Rachunkowość – system informacji ekonomicznej, którego głównym celem jest tworzenie i przekazywanie użytkownikowi (odbiorcom) informacji o stanach i zdarzeniach gospodarczych.
Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowości spośród innych systemów organizacji:
Jednostkowy charakter, co oznacza prowadzenie jej dla wyodrębnionej jednostki gospodarczej,
Zastosowanie wartościowego miernika do wyrażenia stanów i zdarzeń gospodarczych,
Obowiązek udokumentowania zapisów,
Wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości,
Posługiwanie się specyficznymi narzędziami ewidencyjnymi o nazwie „konto”,
Funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu w przypadku kont syntetycznych oraz zasada zapisu powtarzanego w przypadku kont analitycznych),
Prowadzenie ewidencji w sposób ciągły, z podziałem na okresy sprawozdawcze (miesiąc) i lata octowe,
Weryfikacja zgodności zapisów rachunkowości z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji.
Wymieniane atrybuty (cechy) sprawiają, że informacje pochodzące z rachunkowości charakteryzują się wiarygodnością i rzetelnością.
Mają one również moc dowodową, dzięki czemu mogą stanowić podstawę do realnej oceny stanu majątkowego, sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki gospodarczej.
Organizacja - sposób w jaki cos jest zarządzane, zorganizowane, w jaki coś działa, funkcjonuje.
Organizować - nadawać czemuś reguły, zasady, wprowadzać pewien porządek.
Organizacja rachunkowości – zespół sposobów umożliwiających uporządkowanie, powiązanie różnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych i kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.
Zakres organizacji rachunkowości:
Organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości,
Organizacja działu rachunkowości.
Na organizacje procesu informacyjnego składa się organizacja następujących elementów:
Dokumentacja księgowej (rodzaje dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg, przechowywanie),
Ewidencji księgowej (plan kont, forma i technika księgowości),
Inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej,
Sprawozdawczości ( rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie).
Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć:
Lokalizację działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej,
Wewnętrzną strukturę działu rachunkowości,
Wyposażenie techniczne tego działu,
Dobór i przygotowanie personelu.
W organizacji rachunkowości muszą być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji:
Zasada planowania i kontroli,
Zasada racjonalnego podziału pracy.
Zgodnie z zasadą planowania i kontroli w ramach organizacji rachunkowości należy opracować:
Dokumentację zasad rachunkowości zawierającej . In .: plan kont oraz dokumentację systemu informacyjnego,
Plan (instrukcję) dokumentacji księgowej i jej obiegu, (nie mam w ustawie)
Instrukcję i plan inwentaryzacji, (nie mam w ustawie)
Instrukcję kontroli wewnętrznej, (nie mam w ustawie)
Plan, instrukcję sprawozdawczości, (nie mam w ustawie)
Schemat organizacji i plan podziału działu rachunkowości. (nie mam w ustawie)
Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączy się:
Wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacyjny jednostki gospodarczej,
Opracowanie schematu organizacyjnego działu rachunkowości ( struktura scentralizowana albo zdecentralizowana),
Podział pracy między komórki (stanowiska) działu rachunkowości,
Równomierne rozłożenie czynności, aby nie następowało spiętrzenie prac lub okresy „puste”.
Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy, racjonalna organizacja rachunkowości wymaga:
Znajomości zasad prawidłowej rachunkowości,
Przestrzegania obowiązujących przepisów,
Znajomości form i technik księgowości,
Uwzględnienie specyficznych cech jednostki gospodarczej,
Określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych,
Zdefiniowanie przedmiotów ewidencji.
Kryteria ocen jakości organizacji rachunkowości.
Kryteria wymierne:
Liczba przekrojów informacyjnych,
Terminowość dostarczonych informacji,
Szybkość dostarczania informacji,
Bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości,
Procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych,
Koszt utrzymania działu rachunkowości.
Kryteria niewymierne:
Szczegółowość informacji,
Elastyczność informacyjna (możliwość i szybkość dostosowania do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych).
Do oceny wprowadzanych zmian organizacyjnych mogą być zastosowane wskaźniki efektywności, wyróżniające stosunek rocznych efektów funkcjonowania działu rachunkowości do kosztów ponoszonych w związku z ich wdrożeniem (np.: koszty zakupu programów komputerowych, koszty prac analitycznych – projektowych).
Wskaźniki efektywności
Wskaźnik efektywności > 1 – opłacalność zmian organizacyjnych
Wskaźnik efektywności < 1 – nieopłacalność zmian organizacyjnych
W przypadku, gdy wskaźnik efektywności jest mniejszy od 1, należy rozważyć pozaekonomiczne efekty zmian, a także ich skutki w okresie dłuższym niż rok.
Przez pojęcie narzędzi (środków) organizacyjnych rozumie się grupy środków zapewniających racjonalną organizacje działu rachunkowości i jego komórek oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym wykorzystaniem form, technik i czasu pracy w cel możliwie szybkiego oraz terminowego uzyskiwania dokładnych rzetelnych informacji.
Zastosowanie środków organizacyjnych powinna doprowadzić do właściwego powiązania w czasie i przestrzeni poszczególnych elementów, czynności i wykonawców.
Narzędzia organizacyjne muszą:
Zapewnić koordynację czynności wykonawców,
Sprzyjać równomiernemu podziałowi pracy między poszczególne komórki oraz pracowników działu rachunkowości,
Stwarzać podstawy kontroli wykonywania czynności,
Wpływać na przyspieszenie wykonywania prac oraz ich realizację w pożądanych terminach
Narzędzia organizacyjne sprzyjają równomiernemu podziałowi pracy w dziale rachunkowości, jeżeli ułatwiają:
Racjonalne rozłożenie w czasie i przestrzeni,
Wykrycie nadwyżek (rezerw) lub niedoborów czasu pracy w poszczególnych komórkach bądź poszczególnych stanowiskach,
Eliminację dublowania czynności.
Ogół środków organizacyjnych można podzielić na dwie zasadnicze grupy:
Narzędzia zapewniające statyczną koordynację czynności bez mechanizmów optymalizacyji, tzw. tradycyjne, które dzieli się na umożliwiające koordynację w następujących przestrzeniach:
Przestrzeni
Czasie
Jednocześnie w przestrzeni i czasie
Środki organizacyjne stwarzające podstawy organizacji działań przy jednoczesnej optymalizacji powiązań między nimi.
Do koordynacji przestrzennej wykorzystuje się organigramy i operogramy.
W organizacji rachunkowości powszechnie stosowanym organigramem jest schemat organizacyjny działu rachunkowości.
Schemat organizacyjny – wykres, na którym graficznie (za pomocą symboli graficznych) jest ukazana organizacja działu rachunkowości i jego komórek.
Przy opracowywaniu schematu organizacyjnego muszą być przestrzegane następujące zasady:
Po pierwsze – należy usystematyzować wszystkie dane zgromadzone w wyniku analizy czynności wykonywanych dziale rachunkowości,
Po drugie – opracowuje się schemat z uwzględnieniem pożądanych zmian,
Po trzecie – opracowany schemat porównuje się z obowiązującym do tej pory i wyciąga wnioski.
Do koordynacji przestrzennej mogą być także wykorzystywane operogramy, które pozwalają precyzyjnie powiązać poszczególne czynności z ich wykonawcami.
Do stosowanych w rachunkowości opero gramów należą diagramy, które koordynują obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie, przebieg prac ewidencyjnych, sprawozdawczych, inwentaryzacyjnych, kontrolnych itp.
Koordynację w czasie ułatwiają terminarze.
Narzędzia optymalizacyjne.
Tradycyjne narzędzia organizacyjne nie zapewniają dynamicznej koordynacji działań. Jest to mankamentem w wypadku, gdy określone przedsięwzięcie składa się z wielu czynności, które mogą być wykonane kolejno lub jednocześnie.
Duże znaczenie ma przy tym możliwość zastosowania sformalizowanych procedur optymalizacyjnych ułatwiających określenie takiego układu czynności, aby dane przedsięwzięcie zrealizować w najkrótszym terminie przy najmniejszych nakładach sił i środków. Wymagania te spełniają metody modelowania sieciowego.
Metody modelowania sieciowego są szczególnie przydatne w wypadku występowania złożonych prac o charakterze prototypowym lub prostszych prac, ale powtarzających się cyklicznie.
Organizacja działu rachunkowości.
Organizację działu rachunkowości determinuje, przede wszystkim wielkość przedsiębiorstwa.
W dużym przedsiębiorstwie dział rachunkowości dzielony jest na komórki, sekcje i stanowiska pracy.
W małym przedsiębiorstwie taki podział nie jest zazwyczaj możliwy. Dochodzą tu często do łączenia funkcji księgowego z funkcją ekonomisty, kasjera, planisty, itp.
W małych przedsiębiorstwach rachunkowość może być prowadzona przez firmy zewnętrzne.
W praktyce można spotkać się z różna organizacją działu rachunkowości:
Zasadę centralizacji rachunkowości,
Zasadę decentralizacji rachunkowości
Rozwiązanie o charakterze mieszanym.
W wypadku centralizacji rachunkowości całość prac ewidencyjno - obliczeniowych jest skoncentrowana w dziale rachunkowości, który wykonuje je na podstawie danych napływających z innych stanowisk.
Zalety centralizacji:
Możliwość racjonalnego podziału pracy miedzy poszczególne ogniwa i stanowiska działu rachunkowości,
Sprawne i bezbłędne wykonywanie jej dzięki specjalizacji pracowników,
Efektywne wykorzystanie i kontrola czasu pracy pracowników,
Ułatwienie oceny przebiegu operacji gospodarczych w poszczególnych ogniwach jednostki gospodarczej.
W przypadku decentralizacji rachunkowości w poszczególnych ogniwach jednostki gospodarczej zostają wyodrębnione samodzielne komórki (stanowiska) rachunkowości. Zajmują się one występowaniem i opracowywaniem dokumentów źródłowych oraz ewidencją z odnośnego zakresu
Zalety decentralizacji:
Bezpośredni kontakt pracowników księgowości ze zdarzeniami gospodarczymi,
Uczestnictwo w tworzeniu dokumentów źródłowych,
Szybsze ujęcie dokumentów w ewidencji księgowej,
Lepsze zrozumienie procesu produkcyjnego co wpływa pozytywnie na efektywność funkcji kontrolnych i analitycznych.
Możliwość łączenia ewidencji operatywnej z ewidencją księgową, co pozwala ograniczyć pracochłonność ewidencji i zmniejszyć liczbę wystawianych egzemplarzy dokumentów źródłowych,
przybliżenie problemów rachunkowości pracownikom innych służb finansowo-księgowych
sprzyjanie współpracy w zakresie lepszego poznania i zaspokojenia potrzeb informacyjnych poszczególnych komórek i pracowników
Wady decentralizacji:
ograniczenia w zakresie podziału pracy
zmniejszenie efektywności wykorzystania czasu pracy
W praktyce występuje również model mieszany, gdy tylko niektóre zakresy rachunkowości podlegają decentralizacji, np. tylko komórki kosztów są umiejscowione w wydziałach produkcyjnych
Z zagadnieniem centralizacji i decentralizacji rachunkowości łączy się też często ustalenie miejsca prowadzenia ewidencji analitycznej. Spotyka się 2 rozwiązania:
każda komórka działu rachunkowości prowadzi zarówno ewidencje analityczną jak i syntetyczną
Komórki rachunkowości specjalizują się w określonych dziedzinach , prowadzą wyłącznie ewidencję analityczną , natomiast komórka księgowości głównej zajmuje się tylko ewidencją syntetyczną.
ZASADY PRAWIDŁOWEJ RACHUNKOWOŚCI
Harmonizacja międzynarodowa rachunkowości – zmierzanie w kierunku podobieństw w wyborze między alternatywnymi rozwiązaniami rachunkowości.
Międzynarodowa standaryzacja rachunkowości – proces ograniczający wybór, co prowadzi ostatecznie do przyjęcia tej samej metody rachunkowości przez wszystkie firmy we wszystkich krajach.
Do podstawowych zasad rachunkowości należą
Zasada wiernego i rzetelnego obrazu
Zasada zgodności z przepisami prawa
Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną
Zasada memoriału
Zasada współmierności
Zasada ostrożności
Zasada istotności
Zasada indywidualnej wyceny oraz zasada zakazu stosowania kompensat
Zasada ciągłości
Zasada kontynuacji działalności
Zasady wiernego i rzetelnego obrazu.
Zasada ta rządzi rachunkowością. Koncepcji tej podporządkowane są wszystkie pozostałe zasady norm rachunkowości. Koncepcja ta dotyczy sprawozdań finansowych sporządzonych przez jednostki prowadzące rachunkowość. Wyznacza ona w każdym przypadku obowiązek wiernego, zgodnego z prawdą odzwierciedlenia rzeczywistości.
Sprawozdania finansowe
Rachunek zysków i strat
Bilans
Zasada zgodności z przepisami prawa.
Niezależnie od wymogów rzetelności i jasności rachunkowość powinna być prowadzona prawidłowo tj. zgodnie z przepisami prawa, a wiec zgodnie z ustawą o rachunkowości i wydanymi na tej podstawie przepisami niższego rzędu. W razie jakichkolwiek sprzeczności należy kierować się przepisami o rachunkowości przy sporządzaniu bilansu czy RZiS.
Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną.
W razie natomiast kolizji między zasadami wiernego odzwierciedlenia rzeczywistości i zasadą zgodności z przepisami prawa ustawa przyznaje wyższość rzeczywistości ekonomicznej bowiem skutki zdarzeń należy wykazywać w sprawozdaniach finansowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Zasadę tę stosuje się w sytuacjach wyjątkowych. Z reguły wymagane jest omówienie problemu w „dodatkowych informacjach i objaśnieniach” łącznie z podaniem uzasadnienia przyjętych rozwiązań oraz określenie skutków dla bilansu rachunku zysków i strat.
Zasada memoriału
Najważniejsza zasada w rachunkowości o charakterze nadrzędnym.
Zasada ta oznacza , że w księgach rachunkowych powinny być ujęte wszystkie zdarzenia gospodarcze, które wystąpiły w danym roku obrotowym. Pozwala to uniknąć subiektywizmu w decyzjach dotyczących momentu wystąpienia zmian majątkowych wywołanych gospodarczą działalnością jednostki. Zasada ta pozwala ustalić ostateczny stan aktywów i pasywów jednostki gospodarczej oraz jej wynik finansowy uzyskany za dany rok
W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające jej koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego- niezależnie od terminu zapłaty.
Zasada współmierności
Zapewnienie współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczone będą koszty lub przychody które nie zostały jeszcze poniesione.
Aktywami i pasywami o których mowa są rozliczenia międzyokresowe kosztów oraz rozliczenia międzyokresowe przychodów wcześniej zwane przychodami przyszłych okresów .
Jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wyłącznie prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy wynikający w szczególności
Ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów, gdy kwotę zobowiązań można w sposób wiarygodny oszacować
Z obowiązku wykonania związanych z bieżącą działalnością przyszłych świadczeń na rzecz pracowników
Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe i zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych
Opisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie od upływu czasu lub wielkości świadczeń, czas i sposób rozliczenia powinny być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów z zachowaniem zasady ostrożności
Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego.
Art. 41UOR dotyczy rozliczeń międzyokresowych przychodów –zachowanie zasady ostrożności:
Równowartość należnych lub otrzymanych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach
Środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych
Przyjęte nieodpłatnie w tym także w drodze darowizny , środki trwałe w budowie, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne
Jak wynika z omówionych przepisów prawa zasad współmierności decyduje że na wynik rachunku obrotowego powinny wpływać osiągnięte (nie chodzi o kwestię zapłaty) w tym okres przychodów ze sprzedaży towarów, produktów(usług) oraz operacji finansowych, oraz współmierne koszty i opłacone, nieopłacone lub nawet niezakontraktowane , niezaoferowane, przypadające na dany okres
Zasady nie stosujemy do: KOZ, PP, KO, ZiS Nadzwyczajna
Zasada ostrożności
Stanowi ze poszczególne składniki aktywów i pasywów należy wyceniać stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny (koszty), uwzględniając jednak w wyniku finansowym bez względu na ich wysokość:
Zmniejszenie wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów w tym również dokonywanie w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych
Wyłączenie niewątpliwie pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne
Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne
Rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty
Zdarzenie to należy uwzględnić także wówczas gdy zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych
Zasada ostrożności dotyczy zarówno aktywów(aktualizacja wyceny) i pasywów (tworzenie rezerw), jak również wyniku finansowego (skutki tworzonych rezerw, czy dokonywanych odpisów z tytułu utraty wartości oraz odpisów amortyzacyjnych)
Zasada ostrożności nakazuje zaliczenie do pozostałych przychodów operacyjnych oraz zysków nadzwyczajnych jedynie skutków zdarzeń o charakterze niewątpliwym, których zapłata nie powinna budzić wątpliwości, natomiast do pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych wszystkich pozycji znanych jednostce.
Istota zasady-> aktywa i przychody nie powinny zostać zawyżone a zobowiązania i koszty zaniżone
Zasada istotności
Pozwala na przyjęcie przez jednostkę pewnych uproszczeń, jednak pod warunkiem, że nie wywrze to istotnie ujemnego wpływu na przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki w sprawozdaniu finansowym traktowanym jako całość. Określają zasady (politykę) rachunkowości, jednostki muszą mieć na uwadze konieczność wyodrębnienia w księgach wszystkich operacji gospodarczych mających znaczenie dla prawidłowości.
Tak wiec zasada ta daje prawo do takiego zorganizowania ewidencji księgowej żeby przyjęte rozwiązania w zakresie rachunkowości były jak najbardziej funkcjonalne, zmniejszając nakład pracy, chociażby w zakresie kontroli wewnętrznej by uproszczały obieg dokumentów, czy eliminowały mało istotną w danym przyp. kalkul. kosztów, pozwalały na pominięcie nieznacznych stanów produkcji w toku jeżeli wielkość ich z roku na rok ulega nieznacznym zmianą
Istotność określa się w procentach w stosunku do wielkości wyniku finansowego brutto, przychodów lub sumy bilansowej
Wielkości niższe ale rozpatrywane sumarycznie gdyż istnieje możliwość kumulowania się odchyleń cząstkowych- upoważniać mogą do uznania ich za nieistotne o ile nie ma co do tego innych przeciwwskazać
Zasada indywidualnej wyceny oraz zasada zakazu stosowania kompensat
ZIW oraz ZZSK mówią , że wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów , przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych należy ustalić oddzielnie oraz , że nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych
Zasada istotności pozwala jednak uznawać , że jeden składnik majątkowy podobny rodzajem i przeznaczeniem, w istocie różne składniki majątku.
Zasada ciągłości
Ocena sytuacji jednostki w poszczególnych okresach wymaga z reguły dokonywania porównań czasowych, ponieważ wiele branych pod uwagę cen ma charakter relatywny. Z tego względu przy prowadzeniu rachunkowości bardzo istotną rolę odgrywa zasada ciągłości stosowanych rozwiązań
Przyjęte przez jednostki zasady rachunkowości opisane w zakładowej dokumentacji opracowanej zgodnie z artykułem 10 UOR należy stosować w sposób ciągły dokonując w kolejnych latach obrotowych jednostkowego grupowania operacji gospodarczych wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych, czy umorzeniowych, (ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.
Zasada kontynuacji działalności
Oznacza, że przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości przyjmuje się założenie ze jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalności w niezmniejszonym istotnie zakresie bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba , że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym
Kierownik jednostki ustanawiając czy jednostka posiada zdolność do kontynuowania działalności, powinien uwzględnić wszelkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości obejmującej okres nie krótszy niż jedne rok od dnia bilansowego
O ile jednostka jest od dłuższego czasu rentowna i posiada dostęp do środków finansowych , to przyjęcie założenia kontynuacji działalności w większości przypadków nie wymaga zbyt szczegółowej analizy. W innych przypadkach aby uzyskać pewność że założenie kontynuacji działalności jest zasadne kierownictwo powinno rozważyć szereg czynników określających bieżącą i oczekiwaną rentowność, harmonogram spłaty zobowiązań, dostępność alternatywnych źródeł finansowania kapitału, podniesienie kapitału, uzyskania dopłat od właścicieli możliwość emisji obligacji
Na podstawie oceny faktów dotyczących przyszłości dojść do następujących wniosków
Jeżeli nie istnieje zagrożenie to jednostka sporządza normalne sprawozdanie finansowe
Gdy jest zagrożenie to jednostka stosuje wycenę dla jednostek kontynuujących działalność przedstawiając czynniki zagrażające oraz przewidywane przeciwdziałania
Gdy jednostka przerywa działanosc powinna sporządzić sprawozdanie zgodnie z postanowieniami z art. 29 UOR , i to nie podlega obowiązkowi badania oraz ogłoszenia.
Księgi rachunkowe muszą obowiązkowo prowadzić bez względu na limit przychodów (art. 2 UOR)
1) spółki handlowe:
a) komandytowa,
b) komandytowo-akcyjna,
c) sp. z o.o.,
d) akcyjne,
2) jednostki organizacyjne działające na podstawie ustawy Prawo bankowe przepisów o obrocie papierami wartościowymi (PW), przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
3) państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe fundusze celowe oraz jednostki samorządów terytorialnych i ich związki,
4) inne osoby prawne – w szczególności: przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, szkoły wyższe, fundacje itp.,
5) jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej np. Lasy Państwowe.
Polityka rachunkowa powinna określać m.in. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych i zakładowy plan kont oraz zasady wyceny aktywów i pasywów.
Politykę (rachunkowości) bilansową można zdefiniować jako „wszystkie przedsięwzięcia podejmowane w trakcie roku obrotowego i sporządzania zamknięcia rocznego, mające na celu wpływ na ocenę adresata bilansu i skłonienia do go pożądanych zachowań.”
W def. tej można wyróżnić 3 aspekty:
1) zamknięcie roczne jest instrumentem zaspokajania potrzeb informacyjnych różnych odbiorców,
2) istnieje potrzeba wykorzystania możliwości w zakresie praw wyboru reguł i metod rach,
3) polityka bilansowa przestaje być realizowana tam, gdzie zostaną przekroczone granice legalności.
Zakres polityki rachunkowości:
opis systemu przetwarzania danych
przyjęty rok obrotowy i jego podział na okresy sprawozdawcze
sposoby ustalania WF
zakładowy plan kont
wykaz ksiąg rachunkowych
opis systemu informatycznego
metody wyceny aktywów i pasywów, które jednostka może wybrać
opis systemu służącego ochronie danych osobowych i ich zbiorów
W UOR używa się pojęcia polityka rachunkowości, przez które rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy, w tym także określone w MSR i zapewniające wymaganą jakość sprawozdania finansowego.
W MSR 8 – konkretne prawidłowości, metody, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez jednostkę gospodarczą przy sporządzaniu i prezentacji sprawozdania finansowego to wszystko zatwierdza kierownik jednostki.
Zakładowy plan kont
Do ważnych dokumentów opisujących przyjęte przez jednostkę gospodarczą zasady rachunkowości należy zakładowy plan kont. Powinien on być tak skonstruowany, aby można sporządzić jasno sprawozdania finansowe (jasno i rzetelnie).
Zakres:
1. wykaz kont księgi głównej (syntez.) i zasad księgowania na tych kontach operacji gospodarczych oraz prowadzenia do nich kont pomocniczych (analit.),
2. zasady wyceny aktywów i pasywów,
3. wskazanie wybranej metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników majątku obrotowego,
4. określenie środków trwałych, od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane w sposób uproszczony lub jednorazowo,
5. wskazanie, według jakiego wariantu będą ewidencjonowane koszty działalności operacyjnej oraz jaki będzie stosowany RZiS,
6. kreślenie operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi.
Wycena aktywów i pasywów
W ustawie o rachunkowości przy wycenie składników majątkowych stosuje się następujące kategorie cen:
Cenę nabycia, która w niektórych sytuacjach może być zastąpiona ceną zakupu (np. dla materiałów lub towarów) można wtedy , gdy nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki
Koszt wytworzenia
Cenę sprzedaży netto –BEZ PODATKU VAT I akcyzy pomniejszone o rabaty , opusty, w zamian można oszacować wartość godziwą
Średni kurs sprzedaży waluty
Kwotę wymaganej zapłaty - kwota wraz z odsetkami
Wartość godziwą
Trwałą utratę wartości - dokonanie odpisu aktualizującego
Skorygowaną cenę nabycia
Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych
kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej są odpowiedzialni za to żeby zapewnić aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości
kto nie prowadzi ksiąg rachunkowych, podaje nierzetelne dane, nie sporządza sprawozdania finansowego, lub sporządza niezgodnie z przepisami, podlega karze i grzywnie pozbawienia do 2 lat wolności (albo oba łącznie)
wskazuje na odpowiedzialność za naruszanie przepisów związanych z obowiązkiem badania, ogłaszania, składania w organie rejestrowym sprawozdania finansowego oraz prowadzania działalności usługowej zakresu rachunkowości bez wymaganych uprawnień oraz obowiązku ubezpieczenia
Kierownik jednostki-członek zarządu lub innego organu zarządzającego lub organ wieloosobowy zgodnie z obowiązującymi przepisami jest uprawiony do sporządzenia sprawozdania finansowego, zarzadzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.
Dowody księgowe
Jedną z zasad rachunkowości jest zasada udokumentowania. Zgodnie z nią zapis w księgach rachunkowych może być dokonany wyłącznie na podstawie dowodów (dokumentów) księgowych. Dowodem księgowym jest każdy dokument, który stanowi podstawę dokonania zapisu w księgach rachunkowych.
W celu rzetelnego i jasnego przestawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego – co jest podstawowym zadaniem rachunkowości – należy ująć w księgach rachunkowych wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
Dowody księgowe pełnią równocześnie dwie funkcje: informacyjną i kontrolną.
F. informacyjna - dane wynikające z tych dowodów, pogrupowane (zaksięgowane) w księgach rachunkowych stanowią źródło informacji o przebiegu i skutkach zdarzeń i procesów zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz podstawą ich oceny, zaś dane zawarte w poszczególnych dokumentach dostarczają informacji o poszczególnych operacjach.
F. kontrolna - dowody te stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji oraz umożliwiają kontrolę rozrachunków z kontrahentami, pracownikami, urzędami i instytucjami, także kontrolę pracowników z powierzonego im mienia na warunkach umowy o odpowiedzialności lub współodpowiedzialności majątkowej.
Dowody księgowe można podzielić na:
Zewnętrzne obce – trzymane od kontrahentów (np. faktury VAT i rachunki, ale także noty obciążeniowe lub uznaniowe oraz dokumenty PK i KW),
Zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (podobnie jak w przypadku dowodów zewnętrznych)
Wewnętrzne- dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. dowody odbycia podróży służbowych, protokoły likwidacji środków trwałych, listy płac, polecenia księgowania odzwierciedlające naliczenie amortyzacji itp.)
Podział dowodów księgowych
Zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; przykładem może być syntetyczne, zbiorcze ujęcie faktury VAT dokumentujących sprzedaż tego samego rodzaju,
Krygujące poprzednie zapisy – najczęściej dowód taki ma postać polecenia księgowego, w którym dokonuje się stornowania błędnego zapisu i powtórzenia go na prawidłowych kontach lub w prawidłowych kwotach;
Zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, do chwili otrzymania np. faktury VAT dokumentującej dokonane zakupy koszty już wykonanej usługi ujmuje się na podstawie dokumentu wewnętrznego;
Rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych; przykładem może być przeksięgowanie otrzymanej wpłaty o początkowo niezidentyfikowanym tytule – na konkretne należności.
Dokumenty i dowody księgowe możemy także podzielić ze względu na rodzaj operacji, który dokumentują.
Dokumenty:
dotyczące środków trwałych
Magazynowe związane z obrotem zapasami
Rozrachunków z kontrahentami
Rozrachunków z pracownikami
Obrotu środkami pieniężnymi
Wystawiane w celu dokonania zapisu
Dowody dokumentujące wewnętrzne rozliczenia jednostki.
Podstawę ewidencji ŚT stanowią następujące dokumenty:
OT – przyjęcie ŚT
PT – przekazanie ŚT
LT – likwidacja ŚT
MT – zmiana miejsca użytkowania ŚT
Dowód OT – dokumentuje przyjęcie do użytkowania zakupionych bądź wytworzonych we własnym zakresie ŚT. Dokument ten wystawia się na postawie:
Faktury zakupu – jeśli ŚT nie wymaga montażu
Protokołu technicznego odbioru ŚT w budowie
Spisu z natury oraz protokołu komisji inwentaryzacyjnej – jeżeli ŚT został ujawniony w trakcie inwentaryzacji.
OT powinien zawierać:
Nazwę ŚT,
Datę przyjęcia ŚT,
Charakterystykę ŚT,
Dane dostawcy bądź wykonawcy,
Rodzaj, numer i datę wystawienia dowodu dostawy,
Kolejny numer dokumentu OT,
Miejsce użytkowania bądź przeznaczenia ŚT,
Wartość początkową ŚT,
Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT),
Stawkę amortyzacji,
Numer inwentarzowy,
Podpis osoby przyjmującej ŚT oraz osoby odpowiedzialnej materialnie za dany ŚT.
Dowód PT – „protokół zdawczo-odbiorczy” ŚT- służy do udokumentowania sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania ŚT innej jednostce gospodarczej, np. w formie darowizny czy aportu.
PT powinien zawierać:
Nazwę ŚT,
Charakterystykę ŚT,
Na podstawie jakiego dokumentu dokonuje się przekazania ŚT (np. umowa darowizny),
Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT),
Wartości początkową ŚT,
Umorzenie,
Numer inwentarzowy,
Datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej.
Dowód LT – dokumentuje postawienie ŚT w stan likwidacji na skutek np. jego zużycia czy nieprzydatności.
Dokument LT powinien zawierać następujące informacje:
Datę likwidacji,
Kolejny numer dokumentu
Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę
Numer inwentarzowy
Miejsce użytkowania ŚT
Orzeczenie komisji likwidacyjnej
Datę i podpis osób wchodzących w skład komisji likwidacyjnej oraz osoby zatwierdzającej decyzję komisji.
Dowód MT – dokumentuje zamianę miejsca użytkowania ŚT wewnątrz jednostki, np. przeniesienie ŚT do innego wydziału. (pomiędzy oddziałami)
Dokument MT powinien zawierać:
Datę przekazania ŚT
Kolejny numer dokumentu MT
Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę
Numer inwentarzowy
Uzasadnienie zmiany miejsca użytkowania
Skąd i dokąd ŚT został przeniesiony
Poprzednie i obecne stanowisko kosztów
Datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej
Zasady kontroli dokumentów księgowych
Zarówno wymagania określone w art. 2 jak też kontrola wewnętrzna dowodów księgowych powinny być w praktyce realizowanie w taki sposób aby zabezpieczyć rzetelność dokumentów na wejściu tzn. przed wprowadzeniem na ich podstawie do ksiąg rachunkowych.
Konieczne w takich przypadkach jest rozważenie zastosowania szczególnych zasad kontroli dowodów.
Formularze druków, na których sporządza się dowody księgowe dokumentujące przemieszczenie składników majątku (rzeczowych i gotówkowych) pomiędzy uczestnikami transakcji wchodzących w stosunki umowne z jednostką lub pomiędzy placówkami gospodarczymi tej jednostki oraz formularze spisów z natury przeznaczone do inwentaryzacji oraz inne dowody dokumentujące operacje szczególnie ważne z punktu widzenia ochrony interesów firmy, mogą być traktowane jako druki ścisłej kontroli lub druki ścisłego zarachowania.
W celu upewnienia się, że dowody księgowe zostały sporządzone właściwie, powinny być poddane kontroli pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, przed zaksięgowaniem wynikających z nich operacji gospodarczych.
Wprawdzie ustawa o rachunkowości w sposób wyraźny tego nie nakazuje, jednak wymagania rzetelności, kompletności i bezbłędności, określone w art. 22 ust 1 tej ustawy oraz interes firmy wskazują na niezbędność tej kontroli.
Dekretacja dowodów księgowych
Dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej będący podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinien zawierać (między innymi):
1. stwierdzenie sprawdzenia dowodu i
2. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Po sprawdzeniu dowodów powinien zostać zakwalifikowany – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 6 UR – do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną do tego osobę.
Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych polega na wskazaniu miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji).
Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach powinno wskazywać:
- datę pod którą dokument ma być księgowany
- konta i strony tych kont na których nastąpi zapis operacji gospodarczej (dekret)
- kwotę operacji
- ewidencję analityczną – jeżeli jest prowadzona.
Osoba kwalifikująca dowód do ujęcia w księgach rachunkowych – na znak potwierdzenia wskazania okresu księgowania i sposobu ujęcia dowodu w księgach – powinna się podpisać.
Dla ułatwienia przy sprawdzaniu dowodów oraz ich kwalifikowaniu do ujęcia w księgach można stosować pieczątki, które mają przewidziane pola do wpisania wymienionych wyżej wskazań.
System komputerowy powinien przy tym umożliwiać:
- uzyskanie informacji o sposobie ewidencji dowodu księgowego na kontach księgi głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu raz
- ustalenie jednoznacznego powiązania dowodów księgowych z zapisami w dzienniku (poprzez numer pozycji).
Elementy dowodu księgowego
Zgodnie z art. 21 UOR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjnego
- określenie stron dokonujących operacji
- opis operacji oraz jej wartości, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych
- datę dokonania operacji a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób wymienionych w pkt 5 ustawodawca pozwolił zastąpić znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.
Korekty dowodów księgowych
Dowody księgowe powinny być:
-rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują
- kompletne, zawierające co najmniej ww. elementy oraz
- wolne od błędów rachunkowych.
W art. 21 UOR ustawodawca postanowił, że niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Taki sposób dokonywania korekty nie pozwala bowiem na stwierdzenie, kiedy poprawka została dokonana i uniemożliwia „prześledzenie” dokonanych zmian: od pierwszej wersji do wersji pozostającej jako ostateczna na dany dzień – a tym samym podważa wiarygodność ksiąg rachunkowych i zawartych w nich zapisów.
Jedyna dopuszczalna metoda dokonywania korekt w dowodach źródłowych zewnętrznych – zarówno obcych jak i własnych to wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie ((wraz ze stosowanym uzasadnieniem) chyba, że inne przepisy stanowią inaczej. Podobne rozwiązanie znajdujemy m.in. w przepisach o podatku od towarów i usług, które pozwalają na dokonywanie korekt otrzymanych faktur VAT przez wystawienie noty korygującej.
Organizacja obiegu dowodów księgowych
Od właściwej organizacji obiegu dokumentów zależy kompletne i terminowe ich dostarczanie do działu księgowości gdzie są one podstawą czynności ewidencyjno-rozliczeniowych.
Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia (dowody własne) albo wpływu do firmy (dowody obce) a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do archiwizowania, najpierw bieżącego a potem stałego.
W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nim różnych czynności (kontrola, zatwierdzanie, nanoszenie różnych danych, obliczenia itp.).
W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostkach gospodarczych stosuje się instrukcję dokumentów.
Instrukcja składa się przeważnie z dwóch części:
- ogólnej,
- szczegółowej.
Elementy instrukcji
Część ogólna
1. informacje wstępne
2. dokumenty księgowe
3. zasady przyjmowania, wystawiania i kontroli poszczególnych rodzajów dowodów
4. zasady obiegu dokumentów według rodzajów operacji.
Część szczegółowa
Kto, ile, która kopia, gdzie bla bla bla
Instrukcja wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w formie zarządzania kierownika jednostki, powinna dotrzeć do wszystkich komórek organizacyjnych, które są związane z obiegiem dowodów księgowych.
Od wywiązywania się przez nie z ustaleń zawartych w instrukcji co do przyjmowania/wystawiania dowodów, dokonywania adnotacji, obliczeń, kontroli,, zależy jakość dowodów oraz jakość ewidencji księgowej, której są one podstawą.
Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi dla:
1. dowodów księgowych dot. Wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
2. dowodów księgowych dot. Wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych podstępowaniem karnym albo podatkowym – 5 lat od początku roku następującego po raku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
3. dokumentów dot. Rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji
4. dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rach – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności
5. kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
5. pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – 5lat.
Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle ustawy o VAT
Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływ terminu przedawniania zobowiązania podatkowego.
Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle innych aktów prawnych.
Regulacje dotyczące okresu przechowywania dokumentów zawiera także ustawa z dnia 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych – usus płatnik składek jest obowiązany przechowywać przez okres 5 lat lub 10 kopie przekazanych do ZUS dokument w ubezpieczeniowych.
Zgodnie z art. 36 ust usus jeżeli płatnik składek przekazywał do ZUS dokumenty zgłoszeniowe (ZUA, ZZA, ZPA, ZFA) w postaci elektronicznej, to jest obowiązany przechowywać przez okres 5 lat te dokumenty w formie papierowej z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej.
Z kolei kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Cechy dobrego systemu informatycznego:
Przejrzystość
Sprawdzalność
Przejrzystość programu informatycznego może zapewnić:
Wprowadzenie pojedynczych operacji gospodarczych,
Dokonanie oddzielnej korekty każdego błędnego zapisu,
Uporządkowanie wszystkich zapisów księgowych chronologicznie i systematycznie,
Dobrą dokumentację systemu z określeniem tworzonych zbiorów informacji.
Sprawdzalność przejawia się w:
Udowodnieniu każdego zapisu w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
Zachowaniu ciągłości zasad księgowania i wyceny,
Możliwości sprawdzenia zgodności stosowanych procedur obliczeniowych wynikających z dokumentacji,
Przechowywaniu w odpowiednim porządku zbiorów komputerowych, prowadzeniu aktualnego wykazu zbiorów przechowywanych na nośnikach magnetycznych z podaniem ich zawartości, identyfikatorów i terminu aktualizacji,
Stosowaniu różnorodnych procedur kontrolnych umożliwiających sprawdzenie kompletności, rzetelności i poprawności wprowadzonych danych,
Zabezpieczeniu programów użytkowych przed nieuprawnioną ich zmianą,
Ustaleniu osób, które zleciły wykonanie poszczególnych zapisów księgowych,
Możliwości wydrukowania wszystkich przetworzonych danych w układzie chronologicznym i systematycznym w dowolnym terminie.
Kryteria zakupu programu komputerowego:
Możliwości finansowe firmy,
Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd,
Umiejętności techniczne pracowników,
Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy,
Wielkość i specyfika działalności przedsiębiorstwa,
Liczba i jakość oferowanych wydruków (raporty).
Dobry system FK powinien realizować co najmniej następujące funkcje:
Umożliwić tworzenie planu kont z wieloma analitykami
Tworzyć dzienniki
Prowadzić rejestry VAT
Ewidencjonować rozrachunki krajowe i dewizowe z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie
Posiadać automatyczne dekrety
Wprowadzać klucze rozliczeniowe kosztów
Automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat
Zachowywać w pamięci dane liczbowe z poprzednich lat
Umożliwiać drukowanie treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres
Drukować wezwania do zapłaty, przelewy bankowe i noty odsetkowe
Dobry system FK powinien cechować się następującymi zaletami:
Dużą elastycznością planu kont
Bezpośrednie podglądanie planu kont
Prowadzenie rozrachunków
Automatycznym sporządzaniem sprawozdań finansowych
Uzyskaniem przejrzystych zestawień zapisów księgowych, obrotów na kontach, sald w różnych przekrojach
W miarę potrzeb dostarczenie użytkownikom programów w wersjach obcojęzycznych
(Powinien mieć aktualizacje dotyczące zmian w przepisach)
| Rodzaj wymagań | Realizacja danego obok wymagania |
|---|---|
| 1. postać ksiąg rachunkowych | Za księgi rachunkowe uważa się zasoby informacyjne rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zasobów danych, bez danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. |
| 2. Oznaczenie ksiąg rachunkowych | Księgi muszą być trwale i wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okres sprawozdawczego. Każdy zapis księgowy powinien ponadto posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Informacja o zapisie powinna obejmować dane dotyczące osoby zlecającej dokonanie zapisu i programu, który posłużył do jej wykonania. |
| 3. automatyczne kontrola ksiąg rachunkowych | Wykorzystywane programy FK muszą zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetworzenia danych. |
| 4. wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych | Księgi rachunkowe należy wydrukować najpóźniej na koniec roku obrotowego, względnie przenieść na inny nośnik danych, zapewniając trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. |
| 5. funkcje i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych | Zgodność obrotów i sald kont analitycznych z obrotami i saldami księgi głównej w systemach komputerowych uzyskuje się przez dopuszczenie wprowadzenia zapisów księgowych wyłącznie na niższy poziom konta analitycznego |
| 6. uzgodnienie obrotów i sald księgi głównej za pomocą komputera | Jednostka nie ma obowiązku comiesięcznego wydruku lub przenoszenia na inny trwały nośnik zestawienia obrotów i sald |
| 7. podstawa zapisów w księgach rachunkowych (elektroniczny dowód księgowy) | Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzenie wg algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach |
| 8. warunki dotyczące rejestrowania zapisów za pomocą komputera | 1. uzyskanie trwale czytelnej postaci zgodnej z treścią odpowiednich dowodów księgowych 3. stosowanie procedur zapewniających sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletności i identyczności zapisów 4. odpowiednia ochrona danych źródłowych w miejscu ich powstania, aby zapewniona była ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodu |
| 9. podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji na dowodzie księgowym | Można zaniechać umieszczania na dowodzie podpisów osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji i jej właściwe udokumentowanie oraz danych dotyczących wprowadzenia jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych |
| 10. ochrona zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera | Należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisów |
| 11. sprawdzalność ksiąg rachunkowych | Zapewniona musi być kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych zapewniony powinien być dostęp do zbioru danych pozwalających bez względu na stosowaną technikę na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych |
| 12. korygowanie błędów rachunkowych | Zapisów korygujących dokonuje się wyłącznie dowodami korygującymi. Zapis stornujący i stornowany, mimo że redukują się wzajemnie, nie mogą zostać ukryte |
Ochrona danych
Zagrożenia w stosunku do systemów informatycznych:
awaria zasilania
wirusy komputerowe
źle nadane uprawnienia do programów i danych
siły natury
działania ludzkie
zagrożenie przypadkowe – powstało samoczynnie
zagrożenie celowe – celowe interwencje człowieka, które mają na celu zniszczenie, modyfikacje systemu informatycznego
zabezpieczenia dotyczące ochrony danych księgowych:
stosowanie nośników danych odpornych na niebezpieczeństwa
cykliczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych pod warunkiem zagwarantowania trwałości zapisu systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymagalnego czasu przechowywania ksiąg rachunkowych
stosowanie środków ochrony danych
zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych czy organizacyjnych, ochraniających przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem
umożliwienie odtworzenia w postaci wydruku zbiorów zawartych na komputerowych nośnikach danych
Programy finansowo-księgowe:
Do najczęściej spotykanych modułów programów FK zalicza się:
finansowo-księgowy (F-K)
rejestr faktur (RF)
Kasa (KA)
Gospodarka materiałów (GM)
Środki trwałe (ŚT)
Kadry (KD)
Płace (PL)
Rozliczenie kosztów (RK)
Dobór systemów komputerowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Różnice między systemami komputerowymi a rachunkowością prowadzoną tradycyjnie:
Księgi rachunkowe są prowadzone na maszynowych nośnikach danych
Raz wprowadzone do nośnika dane mogą być agregowane na podstawie różnych kryteriów
Istnieje możliwość dokonania zapisów księgowych na podstawie danych przekazanych przez łącze telekomunikacyjne
Przy wprowadzaniu danych następują czynności sprawdzające np. sumy obrotów Winien i Ma
Niektóre operacje gospodarcze są dekretowane samoczynnie według wcześniej zaprogramowanych automatycznych dekretów
Istnieje obowiązek przenoszenia danych z komputera na inny trwały nośnik np. wydruk papierowy
Zgodnie z art. 10 ustawy z dn. 29 września 1994r. wymaga się pisemnego stwierdzenia dopuszczenia do używania w danej jednostce każdego nowego lub modyfikowanego programu komputerowego
| Podstawa prawna | Zakres przepisu prawa |
|---|---|
| Art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. b | W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowcy przy użyciu komputera należy posiadać wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesach przetwarzania danych. |
| Art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. c | Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jednostka powinna posiadać opis systemu informatycznego, zawierającego:
|
Systemy informatyczne mogą być:
Unikalne – opracowane na zamówienie jednostki i uwzględniające jej specyfikę (rozmiar, przyjętą ewidencję)
Powielarne – nie uwzględniają specyfiki ale jednostka ma wpływ na przetwarzanie danych (sparametryzowane i niesparametryzowane) np. Symfonia
Przetwarzanie danych może być:
„wsadowe” – pojedyncze transakcje wprowadza się za pomocą terminali a następnie zatwierdza i wprowadza do księgi głównej
„bieżące” – nie gromadzi się plików, każde zdarzenie od razu ewidencjonuje się w księgach
Błędy występujące przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera:
Brak niektórych obligatoryjnych elementów ksiąg rachunkowych: dziennik, konta
Brak trwałych oznaczeń ksiąg rachunkowych nazwą jednostki gospodarczej i autora programu
Podawanie niezrozumiałej nazwy elementów ksiąg rachunkowych
Niezgodność obrotów liczonych narastająco od początku roku obrotowego z …
Poprawianie błędów księgowych niezgodnie z ustawą tzn. bez wystawiania polecenia księgowania lub za pomocą storna czarno – czerwonego
Niekompletność zapisów księgowych np. brak daty dokonania operacji, brak treści operacji
Brak sum obrotów dziennika i zestawienia obrotów i sald na kolejnych stronach wydruku
Brak numeracji kolejnych stron wydruku, określenia okresów objętych wydrukiem i daty wydruku
Niezgodność sald kont księgi głównej z sumami sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do tych ksiąg (należy dostosowywać syntetykę do analityki)
Niepodawanie przy zapisie księgowym numeru pozycji pod którym operacja została wprowadzona do dziennika
Ujmowanie na kontach zespołów 4 i 5 kosztów finansowych, pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych ze względu na brak możliwości księgowania w zespole 7 operacji wcześniej nieujętych na kontach zespołu 4 lub 5
Wykorzystanie w toku spisów z natury wydruków komputerowych zamiast arkuszy spisów z natury
Rodzaje oprogramowania:
Kupujący na podstawie własnej wiedzy sam powinien poradzić sobie z instalacją i użytkowaniem
Firma oferująca organizuje pokazy działania, szkolenia, usługi specjalistyczne
Wymagania dotyczące zakupu oprogramowania
Zawarcie w umowie zapisów dotyczących serwisu, modyfikacji
Kryteria wyboru systemu komputerowego:
Sposób wprowadzania danych do systemu
Wprowadzenie i zmiana danych stałych
Kontrole programowe przy wprowadzaniu danych
Zabezpieczenie programowe na wypadek wystąpienia błędu
Kontrola prawidłowości procesu przetwarzania
Zabezpieczenie sprawności przetwarzania danych
Sposoby korekty błędnych zapisów
Zasady prowadzenia dziennika
Tworzenie zestawień za dowolny okres dla dowolnej liczby kont
Zasady ochrony danych
Jakość edycji tekstowych i tabulogramów
Możliwość eksportu i importu danych innych systemów
Sposoby archiwizowania danych
Każdy system informatyczny rachunkowości powinien być tak prowadzony i zorganizowany, aby dowolny, uprawniony użytkownik mógł w odpowiednim czasie, w łatwy sposób, uzyskać rzetelne informacje o stanie majątkowym i finansowym oraz wynikach działalności jednostki.
Dobry system FK powinien realizować co najmniej następujące funkcje:
Umożliwić tworzenie planu kont z wieloma analitykami
Tworzyć dzienniki
Prowadzić rejestry VAT
Ewidencjonować rozrachunki krajowe i dewizowe z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie
Posiadać automatyczne dekrety
Wprowadzać klucze rozliczeniowe kosztów
Automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat
Zachowywać w pamięci dane liczbowe z poprzednich lat
Umożliwiać drukowanie treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres
Drukować wezwania do zapłaty, przelewy bankowe i noty odsetkowe
Dobry system FK powinien cechować się następującymi zaletami:
Dużą elastycznością planu kont
Bezpośrednie podglądanie planu kont
Prowadzenie rozrachunków
Automatycznym sporządzaniem sprawozdań finansowych
Uzyskaniem przejrzystych zestawień zapisów księgowych, obrotów na kontach, sald w różnych przekrojach
W miarę potrzeb dostarczenie użytkownikom programów w wersjach obcojęzycznych
(Powinien mieć aktualizacje dotyczące zmian w przepisach)
Wymagania dotyczące prowadzenia rachunkowości za pomocą komputera:
Trwale oznaczoną nazwą
Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia
Przechowywane starannie w oznaczonej kolejności
Ochrona danych
Zagrożenia w stosunku do systemów informatycznych:
awaria zasilania
wirusy komputerowe
źle nadane uprawnienia do programów i danych
siły natury
działania ludzkie
zagrożenie przypadkowe – powstało samoczynnie
zagrożenie celowe – celowe interwencje człowieka, które mają na celu zniszczenie, modyfikacje systemu informatycznego
zabezpieczenia dotyczące ochrony danych księgowych:
stosowanie nośników danych odpornych na niebezpieczeństwa
cykliczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych pod warunkiem zagwarantowania trwałości zapisu systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymagalnego czasu przechowywania ksiąg rachunkowych
stosowanie środków ochrony danych
Księgi rachunkowe - są to urządzenia, w których dokonuje się zapisów księgowych, a także wykazuje obroty ustalone w drodze sumowania zapisów księgowych oraz salda wyrażające stany poszczególnych składników Aktywów i Pasywów na określony dzień.
Do ksiąg rach należą
- dziennik
- Księga Głowna
- Księgi pomocnicze
- Zestawienia obrotów i sald
- Inwentarz
Księgę główną tworzą konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont. Na kontach tych prowadzi się ewidencję operacji gospodarczych w porządku systematycznym z zasadą podwójnego zapisu.
Każda operacja gospodarcza zostaje tematycznie podporządkowana określonym kontom, na których kolejne oper księguje się chronologicznie z powołaniem na dowód księgowy, odzwierciedlający operację będącą przedmiotem ewidencji. W księdze głównej są ujmowane operacje, które wcześniej albo jednocześnie zostały zarejestrowane w dzienniku. Konta księgi głównej stanowią podstawę sporządzenia obligatoryjnych sprawozdań finansowych, a także uzyskania innych potrzebnych informacji.
Księgi pomocnicze (uzupełniające) składają się z kont analitycznych (szczegółowych), które z praktycznych względów prowadzi się w celu rozwinięcia i uzupełnienia wpisów w księdze głównej.
Konta analityczne mają za zadanie dostarczyć informacji bardziej szczegółowych niż te na kontach syntetycznych.
Prowadzi się je w odniesieniu do:
- ŚT oraz ŚT w budowie
- WNiP
- odpisów umorzeniowych ŚT oraz WNiP
- rozrachunków
- operacji gotówkowych
- innych istotnych składników aktywów
- operacji sprzedaży
- operacji zakupu
- kosztów
Konta analityczne powstają w drodze poziomego podziału konta syntetycznego do którego są one prowadzone. Do jednego konta syntetycznego może być utworzonych kilka zbiorów kont analitycznych, w zależności od przyjętych kryteriów podziałów, które wynikają z charakteru konta i potrzeb informacyjnych.
W ramach danego zbioru analityki może wystąpić jeden lub więcej stopni, wynika to z konieczności pogłębienia szczegółowości podziałów.
Zestawienie obrotów i sald sporządza się dla kont księgi głównej oraz dla kont ksiąg pomocniczych. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządza się nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.
Inwentarz jest wykazem aktywów i pasywów zgodnych z wynikami inwentaryzacji. Inwentarz sporządzają jednostki, które nie prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych.
Wykazane w inwentarzu pozycje powinny być odpowiednikami pozycji występujących w bilansie otwarcia lub stanowić ich rozwinięcie. W przypadku kiedy jednostki kontynuują prowadzenie ksiąg, rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald.
Konstrukcja zakładowego planu kont
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, każda jednostka gospodarcza prowadzi księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą musi mieć opracowaną w języku polskim dokumentację zasad rachunkowości.
Istotnym elementem tej dokumentacji jest zakładowy plan kont, który stanowi trzon systemu rachunkowości jednostki gospodarczej.
Od jego struktury zależy sposób prowadzenia ewidencji ksiąg i jej pracochłonność oraz potencjał informacyjny rachunkowości danej jednostki gospodarczej.
Konstruując zakładowy plan kont, należy uwzględnić:
Obowiązki informacyjne wynikające z uor
Potrzeby informacyjne otoczenia
Potrzeby informacyjne zarządzania jednostką
Ze względu na wymagania uor należy tak opracować plan kont, aby zastosowany w nich podział na konta syntetyczne i analityczne oraz zasady ich funkcjonowania umożliwiły sporządzenie:
Obligatoryjnych sprawozdań finansowych wg prawa bilansowego
Obowiązujących sprawozdań finansowych wg przepisów o statystyce publicznej
Innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz przeprowadzenie rozliczeń finansowych
Pomocą w opracowaniu zakładowego planu kont jest wzorcowy plan kont. UOR zawiera delegacją dla Ministra Finansów do wydania w drodze rozporządzenia wzorcowych planów kont dla różnych jednostek.
Organy określające opracowanie wzorcowych planów kont np. w przypadku Banku organem określającym jest Minister Właściwy do spraw finansów publicznych, organem opiniującym KNF. (Tabelka)…
W odniesieniu do pozostałych jednostek Minister nie skorzystał z delegacji ustawowej i nie wydał wzorcowego planu kont.
Taką rolę może spełnić wzorcowy wykaz kont z wyjaśnieniami i wykazem księgowań typowych operacji gospodarczych i opracowanych przez wydawnictwo Rachunkowość a zalecany przez Zarząd Główny Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Korzystając ze wzorcowego planu kont opracowanie własnego zakładowego planu kont jest korzystne ze względu na:
Wzorcowy plan kont regulacje uor
Jego układ jest dostosowany do wynikających z ustawy obowiązków sprawozdania
Wyjaśnienia i interpretacje MF odwołują się do wzorcowego planu kont
Wzorcowy wykaz kont jest wykorzystywany w różnych szkoleniach
Służy do wymiany doświadczeń między księgowymi
Na wzorcowym planie oparte są różne wyd. książkowe do wyk. Przez jedn. Gosp.
Możliwość konstrukcji zakładowego planu kont:
Autonomiczne opracowanie
Adaptacja wzorcowego planu kont
Wykaz wydawnictw książkowych
Inwentaryzacja jest to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w określonym momencie. Celem inwentaryzacji jest weryfikacja danych ewidencyjnych przez ich porównanie ze faktycznym. Zapewnia realizację naczelnej koncepcji rach. - prezentacja wiernego i rzetelnego obrazu. Ponadto jest jednym z narzędzi kontroli wewnętrznej w jednostce.
W rezultacie prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji następuje:
Ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów
Ustalenie różnic między stanem faktycznym a ewidencją księgową
Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzane im składniki majątku
Ocena przydatności inwentaryzacyjnych składników
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w celu doprowadzenia do zgodności danych księgowych ze stanem rzeczywistym.
Organizacja inwentaryzacji
Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego jednostki. Odpowiedzialność za właściwy przebieg inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki. Cała procedura powinna przebiegać zgodnie z przepisami prawa i zasadami wypracowanymi w praktyce. Każda jednostka musi wypracować szczegółowe uregulowania w zakresie inwentaryzacji, które powinny uwzględnić specyfikację jej działalności.
Instrukcja inwentaryzacyjna
Najczęściej spotykane rozwiązanie polega na tym, że związane z inwentaryzacją zagadnienia, które się corocznie powtarzają, ujmowane są w instrukcji inwentaryzacyjnej (regulaminie inwentaryzacyjnym), opracowywanej przez głównego księgowego lub kierownika komórki inwentaryzacyjnej a zatwierdzanej przez kierownictwo jednostki.
Instrukcja inwentaryzacyjna zawiera następujące podstawowe elementy:
- ogólne zasady przeprowadzania inwentaryzacji (m.in. cel inwentaryzacji, rodzaje i metody inwentaryzacji, terminy i częstotliwość inwentaryzacji)
- wyszczególnienie osób odpowiedzialnych za inwentaryzację
- zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego
- opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji
- rodzaje dokumentów inwent
- sposób przygotowania składników objętych inwent
- zasady wyceny inwentaryzowanych składników
- podział terenu na pola spisowe
- zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych
Zarządzenie o inwentaryzacji wydawane jest po wstępnych ustaleniach dotyczących inwentaryzacji w danym roku. Zawiera zazwyczaj następujące informacje:
- wyszczególnienie składników majątkowych objętych inwentaryzacją,
- listę osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe,
- określenie dnia, na który dokonuje się spisu,
- skład komisji inwentaryzacyjnej.
Plan inwentaryzacji sporządzany jest odrębnie dla każdego roku z podziałem na miesiące.
Terminy określone w planie inwentaryzacji powinny przypadać na okresy, kiedy stany spisywanych składników znajdują się na minimalnym poziomie, aby nie zakłócać normalnej działalności jednostki.
Harmonogram inwentaryzacji zawiera terminy, tj dni i godziny przeprowadzenia określonych czynności inwentaryzacji.
Szczegółowość harmonogramu zależy od potrzeb jednostki.
Mając na uwadze zasadę istotności należy rozważyć sensowność tworzenia harmonogramu, którego opracowanie mogłoby zająć więcej czasu niż samo przeprowadzenie inwentaryzacji.
Etapy inwentaryzacji
Proces inwentaryzacji w poszczególnych przedsiębiorstwach przebiega w różny sposób w zależności od rozmiaru i przedmiotu prowadzonej działalności.
Generalnie jednak w każdej jednostce można wydzielić trzy etapy inwentaryzacji.
Przygotowanie inwentaryzacji
-Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji
- Wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji
- Przeprowadzenie szkolenia przed inwentaryzacją
- Przygotowanie dokumentów
- Uporządkowanie pól spisowych
Przeprowadzenie inwentaryzacji – sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów podlegającego tej procedurze.
Rozliczenie inwentaryzacji – polega na ustaleniu różnic inwentaryzacji, wyjaśnieniu przyczyn powstania tych różnic i podjęciu decyzji o ich rozliczeniu.
Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji – 3 (jakie składniki majątkowe jakim sposobem)
Spis z natury dotyczy:
• Aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych);
• Papierów wartościowych;
• Rzeczowych składników aktywów obrotowych;
• Środków trwałych, z wyłączeniem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony;
• Maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Poprzez uzgodnienie sald są inwentaryzowane:
- aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki
- należność, pożyczki (poza spornymi, wątpliwymi i publicznoprawnymi)
- składniki aktywów powierzone kontrahentom.
Weryfikacja dotyczy takich składników jak:
- grunty i środki trudno dostępne
- należności sporne i wątpliwe
- należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg
- należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych.
Podstawowe metody spisu z natury to:
- mierzenie
- ważenie
- liczenie
- szacunek
Wybór właściwych jednostek miary, wagi lub ilości dla inwent składników zależy od tego, w jakich jednostkach prowadzona jest ich ewidencja. Najczęściej stosowane w inwentaryzacji jednostki to:
- sztuki
- kilogramy
- metry
- metry kwadratowe
- metry sześcienne
- oraz jednostki pochodne od nich (np. egzemplarze, gramy, centymetry, itp.)
Jeżeli składniki majątkowe są niedostępne, niepoliczalne, niemierzalne lub dostęp do nich jest utrudniony, wówczas ich stan określa się metodą szacunkową (tzw. inwentaryzacja uproszczona).
Metodą mogą być objęte na przykład: substancje płynne, materiały sypkie składowane w pryzmach, kopcach, elewatorach, produkcja w toku itp.
Szacunkowe określenie stanu inwentaryzacyjnego aktywów powinno być przeprowadzone przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach (pracownicy lub powołani rzeczoznawcy).
Jeżeli ustalony w ten sposób stan nie różni się od stanu wynikającego z ewidencji księgowej o więcej niż 5-10%, uznaje się ze stan księgowy jest zgodny ze stanem faktycznym.
Przy ustalaniu składy komisji spisowej należy wziąć pod uwagę następujące zalecenia:
- do komisji spisowej nie powinno się powoływać osób, które nie zapewnią bezstronności spisu, tj:
* osób niemających kwalifikacji zawodowych
- osób materialnie odpowiedzialnych za składniki objęte spisem, pracowników działy księgowości, którzy prowadzą ewidencję inwentaryzowanych składników.
- w przypadku występowania składników majątkowych o cechach konieczne jest włączenie w skład komisji specjalistów (pracowników lub zewnętrznych rzeczoznawców).
Należy podkreślić, że zespoły spisowe nie mogą być poinformowane o ilości inwentaryzowanych aktywów wynikającej z ewidencji.
W celu uniknięcie błędów podczas przeprowadzania spisu komisja powinna ustalić zasady postępowania, tj. kolejność i kryteria liczenia inwentaryzacyjnych składników oraz podział zadań pomiędzy członków komisji. Podstawową zasadą prawidłowego zliczania jest zasada podwójnej kontroli spisu przez osoby spisujące.
Arkusze spisowe
Wyniki inwentaryzacji umieszczane są w arkuszach spisowych. Są to druki ścisłego zarachowania i jako takie wymagają szczególnego traktowania. Wydawane są zespołom spisowym po uprzednim ponumerowaniu, za pokwitowaniem, do rozliczenia po zakończeniu spisu.
Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy, powinny więc spełniać podstawowe wymogi ustawowe, tj. powinny więc spełniać podstawowe wymogi ustawowe, tj. zawierać co najmniej:
- nazwę jednostki i pola spisowego
- numer arkusza
- skład komisji inwent, nazwiska osób materialnie odpowiedzialnych za inwent aktywa i innych osób uczestniczących w spisie (np. biegłych rewidentów).
- datę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia spisu
- datę, na jaką przypada termin spisu (przykładowo inwent przeprowadza się na dzień 31 grudnia, ale faktyczne spisywanie składników ma miejsce od 20 grudnia do 5 stycznia)
- dane dotyczące spisywanych składników (numer porządkowy, symbol, nazwa, jednostka miary, faktyczna ilość stwierdzona w czasie spisu),
- podsumowanie arkusza.
Arkusze spisowe sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał trafia do komórki a kopia do osoby materialnie odpowiedzialnej za zinwentaryzowane składniki.
Błędy popełnione przy wypełnianiu arkusza można poprawić wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu a następnie wpisanie zapisu poprawnego. Korekta powinna być potwierdzona podpisem osoby dokonujące spisu.
Zadaniem inwentaryzacji jest nie tylko ustalenie ilości danego składnika ale także jego przydatności dla jednostki.
Zidentyfikowane niepełnowartościowe składniki ujmuje się przeważnie na oddzielnych arkuszach spisowych z objaśnieniem przyczyn uznania danego składnika za niepełnowartościowy.
Wyceny arkuszy spisowych dokonuje zespół spisowy lub dział księgowości.
Kontrola przebiegu inwentaryzacji
W trakcie inwentaryzacji możliwe są kontrole w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu inwentaryzacji.
Kontrolerami spisowymi mogą być:
- główny księgowy,
- kierownik jednostki,
- członkowie komisji inwentaryzacyjnej
- powołani kontrolerzy
- biegli rewidenci
- urzędnicy kontroli skarbowej.
Obowiązkiem jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta jest poinformowanie audytora o terminach inwentaryzacji, aby mógł w niej uczestniczyć jako obserwator.
Dokumentacja spisu z natury
Po przeprowadzeniu inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest do skompletowania dokumentacji spisu z natury, na którą składają się:
- wypełnione arkusze spisowe
- protokół dotyczący niepełnowartościowych składników majątkowych
- oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych
- sprawozdanie komisji spisowej z przeprowadzonej inwentaryzacji
- sprawozdanie kontrolera spisu
Terminy przeprowadzania spisu z natury
Prawo bilansowe określa terminy przeprowadzania inwentaryzacji.
Co do zasady spis z natury przeprowadza się:
- na ostatni dzień każdego roku obrotowego, jednakże zachowanie tego terminu i częstotliwości inwentaryzacji zostanie uznane za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
- składników aktywów ( z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, które odpisywane są w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia) rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończy do 15.dnia następnego roku. Ustalenie ich stanu na dzień bilansowy następuje w wyniki skorygowania stadu stwierdzonego w czasie spisy z natury o zwiększenia i zmniejszenia jakie nastąpiły pomiędzy datą spisu a dniem bilansowym.
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych półfabrykatów znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo- wartościową przeprowadzi się raz w ciągu 2 lat, w dowolnym terminie w ciągu roku
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadza się raz w ciągu 4 lat, w dowolnym terminie w ciągu roku.
- obowiązkowo na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadza się spis aktywów pieniężnych i papierów wartościowych w postaci materialnej.
- nie później niż na dzień bilansowy sporządza się spis z natury materiałów, towarów, produktów gotowych, produktów w toku produkcji, odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.
Porównanie danych księgowych z dokumentami.
Porównanie to dotyczy aktywów i pasywów, których co do zasady nie da się zainwentaryzować w inny sposób oraz tych w których dwa poprzednie sposoby nie mogą być zastosowane (np. zapasy zboża w silosach)
Objęte będą: (tym sposobem)
Grunty
Prawa zakwalifikowane do nieruchomości
Trudno dostępne środki trwałe
Środki trwałe w budowie ( z wyjątkiem wchodzących w ich skład maszyny i urządzenia)
Należności sporne i wątpliwe
Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg
Należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych
Należności i zobowiązania wobec pracowników
WNiP
Kapitały własne
Rezerwy
RMK
Przychody przyszłych okręgów
Pozostałe składniki aktywów i pasywów
W rachunkowości obowiązuje zasada, że na koniec roku obrotowego nie może być w jednostkach żadnych składników niezinwentaryzowanych, dlatego metodą wyry fik. Inwentaryzuje się również wszystkie inne, nie wymienione powyżej składniki bilansu, które spełniają 1z3 warunków (opisanych wcześniej)
Inwentaryzacje przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Można rozpocząć ją nie wcześniej niż na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończyć do 15 dnia następnego roku.
Za przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą weryfikacji odpowiedzialna jest komórka księgowa. Po zakończeniu sporządzany jest protokół (lub sprawozdanie) zbiorcze, który stanowi załącznik do sprawozdań finansowych. W protokole powinny znaleźć się następujące informacje:
Składniki majątku podlegające tą metodą
Nr konta
Stan ustalony w wyniku weryfikacji
Uwagi osoby przeprowadzającej weryfikacje
Dokument musi być podpisany przez osobę dokumentującą weryfikację oraz zatwierdzony przez kierownika jednostki.
W praktyce wykształciły się 3 formy inwentaryzacji:
Pełna okresowa
Pełna ciągła
Niepełna(częściowa, wycinkowa, wyrywkowa)
Wybór formy zależny od specyfiki i organizacji działalności w firmie
Pełna okresowa:
-polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników na określony dzień . jest stosowana dla potrzeb inwentaryzacji przeprowadzanej na dzień bilansowy
Pełna ciągła:
- polega na systematycznym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątkowych w różnych, planowo określonych terminach w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich pozycji
Niepełna
-polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wybranych składników majątkowych na określony dzień… formą(?) inwentaryzacji są wyłącznie zapasy materiałów, towarów, półfabrykatów i wyrobów gotowych. Znajduje zastosowanie gdy:
Następują zmiany osoby odpowiadającej za materiały
Oszacowanie strat poniesionych w wyniku zdarzeń losowych
Sprawozdanie finansowe składa się z:
Bilansu
Rachunku zysków i strat
Informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień
Zestawienie zmian w kapitale własnym
Rachunek przepływów pieniężnych
Co to jest dzień bilansowy?
Tak zwany dzień bilansowy to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. W toku prowadzenia działalności gospodarczej najczęściej sporządza się „zwykle” na dzień kończący rok obrotowy.
W ich przypadku nieprzekraczalnym terminem sporządzania jest dla jednostek kończących rok obrotowy z końce roku kalendarzowego, 31 marca następnego roku.
Informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny cechować:
Rzeczowość- powinno dążyć do zaspokajania potrzeb użytkownika w zakresie informacji użytecznych w podejmowaniu decyzji
Zrozumiałość- użytkownika informowanego cechuje różna zdolność do percepcji informacji, dlatego należy je dostarczyć w najprostszej formie podając ewentualne wyjaśnienia
Wiarygodność- użytkownik powinien być przekonany o wiarygodności informacji
Kompletność- sprawozdania finansowe powinny zapewniać całościowy obraz działalności
Obiektywizm- informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny być wolne od celowej skłonności w stosunku do jakiejś grupy odbiorców informacji
Aktualność- użyteczne są informacje, które zostają dostarczone w odpowiednim czasie
Porównywalność- informacje finansowe powinny pozwalać na porównanie przy podejmowaniu decyzji, co wymaga spójności zasad rachunkowości
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
Zgodnie z art. 53 ust. 1 roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki i dla poszczególnych podmiotów jest to:
W spółce komandytowo-akcyjnej- walne zgromadzenie akcjonariuszy i komplement(?)
W spółce z o.o.- zgromadzenie wspólników
Spółka akcyjna- WZA
W spółdzielni- zgromadzenie członków lub przedstawiciele członków
Przedsiębiorstwo państwowe- Minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski
Spółki osobowej (jawnej, partnerskiej)-wspólnicy spółki
Przedsiębiorstwa prywatne- właściciele
Bilans
Bilans jest podstawowym sprawozdaniem finansowym.
Zawiera on wzajemnie powiązane dane wartościowe, charakteryzujące stan środków przedsiębiorstwa.
Specyficzną cechą bilansu jest odzwierciedlanie środków gospodarczych przedsiębiorstwa tylko w wyrażeniu wartościowym oraz dwóch organicznie ze sobą związanych przekrojów podziału majątku – według środków gospodarczych (aktywa) i według źródeł ich pochodzenia (pasywa).
Bilans ma układ zagadnieniowy, co znacznie ułatwia dokonywanie oceny prawidłowości finansowania środków i źródeł ich pochodzenia.
W ramach grup występuje dalszy ich podział na podgrupy i pozycje sprawozdawcze.
Stosowany w praktyce układ bilansu na grupy i ujmowanie poszczególnych środków i źródeł ich finansowania w ściśle określonej kolejności nie ma charakteru przypadkowego.
Przy grupowaniu aktywów i pasywów przyjmuje się kryteria ekonomiczne tj. aktywa ułożone są według rosnącego stopnia płynności, natomiast pasywa według rosnącego stopnia wymagalności.
Obecnie stosowaną metodą sporządzania bilansu jest tzw. metoda netto.
Polega ona na tym, że wybrane pozycje bilansowe pomniejsza się o odpowiednie wielkości je korygujące, a nie wykazuje oddzielnie, na przykład:
- składniki aktywów pomniejsza się o odpisy akt na przykład: należności pomniejsza się o odpisy akt wartość rozrachunków
- kapitał podstawowy pomniejsza się o należne wpłaty na poczet kapitału oraz udziały (akcje) własne do umorzenia,
- środki trwałe i WNiP wykazuje się po odjęciu odpisów umorzeniowych,
- WF, bez względu na jego wartość, wykazuje się zawsze w pasywach.
Rachunek zysków i strat
Drugim obok bilansu podstawowym elementem sprawozdawczości finansowej jest RZiS.
Zestawia się w nim elementy kształtujące wyniki fin a więc:
-przychody, koszty, zyski i straty nadzwyczajne oraz podatek dochodowy.
Ogólne definicje elementów kształtujących WF SA w następujący sposób:
- przez przychody i zyski rozumie się uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli,
- koszty i straty – przerób sobie to u góry
Przedstawione określenia przychodów, zysków, kosztów i strat są zbieżne z interpretacją WF, według której WF informuje o zmianie (przyroście, spadku) kapitału własnego (majątku własnego) za pewien okres, jednak zmiana ta nie jest spowodowana wniesieniem albo wycofaniem środków przez udziałowców lub właścicieli.
Wyróżnić można dwa podstawowe warianty sporządzania RZiS – wariant porównawczy i kalkulacyjny.
RZiS sporządza się według metody mieszanej, co oznacza, że niektóre procesy kształtujące WF zestawia się według metody brutto, na przykład przychody ze sprzedaży produktów oraz koszt wytworzenia sprzedanych produktów. Jednak pewne składniki WF ujmuje się metodą netto ( na przykład zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych).
Informacja dodatkowa
Zawiera informacje charakteryzujące jednostkę, której sprawozdanie dotyczy a mianowicie: nazwa jednostki, siedziba, przedmiot działalności, organ rejestrowy.
Ponadto ujmuje się w nim informacje o:
- przyjętym okresie sprawozdawczym
- zakresie sprawozdania, jeżeli jest to sprawozdanie łączne lub powstało po połączeniu jednostek
- stosowanych przez jednostkę zasadach (polityce)rachunkowości,
- zdolności firmy do kontynuacji działalności w dającej się przewidzieć przyszłości.
Dodatkowe informacje i objaśnienia zamieszcza się na końcu sprawozdania finansowego. Należy podkreślić, że forma ich prezentacji może być zróżnicowana (tabelaryczna, opisowa, mieszana). Zależy od preferencji osób sporządzających informację dodatkową.
Rachunek przepływów pieniężnych (metoda pośrednia i bezpośrednia)
W metodzie bezpośredniej zestawia się podstawowe grupy wpływów i wydatków, na przykład wpływów od odbiorców za sprzedane produkty, towary wydatki na zakup materiałów, płatności na rzecz pracowników itp.
Informacje na potrzeby zestawienia przepływów można uzyskać:
- bezpośrednio z ewidencji księgowej lub
- w srodze skorygowania wielkości sprzedaży, kosztów wytworzenia sprzedanych produktów i innych pozycji RZiS o zmiany stanu należności, zobowiązań, zapasów.
W metodzie pośredniej za punkt wyjścia przyjmuje się WF a więc wielkość ustaloną według zasady memoriałowej a następnie dokonuje się korekt wyniku oo te pozycje, które:
- są kosztami z którymi jednak nie wiążą się wydatki środków pieniężnych,
- kształtują WF ale nie dotyczą działalności operacyjnej.
Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym dostarcza informacji o zmianach poszczególnych składników kapitału (funduszu) własnego za bieżący i poprzedni rok obrotowy (art. 48 art. UOR).
Układ sprawozdania dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeniowe i zakłady reasekuracji określa załącznik nr 1 UOR.
Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym stanowi rozwinięcie (uszczegółowienie) kapitałów własnych ujmowanych w bilansie – zatem info uzyskane z analiz obu sprawozdań są zbieżne.
Na podstawie zestawienia można ustalać wskaźniki struktury, dynamiki oraz określać efektywność wykorzystania poszczególnych kapitałów.
Zakres badań analitycznych jest szerszy niż w wypadku danych z bilansu.
Wynika to z dynamicznego charakteru zestawia zmian w kapitale (funduszu) własnym co pozwala nie tylko porównać stany poszczególnych kapitałów na początek i koniec okresu, ale również określić przyczyny zmian (zwiększenia, zmniejszenia) kapitałów.
Sprawozdanie z działalności jednostki + z czego się składa
Sprawozdanie z działalności jednostki sporządzają zarządy spółek kapitałowych, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, przedsiębiorstwa państwowe oraz spółdzielnie
W wymienionym elemencie zamknięcia rocznego należy wykazywać następujące info:
- ważniejszych zdarzeniach mających istotny wpływ na działalność jednostki, które nastąpiły w danym roku obrotowym lub są przewidziane w latach następnych
- dotyczące przewidywanego rozwoju jednostki
- ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju technicznego
- dotyczące aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej
- nabyciu udziałów (akcji)własnych
- posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach)
- instrumentach fin w zakresie ryzyka.
Kontrola - istota i funkcja
Funkcje:
- planowania
- organizowania i koordynacji
- motywacji
- kontroli.
Wymienione funkcje są ze sobą sprzężone.
Dzięki sprzężeniu zwrotnemu które jest specyficzna cechą kontroli, jest możliwe oddziaływanie na przyszłość na podstawie wniosków wynikających z kontroli odnoszącej się do przyszłości.
Istotą kontroli jest porównanie.
Porównanie pozwala ocenić realizację (wykonanie) zamierzeń.
W przebiegu kontroli można wyodrębnić następujące fazy:
- stworzenie bazy porównawczej
- poznanie stanu faktycznego
- ustalenie odchyleń w drodze porównania stanu faktycznego z zakładanym
- badanie przyczyn odchyleń.
Szczególnie ważne dla skuteczności i efektywności kontroli ma jakość bazy porównawczej. Porównania mogą być przeprowadzone w następujących płaszczyznach:
- w odniesieniu do założeń
- w czasie
- w przestrzeni.
Porównania w czasie mogą być przeprowadzane w okresie do okresu ubiegłego albo do okresu przyjętego jako bazowy.
Porównania te pozwalają kontrolować rozwój zjawisk gospodarczych, ich dynamikę w zestawieniu z innymi okresami.
W porównaniu w przestrzeni za podstawę mogą być przyjęte wielkości z innych jednostek gospodarczych w tej samej branży o podobnych rozmiarach i warunkach prowadzenia działalności gospodarczej.
Podstawę mogą stanowić średnie wielkości dla danej branży w kraju bądź za granicą.
Rezultatem porównań dokonanych w czasie kontroli jest ustalenie odchyleń zdarzeń rzeczywistych od danych bazowych.
Odchylenia mogą być pozytywne, gdy poziom/przebieg kontrolowanych zdarzeń jest korzystniejszy od podstawy porównań.
Odwrotny charakter mają odchylenia negatywne.
Odchylenie może być wyrażone w wielkościach bezwzględnych albo względnych (wskaźniki stosunkowe, procentowe)
W praktyce wartości względne są uważane za bardziej przydatne ponieważ określają stopień odchylenia wielkości rzeczywistych od zakładanych.
Kontrola nie ogranicza się do stwierdzenia odchylenia i określenia jego charakteru.
Należy dokonać dokładnego poznania odchyleń, a zwłaszcza ustalenie, czy mają one charakter:
Rzeczywisty, czy
Pozorny.
W celu określenia, czy mamy do czynienia z takimi odchyleniami należy ocenić czy:
Właściwa i aktualna jest baza porównawcza,
Wiarygodne i rzetelne są informacje o badanym zjawisku,
Prawidłowo zostały wykonane czynności kontrolne.
Po wyeliminowaniu odchyleń pozornych należy określić przyczyny o rzeczywistym charakterze (złe zarządzanie, niewłaściwa realizacja).
Badając przyczyny odchyleń należy wyjaśnić czy są to odchylenia:
Wewnętrzne,
Zewnętrzne,
Zależne od jednostki,
Niezależne od jednostki.
Z badaniem odchyleń powstałych w wyniku działań kontrolnych łączy się:
Określenie czynników wpływających na odchylenia,
Miejsce powstania,
Osoby odpowiedzialne za odchylenia,
Możliwość przeciwdziałania.
| Przyczyny odchyleń |
|---|
| Kryterium podziału |
| Miejsce powstania |
| Źródło powstania |
Rodzaje analizy
Istotą analizy jest wyodrębnienie cech lub części składowych jakiejś całości (zjawiska lub przedmiotu) oraz badanie ich właściwości, a także powiązań i zależności między nimi,
Analiza zajmująca się badaniem działalności gospodarczej jest określana mianem analizy ekonomicznej.
W ramach analizy ekonomicznej można wyróżnić analizę:
Techniczno-ekonomiczną – zajmującą się określonymi fragmentami działalności jednostki gospodarczej i wykorzystaniem czynników produkcji.
Finansową – obejmującą swym zakresem całokształt działalności gospodarczej z wykorzystaniem syntetycznych wielkości odzwierciedlających finansowe aspekty działalności.
Zasadniczym zadaniem analizy sprzężonej z kontrolą jest interpretacja odchyleń ujawnionych podczas kontroli.
Łączy się to z ustaleniem przyczyn kontroli, dzięki czemu jest możliwe sformułowanie wynikających z kontroli i wykorzystanie jej wyników w procesie zarządzania w celach:
Diagnostycznych – ocena sytuacji
Optymalizacyjnych – weryfikacja założeń planowanych i podejmowanych działań
Korygujących – eliminacja skutków niepożądanych odchyleń.
Badania kontrolno-analityczne spełniają następujące funkcje:
Informacyjno-sygnalizacyjne – kontrola jako „system alarmowy” w przedsiębiorstwie,
Profilaktyczne – kontrola jako instrument zapobiegania,
Instruktażowe – wykorzystanie wniosków z kontroli,
Pobudzające – powiązanie z kontrolą systemu motywacyjnego.
Zakres i charakter wymienionych zadań zależy od momentu i celu przeprowadzania badań kontrolno-analitycznych.
Badania ze względu na moment ich przeprowadzania mogą mieć charakter:
Wstępny (ex ante) – gdy przedmiotem są zamierzenia (plany, decyzje) o różnym horyzoncie czasowym, ze szczególnym uwzględnieniem ich realności, perspektyw rozwoju, ryzyko osiągania celu, ewentualnych zagrożeń.
Bieżący (operatywny) – gdy badania dotyczą realizacji operatywnych zadań gospodarczych, badania te powinny stwarzać podstawy reakcji na powstające zagrożenia, pojawiające się zakłócenia itp.
Następny (ex post) – gdy badania wiążą się z oceną osiąganych wyników z punktu widzenia zamierzeń efektywności gospodarowania,
Incydentalny – gdy badania odnoszą się do wybranych zagadnień czy problemów wynikających z pojawiających się potrzeb.
Cechy badań kontrolno – analitycznych, od czego one zależą
Badania kontrolno-analityczne powinny charakteryzować się następującymi cechami:
Przydatnością
Powiązaniem z zakresem odpowiedzialności w jednostce gospodarczej
Orientacja na cele,
Odpowiednia częstotliwością i szybkością,
Zrozumiałością i prostotą,
Pożądaną szczegółowością i elastycznością,
Obiektywizmem,
Rzetelnością i wiarygodnością.
Wystąpienie przedstawionych cech badań kontrolno-analitycznych zależy od:
Zastosowanych metod badawczych
Jakości materiałów źródłowych
Organizacji i techniki prac kontrolno-analitycznych.
Def. Kontrola zewnętrza i wewnętrzna
System kontroli wewnętrznej – całościowy system kontroli finansowych i pozafinansowych, ustalony przez kierownictwo jednostki w celu:
Prowadzenia działalności gospodarczej jednostki w sposób uporządkowany i efektywny.
Zapewnienia przestrzegania zasad ustalanych przez kierownictwo
Zabezpieczenia zasobów, zagwarantowanie, na ile to możliwe, kompletności i dokładności zapisów księgowych.
Kontrola wewnętrzna – okreslona procedura lub zasada stanowiąca pojedynczy element systemu kontroli wewnętrznej, np. kontrola merytoryczna czy formalna określonego typu dokumentów.
Cechy systemu kontroli wewnętrznej
Być „szczelny”, tzn. uwzględniać wszystkie obszary podlegające kontroli,
Mieć charakter zorganizowany, a nie przypadkowy,
Być powiązany z systemem rachunkowości i strukturą organizacją,
Odpowiadać branży, wielkości i specyfice jednostki,
Ujmować zagadnienia kompleksowo, a nie fragmentarycznie,
Być operatywny, tzn. bieżąco sygnalizować sytuacje nieprawidłowe,
Być elastyczny, tzn. otwarty na zmiany,
Być skuteczny i efektywny.
Kryteria rodzajów kontroli wewnętrznej
Do wyodrębnienia rodzajów kontroli wewnętrznej mogą być przyjęte różne kryteria
Do najczęściej stosowanych należą:
Moment przeprowadzania kontroli,
Podmiot kontrolujący,
Podstawa przeprowadzania kontroli,
Zakres kontroli,
Częstotliwość kontroli,
Miejsce wykonywania kontroli.
Kontrola dokumentalna – istotą tej kontroli jest ocena badanego zjawiska na podstawie dokumentów typu ex ante (plany, projekty, kosztorysy, zarządzenia, umowy z kontrahentami), jak i ex post (dowody wykonawcze, ewidencja księgowa, sprawozdania finansowe, protokoły z kontroli, zarządzenia pokontrolne). Jakość tej kontroli zależy od wiarygodności dokumentów, dlatego wykorzystanie ich w badaniach powinno być poprzedzone kontrolą wynikającą z ustawy o rachunkowości, w tym celu przeprowadza się kontrolę:
Formalną – zgodność dowodów księgowych z obowiązującymi w tym zakresie wymaganiami
Rachunkową – bezbłędność operacji pod względem rachunkowym
Merytoryczną – zgodność operacji odzwierciedlanych w dokumentach z racjonalnym gospodarowaniem i z obowiązującymi przepisami.
Kontrola faktyczna – realizowana jest na podstawie rzeczywistych stanów środków pieniężnych, zasobów majątku trwałego, zapasów, należności, zobowiązań albo czynności (zużycie materiałów, operacje pieniężne, działalność inwestycyjna itp.), które są porównywane z zamierzeniami (wyznaczeniami) zawartymi w planach, kosztorysach, innych dokumentach, podstawową formą tej kontroli jest jej ścisły związek z rzeczywistością, natomiast wadą jest jej pracochłonność i utrudnienia, które może powodować w normalnym funkcjonowaniu jednostki gospodarczej.
Rodzaje kontroli ze względu na przedmiot kontroli
Kontrola pełna (ogólna, kompleksowa) – obejmująca całą działalność jednostki gospodarczej,
Kontrola odcinkowa (częściowa, fragmentaryczna) – koncentrująca się na wybranym odcinku (fragmencie) działalności jednostki, np. kontrola gospodarki magazynowej, kontrola kasy.
Rodzaje kontroli ze względu kryterium zakresu
Kontrola kompletna (całkowita) – obejmuje ona wszystkie składniki (operacje) należące do przedmiotowego zakresu kontroli.
Kontrola wyrywkowa – odnosi się tylko do wybranych składników (operacji) należących do przedmiotowego zakresu kontroli, wybór składników może być intuicyjny albo dokonywany na podstawie metod badania reprezentacyjnego (metody statystyczne).
Rodzaje kontroli ze względu na miejsce przeprowadzania kontroli
Kontrola kameralna – dokonywana w siedzibie podmiotu kontrolującego, w takim wypadku najczęściej jest realizowana kontrola dokumentalna
Kontrola na miejscu – dokonywana jest w jednostce kontrolowanej, w której znajduje się przedmiot kontroli, może to być zarówno kontrola dokumentalna, jak i faktyczna.
Rodzaje kontroli ze względu na częstotliwość przeprowadzania kontroli
Kontrola periodyczna (okresowa) – przeprowadzana jest ona w powtarzających się regularnie terminach, np. raz w roku, raz na 2 lata itd.
Kontrola ciągła – wykonywana jest stale przez cały okres
Kontrola doraźna – przeprowadzana jest nieregularnie w razie wystąpienia potrzeby.
Metody badań kontrolno-analitycznych
Przez pojęcie badań kontrolno- analitycznych rozumie się sposób badania zjawisk objętych kontrolą.
- wyróżnia się wiele metod badań kontrolno- analitycznych w zależności od:
Specyficznych cech przedmiotu badania (rodzaj, złożoność)
Jego rozmiarów
Momentu przeprowadzania badań
Potrzeb użytkowników informacji z badań analityczno-kontrolnych (stopień szczegółowości, częstotliwość itp.)
Klasyfikacja metod badań kontrolno-analitycznych
| Kryterium podziału | Metoda badań | Charakterystyka |
|---|---|---|
Podejście do bada ń Zakres badań |
Indukcyjna Dedukcyjna Ekonometria Funkcyjna logiczna |
Od szczegółu do ogółu Od ogółu do szczegółu Badanie elementów jednostki |
Źródła informacji kontrolnych i analitycznych
Warunkiem przeprowadzania badań kontrolno- analitycznych jest dysponowanie odpowiednio dobranym materiałem źródłowym.
Materiał źródłowy musi być dostosowany do :
Celu
Zakresu
Szczegółowości
Częstotliwości
Wykorzystywanych metod badawczych
W ramach procesu kontroli można wyodrębnić trzy zasadnicze etapy:
Przygotowawczy (wstępny)
Właściwych czynności kontrolnych
Opracowania wyników badań i sformułowania wniosków
Standardy kontroli wewnętrznej
Standardy kontroli wewnętrznej są definiowane przez różne instytucje, m. in.:
Komitet Organizacji Sponsorujących Komisję Treadway (COSO)
Międzynarodową Organizację Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI)
Komitet Kontaktowy Prezesów Najwyższych Organów Kontroli Unii Europejskiej
Kontrola wewnętrzna według COSO – proces inicjowany i wykonywany przez radę nadzorczą, zarząd i innych pracowników w celu uzyskania rozsądnego zapewnienia dotyczącego realizacji strategii przez osiągnięcie celów: efektywności i wydajności operacji, wiarygodności, sprawozdawczości finansowej oraz zgodności z przepisami prawa i regulacjami.
Elementy kontroli wewnętrznej w raporcie COSO:
|
Istotne predyspozycje pracowników, takie jak uczciwość, wyznawane i praktykowane przez nich wartości etycznie, posiadane umiejętności i wiedza |
|---|---|
|
Sposób, w jaki firma rozpoznaje i analizuje ryzyko oraz nim zarządza |
|
Zasady i procedury przyjęte przez kierownictwo jednostki, które umożliwiają realizację przyjętych celów |
|
Sposób gromadzenia i wymiany informacji niezbędnej do zarządzania firmą |
|
Monitorowanie całego procesu kontroli i szybkie wprowadzanie zmian wynikających ze zmieniających się warunków prowadzenia działalności |
Standardy kontroli wewnętrznej
Kontrola wewnętrzna według INTOSAI –integralny proces, na który ma wpływ zarząd jednostki oraz jej personel.
Jest ona zaprojektowana tak, aby odnosić się do ryzyka i dawać rozsądne zapewnienie, że działania jednostki skierowane na wypełnienie jej misji pomagają jej również w osiągnięciu następujących celów:
prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej działalności
wypełnienie obowiązków związanych z odpowiedzialnością
zgodność z prawem i przepisami oraz ochrona zasobów przed ich utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem.
INTOSAI wymaga, by kontrola wewnętrzna była procesem dynamicznym i integralnym, który musi być ciągle dostosowywany do zmian w organizacji.
Kierownictwo i personel wszystkich szczebli muszą mieć współudział w procesie odnoszenia się do ryzyka i dawania rozsądnego zapewnienia o osiąganiu misji jednostki i jej ogólnych celów.
1. Dużo pytań o organizacji rachunkowości.
(Strony 3-8)
2. Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania?
Art. 4 ust 5 – kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej są odpowiedzialni za to, żeby zapewnić, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.
3. Kto musi podpisać dokumenty terminowego sprawozdania?
Sprawozdanie finansowe podpisuje zgodnie z dyspozycja art. 52 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) - dalej u.o.r.: osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.
Osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jest najczęściej główny księgowy. Natomiast przez kierownika jednostki - zgodnie z wyjaśnieniem podanym w art. 3 ust. 1 pkt 6 u.o.r. - rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.
4. Kto kontroluje inwentaryzację?
Odpowiedzialność za właściwy przebieg inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki.
5. Co to jest i po co jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja jest to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w określonym momencie. Celem inwentaryzacji jest weryfikacja danych ewidencyjnych przez ich porównanie ze faktycznym. Zapewnia realizację naczelnej koncepcji rachunkowości - prezentacja wiernego i rzetelnego obrazu. Ponadto jest jednym z narzędzi kontroli wewnętrznej w jednostce.
6. Co obejmuje rachunkowość?
Zasady rachunkowości, politykę rachunkowości,
Ewidencję operacji gospodarczych na podstawie dowodów księgowych,
Wycenę aktywów i pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
Inwentaryzację
Sprawozdawczość finansową,
Badanie i ogłaszanie sprawozdań,
Przechowywanie dokumentacji.
7. Co obejmuje organizacja rachunkowości?
• organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości
• organizacja działu rachunkowości
Na organizacje procesu informacyjnego składa się organizacje następujących elementów:
• dokumentacja księgowa(rodzaje dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg przechowywanie)
• ewidencji księgowej( plan kont, forma, technika księgowości)
• inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej
• sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie)
Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć:
• Lokalizacje działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej
• wewnętrzna strukturę działu rachunkowości
• podział pracy w dziale rachunkowości
• wyposażenie techniczne tego działu
• dobór i przygotowanie personelu
8. Zasada prawidłowej rachunkowości.
Naczelnym zadaniem rachunkowości jest opracowanie i dostarczenie odbiorcom rzetelnych i wiarygodnych informacji ekonomicznych, odzwierciedlających sytuację majątkową i finansową jednostki gospodarczej, jej wynik finansowy i rentowność.
Do podstawowych zasad rachunkowości należą
Zasada wiernego i rzetelnego obrazu
Zasada zgodności z przepisami prawa
Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną
Zasada memoriału
Zasada współmierności
Zasada ostrożności
Zasada istotności
Zasada indywidualnej wyceny oraz zasada zakazu stosowania kompensat
Zasada ciągłości
Zasada kontynuacji działalności
9. Zasada ostrożności wyceny.
(Strona 11) Stanowi ze poszczególne składniki aktywów i pasywów należy wyceniać stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny (koszty), uwzględniając jednak w wyniku finansowym bez względu na ich wysokość:
Zmniejszenie wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów w tym również dokonywanie w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych
Wyłączenie niewątpliwie pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne
Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne
Rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty
10. Główna zasada rachunkowości.
Dzisiejsza rachunkowość oparta jest na koncepcji wiernego i rzetelnego obrazu przedsiębiorstwa. Zasada ta rządzi rachunkowością. Koncepcji tej podporządkowane są wszystkie pozostałe zasady norm rachunkowości. Koncepcja ta dotyczy sprawozdań finansowych sporządzonych przez jednostki prowadzące rachunkowość. Wyznacza ona w każdym przypadku obowiązek wiernego, zgodnego z prawdą odzwierciedlenia rzeczywistości.
11. Czy organizacja rachunkowości jest narzucana przez prawo, ustalana według zasad jednostki czy z historii rachunkowości? jednostka sama sobie organizuje rachunkowość (chyba)
Jednym z zasadniczych atrybutów wyróżniających rachunkowość spośród innych systemów organizacji jest jednostkowy charakter, co oznacza prowadzenie jej do wyodrębnionej jednostki gospodarczej. Ustalana jest według zasad jednostki.
12. Księgi rachunkowe muszą obowiązkowo prowadzić bez względu na limit przychodów:
Art. 2 UOR:
1) spółki handlowe:
a) komandytowa,
b) komandytowo-akcyjna,
c) sp. z o.o.,
d) akcyjne,
2) jednostki organizacyjne działające na podstawie ustawy Prawo bankowe (29 sierpnia 1997r.) przepisów o obrocie papierami wartościowymi (PW), przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
3) państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe fundusze celowe oraz jednostki samorządów terytorialnych i ich związki,
4) inne osoby prawne – w szczególności: przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, szkoły wyższe, fundacje itp.,
5) jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej np. Lasy Państwowe.
13. Jakie konta powstają w wyniku podziału pionowego?
Podzielność pionowa kont księgowych polega na podziale konta macierzystego na co najmniej dwa konta szczegółowe. Podział ten dotyczy takich kont księgowych, na których księguje się operacje gospodarcze o odmiennej treści ekonomicznej, a więc dotyczące odmiennych procesów gospodarczych. Podział pionowy polega więc na wyodrębnieniu całości lub części zapisów z jednej strony konta i księgowaniu ich na innym koncie. W wyniku podzielności pionowej kont księgowych powstają konta:
korygujące,
wynikowe,
rozliczeniowe.
14. Jakie konta powstają w wyniku podziału poziomego?
Podzielność pozioma kont księgowych polega na tworzeniu szczegółowych kont księgowych o takim samym charakterze lecz węższym przedmiocie ewidencji niż konto macierzyste. Przy czym możliwe są tutaj dwa rozwiązania, a mianowicie:
- konto macierzyste przestaje funkcjonować (zasada podwójnego zapisu)
- konto macierzyste po podziale funkcjonuje nadal (zasada zapisu powtarzanego).
15. Ewidencja środków trwałych – dokumenty:
(Strony 18-19) Podstawę ewidencji ŚT stanowią następujące dokumenty:
OT – przyjęcie ŚT,
PT – przekazanie ŚT,
LT – likwidacja ŚT,
MT – zmiana miejsca użytkowania ŚT.
16. Co zaliczamy do dowodów księgowych?
Dowodem księgowym jest każdy dokument, który stanowi podstawę dokonania zapisu w księgach rachunkowych.
Do dowodów księgowych można zaliczyć:
faktury VAT,
rachunki,
druki potwierdzające podróż służbową,
dowody kasowe i bankowe,
różnorodne dokumenty wewnętrzne.
17. Zasadniczy atrybut wyróżniający rachunkowość spośród innych systemów organizacji.
Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowość spośród innych systemów organizacji:
jednostkowy charakter, co oznacza prowadzenie jej do wyodrębnionej jednostki gospodarczej,
zastosowanie wartościowego miernika do wyróżnienia stanów i zdarzeń gospodarczych,
obowiązek udokumentowania zapisów,
wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości,
posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie „konto”.
18. Kryterium wymierne oceny jakości organizacji rachunkowości.
liczba przekrojów informacji
terminowość dostarczenia informacji
szybkość dostarczenia informacji
bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości
procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych
koszt utrzymania działu rachunkowości
19. Kryterium niewymierne oceny jakości organizacji rachunkowości.
szczegółowość informacji
elastyczność informacji (możliwość i szybkość dostosowania się do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych)
20. Pojęcie narzędzi organizacyjnych rachunkowości.
Przez pojęcie narzędzi, czyli środków organizacyjnych rozumie się grupy środków zapewniających racjonalną organizacje działu rachunkowości jego komórek oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym wykorzystaniem form technik i czasu pracy w celu możliwie szybkiego oraz terminowego uzyskania dokładnych i rzetelnych informacji.
21. Coś o polityce rachunkowości.
(Strona 13) Polityka rachunkowości powinna określać m.in. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych i zakładowy plan kont oraz zasady wyceny A i P.
Politykę (rachunkowości) bilansową można zdefiniować jako „wszystkie przedsięwzięcia podejmowane w trakcie roku obrotowego i sporządzania zamknięcia rocznego, mające na celu wpływ na ocenę adresata bilansu i skłonienia do go pożądanych zachowań”
22. Zakładowy plan kont – zakres.
1. Wykaz kont księgi głównej (syntet.) i zasad księgowania na tych kontach operacje gospodarcze oraz prowadzenia do nich kont pomocniczych (analit.),
2. Zasady wyceny A i P,
3. Wskazanie wybranej metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników majątku obrotowego,
4. Określenie ŚT, od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane w sposób uproszczony lub jednorazowo,
5. Wskazanie, według jakiego wariantu będą ewidencjonowane koszty działalności operacyjnej oraz jaki będzie stosowany RZiS,
6. Określenie operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi.
23. Jak powstają konta analityczne?
Konta analityczne powstają w wyniku podziału poziomego kont.
24. Funkcja kontrolna dokumentów księgowych.
Funkcja kontrolna dokumentów księgowych polega na tym, że dowody te stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji oraz umożliwiają kontrolę rozrachunków z kontrahentami, pracownikami, urzędami i instytucjami, także kontrolę pracowników z powierzonego im mienia na warunkach umowy o odpowiedzialności lub współodpowiedzialności majątkowej.
25. Funkcja informacyjna dokumentów księgowych.
Funkcja informacyjna dokumentów księgowych wyraża się w tym, że dane wynikające z tych dowodów, pogrupowane (zaksięgowane) w księgach rachunkowych stanowią źródło informacji o przebiegu i skutkach zdarzeń i procesów zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz podstawą ich oceny, zaś dane zawarte w poszczególnych dokumentach dostarczają informacji o poszczególnych operacjach.
26. Do dowodów zewnętrznych zalicza się:
Zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. faktury VAT i rachunki, ale także noty obciążeniowe lub uznaniowe oraz dokumenty PK i KW),
Zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (podobnie jak w przypadku dowodów zewnętrznych obcych)
27. Do dowodów wewnętrznych zalicza się:
Wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. dowody odbycia podróży służbowych, protokoły likwidacji środków trwałych, listy płac, polecenia księgowania odzwierciedlające naliczenie amortyzacji itp.)
28. Dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej będący podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinien zawierać (między innymi):
Zgodnie z art. 21 UOR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjnego
określenie stron dokonujących operacji
opis operacji oraz jej wartości, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych
datę dokonania operacji a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rach przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
29. Dążąc do optymalizacji obiegu dokumentów księgowych należy:
określić rodzaje dokumentów stosowanych w przedsiębiorstwie, eliminując dokumenty dublujące się i zbędne oraz zapewniając ich maksymalną wartość w myśl zasady, że dana operacja powinna mieć jedno źródło informacji, z którego będą korzystać rożni użytkownicy,
ustalić niezbędną liczbę kopii, uwzględniając zasadę maksymalnego wykorzystania jednego dokumentów przez różnych odbiorców,
ujednolicić układ dla różnych dokumentów, co usprawni ich wypełnianie i przyspieszy obieg.
ograniczyć do niezbędnego minimum liczbę dokumentów zliczanych do druków ścisłego zarachowania i ścisłej kontroli, których obieg jest wolniejszy ze względu na rozbudowane procedury kontrolne,
wprowadzić odpowiedni system symboli i kodów, co ułatwia wypełnianie dokumentację i identyfikację określonych operacji gospodarczych lub ich elementów
ustalić zakres, rodzaj i tryb kontroli dokumentów,
dążyć do skrócenia drogi i czasu obiegu dokumentów przez:
kontrolować terminowości przepływu dokumentów przez ogniwa pośrednie i terminowość wpływu do działu rachunkowości
30. Okres przechowywania dokumentów księgowych:
dowodów księgowych dot. wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
dowodów księgowych dot. wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych podstępowaniem karnym albo podatkowym – 5 lat od początku roku następującego po raku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
dokumentów dot. rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji
dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rach – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności
kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – 5lat.
31. Co obejmują księgi rachunkowe?
Dziennik
Księga główna
Księgi pomocnicze
Zestawienie obrotów i sald księgi głównej
Zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych
Inwentarz
32. Co powinien zawierać zapis w dzienniku?
Każdy zapis w dzienniku musi być powiązany z dowodem księgowym, w związku z czym należy podać nazwę i numer dowodu, który jest źródłem zapisu.
Oprócz określenia dowodu księgowego każdy zapis w dzienniku powinien zawierać:
kolejny numer pozycji w dzienniku
datę operacji
treść operacji (ewentualnie skrót lub kod przewidziany dla danej operacji)
kwotę operacji
33. Co tworzy księgę główną?
Księgę główną tworzą konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont.
34. Konstruując zakładowy plan kont należy uwzględnić:
Obowiązki informacyjne wynikające z uor
Potrzeby informacyjne otoczenia
Potrzeby informacyjne zarządzania jednostką
35. Co obejmuje spis z natury?
Spis z natury obejmuje składniki, które z reguły można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie jak:
aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)
środki trwałe ( z wyłączeniem gruntów i środków trwałych trudno dostępnych)
nieruchomości zaliczone do inwestycji
maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie
rzeczowe składniki aktywów obrotowych (zapasy)
36. Do komisji spisowej nie powinno się powoływać:
Do komisji spisowej nie powinno się powoływać osób, które nie zapewnią bezstronności spisu, tj:
osób niemających kwalifikacji zawodowych
osób materialnie odpowiedzialnych za składniki objęte spisem, pracowników działu księgowości, którzy prowadzą ewidencję inwentaryzowanych składników.
37. Kto może być kontrolerem spisowym?
główny księgowy,
kierownik jednostki,
członkowie komisji inwent
powołani kontrolerzy
biegli rewidenci
urzędnicy kontroli skarbowej
38. Formy inwentaryzacji:
Pełna okresowa - polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników na określony dzień; jest stosowana dla potrzeb inwentaryzacji przeprowadzanej na dzień bilansowy
Pełna ciągła - polega na systematycznym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątkowych w różnych, planowo określonych terminach w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich pozycji
Niepełna (częściowa, wycinkowa, wyrywkowa) - polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wybranych składników majątkowych na określony dzień; formą inwentaryzacji są wyłącznie zapasy materiałów, towarów, półfabrykatów i wyrobów gotowych.
39. Stosowana metoda sporządzania bilansu
Obecnie stosowaną metodą sporządzania bilansu jest tzw. metoda netto. Polega ona na tym, że wybrane pozycje bilansowe pomniejsza się o odpowiednie wielkości je korygujące, a nie wykazuje oddzielnie.
40. Definicja kosztów i strat.
Przez koszty i straty rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.
41. Różnice między metodami sporządzania rachunku przepływów pieniężnych.
Różnice między metodami sporządzania rachunku przepływów pieniężnych dotyczą sposobu ujmowania przepływów dla działalności operacyjnej.
W każdej metodzie przepływy środków pieniężnych z działalności inwestycyjnej i finansowej zestawia się według poszczególnych tytułów wpływów i wydatków.
42. Dokumenty składane w KRS
Oprócz rocznego sprawozdania finansowego jednostka powinna złożyć opinię biegłego rewidenta (bez raportu), sprawozdanie z działalności (w przypadku większości jednostek gospodarczych) oraz odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
43. Zdarzenia po dacie bilansu.
Zdarzenia po dniu bilansowym to zdarzenia zarówno korzystne, jak i niekorzystne, które występują między dniem bilansowym a dniem zatwierdzenia sprawozdania.
Ustawa o rachunkowości wyróżnia dwa rodzaje zdarzeń następujących po dniu bilansowym:
zdarzenia, które dostarczają dowodów na istnienie określonego stanu na dzień bilansowy, tzn. zdarzenia następujące po dniu bilansowym, wymagające dokonania korekt,
zdarzenia, które wskazują na stan zaistniały po dniu bilansowym, tzn. zdarzenia następujące po dniu bilansowym niewymagające dokonania korekt.
44. Jeżeli zdarzenia, które wystąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to?
Jeśli zdarzenia, które wystąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.
Jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach dotyczących poprzedniego roku obrotowego, które mają istotny wpływ na sprawozdanie finansowe, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to skutki tych zdarzeń ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymano.
45. System kontroli wewnętrznej.
System kontroli wewnętrznej – całościowy system kontroli finansowych i pozafinansowych, ustalony przez kierownictwo jednostki w celu:
Prowadzenia działalności gospodarczej jednostki w sposób uporządkowany i efektywny.
Zapewnienia przestrzegania zasad ustalanych przez kierownictwo
Zabezpieczenia zasobów, zagwarantowanie, na ile to możliwe, kompletności i dokładności zapisów księgowych.
46. Rodzaj kontroli ze względu na moment przeprowadzenia kontroli:
(Strona 26 – notatki dodatkowe)
Kontrola wstępna (uprzednia)
Kontrola bieżąca (operatywna)
Kontrola następna (ex post)
Kontrola powtórna
Kontrola uzupełniająca
47. Błąd podstawowy
http://www.podatki.biz/sn_autoryzacja/logowanie.php5/artykuly/23_13054.htm?idDzialu=23&idArtykulu=13054
Zagadnienia:
Rachunkowość jako system informacyjno-kontrolny- cecha wspólnych definicji rachunkowości
Użytkownicy sprawozdań finansowych – ci, którzy dostarczają jednostce kapitał (inwestorzy kapitałowi, akcjonariusze, udziałowcy, pożyczkodawcy i inni wierzyciele)
Mariusz:
Ja miałem mnie więcej takie pytania na egzaminie:
1. organizacja rachunkowości wymaga
ODP organizacja rachunkowości wymaga:
Znajomości zasad prawidłowej rachunkowości,
Przestrzegania obowiązujących przepisów,
Znajomości form i technik księgowości,
Uwzględnienie specyficznych cech jednostki gospodarczej,
Określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych,
Zdefiniowanie przedmiotów ewidencji.
2. przetwarzanie danych powinno być
Przetwarzanie danych może być:
„wsadowe” – pojedyncze transakcje wprowadza się za pomocą terminali a następnie zatwierdza i wprowadza do księgi głównej
„bieżące” – nie gromadzi się plików, każde zdarzenie od razu ewidencjonuje się w księgach
Systemy informatyczne mogą być:
Unikalne – opracowane na zamówienie jednostki i uwzględniające jej specyfikę (rozmiar, przyjętą ewidencję)
Powielarne – nie uwzględniają specyfiki ale jednostka ma wpływ na przetwarzanie danych (sparametryzowane i niesparametryzowane) np. Symfonia
3. konta analityczne jak powstają
ODP. Konta analityczne powstają w drodze poziomego podziału konta syntetycznego do którego są one prowadzone
Do jednego konta syntetycznego może być utworzone kilka zbiorów kont analitycznych, w zależności od przyjętych kryteriów podziału
4. proces informacyjny w rachunkowości:
ODP. Na organizacje procesu informacyjnego składa się organizacje następujących elementów:
dokumentacja księgowa(rodzaje dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg przechowywanie)
ewidencji księgowej( plan kont, forma, technika księgowości)
inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej
sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie)
5. czym różnią się systemy komputerowe od rachunkowości
. Różnice między systemami komputerowymi a rachunkowością prowadzoną tradycyjnie:
Księgi rachunkowe są prowadzone na maszynowych nośnikach danych
Raz wprowadzone do nośnika dane mogą być agregowane na podstawie różnych kryteriów
Istnieje możliwość dokonania zapisów księgowych na podstawie danych przekazanych przez łącze telekomunikacyjne
Przy wprowadzaniu danych następują czynności sprawdzające np. sumy obrotów Winien i Ma
Niektóre operacje gospodarcze są dekretowane samoczynnie według wcześniej zaprogramowanych automatycznych dekretów
Istnieje obowiązek przenoszenia danych z komputera na inny trwały nośnik np. wydruk papierowy
6. jakie są systemy komputerowe
Systemy informatyczne mogą być:
Unikalne – opracowane na zamówienie jednostki i uwzględniające jej specyfikę (rozmiar, przyjętą ewidencję)
Powielarne – nie uwzględniają specyfiki ale jednostka ma wpływ na przetwarzanie danych (sparametryzowane i niesparametryzowane) np. Symfonia
7. ile trzeba przechowywać dokumenty sprzedaży
Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi dla:
1. dowodów księgowych dot. Wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
2. dowodów księgowych dot. Wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych podstępowaniem karnym albo podatkowym – 5 lat od początku roku następującego po raku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
3. dokumentów dot. Rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji
4. dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rach – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności
5. kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
5. pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – 5lat.
8. kto odpowiada za sprawozdawczość ODP KIEROWNIK JEDNOSTKI???
9. dowody księgowe OD STRONY 17
ODP Do dowodów księgowych można zaliczyć:
- faktury VAT,
- rachunki,
- druki potwierdzające podróż służbową,
- dowody kasowe i bankowe,
- różnorodne dokumenty wewnętrzne
10. co zawierają księgi, księga główna
Księga główna – tworzona przez konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont. Na kontach tych prowadzi się ewidencję operacji gospodarczych w porządku systematycznym zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Każda operacja zostaje tematycznie podporządkowana określonym kontom, na których kolejne operacje księguje się chronologicznie z powołaniem się na dowody księgowe. W księdze głównej są ujmowane operacje, które wcześniej lub jednocześnie zostały zarejestrowane w dzienniku. Konta księgi głównej stanowią podstawę sporządzenia obligatoryjnego sprawozdania finansowego, a także uzyskania innych potrzebnych informacji.
(Księgi pomocnicze (uzupełniające) – składają się z kont analitycznych, które z praktycznych względów prowadzi się w celu rozwinięcia i uzupełnienia zapisów w księdze głównej. Konta analityczne mają za zadanie dostarczyć informacji bardziej szczegółowych niż te, które zawarte są na kontach syntetycznych.)
11. jak wyglądają pozycje w dzienniku
ODP Zapisy w dzienniku są dokonywane na podstawie zweryfikowanych i zatwierdzonych dowodów księgowych, w kolejności czasowej.
Każdy zapis w dzienniku musi być powiązany z dowodem księg., w związku z czym należy podać nazwę i numer dowodu, który jest źródłem zapisu
Oprócz określenia dowodu księgowego każdy zapis w dzienniku powinien zawierać:
- kolejny numer pozycji w dzienniku
- datę operacji
- treść operacji (ewentualnie skrót lub kod przewidziany dla danej operacji)
- kwotę operacji
W razie stosowania skrótów lub kodów w odniesieniu do operacji należy sporządzić pisemny ich wykaz z objaśnieniem ich znaczenia.
Zapisy w dzienniku sumowane są w sposób ciągły z podziałem na okresy sprawozdawcze
12. błąd podstawowy w księgach rachunkowych
jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu w następstwie którego nie można użąć sprawozdania finansowego za rok lub za lata poprzednie za rzetelne i jasno przedstawiające sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
13. organizacja księgowości wymaga
Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy racjonalna organizacja rachunkowości wymaga:
• znajomości zasad prawidłowej rachunkowości
przestrzegania obowiązujących przepisów
znajomości form i technik księgowości
uwzględniania specyficznych cech jednostki gospodarczej
określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych
zdefiniowanie podmiotu ewidencji
14. cechy prawidłowej rachunkowości
15. księgę główną tworzą
ODP Księga główna – tworzona przez konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont
16. co się inwentaryzuje str 32
Inwentaryzacja jest to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w określonym momencie. Celem inwentaryzacji jest weryfikacja danych ewidencyjnych przez ich porównanie ze faktycznym. Zapewnia realizację naczelnej koncepcji rach. - prezentacja wiernego i rzetelnego obrazu. Ponadto jest jednym z narzędzi kontroli wewnętrznej w jednostce.
Sposoby przeprowadzania inwent
Ustawa o rach przewiduje trzy sposoby przeprowadzania inwent
- spis z natury
- potwierdzenie prawidłowości stanu
- porównanie danych księgowych z dokumentami
Sposób przeprowadzenia inwent zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów będącego przedmiotem tej procedury.
Spis z natury
Spis z natury obejmuje składniki, które z reguły można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie jak:
- aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)
- środki trwałe ( z wyłączeniem gruntów i środków trwałych trudno dostępnych)
- nieruchomości zaliczone do inwestycji
- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie
- rzeczowe składniki aktywów obrot (zapasy)
- papiery wartościowe w postaci materialnej
- składniki będące własnością innych podmiotów powierzone jednostce w celu ich sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.
17. optymalizacja obiegu dokumentów księgowych str 23
Organizacja obiegu dowodów księgowych
Od właściwej organizacji obiegu dokumentów zależy kompletne i terminowe ich dostarczanie do działu księgowości gdzie są one podstawą czynności ewidencyjno-rozliczeniowych.
Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia (dowody własne) albo wpływu do firmy (dowody obce) a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do archiwizowania, najpierw bieżącego a potem stałego.
W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nim różnych czynności (kontrola, zatwierdzanie, nanoszenie różnych danych, obliczenia itp.).
W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostkach gospodarczych stosuje się instrukcję dokumentów.
18. jaką metodą się sporządza bilans
Obecnie stosowaną metodą sporządzania bilansu jest tzw. metoda netto.
Polega ona na tym, że wybrane pozycje bilansowe pomniejsza się o odpowiednie wielkości je korygujące, a nie wykazuje oddzielnie, na przykład:
- składniki aktywów pomniejsza się o odpisy akt na przykład: należności pomniejsza się o odpisy akt wartość rozrachunków
- kapitał podstawowy pomniejsza się o należne wpłaty na poczet kapitału oraz udziały (akcje) własne do umorzenia,
- środki trwałe i WNiP wykazuje się po odjęciu odpisów umorzeniowych,
- WF, bez względu na jego wartość, wykazuje się zawsze w pasywach.
Karolina:
dołączam pytania, które uzbierałam:
1. co składa się na organizację procesu informacji?
Proces informacyjny rachunkowości
Dane gromadzenie danych(obserwacje, pomiar i systemy, dokumentacja)
Przetwarzanie danych(rejestracja, rozliczanie, kalkulacja, weryfikacja zapisów)
Informacje prezentacja informacji(sprawozdawczość, analiza interpretacji informacji, planowanie)
2. co należy opracować zgodnie z zasadą planowania i kontroli?
Zgodnie z zasada planowania i kontroli w ramach organizacji należy opracować:
dokumentacje zasad rachunkowości zawierająca m.in. plan kont oraz dokumentacje systemu informacyjnego
plan(instrukcje) dokumentacji księgowej i jej obiegu
instrukcje i plan inwentaryzacji
instrukcje kontroli wewnętrznej
plan, instrukcje sprawozdawczości
schemat organizacji i plan podziału pracy działu rachunkowości
3. jakich informacji dostarcza zakładowy plan kont? str 14, 29,30
4. o podzielność poziomą kont było do czego ona prowadzi
Podzielność pozioma kont.
Poziomy podział konta polega na wprowadzeniu do ewidencji określonego przedmiotu w miejsce dotychczas stosowanego jednego konta, dwóch lub większej liczby kont bardziej szczegółowych. Wydziela się z konta podlegającego podziałowi zapisy debetowe i kredytowe (czyli z obu stron konta), dotyczące określonych grup operacji gospodarczych, i przenosi się te zapisy na inne konta, uzyskane z podziału.
Możliwe są dwa warianty podzielności poziomej:
1. konto dzielone przestaje funkcjonować (zanika), a jego miejsce zajmują nowe konta utworzone w wyniku podziału;
2. konto dzielone funkcjonuje nadal (jako konto syntetyczne), a konta uzyskane z podziału są prowadzone obok niego jak konta analityczne (szczegółowe), tworzącezwarty system ewidencji księgowej.
Na system ewidencji księgowej składają się konta syntetyczne (zbiorcze) i konta analityczne (szczegółowe).
Podzielność pionowa kont
Pionowy podział konta polega na wyodrębnianiu z jednej strony konta dzielonego określonejczęści zapisów i przeniesieniu ich na konto powstałe w wyniku dzielenia.
Podział pionowy stosowany jest:
1. w celu uzyskania większej przejrzystości zapisów na kontach;
2. gdy ewidencję danego składnika majątku prowadzi się według wartości umownych, różniących się od wartości bilansowej. Prowadzi to do powstania tzw. Kont korygujących.
Poziomy podział konta polega na uszczegółowieniu przedmiotu ewidencji, który jest zbiorowością, na jego składniki i przeznaczeniu odrębnych kont dla wyodrębnionych tą drogą składników. Podziałowi podlega tu zatem przedmiot ewidencji konta, którego właściwości umożliwiają zwiększenie liczby kont. Możliwy jest poziomy podział wielostopniowy, przy czym liczba kont rośnie proporcjonalnie do stopnia uszczegółowienia, a w przypadku krańcowym powstaje zbiór kont niepodzielnych poziomo, określanych mianem pojedynczych.
5. kto jest odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych ? KIEROWNIK JEDNOSTKI
6. coś o kontroli dokumentów księgowych
Kontrola dokumentów sprawdzanie poprawności dokumentów pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Dokument oceniony pozytywnie nabiera charakteru dowodu księgowego i może być podstawą dokonywania zapisów księgowych.
7. co należy zrobić aby dążyć do optymalnego obiegu dokumentów księgowych ?
Organizacja obiegu dowodów księgowych
Od właściwej organizacji obiegu dokumentów zależy kompletne i terminowe ich dostarczanie do działu księgowości gdzie są one podstawą czynności ewidencyjno-rozliczeniowych.
Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia (dowody własne) albo wpływu do firmy (dowody obce) a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do archiwizowania, najpierw bieżącego a potem stałego.
W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nim różnych czynności (kontrola, zatwierdzanie, nanoszenie różnych danych, obliczenia itp.).
W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostkach gospodarczych stosuje się instrukcję dokumentów.
8. co musi zawierać dziennik księgowań ?
Dziennik jest przeznaczony do chronologicznego ujmowania zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku są dokonywane na podstawie zweryfikowanych i zatwierdzonych dowodów księgowych, w kolejności czasowej.
Każdy zapis w dzienniku musi być powiązany z dowodem księg., w związku z czym należy podać nazwę i numer dowodu, który jest źródłem zapisu
Oprócz określenia dowodu księgowego każdy zapis w dzienniku powinien zawierać:
- określenie dowodu księgowego
- kolejny numer pozycji w dzienniku
- datę operacji
- treść operacji (ewentualnie skrót lub kod przewidziany dla danej operacji)
- kwotę operacji
W razie stosowania skrótów lub kodów w odniesieniu do operacji należy sporządzić pisemny ich wykaz z objaśnieniem ich znaczenia.
Zapisy w dzienniku sumowane są w sposób ciągły z podziałem na okresy sprawozdawcze.
W jednostce gospodarczej mogą być przyjęte dwa rozwiązania w zakresie prowadzenia dziennika:
- jest prowadzony jeden dziennik dla wszystkich oper
- prowadzi się dzienniki częściowe dla poszczególnych rodzajów zdarzeń
W przypadku prowadzenia dzienników częściowych jest konieczne sporządzenie na koniec okresu sprawozdawczego zbiorczego zestawienia obrotów wszystkich dzienników częściowych.
9. kto NIE jest odpowiedzialny za sporządzanie sprawozdania finansowego ?
10. rodzaje kontroli rachunkowości
11. do kryteriów systemu komputerowego należą
12. systemy informatyczne w rachunkowości
Do najczęściej spotykanych modułów programów FK zalicza się:
Finansowo-Księgowy (F-K)
Rejestr faktur (RF)
Kasa (KA)
Gospodarka materiałów (GM)
Środki trwałe (ŚT)
Kadry (KD)
Płace (PL)
Rozliczenie kosztów (RK) ???
13. jak dobrać system komputerowy
14. sprawdzalność dokumentów, co tym decyduje
zapewniona musi być kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych zapewniony powinien być dostęp do zbioru danych pozwalających bez względu na stosowaną technikę na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych
?
15. w wyniku jakiego podziału powstają konta analityczne ODP POZIOMEGO
16. księgi rachunkowe skład
dziennik
konta księgi głównej
konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej)
zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
wykaz składników aktywów i pasywów
17. księga główna- jakie konta ja tworzą ? odp: syntetyczne
18. dokumenty wewnętrzne
dowody ewidencji środków trwałych, ich umorzeń i kapitalnych remontów zakończonych,
wystawione na formularzach o symbolach OT, MT, PT, LT; 2) dowody obrotu materiałowego wystawiane na formularzach o symbolach Pz,
Mm, Zw, LN, Po, Wz, Rw; 3) dowody obrotu wyrobami gotowymi, wystawiane na formularzach o symbolach Pw, Wz, Rw; 4) dowody obrotu
gotówkowego, w tym zastępcze dowody (asygnaty) o symbolach Kp i Kw, a także listy płac, rachunki kosztów podróży służbowych, karty
pracy, wnioski pracowników o zaliczkę lub pożyczkę; 5) dowody obrotu bezgotówkowego, tj. czeki, polecenia przelewu; 6) dowody
rozliczeniowe, stosowane przy przekształceniu istniejących juS zbiorów danych.
19. formy inwentaryzacji
Ustawa o rach przewiduje trzy sposoby przeprowadzania inwent
- spis z natury
- potwierdzenie prawidłowości stanu
- porównanie danych księgowych z dokumentami
Sposób przeprowadzenia inwent zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów będącego przedmiotem tej procedury.
20. kto nie może być w komisji inwentaryzacyjnej?
- główny księgowy,
- kierownik jednostki,
- członkowie komisji inwent
- powołani kontrolerzy
- biegli rewidenci
- urzędnicy kontroli skarbowej.
21. kto nie może być kontrolerem ?
MOGĄ BYĆ: - główny księgowy,
- kierownik jednostki,
- członkowie komisji inwent
- powołani kontrolerzy
- biegli rewidenci
- urzędnicy kontroli skarbowej.
22. co obejmuje spis z natury ?
Spis z natury obejmuje składniki, które z reguły można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie jak:
- aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)
- środki trwałe ( z wyłączeniem gruntów i środków trwałych trudno dostępnych)
- nieruchomości zaliczone do inwestycji
- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie
- rzeczowe składniki aktywów obrot (zapasy)
- papiery wartościowe w postaci materialnej
- składniki będące własnością innych podmiotów powierzone jednostce w celu ich sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.
23. na pewno było o dokumentach do KRS jakie się składa
Składane w KRS dokumenty obejmują obowiązkowo
Roczne sprawozdania finansowe
Opinię biegłego rewidenta (jeżeli jednostka podlega obowiązkowi badania)
Odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty
Sprawozdanie z działalności jednostki
24. kto zatwierdza sprawozdanie ?
Zgodnie z art. 53 ust. 1 roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki i dla poszczególnych podmiotów jest to:
W spółce komandytowo-akcyjnej- walne zgromadzenie akcjonariuszy i komplement(?)
W spółce z o.o.- zgromadzenie wspólników
Spółka akcyjna- WZA
W spółdzielni- zgromadzenie członków lub przedstawiciele członków
Przedsiębiorstwo państwowe- Minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski
Spółki osobowej (jawnej, partnerskiej)-wspólnicy spółki
Przedsiębiorstwa prywatne- właściciele
25. które spółki muszą obowiązkowo prowadzić księgi handlowe ? wykład 13.05 (str 56)
ODP Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych dotyczy kapitałowych spółek prawa handlowego: (spółka akcyjna i z o.o.) oraz spółek osobowych prawa handlowego (komandytowa i komandytowo-akcyjna). Prowadzenie pełnej księgowości przez spółki cywilne, spółki jawne, spółki partnerskie osób fizycznych, i same osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą uzależnione jest od spełnienia warunku określonego w Ustawie o rachunkowości, w art. 2 ust. 1 pkt 2.
Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki, i dla poszczególnych podmiotów jest to:
W spółce komandytowo-akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy i komplementariuszy (art. 146 par. 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych – Dz. U. Nr 94 poz. 1037 z późn. Zm. – dalej k.s.h.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – zgromadzenie wspólników (art. 228 k.s.h.)
W spółce akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy (art. 293 k.s.h.)
W spółdzielni – zgromadzenie członków lub przedstawicieli członków
W przedsiębiorstwie państwowym – minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski
W spółkach osobowych (jawnej, komandytowej, partnerskiej) oraz spółkach cywilnych – wspólnicy spółki
W przedsiębiorstwach prywatnych – właściciel (właściciele)
26. przetwarzanie danych może być :archiwalne, wsadowe, unikalne??
Przetwarzanie danych może być:
„wsadowe” – pojedyncze transakcje wprowadza się za pomocą terminali a następnie zatwierdza i wprowadza do księgi głównej
„bieżące” – nie gromadzi się plików, każde zdarzenie od razu ewidencjonuje się w księgach
27. coś o kontroli wewnętrznej wykład z 20 maja (str 64)
System kontroli wewnętrznej – całościowy system kontroli finansowych i pozafinansowych, ustalony przez kierownictwo jednostki w celu:
Prowadzenia działalności gospodarczej jednostki w sposób uporządkowany i efektywny.
Zapewnienia przestrzegania zasad ustalanych przez kierownictwo
Zabezpieczenia zasobów, zagwarantowanie, na ile to możliwe, kompletności i dokładności zapisów księgowych.
Kontrola wewnętrzna – okreslona procedura lub zasada stanowiąca pojedynczy element systemu kontroli wewnętrznej, np. kontrola merytoryczna czy formalna określonego typu dokumentów.
28. co w skład sprawozdania
Sprawozdanie finansowe składa się z:
Bilansu
Rachunku zysków i strat
Informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień
Zestawienie zmian w kapitale własnym
Rachunek przepływów pieniężnych
Na kompletne sprawozdanie finansowe składają się następujące części składowe:
wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
rachunek zysków i strat (rachunek wyników),
sprawozdanie z przepływów pieniężnych (rachunek przepływów pieniężnych),
dodatkowe informacje i objaśnienia.
29. coś o polityce rachunkowości str 13 odp. Polityka rach powinna określać m.in. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych i zakładowy plan kont oraz zasady wyceny A i P.
Politykę (rachunkowości) bilansową można zdefiniować jako „wszystkie przedsięwzięcia podejmowane w trakcie roku obrot i sporządzania zamknięcia rocznego, mające na celu wpływ na ocenę adresata bilansu i skłonienia do go pożądanych zachowań.”
Moje:
Konstruując zakładowy plan kont należy uwzględnić…
ODP.POTRZEBY INFORMACYJNE OTOCZENIA
Znajdź przykład po dniu bilansowym
Systemy komputerowe różnią się od rachunkowości
Kryteria wyboru systemu komputerowego
ODP. Kryteria wyboru systemu komputerowego:
Sposób wprowadzania danych do systemu
Wprowadzenie i zmiana danych stałych
Kontrole programowe przy wprowadzaniu danych
Zabezpieczenie programowe na wypadek wystąpienia błędu
Kontrola prawidłowości procesu przetwarzania
Zabezpieczenie sprawności przetwarzania danych
Sposoby korekty błędnych zapisów
Zasady prowadzenia dziennika
Tworzenie zestawień za dowolny okres dla dowolnej liczby kont
Zasady ochrony danych
Jakość edycji tekstowych i tabulogramów
Możliwość eksportu i importu danych innych systemów
Sposoby archiwizowania danych
Kryteria zakupu programu komputerowego
ODP. Kryteria zakupu programu komputerowego:
Możliwości finansowe firmy,
Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd,
Umiejętności techniczne pracowników,
Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy,
Wielkość i specyfika działalności przedsiębiorstwa,
Liczba i jakość oferowanych wydruków (raporty).
Organizacja rachunkowości wymaga
ODP organizacja rachunkowości wymaga:
Znajomości zasad prawidłowej rachunkowości,
Przestrzegania obowiązujących przepisów,
Znajomości form i technik księgowości,
Uwzględnienie specyficznych cech jednostki gospodarczej,
Określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych,
Zdefiniowanie przedmiotów ewidencji.
Kto jest zobowiązany do sporządzania sprawozdania finansowego ODP KIEROWNIK
Rodzaje kontroli ze względu na moment przeprowadzania
Kontrola wstępna (uprzednia) – następuje po przystąpieniu do realizacji czynności będących przedmiotem kontroli, kontrolą objęty jest zamiar (plan) podjęcia określonych czynności albo decyzja o przystąpieniu do nich, do przeprowadzenia tej kontroli jako materiał badawczy wykorzystuje się dokumentację planistyczną, projektową, kosztorysową albo dokumenty dyspozycyjne np. zlecenia robocze, polecenia wypłaty gotówki, wydania materiałów itp.
Kontrola bieżąca (operatywna) – jest przeprowadzana jednocześnie z czynnością będącą przedmiotem kontroli, tj. w czasie trwania kontrolowanej czynności, co umożliwia natychmiastowe ujawnienie odchyleń i bieżącą reakcję na nie, przeprowadzenie tej kontroli wymaga odpowiednio przygotowanych dokumentów umożliwiających bieżące śledzenie stopnia realizacji zamierzeń.
Kontrola następna (ex post) – jest przeprowadzana po zakończeniu czynności, będącej przedmiotem kontroli, przy czym im krótszy jest odstęp między momentem kontroli a zakończeniem kontrolowanej czynności, tym większa jest skuteczność kontroli i możliwość reakcji na negatywne odchylenia w celu usunięcia albo złagodzenia ich skutków, podstawą tej kontroli może być dokumentacja źródłowa, ewidencja i sprawozdawczość.
Kontrola powtórna – jest ona powtórzeniem wcześniej przeprowadzonej kontroli, jeżeli istnieją wątpliwości co do wiarygodności jej efektów.
Kontrola uzupełniająca – celem tej kontroli jest wyjaśnienie dodatkowych okoliczności lub uzupełnienie luk wcześniejszej kontroli.
Różnice między metodami sporządzania rachunków dotyczą SPOSOBU UJMOWANIA PRZEPŁYWÓW DLA DZIAŁALNOŚCI OPERACYJNEJ
Księgę główną tworzą Odp: konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont
Który z wymienionych dokumentów jest zewnętrzny własny?
Racjonalna organizacja rachunkowości wymaga
racjonalna organizacja rachunkowości wymaga:
znajomości zasad prawidłowej rachunkowości
przestrzegania obowiązujących przepisów
znajomości form i technik księgowości
uwzględniania specyficznych cech jednostki gospodarczej
określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych
zdefiniowanie podmiotu ewidencji
Do komisji spisowych powinno się powoływać
ODP.OSOBY POSIADAJĄCE ODPOWIEDNIE KWALIFIKACJE ZAWODOWE
Narzędzia środków organizacyjnych -
Odp. –
- przez pojecie narzędzi, czyli środków organizacyjnych rozumie się grupy środków zapewniających racjonalną organizacje działu rachunkowości jego Komórek oraz czynności oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym wykorzystaniem form technik i czasu pracy w celu możliwie szybkiego oraz terminowego uzyskania dokładnych i rzetelnych informacji
- zastosowanie środków organizacji powinno doprowadzić do właściwego powiązania w czasie i przestrzeni poszczególnych elementów.
Narzędzia organizacyjne muszą:
zapewnić koordynacje czynności wykonawców
sprzyjać równomiernemu podziałowi pracy miedzy poszczególne komórki oraz pracowników działu rachunkowości
stwarzać podstawy kontroli wykonywania czynności
wpływać na przyspieszenie wykonania praz oraz ich realizacje w pożądanych terminach
Błąd podstawowy w księgach rachunkowych ODP. JEŻELI W DANYM ROKU OBROTOWYM LUB PRZED ZATWIERDZENIEM SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO ZA TEN ROK OBROTOWY JEDNOSTKA STWIERDZIŁA POPEŁNIENIE W POPRZEDNICH LATACH OBROTOWYCH BŁĘDU, W NASTĘPSTWIE KTÓREGO NIE MOŻNA UZNAĆ SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO ZA ROK LUB LATA POPRZEDNIE ZA RZETELNE I JASNO PRZEDSTAWIAJĄCE SYTUACJĘ MAJATKOWĄ I FINANSOWĄ ORAZ WYNIK FINANSOWY.
Systemy informatyczne mogą być? Odp: Unikalne
Co reguluje wzorcowy plan kont? Odp: UOR
Coś o komisji inwentaryzacyjnej
ODP Komisja inwent
Komisja spisowa powinna przeprowadzać spis w obecności osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane mienie.
Po zakończeniu prawidłowo przeprowadzonego spisu osoby te powinny złożyć oświadczenie, że wszystkie składniki objęte zostały spisem i że osoby te nie wnoszą zastrzeżeń do pracy zespołu spisowego
Kontrolerami spisowymi mogą być….
Kontrolerami spisowymi mogą być:
Główny księgowy
Kierownik jednostki
Członek komisji inwentaryzacyjnej
Powołani kontrolerzy
Biegli rewidenci
Urzędy Kontroli Skarbowej
Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej czegoś tam… str 26
Było coś o kierowniku jednostki..
Zasady kontroli dokumentów księgowych
• Zarówno wymagania określone w art. 2 jak też kontrola wewnętrzna dowodów księgowych powinny być w praktyce realizowanie w taki sposób aby zabezpieczyć rzetelność dokumentów na wejściu tzn. przed wprowadzeniem na ich podstawie do ksiąg rachunkowych.
• Dlatego też w odniesieniu d dowodów dokumentujących szczególnie ważne operacje gospodarcze omówieni ona wyżej kontrola pod względem formalno-rach i merytorycznym może się okazać niewystarczająca.
• Konieczne w takich przypadkach jest rozważenie zastosowania szczególnych zasad kontroli dowodów.
• Formularze druków, na których sporządza się dowody księgowe dokumentujące przemieszczenie składników majątku (rzeczowych i gotówkowych) pomiędzy uczestnikami transakcji wchodzących w stosunki umowne z jednostką lub pomiędzy placówkami gospodarczymi tej jednostki oraz formularze spisów z natury przeznaczone do inwentaryzacji oraz inne dowody dokumentujące operacje szczególnie ważne z punktu widzenia ochrony interesów firmy, mogą być traktowane jako druki ścisłej kontroli lub druki ścisłego zarachowania.
• W celu upewnienia się, że dowody księgowe zostały sporządzone właściwie, powinny być poddane kontroli pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, przed zaksięgowaniem wynikających z nich operacji gospodarczych.
• Wprawdzie ustawa o rach w sposób wyraźny tego nie nakazuje, jednak wymagania rzetelności, kompletności i bezbłędności, określone w art. 22 ust 1 tej ustawy oraz interes firmy wskazują na niezbędność tej kontroli.
1.Jeżeli zdarzenia , które wystąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy to:
ODP. Odpowiednie wyjaśnienia jednostka gospodarcza powinna zamieścić w informacji dodatkowej.
2.Zakres ksiąg rachunkowych obejmuje: ODP DOWODY KSIĘGOWE, DZIENNIK, KSIĘGĘ GŁÓWNĄ
3. Na organizacje procesu informacyjnego składa się organizacje następujących elementów:
ODP.INWENTARYZACJI I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ