrum, karty należy ponownie poukładać w katalogu według sygnatur i na bieżąco uzupełniać o nowości.

3. Przekazywanie biblioteki

Przy zmianie bibliotekarza pełniącego funkcje kierownika biblioteki (lub osoby odpowiedzialnej
za zbiory) przeprowadza się inwentaryzację całego mienia bibliotecznego, nie tylko zbiorów. Inwentaryzacji nie podlegają jedynie meble, które obejmuje coroczny spis mienia szkoły).
Dyrektor szkoły - odpowiednim zarządzeniem - powołuje komisję, z przewodniczącym i co najmniej jednym członkiem, która dokonuje kontroli. Ani przewodniczącym, ani członkiem komisji nie może być bibliotekarz zdający zbiory. Powinien być on obserwatorem inwentaryzacji i pozostawać do dyspozycji komisji w trakcie przeprowadzania kontroli.

Na zakończenie inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech jednakowych egzemplarzach:

• jeden dla osoby zdającej bibliotekę,

• drugi do akt biblioteki,

• trzeci do akt szkoły.

Protokoły przekazania biblioteki należy przechowywać w oddzielnej teczce w aktach biblioteki.

Protokół zdawczo-odbiorczy biblioteki

 .................................
Pieczęć nagłówkowa szkoły

  ......................
   znak pisma

PROTOKÓŁ
zdawczo-odbiorczy biblioteki

spisany dnia .................... w ...........................................................................  
                             (nazwa szkoły)
w .................................................................................................................
                                      (nazwa miejscowości)
P.  ..................................................................................................................
                                        (imię i nazwisko)
przekazał(a), a P.  ...........................................................................................
                                        (imię i nazwisko)

przyjął(a) w obecności .................................................................... nauczyciela
                                       (imię i nazwisko)
(sekretarza, intedenta, członka Rady Rodziców^*) tejże szkoły bibliotekę.

Mianowicie:

1. Księgozbiór według załączonego protokołu kontroli księgozbioru (skontrum) z dnia .................... roku.

2. Księgi inwentarzowe: inwentarz główny, inwentarz podręczników i broszur, inne (jakie?) .......................................................................................^*, rejestr ubytków. Wszystkie wymienione księgi są przesznurowane oraz opatrzone pieczęcią i opisane Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych [Dz. U. 1999 poz. 1077].

3. Teczkę zawierającą dowody wpływów do ksiąg inwentarzowych za lata ..............................

4. Teczkę zawierającą dowody ubytków do rejestrów ubytków za lata ..............................

5. Katalog alfabetyczny prowadzony na bieżąco zawarty w .................... skrzynkach.

6. Katalog rzeczowy prowadzony na bieżąco zawarty w .................... skrzynkach.

7. Katalogi: czasopism, zagadnieniowy, obrazkowy, tytułowy, inne (jakie?) ................................. ...^*

8. Zbiory specjalne, mianowicie:^**

1. płytotekę składającą się z .................... płyt gramofonowych,

2. taśmotekę zawierającą .................... nagrań taśm magnetofonowych,

3. filmotekę zawierającą .................... filmów wąskotaśmowych,

4. zbiór mikrofilmów .................... (podać liczbę),

5. zbiór przeźroczy (podać liczbę i rodzaje) ....................

6. dokumenty elektroniczne (podać liczbę i rodzaje) ....................

7. inne (podać liczbę i rodzaje) ........................................

9. Księgę inwentarzową (księgi inwentarzowe) zbiorów specjalnych, rejestr ubytków. Wszystkie wymienione księgi są przesznurowane oraz opatrzone pieczęcią i opisane Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych [Dz. U. 1999 poz. 1077].

10. Dowody wpływów i dowody ubytków zbiorów specjalnych za lata ....................

11. Katalog zbiorów specjalnych prowadzony na bieżąco zawarty w .................... skrzynkach.

12. artoteki bibliograficzne: zagadnieniowa, osobowa, regionalan, haseł, inne (jakie?) ...................^*

13. .................... teczek z wycinkami prasowymi, ilustracjami, innymi materiałami (jakimi?) .......^*

14.  Kartotekę zawierającą karty czytelników dla wszystkich uczniów szkoły, nauczycieli i rodziców.

15. Kartotekę kart wypożyczonych książek.

16. Księgi odwiedzin czytelników w czytelni.

17. Księgi ewidencji udzielonych informacji bibliotecznych.

18. Teczkę zawierającą plany pracy i sprawozdania za lata .............................

19. Teczkę zawierającą sprawozdania statystyczne (np. do GUS) za lata ..............................

20. Inne akta biblioteczne (wymienić ile i jakie, np. protokoły skontrum, zdawczo-odbiorcze) ..............................................................................................................................  

21. Dziennik zajęć bibliotekarza.^*

21. Kronikę biblioteki.^*

22. Biblioteczne pomoce dydaktyczne (wymienić ile i jakie, np. tablice, plansze, foligramy, oprawione portrety, przeźrocza, prezentacje komputerowe) ...........................................

23. Teczkę metodyczną bibliotekarza.

25. Gdy biblioteka jest skomputeryzowana przedmiotem przekazania powinny być również: bazy danych programu (jakiego?) .................... na dysku twardym - wyliczyć, jakie dane zostały wprowadzone do pamięci komputera: .................................................................

26. Pieczęcie biblioteki.

27. Druki biblioteczne (podać jakie i ile) ....................................................................................

28. Sprzęt biblioteczny (podać jaki i ile) ....................................................................................
    

Stwierdza się , że wszystkie książki i inne dokumenty posiadają karty książki (dokumentu).

Protokół niniejszy spisano w trzech egzemplarzach: jeden dla przekazującego, jeden dla przyjmującego (do akt biblioteki), jeden do akt szkoły.

 

........................................
     (data przekazania)

........................................

........................................

........................................

                                                                                                                               (podpisy)

Protokół niniejszy zatwierdzam:

..................................................

(data, pieczęć i podpis dyrektora szkoły)

 ^* niepotrzebne skreślić
^** w punktach 14-18 odpowiedzi negatywne wpisać słownie 

3

---