Skuteczne i efektywne zarządzanie szkołą

Aby skutecznie zarządzać i kierować swoją organizacją, należy ustalić przede wszystkim to, co dla nas jest najważniejsze i aby faktycznie to, co dla nas istotne, znalazło się w kalendarzu naszych działań.

Z badań amerykańskich wynika, że firmy na sprawy pilne i ważne (I kategoria) przeznaczają ok. 25-23 %. Na sprawy kategorii II, czyli pilne i nieważne przeznaczają aż 50 - 60 % czasu. Ok. 2 -3 % czasu przeznacza się na sprawy niepilne i nieważne. Na sprawy ważne i niepilne średnio w firmie przeznacza się 15 %. Podobne badania przeprowadzono w firmach, które otrzymały Nagrodę Deminga w Japonii. Sprawdzano, w jakim procencie zarządzanie czasem dotyczyło spraw ważnych i niepilnych. Wyniki wykazały, ze te firmy przeznaczały 65 - 80 % swojego czasu na zarządzanie strategiczne, planowanie, zapobieganie i przewidywanie, czyli poświęcanie się sprawom ważnych, choć niepilnym.

 

To jak wiele w naszej szkole przeznaczamy czasu na sprawy pilne, jest jednocześnie informacją
o tym, ile czasu nie poświęcamy w niej sprawom ważnym.

 

Oczywiście, nie można uniknąć spraw pilnych i ważnych. One są i trzeba się z tym pogodzić. Ale przede wszystkim należy się wystrzegać spraw pilnych i nieważnych. To tylko z pozoru wydają się one w tej kategorii ważne. Terminowość i presja przełożonych w dużym stopniu decydują, ze skupiamy na nich uwagę i czynimy je sprawami ważnymi, choć z reguły nimi nie są. Podczas jednego z moich szkoleń dyrektor nie mógł uczestniczyć w spotkaniu, ponieważ przedstawiciele kuratorium oświaty przesłali dokument, który należało wypełnić jeszcze tego samego dnia. Jak zwykle się okazało, było to sprawozdanie, które wymagało wielu godzin pracy i zaangażowania księgowego, dyrektora i kierownika administracyjnego. Z punku widzenia szkoły ten dokument nie był ważny dla jej funkcjonowania, ale termin i zaniedbanie urzędnika kuratorium uczyniło sprawozdanie ważnym. Jak wiele przykładów z własnego doświadczenia mógłby podać każdy z dyrektorów. Nie dostarczanie nam na czas dokumentów, instrukcji i rzetelnej informacji, powoduje, że dyrektorzy zamiast koncentrować się na planowaniu, zapobieganiu, delegowaniu obowiązków, tworzeniu koncepcji muszą odłożyć te czynności i zająć się wielokrotnie sprawami nieważnymi lub ważnymi i pilnymi.

 

 

Jeżeli w naszej pracy przeznaczymy chociaż o 10% czasu więcej na sprawy ważne i niepilne, to w znacznym stopniu poprawi się jakość funkcjonowania naszej szkoły. Dotyczy to również naszego życia prywatnego. Zasada jest taka, że im więcej czasu spędzamy na zadaniach kategorii IV, to tym mniej będziemy musieli przeznaczać tego czasu na zadania kategorii I. Należy tylko spróbować i zobaczyć, jak łatwiej i efektywniej pracuje się wiedząc, że nie terminy nas nie „gonią“. Stephen Covey powiada:

 

Najpierw skuteczność, później wydajność. Najpierw cel, później struktura.
Najpierw wizja, później metoda.

 

W takim to kierunku powinno pójść nasze kierowanie w szkole. W ten sposób rozpoczynamy działanie od spraw ważnych i niepilnych, w ten sposób zapobiegamy w przyszłości stresom, kryzysom i nerwom. Mamy więc czas na kontakty z bliskimi, relaks, czas na własny rozwój, czas na zadbanie o własną kondycje - to są właśnie rzeczy ważne.

---