21. marca - Zarządzanie przedsiębiorstwem według światowych standardów jakościowych
TEMAT: PROCESY AUDITOWANIA
Po co nam audit.
Jest sześć podstawowych elementów dla procesu zarządzania:
- proces nadzoru nad dokumentacją
- proces zapisu (zarządzanie zapisami- w jaki sposób należy dokonywać zapisów w poszczególnych procesach)
- proces auditów wewnętrznych
- działania korygujące ( po każdym audicie wewnętrznym lub po auditach korygujących_
-
- działania w postępowaniu z wyrobem niezgodnym
3 podstawowe normy - system zarządzania jakością ISO 9001:2008 ; system zarządzania środowiskiem ISO 14001 ; system Zarządzania bezpieczeństwem Iso 18001
Cel : weryfikacja zgodności systemu zarządzania - wszystkiego co wdrożyliśmy w organizacji. Musi być przeprowadzony , wyszukuje i lokalizuje słabe punkty systemu by móc korygować je, przyczyny występowania niezgodności - system szuka przyczyn występowania niezgodności, bo np. źle opisuje , lub zmęczenie pracowników, czy może maszyny lub urządzenia sprawiają że proces jest nie prawidłowo realizowany. Podjęcie działań korygujących i zapobiegawczych - by w przyszłości nie powstały takie elementy. Tworzenie podstaw do oceny skuteczności danego systemu - by dany proces był udoskonalony i by system lepiej funkcjonował.
Poszukiwanie dowodów - w czasie auditu audytorzy szukają dowodów że system jest zgodny z systemem zarządzania i że spełnia wszystkie ich kryteria i wymagania. Muszą być skutecznie wdrożone i dobrze funkcjonować w systemie . dowód na skutecznie zarządzanie procesami. Wytyczenie norm i sprawdzenie czy normy i parametry zostały zachowane.
SZJ- system zarządzania jakością
Zasadnicza różnica- spełnienie wymagań prawnych a auditem, oprócz opracowanych dokumentów i standardów każda organizacja musi spełnić wymagania i przepisy prawne , nie jest to równoprawne że uzyskanie certyfikatu jest równoznaczne z przestrzeganiem przepisów. SZJ jest to deklaracja organizacji że przy takich zasobach jest możliwość wykonania procesu na danym poziomie i deklaruje że nie będzie realizować tego procesu na niższym poziomie. W czasie auditu nie ma czasu na badanie wszystkich elementów- bada się na podstawie próbki losowej - czyli wybieramy sobie jedną rzecz którą badamy czy zachowano wszelkie prawidłowości. Każdy zasób archiwalny musi mieć swój wykaz lub spis i ustala się na podstawie 3 elementów będziemy mieć przekonanie czy dane wymagania zostały spełnione. Wybieramy więc 3 pozycje - i sprawdzamy czy dane wymagania są spełnione. Jeśli jest prawidłowo przechodzimy dalej. Auditorzy widzą jak są przechowywane dokumenty - np. wybierają sobie 3 elementy z archiwum i następnie sprawdzają w spisie czy są dane elementy. Jeśli są to ok. jeśli nie to wtedy kryteria nie są spełnione.
Podstaw oceny :
Wymagania przepisów prawnych , wymagania normy odniesienia, ustalenie w systemie zarządzania sposoby postępowania, wytyczne jednostki certyfikujące. Dane procesy muszą być spełniane w trakcie całkowitego panowania organizacji a nie na 3 lata bądź przed auditem - bo certyfikaty są ważne tylko na 3 lata, po 3 latach ponownie następują wszelkie badania.
Kategorie auditów
Audit pierwszej strony - audit przeprowadzany przez samych siebie - audit wewnętrzny -ocena własnej formy zarządzania
Audit drugiej strony - przeprowadzany przez organizację i u swojego dostawcy - jeśli chcemy z kimś współpracować , czyli każdy dostawca jest oceniany przez firmę której dostarczamy, oraz że wyroby które kupujemy są dobrej jakości , bo jak kupujemy części to jesteśmy odpowiedzialni za całość przedmiotu jako że cały sprzedajemy - a nie że np. opony kto inny nam sprzedawał to my już jako sprzedający auto nie jesteśmy za nie odpowiedzialni
Audit trzeciej strony- przez jednostkę niezależną, nadawanie certyfikatu. Czy dany system jest organizowany i czy funkcjonuje prawidłowo.
Jakie rodzaje auditu - oprócz podstawowych: audit umowy( umawiamy się na co chcemy przeprowadzić audit) , audit funkcji, audit procesu, audit pionowy ( idą w pionie - czyli poprzez poszczególne procesy od góry do dołu )
Co auditor powinien znać- znajomość norm - znajomość zakresu co powinno być, znajomość firmowego systemu - musi być ekspert z danej branży i musi badać procesy specjalistyczne , a pozostali audytorzy muszą mieć po prostu znajomość norm- zarządzania jakością, dobrą komunikację z audytowaniem- by dany system prawidłowo funkcjonuje to trzeba rozmawiać z ludźmi , musi umiejętnie i obiektywnie oceniać sytuację - nie może być przypadku, że auditor jest dyktatorem , powinien być obiektywnie oceniany, auditorzy są raz w roku doszkalani, a po każdym audicie jest ankieta do oceny postawy i punktualności danego auditora, umiejętność syntezowania - nie wchodzenie w szczegóły ale właściwe ocenienie czy dany element działa prawidłowo, umiejętność pracy grupowej - auditor wiodący i pozostali audytorzy (audytorzy techniczni) , muszą umieć pracować w grupie, nie może być tak że auditor wiodący mówi inaczej niż pozostali auditorzy.
Auditowanie : planowanie i przygotowanie do auditu- nie mogą być niezapowiadane. Przygotowanie listy kontrolnej jest ważniejsza a nie proces. Poufność jest ważną cechą.
Za co odpowiada auditor wiodący : za wszystko związane z procesem auditu, planowanie, funkcjonowanie, nadzór i przeprowadzenie auditu , badanie, przeprowadzenie spotkania rozpoczynającego i zakonczającego.
Fazy auditu:
- przygotowania ( program, zespółauditorów, plan auditu, powiadomienie o audicie, sprawy organizacyjne)
- wykonania( spotkanie otwierające, rozdzielenie zadań, zapoznanie z systemem, badanie systemu)
-zamknięcie i raport ( uzgodnienie działań korygujących, podsumowanie auditu, spotkanie zamykające, raport z auditu)
- działania poauditowe ( uzgodnienia działań korygujących, weryfikacja skuteczności działań, zamknięcie działań - akceptacja )