Rachunkowość - stanowi oparty na dokumentach, zamknięty i bilansujący się system ewidencji gospodarczej. Jest ona systemem ewidencyjnym, który ujmuje w sposób systematyczny i ciągły przebieg oraz skutki procesów gospodarczych występujących w jednostce gospodarującej.
bilansujący się - znaczy dążący do zrównoważenia wartości (np. przychodów i rozchodów),
ewidencja gospodarcza - pod tym pojęciem kryje się wykaz, spis czynności, zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie, które są przez nią odnotowywane (np. sprzedaż wyprodukowanych wyrobów, zakup samochodu firmowego, zakup drewna w firmie produkującej meble itp., itd.),
systematyczny i ciągły - czyli regularne, okresowe i bezustanne odnotowywanie tych zdarzeń,
jednostka gospodarująca - czyli po prostu przedsiębiorstwo, firma, instytucja budżetowa itp.
Księgowość jest podstawowym elementem składowym rachunkowości. Księgowość stanowi część rejestracyjną rachunkowości. Księgowość- polega na rejestracji w ujęciu pieniężnym, a niekiedy w ujęciu ilościowym, odpowiednio udokumentowanych zdarzeń gospodarczych, które powodują zmiany w majątku jednostki gospodarującej i źródłach jego pochodzenia.
RACHUNKOWOSC JAKO SYSTEM INFORMACYJNY ZARZADZANIA
Szczególnie istotną rolę w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa odgrywa system rachunkowości, realizujący następujące funkcje: kontrolną, analityczną, statystyczną. Głównym celem rachunkowości jest pomiar wyników działalności gospodarczej, które warunkują pomnażanie kapitału, dlatego rachunkowość jest uniwersalnym i elastycznym systemem informacyjno-kontrolnym odzwierciedlającym przebieg i rezultaty działalności jednostek gospodarczych
W szczególności zaś system rachunkowości ma za zadanie :
dostarczenie różnym szczeblom kierownictwa jednostki gospodarczej bieżących i okresowych informacji liczbowych, zarówno syntetycznych jak i analitycznych, niezbędnych do podejmowania świadomych decyzji,
umożliwienie wykonania funkcji kontroli wewnętrznej i zewnętrznej działalności gospodarczej jednostki i jej sytuacji majątkowej,
tworzenie podstaw liczbowych dla bieżącej i okresowej analizy działalności jednostki gospodarującej,
weryfikacji ex-post planów, norm i prognoz,
bieżące uwidacznianie przejawów niegospodarności oraz wszelkiego rodzaju rezerw gospodarczych powstających w przedsiębiorstwie,
zabezpieczenie i przechowywanie informacji zawartych w urządzeniach ewidencyjnych i sprawozdaniach, wraz z odpowiednią, pełną i wiarygodną dokumentacją.
Odbiorcy zewnętrzni – są to grupy uprawnione jednostki z otoczenia przedsiębiorstwa do których należy zaliczyć w szczególności:
- inwestorów (akcjonariusze, udziałowcy) oraz inni inwestorzy
- kredytodawców i pożyczkodawców przede wszystkim banki oraz inne instytucje udzielające kredytów i pożyczek
- kontrahentów czyli dostawców i odbiorców
- urzędy statystyczne
- jednostki budżetowe (urzędy skarbowe, ZUS)
- urzędy centralne
- społeczności lokalne
- pracowników
- organizacje reprezentujące ich interesy
Ogół odbiorców zewnętrznych można podzielić na 2 grupy; jeśli chodzi o wymiar czasowy interesujących ich informacji:
- odbiorcy zainteresowani rezultatami osiągniętymi przez przedsiębiorstwo w przeszłości; czyli aktualni inwestorzy, urzędy statystyczne, skarbowe, ZUS
- odbiorcy zainteresowani przewidywanymi rezultatami działalności jednostki w przyszłości; są to potencjalni i aktualni inwestorzy, kredytodawcy oraz kontrahenci.
Informacje dostarczane przez rachunkowość odbiorcom zewnętrznym z otoczenia przedsiębiorstwa są zawarte głównie w obligatoryjnie sporządzanych sprawozdaniach finansowych tj. bilansie, sprawozdaniu z przepływu środków pieniężnych, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej. Dla niektórych z tych odbiorców źródłem informacji może być ewidencja księgowa.
Odbiorcy wewnętrzni – to uprawnione jednostki z przedsiębiorstwa, do których w szczególności należy zaliczyć:
- właścicieli przedsiębiorstw
- naczelne kierownictwo przedsiębiorstwa
- kierownictwo jednostek organizacyjnych niższego szczebla.
Wewnętrzni odbiorcy informacji potrzebują dwojakiego rodzaju informacji:
- informacje ukazujące dokonanie przedsiębiorstwa jako całości, oraz poszczególnych jego jednostek organizacyjnych w przeszłości
- informacje o charakterze planistycznym dotyczących przyszłych zamierzeń przedsiębiorstwa.
Informacje te są przekazywane tym jednostkom w postaci 2-wóch rodzajów sprawozdań i raportów
- sprawozdanie sporządzane okresowo
- sprawozdania i raporty przygotowane na bieżąco w zależności od potrzeb.
Przedmiot rachunkowości to występujące w jednostkach gospodarujących określone zjawiska i procesy gospodarcze, które są związane z ruchem środków. Podmiotem rachunkowości natomiast są wszystkie jednostki gospodarcze prowadzące rachunkowość bez względu na to jakie procesy gospodarcze w nich występują.
Istotę rachunkowości stanowi opisywanie działalności gospodarczej, czyli dostarczanie podstawowych informacji o działalności gospodarczej. Przebieg działalności gospodarczej odzwierciedlony jest przez powiązanie majątku, a więc zasobów gospodarczych z wynikami przez procesy gospodarcze, czyli wytwarzanie dóbr czy świadczenie usług. Osiąganie dodatnich wyników działalności warunkuje reprodukcję i rozwój.
Podmiotami rachunkowości są różnorodne jednostki prowadzące działalność gospodarczą. Różnią się one charakterem działalności oraz rozmiarami. Główną cechą podmiotu jest wyodrębnienie majątkowe, które może być dokonane w sposób formalnoprawny, bądź tylko w umowie. Wyodrębnienie podmiotów ma znaczenie ekonomiczne i oznacza wydzielenie majątku jednostki od majątku jej właściciela. To oddzielenie powoduje, że możliwa jest ocena majątku jednostki, jej rentowności i analiza efektywności. Na wyodrębnieniu majątkowym opiera się też cała budowa rachunkowości, a w szczególności interpretacja zdarzeń i zaistniałych operacji finansowych.
ISTOTA METODY BILANSOWEJ
Metoda bilansowa- decyduje o istocie rachunkowości oraz o jej nieprzemijającej roli w zakresie odzwierciedlania rzeczywistości gospodarczej.
Polega na podwójnej równoważącej się interpretacji ilościowych cech przedmiotu, teorii ewidencji księgowej czyli polega ona na poszukiwaniu i ustalaniu równowagi między ilościowymi cechami przedmiotu i zjawisk objętych badaniem. Metoda ta stosowana jest także w planowaniu i statystyce. W rachunkowości metoda ta jest podstawowym elementem twórczym tej teorii stanowiącym o jej odrębności. Najistotniejszym elementem zastosowania metody bilansowej w rachunkowości jest specyficzne rzeczowo finansowe ujmowanie operacji gospodarczych, prowadzenie rachunku (kont), zmianie każdego składnika majątku.
standaryzacja rachunkowości – proces ujednolicania rachunkowości poprzez wprowadzanie do krajowych systemów rachunkowości jednolitych norm rozwiązywania jej problemów, czyli powszechnie akceptowanych standardów rachunkowości
Celem standaryzacji rachunkowości i sprawozdań finansowych jest m.in.:
ujednolicenie zasad, terminologii i klasyfikacji kont dla różnego typu jednostek gospodarczych, m.in. również dla przedsiębiorstw szczególnych (banków, zakładów ubezpieczeń, instytucji finansowych),
opracowanie standardowych metod rejestracji operacji gospodarczych,
ujednolicenie zasad wyceny majątku jednostek,
opracowanie czytelnego (dla kontrahentów z zewnątrz) i jasnego przedstawienia w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniach finansowych sytuacji majątkowej i finansowej jednostek,
zwiększenie przejrzystości i porównywalności danych księgowych oraz ich kontroli,
skoordynowanie zasad rachunkowości w różnych państwach z normami międzynarodowymi w kontekście europejskiego i światowego rynku kapitałowego.
Wyjaśnić rzeczowy i finansowy aspekt interpretacji majątku .
Interpretacja majątku w podwójnym rzeczowo-finansowym aspekcie oznacza, iż majątek,
którym jednostka gospodarcza dysponuje w danym momencie, ujmuje się z jednej strony
jako-określony stan i strukturę środków gospodarczych, a z drugiej strony zaś jako źródła
sfinansowania, pochodzenia majątku. Środki gospodarcze stanowią składniki majątkowe o
długotrwałym okresie. użytkowania , na ogól stopniowo zużywające, się w procesach
gospodarczych.
Majątek finansowy to takie składniki majątkowe, które mogą być zużyte lub zamienione na
gotówkę w krótkim czasie w ramach działalności jednostki gospodarczej (zwykle ciągu
jednego cyklu gospodarczego).
Bilans przedsiębiorstwa obrazuje stan i strukturę posiadanych przez przedsiębiorstwo aktywów (majątku), oraz wskazuje na źródła ich finansowania – pasywa. Bilans w odróżnieniu od rachunku zysków i strat ma charakter statyczny - odzwierciedla stan majątku na dany moment i jest sporządzany na podstawie aktualnych w dniu jego sporządzenia danych z systemu księgowego firmy. Z reguły bilans tworzony jest na koniec danego roku obrachunkowego i właśnie dla tego konkretnego dnia ustalane są wszystkie pozycje bilansowe (jest to tzw. moment bilansowy). Ważną cechą informacji zawartych w bilansie przedsiębiorstwa jest ich kompletność oraz pełne udokumentowanie. Po stronie aktywów (w standardowym zapisie po lewej stronie) bilans zawiera aktywa trwałe (składniki rzeczowe, składniki finansowe, składniki niematerialne) i aktywa bieżące, zaś po stronie pasywów (ujętych po prawej stronie zapisu) zobowiązania bieżące, zobowiązania długoterminowe oraz kapitały własne. Bilans przedsiębiorstwa musi być zrównoważony, tj. sumy aktywów i pasywów muszą być sobie zawsze równe co jest podstawową cechą bilansu i nazywane jest ‘’równowagą bilansową’’.
Zasoby jednostki, podzielone są na dwie grupy: aktywa trwałe oraz aktywa obrotowe. Natomiast składnikami pasywów są: kapitał własny i zobowiązania. W bilansie szczegółowo wyróżnione są składniki tych grup.
Cechą metody bilansowej jest usystematyzowane poszukiwanie i ustalanie równowagi między mierzalnymi cechami wyznaczonych środków, takich jak zasoby danej jednostki.
Aby był prawidłowo sporządzony, musi spełniać pewne wymogi formalne. Konieczne jest precyzyjne oznaczenie podmiotu, dla którego bilans jest sporządzany, a także data, czyli dzień bilansowy, na który jest sporządzany bilans. Niezbędne jest oznaczenie jednostki, w jakiej wyrażone są dane liczbowe oraz wyszczególnienie nazw i wartości grup aktywów i pasywów, aby bilans był przejrzysty i czytelny. Obligatoryjne jest używanie języka polskiego oraz wyrażanie wartości pieniężnych w walucie polskiej.
Muszą być wykazywane sumy pośrednie grup aktywów i pasywów oraz sumy ogólne aktywów i pasywów, które zgodnie z zasadą równowagi bilansowej muszą być sobie równe.
Na końcu bilansu musi widnieć podpis osoby prowadzącej księgi rachunkowe oraz podpis kierownika jednostki wykonującej taką działalność. Musi być także data sporządzenia bilansu
Operacje gospodarcze to takie zdarzenia, które spełniają poniższe warunki:
Dają się wyrazić w wartościach pieniężnych. Zaznaczyć tu należy, że często stosuje się również ewidencję w jednostkach naturalnych (np. w sztukach bądź kilogramach), jest ona jednak jedynie pomocnicza i nie może zastąpić ewidencji wartościowej.
Powodują zmiany w stanie posiadanych zasobów i/lub źródłach ich finansowania, czyli powodują zmiany w bilansie po stronie aktywów, po stronie pasywów lub po obu stronach jednocześnie.
Wchodzą w zakres działalności danego przedsiębiorstwa. Jest to zgodne z metodą podmiotową rachunkowości, według której wszystkie zdarzenia gospodarcze muszą być rozpatrywane z punktu widzenia danego podmiotu gospodarczego. Księguje się tylko takie operacje, które bezpośrednio zmieniają wartość aktywów i pasywów.
Muszą być rozpatrywane równocześnie z dwóch punktów widzenia. Chodzi tu o to, że operacje gospodarcze zgodnie z zasadą podwójnego zapisu wywołują równocześnie dwie równe wartościowo zmiany w stanie aktywów i/lub pasywów.
Konto księgowe – jest to specyficzne dla rachunkowości urządzenie ewidencyjne, które służy do bieżącego ujmowania operacji gospodarczych. Operacje gospodarcze zapisane na koncie podlegają sumowaniu, tworząc obroty konta, czyli sumę zapisów po jednej stronie konta. Konto księgowe służy do grupowania jednorodnych operacji gospodarczych w celu odzwierciedlenia stanu i zmian określonego składnika aktywów, pasywów lub wyników.
Każde konto księgowe zawiera następujące elementy: Nazwę konta, Symbol cyfrowy, Dane identyfikacyjne operacji, tj: datę dokonania operacji, datę zapisu, numer dowodu księgowego, treść operacji, Kwotę operacji
Konto księgowe dwustronne, tzw. ”konto teowe (T)” wykazuje dwie strony:
Strona lewa – nosząca nazwę Debet (Dt) lub Winien (Wn), gdzie zapisanie operacji gospodarczych określa się jako: obciążenia konta lub zapisanie w ciężar konta,
Strona prawa – nosząca nazwę Credit (Ct) lub Ma (Ma), w przypadku którego zapisanie operacji nosi nazwę: uznania konta lub zapisania na dobro konta.
Z funkcjonowaniem kont księgowych wiążą się następujące czynności:
założenie konta,
otwarcie konta,
ewidencja operacji gospodarczych,
zamknięcie konta[1].
Metoda kasowa rozliczania kosztów - polega na ujmowaniu kosztów w dacie ich poniesienia, niezależnie od tego, do jakiego okresu się one odnoszą, co wynika z ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten wskazuje, że koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Zgodnie z nią wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia. Nie ma tutaj znaczenia to, jakiego okresu one dotyczą.
Zatem jeżeli podatnik rozlicza koszty metodą kasową, będzie je z reguły ujmował w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą wystawienia dokumentu będącego dowodem poniesienia tego kosztu (którym głównie jest faktura VAT).
KORESPONDENCJA KONT - jest to określona relacja, jaka zachodzi pomiędzy kontami, na których zaksięgowano konkretną operację gospodarczą.
Zestawienie obrotów i sald, nazywane też bilansem próbnym służy do sprawdzenia poprawności zapisów księgowych za dany okres. Jest to zestawienie pokazujące i podsumowujące obroty oraz salda na wszystkich kontach w planie kont przedsiębiorstwa.
Sprawdzenie poprawności zapisów księgowych przy wykorzystaniu zestawienia obrotów i sald wynika z rachunkowej zasady podwójnego zapisu, której efektem jest to, iż:
suma obrotów debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie obrotów kredytowych,
suma sald debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie sald kredytowych.
Zestawienie obrotów i sald pozwala na wykrycie następujących błędów księgowych:
Dwukrotne zaksięgowanie transakcji po tej samej stronie konta zamiast po przeciwnych stronach.
Zaksięgowanie transakcji po jednej tylko stronie.
Błędne wyliczenie salda końcowego któregoś z kont.
Zestawienie obrotów i sald nie pozwala natomiast na wykrycie następujących błędów:
Zaksięgowanie transakcji po przeciwnych stronach, ale na niewłaściwych kontach lub w niewłaściwej, ale tej samej kwocie.
Zaksięgowanie transakcji po przeciwnych stronach na właściwych kontach, ale po niewłaściwych stronach. Taki błąd będzie wykryty jedynie w przypadku kont aktywnych lub pasywnych, na których w wyniku danej transakcji wystąpi saldo końcowe po niewłaściwej stronie.
Zestawienie obrotów i sald jest punktem wyjścia do tworzenia sprawozdania finansowego, a w szczególności bilansu i rachunku zysków i strat.
Konta analityczne to konta, które służą do uszczegółowienia zapisów obrotów i sald danego konta syntetycznego. Powstają w drodze poziomego podziału tych kont. Mają one charakter ksiąg pomocniczych. Stosuje się je głównie dla:
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
rozrachunków z dostawcami i odbiorcami,
rozrachunków z pracownikami,
operacji sprzedaży i zakupu,
kosztów,
innych istotnych składników majątku rzeczowego lub finansowego.
Na kontach analitycznych obowiązuje tzw. zapis powtarzany, który polega na tym, że księgowanie jest dokonywane po tej samej stronie, w tej samej kwocie, na podstawie tego samego dowodu, czyli musi wystąpić zgodność co do strony konta (Wn lub Ma) i co do kwoty, która może zostać rozdzielona na kilka kont analitycznych. Konsekwencją tej zasady jest brak korespondencji kont analitycznych z innymi kontami. Jest ono przypisane do określonego konta syntetycznego, bez którego nie może istnieć.
Różnica zapisu między kontami syntetycznymi a analitycznymi polega na tym, że na kontach syntetycznych zawsze obowiązuje zasada podwójnego zapisu, a na kontach analitycznych obowiązuje zasada jednostronna, gdyż zapisy są tu tylko powtórzeniem zapisu z konta syntetycznego
Konta syntetyczne to konta, w których ujmuje się zbiorcze zapisy operacji dotyczących całych grup środków gospodarczych i źródeł ich pochodzenia. Z tych kont zazwyczaj można uzyskać informacje, które są wykazywane w bilansie i innych sprawozdaniach.
Inaczej mówiąc konta syntetyczne służą do księgowej ewidencji operacji gospodarczych w sposób zapewniający zbilansowanie danych liczbowych ujętych na wszystkich kontach syntetycznych, które są prowadzone w danej jednostce gospodarczej. W tego typu kontach stosuje się zasadę podwójnego zapisu.
Do kont syntetycznych można też zaliczyć konta pozabilansowe, na których ewidencja może być prowadzona jednostronnie, co oznacza, że po jednej stronie konta bez korespondencji z innymi kontami.
dowody zewnętrzne obce – dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów, np. faktury, rachunki;
dowody zewnętrzne własne – dokumenty wystawiane przez organizację i przekazywane w oryginale kontrahentowi, np. faktury wystawiane przez stowarzyszenie/fundację, noty księgowe, rachunki;
dowody wewnętrzne – dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz organizacji, np. listy płac, rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego (KP, KW, druk zaliczki, druk rozliczenia zaliczki), dokumenty obrotu magazynowego (PZ, RW, MM), dokumenty obrotu środków trwałych (OT, PT, LT);
dowody zbiorcze – np. raport kasowy.
Chronologia to kolejność zapisu w księgach rachunkowych wg dat wpływu dowodów. Ważne jest zachowanie kolejności dat i nr wyciągów bankowych z poszczególnych rachunków bankowych. Oczywiście przed zapłatą księguje się wczesniej dowody księgowe dot. zobowiązań i należności wg kolejności wpływu, potem dopiero zapłatę( wyciąg). Noty PK wg dat i nr ich sporządzenia do danej operacji finansowej lub gospodarczej. Ewidencja operacji gospodarczych musi być dokonywana w rachunkowości wg dwóch porządków: chronologicznego i systematycznego.
Porządek chronologiczny – operacje gospodarcze są ujmowane w księgach rachunkowych na bieżąco w kolejności dat i dokonywania co najmniej z podziałem na poszczególne okresy. Porządek chronologiczny musi być przestrzegany dla : *rzeczowego majątku trwałego i obrotowego zmiany muszą być ujmowane wg kolejności dni przychodów i rozchodów *gotówki dla której wpłaty i wypłaty muszą być ujmowane w kolejnych dniach dla bieżąco wprowadzonym w tym celu raporcie kasowym za poszczególne dni lub części okresu
Sprawozdawczego, *towarów, opakowań i gotówki w punktach sprzedaży detalicznej i gastronomicznej, które
muszą być ujmowane na bieżąco w raporcie sklepowym za poszczególne dni lub części okresu sprawozdawczego.
ISTOTA ROZRACHUNKÓW (NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA)
Zacznijmy od należności, które, jak wskazuje sama nazwa, są uprawnieniami danej osoby prawnej lub cywilnej do otrzymania w przyszłości świadczenia z rąk innej osoby. Należności powstają zazwyczaj poprzez sprzedaż towarów i usług, gdy ich zapłata ma być uiszczona w późniejszym terminie. Należność wcale nie musi być bezpośrednio powiązana z odsetkami karnymi – to po prostu umowa, na mocy której kupujący zobowiązują się do uiszczenia opłaty w późniejszym terminie. To daje powód ku temu, aby należności uznać za aktywa przedsiębiorstwa, bowiem stanowią realny element, który z czasem zostanie wymieniony na pieniądze. Zobowiązanie podobnie jak i należność może być krótkoterminowe i długoterminowe – występuje tutaj identyczna zasada. Samo w sobie także jest stosunkiem cywilno-prawnym, które z kolei upoważnia wierzyciela, by ten żądał od dłużnika spełnienia pewnego świadczenia. Zobowiązania, analogicznie do należności, powstają w momencie transakcji kupna-sprzedaży, bądź pełnienia innych usług. Istnieją trzy realizacje zobowiązania – dobrowolne świadczenie, przymus państwa, bądź samopomoc wierzyciela. Są one jednocześnie pasywami przedsiębiorstwa, które w ostatecznym rozrachunku powinny pokrywać się (na wykazie kont) z należnościami. Zarówno zobowiązania jak i należności to nieodłączne elementy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Są to pewnego rodzaju ułatwienia przedsiębiorców względem siebie, gdyż nie muszą oni od razu płacić żądanej kwoty, ale umówić się na spłatę w określonym terminie. W efekcie więc, obie strony korzystają na takiej umowie, nawet wierzyciel, któremu łatwiej znaleźć kontrahenta.