Wizualizacja informacji ekonomicznej
dr hab. inż. M. Sikorski
8
Zasady efektywnej prezentacji wizualnej
typu slide-show
Data wykładu: . . . . . . . . . . . . .
Razem slajdów: 18
1
prezentacja jest formą celowego i bezpośredniego oddziaływania na
określoną publiczność (audytorium)
prezentacja wizualna jest jedną z najczęstszych form komunikacji
gospodarczej
umiejętność przygotowania i przeprowadzenia prezentacji staje się
ważnym elementem kompetencji zawodowych
szczególną funkcją prezentacji jest przekonywanie odbiorcy do
przedstawionej koncepcji (idei, produktu, usługi)
Prezentacja wizualna powinna być efektywna, tzn.:
skuteczna, tzn. realizująca założony cel
łatwa w odbiorze, tzn. nie wymagająca nadmiernego wysiłku od widza,
pobudzająca odbiorcę, tzn. wywołująca zainteresowanie
sprawiająca przyjemność, w tym wrażenie estetyczne.
EFEKTYWNOŚĆ: założony wynik osiągnięty przy minimalnych środkach
2
prezentacja reklamowa
cel: powiadomienie klienta o nowym produkcie, usłudze itp..
treść: prezentacja wyższości nowego produktu na tle dotychczasowych
prezentacja biznesowa – oferta, projekt
cel: zainteresowanie klienta nowym produktem, usługą, ofertą itp..
treść: prezentacja zalet produktu i korzyści z jego nabycia
prezentacja rekrutacyjna
cel: nakłonienie pracodawcy do zatrudnienia osoby prezentującej
treść: prezentacja własnych umiejętności i korzyści dla pracodawcy
prezentacja projektu (np. architektonicznego, inżynierskiego)
cel: zainteresowanie klienta/inwestora finansowaniem projektu
treść: prezentacja walorów omawianego rozwiązania i jego opłacalności
CEL: wywołanie pozytywnego nastawienia i podjęcie korzystnej decyzji
prezentacja edukacyjna
cel: przedstawienie słuchaczom treści tematycznych wg programu nauki
treść: prezentacja określonej porcji usystematyzowanych wiadomości
3
Funkcje prezentacji:
przekazywanie informacji
przekonywanie i motywowanie odbiorców
promocja własnych działań
budowa pozytywnego wizerunku organizacji (i prezentera)
wywoływanie zainteresowania odbiorcy i chęci dowiedzenia się więcej
Ogólne zasady efektywnej prezentacji:
zasady główne: prostota, uporządkowanie i logika
zasady: symetrii, rytmu, rzędowości i dynamiki
zasada ekonomii: używać możliwie najmniejszej ilości środków dla
osiągnięcia celu
używać tekstu: kluczowych słów i pojęć
używać grafiki: znaków i symboli, wywołujących emocje u odbiorcy
wykorzystywać wykresy i diagramy częściej niż liczby i tabele
4
Planowanie prezentacji wizualnej
1)
Określenie celu i charakteru prezentacji
2)
Określenie charakterystyki docelowego audytorium
3)
Określenie miejsca prezentacji i dostępnych środków technicznych
4)
Zaplanowanie organizacji prezentacji
5)
Zebranie materiałów do prezentacji
6)
Opracowanie zawartości prezentacji
7)
Opracowanie pomocy wizualnych
8)
Opracowanie komentarza do slajdów
zarezerwuj czas na zebranie materiałów
przed wystąpieniem przećwicz prezentację kilka razy (z zegarkiem)
jeśli możesz, wykonaj nagranie swojej próbnej prezentacji
1-2 dni przed prezentacją upewnij się jaki będzie sprzęt na sali
przyjdź na salę 1 godzinę przed prezentacją aby upewnić się, że
wszystko działa prawidłowo
5
Określenie miejsca prezentacji:
na terenie „swoim” lub „obcym”
sala seminaryjna, wykładowa, audytoryjna, sala posiedzeń
sala prowizoryczna
Dostępne środki techniczne dla przeprowadzenia prezentacji:
tablica (biała/czarna), flipchart,
rzutnik folii
komputer i videoprojektor
odtwarzacz i telewizor (videoprojektor)
Wykorzystanie czasu prezentacji:
liczbę slajdów planuj na 60% dostępnego czasu
podział: 10% wprowadzenie, 50% treść, 20% wnioski, 20% rezerwa
większość prezentacji w firmach nie trwa dłużej niż 15-20 min
planuj 1 slajd na ok. 3 minuty prezentacji (ale nie mniej niż 8 slajdów) 6
STRUKTURA: wprowadzenie – treść – wnioski – dyskusja
początek: strona tytułowa z danymi prezentera i tytułem prezentacji
slajd wstępny: plan prezentacji, wprowadzenie w tematykę
ułóż slajdy w logicznej kolejności, utrzymaj jednolite tempo prezentacji
materiał podziel na logiczne sekcje („rozdziały”)
stopniuj napięcie prezentacji
wykorzystaj grafikę dla podkreślenia najważniejszych ustaleń
ostatni slajd: podziękowanie za uwagę, zaproszenie do dyskusji
Zakończenie:
większość uczestników zapamięta tylko ostatnie zdanie prezentera,
dlatego podkreśl wyraźnie KONKLUZJĘ z prezentacji
podpowiedz odbiorcom LOGICZNE WNIOSKI z prezentacji
każdy slajd ma zawierać jedynie główne punkty, nie całą treść pokazu
7
Twoja prezentacja ma odpowiedzieć na 5 pytań:
Na czym polega problem i dlaczego jest to ważne ?
Jak ten problem próbowano rozwiązać wcześniej ?
Co prezenter sądzi na ten temat ? (lepiej: co sam robi w tym zakresie)
Jakie dodatkowe korzyści wnosi prezenter swoją działalnością ?
Co z tego wynika – co dalej ?
Ważne sprawy:
pamiętaj, że prezentacja ma na celu pobudzenie odbiorców – podkreśl
kwestie niewyjaśnione, wątpliwe lub dyskusyjne
zarezerwuj czas na dyskusję po prezentacji
skup się na tym, co interesuje słuchaczy (spodziewane korzyści,
nieuniknione decyzje, Twoje wyniki, Twój wkład, ...)
dobra organizacja prezentacji ma większy wpływ na końcowe wrażenie
odbiorcy niż zastosowane efekty graficzne
8
Opracowanie zawartości prezentacji
skup się nie na tym co sam wiesz, ale na tym, czego chcieliby się
dowiedzieć słuchacze, z punktu ich doświadczenia
wybierz materiały o przekrojowym charakterze, odpowiadające
zainteresowaniom słuchaczy i efektowi, który chcesz wywołać
wybierz tylko aktualne i sprawdzone informacje
podaj źródło zapożyczonych materiałów (prawa autorskie)
nigdy nie kopiuj do prezentacji CAŁEJ STRONY z publikacji drukowanej
zawartość powinna być zrozumiała bez komentarza
dobierz pomoce wizualne stosowanie do charakteru prezentacji
dobierz odpowiednie proporcje pomiędzy tekstem, danymi a grafiką
podziel zebrane materiały na MAŁE PORCJE w logicznym porządku
wybiegaj myślą poza ograniczenia, konwencje i stereotypy
9
zanotuj: cele prezentacji (informować, przekonywać czy edukować) oraz charakterystykę audytorium
wybierz szablon do prezentacji (standardowe położenie elementów)
wybierz standardowy zestaw kolorów
ustal kroje i wielkość czcionki oraz typowe elementy graficzne
na szablonie wykonaj planszę tytułową
na szablonie wykonaj planszę: plan prezentacji
naszkicuj treść kolejnych slajdów na małych kartkach (metoda
„storyboard”), dobierz najlepszą kolejność prezentacji
przygotuj kolejne slajdy plansze wg ustalonej struktury
do przygotowania prezentacji użyj:
przynajmniej 2 różnych kolorów, 3 różnych przejść, 3 efektów budowania
przynajmniej jednego wykresu (importowanego z Excela)
najwyżej kilku elementów graficznych
najczęstsze błędy: zbyt wiele slajdów, zbyt wiele treści na jednym
slajdzie, zbyt małe elementy, odstępstwa od szablonu, trudne czcionki
10
zawsze układ poziomy (jak ekran w kinie)
stosuj tylko jeden rodzaj tła w całej prezentacji
tło nie może być elementem rozpraszającym odbiorcę
nie stosuj tła ze „znakiem wodnym” ani innymi wzorami
usuń z ekranu elementy zbędne (np. logo itp.) – im mniej elementów ,
tym lepsza czytelność obrazu i zrozumiałość tekstu
jeśli już są wymagane, to logo, opisy i inne powtarzające się elementy powinny znajdować się w stopce slajdów
Listy wypunktowane:
jedna myśl – jeden akapit
5-6 słów w wierszu, 5-6 punktów na jedną planszę (slajd)
proste znaki wypunktowania
hierarchia list (wcięcia, wielkość czcionki)
ZASADA: jeden slajd - jedno zagadnienie; jeden akapit - jedna myśl
11
tytuł slajdu
wszystkie slajdy zbudowane na tym samym szablonie:
te same kolory, ramki i inne powtarzające się elementy
każdy slajd musi mieć tytuł
DOBRY KONTRAST znaki – tło (kolor znak-tło i wielkość znaków)
główne tezy wypunktowane, wyrównane do lewej
5-6 punktów na jednym ekranie
najwyżej 60 słów na jednym ekranie
treść główna
równoważniki zdań (pełne zdania - w komentarzu)
tabele muszą być czytelne: max. 4 wiersze x 4 kolumny,
bez wymyślnego formatowania
unikać wzorów matematycznych
trudniejsze zagadnienia podziel na kilka prostszych
slajdów (zamiast jednego bardzo złożonego)
czytelność, spójność i umiar są najważniejsze
wniosek
12
NAJLEPIEJ: duże czarne znaki na białym tle
(nie trzeba nic zmieniać aby przygotować folie)
EWENTUALNIE:
spokojne, jednolite tło (np. granat, zieleń, ale nie szare) i kontrastowe znaki (np. białe, żółte) – ale tylko do prezentacji elektronicznych
w przypadku prezentacji na foliach: zawsze czarne znaki i przezroczyste tło
jasne kolory na ciemnym tle podnoszą atrakcyjność obrazu, ale szybciej męczą oko – niewskazane do dłuższych prezentacji
zawsze czcionka bezszeryfowa
kolor jest jednym z najważniejszych środków budowy nastawienia widza
umiejętne wykorzystanie koloru służy do:
zwrócenia uwagi i uwypuklenia rzeczy ważnych
stworzenia wrażenia spokoju, profesjonalizmu i wiarygodności
pobudzenia i zainteresowania widza/słuchacza
13
dobierz kolory slajdu na szablonie i przestrzegaj ich w całej prezentacji
nie stosuj kolorów mieszanych, spoza typowej palety
stosuj harmonijne zestawienia kolorów (unikaj męczących zestawień)
najwyżej 4 kolory na jednej planszy (slajdzie)
stosuj kolory dla pokazania zależności i wywołania wrażenia
emocjonalnego
do małych obiektów i cienkich linii używaj jaskrawych kolorów na
ciemnym tle – wydają się „wychodzić” z ekranu
Przestrzegaj skojarzeń emocjonalnych:
czerwony: stop, alarm, „nie”, pasja, zaangażowanie, rewolucja
pomarańczowy: optymizm, ciepło, mądrość, uwaga, skupienie
biały: czystość, dzień, prawda, niewinność, nowość
zielony: wzrost, młodzież, zdrowie, przyroda, naprzód,
niebieski: zaufanie, spokój, godność, solidność, poświęcenie
szary: dojrzałość, stabilność, dyskrecja, neutralność
14
Używaj czcionki co najmniej 20 pkt:
ten tekst to 28 pkt
ten tekst to 24 pkt
•
nie stosuj zbyt małych liter
ten tekst to 20 pkt
• UŻYWAJ WIELKICH LITER TYLKO
ten tekst to 18 pkt
TAM, GDZIE JEST TO WSKAZANE
ten tekst to 16 pkt
ten tekst to 14 pkt
• nie stosuj skomplikowanych krojów pisma
ten tekst to 12 pkt
•
stosuj tylko 2-3 proste kroje: Arial, Tahoma, Verdana
•
nie używaj: Times New Roman ALGERIAN Bernard Bauhaus
•
do wyróżnień używaj: wytłuszczeń, podkreśleń, ROZMIARU, koloru
•
nie używaj kroju pochyłego, który męczy wzrok i jest słabo czytelny 15
• Używaj tylko kolorów dobrze kontrastujących z tłem
• Stosuj kolor oszczędnie
– możesz delikatnie różnicować kolor
• Użycie koloru do wyróżnienia – dopuszczalne, ale nie
za często
dobierz czcionkę, która pasuje do charakteru prezentacji
najwyżej 3 czcionki w jednej prezentacji, 2 czcionki w jednym slajdzie
nie nadużywaj wytłuszczeń i kapitalików
odstępy między wierszami: 1,5-2
wyraźne odstępy pomiędzy kolejnymi punktami
większa czcionka sugeruje informację ważniejszą, wartą zapamiętania
prosta czcionka sugeruje informację ważniejszą, bardziej wiarygodną
drobna czcionka sugeruje informację drugorzędną
16
unikać słów wyrażających niepewność: „może”, „prawdopodobnie”, itp.
unikaj skrótów i akronimów (jeśli już: to z pełnym opisem)
stosuj ograniczoną interpunkcję
tekst DUŻYMI LITERAMI tylko wyjątkowo, raczej podkreślenia i tłustego
zachowaj szerokie marginesy, dużo pustej przestrzeni dla lepszego
skupienia uwagi
używaj poprawnej polszczyzny
unikaj żargonu zawodowego i anglicyzmów
usuń wszystkie literówki, błędy ortograficzne i gramatyczne
Prezentacje w jęz. angielskim:
wypunktowanie: krótkie zdania, terminy hasłowe
na jednym ekranie max. 40 słów:
max.5-6 akapitów x max. 5-6 słów w akapicie
ostrożnie dobierać grafikę (różnice kulturowe)
17
J. Francik: Jak prezentować własną pracę dyplomową:
http://sun.iinf.polsl.gliwice.pl/~jfrancik/edu/jak.zip
Jak przygotować udaną prezentację:
Zalecenia firmy 3M:
http://www.3m.com/meetingnetwork/presentations/pmag_excellence_design.html
Firma Presentations.com :
http://www.presentations.com/presentations/creation/article_display.jsp?vnu_con tent_id=1643886
Art. of Communicating Effectively:
http://www.presentingsolutions.com/effectivepresentations.asp
Secrets of Power Presentations: http://www.business-english-
training.com/work.htm
Advertising & You: http://www.ay.com.pl/arch/06-04-00/prezentacja.html
Socrates Comenius o retoryce: http://www.1lo.zory.pl/socrates/tem12.php 18