Spis treści:

1. Wprowadzenie

2. Organizacja sądownictwa powszechnego w Polsce.

3. Organizacja Sądu Rejonowego

4. Organizacja Sekretariatu

5. Opis wykonywanej pracy

6. Zakończenie i podsumowanie.

I. Wprowadzenie.

Jako student Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Legnicy z wydziału Służb Publicznych, odbyłem pięciotygodniową praktykę kończącą II rok studiów w Sądzie Rejonowym w Legnicy. Cały ten czas spędziłem w sekretariacie wydziału IV Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w terminie od 04.08.2002 do 05.09.2002r.

II. Organizacja sądownictwa powszechnego w Polsce.

Wymiar sprawiedliwości w Polsce sprawują: Sąd Najwyższy, sądy powszechne, sądy administracyjne oraz sądy wojskowe, postępowanie sądowe w naszym kraju jest co najmniej dwuinstancyjne. Rolą Sądu najwyższego jest sprawowanie nadzoru nad działalnością sądów powszechnych i wojskowych w zakresie orzekania.

Jednostkami organizacyjnymi resortu sprawiedliwości są: sądy rejonowe, sądy okręgowe, sądy apelacyjne, prokuratury rejonowe, prokuratury okręgowe, prokuratury apelacyjne, zakłady karne, areszty śledcze, ośrodki szkolenia i doskonalenia kadr Służby Więziennej, okręgowe inspektoraty Służby Więziennej, przedsiębiorstwa działające przy zakładach karnych, zakłady poprawcze i schroniska dla nieletnich, ośrodki doskonalenia kadr Ministerstwa Sprawiedliwości, Instytut Wymiaru Sprawiedliwości, Instytut Ekspertyz Sądowych im. prof. dr Jana Sehna, Główna Komisja Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu- Instytut Pamięci Narodowej oraz okręgowe komisje tej Komisji.

Schemat Organizacji

Sądów powszechnych RP.

III. Organizacja Sądu Rejonowego

Sąd Rejonowy w Legnicy swoją właściwością obejmuje kilka gmin. Dzieli się on na wydziały. Wydziałem kieruje przewodniczący, którym jest prezes, wiceprezes sądu lub inny sędzia. Wśród wydziałów tych wyróżniamy:

1. cywilny - do spraw z zakresu prawa cywilnego,

2. karny - do spraw z zakresu prawa karnego, w tym ds. o wykroczenia rozpoznawanych w drugiej instancji,

3. rodzinny i nieletnich (sąd rodzinny) - do spraw:

a) z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego,

b) dotyczących demoralizacji i czynów karalnych nieletnich,

c) dotyczących leczenia osób uzależnionych od alkoholu oraz od środków odurzających i psychotropowych,

d) należących do sądu opiekuńczego na podstawie odrębnych ustaw,

4. pracy i ubezpieczeń społecznych (sąd pracy) - ds. zakresu prawa pracy

5. ksiąg wieczystych - do prowadzenia ksiąg wieczystych oraz innych spraw cywilnych z zakresu postępowania wieczystego.

Przewodniczącymi wyżej wymienionych wydziałów w sądach rejonowych są prezesi oraz wiceprezesi tych sądów lub wyznaczeni sędziowie. Każdy wydział posiada oddzielny sekretariat, a jego pracą kieruje kierownik, podległy bezpośrednio przewodniczącemu wydziału i odpowiedzialny przed nim za prawidłowe i terminowe wykonywania czynności należących do zakresu działania podległego mu sekretariatu oraz za przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez wszystkich pracowników tego sekretariatu.

Do obowiązków kierownika sekretariatu w zakresie czynności administracyjnych należy w szczególności:

- bieżące sprawdzanie prawidłowości prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych oraz kontrolowanie wykonywania innych czynności pracowników sekretariatu,

- informowanie przewodniczącego wydziału o stanie i biegu spraw znajdujących się przewodniczącego wydziale, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o sprawach, w których postępowanie się przedłuża,

- planowanie i organizowanie pracy sekretariatu, a w tym opracowywanie podziału czynności podległych pracowników,

- opracowywanie projektów sprawozdań statystycznych z zakresu pracy wydziału,

- udostępnianie powierzonej wydziałowi pieczęci urzędowej sądu oraz osobisty nadzór nad jej wykorzystywaniem,

- przedstawianie przewodniczącemu wydziału propozycji wniosków w przedmiocie awansowania, nagradzania i karania podległych pracowników.

Zasięg terytorialny dla Sądu Rejonowego w Legnicy to terytorium powiatu legnickiego, na którym znajduje się Miasto-Legnica oraz gminy: Krotoszyce, Kunice, Legnickie Pole, Miłkowice, Prochowice i Ruja. Wydział zajmuje się sprawami mającymi miejsce na terenie tych miejscowości. Sąd Rejonowy w Legnicy podlega pod Sąd Okręgowy w Legnicy i wydaje wyroki w imieniu Rzeczpospolitej Polskiej. Nazwę sądu apelacyjnego, wojewódzkiego i rejonowego ustala się zgodnie z nazwą miejscowości stanowiącej jego siedzibę. Jeżeli dwa lub więcej sądów rejonowych ma tę samą stałą siedzibę, nazwy sądów utworzonych dla poszczególnych dzielnic uzupełnia się przez wskazanie zakresu ich właściwości terytorialnej. Nazwę sądów funkcjonujących w siedzibie tymczasowej uzupełnia się przez dodanie wyrazów "z tymczasową siedzibą w .....". W sądach rejonowych istniejące odrębne jednostki organizacyjne do spraw z zakresu prawa pracy używają nazwy swego sądu uzupełnionej wyrazami "Sąd Pracy". Szczegółowe unormowania dotyczące sekretariatów i innych komórek administracyjnych Sądu regulują przepisy zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.

W Sądzie Rejonowym w Legnicy, zatrudnionych jest wielu pracowników na różnych stanowiskach, co odzwierciedla potrzebę realizowania rozmaitych czynności wykonywanych w tej instytucji.

Pierwsze rangą i najistotniejsze stanowisko zajmuje Prezes Sądu. Jako organ sądu, kieruje nim i reprezentuje go na zewnątrz. Pełni także czynności z zakresu administracji sądowej. Prezes sądu jest służbowym zwierzchnikiem sędziów, a także powierza im pełnienie funkcji i zwalnia z ich pełnienia. Prezesa Sądu Rejonowego powołuje Minister Sprawiedliwości spośród sędziów sądu rejonowego, natomiast wiceprezesa powołuje się także spośród sędziów sądu rejonowego, lecz na wniosek Prezesa danego sądu. Prezes i wiceprezes są powoływani na okres 4 lat.

Kolejno wyróżnia się także następujące stanowiska: sędzia, asesor sądowy, aplikant sądowy, referendarz sądowy, kurator sądowy, asystent sądowy, urzędnicy i inni pracownicy sądowi, biegli sądowi, tłumacze przysięgli i ławnicy.

IV. Organizacja Sekretariatu

Wszelkimi czynnościami biurowymi zajmuje się sekretariat wydziału, który stanowi powołany zespół pracowników administracyjnych, wykonujących czynności dotyczące powierzonych do rozpoznania spraw.

Pracą sekretariatu kieruje Jego kierownik, który bezpośrednio podlega przewodniczącemu wydziału. Kierownik jest odpowiedzialny za prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności należących do zakresu działania podległego mu sekretariatu oraz za przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez pracowników. Kierownik ma za zadanie: planować i organizować pracę sekretariatu, na bieżąco sprawdzać prawidłowość prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych, informować przewodniczącego o stanie i biegu spraw, udostępniać pieczęć urzędową sądu, opracowywać projekty sprawozdań statystycznych z zakresu pracy wydziału, czuwanie nad odpowiednim zaopatrzeniem w księgi, druki, maszyny i materiały piśmienne.

Natomiast zakres zadań sekretariatu obejmuje: wszystkie czynności związane z prowadzeniem akt spraw sądowych oraz urządzeń ewidencyjnych do ich rejestrowania, wykonywaniem wydanych w sprawach sądowych zarządzeń przez przewodniczącego wydziału i sędziów, protokołowaniem na rozprawach i posiedzeniach sądu, i inne.

Zarządzanie kadrami, czyli ilość osób zatrudnianych, zwalnianych i awanse, nie jest mi znana. Lecz wnioskując na podstawie sytuacji w wydziale, w którym odbyłem praktykę, stwierdzić można, że liczba pracowników sekretariatu w ostatnich latach znacznie wzrosła. Obecnie Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych liczy siedmiu pracowników obsługujących sekretariat i wykonujących wszelkie czynności niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania. Owy wzrost liczby urzędników ma swe źródło w zwiększającej się liczbie napływających spraw do rozstrzygnięcia z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

V. Opis wykonywanej pracy

Do moich obowiązków należało m in. wysyłanie zawiadomień i wezwań do powodów (osoby pozywających)[załącznik nr 1 i 2] i pozwanych (osoby pozwane) [załącznik 3 i 4]. Wyglądało to w następujący sposób. Przed wysłaniem zawiadomienie pieczętuje się pieczątką nagłówkową (pieczątką z nazwą Sądu, dokładnym adresem i numerem telefonu). Przed rozpoczęciem wypełniania druku, należy w lewym górnym rogu, pod pieczęcią nagłówkową, wpisać sygnaturę akt oraz datę. Na każdym druku należy wpisać nazwisko adresata, do którego kierowane jest zawiadomienie bądź wezwanie. Poniżej należy wpisać termin rozprawy wraz z dokładną godziną i numerem sali. Jeżeli jednak zdarzy się, że osoba, która jest adresatem zawiadomienia tymczasowo lub na stałe przebywa poza granicami Polski to w takim przypadku szuka się w aktach sprawy pełnomocnika tej osoby i całą korespondencje przesyła jemu. Zawiadomienie bądź wezwanie podpisuje osoba, która zawiadomienie wysyła. Po dokonaniu tych czynności należy wpisać na pierwszej stronie w aktach sprawy, w wykazie wydatków związanych z wysyłką korespondencji, co wysyłamy, podać datę i podpisać się.. Każda koperta i zwrotka powinna być opieczętowana pieczątka nagłówkową w lewym górnym rogu. Na kopercie oprócz adresata wpisuje się datę oraz sygnaturę akt (muszą one być takie same jak na zawiadomieniu) oraz rodzaj przesyłki ( w tym przypadku piszemy "ZAW", czyli zawiadomienie), tak zaadresowana kopertę wysyła się. Obecnie stosuje się koperty ze zwrotkami [załącznik nr5], na których można przy ich adresowaniu pisać przez kalkę, dzięki czemu nie piszemy dwukrotnie tego samego adresata, jednak pod koniec mojej praktyki dowiedziałem się, że zostaną wprowadzone nowe koperty, na których nie będzie można pisać przez kalkę, lecz trzeba odręcznie dwukrotnie adresować osobno kopertę i osobno zwrotkę. Przy tej ilości korespondencji myślę, że nowe koperty znacznie spowolnią pracę w Wydziale, bo w tym samym czasie zamiast np. 20 kopert zaadresuje się tylko 10 z konieczności podwójnego adresowania jednej koperty.

Ponieważ w Wydziale Pracy występuje głównie postępowanie procesowe, dlatego też powiadamia się wnioskodawcę, bądź pozwanego listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Taka forma jest niezbędna, ponieważ Sąd każdorazowo otrzymuje potwierdzenie odebrania lub nie odebrania danego zawiadomienia przez adresata. Jeżeli zawiadomienie zostanie odebrane przez adresata (dowodem czego będzie złożony czytelny podpis na zwrotce) to taka zwrotka zostanie wpięta do akt sprawy zgodnie z datą wpłynięcia i będzie stanowić dokument, poza tym złożony podpis, potwierdza ustosunkowanie się adresata do treści zawiadomienia. Jeżeli jednak zdarzy się tak, że zawiadomienie nie zostanie odebrane przez adresata i zdarzenie to będzie miało miejsce trzykrotnie to sędzia, któremu ten rejon podlega może orzec, aby pozostawić zawiadomienie ze skutkiem doręczenia. Nie odebrane zwrotki nie doszywa się do akt, ponieważ każda zwrotka jest dokumentem ważnym dla Sądu.

Do moich obowiązków należało także drukowanie i wysyłanie zawiadomień oraz zobowiązań do delegowania osoby obeznanej ze sprawą. Zobowiązania najczęściej były adresowane do różnych oddziałów ZUS-u i KRUSU. Zawiadomienia informują o terminie rozprawy oraz zobowiązują powyższe instytucje do stawiennictwa osoby (np. pełnomocnika) obeznanej ze sprawą. Przed wysłaniem zawiadomienia musiały zostać opieczętowane pieczęcią nagłówkową oraz podpisane przez kierownika sekretariatu. Zawiadomienia były drukowane w dwóch egzemplarzach. Pierwszy był wysyłany, natomiast drugi włączany do akt i wszywany według daty wydrukowania.

Do moich obowiązków należało również układanie i zszywanie akt. Akta sprawy zszywa się datą po uprzednim poukładaniu ich w odpowiedniej kolejności (według daty). Codziennie zszywa się kilkadziesiąt akt, co świadczy o liczbie wniosków i załatwionych spraw. Warto wspomnieć, że w ciągu roku zakłada się średnio ok. 2000 nowych akt. Każde nowe akta są zszywane w następujący sposób, jako pierwsza jest strona ( wykaz kosztów związanych z wysyłaniem korespondencji), na którą wpisuje się pocztę "wychodzącą", następnie wszywa się zarządzenie (które po wykonaniu musi zostać podpisane przez wykonującego). Następnie należy poukładać wszystkie dokumenty według daty wpłynięcia lub daty napisania dokumentów kierowanych do Sądu. Odpisy lub kopie niektórych dokumentów należy złożyć wzdłuż i przypiąć do okładki na końcu akt. Następnie pozostaje tylko zszycie akt igłą i dratwą. Każda karta (dokument) jest ponumerowany, jeżeli liczba kartek przekroczy 200, zakłada się drugi tom akt.

Zauważyłem, że układanie i zszywanie akt zajmuję bardzo dużo czasu, co w efekcie spowalnia pracę Wydziału. Dlatego uważam, że zamiast zszywania, dokumenty powinny być opatrzone w "koszulki", które pozwolą na wpinanie dokumentów do skoroszytów, co pozwoli zaoszczędzić urzędnikom więcej czasu i usprawnić pracę.

Moją najtrudniejszą i najbardziej odpowiedzialną pracą, z jaką się tam spotkałem było wypisywanie zarządzeń o przydzieleniu odpowiednich kwot dla biegłych [załącznik nr 6]. Było to o tyle „niebezpieczne”, ponieważ mogłem się pomylić odnośnie kwoty i taki biegły mógłby być bardzo zły z tego powodu. Jednakże pod czujnym okiem jednej z pań nie popełniłem żadnego błędu.

Co do samej organizacji pracy w Sądzie uważam, że należało by pozmieniać kilka rzeczy. Mianowicie jakby cały sekretariat zacząłby pracować „taśmowo”, a nie, że każdy swoje to znacznie ułatwiłoby to pracę. W sekretariacie, którym pracowałem było 7 osób i wystarczyłoby wytypować jedną osobę, aby np. opieczętowała wszystkie pisma, co spowodowałoby, że nikt nie musiałby specjalnie chodzić i szukać dodatkowo pieczątki. Pieczątek jest ograniczona ilość, więc nie każdy może mieć cały zestaw i trzeba sobie pożyczać co chwilę.

Następną wadą, jaka występuje w sądzie są laptopy. Po co laptopy?!! Jak wiadomo są one 2 razy droższe od zwykłego komputera i szybciej się psują. Poza tym, jak się już zepsują to cały laptop jest w naprawie, a w przypadku standardowego komputera, to tylko klawiatura. Jedyną zaletą ich jest to, że są przenośne, ale przecież można założyć w sądzie sieć informatyczną, co nie jest aż tak drogie, a za to jakie sprawne.

VI. Zakończenie i podsumowanie.

Dzięki temu krótkiemu okresowi pracy w Sądzie Rejonowym w Legnicy w Wydziale IV Pracy i Ubezpieczeń Społecznych zdobyłem wiele umiejętności, którymi do tej pory nie dysponowałem lub powiększyłem znajomość.
Nauczyłem się między innymi:

1. obsługi komputerów przenośnych typu „laptop"

2. obsługi kserokopiarki

3. orientacji w tomach akt

4. zszywania akt

5. archiwizacji akt

6. obsługi programu komputerowego „Tag", edytującego tekst

7. pisania wezwań i zawiadomień

8. współpracy z innymi pracownikami sekretariatu

2. pracy w zespole

2. podejmowania decyzji

3. obiektywności

5. szybko pisać

Praca, choć przez tak krótki okres, pozwoliła mi zetknąć się z zespołem nie tylko fachowców, lecz także bardzo interesujących ludzi, o których pozycji społecznej nie świadczy jedynie wysokie wykształcenie, ale także niesamowita wręcz otwartość na sprawy nie tylko zawodowe. Przez ten miesiąc i kilka dni odbyłem wiele ciekawych rozmów z sędziami, adwokatami, prokuratorami, ławnikami oraz innymi pracownikami Sądu Rejonowego w Legnicy. Dzięki tym rozmowom znacznie poszerzyłem swoje horyzonty myślowe, a także pozwoliły mi one spojrzeć na niektóre sprawy z innej perspektywy niż dotychczas to robiłem. Co dziennie zyskiwałem bardzo cenną wiedzę, która przyda mi się na pewno gdy podejmę pracę zawodową. Miałem możliwość poznawania i przypatrywania się, jak i uczestniczenia w pracy urzędnika państwowego, co dla mnie osobiście jest rzeczą bezcenną ze względu na specyfikę kierunku, na którym studiuję.

Uczestniczenie w wymiarze sprawiedliwości dało mi możliwość głębszego zapoznania się z procedurami sądowymi, jak również sposobu pracy pod kątem przestrzegania i realizacji przepisów prawnych, co również przydatne jest na moich studiach. Bardzo często wiedza teoretyczna, którą zdobyłem na uczelni, była podczas odbywania praktyki zamieniana na wiedzę praktyczną, co przynosiło mi nie małą satysfakcję i na pewno zmobilizuje do dalszego podnoszenia moich jak na razie skromnych umiejętności urzędniczych podczas następnego roku nauki w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej.

Łukasz Zieliński