WYŻSZA SZKOŁA EKONOMII I ADMINISTRACJI
IM. PROF. EDWARDA LIPIŃSKIEGO W KIELCACH
Temat:
„Firma handlowa ABC Data Sp. z o.o.”
Praca zaliczeniowa z przedmiotu
„Projektowanie systemów informatycznych”
Wykonawcy pracy:
Grzegorz Szyszkowski
KIELCE 2007
1.Krótka charakterystyka działalności wybranej organizacji gospodarczej
Misja firmy
Misja firmy polegała na zaopatrywaniu w produkty komputerowe niezwykle chłonnych rynków w krajach Europy Wschodniej, w szczególności polskiego. W związku z politycznymi i gospodarczymi zmianami w tym regionie od czerwca 1990 roku ABC Data rozpoczęła działalność w Polsce. 30 marca 2000 roku 100% udziałów w spółce ABC Data zostało przejętych przez jednego z wiodących europejskich dystrybutorów sprzętu i oprogramowania komputerowego, firmę ACTEBIS Holding GmbH.
Cele długofalowe firmy i krótkofalowe firmy,
Data jest największą polską firmą informatyczną. Spółka z roku na rok notuje wzrost przychodów przekraczający średni krajowy wzrost obrotów w branży informatycznej. Od października 2005 r. z nowopowstałego centrum logistycznego w Sosnowcu ABC Data obsługuje klientów na południu Polski a także dilerów na rynku czeskim. Konsekwentnie budowany obraz solidnego dystrybutora produktów informatycznych owocował coraz to nowymi kontraktami dystrybucyjnymi. Obecnie spółka posiada autoryzacje m.in. HP, Microsoft, LG, Intel, Samsung, IBM, Toshiba, Seagate, Fujitsu Siemens, Gigabyte, Lexmark, Symantec, Asus, Canon, Lite-On, NEC, OKI, Kingston, Philips, Acer. Od marca 2007 r. ABC Data prowadzi sprzedaż produktów IT do klientów na rynku słowackim.
Jednym z głównych zadań, realizowanym przez ABC Data w ostatnich latach jest intensyfikacja dystrybucji produktów informatycznych z wykorzystaniem internetu. Oferowany partnerom handlowym serwis internetowy InterLink wydajnie współpracuje z wdrożoną w firmie platformą klasy ERP JBA - System 21. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedstawiona jest aktualna oferta ABC Data wraz informacjami o produktach i najnowszych promocjach. Serwis InterLink umożliwia kompleksową obsługę transakcji, w tym: składanie zamówień, sprawdzanie stanu magazynowego, kontrolowanie realizacji złożonych zamówień, a także zasięganie informacji o stanie płatności i dostępnych kredytach kupieckich lub stanie rozpatrywanych reklamacji. System ten jest nieustannie rozwijany, czego wynikiem jest coraz lepsza funkcjonalność oraz komfort pracy. O rynkowym sukcesie serwisu InterLink oraz jego popularności wśród klientów ABC Data najlepiej świadczy fakt, że drogą internetową dociera obecnie do firmy ponad 90% zamówień. Kolejnym ważnym krokiem w rozwoju systemu InterLink stało się uruchomienie internetowego konfiguratora komputerów klasy PC oraz zaoferowanie klientem ABC Data usługi montażu zamówionych przez to narzędzie zestawów.
Mimo, że podział rynku komputerowego już się dokonał, nadal istnieje możliwość zmiany obecnego podziału. Jest tak, dlatego gdyż rynek ten jest rynkiem bardzo burzliwym, szybko rozwijającym się. Na przedsiębiorstwa działające na rynku komputerowym działa nieustannie olbrzymia presja innowacyjna, trwa wojna cenowa. Jednak w walce o rynek firma ma kilka silnych atutów:
wysoka jakość produktów komputerowych
sprzedaż i doskonałe oferty najnowocześniejszych produktów
niskie ceny
nieograniczoną elastyczność w dostosowywaniu się do potrzeb klientów.
Na rynku, na którym działa firma istnieje wiele konkurencyjnych firm komputerowych. Do mocnych stron konkurentów można zaliczyć dłuższą obecność na rynku oraz wysoki udział w rynku. Natomiast słabymi stronami konkurencji jest przede wszystkim nie w pełni kompleksowa oferta.
Aby zwiększyć udział w rynku niezbędne będzie znaczne nasilenie działań w zakresie promocji i reklamy. Najważniejszą mediami wykorzystywanymi do prowadzenia reklamy będą ogólnopolskie stacje radiowe i telewizyjne oraz ogólnopolskie dzienniki np. „Gazeta Wyborcza”. Planuje się również reklamę w szeregu czasopism fachowych. Treść reklamy będzie dobierana stosownie do stosowanego medium i spodziewanego adresata.
Rozproszenie geograficzne (obszar działalności)
Głównymi klientami firmy są przedsiębiorstwa rozwijające swą infrastrukturę informatyczną i poszukujące w tym celu wydajnych i niezawodnych serwerów dla swych hurtowni danych oraz nowoczesnych stacji roboczych. Jest też dużo klientów indywidualnych oraz dużo sklepów komputerowych.
Firma komputerowa przyjmuje zlecenia od firm zarówno polskich, jak i zagranicznych.
2. Struktura organizacyjna firmy
Opis szczebla strategicznego
- Prezes - jest właścicielem firmy komputerowej, posiada bogate doświadczenie menedżerskie, związane z prowadzeniem firm prywatnych.
Odpowiada za politykę strategiczna firmy, planuje długofalowe inwestycje i cele jakie podejmować będzie firma w przyszłości.
Opis szczebla taktycznego
- Dyrektor Pionu Sprzedaży
- kieruje działami projektowymi sprzedaży,
- ustala szczegóły sprzedaży z klientem,
- podpisuje umowy dotyczące realizacji inwestycji.
- Dyrektor Pionu Realizacji Inwestycji
- kieruje działem realizacji inwestycji,
- podpisuje umowy z podwykonawcami w celu realizacji inwestycji.
- Dyrektor Pionu Administracji i Finansów
- kieruje zapleczem administracyjnym firmy komputerowej,
- obsługą techniczną firmy,
- transportem zaopatrzeniem firmy.
Opis szczebla operacyjnego
PION PROJEKTOWY
- Kierownik Projektów Informatycznych - nadzoruje wykonywane projekty inwestycyjne, koordynuje działanie:
- Zespołu ProjektówSowtwar`owych (tworzenie, adaptacja programów komputerowych)
- Zespół Projektów Hardwar`owych (projektowanie sieci komputerowych, instalacji elektrycznych i stałoprądowych)
- Kierownik Analiz Informatycznych - kieruje zespołem analityków i kosztorysantów
PION REALIZACJI INWESTYCJI
- Kierownik Działu Kontroli Realizacji Projektów - nadzoruje, kontroluje działania podwykonawców realizujących inwestycję pod względem zgodności z projektem.
- Kierownik Działu Prawnego Obsługi Inwestycji - przygotowuje dokumentację potrzebna celem realizacji inwestycji,
- Kierownik Działu Współpracy z Podwykonawcami - koordynuje pracę podwykonawców, kontroluje terminy.
- Kierownik działu Obsługi Dokumentacji - odpowiada za wprowadzenie do systemu dokumentacji i archiwizację dokumentacji
PION ADYMINISTARCJI I FINANSÓW
- Księgowość - prowadzenie ksiąg handlowych, rozliczenia z Urzędem Skarbowym i ZUS-em, rozliczenia z podwykonawcami,
- Kadry - Płace - rozliczenia z pracownikami, sprawy kadrowe
- Marketing - dbanie o wizerunek firmy, odpowiedzialność za jej obecność w czasopismach i mediach,
- Zaopatrzenie obsługa Biura - bieżąca obsługa biura, zakup materiałów biurowych.
Załoga wykazuje dużą stabilność zatrudnienia, co jest szczególnie ważne ze względu na konieczność zatrudniania wysoko wykwalifikowanych pracowników, którzy zapewniają odpowiednią jakość produkcji. Firma zatrudnia głównie specjalistów z wykształceniem wyższym elektronicznym i informatycznym. Większość z nich ma bogate doświadczenie zawodowe.
3. Analiza SWOT istniejącej infrastruktury informatycznej firmy
Hardware, software
Obecnie firma posiada pojedyncze stanowiska komputerowe, nie dysponuje siecią komputerową. Oprogramowanie zainstalowane na komputerach nie spełnia obecnych wymagań co do funkcjonalności i produktywności
Cele przedsięwzięcia informatycznego
Celem niniejszego projektu jest stworzenie systemu wspomagającego zarządzanie projektami i inwestycjami. System ma przechowywać w sposób uporządkowany oraz jednolity informacje o koordynatorze, projektancie, kliencie oraz jego przedstawicielach, podwykonawcach, rejestrowanych dokumentach w wersji papierowej (pozwolenia, umowy, ekspertyzy), przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej (takie jak plany galerii oraz projektowanego obiektu oraz elektroniczne kopie dokumentów papierowych). Produkt ma zapewnić przejrzysty i łatwy dostęp do danych oraz gwarantować odpowiedni poziom bezpieczeństwa ich przechowywania, zapewnić obieg dokumentów.
4. Dekompozycja funkcjonalna organizacji (struktury organizacyjne)
5. Opracowanie diagramów hierarchii funkcji (FHD).
6. Opracowanie diagramów przepływu informacji (DFD)
7. Opracowanie diagramów ERD
10. Analiza SWOT zaprojektowanego przedsięwzięcia informatycznego
Celem niniejszego projektu jest stworzenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie pracami projektowymi i wykonawczymi w biurze projektowym.
Główne zalety systemu który jest przedmiotem projektu:
1. System udostępnia usługi związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem, oraz przejrzystym prezentowaniem wszelkich informacji dotyczących prowadzonych projektów, skojarzonych z nim projektantów, oraz związanych z nim dokumentów. Umożliwia swobodny dostęp do danych, porządkuje je, ułatwia wyszukiwanie, usprawnia wymianę informacji między pracownikami pracującymi przy tym samym projekcie.
2. System przechowuje i stwarza możliwość edycji:
- informacji o projektach wykonanych lub wykonywanych w danych obiektach, lub innych jednostkach (ich opis, kto nad nimi pracował, dla kogo wykonywane),
- informacji o osobach (pracownikach, współpracownikach, podwykonawcach, osobach z administracji itd.) powiązanych z danym konkretnymi projektami oraz hierarchizacja zależności między tymi ludźmi (kto komu podlegał),
- informacji o pracach (mających być) wykonanych przez poszczególne z powyższych osób w ramach danego projektu łącznie z dokumentami przez nie wydanymi (np. ekspertyzy, pozwolenia) bądź związanymi z ich pracą (np. umowa o dzieło, ocena jakości wykonanej pracy),
- informacji o zakresach obowiązków, odpowiedzialności i roli w powstawaniu projektu każdej z osób,
- wszelkich powiązań między informacją dotyczącą danego projektu a kontaktami związanymi z tym projektem,
- komentarzy, wewnętrznych dokumentów oraz zapisków firmy (często nieoficjalnych lub o tymczasowej istotności) dotyczących danego projektu (np. projektowanie danej instalacji zostało powierzone drugiemu architektowi z powodu nagłej choroby tego pierwszego),
- dokumentów lub zapisków dotyczących poszczególnych projektów, które z powodu nietypowości i unikalności tych projektów (bądź żądań klienta) nie pasują do żadnej z powyższych grup zaś powinny przez firmę być przechowywane.
3. System umożliwia dodawanie lub usuwania wszelkich dokumentów związanych z projektem - m.in. pozwolenia, umowy, faktury, plany, zapisy rozmów z klientem(specyfikacji jego wymagań), zarządzenia administracji centrum handlowego, ekspertyzy, zdjęcia, gwarancje (np. od podwykonawców systemu przeciwpożarowego) i dokumenty wydane przez samą firmę (np. kosztorys przedstawiony klientowi).
4. System przechowuje informacje o obiektach, w których są lub były wykonywane inwestycje, np. dane właściciela, powierzchnia danego obiektu, ilość zrealizowanych projektów, koszt wszystkich wykonanych w niej projektów, dane kontaktowe do „koordynatora” takie jak: telefon, email.
5. System przechowuje również pełne plany budynku w formie elektronicznej, oraz informacje o projektach realizowanych lub zrealizowanych w tym obiekcie.
6. System udostępnia usługi związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem, oraz przejrzystym prezentowaniem wszelkich informacji dotyczących klientów, dla których biuro wykonuje projekty, skojarzonych z tymi klientami osób i związanych z nimi dokumentami.
7. System po wskazaniu danego klienta wyświetla podstawowe informacje o nim takie jak: numer konta bankowego, nazwę, NIP, REGON, kontakt: telefon, e-mail. A także wszystkie projekty, które były lub są realizowane dla danego klienta, oraz wszystkie obiekty w których klient te projekty do realizacji zlecił.
11. Wnioski
System przechowuje w sposób uporządkowany oraz jednolity informacje o koordynatorze, projektancie, kliencie oraz jego przedstawicielach, podwykonawcach, rejestrowanych dokumentach w wersji papierowej (pozwolenia, umowy, ekspertyzy), przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej (takie jak plany inwestycji oraz dane projektowanego obiektu oraz elektroniczne kopie dokumentów papierowych). Zaprojektowany system informatyczny zapewnia przejrzysty i łatwy dostęp do danych oraz gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa ich przechowywania, zapewnić obieg dokumentów.