Podstawy zarządzania projektami
mgr inż. Jakub Sosin
PROJEKT
Złożone przedsięwzięcie o nowatorskiej koncepcji, służące realizacji określonego celu lub grupy celów.
Charakteryzuje go:
- twórczy charakter,
- znaczny stopień ryzyka i niepewności,
- ściśle określony proces realizacji.
Projekty i środki zarządzania nimi istnieją od zawsze (np. cuda
starożytnego świata).
W ostatnich latach zarządzanie projektami zostało uznane za odrębną gałąź zarządzania, kierującą się własnymi prawami, mającą własny zbiór procedur i technik.
TYPY PROJEKTÓW
INŻYNIERYJNE – mające na celu przetworzenie kapitału w obiekt
inżynieryjny (budowlę, konstrukcję, instalację itp.).
INWESTYCYJNE – mające na celu przetworzenie kapitału w majątek
produkcyjny firmy (przygotowanie i realizacja inwestycji a następnie jej użytkowanie, zwrot nakładów i osiągnięcie zysku).
ROZWOJOWE (PRODUKCYJNE) – związane z opracowaniem, wdrożeniem
i wprowadzeniem na rynek nowych produktów lub usług.
ORGANIZACYJNE (ZARZĄDCZE) – mające na celu opracowanie i wdrożenie zmian
w systemie zarządzania organizacją
i w funkcjonowaniu organizacji.
BIZNESOWE – mające na celu przeprowadzenie pewnego cyklu działań
w celu uzyskanie efektów ekonomicznych.
BADAWCZE – których celem jest poszerzenie zakresu dotychczasowej
wiedzy. Mogą, ale wcale nie muszą prowadzić do uzyskania efektów
ekonomicznych.
Ze względu na silne powiązanie pomiędzy działaniami, kosztami i efektami, w celu uzyskania optymalnej efektywności, nie wystarcza samo
wyodrębnienie projektu w systemie planowania.
Konieczne jest uchwycenie całości niezbędnych działań koncepcyjnych, planistycznych, wykonawczych i kontrolnych w jeden proces, przebiegający w odpowiednich ramach organizacyjnych.
Najczęściej konieczne jest powołanie specjalnej struktury organizacyjnej, wraz z wyodrębnionym zespołem ludzi.
CYKL ŻYCIA PROJEKTU
W procesie zarządzania projektem wyróżnia się cztery podstawowe etapy, tworzące CYKL ŻYCIA PROJEKTU :
- inicjalizacja (podjęcie) projektu,
- planowanie,
- realizacja,
- zamknięcie projektu.
INICJALIZACJA
Określenie CELU głównego.
Weryfikacja, czy jest:
- zgodny z celami organizacji,
- jasny (zrozumiały),
- ścisły (bliżej określony),
- osiągalny (realny),
- pożyteczny (uzasadniający wkład konieczny do jego realizacji),
- etyczny (usprawiedliwiający nakład sił i środków).
Budowa ZESPOŁU projektowego, czyli: powołanie kierownika projektu i grupy osób, które muszą:
- rozumieć cele projektu i być zaangażowani w jego osiągnięcie,
- być kompetentni i kreatywni,
- umieć pracować interdyscyplinarnie i zespołowo, wspierać się wzajemnie,
- przedkładać interesy zespołu nad własne
UMIEJSCOWIENIE zespołu projektowego w organizacji.
Stosuje się dwa podstawowe rozwiązania:
- powołanie ZP w ramach istniejących komórek organizacyjnych,
- struktura macierzowa tj. powiązanie stałych komórek funkcjonalnych z zespołami zadaniowymi (3 fazy: okazjonalna, trwała – nadgodziny oraz osoby z zewnątrz, stały element struktury – nowy podział zadań)
PLANOWANIE
Określenie, weryfikacja spójności CELÓW szczegółowych (cząstkowych).
Cele są ważne bo:
- zapewniają poczucie kierunku,
- wpływają na koncentrację wysiłków,
- wyznaczają plany i decyzje,
- pomagają w ocenie osiąganych postępów.
ROZDZIAŁ zadań na członków zespołu:
- wyodrębnienie działań merytorycznych i administracyjnych,
- określenie zakresów odpowiedzialności, kompetencji i uprawnień,
- określenie zasad komunikacji i wymiany informacji.
Określenie zapotrzebowania na ZASOBY wraz z określeniem kosztów ich pozyskania:
- dostęp do systemów informatycznych i banków informacji,
- dostęp do literatury i dokumentacji,
- dostęp do wiedzy chronionej.
HARMONOGRAM realizacji projektu:
- podział zadań na procesy (plany cząstkowe),
- połączenia planów cząstkowych w plan całościowy,
- obliczenie terminów realizacji poszczególnych procesów (wyznaczenie kamieni milowych),
- optymalizacja planu całościowego.
BUDŻET (preliminarz, kosztorys) projektu:
- przełożenie planowanych działań na wartości pieniężne,
- sporządzenie zestawienia wszystkich przewidywanych wydatków i
przychodów,
- umieszczenie kosztów w czasie,
- określenie elementów ryzyka (różnice kursowe, chwilowy brak płynności finansowej, itp.).
Zasady KONTROLI:
- kontrola sterująca, tj. umożliwiająca wykrywanie odchyleń od planu przed zakończeniem określonego etapu działań,
- prawidłowe zdefiniowanie kamieni milowych tj. momentów zakończenia czynności, które muszą być wykonane aby cały projekt był sukcesem.
Zasady ROZLICZANIA:
- określenie zasad i procedur związanych z odbiorem całości projektu lub jego części,
- określenie zasad rozliczania kosztów
pracy poszczególnych członków zespołu
(zwłaszcza w strukturze macierzowej),
- określenie zasad rozliczania kosztów wykorzystywania zasobów.
BARIERY i SPOSOBY ich eliminowania:
- określenie barier i trudności, na jakie może napotkać realizacja projektu,
- określenie sposobów i środków służących do przezwyciężenie trudności i pokonania barier.
REALIZACJA
Realizacja zaplanowanych działań merytorycznych i administracyjnych.
Koordynacja i bieżąca kontrola postępu prac i wykorzystania zasobów.
Logistyka.
Wdrażanie procedur obiegu dokumentów i informacji.
Prawidłowa gospodarka finansowa.
Motywowanie.
Eliminacja pojawiających się barier i zakłóceń.
Korygowanie nieprawidłowości.
Optymalizacja działań.
Działalność informacyjna.
Działalność promocyjna.
Sporządzanie sprawozdań cząstkowych.
Rozliczanie merytoryczne poszczególnych etapów projektu.
Rozliczanie finansowe poszczególnych etapów projektu.
Sporządzanie wniosków o płatności.
ZAMKNIĘCIE PROJEKTU
Przygotowania raportu końcowego prezentującego wyniki prac.
Przygotowanie i zebranie opinii i recenzji nt. przebiegu projektu.
Przekazanie efektów prac zleceniodawcom.
Ostateczne rozliczenie finansowe.
Zarchiwizowanie dokumentacji.
Informacja o zakończeniu projektu, promocja wyników (publikacja,
konferencja prasowa).
Literatura:
A.K. Koźmiński, W. Piotrowski – ZARZĄDZANIE TEORIA
I PRAKTYKA, Wydanie V zmienione – Wydawnictwo Naukowe PWN,
Warszawa 2004
Denis Lock – PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – PWE, Warszawa
2003
J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R. Gilbert Jr – KIEROWANIE, Wydanie II zmienione – PWE, Warszawa 2001
Europejski Fundusz Społeczny w Polsce, poradnik dla beneficjentów 2
priorytetu ZPORR, wersja z dnia 30.09.2005r.