Pytania do testu z przedmiotu Audyt procesów w logistyce

1. Jakie normy wchodzą w skład ISO?

Norma ISO 9001:1994 - celem jej jest prewencyjne działanie w zakresie kreowania i utrzymania wysokiego poziomu jakości wyrobu od fazy projektowej aż do jej likwidacji.

Norma ISO 9002:1994 - ujawnianie i zapobieganie powstawaniu wad podczas produkcji i instalowania.

Norma ISO 9003:1994 - jest zdecydowanie najrzadziej stosowanym systemem w zapewnianiu jakości. Celem tego modelu jest zapobieganie i ujawnianie wad podczas kontroli i badań ostatecznych.

Norma ISO 9004-1:1994 zawiera wytyczne do zarządzania jakością i opracowania poszczególnych elementów tego systemu zarządzania. Zwraca uwagę na finansowe uwarunkowania systemu, na jakość w marketingu oraz na bezpieczeństwo wyrobu dla człowieka i środowiska naturalnego.

2. Jakie rodzaje dokumentów są stosowane w systemach zarządzania jakością?

polityka jakości, cele dotyczące jakości, księga jakości, procedury i instrukcje, zapisy

3. Jaka jest hierarchia dokumentacji w systemie zarządzania jakością?

Od najważniejszego: polityka jakości, cele dotyczące jakości, księga jakości, procedury i instrukcje, zapisy

4. Jakie zadania spełnia dokumentacja systemu zarządzania jakością?

5. W jakim przypadku organizacja może dokonać wyłączeń wymagań normy ISO 9001?

6. Jakie procedury są obowiązkowe?

7. Na czym polega nadzorowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością?

8. Na czym polega rola najwyższego kierownictwa w systemie zarządzania jakością?

9. Jakie wymagania klienta powinna określić organizacja podczas definiowania danych wejściowych do projektowania i rozwoju?

10. Czego powinna dotyczyć komunikacja z klientem?

Pozyskiwania informacji o wyrobie, zapytań handlowych oraz zasad postępowania z umowami i zmianami, informacji zwrotnych od klienta, m. in. postępowania reklamacyjnego

11. Na czy polega identyfikacja i identyfikowalność i w jaki celu jest stosowana?

Identyfikacja - stosowanie oznaczenia, które pozwala nadzorować, rozróżniać, określić wyrób oraz jego status. Jeżeli jest to uzasadnione, należy stosować identyfikację w trakcie realizacji wyrobu. Przykład: oznaczenia graficzne, kody kreskowe, kody liczbowe, formy opisowe

Identyfikowalność - tworzenie historii realizacji wyrobu poprzez zapisanie wszystkich procesów składających się na jego wytworzenie. Zapisy te zawierają szereg szczegółowych informacji o realizacji wyrobu. Identyfikowalność jest procesem kosztownym dlatego nie jest bezwzględnie wymagana. Przykład: stosowana jest m.in. przez firmy motoryzacyjne. Stąd możliwe jest określenie które serie pojazdów posiadają wady

12. Jakie zagadnienia należy objąć monitoringiem w organizacji?

13. W jaki sposób organizacja może zareagować na powstanie wyrobu niezgodnego?

14. Jakich informacji powinna dostarczyć analiza danych?

15. Jakie elementy powinna wykorzystać organizacja w celu ciągłego doskonalenia systemu?

16. Na czym polegają działania korekcyjne?

17. Na czym polegają działania korygujące?

18. Na czym polegają działania zapobiegawcze?

19. Co nazywamy procesem?

20. Jakie są podstawowe rodzaje zasobów przedsiębiorstwa?

Ludzkie - pracownicy wraz z umiejętnościami i doświadczeniem

Naturalne - dobra dane przez naturę

Kapitałowe - rzeczowe składniki procesów wytwórczych, będące wynikiem pracy człowieka oraz środki finansowe

Środki pracy - wszystkie maszyny, instalacje, urządzenia, za pomocą których człowiek wytwarza produkty i usługi.

Przedmioty pracy - surowce i półfabrykaty (naturalne i syntetyczne), które służą do produkcji dóbr.

21. Jakie są główne cechy procesu?

22. Jak klasyfikujemy procesy?

23. Jakie procesy nazywamy procesami głównymi?

24. Jakie procesy nazywamy procesami zarządzania?

25. Czym charakteryzują się procesy wspomagające?

26. Do czego sprowadza się audyt procesu?

27. Jakie elementy bierzemy pod uwagę weryfikując czy procesy są właściwie nadzorowane?

28. Jakie elementy składają się na kierowanie procesami?

29. Co nazywamy celem procesu?

30. Na jakich podstawowych źródłach powinny się opierać cele procesów?

31. Na czy polega monitorowanie?

32. Proszę wyjaśnić podstawowe definicje związane z audytem (audit, kryteria auditu, dowód z auditu, klient auditu, auditowany, auditor, zespół auditujący).

Audyt oznacza systematyczne i niezależne badanie mające na celu ustalenie, czy działania i związane z nimi wyniki są zgodne z zaplanowanymi rozwiązaniami i czy te rozwiązania są skutecznie stosowane oraz czy są odpowiednie do osiągnięcia celów.

Przez kryteria audytu rozumieć należy polityki, procedury lub wymagania stanowiące odniesienie do audytu. Natomiast dowód z audytu to stwierdzenie faktu, zapis lub inna informacja, która jest możliwa do zweryfikowania i istotna z punktu widzenia kryteriów audytu [ISO 19011 2002, s.7].

„klient” osoba lub organizacja występująca o wykonanie auditu.

Zespół auditujący

Jeden lub więcej auditorów przeprowadzających audit, wspomaganych przez ekspertów technicznych jeżeli jest to wymagane,

auditor”: osoba mająca kwalifikacje do przeprowadzania auditów jakości

Powinien być upoważniony do przeprowadzenia danego, konkretnego auditu. Musi spełniać kryteria zawarte w normie ISO 10011-2

auditowany” organizacja poddawana audytowi

Zespół auditujący Jeden lub więcej auditorów przeprowadzających audit, wspomaganych przez ekspertów technicznych jeżeli jest to wymagane,

33. Czemu służy przeprowadzanie audytów jakości?

34. Jakie są powody przeprowadzania audytów?

Aby zweryfikować to, czy system jakości organizacji nadal spełnia określone wymagania.

Aby ocenić system jakości organizacji na zgodność z wymaganiami normy dotyczącej systemu jakości.

Dla potrzeb wstępnej oceny nowego, potencjalnego dostawcy.

W ramach regularnego przeglądu dostawców na podstawie umowy kontraktowej, aby upewnić się, że ich systemy jakości nadal spełniają wymagania.

35. Jakie są cele audytów?

Stwierdzenia zgodności lub niezgodności elementów systemu jakości z określonymi wymaganiami,

Ustalenia skuteczności wdrożonego systemu jakości w celu osiągnięcia określonych celów jakościowych

Umożliwienia auditowanemu poprawy jego systemu jakości,

Spełnienia wymagań wynikających z przepisów,

Umożliwienia rejestracji systemu jakości auditowanej organizacji.

36. Jakie rodzaje audytów wyróżniamy?

37. Na czym polega audyt wewnętrzny i zewnętrzny?

38. Na czym polega audyt systemu, procesu, wyrobu?

39. Na czym polega audyt pierwszej, drugiej i trzeciej strony?

Audit strony pierwszej - wewnętrzny - organizacja audituje własny system,

Audit strony drugiej - zewnętrzny - organizacja audituje dostawcę,

Audit strony drugiej - z zewnątrz - klient audituje organizację,

Audit strony trzeciej - niezależny - instytucja certyfikująca audituje organizację.

40. Jakimi zasadami powinien się kierować audytor?

41. Jakie obszary powinien obejmować audyt sytemu jakości?

42. Z jakich etapów składa się realizacja audytu?

Faza wstępna, planowanie, wstępne zapoznanie z jednostką audytowaną, realizacja czynności audytowych, raport z audytu, monitorowanie wykonania rekomendacji

43. Co nazywamy listą pytań kontrolnych?

44. Do jakich czynności sprowadza się przeprowadzenie audytu?

45. Z jakich faz składa się ocena dwuetapowa audytu?

46. Jakie dokumenty są dokumentami odniesienia dla audytu?

47. Co należy sprawdzić podczas audytu w zakresie realizacji wymagań?

48. Co nazywamy niezgodnością?

49. Jakie elementy powinna zawierać dobrze udokumentowana niezgodność?

50. Jak możemy klasyfikować niezgodności?

51. Co powinien zawierać raport z auditu?

52. Kto jest odpowiedzialny za wybór sposobu wdrożenia i nadzorowania wykrytych niezgodności?

53. Jakie wymagania stawiane są audytorom?

54. Jakie są obowiązki audytora wiodącego?

^{ponosi całkowitą odpowiedzialność, że wszystkie fazy auditu są prowadzone zgodnie
z wymaganiami odpowiednich norm i niniejszej procedury,}

^{szczegółowe zaplanowanie auditu i przydzielenie obowiązków auditorom towarzyszącym,}

^{sporządzenie listy pytań do auditu}

^{reprezentowanie zespołu auditorów wobec kierowników referatów lub samodzielnego stanowiska auditowanego,}

^{koordynację pracy zespołu auditorów,}

^{opracowanie Raportu z wewnętrznego auditu}

^{weryfikację skuteczności przeprowadzonych poauditowych działań korygujących/ zapobiegawczych w auditowanym referacie lub samodzielnym stanowisku Urzędu.}

55. Za co jest odpowiedzialny klient podczas przeprowadzania audytu?

określi potrzebę i cel auditu oraz uruchamia proces,

określa organizację mającą przeprowadzić audit,

decyduje o ogólnym zakresie auditu, np.. wskazując normę lub inny dokument dotyczący systemu jakości, mający być podstawą wykonania auditu,

odbiera raport z auditu,

określa, w miarę potrzeby, działanie jakie ma być podjęte w wyniku auditu i informuje o nim auditowanego.

56. Za co jest odpowiedzialny audytowany podczas przeprowadzania audytu?

poinformuje personel, którego to dotyczy, o celach i zakresie auditu,

wyznaczy odpowiedzialnych pracowników, którzy towarzyszyliby członkom zespołu auditu,

dostarczy zespołowi auditu wszystkich niezbędnych środków do zapewnienia prawidłowego przebiegu auditu,

zapewni auditorom dostęp do urządzeń oraz dowodów materialnych,

współpracuje z auditorami w celu osiągnięcia celów auditu,

ustali i rozpocznie działania korygujące na podstawie raportu z auditu.

57. Jaka jest częstotliwość przeprowadzania audytów?

58. Jakie okoliczności decydują o częstotliwości audytów?

59. Kto ponosi ostateczną odpowiedzialność za wszystkie fazy auditu?

Auditor wiodący

60. Na czym polega spotkania otwierające?

^{W dniu rozpoczęcia auditu wewnetrznego Auditor Wiodący wraz z auditorami przeprowadzają spotkanie otwierające audit, na którym oficjalnie informuje Kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach auditowanych o celu, przedmiocie, zakresie i terminie auditu oraz przekazuje Kierownikom referatów referatów osobom na samodzielnych stanowiskach Listę pytań. Na spotkaniu otwierającym Auditor Wiodący udziela stosownych wyjaśnień, co do przebiegu auditu.}

61. Jakie wytyczne audytor powinien wziąć pod uwagę gdy bada spełnienie wymagań?

62. Jaki powinien być dobór audytorów?

63. Co powinna zawierać udokumentowana procedura audytu?

przedstawienie sytuacji bieżącej w zakresie logistyki jako całości lub w wybranym zakresie działań, którego dotyczył audyt, jak również stanu rekomendowanego (docelowego), do którego powinno przedsiębiorstwo dążyć. Raport końcowy powinien zawierać także informacje o warunkach, które powinny zostać spełnione, aby rekomendowany stan docelowy osiągnąć. Warunki takie mogą dotyczyć zmian organizacyjnych, doboru odpowiednich elementów infrastruktury, szkolenie personelu, przewidywanych nakładów związanych z wprowadzaniem zmian, informacji o działaniach, które powinny zostać podjęte, aby usprawnić przepływy dóbr i informacji.

Wg ISO 9001 wymagane jest bezwzględnie udokumentowanych 6 procedur.

Procedury ISO - obowiązkowe:

1) nadzorowanie dokumentów

2) nadzorowanie zapisów

3) nadzorowanie wyrobów niezgodnych

4) audyty wewnętrzne

5) działania korygujące

6) działania zapobiegawcze

64. Co wchodzi w skład działań poaudytowych?

mające na celu określenia działań korygujących oraz usuwanie niezgodności;

Podstawą do sformułowania zaleceń poaudytowych jest raport końcowy z

przeprowadzonego audytu. Usuwanie ewentualnych niezgodności następuje po określeniu działań korygujących wraz z podaniem szacunkowych kosztow podejmowanych działań mających na celu usuwanie usterek stwierdzonych podczas audytu. W przypadku zaleceń poaudytowych powinien być ustalony termin usunięcia niezgodności oraz osobę odpowiedzialną za ich likwidację.

65. Kto ustala działania poaudytowe?

audytor

66. Czemu służy audyt logistyczny?

Zadaniem audytu logistycznego jest zbadanie poprawności funkcjonowania systemu, znalezienie problemów w nim występujących, a następnie zdefiniowanie działań mających na celu usprawnienie funkcjonowania procesów.

67. Jakie są zadania audytu w logistyce?

68. Jakie są korzyści wynikające z audytów w logistyce?

Wśród korzyści, które dotyczą całego przedsiębiorstwa wyróżnia się:

- uzyskanie niezależnej, obiektywnej oceny funkcjonowania systemu

- poprawny wybór dalszych kierunków działania

- dokładną analizę pracy bez konieczności angażowania do audytu własnych pracowników

- zmniejszenie ryzyka błędu przy podejmowaniu decyzji

- usprawnienie funkcjonowania systemu.

69. Jakie są przesłanki do przeprowadzenia audytu logistycznego?

70. Jakie są kroki przeprowadzania audytu logistycznego?

W każdym etapie prac formułowane są konkretne spostrzeżenia, które są następnie zebrane i przedstawione w postaci obiektywnego raportu, opisującego stan i funkcjonowanie systemu. Po tym etapie przechodzimy do etapu racjonalizacji, której rezultatami są konkretne propozycje poprawy działania systemu. Propozycje te są poparte wskaźnikami technicznymi i ekonomicznymi pozwalającymi określić wielkość zysków wynikających z wdrożenia poszczególnych rozwiązań.

KROK 1 - przegląd wstępny

przeprowadzenie wywiadu z osobami wyznaczoną przez Kierownictwo organizacji do kontaktów

z audytorem, pozyskanie dokumentacje(obowiązujących w ramach badanej organizacji: regulaminów, zarządzeń, procedur, wytycznych, instrukcji itp.), analiza dokumentacji.

KROK 2 - audyt właściwy (czynności audytowe)

przeprowadzenie badania audytowego na miejscu, szczegółowa analiza dokumentacji w badanym obszarze, wywiady z właścicielami procesów, przeprowadzenie testów zgodności funkcjonowania mechanizmów kontrolnych, wybór transakcji finansowych do badania - próbkowanie, dokumentowanie czynności audytowych - dowody z audytubieżące wyjaśnianie spostrzeżeń z audytowanym.

KROK 3 - sprawozdawczość

sporządzenie raportu z uwzględnieniem szczegółowych ustaleń, ryzyk, konsekwencji, rekomendacji w ramach badanego obszaru, przekazanie raportu z audytu Kierownictwu Jednostki.

KROK 4 - narada zamykająca

prezentacja raportu: omówienie ustaleń, ryzyk oraz sposobu wdrożenia rekomendacji mających na celu poprawę badanego obszaru, ustalenie terminu audytu sprawdzającego wdrożenie rekomendacji.

KROK 5 - audyt sprawdzający

przeprowadzenia audytu sprawdzającego wdrożenie rekomendacji zaakceptowanych przez Kierownictwo Jednostki, przekazanie raportu z badania audytowego.

KROK 6 - audyt certyfikacyjny przeprowadzony przez jednostkę certyfikującą (w przypadku wdrażania norm)

71. W zakresie jakich obszarów przedsiębiorstwa najczęściej przeprowadza się audyt logistyczny?

- funkcjonowania całego systemu

- procesów przepływu ładunków lub ich wybranych części

- procesów przepływu informacji lub ich wybranych części

- w zakresie oceny bezpieczeństwa i jakości pracy

- w zakresie efektywności wykorzystania urządzeń

- w zakresie wykorzystania powierzchni oraz przestrzeni składowania

- warunków i sposobów ochrony przeciwpożarowej, w tym obowiązkową aktualizację instrukcji

- bezpieczeństwa pożarowego

- w zakresie organizacji i warunków ewakuacji obiektu, stanu urządzeń przeciwpożarowych.

Legenda

1. Pytania zaznaczone kolorem czerwonym obowiązują studentów, którzy posiadają certyfikat Audytora wewnętrznego i dodatkowo uzyskali cztery plusy za aktywność w trakcie wykładów.

2. Pytania od 1-71 obowiązują wszystkich pozostałych studentów, chcących uzyskać zaliczenia z przedmiotu Audyt procesów w logistyce.

---