Rzeczpospolita 05.09.07 Nr 207

vademecum biznesu

Zakładamy własną działalność - jak zatrudnić pierwszych pracowników

Zatrudnienie pracownika oznacza dla szefa nowe obowiązki i konieczność przygotowania wielu dokumentów. Chodzi np. o kwestionariusz osobowy, kartę szkolenia wstępnego z bhp czy informację o zatrudnienu

Aby nie popełnić w nich błędu, warto tworzyć listy kontrolne. Dzięki nim łatwiej zweryfikować, jakie czynności pracodawca i jego służby kadrowe już wykonały.

Przed podpisaniem umowy o pracę szef wysyła przyszłego pracownika na wstępne badania lekarskie. Nie może bowiem dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (art. 229 § 4 k.p.).

Wyjątek dotyczy podejmujących pracę ponownie u tego pracodawcy na tym samym stanowisku lub na stanowisku o takich samych warunkach pracy oraz osób, które bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu po przedniej umowy o pracę zawierają z tym samym szefem kolejny stosunek pracy.

Szczegółowych informacji dotyczących wstępnych badań lekarskich należy szukać w rozporządzeniu ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 69, poz. 332 ze zm.).

Wynika z niego, że wystawione przez pracodawcę skierowanie na badanie lekarskie powinno zawierać m.in.
¦ określenie rodzaju badania profilaktycznego,
¦ wskazanie stanowiska pracy, na którym osoba ma być zatrudniona.

W skierowaniu pracodawca może też podać:
¦ dwa lub więcej stanowiska pracy,
¦ informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych,
¦ aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dlazdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

Po przeprowadzeniu badań lekarz wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że kandydat nie ma przeciwwskazań do wykonywania pracy albo określa je do wykonywania obowiązków na określonym stanowisku. Jeżeli pracownik lub pracodawca nie zgadzają się z jego opinią, to w ciągu 7 dni mogą wystąpić z wnioskiem o przeprowadzenie ponownego badania.

Przypominamy pracodawcom, że to oni finansują badania lekarskie kandydatów i pracowników.

Czas podpisać umowę

Jeżeli kandydat spełnił wszystkie początkowe wymagania firmy i przyszły szef uzgodni z nim warunki zatrudnienia, to strony mogą przystąpić do zawarcia umowy o pracę. Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. powinna mieć ona formę pisemną i określać strony umowy, jej rodzaj i datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności:
¦ rodzaj pracy,
¦ miejsce jej wykonywania,
¦ wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników,
¦ wymiar czasu pracy,
¦ termin rozpoczęcia pracy.

Strony podpisują umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden otrzymuje pracownik, a drugi pozostaje u pracodawcy. Nawet jeśli szef nie zawarł z zatrudnionym umowy na piśmie, to nie znaczy, że jest ona nieważna. Strony mogą przyjąć kontrakt w każdej formie, ale pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy musi pisemnie potwierdzić ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 k.p.).

Uwaga! Pracownik rozpoczyna pracę w dniu określonym w umowie, a jeżeli takiego terminu nie ma, to w dniu jej zawarcia (art. 26 k.p.).

Informacja o zatrudnieniu

Pracodawca przekazuje też pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia.

Najpierw szkolenie bhp

Poza badaniami lekarskimi pracodawca ma również przeszkolić pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Taki obowiązek ustanawia dla niego art. 2373 § 2 k.p. Szczególne zasady tych szkoleń określa rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. o szkoleniu w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2004 r. nr 180, poz. 1860 ze zm.). Dzieli ono szkolenia na ogólne i stanowiskowe.

Szkolenia bhp nie muszą przechodzić podejmujący pracę na stanowisku, które zajmowali u tego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę. Nie dotyczy to zatem podejmujących pracę w tej samej firmie na drugim etacie.

Szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Nie ma pracy bez płacy

Wysokość pensji ustala pracodawca, ale nie może być ona niższa niż wynagrodzenie minimalne. Od 1 stycznia 2007 r. wynosi ono 936 zł.

Zart. 94 pkt 5 k.p. wynika, że wynagrodzenie należy wypłacać terminowo i prawidłowo. Ma być uiszczane w formie pieniężnej, co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie (art.85 i 86 k.p.). Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeśli wypłata płacy przypadałaby na dzień wolny, to wypłaca się ją w dniu poprzedzającym.

Zgłoś od ZUS

Od dnia nawiązania stosunku pracy na pracodawcy ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. Musi także pamiętać o tym, aby zgłosić również siebie (więcej na ten temat piszemy w piątkowej DOBREJ FIRMIE).

Domagaj się sumiennej i starannej pracy

Zatrudniając pracownika, możesz od niego wymagać wykonywania sumiennej i starannej pracy, przestrzegania czasu pracy, zasad bhp i stosowania się do poleceń przełożonych. Takie wymogi ustanawia kodeks pracy. Ale wolno ci nałożyć na pracownika więcej wymagań, o ile dotyczą one pracy i nie są sprzeczne z prawem i umową o pracę.

Kodeks pracy formułuje obowiązki pracownicze ogólnie (art.22 §1 i art. 100 k.p.). Wiele z nich odpowiada temu, czego wymaga się od pracodawcy. Skoro kieruje on pracownika na badania lekarskie, to ten musi się im poddać. Potem - po zatrudnieniu - przechodzi szkolenie wstępne bhp.

Ponadto każdy pracownik powinien także należycie dbać o dobro pracodawcy, chronić jego mienie oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę. Ma także niezwłocznie powiadomić dział kadr o zmianach stanu rodzinnego, od czego zależy nabycie albo utrata prawa do świadczeń z zakładu pracy i ubezpieczenia społecznego. Nie może też zapomnieć o powiadomieniu pracodawcy o zmianie adresu.

MARTA GADOMSKA, g.or.

Nie dyskryminuj kandydata i zatrudnionego

Pierwsze obowiązki pracodawcy pojawiają się już w trakcie rekrutacji. Musi on uważać, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji. Może się to zdarzyć np., gdy w umieszczonym w prasie ogłoszeniu o wolnych etatach zasugeruje, że poszukuje mężczyzn do 40 roku życia. Choć więc uczestniczący w rekrutacji nie są jeszcze pracownikami, to pracodawca już musi pamiętać, że należy wszystkich równo traktować podczas: ¦ nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy, ¦ warunków zatrudnienia, ¦ dostępu do podnoszenia kwalifikacji zawodowych, ¦ awansowania pracowników. Przesądza o tym art. 183a k.p. To jeszcze nie wszystko. Różnica w traktowaniu musi mieć określoną przepisami przyczynę. Zatrudniony nie może być dyskryminowany szczególnie ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym bądź niepełnym czasie pracy.

vademecum biznesu

CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z PRZYJĘCIEM NOWEGO PRACOWNIKA

Wypełnij obowiązki z wykazu

Dzięki liście kontrolnej pracodawca szybko zweryfikuje, czy i jakie czynności związane z przyjęciem nowego pracownika wykonał. Lista wymienia kolejne działania szefa związane z zatrudnieniem, ich podstawę prawną, dokumenty, które należy sporządzić, oraz miejsce na podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie. Umieszczenie listy na początku części A akt osobowych z pewnością usprawni pracę służb kadrowych.

Autorami listy kontrolnej są: Ewa Drzewiecka, Maciej Nałęcz, konsultanci poradnika "Teczka kadrowca", Wydawnictwo C.H. Beck

Lista kontrolna
OBOWIĄZEK PRACODAWCY	PODSTAWA PRAWNA	WYMAGANE DOKUMENTY	PODPIS
Równe traktowanie w zatrudnieniu	art. 183b § 1 k.p.	oferta zatrudnienia
Ochrona danych osobowych przy rekrutacji	>> art. 221 § 1 k.p., >> § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, dalej: rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej)	kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Ustalenie braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku pracy	art. 229 § 1 k.p.	skierowanie na wstępne badania lekarskie
Ustalenie warunków zatrudnienia	art. 389 k.c. w zw. z art. 300 k.p.	>> list intencyjny >> umowa przedwstępna
Podpisanie umowy o pracę	art. 29 § 2 k.p.	>> umowa o pracę >> potwierdzenie zawarcia umowy o pracę w innej formie niż pisemna
Ochrona danych osobowych pracownika	>> art. 221 § 2 k.p., >> § 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. o dokumentacji pracowniczej	kwestionariusz osobowy dla pracownika
Zapoznanie pracownika z zakresem obowiązków	art. 22 § 1 k.p.	>> informacja dla kandydata na dane stanowisko >> opis stanowiska pracy
Zapoznanie z treścią regulaminu pracy	>> art. 1043 § 2 k.p. >> § 3 rozporządzenia z 28 maja 1996 r., o dokumentacji pracowniczej	potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy
Przeprowadzenie wstępnego szkolenia bhp	>> art. 2373 § 2 k.p. >> art. 2374 § 2 k.p. >> § 3 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. o dokumentacji pracowniczej >> rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa I higieny pracy (DzU nr 180, poz. 1860 ze zm.)	>> karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp >> oświadczenie o zapoznaniu się z treścią przepisów bhp i odbyciu przeszkolenia
Zorganizowanie pracy	art. 94 pkt 1 k.p.	>> instrukcja organizacji pracy na danym stanowisku >> regulamin organizacyjny
Stwierdzenie posiadania wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności oraz znajomości przepisów i zasad bhp	art. 2373 § 1 k.p.	dokumenty potwierdzające odbycie szkolenia wstępnego bhp (ogólnego i stanowiskowego) oraz sprawdzenie posiadanych przez pracownika wiadomości teoretycznych i praktycznych
Przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia	art. 29 § 3 k.p.	>> informacja o warunkach zatrudnienia u pracodawcy, u którego obowiązuje regulamin pracy >> informacja o warunkach zatrudnienia u pracodawcy, u którego nie obowiązuje regulamin pracy >> oświadczenie pracownika o otrzymaniu informacji o warunkach zatrudnienia
Zapoznanie z zakresem informacji objętej tajemnicą	>> art. 100 § 2 pkt 4 k.p. >> § 3 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. o dokumentacji pracowniczej	oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą
Wyznaczenie zakresu obowiązków	>> art. 94 pkt 1 k.p. >> art. 100 § 1 k.p.	>> załącznik do umowy o pracę >> informacja o zakresie czynności pracownika
Poinformowanie o uprawnieniach	>> art. 94 pkt 1 k.p >> art. 188 k.p. >> art. 148, 178 k.p. >> art. 86 § 3 k.p.	>> karta prywatnej opieki medycznej >> broszura informacyjna o PPE >> oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzica/opiekuna dziecka do lat 14 >> oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzica/opiekuna dziecka do lat 4 >> zgoda na przesyłanie wynagrodzenia na konto bankowe
Wystawienie legitymacji służbowej lub identyfikatora	§ 4 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. o dokumentacji pracowniczej	>> identyfikator >> legitymacja służbowa
Wydanie środków ochrony indywidualnej	art. 2376 k.p	karta przydziału środków ochrony
Wydanie odzieży i obuwia roboczego	art. 2377 k.p.	karta przydziału odzieży i obuwia roboczego
Zgłoszenie do ZUS	art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 137, poz. 887 ze zm.)	formularz ZUS ZUA
Informowanie ZUS o zmianach w zgłoszeniu ubezpieczonego
Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego	rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 149, poz. 982 ze zm.)	>> formularze ZUS ZCZA, ZUS ZCNA >> legitymacja ubezpieczenia zdrowotnego
Ustalenie obowiązku podatkowego w zakresie kosztów uzyskania podatku dochodowego od osób fizycznych	rozporządzenie ministra finansów z 15 grudnia 2006 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (DzU nr 243, poz. 1760)	>> oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-2 >> oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu
Ustalenie dochodów w celu określenia podstawy wymiaru składek dla celów emerytalno-rentowych	art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych	>> oświadczenie pracownika o osiągniętym w danym roku dochodzie
Zawiadomienie urzędu pracy o zatrudnieniu bezrobotnego	art. 36 ust. 7 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU nr 99, poz. 1001 ze zm.)	>>oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych >> zgłoszenie zatrudnienia do urzędu pracy
Zawiadomienie komornika	§ 5 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej z 28 maja 1996 r.	informacja o zatrudnieniu
Dokumentacja zatrudnienia	>> art. 94 pkt 9a k.p. >> § 6 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. o dokumentacji pracowniczej	teczka osobowa
Ewidencja pracownicza	§ 8 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. o dokumentacji pracowniczej	>> miesięczna i roczna karta ewidencji czasu pracy >> karta wynagrodzenia >> lista płac
Zgłoszenie do Inspekcji Pracy i Inspekcji Sanitarnej	art. 209 § 1 k.p.	zgłoszenie do Inspekcji Pracy i Inspekcji Sanitarnej

vademecum biznesu

STRONY NEGOCJUJĄ PRZYSZŁE WARUNKI ZATRUDNIENIA

Uważaj, aby nie pozyskać nowego pracownika przez przypadek

Z pracownikiem powinieneś zawrzeć umowę o pracę na piśmie. Ale czasami samo dopuszczenie pracownika do pracy oznacza, że zawarłeś z nim umowę. Uważaj więc, w jaki sposób rozpoczynasz współpracę z kandydatem

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Tak przewiduje art. 29 § 2 k.p. Dzięki temu strony dokładnie znają swoje prawa i obowiązki i mają pewność w stosunkach pracy. Ustawodawca nie wskazał jednak żadnej sankcji, oprócz grzywny z art. 281 k.p., gdyby pracodawca nie zachował tej formy. Każe mu jedynie potwierdzić na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 k.p.)

Przez dopuszczenie do pracy

Umowę o pracę można zatem zawrzeć także w inny sposób, np. przez dopuszczenie do pracy. Będzie to prawnie skuteczne, bo brak pisemnego kontraktu nie powoduje jego nieważności. Jest to jednak dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy przyjęcie pisemnej umowy było utrudnione lub niemożliwe oraz przy krótkotrwałych zajęciach ze względu na wymóg określony wart. 29 § 2 k.p.

Ponadto pracodawca musi przedstawić pracownikowi najpóźniej 7 dnia od zawarcia umowy o pracę pisemną informację o warunkach zatrudnienia.

Co na to sąd

Sąd Najwyższy potwierdza, że umowę o pracę wolno zawrzeć bez zachowania formy pisemnej i będzie ona prawnie skuteczna. W wyroku z 20 września 1977 r. (I PR 67/77) uznał, że "że brak zachowania formy pisemnej nie czyni umowy o pracę nieważną". Podtrzymał to także 31 sierpnia 1981 r. (III PZ 18/81), twierdząc, że "niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy o pracę".

Można w tym miejscu odwołać się do art. 60 k.c. stosowanego w prawie pracy na podstawie art. 300 k.p. Mówi on, że wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde jej zachowanie, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny.

W sposób dorozumiany

Co prawda dla wielu komentatorów możliwość zatrudnienia przez czynności dorozumiane (konkludentne) nie wynika wprost z kodeksu pracy, ale analizując art. 29 k.p., nie można tego wykluczyć. Potwierdza to § 5 tego artykułu, który mówi, że jego przepisy "(...) stosuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę".

Na dorozumiany sposób nawiązania stosunku pracy wskazuje też Sąd Najwyższy. Wielokrotnie uznał, że do zawarcia umowy o pracę może dojść nawet w sposób dorozumiany, jeżeli pracownik za milczącą zgodą zakładu pracy wykonuje pracę podporządkowaną (uchwała z 11 maja 1976 r., IPZP18/76) oraz że stosunek pracy nawiązał się na podstawie faktycznego dopuszczenia wnioskodawczyni do pracy (uchwała z 3 maja 1979 r., IPZP11/79).

Potrzebne oświadczenia

Choć orzeczenia te pozwalają przyjąć umowę o pracę na podstawie czynności dorozumianych, to wprost nie określają, kiedy zostanie ona zawarta. Tak jak przy wszystkich czynnościach prawnych, tutaj również niezbędne są oświadczenia obu stron stosunku pracy. Muszą one określać co najmniej rodzaj pracy, którą ma wykonywać pracownik.

Zadanie jest ułatwione, gdy powierza się konkretną pracę. Powstanie natomiast problem, gdy nie określi się rodzaju pracy, np. wpuszczając pracownika na teren zakładu pracy bez wskazania mu rodzaju zajęć. W takiej sytuacji należy uznać, że nie doszło do nawiązania stosunku pracy, chyba że pracownik rozpocznie określoną pracę lub wpuszczenie go na teren zakładu stanowi część rokowań w celu zawarcia umowy.

Oferta i rokowania

Prawo pracy nie reguluje procedury zawierania umowy o pracę, dlatego wolno tu korzystać z art. 66 - 72 kodeksu cywilnego o ofercie i rokowaniach.

Przykład 1

Pracownik złożył pracodawcy ofertę rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron i określił w oświadczeniu termin, w którym porozumienie to może zostać zawarte.

Sąd Najwyższy w wyroku z 4 października 2000 r. (IPKN58/00) uznał, że oświadczenie pracownika stanowi ofertę, a do jej oceny należy stosować art. 66 § 1 k.c. Zgodnie z nim termin określony przez oferenta wiąże obie strony. Dlatego SN orzekł, że jeżeli pracownik w piśmie oznaczył datę rozwiązania umowy, to następuje to tylko w razie złożenia przez pracodawcę do tego czasu oświadczenia woli o przyjęciu oferty (art. 30 § 1 pkt 1 k.p. w związku z art. 66 § 1 i 67 k.c.).

Jeżeli więc pracodawca pozytywnie ustosunkował się do tej oferty, ale po dacie określonej przez pracownika, to zatrudniony może uchylić się od swojego oświadczenia woli, powołując się na upływ terminu, w którym jego oferta była wiążąca.

Dzięki stosowaniu w prawie pracy art. 66 - 72 k.c. umowę można nawiązać także na podstawie zaproszenia do wszczęcia rokowań lub składania ofert albo przez złożenie i przyjęcie oferty. Ale te metody się różnią.

Zaproszenie do wszczęcia rokowań lub składania ofert nie wiąże oferenta, a umowa dojdzie do skutku dopiero wtedy, gdy strony dojdą do porozumienia co do istotnych kwestii, które były przedmiotem rokowań.

Natomiast oferta, jeżeli spełnia wymagania dotyczące jej treści i formy (w prawie pracy określenie stron, rodzaju i warunków umowy) i zostanie przyjęta przez jej adresata, powoduje automatyczne zawarcie umowy i powstanie wynikającego z niej stosunku prawnego.

Jak to odróżnić

Jak zatem odróżnić zaproszenie do wszczęcia rokowań lub składania ofert od złożenia oferty? Przykładowo analizując stopień szczegółowości ogłoszenia zamieszczonego w prasie > patrz przykład 2.

Tu zatem przyda się znajomość art. 71 k.c. Mówi on, że ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy.

W wyroku z 21 grudnia 1976 r. (IPR98/76) SN stwierdził, że "ogłoszenie zamieszczone w gazecie jest zaproszeniem do wszczęcia rokowań w przedmiocie umowy o pracę". Nawiązanie stosunku pracy nastąpi więc dopiero, gdy strony uzgodnią istotne punkty będące przedmiotem rokowań, niekoniecznie zaś wszystkie postanowienia, jak o tym mówi art. 72 k.c. To od stron zależy, w którym momencie uznają zawarte porozumienie za wystarczające do zawarcia umowy.

Negocjujemy umowę

Nie każdy sposób prowadzenia negocjacji jest prawnie obojętny lub dozwolony. Gdy kontrakt między stronami przekształci się w negocjacje zmierzające do ustalenia treści i zawarcia umowy, to dla obu stron wynikają z tego pewne obowiązki i uprawnienia. I to niezależnie od tego, czy w efekcie umowa zostanie zawarta, czy nie (tzw. ryzyko negocjacji).

Zakres i granice wzajemnych uprawnień i obowiązków wyznaczają zasady dobrej wiary. Nikt nie może wzbudzić i następnie zawieść bezpodstawnie cudzego zaufania, szczególnie gdy jest ono poparte uzasadnionymi okolicznościami. To oznacza, że strony muszą zachować lojalność w trakcie negocjacji.

Przepisy i praktyka wykształciły pewne zasady postępowania, które stanowią standard negocjacyjny, czyli wzajemne uprawnienia i obowiązki stron przy pertraktowaniu umów o pracę (patrz tabela).

JAKUB PLACUCH

Autor jest doktorantem w Katedrze Prawa Pracy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego

Przykład 2

Ofertą nie będzie ogłoszenie o treści: hurtownia zatrudni pracowników. Inaczej jednak stanie się, gdy ogłoszenie jest szczegółowe i wyraźnie wskazuje na stanowczą wolę zawarcia umowy o pracę: X sp. z o.o. zatrudni specjalistę do spraw kadr i płac ze znajomością programu Symfonia, wynagrodzenie 2000 zł. Jest to oferta, co prawda skierowana do szerokiego kręgu odbiorców, ale zrealizować ją może tylko jeden lub kilku odbiorców.

Umowy cywilnoprawne

Nie jest pracownikiem, ale zatrudnionym Niekiedy możesz nająć do firmy kandydata, ale nie proponujesz mu klasycznej umowy o pracę. Zatrudniasz go na umowę cywilną. Choć te umowy mogą być podobne w treści i formie do umów o pracę, to takimi nie są. Podstawą ich nawiązania jest kodeks cywilny, a nie kodeks pracy. Oznacza to, że osoba w ten sposób zatrudniona nie jest pracownikiem i nie korzysta z praw i gwarancji zapewnionych pracownikom w kodeksie pracy. Ostrożnie z kodeksem cywilnym Pracodawca musi jednak uważać, bo jeśli proponuje kandydatowi wykonywanie tych samych obowiązków co pracownikom, na do datek w podporządkowaniu, a zatrudniony wykonuje je za wynagrodzeniem w wyznaczonym czasie i miejscu, to sąd pracy może uznać jego umowę cywilnoprawną za umowę o pracę (art. 22 § 1k.p.). Przy zachowaniu tych samych warunków niemożliwa jest także zmiana dotychczasowej umowy o pracę na umowę cywilnoprawną. Wyklucza to art. 22 § 1k.p. Ewentualny zapał pracodawcy, aby zastąpić umowy kodeksowe umowami cywilnoprawnymi, ostudzić może inspektor pracy, który ma prawo wnieść sprawę do sądu o ustalenie, czy istniał stosunek pracy na podstawie kodeksu pracy. Zlecenie i dzieło Wykonywanie umów na zlecenie określa art. 734 § 1 kodeksu cywilnego. Określa on, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się wykonać określoną czynność na rzecz zleceniodawcy. Bardziej więc dotyczy to usług niż świadczenia pracy (umowa starannego działania). Nie wynika z tego także, że będzie to czynność wykonywana odpłatnie. Nie ma też tutaj podporządkowania pracodawcy, a samo wykonywanie zleconej pracy można powierzyć kolejnej osobie. Z kolei w umowie o dzieło (art. 627 k.c.) przyjmujący zamówienie zobowiązuje się wykonać dzieło, a zamawiający zapłacić mu za nie. Wykonawca rozliczany jest więc z rezultatu swojej pracy i konkretnie oznaczonego zadania. Wykonując je, może swobodnie i samodzielnie działać. Zazwyczaj umowa taka dotyczy jednorazowej, a nie powtarzanej czynności. Pamiętać też trzeba o krótszym, bo 2-letnim okresie przedawnienia roszczeń niż przy pracowniczych stosunkach (3-letni).

Prawa i obowiązki stron przy negocjacjach
Pracodawca musi:	Pracodawca może:	Pracownik musi:	Kandydat może:
>> rzetelnie i uczciwie przedstawiać kandydatowi swoje wymagania związane z obsadzanym stanowiskiem pracy,	>> żądać od kandydata przedstawienia informacji i danych (dozwolonych prawem) związanych ze stosunkiem pracy oraz ich gromadzenia, analizy i przechowywania,	>> udzielić pracodawcy informacji i danych (dozwolonych prawem) związanych ze stosunkiem pracy,	>> otrzymać od pracodawcy informacje dotyczące proponowanego stanowiska,
>> równo traktować wszystkich kandydatów oraz szanować ich godność i dobra osobiste,					>> otrzymać informacje dotyczące ograniczeń i zakazów związanych z zatrudnieniem na proponowanym stanowisku,
>> zapewniać poufność informacji uzyskanych od kandydata w związku z ubieganiem się o pracę,				>> poddać się badaniom lekarskim i testom w zakresie wynikającym z przepisów,
				>> poddać kandydatów selekcji i doborowi,
			>> zwrócić koszty osobistego stawienia się kandydata w firmie.				>> odmówić udzielenia pracodawcy informacji, jeżeli ich pozyskiwanie ze względu na przedmiot lub sposób jest zakazane lub może być uznane za dyskryminujące.
				>> poddać kandydata wstępnym badaniom lekarskim i testom w zakresie wynikającym z przepisów.		>> wykonać inne czynności, na które wyraził zgodę, chyba że są one sprzeczne z prawem.
Nie wolno mu także nakłaniać kandydatów do ujawniania prawem chronionych tajemnic ani nakłaniać świadczących pracę na rzecz innych, aby jej nie wykonywali lub robili to nienależycie, by zatrudnić u siebie kandydata.

vademecum biznesu

CO PRACODAWCA MOŻE WIEDZIEĆ O STARAJĄCYM SIĘ O MIEJSCE W FIRMIE

Dobry kandydat do pracy to połowa sukcesu

Właściwy dobór pracowników to nie lada wyzwanie dla każdego pracodawcy. Pomocne będzie zebranie informacji o kandydacie. Ale jako przyszły szef nie masz tu wolnej ręki! Przepisy ograniczają ci dostęp do wiedzy o osobie starającej się o pracę

Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Najlepiej gdy pracodawca może wybrać spośród wielu osób. Wówczas ma szansę zdecydować się na najlepszą. Musi jednak pamiętać o tym, że zakres informacji o kandydacie do pracy jest ściśle określony, a do konstytucji oraz ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) dostosowano przepisy kodeksu pracy.

Bez fotografii

Od ponad roku obowiązuje znowelizowane rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (DzU nr 125, poz. 869) z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, w skrócie: rozporządzenie).

Dla kandydatów najważniejsze zmiany w nowelizacji polegały na dość banalnej sprawie -od ponad roku do kwestionariusza osobowego nie muszą już dołączać fotografii. Ponadto rozporządzenie ułatwiło życie pracodawcom, bo w załączniku nr 1 określiło pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (patrz obok).

Szef chroni dane osobowe

Na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca jest administratorem informacji o kandydatach do pracy i pracownikach i to on ma obowiązki związane z utrzymaniem ich w tajemnicy. To właśnie w tej ustawie, a nie w kodeksie pracy, określone są sankcje za naruszenie tych wymogów.

Ten zatem, kto przetwarza dane osobowe, a nie jest do tego uprawniony albo gdy w ogóle jest to zabronione, podlega karze ograniczenia lub pozbawienia wolności do dwóch lat. Jeśli naruszenie dotyczy danych np. o pochodzeniu rasowym, etnicznym czy stanie zdrowia, to sprawca musi się liczyć z ograniczeniem lub pozbawieniem wolności do lat trzech.

Jakie informacje podaje kandydat

Według art. 22§ 1 k.p. od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać podania:
¦ danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
-wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Nie są to wszystkie informacje, które pozwolą poznać kandydata do pracy. Na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. pracodawca może także poprosić o przedstawienie:
¦ wypełnionego kwestionariusza osobowego,
¦ świadectw pracy z po przednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia w danym roku kalendarzowym,
¦ dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
¦ świadectwa ukończenia gimnazjum -w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
¦ orzeczenia lekarskiego o przeciwwskazaniach do wykonywania pracy na danym stanowisku,
¦ innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenia o niekaralności.

Ubiegając się o zatrudnienie, kandydat ma także prawo ujawnić inne dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, np. certyfikaty językowe, potwierdzenia projektów racjonalizatorskich, świadectwa pracy z innego roku kalendarzowego niż ten, w którym ubiega się on o pracę. Może też okazać dokumenty, z których wynika, że wolno mu korzystać ze szczególnych uprawnień dotyczących stosunku pracy.

Trzymaj w teczce

Przyszły szef nie może wymagać od ubiegających się o pracę, aby przekazywali oryginały dokumentów i zaświadczeń. Ma prawo jednak je obejrzeć lub sporządzić z nich kopie lub odpisy. Tylko w takiej postaci w teczkach pracowników (w części A akt osobowych) musi przechowywać te papiery (§ 1 pkt3 rozporządzenia).

Pracodawca przechowuje w części A pracownika dokumenty związane z kandydowaniem do pracy, czyli:
¦ kwestionariusz osobowy ubiegającego się o zatrudnienie,
¦ świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
¦ dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
¦ świadectwo ukończenia gimnazjum -dotyczy osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
¦ orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
¦ inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,
¦ dokumenty przedłożone dodatkowo, potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe,
¦ świadectwa pracy z po przednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień dotyczących stosunku pracy.

GRAŻYNA ORDAK

Czego szef może żądać od pracownika

Poza informacjami, które podał kandydat do pracy, od pracownika szef może domagać się kilku uzupełniających informacji (art. 22§ 2 pkt 1 i 2 k.p.). Ma np. prawo poprosić go o ujawnienie numeru PESEL czy NIP dla celów podatkowych. Z kolei od tych osób, które będą korzystać ze specjalnych uprawnień, np. rodzicielskich, pracodawca będzie chciał, aby podały do datkowe dane oraz inne informacje, w tym imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci. Innych danych pracodawcy wolno żądać jedynie wówczas, gdy ich udostępnienie nakazują odrębne przepisy. Dotyczy to np. podania informacji o niekaralności w niektórych zawodach.

vademecum biznesu

PIERWSZE KROKI PO ZATRUDNIENIU

Powiadom urzędy

O zatrudnieniu nowego pracownika należy powiadomić niektóre urzędy.

Należą do nich:

PAŃSTWOWA INSPEKCJA PRACY I PAŃSTWOWA INSPEKCJA SANITARNA

W ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności (chodzi o zatrudnienie pracownika) pracodawca zgłasza ten fakt właściwemu inspektorowi pracy i właściwemu inspektorowi sanitarnemu. Informuje oba urzędy o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.
Podstawa prawna: art. 209 § 1 k.p.

ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH

Od dnia nawiązania stosunku pracy na pracodawcy (płatniku) ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. W ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia pracownika trzeba zgłosić w ZUS na formularzu ZUS ZUA. Pracodawca zgłasza również do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika.
Podstawa prawna: ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 137, poz. 887 ze zm.) oraz ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach z opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU nr 210, poz. 2135)

URZĄD PRACY

Przed zatrudnieniem pracodawca musi uzyskać od pracownika oświadczenie, że nie figuruje w rejestrze bezrobotnych. Po zatrudnieniu osoby zarejestrowanej jako bezrobotna lub powierzeniu jej innej pracy zarobkowej pracodawca wciągu 5 dni zawiadamia o tym pisemnie właściwy urząd pracy.
Podstawa prawna: art. 36 ust. 7 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU nr 99, poz. 1001 ze zm.)

KOMORNIK

Nowy zakład pracy, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy z informacją o zajęciu należności, o jego zatrudnieniu zawiadamia zakład, który wydał świadectwo oraz wskazanego w informacji komornika. Jeżeli nowy zakład pracy, któremu pracownik nie okazał świadectwa, dowie się, gdzie był przedtem zatrudniony, musi zawiadomić po przednią firmę, że teraz jest jego pracownikiem, chyba że ten okaże zaświadczenie starej firmy stwierdzające, że jego należności nie były zajęte.
Podstawa prawna: art. 884 § 3 kodeksu postępowania cywilnego

vademecum biznesu

FIRMA GROMADZI INFORMACJE DOTYCZĄCE ZATRUDNIENIA

Musisz mieć teczkę dla każdego pracownika

Zatrudniając pracowników, musisz prowadzić ich akta osobowe. Należy je przechowywać przez 50 lat. Ten obowiązek dotyczy również dokumentów płacowych, które służą ustalaniu uprawnień emerytalno-rentowych

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 99 pkt 9a k.p. Szczegółowo reguluje to rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej).

Dokumentację pracowniczą prowadzi się oddzielnie dla każdego zatrudnionego na umowę o pracę.

Kopie zamiast oryginałów

Dokumentacja składa się z kopii lub odpisów, które pracodawca sporządza na postawie oryginałów. To w zasadzie jedyny powód, kiedy szef może żądać ich przedstawienia.

Uwaga! Jeżeli zatrzyma oryginały dokumentów pracowniczych, a na skutek tego zatrudniony poniesie szkodę, to niewykluczone, że szef będzie musiał wypłacić mu odszkodowanie. Sąd może je przyznać w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, ale nie dłuższy niż sześć tygodni (wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada 1990 r., IPR362/90).

Akta osobowe pracownika obejmują trzy części > patrz tabela):
¦ A - związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
¦ B -dotyczące nawiązania stosunku pracy,
¦ C - obejmujące ustanie zatrudnienia.

Pracodawca musi ponumerować te części i akta ułożyć w porządku chronologicznym. Ponadto dokumenty trzeba zebrać w spis treści. Ale uwaga, nie może to być jeden spis treści dla wszystkich części akt osobowych. Każda z nich powinna mieć bowiem odrębny wykaz dokumentów. Tak wynika z §6 ust.3 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Wykaz dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części akt przedstawiamy w tabeli. Co do zasady pracodawca nie może wymagać złożenia innych dokumentów, niż są w niej wymienione. Jednak w wyjątkowych sytuacjach pracownik będzie musiał przedstawić dodatkowe. Przykładowo pracodawca ze służby cywilnej może zażądać od kandydata do pracy potwierdzenia, że nie był karany za przestępstwo popełnione umyślnie. Obowiązek ten wynika z ustawy z 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (DzU nr 49, poz. 483). W tym celu kandydat musi uzyskać z Krajowego Rejestru Karnego zaświadczenie o niekaralności. Inny wyjątek wynika z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU nr 99, poz. 1001 ze zm.). W aktach osobowych cudzoziemca musi znaleźć się bowiem zezwolenie na jego pracę w Polsce.

Płace i ewidencja pracy oddzielnie

Oprócz dokumentacji osobowej pracodawca przechowuje też dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych i rentowych. Zgodnie z art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 39, poz. 353) są to listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty.

Jeszcze inną dokumentację, którą należy prowadzić w firmie, określa wprost kodeks pracy. Podobnie jak płacowej nie zalicza się jej do akt osobowych pracownika. Jest to karta ewidencji czasu pracy, imienna lista wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych, a dodatkowo - karta ewidencyjna przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz innych środków ochrony indywidualnej.

>Niektóre dokumenty trzeba przechowywać nawet 50 lat

Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie ustala, jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty z akt osobowych pracownika. Nie oznacza to jednak, że nie ma w tym wypadku żadnego limitu. Z art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU nr 171, poz. 1396) wynika, że akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Ten sam termin dotyczy dokumentów płacowych potrzebnych do wyliczenia świadczeń emerytalnych. Należy je przechowywać 50 lat od dnia, w którym pracownik rozstał się z firmą.

Chroń dane

Gromadzenie dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników łączy się z ochroną ich danych osobowych. Pracodawca musi pamiętać, że ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie tych informacji. Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity DzU z 2002 r. nr. 101, poz. 926 ze zm.) pracodawca pełni obowiązki administratora zbioru danych osobowych. Aby je wykorzystać w jakikolwiek sposób, musi uzyskać na to zgodę pracownika.

Mimo że pracodawców obowiązuje ustawa o ochronie danych osobowych, to - zgodnie z jej art. 43 ust. 1 pkt 4 - nie muszą rejestrować zbioru tych danych w ogólnokrajowym rejestrze prowadzonym przez generalnego inspektora ochrony danych. Istnieją też wyjątkowe sytuacje, w których dane pracowników można udostępniać bez ich zgody, m.in. pracownikom Państwowej Inspekcji Pracy.

Grzywna albo odszkodowanie

Szef, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, popełnia wykroczenie, za które grozi grzywna (art. 281 pkt 6 k.p.). Na tym jednak nie koniec. Jeżeli na skutek nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zatrudniony poniesie szkodę, to może żądać od pracodawcy odszkodowania. Eksperci przestrzegają ponadto, że brak dokumentacji pracowniczej może przyczynić się do przegranej pracodawcy w sądzie. Sąd Najwyższy przyznał bowiem, że pracodawca nieprowadzący dokumentacji musi liczyć się z tym, że w sądzie będzie spoczywał na nim ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (wyrok z 14 maja 1999 r., IPKN62/99).

MARTA GADOMSKA

Akta załogi przy transferze i upadłości

Akta osobowe i dokumentację pracowniczą trzeba przekazać nowemu pracodawcy, gdy przejmuje on firmę i zatrudnionych w niej pracowników (art. 23k.p.). Tak wynika z § 9 rozporządzenia o prowadzeniu akt osobowych. Natomiast przy upadłości bądź likwidacji firmy dokumentację i akta osobowe pracowników trzeba przekazać prywatnej lub państwowej firmie prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji. Na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu, szef powinien przesłać też takiej firmie odpowiednią opłatę. Jeżeli nie ma pieniędzy, to pozostaje mu zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o przekazanie akt do archiwum państwowego.

Gdzie umieścić
Część A - dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie	Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia	Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
wypełniony kwestionariusz osobowy,	umowa o pracę lub potwierdzenie ustaleń co do jej rodzaju i warunków, jeżeli nie została zawarta na piśmie,	oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,	zakres obowiązków pracownika, jeśli został przez pracodawcę dodatkowo określony,
dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,	pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, z informacją o dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym, długości okresu wypowiedzenia umowy. Jeżeli nie ma regulaminu pracy - to dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Potwierdzenie pisemne pracownika o zapoznaniu się z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach co do umówionego z pracownikiem rodzaju pracy oraz u pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy lub takich, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminu pracy, z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy;		dokumenty związane z żądaniem wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 k.p.),
świadectwa ukończenia gimnazjum - dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,	zaświadczenia o ukończeniu szkolenia z zakresu bhp,
orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,	oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do lat czterech (art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 k.p.) oraz dziecka do lat 14 (art. 188 k.p.) o zamiarze korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,		dokumenty związane z nie-wypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.),
inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.	dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
			dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,	kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
			oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków umowy o pracę,
			dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,	potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.),
			pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
			dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku określonym w art. 1867 k.p.,	umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły,
			orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
			umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony ją zawarły w okresie pozostawania w stosunku pracy,	orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
			wnioski pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, niedziele i święta (art. 144 k.p.),
			wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopia informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
			korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
			kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
			informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

vademecum biznesu

CO ZATRUDNIONY MUSI WIEDZIEĆ O SWOJEJ ROBOCIE

Poinformuj pracownika o warunkach zatrudnienia

Mimo zawartej umowy o pracę musisz poinformować każdego pracownika o podstawowych warunkach jego zatrudnienia. Ale możesz to zrobić, odsyłając do odpowiednich przepisów prawa pracy

PRZYKŁAD INFORMACJI O WARUNKACH ZATRUDNIENIA

PRZYKŁAD INFORMACJI Z ODESŁA NIEM DO PRZEPISÓW

W ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca przedstawia pracownikowi pisemną informację dotyczącą zatrudnienia. Podstawowy zakres tych danych ma zawierać pięć elementów art. 29 § 3 k.p.:
1. obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy,
2. częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę,
3. wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4. obowiązującą pracownika długość okresu wypowiedzenia,
5. informację o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Informacja o układzie zbiorowym i sprecyzowanie przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu to wymogi obowiązujące od ponad roku. Dzięki temu pracownik wie dokładnie, ile dni urlopu ma w roku kalendarzowym. O ile tu została zindywidualizowana informacja dla zatrudnionego, to nie ma takiego wymogu przy czasie pracy. Nadal więc pracodawca informuje każdego pracownika o obowiązujących go normach czasu pracy (8 godzin dziennie i 40 godzin w przeciętnie -dniowym tygodniu pracy), a nie o jego indywidualnym wymiarze.

Na starcie

Jeśli natomiast strony nie zawrą umowy o pracę w formie pisemnej, to szef w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdza na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków (art. 29 § 2 k.p.). Wcześniej wystarczyło podać dwa ostatnie elementy, nawet z pominięciem stron umowy o pracę.

Gdy nie ma regulaminu

Z kolei ten pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo przekazuje informacje dotyczące: pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 pkt 5 k.p.).

Zmieniają się warunki pracy

Jeśli pracownikowi zmieniają się warunki dotyczące dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego czy obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia, to pracodawca musi go o tym pisemnie poinformować.

Taki sam obowiązek ma wówczas, gdy pracownika obejmuje układ zbiorowy pracy lub gdy dochodzi do jego zmiany (art.29 §3k.p.). Kiedy trzeba podać taką informację? Szef nie może tego zrobić później niż wciągu miesiąca od wejścia w życie tych zmian. Wyjątek dotyczy jednak sytuacji, gdy do rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem doszłoby przed tym terminem. Wtedy szef przedstawia mu taką wiadomość nie później niż do dnia rozwiązania umowy o pracę.

Z kolei w razie zmiany układu zbiorowego pracy na niekorzyść pracownika pracodawca ma spełnić dwa niezależne od siebie obowiązki. Na podstawie art. 241§ 2 k.p. wypowiada pracownikom dotychczasowe warunki umów o pracę. Nowe warunki zaczną obowiązywać zatrudnionych dopiero po upływie okresów wypowiedzenia. Ponadto art. 29 §3k.p. wymaga, aby szef poinformował pracownika o zmia nie treści układu zbiorowego pracy w terminie miesiąca od jej wejścia wżycie.

Odeślij do przepisów

Ale szef nie musi podawać tak rozległych danych pracownikowi. Wystarczy, że odeśle go do odpowiednich przepisów prawa pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3i 3 k.p. powiadomienie przy zatrudnianiu o obowiązujących warunkach zatrudnienia, jak i w razie zmiany takich warunków może nastąpić także przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Dotyczy to pierwszych czterech informacji, czyli bez objęcia układem zbiorowym pracy.

Ponieważ w tych regulacjach mowa jest o odesłaniu do przepisów prawa pracy, a nie do kodeksu pracy, to pracodawca może wskazać nawet postanowienia układu zbiorowego pracy czy regulaminu pracy, jeśli regulują one określone w informacji warunki zatrudnienia. Zgodnie z art. 9 k.p. są one przepisami prawa pracy.

vademecum biznesu

KONTRAKT NA CZAS OKREŚLONY LUB NA WYKONA NIE PEWNEJ PRACY

Okresowa umowa tylko dwa razy z rzędu

Z pracownikiem możesz zawrzeć umowę na czas określony nawet na kilka lat, jeśli jest to uzasadnione charakterem wykonywanej pracy. W przeciwnym razie naruszysz przepisy

Przykład umowy o pracę na czas określony

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na zawarcie stosunku pracy, to spośród umów terminowych ma do wyboru zatrudnienie na:
¦ okres próbny,
¦ czas określony,
¦ czas wykonania określonej pracy.

Najpopularniejsza jest umowa na czas określony. Prawo nie wskazuje górnego limitu, na jaki można ją zawrzeć. Dopuszczalny jest zatem rok, dwa lata, a nawet dłużej. Uwaga! Zawierając kontrakt na czas określony z długim terminem obowiązywania, szef może jednak narazić się na zarzut niezgodności z celem umowy na czas określony. Potwierdził to również Sąd Najwyższy. Uznał bowiem, że zawarcie długoterminowej umowy o pracę na czas określony wstecz z dopuszczalnością jej wcześniejszego rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem może być kwalifikowane jako obejście przepisów prawa pracy, ich społeczno-gospodarczego przeznaczenia lub zasad współżycia społecznego (wyrok z 7 września 2005 r., II PK 294/04, w tej sprawie umowa okresowa trwała dziewięć lat).

Zawarcie długoletniej umowy na czas określony może być uzasadnione jedynie charakterem wykonywanej pracy. Taka sytuacja powinna jednak należeć do wyjątkowych > patrz przykład 1.

Oznaczenie terminu obowiązywania umowy na czas określony może nastąpić w dwojaki sposób. Pracodawca ma prawo np. wskazać konkretny termin albo zdarzenie, z upływem którego umowa ta rozwiąże się > patrz przykład 2.

Nie częściej niż dwa razy

Szczególne znaczenie mają przepisy kodeksu pracy ograniczające możliwość nawiązywania jednej po drugiej umowy na czas określony między tymi samymi stronami stosunku pracy lub wielokrotnego przedłużania tych umów.

Zgodnie z art. 25 k.p. zawarta z pracownikiem trzecia umowa na czas określony przekształca się w umowę bezterminową, jeśli przerwa między rozwiązaniem a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie była dłuższa niż miesiąc.

Zdaniem Sądu Najwyższego przez miesiąc przerwy należy rozumieć 31 dni, co wynika z art. 114 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p. (wyrok z 15 lutego 2000 r., IPKN512/99). Warto też pamiętać, że do limitu umów terminowych nie zalicza się umowy na okres próbny (wyrok z 7 lutego 2001 r.,IPKN229/00).

Przykład 3

Zawarta z pracownikiem druga umowa na czas określony rozwiązała się 30 września 2006 r. Pracodawca obiecał, że przedłuży mu zatrudnienie, ale trzecią umowę wręczył do podpisania dopiero 2 listopada 2006 r. Była to ponownie umowa na czas określony. Pracownik interweniował u szefa, powołując się na zasadę, że trzecia umowa na czas określony powinna przekształcić się w umowę bezterminową. W tej sytuacji pracownik nie miał racji, bo od 30 września do 2 listopada faktycznie nie wykonywał swoich obowiązków bez umowy o pracę. Zawarta po raz trzeci umowa na czas określony przekształciłaby się w bezterminową, gdyby została zawarta przed 1 listopada br. W tym wypadku okres między rozwiązaniem drugiej a zawarciem trzeciej umowy był dłuższy niż 31 dni. Oznacza to, że pracodawcy nie obowiązuje art. 251 k.p., a trzecia umowa zawarta na czas określony traktowana jest ponownie jako pierwsza.

Uważaj na inne wyjątki

Są też inne sytuacje potwierdzające, że nie zawsze trzecia umowa na czas określony przekształci się w kontrakt bezterminowy. Przykładem jest umowa na zastępstwo innego pracownika > patrz przykład 4.

Żadna umowa na zastępstwo nie przekształci się w umowę bezterminową bez względu na liczbę zawieranych takich kontraktów. Nie ma znaczenia to, że pracodawca zawarł już z pracownikiem dwie umowy na czas określony.

Pracodawcy opłaca się zatrudnić pracownika na umowę na zastępstwo, ponieważ zatrzyma sprawdzoną osobę i uzupełni braki kadrowe bez tworzenia nowego etatu.

Jeszcze inny wyjątek dotyczy umów zawieranych przed 1 maja 2004 r. Po tym terminie (przystąpienie Polski do UE) zaczął bowiem ponownie obowiązywać art.25 k.p. Zakaz wielokrotnego zawierania umów terminowych dotyczy tylko pracodawców, którzy zawarli je po tym dniu.

Przykład 5

Pierwszą umowę na czas określony pani Joanna zawarła 12 kwietnia 2004 r. Kolejną terminową pracodawca podpisał z nią 1 stycznia 2005 r. Trwała ona do 31 grudnia 2005 r. Trzecią umowę na czas określony miała od 1 stycznia 2006 r. Nie będzie to jednak umowa bezterminowa, bo pierwszą umową zawartą na czas określony, która podlega rygorom art. 251 k.p., jest ta zawarta od 1 stycznia 2005 r. Poprzednią podpisano jeszcze przed przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej.

Nie zawsze wypowiesz

Umowa na czas określony rozwiązuje się z upływem czasu, na jaki została zawarta. Natomiast wypowiedzenie takiego kontraktu jest możliwe za dwutygodniowym okresem, jeśli:
¦ umowę zawarto na okres dłuższy niż sześć miesięcy,
¦ strony przewidziały możliwość jej wcześniejszego wypowiedzenia.

Kodeks pracy przewiduje wyjątkowe sytuacje, gdy umowę na czas określony można wypowiedzieć, choć nie są spełnione te warunki. Będzie tak przy ogłoszeniu upadłości lub likwidacji pracodawcy albo gdy przyczyny wypowiedzenia takiej umowy leżą po stronie pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników.

MARTA GADOMSKA

Przykład 1

Na potrzeby wygranego kontraktu pracodawca tworzy nowe stanowisko pracy. Przyjęty pracownik ma być oddelegowany na cztery lata do pracy we Francji. Szef zawiera z przyszłym pracownikiem umowę na czas określony, który upłynie za cztery lata od dnia, w którym umowa została zawarta.

Przykład 2

Właściciel pensjonatu zatrudnił dwie osoby na czas określony. Jedną na stanowisko menedżera, a drugą do pracy w stołówce. Tę ostatnią przyjął do zakończenia sezonu wakacyjnego i zamknięcia stołówki. Takie zatem zdarzenie prawne wpisał w umowie o pracę. Menedżer natomiast został zatrudniony na dwa lata i jego umowa o pracę rozwiąże się 25 listopada 2007 r.

Do czasu, gdy pracownik wykona zada nie

Innym rodzajem kontraktu terminowego - określonego w art. 25 § 1 k.p. - jest umowa na czas wykonania określonej pracy. Różni się ona od tej zawartej na czas określony głównie tym, że strony nie mogą z góry określić ścisłego terminu obowiązywania takiego kontraktu. Kiedy zatem się on zakończy? Z chwilą zrealizowania zadania, w celu którego umowę zawarto. Natomiast wcześniejsze jej wypowiedzenie jest dopuszczalne tylko w razie: ¦ ogłoszenia upadłości bądź likwidacji firmy, ¦ redukcji etatów z przyczyn niedotyczących pracownika u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 osób. Wtedy umowę na czas wykonywania określonej pracy można rozwiązać za dwutygodniowym wypowiedzeniem.

Przykład 4

Pracodawca zawarł dwukrotnie z asystentką głównej księgowej umowę terminową. Ostatnia rozwiąże się 15 listopada br. Szef nie może zaproponować asystentce stałego zatrudnienia, ale jednocześnie nie chce kończyć z nią współpracy. Uznał, że zatrudni ją na miejsce osoby z księgowości, która od 1 sierpnia przebywa na sześciomiesięcznym zwolnieniu lekarskim. Planuje zawrzeć z asystentką umowę na zastępstwo na podstawie art. 25 k.p. Będzie to już trzecia umowa, ale na czas określony.

vademecum biznesu

BEZTERMINOWA UMOWA O PRACĘ NAJTRUDNIESZA DO ZERWANIA

Zadbaj o najtrwalszą więź z pracownikiem

Niektórym pracownikom będziesz proponował bezterminową umowę o pracę

Przykład umowy o pracę na czas nieokreślony

Kiedy zatrudniasz osobę, która ma pracować dłużej i zależy ci na związaniu jej z zakładem lub od innej firmy przejmujesz pracownika o wysokich umiejętnościach, to powinieneś zawrzeć z nimi umowę o pracę na czas nieokreślony dla pracowników taki kontrakt jest najbardziej pożądany, ale pracodawcy niezbyt chętnie je proponują. Dlaczego? Wiąże bowiem strony bezterminowo. Co prawda szefowi pozwala zbudować stałe więzi z cenionym pracownikiem, ale też trudniej jest się z nim rozstać.

Najlepiej na piśmie

Zgodnie z art. 29 k.p. każda umowa o pracę - także na czas nieokreślony- powinna być zawarta na piśmie.

Jeżeli nie zawarto jej w takiej formie, wówczas na pracodawcy ciąży obowiązek potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków.

Umowa może zawierać także inne elementy, np. określać zakres obowiązków pracownika lub odsyłać do załącznika czy do regulaminu pracy, zobowiązywać go do zachowania tajemnicy zawodowej (w tej lub w odrębnej umowie). Ponadto pracodawca ma prawo określić przypadki ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych czy zobowiązać pracownika, aby przestrzegał zasad etyki zawodowej. Integralną część umowy o pracę może stanowić np. umowa o:
¦ sposobie korzystania z samochodu służbowego,
¦ zakazie podejmowania działalności konkurencyjnej.

Pamiętaj o innych wymogach

Nawet pozyskując znakomitego specjalistę z innej firmy i zatrudniając go bezterminowo, nie możesz zapomnieć o pozostałych obowiązkach, jakie nakładają przepisy wobec nowo przyjętego do pracy. Po pierwsze, musisz go skierować na badania lekarskie, które określą, czy nie cierpi na schorzenia wykluczające jego przydatność do pracy. Po drugie, ma go przeszkolić w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Bez terminu końcowego

Umowa na czas nieokreślony jest bezterminowa. Pracodawca nie wpisuje więc w niej daty jej rozwiązania. Najlepiej zatem chroni ona pracownika przez zwolnieniem. Nie znaczy to jednak, że firma w ogóle nie może się z nim rozstać

Pracodawcy wolno ją wypowiedzieć lub rozwiązać, ale tylko z uzasadnionych powodów. Art.30 §4 k.p. nakazuje bowiem, aby przy tej umowie w oświadczeniu o wymówieniu szef przedstawił jego przyczyny. Muszą być one zgodne z prawdą i konkretne.

Zwalniając zatrudnionego na umowę na czas nieokreślony, pracodawca wskazuje przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 19 maja 1997 r., IPKN 173/97). Może to zrobić w oddzielnym piśmie, które dostarcza pracownikowi wcześniej lub równocześnie z pismem zawierającym wypowiedzenie umowy o pracę (wyrok SN z 17 listopada 1998 r., I PKN 331/89).

Nie można przy tym posługiwać się zbyt ogólnikowymi sformułowaniami (np. utrata zaufania do pracownika) lub powtarzać wyrażeń ustawowych (np. naruszenie obowiązków pracowniczych), jeśli nie łączy się to z wykazaniem konkretnych okoliczności, które uzasadniają taki ogólny wniosek. Przygotowując zatem wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, szef powinien opisać konkretne zdarzenia, które są przyczyną jego decyzji, aby uniknąć zarzutu, że wskazał je nie dość dokładnie.

Sąd zbada

Obowiązek przedstawiania przez pracodawcę rzeczywistych i konkretnych powodów wymówienia wzmacnia sądowa kontrola wypowiedzeń umów zawartych na czas nieokreślony. Sąd bada je nie tylko pod względem ich zgodności z przepisami dotyczącymi wypowiadania umów pracę, ale także ich zasadność (art.45 §1 k.p.).

Jeśli więc pracownik skieruje pozew co do złożonego mu wypowiedzenia umowy o pracę, to sąd sprawdzi zarówno to, czy szef dochował wymogów formalnych związanych z tym rodzajem rozwiązania umowy o pracę, jak i to, czy słusznie wskazał przyczyny wypowiedzenia. W ten sposób ocenia, czy przedstawione powody uzasadniają rozwiązanie umowy o pracę.

Skonsultuj ze związkami

Te przyczyny pracodawca musi też podać związkowi zawodowemu, który reprezentuje pracownika. Dlaczego? Bo przy tej umowie szef ma obowiązek skonsultować zamiar wypowiedzenia z działającą w zakładzie organizacją związkową (art. 38 k.p.).

Związkowcy mają pięć dni na to, aby pisemnie zgłosić pracodawcy umotywowane zastrzeżenia do jego planów. Jeżeli w tym czasie nie zajmą stanowiska, to ich milczenie traktuje się jako brak uwag do zamiaru dokonania wypowiedzenia. Szef będzie więc mógł bez przeszkód złożyć je pracownikowi. Ten pięciodniowy termin zaczyna biec dopiero od następnego dnia po tym, kiedy związek otrzymał informację od szefa. Kończy się z upływem piątego dnia. Jeśli koniec terminu przypadałby na dzień wolny od pracy, to termin upływa następnego dnia.

Pracodawca nie jest więc związany opinią związku zawodowego w sprawie wypowiedzenia umowy bezterminowej nawet, jeśli w terminie odpowiedział na jego zamiary. Może je więc uwzględnić lub odrzucić. Samodzielnie decyduje o wypowiedzeniu umowy o pracę po rozpatrzeniu stanowiska organizacji lub po upływie terminu na zgłoszenie zastrzeżeń przez związek.

Gdyby jednak pracodawca wręczył np. wypowiedzenie bez konsultacji związkowej lub przed upływem terminu uzyskania stanowiska organizacji w tej sprawie, to można je nawet uznać za bezskuteczne. Dlaczego? Naruszony bowiem został tryb postępowania umożliwiającego związkom kontrolę, czy wypowiedzenie zostało prawidłowo przeprowadzone. Dzięki temu na drodze sądowej pracownik może żądać przywrócenia do pracy bądź wypłaty odszkodowania (art.45 k.p.).

Uwaga! Obowiązek konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy został jednak wyłączony w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy (art.411 k.p.).

GRAŻYNA ORDAK

Ile na wypowiedzeniu

Przy umowie na czas nieokreślony obowiązują najdłuższe okresy wypowiedzenia. Zależą one od stażu pracy u pracodawcy, który zwalnia i wynoszą: ¦ 2 tygodnie - jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, ¦ miesiąc - przy pracy przez co najmniej 6 miesięcy, ¦ 3 miesiące - po co najmniej 3 latach. Ponadto jeśli wymówienie wręcza pracodawca, a jego okres wynosi co najmniej 2 tygodnie, to pracownik może skorzystać z płatnych wolnych dni od pracy na poszukiwa nie nowego zajęcia. Przy wypowiedzeniu dwutygodniowym i jednomiesięcznym będą to 2 dni robocze, a przy 3-miesięcznym - 3 dni robocze.

vademecum biznesu

U PRACODAWCY NAGLE KURCZY SIĘ PERSONEL

Za nieobecnego w firmie pracuje zastępca

Gdy pracownik zachoruje albo korzysta z długiego urlopu, na jego miejsce wolno ci przyjąć zastępcę. Zawierasz z nim umowę na czas określony, którą możesz rozwiązać za trzydniowym okresem wypowiedzenia

Przykład umowy na zastępstwo

Kodeks pracy nie określa szczegółowo zasad nawiązywania umowy na zastępstwo. Art. 25 § 1 k.p. poświęca tej umowie tylko jedno zda nie, z którego wynika, że jest to rodzaj kontraktu na czas określony.

Umowę na zastępstwo można zawrzeć tylko, gdy jednego z pracowników nie ma w pracy, a jego nieobecność jest usprawiedliwiona. Wówczas na ten czas pracodawca przyjmuje zastępcę.

Jak zawrzeć taką umowę

Choć umowa na zastępstwo jest specyficznym rodzajem zatrudnienia, zawiera się ją tak samo jak każdą inną umowę o pracę. Zatem powinna ona określać:
¦ rodzaj pracy,
¦ miejsce jej wykonywania,
¦ wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy,
¦ wymiar czasu pracy,
¦ termin rozpoczęcia pracy.

Ponadto w umowie należy podać nazwisko oraz funkcję osoby nieobecnej, którą się zastępuje, oraz termin zakończenia takiego zatrudnienia (patrz przykład umowy o zastępstwo).

Koniec angażu określamy dwojako

Pracodawcy pytają często, jak prawidłowo określić termin zakończenia angażu dla zastępcy. Sposoby są dwa. Można wskazać dokładny termin, z upływem którego kończy się usprawiedliwiona nieobecność zastępowanego pracownika, albo określić go ogólnie, podając, że umowa rozwiąże się z chwilą powrotu osoby nieobecnej.

Nawet gdy pracodawca wybierze tę drugą formę, a osoba zastępowana będzie chciała wrócić do firmy wcześniej, to i tak umowa na zastępstwo rozwiąże się z chwilą powrotu zastępowanego. Zastępcy nie będą wówczas przysługiwały z tytułu dalszego zatrudnienia żadne roszczenia. Zgodnie bowiem z art. 331 k.p. pracodawca może rozstać się z nim za trzydniowym wypowiedzeniem.

Uwaga! Wyjątek dotyczy kobiety w ciąży. Jedyne, co pracodawca może zrobić, to zwolnić ją z obowiązku świadczenia pracy, ale i tak do czasu rozwiązania umowy musi wypłacać jej wynagrodzenie.

Pensja nie mniejsza niż dla zastępowanego

Przedmiotem wątpliwości jest również wynagrodzenie zastępcy. Zdarza się, że dostaje on niższą pensję niż osoba nieobecna, którą zastępuje. Czy może tak być?

Eksperci podkreślają, że płaca zastępcy nie musi być taka sama jak zastępowanego pracownika, ale powinna być do niej zbliżona. Świadczy o tym chociażby to, że zastępca ma zazwyczaj taki sam jakzastępowany zakres obowiązków i czas pracy.

Prościej jest, gdy w firmie obowiązuje regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy pracy. Wówczas pensja nowo przyjętego zastępcy nie może być niższa od tej wynikającej bezpośrednio z zakładowych przepisów płacowych. A gdy pracodawca nie obniży zastępcy wynagrodzenia, to i tak nic straconego - w czasie trwania umowy na zastępstwo wolno mu zmienić warunki płacy. Wystarczy, że wręczy zastępcy wypowiedzenie zmieniające albo zawrze z nim porozumienie w sprawie zmiany wysokości pensji.

Pracuje do czasu

Umowa na zastępstwo ma zawsze charakter terminowy. Oznacza to, że nie stosuje się do niej zasady wynikającej z art. 251 k.p. Zatem w tym wypadku podpisanie trzeciej umowy na czas określony nie będzie równoznaczne z zawarciem umowy bezterminowej.

Przykład 1

Firma podpisała z panem Janem umowę na zastępstwo. A gdy ta się rozwiązała, zawarła z nim kolejną umowę na czas nieobecności innego pracownika. Nawet gdyby firma zdecydowała się podpisać z zastępcą trzecią umowę na zastępstwo, to nie przekształci się ona w kontrakt bezterminowy. Nie ma zatem znaczenia, że wcześniej z tym pracownikiem pracodawca zawarł już dwie umowy na czas określony.

Szybsze pożegnanie

Z zastępcą można się rozstać szybciej niż z innymi pracownikami. Umowę na zastępstwo wolno bowiem rozwiązać za trzydniowym wypowiedzeniem. Uwaga! Licząc okres wypowiedzenia dla tej umowy, należy brać pod uwagę tylko dni robocze.

Przykład 2

Pracodawca wręczył wypowiedzenie umowy na zastępstwo w piątek. Będzie ono jednak skuteczne dopiero w następny czwartek. Dlaczego? Bieg trzydniowego okresu wypowiedzenia dla umowy na zastępstwo rozpocznie się dopiero w poniedziałek, w następnym tygodniu. W tym przykładzie zakładamy, że sobota jest dla pracownika dniem wolnym od pracy. Jeżeli jednak byłoby inaczej, to pracodawca liczyłby okres wypowiedzenia od soboty, a następnie uwzględniałby poniedziałek i wtorek. Zatem na niedzielę, która nie jest dniem roboczym, okres wypowiedzenia zostaje zawieszony.

Umowę na zastępstwo można też rozwiązać za porozumieniem stron, bez wypowiedzenia z winy zastępcy (art. 52 k.p.) albo też bez jego winy (art. 53 k.p.). Nie jest również wykluczone rozwiązanie umowy na zastępstwo bez wypowiedzenia przez zastępcę (art. 55 k.p.).

Chroniony, ale nie tak, jak pozostali

Umowa na zastępstwo może się rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Zatem ciężarna zastępczyni nie korzysta z kodeksowej ochrony, zgodnie z którą umowy terminowe albo na ponadmiesięczny okres próbny, które rozwiązałyby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłużają się do dnia porodu (art. 177 § 3 k.p.).

Przy umowie na zastępstwo stosunek pracy zakończy się, gdy zastępowana osoba wróci do pracy. Inaczej będzie jednak, gdy przewidywany termin rozwiązania umowy na zastępstwo ma nastąpić dopiero po porodzie.

Przykład 3

Pani Jadwiga została zatrudniona na zastępstwo. Szybko okazało się, że jest w ciąży. Koniec tej umowy przypada po porodzie. Mimo to szef chce jej wręczyć wypowiedzenie. Nie może jednak tego zrobić, bo ciężarna zastępczyni korzysta z takiej samej wzmożonej ochrony, jak ciężarna o statusie zwykłej pracownicy. Zatem z ciężarną zastępczynią nie wolno wcześniej rozwiązać umowy zarówno podczas ciąży, jak i urlopu macierzyńskiego, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające takie zwolnienie. Sta nie się tak przy:
¦ zwolnieniu dyscyplinarnym w trybie art. 52 k.p. i zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa,
¦ ogłoszeniu upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Roboty nie poszuka

Zatrudnionemu na umowę na zastępstwo nie przysługują wolne płatne dni udzielane na poszukiwanie pracy. Dlaczego? Okres wypowiedzenia tego kontraktu jest bowiem za krótki (wynosi tylko trzy dni) i tym samym nie spełnia przesłanek z art. 37 k.p. Zgodnie z nim wymiar zwolnienia na szuka nie pracy dla innych zatrudnionych - i to pod warunkiem, że wypowiedzenie wręcza pracodawca - wynosi:
¦ 2 dni robocze w okresie 2-tygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
¦ 3 dni robocze w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia.

MARTA GADOMSKA

Zastępca to też pracownik

Wobec zastępcy masz takie same obowiązki jak wobec pozostałych zatrudnionych. Musisz zatem prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy zastępcy oraz jego akta osobowe. Przed podpisaniem umowy o pracę zastępcę trzeba wysłać na wstępne badania lekarskie, a 7 dni po nawiązaniu stosunku pracy należy przedstawić mu informację o warunkach zatrudnienia. Przysługuje mu też prawo do urlopu wypoczynkowego, a gdy zastępowany wróci do pracy, to zastępcy należy wystawić świadectwo pracy.

vademecum biznesu

CZYTELNICY PYTAJĄ, DF ODPOWIADA

Określ klauzulę o prawach autorskich

¦ W umowie o pracę chcemy przeforsować klauzulę o nabywaniu przez pracodawcę autorskich praw majątkowych. Jak prawidłowo powinna ona brzmieć?

Najprościej powtórzyć brzmienie art. 12 ustawy o prawach autorskich i pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 80, poz. 904 ze zm., dalej uopap): "pracodawca nabywa majątkowe prawa autorskie do utworów stworzonych przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy z chwilą przyjęcia utworu". Nie jest to jednak konieczne‚ gdyż art. 12 uopap i tak będzie zastosowany‚ chyba że strony umowy o pracę postanowią inaczej. Ale uwaga! Inaczej jest przy programach komputerowych, ponieważ autorskie prawa majątkowe do nich przechodzą na pracodawcę z mocy ustawy bez konieczności przyjęcia utworu. Byłoby dobrze‚ aby w umowie znalazły się też postanowienia określające:
¦ obowiązek dostarczenia utworu (w celu jego przyjęcia przez pracodawcę)‚
¦ potwierdzenie‚ że w wyniku wykonywanej pracy ma dojść lub może dojść do tworzenia utworów pracowniczych‚
¦ sposób wykonywania przez pracownika uprawnień osobistych‚
¦ termin na ewentualne rozpowszechnianie utworów‚
¦ ewentualnie sposób ewidencjonowania utworów tworzonych przez pracownika (np. raz w miesiącu)‚
¦ sposób ustalania ewentualnego wynagrodzenia z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich do utworu‚
¦ zakaz naruszania majątkowych praw autorskich pracodawcy (np. zakaz wykorzystywania utworów do celów prywatnych).

---