Rzeczpospolita 12.07.07 Nr 161

podróże służbowe

Wyprawa w interesach, czyli jak rozliczyć podróże służbowe

Firma zalicza wydatki na wyjazd do kosztów, a kwoty wypłacone podróżującemu są zwolnione z podatku. To najbardziej optymistyczny wariant

-(…)-

Przedsiębiorca na wakacjach

W interesach możemy pojechać nad morze i w góry. Do sąsiedniego miasteczka i na inny kontynent. Ale podczas wycieczki musimy załatwiać sprawy zawodowe. Inaczej urząd skarbowy zakwestionuje nasze wydatki. Ryzyko jest zwłaszcza wtedy, gdy służbowe wyjazdy są łączone z wakacjami.

-(…)-

Konieczna biurokracja

Firmowy charakter wyjazdu trzeba udowodnić. Przyda się każdy dokument potwierdzający, że w trakcie wyprawy załatwialiśmy służbowe interesy. Nie tylko faktury i bilety, ale także protokoły, oferty, notatki.

Służbowego celu podróży nie dyskwalifikuje nawet fiasko negocjacji. Trzeba tylko udowodnić, że faktycznie do nich doszło.

W interesach może też wyjechać prezes, zleceniobiorca, współpracujący członek rodziny. Im również zwracamy wydatki na wyjazd i im także przysługuje zwolnienie podatkowe. Firmowy cel podróży powinien jednak wynikać z dokumentów, a obowiązek zwrotu kosztów powinna gwarantować umowa.

-(…)-

Podróżuje też właściciel

Służbowo może też wyjechać właściciel firmy. Zawodowe interesy może załatwiać nawet podczas wyjazdu z rodziną, co potwierdził w jednym z wyroków Naczelny Sąd Administracyjny. Może też wynająć sobie mieszkanie na Teneryfie, a czynsz zaliczyć do kosztów (zgodził się na to Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie). Przysługuje mu też dieta na wyżywienie. Oczywiście jej sobie nie wypłaca, ale może ją wrzucić w koszty. Organy podatkowe kwestionują wprawdzie rozliczenia przedsiębiorców podróżujących w celu wykonania usługi, ale sądy ostatnio stają w tej sprawie po stronie podatników i są spore szanse na zmianę podejścia fiskusa.

Przemysław Wojtasik

Diety i ryczałty

Od 1 stycznia br. dieta za dobę w podróży krajowej wynosi 23 zł, ryczałt na nocleg 34,50 zł, a na przejazdy komunikacją miejscową - 4,60 zł. Przy wyjazdach zagranicznych kwoty te zależą od tego, do jakiego państwa jedziemy. Ich wysokość podajemy w tabeli - patrz "Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. (podróże służbowe poza granicami kraju)".

podróże służbowe

ROZLICZAMY TAKŻE WYDATKI NA PODRÓŻE W CELU WYKONANIA USŁUGI

Służbowo może też wyjechać właściciel firmy

Podczas zawodowych wyjazdów możemy też wypoczywać, a w trakcie wakacji załatwiać sprawy firmowe. Jak rozliczyć takie eskapady?

Rozsądnie. Jeżeli wykażemy, że nasze działania faktycznie były związane z działalnością, to nie ma przeszkód, aby zaliczyć wydatki do kosztów.

Właściciel firmy może pojechać na negocjacje, uczestniczyć w konferencji, badać rynki zbytu. Może też po prostu wyjechać do klienta, aby wykonać firmową usługę. Z rozliczeniem tych ostatnich podróży przedsiębiorcy mają jednak problemy.

Na rekonesans do ciepłych krajów

Oczywiście wszystko zależy od tego, czy wyjazd rzeczywiście był służbowy. To bardzo indywidualna sprawa, ale na pewno w przypadku kontroli przedsiębiorca będzie musiał udokumentować firmowy charakter wyprawy. Jeżeli sprawy służbowe zajęły tylko część wyjazdu, trzeba "wydzielić" koszty, np. bilety wstępu na konferencję, opłaty za dojazd taksówką na spotkanie z kontrahentem (patrz przykład).

Można przyznać sobie dietę

O tym, że właściciel firmy może rozliczyć własne diety, mówi art. 23 ust. 1 pkt 52 updof. Oczywiście ich sobie nie wypłaca (i nie zastanawia się nad doliczeniem do przychodu). Ale może zaliczyć do kosztów podatkowych. Jednak tylko do określonej wysokości. Przy podróży służbowej w kraju do 23 zł za dobę, natomiast za granicą w zależności od państwa docelowego.

Diet nie trzeba dokumentować fakturami ani rachunkami. Trzeba je natomiast wykazać w dowodzie wewnętrznym zwanym rozliczeniem podróży służbowej (mówi o tym rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Osobowym z ograniczeniami

Jak rozliczyć wydatki na środek transportu? Jeśli jest to pociąg, autobus bądź samolot, do kosztów wrzucamy bilety. Można też odliczyć wydatki na wynajęcie samochodu na dojazd z lotniska do siedziby kontrahenta (interpretacja Urzędu Skarbowego Kraków-Podgórze z 8 listopada 2005 r., PD/415117/05/R1).

Jeśli jedziemy własnym autem wprowadzonym do ewidencji środków trwałych, kosztem będą wszystkie wydatki, np. zakup paliwa, opłaty za parking.

Gdy podróżujemy samochodem osobowym, który nie jest środkiem trwałym, wydatki rozliczamy na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Nie mogą one przekroczyć kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km.

Za nocleg bez limitów

Do kosztów firmy wrzucamy też faktury i rachunki za nocleg. Nie ma tu ograniczeń kwotowych, rozliczamy więc wydatek w pełnej wysokości. Właścicielowi firmy nie przysługuje natomiast ryczałt za nocleg.

W kosztach rozliczymy też wydatek na wynajęcie mieszkania, nawet na Teneryfie. Jest tańsze niż hotel - argumentował właściciel firmy handlowej pozyskujący tam klientów. Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie (interpretacja z 17 lutego 2006 r., P-3-415-34/05) przyznał mu rację.

Załatwianiu firmowych spraw towarzyszy wiele innych kosztów, np. opłaty za uczestnictwo w targach, wydatki związane z promowaniem produktów. Trzeba koniecznie zachować dowody ich poniesienia (np. bilet wstępu na targi). Jak bowiem stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 września 1998 r. (I SA/Gd 986/97): "Wszystkie wydatki na podróże służbowe mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, że wydatek poniesiono i że był on niezbędny do osiągnięcia przychodu firmy".

Musimy też pamiętać, że od 1 stycznia br. nie wrzucamy w koszty wydatków na reprezentację, np. kolację z kontrahentem.

Problemy przedsiębiorców kierowców

Czy przedsiębiorca świadczący usługi transportowe może naliczyć sobie dietę podczas kursu? Organy podatkowe przez długi okres się na to nie zgadzały. Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 5 grudnia 2003 r. (PB2/AS-033-06002495/03): "świadczenie usług transportowych w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej stanowi istotę tej działalności". Ministerstwo uważa, że kierowca może naliczyć diety tylko "w związku z podróżą związaną z koniecznością zawarcia umowy oświadczenie usług czy dokonania zakupu środka trwałego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej" (pismo z14 marca2005 r., odpowiedź na interpelację poselską).

Urzędy i izby skarbowe stosowały się do tego stanowiska, co więcej, poszerzały zakaz naliczania diet na inne rodzaje działalności (np. Izba Skarbowa w Rzeszowie w piśmie z 24 sierpnia 2005 r., IS.I/14150 /3/05, dotyczącym radców prawnych). Zresztą za zachętą Ministerstwa Finansów, które w wyjaśnieniach z 15 kwietnia 2005 r. (odpowiedź na pytanie DF) stwierdziło: "Brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży odbywanej poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, dotyczy wszystkich rodzajów pozarolniczej działalności gospodarczej, przy wykonywaniu których, z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności, wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, związany jest z istotą świadczonych usług".

To kontrowersyjny pogląd, gdyż art. 23 ust. 1 pkt 52 updof mówi o dietach z tytułu podróży służbowych przedsiębiorców, nie wprowadzając rozróżnienia co do zakresu świadczonych usług. A podróż służbowa to wyjazd związany z firmowymi sprawami. Diety powinny więc przysługiwać bez względu na rodzaj działalności.

Każdy wyjazd to podróż służbowa

Na szczęście praktyka się zmienia. Zaczęło się od wyroku NSA z 15 września 2005 r. (FSK2175/04). Sąd wyraźnie stwierdził: "Za zagraniczną podróż służbową należy uznać wykonywanie bezpośrednio przez przedsiębiorcę zadań spółki poza granicami kraju. Zupełnie nieuprawnione było stanowisko organów podatkowych, że realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych, natomiast podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych".

Po tym wyroku organy podatkowe dość długo się wahały, ostatnio zaczyna jednak przeważać korzystne dla podatników stanowisko. Oto przykłady. Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 15 marca br. (PB I-2/4150/IN-01/07/US Sieradz/MB) zgodziła się na odliczenie diety przez przedsiębiorcę kierowcę, podkreślając: "skoro w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w sposób zorganizowany kierowca przemieszcza się w celu dostarczenia towaru (w kraju lub za granicą), to jego podróż jest podróżą służbową, w trakcie której może ponosić wydatki na swoje utrzymanie". Izba powołała się przy tym na wyrok WSA w Łodzi z 18 października 2006 r. (I SA/Łd 912/06).

Podobny pogląd przedstawiła Izba Skarbowa w Warszawie (interpretacja z 24 kwietnia br.,1401/BF-I/41600038/1/07/AG)w sprawie informatyka wykonującego swoje usługi w Belgii. Tutaj inspiracją był wyrok WSA z5 marca br. (III SA/Wa3827/06). Jak czytamy w decyzji izby: "Za nieuprawnione należy również uznać stanowisko, że realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności przez osoby prowadzące tą działalność nie wchodzi w zakres podróży służbowych. Ustawodawca w interpretowanym przepisie nie ograniczył kręgu objętych nim podmiotów ze względu na rodzaj prowadzonej działalności. Dlatego w niniejszej sprawie za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej poza granicami kraju".

ŻONA W DELEGACJI

¦ Zatrudniam w firmie żonę, która często jeździ w różne miejsca załatwiać sprawy firmowe. Czy należności za podróż służbową mogą być kosztem podatkowym?

Tak. W kosztach firmy można też rozliczyć delegacje małżonka. Nie będzie miał tu zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 10 updof. Potwierdził to np. Urząd Skarbowy Poznań-Grunwald w interpretacji z 5 stycznia 2006 r. (AD-IB/415/7/2005), w której czytamy: "wydatki pracodawcy poniesione w związku z podróżami służbowymi jego współmałżonka zatrudnionego na umowę o pracę, takie jak? diety, noclegi, ryczałty za noclegi, zwrot kosztów z tytułu używania samochodu na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, stanowią koszt uzyskania przychodów".

 rozporządzenie

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. (podróże służbowe na obszarze kraju)

w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990; z 2004 r. nr 271, poz. 2686; z 2005 r. nr 186, poz. 1554; z 2006 r. nr 227, poz. 1661)

Na podstawie art. 775 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94; nr 106, poz. 668; nr 113, poz. 717; z 1999 r. nr 99, poz. 1152; z 2000 r. nr 19, poz. 239; nr 43, poz. 489; nr 107, poz. 1127; nr 120, poz. 1268; z 2001 r. nr 11, poz. 84; nr 28, poz. 301; nr 52, poz. 538; nr 99, poz. 1075; nr 111, poz. 1194; nr 123, poz. 1354; nr 128, poz. 1405; nr 154, poz. 1805; z 2002 r. nr 74, poz. 676; nr 135, poz. 1146; nr 196, poz. 1660; nr 199, poz. 1673; nr 200, poz. 1679) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju, zwanej dalej podróżą.

§ 2. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

§ 3. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1) przejazdów,

2) noclegów,

3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

§ 4.1. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży.

2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3. Dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 8,

2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

§ 5.1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

2. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (DzU z 2004 r. nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).

§ 6.1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety.

2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

§ 7.1. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.

2. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.

3. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7.

4. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

§ 8. Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

§ 8a.1. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży.

2. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

3. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

§ 9. (Uchylony).

§ 10. Traci moc rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 151, poz. 1720).

§ 11. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.

Rz

Minister_ pracy i polityki społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 29 marca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania ministra pracy i polityki społecznej (DzU nr 32, poz. 304).

---