Ewidencja

czasu pracy

Czas pracy pod kontrolą

Autor: Szymon Sokolik

Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Wydawca: Agnieszka Gorczyca

Redaktor prowadzący: Kamil Surawski

ISBN 978-83-269-4056-9

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Skład i łamanie: Raster studio

05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. [phone]

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. [phone], faks 22 617 60 10

Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim.

Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na

źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich za-

stosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania

nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych.

W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych

w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3

SPIS TREŚCI

Jakie informacje musi zawierać ewidencja

4

Które dokumenty trzeba dołączać do ewidencji

4

Co ewidencjonuje się w podróży służbowej

5

Jak zaznaczyć godziny ponadwymiarowe niepełnoetatowca

5

Jak rejestrować ruchome godziny pracy

6

Jak ewidencjonować wyjścia prywatne

6

Na czym polega i kogo dotyczy ewidencja uproszczona 

7

Co to znaczy „prowadzić na bieżąco”

8

Czy ewidencję mogą prowadzić kierownicy działów

8

Kiedy ewidencja może być w formie elektronicznej

10

Jak pozyskiwać dane do ewidencji

11

4

EWIDENCJA CZASU PRACY

Jakie informacje musi zawierać ewidencja

Przepisy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Powinna ona jed-
nak wskazywać:

1. pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w:

a. niedziele i święta,
b. w porze nocnej,
c. w godzinach nadliczbowych – w tym przypadku pracodawca musi wpisać nie tylko do-

kładną liczbę pracy w godzinach nadliczbowych, ale także rodzaje godzin nadliczbowych
(tj. dobowe lub średniotygodniowe), a także wskazać wysokość dodatku (50% lub 100%),
który za nie przysługuje; ponadto jeżeli rekompensuje pracę w godzinach nadliczbowych
czasem wolnym od pracy, taka informacja również powinna znaleźć się w ewidencji,

d. dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym ty-

godniu pracy;

2. dyżury, do których pełnienia pracownik został zobowiązany. W ewidencji pracodawca musi

wykazać zarówno dyżur pełniony przez pracownika w domu, jak i dyżur pełniony w zakładzie
pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (należy je rozróżniać w ewidencji).

3. urlopy – należy ewidencjonować wszystkie urlopy, z których korzysta pracownik (np.

wypoczynkowe, macierzyńskie, wychowawcze, szkoleniowe czy urlopy, do których
pracownicy mają prawo na podstawie szczególnych regulacji – np. dodatkowe urlopy
pracowników niepełnosprawnych). Przepisy nie nakazują rozróżniać rodzaju urlopu
(np. zwykły, zaległy, urlop niepełnosprawnego). Jednak ze względów organizacyjnych
– w mojej ocenie – jest to wskazane. Dzięki temu pracodawca będzie wiedział, z jakiego
uprawnienia korzysta pracownik;

4. zwolnienia od pracy;
5. inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Z kolei w ewidencji pracowników młodocianych należy dodatkowo wykazywać czas pracy
przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu od-
bycia przez nich przygotowania zawodowego.

Uwaga:

W ewidencji nie odnotowuje się przerwy 15-minutowej (przysługującej osobom pracującym
co najmniej 6 godzin dziennie) oraz przerw na karmienie – gdyż są wliczane do czasu pracy.

Które dokumenty trzeba dołączać do ewidencji

Przepisy polecają przechowywać niektóre rodzaje dokumentów razem z ewidencją czasu pra-
cy. Dotyczy to głównie dokumentów związanych z różnymi nieobecnościami pracownika.
Chodzi konkretnie o:

5

EWIDENCJA CZASU PRACY

`

`

zwolnienia lekarskie,

`

`

wnioski urlopowe (o urlop wypoczynkowy, okolicznościowy),

`

`

wnioski o opiekę nad dzieckiem do lat 14,

`

`

wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe,

`

`

polecenia zobowiązujące pracownika do wykonywania pracy w godzinach nadliczbo-
wych lub wykorzystanie czasu wolnego w zamian za nadgodziny – jeśli są pisemne,

`

`

wniosek pracownicy o łączne wykorzystanie przerw na karmienie dziecka,

`

`

zaświadczenia lekarskie o karmieniu dziecka piersią (należy je przechowywać wraz
z wnioskiem pracownicy dotyczącym sposobu wykorzystania przerw na karmienie).

Przepisy nie określają technicznego sposobu załączania wspomnianych wniosków do prowa-
dzonej dla pracowników ewidencji czasu pracy. Wydaje się jednak, że skoro pracodawca ma
obowiązek prowadzenia imiennej karty ewidencji czasu pracy, wspomniane wnioski powin-
ny stanowić jej załącznik, w dokładnym rozumieniu tego słowa. W całości stanowić wtedy
będą dokumentację czasu pracy pracownika. Jeżeli jednak w zakładzie ewidencja czasu pra-
cy prowadzona jest na jednej karcie dla kilku pracowników, wnioski takie mogą być trzyma-
ne osobno (np. w osobnym segregatorze), podobnie jak w przypadku ewidencji prowadzonej
w formie elektronicznej.

Co ewidencjonuje się w podróży służbowej

W ewidencji czasu pracy trzeba również odznaczyć czas pracy przypadający podczas podróży
służbowej pracownika. Nie uwzględnia się jedynie czasu samej podróży, czyli czasu dojazdu
do miejsca delegacji oraz czasu powrotu z niej, jeżeli pracownik w tym czasie nie świadczył
faktycznie żadnej pracy i jeśli tylko nie przypadają w harmonogramowych godzinach pracy
pracownika (gdy bowiem podróż służbowa przypada w godzinach pracy, także jest zalicza-
na do czasu pracy, nawet w sytuacji gdy pracownik nie wykonywał wówczas pracy, a jedynie
np. jechał na miejsce delegowania).

Jak zaznaczyć godziny ponadwymiarowe niepełnoetatowca

Pracodawca powinien także w jakiś sposób wyróżniać w ewidencji czasu pracy pracownika
godziny przekraczające wymiar czasu pracy, ale nieprzekraczające pełnego etatu, czyli tzw.
godziny ponadwymiarowe. Godziny ponadwymiarowe nie są godzinami nadliczbowymi, choć
część z nich może być podobnie wynagradzana. Najlepiej wyróżniać wśród godzin ponadwy-
miarowych takie, które:

`

`

są płatne jak nadgodziny (czyli przekraczają ustalony w umowie limit, od którego
należy się wynagrodzenie z dodatkiem jak za nadgodziny) oraz

`

`

te które nie są płatne jak nadgodziny (nie przekraczają umownego limitu).

6

EWIDENCJA CZASU PRACY

Dla rozróżnienia pracy niepełnoetatowca w ramach określonego dla niego limitu godzin i po
jego przekroczeniu można w ewidencji stosować różne kolory. A także dla pracowników nie-
pełnoetatowych stworzyć odrębną kartę ewidencji, w której wyróżnione będą również godziny
pracy ponadwymiarowej, za którą należy się pracownikowi normalne wynagrodzenie i godziny
pracy ponadwymiarowej, za nią trzeba powiększyć wynagrodzenie o 50% lub 100% dodatek.

Jak rejestrować ruchome godziny pracy

Jeśli pracownik rozpoczyna pracę dwukrotnie w tej samej dobie, ponieważ w kolejnym dniu
rozpoczął pracę o godzinie wcześniejszej niż dnia poprzedniego, to powstaną nadgodziny,
które trzeba zewidencjonować w danej dobie. Wyjątkiem może być tzw. ruchomy czas pracy.
Można wprowadzić do ewidencji dodatkową rubrykę, w której będą wpisywane godziny po-
wstałe w związku z powtórnym rozpoczęciem pracy w tej samej dobie pracowniczej.
Aby odróżnić godziny pracy w ramach doby, pracodawca może wprowadzić do kart ewiden-
cji czasu pracy dodatkową rubrykę, w której będą wpisywane godziny powstałe w związku
z powtórnym rozpoczęciem pracy w tej samej dobie pracowniczej.

PRZYKŁAD:

W sytuacji, w której pracownik wykonuje pracę w poniedziałek w godzinach 9.00–17.00,
a we wtorek w godzinach 6.00–14.00, w ewidencji czasu pracy w dobie poniedziałkowej
należy odnotować 11 godzin pracy (w godzinach 9.00–17.00 i 6.00–9.00), czyli 8 godzin
zwykłych i 3 nadliczbowe.
Jeśli jednak wprowadzono ruchomy czas pracy, to w opisanym przypadku nie powstają
godziny nadliczbowe – pod warunkiem jednak że wcześniejsza praca we wtorek wynikała
z rozkładu lub pracownik sam zdecydował się wcześniej przyjść do pracy „w ramach wide-
łek”. Skoro więc nie ma nadgodzin, to wystarczy w ewidencji wpisać w poniedziałek i we
wtorek „8 godzin”. Jeśli jednak wejdą w życie postulowane zmiany, trzeba będzie oznaczyć,
od której do której godziny podwładny pracował.

Jak ewidencjonować wyjścia prywatne

Wyjścia prywatne pracowników również powinny zostać uwzględnione w ewidencji czasu pra-
cy. Obecnie czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pi-
semny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi już pracy w nadgodzinach.
Odpracowanie zwolnienia nie może jednak naruszać prawa pracownika do odpoczynku do-
bowego i tygodniowego. Dlatego wyjście – nawet odpracowane – powinno zostać uwzględ-
nione w ewidencji.

7

EWIDENCJA CZASU PRACY

PRZYKŁAD:

Pracownik złożył wniosek o wyjście prywatne na 4 godziny 13 października i 4 godziny
14 października. Spośród tych 8 godzin nieobecności poprosił o odpracowanie 4 godzin
(w dniach 28 i 29 października), a jeśli chodzi o pozostałe 4 godziny, wyraził zgodę na po-
trącenie za nie wynagrodzenia. Zamiast prosić o wyjście prywatne 14 października, pra-
cownik mógłby wnioskować o odbiór w tym czasie godzin wolnych za 4 nadgodziny do-
bowe wypracowane 8 i 9 października. Jednak bardziej opłacało mu się za te nadgodziny
pobrać wynagrodzenie z dodatkiem 50%, a 14 października prosić o obniżenie pensji. Pra-
codawca się na to zgodził. Ewidencja może w tej sytuacji wyglądać następująco:

Godziny pracy stałe 8.00–16.00 

miesiąc

Dni

Praca w:

Dyżur Nieobecność

październik

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15   norm. nad-

liczb.

porze

noc.

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

uw uw uw w5 wn 8 8 10 10 8 w5 wn8–4*8-4** ch  

136 4–50%

 

 

ch – 3 dni

ch ch W5wn 8 8 8 8 8 w5 wn 8 8+2* 8+2* 8 8

uw – 32 go-

dziny

Oznaczenie skrótów: wn – wolne z tyt. niedzieli; wś – wolne z tyt. święta; w5 – wolne z tyt. przeciętnie 5-dniowego tygodnia pra-
cy; w – dzień harmonogramowo wolny (równoważący dłuższy czas pracy w inne dni); ch – zwolnienie lekarskie; op – opieka; uw
– urlop wypoczynkowy; ub – urlop bezpłatny; zw – inne zwolnienia (wpisać z jakiego tytułu); nn – nieobecność nieusprawiedli-
wiona, * – wyjście prywatne i jego odpracowanie, ** – wyjście prywatne nieodpracowywane, za które pracownik zgadza się na
potrącenie wynagrodzenia, dd – dyżur w domu, dp – dyżur w pracy

Na czym polega i kogo dotyczy ewidencja uproszczona 

Ewidencja czasu pracy powinna odzwierciedlać faktycznie przez pracowników przepracowa-
ne godziny w skali doby, tygodnia czy okresu rozliczeniowego. A zatem również kilkunasto-
minutowe zwolnienia z pracy czy kilkunastominutowa praca w godzinach nadliczbowych
powinny być w niej odznaczane.

Są grupy pracowników, w stosunku do których prowadzi się ograniczoną ewidencję. Chodzi
o osoby:

`

`

objęte systemem zadaniowego czasu pracy,

`

`

zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy (chodzi tu o: pracowników
kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wcho-
dzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych
księgowych) oraz

`

`

otrzymujące ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

8

EWIDENCJA CZASU PRACY

Godziny pracy stałe 8.00–16.00 

miesiąc

Dni

Nieobec-

ność

Dyżur

paździer-

nik

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14 15

 

16 17

18

19

20 21 22 23

24

25

26

27

28

29 30 31

 

 

p uw uw w5 wn p

p

p

p

p

w5 wn p*

p

p

 

ch – 2

–

ch ch w5 wn

p

p

p

p

p

w5 wn

p

p

p

p

p

uw – 32

godziny

 

Oznaczenie skrótów: p – dzień pracy, wn – wolne z tyt. niedzieli; wś – wolne z tyt. święta; w5 – wolne z tyt. przeciętnie 5-dniowe-
go tygodnia pracy; w – dzień harmonogramowo wolny (równoważący dłuższy czas pracy w inne dni); ch – zwolnienie lekarskie;
op – opieka; uw – urlop wypoczynkowy; ub – urlop bezpłatny; zw – inne zwolnienia (wpisać z jakiego tytułu); nn – nieobecność
nieusprawiedliwiona, * – wyjście prywatne i jego odpracowanie, ** – wyjście prywatne nieodpracowywane, za które pracownik
zgadza się na potrącenie wynagrodzenia, dd – dyżur w domu, dp – dyżur w pracy

W stosunku do takich osób nie ewidencjonuje się godzin pracy. Jednak wszystkie pozostałe
elementy zaznaczane w ewidencji czasu pracy muszą być w niej zapisane. Trzeba więc za-
znaczać same dni pracy (ponieważ nie podaje się godzin, można je np. oznaczyć jako „p”),
a także wszelkie dni wolne (m.in urlopy, zwolnienia itd.), wyszczególniając, z jakiego tytułu
jest dany dzień wolny.

Co to znaczy „prowadzić na bieżąco”

Karty ewidencji czasu pracy powinny być prowadzone i wypełniane na bieżąco przez cały
okres zatrudnienia pracownika. Najlepiej więc, aby pracownik działu kadr od razu nanosił na
ewidencję informacje o dodatkowej pracy pracownika czy jego chorobie bądź urlopie. Czasa-
mi natychmiastowe (codzienne) wypełnianie ewidencji bywa kłopotliwe. Zazwyczaj przyjmuje
się, że warunek prowadzenia ewidencji „na bieżąco” jest spełniony, gdy jest ona uzupełniona
nie rzadziej niż co miesiąc – przed rozliczeniem wynagrodzeń z tego miesiąca.
Ewidencja służy bowiem m.in. prawidłowemu rozliczeniu czasu pracy pracownika. Zarówno
pracodawca, jak i pracownik powinni się orientować, czy np. przedłużanie bądź skracanie pra-
cy w niektóre dni, udzielanie dni wolnych, wykonywanie na podstawie polecenia pracy w dniu
wolnym itp. zostaną zbilansowane w danym okresie rozliczeniowym. Analiza ewidencji cza-
su pracy dokonywana w trakcie okresu rozliczeniowego jest również podstawą do ustalania
indywidualnych rozkładów czasu pracy pracowników na dalszą część tegoż okresu. Dlatego
ewidencja powinna być aktualizowana przynajmniej z miesiąca na miesiąc.

Czy ewidencję mogą prowadzić kierownicy działów

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w sensie prawnym spoczywa na pracodawcy
i w tym zakresie odpowiedzialny jest on za dopełnienie tego obowiązku. Pracodawca może
jednak powierzyć faktyczne prowadzenie ewidencji czasu pracy wyznaczonemu przez siebie

9

EWIDENCJA CZASU PRACY

pracownikowi bądź pracownikom. W takiej sytuacji ewidencję czasu pracy w sensie technicz-
nym prowadzi wyznaczony przez niego pracownik. Z punktu widzenia prawa pracy nie ma
bowiem różnicy pomiędzy osobistym prowadzeniem ewidencji czasu pracy przez samego pra-
codawcę a powierzeniem przez niego tej czynności podległemu mu pracownikowi.
Pracodawca powierzając pracownikowi prowadzenie ewidencji czasu pracy, może do tego celu
wyznaczyć dowolną osobę, w tym także kierownika wyodrębnionej jednostki organizacyjnej.
W takiej sytuacji prowadzenie przez takiego pracownika ewidencji czasu pracy jest traktowa-
ne na równi z osobistym prowadzeniem ewidencji czasu pracy przez pracodawcę. Warunkiem
jest jednak to, aby ewidencja spełniała wymogi określone we wskazanym wyżej rozporządze-
niu (czyli zawierała wszystkie niezbędne informacje, np. o rodzaju nieobecności). Ewidencja
czasu pracy jest bowiem pojęciem szerszym niż tylko ewidencja wejść i wyjść pracowników
w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.
Jeżeli jednak pracodawca upoważni i zobowiąże kierownika wyodrębnionej jednostki orga-
nizacyjnej do prowadzenia pełnej ewidencji czasu pracy, a nie tylko rejestracji wejść i wyjść
podległych mu pracowników, to prowadzona przez kierownika ewidencja może być jedno-
cześnie podstawą do rozliczania przez nich czasu pracy pracowników. Prowadzenie ewiden-
cji czasu pracy i na jej podstawie rozliczanie czasu pracy pracowników może więc odbywać
się odrębnie w każdej jednostce organizacyjnej.
Pracodawca ponosi odpowiedzialność za zgodne z prawem prowadzenie ewidencji czasu pracy
w stosunku do wszystkich pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy. Odpowiedzialno-
ści tej względem organów kontrolujących i pracowników nie wyłącza opisane wyżej przenie-
sienie kompetencji do prowadzenia ewidencji czasu pracy na kierowników wyodrębnionych
komórek organizacyjnych.
Z tych względów to pracodawca (a nie kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej)
jest ustawowo zobowiązany do udostępniania pracownikowi na każde jego żądanie ewiden-
cji czasu pracy. Dokumentację tę pracodawca musi również udostępnić kontrolującemu za-
kład inspektorowi pracy.
Pracodawca może zobowiązać poszczególnych dyrektorów czy kierowników określonych
działów, aby sami prowadzili „roboczą” ewidencję czasu pracy podległych im pracowników,
a następnie przekazywali ją pracodawcy (lub do działu kadr). Wówczas to ewidencja prowa-
dzona przez kadry jest tą właściwą, którą okazuje się inspektorowi. W takim przypadku dział
kadr pilnuje prowadzenia jej na bieżąco oraz tego, by były w niej kompletne wszelkie dane.
Jednak pracodawca może także zobowiązać kierowników działów lub dyrektorów jednostek
(albo wyznaczone przez nich osoby z poszczególnych działów) do całościowego prowadzenia
ewidencji czasu pracy podległych pracowników. Pod warunkiem jednak że ewidencja będzie
zawiera wszystkie niezbędne elementy, jest prowadzona na bieżąco i odpowiada rzeczywistości.
Ostatecznie bowiem zawsze i tak pracodawca jest odpowiedzialny za spełnienie tych warunków.

10

EWIDENCJA CZASU PRACY

Nie ma również przeszkód prawnych, aby pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stano-
wiskach czy też kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych prowadzili również
dla siebie samych taką ewidencję czasu pracy. W takim jednak przypadku powinna być ona
najpierw zatwierdzona przez ich bezpośredniego przełożonego, a następnie dopiero skiero-
wana do działu kadr.

Kiedy ewidencja może być w formie elektronicznej

Przepisy Kodeksu pracy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy.
Kartę taką, zgodnie ze swoimi potrzebami, opracowuje sam pracodawca. Nie ma przy tym
prawnych przeciwwskazań, aby pomocniczo pracodawca prowadził np. listy obecności pra-
cowników czy rejestry wyjść w czasie pracy. Takie dodatkowo prowadzone przez pracodaw-
cę dokumenty nie mogą jednak zastąpić ewidencji czasu pracy.
Lista obecności czy harmonogram czasu pracy mogą być jedynie pomocą przy tworzeniu
ostatecznego kształtu ewidencji czasu pracy. Co za tym idzie – imienna karta ewidencji cza-
su pracy powinna składać się z jednego dokumentu, który w sposób pełny obrazuje czas pra-
cy pracownika. Może jednak być ona zapisana w formie elektronicznej, aby tylko zawierała
wszystkie wskazane w przepisach dane.
Wydruki z bramek elektronicznych rejestrujących godzinę wejścia i wyjścia pracowników do
i z zakładu pracy, jeżeli nie zostaną uzupełnione o pozostałe elementy, nie będą mogły stano-
wić dokumentu ewidencji czasu pracy. Taka rejestracja jest bowiem niczym innym jak codzien-
nie podpisywana przez pracowników lista obecności w pracy. Jeżeli jednak w zakładzie jest
program do kompletnego rejestrowania czasu pracy pracowników, to zamieszczone w nim in-
formacje stanowią pełną ewidencję czasu pracy, której nie trzeba już przechowywać w formie
papierowej. Jest jednak warunek, aby dane zapisane na takiej elektronicznej ewidencji moż-
na było wydrukować. W razie kontroli PIP inspektor może poprosić o taki właśnie wydruk.
Zdarzają się programy automatycznie wypełniające ewidencję czasu pracy na podstawie czyt-
ników z kart wejść i wyjść. Należy jednak pamiętać, że pracownicy – często z własnej ini-
cjatywy, bez konieczności, a nawet bez wiedzy szefa – przychodzą do pracy wcześniej lub
wychodzą z niej później (np. załatwiając jakieś prywatne sprawy przez Internet). Wówczas
z czytnika może wynikać, że pracownik ma nadgodziny – i tak to może zostać zewidencjono-
wane. Jeśli więc musimy mieć w zakładzie automatyczne wypełnianie ewidencji na podsta-
wie czytników, to przynajmniej zadbajmy o to, aby można było dokonywać ręcznych korekt
w takiej ewidencji. Poza tym warto wówczas pilnować, aby pracownicy nie przebywali w za-
kładzie po godzinach.
Karta ewidencji czasu pracy może być zatem prowadzona również w formie elektronicznej,
pod warunkiem jednak że będzie zawierała wszystkie wymagane prawem informacje.

11

EWIDENCJA CZASU PRACY

Poza tym, elektroniczna forma przechowywania kart ewidencji czasu pracy nie zwalnia z obo-
wiązku przechowywania wniosków pracownika o udzielenie mu czasu wolnego w zamian za
czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, które to wnioski muszą mieć formę papie-
rową. Wnioski takie najlepiej przechowywać w osobnej teczce zatytułowanej np. „Dokumenty
dołączane do ewidencji czasu pracy”. Ewentualnie można przechowywać je w aktach osobo-
wych pracownika, w tej części, w której przechowuje się np. wnioski w sprawie udzielenia
urlopu na żądanie, urlopu bezpłatnego itp. Nie ma bowiem przeciwwskazań, aby również te
informacje znalazły się w części B akt osobowych pracownika.
Pracodawca nie może natomiast takich wniosków zastąpić formą elektroniczną, np. zeskanować
i przechowywać jedynie w komputerze lub na nośnikach elektronicznych. Wnioski o udziele-
nie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych są bowiem
zawsze pisemne i w takiej właśnie formie ma obowiązek przechowywać je pracodawca.
Pracodawca prowadząc i przechowując karty ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej,
musi też pamiętać, że ewidencja czasu pracy ma charakter jawny. Pracodawca będzie musiał
zatem udostępniać karty ewidencji czasu pracy na każde żądanie pracownika lub upoważnio-
nego do kontroli organu (np. inspektora pracy). Decydując się na elektroniczną formę pro-
wadzenia i przechowywania ewidencji czasu pracy, pracodawca musi zatem przewidywać
konieczność udostępniania pracownikowi lub organom kontrolującym pracodawcę wydru-
ków takiej ewidencji.

Jak pozyskiwać dane do ewidencji

Sposób, w jaki pracownicy potwierdzają swoją obecność w zakładzie pracy, oraz to, jak re-
jestrują prywatne wyjścia w godzinach pracy, należą do sfery wewnętrznych ustaleń praco-
dawcy. Pracodawca może zatem polecić rejestrowanie godzin przebywania na terenie zakładu
pracy oraz czasu prywatnych wyjść w godzinach pracy bezpośrednim przełożonym pracow-
ników (np. ich kierownikom).
Sposób potwierdzania przybycia i obecności w zakładzie pracy pracodawca powinien uregulo-
wać w regulaminie pracy. Natomiast jeżeli zatrudnia mniej niż 20 osób i nie jest zobowiązany
do wydania regulaminu pracy, informację taką, zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, przeka-
zuje swoim pracownikom na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy
o pracę (w tzw. informacji o warunkach zatrudnienia).
Przepisy prawa pracy nie określają, w jaki sposób ma wyglądać potwierdzanie przybycia
i obecności w pracy pracowników. Najpopularniejszą formą potwierdzania przybycia do pracy
są listy obecności, a prywatne wyjścia z pracy pracownicy odznaczają często w tzw. księgach
wejść i wyjść w godzinach służbowych. Pracodawca może jednak skorzystać z innej metody
potwierdzania przybycia i obecności pracowników w zakładzie pracy.

12

EWIDENCJA CZASU PRACY

W tym celu można zobowiązać pracowników do potwierdzania przybycia i wyjścia z pracy
za pomocą odbicia karty na czytniku czy zalogowania się w systemie informatycznym (o ry-
zyku z tym związanym wspomniano już wcześniej w ramce).
Jak już częściowo wspomniano, można obowiązek przechowywania dokumentacji powsta-
łej w wyniku zastosowania jednej z wymienionych form rejestracji pracowników w zakładzie
pracy powierzyć pracownikom działu kadr lub przełożonemu pracownika, np. jego kierowni-
kowi. Nałożenie na kierownika uprawnienia do rejestrowania przybycia i obecności pracow-
ników w zakładzie pracy może być dla niego przydatną informacją pomagającą mu w sposób
sprawny organizować pracę w poległej sobie jednostce. Wiedza o tym, którzy pracownicy
w chwili obecnej przebywają na swoich stanowiskach pracy, może ułatwić bowiem np. kie-
rownikowi zarządzanie jednostką i podział wykonywanej w niej pracy.
Jeszcze raz warto jednak podkreślić, aby wyraźnie rozstrzygnąć, czy prowadzona przez kie-
rowników działów dokumentacja rejestrująca czas pracy jest tylko dokumentacją pomocni-
czą do tworzenia ewidencji, czy też jest uważana za ewidencję czasu pracy. W tym ostatnim
przypadku musi ona spełniać wszystkie warunki: czyli zawierać wszelkie konieczne dane,
być prowadzona na bieżąco i dostępna w razie kontroli. Za realizację tych warunków odpo-
wiada pracodawca.

ISBN 978-83-269-4056-9