Instrukcja

postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi

w Zespole Szkół nr 4 w ………………..

Cel instrukcji

Głównym celem niniejszej instrukcji jest potrzeba kompleksowego rozwiązania i uporządkowania kwestii dotyczących pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych używanych przez pracowników w Zespole Szkół nr 4 w ………... poprzez ujednolicenie postępowania od momentu zapotrzebowania na pieczęć bądź pieczątkę do momentu jej fizycznej likwidacji.

§ 1

Pieczęcie urzędowe i ich rodzaje

• 1. Pieczęć urzędowa - jest to znak własnościowy osób prawnych, stanowiący świadectwo wiarygodności, nadający moc prawną pismu lub dokumentowi. Jest również środkiem zabezpieczającym nienaruszalność zamkniętego pisma lub dokumentu.

• 2. Pieczęcią urzędową szkoły jest okrągła pieczęć metalowa, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis „Szkoła Podstawowa nr 10 w ……...”, „Gimnazjum nr 4 w ………., używana do tłoczenia w papierze lub tuszu, zwana dalej pieczęcią.

• 3. W Zespole Szkół nr 4 w ………., zwanym dalej szkołą, używane są następujące rodzaje

pieczęci urzędowych:

a) o średnicy 36 mm - 2 szt.,

b) o średnicy 20 mm -2 szt.,

4. Pieczęcie wykonywane są przez Mennicę Polską S.A.

§ 2

Przeznaczenie pieczęci

1. Odcisk pieczęci umieszczany jest na dokumentach, które zgodnie z odrębnymi przepisami, wymagają tego dla swej ważności.

2. W pieczęcie zaopatrywane są w szczególności następujące dokumenty, o ile inne przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej:

1. pisma uwierzytelniające podpisy i odpisy;

2. dokumenty poświadczające przebieg nauki, legitymacje uczniowskie,

3. świadectwa ukończenia szkoły, oraz odpisy świadectw,

4. inne wyżej nie wymienione dokumenty, które dla swej ważności wymagają stosowania pieczęci co regulowane jest odrębnymi przepisami.

3. Na dokumentach poświadczających przebieg nauki umieszcza się następujące pieczęcie:

1. na świadectwach promocyjnych oraz ukończenia gimnazjum:

1. na stronie pierwszej stronie - pieczęć o średnicy 36mm,

2. wnioski na ordery i odznaczenia oraz nagrody państwowe i resortowe - pieczęć o średnicy 36 mm

2. w legitymacjach szkolnych:

1. na zdjęciu - pieczęć o średnicy 20 mm,

2. w miejscach na przedłużenie ważności legitymacji - pieczęć o średnicy 20 mm.

4. Do zaopatrywania dokumentów w pieczęcie używa się wyłącznie tuszu w kolorze czerwonym.

5. Do posiadania i używania pieczęci w szkole wyznaczony jest sekretariat szkoły.

§ 3

Pieczątki służbowe, ich rodzaje i przeznaczenie

1. Pieczątka służbowa - jest to znak własnościowy osób prawnych lub fizycznych, przeznaczony do utrwalania istotnych zmian obrotu dokumentów oraz uwierzytelniania dokumentów lub ich odpisów, przeznaczonych do użytku wewnętrznego i zewnętrznego, zwany dalej pieczątką.

2. Pieczątki mogą być: podłużne lub okrągłe.

3. Pieczątkami podłużnymi są pieczątki: firmowe, nagłówkowe, imienne oraz pomocnicze.

4. W pieczątki zaopatrywane są w szczególności następujące dokumenty, o ile przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej:

1. pełnomocnictwa, decyzje administracyjne,

2. pisma uwierzytelniające podpisy i odpisy

3. dokumenty poświadczające przebieg nauki, legitymacje szkolne, karty zdrowia itp.

4. dokumenty płacowo - księgowe,

5. dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracowników,

6. umowy,

7. inne wyżej nie wymienione związane z działalnością szkoły.

5. W szkole używane są następujące rodzaje pieczątek:

1. firmowe Zespołu Szkół nr 4 w ……………..- zawierające pełną nazwę szkoły, adres stanowiący jej siedzibę, numery telefonów, nr faksu, nr NIP;

2. firmowe Szkoły Podstawowej nr 10 w …………... - zawierające pełną nazwę szkoły, adres stanowiący jej siedzibę;

3. firmowe Gimnazjum nr 4 w ……………. - zawierające pełną nazwę szkoły, adres stanowiący jej siedzibę;

4. imienne - zawierające stanowisko lub pełnione funkcje, wynikające ze stosunku pracy oraz tytuł zawodowy (skrót), imię i nazwisko oraz miejsce do podpisu. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczątek są:

1. Dyrektor szkoły,

2. Wicedyrektor Dyrektor szkoły,

3. referenci,

4. sekretarz szkoły,

5. intendent,

6. główny księgowy,

7. pedagodzy szkolni,

8. specjalista ds. kadr

9. inni uprawnieni przez dyrektora pracownicy szkoły,

5. imienne „z up. Dyrektora” dla osób, w granicach indywidualnego upoważnienia dyrektora;

6. facsimile - pieczątki zawierające wzór podpisu;

7. pomocnicze - niezbędne do uproszczenia pracy biurowej poszczególnych osób; zastępują wpisywanie często używanych, powtarzających się tekstów (np.: za zgodność z oryginałem, datowniki, numeratory…) do formularzy pism, druków itp.

6. Pieczątki okrągłe są również pieczątkami pomocniczymi, stosowanymi do:

1. znakowania księgozbioru;

2. pakietów;

3. zabezpieczania pomieszczeń, szaf bądź teczek z ważnymi dokumentami - pieczątka do odciskania w plastelinie.

7. Do zaopatrywania dokumentów w pieczątki firmowe używa się wyłącznie tuszu czerwonego.

8. W przypadku stosowania pieczątek pomocniczych dopuszcza się stosowanie innego koloru tuszu.

§ 4

Uprawnienia do używania pieczęci i pieczątek

1. Pieczęcią posługują się upoważnione przez Dyrektora osoby ,o których mowa w § 2 ust. 5.

2. Pracownik upoważniony do prowadzenia ewidencji pieczęci, ich zamawiania oraz likwidacji powierza pieczęcie upoważnionym pracownikom, którym są one niezbędne do prowadzenia czynności urzędowych.

3. Pracownicy, którym powierzono pieczęcie, są odpowiedzialni za wydane im pieczęcie

i zobowiązani do używania ich wyłącznie na dokumentach zgodnie z przeznaczeniem określonym w § 2 ust. 2 lub przepisach szczegółowych.

4. Pracownicy, którym powierzono pieczątki firmowe, są odpowiedzialni za wydane im pieczątki i zobowiązani do używania ich wyłącznie na dokumentach zgodnie z przeznaczeniem określonym w § 3 ust. 4 lub przepisach szczegółowych.

5. Pieczątki imienne przysługują pracownikom, którym ze względu na rodzaj wykonywanej pracy są konieczne do realizacji zadań określonych w zakresie ich obowiązków. Zgodę na zamówienie i użytkowanie pieczątki wydaje Dyrektor szkoły na wniosek pracownika.

6. Pieczątka facsimile zawiera odwzorowanie podpisu. Zgodę na użytkowanie pieczątki, wyraża dyrektor na pisemny wniosek pracownika, zawierający uzasadnienie oraz określenie przypadków, w których pieczątka będzie używana.

7. W sprawach związanych z uprawnieniem do korzystania z pieczątek pomocniczych decyzję podejmuje Dyrektor szkoły na wniosek pracownika.

8. Uprawnienia do podpisywania pism określają wewnętrzne uregulowania tj.: regulamin organizacyjny, zakresy obowiązków i kompetencji oraz udzielone przez Dyrektora pełnomocnictwa.

9. Odbiór pieczęci lub pieczątki równoznaczny z uprawnieniem do jej używania, pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem w ewidencji, o której mowa w § 9.

§ 5

Odpowiedzialność za pieczęcie i pieczątki

1. Za właściwe użytkowanie pieczęci i pieczątek oraz za ich zabezpieczenie i przechowywanie, odpowiedzialność ponoszą pracownicy którym zostały powierzone pieczęcie i pieczątki.

2. Pracownicy, którym powierzono pieczęcie i pieczątki do wykonywania obowiązków służbowych, zobowiązani są do ich ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych.

3. Za pieczątki imienne, facsimile osobiście odpowiadają ich użytkownicy lub wyłącznie osoby upoważnione przez nich.

4. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczątek oraz zamawianie nowych bez zgody dyrektora szkoły jest niedozwolone.

5. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę, obowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci oraz pieczątek. Fakt ten odnotowuje się w odpowiednich ewidencjach pieczęci lub pieczątek.

6. Pracownicy którym powierzono pieczątki firmowe i imienne do użytkowania wypisują oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone im pieczątki. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do instrukcji.

§ 6

Zamawianie pieczęci i pieczątek

1. Pieczęcie i pieczątki zamawia pracownik któremu powierzono zadania z zakresu prowadzenia ewidencji pieczęci i pieczątek.

2. Rodzaj, treść i liczbę zamawianych pieczęci i pieczątek ustala Dyrektor szkoły w porozumieniu z pracownikiem zwracającym się z prośbą o wyrobienie pieczątki oraz z osobą odpowiedzialną za zamawianie pieczątek i pieczęci w szkole.

3. Zamówienia powinny zawierać następujące dane:

1. treść napisu i kształt oraz wielkość pieczęci lub pieczątki;

2. określenie liczby poszczególnych rodzajów pieczęci lub pieczątek;

3. uzasadnienie zamówienia w stosunku do poszczególnych rodzajów;

4. źródło finansowania.

4. Treść napisu dotycząca nazwy jednostki organizacyjnej, powinna być zgodna z nazwą przyjętą, a treść napisu dotyczącego stanowiska zgodna z umową o pracę lub dokumentem powołującym pracownika do pełnienia odpowiednich funkcji.

5. Zamówienie na pieczęcie lub pieczątki składa się w Sekretariacie u pracownika zajmującego się zamawianiem pieczątek i pieczęci.

6. Pracownik sekretariatu upoważniony do zamawiania pieczęci i pieczątek uzgadnia:

1. zamówienia wykonania pieczęci w Mennicy Polskiej S.A. za pośrednictwem Ministra właściwego do spraw szkolnictwa

2. zbiorczego zamówienia pieczątek w punktach usługowych wykonujących pieczątki na terenie miasta.

1. Wykonane pieczęcie lub pieczątki odbiera pracownik Sekretariatu, który po sprawdzeniu zgodności z zamówieniem:

1. potwierdza na fakturze odbiór pieczęci i pieczątek;

2. wpisuje je do ewidencji pieczęci lub pieczątek, o której mowa w § 9

3. umieszcza na odwrocie faktury adnotację: „wpisano do ewidencji pieczęci urzędowych/pieczątek służbowych pod pozycją nr ….”;

4. opisaną fakturę przekazuje do dalszego obiegu zgodnie z przyjętymi w szkole procedurami.

§ 7

Wzory pieczęci i pieczątek

1. Zamówienia na pieczęcie i pieczątki powinny zawierać opis wszystkich danych potrzebnych do umieszczenia zgodnie z §1 ust.2, § 3 ust.5.

2. Wzór treści pieczątki firmowej, nagłówkowej oraz imiennej stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

§ 8

Odbiór pieczęci i pieczątek przez jednostki organizacyjne

1. Pieczęcie i pieczątki wydawane są z Sekretariatu za pokwitowaniem ich odbioru w ewidencji pieczęci i pieczątek, o której mowa w §9.

2. Wydanie nowych pieczęci i pieczątek następuje wyłącznie po uprzednim zwrocie nieaktualnych lub zniszczonych.

§ 9

Ewidencja pieczęci i pieczątek

1. W Zespole Szkół nr 4 w …………. prowadzi się ewidencję pieczęci i pieczątek:

2. Ewidencję wszystkich pieczęci i pieczątek prowadzi upoważniony pracownik Sekretariatu według wzoru określonego w załączniku Nr 2 do niniejszej Instrukcji.

3. Prowadzona ewidencja powinna wykazywać aktualny stan posiadania pieczęci i pieczątek w szkole.

4. Ewidencja pieczęci i pieczątek powinna być systematycznie aktualizowana.

§ 10

Przechowywanie pieczęci i pieczątek

1. Pieczęcie przechowywane są w metalowych szafach lub sejfach.

W przypadku braku sejfów pieczątki przechowywane są w zamkniętych kasetkach umieszczonych w szafach lub biurkach, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym.

2. W czasie wykonywania pracy, pieczecie i pieczątki powinny znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika uprawnionego do ich używania.

3. Po zakończeniu pracy, pieczęcie i pieczątki, powinny być zabezpieczone w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym, o którym mowa w ust.1.

§ 11

Utrata pieczęci i pieczątek

1. W przypadku utraty (zagubienia, kradzieży) pieczęci lub pieczątki, osoba za nią odpowiedzialna, zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić o tym fakcie dyrektora szkoły lub pracownika odpowiedzialnego za zamawianie pieczęci i pieczątek.

2. Pracownik upoważniony do używania pieczątki który zgłosił fakt utraty (zagubienia, kradzieży) pieczęci lub pieczątki przekazuje na piśmie informację o utracie pieczęci lub pieczątki upoważnionemu pracownikowi sekretariatu podając nr, wielkość, typ oraz okoliczności utraty

3. O utracie pieczęci Dyrektor niezwłocznie powiadamia Ministra właściwego do spraw szkolnictwa oraz Mennicę Polską S.A., organy policji lub prokuratury przekazując niezbędne informacje identyfikujące utraconą pieczęć oraz podając okoliczności jej utraty.

4. Dyrektor szkoły zarządza ustalenie okoliczności utraty i w zależności od wyników występuje z wnioskiem o pociągnięcie winnych do odpowiedzialności.

5. O utracie pieczątki służbowej oraz okolicznościach jej zaginięcia, Dyrektor szkoły powiadamia natychmiast właściwe organy ścigania.

6. Fakt zagubienia lub kradzieży pieczęci i pieczątki odnotowuje się w ewidencji pieczęci i pieczątek.

7. Utracona pieczątka podlega unieważnieniu i wyrejestrowaniu z ewidencji pieczątek po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, a utracona pieczęć z ewidencji pieczęci po otrzymaniu zgody z Mennicy Polskiej S.A.

§ 12

Likwidacja pieczęci i pieczątek

1. Pieczęcie i pieczątki, które nie mogą być używane z powodu zużycia, uszkodzenia, względnie likwidacji, należy przekazać za pokwitowaniem ich odbioru do Sekretariatu w celu ich likwidacji.

2. Pracownik prowadzący ewidencję pieczęci sporządza protokół przekazania pieczęci do likwidacji i przesyła go wraz z pieczęcią, za pośrednictwem Ministra właściwego do spraw szkolnictwa, do Mennicy Polskiej S.A. (zał. Nr 3).

3. Po otrzymaniu odpisu protokołu zniszczenia pieczęci z Mennicy Polskiej S.A., wykreśla się pieczęć z ewidencji.

4. Pieczątki zużyte, uszkodzone lub nieaktualne, upoważnieni do ich używania pracownicy przekazują za potwierdzeniem ich odbioru, do Sekretariatu z wnioskiem o ich komisyjną likwidację (zał. Nr 4).

5. Dokonany zwrot pieczęci i pieczątki do Sekretariatu oraz fakt ich przekazania do likwidacji odnotowuje się (wraz z podaniem daty) w Ewidencji pieczęci i pieczątek służbowych”.

6. Pracownik Sekretariatu jest odpowiedzialny za przechowanie i zabezpieczenie zwróconych pieczęci i pieczątek do momentu przekazania ich do likwidacji.

7. Likwidacja pieczątek przeprowadzana jest nie rzadziej niż raz w roku, zgodnie z przepisami dotyczącymi likwidacji składników majątkowych, obowiązującymi w szkole, przez Komisję ds. likwidacji pieczątek.

8. W skład Komisji ds. likwidacji pieczątek wchodzą:

1. pracownik prowadzący inwentaryzację szkoły - przewodniczący komisji;

2. pracownik prowadzący centralną ewidencję pieczątek - członek komisji;

3. pracownik wskazany przez dyrektora - członek komisji.

9. Likwidacji pieczątek dokonuje się poprzez fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie (np.: spalenie lub pocięcie na kawałki).

10. Z czynności likwidacji sporządza się protokół, który przechowuje się wraz z pozostałą dokumentacją (zał. Nr 5).

§ 14

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji decyzje podejmuje Dyrektor, który jednocześnie sprawuje ogólny nadzór nad wdrożeniem i przestrzeganiem zasad oraz procedur określonych w instrukcji

2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 01.09.2012 r.

3. Ewidencję pieczęci i pieczątek należy uzupełnić o wszystkie dotychczas obowiązujące w szkole pieczęcie i pieczątki.

Dyrektor Zespołu Szkół nr 4 w ………….

Załącznik nr 1

do Instrukcji postępowania

z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi

WZORY TREŚCI PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

I. Wzór treści pieczątki firmowej:

1. Zespołu Szkół nr 4 w …………..

…………

2. Szkoły Podstawowej

……….

3. Gimnazjum

………..

II . Wzór treści pieczątki imiennej:

DYREKTOR

Tytuły, imię i nazwisko

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

WICEDYREKTOR SZKOŁY

Tytuły, imię i nazwisko

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

/PEDAGOG/ GŁÓWNY KSIĘGOWY/

Tytuły imię i nazwisko, Tytuły imię i nazwisko,

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Załącznik nr 2

do Instrukcji postępowania

z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi

w Zespole Szkół nr 4 w …………..

EWIDENCJA PIECZĘCI URZĘDOWYCH I PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

W ZESPOLE SZKÓŁ NR 4 W ………………..

Lp	Szczegółowe określenie rodzaju pieczątki	Wzór odciśniętej pieczątki	Ilość sztuk		Data i czytelny podpis osoby przyjmującej pieczątkę w Sekretariacie	Pomieszczenie w którym pieczątka jest przechowywana i używana	Nazwisko i imię oraz data i podpis osoby odbierającej pieczątkę z Sekretariatu	Data i podpis osoby zwracającej pieczątkę	Uwagi i adnotacje o komisyjnej likwidacji pieczątki (protokół nr …., z dnia ….)
											przychód	rozchód
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Załącznik nr 3

do Instrukcji postępowania

z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi

w Zespole Szkół nr 4 w …………

Protokół

przekazania pieczęci urzędowej

do Mennicy Polskiej S.A. w celu likwidacji

Zespół Szkół w Lisewie Malborskim zgodnie z § 25 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 07 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz. 316 z późn. zm.)

p r z e k a z u j e

do likwidacji pieczęć urzędową

.……………….……………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

(opis pieczęci)

w celu jej zniszczenia z powodu……………………………………………………..………….

……………………………………………………………………………………………………

(zużycia, uszkodzenia, zniesienia jednostki organizacyjnej, zmiany przepisów uprawniających do

używania pieczęci, innych - podać jakich*)

…………., dnia………. ……………

(pieczątka i podpis)

------------------------------------------

* wpisać właściwą przyczynę

Załącznik nr 4

do Instrukcji postępowania

z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi

w Zespole Szkół nr 4 w …………

Wniosek

o likwidację pieczątek służbowych używanych w Zespole Szkół nr 4 w ……………

Wnioskuję o likwidację następujących pieczątek służbowych:

Lp.	Rodzaj pieczątki	Odcisk pieczątki lub jej opis	Przyczyna likwidacji

Załącznik nr 5

do Instrukcji postępowania

z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi

w Zespole Szkół nr 4 w ………….

Zespół Szkół nr 4 w ………….

P R O T O K Ó Ł nr ………/………..

z dnia ………… w sprawie likwidacji pieczątek służbowych

zgodnie z Zarządzeniem Nr ..........................................................................................…..

Dyrektora Zespołu Szkół nr 4 w ……………. z dnia ..............................................................

w sprawie …………………………………………………………………………………………

Komisja ds. likwidacji pieczątek w składzie:

1) pracownik prowadzący centralną ewidencję pieczątek szkoły……………….. - przewodniczący komisji;

2) pracownik prowadzący inwentaryzację ……………………...………………..- członek komisji;

3) pracownik wskazany przez dyrektora …………………………………..……….- członek komisji.

w dniu ................................ .. dokonała fizycznej likwidacji wyszczególnionych pieczątek

1…………………..

2…………………..

3…………………..

z powodu ………………………………………………………... ……………………………….

Pieczątki w ilości ................ sztuk zostały zlikwidowane poprzez ………………………….

………….., dnia ................

Podpisy Komisji:

1. ....................................

2. ....................................

3. ....................................

Zatwierdzam: …………………………………

Protokół otrzymują:

1. Sekretariat - do dokumentacji ewidencji pieczęci i pieczątek

Załącznik nr 6

do Instrukcji postępowania

z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi

w Zespole Szkół nr 4 w …………

……………..., dnia ………………………………….

…………………………………..

Imię i Nazwisko

……………………………….....

Stanowisko

OŚWIADCZENIE

Oświadczam niniejszym, ze znane mi są obowiązki oraz świadomy (a) jestem odpowiedzialności materialnej z tytułu zajmowanego stanowiska pracy w Zespole Szkół w …………….

Równocześnie oświadczam, iż przyjmuję odpowiedzialność materialną za pieczątki powierzone mi bezpośrednio do użytkowania:

1……………………………………………

2……………………………………………

3……………………………………………

4……………………………………………

Zobowiązuję się jednocześnie do zwrotu ww. pieczęci lub wyliczenia się w wypadku kradzieży, zniszczenia itp.

……………………………….

Data i podpis pracownika

---