Milena Szczepkowska

Technik administracji sem. IV

MONITORING W MIEJSCU PRACY A PRAWO PRACOWNIKÓW DO PRYWATNOŚCI.

Przedstawiając zagadnienie monitoringu pracownika w aspekcie jego prawa do prywatności na wstępie wskazać należy, iż żaden przepis prawa polskiego nie zawiera definicji dóbr osobistych, do których zalicza się także prawo do prywatności. Kodeks cywilny zawiera jedynie stwierdzenie, że dobrami osobistymi człowieka są w szczególności zdrowie, wolność, cześć swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, , tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska. Wyrażenie „w szczególności” wskazuje, że prawo polskie nie zawiera zamkniętego katalogu dóbr osobistych. Ścisła i wyczerpująca definicja dóbr osobistych jest niemożliwa, bowiem katalog dóbr osobistych ma charakter dynamiczny i zmienny. Podobnie jak nie ma legalnej definicji dóbr osobistych, tak brak jest w polskim ustawodawstwie definicji prywatności, czy też prawa do prywatności. Obecnie nie budzi jednak wątpliwości fakt, iż prawo do prywatności jest jednym z najważniejszych dóbr osobistych. Konstytucja RP z 1997 r. w art. 47 stanowi bowiem, iż każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz decydowania o swoim życiu osobistym. Konkretyzację tego prawa zawiera art. 51 Konstytucji, dotyczący jednego z przejawów prawa do prywatności jakim jest prawo do ochrony danych osobowych. Z powyższego wynika, iż ochrona życia prywatnego, gwarantowana konstytucyjnie w art. 47, obejmuje sobą także autonomię informacyjną oznaczającą prawo do samodzielnego decydowania o ujawnianiu innym informacji dotyczących swojej osoby, a także prawo do sprawowania kontroli nad takimi informacjami, jeśli znajdują się w posiadaniu innych podmiotów. Przejawem prawa do prywatności jest również wolność komunikowania się, która obejmuje nie tylko tajemnicę korespondencji, ale i wszelkiego rodzaju kontakty międzyosobowe (art. 49 Konstytucji). Doniosłość prawa do prywatności uwidacznia m.in. okoliczność, że prawo to jest – zgodnie z art. 233 ust. 1 Konstytucji – nienaruszalne nawet w ustawach ograniczających inne prawa, wydawanych w stanie wojennym i wyjątkowym. Oznacza to, że nawet warunki tak wyjątkowe i ekstremalne nie zezwalają ustawodawcy na złagodzenie przesłanek, przy spełnieniu których można wkroczyć w sferę życia prywatnego nie narażając się na zarzut niekonstytucyjnej arbitralności (por. wyrok TK z 20 listopada 2002 r., sygn. K 41/02, OTK ZU nr 6/A/2002, poz. 83).

Prawo do prywatności jest również chronione na gruncie prawa pracy. Prywatność osoby zatrudnionej podlega takiej ochronie, jakiej podlegają pozostałe interesy i prawa niemajątkowe. Podstawy tej ochrony należy doszukiwać się a art. 11 (1) k.p. Zgodnie z treścią wskazanego przepisu pracodawca zobowiązany jest szanować godność i inne prawa osobiste pracowników. W cytowanym przepisie nie wymieniono wprawdzie prywatności jako prawa osobistego, uwzględniając jednak wywody zaprezentowane wyżej oraz okoliczność, że w jednym z projektów nowelizacji kodeksu pracy, prywatność została wymieniona jako jedno z dóbr osobistych nakazuje przyjąć, że prywatność jest jednym z tych praw pracownika, do którego szanowania zobowiązany jest pracodawca.

Niewątpliwie przesłanką legalizująca proces przetwarzania danych osobowych pracownika przez pracodawcę z wykorzystaniem różnych form monitoringu, będzie zgoda pracownika na zastosowanie tych technik. Pracodawca co do zasady powinien uzyskać zgodę pracownika na zastosowanie monitoringu w takiej formie jak np. przeglądanie jego poczty elektronicznej, monitoring rozmów telefonicznych). Zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. musi to zostać sformułowane w sposób jednoznaczny i wyróżniać się spośród innych pochodzących od tej osoby informacji i oświadczeń (art. 7 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych). W przypadku, gdy do przetwarzania danych osobowych konieczna będzie zgoda pracownika, może być ona udzielona w zasadzie w dowolnej formie, jednakże z punktu widzenia dowodowego wskazane jest posłużenie się formą pisemną. Wymaganie dotyczące formy pisemnej odnosi się do przetwarzania szczególnej kategorii danych osobowych - tzw. danych wrażliwych (art. 27 ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Jednakże należy podkreślić, iż niewyrażenie zgody na kontrolę użytkowania poczty lub rozmów telefonicznych może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę, jeśli pracodawca udowodni, że taka forma monitoringu (kontroli pracownika) była niezbędna do właściwego funkcjonowania zakładu pracy. Natomiast jeśli pracodawca przeprowadzi monitoring bez wiedzy pracownika, pracownik może przed sądem dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych jak i zwrócić się ze skargą do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w trybie przewidzianym przez ustawę o ochronie danych osobowych. Powtórzyć należy jednak, iż nie będzie wymagana zgoda pracownika na zastosowanie monitoringu przez pracodawcę, jeśli pracodawca wykaże, że przetwarzanie danych jest niezbędne dla osiągnięcia usprawiedliwionych celów, jeżeli przetwarzanie danych jest adekwatne do osiągnięcia tych celów. Jeżeli zatem pracodawca udowodni, że gromadzenie danych osobowych pracowników, za pomocą szeroko rozumianego monitoringu jest realizowane dla prawnie usprawiedliwionych celów (w szczególności w celu zapobieżenia kradzieżom, czy wykrycia sprawcy kradzieży, ograniczenia korzystania z telefonów prywatnych w czasie pracy, kontrola stron internetowych odwiedzanych przez pracowników) a zastosowane metody są adekwatne do zastosowanych celów. Uznać należy, iż w każdym innym przypadku do objęcia pracownika monitoringiem wymagana będzie zgoda pracownika. Podkreślenia wymaga w tym miejscu fakt, iż brak zgody nie będzie konwalidowany przez późniejsze poinformowanie pracownika o treści regulaminu, w którym uregulowane zostały kwestie przetwarzania danych osobowych ani też umożliwienie pracownikowi zgłoszenia zastrzeżeń, co do pewnych form przetwarzania danych osobowych.

Monitoring polega na obserwowaniu przez pracodawcę aktywności pracowników, przede wszystkim przy użyciu urządzeń elektronicznych (kamery, kontrola skrzynki e-mailowej, aktywności w internecie itd.). Kwestia jego stosowania nie jest wprost uregulowana w przepisach prawa. Konieczne jest w tym zakresie opieranie się na dorobku doktryny oraz orzecznictwie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości. Zgodnie z wyrokiem Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 3 kwietnia 2007 roku zastosowanie monitoringu w miejscu pracy powinno być proporcjonalne do celu i w możliwie jak najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników.

Przy instalacji kamer powinno się wziąć pod uwagę kilka reguł:

- kamer nie można instalować w miejscach, gdzie osoba monitorowana może zasadnie oczekiwać zachowania swojej prywatności np. w szatniach, toaletach;

- o prowadzeniu monitoringu należy uprzedzić osoby, które mogą znaleźć się w jego zasięgu np. umieszczając w widocznym miejscu tabliczkę “obiekt/teren monitorowany” oraz piktogram;

- zapisy powinny być przechowywane jedynie przez czas niezbędny dla celów zapewnienia bezpieczeństwa i w warunkach zabezpieczających je przed dostępem osób niepowołanych.

Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy powinno być poprzedzone analizą w zakresie możliwości zastosowania innych, mniej ingerujących w prywatność, środków. Pracodawcy często stosują monitoring w miejscu pracy wyłącznie w celu kontroli pracy zatrudnionych osób. Takie postępowanie budzi wątpliwości w zakresie ochrony prawa do prywatności oraz dóbr osobistych pracowników. Prowadzenie monitoringu jest kwestionowane w aspekcie wykorzystania przez pracodawcę uzyskanych informacji i ich gromadzenia, ale również z uwagi na możliwość naruszenia dóbr osobistych pracownika przez ich upublicznienie. Dlatego też istnieje potrzeba stworzenia odrębnej regulacji stosowania monitoringu w miejscu pracy.

Na gruncie prawa pracy ochrona dóbr osobistych powinna być oceniana w kontekście specyfiki stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę i pracownika. Stosunek pracy charakteryzuje się bowiem m.in. obowiązkiem pracownika sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń pracodawcy dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Z kolei czynności związane z organizacją procesu pracy i kierowaniem pracownikami z istoty swojej wiążą się z podejmowaniem przez pracodawcę działań służących sprawdzeniu należytego wypełniania przez pracowników obowiązków służbowych.

Ze względu na konieczność przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych administrator danych osobowych powinien określić w polityce bezpieczeństwa, jak długo będą przechowywane nagrania oraz wskazać okres, po jakim będą niszczone. Dostęp do nagrań pochodzących z monitoringu w miejscu pracy zgodnie z art. 37 Ustawy o ochronie danych osobowych mogą mieć tylko osoby upoważnione przez administratora. Nagrania powinny być odpowiednio zabezpieczone, tak by nie dostały się w nieodpowiednie ręce, co mogłoby skutkować ich nielegalnym wykorzystaniem.

Rozwój technik teleinformatycznych w powiązaniu z dążeniem pracodawców do posiadania jak najszerszej wiedzy o zachowaniu pracowników w czasie pracy (a często także poza godzinami pracy) powoduje, że prawo do prywatności pracownika jest coraz częściej zagrożone. Zagrożenie to związane jest między innymi ze stosowaniem przez pracodawców monitoringu pracowników. Zgodnie przyjmuje się, iż monitoring pracowników oznacza czynności podjęte w celu gromadzenia informacji o pracownikach poprzez poddanie ich obserwacji bezpośredniej lub za pośrednictwem środków elektronicznych.

Monitoring można podzielić na proaktywny i reaktywny. Monitoring proaktywny ma na celu ocenę wydajności pracownika, ma więc charakter prewencyjny, monitoring reaktywny zaś podejmowany jest po uzyskaniu przez pracodawcę informacji o niewłaściwym zachowaniu pracownika.Wyróżniamy także monitoring systematyczny, ciągły, polegający na tym, że pracodawca monitoruje wszystkich pracowników, lub poszczególne ich zespoły i monitoring incydentalny, wprowadzany przez pracodawcę na skutek wystąpienia szczególnych okoliczności (np. zainstalowanie kamery w pomieszczeniu w związku z podejrzeniem popełnianie kradzieży przez pracowników). Można mówić o monitoringu jawnym i ukrytym. Monitoring prowadzi do zbierania danych o pracownikach i z tego powodu mieści się w ogólnym pojęciu ochrony danych osobowych.

Do najważniejszych form monitoringu można zaliczyć:

- podsłuch przekazu informacji

- sprawdzanie wykazu połączeń telefonicznych

- kontrolowanie odwiedzanych stron internetowych

- kontrola poczty elektronicznej

- monitorowanie za pomocą kamer

- lokalizacja pracowników

Fakt, że polskie ustawodawstwo pracy nie reguluje wprost kwestii monitoringu w miejscu pracy, stwarza pole do nadużyć zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników a także prowadzi do konfliktów między nimi. Z jednej strony należy mieć na uwadze fakt, iż pracodawca ma prawo kontrolować przebieg pracy, by mieć realną możliwość oceny jej efektywności, a pracownik w godzinach pracy zobowiązany jest ją świadczyć i pozostawać do dyspozycji pracodawcy. Czynności kontrolne podejmowane przez pracodawcę są dodatkowo uzasadnione tym, iż pracodawca podejmując ryzyko zatrudnieniowe ponosi odpowiedzialność za działania pracowników – lub ich zaniechania – wobec osób trzecich. Jednakże pracodawca musi pamiętać, aby w swoich działaniach, mających na celu obronę firmy, nie naruszał prawa pracowników do poszanowania ich dóbr osobistych. Niewątpliwie brak regulacji prawnej dotyczącej monitoringu w miejscu pracy utrudnia wyznaczenie wyraźnych granic dla działań pracodawców. Podejmowane są jednak próby określenia wymogów, jakie muszą być spełnione przy monitorowaniu pracowników. Po pierwsze, przyjmuje się, że monitoring musi być zgodny z prawem, co oznacza, że nie może on przybrać formy sprzecznej z prawem. Ponadto monitoring może być wprowadzony w usprawiedliwionym celu – wprowadzenie monitoringu musi być uzasadnione np. ochroną systemu informatycznego czy zapobieżeniem działań podejmowanych przez pracowników, które miałyby szkodzić zakładowi pracy. Pracodawca wprowadzając monitoring, musi także kierować się zasadą proporcjonalności (adekwatności). Oznacza to, że podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu jaki zamierza osiągnąć stosujący monitoring pracodawca i w sposób jak najmniejszy ingerować w prywatność pracownika.

Odnosząc się szczegółowo do przedstawionych wyżej form monitoringu stosowanych przez pracodawców wskazać należy, iż co do zasady pracodawca nie może podsłuchiwać prywatnych rozmów telefonicznych prowadzonych przez pracownika. Jeśli chodzi o rozmowy dokonywane w celach służbowych, sprawa nie przedstawia się tak jednoznacznie, informacje bowiem przekazywane w toku rozmów tego rodzaju są związane z działalnością pracodawcy, jako że prowadzone są w jego imieniu. Nie można jednak twierdzić, że w każdym przypadku nagrywanie rozmów telefonicznych przez pracodawcę jest dopuszczalne. Decydować będą okoliczności konkretnego przypadku. Jeśli chodzi o używanie przez pracowników telefonów służbowych, to uznać należy, iż pracodawca ma prawo kontrolować ich wykorzystanie do celów służbowych, powinien jednak uprzedzić pracownika o tym, że nie powinien korzystać z nich do celów prywatnych oraz że taka kontrola będzie dokonywana. Kwestia używania telefonów służbowych dla celów prywatnych była przedmiotem rozstrzygnięć Sądu Najwyższego. Zajmował się tym zagadnieniem w sytuacji, gdy używanie telefonu służbowego dla celów prywatnych było przyczyną rozwiązania stosunku pracy. Wykazanie takich działań wymaga od pracodawcy analizy połączeń wykonanych przez pracownika.

Odnośnie kontroli korzystania z internetu, wskazać należy na najczęstsze formy nadużywania korzystania z internetu przez pracowników:

- Korzystanie z treści pornograficznych

- Robienie zakupów w sklepach i serwisach aukcyjnych

- Naruszanie praw autorskich (nielegalne pobieranie bądź udostępnianie plików)

- Marnotrawienie czasu na przeglądaniu stron www niezwiązanych z pracą

- Infekowanie sieci firmowej wirusami pobieranymi z plikami z Internetu

- Korzystanie z poczty elektronicznej w sprawach prywatnych

Podkreślenia wymaga fakt, iż pracodawca monitorując pocztę elektroniczną pracownika, poza względem na ochronę dóbr osobistych pracownika, musi również pamiętać o tym, iż tajemnica korespondencji jest chroniona także przez art. 267 kodeksu karnego, zgodnie z treścią którego, kto bez uprawnienia uzyskuje informację dla niego nieprzeznaczoną, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do przewodu służącego do przekazywania informacji lub przełamując elektroniczne, magnetyczne albo inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Dlatego też pracodawcy muszą zwracać szczególną uwagę na to, czy korespondencja pracownika ma charakter czysto służbowy czy też prywatny. Od tego, czy dany e-mail będzie uznany za korespondencję służbową, zależy, czy pracodawca ma prawo do zapoznania się z jego treścią.

Kolejną ze wskazanych form monitoringu jest monitorowanie pracowników za pomocą kamer. Oczywistym jest, że instalowanie kamer na terenie zakładu pracy ma na celu nie tylko chronienie pracodawcy przed zagrożeniami zewnętrznymi (kradzieże, wejście na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych), wielu pracodawców stosuje bowiem tę formę monitoringu w celu zabezpieczenia się przed rzeczywistymi, czy częściej ewentualnymi działaniami pracowników, które wyrządzają (mogą wyrządzić) im szkodę. Inną rzeczą jest, że pracodawcy instalują kamery w miejscu pracy w celu zmotywowania pracowników do wydajniejszej pracy i działanie to zastępuje inne formy działań mających na celu zwiększenie wydajności pracy. Monitoring za pomocą kamer, stosowany w każdym ze wskazanych w powyższych celów, uznać należy za, do zasady, dopuszczalny, z tym zastrzeżeniem, iż kamery te nie mogą być instalowane w tych pomieszczeniach, w których prawo do prywatności pracownika powinno być przestrzegane w zwiększonym zakresie, to znaczy w toaletach i szatniach. Należy w tym miejscu ponownie wskazać na przedstawione wcześniej formy monitoringu, a mianowicie monitoring ukryty i monitoring jawny. Ukryty monitoring za pomocą kamer stosowany w odniesieniu do pracowników należy do rzadkości, jest jednak stosowany w wypadkach, gdy podejrzenie o działanie na szkodę zakładu pracy pada na pracowników. Ta forma monitoringu stosowana jest jednak częściej w celu zapobieżeniu działaniom niepożądanym ze strony innych osób niż pracownicy. Pracodawcy zależy częściej na eksponowaniu kamer, działanie takie stanowić ma swego rodzaju „efekt psychologiczny” - wiedza o zainstalowaniu kamer w miejscu pracy ma skłonić pracowników do wydajnej pracy i nie działania na szkodę pracodawcy. Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedno zagadnienie związane z monitoringiem pracownika dokonywanym za pomocą kamer, jakim jest zapewnienie przez pracodawcę prawidłowego zabezpieczenia zapisów obrazów. Pracodawca jest odpowiedzialny za to, aby żadna z osób nieuprawnionych nie miała dostępu do tych materiałów. Niezachowanie wskazanych wyżej wymogów bezpieczeństwa może spowodować, iż pracodawca poniesie odpowiedzialność karną przewidzianą w ustawie o ochronie danych osobowych na podstawie art. 51 ust 1 tej ustawy, który stanowi: „Kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. Z kolei odpowiedzialność karną na podstawie art. 52 ustawy o ochronie danych osobowych ponosi ten, kto administrując danymi narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Reasumując wskazać należy, iż nie można generalnie zakazać pracodawcom monitorowania pracowników. Prawo to nie może jednak uzasadniać i być usprawiedliwieniem dla stosowania wszelkich form monitoringu w nieograniczonym zakresie. Szczególnie zaś tych, które naruszają godność i inne dobra osobiste pracowników. Wielu pracodawców uznaje, iż w miejscu pracy nie można mówić o prywatności i wobec tego za dopuszczalne, jako zgodne z prawem dopuszczają, każde działanie w tym zakresie, nie wyłączając takich, jak np. instalowanie kamer w toaletach i szatniach pracowniczych. Podstawą takiego postępowania jest fałszywe założenie, iż pracownik przekraczając próg zakładu pracy rezygnuje ze swojej prywatności, co stanowi istotny element stosunku pracy. Wprawdzie problem monitorowania pracowników jest przedmiotem zainteresowania organów Wspólnot Europejskiej, to jednak brak jest dotychczas kompleksowej regulacji w prawie europejskim. Jednakże zainteresowanie problemem monitoringu w państwach europejskich, jak i organów Wspólnot Europejskich pozwala mieć nadzieję, że kwestia monitoringu pracowników zostanie uregulowana w prawie europejskim i polskim.

BIBLIOGRAFIA

1. Konstytucja RP z 1997r.

2. S. Wizerunek Dmowski, S. Rudnicki, Komentarz do kodeksu cywilnego. Księga pierwsza. Część ogólna, Warszawa 2004 r.

3. H. Szewczyk, Ochrona dóbr osobistych w zatrudnieniu, 2007 r.

4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

5. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych

6. Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 3 kwietnia 2007 r.