Organizacja i zarządzanie - zagadnienia wstępne
Termin organizacja wywodzi się od słowa greckiego „organizo”, co oznacza tworzenie uporządkowanych, całości.
Organizacja - grupa ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów.
Przykłady celów:
- zysk (LOT),
- odkrycia naukowe (uniwersytet),
- obrona narodowa (armia),
- zdobycie mistrzostwa (drużyna sportowa),
- zadowolenie publiczności (grupa muzyczna).
Znaczenia organizacji:
W znaczeniu rzeczowym organizacja jest istniejącą już i działającą instytucją, sformalizowaną lub niesformalizowaną, jak również działający celowo jakikolwiek zespół ludzi.
W znaczeniu atrybutowym organizacja to cecha każdej sekwencji działań ludzkich, które spełniają następujące warunki:
- jest celowa, tzn. skierowana na osiągnięcie konkretnego celu;
- jest złożona z powiązanych ze sobą elementów, między którymi relacje nie są przypadkowe, a wyznaczone przez realizowany cel;
- zarówno cel, jak i struktura dają się wyróżnić z otoczenia choć oczywiście są z nimi jakoś powiązane.
W takim ujęciu organizacja może być wartościowana tj. określana jako lepsza lub gorsza.
W znaczeniu czynnościowym organizacja jest procesem tworzenia jakiejkolwiek całości organizacyjnej, polegającym na dobieraniu i łączeniu ze sobą poszczególnych jej części z punktu widzenia prawidłowego celu lub celów. W tym sensie słowo organizacja można zastąpić terminem organizowanie.
Zasoby organizacji:
- ludzkie - pracownicy organizacji,
- finansowe - zyski inwestycyjne, dotacje rządowe, dochody z podatków, są wykorzystywane przez organizację do finansowania zarówno bieżącego, jak i długofalowego funkcjonowania,
- rzeczowe - budynki biurowe, komputery, maszyny i urządzenia, surowce,
- informacyjne - prognozy sprzedaży, publikacje rządowe, statystyki, znajomość przepisów prawnych, są niezbędne do skutecznego podejmowania decyzji.
Otoczenie organizacji:
- Otoczenie zewnętrzne (wszystko poza organizacją, co może na nią oddziaływać):
Otoczenie ogólne (wymiar ekonomiczny, technologiczny, socjokulturowy, prawno-polityczny, międzynarodowy),
Otoczenie celowe (konkurenci, klienci, dostawcy, sojusznicy strategiczni, regulatorzy, związki zawodowe, właściciele),
- Otoczenie wewnętrzne (warunki i siły wewnątrz organizacji, tj. zarząd, pracownicy, kultura - zestaw odpowiednich wartości).
Otoczenie ogólne - to nie sprecyzowane bliżej wymiary i siły, wśród których działa organizacja i które mogą mieć wpływ na jej działania:
Wymiar ekonomiczny - ogólna kondycja systemu gospodarczego, w którym działa organizacja.
Wymiar technologiczny - metody pozwalające przekształcić zasoby w produkty i usługi.
Wymiar socjokulturowy - zwyczaje, nawyki, wartości i demograficzne cechy społeczeństwa, w którym funkcjonuje organizacja.
Wymiar prawno - polityczny - państwowa regulacja działalności gospodarczej i ogólne stosunki pomiędzy gospodarką a państwem.
Wymiar międzynarodowy - zakres, w jakim organizacja uczestniczy w działalności gospodarczej w innych krajach lub pozostaje pod jej wpływem.
Otoczenie celowe - konkretne organizacje lub grupy, które mogą wpływać na organizację:
Konkurenci - organizacje które konkurują o zasoby.
Klienci - Ci, którzy płacą za nabycie wyrobów lub usług organizacji.
Dostawcy - organizacje które dostarczają zasobów innym organizacjom.
Sojusznicy strategiczni - organizacje współpracujące ze sobą w ramach wspólnego przedsięwzięcia.
Regulatorzy - jednostki, które mogą kontrolować, regulować lub w inny sposób oddziaływać na politykę i praktykę organizacji.
Związki zawodowe - grupy i organizacje utworzone przez swoich członków w celu zabiegania o wpływ na działalność gospodarczą.
Właściciele - Ci wszyscy, którzy uczestniczą we własności organizacji.
Zarządzanie to zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. kierowanie ludźmi i kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny (wykorzystujący zasoby mądrze i bez zbędnego marnotrawstwa) i skuteczny (działający z powodzeniem).
Cechy charakteryzujące zarządzanie (Peter Drucker):
Zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi,
Zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze,
Zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów działania i zadań, jednoczących wszystkich uczestników organizacji,
Zarządzanie powinno doprowadzić do tego, by organizacja była zdolna do uczenia się,
Zarządzanie wymaga komunikowania się,
Zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników,
Zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i najważniejszy ostateczny rezultat, jakim jest zadowolony klient.
Ad 1. Zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi
Celem zarządzania jest takie współdziałanie wielu osób, które pozwala zneutralizować słabości oraz maksymalnie wykorzystać talenty i silne strony uczestników. Ludzie są najważniejszym zasobem organizacji. Celem kontaktów międzyludzkich jest kierowanie, czyli spowodowanie takich zachowań innych ludzi, które najlepiej służyłyby interesom organizacji. Takie instrumentalne podejście oznacza, że nie chodzi tu o wykazywanie swoich racji czy wypowiadanie opinii, ale przede wszystkim o osiągnięciu celu w postaci pożądanych zachowań innych osób zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Dobry menadżer nie jest więc ani twardy ani miękki, ale taki, jaki powinien być, aby osiągnąć zamierzone cele w konkretnych kontaktach. Takie świadome zachowanie wymaga szczególnego przygotowania. Polega ono na precyzyjnym uświadomieniu sobie co chce się osiągnąć w konkretnej sytuacji, na wcześniejszym przemyśleniu swego sposobu postępowania lub też na szybkim instynktownym jego określeniu, na umiejętności eliminowania wszystkich ubocznych reakcji, mogących negatywnie wpłynąć na efekty działania i współdziałania. Najważniejsze w zarządzaniu ludźmi i kontaktami międzyludzkimi jest dla menadżera tworzenie efektywnych zespołów i przewodzenie im.
Oznacza to:
- prawidłowy dobór najbliższych współpracowników (z punktu widzenia potrzebnych kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, umiejętności i ich cech charakteru),
- wyznaczanie zespołowi długofalowych celów i doraźnych zadań,
- zapewnienie otwartej komunikacji (wymiany informacji) wewnątrz zespołu oraz dbałość o najlepsze wykorzystanie wiedzy, kwalifikacji i informacji, którymi dysponują członkowie zespołu,
- zarządzanie relacjami formalnymi wewnątrz zespołu (podział zadań, władzy, odpowiedzialności i zasobów) oraz relacjami pomiędzy zespołem a innymi komórkami organizacyjnymi,
- zarządzanie nieformalnymi stosunkami wewnątrz zespołu, a przede wszystkim przeciwdziałanie konfliktom i tworzenie atmosfery harmonijnej współpracy.
Ad 2. Zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze
Zarządzanie musi uwzględniać uznawane przez daną społeczność normy właściwego zachowania, wartości, które pozwalają odróżnić dobro od zła, symbole, mity, legendy. Jednostki ludzkie są uczestnikami wielu kultur, a efektywne oddziaływanie na innych ludzi wymaga znajomości i szacunku dla tych kultur. Na przykład wysyłanie na negocjacje do kraju arabskiego młodej kobiety odczytane zostanie przez gospodarzy jako obraza. Szef powinien aktywnie tworzyć a przynajmniej zmieniać kulturę swojej organizacji, nie powinien on tolerować ani grymasów swoich pracowników, ani bałaganu na terenie swojego zakładu. Zmiana kultury organizacyjnej to jeden z podstawowych warunków skutecznej restrukturyzacji przedsiębiorstw postkomunistycznych i nadania im zdolności do konkurencji w warunkach gospodarki rynkowej.
Ad 3. Zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów działania i zadań, jednoczących wszystkich uczestników organizacji
Wartości i cele powinny prowadzić do ich emocjonalnego zaangażowania. Takie ambitne zadania mają zdolność mobilizowania ludzi do wysiłku nawet wówczas gdy początkowo wydaje się to mało realne. Przykładem są firmy japońskie, które w latach pięćdziesiątych postawiły sobie za cel dorównanie amerykańskim gigantom.
Ad 4. Zarządzanie powinno doprowadzić do tego, by organizacja była zdolna do uczenia się
Uczenie się oznacza adaptację do zmiennych warunków oraz stałego doskonalenia się uczestników, a więc nabywania przez nich nowych umiejętności, możliwości, wzorców działania.
Ad 5. Zarządzanie wymaga komunikowania się
Komunikowanie się wymaga obiegu informacji wewnątrz organizacji oraz wymiany informacji z otoczeniem. Najczęstszą formą pracy menadżera jest właśnie komunikowanie się, czyli rozmowy, spotkania, narady, kontakty telefoniczne, przemówienia, wywiady, listy, pisma, notatki itp. Sztuka komunikowania się polega na:
- przekazywaniu właściwym adresatom we właściwym czasie komunikatów, które zostaną zrozumiane zgodnie z intencją nadawcy i wywołają zamierzony przez niego skutek,
- zdolności do właściwego odbioru komunikatów nadawanych przez innych, czyli rozumienia, dlaczego zostały one nadane.
Ad 6. Zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników
Wskaźniki pozwalają stale i wszechstronnie monitorować, oceniać i poprawiać efektywność działania. Stosowanie wskaźników pozwala nie tylko reagować na przeszłość ale prognozować przebieg zjawisk i podejmować działania zaradcze. Kierownictwo każdej firmy powinno wypracować własny zestaw wskaźników, dostosowany do jej specyfiki, rozbudowując monitoring poszczególnych obszarów działania firmy. Na przykład przedsiębiorstwo, które jest w trudnej sytuacji finansowej, powinno częściej niż inne dokonywać wszechstronnego pomiaru swojej kondycjo finansowej (płynności, zadłużenia, nieściągalnych należności itp.). Najbogatszym źródłem informacji pozwalających na obliczenie wskaźników jest sprawozdawczość finansowo-księgowa.
Ad 7. Zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i najważniejszy ostateczny rezultat, jakim jest zadowolony klient
W warunkach konkurencji jest to jedyny sposób na utrzymanie i zwiększenie udziału w rynku. Wymaga to spełnienia co najmniej dwóch warunków:
- stałego kontaktu i dobrej komunikacji z klientami, co zapewnia wiedzę o ich potrzebach i kryteriach oceny produktu oferowanego przez firmę,
- odpowiedniego nastawienia pracowników firmy, którzy są skłonni postawić się na jego miejscu i zrobić to, czego życzyłby sobie klient.
Funkcje zarządzania:
Planowanie i podejmowanie decyzji (określanie celów organizacji i decydowanie o najlepszym sposobie ich osiągnięcia),
Organizowanie (określanie najlepszego sposobu grupowania typów działań i zasobów),
Przewodzenie, kierowanie ludźmi (motywowanie załogi organizacji do pracy w interesie organizacji)
Kontrolowanie (obserwowanie i wprowadzenie korekt do bieżących działań dla ułatwienia realizacji celów).
2