I Część ogólna

Przepisy

Cel

Instrukcja reguluje obieg i kontrolę dowodów księgowych w UTP, oraz ustala sposób wprowadzenia dowodów księgowych so systemu SIMPLE.

Zakres – 1)Obieg dokumentów emitowanych przez Kwesturę

Słownik

1. Pojęcie dokumentu

Pojęciem dowodu księgowego określa się każdy dokument lub zbiór dokumentów, świadczący o zaszłych lub przyszłych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu, dowodem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dowody te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych, potwierdzając dokonanie odpowiednich czynności w drodze do zdarzenia gospodarczego jak i same zdarzenie gospodarcze.

1. Poza spełnieniem podstawowej roli jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dowody księgowe mają za zadanie:

   1. stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności jednostki, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych.

   2. stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowadniania dopełnienia obowiązków.

2. Każdy zapis księgowy powinien być udokumentowany dokumentem papierowym.

3. Zgodnie z ustawą o rachunkowości za prawidłowy uważa się dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:

   1. określenie rodzaju dowodu,

   2. określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; w dowodach własnych wystawionych przez jednostkę dokonującą księgowania do obiegu wewnętrznego określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami komórek organizacyjnych jednostki,

   3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe – określona także w jednostkach naturalnych,

   4. datę dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

   5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, - podpisy mogą zostać zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób z wyjątkiem przypadków, gdy: dokumentuje przekazania składnika majątku, prawa własności,

   6. inne dane określone w odrębnych przepisach jako warunek prawidłowości określonego rodzaju dowodu,

   7. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz o ile nie wynika to za techniki dokonywania zapisów – sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

   8. numer identyfikacyjny dowodu lub inne oznaczenie w sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie

4. Jednostka dokonująca księgowania dowodu jest właściwa do wystawienia dowodów księgowych w celu:

   1. udokumentowania wewnętrznych operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód,

   2. udokumentowania poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów (innych jednostek, banków, osób fizycznych) ustalenia powstałych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń jak też powierzania składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom materialnie za nie odpowiedzialnym (współodpowiedzialnym),

   3. udokumentowania wewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód i jej kontrahenci, jeżeli operacje polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, wykonywaniu robót i świadczeniu usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami, które są przekazywane w oryginale kontrahentom.

Dowody wymienione w pkt. a) i b) nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi, a wymienione w pkt. c) – dowodami własnymi zewnętrznymi.

1. Kontrahenci jednostki dokonującej księgowania są właściwi do wystawienia dowodów księgowych w celu udokumentowania operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży tej jednostce składników majątku, wykonywania robót, świadczeniu usług oraz należnych jej świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania nazywa się dowodami zewnętrznymi obcymi.

2. Zasad ustalonych w ust. 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne określają inne jednostki jako właściwe do udokumentowania określonych operacji gospodarczych.

3. Dowody wymienione w ust. 2 pkt. b) i c) oraz w ust.3 mogą być zastąpione dowodami wystawionymi wspólnie przez jednostkę dokonującą ich księgowania i jej kontrahenta (protokoły zdawczo-odbiorcze).

4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

   1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych

   2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

   3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

   4. dane źródłowe w miejscu ich powstawania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. Zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych pod warunkiem, że możliwe jest stwierdzenie źródła wprowadzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program bądź procedury zapewniają sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów.

5. Jeżeli między dowodami wymienionymi w ust. 2 pkt. b) i c) a dowodami wymienionymi w ust. 3, dotyczącymi tej samej operacji gospodarczej zachodzą różnice ilościowo- wartościowe, podlegają one ujęciu w księgach rachunkowych w sposób określony w zakładowym planie kont.

6. Za dowody obce uważa się również dowody wystawione – w przypadkach organizacyjnie uzasadnionych – przez jednostkę dokonującą ich księgowania, jeżeli są podpisane przez kontrahentów.

7. Za dowody własne uważa się również dowody wystawione w przypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania, jeżeli są podpisane przez upoważnionych do tego przedstawicieli jednostki księgującej dowód.

8. Jednostki dokonujące księgowania są właściwe do wystawienia dowodów własnych wewnętrznych do udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne do zachowania kompletności zapisów księgowych a dowód obcy nie wpłynął w terminie umożliwiającym sporządzenie miesięcznego zestawienie obrotów i sald oraz sprawozdania finansowego.

9. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

a) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2. korygujące – poprzednie zapisy,

3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,

5. polecenia księgowania – w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, dokonania bilansu otwarcia i zamknięcia), a w innych wypadkach ze stosownej techniki księgowości.

1. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, Dyrektor może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie możne to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód (np. faktura zakupu i dowód P_z) lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu – w niniejszej instrukcji wskazuje się, który dowód lub jego egzemplarz, będzie podstawą do dokonania zapisu księgowego. W przypadku braku takich postanowień doraźne decyzje w tej sprawie podejmuje Główny Księgowy.

3. Jeżeli jednostka otrzyma dokument, który jej nie dotyczy – należy go natychmiast zwrócić wystawcy, ewentualnie z pismem przewodnim, informującym o okolicznościach pomyłki.

4. Udokumentowaniem zapisów księgowych mogą być wyłącznie prawidłowe dowody księgowe.

5. Ustala się, że dowodem księgowym, który stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych jest oryginał dowodu – lub kopia z potwierdzeniem zgodności z oryginałem np. polis ubezpieczeniowych i innych dokumentów, których okres archiwizacji jest dłuższy niż przechowywania dowodów księgowych. Na kopii dowodu należy zamieścić adnotację z informacją gdzie przechowywany jest oryginał dowodu.

3.Sporządzanie dowodów

1. Każdy dowód księgowy powinien być wystawiony w sposób staranny, czytelny i trwały, komputerowo lub pismem maszynowym, długopisem, atramentem na odpowiednim druku.

2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

3. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują kompletne zawierające co najmniej dane określone w części 2 ust. 4 oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

4. Sporządzanemu dowodowi księgowemu nadawany jest kolejny numer z danego rodzaju dowodów.

5. Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosowanym uzasadnieniem , chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

6. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. W przypadku dokonywania poprawy w księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca a w przypadku wprowadzenia do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów dokonuje się tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

4. Organizacja i funkcjonowanie kontroli finansowej.

2. 1. Kontrola finansowa obejmuje:

1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, zaciąganie zobowiązań finansowych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielanie zamówień publicznych oraz zwrot środków publicznych,

3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.

2. Formy organizacyjne wewnętrznego systemu kontroli finansowej:

1) samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy - do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresem czynności, to jest zakresem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,

2) kontrola funkcjonalna sprawowana z urzędu w ramach obowiązku nadzoru przez pracowników na stanowiskach kierowniczych, a także sprawowana przez pracowników na stanowiskach samodzielnych współdziałających przy realizacji danych operacji, procesów i opracowaniu dokumentów, jeżeli zostali zobowiązani do wykonania określonych czynności w zakresach powierzonych im obowiązków.

3. Czynności kontroli finansowej, należy prowadzić we wszystkich fazach działalności w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej - odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo-kontrolnych poszczególnych działów i stanowisk pracy.

3.1 Kontrola wstępna - sprawowana jako kontrola decyzji i operacji zamierzonych - ma na celu zapobieganie nieprawidłowym działaniom poprzez sprawdzenie, czy zamierzone czynności zgodne są z następującymi kryteriami:

- merytorycznie (polega na kontroli zgodności działalności Uczelni z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawnymi i przepisami wewnętrznymi regulującymi dany proces, instrukcjami; czy podejmowane działania, zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających z zatwierdzonych planów działalności), oraz na kontroli celowości, legalności i gospodarności (kryterium celowości związane jest z ustaleniem czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych; kontroli legalności podlega sprawdzenie czy podejmowane działania miały właściwą podstawę prawną i mieściły się w granicach kompetencji kontrolowanego podmiotu; kryterium gospodarności oznacza zbadanie czy działalność UTP była zgodna z zasadami efektywnego gospodarowania tj. czy zgodnie z planem, potrzebami, procedurami zamówień publicznych oraz czy oszczędnie wydatkuje się środki)

- formalnie-rachunkowo (zgodność z planem budżetowym tj. zbadanie czy zobowiązania wynikające z dokumentów mają pokrycie finansowe w wydatkach budżetowych na dany rok obrotowy; kontroli podlega również sprawdzenie kompletność elementów dokumentów oraz prawidłowość rozliczeń),

Kontrola wstępna wykonywana jest przede wszystkim w ramach obowiązków samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania. Obejmuje ona obowiązki, zwłaszcza w zakresie sprawdzania, akceptacji, rozliczania kosztów i wydatków, badania prawidłowości projektów umów, zamówień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.

Na dowód dokonania kontroli wstępnej dokumentu upoważnione osoby opatrują go podpisem i datą:

- kontroli merytorycznej dokonuje dysponent środków, bądź osoba pisemnie upoważniona przez dysponenta środków

- kontroli formalno-rachunkowej dokonuje pracownik działu finansowo-księgowego UTP.

-

Dokument po pozytywnej kontroli wstępnej zostaje zatwierdzony do wypłaty przez Kwestora lub jego zastępcę.

Zatwierdzenie do wypłaty oznacza :

- zgodę na uregulowanie zobowiązania,

- stanowi potwierdzenie pokrycia finansowego w wydatkach budżetowych na dany rok obrotowy,

- że wydatki były wykonywane zgodnie z ich treścią,

- że określone działania lub stany faktyczne są udokumentowane zgodnie z rzeczywistością i dokumentacja odpowiada stanowi faktycznemu.

3.2 Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wyznaczeniami w zależności od rodzaju zachodzącej operacji gospodarczej np. limitami wydatków, kwotami kosztorysów, normami zużycia, protokół odbioru prac lub towaru, przepisami, zasadami racjonalnego i efektywnego gospodarowania itp.

Kontroli bieżącej podlega również badanie rzeczywistego stanu pieniężnych składników majątkowych, między innymi w drodze inwentaryzacji kontrolnych kas, magazynów, mienia w użytkowaniu oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, pożarem i innymi szkodami.

Kontrolę bieżącą obowiązani są przeprowadzić w ramach samokontroli własnego działania wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub pracownicy zobowiązani do spełniania określonych czynności kontrolnych.

Kontrola ta może być przeprowadzana w sposób doraźny i niezapowiedziany, sposób doraźny ma charakter kontroli kierowniczej działu, zaś tryb niezapowiedziany poza planem kontroli wewnętrznej realizacji zadań. Kontrolę niezapowiedzianą przeprowadza pracownik bezpośrednio oddelegowany przez Przełożonego lub Rektora.

3.3 Kontrola następcza polega na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych oraz odzwierciedlających je dokumentów oraz ustalenie czy doszło do zaniechania działania w sytuacji gdy kontrolowany podmiot miał prawny obowiązek podjęcia określonych działań.

W wyniku kontroli następczej, która ujawniła nieprawidłowości, podejmowane są czynności pokontrolne, mające na celu usuniecie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieżenie im w przyszłości oraz usprawnienie badanej działalności, a także zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości i strat.

Kontrolę następczą sprawują pracownicy zobowiązani do nadzoru i kontroli prawidłowości

wykonania zadań z tytułu funkcji kierowniczej.

Kontrolę następczą realizuje się poprzez:

- inwentaryzację ( komisja inwentaryzacyjna),

- uzgadnianie i potwierdzanie sald (dział Kwestura UTP),

- uzgodnienia bilansowe (dział finansowo-księgowy),

- kontrola wewnętrzna

§ 3. 1.Środki kontroli stosowane i wykorzystywane w UTP są określone w:

1)Zasady (Polityka) Rachunkowości Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy

2)Obieg dokumentów emitowanych przez Kwesturę (wraz z załącznikami: wzorami dokumentów oraz kartami ,,Instrukcji emisji dokumentu”

3)Instrukcja dotycząca inwentaryzacji składników majątkowych ATR

4)Innych zarządzeniach Rektora,

5) Zakresach czynności pracowników,

6) Kartach kompetencji i odpowiedzialności.

2. Zastosowanie wyżej wymienionych środków kontroli pozwoli na:

1) oszczędne i efektywne wykorzystanie zasobów,

2) działania zgodne z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi kierownictwa,

3) zabezpieczenie składników majątku przed defraudacją i zniszczeniem bądź utratą

4) bieżące wykrywanie błędów i nieprawidłowości,

5) zapewnienie uzyskania terminowej i rzetelnej informacji dodatkowej.

5…………………………………………………………………

5.1 Kontrola merytoryczna:

Przed przekazaniem dokumentów (faktur, rachunków, not księgowych, wniosków o zaliczki, rozliczeń itp.) do Sekcji Finansowej, powyższe dokumenty podlegają kontroli pod względem merytorycznym w wydziale, którego wydatek dotyczy.

Merytoryczna kontrola polega na ocenie wydatku pod względem legalności, celowości i gospodarności oraz zgodności z ustawą prawo zamówień publicznych.

Kontrola polega na ustaleniu:

- czy dokument wystawiony został przez właściwy podmiot,

- czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,

- czy planowana operacja gospodarcza znajduje się w zatwierdzonym planie finansowo-księgowym,

- czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana albo wykonanie jej było niezbędne,

- czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,

- czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa o wykonanie usługi, umowa o dostawę lub czy złożono zamówienie,

- czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w tym zakresie,

- czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

Na dowód sprawdzenia opatrzone są stosowną pieczęcią i podpisem.

3. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji

gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia

gospodarczego to niezbędne jest jego uzupełnienie i szczegółowe opisanie - jaki wydział

dokonał zakupu, na rzecz kogo, z jakich środków budżetowych..

Faktury wystawiane zgodnie z zawartymi z kontrahentami umowami powinny zawierać w

opisie numer umowy.

4. Uzupełnienie opisu winno być umieszczone na odwrocie dokumentu. Nie powinno się

opisywać faktur VAT, faktur korygujących, not korygujących na czole dokumentu. Na czole dokumentu dozwolone jest tylko zamieszczanie numeru identyfikacyjnego wewnętrznego dokumentu księgowego.

5. Dokumenty źródłowe np. faktury, rachunki, noty księgowe, listy płac, wnioski o zaliczki

- podlegają sprawdzeniu i zatwierdzeniu pod względem merytorycznym przez kierownika jednostki bądź wskazaną przez niego osobę.

Dokumenty po dokonaniu kontroli pod względem merytorycznym powinny być przekazane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7dni, do Sekcji Finansowej w celu dokonania zapłaty.

6. Dokumenty towarzyszące fakturze dołączonej przez dany wydział. Po stwierdzeniu wykonania pracy (przez dany odpowiedzialny wydział UTP) należy do faktur końcowych dołączyć zamówienie, protokół końcowego odbioru robót, zamieścić informację o przyjęciu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych z powołaniem się na wystawione dowody OT, wpisie do ewidencji ilościowej lub przyjęciu do bezpośredniego użytkowania z potwierdzeniem odbioru przez użytkownika.

5.2. Kontrola zamówień publicznych.

Po dokonaniu kontroli merytorycznej faktury podlegają sprawdzeniu pod kątem zamówień publicznych przez pracownika wydziału lub pracownika działu AZZP. Na dowód sprawdzenia opatrzone są stosowną pieczęcią i podpisem.

Rejestr wydatków prowadzony w dziale AZZP obejmuje wydatki w rozbiciu na poszczególne grupy zakupów w celu bieżącej kontroli przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych.

5.3. Kontrola formalno – rachunkowa

polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz, czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.

Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu:

a) czy dowód posiada cechy wymagane ustawa o rachunkowości;

b) czy został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorącymi udział w zdarzeniu, w tym pieczęciami imiennymi i podpisami (lub czytelnymi podpisami) osób działającymi w imieniu stron, czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają stosowne upoważnienia;

c) czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym i wynik kontroli umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych;

d) czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych;

e) czy dokument posiada przeliczenie na walutę polską jeżeli opiewa na walutę obcą czy w sposób prawidłowy dokonano przeliczenia na walutę polską . Jeżeli takiego przeliczenia brak to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia.

Zadaniem kontroli formalno - rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne. Zadaniem kontrolującego jest przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenie do klauzuli zatwierdzającej kwoty, na która opiewa dokument (liczba i słownie) i zadbanie aby dowód zatwierdziły osoby upoważnione.

5.4. Zatwierdzenie do zapłaty.

1. Ostatecznego zatwierdzenie dokumentów do zapłaty dokonuje Kwestor (w razie nieobecności zastępca kwestora, kierownik sekcji finansowania dydaktyki i badań- na podstawie pełnomocnictwa), z zastrzeżeniem iż uprzednio dokonano kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.

2. Złożenie podpisu przez Kwestora na dokumencie oznacza, że:

a) sprawdził, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników, za prawidłową pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,

b) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji o rzetelności dokumentu, w którym ta operacja została ujęta,

c) posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z operacji gospodarczej oraz operacja mieści się w zatwierdzonym planie finansowym.

Na dowód zatwierdzenia opatrzone są stosowną pieczęcią i podpisem

Po pełnym zatwierdzeniu dokument przekazuje się do realizacji.

3. Na podstawie dowodów źródłowych zatwierdzonych do wypłaty sporządza się dyspozycje przelewu lub czeki gotówkowe, które są podpisywane przez osoby wymienione w karcie wzorów podpisów złożonej w banku.

4. Na wszystkich zrealizowanych dowodach umieszcza się klauzulę „zapłacono gotówką

czekiem, przelewem, dnia ....................." i podpis kasjera lub innego pracownika Sekcji

Finansowej uniemożliwiające wtórne zrealizowanie tego samego dowodu.

5.5. Dekretacja

1. Dekretacja dokumentu obejmuje:

- segregację dokumentów,

- powtórne sprawdzenie prawidłowości dokumentu,

- zapisowe oznaczenie sposobu księgowania: Wn / Ma i wartość podlegającą ewidencji księgowej.

Segregacja dokumentów polega na:

- wyłączeniu z ogółu dokumentów wpływających do księgowości tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu,

- podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy objęte ewidencją w poszczególnych rejestrach (kasowym lub bankowym),

- kontroli kompletności dokumentów na oznaczony dzień, dekadę bądź miesiąc (raport kasowy i wyciąg bankowy).

Po zaewidencjonowaniu dokumentu w księdze głównej wszelkie poprawki są niemożliwe, zaś ich wykonanie wymaga stworzenie odrębnego zatwierdzonego dokumentu.

3. Zapisy ewidencyjne podlegają ponownej kontroli poprzez sporządzenie miesięcznego zestawienia obrotów i sald.

4. W końcowym etapie sporządza się dziennik księgowań, które stanowią ostateczne podsumowanie miesiąca rozrachunkowego.

5.6. Przechowywanie

1. Dokumenty finansowo-księgowe przechowuje się w Kwesturze jeden rok po roku obrotowym, uporządkowane zbiory dowodów księgowych jednostki przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie jednego roku obrotowego na podstawie sporządzonego protokołu zdawczo-odbiorczego.

2. Dokumentacja wraz z urządzeniami ewidencyjnymi przekazywana jest do archiwum zakładowego po ustaleniu okresu przechowywania wg ogólnie określonej kategorii dokumentów i zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki optyczne (laserowe) oraz odpowiednie do tego mikrofilmy, pozwalające zachować zawartość dowodów w trwałej postaci.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. Wyżej wymienionej formy przechowywania danych nie wolno stosować do dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki majątkowe, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez Rektora.

4. Okresy przechowywania dokumentów księgowych:

- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych,

- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą,

- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 6 lat od roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

- księgi rachunkowe - 5 lat,

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat,

• od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

5.7. Udostępnienie

1. Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części:

- do wglądu na terenie Uczelni wymaga zgody Rektora lub osoby upoważnionej,

- poza siedzibą Uczelni wymaga pisemnej zgody Rektora oraz pozostawienia w Uczelni potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów,

• chyba, że odrębne przepisy stanowią inaczej.

RODZIAŁ

Rozliczenie finansowe

1. Rodzaje dowodów księgowych emitowanych przez Kwesturę

L. p.	Rodzaj dokumentu	Przeznaczenie	Dokument otrzymuje
1	2	3	4
1.	Faktura Vat	Wystawiana nabywcy uprawnionemu do jej otrzymania, dokumentująca sprzedaż towarów i usług oraz podatek należny z nią związany	- nabywca - Kwestura - wystawiający
2.	Faktura korygująca	Dokumentująca korekty dokonane w uprzednio wystawionej fakturze VAT	- adresat - Kwestura - wystawiający
3.	Nota korygująca	Wystawiana sprzedawcy towaru lub usługi w celu skorygowania pomyłek w otrzymanej fakturze (fakturze korygującej)	- sprzedawca 2 egz. (1 egz. po sprawdzeniu wraca do wystawcy) - wystawiający - Kwestura
4.	Faktura Vat RR	Wystawiana sprzedawcy będącemu rolnikiem ryczałtowym	- rolnik - Kwestura
5.	Faktura Vat -zaliczkowa	Faktura stwierdzająca pobranie przedpłaty, zaliczki zadatku, raty	- adresat - Kwestura
6.	Faktura Wewnętrzna Vat- wewnatrzwspólnotowe nabycie towarów	Faktura stwierdza przekazanie przez UTP nabytych towarów na własne cele, lub dla pracowników UTP, darowizny, import usług.	- Kwestura
7.	Polecenie przelewu	Realizacja zobowiązań finansowych	- bank finansujący
8.	Czek gotówkowy	Zlecenie wypłacenia okazicielowi określonej kwoty	- bank finansujący
9.	Zlecenie polecenia wypłaty za granicę	Realizacja zobowiązań finansowych wobec kontrahenta zagranicznego	- Bank finansujący 2 egz. jeden egz. potwierdzony przez Bank wraca do Kwestury
10.	Wniosek o zaliczkę	Sfinansowanie zakupu przedmiotów, materiałów lub usług	- pracownik pobierający zaliczkę
11	Rozliczenie zaliczki	Rozliczenie wydatków i zakwalifikowanie ich w koszty	- zaliczkobiorca
12.	Zmiana miejsca użytkowania -środka trwałego MT -środka trwałego umarzanego w 100% MN	Dokonanie przesunięcia środka trwałego lub środka trwałego umorzonego w 100%, figurującego w ewidencji inwentarzowej jednostki organizacyjnej AR	- KK - Jednostka przejmująca - Jednostka przekazująca
13.	Protokół przekazania-przejęcia środka trwałego PT	Dowód przyjęcia do ewidencji zakupionego środka trwałego i zwiększenie wartości środka trwałego zakupionego z dotacji na badania własne, działalność statutową oraz granty imienne KBN	- KF - Jednostka przejmująca - NN
14.	Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT	Dowód przekazania środka trwałego na zewnątrz (nieodpłatne przekazanie)	- Jednostka przejmująca - KK - Jednostka przekazująca
15.	Przyjęcie środka trwałego OT	Dowód przyjęcia środka trwałego z inwestycji zakupionego z dotacji MENiS, dochodów własnych, grantów aparaturowych.	- KF - NN - Jednostka przejmująca
16.	Likwidacja środka trwałego Wniosek -Protokół likwidacji składników majątkowych	Dowód likwidacji środka trwałego wystawiany przy faktycznej likwidacji oraz sprzedaży środka trwałego	- KF - Jednostka użytkująca
17.	Karta ewidencyjna środka trwałego	Dowód przyjęcia do ewidencji środka trwałego	- Jednostka użytkująca - KK (3 egz.)
18.	Kartoteka materiałowa ilościowo-wartościowa	Ewidencja materiałów	- KK
19.	Księga inwentarzowa środków trwałych	Ewidencja środków trwałych	- NN
20.	Kartoteka ilościowo-wartościowa Ś.T.	Ewidencja środków trwałych	- KK
21.	Umowa o pracę (wypowiedzenie)	Podjęcie zatrudnienia (ustanie zatrudnienia)	- pracownik - Dział Spraw Pracowniczych - KWESTURA
22.	Mianowanie (powołanie)	Zatrudnienie na podstawie mianowania (powołania)	- pracownik - Dział Spraw Pracowniczych - KWESTURA
23.	Zasiłek na zagospodarowanie	Zagospodarowanie (zgodnie z przepisami)	- pracownik - Dział Spraw Pracowniczyh - Kwestura
24.	Karta urlopowa	Poświadczenie urlopu	- Dział Spraw Pracowniczych
25.	Pismo informujące o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia	Nagrody wyróżnienia	- pracownik - Dział Spraw Pracowniczych - Kwestura
26.	Zwolnienie lekarskie	Poświadczenie choroby pracownika	- Dział Spraw Pracowniczych
27.	Umowa zlecenie	Dokonanie określonej czynności prawnej	- zleceniobiorca - zleceniodawcy
28.	Umowa o dzieło	Wykonanie zamówionego dzieła	- wykonawca - zamawiający
29.	Zlecenie na prace w godzinach nadliczbowych	Uzasadniona konieczność wykonania pracy poza obowiązującym czasem pracy	- Kwestura - Jednostka zlecająca
30.	Rachunek dot. Umowy zlecenia	Zapłata za wykonana pracę	- Kwestura - Zleceniobiorca
31.	Rachunek dotyczący umowy o dzieło	Zapłata za wykonanie dzieła	-Kwestura - Wykonawca
32.	Polecenie wyjazdu służbowego	Wykonanie określonego zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce zatrudnienia pracownika	- delegowany pracownik
33.	Rozliczenie kosztów podróży krajowej	Ustalenie kosztów podróży służbowej	- Kwestura
34.	Rozliczenie z zaliczki zagranicznych środków pobranych w UTP	Wykonywania zadania w terminie i państwie określonym przez UTP	- pracownik delegowany za granicę - NN - KF
35.	Rozliczenie z pobranych zagranicznych środków płatniczych	Ustalenie kosztu zagranicznej podróży służbowej	- pracownik delegowany - NN - KF
36.	Zlecenie zakupu zagranicznych środków płatniczych na koszty zagranicznych podróży służbowych	Zaliczka w związku z wyjazdem służbowym za granicę	- bank finansujący 2 egz. - Kasa
37.	Zapotrzebowanie na dewizy	Zaliczka w związku z wyjazdem służbowym pracownika za granicę	- bank finansujący - kasa
38.	Pokwitowanie wpłaty gotówki	Wszelkie wpłaty gotówki - wydruk komputerowy z nadanym systemowo numerem kolejnym.	- wpłacający - kasjer
39.	Dowód wypłaty KW	Wypłata wyłącznie nie podjętych płac (druk ścisłego zarachowania)	- pobierających płace - KF
40.	Polecenie przyjęcia od studenta wpłaty (powtarzanie roku, semestru, przedmiotu i inne)	Regulowanie należności UTP wynikających z regulaminów studiów	- kasa - student
41.	Notatka służbowa dot. zwrotu nadpłaty za korzystanie z obiektów AR	Regulowanie należności studenta zgodnie z regulaminem korzystania z obiektów AR	- kasa - KF
42.	Polecenie wypłaty	Dowód wewnętrzny - zwrot nadpłaty do rozliczenia zaliczki, delegacji, składki, potrąceń w dokumentach źródłowych	- Kwestura
43.	Specyfikacja wpłat na kwitariusz	Zestawienie dokonanych wpłat nie fakturowanych na druki ścisłego zarachowania z wyszczególnieniem: kwoty netto i podatku VAT.	- kasa - DS
44.	Lista wynagrodzeń osobowego funduszu płac (zaliczka na płace)	Wg dokumentów stanowiących podstawę obliczenia wysokości wynagrodzenia. Dla poszczególnych grup pracowniczych wg nośników kosztów wraz z narzutami	- kasa - Sekcja Płac
45.	Lista wynagrodzeń bezosobowego funduszu płac, honorariów	Wg dokumentów stanowiących podstawę obliczenia wysokości wynagrodzenia wraz z narzutami	- kasa - Sekcja Płac
46.	Lista dot. Świadczeń socjalnych: zapomogi socjalne, zapomogi losowe, dofinansowania, dopłaty do wypoczynku, wczasy „pod gruszą", pożyczki mieszkaniowe	Wg dokumentów stanowiących podstawę przyznania świadczenia	- kasa - Sekcja Płac - Dział Spraw Pracowniczych (Socjalny)
47.	Nota księgowa	W celu zgodnego zaksięgowania określonych pozycji	- jednostka organizacyjna - wystawiający
48.	Ewidencja przebiegu pojazdu	Załącznik do polecenia wyjazdu służbowego samochodem prywatnym	- delegowany pracownik - Kwestura
49.	Polecenie księgowania PK	Dokonanie zapisu księgowego nie wyrażającego operacji gospodarczej (zestawienie dowodów, zbiorczy zapis, storno)	- Kwestura
50.	Arkusz spisu z natury (druk ścisłego zarachowania)	Stwierdzenie stanu rzeczywistego spisywanego mienia	- Kwestura - Stanowisko ds. Inwentaryzacji
51.	Zestawienie zbiorcze spisów z natury	Porównanie ilości i wartości wg danych spisu z ewidencją księgową	- Kwestura
52.	Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych	Wyjaśnienie wynikłych różnic	- Kwestura - Stanowisko ds. Inwentaryzacji
53.	Protokół posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej, w sprawie różnic inwentaryzacyjnych	Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, zgłoszenie wniosków, księgowanie różnic stosownie do decyzji Rektora (ewent. Kanclerz?)	- Kwestura - Stanowisko ds. Inwentaryzacji

Ogólne zasady wystawiania, przyjmowania i kontroli poszczególnych rodzajów dokumentów

1. Wykaz stosowanych w UTP dowodów księgowych zawiera załącznik nr 1 do instrukcji

2. Dokumenty księgowe są wystawiane (emitowane) przez upoważnionych pracowników właściwych komórek organizacyjnych, w liczbie egzemplarzy określonej w załączniku nr 1.

3. Pracownik wystawiający dokument opatruje go numerem kolejnym dla danego rodzaju dokumentów, datą wystawienia i swoim podpisem.

4. Numeracji formularzy dokumentów określonych jako druki ścisłego zarachowania dokonuje Dział Finansowy, który prowadzi ewidencję d. ś. z., wydaje druki (bloczki druków) oznaczone stemplem UTPi podpisem dysponenta oraz rozlicza osoby pobierające druki i sprawdza wykorzystanie druków.

5. Kontrolę dokumentów sprawują pracownicy komórek organizacyjnych zgodnie z zakresem obowiązków zawierającym wykaz czynności wykonywanych na poszczególnych stanowiskach w czasie obiegu dokumentów.

6. Do przyjmowania, ewidencji i rozdzielania wpływających do UTP zewnętrznych dokumentów księgowych są upoważnieni pracownicy zainteresowanych merytorycznie komórek organizacyjnych.

7. Operacje gospodarcze, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem VAT, mogą być dokumentowane wyłącznie fakturami VAT.

8. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku - paragony, dowody wpłaty do kasy itp. dokumenty. Jeżeli jednak dla zapewnienia nieprzerwanej działalności UTP lub z innych społecznie albo ekonomicznie uzasadnionych przyczyn konieczne jest dokonanie zakupu rzeczowych składników majątku w punktach sprzedaży nie wystawiających faktur ani rachunków, to za prawidłowy dowód księgowy uważa się pisemne oświadczenie pracownika dokonującego zakupu, pod warunkiem że:

a) zakupiono rzeczowe składniki majątku w ilości przyjętej w obrocie detalicznym;

b) w treści oświadczenia podano ilość, cenę i wartość poszczególnych rodzajów zakupionych rzeczowych składników majątku oraz źródło ich zakupu;

c) oświadczenie podpisała osoba upoważniona na dowód aprobaty zakupu.

W przypadku zakupu usług, oświadczenia pracownika mogą być uznane za prawidłowy dowód księgowy, jeżeli na podstawie przepisów szczególnych lub zwyczaju, usługi są świadczone bez wystawiania faktur (przejazdy lub przewozy niektórymi środkami transportu, udział w imprezach kulturalnych, usługi telekomunikacyjne, konferencje, szkolenia itp.).

Zasady obrotu i przebiegu operacji gospodarczych.

1. Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentów, należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady:

a) przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzania;

b) przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się prac, powodującemu możliwość powstania pomyłek;

c) dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki do minimum.

2. W UTP dokumentuje się operacje:

a) zakupu,

b) sprzedaży,

c) majątku wyłączonego z obrotu,

d) środków pieniężnych,

e) zapasów,

f) płac i świadczeń socjalnych,

g) pozostałych dziedzin działalności.

3. Zasady przebiegu i dokumentowania zakupów.

Dokumentowanie zakupów, produktów, sprzętu, jak również innych rzeczy i dóbr, o wartości przekraczającej 14.000 Euro, przedstawia Regulamin Zamówień Publicznych UTP wprowadzony zarządzeniem Rektora Wpływające do jednostki organizacyjnej dokumenty dotyczące zakupów wymagają zaewidencjonowania w książce korespondencji przychodzącej.

Faktury VAT, rachunki, noty podpisywane są przez kierownika jednostki organizacyjnej (osobę upoważnioną) za zgodność pod względem merytorycznym wraz ze wskazaniem miejsca powstawania kosztów (rodzaju działalności) zgodnie z planem kont UTP.

4. Nota korygująca

Notę korygującą może wystawić nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza: - ze sprzedawcą, nabywcą lub oznaczeniem towaru albo usługi, a mianowicie:

a) pomyłki w numerach identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

b) pomyłki w określeniu daty sprzedaży oraz daty wystawienia i numeru kolejnego faktury;

c) pomyłki w symbolach PKWiU dotyczących wyrobów i usług oraz PKOB w zakresie robót i obiektów budowlanych;

d) pomyłki w podpisach osób upoważnionych do wystawienia faktur.

5. Nabywca towaru (usługi), który od sprzedawcy otrzymał fakturę (fakturę korygującą), w której znajduje się błąd możliwy do skorygowania notą korygującą, po jej wystawieniu przesyła ją wystawcy faktury (faktury- korygującej), tzn. sprzedawcy wraz z kopią.

6. Jeżeli sprzedawca - wystawca faktury (faktury korygującej) zgadza się z treścią noty, potwierdza jej treść podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub faktury korygującej, po czym jej oryginał zatrzymuje u siebie, a potwierdzoną kopię powinien odesłać wystawcy noty, czyli nabywcy towaru (usługi).

7. Nota korygująca powinna zawierać co najmniej:

a) numer kolejny i datę jej wystawienia;

b) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;

c) dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca,

d) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej;

e) czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia noty korygującej lub imię i nazwisko oraz podpis tej osoby;

f) wyrazy "Nota korygująca".

8. Stwierdzone w dokumentach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dokumencie lub w załączniku do dokumentu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dokumentu.

Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe.

9. Opracowane dokumenty przekazywane są niezwłocznie za pokwitowaniem do Kwestury celem formalno-rachunkowego sprawdzenia.

Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych.

10. Dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają zatwierdzeniu. Zatwierdzone dokumenty stanowią podstawę dokonania przelewu środków pieniężnych na rachunek wierzyciela.

11. Polecenie przelewu .

Podstawą do wystawienia polecenia przelewu powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie lub zawarta umowa.

Polecenie przelewu sporządza Kwestura w programie elektronicznego przekazu, i po

zatwierdzeniu przez upoważnione osoby (w formie złożenia podpisu elektronicznego w systemie

i zwykłego podpisu na wydruku papierowym) przesyła do banku pocztą internetową.

Zrealizowanie przelewu potwierdzane jest przez bank w formie załącznika do wyciągu bankowego.

12. Gotówkowe zakupy sprzętu, materiałów, usług itp. mogą być dokumentowane rachunkiem (gdy sprzedawca nie jest podatnikiem Vat-u).

Sprawdzanie rachunku i wskazanie miejsca powstawania kosztów odbywa się w trybie

właściwym dla faktury VAT.

Celowość zakupów potwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

13. Zakupy dokonywane przez UTP mogą być regulowane za pomocą czeków gotówkowych. Czeki gotówkowe winny być wystawiane przez Kwesturze w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami. Na czeku wpisuje się imię i nazwisko osoby, która pobiera czek za pokwitowaniem. Po otrzymaniu wyciągu bankowego, suma podjęta czekiem podlega sprawdzeniu porównawczemu z kwotą ujętą w raporcie kasowym..

Sfinansowanie zakupów niektórych przedmiotów, materiałów lub usług dokonywane jest w formie gotówkowej. Wniosek o zaliczkę podpisany przez kierownik jednostki organizacyjnej zatwierdza Kwestor i Kanclerz. Zatwierdzony wniosek jest podstawą do pobrania przez zaliczkobiorcę gotówki z kasy. Ustała się 7-dniowy termin rozliczenia zaliczki.

14. Rozliczenie zaliczki jest udokumentowaniem poniesionych wydatków.

Każdy dokument załączony do rozliczenia winien wskazywać jakiego rodzaju działalności dotyczy i podpisany przez kierownika komórki.

Ogólna suma poniesionych wydatków, wykazana w rozliczeniu, wymaga sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym przez Kwesturę i zatwierdzenia. Nie wykorzystaną kwotę zaliczki pracownik wpłaca do kasy w dniu dokonywania rozliczenia.

15. Dokumentem stosowanym przy transakcjach z podmiotem zagranicznym jest dyspozycja wystawiania polecenia wypłaty.

Zlecenie sporządza Kwesturze w oparciu o stosowne dokumenty zawierające niezbędne dane dotyczące transakcji. Zlecenie po podpisaniu przez upoważnione osoby składane jest w banku celem przekazania wskazanej kwoty dewiz. Zrealizowanie zlecenia jest potwierdzane wyciągiem bankowym.

16. Zasady ewidencji i dokumentowania sprzedaży

Przychodem ze sprzedaży są kwoty należne lub uzyskane za sprzedane produkty (wyroby i usługi), towary, materiały, środki trwałe, publikacje naukowe itp. (niezależnie od tego, czy zostały zapłacone) wynikające z przemnożenia ilości sprzedanej przez jednostkową cenę sprzedaży (skorygowane o udzielone rabaty, bonifikaty, upusty), zmniejszone o należny od tej sprzedaży VAT.

17. Operacje gospodarcze dotyczące sprzedaży zalicza się do tych okresów sprawozdawczych, których dotyczą, tj. sprzedaż uważa się za dokonaną pod datą wykonania świadczenia, zgodnie z zawartą umową kupna-sprzedaży.

18. Sprzedaż dokumentowana jest przy pomocy:

1) faktur oraz faktur korygujących,

2) prowadzonych bieżąco raportów (kasowych lub innych zestawień) zainkasowanych wpłat od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej.

19. Faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

a) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy (dane te powinny być podane zgodnie ze zgłoszeniem rejestracyjnym VAT-R);

b) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

c) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży, datę wystawienia i numer kolejny faktury, oznaczonej jako faktura VAT;

d) nazwę towaru lub usługi;

e) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

f) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

g) wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

h) stawki podatku ( w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług objętych stawka podatku niższą od podstawowej lub zwolnionych od podatku konieczne jest podanie symbolu PKWiU w stosunku do towarów lub usług lub PKOB w stosunku do obiektów budowlanych.);

i) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na

poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku;

j) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na

poszczególne stawki podatkowe;

k) wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość

sprzedaży brutto), z podziałem na poszczególne stawki podatkowe lub zwolnionych od

podatku;

I) kwotę należności ogółem, wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie;

m) czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub podpis oraz imiona i nazwiska tej osoby.

20. Faktura korygująca wystawiana jest w przypadku:

a) gdy po wystawieniu faktury udzielono nabywcy rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont);

b) zwrotu sprzedawcy towarów;

c) zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu;

d) gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury;

e) stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

21. Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

b) numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy,

c) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "Faktura VAT";

3) nazwę towaru lub usługi objętych podwyżką ceny (symbol PKWiU lub KOB);

4) kwotę podwyższenia lub obniżenia ceny bez podatku;

5) kwotę podwyższenia lub obniżenia podatku należnego;

6) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawiania faktury korygującej lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

23. Faktury korygujące powinny zawierać wyraz "Korekta" lub wyrazy "Faktura korygująca". Sprzedawca obowiązany jest bezwzględnie posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, ponieważ stanowi to podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie.

24. Faktura Vat dokumentująca otrzymane zaliczki, powinna zostać wystawiona nie później niż 7 dnia od dnia , w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności lub pobrano kolejna część zapłaty w przypadku „małego podatnika"

Faktura powinna zawierać co najmniej:

a) imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

b) numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

c) datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako Faktura VAT;

d) kwotę otrzymanej części lub całości należności netto, vat-u i brutto;

e) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość towarów, wartość netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;

f) datę otrzymania części lub całości należności.

Jeżeli faktury dokumentujące pobranie zaliczek nie obejmują całej kwoty brutto - sprzedawca po wydaniu towaru lub usługi wystawia fakturę na zasadach ogólnych, z tym, ze sumę wartości towarów lub usług pomniejsza o wartość otrzymanych zaliczek. Taka faktura powinna zawierać również numery faktur dokumentujących otrzymane zaliczki.

26. Faktura VAT RR -wystawiana jest przez podatnika Vat nabywającego produkty rolne od rolnika ryczałtowego w 2 egzemplarzach . Oryginał faktury przekazywany jest dostawcy. Faktura VAT RR powinna zawierać co najmniej:

a) imię i nazwisko lub nazwę dostawcy i nabywcy oraz ich adresy;

b) numer identyfikacji podatkowej lub Pesel dostawcy i nabywcy;

c) numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał ten dokument jeżeli rolnik ryczałtowy jest osoba fizyczną;

d) datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury;

e) nazwy nabytych produktów rolnych;

f) jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów;

g) cenę jednostkowa nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;

h) stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;

i) kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku oraz wartość nabytych produktów rolnych;

j) wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwota zryczałtowanego zwrotu

podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;

k) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub

podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

27. Termin wystawiania faktur. Faktury wystawia się nie później siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi ( z zastrzeżeniem § 17 i § 18 rozporządzenia).

28. W przypadku określenia w fakturze, wyłącznie miesiąca i roku dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

29. Faktury wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Kopie faktur dostarczane są do Kwestury nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca.

Oryginał faktury powinien zawierać wyraz "Oryginał", a kopia faktury - wyraz "Kopia”

30. Do ewidencji faktur prowadzony jest rejestr sprzedaży, zawierający co najmniej następujące dane:

a) numer kolejny w rejestrze,

b) numer kolejny faktury,

c) datę dokonania sprzedaży,

d) datę wystawienia faktury,

e) numer identyfikacyjny nabywcy,

f) imię i nazwisko (nazwę) oraz adres (siedzibę) nabywcy,

g) podstawę opodatkowania wg stawek VAT, h) VAT należny według grup podatkowych, i) sprzedaż zwolnioną z VAT,

j) kwotę należności,

k) ogólną sumę danych dotyczących pkt. G-j;

31. Stosując rejestry sprzedaży należy:

a) sporządzać je co najmniej za okresy miesięczne;

b) w poszczególnych miesiącach ujmować w nich chronologicznie oraz wg kolejnej numeracji wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury bez względu na okres w jakim dokonano sprzedaży;

c) stosować tyle rejestrów, ile jest stanowisk wystawiających faktury aby możliwe było zachowanie kolejności numeracji faktur;

d) dostosowywać prowadzone rejestry do ewidencji syntetycznej sprzedaży wg zasad ustalonych w planie kont UTP.

32. W rejestrach sprzedaży prowadzi się również ewidencję faktur i faktur korygujących. Zasady ewidencji majątku wyłączonego z obrotu.

33. Do podstawowych wzorów druków służących ewidencji majątku UTP należą:

1) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego ZmMs -

Druk stosowany jest przy przemieszczeniu środka trwałego wymagającego odnotowania w księdze inwentarzowej;

2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego umarzanego w 100% ;

3) protokół przekazania-przejęcia środka trwałego -.

Druk wystawia NN na podstawie faktury zakupu oraz ewidencjonuje w rejestrze zakupu środków trwałych nadając numer PT i inwentarzowy.

Druk PT wystawia się również w przypadku zwiększenia wartości środka trwałego;

4) karta ewidencyjna środka trwałego.

Podstawą wystawienia przez KK karty ewidencyjnej jest dowód PT. Kartę wystawia się w 4 egzemplarzach;

5) przyjęcie środka trwałego - OT, druk wystawiany w przypadku otrzymania środka trwałego z inwestycji;

6) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT dokumentujący przekazanie środka trwałego na zewnątrz (dotyczy nieodpłatnego przekazania lub otrzymania środka trwałego).

34. Zasady stosowane przy opracowywaniu i obiegu dokumentów dotyczących inwestycji lub remontów (w zakresie środków pieniężnych i rozrachunków) nie odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad. Z tych względów ograniczono się do omówienia dokumentów dotyczących inwestycji i remontów rozpoczętych i zakończonych. Wszystkie dokumenty, dotyczące tej sfery działalności UTP, powinny być skontrolowane przez Dział Eksploatacji i Remontów, opisane zgodnie z ustaleniami planu rzeczowo-finansowego inwestycji lub remontów.

Jeżeli faktura dotyczy inwestycji i remontów konieczne jest wydzielenie kwoty dotyczącej poszczególnych rodzajów nakładów.

36. Dostawy maszyn, urządzeń, wyposażenia przekazywanego do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami dostawców zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur dowodami "OT", względnie - jeżeli w ramach pierwszego wyposażenia nabyto środki obrotowe - dowodami "PZ", W omawianym przypadku dowody OT i PZ stanowią podstawę do zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych oraz przychodu środków trwałych i obrotowych.

W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty, do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, umowa i kosztorys wykonawczy.

37. W przypadku przekazywania z magazynu zużycia materiałów inwestycyjnych na inwestycje lub remonty wykonywane we własnym zakresie - wystawiany jest dowód RW.

Udokumentowanie wydania materiałów wykonawcom inwestycji lub remontów - stanowi dowód WZ.

Dokumentowanie płac i świadczeń socjalnych.

38. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Podstawowymi źródłami do sporządzania listy płacy są:

a) umowa o pracę,

b) umowa o pracę zleconą,

c) mianowanie, powołanie,

d) karta czasu pracy,

e) zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych,

f) wnioski premiowe,

g) karta urlopowa,

h) zwolnienia lekarskie.

40. Listy płac sporządza Kwestura na podstawie sprawdzonych dowodów źródłowych.

Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:

a) okres za jaki obliczono wynagrodzenie,

b) łączną sumę do wypłaty,

c) nazwisko i imię pracownika,

d) sumę należnego wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki wynagrodzenia

e) kwotę podatku i składek Zus,

f) kwotę do wypłaty netto,

g) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

h) pokwitowanie odbioru wynagrodzenia.

Listy płac powinny być podpisane przez:

a) osobę sporządzającą

b) osobę sprawdzającą,

d) Kwestora,

e) Kanclerza

41. Dokumentowanie wydatków obciążających fundusz socjalny dokonuje się w oparciu o Regulamin przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy .

W oparciu o właściwe dokumenty, UTP sporządza listy nw. świadczeń i zapomóg:

a) zapomoga socjalna,

b) zapomoga losowa,

c) pożyczka mieszkaniowa,

e) wczasy turystyczne "pod gruszą",

f) inną pomoc rzeczową.

Listy wypłat świadczeń socjalnych podpisywane są przez osobę sporządzającą, Rektora, Kwestora i Kanclerza.

Wpłata gotówki do kasy następuje na podstawie dokumentów źródłowych, określających cel lub przeznaczenie wpłaty.

Dokumentowanie wpłat odbywa się przy pomocy pokwitowań komputerowych (posiadających wszelkie znamiona druku ścisłego zarachowania) zawierających numer kolejny i pozycje raportu kasowego nadawaną systemowo. Kopie pokwitowań wpłaty wraz z dowodami źródłowymi, będącymi podstawą dokonania wpłaty, kasjer załącza do raportu kasowego.

43. Wypłaty gotówkowe, realizowane w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych UTP, winny być rozliczane sukcesywnie zestawieniem wpłat wraz z załączonymi kopiami pokwitowań (druki ścisłego zarachowania), kopiami rachunków, z wyszczególnieniem rozbicia wpłat na poszczególne tytuły.

44. Rozliczenie wymaga sprawdzenia i podpisania przez Kwesturę na okoliczność prawidłowego wykazania zawartych w nim danych. Rozliczenie wraz z załącznikami i pokwitowaniem wpłaty rozliczonej kwoty kasjer załącza do raportu kasowego.

45. Wypłata gotówkowa realizowana jest na podstawie źródłowych dokumentów wypłaty zatwierdzonych przez Kwestora i Kanclerza.

W przypadku stwierdzenia braku podpisu ww. osób, kasjer winien je przekazać do właściwej komórki celem uzupełnienia.

46. Prowadzi się odrębne raporty kasowe dotyczące działalności socjalnej.

47. Raport kasowy podlega sprawdzeniu na okoliczność kompletności załączonych dowodów i ciągłości salda

ROZDZIAŁ

Składniki Majątkowe

Składnik majątku powinien spełnić następujące warunki, aby mógł być zaliczony do środków trwałych:

1. być kompletny i zdatny do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania

2. przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok

3. stanowić własność (współwłasność) jednostki lub zostać przyjęty w najem, dzierżawę, leasing i jednostka ma prawo dokonywać od nich odpisów amortyzacyjnych

4. przeznaczony na własne potrzeby jednostki lub do oddania w używanie.

Do udokumentowania ruchu środków trwałych służą następujące dowody księgowe:

A/ OT „ przyjęcie środka trwałego"

B/ protokół przekazania w przypadku „zmiany miejsca użytkowania środka trwałego"

C/ PT protokół przekazania - przyjęcia środka trwałego

D/ LT „likwidacja środka trwałego"

OT „przyjęcie środka trwałego" oraz „przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych” służy do udokumentowania przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Wystawiany jest przez AZZP (AZZP wystawia dowód OT dla aparatury oraz wartości niematerialnych i prawnych; Specjalista ds. Nieruchomości wystawia OT dla gruntów UTP; Dział Eksploatacji i Remontów wystawia OT dla budynków i budowli UTP). Dowód ten sporządzany jest w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:

a) oryginał - Kwestura

b) pierwsza kopia - dla komórki organizacyjnej przyjmującej środki trwałe w użytkowanie,

c) druga kopia – dla wystawiającego.

Sporządza się go na podstawie

a) w przypadku zakupu środka trwałego nie wymagającego montażu - faktury dostawy, protokołu odbioru technicznego, dowodu odprawy celnej,

b) w przypadku zakupu środka trwałego wymagającego montażu - oprócz dowodów wymienionych w pkt. a), również faktury wykonawców montażu,

c) w przypadku przyjęcia środka trwałego z inwestycji - protokołu odbioru technicznego,

d) w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji - protokołu różnic,

inwentarzowych z decyzją komisji inwentaryzacyjnej.

Dowód OT powinien zawierać:

1) numer dowodu OT, datę przyjęcia do użytkowania, numer komputerowy środka trwałego „S”, a w przypadku wartości niematerialnych i prawnych – numer komputerowy „WN”,

2) symbol klasyfikacji środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych oraz numer z księgi inwentarzowej Jednostki,

3) nazwę środka trwałego i jego krótką charakterystykę (np. rok produkcji, numer fabryczny , wymiary, ciężar, itp.),

4) miejsce użytkowania środka trwałego,

5) określenie dostawcy środka trwałego,

6) wartość początkową , stawkę amortyzacyjną zgodną z planem amortyzacji Uczelni,

7) sposób ujęcia dowodu OT w księgach rachunkowych,

Sporządzony dowód OT podpisuje osoba odpowiedzialna materialnie oraz osoba, która dany środek przyjęła do użytkowania i przekazuje do kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Skontrolowany dowód OT podlega zatwierdzeniu przez Sekcję Majątku. Załącznikiem do dowodu OT jest protokół odbioru technicznego. W trakcie eksploatacji środka trwałego może nastąpić zmiana jego miejsca użytkowania (zmiana komórki organizacyjnej jednostki). Podstawą do udokumentowania zmian miejsca użytkowania środka trwałego jest Protokół przekazania. Wystawiany jest w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka trwałego.

Protokół przekazania powinien zawierać:

1) nazwę środka trwałego i krotką jego charakterystykę,

2) numer z księgi inwentarzowej Jednostki oraz numer komputerowy środka trwałego S,

3) jego wartość początkową,

4) datę zmiany miejsca użytkowania i przyczyny zmiany – ”i przyczyny zmiany” do usunięcia,

5) dotychczasowe i nowe miejsce użytkowania,

6) podpisy osoby materialnie odpowiedzialnej przekazującej i osoby materialnie odpowiedzialnej otrzymującej środek trwały,

7) datę sporządzenia protokołu,

Protokół przekazania sporządza się w trzech egzemplarzach

1) oryginał- Sekcja Majątku

2) pierwsza kopia - dla komórki organizacyjnej otrzymującej środek trwały,

3) druga kopia - dla komórki organizacyjnej przekazującej środek trwały,

Dowód ten podlega kontroli formalnej i rachunkowej oraz zatwierdzeniu przez Sekcję Majątku.

Dowód PT „protokół przyjęcia - przekazania środka trwałego" służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce. Nieodpłatne przekazanie środka trwałego następuje na podstawie pisemnej zgody osoby odpowiedzialnej materialnie na przekazanie nieodpłatne środka na zewnątrz. Pismo to kierowane jest do strony przyjmującej środek. Strona przyjmująca powinna wystąpić z pisemną prośbą do Dziekana, a Prorektor ds. Nauki akceptuje zgodę na przekazanie środka na zewnątrz.

Pismo z pisemną zgodą na przekazanie środka stanowi podstawę do wystawienia dowodu PT „protokołu przekazania - przyjęcia środka trwałego".

Dowód ten zawiera co najmniej:

1. nazwę środka trwałego i symbol klasyfikacji środków trwałych,

2. numer z księgi inwentarzowej oraz numer komputerowy środka trwałego „S”

3) wartość początkową i wysokość dotychczasowego umorzenia

4) nazwę i adres jednostki przekazującej i przyjmującej środek oraz podpisy osób reprezentujących jednostkę

Kontroli merytorycznej wystawionego dowodu PT dokonuje osoba materialnie odpowiedzialna, a kontroli formalno – rachunkowej Sekcja Majątku.

Sporządzany jest w trzech egzemplarzach:

1) oryginał - dla jednostki otrzymującej środek trwały,

2) pierwsza kopia - dla jednostki przekazującej środek trwały,

3) druga kopia – dla Sekcji Majątku,

4) trzecia kopia - dla osoby materialnie odpowiedzialnej. – cały punkt 4 do usunięcia

Likwidacja środka trwałego następuje na skutek zużycia, zniszczenia, niedoboru – słowo „niedoboru” - do usunięcia lub sprzedaży. Do udokumentowania likwidacji środka trwałego służy dowód LT „likwidacja środka trwałego". Wystawiany jest przez Dział Gospodarki Majątkowej na wniosek osoby materialnie odpowiedzialnej.

Dowód LT powinien zawierać:

1) numer i datę dowodu

2) nazwę środka trwałego numer inwentarzowy

3) numer z księgi inwentarzowej oraz numer komputerowy środka trwałego „S”

3) wartość początkową i jego dotychczasowe umorzenie

4) orzeczenie komisji likwidacyjnej (określenie przyczyn likwidacji)

5) skład komisji likwidacyjnej oraz podpisy jej członków

Załącznikami do LT powinny być:

1) orzeczenie techniczne rzeczoznawcy uwaga!: do tej pory pismo z wyceną środka pozostaje przy wnioskach likwidacyjnych, które zabezpiecza Dział Gospodarki Majątkowej, a powinno być dołączone do dowodu LT.

2) protokół fizycznej likwidacji

3) faktura w przypadku sprzedaży

Jest sporządzany w trzech egzemplarzach:

1) oryginał – Sekcja Majątku,

2) pierwsza kopia - dla komórki organizacyjnej w której środek trwały był używany,

3) druga kopia - dla wystawiającego dokument (AGM).

Sprawdzony dokument pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym stanowi podstawę do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji syntetycznej i analitycznej.

5. Zasady stosowane przy opracowaniu i obiegu dowodów dotyczące działalności inwestycyjnej (np, w zakresie środków pieniężnych, rozrachunków, obrotów magazynowych) nie odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad, które należy stosować podobnie jak w zakresie działalności eksploatacyjnej. Z tych względów w instrukcji ograniczono się do omówienia dowodów dotyczących inwestycji rozpoczętych i zakończonych. Przez środki trwałe w budowie (inwestycje) rozumie się zaliczone do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego (art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy o rachunkowości). Wszystkie dowody dotyczące omawianych operacji powinny być skontrolowane przez pracownika nadzorującego wykonanie inwestycji. Dowodami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są:

• faktury - rachunki zewnętrzne dostawców oraz wykonawców,

• dowody wydania materiałów,

Dostawy środków transportowych, wyposażenia, maszyn i urządzeń przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami - rachunkami dostawców zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur - rachunków dowodami OT - przyjęcia środka trwałego względnie, jeżeli w ramach pierwszego wyposażenia nabyto środki obrotowe, zamiast dowodu OT wystawia się dowód PZ, W omawianym przypadku dowody OT i PZ stanowią również podstawę do zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych oraz przychodu środków trwałych i obrotowych. W protokóle tym należy również umieścić dane dotyczące osoby, której powierzono dokumentację do przechowania. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty do faktury - rachunku wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego).

Dowodami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących zakończonych inwestycji są:

1) protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji,

2) dowody OT - przyjęcia środka trwałego,

3) polecenie księgowania.

Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego, w wyniku robót budowlano-montażowych. Do omawianego protokółu powinny być dołączone dowody OT, w których zgodnie z wynikającą z protokółu faktyczną wartością inwestycji - ustala się wartość i granice poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku sporządza pracownik nadzorujący inwestycje w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:

1) oryginał - Sekcja Majątku,

2) pierwsza kopia - dla komórki eksploatującej przyjęty lub wyremontowany obiekt,

3) druga kopia - dla nadzorującego inwestycję.

Dowody OT stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokółem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji, są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.

Polecenie księgowania, sporządzone przez Sekcję Majątku na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych, stanowi udokumentowanie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych na koncie inwestycji zakończonych.

6. Ewidencja analityczna rzeczowych składników majątku prowadzona jest w księgach inwentarzowych zgodnie z obowiązującymi przepisami wg określonych grup.

grup.

Obieg dokumentów wg źródła finansowania

RN

1.1. RN/ ZAKUPY MATERIAŁÓW I USŁUG DO 4.000,- ZŁ NETTO:

A. Obieg faktur otrzymywanych z Kancelarii Głównej:

- wpływ faktur do Kancelarii Głównej, przekazanie faktur do Sekcji Finansowej,

- Sekcja Finansowa przekazuje faktury do właściwego Wydziału, jednostek administracyjnych (np. AER, Dział Gospodarki majątkowej)

B. Obieg faktur bezpośrednio spływających z Wydziałów:

- pieczątka Katedry,

-wpływ faktury na Wydział, data wpływu

- opis z jakiego źródła finansowania, wskazanie przez kierownika badania – akceptacja Prorektor ds. nauki

-towar/usługę odebrano, kontrola merytoryczna, podpis kierownika badania,

-przekazanie dokumentu na Wydziale osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur,

- wprowadzanie danych zgodnie z instrukcją zał. nr ,

- wydruk, podpis osoby wprowadzającej,

- pieczątka zamówień publicznych, wpis do rejestru zamówień publicznych, podpis pełnomocnika,

-pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – podpis Dziekana/Prodziekana,

- kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, podpis - Sekcja Finansowa

- wpisanie słownie kwoty do zapłaty Sekcja Finansowa

- ostateczne zatwierdzenie do wypłaty Kwestor,

- po zatwierdzeniu przez Kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa), a następnie przekazany do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem kwalifikowania Vat-u.

-przekazanie do sekcji Finansowej celem wprowadzenia do rejestru zakupu.

Zakupy dotyczące środków trwałych o niskiej wartości oraz magazynowe wprowadzane są do rejestru zakupu przez Sekcję majątkową

1.2.RN/ USŁUGĘ POWYŻEJ 4.000,- ZŁ NETTO

- wpływ faktury + umowy zaakceptowanej przez Radce Prawnego na Wydział,

- pieczątka Katedry,

- opis z jakiego źródła finansowania, wskazanie przez kierownika badania – akceptacja Prorektor ds. nauki

- towar/usługę odebrano, kontrola merytoryczna, podpis kierownika badania,

- przekazanie dokumentu + umowy na Wydziale osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur,

- wprowadzanie danych zgodnie z instrukcją zał. nr 1,

- wydruk, podpis osoby wprowadzającej,

- pieczątka zamówień publicznych, wpis do rejestru zamówień publicznych, podpis pełnomocnika,

-pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – podpis Dziekana/Prodziekana,

- kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, podpis - Sekcja Finansowa, wpisanie słownie kwoty do zapłaty Sekcja Finansowa

- ostateczne zatwierdzenie do wypłaty Kwestor,

- po zatwierdzeniu przez Kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa), a następnie przekazany do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem kwalifikowania Vat-u.

-przekazanie do sekcji Finansowej celem wprowadzenia do rejestru zakupu.

Zakupy dotyczące środków trwałych o niskiej wartości oraz magazynowe wprowadzane są do rejestru zakupu przez Sekcję majątkową

1.3.RN/ ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH O NISKIEJ WARTOŚCI I ŚRODKÓW OBCYCH (APARATURA BĄDŹ URZĄDZENIA NIEBĘDĄCE APARATURĄ, STANOWISKO BADAWCZE)

- pieczątka Katedry,

- opis z jakiego źródła finansowania, wskazanie przez kierownika badania – akceptacja Prorektor ds. nauki

-towar/usługę odebrano, kontrola merytoryczna, podpis kierownika badania,

- przekazanie dokumentu na Wydziale osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur,

- wprowadzanie danych zgodnie z instrukcją zał. nr 1,

- wydruk, podpis osoby wprowadzającej,

-wpis do ewidencji majątku zał nr ,

- pieczątka zamówień publicznych, wpis do rejestru zamówień publicznych, podpis pełnomocnika (w przypadku zakupu aparatury podpis AZZP),

-pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – podpis Dziekana/Prodziekana,

- kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, podpis - Sekcja Finansowa, wpisanie słownie kwoty do zapłaty Sekcja Finansowa

- ostateczne zatwierdzenie do wypłaty Kwestor,

- po zatwierdzeniu przez Kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa), a następnie przekazany do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem kwalifikowania Vat-u.

-przekazanie do sekcji Finansowej celem wprowadzenia do rejestru zakupu.

Zakupy dotyczące środków trwałych o niskiej wartości oraz magazynowe wprowadzane są do rejestru zakupu przez Sekcję majątkową

1. RN/ KOSZTY WYDAWNICZE

2. - wpływ faktury do wydawnictw uczelnianych

3. - pieczątka wydawnictw

4. - opia źródła finansowania towar / usługę odebrano, kontrola merytoryczna – Kierownik Wydawnictw

5. - ewentualny wpis do Ewidencji Majątku

6. - wpis do Rejestru Zamówień Publicznych

7. - przekazanie faktury osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur

8. - wprowadzenie danych, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

9. - przekazanie dokumentu do Kwestury

10. - pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Prorektor do Spraw Nauki

11. - kontrola formalno – rachunkowa i podpis pracownika

12. - ostatnie zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

13. - sporządzenie przelewu (Sekcja Finansowa), a następnie przekazanie do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań w celu kwalifikacji VAT

14. - wprowadzenie przez pracownika Sekcji Finansowania zakwalifikowanej faktury do Rejestru Zakupu

15. - zwrot faktury do Sekcji Finansowania Dydaktyki I Badań celem zaksięgowania

Faktury finansowane z różnych źródeł związane z zagranicznymi podróżami służbowymi opisywane przez Dział Współpracy Międzynarodowej - DWM

• wpływ faktury do DWM

• pieczątka DWM

• pieczątka towar / usługę odebrano, opis źródła finansowania (ale bez podpisu dysponenta środków ?, gdyż takowy widnieje na wniosku na wyjazd zagraniczny przy źródle finansowania poszczególnych składników podróży), kontrola merytoryczna – Kierownik DWM

• wpis do Rejestru Zamówień Publicznych, podpis osoby upoważnionej

• przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzania do programu opisywania faktur

• wprowadzenie danych, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

• pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Prorektor do spraw Nauki

• kontrola formalno – rachunkowa –Sekcja Finansowa (Kwestura)

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• kwalifikacja VAT – Sekcja Finansowania Dydaktyki i Badań (Kwestura)

• wprowadzenie faktur do Rejestru Zakupu – Sekcja Finansowa (Kwestura)

RN / Rezerwa Rektora /ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ

• wpływ faktury do jednostki

• pieczątka jednostki

• pieczątka towar / usługę odebrano, opis źródła finansowania, podpis dysponenta środków, kontrola merytoryczna – Kierownik Jednostki

• wpis do Rejestru Zamówień Publicznych, podpis osoby upoważnionej (w przypadku zamówień centralnych – AZZP)

• przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzania do programu opisywania faktur

• wprowadzenie danych, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

• pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Prorektor do spraw Nauki

• kontrola formalno – rachunkowa – pracownik Sekcji Finansowej (Kwestura)

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• kwalifikacja VAT – Sekcja Finansowania Dydaktyki i Badań (Kwestura)

• wprowadzenie faktur do Rejestru Zakupu – Sekcja Finansowa (Kwestura)

RN /Rezerwa Rektora/ z BW

• wpływ faktury do jednostki

• pieczątka jednostki

• opis źródła finansowania, podpis dysponenta środków, pieczątka towar / usługę odebrano, kontrola merytoryczna – kierownik jednostki

• pieczątka „zarejestrowano Rezerwa Rektora z BW” – Dział Nauki

• wpis do Rejestru Zamówień Publicznych, podpis osoby upoważnionej (zamówienia centralne – AZZP)

• przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzania do programu opisywania faktur

• wprowadzenie danych, wydruk, podpis osoby wprowadzającej

• pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Prorektor do spraw Nauki

• kontrola formalno – rachunkowa – Sekcja Finansowa (Kwestura)

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• kwalifikacja VAT – Sekcja Finansowania Dydaktyki i Badań (Kwestura)

• wprowadzanie faktur do Rejestru Zakupu – Sekcja Finansowa (Kwestura)

1. RD

2.1.RD / ZAKUPY MATERIAŁÓW I USŁUG DO 4.000,- ZŁ NETTO:

A. Obieg faktur otrzymywanych z Kancelarii Głównej:

- wpływ faktur do Kancelarii Głównej, przekazanie faktur do Sekcji Finansowej,

- Sekcja Finansowa przekazuje faktury do właściwego Wydziału, jednostek administracyjnych (np. AER, Dział Gospodarki majątkowej)

B. Obieg faktur bezpośrednio spływających z Wydziałów:

- wpływ faktury na Wydział,

- pieczątka Katedry,

- opis z jakiego źródła finansowania, akceptacja Prorektor ds. Dydaktyki

towar/usługę odebrano, kontrola merytoryczna- podpis osoby upoważnionej,

- - przekazanie dokumentu na Wydziale osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur,

- wprowadzanie danych zgodnie z instrukcją zał. nr,

- wydruk, podpis osoby wprowadzającej,

- pieczątka zamówień publicznych, wpis do rejestru zamówień publicznych, podpis osoby upoważnionej pełnomocnika,

- pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – podpis Dziekana/Prodziekana,

- kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, podpis - Sekcja Finansowa, -wpisanie słownie kwoty do zapłaty Sekcja Finansowa

- ostateczne zatwierdzenie do wypłaty Kwestor,

- po zatwierdzeniu przez Kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa), a następnie przekazany do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem kwalifikowania Vat-u.

-przekazanie do sekcji Finansowej celem wprowadzenia do rejestru zakupu.

2.2. RD/ OBIEG DOKUMENTU NA USŁUGĘ POWYŻEJ 4.000,- ZŁ NETTO

- wpływ faktury + umowy zaakceptowanej przez Radce Prawnego na Wydział,

- pieczątka Katedry,

- opis z jakiego źródła finansowania, akceptacja Prorektor ds. Dydaktyki

towar/usługę odebrano, kontrola merytoryczna, podpis osoby upoważnionej,

- przekazanie dokumentu + umowy na Wydziale osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur,

- wprowadzanie danych zgodnie z instrukcją zał. nr 1,

- wydruk, podpis osoby wprowadzającej,

- pieczątka zamówień publicznych, wpis do rejestru zamówień publicznych, podpis osoby upoważnionej pełnomocnika,

- pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – podpis Dziekana/Prodziekana,

- kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, podpis - Sekcja Finansowa, -wpisanie słownie kwoty do zapłaty Sekcja Finansowa

- ostateczne zatwierdzenie do wypłaty Kwestor,

- po zatwierdzeniu przez Kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa), a następnie przekazany do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem kwalifikowania Vat-u.

-przekazanie do sekcji Finansowej celem wprowadzenia do rejestru zakupu.

2.3. RD/ ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH O NISKIEJ WARTOŚCI

- pieczątka Katedry,

- wpis do ewidencji majątku,

- opis z jakiego źródła finansowania, akceptacja prorektor ds. dydaktycznych

towar/usługę odebrano, kontrola merytoryczna, podpis osoby upoważnionej ,

- - przekazanie dokumentu na Wydziale osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur,

- wprowadzanie danych zgodnie z instrukcją zał. nr 1,

- wydruk, podpis osoby wprowadzającej,

pieczątka zamówień publicznych, wpis do rejestru zamówień publicznych, podpis osoby upoważnionej pełnomocnika (w przypadku zakupu aparatury podpis AZZP),

- pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – podpis Dziekana/Prodziekana,

- kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, podpis - Sekcja Finansowa, -wpisanie słownie kwoty do zapłaty Sekcja Finansowa

- ostateczne zatwierdzenie do wypłaty Kwestor,

- po zatwierdzeniu przez Kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa), a następnie przekazany do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem kwalifikowania Vat-u.

-przekazanie do sekcji Finansowej celem wprowadzenia do rejestru zakupu.

2.4 . RD / KOSZTY REKRUTACJI / ZAKUP MATERIAŁÓW I USŁUG DO 4 TYS.NETTO

1. Wpływ faktury do działu Dydaktyki i Spraw studenckich (RDD)

2. Pieczątka „towar/usługę” odebrano

3. Podanie źródła płatności (podpis Prorektora ds. dydaktycznych i Studenckich w tym miejscu, czy na pieczątce zatwierdzającej?)

4. Kontrola merytoryczna (przez upoważnionego do niej pracownika)

5. Pieczątka zamówień publicznych – wpis do rejestru zamówień publicznych AZZP

6. Przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur

7. Wprowadzanie danych zgodnie z instrukcją (zał. nr 1)

8. Wydruk opisu i próbnego dekretu oraz podpis osoby wprowadzającej

9. Pierwsze zatwierdzenie do wypłaty – podpis Prorektora ds. Dydaktycznych i Studenckich

10. Kontrola formalno – rachunkowa przez pracownika Sekcji Finansowej

11. Ostateczne zatwierdzenie do wypłaty przez Kwestor

12. Dokonanie przelewu przez Sekcję Finansową – kompletowanie dokumentów z wyciągiem – przekazanie do SFDiB – dalej jak w pkt. 15 -19

RD / KOSZTY REKRUTACJI / ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH O NISKIEJ WARTOŚCI

1. Wpływ faktury do RDD

2. Pieczątka „towar/usługę” odebrano

3. Podanie źródła finansowania

4. Kontrola merytoryczna

5. Przekazanie faktury do Działu Gospodarki Majątkowej celem uzupełnienia wpisu do książki inwentarzowej środków trwałych o niskiej wartości

6. Powrót faktury do RDD

7. Pieczątka i wpis do rejestru zamówień publicznych RDD (jeżeli zakupy podlegają zamówieniom udzielanym centralnie, jest to pieczątka i wpis do rejestru zamówień AZZP)

8. Przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzenia do programu opisywania faktur

9. Wprowadzenie danych zgodnie z instrukcją

10. Wydruk opisu i próbnego dekretu oraz podpis osoby wprowadzającej

11. Przekazanie dokumentu do Sekcji Finansowej

12. Kontrola formalno – rachunkowa przez pracownika Sekcji Finansowej (podpis; „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”

13. Ostateczne zatwierdzenie dokumentu przez Kwestor

14. Sporządzenie przelewu przez pracownika Sekcji Finansowej

RD / FUNDUSZ POMOCY MATERIALNEJ / Z WPŁYWÓW Z DA I DS.:

• Wpływ faktury do kierownika DA/DS.

• Pieczątka DS

• Opis źródła finansowania (kierownik DS.), akceptacja Za -cy Kanclerza

• towar/usługę odebrano kontrola merytoryczna(kierownik DS.),

• Wprowadzenie do programu opisywania faktur, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

• Wpis do rejestru zamówień publicznych

  • W przypadku zakupu:

1. Środka trwałego o niskiej wartości:

• Wpis do ewidencji majątku – środków trwałych o niskiej wartości – kierownik DS/DA

-Pierwsze zatwierdzenie do wypłaty przez Kanclerza

- kontrola pod względem formalnym i rachunkowym, podpis - Sekcja Finansowa, -wpisanie słownie kwoty do zapłaty Sekcja Finansowa

- ostateczne zatwierdzenie do wypłaty Kwestor,

- po zatwierdzeniu przez Kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa), a następnie przekazany do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem kwalifikowania Vat-u.

-przekazanie do sekcji Finansowej celem wprowadzenia do rejestru zakupu.

RD/ WPŁYWY Z DOTACJI

akceptacja Prusiński Remonty w DS-ach ujęte są w planie remontów i koordynowane przez Dział Eksploatacji i Remontów (AER).

• wpływ faktury do AER ( w przypadku robót budowlanych, bądź usług przekraczających kwotę 4000 zł netto wymagana jest umowa, która przed jej podpisaniem musi być zaparafowana przez Prorektora ds. Dydaktycznych i Studenckich oraz radcę prawnego)

• pieczątka AER

• opis źródła finansowania - podpis Prorektora ds. Dydaktycznych i Studenckich

• towar odebrano/pracę wykonano - wskazanie przez pracownika działu AER właściwej komórki kosztowej (obiektu, którego dotyczy remont)

• kontrola merytoryczna - Kierownik/ z-ca Kierownika AER

• wpis do rejestru zamówień publicznych AER

• przekazanie faktury Kierownikowi Obiektu

• dokonanie przez Kierownika Obiektu wpisu do księgi budowlanej obiektu oraz złożenie podpisu potwierdzającego wykonanie prac przy klauzuli towar odebrano/pracę wykonano

• wprowadzenie faktury przez Kierownika obiektu (?) do programu opisywania faktur, zgodnie z instrukcją (zał. nr 1)

• pierwsze zatwierdzenie do wypłaty – Kanclerz

• kontrola pod względem formalno - rachunkowym – podpis pracownika Sekcji Finansowej, wpisanie cyfrą i słownie kwoty do zapłaty – pracownik Sekcji Finansowej

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• sporządzenie oraz wykonanie przelewu przez pracownika Sekcji Finansowej

• przekazanie zapłaconego dokumentu do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem zaksięgowania

• kontrola pod względem formalno - rachunkowym – podpis pracownika Sekcji Finansowej, wpisanie cyfrą i słownie kwoty do zapłaty – pracownik Sekcji Finansowej

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• sporządzenie oraz wykonanie przelewu przez pracownika Sekcji Finansowej

• przekazanie zapłaconego dokumentu do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem zaksięgowania

RD/ Rezerwa RD (Gdy kupuje Dział Dydaktyki i Spraw Studenckich – RDD i gdy kupują inne jednostki)

• wpływ faktury do jednostki

• pieczątka jednostki (Wydział , Dział)

• pieczątki towar / usługę odebrano, podanie źródła finansowania, podpis dysponenta środków, kontrola merytoryczna

• pieczątka zamówień publicznych, wpis do Rejestru Zamówień Publicznych, podpis osoby upoważnionej (w przypadku zamówień udzielanych centralnie – podpis i pieczątka Działu Zakupów i Zamówień Publicznych – AZZP)

• przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzania do programu opisywania faktur

• wprowadzanie danych, wydruk, podpis osoby wprowadzającej

- pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Kanclerz (ale czy nie powinien to być Prorektor do spraw Dydaktycznych i Studenckich)?

- pieczątka sprawdzono formalnie i rachunkowo – podpis pracownika Sekcji Finansowej (Kwestura)

- ostateczne zatwierdzenie przez Kwestor

• kwalifikacje VAT - Sekcja Finansowania Dydaktyki i Badań

• wprowadzenie faktur do Rejestru Zakupu – Sekcja Finansowa

A / KOSZTY OGÓLNE / ZAKUP MATERIAŁÓW I USŁUG DO 4.000 ZŁ NETTO,

Obieg faktur otrzymanych z Kancelarii Głównej:

• Wpływ faktur do Kancelarii Głównej, przekazanie faktur do Sekcji Finansowej,

• Sekcja Finansowa przekazuje do działów/jednostek administracyjnych (AER, Dział Gospodarki Majątkowej),

• Data wpływu → Sekcja finansowa,

• Główna pieczątka → Sekcja finansowa,

• Przekazanie do właściwych jednostek administracyjnych:

• Towar odebrano – podpis osoby dokonującej zakupu,

• Źródła finansowania – podpis Kanclerza

• Kontrola merytoryczna – podpis osoby upoważnionej w danym dziale do kontroli merytorycznej (zał.)

Chomicz – osoba wprowadzająca do systemu Chomicza

Zatwierdzenie kanclerz

• Przekazanie dokumentu do Sekcji Majątku celem wprowadzenia do ewidencji majątku:

1. W przypadku, gdy zakup dotyczy niskocennych środków trwałych

• Sekcja Majątku wpisuje pozycje książki inwentarzowej, podpis osoby wpisującej do inwentarza

1. W przypadku, gdy zakup dotyczy środków trwałych

• Sekcja majątku wpisuje pozycję książki inwentarzowej, podpis osoby wpisującej do inwentarza

• Przekazanie do AZZP celem wystawienia OT

Obieg dowodów zakupu i delegacji wymagających wystawienia OT jest następujący:

1. Przekazanie przez Sekcje Finansową oryginału faktury do AZZP celem wystawienia OT,

2. Wystawienie w AZZP 3 egzemplarzy OT

3. Zwrot przez AZZP oryginału faktury wraz z 3 egzemplarzami OT do Sekcji Finansowej,

4. Przekazanie przez Sekcję Finansową ksera faktury wraz z 2 egzemplarzami OT do jednostki organizacyjnej, celem wypełnienia formularza OT,

5. Zwrot przez jednostkę organizacyjną 1 egzemplarza OT wraz z kopią faktury do Sekcji Majątku

A / KOSZTY OGÓLNE / KOSZTY UTRZYMANIA – FORDON

• wpływ faktury do AOD Fordon (Administracja Obiektów Dydaktycznych – Fordon)

• pieczątka AOD

• pieczątka towar / usługę odebrano, kontrola merytoryczna – Kierownik AOD, opis źródła finansowania Akceptacja kanclerz

• wpis do Rejestru Zamówień Publicznych

• przekazanie faktury osobie upoważnionej do wprowadzania do programu opisywania faktur

• wprowadzenie danych, wydruk i podpis pod wskazanym źródłem finansowania – Kanclerz

• kontrola formalno – rachunkowa – Sekcja Finansowa (Kwestura)

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• kwalifikacja VAT – Sekcja Finansowania Dydaktyki i Badań (Kwestura)

• wprowadzenia faktur do Rejestru Zakupu – Sekcja Finansowa.

FAKTURY PŁATNE Z RÓŻNYCH KOSZTÓW, NP. Z ,, PLANU REMONTU” I ,,ZARZĄDZANIA I MARKETINGU”

• wpływ faktury do AER ( w przypadku robót budowlanych, bądź usług przekraczających kwotę 4000 zł netto wymagana jest umowa, która przed jej podpisaniem musi być zaparafowana przez radcę prawnego)

• pieczątka AER

• podanie źródeł finansowania

• towar odebrano/pracę wykonano - wskazanie przez pracownika działu AER właściwej komórki kosztowej (obiektu, którego dotyczy remont)

• kontrola merytoryczna - Kierownik/ z-ca Kierownika AER

• wpis do rejestru zamówień publicznych AER

• przekazanie faktury na Wydział

• podpis Dziekana/Prodziekana przy podanym źródle finansowania

• dokonanie przez Kierownika Obiektu wpisu do księgi budowlanej obiektu

• wprowadzenie faktury przez Kierownika obiektu (?- ewentualnie przez osobę upoważnioną na Wydziale) do programu opisywania faktur, zgodnie z instrukcją (zał. nr 1)

• pierwsze zatwierdzenie do wypłaty – Kanclerz

Koszty: wynajem sali gimnastycznej

1. Wpływ faktury do Studium Wychowania Fizycznego i Sportu (SWFiS)

2. Pieczątka SWFiS

3. Opis źródła finansowania, pieczątka: „Towar/usługę odebrano”, przy fakturach gotówkowych → kto wyłożył kasę + nr pracownika, odbiór w kasie czy ROR, kontrola merytoryczna – kierownik Studium

4. Pieczątka i wpis do rejestru zamówień publicznych/ w przypadku zakupów środków trwałych lub środków trwałych o niskiej wartości –

5. Przekazanie dokumentu osobie (w SWFiS) upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur

6. Wprowadzenie danych zgodnie z instrukcją (zał. nr 1)

7. Wydruk, podpis osoby wprowadzającej

• Przekazanie faktury do Sekcji Finansowej

• Kontrola formalno-rachunkowa przez pracownika sekcji Finansowej (podpisana pieczątka)

• Zatwierdzenie do wypłaty przez Kanclerza i Kwestor

1. Po zatwierdzeniu sporządzenie i dokonanie przelewu przez pracownika Sekcji Finansowej

2. Przekazanie zapłaconych faktur do SFDiB w celu kwalifikacji VAT-u

3. Kwalifikacja VAT-u przez pracownika SFDiB

4. Zwrot zakwalifikowanych faktur do sekcji Finansowej

5. Wprowadzenie faktur (………… zakupu środków trwałych, środków trwałych o niskiej wartości oraz zakupów na magazyn) do rejestru zakupu

6. Po wprowadzeniu faktur do rejestru zakupu faktury zostają przekazane do SFDiB

7. Koszty BYDMAN / Fundusz dydaktyczny UORSK

8. - wpływ faktury do UORSK’A

9. - pieczątka UORSK’A

10. - opis źródła finansowania, towar / usługę odebrano, kontrola merytoryczna – kierownik z-ca UORSK

11. - informacja kwalifikująca wydatek jako związany ze sprzedażą opodatkowaną lub nie opodatkowaną

12. - w przypadku zakupu środków trwałych lub środków trwałych o niskiej wartości wpis do Ewidencji Majątku

13. - wpis do Rejestru Zamówień

14. - przekazanie faktury osobie wprowadzającej do programu opisywania faktur

15. - wprowadzenie danych, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

16. - przekazanie faktury do Kwestury

17. - pierwsze zatwierdzenie do zapłaty - Prorektor do spraw Nauki

18. - kontrola formalno – rachunkowa i podpis pracownika Sekcji Finansowej

19. - ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

20. - sporządzenie przelewu przez pracownika Sekcji Finansowej, przekazanie faktury do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem zakwalifikowania pod względem VAT

21. - wprowadzenie dokumentu do rejestru zakupu przez pracownika Sekcji Finansowej

22. - zwrot faktury do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem zaksięgowania

23. Opłaty słuchaczy Kursu Przygotowania Pedagogicznego

24. - wpływ faktury na Wydział Zarządzania

25. - pieczątka Pracowni Pedagogiki

26. - opis źródła finansowania, towar / usługę odebrano, kontrola merytoryczna – Kierownik Kursu Przygotowania Pedagogicznego

27. - wpis do Rejestru Zamówień Publicznych

28. - ewentualny wpis do Ewidencji Majątku – przy zakupie środków trwałych lub trwałych o niskiej wartości

29. - przekazanie faktury osobie wprowadzającej do programu do opisywania faktur

30. - wprowadzenie danych, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

31. - pierwsze zatwierdzenie – Prorektor do spraw Dydaktycznych i Studenckich

32. - kontrola formalno – rachunkowa przez pracownika Sekcji Finansowej

33. - ostateczne zatwierdzenie – Kwestor

34. - sporządzenie przelewu (Sekcja Finansowa), przekazanie faktury do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań w celu kwalifikacji VAT

35. - zwrot do Sekcji Finansowania – Rejestru Zakupu

36. - przekazanie faktury do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań – celem zaksięgowania

RR / LOKALNA KOMISJA ETYCZNA

1. - wpływ faktury na Wydział Hodowli i Biologii Zwierząt

2. - pieczątka Lokalnej Komisji Etycznej

3. - opis źródła finansowania, towar / usługę odebrano, kontrola merytoryczna – Przewodniczący Lokalnej Komisji Etycznej

4. - wpis do Rejestru Zamówień Publicznych

5. - przekazanie faktury osobie wprowadzającej do programu opisywania faktur

6. - wprowadzenie danych, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

7. - pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Prorektor do spraw Organizacji i Rozwoju

8. - kontrola formalno - rachunkowa i podpis pracownika Sekcji Finansowej

9. - ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

10. - przekazanie faktury do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań w celu kwalifikacji VAT

11. - zwrot faktur do Sekcji Finansowej i wprowadzenie ich do Rejestru Zakupu

12. - zwrot wprowadzonych do Rejestru Zakupu faktur do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań w celu zaksięgowania

RR / FUNDUSZ PROMOCJI UCZELNI

1. Wpływ faktury do Działu Informacji i Promocji UTP

2. Pieczątka Działu

3. Podanie źródła finansowania, „towar/usługę odebrano”, kontrola merytoryczna – Kierownik Działu

4. Pieczątka i wpis do rejestru zamówień publicznych – AZZP (dalej jak pkt. 6-8 )

9. Pierwsze zatwierdzenie przez Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju. (delej jak pkt. 10 do 19)

Fundusz Promocji Wydziału

1. Wpływ faktury do na wydział (usługi pow. 4000 netto wymagają umowy parafowanej przez radcę prawnego)

2. Pieczątka wydziału/katedry/zakładu

3. Opis źródła finansowania, pieczątka: „Towar/usługę odebrano”, kontrola merytoryczna

4. Wpis do rejestru zamówień publicznych wydziału/ w przypadku zamówień udzielanych centralnie – wpis AZZP

5. Przekazanie faktury na stanowisko ds. promocji uczelni w celu odnotowania kosztu

6. Przekazanie faktury osobie odpowiedzialnej za wprowadzenie dokumentu do programu do opisywania faktur

7. Wprowadzeni, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

8. Pierwsze zatwierdzenie przez Dziekana (teraz zatwierdza kanclerz)

9. Przekazanie faktury do Sekcji Finansowej

10. Kontrola finansowo-rachunkowa przez pracownika Sekcji Finansowej oraz jego podpis na pieczątce

11. Ostateczne zatwierdzenie do wypłaty przez Kwestor

12. Po zatwierdzeniu przez kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa)

13. Przekazanie przez Sekcję Finansową wszystkich zapłaconych danego dnia faktur do SFDiB w celu zakwalifikowania faktur pod względem VAT-u

14. Zwrot zakwalifikowanych faktur do Sekcji Finansowej

15. Wprowadzenie przez pracownika Sekcji Finansowej zakwalifikowanych faktur do rejestru zakupu

16. Po wprowadzeniu do rejestru zakupu faktury zostają przekazane do SFDiB

RR / SUBKONTO BIURA KARIER

1. Wpływ do Biura Promocji i Kariery Absolwenta

2. Pieczątka Biura Promocji i Kariery Absolwenta

3. Opis źródła finansowania, pieczątka: „Towar/usługę odebrano”, kontrola merytoryczna

4. Przekazanie faktury do AZZP w celu wpisu do rejestru zamówień publicznych

5. Przekazanie faktury z AZZP do Biura karier

6. Przekazanie faktury osobie wprowadzającej do programu do opisywania faktur

7. Wprowadzenie danych zgodnie z instrukcją (zał. nr 1)

8. Wydruk, podpis osoby wprowadzającej

9. Pierwsze zatwierdzenie do zapłaty przez Prorektora ds. Dydaktycznych i Studenckich (w tej chwili zatwierdza Kanclerz)

10. Przekazanie faktury do Sekcji Finansowej Kwestury

11. Pieczątka sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, podpis pracownika Sekcji Finansowej

12. Ostateczne zatwierdzenie przez Kwestor

13. Po zatwierdzeniu przez Kwestor dokument zostaje zapłacony (Sekcja Finansowa)

14. Przekazanie przez Sekcję Finansową wszystkich zapłaconych danego dnia faktur do SFDiB w celu zakwalifikowania faktur pod względem VAT-u

15. Po zakwalifikowaniu VAT-u przez pracownika SFDiB faktury wracają do Sekcji Finansowej

16. Wprowadzenie faktur do rejestru zakupu (Sekcja Finansowa, z wyjątkiem zakupionych środków trwałych i środków trwałych o mniejszej wartości oraz zakupów na magazyn → te wprowadza do rejestru Sekcja Majątkowa i też je księguje)

9. Po wprowadzeniu do rejestru zakupu dokumenty zostają przekazane do SFDiB, gdzie są księgowane

Wpływy na konferencje

• wpływ faktury do jednostki

• pieczątka jednostki

• pieczątka towar / usługę odebrano, opis źródła finansowania, podpis dysponenta środków, kontrola merytoryczna

• wpis do Rejestru Zamówień Publicznych, podpis osoby upoważnionej (w przypadku zamówień udzielanych centralnie – AZZP)

• przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzania do programu opisywania faktur

• wprowadzenie danych, wydruk, podpis osoby wprowadzającej

• pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Dziekan / Prodziekan czy Pełnomocnik?

• kontrola formalno – rachunkowa – Sekcja Finansowa (Kwestura)

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• kwalifikacja VAT – Sekcja Finansowania Dydaktyki i Badań (Kwestura)

• wprowadzenie faktur do Rejestru Zakupu – Sekcja Finansowa (Kwestura)

Koszty PIN (Punktu Informacji Normalizacyjnej)/ dydaktyki Biblioteki Głównej:

• Wpływ faktury do Biblioteki Głównej

• Opis źródła finansowania, akceptacja Prorektor ds. nauki

• towar/usługę odebrano, kontrola merytoryczna – Dyrektor BG

• Wpis do rejestru zamówień publicznych

• Przekazanie dokumentu osobie wprowadzającej faktury do programu opisywania faktur

• Wprowadzenie danych, wydruk + podpis osoby wprowadzającej

• Przekazanie faktury do Sekcji Finansowej

• Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika Sekcji Finansowej

• Pierwsze zatwierdzenie do zapłaty przez dyrektor biblioteki

• Ostateczne zatwierdzenie do zapłaty przez Kwestor

• Przekazanie dokumentu do SFDiB w celu zakwalifikowania pod względem VAT

• Zwrot faktur do Sekcji Finansowej i wprowadzenie ich do rejestru zakupu

Koszty Fundacji Rozwój UTP rozszerzyć o administrację

• Wpływ faktury na Wydział

• Pieczatka Katedry

• Opis źródła finansowania – akceptacja/potwierdzenie kosztów przez Fundację UTP

• Towar/usługę odebrano, kontrola merytoryczna upoważnionej osoby z Wydziału (kierownik katedry np.)

• Wpis do rejestru zamówień publicznych

• W przypadku zakupu śrokkow trwałych lub środków trwałych o niskiej wartości – wpis do ewidencji majątku

• Przekazanie faktury osobie wprowadzającej dokument do programu do opisywania faktur

• Wprowadzenie danych, wydruk + podpis osoby wprowadzającej

• Pierwsze zatwierdzenie do zapłaty przez Dziekana, Prodziekana

• Przekazanie faktury do Sekcji finansowej

• Pieczątka „sprawdzono pod względem merytorycznym” – podpis pracownika Sekcji Finansowej

• Ostateczne zatwierdzenie przez Kwestor

• Dokonanie przelewu przez Sekcję Finansową

• Przekazanie dokumentu do SFDiB w celu zakwalifikowania faktury pod względem Vatu

• Zwrot do Sekcji Finansowej zakwalifikowanych faktur i wprowadzenie do rejestru zakupu

Koszty Studium Wychowania Fizycznego i Sportu

1. Koszty utrzymania

2. Dydaktyka

3. Subkonta

• Koszty renowacji sprzętu sportowego

• Koszty wynajmu Sali gimnastycznej

• Środki AZS

Obieg:

• Wpływ faktury do SWFiS

• Pieczątka SWFiS

• Opis źródła finansowania, akceptacja Kanclerz

• pieczątka: „Towar/usługę odebrano kontroa merytoryczna- kierownik SWFiS

• Pieczątka i wpis do rejestru zamówień publicznych – podpis osoby upoważnionej

• W przypadku zakupów środków trwałych lub środków trwałych o niskiej wartości trzeba uzupełnić wpis do ewidencji

• Przekazanie faktury osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur

• Wprowadzenie danych zgodnie z instrukcją

• Wydruk, podpis osoby wprowadzającej

• Pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Kanclerz

• Pieczątka „sprawdzono formalnie i rachunkowo” – podpis pracownika Sekcji Finansowej

• Ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• Wykonanie przelewu oraz przekazanie dokumentu do SFDiB

• Kwalifikacja VAT-u przez pracownika SFDiB

• Zwrot dokumentu do Sekcji Finansowej

• Wprowadzenie faktury przez pracownika Sekcji Finansowej do rejestru zakupu

Subkonto Katedry Żywienia Zwierząt

• wpływ faktury na Wydział

• pieczątka Katedry

• opis źródła finansowania, towar / usługę odebrano, kontrola merytoryczna

• wpis do Rejestru Zamówień Publicznych (Wydziałowego albo AZZP, w przypadku zamówień udzielanych centralnie)

• przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzania do programu do opisywania faktur

• pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Dziekan / Prodziekan

• kontrola formalno rachunkowa – pracownik Sekcji Finansowej (Kwestura)

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• kwalifikacja VAT – Sekcja Finansowania Dydaktyki i Badań

• wprowadzenie do Rejestru Zakupu – Sekcja Finansowa

Stacja Badawcza Wydziału Rolniczego

• wpływ faktury do Stacji Badawczej Wydziału Rolniczego

• pieczątka Stacji Badawczej

• opis źródła finansowania, pieczątka towar / usługę odebrano, kontrola merytoryczna – Kierownik Stacji

• wpis do Rejestru Zamówień Publicznych, podpis osoby upoważnionej do dokonania wpisu(Wydział albo AZZP)

• przekazanie dokumentu osobie upoważnionej do wprowadzania do programu opisywania faktur

• wprowadzenie danych, wydruk i podpis osoby wprowadzającej

• pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – Dziekan / Prodziekan

• kontrola formalno – rachunkowa – Sekcja Finansowa (Kwestura)

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor

• kwalifikacja VAT – Sekcja Finansowania Dydaktyki i Badań

• wprowadzenie faktury do Rejestru Zakupu – pracownik Sekcji Finansowej

Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

• Wpływ faktury na wydział

• Pieczątka wydziału

• Opis źródła finansowania

Dalej tak jak w przypadku zakupów z dydaktyki

Sekcja Monitoringu – tak samo

Fundusz Socjalny – Ośrodek Wypoczynkowy Więcbork

• wpływ faktury do Działu Spraw Pracowniczych,

• pieczątka Działu Spraw Pracowniczych,

• towar odebrano/prace wykonano oraz zapis, że faktura dotyczy Więcborka – podpis Kierownika Działu Spraw Pracowniczych,

• wskazanie źródła finansowania – z-ca Kanclerza ds. Ogólnych,

• kontrola merytoryczna – z-ca Kanclerza ds. Ogólnych,

• wprowadzenie faktury przez pracownika Działu Spraw Pracowniczych do programu opisywania faktur, zgodnie z zał. nr 1,

• przekazanie faktury do Działu Zamówień Publicznych ( AZZP ),

• wpis do rejestru zamówień publicznych AZZP,

• pierwsze zatwierdzenie do zapłaty – z-ca Kanclerza ds. Ogólnych,

• kontrola pod względem formalno-rachunkowym – podpis pracownika Sekcji Finansowej,

• wpisanie cyfrą i słownie kwoty do zapłaty – pracownik Sekcji Finansowej,

• ostateczne zatwierdzenie do zapłaty – Kwestor,

• sporządzenie oraz wykonanie przelewu przez pracownika Sekcji Finansowej,

• przekazanie zapłaconego dokumentu do Sekcji Finansowania Dydaktyki i Badań celem zaksięgowania.