10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 89 • 6.11.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

W procesie zarządzania firmą niezbędny jest ład dokumentacyjny, tj. porzą-

dek w dokumentacji i terminowy jej obieg. Niewłaściwa organizacja obiegu

dokumentów może powodować zakłócenia w funkcjonowaniu firmy, w szcze-

gólności w dziale księgowości, gdzie są one podstawą ewidencji i rozliczeń.

Dla usprawnienia obiegu dokumentów w jednostkach gospodarczych opra-

cowuje się instrukcję obiegu dokumentów.

Obieg dokumentów w firmie przebiega od ich wystawienia (dowody własne) lub wpływu

do firmy (dowody obce) poprzez kontrolę, dekretację i ujęcie w księgach rachunkowych do

przekazania do archiwizacji, najpierw bieżącej, a potem stałej – przez okres wymagany

przepisami. W uproszczeniu można to przedstawić za pomocą następującego schematu:

Dokumenty księgowe przechodzą przez różne działy firmy w celu dokonania ich kon-

troli, zatwierdzania. Właściwa organizacja obiegu dokumentów pozwala na prawidłowe

i terminowe ich ujęcie w księgach rachunkowych i uwzględnienie w rozliczeniach publicz-

noprawnych.

Aby zaprowadzić ład dokumentacyjny w firmie, trzeba więc m.in. ustalić:

–

rodzaj dokumentów stosowanych w jednostce (wzory lub opisy dowodów, liczba

kopii dowodów, określenie dowodów, które będą podstawą zapisu w księgach, jeżeli

jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, określenie dowodu zastępczego

stosowanego w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych

obcych dowodów źródłowych),

–

osoby lub stanowiska pracy, które odpowiadają za sporządzenie, podpisanie, przyj-

mowanie, akceptowanie i kontrolę dowodów,

–

terminy przekazywania dowodów przez poszczególne komórki organizacyjne firmy

do działu księgowości i osoby odpowiedzialne za przestrzeganie tych terminów.

Ustaleń takich dokonuje się w instrukcji obiegu dokumentów. Opracowanie instrukcji

obiegu dokumentów poprzedzić należy analizą dokumentów występujących w jednostce,

ich przeznaczenia, trasy przepływu. Na dokumentację księgową składają się dowody

pochodzące z różnych działów firmy dotyczące m.in. gospodarki magazynowej, operacji

kasowych. Instrukcja obiegu dokumentów może więc składać się z odrębnych szczegóło-

wych instrukcji, np. instrukcji magazynowej, instrukcji kasowej itd.

Instrukcja obiegu dokumentów zatwierdzona przez kierownika jednostki wchodzi naj-

częściej w skład dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki, jako załącznik

do tej dokumentacji. Jej egzemplarze powinny dotrzeć do wszystkich komórek organiza-

cyjnych, które są związane z obiegiem dowodów księgowych.

Prześledźmy jakich informacji nie powinno zabraknąć w tej instrukcji.

Dowody księgowe

Dowody księgowe kwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych muszą spełniać

warunki określone w art. 20-22 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694

ze zm.). Dowody księgowe obejmują dowody własne i obce.

Dowody własne wystawiane w jednostce podzielić można na:

– wewnętrzne, służące do udokumentowania operacji wewnętrznych (np. OT, LT, PK,

Pz, Wz, Rw, wnioski o zaliczkę, rozliczenia zaliczki, rozliczenia podróży służbo-

wej, KW, KP, raporty kasowe, listy płac, listy obecności, karty pracy, arkusze spisu

z natury, protokoły weryfikacji sald kont, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

protokoły szkód) oraz

– zewnętrzne, przekazywane w oryginale kontrahentom (np. faktury VAT, rachunki,

noty, deklaracje, polecenia przelewu, czeki, weksle).

Wzory dowodów wystawianych w jednostce należy określić w instrukcji obiegu do-

kumentów (przy uwzględnieniu wymagań ustawowych). Ujednolici to dokumentację

księgową. Do dokumentowania operacji gospodarczych można wykorzystywać dostępne

w sprzedaży gotowe druki dowodów. Można też opracować wzory we własnym zakresie

i udostępnić (np. w formie elektronicznej) określonym osobom, które będą wystawcami

tych dokumentów. Warto w tym miejscu wspomnieć, że dla udokumentowania szczególnie

ważnych operacji jednostki, jak np. wypłaty środków pieniężnych, stosuje się druki ści-

słego zarachowania i druki ścisłej kontroli. Druki te mają nadane kolejno numery i ujęte

są w specjalnej ewidencji, co umożliwia rozliczenie ich wykorzystania.

W instrukcji obiegu dokumentów należy też wskazać osoby odpowiedzialne za wysta-

wianie dowodów księgowych, wraz ze wzorami ich podpisów.

Natomiast dowody zewnętrzne otrzymywane od kontrahentów to przede wszystkim

wystawione przez kontrahentów faktury VAT, rachunki, noty, umowy kupna-sprzedaży,

wyciągi bankowe itp. Instrukcja obiegu dokumentów powinna określać osoby odpowie-

dzialne za przyjmowanie tych dowodów, sposób ich ewidencji w prowadzonych rejestrach

dokumentów przychodzących i osoby odpowiedzialne za taką ewidencję.

Trzeba jeszcze wspomnieć, że za równoważne z dowodami księgowymi uważa się in-

formacje wprowadzane automatycznie za pomocą komputerowych nośników danych albo

tworzone na podstawie algorytmów z wykorzystaniem danych wcześniej ujętych w księgach.

Oczywiście obwarowane jest to warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości. Jeśli

jednostka korzysta z takiej formy udokumentowania, również to może opisać w instrukcji

obiegu dokumentów.

Kontrola dowodów

Dowody księgowe powinny podlegać szczegółowej i starannej kontroli, aby mogły sta-

nowić wiarygodną podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Kontrolę tę przeprowadza

się pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Kontroli merytorycznej (rzeczowej) dokonuje zazwyczaj kierownik jednostki lub

kierownik działu odpowiedzialnego za dokonanie danej operacji gospodarczej. Polega ona

na sprawdzeniu, czy dowód księgowy dokumentuje faktyczny obraz operacji gospodarczej.

Sprawdza się zasadność dokumentowanych zdarzeń oraz ich zgodność z treścią zawartych

umów bądź decyzjami podjętymi przez uprawnione osoby. Weryfikacji podlega m.in. ilość

i wartość poszczególnych operacji (wysokość cen, marży, opustów itp.). Ponadto sprawdza

się, czy dowód poprawnie określa strony, przedmiot i nazwę operacji gospodarczej oraz

ich symbolikę klasyfikacyjną (np. statystyczną czy wewnątrzzakładową). Na okoliczność

przeprowadzenia kontroli merytorycznej na sprawdzanym dokumencie często zamieszcza

się opis zdarzenia gospodarczego – na tyle wyczerpujący, by umożliwić pracownikowi

działu księgowości późniejsze prawidłowe zadekretowanie tego dokumentu (np. do kosztów

odpowiedniego wydziału).

Natomiast kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje najczęściej główny księgowy

bądź upoważniony pracownik działu księgowości. Kontrola formalna (formalno-prawna)

polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy jest poprawnym i legalnym dokumentem

w świetle przepisów prawnych (m.in. księgowych, podatkowych, gospodarczych) oraz prze-

pisów szczególnych (np. wewnątrzzakładowych instrukcji i regulaminów). Sprawdza się, czy

dokument spełnia wymogi formalne, tj. czy zawiera kompletne dane, czy jest sporządzony

na odpowiednim formularzu, czy został wystawiony przez uprawnioną osobę i zawiera

niezbędne podpisy. Kontrola formalno-prawna obejmuje też sprawdzenie, czy dokument jest

czytelny i staranny oraz czy nie wykazuje śladów poprawek. Z kolei kontrola rachunkowa

polega ona na sprawdzeniu poprawności danych liczbowych zamieszczonych na dowodzie

księgowym. Chodzi tu więc o dokonanie obliczeń matematycznych w celu weryfikacji

wyników (sum, iloczynów, ilorazów itp.) zamieszczonych na dowodzie. Sprawdza się też

poprawność wyliczeń podatków, składek ZUS, odsetek itp. zgodnie z obowiązującymi

w danym okresie zasadami.

Sprawdzenie poprawności i kompletności dowodu księgowego pod względem rachun-

kowym (arytmetycznym), merytorycznym, formalnym powinno mieć miejsce przed jego

dekretacją. Zakres kontroli dowodów księgowych, sposób zatwierdzenia dowodu lub wnie-

sienia zastrzeżeń oraz osoby odpowiedzialne za tę kontrolę należy określić w instrukcji

obiegu dokumentów. Dla skuteczności kontroli wskazane jest rozdzielenie obowiązków

dotyczących kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej na różne osoby.

Dekretacja i zapis księgowy

Po dokonaniu kontroli dowodu księgowego może on zostać zadekretowany. Co do zasady,

dowody księgowe powinny być dekretowane. Stosowanie dekretów pozwala na kontrolę

prawidłowości ujmowania tych dowodów w księgach. Dekretacji dokonywać powinny

tylko wyznaczone osoby. W praktyce dekretacji najczęściej dokonuje się przy pomocy

przystosowanej do tego celu pieczątki, którą stawia się na każdym z osobna dokumencie

księgowym i właściwie opisuje. Jeśli inna osoba dokonała kontroli dowodu, a inna dokonuje

jego kwalifikacji do ujęcia w księgach – przed zadekretowaniem warto sprawdzić poprzed-

nika. Na potwierdzenie dekretu zamieszcza się podpis i datę. Jeśli inna osoba dekretuje

dowód, a inna dokonuje zapisu księgowego, osoba dokonująca zapisu może dodatkowo

skontrolować poprawność dekretacji. Szczegółowe ustalenia w tej kwestii powinna zawie-

rać instrukcja.

Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie

dekretacji, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Jeśli takie

uproszczenie jest stosowane w jednostce – powinno to zostać opisane w instrukcji obiegu

dokumentów.

Archiwizowanie bieżące i stałe

Przechowywanie dowodów księgowych w komórce księgowości jest określane jako

archiwizowanie bieżące. Natomiast po ostatecznym zamknięciu roku obrotowego

dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach tego roku są przekazywane

do archiwum stałego i przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących

przepisów.

W instrukcji obiegu dokumentów opisać należy gdzie i w jakiej formie przechowywane

są dokumenty księgowe. Zauważmy, że aktualnie dokumenty księgowe muszą być prze-

chowywane w siedzibie jednostki (w zakładowym archiwum).

Uwaga!

Z dniem 1 stycznia 2009 r. do ustawy o rachunkowości zostanie wprowadzony

przepis pozwalający przechowywać księgi rachunkowe, jak również dowody

księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe i dokumen-

tację przyjętych zasad rachunkowości, poza siedzibą jednostki w przypadku,

gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi

w zakresie przechowywania dokumentów. Przy czym kierownik jednostki bę-

dzie musiał powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania

ksiąg i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione

organy.

Terminy przechowywania dokumentacji księgowej określone w ustawie o rachunkowości

należy stosować przy uwzględnieniu m.in. przepisów Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2005 r.

nr 8, poz. 60 ze zm.). Minimalne terminy przechowywania wybranej dokumentacji księgo-

wej (jednostka może przyjąć dłuższy okres przechowywania) kształtują się następująco:

– księgi rachunkowe – 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął

termin płatności podatku, z którego rozliczeniem są związane – np. dla ksiąg doty-

czących 2008 r. – do 31.12.2014 r. (Ordynacja podatkowa);

– zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – trwale (ustawa o rachunkowości);

– karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – 50 lat od dnia zakończenia

przez ubezpieczonego pracy w danej jednostce (ustawa o emeryturach i rentach z FUS

– Dz. U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.);

– dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie

krótszy od 5 lat od upływu jej ważności (ustawa o rachunkowości);

– deklaracje i zeznania podatkowe – 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w któ-

rym upłynął termin płatności podatku, z którego rozliczeniem są związane, np. dla

deklaracji dotyczących 2008 r. – do 31.12.2014 r. (Ordynacja podatkowa).

W instrukcji obiegu dokumentów można także określić sposób likwidacji dowodów księ-

gowych po upływie terminu ich obowiązkowego przechowywania (zazwyczaj dokonuje się

komisyjnego zmielenia w niszczarce, dokumentując to zdarzenie odpowiednim protokołem)

oraz miejsce przechowywania dokumentacji księgowej po likwidacji jednostki.

Dorota Przybyszewska

Co reguluje instrukcja obiegu dokumentów?

Przyjęte dowody obce

Wystawione dowody własne

Kontrola dowodów

Dekretacja

Zapis księgowy

Archiwizowanie