Warszawa, 15 czerwca 2001 r.

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej

Działając z upoważnienia właścicieli lokali w nieruchomości Abstrakcyjna 20 - mam przyjemność poinformować Pana, że Pańska firma w trakcie wstępnej selekcji została wybrana jako jedna z trzech, z którymi rozważamy podjęcie współpracy w zakresie administrowania nieruchomością wspólną Abstrakcyjna 20.

W ostatnim etapie wyboru administratora, właściciele lokali podjęli decyzję o zebraniu pisemnych ofert, w których kandydaci ustosunkują się do zadanych przez nas pytań. Uprzejmie proszę więc o pisemną odpowiedź na niniejsze zapytanie ofertowe i przesłanie jej na adres wspólnoty do dnia 10 lipca br.

Jednocześnie przypominam, że zgodnie z wcześniej przekazaną informacją, zamiarem wspólnoty jest zawarcie umowy o administrowanie i przejęcie nieruchomości z dniem 1 sierpnia br.

Do pisemnej oferty, zawierającej m.in. odpowiedzi na niżej wymienione kwestie, proszę dołączyć tekst proponowanej umowy o administrowanie odpowiadającej naszej specyfice.

Charakterystyka nieruchomości:
Nieruchomość wspólna Abstrakcyjna 20 skÅ‚ada siÄ™ z gruntu o powierzchni 1.580m² i posadowionego na nim budynku o nastÄ™pujÄ…cej charakterystyce:

a) liczba kondygnacji / klatek / lokali samodzielnych: 4 / 3 / 36;

b) liczba lokali wykupionych od gminy / udział właścicieli prywatnych: 28 / 0,762;

c) powierzchnia caÅ‚kowita budynku: 3.680m² ;

d) w tym powierzchni lokali mieszkalnych / liczba lokali mieszkalnych: 2.850 m² / 33;

e) powierzchnia lokali użytkowych / liczba lokali użytkowych: 450m² / 3 lokale;

f) powierzchnia wspólna (części wspólnego użytkowania): 380m² ;

g) kubatura budynku: 10.045 m3 .

Budynek zostaÅ‚ wzniesiony w 1956 roku w technologii tradycyjnej. Budynek nie jest objÄ™ty opiekÄ… konserwatora zabytków. W części wspólnej budynku znajdujÄ… siÄ™ 2 lokale użytkowe o Å‚Ä…cznej powierzchni użytkowej 84m² .

Dodatkowe informacje o konkursie ofert i nieruchomości można uzyskać w Zarządzie Wspólnoty (Henryk Kowalski - tel. 888 888 - po godz. 18.00).

Zakres obowiązków, które wspólnota pragnie zlecić zarządcy:

1. Przygotowywanie projektu rocznego planu gospodarczego wspólnoty.

2. Utrzymanie w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku, służących do wspólnego użytku właścicieli lokali oraz jego otoczenia.

3. Bieżąca konserwacja nieruchomości oraz dokonywanie napraw budynku, jego pomieszczeń i urządzeń technicznych, umożliwiających właścicielom lokali nie utrudnione korzystanie z nieruchomości wspólnej.

4. Realizacja zadań przewidzianych w rocznym planie gospodarczym, w tym - remontów budynku.

5. Zapewnienie dostaw mediów - energii elektrycznej i cieplnej, wody i gazu oraz odprowadzania ścieków i wywozu śmieci.

6. Usuwanie awarii i skutków awarii w nieruchomości wspólnej.

7. Ubezpieczenie budynku od ognia i innych zdarzeń losowych oraz wspólnoty - od odpowiedzialności cywilnej, opłacanie podatków i innych opłat publicznoprawnych, przypadających od nieruchomości wspólnej, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali.

8. Troska o powiększanie dochodów wspólnoty, w szczególności z tytułu wynajmowania części nieruchomości wspólne j i reklam.

9. Windykacja opłat od właścicieli oraz należności stanowiących pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej.

10. Przeprowadzanie kontroli technicznych oraz prowadzenie dokumentacji nieruchomości przewidzianej ustawą Prawo budowlane.

11. Dokonywanie miesięcznych wymiarów opłat rozliczanych wspólnie (poza indywidualnymi opłatami za energię elektryczną i gaz), obejmujących centralne ogrzewanie, ciepłą i zimną wodę, odprowadzanie ścieków i wywóz śmieci oraz ich aktualizowanie z chwilą zmiany cen na powyższe dostawy lub usługi.

12. Prowadzenie dla wspólnoty ewidencji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

W ofercie na przejęcie zarządzania prosimy odpowiedzieć na poniższe kwestie.

Opis zarzÄ…dcy:

1. Dokument stwierdzający uzyskanie osobowości prawnej lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub rejestru handlowego, określający profil działalności firmy. Nazwę urzędu skarbowego, w którym firma płaci podatki.

2. Informacja o firmie:

a) data rozpoczęcia działalności,

b) struktura własnościowa firmy oraz wysokość kapitałów własnych,

c) określenie struktury organizacyjnej firmy oraz stan zatrudnienia, przy czym wskazane jest przedstawienie imiennego wykazu osób (wraz z podaniem ich kwalifikacji zawodowych) proponowanych do pełnienia kluczowych funkcji w realizacji przedmiotu oferty (do każdej z ww. osób należy podać adres do korespondencji, numer telefonu i faksu):

• administrator odpowiadajÄ…cy za dany budynek,

• osoby zatrudnione w dziale ksiÄ™gowoÅ›ci,

• osoba odpowiedzialna za ofertÄ™, z którÄ… należy siÄ™ kontaktować w firmie,

• osoba, która jest upoważniona do zawarcia umowy o administrowanie.

3. Oświadczenie o nie zaleganiu ze zobowiązaniami wobec ZUS i urzędu skarbowego.

4. Posiadane referencje oraz wykaz wszystkich nieruchomości wspólnot mieszkaniowych administrowanych przez oferenta wraz z osobami kontaktowymi (mogącymi zaświadczyć o jakości świadczonych usług) oraz ich numerami telefonu.

Proponowane warunki finansowe:

1. W jaki sposób prowadzone są kwestie finansowe wspólnoty: zbieranie czynszów, wydatkowanie środków wspólnoty, prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów?

2. Jaka jest średnia ściągalność opłat i czynszów w zarządzanych nieruchomościach i jakie są stosowane środki w celu ściągnięcia zaległych należności wspólno ty?

3. W jaki sposób lokowane są nadwyżki pieniężne wspólnoty?

4. Jaka jest częstotliwość raportowania oraz jak często możliwe są okresowe spotkania z zarządem wspólnoty? Czy są związane z tym dodatkowe opłaty?

5. Proponowane wynagrodzenie zarządcy za administrowanie oraz zastępstwo inwestycyjne w zakresie inwestycji remontowych wspólnoty mieszkaniowej.

6. Proponowana opłata za sprzątanie (podwórko codziennie, klatki schodowe raz w tygodniu).

7. Czy w związku ze zmianą zarządcy wspólnota ponosi jednorazowe koszty?

8. Jak często zmienia się wysokość wynagrodzenia administratora? Od czego uzależnione jest wzrost tego wynagrodzenia?

9. Jak przetrzymywane są nadwyżki finansowe wspólnoty?

Pozostałe warunki:

1. W jaki sposób będą usuwane wszelkie nagłe awarie w budynku?

2. Z uwagi na brak dokumentacji technicznej - jakie są możliwości jej odtworzenia? Jaki jest okres odtwarzania dokumentacji oraz szacunkowy koszt?

3. Dodatkowe usługi świadczone przez administratora.

Dziękuję uprzejmie za odpowiedź na powyższe pytania.

 

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej Abstrakcyjna 20

Henryk Kowalski

 

*) Obszerny komentarz do tego wzoru - w książce "Gospodarowanie we wspólnocie mieszkaniowej", wyd. II, ZCO, Zielona Góra - Warszawa 2001. Szerokie ujęcie tematyki um—w o zarządzanie nieruchomością wspólną oraz procesu przejścia zarządu przez wspólnotę mieszkaniową przedstawiono w: M. Tertelis, "Umowa o zarządzanie i wynajem nieruchomości", Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2001.

---