Monika Brzozowska
Firma  status prawny i funkcjonowanie przedsiębiorstwa,
jednostki sektora finansów publicznych, urzędu itd.
Regulaminy wewnętrzne, struktura pionów i komórek
funkcjonalnych. Obieg dokumentacji wewnętrznej firmy,
tworzenie i klasyfikacja dokumentów, archiwizowanie,
niszczenie.
Instytut Europejski

Studium Prawa Europejskiego
w Warszawie
ul. Prosta 2/14 lok. 204
00-850 Warszawa
tel./fax: [phone]
www.uniaeuropejska.net.pl.pl e-mail: [e-mail]
Copyright by
Instytut Europejski
2
Spis Treści
Wstęp 4
I. Status prawny firmy i funkcjonowanie przedsiębiorstwa 4
1. Przedsiębiorca i firma 4
2. Ewidencje i rejestry
II. Jednostki sektora finansów publicznych 17
III. Regulaminy wewnętrzne, struktura pionów i komórek
funkcjonalnych 21
1. Obieg dokumentacji wewnętrznej w firmie 21
2. Tworzenie i klasyfikacja dokumentów 28
3. Archiwizowanie i niszczenie dokumentów 41
Podsumowanie 43
Bibliografia 44
3
Wstęp
Niniejsze opracowanie ma na celu przybliżenie zasad prawnych, na jakich opiera się
działalność firmy i przedsiębiorstwa, jak również ułatwienie odnalezienia przyszłemu
przedsiębiorcy potrzebnych przepisów i regulacji, koniecznych przy zakładaniu działalności
gospodarczej. Omówiono także pokrótce podstawy funkcjonowania jednostek sektora
finansów publicznych oraz sposób ich finansowania.
Skrypt przybliża zasady tworzenia i organizacji wewnętrznego funkcjonowania firmy,
gdzie bardzo ważny jest obieg informacji, potrzebnych do sprawnego jej prowadzenia. Często
regulacje te nie są unormowane przepisami prawa, przy czym zwrócono uwagę na przypadki,
gdzie przy tworzeniu, przechowywaniu czy niszczeniu firmowych dokumentów konieczne
jest sięgnięcie do stosownych aktów prawnych.
I. Status prawny firmy i funkcjonowanie przedsiębiorstwa
1. Przedsiębiorca i firma
Zgodnie z prawem przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka
organizacyjna, której ustawa nadaje zdolność prawną prowadząca we własnym imieniu
działalność gospodarczą lub zawodową. Przedsiębiorca działa w obrocie pod firmą, której
nazwę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej
(art. 43[2] kodeksu cywilnego dalej jako k.c.).
Uściślając należałby rozwinąć rozumienie pojęcia przedsiębiorcy jako osoby
fizycznej, osoby prawnej oraz jednostki organizacyjnej, nieposiadającej osobowości prawnej
(art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Wobec tego za przedsiębiorcę jako
osobę fizyczną uważana będzie osoba prowadząca we własnym imieniu działalność
gospodarczą lub zawodową. Osoba prawna jako przedsiębiorca występuje najczęściej
w obrocie w postaci spółki kapitałowej prawa handlowego czyli spółki z o.o. lub akcyjnej
(SA). Jednak jest to bardzo szeroka kategoria, do której zaliczane są również banki,
4
spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a w niektórych przypadkach za przedsiębiorcę
jako osobę prawną uznawane będą także stowarzyszenia, fundacje oraz inne organizacje
społeczne i zawodowe. Jeżeli natomiast chodzi o jednostki organizacyjne, o których mowa
w art. 33[1] k.c. to zaliczać będziemy na tej podstawie do przedsiębiorców spółki kapitałowe
w organizacji oraz spółki osobowe prawa handlowego czyli spółkę jawną, partnerską,
komandytowa i komandytowo-akcyjną.
Jak wskazano wcześniej przedsiębiorca występuje w obrocie pod firmą. Jej nazwa
powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących
działalność na tym samym rynku. Firma nie może również wprowadzać w błąd,
w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca
działalności czy z
ródeł zaopatrzenia. Sąd rejestrowy każdorazowo powinien więc ustalić czy
brzmienie firmy dostatecznie odróżnia ją od innych firm działających na tym samym rynku.
Przy czym inaczej będzie traktowany np. niewielki warsztat samochodowy działający na
terenie małego miasteczka, a inaczej firma obejmująca zakresem swojej działalności cały kraj,
bowiem w pierwszym przypadku podobny warsztat na drugim końcu kraju na pewno nie
będzie działał na tym samym rynku. Podany przykład akurat daje jednoznaczną odpowiedz
co
do wyznaczenia obszaru działalności firmy. Nie zawsze jednak odpowiedz
jest tak prosta,
ponieważ rynek może być nie tylko tzw. lokalny obejmujący jedną miejscowość, ale dotyczyć
również całego powiatu, województwa, kilku województw czy całego kraju. Należy tutaj
również odwołać się do definicji rynku właściwego zawartej w ustawie o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r.
O dopuszczalności czy też odmowie dokonania wpisu firmy rozstrzyga pierwszeństwo
użycia firmy przez przedsiębiorcę na danym rynku, jak również porównanie brzmienia firmy
z innymi podobnymi, aby uniknąć wprowadzania w błąd uczestników obrotu co do
poszczególnych przedsiębiorców.
Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego firmą osoby fizycznej jest jej imię
i nazwisko, co nie wyklucza jednak, włączenia do firmy pseudonimu lub określeń
wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych
określeń dowolnie obranych. Firmą natomiast osoby prawnej jest jej nazwa, przy czym musi
zawierać określenie formy prawnej osoby prawnej, która może zostać podana w skrócie.
Ponadto firma osoby prawnej może już fakultatywnie wskazywać na przedmiot działalności,
siedzibę tej osoby oraz inne określenia dowolnie obrane. Dodatkowo firma osoby prawnej
5
może zawierać nazwisko lub pseudonim osoby fizycznej, jeżeli służy to ukazaniu związków
tej osoby z powstaniem lub działalnością przedsiębiorcy. Umieszczenie w firmie nazwiska
albo pseudonimu osoby fizycznej wymaga pisemnej zgody tej osoby, a w razie jej śmierci -
zgody jej małżonka i dzieci.
Przedsiębiorca może również posiadać oddziały firmy, jednakże posługiwanie się do
oznaczania oddziału tej samej firmy mogłoby wprowadzać uczestników obrotu w błąd. Stąd
art. 43[6] k.c. zawiera rozwiązanie przewidujące, iż firma oddziału osoby prawnej zawiera
pełną nazwę tej osoby oraz określenie  oddział ze wskazaniem miejscowości, w której
oddział ma siedzibę. Przepis ten dotyczy oddziału firmy osoby prawnej, natomiast
ustawodawca w art. 5 pkt 4 ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r.
nr 155, poz. 1095 z póz
n. zm.) zawarł zapis, iż oddziałem przedsiębiorcy jest wyodrębniona
i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej wykonywanej przez
przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania
działalności. Zmiana firmy wymaga ujawnienia w odpowiednim rejestrze. W razie
przekształcenia osoby prawnej można zachować jej dotychczasową firmę z wyjątkiem
określenia wskazującego formę prawną osoby prawnej, jeżeli uległa ona zmianie, ma to
również zastosowanie do przekształcenia spółki osobowej.
W przypadku kontynuowania działalności gospodarczej osoby fizycznej przez inną
osobę fizyczną będąca jej następcą prawnym konieczne jest wyrażenie na piśmie zgody przez
osobę fizyczną, której działalność kontynuujemy. W przypadku jej śmierci konieczna jest
zgoda jej małżonka lub dzieci. Te same zasady stosuje się do utraty członkostwa przez
wspólnika, którego nazwisko było umieszczone w firmie. W przypadku nabycia
przedsiębiorstwa, nabywca może je nadal prowadzić pod dotychczasową nazwą. Powinien
jednak umieścić dodatek wskazujący firmę lub nazwisko nabywcy, chyba że strony
postanowiły inaczej. Kodeks cywilny zawiera przepis zabraniający zbycia firmy.
Przedsiębiorca może jedynie upoważnić innego przedsiębiorcę do korzystania ze swej firmy,
jeżeli nie wprowadza to w błąd (art. 43[9] k.c.). Wynika więc, że ustawodawca zastrzegł
wyraz
nie niezbywalność firmy przedsiębiorcy, traktując ją jako dobro osobiste (por. art. 23
i 24 k.c.).  Wynika to z oderwania firmy od przedsiębiorstwa (w znaczeniu przedmiotowym
i funkcjonalnym) i ścisłego związania jej z osobą przedsiębiorcy. 1 Wobec tego zakazane jest
zbywanie firmy poprzez rozporządzenie przedsiębiorcy zarówno dotyczące samej firmy jak
1
Kodeks cywilny. Komentarz., red. prof. dr hab. Edward Gniewek, rok wydania 2008, C.H.Beck
6
i przy okazji zbywania przedsiębiorstwa (tak m.in. red. prof. dr hab. Edward Gniewek,
Kodeks cywilny. Komentarz., rok wydania 2008, C.H. Beck). Pamiętać należy, że chodzi
tutaj o firmę w rozumieniu art. 43[2] i nast. k.c., a więc o firmę będącą oznaczeniem
przedsiębiorcy, pod którą prowadzi on swą działalność. Zbycie więc firmy za pomocą umowy
będzie czynnością bezwzględnie nieważną na mocy art. 58 ż 1 k.c.  Sankcji nieważności nie
należy stosować, mimo nazwania umowy przez strony "umową sprzedaży firmy", jeśli
z treści jej postanowień wynika, że zgodnie z zamiarem stron celem umowy jest jedynie
udzielenie przez przedsiębiorcę, któremu przysługuje prawo do firmy, innemu przedsiębiorcy
upoważnienia do korzystania ze swej firmy. Jeśli spełnione są przesłanki posługiwania się
firmą przez drugiego przedsiębiorcę, a w szczególności, jeżeli posługiwanie nie będzie
wprowadzać w błąd innych osób (zob. art. 43[9] ż 2 k.c.) .2
Przedsiębiorca, którego prawo do firmy zostało zagrożone cudzym działaniem, może
żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego
naruszenia może on także żądać usunięcia jego skutków, złożenia oświadczenia lub
oświadczeń w odpowiedniej treści i formie, naprawienia na zasadach ogólnych szkody
majątkowej lub wydania korzyści uzyskanej przez osobę, która dopuściła się naruszenia.
Przy wyjaśnianiu pojęcia przedsiębiorcy oraz firmy należy również wskazać niektóre
zagadnienia dotyczące samego przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. art. 55[1] k.c.
zawierającym definicję przedsiębiorstwa, jest ono zorganizowanym zespołem
składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności
gospodarczej, przy czym obejmuje ono w szczególności:
1. oznaczenie indywidualizujące przedsiębiorstwo lub jego wyodrębnione części (nazwa
przedsiębiorstwa);
2. własność nieruchomości lub ruchomości, w tym urządzeń, materiałów, towarów
i wyrobów, oraz inne prawa rzeczowe do nieruchomości lub ruchomości;
3. prawa wynikające z umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub ruchomości oraz
prawa do korzystania z nieruchomości lub ruchomości wynikające z innych stosunków
prawnych;
4. wierzytelności, prawa z papierów wartościowych i środki pieniężne;
5. koncesje, licencje i zezwolenia;
6. patenty i inne prawa własności przemysłowej;
2
Komentarz do przepisów Działu III Księgi i KC, red. prof. dr hab. Stanisław Sołtysiński, rok wydania: 2008,
C.H. Beck
7
7. majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne;
8. tajemnice przedsiębiorstwa;
9. księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Wskazane powyżej składniki przedsiębiorstwa stanowią tzw. substrat przedsiębiorstwa
czyli jego majątkową (niekoniecznie materialną), podstawę. Ten określony zespół
składników, zgodnie z art. 55[1] KC, jest warunkiem koniecznym (sine qua non) istnienia
przedsiębiorstwa (tak m.in. dr Jacek Widło, Przedsiębiorstwo w świetle zmian kodeksu
cywilnego, Monitor Prawniczym, rok 2004, nr 1). Jak wskazuje nam definicja kodeksowa ten
substrat przedsiębiorstwa mogą tworzyć zarówno składniki materialne jak i niematerialne 
ważne jest by tworzyły one pewien zespół/całość. Możliwe jest tworzenie tego substratu
jedynie przez jeden rodzaj tych składników np. przy przedsiębiorstwach świadczących usługi
internetowe ten substrat może stanowić majątkowa, ale niekoniecznie już materialną,
podstawę przedsiębiorstwa (tak również dr Jacek Widło, Przedsiębiorstwo w świetle zmian
kodeksu cywilnego, Monitor Prawniczym, rok 2004, nr 1).
Ustawodawca w art. 55[1] używa stwierdzenia  w szczególności co oznacza, że jest to
katalog otwarty/przykładowy, nie wskazuje więc jednoznacznie co jest warunkiem
koniecznym istnienia przedsiębiorstwa, poza tym, że musi to być zorganizowany zespół
składników niematerialnych i materialnych przeznaczonych do prowadzenia działalności
gospodarczej.  W stosunkach wewnętrznych będą to najczęściej dobra o charakterze
niematerialnym np. sposób organizacji przedsiębiorstwa, podział obowiązków między
pracownikami, technologia produkcji, patenty i rozwiązania techniczne na konkretny produkt,
systemy jakości i odbioru jakościowego, narzędzia stymulacji efektywności pracy, receptury
chemiczne (know-how techniczne, handlowe i organizacyjne) itp. Dobra te mają charakter
z reguły niematerialny o wymiernej wartości ekonomicznej. Dobra materialne będą miały
z reguły charakter podrzędny (nie będą miały zdecydowanego wpływu na sukces
przedsiębiorstwa), co nie znaczy, że nie będą istotne z punktu widzenia funkcjonowania
przedsiębiorstwa. 3
3
Przedsiębiorstwo w świetle zmian kodeksu cywilnego, dr Jacek Widło, Monitor Prawniczym, rok 2004, nr 1
8
2. Ewidencje i rejestry
Przedsiębiorcy muszą uzyskać wpisy w odpowiednich ewidencjach/rejestrach. Należy
jednak zaznaczyć, że do innej ewidencji/rejestru wpisywani są przedsiębiorcy będący
osobami fizycznymi, a gdzie indziej będący osobami prawnymi.
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną powinien uzyskać wpis do ewidencji
działalności gospodarczej gdzie zamieszczane są takie informacje jak PESEL, NIP czy nazwa
firmy i osoby prowadzącej działalność. Od dnia 31 marca 2009 r. obowiązują nowe przepisy
upraszczające procedurę zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej wprowadzające
tzw. koncepcję  jednego okienka . Osoba fizyczna zamierzająca więc założyć działalność
gospodarczą wypełnia tylko jeden formularz, a następnie składa go we właściwym dla
miejsca zamieszkania urzędzie gminy/miasta.
Wniosek niniejszy stanowi jednocześnie:
" wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej
(REGON),
" zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacje NIP,
" zgłoszenie składek do systemu ubezpieczeń społecznych.
Niektóre z rodzajów działalności gospodarczej aby mogły być prowadzone zgodnie
z przepisami prawa wymagają: koncesji, wpisu do rejestru działalności regulowanej,
zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej, licencji do prowadzenia działalności
gospodarczej lub też stosownych uprawnień zawodowych.
1. Uzyskania stosownej koncesji wymaga prowadzenie działalności gospodarczej
związanej z:
- Poszukiwaniem lub rozpoznawaniem złóż kopalin, wydobywaniem kopalin ze złóż,
bezzbiornikowym magazynowaniem substancji oraz składowaniem odpadów
w górotworze, w tym w podziemnych wyrobiskach górniczych. Koncesja jest udziela przez
Ministra Środowiska, marszałka województwa lub starostę właściwego ze względu na
siedzibę przedsiębiorcy.
- Wytwarzaniem i obrotem materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją oraz wyrobami
i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym. Koncesja jest udzielana przez
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji.
9
- Wytwarzaniem, przetwarzaniem, magazynowaniem, przesyłaniem, dystrybucją i obrotem
paliwami i energią. Koncesja jest udzielana przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.
- Ochroną osób i mienia. Koncesja jest udzielana przez Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji.
- Rozpowszechnianiem programów radiowych i telewizyjnych. Koncesja jest udzielana przez
Przewodniczącego Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji.
- Przewozami lotniczymi. Koncesja jest udzielana przez Prezesa Urzędu Lotnictwa
Cywilnego.
2. Wpisu do rejestru działalności regulowanej wymaga prowadzenie działalności
gospodarczej związanej z:
- Organizowaniem imprez turystycznych oraz pośredniczeniem na zlecenie klientów
w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych. Wpisu do rejestru organizatorów
turystyki i pośredników turystycznych dokonuje się u marszałka województwa właściwego ze
względu na siedzibę przedsiębiorcy.
- Świadczeniem usług turystycznych obejmujących polowania wykonywane przez
cudzoziemców na terytorium RP i polowania za granicą. Wpisu do rejestr polowań prowadzi
dokonuje się u marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.
- Świadczeniem usług w zakresie pośrednictwa pracy na terenie RP, pośrednictwa pracy za
granicą, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego, pracy tymczasowej. Wpisu do
rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia dokonuje się u marszałka
województwa właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.
- Konfekcjonowaniem lub obrotem środkami ochrony. Wpisu do rejestru przedsiębiorców
wykonujących działalność w zakresie konfekcjonowania lub obrotu środkami ochrony roślin
dokonuje się u wojewódzkiego inspektora właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.
- Obrotem materiałem siewnym. Wpisu do rejestry przedsiębiorców dokonujących obrotu
materiałem siewnym dokonuje się u wojewódzkiego inspektora właściwego ze względu na
siedzibę przedsiębiorcy.
- Wytwarzaniem lub magazynowaniem biokomponentów. Wpisu do rejestru przedsiębiorców
wytwarzających, magazynujących oraz importujących biokomponenty dokonuje się u Prezesa
Agencji Rynku Rolnego.
- Wyrobem lub rozlewem napojów spirytusowych. Wpisu do rejestru działalności w zakresie
wyrobu lub rozlewu napojów spirytusowych dokonuje się u Ministra Rolnictwa i Rozwoju
Wsi.
10
- Wyrobem lub rozlewem wyrobów winiarskich. Wpisu do rejestru przedsiębiorców
wykonujących działalność w zakresie wyrobu lub rozlewu wyrobów winiarskich dokonuje się
u Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
- Wyrobem, oczyszczaniem, skażaniem, odwadnianiem alkoholu etylowego lub wytwarzanie
wyrobów tytoniowych. Wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność w zakresie
wyrobu i przetwarzania alkoholu etylowego oraz rejestru producentów wyrobów tytoniowych
dokonuje się u Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
- Prowadzeniem przedsiębiorstwa składowego. Wpisu do rejestru przedsiębiorstw składowych
przyjmujących na skład towary rolne dokonuje się u Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi,
wpisu do rejestr przedsiębiorstw składowych przyjmujących na skład towary przemysłowe
dokonuje się u Ministra Gospodarki.
- Przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie
przechowywania. Wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych dokonuje
się u marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności
objętej wpisem.
- Kształceniem podyplomowym lekarzy i lekarzy dentystów. Wpisu do rejestru podmiotów
prowadzących kształcenie podyplomowe lekarzy i lekarzy dentystów dokonuje się
u Okręgowej Rady Lekarskiej właściwej dla siedziby organizatora prowadzenia kształcenia
oraz u Naczelnej Rady Lekarskiej, w przypadku gdy okręgowa izba lekarska jest
organizatorem kształcenia.
- Kształceniem podyplomowym pielęgniarek i położnych. Wpisu do rejestru przedsiębiorców
prowadzących kształcenie podyplomowe dokonuje się u Okręgowej Rady Pielęgniarek
i Położnych właściwej dla miejsca prowadzenia kształcenia oraz u Naczelnej Rady
Pielęgniarek i Położnych w przypadku jednostek organizacyjnych samorządu pielęgniarek
i położnych oraz utworzonych przez nie spółek handlowych i innych podmiotów.
- Prowadzeniem indywidualnej, indywidualnej - specjalistycznej i grupowej praktyki
pielęgniarek i położnych. Wpisu do rejestru indywidualnych, indywidualnych -
specjalistycznych i grupowych praktyk pielęgniarek i położnych dokonuje się u Okręgowej
Rady Pielęgniarek i Położnych właściwej dla miejsca prowadzenia praktyk.
- Prowadzeniem grupowej praktyki lekarskiej. Wpisu do rejestru grupowych praktyk
lekarskich dokonuje się u Okręgowej Rady Lekarskiej właściwej ze względu na miejsce
wykonywanej praktyki.
- Prowadzeniem indywidualnej praktyki lekarskiej oraz indywidualnej specjalistycznej
praktyki lekarskiej. Wpisu do rejestru indywidualnych praktyk lekarskich oraz rejestru
11
indywidualnych specjalistycznych praktyk lekarskich dokonuje się u Okręgowej Rady
Lekarskiej właściwej ze względu na miejsce wykonywanej praktyki.
- Prowadzeniem stacji kontroli pojazdów, prowadzeniem ośrodka szkolenia kierowców lub
prowadzeniem ośrodka doskonalenia techniki jazdy. Wpisu do rejestru przedsiębiorców
prowadzących stację kontroli pojazdów, rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek
szkolenia kierowców oraz rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek doskonalenia
techniki jazdy dokonuje się u starosty właściwego ze względu na miejsce wykonywania
działalności.
- Prowadzeniem pracowni psychologicznej. Wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących
pracownię psychologiczną dokonuje się u marszałka województwa właściwego ze względu na
siedzibę przedsiębiorcy lub miejsce zamieszkania uprawnionego psychologa.
- Prowadzeniem działalności kantorowej. Wpisu do rejestru działalności kantorowej dokonuje
się u Prezesa Narodowego Banku Polskiego.
- Prowadzeniem usług detektywistycznych. Wpisu do rejestru działalności detektywistycznej
dokonuje się u Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
- Wykonywaniem działalności pocztowej niewymagającej zezwolenia, z wyjątkiem
działalności pocztowej polegającej na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu druków
bezadresowych oraz działalności wykonywanej przez agenta lub agenta pocztowego na
podstawie umowy agencyjnej, zawartej z operatorem zgodnie z przepisami Kodeksu
cywilnego. Wpisu do rejestru operatorów pocztowych dokonuje się u Prezesa Urzędu
Komunikacji Elektronicznej.
- Organizowaniem wyścigów konnych. Wpisu do rejestru organizatorów wyścigów konnych
dokonuje się u Prezesa Polskiego Klubu Wyścigów Konnych.
- Prowadzeniem działalności telekomunikacyjnej. Wpisu do rejestru przedsiębiorców
telekomunikacyjnych dokonuje się u Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
- Prowadzeniem kursów początkowych i kursów doskonalących dla doradców do spraw
bezpieczeństwa przewozu koleją towarów niebezpiecznych. Wpisu do rejestru
przedsiębiorców prowadzących kursy początkowe i kursy doskonalące dokonuje się u Prezesa
Urzędu Transportu Kolejowego.
- Prowadzeniem kursów dokształcających dla kierowców przewożących towary
niebezpieczne. Wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących kursy dokształcające
dokonuje się u marszałka województwa.
12
3. Zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej wymagane jest do
prowadzenia działalności związanej z:
- Sprzedażą napojów alkoholowych. Zezwolenia udziela: na sprzedaż detaliczną napojów
alkoholowych - wójt, burmistrz lub prezydent miasta; na sprzedaż hurtową napojów
alkoholowych do 18% - marszałek województwa dla przedsiębiorców posiadających siedzibę
na terenie województwa; na sprzedaż hurtową napojów alkoholowych powyżej 18% -
Minister Gospodarki.
- Urządzaniem lub prowadzeniem działalności w zakresie gier losowych, zakładów
wzajemnych, gier na automatach. Zezwolenia udziela Minister Finansów.
- Prowadzeniami działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej.
Zezwolenia udziela Minister Gospodarki.
- Odbieraniem odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, opróżnianiem
zbiorników bezodpływowych i transportem nieczystości ciekłych. Zezwolenia udziela wójt,
burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce świadczenia usług.
- Ochroną przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzeniem schronisk dla bezdomnych
zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części. Zezwolenia udziela
wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce świadczenia usług.
- Leczeniem substytucyjnym osób uzależnionych, wytwarzaniem, przetwarzaniem lub
przerabianiem środków odurzających lub substancji psychotropowych, zbiorem mleczka
makowego i opium z maku oraz ziela konopi i żywicy konopi, przywozem z zagranicy
i wywozem za granicę środków odurzających lub substancji psychotropowych oraz
prekursorów grupy I-R, obrotem hurtowym środkami odurzającymi substancjami
psychotropowymi lub prekursorami grupy I-R, uprawą i kontraktacją upraw maku lub konopi
włóknistych. Zezwolenia udziela: na leczenie substytucyjne w zakładach opieki zdrowotnej 
wojewoda; na uprawę maku lub konopi włóknistych - wójt, burmistrz lub prezydent miasta
właściwy ze względu na miejsce położenia uprawy; w pozostałych przypadkach - Główny
Inspektor Farmaceutyczny.
- Produkcją tablic rejestracyjnych. Zezwolenia udziela marszałek województwa.
- Prowadzeniem działalności maklerskiej lub rachunków papierów wartościowych przez
banki, prowadzeniem giełdy lub rynku pozagiełdowego. Zezwolenia udziela Minister
Finansów lub Komisja Nadzoru Finansowego.
- Prowadzeniem funduszu emerytalnego. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru Finansowego.
- Prowadzeniem banku lub instytucji kredytowej. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru
Bankowego.
13
- Prowadzeniem giełdy towarowej. Zezwolenia udziela Minister Finansów.
- Zarządzaniem specjalną strefą ekonomiczną. Zezwolenia udziela Rada Ministrów.
- Gospodarką odpadami (zbieranie, transport, odzysk i unieszkodliwianie odpadów oraz
nadzór nad wyżej wymienionymi działaniami oraz nad miejscami unieszkodliwiania
odpadów). Zezwolenia udziela marszałek województwa lub starosta.
- Instalacją lub naprawą oraz sprawdzaniem pod względem zgodności z wymaganiami
okresowo, przed i po zainstalowaniu oraz po naprawie określonych rodzajów przyrządów
pomiarowych, jeżeli to wynika z wiążących Polskę umów międzynarodowych. Zezwolenia
udziela Prezes Głównego Urzędu Miar.
- Prowadzeniem zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków.
Zezwolenia udziela wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce
świadczenia usług.
- Prowadzeniem laboratorium referencyjnego. Zezwolenia udziela Minister Środowiska.
- Wytwarzaniem produktów leczniczych. Zezwolenia udziela Główny Inspektor
Farmaceutyczny.
- Wykonywaniem przewozów kabotażowych na terytorium RP. Zezwolenia udziela Minister
Infrastruktury.
- Wykonywaniem rybołówstwa morskiego. Zezwolenia połowowego udziela: Minister
Rolnictwa i Rozwoju Wsi - na połowy w polskiej wyłącznej strefie ekonomicznej, na morzu
terytorialnym, w Zatoce Puckiej i w Zatoce Gdańskiej oraz poza polskimi obszarami
morskimi; właściwy okręgowy inspektor rybołówstwa morskiego - na połowy w Zalewie
Wiślanym, w Zalewie Szczecińskim, na obszarze Zalewu Kamieńskiego i Jeziora Dąbie.
- Założeniem lotniska, zarządzaniem lotniskiem użytku publicznego i prowadzeniem na nim
obsługi naziemnej statków powietrznych, ładunków, pasażerów i ich bagażu, wykonywaniem
przewozów lotniczych do, lub z Rzeczypospolitej Polskiej przez obcego przewoz
nika
lotniczego, prowadzeniem sprzedaży przewozów lotniczych na terytorium RP przez obcego
przewoz
nika lotniczego. Zezwolenia udziela Prezes Urzędu Lotnictwa Cywilnego.
- Utworzeniem i prowadzeniem instytucji pieniądza elektronicznego. Zezwolenia udziela
Komisja Nadzoru Bankowego.
- Wykonywaniem działalności ubezpieczeniowej. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru
Finansowego.
- Wykonywaniem działalności brokerskiej. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru
Finansowego.
14
- Wykonywaniem działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania
i doręczania w obrocie krajowym i zagranicznym przesyłek dla ociemniałych, przesyłek
z korespondencją do 2000 g z wyłączeniami przewidzianymi w ustawie z 12 czerwca 2003 r.
Prawo pocztowe. Zezwolenia udziela Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
- Prowadzeniem składu podatkowego, prowadzeniem działalności jako zarejestrowany lub
niezarejestrowany handlowca, wykonywaniem czynności w charakterze przedstawiciela
podatkowego. Zezwolenia udziela właściwy naczelnik urzędu celnego.
- Prowadzeniem funduszu inwestycyjnego. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru
Finansowego.
- Hodowlą zwierząt laboratoryjnych lub dostarczaniem zwierząt doświadczalnych.
Zezwolenia udziela Powiatowy Lekarz Weterynarii.
- Wykonywaniem planów urządzenia lasu. Zezwolenia udziela Minister Środowiska.
- Wykonywaniem działalności związanej z narażeniem na działanie promieniowania
jonizującego, określonego w ustawie z 29 listopada 2000 r. Prawo atomowe. Zezwolenia
udziela Prezes Państwowej Agencji Atomistyki.
- Prowadzeniem warsztatu w zakresie instalacji, napraw lub sprawdzania tachografów
cyfrowych. Zezwolenia udziela Prezes Głównego Urzędu Miar.
- Wykonywaniem działalności regularnych przewozów osób w krajowym transporcie
drogowym osób. Zezwolenia udziela: na wykonywanie przewozów na liniach
komunikacyjnych na obszarze gminy  wójt; na wykonywanie przewozów na liniach
komunikacyjnych w komunikacji miejskiej - burmistrz albo prezydent miasta;
w przypadku innych niż wyżej wymienionych linii komunikacyjnych, wykraczających poza
obszar gminy, miasta, powiatu lub województwa - starosta albo marszałek województwa.
- Utworzeniem wielkopowierzchniowego obiektu handlowego (powyżej 400 m2 powierzchni
sprzedaży). Zezwolenia udziela wójt, burmistrz albo prezydent miasta właściwy ze względu
na lokalizację wielkopowierzchniowego obiektu handlowego.
4. Uzyskania stosownej licencji potrzeba do prowadzenia działalności
gospodarczej, gdy jest ona związana z:
- Wykonywaniem krajowego i międzynarodowego transportu drogowego, lub z przewozami
taksówkowymi. Licencję na transport drogowy wydaje starosta właściwy dla siedziby
przedsiębiorcy, licencję na przewozy taksówkowe wydaje wójt, burmistrz lub prezydent
miasta, licencję na międzynarodowy transport drogowy wydaje Minister Infrastruktury.
15
- Wykonywaniem przewozów kolejowych lub udostępnianiem pojazdów trakcyjnych.
Licencję udziela Prezes Urzędu Transportu Kolejowego.
- Wykonywaniem czynności syndyka. Licencję udziela Minister Sprawiedliwości, dodatkowo
konieczne jest zdanie przez kandydatów egzaminu organizowanego przez Ministerstwo
Sprawiedliwości.
5. Zgoda na prowadzenie działalności gospodarczej jest potrzebna przy:
- Prowadzeniu systemu płatności lub systemu rozrachunku papierów wartościowych
w zakresie określonym w ustawie z dnia 24 sierpnia 2001 r. o ostateczności rozrachunku
w systemach płatności i systemach rozrachunku papierów wartościowych oraz zasadach
nadzoru nad tymi systemami.
6. Uzyskanie uprawnień zawodowych do prowadzenia działalności gospodarczej
przez przedsiębiorcę lub jego pracownika jest konieczne przy prowadzeniu działalności
gospodarczej związanej z i profesją:
- lekarza i lekarza dentysty,
- pielęgniarki i położnej,
- lekarza weterynarii,
- adwokata,
- komornika,
- radcy prawnego,
- rzecznika patentowego,
- biegłego rewidenta4,
- aptekarza,
- architekta,
- inżyniera budownictwa,
- brokera ubezpieczeniowego,
- doradcy podatkowego,
- maklera papierów wartościowych,
- doradcy inwestycyjnego,
- księgowego.
4
http://www.biznes-firma.pl/d.102.Jak_zalozyc_firme.html
16
Inaczej sprawa wygląda, jeżeli chodzi o rejestrację przedsiębiorców będących osobami
prawnymi. Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 roku (tj. Dz. U.
2007.168.1186) wprowadza ogólną zasadę zgodnie z którą wniosek o wpis do Rejestru
powinien być złożony w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu,
chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Krajowy Rejestr Sądowy składa się z rejestru
przedsiębiorców; rejestru stowarzyszeń, i innych organizacji społecznych, zawodowych,
fundacji, zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru dłużników niewypłacalnych. Zgodnie
z przepisami obligatoryjne dla ich istnienia są wpisy do Krajowego Rejestru Sądowego nowo
powstałych podmiotów takich jak spółki osobowe, czyli spółki jawnej, partnerskiej,
komandytowej czy komandytowo- akcyjnej, a także spółdzielni, stowarzyszenia czy fundacji.
Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku spółek kapitałowych, czyli spółki z o.o. i spółki
akcyjnej ponieważ przed wpisem do rejestru działają one w postaci tzw. spółek w organizacji,
a dopiero wpis do Krajowego Rejestru Sądowego jest warunkiem koniecznym powstania
osoby prawnej.
Wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego wymaga również każda zmiana danych,
które były podawane przy rejestracji m.in. składzie zarządu, reprezentacji spółki, zmianie
wspólników w sp. z o.o., zmianie firmy itp.
II. Jednostki sektora finansów publicznych
Przez finanse publiczne rozumie się wszelkie procesy związane z gromadzeniem
i rozdysponowaniem środków pieniężnych. Te środki pieniężne przyjmują postać tzw.
środków publicznych.
Kwestią związaną z finansami publicznymi jest to jakie podmioty mają prawo gromadzić
i wydatkować środki publiczne. Muszą to być podmioty, które w myśl przepisów ustawy
z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), mają prawo
gospodarować tymi środkami oraz niejako z nich  żyć . Ustawodawca daje odpowiedz
na
powyższe pytanie w rozdziale III ustawy, ale bowiem w art. 8 stanowi, że jednostki sektora
finansów publicznych mogą być tworzone tylko w takich formach jakie zostały wskazane
w tym przepisie oraz w przepisach ustaw odrębnych. Art. 9 z kolei określa te jednostki
sektora finansów publicznych, które mają prawo funkcjonować wyłącznie w takich formach,
17
jakie określił ustawodawca. Zgodnie z tym przepisem sektor finansów publicznych
tworzą:
1. organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli
państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
2. jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;
3. jednostki budżetowe;
4. samorządowe zakłady budżetowe;
5. agencje wykonawcze;
6. instytucje gospodarki budżetowej;
7. państwowe fundusze celowe;
8. Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa
Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy
Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
9. Narodowy Fundusz Zdrowia;
10. samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
11. uczelnie publiczne;
12. Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
13. państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe;
14. inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych
ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw,
jednostek badawczo-rozwojowych, banków i spółek prawa handlowego.
Zgodnie z powyższym sektor finansów został przez ustawodawcę stosownie podzielony.
Wskazuje on po pierwsze, że to wszelkiego rodzaju organy władzy publicznej, kontroli,
ochrony prawa, sądy, trybunały organy administracji rządowej, a także jednostki samorządu
terytorialnego oraz ich związki (pkt 1-2).
Natomiast w kolejnych pkt. 3 - 7, ustawodawca określa, pod jakimi postaciami będą działać
organy władzy publicznej. Co do zasady, będzie się przyjmować, że wszystkie one są
jednostkami budżetowymi  czyli  mają tyle, ile w budżecie zapisano. Mogą one
funkcjonować wyłącznie w oparciu o środki budżetowe, ale jednocześnie ustawodawca
stwierdza, że mogą przybierać inną formę, np. samorządowego zakładu (pkt 4). Dzisiaj już
nie można tworzyć państwowych zakładów budżetowych (dawniej były także gospodarstwa
pomocnicze jednostek budżetowych  musiały jednak ulec likwidacji do dnia 31 grudnia
18
2009 r.). W poprzednim okresie funkcjonowały także państwowe i samorządowe fundusze
celowe  od 1 stycznia 2010 r. funkcjonują już tylko państwowe fundusze celowe.
Alternatywą w stosunku do funkcjonowania jednostek budżetowych, w celu realizacji
wymogów unijnych, jest funkcjonowanie jednostek w postaci: samorządowych zakładów
budżetowych, agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej bądz
państwowych
funduszy celowych. Oznacza to, że jednostka sama musi wypracowywać pieniądze, nie
czekając na fundusze. Czyli będzie odpłatnie wykonywać pewne zadania i z tego co uzyska
w ramach działalności będzie się utrzymywać.
W katalogu jednostek sektora finansów publicznych wymienionych w pkt 8 - 14, znajdują się
dalsze jednostki należące do sektora finansów publicznych, a więc działające nierozerwalnie
z budżetem i w oparciu o środki publiczne. Natomiast do sektora finansów publicznych nie
należą: przedsiębiorstwa, jednostki badawczo-rozwojowe, banki i spółki prawa handlowego
(wyłącznie z drugiej części pkt 14).
Ustawa o finansach publicznych do sektora finansów publicznych zalicza więc dość
wyjątkowe podmioty i jednostki, które wprost nazywa, czyli: ZUS, KRUS, samodzielne
publiczne zakłady opieki zdrowotnej, PAN, uczelnie o charakterze państwowym, inne
wszelkie państwowe i samorządowe osoby prawne, które wykonują zadania publiczne za
wyjątkiem wskazanych powyżej przedsiębiorstw, spółek prawa handlowego, banków oraz
jednostek badawczo  rozwojowych. Są to, zatem jednostki, dla których te środki publiczne
są tworzone i te jednostki następnie tymi środkami dysponują.
Nie do końca jednak tylko te podmioty mają prawo gromadzić i wydatkować środki
publiczne, bowiem ustawa o finansach publicznych dopuszcza także możliwość finansowania
jednostek, które nie są zaliczane do jednostek sektora finansów publicznych. Art. 132
ust. 2 ustawy o finansach publicznych w pkt 4, 5, 7 stanowi, iż także jednostki, które nie
należą do sektora finansów publicznych mogą otrzymywać dotacje do tego, co będą robić
w ramach realizowania inwestycji. Z budżetu państwa mogą być udzielane (choć nie muszą)
dotacje.
Jeżeli chodzi o samo wskazanie jednostek, które mogą funkcjonować w oparciu
o środki publiczne to trzy pierwsze punkty art. 132 ust. 2 ustawy to jednostki sektora
finansów publicznych. Oprócz tego, zgodnie z pkt 4  dotacje mogą otrzymywać także
jednostki nie zaliczane do sektora finansów publicznych. Te jednostki nie zaliczane do
19
sektora finansów publicznych wynikają z katalogu tych jednostek, które należą do sektora
finansów publicznych  ustawodawca stanowi bowiem za wyjątkiem, z wyłączeniem.
Jednostki te mimo, że nie zostały zaliczone do sektora finansów publicznych, w pewnych
sytuacjach mogą dostać dofinansowanie z budżetu. Jeżeli uzyskają dofinansowanie to oznacza
to, iż funkcjonują w oparciu o środki publiczne. Kolejny pkt 5 art. 132 ust. 2 stanowi, że
środkami publicznymi wynikającymi z budżetu mogą także dysponować inne jednostki
w zakresie realizacji zadań zleconych organizacją pozarządowym. Te organizacje
pozarządowe to według definicji z ustawy podmioty, które zostały wymienione w art. 3
ust. 3 ustawy dotyczącej pożytku publicznego i wolontariatu. Gdy sięgniemy do przepisów tej
ustawy, będziemy mogli przeczytać, że są to  nie będące jednostkami sektora finansów
publicznych i nie działające w celu osiągnięcia zysku osoby prawne, jednostki nie posiadające
osobowości prawnej utworzone na podstawie przepisów ustaw w tym fundacje
i stowarzyszenia, oprócz tego także działalność prowadzona w oparciu osoby prawne
działające w oparciu o przepisy ustawy o stosunku państwa do kościoła katolickiego oraz
innych kościołów i związków wyznaniowych, jeżeli jej cele statutowe przewidują
prowadzenie działalności pożytku publicznego .
Na podstawie art. 132 ust. 2 ustawy możemy jeszcze wymienić jeszcze jeden podmiot,
który może korzystać z środków publicznych, a nie należy do jednostek sektora finansów
publicznych (pkt 7). Są to jednostki, które prowadzą działalność o charakterze naukowym lub
są związane z podejmowaniem prac rozwojowych. Nowe rozwiązanie dotyczy jednostek
badawczo  rozwojowych, które kiedyś należały do sektora finansów publicznych, a obecnie
są z niego wyłączone.
Ustawodawca w ust. 3 analizowanego nadal art. 132 ustawy o finansach publicznych
precyzuje, o kogo chodzi, gdyż wskazuje, że dotyczy to tych jednostek sektora finansów
publicznych, które nie należą do tego sektora, a będą realizować zadania sektora finansów
publicznych. Jako pierwszych ustawodawca wymienia przedsiębiorców - dotacje są im
udzielane jednak z uwzględnieniem przepisów o pomocy publicznej (zawężenie). Ustawa
o finansach publicznych nie definiuje przedsiębiorcy, sięgamy więc do ustawy o swobodzie
działalności gospodarczej, a ściśle wskazanego już w części dotyczącej przedsiębiorców, jej
art. 4, zgodnie z którym przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, prawna, jednostka organizacyjna
nie będąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną wykonującą we
własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorcę uznaje się także wspólników
spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Następnie
20
należy sięgnąć do ustawy o uzyskiwaniu pomocy publicznej z 30 kwietnia 2004 roku, gdzie
czytamy, że beneficjantem pomocy publicznej są podmioty prowadzące działalność
gospodarczą w tym podmioty prowadzące działalność w zakresie rolnictwa, rybołówstwa bez
względu na formę organizacyjno  prawną oraz sposób finansowania, którzy otrzymali pomoc
publiczną.
Zgodnie z orzecznictwem sądowym pomoc dla przedsiębiorców określana będzie
w ramach programów pomocowych, pomocy regionalnej, szkoleniowej, dla małych i średnich
przedsiębiorstw.
Druga grupa tych podmiotów wymienionych w art. 132 ust. 3, to te, które mogą
działać w oparciu o środki publiczne, to podmioty które prowadzą badania naukowe oraz
zajmują się pracami naukowo  technicznymi, działalnością innowacyjną państwa. Zaliczają
się tu między innymi placówki naukowe PAN-u, jednostki badawczo  rozwojowe,
międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych przepisów, Polska
Akademia Umiejętności.
Trzecia grupa podmiotów, która również może funkcjonować w ramach środków
finansowych budżetu państwa to podmioty, które zawierają umowy partnerskie publiczno 
prywatne (ustawa o partnerstwie publiczno  prywatnym). Tym prywatnym podmiotem może
być np. przedsiębiorca krajowy czy zagraniczny zaś podstawą wykonywania zadań będzie
podpisanie przez te podmioty umowy.
III. Regulaminy wewnętrzne, struktura pionów i komórek
funkcjonalnych.
1. Obieg dokumentacji wewnętrznej w firmie
Działalność firmy, a ściślej ujmując działalność jednostki organizacyjnej jest związana
z tworzeniem i otrzymywaniem dokumentów. Brak jest tutaj jednolitych wymogów, które
wynikałyby z określonych regulacji prawnych z zastrzeżeniem pewnych wyjątków, o których
będzie mowa. Często przedsiębiorstwa i instytucje bardziej przykładają wagę do samej treści
i wyglądu dokumentów, a mniejszą - do ich szybkiego i skutecznego obiegu - zapominając, że
21
jest to podstawowy element funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej. Należałoby
wyróżnić kolejne etapy postępowania z dokumentacją takie jak:
" przyjmowanie i ewidencja informacji wpływających z zewnątrz,
" wewnętrzny obieg informacji,
" opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie),
" wysyłanie informacji na zewnątrz,
" gromadzenie/archiwizowanie/brakowanie.
Czynności, które są związane z przyjmowaniem pism, ich opracowywaniem, obiegiem
wewnątrz danej jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw już
załatwionych określać powinna tzw. instrukcja kancelaryjna.
Konieczność prawidłowego zorganizowania procedur obiegu dokumentacji w firmie
będzie często warunkowała prawidłową realizację jej celów. Bardzo często od tego będzie
zależało prawidłowe funkcjonowanie danej jednostki organizacyjnej.
Samo ustalenie procedur obiegu dokumentów w firmie jest kwestią czysto wewnętrzną,
nie podlegającą prawnej weryfikacji, co oznacza, że co do zasady, organizacja obiegu
dokumentów pozostawiona jest w gestii jednostki, a najczęściej osoby będącej jej
kierownikiem. Tutaj często pojawia się pojęcie tzw. outsorcingu, czyli korzystania przez
jednostkę z pomocy zewnętrznych podmiotów, które mogą przygotować procedury obiegu
dokumentów w firmie lub sami przejąć zadnia związane z tym obiegiem.
Niekiedy jednak przepisy prawa narzucają konieczność wprowadzenia przepisów
wewnętrznych związanych z obiegiem dokumentów (wyjątki), określając jednocześnie zasady
ich organizacji. Jako przykład należy podać przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy
o ochronie informacji niejawnych czy też ustawy o ochronie danych osobowych.
Organizacja obiegu dokumentów zazwyczaj oparta jest na tzw. aktach wewnętrznych,
czyli pewnego rodzaju wewnętrznym systemie prawnym, właściwym dla danej jednostki. Jak
już było wcześniej wskazane brak jest regulacji normatywnych dotyczących samych procedur
dokumentacyjnych, a sposób ich kształtowania pozostawiony jest zasadniczo samej jednostce,
jednak, co oczywiste, nie mogą one być sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi
przepisami prawa.
22
W praktyce, więc bardzo trudno byłoby wskazać jednolite założenia, które byłyby
właściwe dla wszystkich podmiotów, ponieważ w każdej jednostce mogą występować inne
cele i potrzeby, zależnie od jego działalności czy struktury wewnętrznej.
Możliwe jest jednak wskazanie pewnych generalnych wyznaczników, na których opierać
się powinna organizacja obiegu dokumentów w danej jednostce. Można wskazać tutaj
podstawową zasadę uregulowania obiegu dokumentacji w sposób zapobiegający ich
wzajemnej sprzeczności. Takim przykładem może być ogólna instrukcja obiegu dokumentów
i instrukcja obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne. Aby instrukcje te nie
były wzajemnie potrzebny jest tutaj akt regulujący problematykę szczególną, który może
zawierać rozwiązania odmienne od przyjętych ogólnie, a także uściślać i rozwijać
postanowienia aktu nadrzędnego. Nie może on jednak akt taki zawierać rozwiązań:
" sprzecznych z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa,
" pozostających w sprzeczności z rozwiązaniami ogólnymi,
" dotyczących innych procedur dokumentacyjnych, o charakterze szczególnym.
Jako akty wewnętrzne regulującymi problematykę obiegu dokumentów w firmie
występują najczęściej różnego rodzaju instrukcje, regulaminy i zarządzenia wewnętrzne.
Na marginesie zaznaczyć trzeba, że w spółkach prawa handlowego aktem wewnętrznym
regulującym ich funkcjonowanie jest umowa lub statut spółki. Przepisy Kodeksu spółek
handlowych zawierają regulacje określające minimum postanowień, jakie musi zawierać
każda umowa lub statut pod rygorem nieważności lub bezskuteczności w stosunku do spółki.
Chodzi tutaj przykładowo o postanowienia dotyczące sposobu podejmowania uchwał przez
zarząd.
Przy zorganizowania prawidłowego obiegu dokumentów konieczne jest zatem
ustalenie zasadniczej procedury przyjmowania, ewidencjonowania, przekazywania,
udostępniania oraz archiwizacji dokumentów, jak też dookreślenie zasad współpracy
pomiędzy poszczególnymi jednostkami lub konkretnymi osobami w sytuacji, gdy
opracowanie danego dokumentu wymaga koordynacji działań większej ilości osób.
Można wskazać taki przykładowy, bardzo ogólny i ujednolicony sposób
ukształtowania procedury dokumentacyjnej w jednostce:
- Wyodrębnienie osoby lub jednostki strukturalnej, której zadaniem jest przyjmowanie
korespondencji np. sekretariatu czy kancelarii. W tym miejscu może pojawić się od razu
23
kwestia umocowania określonych osób do odbioru pism bądz
też dokonanie zastrzeżenia, że
poświadczenie odbioru pism (wszystkich lub niektórych) dokonywane będzie przez
kierownika jednostki. Przykładem może być spółka kapitałowa, gdzie, co do zasady odbiór
pism skierowanych do spółki należy do członka zarządu w ramach tzw. reprezentacji biernej.
- Ustalenie jej zakresu zadań oraz ewentualne przeszkolenie pracowników w zakresie
rozpoznawania dokumentów według ich treści i umiejętności kwalifikowania ich z punktu
widzenia rangi dokumentu.
- Wprowadzenie wymogu prowadzenia rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej
oraz rejestru tzw. spraw załatwionych, spraw w toku itp. 5. Następnie w ramach rejestru
konieczne jest określenie: liczby porządkowej dokumentu, nadawcy, rodzaju dokumentu, daty
otrzymania lub wysyłki, przedmiotu sprawy, osoby, która otrzymała dokument z poleceniem
załatwienia sprawy (tzw. dekretacja), sposób załatwienia ewentualnie przebieg sprawy.
- Ustalenie systemu ewidencji dokumentów bowiem każda firma czy instytucja, której
działalność jest związana z tworzeniem lub przyjmowaniem dokumentów powinna ustalić na
jakim systemie kancelaryjnym będzie się opierał wewnętrzny obieg dokumentów.
System ten określający sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy
systemem kancelaryjnym, a jego ramach kolejny podział na:
- System dziennikowy, najczęściej spotykany, występujący w trzech odmianach: jako system
wielodziennikowy, dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji 
największą wagę przykłada się tutaj do pojedynczego pisma, a nie do sprawy której pismo
dotyczy. Jest on prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów.
Natomiast jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.
Pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym każde wychodzące i przychodzące
pismo, nadając mu numer - najczęściej pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym
roku kalendarzowym i wskazania jego dwóch ostatnich cyfr. Przykładowe oznaczenie pisma
w systemie dziennikowym: 34/10. Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą
następnie wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu czy
kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku
podawczym. Jak już wskazano wyżej, do ewidencji korespondencji w systemie
dziennikowym wykorzystuje się jeden, dwa lub kilka dzienników. Zależnie od tego, jeżeli
jest:
5
http://menedzer.wp.pl/artykuly-r.php?tematyka=Kadry&id_ar=5636
24
" jeden dziennik, to rejestruje się w nim korespondencję przychodzącą i wychodzącą
" dwa dzienniki, wówczas jeden przeznaczony jest dla korespondencji wchodzącej,
a drugi dla wychodzącej
" kilka dzienników, wówczas ewidencjonuje się w nich korespondencję ze względu na jej
charakter np. korespondencja zwykła przychodząca, korespondencja zwykła
wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa - faktury, rachunki, rozliczenia.
Dodatkowo w systemie dziennikowym dokumenty najczęściej wpinane są do teczek/akt
chronologicznie według wpływu, jednak możliwe jest również segregowanie według rodzaju
sprawy.
- System bezdziennikowy, w którym dokumentów nie rejestruje się w dziennikach
podawczych (kancelaryjnych). W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz
rejestruje się załatwione już sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism
przysyłanych przechowuje np. referent. System ten jest mniej pracochłonny, a obieg pism
szybszy niż w systemie dziennikowym. Najczęściej spotykany jest w instytucjach
państwowych, administracji rządowej i samorządowej, stowarzyszeniach czy fundacjach.
Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie
pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się, co
oznacza, że każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.
System ten opiera się na rzeczowym, jednolitym wykazie akt powstających w czasie
działalności firmy czy instytucji. Ten jednolity, rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł
rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Należy
zapamiętać, że wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej i z tego też powodu
często określany jest mianem, dlatego też system systemu dziesiętnego. Przykładowe
oznaczenie pisma w systemie bezdziennikowym: DM. DZ. 1-5/10, przy czym skrót nazwy
firmy i działu (DM. DZ), numer z rzeczowego wykazu akt (1), numer sprawy w obrębie danej
kategorii spraw (5) oraz rok bieżący (2010). System bezdziennikowy jest obowiązkowy
w instytucjach, w których wytwarzane są materiały archiwalne oznaczone kategorią A (czyli
przeznaczone na wieczyste przechowywanie w archiwach państwowych np. niektóre
materiały biblioteczne przechowywane przez Bibliotekę Narodową w Warszawie).
- System mieszany, który jak wynika z samej nazwy, łączy pewne elementy obydwu
wcześniej omówionych systemów. Równocześnie stosuje się tutaj dziennik podawczy i spis
spraw. Pracownik biura podawczego rejestruje pismo w dzienniku, nadając mu sygnaturę
według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli
zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już
25
w toku. Wobec tego pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury: sygnaturę wynikającą
z wpisu w dzienniku korespondencyjnym i sygnaturę z teczki danej sprawy.
- Określenie generalnych obowiązków związanych z przychodzącą i wychodząca
korespondencją w zależności od sposobu jej przekazywania (np. list, przesyłka polecona,
poczta elektroniczna - np. sprawdzanie prawidłowości funkcjonowania systemu, w ramach
którego odbierana i wysyłana jest poczta)
- Ustalenie sposobu przyjmowania korespondencji przychodzącej (np. procedur, które muszą
być dokonane w sytuacji, gdy przesyłka jest uszkodzona, przyjmowania listów lub paczek
doręczanych przez gońca, odbiór w sytuacjach awaryjnych np. nieobecność osoby
bezpośrednio odpowiedzialnej za przyjmowanie korespondencji, kwitowanie odbioru itp.).
- Określenie zasad notyfikacji wpływu np. pieczęć przyjęcia z podaniem daty wpływu,
rejestracja w rejestrze korespondencji przychodzącej itp.
- Określenie zasad otwierania korespondencji (kwestie związane z informacjami niejawnymi,
korespondencją prywatną).
- Określenie dalszego postępowania po zadekretowaniu dokumentu np. przekazanie do
właściwej jednostki, właściwej osoby.
- Wyznaczenie obowiązków jednostek lub osób, do których kierowany jest dokument:
rejestracja wpływu, system ewidencji dokumentów, zakładanie teczek, oznaczanie: sprawa
załatwiona, sprawa w toku, sprawa niezałatwiona.
- Określenie sposobu załatwienia spraw (ustnie, pisemnie, telefonicznie, za pośrednictwem
internetu) oraz szczegółowych rozwiązań wynikających z danego sposobu załatwienia.
- Ustalenie zasad sporządzania pism (projektów dokumentów) wymagających akceptacji
zwierzchnika, a także zasad sporządzania kopii i odpisów.
- Określenie obowiązków kancelarii związanych z wysyłką przesyłek (np. zasady rejestracji).
- Ustalenie procedur związanych z postępowaniem z dokumentami zawierającymi informacje
niejawne
- Wskazanie sposobu postępowania w przypadku konieczności posługiwania się drukami
ścisłego zarachowania6.
- Wprowadzenie ujednoliconych zasad przechowywania dokumentów (tzw. archiwizacja).
6
http://menedzer.wp.pl/artykuly-r.php?tematyka=Kadry&id_ar=5636
26
Dodatkowo należy wspomnieć o organizowaniu w firmie obiegu dokumentów
księgowych. Podstawę opracowania stosownej instrukcji obiegu dokumentów powinna
stanowić inwentaryzacja występujących w jednostce dowodów księgowych, której
powinna mieć na celu m.in.:
" odpowiednie zidentyfikowanie wszystkich dokumentów,
" wskazanie wszystkich komórek organizacyjnych jednostki uczestniczących w obiegu
dokumentów pod względem zakresu ich uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności,
" wskazanie sposobu przepływu dokumentów.
Można wskazać różne sposoby przedstawienia obiegu dokumentów w jednostce,
a mianowicie:
- metoda graficzna - polega na oznakowaniu dowodów księgowych, czynności, ogniw
i kanałów przepływu oraz innych elementów systemu obiegu dokumentów za pomocą
znaków graficznych i przedstawieniu całości w logicznym powiązaniu lub przy dużej ilości
dokumentów w oddzielnych schematach graficznych dla każdego dowodu;
- metoda tabelaryczna - polega na utworzeniu tablic przepływu dowodów księgowych,
z wykorzystaniem symboli, skrótów nazw i znaków umownych, odpowiednio zdefiniowanych
i objaśnionych dla potencjalnych użytkowników dokumentacji;
- metoda opisowa - polega na opisaniu całego systemu obiegu dowodów księgowych, tj. dla
wszystkich dowodów opisanie poszczególnych czynności, przypisanych wszystkim ogniwom
organizacyjnym w logicznym powiązaniu;
- metoda kartotekowa - polega na wprowadzeniu dowolnej ilości kart stanowiących całość
systemu obiegu dokumentów księgowych, gdzie każda karta obejmuje jeden dokument;
metoda ta wymaga wcześniejszego opracowania karty wzorcowej, na której zostaną następnie
odpowiednio przedstawione obiegi poszczególnych dokumentów7.
Poniżej przykładowy schemat obiegu dokumentów dotyczących deklaracji PIT
w jednym z Urzędów Skarbowych:
" wszystkie deklaracje PIT wpływają do kancelarii Urzędu Skarbowego, po czym są
stemplowane datownikiem,
" następnie trafiają do komórki podatku dochodowego,
" każda deklaracja PIT sprawdzana jest pod względem formalnym i rachunkowym,
7
http://www.biznespartner.pl/content/view/14/38/
27
" sprawdzone deklaracje trafiają do komórki wprowadzania danych, w której na podstawie
dowodu z
ródłowego deklaracji PIT wprowadzane są dane do stosowanego przez Urzędu
Skarbowego programu komputerowego,
" deklaracje PIT po wprowadzeniu danych są podstawą do sporządzenia rejestrów
przypisów i odpisów,
" rejestry i deklaracje trafiają do działu księgowości gdzie stanowią podstawę do
zaksięgowania przypisu podatku dochodowego za dany okres rozrachunkowy,
" po zaksięgowaniu deklaracje PIT wracają do referatu wymiaru podatku gdzie znajdują się
akta osobowe podatników i zostają wpięte do akt poszczególnych podatników,
" jeżeli deklaracja jest błędnie sporządzona, komórka wymiarowa wzywa podatnika do
poprawienia swojej deklaracji, bowiem tylko prawidłowo sporządzone deklaracje
stanowią podstawę do wprowadzania danych.
2. Tworzenie i klasyfikacja dokumentów
Prowadzenie działalności przez instytucje lub firmę będzie jak już podnoszono
wcześniej wiązało się najczęściej z tworzeniem dokumentów np. dokumenty wewnętrzne
dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej firmy. Dodatkowo jednostki organizacyjne
otrzymują dokumenty z zewnątrz i na zewnątrz wysyłają
W każdym biurze będziemy mogli wyróżnić:
" dokumenty biurowe, jest nimi każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie
liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz;
" akta spraw, które są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej
sprawy, akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące
na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia natomiast akta spraw
załatwionych obejmują sprawy już zamknięte;
" dokumentację biurową, obejmującą akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi,
rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.
Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma, bowiem ze względu na
tryb postępowania przy obiegu pism i innych dokumentów, sposoby ich opracowywania,
przesyłania i przechowywania, możemy wyróżnić się następujące ich podziały.
28
1. Ze względu na nadawcę i adresata pisma wyróżnia się:
- pisma przychodzące, korespondencja zewnętrzna,
- pisma wychodzące, korespondencja zewnętrzna,
- pisma wewnętrzne, korespondencja wewnętrzna.
2. W zależności od treści zawartej w dokumencie wyróżnia się:
- pisma i notatki,
- protokoły tworzone w celu rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań,
- sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń.
3. W zależności od pilności sprawy możemy wyróżnić:
- pisma zwykłe, załatwiane są w terminach zwyczajowo przyjętych lub określonych
stosownymi przepisami,
- pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności, bez zbędnej zwłoki,
- pisma terminowe, które mają ustalony, nieprzekraczalny termin załatwiania.
4. W zależności od sposobu przesyłania wyróżnia się:
- pisma przesyłane pocztą zwykłą bez dodatkowych opłat,
- pisma przesyłane pocztą jako polecone,
-pisma przesyłane pocztą jako polecone z potwierdzeniem odbioru (np. korespondencja
sądowa),
- pisma przesyłane pocztą priorytetową (expresową) i lotniczą,
- pisma przesyłane w postaci telefonogramów, telegramów, teleksów i telefaksów.
5. Ze względu na zapewnienie tajemnicy wyróżnia się:
- pisma jawne, nie zawierające żadnej tajemnicy,
- pisma poufne, zawierające tajemnicę służbową,
- pisma tajne, zawierają tajemnicę państwową,
- możemy dodatkowo wymienić również pisma prywatne, zawierające wiadomości chronione
zgodnie z zasadą nienaruszalności prywatności (osobista korespondencja pracownika).
6. Ze względu na charakter samego dokumentu wyróżnia się:
- pisma, notatki, protokoły, stanowiące korespondencję biurową,
- dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury, rachunki.
29
3. Archiwizowanie i niszczenie dokumentów
Firmy czy instytucje w wyniku swojej działalności wytwarzają różnego rodzaju
dokumentację, która obrazuje/rejestruje sposób działania danej jednostki organizacyjnej.
Należy się więc zastanowić jakie są zasady jej archiwizacji czy prawne aspekty postępowania
z wytworzoną dokumentacją.
Postępowanie z dokumentacją instytucji nie jest więc dowolne i opiera się
o określone zasady prawne, przy czym najważniejszym aktem prawnym dotyczącym
archiwizacji dokumentów jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z póz
n. zm.). Około 25% akt o trwałej
wartości historycznej stanowi narodowy zasób archiwalny, a po upływie obowiązującego
okresu przechowywania w instytucji materiały te muszą zostać przekazane na wieczyste
przechowywanie do właściwego archiwum państwowego. Pozostałe akta stanowią
dokumentację niearchiwalną i po upływie obowiązującego okresu przechowywania
przeznaczone są do zniszczenia na makulaturę.
Oprócz wspomnianej ustawy szczegółowe postępowanie z dokumentacją uregulowane jest
w przepisach wykonawczych do niej. Należałoby tutaj wymienić przede wszystkim:
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie określenia
szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych
z dnia 29 lipca 2008 r. (Dz. U. Nr 156, poz. 970)
- Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów
archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 3 czerwca 2008 r.
(Dz. U. Nr 107, poz. 679)
Oprócz przepisów wykonawczych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach postępowanie z dokumentacją regulują również inne przepisy ustawowe,
takie jak:
-ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591
z póz
n. zm.);
-ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku -Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z póz
n. zm.);
-ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883
z póz
n. zm.);
30
-ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11,
poz. 95 z póz
n. zm.);
- ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565 z póz
n. zm.)
Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach materiałami
archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, są wszelkiego rodzaju akta
i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy
i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dz
więkowe i wideofonowe, dokumenty
elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz inna dokumentacja, bez
względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako z
ródło informacji o wartości
historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych
państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami,
o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze
politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji
i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego
i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca
współcześnie.
Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów
archiwalnych, dzieli się na:
1) państwowy zasób archiwalny;
2) niepaństwowy zasób archiwalny.
Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające
w wyniku działalności:
- organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych,
-organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek
organizacyjnych,
- obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek
organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek
wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.
31
Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne jeżeli stały się
własnością państwa Polskiego w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze,
a powstałe w wyniku działalności:
" partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym,
zawodowym i gospodarczym;
" kościołów i związków wyznaniowych;
" innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych;
" działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki
i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do
rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do
rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki;
" rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki
polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw
i innej aktywności gospodarczej.
Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą natomiast materiały archiwalne, które nie
wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, przy czym zasób ten może być:
- ewidencjonowany,
- nieewidencjonowany.
Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne
powstałe i powstające w wyniku działalności:
- partii politycznych,
- organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych,
- kościołów i związków wyznaniowych,
- innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz stanowiące ich własność.
Z chwilą ustania działalności jednostek organizacyjnych, o których mowa powyżej ich
materiały archiwalne stają się własnością państwa Polskiego i wchodzą do państwowego
zasobu archiwalnego. Podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci
archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Organy
niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do ewidencjonowania,
32
przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wchodzących w skład
niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe
i powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich
prawnych następców.
Państwową sieć archiwalną tworzą:
" archiwa państwowe,
" archiwa państwowe wyodrębnione,
" archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek
organizacyjnych,
" archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych
jednostek organizacyjnych.
Archiwa państwowe dzielą się na:
" archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj,
" archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub
kilku województw).
Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:
" kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;
" ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów
archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;
" kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego
zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach
organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym;
" wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji
przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;
" prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin
pokrewnych;
" popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie
działalności informacyjnej;
" wykonywanie zadań określonych w ustawie lub w odrębnych przepisach.
33
Dokumentacja wytworzona w toku działalności urzędów i instytucji a także innych jednostek
organizacyjnych może być bardzo zróżnicowana. Podstawowymi kryteriami podziału
dokumentacji są:
" kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,
" kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,
" kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.
Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów
praktycznych dzielimy całą dokumentację na dwie kategorie:
- materiały archiwalne oznaczone symbolem "A ",
- dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem "B".
Jak już wcześniej wskazywano, za materiały archiwalne uważa się wszelkiego rodzaju
akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy
i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dz
więkowe i wideofonowe, dokumenty
elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz inną dokumentację, bez
względu na sposób jej wytworzenia, mającą znaczenie jako z
ródło informacji o wartości
historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych
państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami,
o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze
politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji
i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego
i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca
współcześnie.
Materiały archiwalne mające więc wartość historyczną, przechowywane są wieczyście, a więc
nie mogą być nigdy zniszczone. Natomiast dokumentacja niearchiwalna (w odróżnieniu od
materiałów archiwalnych) posiada jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu i po
upływie określonych okresów przechowywania, j es t brakowana i niszczona.
Dokumentacja ta dzieli się na trzy grupy:
-"B" z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas okres jej przechowywania (np. "B5"),
34
-"BE" z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera "E" oznacza przeprowadzenie ekspertyzy przez
właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania dokumentacji
w instytucji (np. "BElO"),
-"Bc" oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą wartość
praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę.
Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są do prowadzenia
archiwum zakładowego, natomiast te, które wytwarzają tylko dokumentację niearchiwalną
prowadzą składnice akt. Decyzje w tej sprawie wydaje Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych.
Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną może
zostać utrwalona na różnego rodzaju nośnikach. Podstawowym nośnikiem jej utrwalenia jest
papier, a dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową. Oprócz
dokumentacji aktowej spotykamy często dokumentację audiowizualną (mechaniczną).
Utrwalona jest ona na płytach gramofonowych, kasetach magnetofonowych oraz innych
nośnikach dz
więku, a także na kasetach wideofonowych. Dokumentację audiowizualna będą
stanowiły również fotografie w postaci negatywów bądz
pozytywów.
Instytucje równie często utrwalają swoją dokumentację korzystając z komputerów.
Forma ta obejmuje dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17
lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
Rozpatrując dokumentację pod względem dostępności do niej osób trzecich, niezależnie
od jej wartości archiwalnej oraz nośnika, na którym została utrwalona, możemy
wyróżnić jej dwa rodzaje:
- dokumentację jawną,
- dokumentację niejawną.
Dokumentacja jawna nie jest objęta klauzulą tajności, a więc może być ona
udostępniona osobom trzecim, w przeciwieństwie do dokumentacji niejawnej zawierającej
informacje objęte tajemnicą.
Postępowanie z dokumentacją w instytucjach od chwili wpływu lub od momentu
wytworzenia jej w komórce organizacyjnej oraz obieg tej dokumentacji w trakcie załatwiania
35
spraw do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub do składnicy akt reguluje
instrukcja kancelaryjna. Jest ona podstawą pracy biurowej instytucji i określa jej system
kancelaryjny. Instrukcja kancelaryjna reguluje w szczególności zasady rejestrowania spraw
oraz znakowania pism, zakładania teczek aktowych oraz zasady przekazywania akt spraw
zakończonych do archiwum zakładowego bądz
do składnicy akt.
Instytucje państwowe i samorządowe, jednostki organizacyjne, w których powstają
materiały archiwalne (wskazane wcześniej akta kategorii "A") zobowiązane są do
opracowania i stosowania instrukcji kancelaryjnych. Na mocy art. 6 ust 2 ustawy
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach instrukcje te wymagają zatwierdzenia przez
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który do tego celu upoważnił dyrektorów
właściwych archiwów państwowych. Zatwierdzanie instrukcji kancelaryjnych przez
dyrektorów archiwów państwowych nie jest obowiązkowe dla instytucji niepaństwowych,
których instrukcje są zatwierdzane i wprowadzane w życie przez kierownictwo tych
instytucji.
W polskich instytucjach najczęściej spotykanym systemem kancelaryjnym jest system
dziennikowy i bez dziennikowy lub mieszany, już szczegółowo wcześniej omówione, tutaj
zostaną ponownie krótko scharakteryzowane celem wyjaśnienia.
W systemie dziennikowym podstawą ewidencji pism jest i dziennik podawczy,
w którym każde wpływające lub wychodzące pismo otrzymuje kolejny numer. Dziennik
podawczy lub dzienniki podawcze jest/są wspólny/e dla całej korespondencji, dlatego kolejne
pisma tej samej sprawy mają różne znaki co może utrudniać tworzenie kompletu akt spraw.
Natomiast w systemie bez dziennikowym dokonuje się rejestracji poszczególnych
spraw, a nie pism. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma, a następne
każde pismo w tej samej sprawie otrzymuje ten znak co pismo pierwsze.
Następnie rejestracji dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki
aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Jeżeli sprawy rejestruje się za pomocą
komputera, to formularz spisu spraw należy wprowadzić do pamięci komputera. Tak
wypełniony spis spraw zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi rzeczowego wykazu akt jest
nazwą pliku. Rzeczowy wykaz akt jest podstawą systemu bezdziennikowego. Wykaz akt
stanowi niezależną od struktury organizacyjnej rzeczową klasyfikację wszystkich akt
powstających w toku działalności instytucji i zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje
36
on wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji oznaczone
w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami oraz kategorią archiwalną.
Konsekwentne stosowanie systemu bezdziennikowego, tzn. przestrzeganie jednolitych
zasad rejestrowania spraw, tworzenia teczek aktowych oraz ich układu może przynieść spore
korzyści merytoryczne. Materiały archiwalne mogą bowiem zostać od razu wydzielone,
a następnie właściwie uporządkowane i zabezpieczone dla przyszłych pokoleń,
a dokumentacja niearchiwalna o jednakowym okresie przechowywania (po jego upływie),
może być brakowana bez potrzeby oddzielania jej od dokumentacji o innym okresie
przechowywania.
Przy stosowaniu mieszanego systemu kancelaryjnego rejestracja prowadzona jest
niejako dwutorowo. Kancelaria instytucji nadaje pismu kolejny numer wpływu wynikający
z dziennika podawczego, natomiast pracownicy komórek organizacyjnych dokonują
właściwej rejestracji wykorzystując do tego celu symbole klasyfikacyjne wspomnianego już
wyżej rzeczowego wykazu akt.
Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok
kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw. W sytuacji znikomej ilości
akt wytworzonych w ciągu jednego roku można prowadzić teczki ze spisami spraw przez
kilka lat. Odnosi się to także do akt, których charakter wymaga łączenia ich przez dłuższy
czas, np. zbiorów normatywów.
Końcowej klasie wykazu akt odpowiada teczka aktowa (może być podzielona na
tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Nie należy
łączyć w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych.
Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać następujące
oznaczenia:
1) na środku u góry - pełną nazwę instytucji oraz nazwę komórki organizacyjnej,
2) w lewym górnym rogu -znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej
i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,
3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, a w przypadku dokumentacji
niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okres jej przechowywania,
4) na środku - tytuł teczki, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji
zawartej w teczce,
37
5) pod tytułem - rok założenia teczki.
Dokumentację spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach aktowych założonych
zgodnie z wykazem akt.
Teczki aktowe układa się w kolejności poszczególnych pozycji wykazu akt.
Przechowywana dokumentacja powinna być ułożona w teczce aktowej w kolejności liczb
porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw - chronologicznie, przy czym pismo
rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.
Po upływie dwóch lat od momentu zakończenia spraw, akta z komórek organizacyjnych
przekazywane są do archiwum zakładowego (lub do składnicy akt). Przekazywane akta
powinny być uporządkowane przez komórkę, która je wytworzyła. Przez uporządkowanie
rozumie się:
a) ułożenie akt w teczkach sprawami, a w obrębie spraw chronologicznie, według spisu spraw
(pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu),
b) wyłączenie wtórników i brudnopisów,
c) opisanie teczek aktowych poprzez podanie następujących oznaczeń:
- na środku u góry - pełnej nazwy instytucji oraz nazwy komórki organizacyjnej ,
- w lewym górnym rogu -znaku akt złożonego z symbolu literowego komórki organizacyjnej
i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,
- w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej akt, a w przypadku dokumentacji
niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okresu jej przechowywania,
- na środku - tytułu teczki, tj. pełnego hasła z wykazu akt uzupełnionego o rodzaj
dokumentacji zawartej w teczce,
- pod tytułem - roku założenia teczki. d) ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem
akt, e) ponumerowanie stron, zszycie akt oraz usunięcie części metalowych w teczkach
zawierających materiały archiwalne (akta kategorii "A").
Punkt e) nie dotyczy uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii "B"), a więc
dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
Uporządkowane akta (zarówno kategorii "A ", jak i kategorii "B") przekazuje się na
podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (wzór formularza zawiera załącznik nr 3).
Spisy te sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych - w czterech
egzemplarzach i osobno dla dokumentacji niearchiwalnej - w trzech egzemplarzach. Jeden
egzemplarz spisu zatrzymuje, po poświadczeniu przez archiwistę, komórka organizacyjna
38
przekazująca akta. Pozostałe przeznaczone są dla archiwum zakładowego (bądz
składnicy
akt).
Akta powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami. Te, które nadal są
niezbędne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórce organizacyjnej na zasadzie
wypożyczenia, tzn. umieszczenia odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym 8.
Jeżeli chodzi o archiwizację dokumentów firmy, która nie stanowi zgodnie z art. 1
ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach materiału archiwalnego, to mogą co
do niej również obowiązywać przepisy szczególne nakazujące jej archiwizację przez
określony czas.
Dokumentacja podatkowa
Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 z póz
n.
zm.) oraz ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
dokumenty firmowe bowiem dotyczące dokumentacji podatkowej należy przechowywać
przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności
podatku. Dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu
w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku oraz w podziale na okresy sprawozdawcze.
W toku opracowania dokumentacji księgowej za przechowanie tej dokumentacji
odpowiedzialni są najczęściej pracownicy, którzy otrzymują kolejno tą dokumentację zgodnie
z ustaleniami instrukcji obiegu dokumentów.
Od powyższej generalnej zasady są następujące wyjątki:
- karty wynagrodzeń pracowników bądz
ich odpowiedniki przechowuje się przez okres
wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych
oraz podatkowych (nie krócej jednak niż 5 lat),
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - przechowuje się do dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia
rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się 1 rok po terminie upływu
rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
8
http://www.sciaga.pl/tekst/25427-26-
archiwizacja_podstawy_prawne_postepowania_z_dokumentacja_rodzaje_dokumentacji
39
Ponadto:
- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz
umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym
postępowaniem karnym albo podatkowym - przechowuje się przez 5 lat od początku roku
następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały
ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia (polityki) rachunkowości - przechowuje się
przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
Dokumentacja pracownicza
Dokumentację pracowniczą należy zgodnie z prawem przechowywać przez okres
zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat.
Sposób prowadzenia samej dokumentacji szczegółowo reguluje rozporządzenie
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.), natomiast okres
przechowywania dokumentów pracowniczych regulują różne akty prawne.
Akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika
u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat zgodnie z przepisami ustawy
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ponadto, oprócz dokumentacji osobowej,
pracodawca przechowuje również dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych
i rentowych.
Pracodawca jako płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty
wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru
emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy
u danego płatnika. Natomiast kopie przekazanych do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych
należy przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania (art. 125a ust. 4 ustawy
z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych  Dz. U.
nr 162, poz. 1118 ze zm.).
40
Dokumentacja dla ZUS
Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz
dokumentów je korygujących przechowuje się przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS
(art. 47 ust. 3c ustawy z 13 paz
dziernika 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych  Dz. U.
z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).
3. Archiwizowanie i niszczenie dokumentów
Dla ważności uregulowań prawnych nie ma znaczenia fakt czy pracodawca sam przechowuje
dokumenty, czy przekaże ten obowiązek wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom,
działającym na podstawie przepisów określonych w rozdziale 4a ustawy z 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach regulującym prowadzenie Działalności
gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
o czasowym okresie przechowywania.
Niszczenie dokumentów
Jeżeli chodzi o samo niszczenie (brakowanie) dokumentów, to wspomina o tym
zarówno ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jak i rozporządzenie
Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją,
zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375).
Przepisy te nie dotyczą jednak dokumentów prywatnych przedsiębiorstw - oczywiście
w granicach, w których nie podlegają one archiwizacji zgodnie z przytoczonymi
we wcześniejszej części opracowania przepisami. Firmy przeprowadzają niszczenie
dokumentów we własnym zakresie, ale istnieje kilka zasad o których należy w tym wypadku
pamiętać.
Jak wynika z ustaw (oraz stosownych rozporządzeń) regulujących przetwarzanie
określonych rodzajów informacji, do których zalicza się:
- ustawę z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach,
- ustawę z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorstw w zakresie gospodarowania
niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej i opłacie depozytowej,
- ustawę z dnia 11 maja 2001 r. o opakowaniach i odpadach opakowaniowych,
41
niszczenie dokumentacji firmy należy przeprowadzać przede wszystkim systematycznie
(zazwyczaj w pierwszym kwartale danego roku).
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na ochronę danych osobowych i informacji, które
nie powinny zostać bezprawnie udostępniane w wyniku niszczenia dokumentacji (ustawa
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883)
oraz ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr
11, poz. 95). Dodatkowo odrębne ustawy regulują niszczenie dokumentacji np. komorniczej,
sądowej czy medycznej  przepisy te zawierają warunki jej przechowywania i niszczenia.
W dzisiejszych czasach bardzo często dokumentacja jest prowadzona w formie
elektronicznej i także w tym przypadku zastosowanie mają określone przepisy, a mianowicie
rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 paz
dziernika 2006 r.
w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U.
z 2006 r. Nr 206, poz. 1518).
Jeżeli samo niszczenie dokumentów nie jest regulowane stosownymi przepisami, jak
np. przy niszczeniu dokumentacji księgowej, co do którego brak przepisów w ustawie
o rachunkowości, to należy robić to przede wszystkim w taki sposób, aby dane
w nich zawarte nie trafiły w niepowołane ręce. Chodzi tutaj między innymi
o tajemnicę handlową firmy i ochronę danych osobowych pracowników. Obecnie na rynku
działają firmy profesjonalnie wykonujące usługi bezpiecznych zniszczeń dokumentów,
z których oferty niekiedy warto skorzystać.
Podsumowując należałoby dodać, że samo tworzenie dokumentacji przedsiębiorstwa
i póz
niejszy jej obieg w firmie najczęściej można uregulować stosownymi przepisami
wewnętrznymi. Jednakże póz
niej mogą, co do dokumentów wytworzonych w toku
działalności, mieć zastosowanie przepisy prawa. Chodzi tutaj głównie o okresy
przechowywania czy zasady już końcowego niszczenia dokumentów  o tych zasadach należy
pamiętać i sięgać każdorazowo do stosownych uregulowań normatywnych.
42
Podsumowanie
Opracowanie powyższe ma przede wszystkim na celu wyjaśnienie sposobu regulacji
niektórych zagadnień związanych z przedstawioną tematyką i wskazanie jej podstaw
prawnych. Dokładne omówienie wszystkich regulacji jej dotyczących,
z gruntowną analizą stosownych przepisów prawa, przekraczałoby wielokrotnie wielkość
niniejszego skryptu, co należy mieć na uwadze.
43
Bibliografia:
- E. Gniewek, Kodeks cywilny. Komentarz, rok wydania 2008, C.H. Beck
- J. Widło, Przedsiębiorstwo w świetle zmian kodeksu cywilnego, Monitor Prawniczym, rok
2004, nr 1
- S. Sołtysiński, Komentarz do przepisów Działu III Księgi i KC, rok wydania 2008,
C.H. Beck
- http://www.biznes-firma.pl/d.102.Jak_zalozyc_firme.html
- http://menedzer.wp.pl/artykuly-r.php?tematyka=Kadry&id_ar=5636
- http://www.biznespartner.pl/content/view/14/38/
-http://www.sciaga.pl/tekst/25427-26-
archiwizacja_podstawy_prawne_postepowania_z_dokumentacja_rodzaje_dokumentacji
44