(Microsoft Word - Zarz\271dzanie czasem.9 instrukcji krok po kroku do szybkiego\205)

"Zarządzanie czasem" Harvard Business
Essentials

Spencer Johnson „Kto zabrał mój ser?”

http://efektywne-wykorzystanie-
czasu.blogspot.com/

Niniejsza książka napisana jest w celu dostarczenia informacji w
opisywanym temacie. Jeżeli wymagana jest konkretna porada lub
pomoc, należy zwrócić się do wykwalifikowanych specjalistów.

Do przygotowania niniejszej publikacji zostały wszelkie starania.
Jednakże w treści mogą pojawić się błędy. Dlatego tekst powinien
być traktowany tylko jako wskazanie ogólnej zasady, a nie jako
wyłączne źródło wiedzy o temacie.

Autor nie bierze żadnej odpowiedzialności za skuteczność
przedstawionych w niniejszej publikacji metod ani za skutki
spowodowane bezpośrednio lub pośrednio przez informacje
zawarte w niniejszej książce.

Część 1: Samolotem, czy piechotą? ....................................................... 6

1.1

Dla kogo piszę tę książkę?........................................................... 8

Część 2: Praktyczne ćwiczenia z pilotażu ............................................ 15

2.1

Instrukcja 1: Na lotnisku, czyli jak wyznaczyć dobry cel w 5

minut? 17
2.2

Instrukcja 2: Na pasie startowym, czyli jak ustalić priorytety na

dziś?

2.3

Instrukcja 3: W powietrzu, czyli jak nie stracić z oczu celu? ....... 61

2.4

Instrukcja 4: Pilot automatyczny, czyli jak wytrwać przy

zarządzaniu czasem przez 10 dni?............................................................ 68
2.5

Instrukcja 5: Decyzja pilota, czyli jak natychmiast "działać

natychmiast"? .......................................................................................... 77
2.6

Instrukcja 6: Personel pokładowy, czyli jak delegować zadania?. 94

2.7

Instrukcja 7: Kabina jest tylko dla pilota, czyli jak wyeliminować

"złodziei czasu"? ................................................................................... 120
2.8

Instrukcja 8: Czekam na odpowiedź z wieży kontroli lotów, czyli

jak nie czekać na innych?....................................................................... 135
2.9

Instrukcja 9: Lądowanie, czyli jak wytrwać przy zarządzaniu

czasem przez 24 dni?............................................................................. 143

Część 3: Krótka powtórka z teorii..................................................... 150

3.1

Lista typowych problemów z zarządzaniem czasem ................ 150

3.2

Najpierw wyznacz cel.............................................................. 154

3.3

Notuj (prawie) wszystkie sprawy ............................................. 156

3.4

Przeglądaj codziennie listę zadań............................................. 159

3.5

Zacznij od rzeczy najważniejszych .......................................... 163

3.6

Trzymaj się wyznaczonych celów ............................................ 167

3.7

Deleguj zadania....................................................................... 169

3.8

Działaj natychmiast................................................................. 171

3.9

Planuj czas .............................................................................. 175

3.10

Wyeliminuj złodziei czasu ....................................................... 178

Zakończenie: Kuszący zapach nadmiaru czasu.................................. 181

Zapamiętaj ....................................................................................... 181

Część 1: Samolotem, czy piechotą?

Ruszamy od razu

Mam nadzieję, że ta książka wpadła Ci w ręce
zanim jeszcze stała się znana. Jeśli książki stają się
znane, to ludzie zaczynają podchodzić do nich
sceptycznie. Szczególnie ludzie, którzy naprawdę
chcą w życiu coś osiągnąć. Mówią: “To takie
amerykańskie, oderwane od rzeczywistości”.
Moja książka jest mocno osadzona w realiach. W
polskich realiach. W moim życiu. Im mniej osób
pozna tę książkę, tym większa będzie jej
wiarygodność. A ci, którzy ją przeczytają,
faktycznie lepiej będą zarządzać swoim czasem. I
ty też, kiedy wprowadzisz w życie kilka drobnych
propozycji z tej książki, będziesz mógł poczuć
różnicę w twoim zarządzaniu czasem.

Zarządzanie czasem. A cóż to jest w praktyce?
Kiedy można powiedzieć, że jest dobre?
Wskazówki zegarka kręcą się dla każdego z tą
samą prędkością. Nie ma co udawać. Czas płynie
sobie sam dla siebie. W ogóle nie przejmuje się
tym, czy my nim zarządzamy, czy nie. Być może
nawet w ogóle nie wie o naszym istnieniu. To
tylko my o nim wiemy. Wiemy, bo mamy go
pewną ilość na wyłączność. Dla siebie.

Z jednej strony każdy z nas ma go tyle samo, bo
dla każdego doba trwa dokładnie 24 godziny. Dla
mnie, dla ciebie. I nawet dla tego noworodka,
który właśnie przyszedł gdzieś na świat.

Z drugiej strony nikt z nas nie wie, ile tego czasu
ma w sumie. Nie wie, ile jeszcze takich 24
godzinnych kawałków czasu jest przed nim.

W mojej definicji dobrego zarządzania czasem
chodzi o to, żeby każdy z takich 24 godzinnych
kawałków wykorzystać jak najlepiej. Żeby
wykorzystać czas na to, na co NAPRAWDĘ
CHCESZ GO WYKORZYSTAĆ. Chcąc go
wykorzystać dobrze, musisz swoim działaniom
nadać pewną prędkość. Nie chodzi o to, żebyś
żył w pośpiechu. Pośpiech jest czymś, od czego
jestem bardzo daleki. Lubię działać powoli, ale
skutecznie. Chodzi zatem o to, żebyś nadał
pewną prędkość sposobowi, w jaki osiągasz swoje
cele. Żeby dokonywać osiągnięć w najlepszym
tempie, na jakie cię stać.

Wyobraź sobie, że jesteś na linii startu, wśród
najsłynniejszych biegaczy świata. Wokół
wiwatujące tłumy kibiców. Twoi konkurenci
przygotowani do biegu czekają tylko na wystrzał.
Ale ty jesteś jakoś dziwnie wyluzowany. Co więcej
- nie klęczysz w blokach, tylko wygodnie siedzisz.
Nim jednak zdążyłeś się nad tym zastanowić ...

Wystrzał!
Wgniotło cię w fotel. Biegacze zostali daleko w
tyle. I nagle zaczynasz się wznosić. Wreszcie
dociera do ciebie, gdzie jesteś i co robisz.
Pilotujesz właśnie najszybszy odrzutowiec świata.
To Lockheed SR-71 Blackbird. Ten samolot
rozgrzewa się podczas lotu do temperatury
300

C. Z tego powodu staje się o 30 cm dłuższy.

To efekt rozszerzalności temperaturowej ciał
stałych. Tak, teraz czujesz, że dobrze
wykorzystujesz swój czas. Że masz odpowiednią
prędkość do swoich możliwości. Nim się
obejrzałeś, już zbliżasz się do celu.

Przyjemne uczucie?

Zapraszam Cię na krótki kurs pilotażu
Blackbirda. Nie chcę, żebyś biegał po bieżni.
Chcę, żebyś pędził z prędkością 6,7 macha.

1.1

Dla kogo piszę tę książkę?

Skoro piszę o „czasie” i o jego wykorzystaniu, to
nie chcę również, żebyś ty tracił swój czas. Piszę
tę książkę dla wybranej grupy osób. Sprawdź, czy
jesteś w tej grupie. Czytaj tylko to, co możesz
faktycznie wykorzystać.

Piszę dla menadżerów i prezesów:

Którzy nie mają zbyt wiele czasu. Cenię czas.
Twój i mój własny też. Dlatego będę się
streszczał. Książka jest raczej krótka.

Którym nie pomagają książki i szkolenia z
zarządzania czasem. Problem polega na tym,
że książki i szkolenia rzadko pomagają.
Rzadko, bo trenerzy i autorzy książek
przedstawiają teorię, albo ćwiczenia oderwane
od życia. Ta książka proponuje ci coś więcej.

Którzy nie wierzą w zarządzanie czasem. Bo
w końcu ile razy można słuchać tej pięknej
teorii? Zwłaszcza, że ona w praktyce nie
działa? Sam uczestniczyłem w kilku
szkoleniach, a książek na ten temat w domu
mam cały regał. I sam już przestawałem
wierzyć, że kiedykolwiek zapanuję nad swoim
czasem. Rozumiem Cię.

Jakie jest moje doświadczenie?

Od czterech lat jestem kierownikiem w firmie,
która zatrudnia ponad 2000 pracowników.
Kieruję zespołem, który liczył w tym okresie
od 6 do 29 osób. Zawsze, ale to zawsze mam
za dużo zadań do zrealizowania. Muszę
pogodzić priorytety, ustalić, kto czym ma się
zająć i wreszcie osiągnąć cel, który został
przede mną postawiony. Codziennie
zarządzam czasem swoim i swoich
podwładnych.

Czy jestem ekspertem? Ekspert, to człowiek,
który popełnił wszystkie możliwe błędy w
danej dziedzinie. Ja popełniłem ich całkiem
sporo.

■

Gubiłem priorytety

■

Nie delegowałem zadań.

■

Uważałem, że wszystko potrafię zrobić
lepiej niż pracownicy

■

Chciałem wiedzieć o wszystkich
drobiazgach i w każdej najdrobniejszej
sprawie osobiście podejmować decyzje.

To nie jest cała lista moich błędów.
Najważniejsze jednak, że uświadomiłem sobie
ich istnienie. Od tego momentu zacząłem

stopniowo, krok po kroku, eliminować je z
mojego życia.
Problemy z zarządzaniem czasem okazały się
mieć w moim przypadku podłoże mentalne.
Nie pomogły żadne narzędzia do zarządzania
czasem. W trakcie dochodzenia do tej prawdy
sprawdziłem chyba większość dostępnego na
rynku oprogramowania. Przez jakiś czas
używałem tego, czy tamtego programu, ale i
tak w końcu coś mi w nim nie pasowało. W
efekcie tylko więcej czasu spędzałem na
używaniu programu. Wreszcie zmieniałem go
na kolejny program. A musiało się zmienić
coś zupełnie innego. Musiało się zmienić
moje myślenie.

A teoria?
Znam teorię zarządzania czasem. Ale co z
tego, że ją znam? Co z tego, że teorią
zarządzaniem czasem interesuję się od dawna?
Przeczytałem chyba wszystkie najważniejsze
książki na ten temat. Nie wiem, czy
odczuwasz to samo, ale dla mnie
najtrudniejsze było zastosować tę teorię w
praktyce. Dlatego nie będę się tu rozpisywał o
teorii. Opowiem Ci o niej trochę w trzeciej
części, ale to będą absolutnie najważniejsze
elementy. Zresztą z teorią możesz się
zapoznać z innych (obszerniejszych)
publikacji. A tu chcę przedstawić tylko

faktyczne problemy, z jakimi się spotkałem i
jak sobie z nimi poradziłem.

Czego możesz się spodziewać?

Ta książka jest na wskroś praktyczna. Co to
oznacza?
Tyle tylko, że napisałem tę książkę trochę
inaczej niż te, z którymi sam się do tej pory
spotkałem. Główna różnica polega na tym, że
skupiłem się na przykładach i ćwiczeniach.
Nie marnowałem miejsca (i czasu) na szerokie
rozpisywanie się o teorii zarządzania czasem.
Jeżeli to Twoje pierwsze spotkanie z tą
tematyką, to zajrzyj do trzeciej części. Tam
znajdziesz kilka stron teorii.

Nie potrzebujesz czasu, ani wysiłku
Do efektywniejszego wykorzystania czasu nie
potrzebujesz wiele wysiłku. Nie potrzebujesz
też szczególnie dużo czasu.
Teraz uważaj, bo to zdanie może ci się wydać
podejrzane. Brzmi jak slogan: W zasadzie
wystarczy Ci jedna chwila, żeby wszystko się
zmieniło. Ale nie jest to jakieś tam
amerykańskie hasło. Nie kopiuję takich rzeczy
bezmyślnie. Wszystko, co tu przedstawiam,
jest oparte na doświadczeniach w Polsce. Na
moich własnych doświadczeniach.

Chcę Cię tą książką zachęcić do
wprowadzenia zmian w swoim życiu i
sposobie zarządzania czasem.

Od razu zauważysz różnicę
Każdy rozdział zaczyna się krótkim
ćwiczeniem. Możesz je pominąć. Możesz.
Ale pamiętaj, że jesteś na kursie pilotażu.
Masz lecieć Lockheedem SR-71 Blackbird i
dotrzeć do odległego celu. Masz skończyć z
truchtaniem w kółko. Dlatego musisz spędzić
trochę godzin w powietrzu, żeby nauczyć się
latać z dużą prędkością. Jeśli już musisz coś
pominąć, to lepiej pomiń teorię. Bez niej się
obejdziesz. Większość ludzi uczy się nowych
rzeczy po prostu próbując je realizować.
Spróbuj zatem.
Od razu zauważysz różnicę, już po pierwszym
ćwiczeniu. A przy tym w pewnym momencie
stanie się to świetną zabawą. Na razie jeszcze
nie powiem Ci dlaczego tak się dzieje.
Odpowiedź znajdziesz w trakcie.

Jeśli jesteś przyzwyczajony do permanentnego
braku czasu, to na pewno poczujesz pewien
dyskomfort, kiedy nagle czasu znajdzie się
zbyt dużo. Może się zdarzyć, że nie będziesz
wiedział, co z nim zrobić. Ale teraz nie traktuj
tego jak problemu. To jest nasz cel do
osiągnięcia.

Co zyskasz?
Nie obiecuję ci, że cokolwiek zyskasz. W
ogóle nie lubię obiecywać, jeżeli nie mam
100% pewności, że dotrzymam słowa. Być
może nic nie zyskasz. Być może, podobnie jak
przy poprzednich książkach i szkoleniach
związanych z zarządzaniem czasem po prostu
przejdziesz nad tym do porządku dziennego.
Zakładam, że 95% czytelników tej książki tak
właśnie zrobi. Nie będę się z tym dobrze czuł,
ale co mogę zrobić? Jedyne, co przychodzi mi
do głowy, to prośba do ciebie, żebyś ty
znalazł się wśród tych ekskluzywnych 5%,
które przynajmniej spróbują kilku ćwiczeń.
Naprawdę dużo zależy od tego, czy
zastosujesz w praktyce to, o czym piszę.
Powiem Ci tylko, co zyskałem ja:

■

Lepszą wydajność w pracy

■

Bardziej zrównoważone życie i poczucie
sprawowania nad nim kontroli

■

Mniej stresu

■

Czas dla rodziny

Jak czytać tę książkę?
Książka przeznaczona jest do szybkiego
wdrożenia jej w życie. Wprowadzam w niej tylko
streszczenie teorii dla tych, którzy dopiero
rozpoczynają.

Najlepiej czytaj ją po kolei. Koniecznie ćwicz. To
twój symulator lotu. Chcę, żeby prędkość
wgniotła cię w fotel.

Część 2: Praktyczne ćwiczenia z pilotażu

W części drugiej chcę Cię zaprosić na wspólną podróż
myślową. Podróż, która da Ci niesamowitą energię.
Co ciekawe, nie wymaga to od Ciebie żadnego wielkiego
wysiłku. Nawet czytania nie będzie dużo. Nie lubię się
rozpisywać. Przeczytałem już na ten temat mnóstwo
książek i wiem, że sucha teoria jest tak sucha, że po
prostu nie da się jej przełknąć. Nawiej jeśli okraszona
jest na końcu ćwiczeniami. Na mnie ona najnormalniej
w świecie nie działa. Dlaczego więc miałaby działać na
ciebie? Brzmi rozsądnie prawda?

Dlatego tę część książki potraktowałem w sposób
zupełnie inny niż spotkałem się do tej pory. Na
początek krótkie ćwiczenie myślowe, a potem (jeśli
znajdziesz czas), możesz coś jeszcze doczytać.
Oczekuję, że to podejście da Ci niesamowitą władzę.
Władzę nad Twoim własnym umysłem. A mając taką
władzę możesz naprawdę wszystko.

Ktoś sceptyczny mógłby powiedzieć, że w to nie wierzy.
I słusznie. Warto patrzeć na tzw. "mądre rady innych"
krytycznie. Ty też przyglądaj się wnikliwie każdemu
ćwiczeniu.

Powiem Ci tylko jedno. Poziom motywacji, jaki
osiągnąłem praktykując opisane tu ćwiczenia zadziwia
mnie samego. Ale zaczęło to na mnie działać dopiero
wtedy, kiedy przestałem mówić ludziom o tym, co
"chciałbym" zrobić i zacząłem wreszcie "naprawdę to
robić". Milczę i działam. To moja zasada. Efekty są
niesamowite. Ja już nic nie "chciałbym". Ja to po prostu
"naprawdę realizuję".
Ruszajmy w obiecaną podróż.

Ale po kolei:

Na lotnisku, czyli jak wyznaczyć dobry cel w 5
minut?

Na pasie startowym, czyli jak ustalić priorytety na
dziś?

W powietrzu, czyli jak nie stracić z oczu celu?

Pilot automatyczny, czyli jak wytrwać przy
zarządzaniu czasem przez 10 dni?

Decyzja pilota, czyli jak natychmiast "działać
natychmiast"?

Personel pokładowy, czyli jak delegować zadania?

Kabina jest tylko dla pilota, czyli jak
wyeliminować "złodziei czasu"?

Czekam na odpowiedź z wieży kontroli lotów,
czyli jak nie czekać na innych?

Lądowanie, czyli jak wytrwać przy zarządzaniu
czasem przez 24 dni?

2.1

Instrukcja 1: Na lotnisku, czyli jak wyznaczyć

dobry cel w 5 minut?

Przebudziłeś się? To dobrze. Przetrzyj oczy. Wyglądasz,
jakbyś jeszcze spał. Dlatego nie będę cię przemęczał.
Potrzebuję od ciebie 5 minut.
Czeka mnie trudne zadanie. Dla Ciebie będzie to
banalnie łatwe. Ja natomiast muszę się zastanowić, jak
poprosić cię o coś, co wymaga od ciebie oderwania
wzroku od książki i jednocześnie kazać ci czytać dalej?
Ale to mój problem. Postaram się jakoś z tym sobie
poradzić.

Jak zwykle zresztą. Wiesz - jeśli trafiam na coś trudnego,
to nie zastanawiam się już, czy sobie z tym poradzę.
Zaczynam po prostu kombinować, jak rozwiązać ten
problem.

No ale do rzeczy.

2.1.1

Zrób proste ćwiczenie z wyznaczaniem celu.

To jest proste ćwiczenie. Wiem, że może Cię
"korcić", żeby pominąć ćwiczenie i czytać dalej.
Sam tak często postępowałem. Ale teraz robię
inaczej. I ty też zrób je od razu. Miej je po prostu
z głowy. Jeżeli naprawdę chcesz coś zmienić i nie

chcesz narzekać, że wydałeś bez sensu pieniądze
na kolejną książkę, to nie pomijaj przynajmniej
tego jednego ćwiczenia. Ono jest najprostsze, a
przy tym absolutnie najważniejsze. Daje
największy efekt. I to od razu.

Przeczytaj treść całego ćwiczenia i zatrzymaj się,
żeby je zrobić. W trakcie czytania od razu myśl,
jak je będziesz realizował.

Krótkie przygotowanie

Będę cię teraz prosił o wyznaczenie celu. Jeśli
go już masz, to przez chwilę zapomnij o tym i
wyznacz go jeszcze raz w sposób, jaki zaraz ci
zaproponuję.
Chcę, żeby zajęło ci to nie więcej niż 5 minut.

Pamiętaj: krótkie terminy zwiększają twoją
mobilizację i zmuszają do skupienia się na
istocie problemu.

Czego potrzebujesz? Będzie Ci potrzebny
ołówek. Proszę Cię również o wydrukowanie
szablonu, który zamieszczam poniżej. A jeśli
nie masz pod ręką drukarki, to weź pustą
kartkę i podziel ją szybko ołówkiem lub
długopisem w przedstawiony sposób.

Ponieważ zawsze w realizacji najważniejsze
jest przygotowanie, to szybko powtórzę
jeszcze raz:

Cel ćwiczenia: wyznaczyć cel

Czas: 5 minut

Pamiętaj: Krótkie terminy zwiększają Twoją
mobilizację

Czego potrzebujesz?

Coś do pisania (ołówek?)

Załączony formularz.

■

Albo wydrukuj

■

Albo zrób sam dzieląc kartkę w
przedstawiony sposób.

Przy okazji zwróć uwagę, jak sposób
notowania w punktach przyspiesza czytanie i
oszczędza czas. Możesz z tego skorzystać.

A oto formularz, który ma Ci pomóc w
ćwiczeniu. Poniżej znajdziesz przykład
wypełnienia tego formularza.

Pytania
pomocnicze

Cel
półroczny
1

Cel
półroczny
2

Cel
półroczny
3

Cel
półroczny
4

Cel
półroczny
5

Cel
półroczny
6

Co chcesz mieć?
Czym się chcesz
zajmować?
Co chcesz
osiągnąć?
Z czego chcesz
być znany?

Co zrobisz
w tym
tygodniu?

Jakie będą
pierwsze 3
rzeczy, które
dadzą Ci
poczucie, że już
jesteś blisko
osiągnięcia celu?

Co zrobisz
dziś?

Jedno zadanie
do zrobienia
jeszcze dziś.

Co zrobisz
jutro?

Jedno zadanie
do zrobienia
jutro.

Przykład wypełnionego formularza

Pytania
pomocnicze

Cel półroczny 1

Cel półroczny 2

Cel półroczny 3

Co chcesz mieć?
Czym się chcesz
zajmować?
Co chcesz
osiągnąć?
Z czego chcesz być
znany?

Wybudować dom dla
mojej rodziny (w
stanie surowym)

Zakończyć wdrożenie
dużego systemu
informatycznego u klienta

Zwiększyć sprzedaż
produktu o 100%

Co zrobisz w tym
tygodniu?

Jakie będą pierwsze
3 rzeczy, które
dadzą Ci poczucie,
że już jesteś blisko
osiągnięcia celu?

Dowiem się od czego
zacząć i ile to
kosztuje

Znajdę działkę

Wybiorę projekt

Dowiem się, co będzie
podstawą odbioru
systemu przez klienta
Ustalę z klientem
najbliższy termin, w
którym zobaczy prototyp i
będzie mógł zgłosić do
niego uwagi
Ustalę, co musimy zrobić,
żeby prototyp działał o
połowę wcześniej

Dowiem się, kto jest
specjalistą od sprzedaży
w Polsce.
Przeanalizuję obecny
poziom sprzedaży i
stosowane metody.
Dowiem się, co muszę
zmienić, żeby zwiększyć
sprzedaż o 100%.

Co zrobisz dziś?

Jedno zadanie do
zrobienia jeszcze
dziś.

Zadzwonię do kolegi,
który właśnie
wybudował dom w
stanie surowym i
zapytam go o koszty,
biuro projektowe i
bank, który udzielił
mu kredytu

Umówię się na spotkanie
z osobą odpowiedzialną
za odbiór projektu
wyraźnie przedstawiając
cel spotkania

Sprawdzę w Internecie,
kto chwali się
zwiększeniem
sprzedaży.
Zdobędę telefoniczny
kontakt do tej osoby i
potwierdzę jej
doświadczenie.
Umówię się na
spotkanie.

Co zrobisz jutro?

Jedno zadanie do
zrobienia jutro.

Zadzwonię do
poleconego biura
projektowego i
umówię się na
spotkanie

Przygotuję listę spraw,
które wg mnie powinny
być zakończone do
odbioru całkowitego i do
odbioru prototypu

Przeanalizuję aktualny
poziom i sposób
sprzedaży.

Instrukcja krok po kroku

Najpierw wyznacz cele półroczne odpowiadając
na pytania z poniższej listy i z przygotowanego
formularza.

Jakie są 3 Twoje marzenia?

■

O czym marzysz od dziecka?

■

Co chciałbyś teraz mieć?

■

Kim chciałbyś teraz być?

■

Co chciałbyś teraz robić?

■

Co chciałbyś osiągnąć?

■

Z czego chciałbyś być znany?

Jakie są Twoje 3 cele zawodowe?

■

Z czego będziesz dumny?

■

Za co Cię docenią?

■

Za co będą Cię wspominać?

■

Co ważnego zawsze odkładasz?

Przy wyznaczaniu celu bardzo ważne jest skupienie się
na czymś materialnym. Niech to będzie zakup drogiego
samochodu, domu, czegokolwiek. Musisz skupić się na
czymś, co jednoznacznie będzie w stanie określić, czy
osiągnąłeś swój cel, czy nie. Piszę o tym, bo
wielokrotnie zdarzało mi się wyznaczać sobie cele, które

były jakimś idealnym stanem, ale nie byłem w stanie
zmusić się do ich realizacji. Dopiero kiedy jako cel
pośredni wyznaczyłem sobie zakup jakiegoś drogiego
sprzętu, który miał mi pomóc w realizacji celu
głównego, to wszystko zaczynało się kręcić w dobrym
kierunku. Nie wiem, czy każdy człowiek tak działa. Ale
jak zaczynam czegoś mocno chcieć, to wtedy dużo
łatwiej praca idzie do przodu. Widać postępy.

Dlatego jeżeli zmierzasz do jakiegoś ideału – stań się na
chwilę okropnym samolubem. Pomyśl o tym, co
chciałbyś mieć, zanim dotrzesz do swojego idealnego
celu. Niech to będzie jakaś droga zachcianka.

Na przykład chcesz wieść bogate życie, pełne przygód.
Jest to twoim marzeniem i teraz stanie się twoim celem.
Ale tak postawiony cel jest mało ciekawy do realizacji.
Niewykluczone, że szybko się zniechęcisz.

Dlatego wyobraź sobie, że to swoje bogate życie chcesz
wieść jeżdżąc po świecie samochodem terenowym.
Najchętniej tym wymarzonym, a przez to zapewne
drogim.

Prawda, że dużo łatwiej skupić się na uzyskaniu
funduszy na ten drogi samochód niż na ulotnym,
niemierzalne osiągnięciu celu „życie pełna przygód?.

Mając wyznaczone cele od razu ustal: Co zrobisz
w tym tygodniu?

Wyznacz 3 zadania, które zrobisz w tym
tygodniu. Musisz wybrać takie zadania,

które od razu dadzą Ci poczucie zbliżania
się do wyznaczonego celu. Pamiętaj, że
jeśli masz coś zacząć od zera, to najłatwiej
jest skorzystać z rady kogoś, kto już coś
takiego robił. Może to być książka
opisująca sposób rozwiązania problemu,
może to być szkolenie. Ale autor czy
doradca musi być praktykiem. Musi być
kimś, kto nie tylko powie Ci co robić, ale
także powie Ci, czego NIE robić.
Najłatwiej jest uniknąć błędów, jeżeli
wiesz, jak ktoś inny sobie z nimi poradził.
Unikniesz też dzięki temu brnięcia w ślepą
uliczkę.
Zaoszczędzisz w ten sposób mnóstwo
czasu.
Zadania wybrane na najbliższy tydzień
muszą Cię prowadzić do celu. Ale jeśli
celów masz kilka, to wybierz tylko 3 z nich.
Świadomie odłóż realizację pozostałych
celów na przyszły tydzień. Tylko musisz
pamiętać, żeby do nich wrócić. Ale o tym
jeszcze Ci przypomnę.

Masz już wybrane 3 najważniejsze sprawy, które
zrobisz w tym tygodniu? Świetnie. Teraz tylko
zdecyduj, co zrobisz dziś i co zrobisz jutro.

Zadania nie powinny trwać dłużej niż 1
godzinę każde. Tak więc na realizację celu
poświęcisz dziś maksymalnie 3 godziny. I

nie ma potrzeby więcej. Żeby zrealizować
swój cel wcale nie musisz się nie wiadomo
jak poświęcać. Możesz go robić na luzie.

Uwaga: pułapka

Teraz musisz uważać. To jest moment, w
którym ja najczęściej kończyłem swoją
przygodę z zarządzaniem czasem. Miałem
już wszystko zaplanowane i kiedy
przychodziło do ruszenia z miejsca i
zrobienia pierwszego kroku, to
odkładałem to na przyszłość. Ta
przyszłość wcale nie była daleka, ale
brzmiała "później". A nikt nie wie, kiedy
zaczyna się "później".
Na szczęście jest prosty sposób, żeby sobie
z tym poradzić. Ja robię tak:

Wyznaczam sobie krótki termin (max. 1
godzinę, a najlepiej jeszcze krócej).

Pamiętaj o prawie Parkinsona:
"Zadanie zyskuje (w czyimś
mniemaniu) na ważności i stopniu
skomplikowania proporcjonalnie do
czasu poświęconego na jego realizację."
Jeżeli już straciłeś sporo czasu na
realizację zadania, to nie znaczy, że jest
(stało się) ono ważne.

Pamiętaj też o zasadzie Pareto:

"Zasada 80/20 głosi, że 80% wyników
wypływa tylko z 20% przyczyn, inaczej
mówiąc skromniejszymi środkami i
mniejszym wysiłkiem można osiągnąć
większe efekty."

Robię tylko pierwszy krok. Wtedy już
angażuję się w to zadanie.
Ty też zrób tylko jeden malutki krok. Na
przykład:

■

Wykonaj tylko jeden telefon

■

Wyślij tylko jednego maila

■

Spotkaj się z jedną osobą.

■

Napisz 1 stronę dokumentu

Cokolwiek zrobisz - ważne, żebyś
ruszył z miejsca.
To naprawdę niesamowite uczucie.
Chcę, żebyś je poczuł. Chcę, żebyś je
poczuł jeszcze dziś. Weź byka za rogi.

Teraz Twój ruch:

■

Weź coś do pisania

■

Wydrukuj załączony formularz

■

Postępuj wg instrukcji krok po kroku

2.1.2

Skończyłeś zadanie? Jak masz czas, to

przeczytaj.

Co zyskasz wyznaczając cel?
Jasno wyznaczony cel, to Twój kompas.
Wiesz, do czego zmierzasz. A chęć do
osiągnięcia celu jest dla ciebie najlepszym
wewnętrznym motywatorem. Jeżeli dobrze
wyznaczysz sobie cel, to jego realizacja staje
się dla Ciebie w pewnym momencie coraz
przyjemniejsza. Nie jest teraz ważne, że
początki realizacji bywają trudne. Dziś ważne
jest, żebyś miał wyznaczony cel.

Mając wyznaczony cel masz znacznie
ułatwione podejmowanie decyzji. Jeżeli coś
prowadzi cię do celu, to łatwiej możesz się
zdecydować na realizację zadania. Jeżeli coś
nie prowadzi cię do celu, tylko gdzieś w bok -
masz ułatwioną decyzję o odrzuceniu
realizacji zadania. Podejmowanie decyzji jest
znacznie prostsze i szybsze.

Czas jest najczęściej marnowany poprzez
działanie bezproduktywne. Powtórzę więc, że
mając jasno nakreślony cel masz coś, do czego
dążysz i na podstawie czego możesz
podejmować decyzje.

Teorie mówią, żeby wyznaczać cel
długoterminowy (najlepiej cel życia) i
dopasować do niego cele średnioterminowe
(np. cel roczny, półroczny) i cele
krótkoterminowe (tygodniowe, dzienne).

Okazuje się, że samo wyznaczenie i
pogodzenie celów wcale nie musi być
oczywiste i proste. Jaki jest Twój cel życia? Jak
są do niego dostosowane cele średnio i
krótkoterminowe?
O tym napiszę w kolejnych rozdziałach.

Nie wyznaczaj celu życia
Zdecydowanie nie polecam wyznaczania celu
na całe życie. Mój charakter nie odpowiada
takiemu podejściu. Zbyt wiele spraw mnie
interesuje. Nie potrafiłbym myśleć przez całe
życie tylko o jednej sprawie.
Nie oznacza to, że masz bezkrytycznie
rezygnować ze swojego celu życia, jeśli go
wyznaczyłeś. Nie. Warto natomiast, byś się
nad tym zastanowił.
Zresztą prawda jest taka, że osobiście nie
znam ani jednej osoby, która ma wyznaczony
cel życia i dąży tylko do tego jednego celu.
Cele się zmieniają wraz z upływem czasu i
zdobytej wiedzy oraz doświadczenia. Miej cel,
ale termin ustal sobie bliski. Maksymalnie za
pół roku.

■

Czy po osiągnięciu celu życia masz się
pakować na tamten świat?
To opowieść dla dzieci, ale dorosły też
może z niej wyciągnąć rozsądne wnioski.

Pewien król bardzo mocno trzymał się
myśli, żeby zbudować wielkie dzieło w
swoim życiu. Takie, które uwieczni jego
imię. Wymyślił więc, że celem jego życia
będzie zbudowanie wielkiego pałacu.
Pałacu naprawdę niezwykłego. Takiego,
jakiego jeszcze nikt na świecie nie
zbudował. Chciał, żeby z jego pałacu
rozpościerał się widok na najpiękniejszą
krainę. Krainę, na którą patrzyłby z okna z
ciągłym zachwytem.
Całe swoje życie podporządkował
realizacji tego celu. Zatrudnił najlepszych
projektantów. Zbudował specjalne
laboratorium, w którym naukowcy
opracowywali nowe, niezwykłe materiały
budowlane. Przy budowie pałacu
pracowali sami najlepsi robotnicy.
Cała ta operacja trwała w tamtych czasach
około 30 lat. W końcu jednak pałac stanął.
Kiedy jednak król zobaczył tę budowlę w
całej okazałości, to poczuł w sercu pewną
pustkę. Oto przez trzydzieści lat
codziennie, dzień po dniu, miał coś do
zrobienia. Niczym innym się nie zajmował.

O niczym innym nie myślał. Teraz jednak
zupełnie nie wiedział, co zrobić ze swoim
czasem. Osiągnął cel. Ale czy osiągnął
szczęście? Teraz, kiedy już miał, to, co
chciał, to stracił coś znacznie
ważniejszego. Zatracił chęć do życia.
Kiedy jego główny cel życia zniknął i król
nie wiedział, czym się ma zajmować,
szybko podupadł na zdrowiu. Nie miał
ochoty na leczenie. Nic go nie cieszyło.
Wreszcie, kiedy umierający, wezwał
swojego lekarza, ten odezwał się w te
słowa.
- Królu. Wiem, że źle się czujesz. Nie
możesz jednak umierać.
- Dlaczego? - zapytał król.
- Podejdź do okna królu. - odparł lekarz -
Tam w dole, między drzewami, widać 2
walące się chaty. To nie jest widok na
najpiękniejszą krainę. To nie jest widok,
jaki chciałeś mieć z Twojego pałacu.
Król zerwał się na równe nogi.
- Co? Co takiego? Muszę tam zasadzić
drzewa. Albo nie - wybuduję mur. Będzie
szybciej.
- Mam dla Ciebie inną radę królu. Pomóż
swoim poddanym zbudować domy godne
oglądania z królewskiego okna.
To było lekarstwo, którego król
potrzebował. Słowo, które dało mu

motywację i nowy cel w życiu. Miał
możliwość pomóc nie tylko tym
poddanym. W jego królestwie było wiele
biednych rodzin.
Król znowu poczuł, że żyje. Miał nowy
cel.

Dlatego Ty wyznaczaj sobie ciągle nowe
cele. Ciągle idź do przodu

■

Skup się na realizacji konkretów w ciągu
pół roku
Lepszym sposobem na dobre
wykorzystanie czasu są cele mniejsze.
Półroczne.
Są one wystarczająco odległą perspektywą,
żeby stanowić dobry cel, ale wystarczajaco
bliską, żeby realizacja tego celu nie
rozmyła się. Możesz się skupić na realizacji
konkretnych kroków prowadzących do
tego celu.
Podejście półroczne nie zmusza cię do
skupiania się na jednym tylko celu w życiu,
ale pozwala zrealizować wiele celów.
Skupianie się na jednym celu przez całe
życie według mnie jest sztuczne.

■

Wyznaczanie celów to proces ciągły
Realizując cele półroczne można co pół
roku wyznaczyć sobie nowy cel.
I to jest to, co lubię w życiu - ciągle
wyznaczać sobie nowe cele do osiągnięcia.
Wtedy naprawdę chce się żyć. Mam
codziennie ochotę wykorzystać swoje
możliwości w 100 procentach.

Swoje cele miej zawsze przy sobie
Ja swoje cele i bieżące zadania mam zawsze
przy sobie. Zawsze mogę sięgnąć do kieszeni i
wyjąć komórkę, w której mam to wszystko
zapisane. Udało mi się wypracować metodę,
jak te informacje trzymać w telefonie
komórkowym, żeby było to wygodne i
pomocne. Ludzie stosują różne metody.
Kartka, komputer, PDA. Ja nie lubię mieć
przy sobie wielu gadżetów. A „komórkę”
mam zawsze.
W dalszej części książki napiszę Ci, jak sobie
to zorganizowałem.

Problemy z wyznaczaniem celu

Przy wyznaczaniu celu możesz napotkać
różne problemy. Przedstawię Ci kilka z nich.

Nie wiem, czego chcę

Jeżeli nie wiesz, czego chcesz, to trudno
jest ci wyznaczyć cel. Przeczytaj poniższe
sugestie i wróć do ćwiczenia z
wyznaczaniem celu.

Wyobraź sobie zawodnika, biorącego
udział w strzelectwie sportowym.
Bardzo chce wygrać zawody, ale ...

Wchodzi na strzelnicę i nie widzi
tarczy. Po prostu nikt jej nie
przygotował. Nie ma do czego
strzelać.

Rozgląda się bezradnie w
poszukiwaniu celu, ale nie wie, co
ma zrobić. Kręci się w kółko i
czeka. Marnuje swój czas.

Jak ma wygrać te zawody?

Nie możesz organizować swoich
codziennych zawodów wchodząc na
strzelnicę, w której nie ma tarczy.
Szkoda Twojego czasu.

Podobnie jest z kierownikiem, który
mówi, że chce lepiej zarządzać swoim
czasem. Jeśli nie ma celu, to jego dzień
pracy wygląda tak:

Przychodzi do pracy mając tylko
mgliste pojęcie, czym może się
zająć. Będzie czekał na rozwój
sytuacji.

Robi wszystko, z czym się spotka.
Odpowiada na maile, uczestniczy w
spotkaniach, wykonuje telefony.

Jest bardzo zajęty. Czuje się
potrzebny, ale...

Czuje się też bardzo zapracowany i
przemęczony. Codziennie ma coraz
więcej do zrobienia i coraz mniej
czasu

Jak ma się z tego wyrwać?

Jeśli jesteś osobą, która nie ma
wyznaczonego celu, to zawsze będziesz
mieć za dużo do zrobienia. Nie
będziesz wiedzieć, CZEGO NIE
ROBIĆ.

Jeśli nie masz wartościowego celu.
Są osoby, które nie potrafią się zdobyć
na wymyślenie swojego celu. Ale jest i
na to lekarstwo.

Jeśli nie wiesz, czego chcesz lub o czym
marzysz, to na początek zastanów się,
co sprawi, że Twoje życie będzie
prostsze. Niech Twoim celem będzie
właśnie uproszczenie sobie życia.
Teraz powiem Ci o czymś, o czym
każdy kierownik marzy, ale wielu boi
się to zrealizować. Niektórzy
podświadomie odrzucają możliwość
bycia zorganizowanym. Wielu
kierownikom się to nie udaje, bo
zewsząd słyszą: "Musisz być
zorganizowany. To wymaga wysiłku".
Wcale nie musisz być zorganizowany.
Po prostu uprość sobie życie. Uprość
sobie codzienne czynności.
Zorganizowanie przyjdzie samo.
W jaki sposób możesz podejść do
upraszczania życia? Przedstawię Ci
kilka przykładów. Sam na pewno
wymyślisz ich znacznie więcej:

Wymyśl, jak zautomatyzować
procesy w firmie. Czasem robisz coś
żmudnego i masz poczucie
straconego czasu. Czasem robisz
coś, czego nie lubisz. Postaw sobie
za cel zautomatyzowanie tych
procesów.

Równie dobre (a może nawet
lepsze) jak automatyzacja jest

wyeliminowanie pewnych
niepotrzebnych spraw. Nie musisz
ich wtedy nawet automatyzować.
Postaw sobie za cel wyeliminowanie
zbędnych czynności.

A może po prostu zatrudnij
asystenta? To też dobry sposób na
uproszczenie sobie życia.

...

To niby proste sprawy, ale mogą być
twoim celem. Uprość swoje życie.

Mam za dużo celów do osiągnięcia

Jeżeli jesteś osobą ambitną (a tak właśnie
podejrzewam), to możesz wylądować na
drugim końcu tego kija. Wyznaczysz sobie
za dużo celów do realizacji. To też nie jest
dobre.
Dlatego zachęcam cię do realizacji swoich
celów w cyklu półrocznym. Wtedy wiesz,
że odkładasz realizację jakiegoś celu tylko
o pół roku. A odkładając wybierasz to, co
jest dla Ciebie teraz ważniejsze.

Pamiętaj: nie pilniejsze, tylko ważniejsze.
Zaczynaj od najważniejszych.

Ten sam zawodnik, co poprzednio,
trafił tym razem na inne zawody w

strzelectwie sportowym. Jednak znowu
ma kłopot, mimo, że to kłopot innego
rodzaju.

Wchodzi na strzelnicę, ale widzi
przed swoim stanowiskiem 10 tarcz.
Nie wie, do której ma strzelać.

Próbuje strzelać do wszystkich na
raz - nie ma efektu. Nie trafia do
żadnej.

Próbuje strzelać do tych tarcz po
kolei. Trafia, ale nie w środek. Jego
uwagę rozpraszają sąsiednie tarcze.
Nie może się skupić.

Jak ma wygrać te zawody?

Zbyt wiele celów rozprasza. Warto
mieć ich kilka na raz, ale nie za dużo.
Zależnie od Twoich możliwości może
ich być 3 albo 6 na najbliższe pół roku.
Jeżeli masz większy potencjał, to Ci
zazdroszczę.

Jeszcze raz o celach życiowych i
półrocznych
Mając za dużo celów do realizacji
trudno zrealizować je wszystkie.
Dlatego tak trudno jest wyznaczyć
sobie cel życia. Człowiek inteligentny
interesuje się wieloma sprawami. Jeżeli

2.2

Instrukcja 2: Na pasie startowym, czyli jak

ustalić priorytety na dziś?

Czy jeżeli za pół roku moja rodzina ma mieć nowy dom w
surowym stanie, to mogę dziś iść na szkolenie z technik
sprzedaży?

Dobre pytanie. Nie możesz przecież realizować
wszystkich swoich celów na raz. A na pewno masz w
głowie (i na papierze) więcej niż jeden cel. Tak niestety
mają ambitni ludzie. Jak wybrać zadania na dziś?

Przy kilku zaplanowanych celach półrocznych wybór
zadań do realizacji na dziś wcale nie musi być oczywisty.

Mnie niestety zawsze coś pcha do zajmowania się
wszystkim na raz. Dobrze wiem, że jeżeli nie zaplanuję
sobie dnia, to skaczę po różnych zadaniach, wyszukuję
sobie zajęcia. Robię wszystko, żeby tylko nie zajmować
się tym, co ważne. A tak naprawdę realizacja celów
półrocznych odbywa się dziś. Nie jutro, nie pojutrze, ale
dziś. Tylko tu i teraz możesz działać. Bo tylko tu i teraz
jesteś obecny. Nie wiesz, co będzie jutro. Ale dziś masz
wpływ na to, co jutro może ci się przydarzyć.

Musisz mieć zaplanowane cele półroczne. Ale to nie
wystarczy. Musisz mieć zaplanowany dzień dzisiejszy.
Musisz mieć przynajmniej jedną wiodącą myśl, która

przeprowadzi cię przez kolejny dzień życia. I przybliży
cię do celu.

2.2.1

Małe ćwiczenie przy goleniu

To zadanie możesz zrobić przy goleniu. Nie chcę
się tu okazać męskim szowinistą. Nie jest dla
mnie ważne, czy golisz twarz, czy łydki ;-). Ważne
jest dla mnie twoje piętnaście minut. Tyle nam
wystarczy.

O co chodzi?
Chodzi o to, że możesz bez wysiłku zaplanować
w 15 minut swoje zadania na dziś (lub jutro).

Ja planuję zazwyczaj rano, kiedy mój umysł jest
wypoczęty. Ale nie jest to regułą. Ostatnio zdarza
mi się również planować swoje prace wieczorem
poprzedniego dnia.
Jedno i drugie podejście ma swoje wady i zalety:

• Planowanie rano

Zalety

Twój umysł jest wypoczęty
Coś mogło się poukładać w

twojej głowie od
wczorajszego dnia

Wady

Jeśli nie zdążysz tego zrobić

zaraz rano, to potem masz
cały dzień dosyć mocno

chaotyczny – po prostu
działasz bez planu

• Planowanie wieczór

Zalety

Nie ma obawy, że po

przebudzeniu zaczniesz
działać bez planu.

Wady

Jesteś zmęczony i możesz nie

mieć ochoty na planowanie

Przez zmęczenie możesz

przeoczyć pewne ważne
rzeczy.

Sam wybierz, które z tych podejść jest dla Ciebie
lepsze. Mnie zdarza się to zupełnie różnie.
Czasem nawet w ciągu dnia, w chwili, kiedy na
nic innego nie mam ochoty. Ale najbardziej lubię
wieczór.

Ty zrób to zgodnie ze swoim rytmem.

Przejdźmy do ćwiczenia.

Krótkie przygotowanie

Bardzo dużo czasu możesz zaoszczędzić
przygotowując się

do realizacji zadania.

Nie chodzi mi oczywiście tylko o zadania,
które proponuję Ci w tej książce. Chodzi mi o
wszystkie prace, jakie wykonujesz. Jeżeli są
odpowiednio dobrze przygotowane, to potem
realizacja jest już tylko mechaniczna i idzie do
przodu bez niepotrzebnych opóźnień.

Dlatego przed każdym zadaniem piszę o
krótkim przygotowaniu. Również teraz:

• Cel: Zanotuj to, co masz zrobić, ale tylko to

i nic więcej

• Czas: 15 minut
• Czego potrzebujesz?

Kartka z wyznaczonymi celami
półrocznymi

Telefon komórkowy z funkcjami

Twoja obecna lista zadań

■

Jak notować w telefonie komórkowym?

Jeżeli po raz pierwszy robisz to ćwiczenie,
to chcę Ci najpierw pokazać, jak

wykorzystać cele, które spisałeś na kartce.
Dla mnie bardzo ważne jest, żeby mieć je
zawsze przy sobie, dlatego mam je
zanotowane w telefonie komórkowym.
Ja osobiście używam teraz Nokii E50.
Nie wiem, czy wszystkie telefony mają
dokładnie taką samą funkcjonalność, ale
podejrzewam, że większość ma.
Wiem też, że są już nowsze modele, ale
jakoś tak się z nim zżyłem, że nie mam
ochoty na zmianę.

Oczywiście używanie telefonu
komórkowego zacząłem od szukania super
rozbudowanych kalendarzy, które
mógłbym w nim zainstalować. Ale nie było
warto. Doszedłem do wniosku, że nie ma
żadnej uzasadnionej potrzeby kupowania
jakiegoś dodatkowego oprogramowania,
które pełno jest w Internecie dla tego
modelu telefonu. Sprawdziłem ich całkiem
sporo, ale żaden nie wnosił nic takiego, co
byłoby potrzebne do dobrego notowania.
A każdy z nich miał jakąś wadę. Dlatego
używam kalendarza wbudowanego
fabrycznie w ten telefon.

Jak używam mojego telefonu?

Mój telefon ma możliwość notowania w
kalendarzu czterech rodzajów zdarzeń:
• Spotkanie, czyli coś, co ma datę i

godzinę rozpoczęcia oraz datę i godzinę
zakończenia. Używam wtedy, kiedy chcę
zanotować coś z dokładnością do
godziny.

• Notatka, czyli coś, co jest takim

zdarzeniem całodniowym (ma tylko datę
początkową i końcową, ale nie ma
godziny). Z tej funkcji korzystam, kiedy
chcę zanotować coś z dokładnością do
dnia.

•

Rocznice

– tego używam raczej rzadko

–tylko do notowania jakichś imienin lub
urodzin. Albo takich zdarzeń, które
faktycznie powtarzają się co roku. Ale w
zarządzaniu czasem jakoś szczególnie mi
to nie pomaga.

• Zadania, czyli coś, co mam do

zrobienia. Wykorzystuję je wtedy, kiedy
chcę zanotować coś, co nie ma
określonej daty rozpoczęcia, ale w końcu
musi być kiedyś wykonane. Zadania
znikają mi z listy, jeżeli oznaczę je jako
„wykonane”.

W zarządzaniu swoim czasem korzystam
tylko z notatek, spotkań i zadań. Robię to
w następujący sposób:

Otwieram kalendarz w mojej komórce
w trybie "Widok dnia". Dzięki temu
widzę w jednym miejscu:

jakie notatki mam związane z
danym dniem

o której godzinie mam zaplanowane
spotkania

jakie zadania mam na liście do
wykonania.

Cele półroczne

notuję jako notatki.

Nazwę celu półrocznego
rozpoczynam od litery H (ang. half)

Datę początkową notatki ustawiam
na dziś

Datę końcową notatki ustawiam na
„za pół roku”.

Dzięki temu cele półroczne wyświetlają
mi się na liście codziennie przez
najbliższe pół roku. Codziennie sobie o
nich przypominam. Mogę weryfikować,
czy jadę zgodnie z moim rozkładem
jazdy.

Cele tygodniowe

notuję tak samo,

tylko rozpoczynam je od litery W (ang.
week

). Daty ustawiam im odpowiednio

krótsze.

Konkretne zadania

na dziś notuję po

prostu jako zadania w kalendarzu.

Spotkania

notuję oczywiście jako

spotkania.

Nie ma w tym żadnej filozofii. Za to jest
efekt.
Zawsze widzę na jednej liście swoje cele
półroczne, tygodniowe i zadania na dziś. I
mogę weryfikować ich zgodność.

Dodatkowa sprawa to oznaczenie "zadań
na dziś"  - żeby realizować je po kolei
zgodnie z rytmem dnia. Temat każdego
zadania poprzedzam następującymi
numerami:

Zadania do wykonania rano - zanim
wyjdę z domu

Zadania do wykonania przed obiadem

Zadania do wykonania po obiedzie

Zadania do wykonania w trakcie
powrotu do domu (jakieś zakupy, czy
coś w tym stylu)

Zadania do wykonania wieczór po
powrocie do domu.

Jeżeli pracujesz w domu, to możesz
zastosować podobną numerację, tylko
nadać swoim numerom inne znaczenie.

Dzięki takiemu oznaczeniu mam zadania
poukładane wg kolejności, w jakiej będę je
realizował.

Instrukcja krok po kroku

Teraz kolej na Ciebie. Spróbuj to zrobić od
razu. To bardzo ważne, żebyś przynajmniej
spróbował.

Jeżeli jesteś kierownikiem, to pamiętaj, żeby
twoje zadania na dziś dotyczyły przede
wszystkim delegowania i kontroli. Niech
prowadzą cię do celu, ale nie twoimi rękami.
O tym, jak ważne jest delegowanie zadań,
powiem ci jeszcze później.

■

Sprawdź zaległe zadania
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie listy
zadań, które już być może miałeś spisane
wcześniej. Nie czarujmy się: zdarzają się
dni, w których nie zdążysz zrobić
wszystkiego, co zaplanowałeś. Mnie się to
zdarza.
Zawsze staram się przyjrzeć krytycznie tym
zaległościom. Skoro ich nie zrealizowałem
mimo wcześniejszego zaplanowania, to
mogę być dwie przyczyny tego stanu
rzeczy:

Albo zajmowałem się rzeczami mniej
ważnymi (i z tego staram się wyciągnąć
wnioski na przyszłość)

Albo te sprawy po prostu nie były
warte tego, żeby się nimi zająć.

W związku z tym rozprawiam się z listą
zaległych zadań odpowiadając sobie na
jedno jedyne pytanie:

Czy te zadania prowadzą najkrótszą
drogą

do jednego z moich celów

półrocznych?

Jeśli prowadzą najkrótszą drogą do
jednego z wyznaczonych celów
półrocznych - zostawiam je na liście
zadań w komórce.

Jeśli nie prowadzą do celu
półrocznego - usuwam.

Jeśli prowadzą do celu półrocznego,
ale nie najkrótszą drogą - usuwam.

■

Rozpraw się ze sprawami pozornie
ważnymi

Uważaj:
Zdarza się, że trochę kłopotu sprawia mi
usuwanie zadań z listy. Nie chodzi mi o
problemy techniczne z funkcją usuwania w
komórce. Raczej o sposób mojego
myślenia. Jeżeli już wpisałem zadania na
listę, to nabierają one dla mnie ważności.
Szczególnie dotyczy to zadań, które już
jakiś czas temu pojawiły się w moich
notatkach. I czasem nie czuję tego, że jest
to ważność pozorna.
Dlatego wymyśliłem prosty sposób
radzenia sobie z takimi "pozorantami".
Jeżeli pojawiają mi się w głowie
jakiekolwiek wątpliwości co do wartości
tego zadania - po prostu je usuwam.
Przestaję się nim zajmować. Wiesz, że
jeszcze mi się nie zdarzyło, żebym miał z
tego powodu jakieś problemy?

Jeżeli masz obawy, czy postąpić w tak
drastyczny sposób, to możesz potraktować
pozorantów dwoma dodatkowymi
pytaniami:

Jakie problemy spotkają mnie, jeżeli nie
załatwię tej sprawy?

Ile będzie mnie kosztowało odkręcenie
tej sprawy, jeżeli zadania jednak
okazałyby się ważne?

■

Wybierz te cele, które faktycznie będziesz
realizował dziś

Pamiętaj, że w ciągu jednego dnia nie
rozwiążesz wszystkich problemów. Nie
łudź się również, że uda Ci się
jednocześnie zmierzać do wszystkich
wyznaczonych celów w tym samym czasie.
Jeden dzień, to tylko jeden dzień. To tylko
24 godziny.
Musisz:

Być wypoczęty (a więc przede
wszystkim musisz się wyspać i
odprężyć w ciągu dnia) - jeżeli jesteś
pracowity to i tak to daje jakieś 10-12
godzin na dobę

Być syty (śniadanie, obiad, kolacja,
herbata w ciągu dnia) - to co najmniej 1
- 1,5 godziny

Spokojny (zawieźć i odebrać dzieci do i
ze szkoły, pozałatwiać sprawy
domowe) - 1-2 godziny

Dojechać na miejsce pracy -
powiedzmy 1-2 godziny

Na rzeczywistą pracę zostaje Ci tylko 6-8
godzin. A czasem może mniej.
Dlatego ogranicz trochę swój apetyt.

Skup się, żeby faktycznie zrealizować to,
co zaplanowałeś. No i nie planuj za dużo.
Szanuj się.

Wybierz max. cele 2 zawodowe,
którymi będziesz się zajmował dziś
(uwzględniając zaległe zadania z
wczoraj)

Wybierz max. 1 cel osobisty, którym
będziesz się zajmował dziś

■

Dla każdego z 3 wybranych celów
zdefiniuj zadanie na dziś
Jeżeli wybrałeś cele, na których się dziś
skupisz, to teraz dla każdego z nich wpisz
na listę jedno zadanie. No - co najwyżej
dwa. Ale takie, które faktycznie
zrealizujesz.

Jakie to mają być zadania?

Nie wystarczy, że to zadanie realizuje
twój cel półroczny

Nie wystarczy, że to zadanie realizuje
twój cel półroczny najszybciej

Każde zadanie musi najszybciej
realizować twój cel półroczny już
dziś

O co chodzi? O to, żeby poczuć
prawdziwą satysfakcję ze zbliżania się do
celu już dziś. To da Ci dużą motywację.
Co tobie da dziś takie poczucie
największej satysfakcji?

Wyobraź sobie, że słyszysz od swojego
pracownika:

"Musimy zarejestrować na naszym portalu
internetowym 100 klientów. Dlatego
poprawiam kolory, żeby strona internetowa
podobała się klientom."

Twoja odpowiedź powinna brzmieć:

"To nie jest najważniejsze. Najpierw daj
klientom to, co jest im naprawdę potrzebne.
To, czego szukają. Daj im treść. Kolory na
razie zostaw białe."

Albo:

"Muszę się dowiedzieć, czego potrzebują moi
klienci. Dlatego wysłałem do nich maila.
Czekam na odpowiedzi."

"Proszę Cię - nie trać czasu. Naszymi
klientami są firmy, które też mają swoich
klientów. Wczuj się przez chwilę w rolę
klienta naszych klientów. Zadzwoń do nich
incognito i dowiedz się, jakie problemy z
obsługą się pojawią. Wtedy przygotujemy dla
nich ofertę opartą na konkretach."

Na swoją listę wpisz tylko te zadania,
które faktycznie pchną cię do przodu.
Pamiętaj o zasadzie Pareto: 20% zadań
realizuje 80% celów. I na odwrót.

■

Wpisz na listę zadań w komórce to, co
będziesz realizował dziś - tylko to i nic
więcej

Przypomnę mój sposób oznaczania zadań:

Zadania do wykonania rano - zanim
wyjdę z domu

Zadania do wykonania przed obiadem

Zadania do wykonania po obiedzie

Zadania do wykonania w trakcie
powrotu do domu (jakieś zakupy, czy
coś w tym stylu)

Zadania do wykonania wieczór po
powrocie do domu.

■

Wszystkie pomysły i zadania, które chcesz
odłożyć przenieś do notatek

Moja komórka ma bardzo przydatną
funkcję notatek niezwiązanych z
kalendarzem. Jeśli pojawiają mi się
jakiekolwiek pomysły, czy tzw. "złote
myśli", to od razu wyrzucam je ze swoich
zadań.
Często bowiem okazuje się, że coś, co
wpada do głowy w ostatniej chwili, traci na
swojej ważności z upływem czasu.
Żeby jednak pamiętać o tym, co wydaje mi
się wartościowe, zapisuję to w notatkach.
Co jakiś czas do tego wracam.

Ale teraz naszym celem jest wyznaczenie
zadań na dziś. Wszystko, co przeszkadza,
powinno zejść nam z drogi. Na przód.

■

Teraz twój ruch. Weź komórkę i zaplanuj
swoje zadania.

Sprawdź zaległe zadania z wczoraj

Rozpraw się ze sprawami pozornie
ważnymi

Wybierz te cele, które faktycznie
będziesz realizował dziś

Dla każdego z 3 wybranych celów
zdefiniuj zadanie na dziś

Wpisz na listę zadań w komórce to, co
będziesz realizował dziś - tylko to i nic
więcej

Wszystkie pomysły i zadania, które
chcesz odłożyć przenieś do notatek

2.2.2

Skończyłeś zadanie? Jak masz czas, to

przeczytaj.

Po co kolekcjonować zadania?

W ciągu dnia do głowy wpadają ci różne
pomysły. Zdarza się, że na szybko nie
wiadomo, które z nich faktycznie będą
przydatne, a które nie prowadzą cię do celu.
Chodzi o to, żeby nie stracić jakiejś ważnej
myśli, a jednocześnie nie zawalić swojego
umysłu stertą niepotrzebnych śmieci.

Dlatego moja zasada jest taka:
Kolekcjonuj te  myśli, które pojawiają się w
Twojej głowie, ale nie miej oporów przed
wyrzuceniem ich, jeśli podczas planowania
okażą się bezwartościowe. Trzymanie takich
zadań  na swojej liście powoduje niepotrzebne
frustracje.

Notatki, to twój podręczny mózg. Dzięki nim
możesz odciążyć swój własny i zająć go
naprawdę ważnymi sprawami.

Dlaczego notuję w telefonie komórkowym?

Dlaczego notuję zadania w komórce, a nie na
przykład w programie komputerowym z
kalendarzem albo w jakimś innym
przenośnym urządzeniu typu PDA?

Po pierwsze komórkę mam zawsze przy sobie
i dzięki temu mogę po nią sięgnąć do kieszeni
w każdej chwili. Daje mi to niesamowite
poczucie swobody. Kiedy jestem przy
komputerze, to synchronizuję kalendarz i
zadania z telefonu komórkowego z
Outlookiem poprzez bluetooth. Ale nie
zawsze jestem przy komputerze. Komórka
daje mi swobodę przemieszczania się wraz z
moim podręcznym notatnikiem.

Nie ma niezawodnego kryterium oznaczania zadań

Za sugestią Davida Allena (znanego specjalisty
od zarządzania czasem) zacząłem używać
programu Microsoft Outlook oraz
dostępnych w nim kategorii zadań.
Początkowo wydawało się to wygodne, bo
podzieliłem swoje zadania na miejsca, w
których je zrealizować.
Np.
@Home (w domu)
@Office (w biurze)
@Errands  (sprawunki)

Po jakimś czasie jednak wycofałem się z tego,
ponieważ większość zadań i tak wrzucałem w
@Office. Poza tym moja komórka nie miała
funkcji synchronizowania kategorii zadań.

Już taki jestem, że jak mi się coś nie sprawdza,
to od razu się tego pozbywam i szukam
czegoś lepszego. Od dłuższego czasu stosuję
podział, który opisałem już wcześniej, czyli
oznaczenie "zadań na dziś" numerami od 1 do
5 - żeby realizować je po kolei zgodnie z
rytmem dnia. Temat każdego zadania
poprzedzam numerami.

Zadania do wykonania rano - zanim wyjdę
z domu

Zadania do wykonania przed obiadem

Zadania do wykonania po obiedzie

Zadania do wykonania w trakcie powrotu
do domu (jakieś zakupy, czy coś w tym
stylu)

Zadania do wykonania wieczór po
powrocie do domu.

Czy nie zmienię tego podejścia? Uważam, że
nie ma jednego, niezawodnego kryterium
oznaczania zadań. W zależności od sytuacji
jedne sposoby są lepsze, a inne gorsze. Jeżeli
ten sposób przestanie mi się sprawdzać, to nie
zawaham się go wyrzucić i wprowadzić w

życie coś bardziej praktycznego. Ty też tak
podejdź do sprawy. Nie daj się omamić przez
jedynych, wszechwiedzących guru. To ty
najlepiej wiesz, co ci się sprawdza, a co nie.
Próbuj to, co proponują inni, ale podchodź do
tego krytycznie.

Które zadania kolekcjonować?

Możesz kolekcjonować wszystkie zadania i
pomysły. Ja tak robiłem. Ale bez świadomego
nastawienia się na to, że 80% tych notatek
muszę wyrzucić lub delegować nie licz na to,
że kiedykolwiek pomyślisz z dumą:
"Zrealizowałem wszystko, co sobie
zaplanowałem". A musisz wiedzieć, że taka
myśl daje niesamowitą motywację do dalszych
działań. Daje poczucie panowania nad
własnym czasem. Daje poczucie siły.

Dlatego:

• Albo notuj tylko to, co jest dla Ciebie

ważne (prowadzi Cię do celu).

• Albo nastaw się na to, że tylko 20%

notatek będzie naprawdę wartościowych.

Jedno i drugie podejście jest dobre. Ale ja
ostatnio notuję tylko to, co naprawdę ważne.
Dzięki temu nie muszę tracić energii na
wyrzucanie śmieci. Zgodnie z prawem

Parkinsona: jeżeli już się czymś chociaż
odrobinę zajmowałeś (np. zanotowałeś to), to
nabiera to dla Ciebie ważności. I trudniej się
od tego odciąć.
Efekty ograniczenia notatek są dla mnie
zadziwiające. Skupiam się na tym, co
naprawdę zaplanowałem i mam znacznie
lepsze rezultaty niż wtedy, kiedy notowałem
wszystko.

Dlaczego nie używam PDA?

Próbowałem używać palmtopa. Na szczęście
kupiłem używanego, dzięki czemu nie
wydałem na niego aż tak dużo pieniędzy i nie
było mi żal odłożyć go na półkę.

Początkowo się sprawdzał. Szczególnie w
zimie i na wiosnę, kiedy miałem mnóstwo
ubrań na sobie i dzięki temu również
mnóstwo kieszeni, w których mogłem nosić te
swoje gadżety. Ale kiedy przyszło lato i z
powodu upałów nosiłem tylko cienką koszulę,
to stało się to niewygodne. Wrzucałem
palmtopa do kieszeni na piersi w mojej
koszuli, ale czułem się z tym strasznie
niezręcznie. Palmtop był ciężki i przeszkadzał.
(No, powiedzmy, że czułem się tak, jakbym
był kobietą z obwisłą lewą piersią. Dla
mężczyzny to nic nobilitującego). Ciągle
musiałem uważać, żeby mi nie wypadł.

2.3

Instrukcja 3: W powietrzu, czyli jak nie

stracić z oczu celu?

Jako pilot nie możesz w powietrzu zmieniać co chwilę
celu, do którego zmierzasz. Jeżeli nie zdążysz
wylądować w odpowiednim czasie, to po prostu
spadniesz. Braknie ci paliwa.

W życiu jest trochę inaczej. Jeżeli stracisz swój cel z
oczu w życiu, to też spadniesz. Różnica jest jednak taka,
że ten upadek nie będzie dla ciebie tak bardzo
odczuwalny. Nie osiągniesz swojego celu, ale przeżyjesz.
Dlatego tak wielu ludzi rezygnuje z dążenia do swojego
celu. I wydaje im się, że tracą czas. Albo, że mają go
mniej niż inni.

2.3.1

Tam skarb, gdzie serce twoje

(Bardzo) krótkie przygotowanie
Tym razem celem ćwiczenia jest przyzwyczajenie
twojego umysłu do ciągłego myślenia o celu, który masz
osiągnąć.
Wybierz jeden z celów, który sobie wyznaczyłeś.

Instrukcja krok po kroku
Im więcej będziesz myślał o swoim celu, tym bardziej
będzie od dla ciebie namacalny. A im bardziej będzie
namacalny, tym bardziej wszystko będzie sprzyjać jego
realizacji. Nie będziesz mógł się od niego uwolnić.

Dlatego tym razem instrukcja brzmi po prostu:

• Myśl codziennie o swoim celu.

Żeby łatwiej ciągle myśleć o celu, to musisz go pożądać.

Jeden z moich znajomych chciał osiągnąć finansową
niezależność i w każdym możliwym momencie myślał o
tym, żeby odkładać pieniądze na inwestycje. Niestety
jego żona nie rozumiała tego. Czuła się bezpieczniej,
kiedy pracował na etacie.
Ów znajomy postanowił jednak, że musi ją jakoś
przekonać. Nie wiedział jak, ale długo nad tym myślał.
Wreszcie pojawił mu się sposób. Żona zawsze marzyła
o tym, żeby kupili sobie dobry samochód. On nigdy nie
chciał się na to zgodzić. Stary samochód im wystarczał,
a zakup nowego oznaczał pozbycie się pieniędzy
przeznaczonych na inwestycję.

Jednak w pewnym momencie dotarło do niego, że
zakup tego samochodu może być dla niego mobilizujący
jeszcze bardziej, niż dla żony. Zrobił sobie poniższą
notatkę, którą odczytywał co rano zanim go kupił.
Czytając wyobrażał sobie wszystkie szczegóły swojego
samochodu. Czuł jego moc i zapach.

Mitshubishi L200 jest moim własnym samochodem, który
kupiłem sobie na imieniny. Dzięki temu zakupowi udowodniłem
sobie i żonie, że potrafię zapewnić utrzymanie mojej rodzinie

pracując na swoim. Pamiętam jak nie mogłem się doczekać na
jazdę próbną.
Początkowo miałem wątpliwości, czy w ogóle zgłaszać się na
jazdę próbną. Nie miałem pieniędzy na zakup tego wymarzonego
samochodu. To był problem, który musiałem rozwiązać. Od dnia
mojej decyzji, że chcę kupić to Mitshubishi, do planowanej daty
zakupu pozostawało wtedy tylko 8 miesięcy. A ja, chcąc kupić to
auto, potrzebowałem ok. 120 tysięcy złotych. Moja wiara w
osiągnięcie tego celu z każdym dniem rosła. Miałem sklep
internetowy, ale musiałem rozwiązać problem sprzedaży szkoleń.
Musiałem wymyślić coś, żeby sprzedawać.
Miałem więc do pokonania problem braku pieniędzy. Ale moje
pragnienie posiadania tego samochodu było tak duże, że udało
się. Mam Mitshubishi L200. I dużo czasu na realizację marzeń.
Jak mi się to udało?

Tu wyobrażał sobie od końca, jakie trudności musiał
pokonać, żeby dotrzeć do kasy w salonie Mitshubishi i
zapłacić za nie.

Wiesz, czym dziś jeździ?
Zaczął od tego, że umówił się na jazdę próbną.

2.3.2

Skończyłeś zadanie? Jak masz czas, to

przeczytaj.

Wielu ludzi traci cel z oczu

Większości osób bardzo trudno jest się skupić i
myśleć o realizacji jednego celu przez dłuższy
czas. Czytają o tym, uczą się tego, ale nie
postępują zgodnie z poznawanymi zaleceniami.
Miałem dokładnie to samo. Czytałem o
zarządzaniu czasem, uczyłem się tego na
specjalnych szkoleniach. Ale cały czas byłem
mało efektywny. Dopiero kiedy podjąłem
decyzję, że będę postępował wg poznawanych
technik, to wszystko zaczęło układać się po mojej
myśli.

Ty nie stracisz swojego celu z oczu.

Skąd mam pewność, że ty nie stracisz swojego
celu z oczu? Pisząc tę książkę staram się
wyobrazić sobie ciebie, jak ją czytasz. Może jesteś
wysoki, a może niski. Może jesteś mężczyzną, a
może kobietą, którą denerwuje, że w całej książce
zwracam się do niej w rodzaju męskim. Może
jesteś łysy, a może masz bujną czuprynę. Może
jesteś młodym gniewnym, a może masz już za
sobą sporo doświadczenia. Tego niestety nie
wiem.
Ale, kimkolwiek jesteś, wiem jedno. Wiem, że
masz już serdecznie dosyć chronicznego braku

czasu. Że chcesz to wreszcie zmienić i żyć
normalnie. Mieć czas na to, o czym ciągle
marzysz. Osiągać sukcesy i być najlepszym.
Wiem też, że zdajesz sobie sprawę, że jeżeli
kolejny raz przejdziesz przez kolejną książkę nic
nie zmieniając w swoim postępowaniu, to
będziesz miał znowu wyrzuty sumienia. Będzie ci
wstyd przed sobą. Będzie ci wstyd, że czytasz
jakieś książki zamiast żyć. I po raz kolejny
będziesz zazdrościć tym, którzy (w twoim
mniemaniu) osiągnęli coś więcej.
Wiesz, dlaczego chodziłeś na kursy z zarządzania
czasem i nie odczułeś żadnej zmiany? Bo kurs
trwa kilka godzin, może nawet kilka dni, ale
potem jest życie. Wychodzisz z sali szkoleniowej i
przytłaczają cię codzienne sprawy. Gdybym
wcześniej tego sam nie przeżył, to nie
rozumiałbym, dlaczego się nie zmieniasz.
Ale ja ten etap mam już za sobą i wiem, że da się
go przejść. U jednych osób trwa on krócej, u
drugich dłużej. Ale nie ma to znaczenia. Ważne
jest tylko, żebyś był cały czas na drodze do
swojego celu. Myślisz o nim teraz?

Ciągle myśl o swoim celu

Wyobraź sobie siebie w chwili osiągnięcia celu.

Jak będziesz wtedy ubrany?

Jaką będziesz miał minę?

Kto będzie wtedy przy tobie?

Co będzie do ciebie mówił?

Jaka będzie wtedy pogoda?

Każdy ten szczegół pomaga ci poczuć emocje,
które będą ci towarzyszyć w chwili osiągnięcia
celu. A im więcej emocji w to włożysz, tym
szybciej osiągniesz cel.

Trudno jest ciągle myśleć o celu nie angażując w to
swoich emocji

Jeżeli myśl o celu, który sobie wyznaczyłeś, nie
powoduje u ciebie lekkiego podniecenia, to
ciężko będzie ci przy nim wytrwać. Może nie
chcesz kupować samochodu, tak jak mój
znajomy. Nie musisz.

Powiem ci jednak, jak dodać do swojego celu
szczyptę emocji. Wyznacz sobie cel pośredni,
który nie dość, że będzie prowadził cię do celu

2.4

Instrukcja 4: Pilot automatyczny, czyli jak

wytrwać przy zarządzaniu czasem przez 10 dni?

Okazało się, nie po raz pierwszy zresztą, że moim
najlepszym narzędziem do zarządzania czasem jest mój
mózg.
2.4.1

Pomyśl 2 minuty co rano

W tym rozdziale chcę ci pokazać, jak sobie
radziłem, kiedy zaczęło mnie dopadać
zwątpienie, czy to całe zarządzanie czasem ma
sens. Mogę Ci od razu powiedzieć, że ma sens.
Ale nie będę ukrywał, że nachodzą czasem
człowieka chwile zniechęcenia.
Na szczęście dosyć łatwo jest sobie z tym
poradzić. Wystarczy motywacja.
Teraz 2 słowa o tym, jak ją uzyskać.

Krótkie przygotowanie

Jak zwykle przed każdym ćwiczeniem, krótkie
przygotowanie.
Pamiętaj, że przygotowany realizujesz swoje
zadania dziesięciokrotnie sprawniej.

• Cel ćwiczenia: wytrwać przy zarządzaniu przez 10

dni. Nie ma potrzeby dłużej. Później zobaczysz,
dlaczego.

• Czas potrzebny na realizację ćwiczenia: 15 minut

przez 10 dni pod rząd.

• Czego potrzebujesz? Telefon komórkowy z

przypominaniem. Tyle.

Instrukcja krok po kroku

Tym razem rozdział "Instrukcja krok po
kroku" jest krótki. A nawet superkrótki.
Zawiera tylko 2 kroki

Codziennie, ale naprawdę codziennie

czytaj jakąś motywującą książkę.

Przeglądnij i uporządkuj swoją listę

zadań na dziś (patrz zadanie z
poprzedniego rozdziału).

Najlepiej jest to robić w miejscu, gdzie nikt Ci
nie przeszkadza. Ja w tym celu wstaję 15
minut wcześniej, kiedy moja rodzina jeszcze
śpi. Przez chwilę wsłuchuję się w ciszę
poranka. Krótko, ale żeby lepiej słyszeć tę
ciszę, to zamykam jeszcze dodatkowo oczy.
Wyostrzam słuch.

Potem sięgam po książkę, która mocno mnie
inspiruje. Jest tego pełno na rynku. Zazwyczaj
są to książki umieszczone w regale
"Psychologia" albo "psychologia sukcesu".

Muszę Ci się przyznać, że to daje
niesamowitego „kopa” na cały dzień.
Nastawia Cię do wszystkich wydarzeń w taki
sposób, żebyś szedł jak burza do przodu.
Jakie książki czytam? Przeróżne. Mogę Ci
wymienić kilku autorów (kolejność
przypadkowa): Spencer Johnson, Stephen R.
Covey, Brian Tracy, Robert Kiyosaki i inni.

Ale ostatnio trafiłem na autora, który tych
wszystkich przerasta. Jakoś tak od niechcenia,
po ponad 15 latach od zakończenia mojej
przygody w kościelnym ruchu Światło Życie,
sięgnąłem po Pismo Święte.

Otwarłem na Księdze Mądrości Syracha i ...
To niesamowite, jak te teksty są motywujące.
Zrobiło to na mnie piorunujące wrażenie.
Zresztą, gdyby było inaczej, to nie
wygłupiałbym się i nie pisałbym o tym w
książce. Jestem praktykiem, dlatego zawsze
szukam myśli praktycznych. Ta księga,
napisana kilka tysięcy lat temu, w wielu
tematach do dziś jest bardzo aktualna.
Wcale nie zamierzam cię namawiać do
czytania Pisma Świętego. Nie czuję się
prorokiem. Moim celem jest opowiedzieć ci
jak sobie radzę z zarządzaniem czasem.

Nie czytam długo - może 1-2 strony. Chodzi
tylko o to, żeby się naładować pozytywną
energią. I ustawić swoje priorytety na cały
dzień. Ale takie codzienne (nawet krótkie)
czytanie stało się nawykiem i teraz odczuwam
głód, kiedy tego nie ma. To jest prawie jak
nałóg.
Wielu ludzi zaraz po przebudzeniu sięga po
papierosa. Dawniej tego nie rozumiałem. "Jak
oni mogą robić to codziennie?". Ale oni
muszą. Tak, jak ja teraz do książek, oni wtedy
czują głód swojego codziennego nawyku.
Pierwsza czynność w ciągu dnia jest
najważniejsza. Ustawia nastrój i spojrzenie na
cały dzień. Wybierz tę czynność najlepiej jak
potrafisz.

Po przeczytaniu fragmentu wybranej przez
ciebie książki sięgnij po twoją listę zadań.
Zobacz, co faktycznie najszybciej
zaprowadzi cię dziś w pobliże twojego
celu

. Zobacz, co jest wartościowe. Nie

zawahaj się wyrzucić coś, co ci przeszkadza.
I pamiętaj, żeby robić to przez 10 dni.

Moje problemy z tym zadaniem

Moim głównym problemem z tym
ćwiczeniem był weekend. Sobota i niedziela.
Ogarniało mnie wtedy rozleniwienie. Spałem

2.4.2

Skończyłeś zadanie? Jak masz czas, to

przeczytaj.

Dlaczego zadanie ma trwać przez 10 dni?

Dlaczego wymyśliłem, żeby to zadanie trwało
10 dni? Dlaczego nie 5? Albo na przykład 25?
Wynika to oczywiście z moich doświadczeń i
problemów, jakie sam spotkałem w moich
początkach zarządzania czasem.

■

5 dni to dni roboczych nie obejmie soboty
i niedzieli - nie przekonasz się, czy
weekend nie spowoduje rozleniwienia i czy
zejdziesz ze swojej drogi do bezstresowego
życia.

■

7 dni nie obejmie kilku dni kolejnego
tygodnia - nie przekonasz się, czy po
odpoczynku w weekend jesteś w stanie
powrócić do planowania czasu w kolejnym
tygodniu.

■

10 dni obejmie cały obecny tydzień
(łącznie z sobotą i niedzielą) i kilka dni z
kolejnego tygodnia - da ci szansę
sprawdzenia się w rzeczywistej sytuacji

■

Tyle jest wystarczające. Nie ma potrzeby
od razu się forsować. Chcę, żeby te
ćwiczenia nie były dla ciebie uciążliwe

Dlatego spróbuj popracować nad tym przez
10 dni. Zobaczysz, jakie będą efekty.

Co osiągniesz dzięki temu zadaniu?

Po wykonaniu tego zadania poczujesz, że
jesteś w stanie przez kilka dni dobrze panować
nad swoim czasem. Nie trzeba niczego więcej.
Zarządzanie czasem jest prostsze, niż ci się
wydaje.

Dodatkowym bonusem dla ciebie będzie to,
że niejako przy okazji zbudujesz swoją
wytrwałość. To super sprawa, że zajmując się
zupełnie czymś innym możesz rozwijać w
sobie cechy przydatne w osiągnięciu
osobistego sukcesu.
Zdaję sobie sprawę, że może ci się nie chcieć
wstać 15 minut wcześniej przez te 10 dni. Sam
kiedyś miałem z tym problem. Ale pomyśl o
sobie. Czy naprawdę jesteś zadowolony z
tego, jak wykorzystujesz swój czas? Za
wszystko trzeba płacić, ale ta cena nie jest zbyt
wysoka za efekt, jaki dzięki temu osiągniesz.
Oczekuję od ciebie, że wytrwasz przez te 10
dni.
Jeżeli przyda ci się codzienne wsparcie, to
możesz zajrzeć na mój blog

http://efektywne-

wykorzystanie-czasu@blogspot.com

Co kilka dni umieszczam w nim swoje
praktyczne przemyślenia dotyczące
zarządzania czasem. To nie są jakieś tam
wyssane z palca bzdury i teorie, tylko rzeczy,
które faktycznie mnie spotykają. Nauczę cię,
jak sobie z nimi radzić.

Po co czytanie Biblii (lub innej książki) po
przebudzeniu?

Poranne czytanie motywującej książki (w
moim przypadku Biblii) daje taki wewnętrzny
spokój i ... . Nie wiem, jak to określić. Taką
jakąś samoświadomość i poczucie własnej
wartości. Daje poczucie wartości własnego
czasu. Daje szersze spojrzenie na biegnący
czas i uświadamia, że każdy dzień może być
wykorzystywany znacznie bardziej efektywnie.
Sam czuję, że te słowa powyżej brzmią nieco
górnolotnie. Ale nie potrafię tego wyrazić
inaczej. To moje własne odczucia i faktycznie
pokazują, jak dzięki tym porankom udaje mi
się wznieść na wyżyny moich możliwości.
Zresztą - nie ma co więcej rozwodzić się na
ten temat. Spróbuj usiąść w ciszy i zagłębić się
w ten tekst. Chcę, żebyś to odczuł na swój
własny sposób. Sprawdź.

Co się stanie, jak przerwę zadanie?

Jeśli przerwiesz to zadanie i nie wytrwasz
przez 10 dni, to nic się nie stanie. Wróć do
tego zadania kiedy tylko znów przyjdzie ci na
to ochota. Nie chodzi przecież o to, żeby się
męczyć. Chodzi o to, żeby osiągnąć coś, co
osiąga zaledwie 2% ludzi. Każdy ma takie
możliwości, ale nie każdy wie, że porażka nie
jest równoznaczna z klęską. Edison próbował
chyba ze 2000 razy, zanim wreszcie udało mu
się wymyślić żarówkę. Wszyscy mu mówili, że
mu się nie uda. Ale nie poddał się i mu się
udało.
Nie przejmuj się porażkami. One naprawdę
wzmacniają. Gdybym sam nie próbował
wielokrotnie rozwiązać swoich problemów z
zarządzaniem czasem, pewnie nie pisałbym do
ciebie teraz. Pewnie byłbym jak zwykle
zagoniony i nie wyrabiałbym się ze swoimi
zadaniami.
Warto próbować. Wielokrotnie. Spodziewaj
się porażek, które nauczą cię i zaprowadzą do
sukcesu.

2.5

Instrukcja 5: Decyzja pilota, czyli jak

natychmiast "działać natychmiast"?

Dotarliśmy wreszcie do sedna zarządzania czasem i
wszelkiego sukcesu: zarówno zawodowego, jak i
prywatnego. To wszystko, o czym pisałem ci do tej
pory, było niezbędnym przygotowaniem to rzeczy
najważniejszej.

Spójrz na ludzi, których podziwiasz. Na tych, którym
wg ciebie powiodło się w życiu. Cóż oni takiego zrobili,
że tak ci imponują?
Z punktu widzenia biologii to tacy sami ludzie, jak ty i
ja. Dlaczego zatem uznawani są za ludzi sukcesu?
Dlaczego im się udało? Co takiego wydarzyło się w ich
życiu, że są dla ciebie na piedestale?
Zapewniam cię, że każdy z nich (nieważne, czy był to
Napoleon Bonaparte, Jan Paweł II, Vladimir Putin, czy
twój sąsiad mieszkający w wymarzonej willi i jeżdżący
drogim samochodem), że każdy zrobił coś, czego
większość ludzi nie robi. Wprowadził w czyn swoje
myśli.

Podaj mi jeden racjonalny powód, dla którego ty
miałbyś być gorszy od nich. Inteligencja? Nie! Ty jesteś
inteligentny. To nie to. A może pochodzenie? Tak,
czasem pochodzenie ułatwia start. Ale spójrz ilu ludzi z
dużym majątkiem straciło go w głupi sposób. Więc to
też nie jest powodem.

Ja nie widzę żadnego racjonalnego powodu, dla którego
nie miałbyś wprowadzić swoich myśli w życie. Żadnego.
Spójrz na to obiektywnie.

Jeżeli ja, dałem rady, to ty też.

Od dawna myślałem o tym, żeby napisać książkę.
Zawsze jednak znajdowałem sobie wymówki:

Dojeżdżałem codziennie do pracy 40 km

Nie miałem czasu

Moja żona była sceptycznie nastawiona do
pisania książki przeze mnie

Mogłoby się wydawać, że wszystko mi przeszkadza. W
pewnym momencie podjąłem jednak w swoim umyśle
decyzję: „Napiszę tę książkę”.

Jeżeli ją piszę, to tylko dlatego, że udało mi się wzbudzić
w sobie wewnętrzną motywację.

Najważniejsze, że zrobiłem ten pierwszy krok. Teraz już
leci.

2.5.1

Dziś zrób tylko pierwszy krok

Krótkie przygotowanie

Twój cel: Nauczyć się działać natychmiast
Czas: 20 sekund. Naprawdę.
Czego potrzebujesz

■

Odwagi

■

Wiary

Instrukcja krok po kroku

■

Co masz dziś na swojej liście zadań?

Wpisałeś na swoją dzisiejszą listę zadań
przeróżne sprawy. Sprawdź proszę jeszcze
raz, czy są tam zadania, co do których
czujesz, że trudno będzie Ci je zrealizować.
A z drugiej strony: czy nie jest tak, że bez
nich nie posuwasz się do przodu? Na
mojej liście zadań codziennie jest coś
takiego.
Okazuje się jednak, że poradzenie sobie z
tego typu problemami jest całkiem proste.
Wystarczy sobie tylko odpowiedzieć na
kilka pytań i już.

■

Co cię powstrzymuje?

Odpowiedz sobie szczerze, ale naprawdę
szczerze. Co cię powstrzymuje przed
zrobieniem czegoś, o czym myślisz od dawna i
nie możesz się za to zabrać? To nie jest tak, że
jesteś z tym problemem samotny. Wielu ludzi
ma z tym problem. Ja też miałem. Pomogły
mi odpowiedzi na następujące pytania:

Czy zadanie jest takie wielkie, że nie
wiesz, od czego zacząć?

Może kogoś się boisz? Masz się spotkać
z kimś ważniejszym od ciebie?

Czy coś cię stresuje? Boisz się, że się
ośmieszysz?

A może zadanie jest nieprzyjemne?
Musisz komuś zwrócić uwagę?

Albo nudne?

Patrz ludziom w oczy

Jeśli zastanowisz się chwilę nad każdą z
tych odpowiedzi, to zobaczysz, że w
większości przypadków problem dotyczy
obawy przed reakcją drugiej strony.
Dlatego chcę Ci zaproponować krótkie
ćwiczenie. Zacznij patrzeć ludziom w oczy,
kiedy do nich mówisz. Przeczytałem jakiś
czas temu, że jest to dobra metoda na
nabranie pewności siebie. Tobie też to
polecam.

Przyznam się, że początkowo miałem z
tym duże trudności. Patrzeć w oczy
ludziom nie było wcale tak łatwo. Ale po
pewnym czasie zacząłem mieć całkiem
fajną zabawę z tego ćwiczenia. Bywało tak,
że na spotkaniach patrzyłem śmiało w
oczy osobom ważniejszym ode mnie i
rozśmieszało mnie to, że te osoby
spuszczały wzrok. Musiałem się
powstrzymywać, żeby nie wybuchnąć
śmiechem.

Zrób pierwszy krok

A co robić, kiedy zadanie jest zbyt duże i
nie widać końca? To jest bardzo
zniechęcające. Trzeba zrobić dokładnie to,
co proponowałem w poprzednim
rozdziale. Wybrać pierwszą czynność,
która najszybciej dziś przybliży cię do celu
i ją zrobić od razu. Jak już zaczniesz tym
maleńkim krokiem, to dalej pójdzie już
znacznie łatwiej. Zobaczysz.

To są proste rzeczy, które możesz zacząć
robić już dziś. Dzięki temu pozbędziesz się
stresu i strachu przed innymi. I nauczysz
się realizować sprawnie wielkie projekty.

Jesteś wartościowym człowiekiem. Możesz
osiągnąć to, co chcesz i to w czasie
krótszym, niż ci się wydaje. Nie odkładaj
pierwszego kroku na później.

Jeżeli teraz, kiedy czytasz tę książkę,
myślisz sobie, żeby przejść do kolejnych
rozdziałów, to nie rób tego.

Wielokrotnie czytałem książkę po prostu ją
połykając wzrokiem. Teraz zdarza mi się
przeczytać 1 stronę dziennie i mam z tego
znacznie większy pożytek. A zaczęło się od
tego, że usłyszałem, jak ktoś mądry
powiedział:
„On nie ma czasu na nic, bo ciągle czyta.
Od czytania wcale nie staje się mądrzejszy.
Czyta jedną książkę za drugą i zapomina
to, co przeczytał. Mądrość i efekty
zdobywa się przez działanie”

Przestałem czytać na ilość i zacząłem
działać.

Zatrzymaj się teraz, zamknij książkę i zrób
to, co ciągle odkładasz.

Pamiętaj, że jeśli odłożysz to znowu na
później, to w twoim umyśle ciągle będzie
się kołatać myśl, żeby działać. Za każdym

razem, kiedy spojrzysz na tę książkę, to
będziesz czuł wyrzuty sumienia, że
odkładasz na później.

Na pewno myślisz teraz o tym, co ciągle
odkładasz. Co to jest? Jaki pierwszy krok
musisz zrobić, żeby skończyć raz na
zawsze z odkładaniem?

Wyjdź ze swojej strefy komfortu.

2.5.2

Skończyłeś zadanie? Jak masz czas, to

przeczytaj.

Mój problem z "ważniejszymi osobami"

Człowiek już tak ma, że wiele spraw odkłada
na później. Nie ma co udawać, że w moim
przypadku zawsze jest inaczej. Muszę jednak
przyznać, że w wielu dziedzinach udało mi się
ten problem rozwiązać z sukcesem. Przede
wszystkim w sprawach zawodowych i
spełniania własnych marzeń.
Teraz mogę się bez obaw przyznać, że
dawniej miałem z tym ogromny problem. W
szczególności, kiedy wiązało się to z rozmową
z jakąś nieznaną osobą. A już absolutnie
zawsze wtedy, kiedy w moim mniemaniu
osoba ta była ważniejsza ode mnie.

Pewnego dnia zacząłem się jednak
zastanawiać - co to znaczy, że ktoś jest
ważniejszy od kogoś innego. Z czego się to
bierze. Przecież ja też mogę być ważniejszy od
innych. Wystarczy, że zacznę cenić swój czas i
przestanę być dostępny dla każdego i na każdą
prośbę. W ten sposób można zdobyć status
specjalisty. I to wcale nie jest takie trudne.
Drugim sposobem na poradzenie sobie z
pozornie "ważniejszymi" osobami jest coś, co
usłyszałem kilka lat temu w audycji radiowej.
Audycja ta dotyczyła co prawda czegoś
innego, ale to nie ma znaczenia. Wtedy była
mowa o nastawieniu psychicznym, które
ułatwia kandydatowi prowadzenie rozmowy
rekrutacyjnej. Pomysł jednak bardzo mi się
spodobał, bo nadaje się również do innych
sytuacji.

Po prostu wyobrażam sobie, że mój
rozmówca jest małym dzieckiem, powiedzmy
pięciolatkiem, któremu wszystko muszę
wytłumaczyć jak ojciec.

Po wysłuchaniu audycji od razu zacząłem
stosować tę metodę, ale na początku nie
czułem się z nią komfortowo. Moja
wyobraźnia nie bardzo chciała się zgodzić na
to, że mój przełożony to 5-letni brzdąc.
Dopiero kiedy już jako ojciec zacząłem

tłumaczyć swojemu synowi pewne sprawy i
zobaczyłem, z jakim zaciekawieniem słucha
tego o czym mówię, zrozumiałem o co
chodzi.

Mimo, że zdania, które wypowiadałem, były
dla mnie proste i oczywiste, to dla niego wcale
nie. Dla mojego syna były to sprawy
arcyciekawe.
Mając tak wspaniałego słuchacza nauczyłem
się opowiadać proste rzeczy w zrozumiały
sposób. Co więcej - zrozumiałem, że to co
mówię może być ciekawe i warto mnie
słuchać. Wtedy dopiero moja psychika
przyswoiła sobie metodę wyobrażania sobie
osób "ważniejszych" jako małych dzieci.
Zrozumiałem, że sprawy, które dla mnie są
oczywiste, dla innych ludzi wcale nie są. A
mówiąc o tych dla mnie prostych sprawach,
staję się dla innych autorytetem.
To mimowolnie spowodowało, że przestałem
się przejmować tym, z kim rozmawiam.
Zacząłem po prostu robić swoje.

Mój problem z odkładaniem na później.

Tak, jak napisałem wcześniej - w wielu
dziedzinach udało mi się poradzić sobie z
problemem odkładania na później. Ale jest
jedna sprawa, która ciągle nie daje mi spokoju.
Ciągle odkładam ją na "jutro". To kwestia

mojej dbałości o własne zdrowie. Muszę
przyznać, że jestem pracoholikiem i po prostu
kocham pracę. Mogę pracować bez przerwy
po kilkanaście godzin dziennie. I to nie
dlatego, że się nie wyrabiam. Nie - z tym sobie
już poradziłem. Problem polega na tym, że to
po prostu lubię. Dlatego bardzo rzadko
spędzam czas na świeżym powietrzu. Nie
uprawiam żadnych sportów.
Dlaczego o tym piszę?

Jest bowiem metoda, która rewelacyjnie
motywuje do tego, żeby zrobić coś od razu i
nie odkładać wszystkiego na później. Polega
to na przedstawieniu komuś publicznie
swoich planów. Wtedy już wstyd jest się
wycofać. Z obietnic złożonych sobie samemu,
po cichu, wycofać się jest bardzo łatwo.
Przecież nikt się nie dowie, że nie
zrealizowałem tego, co zaplanowałem. Jeżeli
jednak komuś powiesz o swoich
zamierzeniach i w ostateczności nie
zrealizujesz ich, to będzie ci głupio nie tylko
przed sobą samym, ale jeszcze przed tą drugą
osobą.

Motywacja jest podstawą wszelkiego działania.
Bez motywacji nic się nie dzieje. Dlatego sam
na sobie stosuję niektóre metody motywujące.

Lubię się motywować. I nauczyłem się już.
Wiem, co na mnie skutecznie działa.

Kiedy powiem komuś o moich zamierzeniach,
to czuję potrzebę dokończenia tego, co
zacząłem.

Dwa przykłady:

Powiedziałem mojemu bardzo dobremu koledze, z
którym mieszkałem w jednym pokoju trakcie nauki
szkolnej i studiów, że piszę książkę o zarządzaniu
czasem. Nie chodziło tylko o to, żeby się pochwalić. O
to też. Ale ważniejsze było co innego. Chciałem, żeby
przed kimś było mi wstyd, jeśli tej książki nie
skończę. A mój kolega stanął na wysokości zadania.
Powiedział coś, co zmotywowało mnie o niebo bardziej
niż cokolwiek innego. Dla niego może nie było to nic
wielkiego. Ot, takie zwykłe pytanie. Ale we mnie
spowodowało powstanie prawdziwego zobowiązania.
Zapytał po prostu:
- "Dasz mi przeczytać, jak skończysz?".
- "Jasne" - odpowiedziałem mimowolnie. I teraz już
wiem, że nie ma odwrotu. Wiem, że skończę tę
książkę, chociażby nie wiem co.

I drugi przykład.
Od ponad roku prowadzę darmowy serwis
internetowy dla nauczycieli. Zaczęło się od
tego, że pomagałem żonie (nauczycielce) w
przygotowaniu jakichś drobnych materiałów
na lekcje. Trochę się tego uzbierało, więc
stwierdziłem - czemu tego nie opublikować?
O serwisie dowiadywało się coraz więcej
nauczycieli. Zacząłem się więc zastanawiać,
jak wykorzystać tę popularność, żeby oprócz
satysfakcji coś jeszcze z tego mieć. Chodziły
mi po głowie różne pomysły. Nie mogłem
jednak ruszyć. Cały czas odkładałem to na
później. Tłumaczyłem się pracą zawodową,
brakiem czasu itd. Aż wreszcie pojawił się
pomysł. I to akurat teraz, kiedy jestem w
trakcie pisania tej książki. A, jak pisałem
powyżej, książkę chcę skończyć.
Pojawiła mi się więc sytuacja, w której mam
pomysł, ale nie mogę ruszyć, żeby nie zawalić
innego tematu. Co zrobiłem? Przygotowałem
ofertę szkolenia i wywiesiłem ją na stronie
internetowej. Na razie nie przyjmuję żadnych
zapisów ani wpłat. Dlatego nie piszę tu
dokładnego adresu oferty. Ale jest to moje
zobowiązanie, że zaraz po zakończeniu
sprawy z tą książką biorę się za realizację
pomysłu.

Dodatkowo zmotywowało mnie to, że
wczoraj, mimo kompletnego braku promocji
tego szkolenia, pojawiło się pierwsze pytanie
od potencjalnego klienta. Dlatego tę sprawę
też zakończę. Skończę, bo zrobiłem pierwszy
krok.

Piszę ci o tym wszystkim, bo chcę upiec dwie
pieczenie na jednym ogniu. Po pierwsze chcę
ci pokazać moje metody. Metody, które
działają.
Ale po drugie chcę zmienić swoje podejście
do własnego zdrowia. Chcę przestać być
pracoholikiem i zacząć spędzać więcej czasu
na świeżym powietrzu. Jak to mogę osiągnąć?
Muszę się publicznie (przed tobą) zobowiązać,
że wreszcie zacznę więcej czasu  poświęcać na
dbałość o zdrowie. Na ruch na świeżym
powietrzu. Nie będę już pracoholikiem.
Dzięki tobie.

Na drugi dzień

Dziś jest dzień po tym, jak napisałem
powyższy akapit o moich problemach z
odkładaniem na później. Wiesz - to o dbałości
o zdrowie. Spróbowałem ruszyć się trochę
rano. Przed pracą poszedłem na 20 minutowy
spacer. Włączyłem alarm w telefonie
komórkowym na "za 10 minut".

Postanowiłem, że przez 10 minut będę szedł
prosto przed siebie. Po 10 minutach
zatrzymam się i wrócę tą samą drogą.
Niesamowite uczucie, kiedy wreszcie ruszysz
coś, co od dawna odkładałeś. Kiedy wykonasz
pierwszy krok. Mimo mrozu i padającego
śniegu szedłem. Chodniki nie były
odśnieżone, było ślisko. Ale szedłem.
Czułem, jak moje ciało nabiera energii.
Widziałem tańczące płatki śniegu w lekkich
podmuchach wiatru. Czułem muśnięcia
świeżego powietrza na policzkach.
Oddychałem przez nos, żeby nie zamrozić
mojego delikatnego i niezahartowanego
gardła.
Na jutro mam w planie to samo. Trzymaj za
mnie kciuki, żebym znowu tego nie odłożył.
A ja trzymam za ciebie.

Zacznij działać

Wszystkie ćwiczenia z poprzednich
rozdziałów były po to, żebyś nauczył się
działać natychmiast. To nie były trudne
zadania.
Oczekuję od ciebie, że faktycznie próbujesz
robić te ćwiczenia. Twój czas jest znacznie
cenniejszy niż sądzisz. Dlatego nie trać go na
czytanie tej książki dalej, jeżeli nie próbujesz
nic zmieniać.

Jeżeli robisz każde z tych ćwiczeń - jestem z
ciebie dumny.
Ale jeśli nie, to czuję się trochę niezręcznie.
Wydałeś pieniądze, żeby kupić moją książkę.
Zapewne liczyłeś, że coś dzięki niej zmienisz
w swoim życiu. I zapewne po raz kolejny się
zawiodłeś.

Nie chcę, żebyś wydał swoje pieniądze na
darmo. Chcę, żebyś faktycznie poczuł różnicę.
Ty coś dla mnie robisz kupując tę książkę,
więc i ja chcę coś zrobić dla ciebie. Coś ekstra.
Chociaż to jeszcze nie koniec książki.

Kiedy przerwać pasjonujące zadanie?

Oczywiście we wszystkim najlepiej jest
zachować umiar i zdrowy rozsądek. Nie
zawsze jesteś w stanie zrobić coś od razu. Z
różnych powodów. Nie chcę cię tu namawiać,
żebyś zaczął sobie szukać wymówek. To, co
masz zrobić dziś, zrób dziś. Ale...

Jeżeli temat naprawdę cię wciągnie, to potrafi
to zjeść twój czas w sposób tak szybki, że
nawet tego nie zauważysz.

Wielokrotnie będąc jeszcze programistą siedziałem
nad jakimś kawałkiem oprogramowania i
próbowałem zmusić go do działania. Ponieważ byłem
pasjonatem, więc zadanie potrafiło mnie tak wciągnąć,
że potrafiłem zapomnieć o bożym świecie. Zdarzało
mi się, że spędzałem nad tym całe dnie, a czasem
nawet noce. Niestety muszę przyznać, że w większości
przypadków efekt był mizerny. Nie dość, że byłem
wściekły, że nie udało mi się rozwiązać problemu, to
dodatkowo we znaki dawało się potworne zmęczenie.
No i jeszcze jedno. Zazwyczaj na drugi dzień
musiałem to wszystko wyrzucić do kosza, bo było w
tym tyle błędów. To niestety rezultat zmęczenia.

Czasem warto przerwać pasjonujące zadanie.
Jeżeli widzisz, że przez kilka godzin nie
posuwasz się do przodu i nie ma żadnych
efektów, to zrób sobie przerwę. Odsuń się od
tego tematu. Jeżeli jest już noc - po prostu idź
spać. Oderwanie się od wciągającego tematu
może w takiej sytuacji dać ci szerszy obraz
sytuacji. Zauważysz być może, że zupełnie
niepotrzebnie skupiłeś się na rzeczach, które
nie są tak ważne. Albo da się je rozwiązać w
zupełnie inny sposób. Albo zastanowisz się,
kto może mieć doświadczenie w tej
dziedzinie.
Możliwości jest wiele. Dlatego nie daj się
wciągnąć w pułapkę pasjonujących zadań.

2.6

Instrukcja 6: Personel pokładowy, czyli jak

delegować zadania?

Żeby zostać prezesem, musisz nauczyć się ufać ludziom
- nawet tym najsłabszym. A wtedy oni też uwierzą w
siebie i Cię zaskoczą. Swój czas możesz zwielokrotnić
delegując zadania. Zadania trudne i łatwe. Zadania
nudne i ciekawe. Realizując je sam, zawsze ograniczasz
swoje możliwości.

2.6.1

Zadanie 1 - zlecanie zadania najtrudniejszego

Proponuję ci, żebyś zaczął od zlecenia zadania
trudniejszego. To da ci sporą satysfakcję. I dzięki
temu zdobędziesz też większe zaufanie do innych
osób.

Krótkie przygotowanie

Wiesz, że sporo czasu możesz oszczędzić, jeśli
zlecisz pracę komuś innemu. Ty możesz zająć
się poważniejszymi sprawami.

■

Cel: Zlecić pracę innym, żeby mieć
wreszcie czas na rzeczy ważne

Instrukcja krok po kroku

■

Przeglądnij Twoją listę zadań
Czy zdarzyło ci się kiedyś tracić czas na
wymyślenie, czym mógłby się zająć twój
podwładny? Czułeś, że jest to bez sensu,
bo ty jesteś zawalony robotą, a innym
musisz ją wymyślać i nie masz na to czasu?
Nawet, jeśli nigdy ci się to nie zdarzyło, to
może się okazać, że taki moment się
pojawi.
Nigdy nie trać czasu na wymyślenie zadań
dla twoich pracowników. Oni są po to,
żeby pomóc ci zrealizować twoje cele. Oni
tego właśnie chcą. Wiem, bo sam tego
kiedyś oczekiwałem od mojego szefa.
Dlatego pierwszym krokiem, który
proponuję przy ćwiczeniu delegowania
zadań jest przeglądnięcie własnej listy
zadań. Zadań, które realizują twoje cele.

■

Wybierz zadanie, które jest tak trudne, że
nie wierzysz, aby wykonał go ktoś poza
tobą samym. Pamiętaj, że jest to tylko
ćwiczenie, więc w razie czego nie miej do
pracownika pretensji, że zrobi je nieco
inaczej, niż robiłbyś je ty sam. Najwyżej to
poprawisz. Nic na tym nie tracisz. A
zyskać możesz zaufanego pomocnika,

któremu będziesz zlecał swoje
najtrudniejsze prace.

■

Wyobraź sobie, że dostałeś właśnie zawał
serca
Jeżeli wybrałeś naprawdę trudne zadanie,
to nie zdziwię się, że masz wątpliwości.
Być może pracownik nie podoła
wyzwaniu? Żeby sobie ułatwić sprawę, to
wyobraź sobie, że leżysz w szpitalu bez
możliwości działania, a zadanie musi być
wykonane terminowo. Co wtedy zrobisz?
Jeśli zostaniesz postawiony w takiej
sytuacji, to nie będziesz miał wyjścia. Ktoś
będzie to zadanie musiał zrobić za ciebie.
Ale dlaczego czekać na tak ekstremalną
sytuację? Dlaczego nie przygotować firmy
na twoją nieobecność?
Oczywiście zakładam, że naprawdę
powodem twojej nieobecności będzie
wspaniały, zasłużony urlop z rodziną, a nie
żaden zawał. Ale tak czy inaczej będzie to
nieobecność. A bliscy na pewno się
ucieszą, jeśli podczas urlopu nie będziesz
pracował i odbierał telefonów.

■

Wybierz w myśli osobę najlepszą do tego
zadania
Kto w zespole jest najlepszy do tego
zadania? Kto robił już coś podobnego?
Albo do kogo masz największe zaufanie?
Kto cię nigdy nie zawiódł? Ponieważ to

jest trudne zadanie, więc wybierz swojego
bohatera bardzo starannie. Ale nie kieruj
się tylko tym, że ma największe
doświadczenie i najdłuższy staż. Może do
tego konkretnego zadania lepszy będzie
ktoś młodszy, ale za to bardziej
energiczny? Może to będzie ktoś, kto chce
się wykazać? Kto szuka wyzwań? Może
dzięki temu odkryjesz w swoim zespole
nową gwiazdę?
W dobrym zespole wszyscy jego
członkowie prezentują wysoki poziom.
Daj szansę ludziom.

■

Zleć zadanie
Jeśli już wiesz kto i co ma zrobić, to
nadeszła pora, żeby zlecić to zadanie. Ale
pamiętaj - nawet jeżeli jest ono trudne, to
nie przedstawiaj go w ten sposób. Po co
zniechęcać i straszyć ludzi? Przedstaw to
zadanie raczej jako takie, które jest dla
ciebie bardzo ważne.
Podczas delegowania zastosuj następujące
zasady:

Zacznij od końca
Dokładnie opisz, jakich oczekujesz
rezultatów. Nie mów, w jaki sposób
zadanie ma być wykonane. Nie narzucaj
swojej wizji, nie zabijaj kreatywności.
Powiedz, czego się spodziewasz na

końcu. Co będzie kryterium dobrej
oceny wykonanej pracy.

Określ termin realizacji
Od razu powiedz, na kiedy zadanie ma
być zrobione. To nie może się ciągnąć
w czasie, bo wtedy pracownik sam
wyznaczy sobie terminy. A one
niekoniecznie będą zgodne z twoimi
oczekiwaniami.
To, co warto w tym momencie zrobić,
to dodać kilka słów uzasadnienia,
dlaczego zadanie jest ważne i dlaczego
ten (a nie inny) termin musi zostać
dotrzymany. Być może coś od tego
zależy. Być może ktoś inny nie może
zacząć swojego zadania, dopóki to
zadanie się nie skończy. Nieważne,
które z tych uzasadnień odpowiada
twojej sytuacji. W każdym razie dobre
uzasadnienie terminu powoduje, że
pracownik rozumie, czego od niego
oczekujesz. I faktycznie dąży do
dotrzymania tego terminu.

Wytłumacz, dlaczego to zadanie jest
ważne
Jeszcze raz podkreślam, żebyś
wytłumaczył pracownikowi, dlaczego
zadanie jest ważne. Niech poczuje, że
masz do niego zaufanie. Że mówisz mu
o sprawach ważnych dla firmy. Niech

zrozumie, że nie jest tylko trybikiem w
maszynie, ale że od niego zależą losy
większego przedsięwzięcia. To będzie
dla niego motywujące.
Nic tak nie demotywuje, jak brak
świadomości celu.

Przedstaw problemy, jakie mogą
wystąpić podczas realizacji zadania
Pamiętaj, że im szerszy ogląd sytuacji
ma osoba, której zlecasz zadanie, tym
łatwiej, sprawniej i lepiej je wykona.
Dlatego, jeżeli podejrzewasz, że w
trakcie realizacji zadania mogą wystąpić
problemy, to podziel się tą wiedzą.
Odkrywanie Ameryki na nowo to nie
jest efektywne działanie. Przecież nie
chodzi ci o to, żeby sprawdzać, jak
domyślny jest twój pracownik.
Ważniejsze, żebyś miał do niego
zaufanie. I vice-versa. Daj mu komplet
informacji.
Możesz na przykład powiedzieć:
- Spodziewam się problemów w
kontaktach ze specjalistą Kowalskim,
bo on często jest na delegacji. Ja
radziłem sobie z tym problemem
korzystając z maila i telefonu. Z
telefonu częściej.
Albo:

100

- Kiedy sam robiłem podobne zadanie,
to początkowo miałem problemy z .......
I poradziłem sobie w taki i taki sposób.
Taka świadomość możliwych
problemów oraz życzliwości
przełożonego, który wykłada wszystkie
karty, daje dużą motywację do
zrealizowania zadania.
Nie mniej jednak w dalszym ciągu
upieram się przy tym, żeby nie narzucać
pracownikowi szczegółowego sposobu
rozwiązania problemu. Niech ma
świadomość potencjalnych problemów,
ale niech sam wybierze, jak sobie z nimi
poradzić. Ważna jest forma. To, że ty
przedstawisz, w jaki sposób sam
radziłeś sobie z problemami, to dobra
sugestia. Pracownik może z niej
skorzystać, albo nie. Widzi możliwości i
zagrożenia. I o to właśnie chodzi.

Wskaż osoby, które zajmowały się
częściami tego zadania
Wielokrotnie popełniałem błąd, nie
mówiąc osobie, której zlecałem
zadanie, kto zna się na poszczególnych
elementach tego zadania. To
powodowało, że ludzie wyważali
otwarte drzwi. A taka wiedza była u nas
w firmie. Dlatego jeżeli wiem, że
zadanie obejmuje skorzystanie z jakiejś

101

technologii, to od razu przy zlecaniu
mówię, że specjalistą w tej dziedzinie
jest X. To prawda, że pracownicy
czasem chcą sami rozwiązać problem,
żeby się wykazać. Mówię im więc
wprost:
- Dla mnie wyważanie otwartych drzwi
jest tylko stratą czasu, a nie wykazaniem
się. Jeżeli spotkasz problem w tym
obszarze, to zwróć się do X. Może nie
rozwiąże tego za ciebie, ale
przynajmniej podpowie ci, gdzie i
jakiego rozwiązania szukać.

Miej odwagę ustalić priorytety
Często przy zlecaniu nowego zadania
słyszę:
- Mam już na głowie kilka zadań. Nie
mogę zrobić wszystkiego na raz.
Powiedz mi, co jest ważniejsze i czym
mam się zająć w pierwszej kolejności.
Różnie reagowałem na tego typu
prośby. Jeżeli w mojej ocenie problemy
z innymi zadaniami są wyolbrzymione,
to próbowałem dociekać, na czym one
polegają i pokazać, że rozwiązanie jest
bliżej, niż to wygląda. Czasem zdarzało
mi się również autorytarnie stwierdzić,
że wszystkie zadania są ważne. Ale
wtedy dawałem uzasadnienie i prosiłem

102

o większy wysiłek. To na szczęście
zdarzało mi się rzadko.
Jeżeli natomiast faktycznie pracownik
był przeciążony, to musiałem podjąć
decyzję. Musiałem powiedzieć, które
zadanie jest ważniejsze. I dlaczego. To
"dlaczego" jest nie mniej ważne, jak
samo ustalenie priorytetów. Pokazuje
sensowność działań i uzasadnia zmiany
ważności zadań. Nikt nie lubi robić
rzeczy niepotrzebnych, albo mało
ważnych. Albo takich, w których nie
rozumie celu.
Miej odwagę ustalić priorytety. Jeżeli
nie masz kompletu informacji, żeby
ocenić, które zadanie jest ważniejsze, to
miej odwagę zdobyć tę wiedzę. A jeżeli
nie możesz jej zdobyć, albo mimo
posiadanej wiedzy obydwa zadania są
jednakowo ważne, to miej odwagę
wziąć na siebie odpowiedzialność. Nie
zrzucaj jej na pracownika. On niech się
skupi na realizacji. Dodatkowy stres jest
mu niepotrzebny. To kierownik jest od
tego, żeby się stresował, czy podjął
dobrą decyzję.

103

Moje problemy z realizacją tego zadania

■

Za często kontroluję postęp realizacji
Moje podejście, to "ufaj i sprawdzaj".
Dlatego czasem zbyt często pytam o status
zadania. Sama w sobie kontrola nie jest zła.
Pracownik musi widzieć, że ktoś się
interesuje rezultatami. Że dla kogoś jest
ważne, żeby zadanie było zrobione w
terminie. Ale ważna jest forma.
Nie pytaj:
- "Jak ci idzie?"
ani
- "Co jeszcze ci zostało do zrobienia?"
Pytaj raczej:
- "Czy nie blokują cię jakieś problemy? W
czym mogę pomóc?"
albo
- "Co cię odciąga od tego zadania? Może
mogę zdjąć ten problem z ciebie?"
Niestety nie każdy pracownik jest szczery,
co powoduje czasem, że konwersacja może
wyglądać tak:
- Czy nie blokują cię jakieś problemy?
- Nie.
- A może mogę ci jakoś pomóc?
- Nie, poradzę sobie.
W takiej sytuacji faktycznie musisz dodać:

104

- Wolę wiedzieć o problemach wcześniej.
Ale jak ich nie ma, to świetnie. Może warto
byłoby zatem, żebym zobaczył to, co masz
na razie zrobione. Pokażesz mi?

■

Pozwalam na wyważanie otwartych drzwi
Z drugiej strony, jeżeli za rzadko pytam o
postęp prac i o problemy, to zdarza się, że
pracownicy trafiają na jakiś problem i
ślęczą nad nim godzinami, albo nawet
dniami. Nie mają na tyle doświadczenia,
żeby zatrzymać się na chwilę i spojrzeć na
sytuację z boku. Może rozwiązywanie tego
problemu w ogóle nie jest potrzebne, bo
np. można zrezygnować z tego elementu
zadania? Albo znaleźć fachowca, który już
taki problem rozwiązywał?
Dlatego warto rozmawiać. Warto
okazywać zainteresowanie problemami
pracowników.

2.6.2

Zadanie 2 - zlecanie zadania najsłabszej

osobie

Drugie zadanie, które chcę ci zaproponować przy
okazji delegowania, to zlecenie prac osobie
najsłabszej. Wielu początkujących kierowników
ma z tym problemy. Czasem wymyśla specjalne
zadania dla najsłabszej osoby, żeby tylko nie
przekonać siebie samego, że to osoba do
zwolnienia.

105

Owszem, niestety czasem trzeba podjąć decyzję o
zwolnieniu, ale nie o tym chcę teraz mówić. Słabe
osoby też się przydają. A zlecanie im zadań może
być przyjemne, a czasem nawet zabawne.

Krótkie przygotowanie

Przygotowanie do tego zadania jest takie
samo, jak do wcześniejszego, więc powtórzę
go tylko w skrócie:

■

Cel: Zlecić robotę innym, żeby mieć
wreszcie czas na rzeczy ważne

Instrukcja krok po kroku

■

Przeglądnij Twoją listę zadań
Nie wymyślaj specjalnych zadań dla
słabych osób. Przyjrzyj się zadaniom z
twojej własnej listy. Twoim zadaniem
przecież jest realizować cele firmy i
twojego działu. A pracowników
zatrudniasz tylko po to, żeby pomogli ci
skutecznie dotrzeć do tych celów. Dlatego
twoje zadania mogą być również zadaniami
dla zespołu.
Czasem zdarza się, że kierownik ma do
swojej roli przypisaną listę zadań. I
chociażby świat się walił, to kierownik
chce (a raczej czuje, że musi) robić je
osobiście. Ale tak nie jest. Nie miej

106

wyrzutów sumienia, kiedy zlecasz swoje
własne zadania pracownikom. To wręcz
jest twój obowiązek.

■

Wybierz nudne zadanie
Jak wybrać zadanie dla osoby słabej?
Takie, do której nie masz zaufania, że
zrobi to zadanie porządnie?
Rozważ następujące typy zadań:

Nudne

Monotonne

Czasochłonne

Nie prowadzi do celu, a ktoś wymaga
od ciebie jego realizacji

Ja wybieram zadanie, które dla mnie
osobiście jest nudne, albo takie, którym nie
chce mi się zajmować. Najczęściej są to
jakieś biurokratyczne sprawy, umówienie
spotkań, znalezienie jakichś dokumentów.
Każdy kierownik ma tych zadań pełno.
Jeżeli masz sekretarkę, to pewnie ona się
tym zajmuje. Ale jeśli nie - wrzuć to
któremuś ze swoich najsłabszych
pracowników.

■

Wybierz najsłabszą osobę i zleć jej to
zadanie
Zlecanie własnych nudnych zadań osobie
najsłabszej ma same dobre strony:

107

Pozbywasz się tego, na co
niepotrzebnie tracisz czas

Praca idzie do przodu

Jeżeli dobrze przedstawisz tę sprawę
pracownikowi, to możesz go
niesamowicie zmotywować

- Cześć Marcin, mam do ciebie prośbę.
- Tak szefie?
- Chcę ci zlecić ważne zadanie. Zazwyczaj
wykonuję tego typu sprawy osobiście, ale
tym razem potrzebuję twojej pomocy. Jeśli
dobrze sobie z tym poradzisz, to być może
pozwolę ci przejąć tę odpowiedzialność na
stałe.
- A co to za zadanie?
- Trzeba znaleźć wszystkie dokumenty w
firmie, które dotyczą programów unijnych.
Chcę je zebrać w jedno miejsce i wyciągnąć
z nich to, co może przedstawić naszą firmę
jako bardzo innowacyjną. Chcę ich użyć do
promocji firmy.
- Dobrze szefie.
- Na początek zbierz wszystkie dokumenty
w jedno miejsce. Chcę, żebyś to zrobił
dziś. W pierwszej kolejności skontaktuj się
z Janem Kowalskim. On powinien mieć
większość informacji. Ewentualnie wskaże

108

ci jeszcze kogoś, do kogo się jeszcze
zwrócisz.
- A to wyciąganie informacji z
dokumentów też ja będę robił?
- Jeśli dobrze pójdzie ci pierwsza część, to
chyba tak.
- To biorę się do roboty.

Uff. Pozbyłem się nudnego zadania. Mogę
się zająć naprawdę poważnymi sprawami.

Moje problemy z realizacją tego zadania

Największym problemem z realizacją tego
zadania jest dla mnie pracoholizm. Po prostu
lubię pracować. I czasem realizuję sam rzeczy,
które mógłbym spokojnie zlecić komuś
innemu. Zapominam, że mam być leniwy.
Dlatego od czasu do czasu, jeżeli ślęczę nad
jakąś sprawą ponad godzinę, zatrzymuję się i
zastanawiam, czy przypadkiem nie brnę w
bagno.
Aha. No i ustawiłem sobie na komórce, że
codziennie, co 4 godziny pojawia mi się
przypomnienie o treści "Czy nie wyszukuję
sobie zajęć, żeby uniknąć tego, co ważne?".
Pomogło.

109

2.6.3

Skończyłeś zadania? Jeśli masz czas, to

przeczytaj.

Typowe problemy z delegowaniem czasu

Z czym najczęściej borykają się kierownicy,
którzy dopiero uczą się delegowania zadań?

■

Brak czasu na delegowanie
Szefowie są tak zapracowani nad swoimi
zadaniami, że nie mają czasu zlecić nic
pracownikom. To może być początek
poważniejszego problemu:

Pracownicy, którzy nie mają zadań
czują się niepotrzebni i
zdemotywowani. Albo zaczną szukać
innej pracy, albo sieją ferment wśród
reszty załogi, że sytuacja w firmie jest
beznadziejna i nikt nad niczym nie
panuje. Spotykają się na kawie i
narzekają. I chociaż to dotyczy tylko
jednego kierownika z całej wielkiej
korporacji, to ludzie łatwiej przyswajają
sobie złe wiadomości niż dobre i
negatywne informacje zaczynają
zataczać coraz szersze kręgi. W końcu
cała firma jest ogarnięta ciągłym
narzekaniem.

Moc produkcyjna nie jest w pełni
wykorzystywana. Pensje dla
pracowników trzeba płacić cały czas -

110

pomimo tego, że ci pracownicy nie
zarabiają na swoje utrzymanie. A
powinno być przecież tak, że
pracownicy zarabiają nie tylko na siebie,
ale też i na kierownika i na prezesa. Jaki
będzie następny krok, jeżeli pojawi się
kryzys? Zwolnienia?

Kierownik jest przeciążony pracą i sam
wpada w dołek psychiczny. Nie czuje
motywacji. A jeśli sam nie ma
motywacji, to na pewno nie zarazi nią
pracowników.

■

Brak kontroli wykonania zadania
To samo dotyczy sytuacji, kiedy szef nie
interesuje się wynikami zleconych zadań.

Pracownik zaczyna myśleć, że dostał
zadanie tylko po to, żeby zapchać jego
czas. Skoro zadanie przed chwilą było
pilne, a teraz nikt nie czeka na jego
wyniki, to co tu jest grane? Pamiętaj –
to demotywuje.

Przyzwyczajenie do braku kontroli
powoduje, że zadania są wykonywane
mniej starannie. Nie zawsze tak jest. W
dużej mierze zależy to od pracownika.
Jeżeli ma wewnętrzną motywację, to
realizuje zadanie zawsze z najwyższą
jakością. Ale procentowo rzecz biorąc

111

takich pracowników jest niewielu. W
moim przypadku to było jakieś 5%.

Dlaczego ważne jest kontrolowanie wyników
zadań?

Odpowiedzialność za jakość zadania zawsze
spoczywa na kierowniku. Dlatego dla
kierownika lepiej jest poświęcić więcej czasu
na zlecanie i kontrolowanie wyników niż na
własną pracę.

■

Klient doceni wyższą jakość

■

Pracownicy będą zmotywowani

■

Kierownik będzie miał więcej czasu

Zawsze zlecaj zadania z myślą o tym, że
będziesz kontrolował ich wyniki.

Jak znaleźć czas na delegowanie zadań?

To bardzo ważne, żeby znaleźć czas na
delegowanie zadań. Dużo więcej zrobisz jako
kierownik mówiący ludziom co mają robić niż
jako ktoś, kto wszystko realizuje samodzielnie.
Ty jesteś jeden. Mając zespół możesz pewne
prace realizować równolegle. Nawet bez
swojego fizycznego udziału.
Jednym ze sposobów znajdowania czasu na
delegowanie zadań jest w moim przypadku
pozbywanie się zadań nudnych i

112

powtarzających się. Polecam ci skorzystanie z
pomocy najsłabszych pracowników i zlecenie
im tych zadań. Czasem trudno jest się pozbyć
biurokracji. Kierownik (szczególnie młody)
jakoś podświadomie czuje, że to są ważne
sprawy i powinien się nimi zajmować
osobiście. Szczególnie mocno jest to
odczuwalne wtedy, kiedy dostęp do pewnych
systemów jest przypisywany w firmie do roli,
jaką pełni pracownik. Do niektórych
systemów informatycznych dostęp na tylko
kierownik. Ale to nie znaczy, że wszystko
musisz przygotować sam. Zleć nudne zadanie,
a do systemu wprowadź tylko jego wyniki.
Jeśli pozbędziesz się biurokracji, to okaże się,
że 50% twojego czasu stanie się dla ciebie
dostępne. Teraz możesz go wykorzystać na
zlecenie zadań naprawdę ważnych. A na to
musisz już poświęcić trochę więcej energii. Do
zlecenia zadań ważnych i trudnych musisz się
przygotować.
Ale w dalszym ciągu podkreślam, że warto.

Jak wytłumaczyć, co ma zostać zrobione?

Zlecanie zadań ważnych często wiąże się
koniecznością szczegółowego wyjaśnienia
problemu pracownikowi. Im więcej powiesz
mu na początku, tym mniej będzie miał
problemów z realizacją zadania. I tym bardziej
ty będziesz zadowolony z wyników.

113

Bardzo denerwują mnie osoby, które zlecają
swoim pracownikom zadania w następujący
sposób:

■

Dostają maila od swojego przełożonego o
treści mniej więcej "Zrób to na jutro"

■

Nie mają czasu na zlecenie zadania, więc
klikają tylko w przycisk "Przekaż" i
przesyłają maila bez żadnego swojego
komentarza do swojego podwładnego.

Jakich efektów można się spodziewać przy tak
ograniczonej informacji?
Dlatego warto zainwestować swój czas i
przygotować się do delegowania zadania.
Można przygotować się samemu, ale można
również to przygotowanie zlecić komuś.
Czasem wystarczy uporządkować posiadane
informacje. Mnie zdarzało się np. odebrać 10
maili w jakiejś sprawie. Zanim jednak
przekazałem je do dalszej realizacji, zebrałem
wszystko w jeden dokument tak, aby mój
podwładny wiedział, co ma robić.

Kiedyś, chyba pięć lat temu, kiedy jeszcze
uczestniczyłem w projekcie jako zwykły
pracownik, otrzymałem od przełożonego coś,
co do dziś wspominam z uśmiechem. Nie jest
to jednak uśmiech zadowolenia. Jak
podszedłbyś do zadania, gdybyś otrzymał 20

114

maili (tak, 20) jeden po drugim, wszystkie z
tym samym tematem? Każdy z nich zawierał
strzępek informacji. Nie wiedziałem, czy po
dwudziestym mailu mam już komplet, czy
jeszcze powinienem się czegoś spodziewać.
Kierownik chyba też wyczuł sprawę, bo jako
dwudziesty pierwszy przesłał mi mail z
tematem: "Koniec przesyłania informacji".
Wiedziałem zatem, że mogę się już zabrać za
zadanie, bo nie powinienem nic więcej dostać.
Przynajmniej, dopóki kierownik czegoś sobie
nie przypomni. Ale jednak po pół godziny
przypomniał sobie i podesłał mi jeszcze z pięć
informacji. Oczywiście każda w osobnym
mailu.

Wiesz jak zareagowałem? Gdyby nie to, że
była już godzina dziesiąta w nocy i był to 31
października, a ja miałem szykować się do
wyjazdu na święto 1 listopada, to może
wziąłbym się za to zadanie. Ale ten sposób
przekazywania informacji tak mnie wkurzył,
że nawet nie zajrzałem do żadnego z tych
maili. Napisałem mu tylko: "Nie mogę się tym
zająć", czym prędzej wyłączyłem komputer i
służbowy telefon i poszedłem spać. Niech się
dzieje, co chce.

115

Dlatego szanuj czas swój i swoich
pracowników. Deleguj im zadania tak, jak
należy.
Jak? Przypomnę krótko to, o czym już
pisałem wcześniej:

■

Zacznij od końca

■

Określ termin realizacji

■

Wytłumacz, dlaczego to zadanie jest ważne

■

Przedstaw problemy, jakie mogą wystąpić
podczas realizacji zadania

■

Wskaż osoby, które zajmowały się
częściami tego zadania

■

Miej odwagę ustalić priorytety

Kiedy zlecać zadania duże, a kiedy małe

Jeżeli pracownik sprawdził się już w
mniejszych zadaniach - możesz zlecać mu
większe. Pamiętaj jednak, że sporo ludzi
motywuje się swoim własnym rozwojem. Ja
popełniłem kilka razy błąd nie dając
pracownikom coraz trudniejszych zadań. Po
pewnym czasie te osoby stawały się znudzone.
I jeżeli nie zareagowałem odpowiednio
szybko, zaczynały sobie szukać zajęć na
własną rękę. To nie zawsze było z korzyścią
dla moich projektów.

Druga metoda, to wrzucanie na głęboką
wodę. Stosowałem również tę metodę.

116

Szczególnie na początku, kiedy musiałem
zorganizować dział i większość z
pracowników była zupełnie nowa. Z jednej
strony to powoduje pewien stres, ale z drugiej
strony pokazuje, że mam zaufanie do ludzi.
Daję im zadania trudne. Jest jednak pewna
sprawa, na którą warto uważać. Jeżeli
"wrzucasz" nowego pracownika na głęboką
wodę, to musisz mu dać silne wsparcie -
szczególnie mentalne. Zdarza się bowiem, że
taki pracownik musi się spotkać z
pracownikiem o znacznie większym stażu. I
nierzadko ten drugi zamiast mu pomóc,
wytknie mu brak kompetencji. Ludzie
doświadczeni szybko zapominają, że musieli
się kiedyś nauczyć tego, co teraz umieją. Wolą
pokazać, jacy to oni nie są wspaniali i z jaką
"ciemnotą" przyszło im współpracować.
W takiej sytuacji zdecydowanie polecam
stopniowanie trudności. Najpierw zadania
małe i proste, a potem duże i trudne. Zresztą,
oprócz większej pewności siebie, pracownik
ma też motywację. Sam widzi, że dostaje coraz
trudniejsze prace do wykonania. A więc się
rozwija. I to go motywuje.

Jak określić termin realizacji?

"Na kiedy to potrzebujesz?".
Ludzie lubią zostawiać wszystko na ostatnią
chwilę. Niewielu jest takich, którzy faktycznie

117

się angażują w temat mimo odległego terminu.
To ludzie, którzy lubią spokój. Ale tak, jak
mówię - takich osób jest naprawdę nie wiele.
Na szczęście można temu zaradzić w prosty
sposób. Wystarczy dawać terminy znacznie
krótsze, niż faktycznie są potrzebne. Wtedy
nie ma czasu na odkładanie na później.
Dziś usłyszałem właśnie pytanie: "Na kiedy to
potrzebujesz?". Nie lubię okłamywać ludzi.
Na to zadanie nie było żadnego
wyznaczonego zewnętrznie terminu. Z drugiej
strony to zadanie, to była część większej
całości, którą muszę skończyć do połowy
maja (czyli za dwa i pół miesiąca). Ta sprawa
blokowała mnie z dalszym postępem prac.
Dlatego odpowiedziałem tak: "Ja zawsze
wyznaczam sobie krótkie terminy. Zrób to
proszę na dziś.". I dało się. Dziś dostałem
wynik.
Lepiej dawać terminy za krótkie, niż za długie.
Oczywiście nie można przesadzać w żadną
stronę, bo w pewnym momencie następuje
punkt przegięcia i pracownik stwierdza, że i
tak się nie wyrobi. Ale w takich sytuacjach
możesz wyznaczyć termin przynajmniej dla
pierwszej czynności, jaka ma zostać wykonana
w ramach zadania. Albo dla pierwszego
rezultatu, jaki chcesz zobaczyć. I ten termin
niech faktycznie będzie krótki. Możliwy do

118

realizacji, w granicach zdrowego rozsądku, ale
krótki.

Wykorzystaj uzyskany czas

Czas uzyskany przez delegowanie zadań
możesz wykorzystać na różne sposoby.
Możesz zacząć planować strategię firmy (albo
twojego działu). A możesz po prostu
zaplanować jutrzejszy dzień. Zrób to, co
najbardziej i najszybciej pchnie cię do przodu
w realizacji twoich celów.

Ty jesteś od tworzenia strategii, a nie od
rozwiązywania każdego detalicznego
problemu.
Jako kierownik musisz wyznaczać kierunki.
Musisz kreować strategię. Nie możesz sobie
pozwolić na robienie wszystkiego za
wszystkich. Nawet, jeżeli sprawia ci to
przyjemność. Ja przepraszam bardzo.
Stanowisko kierownicze zobowiązuje.
Dlatego, jeżeli marzy ci się, żeby zmienić coś
w twojej firmie, albo w twoim dziale, to po
prostu to zrób. Nie rozwiązuj wszystkich
bieżących problemów samodzielnie. I tak ci
się to nie uda, a w dodatku zostaniesz
zapamiętany jako ktoś, kto nie wprowadził
żadnych sensownych zmian. Czy rzeczywiście
tak chcesz zostać zapamiętany? Czy myślisz,
dlaczego król Kazimierz Wielki  został

120

2.7

Instrukcja 7: Kabina jest tylko dla pilota, czyli

jak wyeliminować "złodziei czasu"?

Skup się na jednym zadaniu i zrób go od początku, do
końca. Nie daj sobie przeszkadzać. Dlaczego twój czas
ma być mniej wartościowy od czasu tych, którzy
zawracają ci głowę? Wyeliminuj złodziei czasu.

2.7.1

Dwa śmieszne zadania

Zależy, jak podejdziesz do tego tematu. Jeżeli
będziesz spięty, to zadane może nie być tak
komfortowe. Ale jeżeli zabawisz się w dwulatka,
który mówi wszystkim "Nie", to może to być
całkiem wesoło. Wszystko zależy od tego, jakie
myśli wpuścisz do swojej głowy. Być może
wszyscy znają cię z uprzejmości. Dlatego
zastanów się, czy przypadkiem tego nie
wykorzystują nadmiernie?
Ze mną zawsze wszystko można było załatwić. I
dopiero po pewnym czasie zauważyłem, że tylko
ludzie, którzy cenią swój czas, są również cenieni
przez innych. "Kto się ceni, ten się leni" - czyż
ten cytat nie oddaje istoty rzeczy? Piosenka może
wydawać się śmieszna, ale zatrzymaj się chwilę
nad tym tekstem. Czy nie jest tak, że ci ludzie,
którzy coś osiągają w życiu, nie zawsze mają czas
dla wszystkich?

121

Krótkie przygotowanie

Twoim celem jest nauczyć się cenić twój
własny czas. Nie musisz na to poświęcać dużo
czasu. Wystarczy kilka sekund na każde
zdarzenie.
Czego potrzebujesz? Odrobinę odwagi. Nic
więcej. Bo cóż takiego strasznego może się
stać, jeżeli odmówisz komuś raz, czy drugi?

Zadanie 1 - ludzie (wizyty, telefony)

Ludzie przerywają ci pracę swoimi wizytami,
telefonami? A może próbują się z tobą
porozumiewać przez komunikatory
internetowe (skąpe, gadu-gadu i inne)? Pokażę
ci, jak w prosty sposób sobie z tym poradzić.
Jednak zanim to zrobię, zwrócę twoją uwagę
na jedną rzecz. Ludzie lubią być w centrum
wydarzeń. Lubię czuć się ważni. Lubią brać
udział w każdym spotkaniu. W myśl zasady:
"Nieobecni nie mają racji". Zgadzam się z
tym. Rzeczywiście nieobecni nie mają racji.
Ale nie zgadzam się, żeby przerywać każde
zadanie, które wykonuję, żeby tylko sprawić
sobie tego rodzaju przyjemność. Jeżeli
naprawdę chcesz poczuć się ważny, to pokaż
innym swoją niedostępność. Pokaż ludziom,
że musisz specjalnie szukać dla nich czasu.
Tak ważny jesteś.

■

Nieważne, co w tym momencie robisz.
Czy zajmujesz się czymś ważnym, czy

122

tylko pijesz kawę. Musisz się pozbyć
osoby, która przerwała ci tę czynność. W
tym zadaniu chodzi o trening asertywności.
Zaczynamy:
Odbierz telefon lub podnieś głowę znad
Twoich zadań, jeżeli to wizyta osobista.
Przerwij słowotok "złodzieja czasu".
Możesz to zrobić ruchem ręki, albo
słowem "Przepraszam".
Kiedy dopuści cię do słowa powiedz:
"Przepraszam, ale siedzę nad ważnym
tematem i muszę się skupić. Wierzę, że
sobie z tym poradzisz. Jeśli sobie nie
poradzisz, to przyślij mi maila. Zajmę się
tym jutro." Mało kto będzie cię dalej nękał.
A jeśli nawet, to powtórz jeszcze raz to
samo, co powiedziałeś przed chwilą.
Jeżeli nie robiłeś tego nigdy wcześniej, to
przygotuj się na lekkie wyrzuty sumienia.
To normalne. Większość ludzi lubi
pomagać. Bo to jest przyjemne. Ale robiąc
zawsze wszystko dla innych, realizujesz ich
cele, a nie swoje. Możesz pomagać innym.
To szlachetne i godne pochwały. Ale
pozostaw dla siebie przynajmniej decyzję,
kiedy

będziesz to robił. Wykorzystaj swoją

największą produktywność do osiągnięcia
swoich celów.

123

Przećwicz to odsyłanie „złodziei czasu”.
To bardzo przydatna umiejętność.

Miałem o tym nie pisać, ale nie chcę
całkowicie zmuszać cię do
niekomfortowego zachowania. Dlatego w
tym zadaniu możesz wprowadzić wyjątek.
Możesz nie odsyłać z kwitkiem osoby,
która ci przeszkadza, jeżeli są spełnione
obydwa poniższe warunki:

Osoba zajmująca się najważniejszym
dla ciebie zadaniem

Osoba, która nie przychodzi do ciebie z
drobiazgami

W przeciwnym razie nie ustępuj. Bo dasz
się dalej wodzić za nos.

Przećwicz na 10 osobach dziennie.
Zobaczysz, jaką ci to daje satysfakcję.

Mój problem z realizacją tego zadania

Ja niestety lubię być miły. Dlatego
początkowo było mi ciężko podchodzić do
sprawy w taki sposób. Kiedy jednak
zauważyłem, że nigdy nie wyrabiam się ze
swoimi zadaniami, a inni wychodzą z pracy
o przyzwoitej godzinie, to postanowiłem

124

wprowadzić zmiany. "Mój czas jest cenny.
Mój czas jest cenny. Muszę szanować mój
czas.". Ta myśl, powtarzana w głowie przy
każdej przeszkadzającej osobie pozwoliła
mi łagodniej przejść przez rozwiązanie
tego problemu. Mój czas jest cenny. Co
najmniej tak cenny, jak tych osób, które
próbują mi przeszkadzać. Chętnie umówię
się na spotkanie, ale wtedy, kiedy mnie to
pasuje.

Zadanie 2 - maile

Drugi problem, to maile. Znasz to uczucie,
kiedy odruchowo sprawdzasz pocztę
elektroniczną, a w skrzynce pełno ważnych
informacji. Jak można się nimi nie zająć?
Ano można. A nawet trzeba. Inaczej pożrą
one twój czas całkowicie - jak świeże,
chrupiące bułeczki. Ani się obejrzysz.

Wykonaj następujące punkty

■

Wypisz się z wszystkich list mailowych.
Jeśli masz wątpliwości, to przeczytaj
poniższe 4 pytania:

Co się stanie, jak wypiszesz się z
wszystkich list mailowych?

Które ważne informacji cię pominą?

Ile pieniędzy stracisz nie znając tych
informacji?

125

Jakie koszty poniesiesz, żeby odkręcić
to, co zawaliłeś z powodu braku
informacji?

Jeżeli którekolwiek z tych pytań pomoże ci
uświadomić sobie, czy faktycznie
otrzymywane informacje są dla ciebie
wartościowe, to świetnie.

Sam lubiłem wiedzieć wszystko pierwszy i
czułem się źle z tym, że ktoś coś wiedział
wcześniej. Ale w gruncie rzeczy, kiedy już
stwierdziłem, że ta wiedza nie przekłada
się na żaden materialny zysk, ani na żaden
konkretny efekt, to bez skrupułów
wypisałem się z większości list mailowych,
na które byłem zapisany. Nie wyobrażasz
sobie, jaki spokój zagościł w moje
skrzynce mailowej. I jaki komfort.

Dlatego:

Nie tłumacz się, że są Ci potrzebne

Kiedy faktycznie z nich korzystałeś?

■

Sprawdzaj pocztę 2 razy dziennie.
Niewykonalne?
Część maili, które są tylko do twojej
wiadomości, naprawdę można zignorować.
W ogóle zabaw się trochę w ignoranta.
Oczywiście w granicach zdrowego

126

rozsądku. Zawsze staraj się oceniać
namacalne efekty podejmowanych przez
ciebie decyzji. Jeżeli coś może
spowodować realne straty, to bądź
ostrożny. Ale co w praktyce może te straty
spowodować? W najgorszym razie
przełożony powie ci kilka ostrych słów,
jeżeli zareagujesz kilka godzin później. Ale
jeżeli jest coś naprawdę ważnego, to
przecież są telefony.
Ja ustawiłem sobie sprawdzanie poczty co
360 minut. A wcześniej miałem co 5. Co 6
godzin zamiast co 5 minut, to jest 72 razy
rzadziej. Siedemdziesiąt dwa razy rzadziej
sprawdzam pocztę i naprawdę żadna
tragedia nie wydarzyła się z tego powodu.
Wręcz przeciwnie. Żyję spokojniej,
znacznie bardziej planowo. I mam mniej
problemów. A mam ich mniej między
innymi dlatego, że mam czas, aby je
przewidzieć i im przeciwdziałać.

■

Sprawdź, co się stanie, jeśli nie odpowiesz
na e-mail
Możesz też kilka razy sprawdzić, co się
stanie, jeśli nie odpowiesz na maila. Albo
jeśli odpowiesz, ale w sposób odmowny.
Sprawdź.

127

2.7.2

Skończyłeś zadanie? Jak masz czas, to

przeczytaj

Kogo dziś "odprawiłeś z kwitkiem"?

Pytanie dnia. Kogo dziś odprawiłeś z
kwitkiem? Nikogo? Czyżbyś nikogo dziś nie
spotkał? Nikt ci nie zawracał głowy? To
chyba niepotrzebnie czytasz ten rozdział.
Ale jeżeli ktoś jednak ci przeszkadzał, to
dlaczego się go nie pozbyłeś? To ćwiczenie
naprawdę da ci w efekcie niesamowitą ilość
czasu. Spróbuj, bo warto.
Kiedy mam wewnętrzne opory przed tym,
żeby być asertywnym i za wszelką cenę chcę
być miły, to przypominam sobie jedno zdanie.
Zdanie to wypowiedział były premier Polski,
Jan Krzysztof Bielecki, w wywiadzie dla radia
TOK FM: "Człowiek sukcesu skazany jest na
samotność".
Kontekst tej wypowiedzi dotyczył w tamtym
przypadku osamotnienia w myśleniu i
podejmowaniu trudnych decyzji. Ale żeby je
podjąć potrzebujesz też trochę samotności
fizycznej. Musisz mieć możliwość
zastanowienia się przed podjęciem decyzji.
Jeżeli ciągle ktoś ci przeszkadza, to nie jesteś
w stanie się skupić. Zadbaj o higienę twojego
myślenia.

128

To zadziwiające, jak wiele zadań rozwiązuje się
samodzielnie, jeśli im na to pozwolić

Jeżeli tylko pozbędziesz się odruchowej
reakcji, czyli natychmiastowej próby
samodzielnego rozwiązywania każdego
problemu, który się pojawi, to zobaczysz, jak
wiele spraw rozwiązuje się bez twojego
zaangażowania. Bez twojego udziału. Boisz
się, że to spowoduje problemy?
Niepotrzebnie. Oto jeden z wielu przykładów
z mojego życia.

Wczoraj przyszedł do mnie kolega Tomek.
Byłem bardzo zajęty, ale niechętnie
wysłuchałem jego problemu. Najgorsze było
to, że za 15 minut musiałem wyjść z pracy, bo
obiecałem żonie, że pojadę z synem do szkoły
muzycznej.
Odpowiedziałem Tomkowi, że zajmę się
tematem jutro. I naprawdę miałem zamiar
zająć się tym jutro. Ale jutro zapomniałem
Przypomniałem sobie dopiero za 3 dni. Było
mi trochę głupio, ale moja wrodzona chęć
pomagania wzięła górę. Poszedłem do
Tomka. Pytam go, co z tym tematem.
Spodziewam się, że będzie miał do mnie żal.
Ale ku mojemu zdziwieniu Tomek mówi:
"Nie, nic się nie przejmuj. Sprawa okazała się
zupełnie prosta i poradziliśmy sobie już w ten

129

wieczór, kiedy do Ciebie przyszedłem.
Zapomniałem odwołać alarm"

Pamiętaj - wiele spraw rozwiązuje się bez
Twojego udziału
Oddzwaniaj wtedy, kiedy tobie to pasuje - nie
odbieraj telefonów. I tak wyjdzie ci taniej, bo
nie musisz się przełączać między zadaniami.

Wypnij kabel z sieci

Jeżeli pracujesz przy komputerze, to wypnij
kabel z sieci. Może wtedy będzie ci łatwiej
skupić się na tym, co faktycznie masz zrobić?
Ja dziś napisałem bardzo duży fragment tej
książki. Wiesz dlaczego? Bo siedzę w serwisie
samochodowym i czekam na odbiór
samochodu mojej żony. Nie mam dostępu do
Internetu, więc nie marnuję czasu, tylko piszę.
I jeszcze jedno. Ja to zaplanowałem. Dlatego
do serwisu zabrałem ze sobą notebooka. Nikt
mi nie przeszkadza.
Ty też możesz zaszyć się w takim miejscu,
gdzie będziesz miał spokój i ciszę. Nie chodzi
o to, że musi być cisza absolutna. W serwisie
jest akurat remont i malarze malują rurki
metalowych konstrukcji budynku. Ale mnie to
nie przeszkadza. Potrafię się wyłączyć. Ważne
jest, że nikt mnie osobiście nie zawraca głowy.

130

Jak wytrzymać bez informacji?

Nie prosiłbym cię o odbieranie maili co 6
godzin, gdybym sam nie wprowadził tego
samego zachowania. A skoro u mnie, w firmie
informatycznej, to działa, to u ciebie też
powinno.
Ale jak wytrzymać bez informacji? Pamiętaj te
pytania:

■

Co najgorszego może się stać, jeśli się o
tym nie dowiesz na czas?

■

Jak kosztowne będzie odkręcenie tego
problemu?

Jeśli masz problemy z odmawianiem, to przeczytaj
"Zacznij od NIE"

Książka "Zacznij od NIE" Jima Campa
wpadła mi w ręce już ponad 3 lata temu. Ale
do dziś stosuję sugerowane w niej metody.
Czy wiesz, że one działają? Dlatego tobie też
polecam tę książkę. To nie jest jakaś
zakręcona filozofia. To praktyczne
wskazówki, które pokazują, jak negocjować na
co dzień. Bo przecież każdy dzień, każda
rozmowa, to negocjacje.

131

Unikaj przeszkadzajek wewnętrznych - własnych
myśli

Czasem "złodziejem czasu" są twoje własne
myśli. Po prostu coś robisz i nagle wpada ci
do głowy genialna myśl. Nie daj się jej
sprowokować. Jeśli myśl, która przyszła Ci
właśnie do głowy wydaje się ważna, to zanotuj
ją. Ale nie zajmuj się nią więcej.
Wiesz, że myśli, które mi przychodzą do
głowy w czasie zajmowania się
zaplanowanymi zadaniami, w większości
przypadków tracą na ważności z upływem
czasu?
Siedzę właśnie nad tekstem tej książki i w tym
momencie przypomniało mi się, że miałem
jeszcze wysłać maila do klienta. Muszę go
poprosić o opinię o kursie, w którym
uczestniczył, bo chcę ją później wykorzystać
w kolejnej edycji tego kursu. Taka opinia
klienta na pewno pomoże w sprzedaży i
uwiarygodni wartość kursu, który sprzedaję.
Ale zaraz. Jeżeli teraz napiszę do klienta, to
spędzę nad tym tylko kilka minut. Tylko, że to
mnie już oderwie od pisania książki i stracę
wątek, o czym pisałem. W rezultacie stracę
również czas, bo będę musiał sobie
przypomnieć, na czym skończyłem.
Zatem świadomie odkładam pisanie e-maila
do klienta na inny termin. Notuję tylko, że

132

mam to zrobić i kropka. Pisanie książki idzie
do przodu.
W usuwaniu przeszkadzajek potrzebna jest
kontrola własnego myślenia.

Jak kontrolować swoje myślenie?

Jeżeli czujesz, że tracisz czas i nie posuwasz
się z zaplanowanymi pracami do przodu, to
niechybnie oznaka jednej z następujących
sytuacji:

■

Zadanie wciągnęło cię tak, że w ogóle
zapomniałeś po co je robisz. Sam fakt
wykonywania go sprawia ci przyjemność.
Lubisz je.

■

Coś oderwało cię od twoich prac i
zajmujesz się rzeczami, którymi nie
planowałeś się zajmować.

■

Napotkałeś przeszkody, których nie
umiesz rozwiązać.

Wszystkie inne możliwości są tylko pochodną
wymienionych powyżej.
Żeby unikać takich sytuacji musisz nauczyć się
kontrolować swoje myślenie. Musisz oderwać
się na moment, stanąć z boku i zapytać
samego siebie: "Co ja w ogóle robię? Czy
naprawdę muszę się tym zajmować? Czy to
prowadzi mnie do oczekiwanych rezultatów?
Czy to prowadzi mnie do celu?".

133

Pracując zapamiętale sam zapominam czasem
zrobić taką odskocznię. Dlatego zatrudniłem
specjalną maszynę, która w określonych
odstępach czasu pilnuje mnie w tej sprawie.
Ta maszyna nazywa się telefon komórkowy.
Co 4 godziny włącza mi się alarm z pytaniem:
"Czy nie wyszukuję sobie zajęć, żeby uniknąć
tego, co ważne?". Podpatrzyłem ten sposób u
Tima Ferrisa w jego książce "48-godzinny
tydzień pracy". I muszę przyznać, że
codziennie o 11:00, 13:30 i 16:00 zatrzymuję
się na 5 minut. Robiąc to regularnie pilnuję,
żeby sprawy pchać do przodu.

No dobrze. A co w sytuacji, kiedy napotkałem
na problem, z którym nie umiem sobie
poradzić?
Na ten problem krótką, ale działającą
odpowiedź wymyślił Albert Einstein. Brzmi
ona: "Poważne problemy, przed którymi
stoimy nie mogą być rozwiązane na tym
poziomie myślenia, na którym byliśmy, kiedy
je stworzyliśmy".

Co to w praktyce oznacza? Na przykład jeżeli
jesteś kierownikiem, któremu brakuje w
zespole ludzi do realizacji zadań, to nie
znaczy, że masz ich szukać tylko ze swojej
perspektywy. Wciel się na chwilę w rolę

135

2.8

Instrukcja 8: Czekam na odpowiedź z wieży

kontroli lotów, czyli jak nie czekać na innych?

Na pewno spotkałeś się z sytuacją, w której musiałeś
czekać na realizację zadania przez kogoś innego. Ja
spotkałem się z tym wielokrotnie. I było to dla mnie
dosyć frustrujące, bo nie mogłem iść ze swoimi pracami
dalej przez to, że ktoś inny się nie wyrabiał. Co z tego,
że zrobiłem swoją część perfekcyjnie? Szef oczekiwał
ode mnie realizacji całości. I nie interesowało go, czy z
kimś mogłem się dogadać, czy nie.
Taka sytuacja może dotyczyć zarówno oczekiwania na
twoich pracowników bądź współpracowników, ale
może też dotyczyć przełożonych i dostawców
zewnętrznych.

2.8.1

Oducz się czekać na innych

Krótkie przygotowanie

Celem tego ćwiczenia jest odzwyczajenie się
od czekania na tych, którzy marnują swój czas.
Wbrew pozorom jest to prostsze niż myślisz.
Ale żeby się o tym przekonać, to musisz
spróbować.

Dlatego przed rozpoczęciem ćwiczenia
zastanów się, na kogo dziś czekasz lub kto
opóźnia realizację twojego celu.

136

Na całość ćwiczenia potrzebujesz
maksymalnie 10 minut w ciągu twojego dnia
pracy.
Potrzebujesz też nieco odwagi.

Instrukcja krok po kroku

Dziś skończ z czekaniem na innych.
Instrukcja jest prosta:

■

Zastanów się, na kogo dziś czekasz

■

Od razu skontaktuj się z tą osobą
(bezpośrednio, lub telefonicznie - byle nie
mailem)

■

Zapytaj o status zadania

■

Przedstaw jak ważne jest dla ciebie to
zadanie. Zrób to nawet wtedy, kiedy
zadanie nie jest aż tak super ważne.

■

Powiedz, że jesteś zdeterminowany
zorganizować pomoc w realizacji tego
zadania lub nawet pomóc osobiście. To
jeszcze bardziej podkreśli wagę zadania. I
zmobilizuje tego, na kogo czekasz.

Pamiętaj. Czekając na kogoś możesz
próbować przerzucić odpowiedzialność za
opóźnienia na tę drugą osobę. Większość
osób tak właśnie robi i czuje się rozgrzeszona.

Ale znacznie więcej możesz osiągnąć w inny
sposób. Możesz też działać proaktywnie.
Zainteresować się tematem i zmobilizować

137

twojego dostawcę. Wystarczy, że będziesz
interesował się postępem prac, a mobilizacja
drugiej strony automatycznie wzrośnie.

2.8.2

Jeśli masz czas, to przeczytaj

Czekając na dostawcę

Różnie bywa z dostawcami. Jednym zależy i
dotrzymują terminu. A inni mają to gdzieś.

Jeśli współpracujesz z dostawcami, to nie
tłumacz się sam przed sobą: "Czekam na
dostawcę. To on się spóźnia". Ja nauczyłem
się, że profilaktycznie sprawdzam postęp prac
kilkukrotnie. Nie zostawiam do końca wolnej
ręki dostawcy. Nie chcę obudzić się pewnego
dnia, kiedy mija już wyznaczony termin, i
dowiedzieć się, że dostawca potrzebuje
jeszcze miesiąc na dokończenie tematu. Wolę
metodę "ufaj i sprawdzaj". Jako zleceniodawca
też masz do tego prawo.

Bądź tą osobą, która mobilizuje innych do
działania. Staraj się to robić w miarę
możliwości delikatnie, bo dobre relacje z
dostawcami są równie ważne jak z klientami.
Ale niech te relacje i chęć bycia "dobrym
człowiekiem" nie przeważy zdrowego
rozsądku.

Nie czekaj. Ufaj i sprawdzaj.

138

Czekając na odpowiedź klienta

Negocjujesz z klientem? Wiesz, że od tych
negocjacji zależy powodzenie twojego
projektu? Ale zapewne wiesz również, że
negocjacje musisz zakończyć w wyznaczonym
terminie? To normalna sytuacja. Często
ostateczny termin rozstrzygnięcia jest ustalany
przez zwierzchników obydwóch firm. I
pracownicy muszą się do tego dostosować.
Ale co z tego, skoro czasu ucieka i nie
dochodzimy do porozumienia? Mam ustąpić
pod naporem czasu?

Lepiej nie. Zamiast tego proponuję ci metodę
"wsadzania kija w mrowisko". Lepiej na
samym początku przedstaw klientowi
warunki, na jakich możesz pracować. W
przeciwnym razie może się okazać, że
spędzisz mnóstwo czasu na negocjacji
drobnych i nieistotnych spraw, a te
najważniejsze zostaną na koniec. Klient
przedstawi ci swoje warunki w przedostatnim
dniu negocjacji i wtedy może się okazać, że
twoje decyzje będą bardziej emocjonalne, niż
merytoryczne. Albo tak ci będzie zależało na
tym kontrakcie, że zgodzisz się na wszystko,
albo negocjacje znacznie się przedłużą. Mogą
się przedłużyć nawet do tego stopnia, że
realizacja kontraktu przestanie już być
opłacalna, bo koszty negocjacji przewyższą

139

przychody z kontraktu. Osobiście znam
przypadek, kiedy negocjacje kontraktu trwały
ponad rok, a na koniec firma realizująca i tak
przyjęła warunki narzucone przez klienta. W
tamtym przypadku lepiej było przerwać
negocjacje na samym początku. Nie tracić
cennego czasu.
To wymaga odwagi, żeby od razu wsadzać kij
w mrowisko, ale z całą pewnością jest to
lepsze dla obydwóch stron.

Czekając na zgodę przełożonego

Ostatnio potrzebowałem pracować z domu.
W firmie, w której pracuję, nie jest to mile
widziane. A szczególnie nie lubi tego mój szef.
Ja go rozumiem. Jeżeli wszyscy pracują w
jednym miejscu, to jest lepsza komunikacja
między ludźmi i praca idzie sprawniej. Ale tym
razem praca z domu była dla mnie niezbędna.
Miałem ważne załatwienie po pracy i nie
chciałem tracić 2 godzin na dojazd.
Musiałem zatem poprosić szefa o to, żeby
wyraził zgodę na moją wyjątkową pracę z
domu. I musiałem to zrobić zaraz z rana. Nie
wiedziałem, czy jeszcze śpi, czy już jest na
nogach. Nie chcąc go obudzić postanowiłem,
że nie będę dzwonił, tylko wyślę mu SMS. Tak
też zrobiłem.

140

I teraz nastało coś, czego bardzo nie lubię.
Musiałem czekać. Czekać na odpowiedź. A
słowo "czekać" jest dla mnie stratą czasu. No,
ale co miałem zrobić. Sam siebie ustawiłem w
pozycji czekającego. Minęło 10 minut, a ja w
tym czasie intensywnie myślałem, co mam
zrobić. I jak zmienić słowo "czekam" w słowo
"działam".
Zacząłem szybko analizować sytuację.
Gdybym sam był swoim szefem, to nie
musiałbym nikogo prosić o pozwolenie pracy
zdalnej. A skoro proszę, to pewnie obawiam
się, że szef może się nie zgodzić. I wtedy
przypomniała mi się książka Spencera
Johnsona pt. "

Kto zabrał mój ser?

". A

konkretnie jedno zdanie z tej książki:

"Co byś zrobił, gdybyś się nie bał?"

W tej samej minucie napisałem do szefa
SMSa: "Mam nadzieję, że mi wybaczysz.
Szkoda mi czasu na czekanie, muszę
zdecydować bez twojej odpowiedzi, czy
wsiadać w auto i jechać do pracy czy pracować
z domu. Siadam do komputera i pracuję z
domu."

Wiesz, jaki był skutek?

Po minucie dostałem odpowiedź: "OK".

141

Uśmiechnąłem się tylko. Wolę, żeby szef mnie
skrytykował za to, że robię coś nie po jego
myśli, niż za to, że nic nie robię czekając na
jego zgodę.
To jeden z przykładów w jaki sposób
eliminuję ze swojego życia słowo "czekam".

Czekając na współpracownika

W firmie pracuje się zespołowo. Ale każdy w
zespole ma swoje zadania. Jest
odpowiedzialny za coś konkretnego. Co
jednak zrobić, kiedy zadania są zależne od
siebie i trzeba (znowu użyję tego okropnego
słowa) czekać na kolegę?
Niedawno przydarzyła mi się taka sytuacja.
Szef zwrócił mi uwagę, że nie wyrabiam się ze
swoimi zadaniami, bo nie osiągnąłem
założonych celów. Tylko, że jeden z moich
celów był zależny od wykonania pracy przez
osobę z innego działu. Już miałem o tym
powiedzieć szefowi, ale to oznaczałoby w
rezultacie skargę na inną osobę. To nie w
moim stylu. Bardzo nie lubię mówić źle o
ludziach. Miałem więc do wyboru: albo
powiem szefowi, jaka jest sytuacja, i że to nie
jest moja wina, albo nie zrealizuję
wyznaczonego celu. Ale żadna z tych
możliwości mi się nie podobała.

143

2.9

Instrukcja 9: Lądowanie, czyli jak wytrwać

przy zarządzaniu czasem przez 24 dni?

Cyceron powiedział: "Tylko wytrwałość czyni geniusza".
Pamiętaj o tym.

2.9.1

Czyli co - ostatnie zadanie?

Krótkie przygotowanie

Twoim celem jest wytrwać w motywacji do
zarządzania czasem przez 24 dni. Dlaczego
akurat tyle? Na to pytanie w odpowiedzi od
razu przypominam mi się następująca historia.

Pewien młody mnich długo nie mógł
przyzwyczaić się do ascetycznych warunków,
jakie panowały w klasztorze. Męczył się z tym
okropnie. Pewnego dnia jednak nie wytrzymał
i podszedł do najstarszego z braci mnichów z
pytaniem.
- Bracie, mam wytrwać w tych warunkach w
klasztorze?
W odpowiedzi usłyszał:
- Najtrudniejsze jest pierwsze 40 lat.
- A potem?
- Potem się przyzwyczaisz.

Na szczęście ty nie potrzebujesz aż 40 lat,
żeby wytrwać. Naprawdę wystarczą tylko 24

144

dni. Ale już wiesz, dlaczego tyle. Bo potem się
przyzwyczaisz. Wejdzie ci to w krew. I stanie
się prawdziwą przyjemnością.

Potrzebujesz na to tylko 10 minut dziennie. W
zasadzie nawet tyle nie potrzebujesz, ale nie
bądźmy drobiazgowi. I nie potrzebujesz
żadnych gadżetów. Wystarczy twój własny
umysł.
Przygotuj się, bo to już ostatnie zadanie, które
Ci proponuję. Ostatnie, ale zarazem
najważniejsze. Chcę, żebyś czerpał radość z
dobrego wykorzystania czasu.

Instrukcja: tylko jeden krok

Codziennie pozwól, by przez Twój umysł
przemknęły myśli:

■

Jak dobrze, że robię dziś to, co jest
NAPRAWDĘ WAŻNE. Dziś do mojego
celu najszybciej przybliża mnie ... (tu
wymień to, czym zajmujesz się dziś)

■

Cieszę się, że ZNAM swoje
PRIORYTETY. Dziś najważniejsze dla
mnie jest ... (tu wymień swój cel półroczny,
do którego dziś chcesz się przybliżyć).

■

Uwielbiam podejmować decyzję czego dziś
NIE robić. Dziś nie zrobię ... (tu wymień
coś, co jeszcze jest na twojej liście zadań,
ale nie przybliża cię do twojego celu)

145

■

Sprawia mi przyjemność PATRZEĆ, jak
LUDZIE ROBIĄ to, o co ich poproszę.
Dziś poproszę ... (wymień imię i nazwisko)
o ... (wymień, o co poprosisz).

■

Czerpię radość z grzecznego
ODMAWIANIA innym na korzyść
realizacji rzeczy ważnych. Dziś odmówię
wszystkich, którzy będą mi przeszkadzać w
godzinach ... - ... (wymień, w jakich
godzinach chcesz się skupić nad realizacją
swojego celu).

Możesz wypowiedzieć te myśli na głos. To
będzie nawet lepsze. Bardzo ważne jest, żeby
te myśli codziennie znalazły się przez chwilę
w twojej głowie. Przyzwyczajaj się do nich.
Przyzwyczajaj się do tego, że powoli stajesz
się coraz bardziej zorganizowanym
człowiekiem. Przyzwyczajaj się do tego, że
masz więcej czasu, niż go potrzebujesz.

Moje problemy z tym zadaniem

Ja sam niestety nie zawsze pamiętałem, żeby o
tym pomyśleć. Moje pierwsze 24 dni
zarządzania czasem ciągnęły się aż przez 3
lata. Nie nadążałem za życiem. Próbowałem,
próbowałem, ale co chwilę życie ściągało
mnie na Ziemię. "Pamiętaj, nie wychylaj się
ponad przeciętność. Znaj swoje miejsce w

146

szeregu. Co inni sobie pomyślą". Walczyłem z
tymi myślami. Im bardziej z nimi walczyłem,
tym trudniej było mi się od nich uwolnić. Tym
bardziej stawałem się ich pokornym
wykonawcą.
Jednak pewnego dnia przeczytałem fragment
książki: Kisshomaru Ueshiba pt. "Duch
Aikido". Książka w ogóle nie była związana z
moimi zainteresowaniami. Ale mimo to nagle
doznałem olśnienia.

Obrót.

Podstawą Aikido jest obrót.

Mimo, że nie trenuję Aikido, to wykonałem
obrót. Odwróciłem się tyłem do atakujących
mnie myśli. Niech sobie atakują. Ja i tak robię
swoje. Wiesz, że po pewnym czasie same
zniknęły?
Poradziłem sobie z tym wypowiadając co rano
i co wieczór te zdania na głos.

2.9.2

Jeśli masz czas, to przeczytaj

Dlaczego zadanie ma trwać przez 24 dni?

Zadanie musi trwać 24 dni. Psychika
człowieka działa w taki sposób, że łatwo
przyzwyczaja się do złych nawyków. Znacznie
trudniej przychodzi mu nauczenie się tych
dobrych. Taka nauka wymaga czasu i

147

cierpliwości. Jeżeli jednak przez kolejne 24 dni
będziesz znosił niewygodę i brak komfortu,
który zawsze towarzyszy wcielaniu dobrych
nawyków, to po 24 dniach zaczniesz
odczuwać przyjemność.
Przeczytałem o tym kiedyś w jakiejś mądrej
książce. A ponieważ lubię eksperymentować i
sprawdzać, czy te wszystkie mądre teorie
działają, to sam wprowadzam je w życie.
Ta teoria naprawdę działa. Przez pierwsze 24
dni zmuszałem się do działania. Ale po
upływie tego czasu zacząłem po prostu
odczuwać przyjemność z:

■

codziennych krótkich ćwiczeń
gimnastycznych

■

porannych spacerów przed pracą
(Codziennie w godzinach 6:00 - 6:30
spaceruję na świeżym powietrzu.
Pamiętasz, jak kilka rozdziałów wcześniej
pisałem, że mam z tym trudności?
Zmieniłem to w trakcie pisania tej książki.)

■

wczesnego chodzenia spać

■

rozmów z żoną

■

odmawiania złodziejom czasu

■

delegowania zadań

■

działania natychmiast

■

ustalania priorytetów

148

■

wyznaczania celów

■

...

Początkowo było mi bardzo trudno
przyzwyczaić się do tych wszystkich rzeczy.
Zawsze mówiłem sobie, że nie mam na to
czasu. Okazuje się jednak, że czas się znalazł,
ale musiałem przez 24 dni wymuszać na sobie
te wszystkie zachowania. Przy każdym nowym
nawyku pierwsze 24 dni były dla mnie ciężkie.
Ale teraz nie tylko odczuwam z tego
wszystkiego przyjemność. Jestem zdrowszy,
spokojniejszy, lepiej zorganizowany. I co
więcej - polubiłem wprowadzanie nowych
dobrych nawyków do mojego życia. Po prostu
przyzwyczaiłem się do tego, że co chwilę
wprowadzam jakiś dobry nawyk i wpadłem w
nałóg. Teraz co chwilę coś poprawiam w
swoim życiu.
I mam na wszystko czas.

Co osiągniesz dzięki temu zadaniu?

Ty też - jeżeli chcesz wprowadzić w swoje
życie dobry nawyk zarządzania czasem -
musisz wytrwać pierwsze 24 dni. Potem po
prostu przyzwyczaisz się do swojego
zorganizowania. Mimo początkowego
dyskomfortu docenisz wartość tego nawyku.
Dlatego nie odkładaj sprawy na później. Nie

149

tłumacz się, że nie masz na to czasu. Jedynym
racjonalnym wytłumaczeniem braku czasu jest
tak naprawdę brak twojego zaangażowania i
prawdziwej chęci zmiany. Brak motywacji.
Ale ja takiego wytłumaczenia nie chcę od
ciebie przyjąć. Jeżeli wydałeś swoje własne
pieniądze na zakup mojej książki, to czuję się
w obowiązku dopilnować, żeby te pieniądze
były wydane mądrze.
Wytrwaj przez 24 dni - zobaczysz, że warto.
Nauczysz się zarządzać czasem swoim i
innych. Zajrzyj na

http://efektywne-

wykorzystanie-czasu.blogspot.com

Co się stanie, jak przerwiesz zadanie?

Nie przejmuj się jeśli za pierwszym razem nie
wytrwasz. Mówiłem ci już wcześniej, że moje
24 dni zarządzania czasem trwały aż 3 lata.
Przez 3 lata nie miałem dość siły, żeby
wyrobić w sobie dobry nawyk. Zwrotnym
momentem była jedna myśl. Kiedy pewnego
wieczoru po raz kolejny wróciłem późno z
pracy i zobaczyłem smutną minę żony, to
powiedziałem sobie. "Nie - tak dłużej nie
potrafię. Nie mogę oczekiwać innych
rezultatów, jeżeli nic nie zmieniam. To
szaleństwo". I po prostu zacząłem
wprowadzać w życie to, o czym wielokrotnie
czytałem. Zdarzało mi się przerwać, ale ciągle

150

powtarzałem sobie, że naprawdę chcę
poprawić swoje życie, swój sposób spędzania
czasu i swoją organizację. Próbowałem,
przerywałem, znowu próbowałem, znowu
przerywałem.
Teraz, mimo, że czuję się komfortowo, to
wiem, że w każdej chwili może mnie dopaść
lenistwo. Ale wiem też, że mam w sobie tyle
siły, żeby ponownie zacząć - nawet mimo
przerwy.
Dlatego jeśli przerwiesz - nie przejmuj się.
Zacznij od nowa. Nie ma czegoś takiego jak
sukces ostateczny. Póki masz coś do
zrobienia, to znaczy, że żyjesz.

Część 3: Krótka powtórka z teorii

W zasadzie nie musisz już czytać dalej. Jeżeli zrobiłeś
wszystko, o co cię prosiłem w poprzednich rozdziałach,
to nie dowiesz się już niczego nowego. Jest to raczej
podsumowanie całości na kilku stronach, żebyś nie
musiał przeglądać całej książki, gdybyś chciał sobie
przypomnieć najważniejsze rzeczy.
Jeśli jednak masz chwilę, to poznaj kilka ciekawych
przykładów.

3.1

Lista typowych problemów z zarządzaniem

czasem

Poniżej przedstawiam Ci listę problemów, z
którymi najczęściej miałem okazję się spotkać.

151

Być może któryś z nich to również Twój
problem?
Zapoznaj się z nimi. Może znajdziesz coś, czego
wcześniej nie dostrzegałeś?

Jestem zniechęcony - zarządzanie czasem to
fikcja
10 przeczytanych książek, 3 kursy z
zarządzania czasem i dalej sobie nie radzę.
Niepotrzebnie daję się naciągać na te kursy,
bo i tak nic nie wnoszą. Czy mam z nich
zrezygnować?

Jestem przeciążony i cierpię na chroniczny
brak czasu
Mało śpię, nigdy nie udaje mi się zaznaczyć
wszystkich zaplanowanych zadań jako
wykonanych. A planuję tylko 60% swojego
czasu - tak jak mówi teoria. O co chodzi?

Mój zespół nie ma zadań, a ja nie mam czasu
im zlecić nowych
Nie daję rady. Wiem, że powinienem zlecić
ludziom zadania, ale mam tyle papierów na
biurku, że dziś nie zdążę. Ludzie muszą to
zrozumieć, że mają zapracowanego szefa.
Chociaż przyznaję, że źle się z tym czuję.

Nie potrafię się zmobilizować do codziennego
planowania czasu
Rano spieszę się do pracy, więc nie mam
czasu na planowanie. W ciągu dnia jestem
bardzo zajęty. Planowanie zaplanowałem na
wieczór. Ale na wieczór przeciągają się

152

zadania, z którymi nie wyrobiłem się w ciągu
dnia. I dzwoni żona, żebym już wracał do
domu.
I tak codziennie.

W codziennych zmaganiach zapominam o
swoich celach
Jadąc do pracy dokładnie przemyślałem sobie,
co będę robił. Wchodzę do biura, włączam
komputer, sprawdzam pocztę i już po mnie.
Tyle ważnych spraw jest do rozwiązania, że
nie ma szans, bym zajął się tym, co na dziś
zaplanowałem. O której ja dziś wyjdę z pracy?

Przekładam wszystko na ostatnią chwilę
Czuję, że przekładam wszystko na ostatnią
chwilę. Próbowałem to zmieniać robiąc
najpierw rzeczy najważniejsze, ale w rezultacie
i tak wszystko wraca do pierwotnej sytuacji.
Zbliża się termin zakończenia, a ja jak zwykle
jestem w proszku. Z czego to wynika?

Czekam na innych - to nie moja wina, że się
spóźniają
Ja swoją robotę wykonuję w terminie. Znam
teorię zarządzania czasem i wiem, czego chcę.
Co z tego, skoro reszta firmy działa na
zasadzie "gaszenia pożarów"? Mam wszystko
przygotowane, ale brakuje mi tych części, za
które odpowiedzialni są inni. Przecież nie
mogę wziąć na siebie odpowiedzialności za
całą firmę.

153

Nie potrafię ocenić, co jest ważne, a co jest
pilne
Znam teorię zarządzania czasem, ale jak
przychodzi co do czego, to wszystkie zadania
okazują się naprawdę ważne. A jak jest ich za
dużo, to wkrótce wszystkie stają się pilne. Nie
pomaga mi więc podział na zadania ważne i
pilne. W zasadzie ten podział jest bez sensu.
Albo ja nie umiem ustawiać priorytetów
zadań.

Zapominam o tym, co miałem zrobić
Zawaliłem. Obiecałem, że coś zrobię, ale w
nawale obowiązków zupełnie wyleciało mi to
z głowy. I co gorsza, to już któryś raz z kolei.
Za chwilę szef dobierze mi się do skóry.

Przeszkadzają mi niezapowiedziane wizyty i
nagłe problemy
Co chwilę ktoś zagląda do mojego pokoju.
Ludzie wiedzą, że tylko ja mogę im pomóc.
Taka jest cena bycia najlepszym specjalistą.
Tylko, że zaczyna mi to przeszkadzać, bo nie
wyrabiam się ze swoją pracą.

Muszę uczestniczyć w przedłużających się
spotkaniach
Spotkania to czas absolutnie "przegadany".
Nie wnoszą kompletnie nic. I nigdy nie udaje
nam się podjąć żadnej decyzji, bo każdy
obstaje przy swoim zdaniu. Wychodzę z tym
spotkań zdenerwowany i z poczuciem
zmarnowanego czasu.

154

3.2

Najpierw wyznacz cel

3.2.1

Teoria

Najważniejsze w zarządzaniu czasem jest
wyznaczenie celu. Od tego zaczynamy.
Dlaczego?
Co z tego, że przyspieszysz wszystkie swoje
czynności wciągu dnia? Co z tego, że będziesz
pracował "jak mały samochodzik", jeżeli to,
co robisz nie prowadzi Cię do oczekiwanych
rezultatów. Co więcej - nie wiesz, jakich
rezultatów oczekujesz.
Co innego mając cel. Mając określony cel
wiesz, jakich wyników się spodziewasz. Wiesz
wtedy również, które czynności wykonywać, a
których nie. A wyrzucając ze swojego planu
dnia zbędne czynności oszczędzasz bardzo
dużo czasu. Czas jest najczęściej marnowany
poprzez działanie bezproduktywne. Mając
jasno nakreślony cel masz coś, do czego
dążysz i na podstawie czego możesz
podejmować decyzje.
Znasz na pewno określenie "kręci się bez celu".
Ty tego nie rób. Wyznacz swój cel.

3.2.2

Przykład

Pracując jako szef działu testów
oprogramowania spotykałem się z różnymi
celami. Sam też je wyznaczałem. Obserwując
przez pewien czas rezultaty prac mojego
zespołu zdałem sobie sprawę, jak ważne jest

155

dobre wyznaczanie celów. Wyznaczanie i ich
formułowanie.
Nie jest dobrym celem "Przetestuj moduł X".
Co jest rezultatem? Może nim być wszystko i
nic.

Bartek siedział od godziny i wpatrywał się w moduł,
który miał przetestować. Moduł miał tak dużo
różnych funkcjonalności, że przetestowanie go w ciągu
jednego dnia było jakimś urojonym pomysłem szefa.
"Co to znaczy przetestuj. Które funkcje? Od czego w
ogóle mam zacząć?". Postanowił, że poklika myszką
w poszczególne przycisk programu, powypełnia pola i
to wszystko, co może zrobić. A na koniec dnia powie,
że przetestował. "Albo lepiej w ogóle będę unikał
szefa" pomyślał jeszcze.
Do końca dnia znalazł kilka błędnych napisów i
jeden niedziałający przycisk.

Znacznie lepszym celem jest: "Przedstaw mi
na koniec dnia listę problemów, które
najbardziej będą przeszkadzały
użytkownikowi w tym module".

Dorota po otrzymaniu takiego zadania od razu
wiedziała, co zrobi:

■

Zadzwoni do klienta i dowie się, do czego ten
moduł ma być wykorzystywany.

■

Sprawdzi, czy wszystkie wymagane przez klienta
funkcjonalności zostały zrobione

156

■

Sprawdzi, czy te najważniejsze funkcje działają
tak, jak spodziewa się klient

■

W razie czego zadzwoni jeszcze raz do klienta i
upewni się, czy takich wyników oczekuje

Teraz komunikacja jest znacznie prostsza, bo można
klientowi pokazać działający produkt organizując
prezentację w Internecie.
Na koniec dnia Dorota przedstawiła szefowi listę 10
najpoważniejszych problemów w testowanym module.

3.3

Notuj (prawie) wszystkie sprawy

3.3.1

Teoria

Masz wyznaczony cel? Idziemy dalej.
Zarządzanie czasem bardzo mocno opiera się
na liście zadań do zrobienia. Dlatego bardzo
ważne jest, żeby wszystkie najważniejsze
rzeczy mieć zanotowane. Jeżeli masz dobrą
pamięć, to wystarczy, jak notujesz w głowie.
Ale z praktyki wiem, że pamięć jest zawodna.
Zwłaszcza, jeżeli przeładujesz ją zbyt dużą
ilością informacji. Czy zdarzyło Ci się
zapomnieć PIN do karty bankomatowej? Jeśli
jeszcze nie, to wszystko przed Tobą.
Oczywiście większość rzeczy można odkręcić
nawet jeśli o nich zapomnisz. Czasem jednak
odkręcenie jest kosztowne, albo zajmuje zbyt
wiele czasu. Dlatego notuj. I najlepiej miej te
notatki zawsze przy sobie (np. w telefonie
komórkowym).

157

Pamiętaj jednak, że nie da się notować
wszystkiego.
Co notować? Ja notuję:

■

Cele do zrealizowania (te zmieniam
rzadko)

■

Terminy i spotkania (w kalendarzu)

■

Tylko te zadania, które prowadzą mnie do
realizacji celów

■

Pomysły na przyszłość

Jeśli już coś notujesz - rób to zawsze w
jednym miejscu. Albo w komórce, albo w
kalendarzu, albo w komputerze. Ale zawsze w
jednym miejscu. Wtedy nie pogubisz się w
swoich notatkach.

3.3.2

Przykład

Pamiętaj, żeby notować dużo, ale nie
wszystko.
Po przeczytaniu książki Davida Allena "Getting
Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”
wpadłem w szaleństwo notowania wszystkiego.
Naprawdę byłem ambitny. Przez pół roku (jak ja to
wytrzymałem?) notowałem po prostu wszystko.
Każdą jedną myśl. Zawsze miałem przy sobie telefon
komórkowy służący mi jako podręczny notatnik.
"Wszystko notuj, wszystko notuj" - kołatało mi się
w głowie.

158

Ale uwierz mi - to był koszmar. Notowałem po
prostu wszystko. Wszystkie najdrobniejsze rzeczy.
Można zwariować. Moja żona, widząc moje szaleńcze
przywiązanie do notatek, zaczęła pukać się w głowę.
"Mojemu mężowi odwaliło".
Co gorsza - wcale nie pomagało mi to w realizowaniu
zadań. Miałem tylko więcej i więcej notatek I coraz
więcej stresu i wewnętrznego poczucia winy, że
wszystko odkładam na później i nic nie realizuję. A
po prostu należało przestać notować.
Teoretycznie (jak mówi David Allen) możesz usunąć
z listy zadań to, co tam wpisałeś. Powinieneś
wyrzucać śmieci, a realizować tylko ważne tematy. Te,
które prowadzą Cię do celu. Ale ja w praktyce
bardzo wiązałem się z tym, co już zanotowałem.
Chyba czułem, że już coś z tym tematem zrobiłem. I
trudno mi było odrzucić takie niepotrzebnie
zanotowane zadanie. Dlatego realizowałem go
marnując na to swój czas.
Na szczęście po pewnym czasie dotarło do mnie.
Dużo lepiej unikać notowania takich bezsensownych
spraw. Wtedy na dzień dobry pozbywasz się tematu i
nie zajmujesz się nim po raz kolejny.
Dlatego bardzo ostrożnie podchodź do tego,
co wyczytasz w mądrych książkach. Również
w tej. Ja co prawda przetestowałem na sobie
te rzeczy, o których tu piszę, ale to nie znaczy,
że dla Ciebie będą one dobre.

159

3.4

Przeglądaj codziennie listę zadań

3.4.1

Teoria

Masz zanotowane najważniejsze rzeczy? Teraz
zajmiemy się obróbką tej listy.
Nie musisz na to poświęcać dużo czasu.
Warto jednak zapoznać się z własną listą
zadań co rano. Wystarczy 5 minut, albo nawet
mniej. Chodzi tylko o to, żeby ułożyć sobie w
głowie to, co na dany dzień jest najważniejsze
do realizacji. Dzięki temu będziesz wiedział,
co jest Twoim priorytetem na dziś. I łatwiej
będzie Ci odrzucić "przeszkadzacze", które
nie prowadzą Cię do celu.

Tu chcę zwrócić Twoją uwagę na jedną
sprawę. Czasem przeglądając listę zadań "na
dziś" będziesz zmuszony wyrzucić z niej
niektóre zadania pomimo tego, że prowadzą
one do osiągnięcia jednego z celów
długoterminowych. Po prostu nie będziesz w
stanie realizować wszystkich celów
długoterminowych na raz. Realizując
wszystkie, tak naprawdę nie zrealizujesz
żadnego.
Bardzo ważne jest, żeby lista zadań "na dziś"
nie była za długa. W przeciwnym razie
będziesz czuł, że tego jest za dużo i Cię to

160

przytłacza. Nie potrafię Ci powiedzieć, czy to
ma być 5 zadań, czy 10. To zależy od Twojego
trybu pracy i od złożoności tych zadań.
Aby lista była krótka przeglądaj ją codziennie i
postępuj wg następującej zasady:

■

Wybierz, które z celów długoterminowych
będziesz realizował dziś (nie możesz
realizować wszystkich na raz).

■

Sprawdź, czy realizacja zadania prowadzi
Cię do wybranego celu w sposób
najszybszy. Jeśli nie, to wyrzuć to zadanie.

■

Jeśli zadanie jest krótkie (2-5 minut), to
zrealizuj je od razu.

■

Jeśli jest dłuższe, to albo komuś przekaż
(deleguj), albo rozbij na mniejsze i zostaw
na liście zadań tylko pierwszy krok.

Jeśli masz na liście zadań zanotowane również
pomysły na przyszłość - przesuń do osobnego
folderu, żeby Ci się nie mieszało z tym, co
masz zrealizować dziś.

3.4.2

Przykład

Jacek jak co rano po przebudzeniu i porannej
toalecie rzucił okiem na swoje cele półroczne.
Były na niej następujące sprawy:

■

Wypromować produkt X jako najlepszy na
rynku

■

Zatrudnić nowe osoby do realizacji
projektu Y

161

■

Przeszkolić pracowników swojego działu z
nowoczesnych metod prowadzenia
kampanii promocyjnej

■

Zorganizować internetowy system obsługi
klienta

■

Zarobić na nowe Audi

■

Zorganizować wakacje dla rodziny

Do każdego z tych celów miał na swojej liście
zadań po kilka punktów do realizacji
oznaczone "na dziś". Wiedział, że wszystkich
tych zadań nie zdąży zrobić w ciągu jednego
dnia. Mógł wybrać po jednym zadaniu z
każdego tematu. Dawniej tak robił, bo
wydawało mu się to bardzo efektywne. Każdy
temat był "popychany do przodu". Ale z
perspektywy czasu oceniał to zupełnie inaczej.
Przez takie zrównoleglenie prac dużo czasu
tracił na przełączanie swojego myślenia
między zadaniami. I w rezultacie wszystko
szło wolniej. Dlatego przeglądając teraz listę
zadań postanowił, że dziś skupi się na
następujących tematach:

■

Do południa: "Zatrudnić nowe osoby do
realizacji projektu Y"

■

Po południu: Zorganizować internetowy
system obsługi klienta

162

Pozostałe tematy zostawił świadomie na
kolejne dni. Dlatego jego lista zadań "na dziś"
znacznie się skróciła i wyglądała teraz tak:
"Zatrudnić nowe osoby do realizacji projektu
Y"

■

Spisać kompetencje potrzebne do realizacji
projektu Y

■

Sprawdzić, czy osoby o takich
kompetencjach pracują w firmie i będą
mogły wziąć udział w projekcie

■

Przygotować ogłoszenie o pracę na
poszczególne stanowiska

■

Ustalić warunki płacowe, jakie może
zaakceptować

■

Przygotować wniosek o wakaty wraz z
ogłoszeniem o pracę

■

Ustalić listę podstawowych szkoleń, jakie
będą musiały przejść nowozatrudnione
osoby

Po południu: Zorganizować internetowy
system obsługi klienta

■

Spisać wymagania do systemu obsługi
klienta

■

Sprawdzić, kto w firmie zajmował się już
taką tematyką (lista konkretnych osób, do
których musi zadzwonić)

163

■

Sprawdzić, jakich systemów używa
konkurencja (lista konkretnych firm, które
ma sprawdzić przez Internet)

■

Sprawdzić, jakie gotowe systemy mogą się
nadać do wdrożenia w tym konkretnym
przypadku

■

Poprosić webmastera o przygotowanie
prototypu

3.5

Zacznij od rzeczy najważniejszych

3.5.1

Teoria

Codzienne przeglądanie listy zadań powinno
w efekcie dać wybór tego, czym powinieneś
się zająć. Zacznij od rzeczy najważniejszych.
Zapewne znasz podział na rzeczy ważne i
pilne.
Okazuje się, że nie zawsze to, co jest pilne,
jest też ważne. Ale ponieważ jest pilne (np.
termin realizacji mija dziś, albo ktoś się tego
domaga stojąc nad tobą), więc czujesz
potrzebę zrobienia tego w pierwszej
kolejności. A to siłą rzeczy powoduje, że
odkładasz rzeczy ważne. Czasem naprawdę
ważne.

■

O tym, czy coś jest pilne, decyduje
upływający czas.

165

Pilne-ważne

Jeżeli nie zająłeś się ważnymi
sprawami, kiedy były niepilne, to
upływający czas sprawił, że stały
się pilne. Teraz musisz je
zrealizować pod presją czasu i w
stresie.

Mało czasu na realizację -
poważne konsekwencje, jak nie
zrealizujesz tych zadań.

Niepilne-ważne

Jeżeli zająłeś się sprawami ważnymi,
kiedy jeszcze nie były pilne, to
zrealizowałeś je spokojnie i bez stresu.
Zdążyłeś je skończyć, zanim upłynął
czas. Nie zdążyły stać się pilne.

To właśnie na tych zadaniach
powinieneś się skupić i od nich
zaczynać.

Dużo czasu na realizację (uważaj, to
rozleniwia), ale poważne
konsekwencje, jak nie zrealizujesz
tych zadań.

Mimo dużej ilości czasu - pośpiesz
się.

Pilne-nieważne

Nie daj się wprowadzić w błąd.
Czasem zadania wydają się ważne,
bo komuś się spieszy. Ale możesz
zrezygnować z ich realizacji, jeżeli
nie są ważne (nie prowadzą do
celu). Do tego wystarczy Ci
odrobinę odwagi i tupetu.

Mało czasu na realizację - ale
czy na pewno musisz to robić?
Co się stanie, jak tego nie
zrobisz?
Jakie będą konsekwencje?

Tylko nie wyolbrzymiaj.

Niepilne-nieważne

Tymi zadaniami w ogóle nie zawracaj
sobie głowy. Możesz udawać, że ich nie
ma. Nie będzie z tego powodu żadnych
konsekwencji.

Dużo czasu na realizację, ale
zupełnie żadnych konsekwencji.

Nie trać na to czasu.

Zastanawiając się nad tym, czy zadanie jest
ważne, czy nie, pamiętaj o prawie Parkinsona:

166

"Zadanie zyskuje (w czyimś mniemaniu) na
ważności i stopniu skomplikowania
proporcjonalnie do czasu poświęconego na
jego realizację."

Jeżeli już straciłeś sporo czasu na realizację
zadania, to nie znaczy, że jest (stało się) ono
ważne.
Pamiętaj też o zasadzie Pareto:
"Zasada 80/20 głosi, że 80% wyników
wypływa tylko z 20% przyczyn, inaczej
mówiąc skromniejszymi środkami i mniejszym
wysiłkiem można osiągnąć większe efekty."

3.5.2

Przykład

Od początku chciałem pokazać w firmie, że
wybór mojej osoby na szefa działu szkoleń
był dobrą decyzją. Angażowałem się.
Dyskutowałem z klientami. Ustalałem terminy
szkoleń. Utrzymywałem harmonogram działu.
Przygotowywałem dedykowane oferty dla
klientów. Po jakimś czasie byłem już tak
zagoniony, że nie miałem czasu na nic innego.
Wtedy zacząłem się zastanawiać nad tym, co
ja robię źle. I wreszcie do mnie dotarło.
Zajmuję się bieżącymi sprawami, ale nie myślę
w ogóle o rozwoju tego działu. Gaszę pożary.
Co powinienem był zrobić?
Powinienem był się zatrzymać i przemyśleć,
jak zorganizować pracę działu, żeby nie była

167

taka absorbująca. Powinienem był stworzyć
procedury. Powinienem był zdefiniować
zadania, które będą służyły poprawie
efektywności i lepszemu wykorzystaniu czasu.
Zajmowałem się sprawami pilnymi zamiast
ważnymi. A kiedy to zrozumiałem - było już
za późno. Trenerzy z mojego zespołu dobrze
to widzieli. I nie mieli ochoty na kolejną
próbę. Poszukali sobie innej pracy. Dziś wiem,
że gdybym zaczął od rzeczy najważniejszych,
to wszystko wyglądałoby inaczej. Wtedy
jednak nie miałem na tyle doświadczenia.

3.6

Trzymaj się wyznaczonych celów

3.6.1

Teoria

Wyznaczyłeś cel. Notujesz wszystkie sprawy.
Przeglądasz listę zadań i zaczynasz od rzeczy
najważniejszych. Teraz powinieneś spotkać
pierwsze problemy z utrzymaniem
wyznaczonego kursu.
Dlaczego?
Wyznaczenie celu, to jedno. Ale natura ludzka
jest taka, że jeżeli codziennie nie myślisz (czy
wręcz nie pożądasz) osiągnięcia tego celu, to
każda drobnostka jest Cię w stanie odciągnąć.
I znów zaczniesz się zajmować rzeczami
nieważnymi odkładając te ważne na bliżej
nieokreśloną przyszłość. Codziennie czuję, jak
wszystko dookoła próbuje mnie odciągnąć od

168

realizacji moich zamierzeń. Koledzy, żona,
pilne sprawy.
Żeby tego uniknąć, trzeba ciągle myśleć o
swoim celu. Wyobrażać sobie sytuację, kiedy
już cel zostanie osiągnięty. Możesz dodatkowo
poczytać na temat wizualizacji celów w innych
publikacjach. Wpisz w wyszukiwarce
internetowej hasło "wizualizacja celu". To
naprawdę niesamowita siła. Ja tak robię.
Powtarzaj co rano w myśli (a może nawet na
głos), co chcesz "dziś" osiągnąć. Nastaw
swoje myślenie na ten cel. Będąc umocniony
psychicznie nie dasz się tak łatwo ściągnąć ze
swojej drogi. I o to właśnie chodzi.

3.6.2

Przykład

Nie pamiętam już, gdzie zasłyszałem tę historię. Nie
jest ona moja, ale jest bardzo pouczająca, dlatego ją tu
prezentuję.
Pies myśliwski wyruszył rano ze swoim panem, żeby
upolować jelenia. Przez jakiś czas biegł jego tropem.
W pewnym momencie trop jelenia skrzyżował się z
tropem dzika. Zapach był znacznie mocniejszy. Pies
skręcił w lewo i pędził teraz za nową ofiarą. Nie
przebiegł jednak daleko, gdy znowu poczuł inny
zapach. Trop dzika krzyżował się z tropem
wiewiórki. Pies bez zatrzymywania się skręcił za
wiewiórką. Cóż z tego, kiedy wkrótce do jego
myśliwskiego nosa dotarł zapach myszy. Rzucił się
więc za nią obiecując sobie, że już nie da się oderwać
od wyznaczonego celu.

169

Tak oto świetny pies myśliwski, który

rano wyszedł, by upolować jelenia,
wieczorem ujadał żałośnie przed norką
polnej myszy.

3.7

Deleguj zadania

3.7.1

Teoria

Jeżeli już wiesz, co jest Twoim celem i umiesz
trzymać się zadań, które najszybciej prowadzą
Cię do niego, to pora zwielokrotnić swój czas.
Jak osiągnąć zwielokrotnienie swojego czasu?
Jednym ze sposobów jest skorzystanie z czasu
innych osób. Najlepiej specjalistów. Niech
każdy robi to, w czym jest najlepszy. Wtedy
czas każdego będzie wykorzystany naprawdę
efektywnie. Ileż to razy zajmowałem się sam
sprawami, które ktoś inny zrobiłby dużo
szybciej i z większą radością? Męczyłem się z
tym, żeby udowodnić... No właśnie.
Udowodnić co i komu? Że jestem najlepszy?
Że jestem samowystarczalny? To jeden z
podstawowych błędów, jaki popełniają
młodzi kierownicy. Są za bardzo pracowici i
biorą za dużo na siebie. Ale również
doświadczonym osobom się to zdarza.
Czy to wynika z wyrzutów sumienia, że za
bardzo wykorzystuję ludzi? Czy to wynika z
wrodzonej chęci sprawdzenia się? Nie wiem.
W każdym razie dziś, mając za sobą kilka lat

170

doświadczenia na stanowisku kierowniczym
widzę, że ludzie po prostu czekają na zlecenie
im zadań. Nawet trudnych. Chcą pokazać, że
potrafią to zrobić.
Wystarczy zatem dobrze zdefiniować zadanie,
dobrze wytłumaczyć, jakich rezultatów się
spodziewasz (co wcale nie jest takie oczywiste)
i sprawdzić rezultaty.
Początkowo może się to wydawać mało
efektywne (szczególnie przy zespole z
niewielkim doświadczeniem), ale z biegiem
czasu inwestycja zwróci się wielokrotnie.

3.7.2

Przykład

Każdy może delegować zadania. Nie tylko
kierownik. Jeden z moich pracowników dostał
kiedyś zadanie zainstalowania
oprogramowania do testów na nowo
zakupionych komputerach. Jednak już na
początku napotkał problem. System
operacyjny (czyli podstawowe
oprogramowanie, bez którego komputer w
ogóle nie ruszy), nie chciał się zainstalować.
Andrzej siedział nad tym tematem już drugi
dzień i nic nie mógł wymyślić. Wreszcie
jednak wpadł na pomysł, i delegował to
zadanie. Jak?
Po prostu zaczął pytać, kto w firmie robił już
coś takiego. Po nitce do kłębka dotarł do
takich osób (okazało się, że jest takich osób

171

kilka). W ciągu 15 minut dostał gotowe
rozwiązanie problemu. Tylko musiał sobie
uświadomić, że zadania, które dostał, nie musi
robić w zupełnym odosobnieniu. Nie
zabroniłem mu korzystać z pomocy innych.
Tu przestroga dla kierowników. Jeżeli zlecasz
komuś zadanie, to zawsze wspomnij swojemu
pracownikowi o osobach, które już podobny
problem rozwiązywały. Zaznacz też, że może
skorzystać z ich pomocy. Nie wymuszaj, ale
pozwól mu z tej pomocy skorzystać. To
znacznie ułatwia pracę. A pracownicy sami
często nie mają odwagi podejmować takich
decyzji i męczą się sami nad zleconymi
pracami.

3.8

Działaj natychmiast

3.8.1

Teoria

Wyznaczyłeś cel i sprawa nie posuwa się do
przodu? Nie czekaj. Weź byka za rogi.
Bardzo dużo czasu traci się na odkładanie
spraw na później. Nie wiem, z czego to
wynika, ale ludzie po prostu tak robią. Ja też
tak robiłem. Patrzyłem na swoją listę zadań,
którą zaplanowałem zgodnie z wyznaczonymi
celami i .... wyszukiwałem sobie jakieś inne
prace, żeby się tylko nie zająć tym, co jest
ważne.
W moim przypadku odkładanie spraw na
później wynikało głównie z tego, że

172

definiowałem zadania zbyt ogólnie. Patrząc na
zadanie "Przeszkolić pracowników" i mając
tuż obok na liście "Uzupełnić braki formalne
w dokumentacji" wybierałem to drugie, mimo,
że to pierwsze było bardziej istotne. Chyba
wolałem zadania krótsze.
Jeżeli jednak rozbiłem zadanie "Przeszkolić
pracowników" na zadania mniejsze, to sprawy
szły o wiele łatwiej. Np.:

■

"Zadzwonić do szefa działu szkoleń i
ustalić terminy najbliższych szkoleń"

■

Wybrać pracowników na pierwsze
szkolenie

■

Zapisać tych pracowników na szkolenie

■

...

Mając krótkie i jasno zdefiniowane zadania
zacząłem wreszcie realizować je od razu.
Aby działać natychmiast wystarczy:

■

Podzielić sobie zadania na mniejsze

■

Zacząć od zadań najtrudniejszych

■

Zajmować się tylko jedną rzeczą na raz

■

I odrobina odwagi

3.8.2

Przykład

Czasem ludzie odkładają sprawy na później,
bo po prostu nie mają odwagi.

173

Mój kolega Krzysztof, kierownik innego
działu, zatrudnił pracownicę, Katarzynę.
Miała po prostu rewelacyjne CV. W rozmowie
rekrutacyjnej z każdej jej wypowiedzi widać
było, że dziewczyna jest mądra i inteligentna.
Krzysztof zatrudnił ją więc chętnie na okres
próbny.
I co się okazało? Katarzyna, mimo swej całej
inteligencji, nie potrafiła realizować żadnych
zadań. Po prostu żadnych. Mimo bardzo
dokładnego tłumaczenia istoty zadania i
sprawdzania na bieżąco postępów prac nie
było po prostu żadnych efektów. Nie wiem, z
czego to wynikało. W rozmowie sprawiała
wrażenie osoby rozumiejącej absolutnie
wszystkie aspekty przydzielonego jej tematu.
A efektów żadnych.
Krzysztof powinien był nie przedłużyć jej
umowy po okresie próbnym. To byłoby
"działanie natychmiast". Jednak jako człowiek
naprawdę dobry i dbający o swoich
pracowników, nie zrobił tego. Dał jej jeszcze
jedną szansę. Tak trafiła do mojego działu.
- Słuchaj, może ona u Ciebie sprawdzi się
lepiej? Masz inny rodzaj zadań. - przekonywał
mnie.
Wahałem się, ale ostatecznie stwierdziłem, że
spróbuję.
Ciągnąłem to przez 1 miesiąc. Żadnemu z
moich nowozatrudnionych pracowników nie

174

poświęciłem tyle czasu, co Katarzynie.
Przekonywałem zespół, że ta inwestycja czasu
ma sens. Kiedy jednak po miesiącu nie
dostrzegłem żadnej poprawy, zacząłem
myśleć o zwolnieniu jej. Nie była to łatwa
decyzja, musiałem przekonać sam siebie i to
takim argumentem, który usunie mój brak
odwagi w tej sprawie.
- "Katarzyna demotywuje cały zespół. I męczy
siebie i innych. Nie może dalej z nami
pracować. Dość." - To była myśl, która
oznaczała wreszcie podjęcie decyzji.
Kiedy już wiedziałem, że decyzja jest podjęta,
to szybko złożyłem wniosek o rozwiązanie z
nią umowy. Zrobiłem to natychmiast, żeby się
nie rozmyślić. Wiedziałem, że czeka mnie
jeszcze nieprzyjemna rozmowa z Katarzyną.
Jednak ten pierwszy krok i papier podpisany
przez mojego przełożonego nie pozwalał mi
się już wycofać.
Dziś uważam, że decyzja była słuszna.
Czasem trzeba spalić za sobą mosty. Inna
sprawa, że można było zadziałać dużo
wcześniej i z dużo mniejszym stresem. Po
prostu nie przedłużyć jej umowy po okresie
próbnym.

175

3.9

Planuj czas

3.9.1

Teoria

Masz już cel i dążysz prosto do niego?
Działasz od razu i nie odkładasz spraw na
później? Zatrzymaj się na minutę (nie dłużej) i
sprawdź, czy na pewno pędzisz we właściwym
kierunku.
Chociaż planowanie, to bardzo duże słowo, to
wcale nie musi oznaczać nic wielkiego.
Możesz spędzić mnóstwo czasu na
szczegółowym planowaniu swojego tygodnia,
czy nawet miesiąca. Jeżeli jednak nie są to
umówione spotkania z konkretną datą,
godziną i miejscem, a jedynie lista zadań do
zrealizowania, to takie planowanie na nic się
nie przyda.
Dużo łatwiej wyznaczyć sobie cel, do którego
się dąży i po każdym zadaniu poświęcić kilka
minut (nie więcej), żeby określić kolejny krok,
który najszybciej przybliży Cię do celu.
Kontroluj swoje myślenie. Zawsze planuj
kolejny krok.

Wykorzystaj wolną chwilę (przerwę) na
zaplanowanie swojego czasu. Może to być np.:

■

Zaraz po przebudzeniu, kiedy masz jeszcze
wypoczęty umysł

176

■

Zaraz po obiedzie, kiedy jeszcze nie
zabrałeś się za pracę i masz ochotę na
kawę

■

W samochodzie, jadąc do pracy, czy z
pracy. Czasem warto wyłączyć radio i
chwilę pomyśleć.

■

Kiedy odczuwasz chwilę lenistwa lub nie
bardzo wiesz, w co ręce włożyć.

■

Podczas sprzątania (warto to czasem robić,
zarówno na biurku jak i w komputerze - to
daje świeżość myśleniu).

Czasem wystarczy tylko jedna myśl, pomysł w
głowie. Znacznie lepsze jest jednak zapisanie
planu i następnej czynności, którą masz
wykonać (na papierze, w komputerze, w
komórce).
Ale najważniejsze, żebyś po prostu wcześniej
wiedział, co będzie twoim następnym krokiem
do celu. Nie potrzebujesz żadnych wielkich
planów.

3.9.2

Przykład

Próbowałem narzucać sobie planowanie na
siłę. Wpisywałem nawet do kalendarza w
komórce codzienne zadanie na zakończenie
pracy: "Zaplanuj jutro". Ale (może znasz to z
własnego życia) ostatnie pół godziny pracy to
zawsze był najgorętszy moment dnia.

177

Chciałem coś skończyć przed wyjściem do
domu. Dlatego nigdy nie udawało mi się
zaplanować następnego dnia. To rodziło we
mnie poczucie winy, że jestem
niezorganizowany.
Teraz podchodzę do tego znacznie bardziej na
luzie. Nie robię żadnych wielkich planów, a
czuję, że mam więcej czasu i zadania realizuję
jedno za drugim. Znacznie bardziej
efektywnie. Po prostu: mam pomysł, to go
notuję. Mam wolną chwilę między zadaniami -
rzucam okiem na listę do zrobienia i
zastanawiam się, co przybliży mnie do celu
najszybciej. Zazwyczaj poświęcam na to nie
więcej niż 1-2 minuty. Staram się tylko
pilnować sam siebie, żeby nie wyważać
otwartych drzwi i nie odkrywać na nowo
Ameryki. Raczej szukam osób, które już
robiły coś takiego, co teraz mam zrobić ja.
Przestałem się wreszcie wstydzić, że czegoś
nie umiem robić najlepiej ze wszystkich.
Chętnie proszę o pomoc i radę. To oszczędza
mi mnóstwo czasu. I zawsze, koniecznie
zawsze dziękuję za pomoc.
Musisz jednak uważać, żeby w sprawach, w
których faktycznie jesteś najlepszy nie dać się
zwieść złym radom.

178

3.10

Wyeliminuj złodziei czasu

3.10.1

Teoria

Masz już cel i trzymasz się go mocno.
Wszystko mogłoby iść idealnie, gdyby co
chwilę coś Cię nie odrywało. Zmierzmy się
zatem teraz ze "złodziejami czasu".
Sam bardzo dużo czasu traciłem na pomoc
innym. Siadałem i realizowałem z nimi
zadanie. Pół biedy, kiedy faktycznie
realizowałem to z nimi. Ale najgorsze było to,
że czasem realizowałem to zadanie po prostu
za nich!
Szanuj swój czas. Nie pozwól sobie
przeszkadzać. Szczególnie, kiedy chcesz
zrobić coś ważnego.
Staram się zawsze ludziom pomagać, bo
kiedyś być może ja będę potrzebował od nich
pomocy. Ale teraz staram się na tę pomoc
poświęcić minimalną ilość czasu.
Nie lubię mówić "Nie", chociaż czasem to
stosuję. Lubię natomiast odsyłać "złodziei
czasu" do osób bardziej kompetentnych. Moja
pomoc polega głównie na wskazaniu
właściwego eksperta. Mogłoby się wydawać,
że to niewiele, ale zazwyczaj to właśnie jest ta
pomoc, której ludzie najbardziej potrzebują.
Chcą wiedzieć, gdzie szukać wiedzy.

179

Czasem jednak słowo "Nie" jest niezbędne.
Szczególnie, jeżeli chcesz się skupić nad
jakimś zadaniem, żeby go zrealizować
sprawnie. Dlatego ja nauczyłem się mówić
"Nie" moim:

■

Mailom (Odbieram je tylko 2 razy
dziennie)

■

Telefonom (Wreszcie zaczęło mi sprawiać
przyjemność słuchanie dzwonka telefonu.
Nie czuję potrzeby odbierania. Mam
naprawdę ładny dzwonek)

■

Osobom wchodzącym do biura
("Przepraszam, ale przyjdź później")

■

Spotkaniom (Stałem się osobą, która jest
znana z naciskania na zakończenie
spotkania i ograniczanie przydługich
wypowiedzi).

3.10.2

Przykład

Dobrym sposobem na wyeliminowanie
złodziei czasu jest też zmiana miejsca, w
którym pracujesz. Ludzie są przyzwyczajeni,
gdzie mogą cię znaleźć. Jeśli cię tam nie
znajdą, to przestają szukać.

Konrad jest naprawdę świetnym ekspertem.
Jest jednocześnie kierownikiem. Ludzie co
chwilę przychodzą do niego z pytaniami,
problemami i wątpliwościami. Kiedy Konrad

180

ma coś naprawdę ważnego do zrobienia i
potrzebuje spokoju, to po prostu znika.
Znajduje jakiś pokój w biurze, którego lokator
jest akurat na urlopie lub delegacji. Zaszywa
się tam na długie godziny i wychodzi dopiero
jak ma wszystko gotowe. Wszyscy go szukają,
a jego po prostu "Nie ma". I firma się nie
zawala. Wręcz przeciwnie.
Ale czasem "na bezczelnego" po prostu
pracuje w domu. Co prawda musi wtedy
przeprosić szefa, że robi to bez pozwolenia,
ale ta rozmowa wygląda mniej więcej tak:
- Słuchaj, muszę cię przeprosić, pracowałem
wczoraj w domu.
- Nic mi wcześniej nie mówiłeś. Proszę cię,
żebyś mi mówił o tym na przyszłość
- Jasne. Kiedy mi nikt nie przeszkadza, to
robię naprawdę znacznie więcej. I efekt jest
znacznie lepszy. Wczoraj np. opracowałem
strategię (tu wymienia, co zrobił). Mógłbyś na
to rzucić okiem?
- Pokaż. Hmmm. Wygląda to bardzo dobrze.
Widzę, że naprawdę się postarałeś.
Powiedzmy, że tym razem przymknę oko na
twoją "niesubordynację".
- Dzięki. Wiesz, że zawsze możesz na mnie
liczyć.

181

Dużo łatwiej jest szefa przeprosić, niż prosić
go o pozwolenie. Chociaż pozornie wydaje
się, że jest na odwrót.

Zakończenie: Kuszący zapach nadmiaru

czasu
Na początku poczułem się nieswojo. Szef wpada do
mnie niespodziewanie i zadaje kilka pytań o realizowane
zadania. A ja nie dość, że potwierdzam ich wykonanie,
to jeszcze mówię, że zrobiłem coś więcej. To nie jest
normalne w naszej organizacji. Zazwyczaj nikt się nie
wyrabia. A ja przecież nie włożyłem w tę pracę zbyt
wiele wysiłku. Nawet było mi trochę głupio w stosunku
do kolegów, że oni tak długo siedzą, a ja wychodzę
normalnie. Na moment pojawia się myśl: "Czyżbym
miał za mało zadań?"
Ale na szczęście to nie ze mną jest coś nie w porządku.
Ja funkcjonuję normalnie. Naprawdę warto było przejść
te wszystkie ćwiczenia.
Poczuj nadmiar czasu.

Zapamiętaj

Na koniec zapamiętaj, jak efektywnie wykorzystać swój
czas:

Wyznacz sobie cel na najbliższe pół roku - niech

to będzie Twój kompas do wykorzystania
Twojego czasu.

Ustal priorytety na dziś - skoncentruj się na

realizacji celów. Pomiń nieważne sprawy.

182

Wytrwaj przy zarządzaniu czasem przez 10 dni -

tak na próbę. Nie zrażaj się tym, że coś nie
wychodzi.

Działaj natychmiast. Poczuj radość patrząc na

listę swoich zadań oznaczonych "zrobione".

Deleguj zadania. Wykorzystaj możliwości

zrównoleglenia prac przez zespół ludzi.

Wyeliminuj złodziei czasu. Twój czas jest bardzo

cenny. Pieniądze możesz zarobić - zmarnowany
czas przepada bezpowrotnie.

Wytrwaj przy zarządzaniu czasem przez 24 dni.

To już jest tak długo, że poczujesz przyjemność z
tego podejścia.

Ciesz się swoim czasem.

Chcę, żeby Twój czas spędzony na czytaniu tej
publikacji nie był stracony. Dlatego nastaw się na to,
żeby zapamiętać i zastosować. Na pewno nie
zapamiętasz wszystkiego, więc miej w głowie
przynajmniej 4 rzeczy:

Nie zarządzaj czasem - zarządzaj sobą, innymi i
pracą (używaj czasu konstruktywnie)

Zwiększ produktywność i efektywność (spędzaj
czas na zadaniach dających rezultaty)

Nie ma automatycznej korelacji między cięższą
pracą i lepszymi wynikami

I najważniejsze: