Organizowanie pracy w biurze

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI
NARODOWEJ

Agnieszka Mąkosa

Organizowanie pracy w biurze
343[01].Z3.02

Poradnik dla ucznia

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2006

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Recenzenci:
mgr inż. Małgorzata Budzicz
mgr inż. Beata Ostrowska

Opracowanie redakcyjne:
mgr inż. Agnieszka Mąkosa

Konsultacja:
dr Elżbieta Sałata

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 343[01].Z3.02

„Organizowanie pracy w biurze” zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu
technik administracji.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

2. Wymagania wstępne

3. Cele kształcenia

4. Materiał nauczania

4.1. Struktura organizacyjna biura i jego elementy

4.1.1. Materiał nauczania
4.1.2. Pytania sprawdzające
4.1.3. Ćwiczenia
4.1.4. Sprawdzian postępów

8
8

13
13
18

4.2. Bezpieczeństwo i higiena pracy biurowej

4.2.1. Materiał nauczania
4.2.2. Pytania sprawdzające
4.2.3. Ćwiczenia
4.2.4. Sprawdzian postępów

19
19
20
20
22

4.3. Organizowanie wyposażenia biura oraz jego ergonomia

4.3.1. Materiał nauczania
4.3.2. Pytania sprawdzające
4.3.3. Ćwiczenia
4.3.4. Sprawdzian postępów

23
23
31
31
32

4.4. Pracownik biurowy oraz wykonywane przez niego prace biurowe

4.4.1. Materiał nauczania
4.4.2. Pytania sprawdzające
4.4.3. Ćwiczenia
4.4.4. Sprawdzian postępów

33
33
35
35
36

4.5. Instrukcja kancelaryjna jako zbiór przepisów wewnętrznych

4.5.1. Materiał nauczania
4.5.2. Pytania sprawdzające
4.5.3. Ćwiczenia
4.5.4. Sprawdzian postępów

37
37
41
42
44

4.6. Typy i rodzaje dokumentów biurowych oraz ich archiwizowanie,

przechowywanie i zabezpieczanie
4.6.1. Materiał nauczania
4.6.2. Pytania sprawdzające
4.6.3. Ćwiczenia
4.6.4. Sprawdzian postępów

45
45
49
49
50

5. Sprawdzian osiągnięć

6. Literatura

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Poradnik będzie Ci pomocny w przygotowaniu i zorganizowaniu miejsca pracy,

wykorzystaniu

nowoczesnych

urządzeń

biurowych

oraz opanowaniu umiejętności

ergonomicznego wyposażenia biura.

W poradniku zamieszczono:

−

wymagania wstępne, czyli wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane,

abyś bez problemów mógł korzystać z poradnika,

−

cele kształcenia, czyli wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy

z poradnikiem,

−

materiał nauczania, „pigułkę” wiadomości teoretycznych niezbędnych do opanowania

treści jednostki modułowej,

−

zestaw pytań przydatny do sprawdzenia, czy już opanowałeś podane treści,

−

ćwiczenia, które pomogą Ci zweryfikować wiadomości teoretyczne oraz ukształtować
umiejętności praktyczne,

−

sprawdzian osiągnięć, przykładowy zestaw zadań. Pozytywny wynik sprawdzianu

potwierdzi, że dobrze pracowałeś podczas lekcji i że nabrałeś wiedzy i umiejętności
z zakresu tej jednostki modułowej,

−

sprawdzian postępów,

−

literaturę uzupełniającą.

W podrozdziałach Materiał nauczania treści kształcenia zostały zaprezentowane

w sposób ogólny. Podany zakres wiadomości powinien być wystarczający do osiągnięcia
celów kształcenia niniejszej jednostki modułowej, ale możesz poszerzyć wiadomości
o wskazaną literaturę.

Materiał nauczania podzielono na następujące części:

1. Struktura organizacyjna biura i jego elementy.
2. Bezpieczeństwo i higiena pracy biurowej.
3. Organizowanie wyposażenia biura oraz jego ergonomia.
4. Pracownik biurowy oraz wykonywane przez niego prace biurowe .
5. Instrukcja kancelaryjna jako zbiór przepisów wewnętrznych.
6. Typy i rodzaje dokumentów biurowych oraz ich archiwizowanie, przechowywanie

i zabezpieczanie.
W części Struktura organizacyjna biura i jego elementy omówiono rolę i podstawowe

zadania jakie powinno pełnić biuro.

Cztery pierwsze podrozdziały poświęcono roli, znaczeniu pracy biurowej oraz

odpowiedniego wyposażenie biura. Przedstawiają, jaką funkcję w pracy biurowej i w całej
działalności firmy zajmuje odpowiednie ergonomiczne wyposażenie biura, a także są określone
czynności związane z bezpieczeństwem i higieną pracy biurowej.

Kolejna część poradnika poświęcona jest dokumentacji pracy wykonywanej przez

pracownika biurowego.

Ostatnie podrozdziały zawierają instrukcję kancelaryjną jako przykładowy zbiór przepisów

wewnętrznych oraz ogólne zasady archiwizowania i przechowywania dokumentów biurowych.

Z podrozdziałem Pytania sprawdzające możesz zapoznać się przed przystąpieniem do

poznawania treści materiału, poznając wymagania wynikające z potrzeb zawodu, a po
przyswojeniu wskazanych treści, odpowiadając na te pytania, sprawdzisz stan swojej
gotowości do wykonywania ćwiczeń. Możesz także sprawdzić stan swojej wiedzy, która
będzie Ci potrzebna do wykonywania ćwiczeń po zapoznaniu się z materiałem nauczania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Zamieszczone w poradniku ćwiczenia mają na celu wyrobienie nawyku rzetelności,

dokładności i systematyczności w pracy – umiejętności niezbędnych podczas pracy w biurze.

Po wykonaniu ćwiczeń masz możliwość sprawdzenia poziomu swoich postępów,

odpowiadając na pytania podane w podrozdziale Sprawdzian postępów. W tym celu
powinieneś zakreślić odpowiedzi, wstawiając X w miejscu pod słowem:

TAK – jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest pozytywna,
NIE – jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest negatywna.
Zakreślenia pod NIE wskazują luki w Twojej wiedzy i zarazem informują, jakich treści

jeszcze nie poznałeś. Musisz do nich powrócić.

Poznanie przez Ciebie wszystkich wiadomości o pracy w biurze będą stanowiło dla

nauczyciela podstawę przeprowadzenia sprawdzianu poziomu przyswojonych wiadomości
i ukształtowanych umiejętności. W tym celu nauczyciel posłuży się zestawem zadań testowych
zawierającym różnego rodzaju ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Schemat układu jednostek modułowych w module „Praca administracyjno-biurowa”.

343[01].Z3

Praca administracyjno-biurowa

343[01].Z3.01

Komputerowe wspomaganie prac biurowych

343[01].Z3.03

Wykorzystywanie informacji w pracy

biurowej

343[01].Z3.02

Organizowanie pracy w biurze

343[01].Z3.05

Organizowanie spotkań służbowych

343[01].Z3.04

Redagowanie pism urzędowych

343[01].Z3.07

Kreowanie wizerunku jednostki

organizacyjnej

343[01].Z3.06

Obsługa interesantów

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

posługiwać się podstawowymi pojęciami ekonomicznymi oraz pojęciami z zakresu prawa,

−

posługiwać się podstawową terminologią z zakresu technologii informacyjnej,

−

korzystać z różnych źródeł informacji,

−

korzystać z technologii informacyjnej,

−

określać stanowiska pracy biurowej,

−

wykonywać prace biurowe zgodnie z zasadami bhp,

−

obsługiwać biurowe urządzenia techniczne,

−

sporządzać pisma w różnych układach graficznych,

−

przedstawiać ogólne zasady redagowania pism,

−

obsługiwać komputer na poziomie podstawowym,

−

pracować w grupie i indywidualnie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

–

określić rodzaje struktur organizacyjnych biura według przyjętych kryteriów,

–

zaprojektować pomieszczenie biurowe zgodnie z wymaganiami ergonomii oraz
bezpieczeństwa i higieny pracy,

–

wyposażyć stanowisko pracy w niezbędne materiały,

–

zastosować regulaminy obowiązujące w jednostkach organizacyjnych,

–

opracować zakres czynności pracownika i regulamin stanowiska pracy,

–

oszacować czas wykonywania typowych zadań w pracy biurowej,

–

nadać pismu symbol zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

–

rozpoznać charakter sprawy na podstawie kodu rzeczowego wykazu akt,

–

określić drogę dokumentu w stosowanej procedurze załatwienia sprawy,

–

skierować pismo do odpowiedniej komórki organizacyjnej,

–

dokonać podziału pism według kategorii ich przechowywania,

–

przechować akta bieżące,

–

zastosować procedury przekazywania akt do archiwum,

–

określić warunki przechowywania akt w archiwum zakładowym,

–

wykonać różne prace biurowe z wykorzystaniem nowoczesnego sprzętu i różnych źródeł
informacji,

–

zarchiwizować dokumenty z wykorzystaniem techniki komputerowej,

–

zastosować obowiązujące procedury zawarte w instrukcji kancelaryjnej,

–

zastosować obowiązujące przepisy ochrony przeciwpożarowej bezpieczeństwa i higieny
pracy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1 Struktura organizacyjna biura i jego elementy

4.1.1 Materiał nauczania

Każda instytucja jest jednostką organizacyjną, do której należą np. szkoła, fabryka mebli,

bank, urząd gminy itp. Wszystkie te instytucje są jednostkami organizacyjnymi, ponieważ
działają samodzielnie, dysponują w tym celu odpowiednimi środkami finansowymi,
rzeczowymi oraz odpowiednią kadrą pracowników.

Pod pojęciem struktury organizacyjnej firmy rozumie się jej wewnętrzną budowę oraz

współzależność i powiązania komórek organizacyjnych. W zależności od wielkości
przedsiębiorstwa struktura organizacyjna obejmuje odpowiednio komórki organizacyjne, piony
i wydziały. Powinna być przedstawiona w postaci schematu, opisu i regulaminu
organizacyjnego.

Strukturę

organizacyjną

tworzą

wszystkie

komórki

organizacyjne,

łącznie

z kierownictwem, które są od siebie uzależnione pod względem funkcjonalnym
i hierarchicznym. Na strukturę organizacyjną składa się:
–

klasyfikacja celów, które ma osiągnąć jednostka organizacyjna,

–

uporządkowany podział na stanowiska i komórki organizacyjne,

–

zakresy działania tych stanowisk i komórek oraz więzi organizacyjne pomiędzy nimi,

–

wykaz stanowisk kierowniczych i organów zarządzających. [4, s. 91]

Jedną z mniejszych jednostek w strukturze organizacyjnej jest komórka organizacyjna,

w której są realizowane zadania ważne dla całej jednostki organizacyjnej. W zależności od
wielkości jednostki organizacyjnej jej komórki organizacyjne obejmują jedno – lub
wieloosobowe stanowiska pracy, kierowane przez kierowników komórek.

Struktura wskazuje wzajemne powiązania między komórkami organizacyjnymi

a kierownictwem. Każdą strukturę charakteryzują inne zakresy podporządkowania, hierarchia
czy inne parametry. Przedsiębiorca sam musi wypracować właściwą sobie strukturę
organizacyjną, dostosowaną do jego potrzeb i zadań. Nie ma uniwersalnej, dobrej dla
wszystkich struktury organizacyjnej.

Każdy pracownik biurowy powinien jak najszybciej zapoznać się ze strukturą

organizacyjną i regulaminem organizacyjnym swojej firmy, co pozwoli mu na określenie jego
przełożonych i podwładnych oraz wskaże drogi przepływu informacji w firmie.

Jeśli biuro ma właściwie spełniać rolę centrum, to osoby w nim zatrudnione powinny być

dobrze zorientowane w źródłach informacji, jej ważności, terminowości.

Praca w biurze polega na powierzeniu jej osobom wyspecjalizowanym w jej

wykonywaniu, poprzez stworzenie komórek organizacyjnych, a następnie wytworzenie między
nimi powiązań i zależności. W ten sposób powstaje struktura każdej jednostki organizacyjnej.

Na strukturę firmy składają się zarówno komórki o charakterze merytorycznym, jak

i usługowym. Jedną z podstawowych komórek istniejących w każdym biurze jest sekretariat.

Sekretariat dzięki rytmicznemu dostarczaniu informacji do wszystkich innych komórek,

pozwala firmie żyć i rozwijać się. Szybkość przepływu informacji zależy w dużym stopniu od
znajomości struktury organizacyjnej firmy, gdyż wszystkie jej komórki mogą być nadawcami.

Pracownicy znając schemat organizacyjny firmy, nazwy komórek, ich symbole, a także

nazwiska i imiona osób zajmujących stanowiska w hierarchii, mogą szybko i sprawnie
przekazywać informacje do odpowiednich komórek.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Znajomość struktury organizacyjnej firmy ułatwia kierowanie wychodzących pism do

podpisu przez właściwe osoby. Znajomość struktury pozwoli na rozpoznanie dokumentów,
mimo pozornego ich podobieństwa np. protokołu zarządu, protokołu walnego zgromadzenia,
czy protokołu rady nadzorczej.

W zależności od rodzaju powiązań między poszczególnymi komórkami można

wyodrębnić cztery zasadnicze rodzaje struktury organizacyjnej:
1. Struktura liniowa (Rys. 1) polega na tym, że komórki są tu powiązane między sobą

w układ hierarchiczny, w którym każda komórka każdego szczebla podlega wyższej
jednostce.

Rys. 1. Struktura organizacyjna liniowa. [4, s. 92].

Wady i zalety struktury liniowej przedstawiono w tabeli poniżej.

Tabela 1. Wady i zalety struktury liniowej. [4, s. 92].

Wady struktury liniowej

Zalety struktury liniowej

Niski stopień specjalizacji funkcji

Przejrzystość

Trudność w koordynowaniu działalności
poszczególnych komórek

Możliwość ścisłego ustalenia
odpowiedzialności

Zbyt duże obciążenie odpowiedzialnością
naczelnego kierownictwa

Zapewnienie dyscypliny służbowej

Łatwość przekazywania dyspozycji

2. Struktura funkcjonalna (Rys. 2) oznacza, że podwładni otrzymują polecenia zarówno od

przełożonych służbowych, jak i od innych wyspecjalizowanych kierowników, ponadto
powiązania funkcjonalne występują niezależnie od powiązań służbowych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 2. Struktura funkcjonalna [4, s. 93].

W tej strukturze organizacyjnej może istnieć wiele trudności w uzgodnieniach oraz powolny
charakter podejmowania decyzji.

Tabela 2. Wady i zalety struktury funkcjonalnej [4, s. 93].

Wady struktury funkcjonalnej

Zalety struktury funkcjonalnej

Zbyt duży podział odpowiedzialności

Możliwość osiągnięcia wysokiej specjalizacji

Możliwość powstawania sporów
kompetencyjnych

Skuteczna kontrola

Trudności w uzgodnieniu

Pozytywny wpływ na doskonalenie kadr

Powolność podejmowania decyzji

Łatwość przekazywania dyspozycji

3. Struktura sztabowo-liniowa (Rys. 3) oznacza, że kierownicy różnych szczebli dysponują

specjalnymi komórkami funkcjonalnymi. Komórki te mogą służyć pomocą zarówno swym
przełożonym bezpośrednim, jak i innym, niezależnym od nich komórkom na niższych
szczeblach hierarchii służbowej.

Powiązania funkcjonalne

Powiązania
hierarchiczne

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 3. Struktura sztabowo-liniowa [4, s. 94].

Tabela 3. Wady i zalety struktury sztabowo-liniowa [4, s. 94].

Wady struktury sztabowo-liniowej

Zalety struktury sztabowo-liniowej

Dążenie doradców do zdobywania
autorytetu liniowego

Przejrzystość oraz ścisłe ustalenie
odpowiedzialności

Często występująca nieumiejętność
wykorzystania pracy sztabu przez
kierowników

Zapewnienie dyscypliny służbowej

Łatwość w przekazywaniu dyspozycji

Pozytywny wpływ na doskonalenie kadr

Jest to struktura, w której kierownicy różnych szczebli dysponują specjalnymi komórkami
funkcjonalnymi (doradczymi). Komórki te mogą służyć pomocą zarówno swym przełożonym
bezpośrednim, jak i innym niezależnym od nich komórkom na niższych szczeblach hierarchii
służbowej.

4. Struktura techniczna (Rys. 4) jest ona strukturą, w której powiązania służbowe

i funkcjonalne są mniej ważne, niż powiązania wynikające z kooperacji. Polega na podziale
według kryterium odrębności problemów. Powoływane są zespoły składające się
z różnych specjalistów, przeznaczone do wykonania określonych zadań. Zarządzanie
w takich strukturach określa się jako systemowe.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 4. Struktura techniczna [4, s. 95].

Tabela 4. Wady i zalety struktury techniczna [4, s. 95].

Wady struktury technicznej

Zalety struktury technicznej

Dążenie kierowników do osiągnięcia celu przez
wyznaczanie zadań pracownikom

Przejrzystość oraz ścisłe ustalenie
odpowiedzialności

Rozgraniczenia hierarchii ważności problemów
do rozwiązania oraz zadań do wykonania

Zapewnienie dyscypliny służbowej

Łatwość w przekazywaniu dyspozycji

Zakład pracy oraz jego struktura organizacyjna są ważnym elementem, w którym

składowe i procesy są ze sobą powiązane. Poznanie zakładu pracy wymaga umiejętnego
wyodrębnienia tych elementów, umożliwiających określenie granic między technologią
organizacją procesów w nim przebiegających, kierowaniem i organizowaniem pracy. Dokładne
ustalenie tych granic jest potrzebne do rozwiązania zadań stawianych przed poszczególnymi
jednostkami zakładu pracy – biura jako systemu.

Kolejnym ważnym elementem w strukturze organizacyjnej jest regulamin organizacyjny,

który określa kompetencje i obowiązki wszystkich komórek organizacyjnych. Jego forma
opisowa stanowi podstawę do sporządzenia zakresu obowiązków na poszczególnych
stanowiskach. Nowo przyjęty pracownik biurowy powinien już pierwszego dnia pracy
zapoznać się ze schematem struktury organizacyjnej i regulaminem organizacyjnym firmy, czyli
z formą graficzną i opisową powiązań służbowych i zadań pracowników firmy. Znajomość
przepisów określających strukturę i działanie jednostki organizacyjnej, czyli schematu
organizacyjnego i regulaminu organizacyjnego, pomaga w skuteczności i szybkości obiegu
informacji.

Powiązania

hierarchiczne

Więź techniczna

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Na czele struktury organizacyjnej stoi kierownik, który zarządza całą firmą oraz do zadań

którego należy między innymi:
–

organizowanie wykonawstwa,

–

planowanie,

–

kontrolowanie,

–

ożywianie organizacji (motywowanie),

–

kierowanie.

Organizowanie wykonawstwa zadań oznacza dzielenie głównych zadań na zadania

cząstkowe i przydzielanie ich poszczególnym wykonawcom.
Planowanie przez kierownika polega na przewidywaniu przyszłych zadań i określaniu
terminów wykonania i potrzebnych środków. W skład planowania wchodzą:
–

podjęcie decyzji, jak i kiedy osiągnąć pożądane cele,

–

ustalenie kolejności terminów działań.
Kontrolowanie jest to porównywanie rzeczywistego przebiegu realizacji zadania z planem

i ustalenie na tej podstawie dyspozycji w sprawie dalszego postępowania. Kierownicy
kontrolują poszczególnych pracowników i wykonywaną przez nich pracę.

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie są rodzaje struktur organizacyjnych w biurze?
2. Jaką rolę pełni biuro w przedsiębiorstwie?
3. Jakie są wady i zalety struktury liniowej obowiązującej w biurze?
4. Jakie jest znaczenie funkcji kierowniczej w jednostce organizacyjnej?
5. Do czego służy schemat organizacyjny w jednostce organizacyjnej?
6. Podaj przykłady szczebli hierarchicznych?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj projekt organizacyjny własnej firmy, wybierając jeden z czterech schematów

organizacyjnych. Przedstaw, gdzie w tej strukturze organizacyjnej firmy byłoby Twoje miejsce
i dlaczego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zaplanować swoją firmę oraz jej strukturę organizacyjną,
2) określić plany i propozycje.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

dostępna literatura,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Narysuj schemat organizacyjny urzędu gminy oraz scharakteryzuj tę strukturę.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) na podstawie podanej struktury zaplanować schemat organizacyjny urzędu gminy,
2) narysować schemat organizacyjny urzędu gminy,
3) omówić schemat na forum grupy.

Przykład – karta pracy ćwiczeń.

Przykładowa struktura organizacyjna urzędu gminy.

W skład Urzędu wchodzą referaty i samodzielne stanowiska pracy.
Zakres działań i zadania:
I. Referat organizacyjny.

1. Obsługa Rady Gminy i jej organów:

−

posiedzenia Sesji Rady Gminy, Komisji,

−

rejestr uchwał Rady Gminy,

−

dokumentacja z posiedzeń rady i jej organów – protokoły.

2. Sprawy organizacyjne Urzędu Gminy i kadr:

−

przyjmowanie korespondencji wpływającej do urzędu,

−

sprawy kadrowe i socjalne pracowników urzędu.

3. Obsługa prawna Urzędu Gminy – Radca Prawny.
4. Przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków obywateli:

−

rejestr skarg i wniosków,

−

rejestr zarządzeń Wójta Gminy,

−

obsługa i współpraca z jednostkami pomocniczymi gminy.

5. Ewidencja działalności gospodarczej:

−

przyjmowanie wniosków i wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej,

−

koordynacja przewozów pasażerskich i przewozów taksówką,

−

przyjmowanie wniosków i wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych, do ewidencji hotelarskiej,

−

koordynacja programu profilaktyki i przeciwdziałania uzależnieniom,

−

współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

II. Referat Infrastruktury Technicznej:

1. Inwestycje Gminne:

−

planowanie inwestycji,

−

organizowanie przetargów,

−

nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych.

2. Budownictwo i planowanie przestrzenne:

−

wydawanie warunków zabudowy,

−

wydawanie zezwoleń na budowę,

−

wydawanie wypisów z planu zagospodarowania przestrzennego,

−

wydawanie postanowień na podział nieruchomości,

−

wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania,

−

wykonywanie zadań planu zagospodarowania przestrzennego gminy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. Gospodarka komunalna i mieszkaniowa:

−

przyjmowanie wniosków o przydział mieszkań,

−

przydział mieszkań komunalnych,

−

przyznawanie dodatków mieszkaniowych,

−

nadawanie numeracji porządkowych nieruchomościom.

4. Integracja europejska i drogownictwo gminne:

−

remonty, budowa dróg i mostków gminnych,

−

wydawanie pozwoleń na zajęcia pasa drogowego na drogach gminnych,

−

współpraca z administracją państwową i organizacjami pozarządowymi,

−

współpraca w sprawie pozyskiwania środków z UE,

−

zimowe utrzymanie dróg gminnych.

III. Referat rolnictwa i gospodarki gruntami:

1. Gospodarka nieruchomościami rolnymi i nierolnymi:

−

dzierżawa, sprzedaż nieruchomości gminnych (grunty rolne, budowlane, budynki,
mieszkania, lokale użytkowe),

−

zatwierdzenie podziału nieruchomości,

−

rozgraniczenie nieruchomości, oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste,

−

oddawanie użytkowania wieczystego w prawo własności,

−

nabywanie przez użytkowników wieczystych praw własności nieruchomości,

−

naliczanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego,

−

wydawanie zezwoleń na uprawę maku.

IV. Referat finansowy.

1. Wymiar podatków i opłat lokalnych:

−

prowadzenie ewidencji podatników,

−

przyjmowanie informacji od osób fizycznych w sprawach podatku od
nieruchomości, rolnego i leśnego,

−

wydawanie

zaświadczeń

posiadaniu

gospodarstwa

dochodowości

z gospodarstwa,

−

wydawanie zaświadczeń o posiadaniu gospodarstwa rolnego.

2. Podatek od środków transportowych – samochody ciężarowe:

−

przyjmowanie deklaracji na podatek od środków transportowych.

V. Samodzielne stanowisko ds. ochrony środowiska i gospodarki leśnej:

−

koordynowanie działań w zakresie realizacji zadań wynikających z programu
utrzymania porządku i czystości w Gminie,

−

egzekwowanie wykonania zadań programu utrzymania czystości i porządku,

−

wydawanie pozwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na
usuwaniu i unieszkodliwianiu odpadów komunalnych,

−

wydawanie pozwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenu nieruchomości i gruntów
rolnych.

VI. Samodzielne stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych:

−

prowadzenie ewidencji ludności Gminy,

−

prowadzenie rejestru do spraw wyborczych,

−

przyjmowanie wniosków na dowody osobiste.

VII. Samodzielne stanowisko ds. spraw wojskowych i ochrony pożarowej:

−

prowadzenie ewidencji przedpoborowych i poborowych,

−

przyjmowanie wniosków i wydawanie decyzji w sprawie uznania żołnierza za jedynego
żywiciela rodziny,

−

wydawanie decyzji w sprawie przyznawania zasiłków członkom rodziny żołnierza.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory plastyczne.

Ćwiczenie 3

Określ zadania, jakie stoją przed dyrektorem, który właśnie obejmuje stanowisko.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić, jakie cechy powinien mieć dyrektor,
2) określić zadania stojące przed nowo powołanym dyrektorem,
3) zaprezentować swój pogląd na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 4

Scharakteryzuj pracownika biurowego, jego wygląd oraz wykonywane prace biurowe.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić wizerunek pracownika biurowego,
2) określić czynniki wpływające na wygląd zewnętrzny pracownika biurowego,
3) scharakteryzować czynności wykonywane przez pracownika biurowego,
4) określić najważniejsze zadania wykonywane przez pracownika biurowego,
5) określić na podanym rysunku czas wykonywania zadań pracownika biurowego,
6) ocenić najważniejsze elementy ubioru od 1 do 6, gdzie 1 oznacza najmniej ważne

a 6 najważniejsze.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

kartka ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Karta pracy – ćwiczeń.

Czas pracy

0,5

1,5

2,5

3,5

4,5

5,5

6,5

7,5

ła

ism

cji

ści

ygo

ła

sze

ąd

zda

Czynno

ści

iny

Rys. 1 grupy A

Ocena wygl

ądu zewnętrznego pracownika biurowego

żuteria

łosy

Kostium,

garnitur

Buty

Makija

Wygl

ąd

unk

Rys. 2 grupy B

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić znaczenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie?



2) określić, jaką rolę odgrywa dyrektor w jednostce organizacyjnej?



3) scharakteryzować rolę biura w strukturze organizacyjnej

przedsiębiorstwa?



4) scharakteryzować strukturę organizacyjną urzędu gminy?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2. Bezpieczeństwo i higiena pracy biurowej

4.2.1. Materiał nauczania

Sprawny system, umożliwiający zapewnienie bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,

jest jednym z niezbędnych warunków wypełnienia ustawowych obowiązków państwa
w stosunku do jednego obywatela. Nieodłącznym elementem systemu ochrony pracy jest
prawo pracy. Najważniejszym polskim aktem prawnym, regulującym m.in. kwestie
bezpieczeństwa i higieny pracy jest Kodeks pracy. Instytucjami powołanymi do nadzoru
i kontroli przestrzegania prawa pracy oraz zasad i przepisów higieny pracy i warunków pracy
są przede wszystkim: Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Państwowa Inspekcja Sanitarna
(PIS) działająca na podstawie odrębnych przepisów. Państwowa Inspekcja Pracy, powołana
ustawą z dnia 6 marca 1981 r., posiada szerokie uprawnienia w zakresie nadzoru i kontroli,
w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa oraz higieny pracy. Gwarancją
niezawisłości tej inspekcji jest podporządkowanie jej bezpośrednio Radzie Ochrony Pracy,
działającej przy Sejmie RP. W zakresie działań Państwowej Inspekcji Sanitarnej znajduje się
natomiast kontrola higieny pracy i warunków środowiska pracy.

W miejscu pracy należy przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów

przeciwpożarowych. Obowiązek przestrzegania przepisów spoczywa zarówno na pracodawcy,
jak i na pracowniku. Obecnie zwraca się uwagę szczególnie na przestrzeganie przepisów bhp
przez pracowników pracujących przy komputerze.
Powinni oni:
–

w razie potrzeby stosować okulary korekcyjne,

–

stosować kilkuminutowe przerwy w pracy po każdej godzinie pracy,

–

wyłączyć po pracy urządzenia,

–

siedzieć w odległości 40–75 cm od monitora.

Oprócz tego pracownicy powinni znać dokładnie przepisy i zasady bhp, brać udział
w szkoleniach, utrzymywać w należytym stanie urządzenia i sprzęt na stanowisku.

W czasie pracy przy komputerze lub innych urządzeniach technicznych nie można palić

tytoniu, wylewać wody na urządzenia techniczne oraz samodzielne naprawiać urządzeń
technicznych. Pracownik rozpoczynający nową pracę ma obowiązek zapoznać się
z przepisami bhp.

Pracodawca natomiast powinien kierować pracownika na profilaktyczne badania lekarskie.

Ponadto powinien:
–

zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy swoim pracownikom,

–

przeprowadzić szkolenia,

–

zadbać o ochronę zdrowia pracowników,

–

zapobiegać wypadkom i chorobom zawodowym, a w razie ich wystąpienia

przeprowadzić postępowanie powypadkowego.

Pracodawca powinien również wyposażyć biuro tak, aby spełniało ono nie tylko wymogi

bhp czy przepisów przeciwpożarowych, ale również zachęcało do zwiększonej wydajności
pracy pracownika.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie są dwie instytucje nadzorujące bezpieczeństwo i higienę pracy?
2. Jakie przepisy obowiązują pracowników podczas pracy przy komputerze?
3. Czego nie należy robić w miejscu pracy?
4. Jakie są zadania pracownika i pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Określ obowiązki pracownika i pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Karta pracy – ćwiczeń.

Obowiązki pracodawcy

Obowiązki pracownika

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić obowiązki pracownika i pracodawcy,
2) przeanalizować obowiązki pracownika i pracodawcy,
3) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń,
4) zaprezentować obowiązki pracownika i pracodawcy na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Określ obowiązki pracodawcy i pracownika.
Przeczytaj uważnie poniższe zdania i zakwalifikuj je do odpowiedniej grupy i oznacz

literkami:
P – prawda, F – fałsz.
–__ pracownik powinien zapobiegać chorobom zawodowym,
–__ pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki pracy zgodne z przepisami bhp,
–__ pracownik ma obowiązek odpoczywać godzinę w ciągu całego dnia pracy,
–__ pracownik ma obowiązek poddawania się badaniom profilaktycznym,
–__ pracownik może palić tytoń w czasie pracy przy komputerze,
–__ pracownik w czasie pracy przy komputerze musi stosować okulary korekcyjne,
–__ pracownik nie musi powiadamiać o wypadku przy pracy,
–__ pracodawca jest zobowiązany do zapobiegania chorobom zawodowym.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) scharakteryzować obowiązki pracodawcy i pracownika,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 3

Przeanalizuj czynności pracodawcy i pracownika jakie powinni podjąć, jeżeli pracownik

uległ wypadkowi w miejscu pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeanalizować obowiązki pracodawcy i pracownika w miejscu pracy stosując przepisy

bezpieczeństwa i higieny pracy,

2) przedyskutować na forum grupy swoją opinię.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 4

Określ obowiązki pracownika i pracodawcy.

Karta pracy – ćwiczeń.

Tak

Nie

1. Czy pracodawca ma obowiązki w zakresie bhp w stosunku do pracownika?

Jakie?......................................................................................................................

2. Czy pracownik rozpoczynając pracę musi być zapoznany z przepisami bhp?

Dlaczego?...............................................................................................................

3. Czy istnieją instytucje bezpieczeństwa i higieny pracy?

Jeśli tak, to w jakim celu.........................................................................................

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić obowiązki pracodawcy i pracownika,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić czynności zabronione podczas pracy przy komputerze?



2) określić obowiązki pracodawcy?



3) określić prawa pracownika?



4) określić, jak należy wykonywać pracę biurową zgodnie z przepisami bhp?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Organizowanie wyposażenia biura oraz jego ergonomia

4.3.1. Materiał nauczania

Ergonomia jest dziedziną teoretyczną i stosowaną, w której wykorzystuje się wiedzę

o możliwościach psychofizycznych człowieka do projektowania i korygowania wyrobów
użytkowych: maszyn, urządzeń, narzędzi i materialnego środowiska pracy. Celem tych działań
jest usunięcie zagrożeń zdrowia i życia człowieka, optymalizacja kosztu biologicznego pracy,
zapewnienie odpowiedniej wydajności i wygody oraz satysfakcji z pracy. Ergonomia znajduje
zastosowanie w badaniach technicznych i działaniach menedżerskich.

Ergonomia to nauka zmierzająca do dostosowania maszyn, narzędzi, materialnego środowiska
i organizacji pracy oraz życia i przedmiotów powszechnego użytku do możliwości
i ograniczeń człowieka.

Przestronne jasne biuro, przeszklone ściany to ideał godny polecenia. Jednak każde biuro

może mieć swój styl, odpowiadający zasadom ergonomii i wygodzie pracowników. Do
organizacji przestrzeni firmowej doskonale nadają się meble, biurka, krzesła. Jednak wszystko
to powinno być odpowiednio ustawione tak, aby było funkcjonalne, wygodne i pomocne.
Sprzęty biurowe powinny wspierać sprawne wykonywanie codziennych zadań i ich
organizację.

Pracodawcy często korzystają z usług projektantów biur, aby w pomieszczeniu biurowym

pracownicy czuli się odpowiednio komfortowo. Tendencje rynkowe i błyskawiczna ewolucja
technologiczna wymusza nową organizację biura. Wśród nich konieczne jest dopasowanie
biurek do komputerów, tworzenie samodzielnych stanowisk komputerowych, czyli
zmniejszanie powierzchni i dostosowanie jej do multimediów. Z jednej strony miejsce pracy
powinno zagwarantować swobodę działania, z drugiej możliwość uporządkowanego
przechowywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej.
Podstawowym meblem w każdym biurze jest oczywiście biurko. Nadaje mu się bardzo różne
kształty: prostokątne, kątowe, nieregularne skośne i zaokrąglone. Wybór biurka będzie zależeć
od potrzeb, a również od możliwości przestrzennych pomieszczenia.

Urządzając biuro, dąży się przede wszystkim do zapewnienia sprzyjających warunków

pracy oraz uwzględnia się wymagania estetyki, mające wpływ na dobre samopoczucie. Na
wydajność pracy w biurze mają wpływ warunki, na które składają się urządzenia łączności
wewnętrznej i zewnętrznej, meble biurowe, jak również odpowiednie oświetlenie, klimatyzacja
zgodnie z zasadami bhp i ppoż.

Lokale biurowe powinny być przede wszystkim wyposażony w odpowiedni sprzęt

i funkcjonalne meble. Powinny one stwarzać warunki sprzyjające racjonalnej organizacji pracy,
umożliwiać

odpowiednie

wykorzystanie

powierzchni

biurowej,

dawać

możliwość

przemeblowania. Ustawienie mebli powinno być funkcjonalne, umożliwiające łatwe przejście
od pracy przy biurku do pisania na komputerze. Zapewnia to zestawienie biurka i stolika pod
komputer pod kątem prostym, w kształcie litery „L”, przy czym stolik powinien być
dostawiony z lewej strony.

Duże znaczenie w pracy biurowej ma oświetlenie. Jego słaba jakość może przyczynić się

do bólu oczu i zwiększyć zmęczenie.

Pracy nie sprzyja również hałas. Problem hałasu może być rozwiązany w następujący

sposób:
–

używanie osobnych pokojów do konferencji, spotkań,

–

instalacja podziałów pomieszczeń, aby wytłumić dźwięk,

–

używanie cichych pokojów, gdyż ważna jest koncentracja.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Kolejnym nieodzownym elementem wyposażenia biura jest odpowiedni fotel, który

powinien być dobrze przystosowany i wyprofilowany. Pozycja siedząca zdominowała życie
współczesnego człowieka, jest ona przyjmowana coraz powszechniej zarówno podczas pracy,
w środkach lokomocji, jak i w domu. Pomimo że utrzymanie pozycji siedzącej nie wymaga
dużego wysiłku fizycznego, długotrwałe wykonywanie pracy w niewłaściwej pozycji ciała
często powoduje dolegliwości bólowe i zmiany zwyrodnieniowe stawów, zwłaszcza
kręgosłupa. Stanowisko pracy powinno być wyposażone w odpowiednie meble posiadające
wymagania ergonomii (min. podłokietniki, podparcie części lędźwiowej kręgosłupa
i 5 ramienną podstawę na kółkach) oraz regulację, a także biurko zapewniające taki obszar
pracy, aby nie ograniczać ruchów pracownika i gwarantować swobodną przestrzeń dla nóg.
Dodatkowo stanowisko powinno być wyposażone w podnóżek. Jeśli na stanowisku
wykonywana jest praca przy komputerze, to ważne jest ustawienie monitora na wprost
użytkownika tak, aby jego górna krawędź była poniżej poziomu oczu.
Prawidłowe siedzenie przy komputerze obrazuje rys. 5.

a) b)

Rys. 5. Pozycja siedząca przy komputerze a) prawidłowa pozycja przy komputerze,

b) miejsce dolegliwości [6].

Prawidłowa pozycja pracy przy komputerze to:
–

odległość od krawędzi biurka do klawiatury – 10 cm,

–

odległość głowy od monitora – 40–75 cm,

–

górna linia tekstu poniżej oczu,

–

blat biurka wysokość – 75 cm,

–

kąt zgięcia łokcia – 90 stopni,

–

odległość kolan od klawiatury – jak najmniejsza,

–

używać podnóżka, jeśli nogi się męczą.

Dolegliwości związane z nieprawidłową konstrukcją krzesła (dane Instytutu Ergonomii
PW):
–

14% – bóle głowy, problemy z koncentracją,

–

24% – bóle karku i barków,

–

57% – bóle pleców i kręgosłupa,

–

16% – bóle okolic pośladków,

–

19% – problemy i bóle ud,

–

29% – kolana i łydki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Temperatura w pomieszczeniach biurowych nie powinna być ani za wysoka, ani za niska.

Zbyt wysoka temperatura powoduje ospałość, znużenie, zbyt niska – uniemożliwia
wykonywanie pracy. W pomieszczeniach biurowych wilgotność powietrza powinna wynosić
od 40 do 80%, poza tym powinny być zainstalowane specjalne urządzenia wentylacyjne
zapewniające stały dopływ powietrza.

Temperatura gwarantująca człowiekowi pełną

sprawność psychofizyczną dla pracy biurowej powinna wynosić minimum 18

Jeśli pracownicy pracują w źle zorganizowanym środowisku, to może być ono głównym

źródłem stresu. Środowisko pracy dobrze zorganizowane i przyjemne może pomóc
w redukcji stresu i zwiększeniu produktywności. Należy jednak pamiętać, że praca dobrze
zorganizowana i spokojna zwiększa produktywność pracowników.

Pracując przy komputerze, należy upewnić się, że monitor i klawiatura są dobrze

umiejscowione. Jeśli bolą ścięgna dłoni, gdy pisze się na klawiaturze przez dłuższy czas, może
warto poeksperymentować z „naturalną” lub ergonomiczną klawiaturą. Ból oczu
spowodowany długim patrzeniem może spowodować bóle głowy. Należy wówczas robić
okresowe przerwy.

Większość zabiegów mających wpływ na zmniejszenie stresu można uzyskać przy małym

nakładzie finansowym.

Dla wielu ludzi miejsce pracy jest nie mniej ważne w życiu niż dom i otoczenie. Zarówno

w jednym, jak i w drugim miejscu dąży się do rozwiązań funkcjonalnych i estetycznych.
Wprowadzając nowoczesne rozwiązania przy tworzeniu stanowisk, zapewnia się
pracownikowi odpowiednie samopoczucie i motywację do pracy, tym samym zwiększając jego
wydajność. W tym celu urządzając stanowisko pracy należy wybrać meble biurowe spełniające
wymagania w zakresie ergonomii i wzornictwa, dające możliwości rozbudowy, czy też meble
specjalistyczne, które zapewniają sprawność, porządek i bezpieczeństwo pracy.

Nowoczesne materiały mające trwały i ekologiczny charakter oraz perfekcyjne wykonanie

mają zapewnić bezpieczeństwo w miejscu pracy. Potencjalny stół bądź krzesło powinny być
dodatkowo stypizowane ze względu na anatomię, rodzaj pracy, poziom życia przyszłych
użytkowników. Naczelną zasadą w projektowaniu mebli biurowych jest odrzucenie
wszystkiego, co zbędne. Okazuje się, że nawet formy modernistów są zbyt bogate. Obecnie
w meblarstwie panuje tendencja do eliminacji i wręcz redukcji do szkieletu. Elementy
konstrukcyjne stały się cieńsze, patrząc na nie mamy wrażenie, że wiszą w powietrzu. Proste
formy stołu, krzesła czy szafki kryją w sobie niespodzianki. Gdzieś w cieniutkiej rurze
konstrukcji krzesła ukryto przyciski do zdalnego sterowania kilkustopniowymi systemami
regulacji oparć siedzisk, zagłówków, podłokietników, podkolanników i podnóżków. Systemy
spełniają każde polecenie, dają możliwość przyjęcia dowolnej pozycji. Komfort postrzegany
jest tak w kontekście ciała jak i umysłu. Nowinki systemów regulacji wspiera piękna,
wyrafinowana forma, wykorzystująca supernowoczesne materiały. Komfort przynosi
konwencja zestawień „ciepło-zimno”. Ciepło to drewno, skóra dzianina. Zimno to kamień,
szkło, metal.

Meble biurowe muszą służyć określonemu celowi, kształtować zaplanowany wizerunek

firmy. Staje się on ważnym elementem marketingu, podnoszącym wartość firmy w oczach
klientów. Dzięki postępowi technicznemu produkcja mebli biurowych nie stanowi żadnego
problemu. Ważne jest by następowały zmiany w myśleniu człowieka o jego środowisku pracy,
by nie uważał, że praca to zło konieczne, tylko szukał w niej komfortu i dobrego stylu życia.
Obecnie tylko wspólne działanie projektanta i producenta, sprzedawcy i klienta może przynieść
realizację ich wspólnego celu – poprawę warunków pracy. W nowej rzeczywistości klient
potrzebuje fachowego doradcy, umiejącego trafnie określić i opisać grupę odbiorców, myśląc
o ich potrzebach, rytmie pracy i poziomie życia. Organizacja biura oznacza w praktyce
konieczność podjęcia wielu poważnych decyzji w celu stworzenia jego nowoczesnego modelu.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

O dobrym planowaniu przestrzeni decydują wymagania stawiane w konkretnym przypadku.
Należy zapoznać się z planem wnętrza, zorientować się, gdzie są ciągi komunikacyjne,
sanitarne, gdzie przewidziano miejsce dla kadry kierowniczej, na odpoczynek. Planując, trzeba
uwzględnić dane dotyczące liczby stanowisk przypadających na określoną liczbę pracowników,
sposób organizacji pracy, potrzebę organizowania dużych stanowisk, profesjonalnych
stanowisk komputerowych. Planista powinien znać przedsiębiorstwo, jego specyfikę pracy.

Pozytywne wrażenie pierwszego kontaktu z firmą pozostanie w pamięci dzięki

niepowtarzalnym, oryginalnym kształtom stanowiska recepcyjnego. Lekkość formy
i otwartość stanowiska sprzyjają tworzeniu przyjaznej atmosfery. To miejsce podkreślenia
prestiżu firmy. Obecnie odchodzi się od tworzenia dużych sal konferencyjnych. Ich miejsce
zajmują teraz stoły do spotkań na stojąco, niewielkie, przytulne pokoje spotkań z klientami lub
gośćmi. W firmach nastawionych na otwartość wobec klienta, pracownicy prowadzą gościa
przez całe biuro do wyznaczonego stanowiska na hali lub bezpośrednio do siebie.
Możliwość przestawienia mebli biurowych oraz ich rozbudowywania, dostawiania nowych
elementów to podstawowe zalety elastycznego środowiska pracy.

Systemowe rozwiązania lekkich ścianek niezamontowanych na stałe dają możliwość

wydzielania i wyciszania stanowisk, bez pozbawiania kontaktu ze współpracownikami. Ekrany
oddzielające poszczególne stanowiska przymocowuje się bezpośrednio do blatów. Bardzo
ciekawym rozwiązaniem ścianki wydzielającej stanowiska lub poszczególne sekcje
jest meblościanka.
Bardzo interesujące stało się miejsce pracy zintegrowanej – Ul, oparty na budowie plastra
miodu. Jest to forma otwarta, umożliwiająca pracę zespołową i wzajemną komunikację,
a jednocześnie zapewniająca minimum prywatności. W przestrzeni biurowej często wydziela
się pewną liczbę pokoi do samotnej pracy lub gabinety przeznaczone dla np. menedżera, osoby
kierującej firmą itp.
Poniżej znajdują się projekty przykładowo ustawionych mebli w biurze rys. 6, 7, 8, 9, 10.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 6. Przykład ustawienia mebli w biurze [7]

Rys. 7. Przykład ustawienia mebli w biurze na przykładzie plastra miodu [7]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 8. Przykład ustawienia mebli w biurze ze ściankami działowymi [7]

Rys. 9. Przykład ustawienia mebli [7]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 10. Przykład ustawienia mebli w biurze – nietypowy wymiar i kształt biurek [7].

Należy jednak zaznaczyć, że na każdy projekt należy spojrzeć krytycznie czy jest on dla

nas właściwy, gdyż później trudno będzie zmienić lub zweryfikować decyzję. Projekt aranżacji
mebli również powinien uwzględniać komunikację i przepływ informacji w firmie.
O dobrym klimacie pracy decyduje przemyślany wystrój wnętrza.
Zakup mebli biurowych wydaje się sprawą dość prostą. Lista zakupów obejmuje fotel
obrotowy, biurko, szafę i kontener.
Często nie przywiązujemy do zakupu sprzętów szczególnej wagi, nie wydają się istotnym
elementem w realizacji koncepcji firmy, wzroście obrotów czy wydajności pracy. Najczęściej
skupiamy się na tym, aby podobała nam się ich kolorystyka i kształt. Należy jednak zauważyć,
że meble biurowe są takim samym narzędziem pracy, jak komputer czy samochód.
Projektując biuro, możemy najpierw sporządzić rzut pionowy pomieszczenia, które ułatwi
projektowanie umeblowania ( rys. 11, 12).

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 11. Przykład ustawienia mebli – rzut poziomy pomieszczenia z góry [8].

Rys. 12. Przykład ustawienia mebli – rzut poziomy pomieszczenia z góry [8].

Duże znaczenie w wyposażeniu biura mają środki techniczne, które wspomagają pracę

w biurze. Wprowadzenie coraz to nowych środków technicznych pozwala na:
–

usprawnienie procesu dostarczania informacji,

–

zwiększenie

wydajności

pracy

biurowej

poprzez

wyeliminowanie

żmudnych

i pracochłonnych czynności,
–

podniesienie jakości prac biurowych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Najczęściej występującymi obecnie środkami technicznymi pracy biurowej są:

–

komputery,

–

telefony wielofunkcyjne,

–

dalekopisy,

–

telefaksy,

–

kopiarki kserograficzne,

–

dyktafony.

Pracownik biurowy korzysta z różnego rodzaju programów, które pozwalają mu na

tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, redagowanie pism przewodnich, zarządzanie bazami danych
oraz ułatwiają pracę w katalogach i plikach.
Do typowych programów użytkowych zalicza się programy umożliwiające m.in.:
–

prowadzenie rachunkowości,

–

sporządzanie sprawozdań,

–

prowadzenie rozliczeń finansowych,

–

prowadzenie gospodarki materiałowej,

–

prowadzenie kadr i płac,

–

prowadzenie rozliczeń podatkowych,

–

prowadzenie sekretariatu.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co oznacza pojęcie ergonomii?
2. Jakie elementy składowe powinno zawierać ergonomiczne stanowisko pracy?
3. Jakie skutki dla pracownika ma nieprawidłowo urządzone biuro?
4. Jakie meble powinny znajdować się i jak powinny być ustawione w biurze?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zaprojektuj plan biura.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić branżę firmy i liczbę pracowników,
2) określić powierzchnię i gabaryty pomieszczenia biurowego,
3) naszkicować kształt biura i ustawienie mebli w biurze.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Zaplanuj kosztorys zakupu mebli biurowych na podstawie podanej tabeli.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przemyśleć, jakie meble są potrzebne do umeblowania biura oraz jaka ich ilość,
2) ustalić na podstawie przykładowych cen ogólny koszt zakupu mebli,
3) wykonać ćwiczenia na komputerze w programie Excel.

Nazwa

Cena od

Cena do

Biurka

317,20

1218,78

Półki

36,60

61,00

Stoły

231,80

1586,00

Szafy

292,80

463,60

Gabloty

427,00

1195,60

Regały

292,80

366,00

Stoliki pod komputer

160,00

460,00

Kanapy i fotele

400,00

3200,00

Krzesła obrotowe

120,00

680,00

Przykładowe ceny poszczególnych mebli biurowych. [9]

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

komputer.

Ćwiczenie 3

Określ dobrze zorganizowane środowisko pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić dobrze zorganizowane stanowisko pracy,
2) wyjaśnić, w jakim celu należy dobrze organizować środowisko pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić pojęcie ergonomii?



2) określić elementy wyposażenia biura?



3) określić, co nazywamy dobrze zorganizowanym środowiskiem pracy?



4) określić, kto powinien zorganizować ergonomiczne środowisko pracy?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Pracownik biurowy oraz wykonywane przez niego prace

biurowe

4.4.1. Materiał nauczania

O człowieku nie świadczy tylko strój, w dużej mierze jednak ubiór ma duży wpływ na

nasze codzienne życie. Człowiek powinien dopasowywać ubiór do okoliczności i zwyczajów
panujących w otoczeniu. W niektórych zawodach obowiązuje strój służbowy, np. noszenie
fartuchów przez pielęgniarki, laborantki. Jest to przykład dopasowania ubrania do specyfiki
wykonywania zajęcia. Na styl ubrania ma duży wpływ moda panująca w danym czasie. Każdy
człowiek ma inny charakter i inny styl.

Wygląd zewnętrzny pracowników odgrywa pierwszoplanową rolę w tworzeniu wizerunku

firmy.

Składają się na niego:

–

ubiór – powinien być z dobrego materiału, świetnie uszyty kostium, niegniotące się
spódnice i eleganckie spodnie; nie nadają się dżinsy, legginsy i zbyt krótkie spódniczki;

–

kolory – mają duży wpływ na estetyczny wygląd garderoby, sekretarka powinna
orientować się, jakie kolory proponuje moda, ale powinna też wiedzieć, w jakich kolorach
jest jej do twarzy i czy pasują do jej figury;

–

makijaż – odpowiednio zrobiony nie tylko upiększa twarz, ale i umożliwia ukrycie
wrodzonych wad; powinien być uzależniony od pory dnia i okoliczności;

–

biżuteria – ozdoby nadają ubiorowi estetyczny wygląd, jednak nie ich ilość, ale
odpowiedni dobór jest czynnikiem decydującym; ozdoby muszą pasować do stroju i być
dyskretne;

–

fryzura – włosy powinny być zawsze zadbane, świeże, starannie utrzymane i dobrze uczesane;
sposób ułożenia włosów zależy w dużym stopniu od kształtu twarzy. [1, s. 88– 92].

Praca biurowa obejmuje wiele czynności związanych z:
–

obiegiem informacji wewnątrz firmy,

–

przyjmowaniem informacji wpływającej z zewnątrz,

–

opracowaniem informacji na potrzeby szefa i firmy,

–

wysyłaniem informacji na zewnątrz,

–

przechowywanie informacji w celu jej dalszego wykorzystania.
Praca biurowa wynika ona z określonych funkcji instytucji. Większość czynności

biurowych to działania typowe, dotyczące wielu stanowisk pracy i występujące przy
wykonywaniu różnych zadań. Pracę biurową charakteryzują wspólne metody i techniki pracy.
Działalność instytucji i sprawne zarządzanie zależą od dobrej organizacji pracy biurowej.
Każdy pracownik zatrudniony w instytucji wykonuje czynności biurowe, różna jest tylko ich
liczba. Znajomość zasad organizacji i techniki pracy biurowej jest potrzebna wszystkim
pracownikom, niezależnie od wykonywanych przez nich funkcji. Duże znaczenie ma również
wyposażenie miejsca pracy w odpowiednie narzędzia i środki materialne.

Biorąc pod uwagę różnorodność zadań, jakimi zajmują się jednostki organizacyjne,

nieunikniony jest podział pracy. Polega on na delegowaniu zadań pomiędzy jednostki
organizacyjne, a następnie na odpowiednie części (zadania cząstkowe). Zadania cząstkowe
przydziela się do wykonania jednemu pracownikowi lub grupie pracowników. W ten sposób
tworzą się określone stanowiska pracy lub komórki organizacyjne, różniące się zadaniami.
Stanowisko pracy to odpowiednio wyposażone pomieszczenie do pracy, w którym pracownik
wykonuje określone zadania. Podobne stanowiska pracy łączy się w komórki organizacyjne,
nad którymi są zwierzchnicy kierujący wyznaczoną grupą pracowników. Komórka

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

organizacyjna

stanowi,

więc grupę lub zespół stanowisk pracy wyposażonych

w odpowiednie środki, kierowanych przez jednego zwierzchnika, wykonujących określone
zadania. Pomiędzy stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi powstają więzi
organizacyjne, czyli zależności i powiązania – struktura organizacyjna.

Poza zarządzaniem i kierowaniem nie można pominąć prac administracyjnych,

pomagających w kierowaniu i zarządzaniu. Mają one charakter pracy biurowej, wykonywanej
przez pracowników odpowiednio do niej przygotowanych. Pracę administracyjną
w jednostkach organizacyjnych wykonują organy zarządzające, kierownicy działów, komórki
organizacyjne i samodzielne (sekretarki). Są jednak jednostki organizacyjne, np. urzędy, ale
również inne jednostki, m.in. instytucje finansowe, sądy, biura adwokackie i notarialne, których
działalność w całości lub w większości polega na pracy administracyjnej.

Czynności administracyjno – biurowe wykonywane są w biurze, które jest odpowiednio

przystosowane i wyposażone z przeznaczeniem do opracowywania przez pracowników
informacji niezbędnych do podjęcia decyzji, sporządzania różnego rodzaju pism, raportów
i dokumentów, zbierania informacji dotyczących zakresu działania danej instytucji,
klasyfikowania, rejestrowania i przechowywania. Przykładem biura są takie komórki, jak: dział
planowania, dział finansowo-księgowy, dział zbytu, dział transportu lub komórki wchodzące
w skład wydziału lub działu, np. sekcja płac, referat szkolenia itp. Prace biurowe związane są
z przyjmowaniem informacji z zewnątrz, jej obiegiem wewnątrz biura, przechowywaniem,
przetwarzaniem i wysyłaniem.

Typowe czynności biurowe polegają na:

–

liczeniu, rejestrowaniu, pisaniu,

–

prowadzeniu i opracowywaniu korespondencji,

–

sporządzaniu dokumentów,

–

powielaniu i kopiowaniu dokumentów,

–

gromadzeniu,

klasyfikowaniu

przechowywaniu

dokumentów,

opracowywaniu

materiałów wewnętrznych, np. notatek, sprawozdań statystycznych.

Ze względu na kierunki obiegu informacji wyróżnia się informacje biegnące: ku dołowi

(do wykonawców), na tym samym poziomie (do współpartnerów, współwykonawców), ku
górze (do zwierzchników).

We wszystkich jednostkach organizacyjnych są organy (osoby) upoważnione do

podejmowania decyzji oraz aparat pomocniczy, przygotowujący informacje przydatne do
podjęcia decyzji oraz aparat wykonawczy, który zajmuje się realizacją decyzji. Podstawę
stanowi informacja pomagająca w podjęciu decyzji przez kierownika, który na podstawie
otrzymanych informacji podejmuje decyzje.

Zadaniowy czas pracy może być wprowadzony w układzie zbiorowym pracy,

w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu pracodawcy. Warunkiem tego wprowadzenia jest
uprzednie uzgodnienie z pracownikiem. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala
czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy.
Pracownicy, którzy efektywnie gospodarują czasem pracy, osiągają wyraźne korzyści m.in.
lepiej i szybciej osiągają cele zawodowe i osobiste. Warunkiem osiągnięcia korzyści
z gospodarowania czasem pracy jest zasada pisemnego planowania dnia. Sporządzanie planów
dnia na piśmie daje następujące korzyści:
–

odciąża pamięć,

–

daje możliwość kontrolowania osiągniętych celów.
Przystępując do planowania, możemy ocenić priorytet spraw do rozstrzygnięcia,

z uwzględnieniem ich pilności.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Zadania możemy klasyfikować:

–

zadanie kategorii A – są to zadania najważniejsze,

–

zadania kategorii B – są to zadania mniej ważne,

–

zadania kategorii C – są to zadania najmniej ważne.

Przeprowadzanie analizy zadań do wykonania umożliwi ustawienie spraw w odpowiedniej
relacji – pozwoli na wartościowanie spraw.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jak powinien wyglądać pracownik biurowy?
2. Jakie czynności obejmuje praca biurowa?
3. Co rozumiesz pod pojęciem pracy biurowej?
4. Co to jest stanowisko pracy i z czego powinno się składać?
5. Co to są czynności administracyjne i z czym są związane?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Określ prawidłowy wygląd zewnętrzny pracownika biurowego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie ćwiczenie,
2) określić wygląd zewnętrzny pracownika.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Określ ubiór następujących osób:

1) uczniowie szkoły podstawowej,
2) studenci,
3) nauczyciele,
4) menadżerowie,
5) lekarze,
6) posłowie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić strój dla ludzi będących w określonej grupie społecznej,
2) określić, czy we wszystkich sytuacjach dana grupa ludzi ubiera się tak samo.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 3

Zaplanuj czynności związane z przygotowaniem konferencji dla 15 osób.

Karta pracy – ćwiczeń.

Uzupełnij poniższą tabelę.

Godziny (od do)

Czynności

Potrzebny czas

w minutach

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) opracować plan pracy organizując konferencję,
2) omówić swoją propozycje na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

komputer,

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić czynności administracyjne?



2) określić elementy stanowiska pracy?



3) określić wygląd zewnętrzny pracownika biurowego?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5. Instrukcja kancelaryjna jako zbiór przepisów wewnętrznych

4.5.1. Materiał nauczania

Regulamin organizacyjny określa kompetencje i obowiązki wszystkich komórek

organizacyjnych. Jego forma opisowa stanowi podstawę do sporządzania zakresu obowiązków
na poszczególnych stanowiskach.

W każdym przedsiębiorstwie przepływ informacji powinien być odpowiednio

uregulowany, tzn. oparty na pewnych z góry przyjętych, jednolitych zasadach postępowania.
Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych.
Pod pojęciem dokumenty biurowe należy rozumieć wszystkie pisma – korespondencję
wewnętrzną i zewnętrzną oraz sprawozdania, notatki służbowe itp. Na zasady przepływu
informacji w formie pisemnej, czyli tzw. obieg dokumentów, składają się: przyjmowanie
dokumentów, załatwianie spraw (np. przygotowanie odpowiedzi na ofertę sprzedaży),
wysyłanie dokumentów i ich właściwe przechowywanie. Wszystkie dokumenty, aby spełniały
swoją informacyjną funkcję, powinny być w odpowiedni sposób zbierane, porządkowane,
gromadzone, przechowywane oraz oznaczane w czasie obiegu. Konieczne jest też ustalenie
trybu postępowania przy przyjmowaniu pism, ich załatwianiu, wysyłaniu oraz ustalenie
wzorów potrzebnych formularzy. Wszystkie te procedury reguluje instrukcja kancelaryjna,
która opisuje system kancelaryjny.

Każde pismo dotyczące sprawy (zdarzenia lub stanu rzeczy wymagającego podjęcia

i wykonania czynności służbowych) powinno być przechowywane w teczce spraw (teczce
aktowej), służącej do przechowywania akt sprawy, czyli pism, dotyczących tego samego
zagadnienia lub zdarzenia (np. szkolenia bhp pracowników).

Instrukcja kancelaryjna jest zbiorem przepisów wewnętrznych, regulujących sposób

wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne przedsiębiorstwa czynności, związanych
z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie
instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi.
Należą do nich:
–

ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie,

–

przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,

–

opracowanie wykazu akt.
Instrukcja kancelaryjna reguluje:

–

zasady obiegu pism,

–

zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,

–

czynności komórki pocztowej biura w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,

–

tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (korespondencja),

–

tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,

–

tryb rejestracji i znakowania pism,

–

dopuszczalne formy załatwiania spraw,

–

zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,

–

zasady kontroli załatwiania spraw,

–

zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do archiwum.

Instrukcja kancelaryjna jest zawsze dostosowana do struktury organizacyjnej firmy i zakresu jej
działalności, ale ma typowy układ i zawiera wszystkie odpowiednie regulacje. Można
w niej wyróżnić trzy podstawowe części:
1. Postanowienia wstępne, które podają: cel instrukcji, wyjaśnienia stosowanych pojęć

i terminów, zasady obiegu pism i podziału akt.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. Przepisy szczegółowe, dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie

pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism,
aprobata, podpisywanie pism, wysyłanie).

3. Przepisy specjalne, wskazujące, jak postępować w szczególnych wypadkach, np.

w sprawach pilnych.

Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się m.in.: wykaz akt, wzory stosowanych
w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora (prezesa)

przedsiębiorstwa. W celu zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji
kancelaryjnej należy wyznaczyć komórkę organizacyjną w przedsiębiorstwie, odpowiedzialną
za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji.

Sposób postępowania z pismami ściśle tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują

specjalne przepisy (Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie
postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych Dz. U 2002 nr 167 poz. 1375 wraz
z załącznikami).
Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy. Wynika
stąd konieczność szczegółowego określenia np. drogi pisma od jego wpływu do odpowiedzi na
nie. Typowa droga to:
–

pismo wpływa do kancelarii lub sekretariatu przedsiębiorstwa,

–

pracownicy kancelarii rozdzielają pisma i przekazują właściwym komórkom
organizacyjnym,

–

sekretarka przekazuje pisma kierownikowi (zdarza się też, że przekazuje je

odpowiednim pracownikom),
–

kierownik komórki rozdziela pisma właściwym osobom (dokonuje tzw. dekretacji)

odpowiedzialnym

załatwienie

sprawy

opisanej

wpływającym

piśmie,

–

pracownik załatwia sprawę i przygotowuje odpowiedź na pismo,

–

pismo podpisuje pracownik lub przekazuje je do podpisu osobie upoważnionej,

–

podpisane pismo sekretarka wysyła lub przekazuje je do wysłania kancelarii,

–

kancelaria wysyła pismo.

Pismo przechodzi więc przez wiele komórek organizacyjnych (np. kancelaria, sekretariat),
w których wykonuje się różne czynności, związane z tym pismem (rejestruje, przygotowuje
odpowiedź) – takie miejsca nazywa się punktami zatrzymania.

Rejestracja pisma na każdym etapie jego obiegu i w każdym punkcie zatrzymania powinna

być zgodna ze wskazaniami instrukcji kancelaryjnej. Na ogół stosuje się dwa systemy:
–

system kancelaryjny dziennikowy,

–

system kancelaryjny bezdziennikowy.
System

kancelaryjny

dziennikowy

–

polega

wielokrotnym

rejestrowaniu

i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw.
dzienniku korespondencyjnym (spotyka się również inne nazwy tego dziennika, np. książka
korespondencyjna, dziennik kancelaryjny, dziennik podawczy).
Wpisuje się w nim informacje, dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono
dotyczy). System ten zabezpiecza wszelkie dokumenty powstające w wyniku działalności
przedsiębiorstwa, a także umożliwia kontrolę załatwiania sprawy w każdej fazie. Szczególną
troską jest tu otaczany dokument, pismo, przesyłka, a nie człowiek i jego czas. System ten jest
bardzo rygorystyczny i wymaga często prowadzenia dodatkowego spisu nadawców
w porządku alfabetycznym czy rzeczowym – jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie
załatwienie spraw. Zaletą tego systemu jest to, że można zawsze sprawdzić, gdzie znajduje się
pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolować sumienność pracowników.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

System kancelaryjny dziennikowy może być jedno – lub dwudziennikowy. W rejestracji

jedno – dziennikowej pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku
korespondencyjnym. Pisma wychodzące są rejestrowane po prawej stronie dziennika,
natomiast wchodzące – po lewej. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo
wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie
pismo wchodzące. Pismo wychodzące (jeżeli nie jest odpowiedzią na pismo wchodzące)
zapisuje się na prawej stronie, na poziomie jednym niżej, co pismo wchodzące. W rejestracji
dwudziennikowej pisma wchodzące i wychodzące są wpisywane w dwóch oddzielnych
dziennikach korespondencyjnych. Jeden dziennik służy do rejestrowania pism wpływających,
a drugi – pism wychodzących.

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:

–

pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w kancelarii lub

w sekretariacie;
–

kancelaria (sekretariat), po rejestracji, przesyła pismo za pokwitowaniem do właściwej

komórki organizacyjnej, w której pismo podlega zarejestrowaniu po raz drugi
w dzienniku korespondencyjnym tej komórki;
–

pisma załatwiające sprawę (lub pisma nowe, rozpoczynające sprawę) rejestruje się

w dzienniku korespondencyjnym i nadaje im znak, tzw. znak pisma komórki
organizacyjnej, która następnie za pokwitowaniem przesyła je do kancelarii (sekretariatu).
Wysyłki

można

dokonać

również

bezpośrednio

komórki

organizacyjnej

załatwiającej daną sprawę, np. faksem.
–

kancelaria (sekretariat) gromadzi do wysyłki pisma ze wszystkich komórek. Następnie

spisuje je w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła. Jeśli w sekretariacie
sporządza się własne pisma, to rejestruje się je w swoim dzienniku korespondencyjnym,
a potem przygotowuje do wysyłki;
–

oryginały otrzymywanych pism i kopie pism wysyłanych przechowuje pracownik

załatwiający sprawę albo kancelaria w układzie chronologicznym, to znaczy według dat
poszczególnych pism; w celu łatwiejszego odszukania pisma referent lub kancelaria prowadzą
skorowidze alfabetyczne otrzymywanych pism (według nadawców lub adresatów pisma).
System kancelaryjny bezdziennikowy – nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism, jak
system dziennikowy. Konieczne jest tylko rejestrowanie poszczególnych spraw (czyli zbioru
dokumentów dotyczących jednej sprawy). Taką rejestrację prowadzą pracownicy bezpośrednio
zajmujący się daną sprawą. Odpowiedzialność za załatwienie sprawy ponosi pracownik, który
otrzymuje pismo z sekretariatu lub kancelarii (pismo jest opatrzone pieczęcią: „Wpłynęło
dnia...") i załatwia je. W tym systemie nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz sprawy. Na
przykład sprawa szkolenia komputerowego to wszystkie pisma, notatki służbowe itp.,
dotyczące tej sprawy, czyli akta sprawy. Te wszystkie pisma (akta sprawy) znajdują się w
teczce lub segregatorze, oznaczonym specjalnym symbolem.
Stosowanie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego wymaga dokładnego określenia
zakresu

działań

komórek

organizacyjnych,

szczegółowego

opracowania

sposobu

klasyfikowania pism (aby nadać im odpowiedni znak), odpowiedzialnych i kompetentnych
pracowników. Pracownik ma za zadanie:

−

zarejestrowanie sprawy w spisie spraw,

−

uzyskanie aprobaty od przełożonego na załatwienie sprawy,

−

załatwienie sprawy od początku do końca,

−

sporządzenie pisma załatwiającego sprawę,

−

sporządzenie kopii pisma,

−

uzyskanie potrzebnych podpisów,

−

przekazanie pisma do wysyłki,

−

umieszczenie kopii pisma w odpowiedniej teczce.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:

−

kancelaria (sekretariat) na piśmie wpływającym odnotowuje datę wpływu, przykładając
stempel wpływu kancelarii ogólnej lub sekretariatu pionu i wpisuje odpowiedni symbol
(znak rozpoznawczy) komórki organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,

−

pismo oznaczone datą wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez rejestracji
i pokwitowania) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie,

−

komórka organizacyjna otrzymane pismo, również bez rejestracji i pokwitowania,
doręcza pracownikowi, któremu zlecono załatwienie sprawy,

−

pracownik po otrzymaniu pisma rejestruje je w spisie sprawy dołączonym do teczki
(segregatora), przeznaczonej do przechowywania pism dotyczących danej sprawy,

−

pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która
bez rejestracji wysyła pismo,

−

oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy.
System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest

szybszy niż w systemie dziennikowym. W praktyce można się spotkać również z systemami
mieszanymi, które łączą pewne elementy systemu dziennikowego z niektórymi elementami
systemu bezdziennikowego (np. system, w którym rejestrację pism prowadzą tylko niektóre
komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma
prawo wyboru takiego systemu kancelaryjnego, który w warunkach organizacyjnych danego
przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny.
Obecnie, w dobie dużej konkurencji, dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest
bardzo ważna.

Obieg wewnętrzny informacji, w tym pism, powinien spełniać następujące warunki:

–

ograniczenie punktów zatrzymania,

–

eliminacja dodatkowej ewidencji, kwitowania, rejestracji (kwitowanie powinno być
uzasadnione, np.: list polecony), zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają
obieg pism i ich rejestrację, np. sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej jest nowoczesną metodą rejestracji pism. Dzięki niej
można o wiele szybciej uzyskać następujące informacje:
–

jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

–

kto załatwia określoną sprawę,

–

przeglądanych z dnia, tygodnia, miesiąca.

Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne
(np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których
skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy,
odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki
sposób została załatwiona dana sprawa.

W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje każdemu pismu

odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy. Sposób nadawania znaku pismom
jest również opisany w instrukcji kancelaryjnej i opiera się na tzw. Wykazie akt. Jest to środek
klasyfikowania

wszystkich

dokumentów

przedsiębiorstwa

według

występujących

w nich zagadnień. Nie jest on jednak, jakby mogła sugerować nazwa, spisem akt istniejących.
Można go porównać do katalogu bibliotecznego. Katalog biblioteczny służy do odszukania
potrzebnej książki, a wykaz akt ułatwia odszukanie akt konkretnej sprawy lub też odpowiednie
zaklasyfikowanie sprawy, która wpłynęła do przedsiębiorstwa.
Pozycje rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulegają
dalszemu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są przechowywane pisma
dotyczące danej sprawy. Jeżeli ulegają podziałowi, to pozostają jedynie pojęciem – nazwą
zagadnienia lub grupy zagadnień, które występują w działalności przedsiębiorstwa.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Każda jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi się posługuje
w swojej działalności. Zakłada tylko teczki oznaczone tymi hasłami, które są podawane
w spisie haseł.
Metoda budowy wykazu akt polega więc na ustaleniu klas zasadniczych, wynikających
z zakresu działania danej jednostki organizacyjnej i na ich rozwijaniu na klasy cząstkowe
z zachowaniem więzi tematycznej. Każda firma powinna mieć zatwierdzony jednolity
rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje
się

symbole

klasyfikacyjne

jakie

są

wymagania

odnośnie

archiwizacji

akt.

Wykaz akt powinien mieć następujące cechy:
–

są w nim uwzględnione zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana

rezerwa na zagadnienia, które mogą zostać objęte wykazem akt,
–

treść każdego hasła jest jasna i zrozumiała,

–

każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami

występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona,
–

unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp.

Przykład wykazu akt rozbudowanego na hasła pierwszego, drugiego i trzeciego rzędu oraz
hasła czwartego rzędu (nazwy teczek):
0 – Kierownictwo
00 – Postanowienia władz nadrzędnych (pojęcia)
01 – Zarządzenia,
010 – Zarządzenia organizacyjne (pojęcia),
0100 – Zarządzenia w sprawie wewnętrznej struktury organizacyjnej zarządu,
0101 – Zarządzenia w sprawie wewnętrznej struktury organizacyjnej komórek ruchu (teczka).
[4, s. 109]

W systemie dziennikowym kancelaria lub sekretariat rejestruje:

–

pocztę zwykłą – w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje ją w pieczątkę wpływu,

–

wpływ faksów – w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,

–

faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty w oddzielnym rejestrze.
Instrukcję kancelaryjną można więc określić jako zbiór przepisów wewnętrznych,

regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa
czynności związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami,
aktami oraz z archiwizowaniem, przechowywaniem dokumentów.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co to jest instrukcja kancelaryjna?
2. W jakim celu informacje zapisywane są w systemie dziennikowym?
3. Czym charakteryzują się system bezdziennikowy?
4. Czym charakteryzuje się system dziennikowy?
5. Co reguluje instrukcja kancelaryjna?
6. W jakim celu instytucje tworzą instrukcję kancelaryjną?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj system dziennikowy i bezdziennikowy.

Karta pracy – ćwiczeń.
Oznacz dokumenty literkami:

B – bezdziennikowy,
D – dziennikowy.

1) List polecony do dyrektora…………………………………
2) List zapraszający na szkolenie………………………………
3) Wezwanie do urzędu skarbowego…………………………
4) List od komornika w sprawie pracownika…………………..
5) Informacja dotycząca reklamy książek………………………
6) Faktura VAT………………………………………………...

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) scharakteryzować system dziennikowy,
2) scharakteryzować system bezdziennikowy,
3) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń,
4) zaprezentować pracę na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziałem 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Określ rodzaje poniższych zdarzeń:

1. Otrzymano dnia 22-02-2006 r. list z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – list był

skierowany do działu płac.

2. Otrzymano dnia 22-02-2006 r. list od komornika w sprawie pracownika – list był

skierowany do dyrektora.

3. Wysłano dnia 24-02-2006 r. list do urzędu skarbowego – deklaracja PIT-4.
4. Otrzymano dnia 27-02-2006 r. reklamę nowego czasopisma z firmy „NEWS”.
5. Wysłano dnia 28-02-2006 r. ofertę mebli biurowych dla przedsiębiorstwa „GOLIAT”.
6. Wysłano 01-03-2006 r. zaproszenia na konferencję dla 15 indywidualnych osób.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Karta pracy – ćwiczeń.

Uzupełnij poniższą tabelę, która jest przykładem dziennika korespondencyjnego.

Nr
zdarzenia

Data otrz./wysł.
korespondencji

Od
kogo

Do
kogo

Treść
korespondencji

Odpowiedź na
korespondencję
wysłaną

Uwagi

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) scharakteryzować podane zdarzenia,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziałem 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 3

Porównaj funkcje kancelarii z funkcjami sekretariatem.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić funkcję kancelarii sekretariatu,
2) porównać funkcję kancelaryjną i sekretariatu,
3) zaprezentować ćwiczenie na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 4

Określ zagadnienia regulowane instrukcją kancelaryjną.

Karta pracy – ćwiczeń.
1) Zasady obiegu pism……………………………………………………………………..
2) Zasady informowania pracowników o szkoleniach……………………………………..
3) Tryb rejestracji i znakowania pism………………………………………………………
4) Przygotowanie planu pracy dla pracownika biurowego na najbliższy tydzień…………..

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5) Zorganizowanie konferencji prasowej dla dziennikarzy…………………………………
6) Zbieranie danych statystycznych…………………………………………………………
7) Zasada terminowania i kontroli załatwienia spraw………………………………………
8) Tryb przesyłania i doręczania pism………………………………………………………
9) Tryb aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu………………………………………
10) Planowanie przyjęcia gości zagranicznych wraz z poczęstunkiem i noclegiem………….

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić zagadnienia regulowane instrukcją kancelaryjną,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

4.5.4 Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić, co to jest instrukcja kancelaryjna?



2) określić, jakie są systemy kancelaryjne?



3) określić, do czego służy spis spraw?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6. Typy i rodzaje dokumentów biurowych oraz ich

archiwizowanie, przechowywanie i zabezpieczanie

4.6.1. Materiał nauczania

Podstawową jednostką podziału dokumentacji biurowej jest dokument biurowy, czyli

pismo, notatka, protokół, sprawozdanie. Zbiór dokumentów biurowych, dotyczących
określonej sprawy to akta sprawy. Akta różnych spraw, dotyczących jednego zagadnienia, to
dokumenty biurowe. Jest to np. podanie o przyjęcie do pracy, życiorys. Komplet dokumentów
dotyczących zatrudnienia jednego pracownika to akta sprawy, a całość dokumentacji
dotycząca zatrudnienia wszystkich pracowników to dokumentacja biurowa.

Dokumenty są podstawowymi nośnikami informacji. Każdy podmiot gospodarczy

codziennie otrzymuje i wysyła dużo różnych dokumentów. Liczba i rodzaj dokumentów
w podmiocie gospodarczym zależą od zakresu działania przedsiębiorstwa jego wielkości
i wielu innych czynników.

Do typowych dokumentów biurowych zalicza się:

–

pismo przewodnie,

–

list informacyjny,

–

protokół,

–

sprawozdanie.
Pismo przewodnie jest krótkie, z reguły jednozdaniowe, towarzyszy innym dokumentom.

Sporządzenie takiego pisma ma sens wtedy, gdy zawiera ono informacje uzupełniające treść
dokumentu któremu towarzyszy.

List informacyjny to typ komunikatu, zaproszenia czy zawiadomienia. Jest to krótkie

zwięzłe pismo przekazujące komplet niezbędnych informacji na określony temat.

Protokół to dokument sporządzany w celu potwierdzenia określonego stanu faktycznego.

Do najczęściej występujących protokołów zaliczyć należy:
–

protokół zebrań,

–

protokoły zdawczo-odbiorcze,

–

protokoły kontroli.

Ze względu na funkcję, jaką pełni ten dokument, stawia mu się wymagania dotyczące jego
zawartości. Każdy protokół powinien zawierać:
–

tytuł „protokół”,

–

określenie w tytule, czego protokół dotyczy, a także określenie daty i miejsce, w którym
potwierdzany protokołem fakt wystąpił; nazwiska zainteresowanych osób i ich podpisy.

Sprawozdania to dokumenty biurowe odzwierciedlające przebieg nowych wypadków czy
zdarzeń. Sprawozdanie powinno składać się z następujących elementów:

–

tytuł sprawozdanie,

–

określenie, czego sprawozdanie dotyczy,

–

okres, jakiego dotyczy sprawozdanie,

–

części sprawozdania, w której opisuje się, liczbowo albo słownie, zdarzenia czy wypadki
oraz zamieszcza się ewentualne wnioski.
Kolejnym ważnym elementem w pracy biurowej jest archiwizowanie dokumentów.

Każda instytucja w trakcie swojej działalności wytwarza różnorodną dokumentację utrwaloną
na

różnych

nośnikach.

Dokumentacja

rejestruje

sposób

działania

instytucji

i odzwierciedla zarządzanie nią. Część akt o trwałej wartości historycznej stanowi narodowy
zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji,
materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie
praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania są przeznaczone na
makulaturę.

Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz

samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji
niepaństwowych, niepaństwowy zbiór archiwalny.

Dokumentacja wytworzona w toku działalności urzędów i instytucji, a także innych

jednostek organizacyjnych, może być bardzo zróżnicowana.
Podstawowe kryteria podziału dokumentacji archiwalnej to:
–

kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,

–

kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,

–

kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.

Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatność do celów
praktycznych dzielimy całą dokumentacją na dwie kategorie:
–

materiały archiwalne oznaczone symbolem „A”,

–

dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem „B”.
Materiały archiwalne to wszystkie rodzaje akt i dokumentów, korespondencja,

dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie i mikrofilmy,
nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej
wytwarzania mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej.
Materiały archiwalne mają więc wartość historyczną, przechowywane są wieczyście, a więc nie
mogą być nigdy zniszczone.

Dokumentacja niearchiwalna posiada jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu

i po upływie określonych okresów przechowywania jest brakowana i niszczona. Dokumentacja
ta dzieli się na trzy grupy:
–

„B” z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas jej przechowywania (np. B5),

–

„BE” z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera „E” oznacza przeprowadzenie ekspertyzy
przez właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania
dokumentacji w instytucji (np.”BEIO”).

–

„Bc” oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą
wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę.
Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są do prowadzenia archiwum

zakładowego, natomiast te, które wytwarzają tylko dokumentację niearchiwalną prowadzą
składnice akt.
Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną może być
utrwalona na różnego rodzaju nośnikach. Podstawowym nośnikiem był i jest papier.
Dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową.
Inne rodzaje przechowywania informacji to:
1. System kasetonowy sposób przechowywania dokumentów przy zastosowaniu specjalnych

pojemników kasetonów. Dokumenty w teczkach, skoroszytach bądź luzem układane są
kasetonach w pozycji poziomej (na dłuższym boku).
System kasetonowy doskonale nadaje się do przechowywania akt pojedynczych, na
przykład: umów z klientami, polis ubezpieczeniowych. Może być wykorzystywany
w dużych archiwach i w pomieszczeniach biurowych. Można stosować różnorodne
oznaczenia i tworzyć bardzo funkcjonalne rozwiązania. Zaletą tego systemu to dobre
wykorzystanie powierzchni, szybki dostęp do dokumentów, dobra przejrzystość.

2. System Pendel metoda przechowywania dokumentów w teczkach lub skoroszytach które

zawieszane są na specjalnej szynie. Teczki wyposażone są w okucia. Można je łatwo
zawieszać i wyjmować. Teczki zawieszone na szynie można przesuwać. Szyny mogą być

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

montowane w szafach i regałach. Zaletą tego systemu jest możliwość dostosowywania do
indywidualnych potrzeb klientów. System gwarantuje oszczędność miejsca i czasu.

3. System Spektral – sposób oznaczania teczek i skoroszytów stosowanych w systemie

kasetonowym i Pendel. Zasada oznaczania polega na kombinacji kolorystycznej liter
i cyfr. Kolorowe etykiety z cyframi lub literami naklejane są na brzeg teczki lub
skoroszytu. Dzięki dywersyfikacji kolorów naklejek numeracja tworzy szyk kolorystyczny
ułatwiający szukanie dokumentów. Liczba kolorów etykiet ograniczona została do
piętnastu, a ich paleta została opracowana przez psychologów. Czytelność systemu
umożliwia szybki dostęp do dokumentów, co przynosi oszczędności czasu. Zastosowanie
systemu Spektral redukuje ryzyko zagubienia dokumentów w archiwum. Teczka odłożona
w złe miejsce jest od razu widoczna, ponieważ burzy szyk kolorów.

4. System teczek wiszących – dokumenty luzem, w okładkach, obwolutach bądź spięte

umieszczane są w teczkach wiszących w szufladach biurek, szafach oraz różnych
pojemnikach

kartonach.

Zastosowanie

systemu

registraturze

działów

z przeznaczeniem na dokumenty często wykorzystywane. Bardzo szeroki wachlarz
rozwiązań organizacyjnych i możliwych oznaczeń. Funkcjonalne zastosowania na
stanowiskach pracy.

5. Kartony archiwizacyjne – mogą być układane w różnych pozycjach. Do kartonów

pakowane są dokumenty spięte bądź w teczkach, również wiszących. Zabezpieczają
dokumenty przed kurzem, zabrudzeniem i wpływem światła. Łatwe do złożenia,
transportu i przebudowy. Wykonane z mocnej tektury falistej. Bardzo skuteczna
i efektywna forma przechowywania archiwaliów.

6. Segregatory to najbardziej znany i najczęściej stosowany sposób przechowywania

dokumentów. Opakowania zbiorcze, najbardziej odpowiednie do przechowywania akt
zbiorczych, dużych ilości dokumentów jednego rodzaju porządkowanych według jednego
kryterium, na przykład: faktury układane według numerów, rachunki, raporty

kasowe itp. Czasochłonna metoda przechowywania dokumentów.
Bezpośredni dostęp do zestawów dokumentów odbiorców oraz system oznaczeń umożliwiają
znalezienie i wyjęcie potrzebnych dokumentów w czasie 1 minuty.
Przykład dokumentów zarchiwizowanych przedstawiono na rys. nr 13.

a) b)

Rys. 13. Przykłady dokumentów zarchiwizowanych [10]

a) oznaczenia dokumentów, b) oznaczenia szaf.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 14. Dokumenty zarchiwizowane [10].

Dowody wpłaty, rachunki i inne dokumenty finansowe tworzą ciągi dokumentów

o dużej objętości. Układane są w porządku chronologicznym.
Po wdrożeniu zaproponowanego projektu dokumenty archiwizowane są w kartonach, które
rozłożone są w systematycznym porządku.
Potrzebne dokumenty są łatwo dostępne. Szukanie ich zajmuje znacznie mniej czasu.
Pakowane są do teczek wiszących z zewnętrznymi szyldami.
Do szukania akt niepotrzebne są rejestry pracowników. Dokumenty zajmują mniej miejsca –
teczki są bardzo cienkie. Teczki wiszą i nie są wypaczane.

Dokumentacja odrębnych obiektów pakowana jest do teczek PENDEL (z bocznymi

szyldami) zawieszanych na szynie. Z łatwością można wyjąć teczkę. Bardzo szybko można
znaleźć i wyjąć potrzebne dokumenty. Przy takim rozwiązaniu można wykorzystać bardzo
efektywnie powierzchnię. Dokumenty w formie papierowej są najważniejszymi nośnikami
informacji. Muszą być przechowywane tak długo, jak określają to przepisy.

Prace fizyczne przy dokumentach zajmują 20–30% efektywnego czasu pracy

w biurach. Czas ten można skrócić nawet o 50%, stosując nowoczesne metody i właściwą
organizację przechowywania dokumentów. Dzięki temu można zredukować wiele
wykonywanych czynności, składających się na szukanie dokumentów, wyjmowanie ich
z opakowań, pakowanie itp.

Wyjmowanie dokumentu z segregatora składa się z 14 czynności i zajmuje 3–4 minuty.

Wyjęcie dokumentu z teczki umieszczonej w pojemniku wymaga wykonania tylko 5 czynności
i zajmuje ok. 40 sek. Wyraźnie mniej czasu trzeba przeznaczyć na pakowanie
i wyjmowanie dokumentów, jeżeli dokumenty przechowywane są luzem – w odpowiednio
dobranych opakowaniach.
Biura tworzą różne zbiory dokumentów. Organizacja ich przechowywania powinna być
dostosowana do rodzajów akt i częstotliwości ich wykorzystania.

Inną formą archiwizacji dokumentów jest ich zapisywanie w odpowiednich programach

i na odpowiednich nośnikach.

Korzystanie z dokumentów elektronicznych będzie łatwiejsze, niż zmaganie się

z dokumentami papierowymi. Łatwiej będzie pracować z dokumentem programu Word
zamiast z plikami PDF. Przekształcając dokumenty za pomocą programu OmniPage
zaoszczędza się czas i zmniejsza nakład pracy.
Dokumenty papierowe można skanować i przekształcać na pliki możliwe do użycia
w 40 różnych aplikacjach, między innymi na formaty programu Word, Excel, WordPerfect
oraz pliki PDF, eBook i XML.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6.2 Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co zaliczamy do typowych dokumentów biurowych?
2. Jakie są kryteria podziału dokumentacji archiwalnej?
3. Dlaczego archiwizujemy dokumenty biurowe?
4. W jaki sposób archiwizuje się dokumenty?

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź sprawozdanie ze spotkania dyrektorów, na którym podjęto decyzję

o wprowadzeniu nowej maszyny badawczej do wykonywania badań naukowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić, co powinno zawierać sprawozdanie,
2) scharakteryzować pisma biurowe i ich przeznaczenie,
3) sporządzić sprawozdanie ze spotkania dyrektorów.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Określ symbolikę dokumentów B5.

Karta pracy – ćwiczeń.
P – Prawda
F – Fałsz

Oznaczenie dokumentów archiwalnych symbolem B5 to:
–__ dokumenty niearchiwalne przechowywane przez 5 lat,
–__ dokumenty archiwalne przechowywane przez 5 lat,
–__ dokumenty niearchiwalne mające ułożenie w hierarchii dokument nr 5.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić sposób oznaczania dokumentów,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 3

Określ sposoby przechowywania dokumentów biurowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wypisać rodzaje przechowywania dokumentów biurowych,
2) zaprezentować je forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 4

Uzasadnij, dlaczego tylko niektóre dokumenty należy archiwizować.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) podać powody archiwizowania dokumentów i określić, które do nich należą,
2) podać powody niearchiwizowania dokumentów.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

4.6.4 Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić typowe dokumenty biurowe?



2) określić rodzaje protokołów?



3) wyjaśnić, co to są materiały archiwalne?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1. Przeczytaj uważnie instrukcję.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4. Test pisemny zawiera 20 zadań i sprawdza Twoje wiadomości z zakresu organizowanie

pracy w biurze.

5. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi. Wskaż tylko jedną odpowiedź

prawidłową. W przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem,
a następnie ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową.

6. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.
7. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie

na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas.

8. Na rozwiązanie testu pisemnego masz 40 minut.

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Znajomość struktury organizacyjnej pozwala pracownikowi biurowemu:

a) usprawnić obieg dokumentów, łączenie rozmów telefonicznych oraz usprawnić

rozpoznawanie dokumentów biurowych,

b) polepszyć kontakty z innymi pracownikami,
c) znać swoje miejsce w hierarchii firmy,
d) wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.

2. Komórka organizacyjna to:

a) grupa osób realizujących zadania dyrektora,
b) są to zadania powierzane pracownikom biurowym,
c) jest to cząstka instytucji, w której są realizowane zadania ważne dla całej jednostki

organizacyjnej,

d) jeden pracownik.

3. Obowiązkiem pracodawcy jest:

a) prowadzenie częstych szkoleń z zakresu bhp,
b) zapewnienie bezpieczeństwa i higienicznych warunków pracy,
c) zapewnienie pracownikom wyżywienia,
d) zapewnienie najnowocześniejszych wyposażeń w środki techniczne.

4. Jeśli pracownik ulegnie wypadkowi, to powinien:

a) po skończonej pracy iść do lekarza,
b) dokonać sam oględzin rany – jeśli jest to mała rana,
c) powiadomić przełożonego o zdarzeniu i okolicznościach zajścia i wezwać lekarza,
d) powiadomić o zdarzeniu Państwową Inspekcję Pracy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. Ergonomiczne środowisko pracy oznacza:

a) dużo miejsca i spokoju w biurze,
b) doskonałe meble, maszyny i urządzenia biurowe najwyższej klasy,
c) dostosowanie maszyn, narzędzi, materialnego środowiska i organizacji pracy oraz

życia i przedmiotów powszechnego użytku do możliwości i ograniczeń człowieka,

d) pracownika o dużym poziomie intelektualnym.

6. Przy organizacji stanowiska pracy biurowej nie trzeba uwzględniać:

a) przepisów bhp,
b) sympatii osobistej,
c) upodobań pracownika,
d) łatwości współpracy między komórkami.

7. Do typowych urządzeń biurowych zaliczamy:

a) telewizor, monitor komputera
b) wszelkie urządzenia techniczne, które są niezbędne w wykonywaniu pracy ale

również ją ułatwiają (np. faks, telefon, drukarka, komputer, dyktafon, kserokopiarka
itp.),

c) faks, zaparzasz do kawy, telefon,
d) wszystkie urządzenia techniczne.

8. Pracownik pracujący przy komputerze powinien:

a) w razie potrzeby nosić okulary korekcyjne,
b) stosować godzinne przerwy od pracy przy komputerze,
c) naprawiać komputer w razie zepsucia,
d) siedzieć daleko od monitora.

9. Jak powinno być zorganizowane środowisko pracy pracownika biurowego:

a) dużo przestrzeni, kwiatów, ciepło,
b) pomieszczenie musi być często wietrzone, ponieważ pracownicy mogą spać

w pracy,

c) pomieszczenie powinno być ergonomicznie urządzone, tak aby nie utrudniało, ale

pomagało pracownikowi w wykonywaniu pracy,

d) pomieszczenie powinno być odpowiednio oświetlane i kolorystycznie dopasowane.

10. Instrukcja kancelaryjna nie obejmuje:

a) przepisów dotyczących trybu postępowania z pismami i aktami,
b) postępowania w przypadkach szczegółowych,
c) regulaminu pracowni,
d) dopuszczalnych form załatwienia sprawy.

11. System bezdziennikowy:

a) przyjmuje pisma wpływające nie rejestrując ich,
b) rejestruje pisma wpływające w dzienniku kancelaryjnym,
c) pisma muszą w tym systemie w odpowiednim terminie wpłynąć do danej komórki,
d) jest zawiły i skomplikowany.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12. Po zebraniu kierowników poszczególnych komórek, na którym omawiano sprawy

jednostki organizacyjnej m.in. dalsze cele jednostki, podjęto jakieś decyzje – sekretarka
powinna po tym spotkaniu sporządzić następujące pismo:
a) podanie,
b) list,
c) protokół,
d) sprawozdanie.

13. Dobrze sformułowane pismo powinno być:

a) krótkie,
b) zrozumiałe i przejrzyste,
c) zawierające dużo skrótów,
d) wszystkie odpowiedzi są poprawne.

14. Dzięki urządzeniom technicznym możemy:

a) szybciej wykonywać pracę,
b) oszczędzać czas,
c) archiwizować dokumenty,
d) wszystkie odpowiedzi są poprawne.

15. Informacja to:

a) wiadomość o procesach i zjawiskach zachodzących w otoczeniu rzeczywistym,
b) wiadomość o procesach i zjawiskach zachodzących w otoczeniu pracowniczym,
c) wiadomość polityczna przekazana drogą audiowizualną,
d) plotka.

16. Pracownik biurowy powinien być ubrany:

a) według własnego gustu i uznania,
b) estetycznie i ze smakiem, dopasowywując do tego biżuterię, odpowiednie uczesanie,
c) zawsze w kostiumie i z dużą ilością biżuterii,
d) w dżinsy, biżuterię najlepiej złotą.

17. Terminarz sekretarce służy do:

a) rejestrowania planowanych spotkań, delegacji oraz notowania innych ważnych

wydarzeń,

b) notowania telefonicznych rozmów,
c) notowania wyjazdów dyrektora,
d) rejestrowania obiadów dyrektora z gośćmi.

18. Co oznacza zarchiwizowany dokument o kodzie B5:

a) dokument niearchiwalny przechowywany przez 5 lat,
b) dokument archiwalny przechowywany przez 5 lat,
c) dokument archiwalny mający ułożenie w hierarchii dokumentów nr 5,
d) wszystkie odpowiedzi są poprawne.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

19. Jakie są rodzaje archiwizowania – przechowywania informacji:

a) papier,
b) system kasetonowy, system Pentel, system Spektral,
c) elekrtoniczne nośniki pamięci (np. dyskietka, płyta CD i inne).
d) wszystkie odpowiedzi są poprawne.

20. W jakim celu archiwizuje się dokumenty biurowe:

a) ponieważ nie ma co firma zrobić z dokumentami i musi je archiwizować,
b) dokumenty mają obowiązek (niektóre) być przetrzymywane nawet 50 lat,
c) ponieważ firmy często potrzebują informacji statystycznych i dlatego wracają do

minionych lat,

d) dokumenty muszą być przetrzymywane dla kontroli jednostki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko…………………………………………………………………….....................

Organizowanie pracy w biurze

Zakreśl poprawną odpowiedź.

zadania

Odpowiedź

Punkty

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. LITERATURA

1. Praca zbiorowa H. Ciszewska: Kultura zawodu. Część 1. Oficyna Wydawnicza

„Buchalter” w Kielcach 1994

2. Komosa A: Technika biurowa wydanie czwarte. Ekonomik ITEE Radom 1996
3. Komosa A: Technika biurowa. Część 2. ćwiczenia, Warszawa 2005
4. Stefaniak – Piasek E.: Praca biurowa. Wydanie pierwsze. WSiP, Warszawa 1997
5. Sepkowska Z., Żurakowski F.: Przedsiębiorczość wydanie pierwsze. WSiP Warszawa

1997

6. http://www.pckurier.pl
7. http://www.meblomax.net/projekty.html
8. http://www.biurotechnika.szczecin.pl
9. http://www.phuelma.pl
10. http://www.oc-archiwizacja.com.pl
11. http://klub.chip.pl/lipka/praktyczne/zdrowie.htm
12. DzU nr 148, poz. 973

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Organizowanie pracy w biurze
18 Organizowanie pracy w biurze
etyka w biurze, organizacja pracy biurowej
4i5 ZASADY ORGANIZACJI PRACY I BHP PRZY UPRAWIE MIĘDZYRZĘDOWEJ
Organizacja pracy zespołu ds pomocy psychologiczno pedagogicznej w szkole
PRACA DYPLOMOWA BHP - ORGANIZACJA PRACY W PSP, TEMATY PRAC DYPLOMOWYCH Z BHP
rejestr kontroli dostaw nabialu w przedszkolu, organizacja-pracy
regulamin zachowania przedszkolaka podczas wycieczki, organizacja-pracy
tabela pomiarow temperatury i wilgotnosci pomieszczen magazynowych w przedszkolu, organizacja-pracy
ZASADY ORGANIZACJI PRACY
Strona BIP, organizacja-pracy
Organizacja pracy menedżera, UMCS FIR, Zarządzanie - dr Urszula Skurzyńska-Sikora, Organizacja, zarz
arkusz kontrolny zabezpieczania i obiegu dokumentacji przedszkolnej, organizacja-pracy
Zadanie7, organizacja pracy biurowej(1), Technika Biurowa
Wieloletni plan doskonalenia nauczycieli, organizacja-pracy
Planowanie i organizacja pracy

więcej podobnych podstron