PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

prawo zamówień publicznych

Zamówienie publiczne jest szczególnym rodzajem postępowania, zmierzającym do zawarcia umowy między zamawiającym (podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy) a wykonawcą. Jego stosowanie ma na celu przede wszystkim racjonalne wydatkowanie środków publicznych, a także przeciwdziałanie korupcji. Aby cele te mogły być osiągnięte, postępowanie musi przebiegać zgodnie z określonymi zasadami. Prawo zamówień publicznych i określone w nim tryby udzielania zamówień, stosuje się przy zawieraniu odpłatnych umów między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Zasady udzielania zamówień publicznych

Istnieje szereg zasad mających na celu zapewnienie dostępu do zamówienia jak najszerszemu kręgowi potencjalnych zainteresowanych. Zaliczamy do nich m.in. zasady:

1. równego traktowania wykonawców - polegającą na stosowaniu tej samej miary do
wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie oraz na jednakowym traktowaniu
wykonawców znajdujących się w takim samym stanie faktycznym (art. 7 ust. l upzp).
Naruszenie tej zasady może nastąpić już na etapie przygotowania postępowania, jak i na
etapie późniejszym, np. wymóg działania przez wykonawcę na rynku przez okres co
najmniej 3 lat, wymóg wykonania uprzednio zamówienia na terenie danego województwa, wykluczenie wykonawcy, który nie spełnia warunku udziału w
postępowaniu przy jednoczesnym wyborze innego wykonawcy posiadającego dokładnie
te same uchybienia itd;

2. uczciwej konkurencji - jest ona bardzo często powiązana z zasadą równego
traktowania wykonawców. W każdym indywidualnym przypadku musimy przeanalizować daną czynność pod kątem naruszenia (lub nie) zasady uczciwej konkurencji. Przykładem naruszenia tej zasady jest wskazanie konkretnej nazwy zamawianego produktu (komputera marki X, typ Y od Wykonawcy, Dystrybutora Z) bez
dodania zwrotu: „lub równoważny";

jawności - jej przykładem mogą być: obowiązek publikacji ogłoszeń o wszczęciu
postępowania (w trybach konkurencyjnych udzielania zamówień), jawność ofert od dnia
ich złożenia, jawność protokołów z postępowania, jawność umów o zamówienie
publiczne etc. Oznacza to, iż każdy potencjalnie zainteresowany ma umożliwiony dostęp
do informacji o postępowaniu, o czynnościach dokonywanych przez zamawiającego czy o
wykonawcach uczestniczących w postępowaniu. Jako poważne uchybienie tej zasadzie
skutkujące nieważnością umowy o zamówienie jest np. brak opublikowania ogłoszenia o
zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (gdy wartość zamówienia przekracza
kwotę 60.000 euro);
bezstronności - polegająca na tym, że czynności związane z przygotowaniem i
przeprowadzeniem postępowania mogą wykonywać osoby zapewniające bezstronność i
obiektywizm. W niektórych sytuacjach osoby wykonujące czynności w postępowaniu o
udzielenie zamówienia (członkowie komisji przetargowej, kierownik zamawiającego)
podlegają wyłączeniu z procesu udzielania zamówienia (art. 17). Dotyczy to zwłaszcza
sytuacji, gdy sami ubiegają się o udzielenie tego zamówienia lub gdy pozostają z
wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione
wątpliwości co do ich bezstronności;

pisemności - polegająca na tym, że postępowanie o zamówienie publiczne, poza
wyjątkowymi sytuacjami, prowadzi się w formie pisemnej. Chodzi o obowiązek złożenia
oferty w formie pisemnej, sporządzenia pisemnego protokołu z postępowania o udzielenie
zamówienia, zawarcia umowy w formie pisemnej (chyba że jest wymagana forma
szczególna);
prymatu trybu przetargu nieograniczonego i ograniczonego nad pozostałymi
trybami udzielania zamówień - polegająca na tym, iż ustawodawca wyróżnia 8 trybów
postępowania. Są to: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z
ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienie z wolnej ręki,
zapytanie o cenę i licytacja elektroniczna. Jedynie tryb przetargu ograniczonego i
nieograniczonego (z uwagi na ich konkurencyjność, umożliwienie dostępu do nich
potencjalnie nieograniczonemu kręgowi adresatów) możemy stosować zawsze bez
żadnych ograniczeń. Każdy z pozostałych trybów możemy stosować wyjątkowo, jedynie
w przypadku zaistnienia określonych w upzp przesłanek.

Kiedy organizacje pozarządowe powinny stosować UPZP Podstawa prawna stosowania UPZP przez organizacje pozarządowe

Art. 3 ust. l pkt 5

Zgodnie z poprzednią wersją Ustawy organizacje pozarządowe musiały stosować przepisy UPZP w sytuacji, gdy zamówienie było finansowane w co najmniej 50 % ze środków publicznych. Obecnie przepis ten nie jest już tak rygorystyczny - w znowelizowanej Ustawie uległ on zmianie i teraz będziemy musieli stosować przepisy Ustawy, gdy łącznie zostaną spełnione następujące okoliczności:

ponad 50% wartości udzielanego przez organizacje zamówienia jest finansowane
ze środków publicznych lub przez podmioty wskazane w przepisach u.p.z.p. - w
przypadku organizacji pozarządowych ta przesłanka zwykle zachodzi,
wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach
wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 UPZP - projekt rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów przewiduje, iż w stosunku do organizacji pozarządowych będzie to
211.000,- EURO - tak więc ta przesłanka w naszym przypadku raczej nie zachodzi,

3. przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie
czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów
sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków
szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub
usługi związane z takimi robotami budowlanymi - w naszym przypadku ta przesłanka
również raczej nie zachodzi.

Tak więc na podstawie art. 3 ust. l pkt 5 UPZP organizacje w większości przypadków nie muszą stosować tej Ustawy, gdyż zwykle nie zachodzą łącznie wyżej wymienione warunki.

Art. 3 ust. l pkt 6

„Art. 3.1. Ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych, zwanych dalej

„zamówieniami", przez:

6) inne, niż określone w pkt l i 2, podmioty, jeżeli zamówienie jest finansowane z udziałem

środków, których przyznanie jest uzależnione od zastosowania procedury udzielania

zamówienia określonej w ustawie."

Artykuł ten, choć nie uległ on zmianie w porównaniu z poprzednią wersją Ustawy nie wydaje się oczywisty, tu się zaczynają prawnicze interpretacje określenia „przyznanie środków,

uzależnione od zastosowania procedury zamówień publicznych". Kiedy następuje moment przyznania środków np. w ramach projektu EFS? Czy przyznanie środków EFS jest uzależnione od zastosowania procedury udzielenia zamówienia z ustawy czy nie? O sposobie przyznania środków decydują przepisy rozporządzeń Komisji Europejskiej (bądź Rady Unii Europejskiej), które opisują procedury przyznawania środków i żeby tak naprawdę odpowiedzieć na te pytania, należy sięgnąć do tych dokumentów.

Prawnicy przyjmują tu interpretację, że jeśli umowa między organizacją pozarządową a instytucją zarządzającą środkami publicznymi zawiera odniesienie do obowiązku stosowania Ustawy PZP, to znaczy, że środki w ramach tej umowy zostały przyznane z uwzględnieniem obowiązku zastosowania tej procedury. Czyli, że jeśli w naszej umowie o przyznanie dotacji znajduje się paragraf mówiący, że umowa ma być realizowana z uwzględnieniem Ustawy PZP, należy stosować procedury zamówień publicznych. Tak jest w przypadku projektu EFS EQUAL, umów pierwotnie podpisywanych z organizacjami, zawierających paragraf mówiący o konieczności stosowania Ustawy. Dopiero aneksowanie Umowy, znoszące postanowienia paragrafu mówiącego o konieczności stosowania Ustawy PZP pozwoli na niestosowanie tej Ustawy w ramach tego projektu.

Tak więc, w przypadku, gdy organizacja zawiera umowę, na mocy której zobowiązuje się do stosowania procedur Ustawy, należy ją stosować.

Warto dodać, że przecież każdy grantodawca ma prawo narzucić pewne rygory realizacji umowy graniowej i jednym z nich może być np. stosowanie prawa zamówień publicznych. Z drugiej strony należy krytycznie analizować projekty umów o dofinansowanie proponowane przez grantodawców (i ewentualnie próbować negocjować ich zmianę w omawianym tu zakresie), gdyż często grantodawcy mogą za pomocą tych projektów niejako nieświadomie narzucać dotowanym organizacjom stosowanie Ustawy. W projektach umów mogą bowiem nadal znajdować się postanowienia o obowiązku stosowania przepisów UPZP wprowadzone do tych projektów ze względów głównie informacyjnych -• w czasie, kiedy wymóg stosowania Ustawy przez organizacje i tak wynikał z przepisów UPZP. Warto w takim wypadku dążyć do ustalenia, czy grantodawca świadom jest zmiany stanu prawnego i czy postanowienie projektu umowy zakładające obowiązek stosowania przepisów Ustawy wyraża wymóg, na którym rzeczywiście zależy grantodawcy, czy też w jego intencji jest to jedynie przypomnienie - generalnie już przecież nie istniejącego - obowiązku ustawowego. W tym ostatnim wypadku wprowadzony do umowy wymóg - wbrew intencji samego grantodawcy -już nie powiela obowiązku stosowania UPZP wynikającego z Ustawy, ale po prostu kreuje taki obowiązek

Z kolei, jeśli w umowie grantowej nie ma postanowienia o konieczności stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, wówczas organizacja pozarządowa nie musi stosować procedur opisanych w tej ustawie, chyba że obowiązek taki wynika bezpośrednio z treści rozporządzenia Komisji Europejskiej, bądź Rady Unii Europejskiej, dotyczącego tego określonego programu przyznawania środków.

PRÓG 6.000,- EURO

Próg ten rozważamy tylko w odniesieniu do tych wydatków dokonywanych przez organizacje, które zgodnie z przedstawionymi wyżej kryteriami podpadają pod wymóg stosowania procedur Ustawy. Jeżeli zatem na podstawie przedstawionych wyżej kryteriów określona organizacja nie musi przy wydatkowaniu określonych środków stosować przepisów Ustawy, to w ogóle nie musimy rozpatrywać progu 6.000,- EURO. Natomiast, jeżeli nawet dana organizacja obowiązana jest przy wydatkowaniu określonych środków stosować

przepisy UPZP, ale określony wydatek nie przekracza omawianego progu 6.000,- EURO, wyłączone będzie w jego wypadku stosowanie procedur Ustawy. Zgodnie z Ustawą PZP, dopiero zamówienie przekraczające równowartość kwoty 6.000,- EURO netto (bez VAT) podlega procedurom zamówień publicznych.

Równowartość 6.000,- EURO należy przeliczyć wg kursu ogłaszanego na stronach Urzędu Zamówień Publicznych rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów - obecnie obowiązuje kurs: l EURO = 3,6835 zł. (z dnia 22.10.2007)

Oznacza to w rzeczywistości, że każdy zakup usługi czy sprzętu o wartości netto powyżej 22101,-zł (wg obowiązującego obecnie kursu) powinien podlegać procedurom Ustawy. W przypadku umów zleceń koszt zamówienia stanowi całkowity koszt umowy -łącznie ze składkami ZUS i podatkiem (tzw. Kwota brutto brutto).

Należy mieć przy tym na uwadze, że szacując wartość zamówienia dla potrzeb oceny, czy omawiany próg 6.000,- EURO zostanie przekroczony, należy co do zasady brać pod uwagę przewidywaną łączną wysokość wydatków na ten sam typ zamówienia w całym roku budżetowym. Aby wyłączyć stosowanie Ustawy nie wystarcza zatem, że pojedynczy wydatek nie przekroczy omawianego progu - należy ustalić, że roczne wydatki tego samego rodzaju łącznie nie przekroczą tej kwoty.

Kiedy nie stosujemy UPZP

- Umowy o pracę

Dla organizacji istotne znaczenie ma niestosowanie przepisów ustawy do umów z zakresu

prawa pracy (art. 4 pkt 4). Nie ma tu żadnych ograniczeń finansowych. Wiele osób wykonujących określone zadania w projektach to pracownicy organizacji.

Pojęcie umów z zakresu prawa pracy możemy rozumieć szeroko - może chodzić o umowę o pracę na czas określony, nieokreślony, na czas wykonania określonej pracy, umowa o zastępstwo, na okres próby. Zwolnienie dotyczy również umów z zakresu prawa pracy nie wymienionych w kodeksie pracy, np. umowa pracy tymczasowej.

Zwolnienie nie dotyczy świadczenia pracy na innej podstawie niż stosunek pracy. Zatem zwolnienie nie dotyczy świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (tj. umowy o dzieło, umowy zlecenia czy umowy agencyjnej) lub umowy o pracę nakładczą czy kontraktu menadżerskiego.

Przygotowanie postępowania o zamówienie publiczne

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje i przeprowadza zamawiający, tj. organizacja. W znowelizowanym stanie prawnym można powierzyć przygotowanie albo przeprowadzenie, albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o zamówienie własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. W praktyce np. wielu beneficjentów EFS nie będąc na co dzień zobowiązanymi do stosowania przepisów upzp chętnie korzysta właśnie z takiej możliwości powierzenia tej czynności jakiemuś wyspecjalizowanemu podmiotowi.

Krok 1. - wybór osób odpowiedzialnych

Osobami bezpośrednio zaangażowanymi w przygotowanie lub przeprowadzenie zamówienia są: kierownik zamawiającego, czyli prezes/ dyrektor Naszejorganizacji, członkowie komisji przetargowej (o ile jest powoływana) oraz - w uzasadnionych przypadkach - biegły.

Komisję przetargową organizacja musi powołać w sytuacji, gdy wartość zamówienia przekracza 60.000 euro. W pozostałych przypadkach komisja może (ale nie musi) być powołana. Komisja jest organem kolegialnym i musi się składać minimum z 3 osób. Jej członkiem może być zarówno pracownik zamawiającego, jak i inna osoba, nie może być członkiem Komisji kierownik zamawiającego. Komisja jest zespołem pomocniczym kierownika organizacji powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. To kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej.

Czasami przeprowadzenie zamówienia wymaga powołania przez kierownika biegłego. Sytuacja taka może mieć miejsce wtedy, gdy dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga szczególnej wiedzy (np. w postępowaniach o skomplikowane zamówienia techniczne). Biegłym nie musi być osoba spoza kręgu pracowników zamawiającego, ma on jedynie posiadać te „wiadomości specjalne" , dla których go powołano.

Warto pamiętać, że to Kierownik zamawiającego jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. Pozostałe osoby odpowiadaj ą w takim zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Członkowie komisji przetargowej będący pracownikami zamawiającego muszą się również liczyć z odpowiedzialnością pracowniczą z tytułu naruszenia przepisów upzp, a w skrajnych przypadkach (np. złożenia fałszywego oświadczenia o braku powiązań rodzinnych z Wykonawcą) nawet ze zwolnieniem z pracy w trybie art. 52 kodeksu pracy.

Krok 2. - opis przedmiotu zamówienia

Podstawową czynnością z zakresu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest dokonanie opisu przedmiotu zamówienia. Błędny opis naraża organizację na mnożenie kolejnych błędów, takich jak niewłaściwe oszacowanie wartości zamówienia, błędny wybór trybu etc.

Przedmiot zamówienia musimy opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać również w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.

Niewłaściwym będzie więc np. wskazanie, iż zamówimy od 5 do 50 komputerów. Może się zdarzyć, iż trudno jest wskazać konkretną liczbę zamawianego towaru, ale powinniśmy ją wskazać jak najbardziej precyzyjnie, dopuszczając wahania kilku, kilkunastoprocentowe, a nie kilkusetprocentowe.

Przedmiotu zamówienia nie możemyz opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy: „lub równoważny".

Przykład

Fundacja złożyła zamówienie na zakup 50 komputerów marki X typu Z. Tak złożone zamówienie nie jest właściwe. Wyjątkowo możemy dokonać takiego wskazania, ale pod warunkiem, iż jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia (np. pracownia komputerowa zaadoptowana do ćwiczeń jakiegoś programu posiada już sprzęt czuły, specjalnie skonfigurowany, produkcji X typu Z. By zachować parametry pracowni, musi być zapewniony sprzęt taki sam, jak już posiadany); poza tym, wskazaniu takiemu towarzyszyć muszą wyrazy „lub równoważny". Ponadto musimy wskazać płaszczyzny tej równoważności, które są istotne z punktu widzenia naszej organizacji jako zamawiającego, np. minimalną prędkość, minimalną pamięć, procesor etc.

Właściwe sformułowanie mogłoby zatem brzmieć: Fundacja złożyła zamówienie na zakup 50 komputerów marki X typu Z, lub równoważnych.

Przedmiot zamówienia opisujemy za pomocą cech technicznych i jakościowych z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy. Możemy odstąpić od takiego opisywania przedmiotu zamówienia, jeżeli zapewnimy jego dokładny opis poprzez wskazanie wymagań funkcjonalnych.

Każdorazowo do opisu przedmiotu zamówienia stosujemy nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV Common Purchase Yocabulary). CPV jest ujednoliconym systemem klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych stworzonym na potrzeby zamówień publicznych. Obejmuje nazwy dostaw, usług i robót budowlanych, którym przypisane zostały określone 9-cyfrowe kody. Pierwsze dwie cyfry określają działy, pierwsze trzy cyfry określają grupy, pierwsze cztery cyfry określają klasy, pierwszych pięć cyfr określa kategorie, trzy następne służą doprecyzowaniu przedmiotu zamówienia w ramach każdej kategorii, ostatnia dziewiąta cyfra ma charakter kontrolny i służy do zweryfikowania prawidłowości poprzednich cyfr.

Np. jeśli przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług prawniczych - odpowiada temu kod CPV-74110000-3.

Zamawiający z państw członkowskich UE do określania przedmiotu zamówienia muszą stosować kody CPV od 20 grudnia 2003 r. Zamawiający z RP - od l maja 2004 r.

Krok 3. - oszacowanie wartości zamówienia

Szacowaniem wartości zamówienia rządzą następujące zasady (dotyczące dostaw i usług oraz zamówień):

a) podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe
wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez
organizację z należytą starannością;

b) nie możemy w celu uniknięcia stosowania przepisów dzielić zamówienia na
części lub zaniżać jego wartości.

Przykład

Organizacja potrzebuje zakupić 100 komputerów. W tym celu podzieliła ona swoje zapotrzebowanie na dwa mniejsze (po 50 komputerów) i przeprowadziła dwa odrębne zamówienia o szacunkowej wartości równej wartości 50 komputerów. Jest to błąd!

Szacunkową wartość zamówienia stanowi suma tych 100 komputerów. Jeżeli zamawiający ma takie życzenie, to może przeprowadzić dwa albo więcej odrębnych postępowań, ale dla każdego z nich musi szacować wartość zamówienia jak dla 100 komputerów.

Podobnie, gdy po rozpoznaniu rynku okaże się, że wartość zamówienia kształtuje się na kwotę minimum 62.000 euro, to nie możemy następnie samowolnie uznać, iż w istocie jest to kwota 59.000 euro, a w konsekwencji nie stosować rygorów płynących z udzielania zamówienia o wartości powyżej 60.000 euro. Bez znaczenia jest też, z jakiego źródła pochodzą środki publiczne, tzn. gdy nasza organizacja w tym samym czasie ma przeprowadzić zamówienie na zakup 100 komputerów z EFS oraz drugie zamówienie również dla 100 komputerów finansowane np. z dotacji przyznanej przez urząd gminy. Wówczas jeżeli w tym samym czasie mamy informacje o konieczności dokonania zakupu łącznie 200 komputerów, to wartość zamówienia szacujemy jak dla 200 komputerów.

Jednak zupełnie inaczej postępujemy w sytuacji, gdy np. na początku roku wiedzieliśmy, że musimy zakupić 100 komputerów, przeprowadziliśmy to zamówienie a w ciągu roku dostaliśmy dotację bądź grant z EFS, z czego mamy zakupić dodatkowo 6 komputerów o wartości łącznej około 30.000 zł. W takiej sytuacji do szacowania wartości zamówienia na 6 komputerów nie dodajemy tych 100 i nie prowadzimy procedury jak dla 106 komputerów. Te 6 komputerów traktujemy jako odrębne zamówienie -- odrębnie szacowane i odrębnie udzielane.

Przy ustalaniu wartości jednego zamówienia ważna jest wiedza zamawiającego o posiadanych środkach publicznych na dany zakup.

Przykład

Organizacja ma umowę z EFS od początku roku na pierwszy rok, w ramach której kupuje sprzęt komputerowy; w ciągu roku - w kwietniu - zawiera kolejną umowę z EFS, w ramach której też kupuje sprzęt komputerowy. Jeśli komputery z pierwszej umowy kupimy w marcu, to oczywiście zakup komputerów z drugiej umowy będzie drugim zamówieniem. Jeśli jednak komputery z pierwszej umowy będziemy kupować w maju, już po podpisaniu umowy drugiej, to wartością zamówienia będzie łączny zakup komputerów z obu umów.

Ustalenia wartości zamówienia dokonujemy nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi).

Tak więc jeżeli we wniosku opracowanym w sierpniu oszacowaliśmy wartość zamówienia na kwotę 20.000 euro, to wszczynając postępowanie np. w grudniu powinniśmyniśmy ponownie dokonać szacowania zamówienia.

Mamy też obowiązek aktualizować szacunkową wartość zamówienia. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, musimy przed wszczęciem postępowania dokonać zmiany wartości zamówienia. W stosunku do przeliczania wartości zamówienia ze złotych na euro ustawodawca przyjął fikcję prawną, dając Prezesowi Rady Ministrów upoważnienie do ustalania (w drodze rozporządzenia) co najmniej raz na dwa lata średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień, z uwzględnieniem ogłoszonych przez Komisję Europejską w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej równowartości progów stosowania procedur udzielania zamówień. Obecnie (od 26 maja 2006r.) kurs ten wynosi l EURO = 4,3870zł.

Zamówienia uzupełniające

Jeżeli przewidujemy udzielenie zamówień uzupełniających, to przy ustalaniu wartości

zamówienia musimy uwzględnić wartość zamówień uzupełniających.

Informacja o dopuszczeniu możliwości przeprowadzenia zamówienia uzupełniającego

powinna być uwzględniona w SIWZ (specyfikacja istotnych warunków zamówienia).

Zamówienie uzupełniające dotyczy przedmiotu zamówienia opisanego w SIWZ z zamówienia

podstawowego.

W przypadku usług, zamówień uzupełniających udzielamy dotychczasowemu wykonawcy usług podstawowych w trybie zamówienia z wolnej ręki w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego. Nie mogą one stanowić więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego i polegają na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego.

W przypadku dostaw zamówień uzupełniających udzielamy dotychczasowemu wykonawcy usług podstawowych w trybie zamówienia z wolnej ręki w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego. Nie mogą one stanowić więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego i polegają na rozszerzeniu dostawy, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co skutkowałoby niekompatybilnością techniczną lub nieproporcjonalnie dużymi trudnościami technicznymi w użytkowaniu i dozorze, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego.

Zarówno w przypadku dostaw jak i usług zamówienia uzupełniające musimy przewidzieć w SIWZ dla zamówienia podstawowego. Ponadto zamówienie uzupełniające musi dotyczyć przedmiotu zamówienia określonego w SIWZ dla zamówienia podstawowego.

Przykład

W sytuacji gdy zamawiający zamierza udzielić zamówienia podstawowego o wartości 55.000 euro, a przewiduje zamówienia uzupełniające na maksymalne 20% to wartość zamówienia = 55.000 euro + 20% x 55.000 euro = 66.000 euro.

W znowelizowanym stanie prawnym wprowadzono dodatkową niedogodność dla zamawiającego, który zamierza skorzystać z zamówień uzupełniających. Otóż musimy w specyfikacji istotnych warunków zamówienia podać, obok informacji o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, również okoliczności, po których zaistnieniu będą one udzielane. Do tej pory zamawiający nie musiał podawać tych okoliczności.

Przykład

Zamawiający przygotowuje postępowanie na przeprowadzenie szkoleń z zakresu aktywizacji zawodowej i powrotu do pracy zawodowej kobiet po urodzeniu dzieci. Ma być przeszkolonych 100 kobiet w grupach 10-osobowych. Każda grupa liczy po 10 osób. Po wykonaniu tego zamówienia (ewentualnie nawet w trakcie jego wykonywania) pojawiają się dodatkowe osoby chętne do przeszkolenia, znajdują się również na to środki (do których trzeba stosować ustawę). Możemy wtedy zamiast przeprowadzać nowe postępowanie, przeprowadzić negocjacje z dotychczasowym wykonawcą i udzielić mu zamówienia na przeszkolenie w takim samym zakresie dodatkowej grupy kobiet. Ważne, że możemy to

uczynić w terminie 3 lat od udzielenia (podpisania umowy) zamówienia podstawowego, a koszt nie może przekroczyć 20 % ceny zamówienia podstawowego.

Krok 4. - wybór procedury udzielania zamówień

Procedury udzielania zamówień zależą od wartości zamówienia. I tak możemy wyróżnić procedury:

nie podlegające przepisom upzp - dotyczy to zamówień, których wartość
nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro.
Zamówienie udzielane jest z pominięciem zasad i trybów udzielania zamówień
określonych w ustawie.
uproszczoną - najczęściej spotykana przy projektach współfinansowanych z
EFS; dotyczy zamówień, których wartość mieści się w przedziale od 6.000 do
60.000 euro.

W znowelizowanym prawie znajdziesz uproszczenia tej procedury w stosunku do procedury podstawowej. I tak:

nie musimy już publikować ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Nowym obowiązkiem jest natomiast zamieszczenie na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych oraz na własnej stronie internetowej, a jeżeli takiej nie posiadamy - w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym ogłoszenie o wszczęciu postępowania oraz o zawarciu umowy.

ustalone przez organizację terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i terminy składania ofert, ofert wstępnych lub ofert orientacyjnych nie mogą być krótsze niż 7 dni od dnia publikacji ogłoszenia na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych albo od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert, ofert wstępnych lub ofert orientacyjnych, jeżeli z przepisów ustawy wynika obowiązek wyznaczenia terminów dłuższych niż 7 dni;

nie stosujemy przepisów ustawy dotyczących odwołań i skarg. Wykonawcy, który uznał, iż w postępowaniu organizacja naruszyła jego interes prawny, przysługuje tylko protest. Nie może skorzystać on z pozostałych dwóch środków ochrony prawnej polegających na odwołaniu się do Zespołu Arbitrów przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych, a następnie wniesienia skargi do sądu okręgowego.

Niewątpliwie bardzo istotny jest obowiązek zamieszczania w portalu ogłoszenia o wszczęciu postępowania. Spowoduje to na pewno wzrost zainteresowania wykonawców wszystkimi postępowaniami, a co za tym idzie zwiększy nakład pracy zamawiającego w postępowaniu.

W ogłoszeniu o wszczęciu postępowania wskazujemy przedmiot zamówienia, kryteria oceny ofert, a także termin i miejsce składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i składania ofert.

3) podstawową - dotyczy zamówień i konkursów, których wartość przekracza
60.000 euro. Obejmuje ona obowiązek przekazywania ogłoszeń o zamówieniu
Prezesowi UZP, powołania komisji przetargowej. Ponadto wiąże się z
możliwością dla wykonawcy wnoszenia odwołań i skarg, dla organizacji zaś
żądania złożenia w postępowaniu dokumentów potwierdzających spełnianie
warunków udziału w postępowaniu;

4) unijną - według rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie kwot
wartości zamówień i konkursów, od których jest uzależniony obowiązek
przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich
(wydanego na podstawie art. 11 ust. 8 u.p.z.p.) procedura ta obejmuje zamówienia,
których wartość (dla dostaw lub usług) jest równa lub przekracza wyrażoną w
złotych równowartość kwoty:

137.000 euro gdy zamówienie jest udzielane przez zamawiających:

z sektora finansów publicznych z wyłączeniem podsektora samorządowego w

rozumieniu przepisów o finansach publicznych,

będących innymi państwowymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi

osobowości prawnej;

211.000 euro - gdy zamówienie jest udzielane przez zamawiających innych niż określeni
powyżej. Zatem udzielanych np. przez zamawiających z sektora samorządowego,
wszelkie organizacje, stowarzyszenia, etc.

Procedura unijna obejmuje obowiązki procedury podstawowej rozszerzone w szczególności o obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich oraz o obowiązek żądania od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

5) zaostrzoną- stosowaną w sytuacji gdy wartość zamówienia na dostawę lub
usługę jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty
10.000.000 euro.

Krok 5. - wybór trybu zamówienia

Teraz musimy podjąć decyzję, w jakim trybie przeprowadzisz zamówienie, najczęstszymi trybami udzielania zamówienia przez organizacje pozarządowe są:

przetarg nieograniczony,

zapytanie o cenę

zamówienie z wolnej ręki.

Bez żadnych ograniczeń możemy stosować zawsze tylko tryb przetargu nieograniczonego. Pozostałe dwa tryby możemy stosować wyjątkowo, jedynie w przypadku zaistnienia określonych w upzp przesłanek.

Krok 6. - opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ)

Następną czynnością, którą musimy uczynić, by udzielić zamówienia, jest opracowanie ogłoszenia o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ).

Ogłoszenie o zamówieniu musimy opracować, gdy udzielamy zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, licytacji elektronicznej. Nie opracowujemy ogłoszenia tylko w przypadku udzielania zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę oraz zamówienia z wolnej ręki. W przepisach właściwych dla każdego z trybów, w których musi być ogłoszenie, znajdziemy szczegółowy katalog minimum informacji, które musimy w nim zamieścić.

SIWZ opracowujemy w każdym trybie udzielania zamówienia z wyjątkiem trybu zamówienia w wolnej ręki i aukcji elektronicznej. W ostatniej noweli ustawodawca zezwolił na niestosowanie przepisów dotyczących siwz w przypadku udzielania zamówienia z wolnej ręki. Do tej pory brak było takiego wyłączenia.

W przypadku gdy musimy opracować równolegle ogłoszenie o zamówieniu i siwz, najpierw opracujmy siwz. Jak już będziemy mieli siwz w ostatecznej wersji, wtedy przystępujemy do opracowania ogłoszenia. Informacje w ogłoszeniu i siwz powinny być takie same; zatem „przeklejając" je z siwz do ogłoszenia będziemy mieli gwarancję zachowania tego rygoru.

SIWZ zawiera co najmniej:

nazwę (firmę) oraz adres Naszej organizacji;
tryb udzielenia zamówienia;
opis przedmiotu zamówienia;
termin wykonania zamówienia;
opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania
oceny spełniania tych warunków;
wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu
potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;
informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do
porozumiewania się z wykonawcami;
wymagania dotyczące wadium;
termin związania ofertą;

opis sposobu przygotowywania ofert;
miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert;
opis sposobu obliczenia ceny;

13) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze
oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;

informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty
w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści
zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy
albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim
umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach;
pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku
postępowania o udzielenie zamówienia.

W przypadku gdy przepisy ustawy nie stanowią inaczej, SIWZ zawiera również:

1) opis części zamówienia, jeżeli organizacja dopuszcza składanie ofert
częściowych;

2) maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zamawiający zawrze umowę
ramową, jeżeli przewidujemy zawarcie umowy ramowej;

3) informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających (art. 67 ust. l pkt
6) oraz okoliczności, po których zaistnieniu będą one udzielane, jeżeli przewiduj es
udzielenie takich zamówień;

4) opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim
muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli dopuszczasz ich składanie;

5) adres poczty elektronicznej lub strony internetowej organizacji, jeżeli
dopuszczasz porozumiewanie się drogą elektroniczną;

informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia
między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli przewidujemy rozliczenia w walutach
obcych;
wysokość zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli przewidujemy ich
zwrot.

W postępowaniach, w których wartość zamówienia jest mniejsza niż 211.000 euro SIWZ może nie zawierać wymagań dotyczących wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Uwaga

Nowela wprowadziła nowość w postaci udostępniania SIWZ na stronie internetowej od

dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w:

§ Biuletynie Zamówień Publicznych albo Dzienniku Urzędowym Unii

Europejskiej do upływu terminu składania ofert,

a jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro od dnia zamieszczenia ogłoszenia o wszczęciu postępowania na stronach portalu internetowego Urzędu do upływu terminu składania ofert.

Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny spełniania tych warunków

Obowiązkiem organizacji jako zamawiającego jest opisanie tych warunków. Musimy to uczynić w sposób jednoznaczny i nie budzący wątpliwości. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą Zespołów Arbitrów wszelkie niejasności, dwuznaczności należy tłumaczyć na korzyść wykonawców.

Część warunków udziału w postępowaniu jest zależnych od woli Naszej organizacji jako zamawiającego, część zaś jest z góry narzuconych przez ustawodawcę (np. niezaleganie z podatkami, z ZUS, niekaralność etc.). Warunki zależne od woli zamawiającego muszą być zsynchronizowane z przedmiotem zamówienia, z jego wielkością, skomplikowaniem itd. Ustawa (art. 22) wyznacza jedynie ogólne warunki, ich doprecyzowanie, zindywidualizowanie w zależności od przedmiotu zamówienia ciąży na Naszej organizacji. Tymi warunkami ogólnymi są:

§ posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub

czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, np.

posiadanie zezwoleń na transport czy unieszkodliwianie odpadów;

§ posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowanie

potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, np.

wykonanie 2 zamówień podobnych, wymaganiem przedstawienia do realizacji

zamówienia osoby mającej dyplom ukończenia anglistyki, etc.;

§ znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej

wykonanie zamówienia posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności

cywilnej w kwocie X;

§ niepodleganie wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

Musimy też wskazać sposób oceny spełniania tych warunków, a więc najczęściej jest to formuła: spełnia/nie spełnia.

Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu

Ustawodawca (art. 25 ust. 2) dał Prezesowi Rady Ministrów upoważnienie do określenia \v drodze rozporządzenia rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz formy, w jakich dokumenty te mogą być składane. Zamawiający nie może wyjść poza katalog tych dokumentów.

Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

Organizacja ma trzy obowiązki:

1) dokładne opisanie kryteriów oceny ofert. Dotyczy to w szczególności
sytuacji, gdy wprowadzamy obok ceny inne kryteria przedmiotowe. Nie można się
przy opisie ograniczać tylko do przytoczenia nazw poszczególnych kryteriów.
Każde kryterium powinno być szczegółowo opisane, w razie potrzeby podzielone
na mniejsze podkryteria;

przypisania wagi (znaczenia) każdemu z opisanych kryteriów. W tym celu
zwyczajowo przyjmuje się procentową liczbę dla każdego z kryteriów. Łącznie
wszystkie kryteria stanowią 100%;
podanie sposobu oceny ofert - powinno ono być tak przygotowane, by
zminimalizować subiektywne i osobiste wrażenia i odczucia; z drugiej strony ma
zapobiec klasyfikowaniu ofert na podstawie sposobu oceniania znanego tylko
zamawiającemu i rozbieżnego z oczekiwaniami wykonawców.

§ kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w

szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej (z

zastrzeżeniem usług wymienionych w art. 5 ust. l u.p.z.p., o których była mowa

powyżej);

§ kryteria oceny ofert mogą dotyczyć tylko i wyłącznie przedmiotu

zamówienia;

§ kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do

przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry

techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie

oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania

zamówienia;

§ kryteria oceny ofert nie mogą podlegać zmianie w toku postępowania

(wyjątek występuje jedynie w przypadku trybu negocjacji z ogłoszeniem oraz

negocjacji bez ogłoszenia).

uwaga

Właściwy wybór i opisanie wskazanych powyżej elementów SIWZ, tj. warunków udziału w

postępowaniu, dokumentów potwierdzających te warunki oraz kryteriów oceny ofert jest niezwykle ważne, ponieważ nie możemy modyfikować treści SIWZ w zakresie kryteriów oceny ofert (poza wskazanym powyżej wyjątkiem), warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełniania (art. 38 ust. 5).

Zatem jeżeli raz opiszemy te elementy, nie możemy ich zmienić. W przypadku zaistnienia potrzeby ich zmiany musimy unieważnić postępowanie.

Etapy przeprowadzenia procedury postępowania o zamówienie publiczne

W przeprowadzanym postępowaniu o zamówienie publiczne możemy wyróżnić kilka etapów (oczywiście również w zależności od trybu postępowania):

wszczęcie postępowania,
składanie ofert;
otwarcie ofert,
ocena ofert,
wybór najkorzystniejszej oferty,
protesty, odwołania i skarga do sądu okręgowego.

W tekście skupimy się na trybach, w których najczęściej udzielamy zamówienia, tj.: przetargu nieograniczonym, zapytaniu o cenę i zamówieniu z wolnej ręki.