Formularze w MS Access 2007
Katedra Zastosowań Informatyki
Projektowanie formularzy
Formularze to obiekty bazy danych wykorzystywane do wprowadzania, edycji i przeglÄ…dania danych. W MS
Access istniejÄ… dwa sposoby tworzenia formularzy:
" Autoformularz,
" za pomocÄ… okna Widok projektu,
" z wykorzystaniem narzędzia Kreator formularzy.
Wszystkie informacje w formularzach zawarte są w elementach sterujących (formanty). Wyróżniamy
następujące elementy sterujące:
" zwiÄ…zane  gdzie z
ródłem danych jest tabela lub kwerenda,
" niezwiÄ…zane  brak z
ródła danych,
" wyliczane  gdzie element wyliczany na podstawie danego pola tabeli lub kwerendy.
Tworzenie Autoformularzy
Najprostszym przykładem formularza do wprowadzania danych jest Autoformularz. Etapy tworzenia:
1 w oknie głównym bazy danych wybierz polecenie Nowy,
2 w oknie Nowy Formularz wybierz tabelÄ™ lub kwerendÄ™ (z
ródło formularza) z której pochodzą dane obiektu.
3 w oknie Nowy Formularz wybierz odpowiedni typ Autoformularza: kolumnowy, tabelaryczny lub arkusz
danych.
Tworzenie formularzy z wykorzystaniem Kreatora formularzy
Etapy tworzenia formularza:
1 Wybierz polecenie Nowy
2 W oknie Nowy Formularz wybierz opcjÄ™ Kreator formularzy
W pierwszej kolejności (patrz rys.1) należy:
1 wybrać tabele lub kwerendę, będącą z
ródłem informacji (z
ródło danych może być z jednego lub kilku
z
ródeł),
2 wybrać pole z zaznaczonego z
ródła w pierwszym kroku,
3 przenieść wybrane pole do tworzonego formularza,
4 wybrać polecenie Dalej.
Rys. 1. Widok pierwszego okna kreatora formularzy
Kolejne kroki formularza zależą od tego, czy w pierwszym oknie wybraliśmy jedno z
ródło danych czy kilka.
Jeżeli kilka z
ródeł, to w drugim kroku należy określić w jaki sposób dane mają być wyświetlane (pogrupowane
względem którego z
ródła), co zostało pokazane na rys. 2.
Rys. 2. Widok okna kreatora formularzy do określenia sposobu wyświetlania danych
W zależności od wyboru sposobu wyświetlania danych , dane można przedstawić w postaci pojedynczego
formularza (przypadek pierwszy) lub formularza z podformularzem albo połączonych formularzy (przypadek drugi).
W przypadku pojedynczego formularza oraz połączonych formularzy dalej postępujemy tak samo jak przy
wyborze jednego z
ródła danych w pierwszym oknie. Jeżeli wybrany został formularz z podformularzem, wówczas w
kolejnym kroku należy określić układ podformularza, co zostało pokazana na rys. 3.
Rys. 3. Widok okna kreatora formularzy do określenia układu podformularza
Jeżeli w pierwszym oknie kreatora wybraliśmy jedno z
ródło danych, to następnie należy wybrać odpowiednio
typ oraz styl formularza (patrz rys. 4):
1. określić nazwę formularza,
2. wybrać sposób wyświetlenia utworzonego formularza,
3. wybrać polecenie Zakończ.
Rys. 4. Widok czwartego okna kreatora formularzy
Efekt końcowy pokazany został na rys. 5, natomiast zmiany projektowe należy wykonać w oknie Widok
projektu.
Rys. 5. Przykłady formularzy utworzonych z wykorzystaniem Kreatora formularzy: 1. formularz z
podformularzem, 2. formularz pojedynczy, 2. połączone formularze
Tworzenie formularzy za pomocÄ… okna Widoku projektu
Kolejnym sposobem tworzenia formularzy jest tworzenie za pomocÄ… okna Widok projektu. Etapy
projektowania:
1. W oknie bazy danych wybierz polecenie Nowy;
2. W oknie Nowy formularz wybierz opcja Widok projektu;
3. Określ w oknie właściwości formularza z
ródło rekordów: okno właściwości formularza (patrz rys. 6
pozycja 1), zakładka Dane, opcja y
ródło rekordów. y
ródłem rekordów może być tylko albo tabela, albo
kwerenda i należy go wybrać z listy (patrz rys 6 punkt 2). W przypadku, gdy nie mamy jeszcze utworzonej
kwerendy, to możemy to utworzyć ją na tym poziomie (patrz rys. 6 punkt 3).
Rys. 6. Okno właściwości formularz. Określanie z
ródła rekordów
4. Dodaj elementy sterujące. Związany element sterujący można dodać w następujący sposób:
a. przeciągając do formularza pole z okna Lista pól (patrz rys 7),
Rys. 7. Okno Lista pól. Dodawanie elementów sterujących
b. przeciÄ…gajÄ…c element sterujÄ…cy z Przybornika (patrz rys. 8 punkt 1 i 2). KorzystajÄ…c
z Przybornika należy dla danego formantu określić w oknie właściwości opcję z
ródło formantu (patrz
rys. 8 punkt 3).
Rys. 8. Okno Lista pól. Dodawanie elementów sterujących
Listę dostępnych elementów sterujących z opisem ich zastosowania przedstawiono w tabeli 1.
Tabela 1.
Lista najczęściej używanych elementów sterujących i ich zastosowanie
Nazwa elementu Zastosowanie
sterujÄ…cego
Pole tekstowe Zawiera tekst lub liczby. Może być związane, niezwiązane lub zawierać obliczenia
(wyrażenie).
Etykieta Zawiera nazwÄ™ formularza, pola lub instrukcjÄ™ wprowadzania danych.
Pole listy Lista wartości (pozycji na liście). Zwykle związana, choć poszczególne pozycje można
także dodawać programowo.
Pole kombi Znajome pole z rozwijaną listą. Połączenie pola tekstowego i pola listy.
Pole wyboru Kwadratowe pole użyteczne przy wprowadzaniu danych typu Tak/Nie i określaniu
preferencji w formularzu.
Przycisk opcji Kolejny formant umożliwiający udzielanie odpowiedzi typu Tak/Nie, często używany w
grupach.
Grupa opcji Grupa przycisków opcji lub pól wyboru, z których wybrać można tylko jeden.
Niezwiązana ramka Wyświetlanie obiektu (np. rysunku), który nie zmienia się przy przechodzeniu pomiędzy
obiektu kolejnymi rekordami.
Związana ramka obiektu Wyświetlanie obiektów, które powinny się zmieniać w kolejnych rekordach (w każdym
rekordzie mamy np. zdjęcie innego pracownika).
Formant Karta Tworzenie formularzy z zakładkami o wyglądzie przypominającym okna dialogowe
pakietu Office 2000 używane do określania preferencji.
Podformularz Tworzenie formularzy kontrolowanych przez inne formularze (tzn. zwiÄ…zanych z nimi).
Najczęściej używane do tworzenia bardziej szczegółowych zestawień, np. listy
szczegółów dotyczących zamówień klienta.
Linia Tworzenie linii oddzielajÄ…cych wizualnie elementy formularza.
Prostokąt Tworzenie kwadratów lub prostokątów do oddzielenia elementów formularza.
Nazwa sekcji Opis
Nagłówek formularza Sekcja widoczna w widoku projektu na górze ekranu, w podglądzie na górze pierwszej
strony. Wykorzystywana, np. do wyświetlania tytułu formularza, instrukcji obsługi,
y
ródło: P.Cassel C. Eddy, J. Price, Access 2002/XP PL dla każdego, Helion 2003, s. 147.
przycisków poleceń.
Nagłówek strony Sekcja widoczna jedynie na wydrukach formularza. Wykorzystywana, np. do wyświetla
5. Zwiększ efektywność formularza dodając/odejmując sekcje. W formularzach w MS Access dostępnych
tytułu, opisu kolumn, itp.
jest pięć sekcji i każda z nich ma konkretne przeznaczenie. Opis i przeznaczenie dostępnych sekcji
Szczegóły Sekcja widoczna na środku formularza. Wykorzystywana do wyświetlania rekordów.
omówiono w tabeli 2.
Stopka strony Sekcja widoczna jedynie na wydrukach formularza. Wykorzystywana do wyświetlania np.
daty, numeru strony.
Tabela 2.
Stopka formularza Sekcja widoczna w widoku projektu na dole ekranu, w podglÄ…dzie na ostatniej stronie.
Podstawowe sekcje formularza
Wykorzystywana np. do wyświetla instrukcji obsługi, przycisków poleceń.
Nazwa elementu Zastosowanie
sterujÄ…cego
Pole tekstowe Zawiera tekst lub liczby. Może być związane, niezwiązane lub zawierać obliczenia
(wyrażenie).
Etykieta Zawiera nazwÄ™ formularza, pola lub instrukcjÄ™ wprowadzania danych.
Pole listy Lista wartości (pozycji na liście). Zwykle związana, choć poszczególne pozycje można
także dodawać programowo.
Pole kombi Znajome pole z rozwijaną listą. Połączenie pola tekstowego i pola listy.
Pole wyboru Kwadratowe pole użyteczne przy wprowadzaniu danych typu Tak/Nie i określaniu
preferencji w formularzu.
Przycisk opcji Kolejny formant umożliwiający udzielanie odpowiedzi typu Tak/Nie, często używany w
grupach.
Grupa opcji
y
ródło: opracowanie własne. Grupa przycisków opcji lub pól wyboru, z których wybrać można tylko jeden.
Niezwiązana ramka Wyświetlanie obiektu (np. rysunku), który nie zmienia się przy przechodzeniu pomiędzy
6. Określ właściwości formularza. W oknie właściwości można określić na przykład przeznaczenie formularza, a
obiektu kolejnymi rekordami.
dokładniej wystarczy ustawić na tak/nie odpowiednio opcje: edycja dozwolona, usuwanie dozwolone, dodawanie
Związana ramka obiektu Wyświetlanie obiektów, które powinny się zmieniać w kolejnych rekordach (w każdym
rekordzie mamy np. zdjęcie innego pracownika).
dozwolone, wprowadzanie danych (właściwości formularza, zakładka Dane). Na przykład formularz do
Formant Karta Tworzenie formularzy z zakładkami o wyglądzie przypominającym okna dialogowe
wprowadzania danych musi mieć włączoną opcję wprowadzanie danych, wówczas po otwarciu formularza
pakietu Office 2000 używane do określania preferencji.
wyświetlane są puste pola.
Podformularz Tworzenie formularzy kontrolowanych przez inne formularze (tzn. zwiÄ…zanych z nimi).
Najczęściej używane do tworzenia bardziej szczegółowych zestawień, np. listy
szczegółów dotyczących zamówień klienta.
Linia Tworzenie linii oddzielajÄ…cych wizualnie elementy formularza.
Prostokąt Tworzenie kwadratów lub prostokątów do oddzielenia elementów formularza.
Nazwa sekcji Opis
Nagłówek formularza Sekcja widoczna w widoku projektu na górze ekranu, w podglądzie na górze pierwszej
7. Zwiększ efektywność formularza poprzez dodanie przycisków poleceń. Przyciski poleceń służą do
uruchamiania akcji lub ciągu akcji i mogą być tworzone z wykorzystaniem lub bez pomocy kreatora.
Aby skorzystać z kreatora należy w oknie Przybornik w pierwszej kolejności zaznaczyć opcję
Kreatorzy formantów , a następnie Przycisk polecenia. Dodawane przyciski poleceń z wykorzystaniem
kreatora można używać na przykład do:
" nawigacji pomiędzy rekordami (przejdz
do następnego, poprzedniego, pierwszego, ostatniego, znajdz

następny, znajdz
rekord),
" operacji na rekordach (cofnij rekord, dodaj nowy, drukuj nowy rekord, duplikat rekordu, usuń/Zapisz
operacje na formularzach/raportach),
" operacji na formularzach (drukuj, edytuj, odśwież i zamknij formularz),
" operacji na raportach (drukuj, podgląd, wyślij raport do pliku),
·ð uruchomienia aplikacji, np. Notatnik, MS Excel, MS Word.
Na rys. 10 pokazano przykład formularza, który umożliwia przeglądanie i edycję rekordów.
Rys. 10. Przykład formularza Dostawcy. Formularz umożliwia przeglądanie i modyfikowanie
rekordów