Lp	Określenie lub nazwa dowodu finansowo-księgowego		Podstawa/miejsce sporządzenia dowodu	Ilość egzemplarzy oraz miejsce ich przekazania	Osoby odpowiedzialne za kontrolę dowodu księgowego lub dokumentu pod względem celowości i merytorycznym	Komórki odpowiedzialne za kontrolę dowodu księgowego lub dokumentu pod względem formalno - rachunkowym	Osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie do wypłaty dowodu księgowego lub akceptację dokumentu	Kategoria archiwalna
1	2		3	4	5	6	7	8
1	Inwestycje i gospodarka majątkiem trwałym
1.1	Przyjęcie środka trwałego „OT”	Dowód przyjęcia środka trwałego z inwestycji zakupionego z dotacji MENiS, dochodów własnych, grantów aparaturowych.	Faktura zakupowa; protokół przekazania-przejęcia; w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji: zestawienie zbiorcze spisów z natury z wyciągiem z protokołu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną, zawierającego wartość inwentarzową/Księgowość	3	1-Księgowość, 2-Komórka wystawiająca OT, 3-Komórka organizacyjna otrzymująca środek trwały	Kierownik jednostki	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
1.2	Protokół przekazania środka trwałego „PT” przejęcia środka trwałego „PT”	Dowód przekazania środka trwałego na zewnątrz (nieodpłatne przekazanie) Dowód przyjęcia do ewidencji zakupionego środka trwałego i zwiększenie wartości środka trwałego zakupionego z dotacji na badania własne, działalność statutową oraz granty imienne KBN	Decyzja przekazania środka/ Księgowość	3	1-S.Majatku, 2-Administracja 3-Jednostka przejmująca środek trwały	Kierownik jednostki, Osoba materialnie odpowiedzialna	S. Finansowa	Brak konieczności akceptacji
1.3	Zmiana miejsca użytkowania – środka trwałego MT – środka trwałego umarzanego w 100% MN	Dokonanie przesunięcia środka trwałego lub środka trwałego umorzonego w 100%, figurującego w ewidencji inwentarzowej jednostki organizacyjnej AR					Księgowość
1.5	Karta ewidencyjna środka trwałego	Dowód przyjęcia do ewidencji środka trwałego					Księgowość
1.6	Kartoteka materiałowa ilościowo-wartościowa	Ewidencja materiałów					Księgowość
1.7	Księga inwentarzowa środków trwałych	Ewidencja środków trwałych					Księgowość
1.8	Kartoteka ilościowo-wartościowa środka trwałego	Ewidencja środków trwałych					Księgowość
1.9	Likwidacja środka trwałego lub przedmiotu wyposażenia	Dowód likwidacji środka trwałego wystawiany przy faktycznej likwidacji oraz sprzedaży środka trwałego	Orzeczenie techniczne rzeczoznawcy lub protokół postawienia środka trwałego w stan likwidacji sporządzony przez Komisję Likwidacyjną, przy sprzedaży –rachunek/Księgowość	3	1-Księgowość, 2-Administracja, 3-Komórka organizacyjna, która użytkowała środek trwały lub przedmiot wyposażenia	Kierownik jednostki	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
1.10	Protokół z fizycznej likwidacji środka trwałego	Dowód likwidacji środka trwałego wystawiany przy faktycznej likwidacji oraz sprzedaży środka trwałego	Orzeczenie techniczne rzeczoznawcy lub protokół postawienia środka trwałego w stan likwidacji sporządzony przez Komisję Likwidacyjną, przy sprzedaży- rachunek/Księgowość	2	1-Księgowość, 2-Przewodniczący Komisji likwidacyjnej, w komórce organizacyjnej, w której środek trwały był użytkowany	Przewodniczący Komisji Likwidacyjnej	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
2.		Zakup i sprzedaż, dokumenty księgowe
2.1	Faktura VAT dostawcy		Wykonanie przez dostawców i otrzymanie od nich zamówionych towarów i usług/ Dostawca	1	Księgowość	Kierownik jednostki, dysponent środków	S. Finansowa	Kierownik jednostki, Kwestor
2.2	Faktura korygująca VAT dostawcy		Oryginał faktury VAT dostawcy podlegający korekcie/Dostawca	1	Księgowość	Kierownik jednostki, dysponent środków	S. Finansowa	Kierownik jednostki, Kwestor
2.3.	Faktura VAT sprzedaży	Wystawiana nabywcy uprawnionemu do jej otrzymania, dokumentująca sprzedaż towarów i usług oraz podatek należny z nią związany		2	1-księgowość 2-kontrahent	Kierownik jednostki	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
2.3	Nota korygująca	Dokumentująca korekty dokonane w uprzednio wystawionej fakturze VAT	Oryginał faktury VAT dostawcy, oryginał faktury korygującej VAT dostawcy/ Dostawca lub Księgowość	2	1-Księgowość 2-Kontrahent	Kierownik jednostki	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
2.4	Faktura Vat RR	Wystawiana sprzedawcy będącemu rolnikiem ryczałtowym	Zakup produktów rolnych od rolnika RR				Księgowość
2.5	Faktura Vat zaliczkowa	Faktura stwierdzająca pobranie przedpłaty, zaliczki zadatku, raty		1	Księgowość		Księgowość
2.6	Faktura Wewnętrzna Vat	Faktura stwierdza przekazanie przez UTP nabytych towarów na własne cele, lub dla pracowników UTP, darowizny, import usług.					Księgowość
2.7	Rachunek dostawcy		Wykonanie u dostawców i otrzymanie zamówionych towarów, usług obcych od dostawców, zgodniez zawartymi umowami i zamówieniami o zakup towarów i usług obcych/ Dostawca	1	Księgowość	Kierownik jednostki, dysponent środków	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
2.8	Rachunek sprzedaży		Sprzedaż wykonana przez jednostkę/ Księgowość	2	1-Księgowość, 2-Kontrahent	Pracownik odpowiedzialny za dokonanie sprzedaży	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
2.9	Deklaracje
3.		Dokumenty kasowe
3.1	Wniosek o zaliczkę	Sfinansowanie zakupu przedmiotów, materiałów lub usług	Potrzeba dysponowania gotówką przez pracownika/ Księgowość	1	Księgowość	Kierownik jednostki, dysponent środków	S. Finansowa	Kierownik jednostki, Kwestor
3.2	Rozliczenie zaliczki	Rozliczenie wydatków i zakwalifikowanie ich w koszty	Rozliczenie zaliczki na podstawie wniosku o zaliczkę/ Księgowość	1	Księgowość	Kierownik jednostki, dysponent środków	S. Finansowa	Kierownik jednostki, Kwestor
3.3	Polecenie wyjazdu służbowego- wniosek o zaliczkę i rozliczenie- rachunek kosztów podróży	Wykonanie określonego zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce zatrudnienia pracownika	Decyzja Kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej o wyjeździe służbowym pracownika/ Kadry	1	Księgowość	Kierownik jednostki, dysponent środków	S. Finansowa	Kierownik jednostki, Kwestor
3.4	Wniosek na wyjazd służbowy za granicę – zlecenie wypłaty dewiz – rachunek kosztów podróży		Decyzja Kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej o wyjeździe służbowym pracownika/ Kadry	1	Księgowość	Kierownik jednostki	S. Finansowa	Kierownik jednostki, Kwestor
3.5	Dowód wpłaty „KP”		Wpłata gotówki do kasy/ Kasa	3	Księgowość, Osoba wpłacająca, Bloczek KP	Główny Księgowy	S. Finansowa	Kwestor
3.6	Dowód wypłaty „KW”	Wypłata wyłącznie nie podjętych płac (druk ścisłego zarachowania)	Zwrot gotówki pracownikowi za zapłaconą przez niego fakturę będącą kosztem jednostki, w innych przypadkach, gdy brak jest dowodu źródłowego, np. wypłata pożyczki mieszkaniowej/ Księgowość	3	Księgowość, Osoba otrzymująca gotówkę z kasy, Bloczek KW	Główny Księgowy	S. Finansowa	Kierownik jednostki, Kwestor
3.7	Czek gotówkowy	Zlecenie wypłacenia okazicielowi określonej kwoty	Podjęcie gotówki z banku do kasy w celu uzupełnienia gotówki w kasie lub potrzeba dokonania zapłaty czekiem/ Księgowość	1	Książeczka czystych blankietów czekowych i grzbiety książeczek wykorzystanych czeków w ciągu roku przechowywane są w kasie pancernej	-	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
3.8	Raport kasowy		Dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera/ Kasa	3	1-Księgowość, 2-Kasa 3-S. Finansowa	S. Finansowa	S. Finansowa
4.	Dokumenty bankowe
4.1	Polecenie przelewu	Realizacja zobowiązań finansowych	Sprawdzone i zatwierdzone do realizacji oryginały faktur VAT dostawców, rachunki i inne dokumenty wymagające zapłaty/ Księgowość	1	Księgowość	Główny Księgowy	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
4.2	Polecenie przelewu- należności z tytułu składek dla ZUS		Sporządzona deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA za dany miesiąc/ Księgowość	1	Księgowość	Główny Księgowy	Księgowość	Kierownik jednostki, Kwestor
4.3	Polecenie przelewu- należności z tytułu podatku		Sporządzona deklaracja rozliczeniowa PIT-4 za dany miesiąc/ Księgowość	1	Księgowość	Główny Księgowy	Główny Księgowy	Kierownik jednostki, Główny Księgowy
4.4	Wyciąg bankowy		Dokumenty dokonania dyspozycji obciążeniowych i uznaniowych rachunku bankowego jednostki dostarczone do banku/ Bank	1	Księgowość	-	Główny Księgowy	Główny Księgowy
5.		Kadry-płace, ZUS
5.1	Umowa o pracę	Podjęcie zatrudnienia	Ustawa „Kodeks pracy” (tekst jedn. Dz.U. z 1997r. Nr 24, poz.141 ze zm.) i uregulowania wewnętrzne jednostki/ Kadry	3	Pracownik, Akta osobowe pracownika, Księgowość	Kadry	Główny Księgowy	Kierownik jednostki
5.2	Umowa o dzieło	Wykonanie zamówionego dzieła	Ustawa „Kodeks cywilny” (Dz.U. z 1964r. Nr 16, poz.93 z późn. Zm.)/ Księgowość	3	Księgowość, Wykonujący, Administracja	Kierownik jednostki	Główny Księgowy	Kierownik jednostki
5.3	Umowa zlecenie	Dokonanie określonej czynności prawnej	Ustawa „ Kodeks cywilny”/ Księgowość	3	Księgowość, Wykonujący, Administracja	Kierownik jednostki	Główny Księgowy	Kierownik jednostki
5.4	Mianowanie (powołanie)	Zatrudnienie na podstawie mianowania (powołania)
5.5	Lista płac	Wg dokumentów stanowiących podstawę obliczenia wysokości wynagrodzenia. Dla poszczególnych grup pracowniczych wg nośników kosztów wraz z narzutami	Umowa o pracę, umowa o dzieło, umowa zlecenia i szczególne regulacje prawne/ Księgowość	1	Księgowość	Kierownik jednostki	Główny Księgowy	Kierownik jednostki Główny Księgowy
5.6	Kartoteka płacowa		Umowa o pracę, umowa o dzieło, umowa zlecenia i szczególne regulacje prawne/ Księgowość	1	Księgowość	Główny Księgowy	Główny Księgowy	Główny Księgowy
5.7	Zasiłek na zagospodarowanie	Zagospodarowanie (zgodnie z przepisami)
5.8	Pismo informujące o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia	Nagrody wyróżnienia
5.9	Ewidencja czasu pracy		Świadczenie pracy przez pracownika wynikające z zawartej umowy o pracę/ Księgowość	1	Kadry	Kadry	-	Kierownik jednostki
5.10	Zwolnienie lekarskie	Poświadczenie choroby pracownika
5.11	Wniosek o urlop	Poświadczenie urlopu	Ustawa „Kodeks pracy”/ Pracownik jednostki	1	Kadry	Kierownik jednostki lub bezpośredni przełożony	-	Kierownik jednostki Główny Księgowy
5.12	Rachunek z tytułu wykonywa wyk umowy zlecenia	Zapłata za wykonana pracę	Zawarta umowa Zleceniodawcy ze Zleceniobiorcą/ Zleceniobiorca	1	Księgowość	Kierownik jednostki	Główny Księgowy	Kierownik jednostki Główny Księgowy
5.13	Rachunek z tytułu wykonania umowy o dzieło	Zapłata za wykonanie dzieła	Zawarta umowa o dzieło/ U wykonującego dzieło	1	Księgowość	Kierownik jednostki	Główny Księgowy	Kierownik jednostki Główny Księgowy
5.14	Lista dotycząca świadczeń socjalnych: zapomogi socjalne, zapomogi losowe, dofinansowania, dopłaty do wypoczynku, wczasy „pod gruszą”, pożyczki mieszkaniowe	Wg dokumentów stanowiących podstawę przyznania świadczenia
5.15	Zlecenie na prace w godzinach nadliczbowych	Uzasadniona konieczność wykonania pracy poza obowiązującym czasem pracy		1	S. Finansowa	Kierownik jednostki, dysponent środków		Kierownik jednostki, Kwestor
5.16	Rozliczenie kosztów podróży krajowej	Ustalenie kosztów podróży służbowej	Druk „Polecenie wyjazdu służbowego”
5.17	Rozliczenie pobranej zaliczki zagranicznej	Wykonywania zadania w terminie i państwie określonym przez UTP	Rozliczenie zaliczki na …pisma RNM o przygotowanie zaliczki	1		Dział Współpracy Międzynarodowej		Prorektor, Kwestor
5.18	Zlecenie przygotowania zaliczek środków płatniczych na koszty zagranicznych podróży służbowych	Realizacja zobowiązań finansowych wobec kontrahenta zagranicznego	Wniosek na zagraniczny wyjazd służbowy podpisany przez Kierownika Jednostki zaakceptowany przez Prorektora	1		Dział Współpracy Międzynarodowej		Prorektor, Kwestor
5.19	Polecenie przyjęcia od studenta wpłaty (powtarzanie roku, semestru, przedmiotu i inne)	Regulowanie należności UTP wynikających z regulaminów studiów
5.20	Notatka służbowa dotycząca zwrotu nadpłaty za korzystanie z obiektów AR
5.21	Polecenie wypłaty	Dowód wewnętrzny - zwrot nadpłaty do rozliczenia zaliczki, delegacji, składki, potrąceń w dokumentach źródłowych
5.22	Specyfikacja wpłat na kwitariusz	Zestawienie dokonanych wpłat nie fakturowanych na druki ścisłego zarachowania z wyszczególnieniem: kwoty netto i podatku VAT.
5.23	Nota księgowa	W celu zgodnego zaksięgowania określonych pozycji
5.24	Ewidencja przebiegu pojazdu	Załącznik do polecenia wyjazdu służbowego samochodem prywatnym
	Polecenie księgowania PK	Dokonanie zapisu księgowego nie wyrażającego operacji gospodarczej (zestawienie dowodów, zbiorczy zapis, storno)
	Arkusz spisu z natury (druk ścisłego zarachowania)	Stwierdzenie stanu rzeczywistego spisywanego mienia
	Zestawienie zbiorcze spisów z natury	Porównanie ilości i wartości wg danych spisu z ewidencją księgową
	Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych	Wyjaśnienie wynikłych różnic
	Protokół posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej, w sprawie różnic inwentaryzacyjnych	Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, zgłoszenie wniosków, księgowanie różnic stosownie do decyzji Rektora (ewent. Kanclerz?)
5.10	Formularz zgłoszeniowy -ZUS ZUA -ZUS ZZA -ZUS ZIUA -ZUS ZCZA -ZUS ZCNA -ZUS ZWUA -ZUS ZPA		Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 4.12.1998r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U.z 1998. Nr 149 poz. 982 z późn. Zm.)/ Kadry	2	ZUS/ Kadry	Kadry	-	Kierownik jednostki
5.11	Formularz zgłoszeniowy- ZUS ZIPA		Jak wyżej/ Księgowość lub Kadry	2	ZUS/ Kadry	Kadry	-	Kierownik jednostki
5.12	Formularz zgłoszeniowy- ZUS ZBA		Jak wyżej/ Księgowość lub Kadry	2	ZUS/ Kadry	Kadry	-	Kierownik jednostki
5.13	Formularz zgłoszeniowy- ZUSZAA		Jak wyżej/ Księgowość lub Kadry	2	ZUS/ Kadry	Kadry	-	Kierownik jednostki
5.14	Formularz rozliczeniowo -ZUS RCA ZUS RZA -ZUS RSA ZUS DRA		Jak wyżej/ Księgowość	2	ZUS, Księgowość	Główny Księgowy	Główny Księgowy	Kierownik jednostki Główny Księgowy
5.15	Formularz rozliczeniowo- ZUS RMUA		Jak wyżej/ Księgowość	1	Otrzymuje pracownik	Główny Księgowy	Główny Księgowy	Kierownik jednostki Główny Księgowy