Książka adresowa


------------------------------------------------------------------------



Wspólna książka adresowa dla Windows 95 jest bardzo cennym i potrzebnym elementem, gdyż można z niej korzystać w wielu aplikacjach. Zanim przejdziemy do samej książki, warto uwypuklić wcześniej pewien istotny mechanizm.



Najnowsza wersja Outlook Express została wzbogacona o obsługę Small MAPI, czyli mechanizmu pozwalającego wysyłać za pomocą tego programu pocztę z innych programów, w których znajduje się funkcja Wyślij (lub Send). Gdy sięgniesz w menu głównym do Narzędzia - Opcje, w zakładce Ogólne znajdziesz dwie pozycje, których zaznaczenie pozwoli intensywniej wykorzystywać Outlook Express w roli programu pocztowego. Ustaw program Outlook Express jako domyślny program pocztowy spowoduje, że w różnych sytuacjach, m.in. w Internet Explorerze, do obsługi poczty będzie się zgłaszał właśnie Outlook Express. Gdy zaznaczysz Ustaw program Outlook Express jako domyślny klient Simple MAPI, użycie funkcji Wyślij w rozmaitych aplikacjach będzie wywoływało właśnie nasz program, a nie, jak dotychczas, MS Exchange.



Zaleta takiego rozwiązania jest oczywista. Wysłanie dokumentu bezpośrednio z Worda, Excela czy jakiegoś innego programu może być bardzo wygodne, a gdy korzystamy na co dzień z Outlook Express, będziemy mogli używać wspólnych narzędzi i utrzymywać swoją korespodencję w jednym miejscu.



Zauważmy jeszcze tylko, że trzeba korzystać z tej funkcji dość ostrożnie. Gdy wysyłamy dokument Worda bezpośrednio z edytora, przesyłka nie jest kompresowana i użytkownik otrzymuje dokument DOC, który jest obciążony dodatkowym kodem formatującym, a niekiedy nawet jakąś grafiką, np. firmowym logo. Zamiast 10 KB dokument taki może mieć nawet 100-200 KB, co nie wzbudza zachwytu odbiorcy, zwłaszcza gdy odbiera pocztę w domu.



Tak czy owak, możemy wykorzystać naszą książkę adresową nie tylko bezpośrednio w programie pocztowym, ale i we współdziałaniu z innymi programami. Książka adresowa Windows jest dostępna zarówno z poziomu Outlook Express, jak i przeglądarki czy bezpośrednio w menu Start samych Windows.


------------------------------------------------------------------------


Najważniejszą czynnością jest oczywiście uzupełnianie książki o nowe adresy. Najprostszym sposobem jest wywołanie książki (Narzędzia - Książka adresowa lub Ctrl-Shift-b) i kliknięcie na przycisku Nowy kontakt (lub Plik - Nowy kontakt lub Ctrl-n), co spowoduje wyświetlenie okienka dialogowego Właściwości.



Okienko zawiera szereg zakładek, w których redagujemy bloki informacji. Oczywiście bynajmniej nie jest konieczne wpisanie wszystkich danych. Najczęściej ograniczamy się tylko do imienia i nazwiska oraz adresu poczty elektronicznej, jako najczęściej używanych. Tym niemniej możemy potraktować książkę jako źródło obszerniejszej informacji o naszych korespodentach, gdyż karta jednej osoby zawiera ok. 20 pól.



Książka pozwala podać wiele adresów poczty elektronicznej. Wystarczy wpisać adres w polu Dodaj nowy i kliknąć na przycisku Dodaj, po czym przystąpić do wpisywania kolejnego. Możemy zaznaczyć myszką jeden z adresów i za pomocą przycisku Ustaw jako domyślny uczynić go adresem "pierwszoplanowym", a więc tym, który będzie domyślnie wstawiany do pola adresowego listu.


------------------------------------------------------------------------


Kolejnym sposobem wstawiania adresu jest wykorzystanie otrzymanej korespodencji. Gdy klikniemy podwójnie na czyimś liście, otwierając go w odrębnym okienku, wystarczy sięgnąć w menu głównym do Narzędzia - Dodaj do książki adresowej - Nadawca. Na ekranie zobaczymy okienko właściwości tego adresu, po czym możemy zatwierdzić dodanie nowego adresu. Gdybyśmy przypadkiem chcieli omyłkowo ponownie wstawić tę samą osobę do książki, program zasygnalizuje to.


------------------------------------------------------------------------


Wygodnym narzędziem jest opcja automatycznego dodawania osób do książki adresowej. W Outlook Express sięgamy do Narzędzia - Opcje - Ogólne, gdzie możemy zaznaczyć opcję Umieszczaj osoby którym odpowiadam w książce adresowej. Gdy przystąpimy do redagowania odpowiedzi na czyjś list, adres tej osoby zostanie natychmiast umieszczony w książce adresowej. Autorzy programu założyli, że gdy podejmujemy jakąś korespodencję, możemy chcieć dołączyć konkretny adres na stałe.



Oczywiście osoby prowadzące obfitą korespodencję powinny się zastanowić nad celowością użycia tej opcji. Sam jestem przykładem ryzyka takiego automatyzmu - do tej pory otrzymałem pocztę elektroniczną od kilku tysięcy osób, z czego większość stanowiły odpowiedzi na ankietę w moim kursie HTML. Ponieważ starałem się zawsze wysłać podziękowanie za przesłanie ankiety, moja książka adresowa spuchłaby do ogromnych rozmiarów, przy czym znakomita większość tych adresów nie byłaby mi potrzebna do codziennej pracy. Zapanowanie nad takim zasobem byłoby po prostu mocno uciążliwe.



Ale można sobie wyobrazić inną sytuację. Załóżmy, że prowadzimy jakąś działalność gospodarczą i otrzymujemy zamówienia za pośrednictwem formularza umieszczonego na stronie WWW. Odpowiadając na przesłane zamówienia będziemy mogli automatycznie wstawiać adresy nadawców, które będzie można potem łatwo wykorzystać do powiadamiania o naszej nowej ofercie. Tak więc opcja taka ma sens w konkretnej sytuacji.


------------------------------------------------------------------------


Następnym sposobem uzupełniania książki adresowej jest wykorzystanie dołączanej karty wizytowej. Cyfrowa wizytówka jest po prostu kartą w standardowym formacie vCard, który jest obecnie coraz powszechniej stosowany dla łatwej wymiany informacji o osobach.



Przede wszystkim powinniśmy utworzyć swoją własną wizytówkę, co pozwoli obejrzeć dość interesujący format vCard, a także rozszerzy możliwości dołączania wizytówki. Po zredagowaniu swojego własnego wpisu w książce adresowej wystarczy zaznaczyć swoje nazwisko na liście adresów i wybrać w menu Plik - Eksportuj - Wizytówka (vCard). Plik o nazwie "nazwisko, imie.vcf" możemy zapisać w dowolnym miejscu na dysku, np. w katalogu Windows czy na Pulpicie. Jest to zwykły plik tekstowy o określonej składni, który wygląda mniej więcej tak:




BEGIN:VCARD
N:Wimmer;Paweł
FN:Paweł Wimmer
URL:http://www.polbox.com.pl/lupus
EMAIL;PREF;INTERNET:[e-mail]
END:VCARD





Tego rodzaju informacje będzie można załączać do wychodzącej poczty, wybierając w menu Wstaw - Wizytówka lub jako plik załącznika. Wizytówki wysyłamy na ogół osobom zaufanym czy pozostającym z nami w jakimś ściślejszym kontakcie. Zawierają one na ogół nieco obszerniejsze informacje niż tylko adres poczty elektronicznej, a przecież trudno rozsyłać na prawo i na lewo nasz prywatny adres czy telefon.



Aby przy redagowaniu listu była aktywna opcja dodawania wizytówki, musisz sięgnąć w Outlook Express, w menu głównym, do Narzędzia - Papeteria. Kliknij na przycisku Podpis, co wywoła okienko dialogowe Podpis.



W tym miejscu możesz zredagować swój podpis, który będzie wstawiany do korespodencji, oszczędzając czasu koniecznego na jego każdorazowe tworzenie. Najwygodniej jest zaznaczyć opcję Tekst, wpisać w polu swoje "namiary", ale nie zaznaczać pola Dodawaj ten podpis do wszystkich wychodzących wiadomości. W ten sposób będziemy mieli podpis "na podorędziu", mogąc w dowolnej chwili wstawić go do redagowanego listu za pomocą Wstaw - Podpis.



Wróćmy jednak do wizytówki. Na rozwijanej liście Wizytówka wybierz swoją wizytówkę (Bóg raczy wiedzieć, dlaczego lista jest ułożona w kolejności "imię nazwisko"...). Jeśli chcesz, aby wizytówka była dołączana do każdej poczty, zaznacz pole Załączaj wizytówkę do wszystkich wychodzących wiadomości. Polecam jednak niezaznaczanie tej opcji, gdyż w ten sposób będziemy mogli dołączać wizytówkę według swojego uznania. Przy redagowaniu listu sięgamy po prostu do Wstaw - Wizytówka. Z prawej strony okienka Nowa wiadomość pojawia się ikonka wizytówki (możemy też po prostu dołączyć zapisaną na dysku wizytówkę, w charakterze pliku załącznika, choć poręczniej jest wykorzystać tę pierwszą możliwość).



Osoba odbierająca przesyłkę z wizytówką może ją łatwo wykorzystać do uzupełnienia swojej książki adresowej. W panelu z treścią otrzymanego listu (a właściwie na pasku nagłówka) pojawia się ta sama ikonka karty wizytowej. Gdy klikniemy na niej, program zapyta, co zrobić z załącznikiem. Zaznacz Otworzyć go i kliknij na OK. Na ekranie pojawi się karta z właściwościami, czyli po prostu szczegółowe informacje o naszym korespodencie. Kliknięcie na przycisku Dodaj do książki adresowej pozwoli dodać całą kartę do książki. Gdy już dany kontakt istnieje, program zapyta, czy zamienić kontakt. Należy w takim razie sprawdzić, która wersja zawiera obszerniejsze dane. Na ogół otrzymane karty wizytowe są bogatsze w informacje niż nasze własne wpisy, choć sami mogliśmy wcześniej sporządzić jakiś własny komentarz.


------------------------------------------------------------------------


Do uzupełniania książki możemy wykorzystać katalogi LDAP (patrz: Konta internetowe). Gdy na przykład sięgniemy do polskiego katalogu ldap.wow.pl (Znajdź - Osoby), szukając Piotra Kowalskiego, możemy wykonać następujące czynności:



W katalogu wskazujemy znalezione nazwisko.



Kliknięciem na Właściwości otwieramy okienko z właściwościami kontaktu i korzystamy z przycisku Dodaj do książki adresowej. Możemy też od razu kliknąć na przycisku Dodaj do książki adresowej na poziomie wyświetlonej listy.



Mam nadzieję, że Piotr Kowalski nie obrazi się o wykorzystanie jego nazwiska w przykładzie :-)



Dołączanie adresu z publicznego katalogu jest przy okazji przykładem, jak cenne są standardy - vCard jest uniwersalnym narzędziem, pozwalającym w łatwy sposób wymieniać informacje, pod warunkiem, że programy akceptują ten standard.


------------------------------------------------------------------------


Ostatnim instrumentem, który pozwala dołączać kontakty do książki adresowej, jest funkcja importu danych z innych programów. W książce adresowej należy sięgnąć w menu głównym do Plik - Importuj - Książka adresowa. Na ekranie zobaczymy wówczas okienko dialogowe Narzędzie do importu książki adresowej, w którym jest widocznych 7 formatów.



Program importuje automatycznie książki adresowe Netscape Communicatora, Navigatora 2 i 3, Eudory Light lub Pro do wersji 3, Microsoft Exchange. Import książki MS Internet Mail wymaga wskazania pliku na dysku, podobnie jak i w przypadku książki w formacie LDAP (plik LDIF). Można też importować dane zapisane w uniwersalnym formacie CSV, czyli jako plik tekstowy delimitowany. Ta ostatnia możliwość daje dużą swobodę, gdyż można w tej postaci zapisać listy adresowe zawarte w wielu bazach danych. Gdy importujemy plik CSV, należy przypisać pola pliku do odpowiadajacych im pól Książki adresowej Windows.


------------------------------------------------------------------------


Gdy już dysponujemy książką adresową (oczywiście będzie ona zapewne regularnie aktualizowana), możemy utworzyć grupy kontaktowe. Jest to wygodna funkcja, która pozwala wysyłać wiadomości do zdefiniowanych uprzednio grup osób, zwalniając od konieczności każdorazowego wybierania odbiorców.



Kliknij na przycisku Nowa grupa (lub Plik - Nowa grupa lub Ctrl-g), wyświetlając okienko dialogowe Właściwości.



W polu Nazwa grupy wpisz jakąś "mówiącą" nazwę. Przycisk Wybierz członków wyświetli książkę adresową, w której można wybrać adresy. Nowy kontakt pozwoli doraźnie utworzyć nowy adres. W polu Uwagi skomentuj grupę, aby nie zapomnieć, o co w niej chodzi.



Grupę można w dowolnej chwili ponownie edytować, wywołując ją dwukrotnym kliknięciem na liście naszych adresów. Gdy adresujemy pocztę do naszych odbiorców, wskazujemy po prostu nazwę grupy w polu Do:. List zostaje automatycznie rozesłany do wszystkich jej członków.


------------------------------------------------------------------------


Na zakończenie wskażmy jeszcze kilka funkcji:



Książkę adresową możemy eksportować do postaci pliku delimitowanego CSV lub książki Microsoft Exchange. Możemy też wyeksportować każdy adres z osobna do postaci wizytówki elektronicznej vCard.



Wskazując dowolny adres, możemy wysłać do danej osoby pocztę, klikając na przycisku Wyślij pocztę.



Możemy wyświetlać osobno utworzone grupy adresowe, zaznaczając opcję Widok - Lista grup. W lewym panelu pojawi się wówczas lista grup (kliknięcie na nazwie grupy powoduje wyświetlenie jej członków), zaś w prawym - lista adresów osobowych.



Dość istotne jest poprawne sortowanie. Wybierz Widok - Sortuj według i zaznacz Nazwa. Jest to wygodniejsze niż sortowanie według adresów czy telefonów. Aby nie było problemu ze znalezieniem nazwiska, zaznacz także w drugim bloku Nazwisko - dzięki temu adresy osobowe będą wyświetlane w kolejności "nazwisko, imię". Trzeci blok definiuje kolejność sortowania: Rosnąco oznacza sortowanie od A do Z.



W polu Wpisz nazwę lub wybierz ją z listy możemy podać kilka pierwszych liter poszukiwanego nazwiska. W przypadku mojej własnej książki podanie w spowoduje przesunięcie się kursora na nazwisko "Warzecha", następnie wpisanie i przesunie kursor do "Wiechowski", wreszcie podanie m przesunie na kursor na "Wimmer".



Pod prawym klawiszem myszki znajduje się menu podręczne z kilkoma ważnymi funkcjami. Z kolei gdy przesuniemy kursor nad jakiś adres, po chwili zostanie wyświetlony "dymek" z pełną zawartością karty danej osoby.