Spis treści:

1. Tytuł projektu……………………………………………………………………… 2

2. Opis projektu………………………………………................. ………………. 3-5

3. Drzewo problemów i drzewo celów……………………. ………………. 6,7

4. Szczegółowy opis wszystkich czynności ………………………………. 8-11

5. Budżet zadaniowy ………………………………………………………………. 12-15

6. Budżet ogólny……………………………………………........................... 16

7. Zidentyfikowane ryzyko ……………………………………................... 17

8. Plan zarządzania ryzykiem……………………………………………………. 18

9. Harmonogram Gantta…………………………………………………………. 19

10. Diagram sieciowy z wyznaczoną ścieżką krytyczną……………… 20-21

Program Erasmus – sprawdź, jakie niesie korzyści

Martyna Kujawa

Natalia Lewandowska

1. Organizujemy konferencję międzynarodową w celu zapoznania się gości z zagranicznych uczelni z naszą ofertą edukacyjną i wymianą studentów- program Erasmus.

Głównym problemem jest mała liczba studentów korzystających z programu Erasmus.

Poprzez zorganizowanie konferencji chcemy wpłynąć na wzrost liczby chętnych osób na wyjazd za granicę w celu studiowania.

W związku z tym zaprosimy gości z zagranicznych uczelni. Mają oni zapoznać się z naszą ofertą i rozpowszechnić ją na swoich uczelniach.

Dodatkowo chcemy podczas tej konferencji uzyskać więcej środków z Unii Europejskiej.

1. Analiza interesariuszy:

1. Uniwersytet Technologiczno- Przyrodniczy

2. Pracownicy Uniwersytetu Technologiczno- Przyrodniczego

3. Zespół projektowy

4. Hotel

5. Firma cateringowa

6. Firma transportowa

7. Drukarnia (odpowiedzialna za wydruk materiałów informacyjnych, biuletynów i programu konferencji)

Zespół projektowy:

1. Kierownik: sprawuje kontrole nad prawidłowym przebiegiem konferencji, kontroluje pracę innych członków zespołu, przygotowuje plan konferencji

2. Pracownik administracji: sporządza listy gości, bazy potencjalnych prelegentów, zajmuje się sprawami związanymi z organizacją noclegów oraz rezerwacją miejsc hotelowych, bierze udział podczas opracowywania, przygotowywania i wysyłania zaproszeń

3. Pracownik ds. obsługi technicznej: zajmuje się organizacją sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji, sprawdza jego sprawność, przygotowuje przed konferencją oraz sprawuje kontrolą nad nim podczas spotkania

4. Pracownik ds. księgowości: zajmuje się kwestią finansową związaną z organizacją konferencji, sprawuje nadzór nad budżetem, kontroluje płatności, ustala wstępny kosztorys

5. Opiekun gości: zajmuje się zaproszonymi gośćmi, sprawuje kontrolę podczas ich transportu z lotniska do hotelu, z hotelu do UTP oraz z UTP do hotelu; oprowadza prelegentów po uniwersytecie; zajmuje się wręczaniem programu konferencji i identyfikatorów

1. Formalności

1. Uzyskanie pozwolenia na zorganizowanie konferencji międzynarodowej od rektora uczelni - dr hab. inż. Antoni Bukaluk, prof. nadzwyczajny UTP.

2. Zorganizowanie spotkania z:

1. koordynatorem uczelnianym mgr Joanną Siołkowską

2. pełnomocnikiem ds. Współpracy Międzynarodowej- dr inż. Małgorzata Michalcewicz- Kaniowska

3. rektorem – dr hab. inż. Antoni Bukaluk, prof. nadzwyczajny UTP

4. Prorektor ds. nauki – dr hab. Inż. Dariusz Boroński, prof. nadzw. UTP

3.Przygotowanie planu konferencji (temat przewodni, tematy dodatkowe).

4.Omówienie tematów z osobami, które mają wystąpić.

1. Przygotowania do konferencji

1.Utworzenie bazy potencjalnych uczestników

a) Uczelnie

b) Wydziały

c)Studenci, którzy aktualnie biorą udział w programie Erasmus

d)Pozostałe informacje o studentach, którzy byli uczestnikami programu Erasmus w latach ubiegłych

2.Opracowanie:

1. Materiałów informacyjnych, biuletynów, planu konferencji

2. Plakietek imiennych- identyfikatory (dla ułatwienia nawiązywania kontaktów między uczestnikami konferencji w czasie wolnym)

3. Zaproszeń i wysłanie ich do prelegentów

4. Wystroju sali, obsługi technicznej, sprzętu (mikrofony, rzutniki)

5. Plakatów w celu powiadomienia studentów o odbywającej się konferencji.

1. Zlecenia i zamówienia

1.Zlecenie wydruku materiałów

2.Zlecenie wydruku plakatów

3.Zamówienie identyfikatorów

4.Zlecenie wydruku biuletynów

5.Zlecenie wydruku programu konferencji

6.Zamówienie sprzętu technicznego

7. Wybór i zamówienie firmy cateringowej

8. Odbiór zamawianych materiałów

1. Hotel

1. Wybór hotelu

2. Przygotowanie list gości do hotelu

3. Zarezerwowanie pokoi hotelowych dla 100 osób

1. Transport

1. Rezerwacja biletów lotniczych (dla 100 osób, z 5 krajów)

2. Rezerwacja dwóch autokarów

3. Organizacja odbioru gości z lotniska w Bydgoszczy do hotelu „Słoneczny Młyn” , z hotelu do UTP, z UTP do hotelu, przez 3 dni trwania konferencji.

1. Kontrola

1.Nad prawidłowym przebiegiem przygotowań konferencji

2. Nad pracą członków zespołu

Szczegółowy opis czynności zaplanowanych wraz z przydzielonymi zasobami ludzkimi

1.Formalności

1.1 Uzyskanie pozwolenia na zorganizowanie konferencji. W celu zorganizowania międzynarodowej konferencji niezbędne jest uzyskanie zgody organów decyzyjnych na Uniwersytecie Technologiczno – Przyrodniczym. Chcemy wykorzystać jedną z sal audytoryjnych, gdyż jest ona w pełni przystosowana do przeprowadzania tego typu spotkań. W związku z tym zaplanujemy wstępnie spotkanie z władzami uczelni, aby omówić wszystkie kwestie dotyczące tego przedsięwzięcia. Osobą, która może nam takiego pozwolenia udzielić jest dr hab. inż. Antoni Bukaluk. Odpowiedzialny za uzyskanie takiej zgody jest w tym przypadku kierownik i to on jest w pełni zaangażowany w to zadanie.

1.2 Zorganizowanie spotkania z pracownikami Uniwersytetu Technologiczno- Przyrodniczego. Aby nasze przedsięwzięcie związane z przeprowadzeniem międzynarodowej konferencji przebiegło sprawnie i właściwie, zorganizujemy spotkanie z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w podobne programy. Planujemy spotkać się z koordynatorem uczelnianym mgr Joanną Siołkowską, pełnomocnikiem ds. Współpracy Międzynarodowej- dr inż. Małgorzatą Michalcewicz- Kaniowską oraz i rektorem- dr hab. inż. Antoni Bakulak. Spotkanie ma na celu uzyskanie niezbędnych informacji dotyczących przebiegu programu Erasmus w latach ubiegłych, a także bazy danych studentów uczestniczących w tym projekcie. Osobami, które zajmą się realizacją tego zadania będą kierownik oraz pracownik ds. administracji.

1.3 Przygotowanie planu konferencji. Niezbędnych, a zarazem kluczowym elementem zorganizowania konferencji na jak najwyższym poziomie jest bez wątpienia opracowanie precyzyjnego planu konferencji. Będzie on obejmował wszystkie szczegóły wchodzące w przebieg projektu, tzn. całą organizację od strony przygotowań, a także wystąpienia zaproszonych gości. Plan taki powinien być zgodny z wszelkimi wymogami dotyczącymi organizacji konferencji na taką skalę oraz właściwy i zgodny z rzeczywistością. Do tego zadania zaangażowano trzech członków zespołu projektowego. Będzie to kierownik wraz z pracownikiem ds. administracji i pracownikiem ds. obsługi technicznej.

1.4 Omówienie tematów z osobami, które mają wystąpić. Aby konferencja przebiegała sprawnie uznaliśmy za konieczne precyzyjne omówienie zagadnień jakie będą poruszane podczas spotkania. W tym celu drogą elektroniczną przeprowadzimy rozmowy z wszystkimi osobami, które będą bezpośrednio uczestniczyć w tym elemencie. Przedstawimy swoje pomysły i propozycje, aby ułatwić i pomóc prelegentom. W tym zadaniu uczestniczył jeden pracownik i był to opiekun gości i jednocześnie pomocnik w przygotowaniach konferencji

Czas trwania: 5 dni

Rezultat: Dzięki uzyskanemu pozwoleniu, możemy planować kolejne działania mając wsparcie pracowników uczelni.

2.Przygotowania do konferencji

2.1 Utworzenie bazy potencjalnych uczestników. To zadanie ma na celu określenie listy osób, które chcielibyśmy zaprosić do uczestnictwa w naszej konferencji międzynarodowej. Obejmować będzie prelegentów z naszego kraju, ale przede wszystkim z uczelni zagranicznych, gdyż naszym celem jest pozyskanie jak największej liczby studentów chcących podjąć naukę na kierunkach z naszej oferty edukacyjnej. Do tego zadania postanowiliśmy zaangażować cały zespół projektowy, gdyż wymaga ono dużo pracochłonności. W skład zespołu wchodzą: kierownik, pracownik ds. administracji, pracownik ds. księgowości, pracownik ds. obsługi technicznej oraz opiekun gości i jednocześnie pomocnik w przygotowaniach do konferencji.

2.2 Opracowanie materiałów, identyfikatorów, zaproszeń, plakatów, przygotowanie sali. W celu poinformowania wszystkich zaproszonych gości o szczegółowych elementach konferencji, postanowiliśmy opracować i przygotować materiały mające ułatwić zapoznanie się z programem. Zadaniem tym zajął się pracownik ds. księgowości. Dla wszystkich potencjalnych gości przygotowaliśmy zaproszenia. Zaproszenia zawierają dokładnie sprecyzowany cel naszej konferencji, z uwzględnieniem głównego problemu oraz tematu przewodniego. Określiliśmy również przewidywany termin, czas konferencji i miejsce. Uwzględniliśmy także prośbę o możliwie najszybszą odpowiedź na zaproszenie. Tym zadaniem zajęli się pracownicy ds. administracji i obsługi technicznej. Aby wysyłanie zaproszeń przebiegło szybko i sprawnie wybraliśmy do tego drogę elektroniczną. Za wykonanie tego zadania odpowiedzialny był pracownik ds. administracji. Organizując konferencję dotyczącą wymiany studentów między uczelniami z różnych krajów postanowiliśmy ogłosić ten fakt także wśród studentów z naszej uczelni. Poprzez opracowanie, a następnie wydrukowanie i rozwieszenie plakatów informacyjnych chcieliśmy dotrzeć do jak największej liczby osób, jednocześnie zapraszając ich do aktywnego wzięcia udziału w tym przedsięwzięciu. Dzięki temu będą mogli zapoznać się z ofertami edukacyjnymi innych uczelni zagranicą. Opracowaniem takich plakatów zajął się pracownik ds. administracji wraz z pracownikiem ds. księgowości

Czas trwania: 4 dni

Rezultat: Opracowując bazę danych jesteśmy wstanie dokonać selekcji dotyczącej zapraszanych przez nas gości. A dzięki opracowywaniu przez nas samych różnych wzorów zaproszeń ograniczamy koszty, które ponieślibyśmy zlecając projektowanie innej firmie.

3. Zlecenia i zamówienia

3.1 Zlecenie wydruku materiałów. Po szczegółowym przygotowaniu materiałów informacyjnych, zleciliśmy firmie „DRUKPOL” ich wydruk. Za to zlecenie odpowiedzialny był pracownik ds. administracji.

3.2 Zlecenie wydruku plakatów. Po dokładnym opracowaniu informacji, które mają znajdować się na plakatach zleciliśmy firmie „DRUKPOL” wydruk gotowych egzemplarzy. Plakaty były czytelne i ogólnodostępne w odpowiednio dużym formacie tak, aby dotrzeć do jak największego grona studentów. Osobą odpowiedzialną za zlecenie tego zadania był pracownik ds. administracji.

3.3 Zamówienie identyfikatorów. Aby ułatwić kontakty pomiędzy gośćmi podczas konferencji zleciliśmy firmie „DRUKPOL” wydruk identyfikatorów. To zadanie powierzyliśmy pracownikowi ds. księgowości.

3.4 Zlecenie wydruku biuletynów. W celu podręcznych informacji o prowadzonej konferencji, przygotowaliśmy dla uczestników biuletyny informacyjne. Wykonawcą była firma „DRUKPOL”, a zamówienie złożył pracownik ds. obsługi technicznej.

3.5 Zlecenie wydruku programu konferencji. Aby każdy znał dokładny przebieg konferencji, opracowaliśmy szczegółowy program realizowany przez 3 dni. Wydrukowała to dla nas firma „DRUKPOL”, a zlecił jej to opiekun gości.

3.6 Zamówienie sprzętu technicznego i obsługi technicznej. Do przeprowadzenia konferencji międzynarodowej na jak najwyższym poziomie niezbędnym elementem jest sprzęt techniczny. Umożliwi on bezpośredni kontakt między publicznością a mówcami. Podstawę stanowią mikrofony w odpowiedniej ilości oraz głośniki. Zaopatrzymy się również w rzutnik oraz projektor, dzięki któremu można będzie pokazać na dużym ekranie przykładowe wykresy czy prezentacje multimedialne. Sprawami technicznymi zajęli się pracownik ds. obsługi technicznej oraz opiekun gości i jednocześnie pomocnik przy przygotowaniach konferencji.

3.7 Wybór i zamówienie firmy cateringowej. Podczas konferencji ważnym elementem jest zapewnieniem obsługi cateringowej dla zaproszonych gości. W tym celu kierownik wraz z pracownikiem ds. administracji zapoznali się z listą firm oferujących takie usługi. Ostatecznie zdecydowali się na wybór oferty firmy „BlueBar”. Dokonali jednocześnie wyboru menu ustalając wszelkie szczegóły cateringu.

3.8 Odbiór zamawianych materiałów. Po tygodniowym okresie oczekiwania na zrealizowanie zlecenia kierownik, pracownik ds. obsługi technicznej i pracownik ds. administracji odebrali wszystkie drukowane materiały i sprzęt techniczny.

Czas trwania: 10 dni

Rezultat: Korzystając z usług innych firm nasze materiały są najlepszej jakości, a sprzęt, obsługa techniczna i firma cateringowa spełniają nasze oczekiwania.

4. Hotel

4.1 Wybór hotelu. Dla zapewnienia komfortu naszych gości zagranicznych kierownik, pracownik ds. administracji i pracownik ds. księgowości dokonali wyboru jak najlepszego, a jednocześnie najbardziej opłacalnego hotelu. Ostatecznie zdecydowali się na hotel „Słoneczny Młyn”.

4.2 Przygotowanie listy gości do hotelu. Po ostatecznym wyborze hotelu 4 członków zespołu tj. kierownik, pracownik ds. administracji, pracownik ds. obsługi technicznej oraz opiekun gości i jednocześnie pomocnik przy przygotowaniach konferencji opracowali szczegółowo listę wszystkich gości . Określili konkretną liczbę wraz z imieniem i nazwiskiem poszczególnych osób.

4.3 Zarezerwowanie pokoi hotelowych. Po przekazaniu listy gości pracownik ds. administracji dokonał ostatecznej rezerwacji pokoi hotelowych zapewniając tym samym wszystkim osobą komfort i nocleg podczas wyjazdu.

Czas trwania: 5 dni

Rezultat: Wybierając hotel gwarantujemy noclegi o wysokim standardzie dla wszystkich naszych gości.

5. Transport

5.1 Rezerwacja biletów lotniczych dla 100 osób z 5 różnych krajów. Biorąc pod uwagę, że zapraszamy gości z pięciu różnych krajów Europy jesteśmy zobowiązani ponieść wszelkie koszty związane z ich przybyciem. Zapoznając się z ofertami kilku linii lotniczych wybraliśmy firmę „Ryanair”. Dokonaliśmy więc rezerwacji łącznie 100 biletów lotniczych uwzględniając jednocześnie drogę powrotną. Osobami odpowiedzialnymi za to zadanie byli pracownik ds. księgowości, który czuwał nad finansami oraz pracownik ds. obsługi technicznej.

5.2 Rezerwacja 2 autokarów na okres 3 dni. Na dzień przylotu zaproszonych gości, a także pozostałe dni konferencji postanowiliśmy wynająć dwa autokary, które odbiorą wraz z opiekunem, prelegentów z lotniska i zawiozą ich do hotelu. Następnie zapewnią im przejazd na Uniwersytet Technologiczno- Przyrodniczy oraz po zakończonej konferencji odwiozą do hotelu i ostatecznie na lotnisko. W tym celu spośród oferty kilku firm przewozowych wybraliśmy najbardziej korzystną, a jednocześnie zapewniającą wysoki komfort i wygodę ofertę „Silverbus”.

5.3 Organizacja odbioru gości z lotniska i transportu w ciągu trzech dni trwania konferencji. Po przylocie gości zagranicznych na lotnisko w Bydgoszczy należy zapewnić wszystkim bezpieczny transport do hotelu „Słoneczny Młyn”. Również należy dopilnować, aby w ciągu 3 dni trwania konferencji mogli bez problemu przemieszczać się z hotelu na UTP, z UTP do hotelu, a ostatniego dnia z hotelu na lotnisko. Całą organizacją i bezpośrednią opieką nad prelegentami zajmą się pracownik ds. administracji, pracownik ds. księgowości, pracownik ds. obsługi technicznej oraz opiekun gości i jednocześnie pomocnik przy przygotowaniach konferencji.

Czas trwania: 5 dni

Rezultat: Rezerwując bilety lotnicze dla wszystkich zaproszonych gości zagranicznych zapewniamy im bezpieczeństwo i komfort podczas podróży.

6. Kontrola

6.1 Kontrola nad prawidłowym przebiegiem przygotowań konferencji. Aby konferencja przebiegła prawidłowo należy nieustannie sprawować kontrolę nad właściwym jej przygotowaniem. Osobą odpowiedzialną za taką kontrolę podczas tego projektu będzie kierownik, gdyż piastuje on w tym przypadku najwyższe stanowisko.

6.2 Kontrola nad pracą innych członków zespołu projektowego. Taką kontrolę sprawuje również kierownik. To on sprawdza prawidłowość wykonywanej pracy przez pozostałych członków zespołu. Wspólne zaangażowanie przyczynia się w dużej mierze do sukcesu danego przedsięwzięcia.

Czas trwania: 29 dni

Rezultat: Sprawując kontrolę nad przygotowaniami konferencji oraz pracą wszystkich członków zespołu staramy się zapewnić jak najlepszą organizację przedsięwzięcia.

Budżet zadaniowy

Lp.	Nazwa zadania	J.M.	Liczba	Cena jednostkowa brutto	Wartość brutto
1. 1.1 1.2 1.3 1.4	FORMALNOŚCI Uzyskanie pozwolenia na zorganizowanie konferencji międzynarodowej: - wynagrodzenie: Kierownik Zorganizowanie spotkania z osobami zajmującymi się na uczelni programem Erasmus: -wydruk materiałów informujących o planowanej konferencji - wynagrodzenie: Kierownik Pracownik ds. administracji Przygotowanie planu konferencji: - wynagrodzenie: Kierownik Pracownik ds. administracji Pracownik ds. księgowości - zakup tuszu do drukarek - zakup papieru do drukarki Omówienie tematów z osobami, które mają wystąpić (elektronicznie) -wynagrodzenie: Kierownik Pracownik ds. obsługi technicznej Pracownik ds. administracji Opiekun gości	Godz. Szt. Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Szt. ryza Godz. Godz. Godz. Godz.	3 3 5 5 5 5 5 4 4 5 5 5 5	40 zł 30 zł 40 zł 32 zł 40 zł 32 zł 35 zł 100 zł 15 zł 40 zł 27 zł 32 zł 20 zł RAZEM:	120 zł 90 zł 200 zł 160 zł 200 zł 160 zł 175 zł 400 zł 60 zł 200 zł 135 zł 160 zł 100 zł 2160 zł
2. 2.1 2.2 a. b. c. d. e. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8	Przygotowania do konferencji: Utworzenie bazy danych osób zaproszonych : - wynagrodzenie: Pracownik ds. administracji Kierownik Pracownik ds. księgowości Pracownik ds. obsługi technicznej Opiekun gości i pomocnik w przygotowaniach konferencji - zakup pakietu MS Office - opłata za dostęp do Internetu - materiały biurowe (długopisy, kolorowe kartki, papier, notesy)- pakiet -zakup kalendarzy dla członków zespołu projektowego - zakup laptopa -zakup telefonów komórkowych - koszt połączeń telefonicznych Opracowanie: Materiałów informacyjnych, biuletynów i programu konferencji - wynagrodzenie: Pracownik ds. księgowości Identyfikatorów: - wynagrodzenie: Pracownik ds. administracji Pracownik ds. obsługi technicznej Zaproszeń i wysłanie drogą elektroniczną -wynagrodzenie: Opiekun gości Wystroju sali, obsługi technicznej, sprzętu -wynagrodzenie: Kierownik Plakatów reklamowych w celu powiadomienia studentów o odbywającej się konferencji: - wynagrodzenie: Pracownik ds. księgowości Pracownik ds. administracji ZLECENIA I ZAMÓWIENIA: Zlecenie wydruku materiałów - koszt zlecenia wydruku - koszt dojazdu - koszt połączeń telefonicznych - wynagrodzenie: Pracownik ds. administracji Zlecenie wydruku plakatów - koszt zlecenia wydruku - koszt dojazdu - koszt połączeń telefonicznych - wynagrodzenie: Pracownik ds. księgowości Zamówienie identyfikatorów - koszt zlecenia - koszt dojazdu - koszt połączeń telefonicznych - wynagrodzenie: Pracownik ds. księgowości Zlecenie wydruku biuletynów - koszt zlecenia - koszt dojazdu - koszt połączeń telefonicznych - wynagrodzenie: Pracownik ds. obsługi technicznej Zlecenie wydruku programu konferencji - koszt zlecenia - koszt dojazdu - koszt połączeń telefonicznych - wynagrodzenie: Pracownik – opiekun gości Zamówienie sprzętu technicznego -koszt wynajęcia -wynagrodzenie: Pracownik ds. obsługi technicznej Pracownik ds. księgowości Wybór i zamówienie firmy cateringowej: - wynagrodzenie: Kierownik Pracownik ds. księgowości -koszty wynajęcia firmy Odbiór zamawianych materiałów -wynagrodzenie: Kierownik Pracownik ds. obsługi technicznej Pracownik ds. administracji -koszty dojazdu	Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Szt. Zł Szt. Szt. Szt. Szt. Min. Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Zł Km Min. Godz. Zł Km Min. Godz. Szt. Km Min. Godz. Szt. Km Min. Godz. Szt. Km Min. Godz. Dzień Godz. Godz. Godz. Godz. Dzień Godz. Godz. Godz. Km	10 8 8 8 8 1 1 1 5 2 5 500 3 4 4 4 5 9 9 1 400 250 1 1 300 50 4 120 70 80 6 50 40 40 4 50 60 50 3 3 4 4 10 10 3 5 5 5 150	32 zł 40 zł 35 zł 27 zł 20 zł 1500 zł 99 zł 87 zł 25 zł 2000 zł 200 zł 0,50 zł 35 zł 32 zł 27 zł 20 zł 40 zł 35 zł 32 zł RAZEM: 400 zł 0,80 zł 0,50 zł 32 zł 300 zł 0,80 zł 0,50 zł 35 zł 1 zł 0,80 zł 0,50 zł 35 zł 1 zł 0,80 zł 0,50 zł 27 zł 2 zł 0,80 zł 0,50 zł 20 zł 600 zł 27 zł 35 zł 40 zł 32 zł 1200 zł 40 zł 27 zł 32 zł 0,80 zł RAZEM:	256 zł 320 zł 280 zł 216 zł 160 zł 1500 zł 99 zł 87 zł 125 zł 4000 zł 1000 zł 250 zł 105 zł 128 zł 108 zł 80 zł 200 zł 315 zł 288 zł 9517 zł 400 zł 320 zł 125 zł 32 zł 300 zł 240 zł 25 zł 140 zł 120 zł 56 zł 40 zł 210 zł 50 zł 32 zł 20 zł 108 zł 100 zł 48 zł 25 zł 60 zł 1800 zł 108 zł 140 zł 400 zł 320 zł 3600 zł 200 zł 135 zł 160 zł 120 zł 9434 zł
4. 4.1 4.2 4.3	HOTEL: Wybór hotelu: - wynagrodzenie: Pracownik ds. administracji Pracownik ds. księgowości Kierownik -koszt połączeń telefonicznych - dojazd do hotelu Przygotowanie list gości do hotelu: - wynagrodzenie: Pracownik ds. administracji Kierownik Pracownik ds. obsługi technicznej Opiekun gości i pomocnik w przygotowaniach konferencji Rezerwacja pokoi hotelowych: - wynagrodzenie: Pracownik ds. administracji - koszt rezerwacji (3 doby)	Godz. Godz. Godz. Min. Km Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Szt.	4 4 4 100 100 4 4 4 4 2 100	32 zł 35 zł 40 zł 0,50 zł 0,80 zł 32 zł 40 zł 35 zł 20 zł 32 zł 420 zł/ dobę RAZEM:	128 zł 140 zł 160 zł 50 zł 80 zł 128 zł 160 zł 140 zł 80 zł 64 zł 42 000 zł 43 130 zł
5. 5.1 5.2 5.3 6. 6.1 6.2	TRANSPORT: Samolot (100 miejsc) 5 krajów: - koszt rezerwacji i kupna biletów w dwie strony dla 100 osób: Praga 20 osób Berlin 20 osób Ryga 20 osób Londyn 20 osób Moskwa 20 osób - wynagrodzenie: Pracownik ds. księgowości Pracownik ds. obsługi technicznej Autokar: - koszt wynajmu autokaru (2) - wynagrodzenie: Opiekun gości i pomocnik w przygotowaniach konferencji Organizacja odbioru gości z lotniska do hotelu, z hotelu do UTP, z UTP do hotelu: -wynagrodzenie: Pracownik ds. administracji Kierownik Opiekun gości i pomocnik w przygotowaniach konferencji Pracownik ds. obsługi technicznej - koszt paliwa - koszt wynajęcia autokaru KONTROLA Nad prawidłowym przebiegiem przygotowań konferencji -wynagrodzenie: Kierownik Nad pracą członków zespołu -wynagrodzenie: kierownik	Szt. Szt. Szt. Szt. Szt. Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. Godz. l. Godz. Godz. Godz.	20 20 20 20 20 2 2 16 4 3 3 2 3 24 8 58 58	1345,80 zł 1150,30 zł 1389,72 zł 1092,54 zł 1235,75 zł 35 zł 27 zł 200zł/ godz. 20 zł 32 zł 40 zł 20 zł 27 zł 5,64 zł 200 zł RAZEM: 40 zł 40 zł RAZEM:	26 916 zł 23 006 zł 27 794,40 zł 21 850,80 zł 24 715 zł 70 zł 54 zł 3200 zł 80 zł 96 zł 120 zł 40 zł 81 zł 135,36 zł 1600 zł 129 766,55 zł 2320 zł 2320 zł 4 640 zł

RAZEM: 198 647,55 zł

Budżet ogólny projektu

Nazwa zadania/kategoria kosztów	Wartość brutto
Koszty ogółem:	198 647,55 zł
Zadanie 1: Formalności/koszty wynagrodzeń, koszty biurowe	2160 zł
Zadanie 2: Przygotowania do konferencji / koszty osobowe, koszty materiałów biurowych	9517 zł
Zadanie 3: Zlecenia, zamówienia / koszty osobowe, koszty usług obcych	9434 zł
Zadanie 4: Hotel / koszty wynagrodzeń, koszty biurowe, koszty usług obcych	43130 zł
Zadanie 5: Transport / koszty transportu, koszty wynagrodzeń, koszty biurowe, koszty usług obcych	129 766,55 zł
Zadanie 6:Kontrola / koszty wynagrodzeń	4640 zł

Zidentyfikowane ryzyka

	Numery zadań	Liczba pkt
Nazwa ryzyka	1	2
Wzrost kosztów pracy		2
Złe warunki pogodowe
Awaria sprzętu technicznego używanego przez pracowników		3
Zła jakość kateringu
Katastrofa lotnicza, wypadek drogowy
Nieuzyskanie zgody na organizację konferencji	2
Błąd w systemach rezerwacji i zamówień
Niechęć przyjazdu zaproszonych gości	2
Przekroczenie budżetu
Liczba pkt	4	5

1	niskie prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka
2	średnie prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka
3	wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka

Zarządzanie ryzykiem

Najgroźniejsze ryzyka

1.Wzrost kosztów pracy.

W sytuacji, gdy dane zadanie wymagać będzie więcej pracochłonności, niż przewidziano, automatycznie wzrosną koszty pracy, np. koszty osobowe. W związku z tym, należy tak zorganizować prace dotyczące przygotowań, aby zajęły one możliwie jak najmniej czasu.

2.Przekroczenie budżetu.

Należy tak planować wszystkie działania, aby stanowiły one jak najniższy koszt. Jeśli w toku trwania przygotowań konferencji okaże się, że prawdopodobne jest przekroczenie projektu, należy:

-inaczej zaplanować transport, tj. goście możliwą część drogi przemierzą pociągiem, pozostałą część pociągiem

-zrezygnować z produkcji identyfikatorów

-wydruk materiałów informacyjnych na tańszym, zwykłym papierze, zamiast kredowego

-wydruk plakatów reklamowych w formacie A4, zamiast A3

-ograniczenie wystroju Sali do minimum

3. Awaria sprzętu technicznego używanego przez pracowników.

Aby ograniczyć skutki wynikające z tego ryzyka, wszelkie dokumenty związane z postępami w przygotowaniach konferencji należy kopiować na inne nośniki, niż komputer, aby w razie awarii można było skorzystać z innego sprzętu, nie tracąc utworzonych już informacji.

Najbardziej zagrożone zadania

1.Transport

Na katastrofy lotnicze nie mamy wpływu. Jednak parę dni przed terminem wylotu samolotu, pracownik ds. administracji powinien potwierdzić, że rezerwacja wcześniej złożona faktycznie znajduje się w pamięci systemu firmy lotniczej, to samo należy zrobić przy rezerwacji autokarów.

2. Przygotowania do konferencji

We wszelkich rodzajach przygotowań pomocne są nam komputery, telefony, które niestety często zawodzą. W związku z tym, wszystkie dokumenty, prace, projekty pracownicy powinni zabezpieczać na różnych nośnikach danych.