ZARZĄDZANIE KOSZTAMI
Co to są koszty?
Wyrażone w pieniądzu, celowe zużycie różnych zasobów rzeczowych, ludzkich i finansowych w związku z określoną działalnością.
Pojęcie kosztu często utożsamiane jest z pojęciem wydatku, co w niektórych sytuacjach może być nieprawidłowe, dlatego że nie każdy wydatek jest bądź musi stać się kosztem i nie każdy koszt jest bądź musi stać się wydatkiem, np. koszt który nigdy nie będzie wydatkiem to amortyzacja.
Zarządzanie kosztami
Podstawowe znaczenie w zarządzaniu przedsiębiorstwem mają informacje dotyczące kosztów działalności. W kosztach znajduje odzwierciedlenie jakość pracy na wszystkich odcinkach działalności przedsiębiorstwa.
Jedna z definicji określa że:
Zarządzanie kosztami są to działania podejmowane przez menadżerów w celu zadowolenia klientów(konsumentów) poprzez systematyczną kontrolę kosztów oraz ciągłą redukcję kosztów.
Zarządzanie kosztami będzie efektywne jeśli będzie składać się z zestawu niezbędnych narzędzi. Najważniejsze z nich to: regulamin organizacyjny, struktura organizacyjna, zakres praw i obowiązków pracownika, regulamin wynagradzania, rachunek kosztów, budżety, kosztorysy, zakładowy plan kont, system informatyczny.
Podział i klasyfikacja kosztów:
Koszty ponoszone przez jednostkę gospodarczą w ramach działalności operacyjnej są zróżnicowane i w związku z tym mogą być rozpatrywane z różnych punktów widzenia, które stanowią podstawę ich klasyfikacji. Celem klasyfikacji kosztów powinno być dostarczenie niezbędnych informacji:
- do efektywnego zarządzania jednostką;
- do analizy;
- do podejmowania właściwych decyzji;
- do kontroli;
- dla celów sprawozdawczych (np. GUS) itp.
Klasyfikujemy koszty:
Ze względu na stopień złożoności:
Koszty proste - to składniki rodzajowe kosztów, niedające się podzielić na elementy składowe, np. zużycie materiałów, energii, usługi obce, itp.
Koszty złożone - są sumą kilku kosztów prostych, np:
- koszty wydziałów pomocniczych, tj. koszty transportu własnego wydziału transportowego, do których zaliczamy płace kierowców, paliwo do środków transportowych, amortyzację
- koszty sprzedaży
- koszty wydziałowe, itp.
Ze względu na wpływ wielkości produkcji na koszty:
Koszty stałe - to koszty, które mają charakter stały w okresie bieżącym i w okresach następnych, których wielkość nie zależy od rozmiarów zrealizowanej produkcji, np. podatek od nieruchomości, odpisy amortyzacyjne
Koszty zmienne - zależą od wielkości produkcji, malejąc lub rosnąc w zależności od sytuacji, np. koszty zużycia materiałów.
Ze względna okres rozliczenia:
Koszty bieżącego okresu sprawozdawczego
Koszty przypadające na przyszłe okresy sprawozdawcze - np. opłacony z góry za 2 lata czynsz za wynajem biura
Ze względu na rodzaj ponoszonych kosztów:
Zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki kosztowe, ubezpieczenia społeczne, amortyzacja, koszty reprezentacji, koszty reklamy, itd.
Ze względu na rodzaj działalności gospodarczej:
Koszty działalności podstawowej:
- produkcyjnej - to koszty proste związane z produkcją, dzieli się je także na koszty bezpośrednie i pośrednie.
- handlowej - wyodrębnia się w jednostkach, które zajmują się handlem detalicznym bądź hurtowym, skupem, a także gastronomią, do tej grupy zalicza się koszty proste i złożone związane z zakupem, magazynowaniem i sprzedażą towarów.
- usługowej - koszty poniesione w związku ze świadczeniem usług na rzecz innych jednostek, obejmują zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie koszty poniesione w związku ze świadczeniem usług.
Koszty działalności pomocniczej - stanowią koszty ponoszone w związku ze wspomaganiem innych rodzajów działalności, (np. działalności podstawowej) :
- remontowej
- transportowej
Ze względu na fazy działalności:
Koszty zaopatrzenia, np. koszty załadowania, transportu
Koszty produkcji, np. koszty zużycia materiałów w produkcji
Koszty sprzedaży, np. opakowania sprzedanych wyrobów gotowych
Koszty ogólnego zarządu, np. koszty zużycia materiałów biurowych
Ze względu na ich związek z osiągniętymi przychodami:
Koszty uzyskania przychodów - które w świetle ustawy i podatku dochodowym uznawane są za odpowiadające osiągniętym przychodom
Wydatki nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów - które nieuznawane są za współmierne osiągniętymi przychodami, np. odsetki za zwłokę dotyczące nieterminowej wpłaty należności budżetowych
Podział kosztów z punktu widzenia sposobu ich odnoszenia na wytwarzane produkty:
Koszty bezpośrednie - to koszty pozostające w bezpośrednim związku z wytwarzanych produktem, które na podstawie dokumentów źródłowych można ustalić i przyporządkować określonym produktom, są to:
- materiały bezpośrednie wraz z narzutami
- płace bezpośrednie wraz z narzutami
- inne koszty bezpośrednie, np. zużycie narzędzi specjalnych
Koszty pośrednie - to koszty, które dotyczą większej grupy produktów. Koszty te dzielimy na:
- koszty wydziałowe - związane z podstawową działalnością, np. amortyzacja maszyn i urządzeń
- koszty ogólnego zarządu - związane z utrzymaniem zarządu, organizacją oraz obsługą przedsiębiorstwa jako całością, np. koszty utrzymania działu księgowości
- koszty sprzedaży - związane ze sprzedażą danej partii produktów
- koszty zakupu - związane z zakupem danej dostawy materiałów
Układy gromadzenia kosztów:
Rodzajowy:
- Amortyzacja
- Zużycie materiałów i energii
- Usługi obce
- Podatki i opłaty
- Wynagrodzenia
- Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
-Pozostałe koszty rodzajowe
Funkcjonalny (podmiotowy):
- Koszty działalności podstawowej
- Koszty handlowe
- Koszty wydziałowe
- Koszty zakupu
- Koszty sprzedaży
- Koszty działalności pomocniczej
- Koszty ogólnego zarządu
Kalkulacyjny:
- Koszty pośrednie
- Koszty bezpośrednie
Metody zarządzania kosztami
Analiza wartości
Jest określana jako inżynieria tworzenia wartości użytkowych nowego produktu. Służy do poszukiwania sposobu uzyskania nowych funkcji produktu lub usługi, który zapewni wytworzenie produktu po możliwie niskich kosztach i wysokiej jakości. Jest wykorzystywana w rachunku kosztów celu oraz w rachunku redukcji kosztów Kaizen.
Etapy analizy wartości produktu:
- definiowanie funkcji produktu
- ocena funkcji produktu
- sporządzenie wykazu propozycji udoskonaleń opracowanych przez zespoły analizy wartości
Benchmarking
Metodę tę rozumie się jako proces, który polega na ciągłym porównywaniu kosztów produktu, stosowanych rozwiązań lub realizowanych procesów w firmie z ich odpowiednikami u konkurentów lub firmach przodujących w różnych branżach, w celu wprowadzenia nowych działań, które spowodują, że nasza firma będzie najlepsza. Można stwierdzić, że polega on na uczeniu się od innych, najlepszych i wykorzystywaniu ich doświadczeń.
Benchmarking jest dzielony na:
- wewnętrzny - porównywanie wewnątrz wielkich firm, zakładów, wydziałów, funkcji a czasami nawet podobnych lub identycznych stanowisk. Łatwo go przeprowadzić.
- konkurencyjny - jest zorientowany na najlepsze firmy konkurencyjne z branży, w której działa nasza firma. Trudny do przeprowadzenia.
- funkcjonalny - polega na poszukiwaniu lepszych, wzorcowych rozwiązań dla organizacji realizowanej u siebie funkcji w firmach nawet działających poza branżą.
Etapy przeprowadzania tej metody:
- wstępny - przeprowadzana analiza słabych i mocnych stron firmy, na podstawie wskaźników finansowych i niefinansowych
- benchmarking właściwy - zbieranie i grupowanie informacji, ustalanie najlepszych rozwiązań i odchyleń od stosowanych u nas rozwiązań i analiza przyczyn
- wdrożeniowy - opracowanie planu i okresu wdrożenia nowych ulepszonych rozwiązań oraz szacowaniu wyników wprowadzonych udoskonaleń.
Outsourcing
Polega na wydzielaniu procesów biznesowych w przedsiębiorstwie i zlecaniu ich zewnętrznym firmom, które są w stanie wykonywać dane procesy efektywniej. Rachunek, możliwych do usunięcia kosztów, przy decyzjach outsourcingu może obejmować koszty zmienne oraz koszty stałe. Koszty te powinny być wyższe od kosztu nabywania usługi czy działania od dostawcy zewnętrznego.
Outsourcing może mieć charakter długookresowy lub może być zastosowany przejściowo. Jest narzędziem umożliwiającym skuteczne zarządzanie poziomem kosztu produktu (cel - osiągniecie możliwie niskich kosztów produktu o wysokiej jakości), zarządzanie strukturą kosztów firmy (cel - obniżenie udziału kosztów stałych w kosztach całkowitych) oraz wzrost elastyczności firmy względem wahań przychodu ze sprzedaży. Skuteczność zarządzania kosztami wyznacza elastyczność realizacji celów strategicznych.
Z reguły outsourcowane są procesy niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością przedsiębiorstwa, np.
usługi prawnicze,
usługi księgowe,
usługi informatyczne,
prowadzenie list płac,
usługi transportowe,
usługi sprzątania,
call centre itp.
W przypadku większych przedsiębiorstw zdarza się jednak coraz częściej, że outsourcowane są elementy głównego cyklu produkcyjnego.
Strategiczne zarządzania kosztami zakłada, iż dziś podjęte decyzje generują koszty w przyszłości, w związku z czym, aby osiągnąć długoterminową rentowność, powinny być dokładnie planowane i podległe okresowej kontroli. Przedstawimy najpopularniejsze metody strategicznego zarządzania kosztami.
Rachunek kosztów procesów
Jedną z nowoczesnych koncepcji, wywodzących się z gospodarki niemieckiej, jest "rachunek kosztów procesów". Głównym jego celem jest umożliwienie kontroli prawidłowości zużycia czynników produkcji oraz urealnienie kalkulacji pełnych kosztów produktów i ograniczenie błędnych strategicznych decyzji w przedsiębiorstwie. Podstawą tego rachunku jest przeprowadzenie analizy powtarzalnych w jednostce działań w celu wyspecyfikowania w nich procesów elementarnych i głównych, dających z kolei podstawę do zidentyfikowania obszarów niegospodarności.
Rachunek kosztów procesów pozwala na kontrolę efektywności gospodarowania w różnych obszarach działalności firmy, np. administracji, marketingu, logistyce, gdzie powstają koszty pośrednie. Kadry zarządzające nowoczesnych przedsiębiorstw właśnie w kosztach pośrednich szukają możliwości ich redukcji, gdyż to zwykle te koszty wpływają na wysokość jednostkowego kosztu produkcji.
Rachunek kosztów działań ABC
Koncepcja "rachunku kosztów działań" (activity based costing), zwanego rachunkiem ABC, rozwinęła się na rynku amerykańskim. Metoda kładzie nacisk na właściwe rozpoznanie przyczyn powstawania kosztów oraz kontrolę ich zmienności. Ułatwia poznanie czynników powodujących te zmiany, a także staje się narzędziem efektywnego zarządzania nimi.
Narzędzie to umożliwia przede wszystkim przyporządkowanie kosztów pośrednich (zgrupowanych w kategorie zasobów ekonomicznych) do działań i procesów. Następnie są one przypisywane - w zależności od celu analizy - do produktów, klientów, jednostek organizacyjnych, kanałów dystrybucji czy też segmentów rynku. Kryterium rozliczenia kosztów na tak zdefiniowane „obiekty kosztów” jest stopień wykorzystania przez nie poszczególnych działań i procesów.
Rachunek kosztów działań bada i wykorzystuje relację między nośnikami kosztów i działaniami. Nie ma on racjonalnego zastosowania w decyzjach krótkookresowych, w których kryterium wyboru stanowi koszt zmienny produktu lub marża na pokrycie kosztów stałych. Zyskał on uznanie przy podejmowaniu decyzji średnio- i długookresowych.
Rachunek kosztów docelowych
Rachunek kosztów docelowych z ang. target costing powstał na rynku japońskim. Można zdefiniować jako „zestaw instrumentów planowania, kontrolowania i zarządzania kosztami, które są stosowane w fazie projektowania produktu oraz procesów produkcyjnych, tak aby odpowiednio wczesne ukształtowanie struktury kosztów uwzględniało wymagania rynku”.
Upraszczając można powiedzieć że target costing to systematyczny proces zarządzania kosztami i planowania zysku.
Wszystkie procedury w tej metodzie zmierzają do ustalenia kosztów docelowych.
Stwierdzono, że ten rachunek ma zastosowanie już w pierwszych fazach życia produktu (fazie projektowej), ponieważ wtedy istnieje największa możliwość wpływania na wysokość przyszłych kosztów wytwarzania i eksploatowania. W takim podejściu największy nacisk kładzie się na dobre przygotowanie produktu, ponieważ to przesądza o 80-90% kosztów ponoszonych później. System rachunku kosztów docelowych jest narzędziem zarządzania kosztami w celu zmniejszenia wszystkich składników kosztów danego produktu przez cały jego cykl życia przy zaangażowaniu działu badań i rozwoju, konstrukcyjnego, wydziału produkcji, działu marketingu i rachunkowości.
Rachunek ten ma szczególne zastosowanie w branżach charakteryzujących się krótkim cyklem życia produktów, w przedsiębiorstwach wytwarzających wyroby w średnich lub małych seriach.
Cykl życia produktu to czas od momentu powstania koncepcji produkcji danego wyrobu do momentu wycofania go ze sprzedaży.
Rachunek kosztów Kaizen
W teorii japońskiego zarządzania najważniejszymi metodami są "zarządzanie przez jakość" (Total Quality Management) i ciągłe ulepszanie - czyli po japońsku "kaizen". Wiele konkretnych technik i chwytów menedżerskich, a także struktur organizacyjnych, ma wbudowane mechanizmy konsekwentnego ulepszania i sterowania jakością na każdym etapie zarządzania, także zarządzania kosztami.
Jednym z głównych systemów zarządzania ciągłym ulepszaniem jest powszechny udział pracowników i powszechna współpraca, ciągły trening w działaniu zespołowym. "Rachunek kosztów Kaizen" polega na nieustannym rozwoju udoskonaleń i wprowadzaniu ich do procesu produkcyjnego. Pozwala on na redukcję kosztów dzięki zaangażowaniu w system oszczędności pracowników najniższego szczebla.
Elementem podsystemu sterowania ulepszeniami w dziedzinie produkcji, jakości i kosztów jest tzw. cykl Deminga. Sprzężony z systemem produkcyjnym umożliwia on sterowanie kompleksowym podnoszeniem konkurencyjności firmy, czyli działaniami QCD (Quality, Cost, Delivery - Jakość, Koszt, Dostawa). Redukcja kosztów magazynowania - tzw. dostawy just in time, czyli dostawy na czas, są jednym z elementów tego systemu.
Zużycie materiałów i energii
Koszty proste stanowiące zużycie materiałów i energii to wartość surowców zużywanych do wytworzenia produktów oraz wartość materiałów używanych w celach ogólnych związanych z działalnością gospodarczą. Na koszty te składa się ponadto wartość zużytych opakowań, towarów, paliw i gazów technicznych. Do tej grupy kosztów zalicza się również ubytki naturalne rzeczowych składników majątku obrotowego. Za koszt zużycia energii uważa się szczególnie koszty zużycia energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu i wody, paliw i olejów.
Usługi obce
Koszty usług obcych to koszty proste związane z wykonywaną działalnością operacyjną oraz z wykonywanymi na rzecz danej jednostki usługami. Do grupy tej zalicza się szczególnie koszty usług:
- najmu (dzierżawy) obiektów na cele działalności operacyjnej,
- remontowych,
- transportowych (przewóz ładunków, spedycja, załadunek, rozładunek, składowanie),
- łączności (telefonicznych, faksowych, pocztowych, kurierskich),
- porządkowania (sprzątanie pomieszczeń),
- ochrony mienia,
- doradztwa (finansowe, księgowe, informatyczne),
- bankowych (opłaty i prowizje bankowe).
Podatki i opłaty
Grupa ta obejmuje podatki i opłaty o tzw. kosztowym charakterze. Zalicza się do nich szczególnie: podatek akcyzowy, podatek od nieruchomości, VAT naliczony nie podlegający odliczeniu od podatku należnego, VAT należny od usług z importu, VAT należny od zużycia materiałów na cele reprezentacji i reklamy, opłaty, takie jak skarbowa, sądowa, notarialna.
Wynagrodzenia
Grupa kosztów prostych określana mianem "wynagrodzenia" obejmuje związane z prowadzoną działalnością operacyjną pieniężne i niepieniężne (tj. w postaci świadczeń w naturze) wynagrodzenia za pracę wypłacane pracownikom. Koszty związane z wynagrodzeniami obejmują wynagrodzenia wypłacane pracownikom za pracę zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i na podstawie umów zlecenia, umowy o dzieło oraz innych podobnych umów. Koszty wynagrodzeń obciąża się na podstawie listy płac w miesiącu, którego dotyczą, niezależnie od terminu faktycznej wypłaty. Świadczenia na rzecz pracowników
Ta grupa kosztów obejmuje wszelkie koszty związane z zatrudnianiem pracowników - poza kosztami wynagrodzeń. W kosztach tych ujmuje się przede wszystkim: składki na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych świadczeń Pracowniczych, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, koszty szkoleń pracowników, koszty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.
Amortyzacja
Amortyzacja to koszty działalności operacyjnej związane z zużyciem (amortyzacją, umorzeniem) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Koszty amortyzacji obciąża się na podstawie planu amortyzacji. Plan amortyzacyjny powinien być zgodny z postanowieniami - co do zasad i stawek amortyzacji.
Pozostałe koszty
Grupa ta obejmuje wszelkie koszty proste poniesione w związku z wykonywaniem działalności operacyjnej, a nie uwzględnione w poprzednio przedstawionych grupach. Za pozostałe koszty rodzajowe uważa się zwłaszcza koszty reprezentacji i reklamy (często są one wyodrębnione z tej grupy ze względu na szczególne wymagania przepisów podatkowych dotyczące reprezentacji i reklamy), koszty ubezpieczeń majątkowych, koszty podróży służbowych (obejmujące koszty przejazdów, diety, koszty noclegów itp.), a także wszelkie inne proste koszty związane z działalnością operacyjną nie wymienione wcześniej.
Koszty działalności produkcyjnej
Koszty działalności produkcyjnej to koszty proste związane z produkcją. Do kosztów tych zalicza się na przykład zużycie surowców i energii, wynagrodzenia, usługi obce, świadczenia na rzecz pracowników, amortyzację. Koszty produkcji powstają przy wytwarzaniu produktów gotowych lub są bezpośrednio związane z produkcją w danym zakładzie.
Koszty działalności produkcyjnej dzieli się na koszty bezpośrednie i pośrednie. Bezpośrednie koszty działalności produkcyjnej są bezpośrednio związane z wytwarzaniem produktów. Na koszty bezpośrednie produkcji składają się materiały zużyte do produkcji, zużycie energii, wynagrodzenia pracowników zatrudnionych bezpośrednio przy produkcji, świadczenia na rzecz tych pracowników, amortyzacja środków trwałych wykorzystywanych do produkcji. Uogólniając można powiedzieć, że do kosztów bezpośrednich produkcji zalicza się wszelkie koszty, które można bezpośrednio doliczyć do kosztów wytworzenia produktów.
Z kolei pośrednie koszty produkcji to takie koszty, których nie można bezpośrednio rozliczyć na koszt wytworzenia produktów. Zalicza się do nich np. koszty poniesione na utrzymanie wyodrębnionych organizacyjnie wydziałów produkcji podstawowej. Koszty wydziałowe
Wyodrębnienie z kosztów grupy kosztów wydziałowych jest wskazane wówczas, gdy produkcja w danej jednostce jest zorganizowana w taki sposób, że poszczególne wydziały produkcji podstawowej są wyodrębnione organizacyjnie. W takiej sytuacji, tj. gdy poszczególne wydziały spełniają określone dla nich funkcje, koszty związane z utrzymaniem tych wydziałów traktuje się jako koszty pośrednie i wyodrębnia jako koszty wydziałowe.
Koszty sprzedaży
To wszelkie koszty proste poniesione w związku ze sprzedażą wyrobów. Koszty sprzedaży nalicza się od momentu wydania wyrobów z magazynu. Za koszty sprzedaży uważa się również koszty reklamy sprzedawanych wyrobów. Koszty sprzedaży obejmują szczególnie koszty transportu sprzedanych wyrobów do ich odbiorców, koszty rozładunku u odbiorcy tych wyrobów, koszty ubezpieczenia w drodze w przypadku transportu wyrobów do odbiorcy, koszty reklamy wyrobów oraz koszty poniesione związane z udziałem w różnego rodzaju imprezach targowych i wystawienniczych.
Koszty działalności pomocniczej
Tę grupę kosztów wyodrębnia się, w przypadku gdy dana jednostka oprócz podstawowej działalności operacyjnej (produkcyjnej, handlowej, usługowej) prowadzi również działalność pomocniczą, na rzecz działalności podstawowej. Przez działalność pomocniczą rozumie się taką działalność na rzecz działalności podstawowej, która tę działalność wspomaga lub uzupełnia. Dotyczy to na przykład świadczenia usług remontowych, transportowych i innych wspomagających prowadzenie działalności podstawowej.
Wyodrębnianie kosztów działalności pomocniczej jest jednak wskazane jedynie wówczas, gdy działalność pomocnicza jest wykonywana na rzecz różnych typów działalności, wydziałów lub wyodrębnionych organizacyjnie jednostek działalności podstawowej. W przeciwnym razie, tj. gdy jednostka pomocnicza świadczy usługi jedynie na rzecz jednego typu działalności podstawowej, koszty pomocnicze ujmuje się łącznie z kosztami działalności podstawowej.
Koszty zarządu
Koszty zarządu są związane z zarządzaniem jednostką jako całością. Są to wszelkie koszty ogólno administracyjne, a szczególnie koszty związane z utrzymaniem takich komórek organizacyjnych, jak sprawozdawcze, nadzorcze, kontrolne, kierownicze.
Przedstawiony podział kosztów działalności operacyjnej w układzie podmiotowym ma swoje odzwierciedlenie w obowiązującym, na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym.