Księgowość w małej firmie

Stan prawny na 15 maja 2006 r.

Aneta Mazur-Jelonek

WYŚLIJ PYTANIE

[e-mail]

Prowadzenie nawet małej firmy wymaga podstawowej wiedzy z zakresu sposobów ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Rachunkowość prowadzona jest nie tylko dlatego, że tak nakazuje prawo, ale także po to, by można było uzyskać informacje konieczne do właściwego funkcjonowania jednostki (czyli osiągania zysków). To rachunkowość jest źródłem informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Podstawowym warunkiem rozwoju małych i średnich firm jest również możliwość dostępu do zewnętrznych źródeł finansowania, czyli do kredytu bankowego czy pożyczki. Współpraca z bankiem nie tylko w zakresie kredytowania, ale i bieżących rozliczeń jest ważna także z punktu widzenia szeroko pojętej księgowości. W „Poradniku” omówione zostaną nie tylko kryteria wyboru banku, ale też niektóre ze sposobów rozliczeń, jak np. karta płatnicza, oraz wskazówki, jak bezpiecznie się tymi kartami posługiwać.

Z prowadzeniem firmy wiąże się także potrzeba zatrudnienia odpowiedniej liczby pracowników, wobec których firma ma liczne obowiązki, w tym odprowadzanie podatku dochodowego oraz płacenie składek ubezpieczeniowych. Ponadto pracownikom oddelegowanym w podróż służbową - poza wynagrodzeniem - przysługują określone należności związane z wydatkami w tej podróży. Na łamach „Poradnika” Czytelnik znajdzie także rozwinięcie zagadnień pracowniczych.

Być czy nie być VAT-owcem?

Każdy rozpoczynający działalność gospodarczą staje przed dylematem: czy opłaca się być VAT-owcem i płacić VAT, czy może lepiej wybrać zwolnienie, czyli nie płacić VAT i nie odliczać VAT? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności.

Rozpoczynając wykonywanie działalności w ciągu roku podatkowego, można wybrać zwolnienie od podatku, jeśli przewidywana sprzedaż nie przekroczy - w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży - kwoty 10 000 euro. Przekroczenie obrotu 10 000 euro (bądź odpowiednio proporcjonalnie wyliczonego mniejszego obrotu) powoduje, niestety, utratę tego zwolnienia. Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku osób rozpoczynających działalność w zakresie pośrednictwa. Wówczas kwota warunkująca wybór zwolnienia odpowiada 30-krotności kwoty prowizji lub innych postaci wynagrodzeń za wykonanie usługi.

PRZYKŁAD

Firma GAMA rozpoczyna działalność 1 lipca 2006 r. Kwota uprawniająca firmę do korzystania ze zwolnienia obliczona jest następująco:

6/12 x 10 000 euro = 5000 euro (liczba miesięcy do końca roku : 12 x równowartość 10 000 euro).

Przewidywana sprzedaż od 1 lipca 2006 r. do końca roku kalendarzowego nie może być wyższa niż 5000 euro, aby firma miała prawo wyboru zwolnienia od VAT.

CO NA TO PRAKTYKA?

Zwolnienie z VAT

Firma sprzedaje usługę dla ludności i ponosi bardzo niewiele (albo wcale) wydatków na zakup towarów i usług pomocniczych. Tym samym cały VAT (z wystawionych faktur dokumentujących sprzedaż usługi) trzeba będzie odprowadzić. Należy też liczyć się z tym, że odbiorca usługi zapłaci 22% więcej niż w przypadku, gdy firma nie jest zwolniona z podatku, płaci więc drożej i może się zniechęcić, kupując usługę tańszą u konkurencji, która nie jest VAT-owcem.

Jeśli raz zrezygnujesz ze zwolnienia, nie możesz do niego wrócić ani w roku, w którym zrezygnowałeś, ani w latach następnych.

Zgodnie z prawem

Art. 113 ustawy o VAT

Zwalnia się od podatku podatników, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotych odpowiadającej równowartości 10 000 euro. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

PLUSY I MINUSY

+ Zwolnienie z VAT skutkuje wypełnieniem tylko uproszczonej ewidencji sprzedaży. Nie trzeba prowadzić drobiazgowej i obszernej dokumentacji podatkowej, która wymagana jest przy VAT.

Zwolnienie z VAT pomaga małym firmom, których klientami są ostateczni konsumenci, konkurować z dużymi firmami niezwolnionymi z VAT, ich towary są bowiem tańsze właśnie o ten VAT, którego nie dolicza się do ceny.

Będąc zwolnionym z VAT, nie ponosi się kosztów związanych z obsługą rozliczenia VAT (np. przez biuro podatkowe, doradcę podatkowego).

- Wybierając zwolnienie z VAT, nie można wystawiać faktur VAT.

Zwolnienie z VAT powoduje, że nie można odliczać podatku zapłaconego w cenie usług i towarów kupowanych.

Formy prowadzenia ewidencji

W większych firmach prowadzone są księgi rachunkowe. Natomiast niewielkie firmy prowadzą najczęściej podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Księgi rachunkowe czy księga przychodów i rozchodów

Przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 267, poz. 2252) zasadniczo stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu w Polsce:

1) spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych,

2) osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro.

Ustawa o rachunkowości obliguje więc do prowadzenia ksiąg rachunkowych m.in. osoby fizyczne, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro. Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy, przeliczenia tej wartości na walutę polską dokonuje się po średnim kursie euro ustalonym przez NBP na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.

EKSPERT RADZI

Oświadczenie dla urzędu skarbowego

Zgodnie z § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 282, poz. 2807), ustawodawca zobowiązał m.in. podatników, którzy prowadzili w poprzednim roku podatkowym księgi rachunkowe, do zawiadomienia w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów w terminie 20 dni od dnia jej założenia.

Oświadczenie (wniosek) dotyczące wyboru formy opodatkowania należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego w obowiązującym ustawowo terminie. Podatnicy, którzy w 2006 r. nie zmieniają formy opodatkowania i decydują się na kontynuację formy dotychczasowej, nie są zobowiązani do składania w tej sprawie żadnych oświadczeń.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą, nieopodatkowane w formach zryczałtowanych i nieprowadzące - ze względu na rozmiar działalności - księgowości pełnej, opodatkowane są na zasadach ogólnych, a wszelkie zdarzenia dokumentują w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Nie mogą być opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli prowadzić podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

- spółki prawa handlowego,

- osoby fizyczne i spółki cywilne osób fizycznych, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychód 800 000 euro.

Brak obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych przez małe jednostki nie oznacza oczywiście zakazu. Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą stosować zasady rachunkowości określone ustawą również od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 800 000 euro. Okazuje się, że często sprawozdania finansowe, które są konsekwencją prowadzenia ksiąg rachunkowych, mogą stanowić wyraz pewnej wiarygodności dla kontrahentów, a w szczególności dla banków.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Firmy posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów).

Sporządzony i potwierdzony przeprowadzoną inwentaryzacją wykaz aktywów i pasywów, czyli składników majątku posiadanych przez jednostkę i źródeł ich finansowania, stanowi bilans otwarcia i podstawę do rozpoczęcia ewidencji zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych. Podstawą otwarcia ksiąg rachunkowych jest także zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega natomiast na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym dzień po dniu danych o operacjach gospodarczych:

• dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,

• zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły,

• sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

• jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.

Księga główna, będąca podstawową księgą rachunkową, składa się wyłącznie z kont syntetycznych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie ze wspomnianą zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Natomiast konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w postaci wyodrębnionego systemu ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Symbolika konta analitycznego może być dowolna. Zwykle na początku umieszczony jest symbol konta syntetycznego, z którego utworzono konta analityczne.

Zakładowy plan kont

Każda firma prowadzi księgi rachunkowe na podstawie planu kont, który jest ważnym dokumentem opisującym przyjęte przez jednostkę gospodarczą zasady rachunkowości. Od budowy planu kont zależy to, czy i w jakim zakresie system rachunkowości będzie dostarczać użytecznych informacji niezbędnych dla celów sprawozdawczych, jak i zarządczych. Plan kont zawiera wykaz kont syntetycznych, zasady ich rozwinięcia na konta analityczne (czyli bardziej szczegółowe), szczegółowy wykaz kont analitycznych oraz komentarze dotyczące zasad księgowania i wyceny składników bilansowych. Zakładowy plan kont ustala zatem i aktualizuje kierownik jednostki. W planie kont grupowane są konta syntetyczne w zespoły oznaczone symbolami w postaci cyfr arabskich. Konta księgi głównej (konta syntetyczne) oznaczone są symbolami dwu- i trzycyfrowymi, przy czym pierwsza cyfra wskazuje na zespół, do którego należy dane konto, np. konto „Kasa” ma symbol 101, co oznacza, że należy do zespołu 1 - środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe.

Konta księgowe pogrupowane są w zespoły:

Zespół 0 - Aktywa trwałe

Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe

Zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia

Zespół 3 - Materiały i towary Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenia

Zespół 5 - Koszty według typów działalności i ich rozliczenie

Zespół 6 - Produkty i rozliczenia międzyokresowe

Zespół 7 - Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem

Zespół 8 - Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne i wynik finansowy.

EKSPERT RADZI

Jak skonstruować zakładowy plan kont

Zakładowy plan kont powinien być skonstruowany tak, aby można było sporządzać zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe oraz wszelkie statystyczne sprawozdania finansowe wymagane przez GUS. Przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji, wyceny aktywów i pasywów, w tym dokonywania odpisów amortyzacyjnych, ustalania wyniku finansowego i sporządzenia sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. W razie potrzeby kierownik jednostki wprowadza zmiany aktualizujące zakładowy plan kont.

Zakładowy plan kont obejmuje:

• wykaz kont księgi głównej (zamiennie nazywanych kontami syntetycznymi, czyli kontami o pewnym stopniu uogólnienia),

• przyjęte przez jednostkę zasady klasyfikacji zdarzeń,

• zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej w księgach pomocniczych (zawierających konta analityczne odznaczające się znaczną szczegółowością) i ich powiązanie z kontami księgi głównej.

W szczególności konieczne jest określenie:

• zasad ewidencji szczegółowej środków trwałych, także środków trwałych w budowie, ze wskazaniem przedmiotów o niskiej jednostkowej wartości początkowej, które mają być objęte tą ewidencją i sposobu ich amortyzowania,

• metody ewidencji materiałów, w tym wskazanie materiałów, których wartość będzie odpisywana w koszty w momencie ich zakupu,

• rodzaju operacji, które mogą być dokumentowane tzw. dowodem zastępczym - w przypadku braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych,

• zasad ewidencji i rozliczania kosztów - ze wskazaniem, czy stosuje się układ rodzajowy czy funkcjonalny (konta zespołu 4 czy konta zespołu 5),

• zasad ewidencji i rozliczania zakupów materiałów i innych rzeczowych składników majątku dla potrzeb rozliczenia VAT w deklaracji podatkowej VAT-7, z ewentualnym wskazaniem zakupów, które będą grupowane w rejestrach.

Jeżeli jednostka będzie korzystać z rozwiązania wzorcowego, należy wskazać tytuł publikacji i jej wydawcę oraz te rozwiązania, które jednostka przyjmuje do stosowania, spośród postawionych ustawą do wyboru.

Inwentarz

Ostatnią częścią ksiąg rachunkowych jest inwentarz. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

ZAPAMIĘTAJ

Zestawienie obrotów i sald jest podstawą do sporządzenia sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Zestawienie obrotów i sald

Najważniejszym elementem ksiąg rachunkowych jest zestawienie obrotów i sald (potocznie zwane obrotówką). Sporządzane jest na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca. Zestawienie powinno zawierać - zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

• symbole lub nazwy kont,

• salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

• sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Poniżej prezentujemy przykładowe zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządzone na koniec miesiąca.

Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą komputera

Ustawa o rachunkowości dość szczegółowo i jednoznacznie określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Zgodnie z art. 72 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem odpowiedniej ochrony danych. Ochrona ta powinna polegać na:

• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,

• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,

• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych (pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych),

• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości (poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem).

Zgodnie z prawem

§ 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia.

Dowody księgowe

Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej w danym miejscu i czasie, ale nie każdy dokument jest dowodem księgowym.

Dla dowodów księgowych przewidziano specjalne wymagania. Podstawowym zadaniem wszystkich dowodów księgowych jest ujęcie zaistniałych operacji gospodarczych. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w dwóch ostatnich pozycjach, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w czasie przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Nieco większe wymagania stawiają dowodom księgowym przepisy podatkowe, a w szczególności przepisy z zakresu VAT.

Wymogi stawiane dowodom księgowym

Przykłady dowodów księgowych

Dokumenty księgowe można ująć w osiem następujących grup (choć każda jednostka może w swojej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów dokonać innego podziału)¹:

1) dowody kasowe - np. dowód wpłaty Kp (kasa przyjmie), dowód wypłaty KW (kasa wypłaci), raport kasowy, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, rozliczenie wyjazdu służbowego,

2) dowody bankowe - np. dowód wpłaty, dowód wypłaty, wyciąg bankowy, czek gotówkowy, polecenie przelewu, polecenie zapłaty,

3) dowody operacyjne - np. zakupu, sprzedaży, produkcji, transportu, handlu itd., znajdują się tu: faktury, faktury korygujące, rachunki, rachunki korygujące, dowody przyjęcia i wydania,

4) dowody inwentaryzacyjne - np. arkusze spisu z natury, protokoły z kontroli kasy,

5) dowody płacowe - np. lista wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, lista wynagrodzeń osób zatrudnionych na mocy umowy zlecenia, lista wynagrodzeń osób zatrudnionych na mocy umowy o dzieło, lista wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umów agencyjnych, lista wypłat wynagrodzeń pracowników za czas ich niezdolności do pracy w przypadku choroby, lista wypłat wynagrodzeń dodatkowych i uzupełniających (premii, nagród, dodatków), lista wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego, lista wypłat zaliczek na wynagrodzenia,

6) dowody księgowe majątku trwałego - dowód przyjęcia środka trwałego OT, protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT, protokół odbioru technicznego środka trwałego, dowód zmiany miejsca użytkowania środka trwałego MT, dowód likwidacji środka trwałego LT,

7) dowody księgowe rozliczeniowe - np. noty księgowe, dokumenty rozliczeniowe dotyczące kosztów,

8) pozostałe dowody - w tym dotyczące ruchów w magazynie, np. dowód przyjęcia do magazynu składników z zewnątrz Pz, dowód wydania składników na zewnątrz Wz, dowód przesunięcia międzymagazynowego Mm, dowód pobrania z magazynu Rw, dowód zwrotu do magazynu Zw, dowód przyjęcia odpadów Po, dowód przyjęcia wyrobów lub półfabrykatów Pw.

Zasady poprawiania błędów w dowodach księgowych

Zasadniczo stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu. Taką poprawkę należy podpisać i umieścić datę. Inny sposób poprawiania błędnych zapisów może odbywać się także przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. Ten sposób poprawiania dotyczy przypadków, kiedy to księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera oraz w każdym przypadku, gdy korekty dokonuje się po zamknięciu miesiąca.

Wszystkie dokonane korekty sposobem drugim dokumentowane są poleceniem księgowania. Korekta błędu może być dokonywana zapisem ujemnym albo zapisem dodatnim. Zapis ujemny (inaczej zwany stornem czerwonym) polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których był zapis błędny. Bardzo istotne jest to, że zapis ujemny - w przeciwieństwie do zapisu dodatniego - nie powoduje zwiększenia obrotów na kontach, ponieważ efektem tego zapisu jest eliminacja z obrotów kwot błędnie zaksięgowanych.

Natomiast w przypadku zapisu dodatniego (storno czarne) polegającego na wprowadzeniu zapisu korygującego na tych samych kontach co zapis błędny, ale po stronie przeciwstawnej tych kont mamy do czynienia ze zwiększeniem obrotów na kontach. Saldo, rzecz jasna, jest po zapisie korygującym prawidłowe, jednak mamy do czynienia ze zwiększeniem obrotów.

4 KROKI JAK UNIKNĄĆ BŁĘDÓW W DOKUMENTACH

1. Sprawdzaj i prowadź na bieżąco w ciągu roku zgodnie z przepisami i zakładowym planem kont nie tylko syntetyczną, ale i analityczną ewidencję w urządzeniach księgowych, wzajemnie uzgadniając analitykę z syntetyką poszczególnych miesięcy.

2. Sprawdzaj okresowo w ciągu roku kompletność i prawidłowość rozliczeń oraz sald na kontach księgowych urzędów skarbowych, ZUS, PFRON i innych (zwracając szczególną uwagę na „otwarte” pozycje, pozycje od dłuższego czasu „martwe”, tzn. niewykazujące zmian, pozycje czy konta „do wyjaśnienia”).

3. Prowadź na bieżąco i uwzględniaj w miesięcznych deklaracjach podatku dochodowego od osób prawnych pełne i kompletne wydatki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, ulgi, zwolnienia podatkowe.

4. Pilnuj terminowości rozliczeń z urzędami skarbowymi, ZUS, PZU, bankami i wszystkimi innymi kontrahentami.

EKSPERT RADZI

Jak korygować błędy w dowodach

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Zgodnie z prawem

Art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Inwentaryzacja

Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym i inwentaryzacji, odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Ustawodawca nie pozwolił kierownikowi jednostki na scedowanie na inną osobę odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Podkreśla to znaczenie inwentaryzacji. Głównym celem inwentaryzacji jest urealnienie danych o stanie majątkowym, a w efekcie wyliczenie prawidłowego wyniku finansowego w roku obrotowym.

Za pomocą inwentaryzacji ustalany jest stan składników majątkowych, jeśli nie wynika on z bieżąco prowadzonej przez jednostkę ewidencji. Stan składników majątkowych ustala się drogą inwentaryzacji również po to, aby można było go porównać ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Daje to możliwość urealnienia danych księgowych i wyjaśnienia przyczyn powstania zawinionych bądź niezawinionych różnic pomiędzy stanem rzeczywistym a ewidencyjnym. Różnice takie mogą być spowodowane różnymi przyczynami, np. tym, że zaszły zdarzenia, które nie znalazły swego odbicia w istniejących dokumentach, bo nastąpiła kradzież czy też zniszczenie przedmiotu albo dokumenty zostały zniszczone, jeszcze zanim zostały ujęte w księgach jednostki gospodarczej.

ZAPAMIĘTAJ

Przeprowadzenie inwentaryzacji pozwala na wyeliminowanie sald martwych, nierealnych, bezzasadnych lub budzących wątpliwości co do ich wiarygodności.

Kierownik jednostki ma obowiązek opracować wewnętrzne zarządzenia regulujące problematykę inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości zawiera jedynie postanowienia dotyczące zakresu i częstotliwości oraz przedmiotu inwentaryzacji oraz konieczności odpowiedniego jej udokumentowania i rozliczenia powstałych różnic inwentaryzacyjnych. Pozostałe kwestie powinny być ujęte w regulacjach wewnętrznych kierownika jednostki, czyli w instrukcji inwentaryzacyjnej i w zarządzeniach wewnętrznych kierownika jednostki.

Wzór zarządzenia o inwentaryzacji

 

Częstotliwość i terminy inwentaryzacji

 

Kontrola podatkowa i skarbowa

Kwestie kontroli podatkowej i skarbowej uregulowane są zasadniczo w ustawie z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 8, poz. 65 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 66, poz. 470) oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 66, poz. 470). Do zakresu kontroli skarbowej należy między innymi:

• kontrola rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania oraz prawidłowości obliczania i wpłacania podatków stanowiących dochód budżetu państwa, a także innych należności pieniężnych budżetu państwa lub państwowych funduszy celowych,

• ujawnianie i kontrola niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej, a także dochodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach przychodów,

• kontrola źródeł pochodzenia majątku, w przypadku niezgłoszenia do opodatkowania działalności gospodarczej, a także dochodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach przychodów,

• kontrola celowości i zgodności z prawem gospodarowania środkami publicznymi oraz środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej i międzynarodowych instytucji finansowych, podlegającymi zwrotowi,

• kontrola wywiązywania się z warunków finansowania pomocy ze środków publicznych oraz środków pochodzących z Unii Europejskiej i międzynarodowych instytucji finansowych, podlegających zwrotowi,

• kontrola zgodności z prawem przywozu towarów dopuszczonych do obrotu na polskim obszarze celnym lub mających inne przeznaczenie celne oraz wywozu towarów za granicę, a także kontrola i ujawnianie towarów nielegalnie wprowadzonych na polski obszar celny,

• ujawnianie składników majątkowych podmiotów zobowiązanych do uiszczenia należności publicznych lub podejrzanych o czyny zagrożone karą grzywny lub karami pieniężnymi, w celu zapewnienia skuteczności poboru tych należności oraz wykonania orzeczeń lub mandatów karnych.

Warto także pamiętać o uprawnieniach, które przysługują inspektorom i pracownikom wykonującym czynności związane z realizacją zadań ustawowych. Wśród uprawnień tych jest między innymi prawo do:

1) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości,

2) zatrzymywania i przeszukiwania osób oraz przeszukiwania pomieszczeń, bagażu i ładunku w trybie i przypadkach określonych w przepisach kodeksu postępowania karnego i kodeksu karnego skarbowego,

3) zatrzymywania pojazdów i innych środków przewozowych w celu przeprowadzenia kontroli przewożonych towarów lub dokumentów przewozowych dotyczących tych towarów, a także badania towarów i pobierania ich próbek oraz przeprowadzenia kontroli rodzaju używanego paliwa przez pobranie próbek paliwa ze zbiornika pojazdu mechanicznego,

4) zwracania się o niezbędną pomoc do innych jednostek organizacyjnych, przedsiębiorców i organizacji społecznych, jak również zwracania się w nagłych wypadkach do każdej osoby o udzielenie doraźnej pomocy, w ramach obowiązujących przepisów prawa.

Wszelkie jednak błędy znalezione i usunięte przed rozpoczęciem kontroli nie powodują negatywnych skutków, poza oczywiście koniecznością skorygowania podstaw opodatkowania i kwot podatku, który powinniśmy odprowadzić do urzędu skarbowego. Z tego powodu warto raz na jakiś czas, a szczególnie dobrym momentem jest koniec roku, przeprowadzić własną, wewnętrzną kontrolę podatkową.

8 KROKÓW JAK PRZEPROWADZAĆ WEWNĘTRZNĄ KONTROLĘ ROZLICZEŃ PODATKOWYCH²

1. Sprawdź zgodność zapisów w księdze (ewidencji) z odpowiednią ewidencją VAT.

2. Sprawdź sumy miesięczne wynikające z ewidencji z sumami miesięcznymi w ewidencjach VAT.

3. Sprawdź prawidłowość formalną dokumentów źródłowych służących do dokumentowania transakcji (jeśli występuje duża liczba dokumentów, można to zrobić losowo, dokumenty na większe kwoty należy sprawdzić w całości).

4. Sprawdź kompletność dokumentacji rachunkowej (ewidencje wymagane rozporządzeniami, w tym m.in. ewidencja środków trwałych, przebiegu pojazdu, czasu pracy pracowników, wynagrodzeń, sprawdzenie kompletności zapisów).

5. Sprawdź zgodność zapisów w ewidencji (w szczególności dotyczących kosztów uzyskania przychodów i zakupu towarów handlowych) z dokumentami źródłowymi.

6. Sprawdź kompletność deklaracji podatkowych i wydruków odpowiednich ewidencji.

7. Porównaj zapisy w okresowych deklaracjach podatkowych z sumami wynikającymi z dokumentacji księgowej.

8. Sprawdź kompletność dokumentacji dotyczącej podatku dochodowego pracowników, w szczególności zwrócić uwagę, czy zgromadzone są wszystkie oświadczenia PIT-2 (odliczanie od zaliczki kwoty wolnej), oświadczenia o dojeżdżaniu spoza miejsca zamieszkania (podwyższenie miesięcznej kwoty kosztów uzyskania przychodów), karty wynagrodzeń pracowników i czy karty te zgodne są w ujęciu rocznym z listami płac i informacjami PIT-11.

Sprawozdanie finansowe

Sprawozdawczość finansowa jest ukoronowaniem ewidencji księgowej. Szczegółowe dane z bilansu i rachunku zysków i strat pozwalają na ustalenie wskaźników finansowych, które służą ocenie sytuacji finansowej danego podmiotu. Sprawozdanie finansowe jest, mówiąc najogólniej, prezentacją wyników finansowych jednostki. Sprawozdanie finansowe, nazywane często rocznym raportem finansowym, według ustawy o rachunkowości składa się ze sporządzonych według wzorów stanowiących załącznik do ustawy następujących części:

• bilansu,

• rachunku zysków i strat (wariant kalkulacyjny lub porównawczy),

• informacji dodatkowej,

• zestawienia zmian w kapitale własnym,

• rachunku przepływów pieniężnych.

Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zmian kapitału własnego (zestawienie zmian w kapitale własnym) został nałożony na te firmy, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniały co najmniej dwa z następujących warunków, tj.:

• średnioroczne zatrudnienie wynosiło co najmniej 50 osób,

• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego jest równowartością w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,

• przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy jest równowartością w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień bilansowy przypadający na koniec każdego roku obrotowego - z reguły jest to 31 grudnia. Kierownik jednostki ma obowiązek zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Uproszczenia dla małych jednostek

Dla mniejszych jednostek ustawa o rachunkowości przewidziała pewne uproszczenia. Jednostka może sporządzać sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej, wykazując informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 do ustawy literami i cyframi rzymskimi - jeśli w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, nie osiągnęła dwóch z następujących trzech wielkości (art. 50 ust. 2 ustawy o rachunkowości):

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,

• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2 000 000 euro,

• przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4 000 000 euro.

Mniejsze jednostki mogą więc sporządzać sprawozdanie w wersji uproszczonej, obejmującej:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego,

• bilans (według wersji uproszczonej),

• rachunek zysków i strat,

• informację dodatkową.

Forma uproszczona polega na wykazywaniu informacji w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 literami i cyframi rzymskimi. We wspomnianym załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości ustalone są wzory bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym, a także rachunku przepływów pieniężnych, w których w ramach dopuszczalnych uproszczeń wykazywane mogą być informacje syntetyczne. Uproszczenia dotyczą także informacji dodatkowej, czyli wprowadzenia do sprawozdania finansowego, oraz dodatkowych informacji i objaśnień, ustalonych w załączniku nr 1 do ustawy. Przepisy ustawy o rachunkowości nie precyzują zakresu uproszczeń stosowanych w informacji dodatkowej. A zatem zakres stosowanych uproszczeń wyznaczony jest przez kierownika jednostki i może przykładowo polegać na bardziej lub mniej syntetycznym ujęciu niezbędnych danych i wyjaśnień.

Bilans

Bilans jest sprawozdaniem o sytuacji finansowej firmy. Prezentuje więc stan majątku firmy i źródeł jej finansowania na dany dzień. Bilans jest podstawowym elementem całego sprawozdania finansowego. Aby firma mogła prowadzić jakąkolwiek działalność, musi posiadać majątek. Majątek ten, w zależności od charakteru prowadzonej działalności, będzie w większości składał się z maszyn produkcyjnych, hal, magazynów albo będą to grunty, środki transportu, a także niezbędne zapasy itp. Ten majątek to aktywa, które muszą znaleźć swoje pokrycie w źródłach finansowania. Dlatego też drugą stroną bilansu są źródła finansowania posiadanego majątku, czyli pasywa. W zależności od formy prawnej źródła finansowania, czyli kapitału, mogą mieć różną nazwę: kapitał akcyjny w spółkach akcyjnych, kapitał zakładowy w spółkach z o.o., fundusz udziałowy w spółdzielniach itd. Składniki majątku i źródła ich finansowania w toku prowadzonej działalności ulegają zmianom zarówno ilościowym, jak i wartościowym. Tak jak aktywa mogą występować w postaci wartościowej i w postaci rzeczowej, tak pasywa mogą mieć tylko i wyłącznie postać wartościową.

PRZYKŁAD

Firma A rozpoczęła działalność 1 stycznia 2005 r. Na dzień otwarcia firma posiada 10 000 zł w gotówce w kasie oraz na koncie bankowym ma dodatkowo zgromadzone 80 000 zł. Nieruchomość, w której firma ma swoją siedzibę, warta jest 150 000 zł. W celu zakupu nieruchomości firma zaciągnęła pożyczkę hipoteczną w kwocie 100 000 zł. W związku z zamiarem rozpoczęcia działalności firma zamówiła towary o wartości 30 000 zł.

Bilans otwarcia na dzień 1 stycznia 2005 r. wyglądał następująco:

Operacja 1:

Bilans po operacji 1:

Komentarz: Zakupując towar, firma wprowadza do swoich aktywów obrotowych dodatkowy składnik, czyli towary w wartości 30 000 zł. Zapłata za towar gotówką powoduje zmniejszenie stanu gotówki w kasie, czyli także w majątku obrotowym. Jak widać, zmiany w bilansie mogą odbywać się tylko po stronie aktywów, nie zawsze musi to być strona i aktywów, i pasywów.

Operacja 2:

Bilans po operacji 2:

Komentarz: Sprzedano klientowi towar, a więc w bilansie ta pozycja musiała ulec pomniejszeniu. Jednak towary ujmowane są w bilansie po kosztach zakupu, a przecież wiadomo, że nasza firma sprzedała je tak, aby mieć z takiej transakcji zysk. Sprzedała drożej niż kupiła, czyli po 15 000 zł, zarabiając na tym 5000 zł. W związku z tym, że wystawiona faktura była z odroczonym terminem płatności, więc nie pojawia się gotówka, tylko należności z tytułu dostaw w kwocie 15 000 zł (tyle winny jest odbiorca). Kwota 5000 zł jest ujęta po stronie pasywów jako zysk. Tym samym nastąpił wzrost sumy aktywów i pasywów o wypracowany zysk.

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat jest zestawieniem przychodów i kosztów, które pokazuje, jaki wynik finansowy został osiągnięty przez przedsiębiorstwo. W rachunku wykazujemy oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Wynik finansowy jest rezultatem działalności jednostki w danym okresie sprawozdawczym.

Informacja dodatkowa

Poprawna interpretacja danych zawartych w bilansie, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych wymaga od odbiorcy wcześniejszego zapoznania się z zasadami stosowanymi przy wyliczaniu prezentowanych w sprawozdaniu finansowym wielkości, które to zasady omówione są w informacji dodatkowej. Zadaniem informacji dodatkowej jest więc uzupełnienie danych zawartych w bilansie i rachunku zysków i strat. Zawiera ona dane charakterystyczne dla danej firmy, pozwalające się zorientować w jej sytuacji i specyfice.

Szczegółową tematykę informacji dodatkowej rozwija załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości (o tym, jakich informacji powinna dostarczyć czytającemu informacja dodatkowa, ogólnie mówi art. 48 ustawy o rachunkowości).

Zestawienie zmian w kapitale własnym

Zestawienie zmian w kapitale własnym jest jednym z elementów sprawozdania finansowego. Obowiązek jego sporządzania mają jednostki podlegające obowiązkowemu badaniu sprawozdań finansowych. Zestawienie takie najlepiej obrazuje zmiany kapitału własnego w czasie. Ma ono na celu uszczegółowienie informacji dotyczącej przepływów kapitałowych w przedsiębiorstwie. Wykazujemy w nim informacje dotyczące:

• kapitału własnego na początek okresu,

• kapitału własnego na początek okresu po korektach,

• należnych wpłat na kapitał,

• akcji własnych,

• kapitału zapasowego oraz zmian w kapitale zapasowym,

• kapitału z aktualizacji wyceny oraz zmian w tym kapitale,

• straty (zysku),

• kapitału własnego na koniec okresu,

• kapitału własnego na koniec okresu po uwzględnieniu proponowanego podziału zysku (pokrycia straty).

Informacje dotyczące kapitałów własnych pojawiają się w zasadzie w dwóch miejscach. Najpierw informacja taka zamieszczona jest w bilansie, gdzie ma charakter bardziej statyczny. Drugi raz informację o kapitale znajdziemy w zestawieniu zmian w kapitale własnym, które ma już charakter dynamiczny, ponieważ pokazuje rodzaje zmian i wielkość tych zmian, które zmniejszały lub zwiększały wielkość kapitałów własnych.

Rachunek przepływów pieniężnych

Kolejny element sprawozdania finansowego to rachunek przepływów pieniężnych. Zasadą konstrukcji rachunku przepływów pieniężnych jest wykazanie faktycznych wpływów i wydatków środków pieniężnych. Sporządzanie rachunku obowiązuje jednostki wymienione w art. 64 ustawy o rachunkowości, czyli jednostki, których sprawozdania podlegają obowiązkowemu badaniu. Rachunek przepływów sporządzany jest według wzoru przedstawionego w załączniku do ustawy o rachunkowości. Okazuje się, że sytuacja firmy wynikająca z rachunku zysków i strat oraz z rachunku przepływów pieniężnych może być bardzo różna. Co prawda informacja o zmianie stanu środków pieniężnych znajduje się już w bilansie, ale na tej podstawie nie można ocenić, jakie były źródła jej pozyskania i kierunki wydatków. Standardy dotyczące rachunku przepływu środków pieniężnych wprowadzają podział przepływów pieniężnych według trzech rodzajów działalności gospodarczej: operacyjnej, finansowej, inwestycyjnej.

Obowiązek badania sprawozdań finansowych

Sporządzone sprawozdanie finansowe może zostać dobrowolnie lub obowiązkowo poddane badaniu. Obowiązek ten regulują przepisy ustawy o rachunkowości (zawarte w rozdziale 7: „Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych”). Ustawa wyraźnie mówi, że badaniu rocznych sprawozdań finansowych podlegają:

• banki i ubezpieczyciele,

• jednostki działające na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi i funduszach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych,

• jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,

• spółki akcyjne.

Pozostałe jednostki muszą poddać badaniu swoje sprawozdanie finansowe, jeśli w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z trzech następujących warunków:

• średnioroczne zatrudnienie wynosi co najmniej 50 osób,

• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego jest równowartością w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,

• przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy jest równowartością w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Od 2004 r. od obowiązku badania sprawozdań finansowych zwolniono spółki akcyjne w organizacji. Będą badane powstałe z nich, po wpisie do rejestru, spółki akcyjne na koniec pierwszego roku obrotowego.

Celem badania sprawozdania finansowego jest wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii wraz z raportem o tym, czy sprawozdanie finansowe jest prawidłowe, a także czy rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki.

Większość księgowych doskonale zdaje sobie sprawę, że warto poddać badaniu swoje sprawozdanie, nawet wtedy, gdy nie ma takiego obowiązku. Lepiej, żeby poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych, a czasami także poprawność rozliczeń z urzędem skarbowym sprawdził biegły, niż zrobiłby to np. urząd skarbowy.

CO NA TO PRAKTYKA?

Nieprawidłowości podczas sporządzania sprawozdania

Wśród najczęściej występujących nieprawidłowości podczas sporządzania sprawozdań finansowych możemy wymienić:

• zaniżanie wyniku finansowego (w celu zmniejszenia obciążenia podatkiem dochodowym),

• nieprawidłowe rozliczanie spisów z natury, nieuzgadnianie sald z kontrahentami,

• brak weryfikacji inwentaryzacji stanów aktywów i pasywów, które nie są objęte spisami z natury czy uzgodnieniami sald,

• błędy w przeszacowaniach wartości majątku trwałego,

• na kontach rozrachunkowych jako per saldo wykazywane jest saldo (należności i zobowiązań),

• zaniżanie masy majątku w bilansach w postępowaniu upadłościowym,

• manipulowanie wysokością pozycji rozliczeń międzyokresowych, rezerw i przychodów przyszłych okresów,

• księgowanie fałszywych faktur i fikcyjnych delegacji służbowych.

Praktyka dowodzi, że to najczęściej w mniejszych jednostkach biegli rewidenci stwierdzają, że prowadzenie ksiąg rachunkowych nie odpowiada wymogom ustawy o rachunkowości. Nie przywiązuje się tam dużego znaczenia do wierności i rzetelności prowadzenia ksiąg pod kątem wymogów, wynikających z przepisów podatkowych. Zbyt mało uwagi poświęca się też właściwej organizacji rachunkowości.

Zgodnie z prawem

Art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości

Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Współpraca z bankiem

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się najczęściej z koniecznością posiadania rachunku bankowego. Założenie rachunku pociąga za sobą wybór banku, w którym ten rachunek zostanie założony. Każdy klient ma prawo wyboru banku, ale i bank ma prawo z różnych powodów odmówić klientowi wykonania usługi.

Zmiana banku, z którego usług korzysta firma, nie stanowi problemu. Należy mieć jednak świadomość, że nie odbywa się to już tak szybko, jak zakładanie konta. Firma musi dokonać zmiany numeru rachunku bankowego we wszystkich swoich dokumentach firmowych, oddać wszystkie posiadane karty płatnicze, czeki, powiadomić kontrahentów o zmianie konta. Tym bardziej więc decyzja o wyborze banku powinna być długookresowa i z nastawieniem na stałą współpracę. Założenie konta trwa kilkanaście minut, jednak cały proces decyzyjny dotyczący wyboru banku musi być o wiele dłuższy.

Kryteria wyboru banku

Dobór kryteriów oceny banku zależy przede wszystkim od wielkości firmy, rodzaju prowadzonej działalności, od potrzeb i oczekiwań. Wybór banku powinny określać następujące - naszym zdaniem najważniejsze - kryteria:

• pozycja finansowa banku,

• sieć placówek banku,

• prowizje i opłaty bankowe,

• możliwość negocjowania warunków umowy,

• szybkość realizacji zleceń,

• warunki kredytowania,

• oprocentowanie lokat,

• klientela banku.

ZAPAMIĘTAJ

O zmianach dotyczących rachunków bankowych należy zawiadamiać urząd skarbowy oraz bank prowadzący podstawowy rachunek w ciągu 14 dni. Niedopełnienie obowiązku powiadomienia o posiadanym rachunku bankowym i zmianach dotyczących tego rachunku podlega karze grzywny.

Pozycja finansowa banku

Zwykle oceny sytuacji majątkowej i finansowej banku dokonuje się na podstawie sporządzanych sprawozdań finansowych. Tam można znaleźć odpowiedź na pytanie, czy dany bank jest godny zaufania. Analiza danych zawartych w bilansie pozwala stwierdzić, czy jakość aktywów banku i jego wynik finansowy zapewnia bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorstwu lokującemu w tym banku swoje środki.

CO NA TO PRAKTYKA?

Skąd czerpać informacje o banku

Śledząc uważnie prasę, można natknąć się na podsumowania kwartalne, półroczne i roczne całej sfery bankowej. Jest to doskonałe źródło informacji o banku. W zasadzie pozycja banku na rynku finansowym określana jest przez dwie najważniejsze wielkości, a mianowicie sumę bilansową i wynik finansowy.

Wiadomo jednak, że możliwości rozeznania kondycji ekonomiczno-finansowej banków przez małe przedsiębiorstwa są w dużej mierze ograniczone. Najczęściej jest tak, że właściciele małych firm bazują na opiniach powszechnie dostępnych, jak np. publikacje w prasie fachowej, zawierające wyniki analiz porównawczych banków.

Prowizje i opłaty bankowe

Koszt ponoszony przez firmę, który wiąże się z obsługą rachunku przez bank, wynika z następującego rodzaju opłat i prowizji:

• prowizji i opłat związanych z rachunkiem bankowym, czyli za otwarcie i prowadzenie różnego rodzaju rachunków, za potwierdzanie czeków, za wpłaty i wypłaty gotówkowe,

• prowizji pobieranej przez bank za kredyt udzielony w rachunku bieżącym i nie tylko, za udzielone poręczenie,

• prowizji i opłat pobieranych za czynności w obrocie zagranicznym - skup i sprzedaż walut, otwarcie i prowadzenie rachunków walutowych, obrót wekslowy i czekowy, akredytywy.

Usługa na telefon

W zasadzie wszystkie liczące się i szanujące banki proponują swoim klientom ten rodzaj wygody, jakim jest usługa na telefon. Funkcjonuje ona na zasadzie hasła, które należy podać przez telefon. Aby móc skorzystać z tej usługi, trzeba wcześniej podpisać z bankiem stosowną umowę. Z reguły jest to usługa płatna. Ceny wahają się od 5 do 30 zł za miesiąc. Jeśli zaś chodzi o samo połączenie, to niektóre banki oddają do dyspozycji bezpłatną infolinię.

CO NA TO PRAKTYKA?

Zabezpieczenia transakcji telefonicznych

Zabezpieczeniem transakcji telefonicznych jest kod PIN, czyli hasło, które posiada każdy z użytkowników. Użytkownik wybiera z klawiatury telefonu numer banku, numer rachunku i podaje swoje hasło dostępu. Innym rozwiązaniem jest połączenie nie z automatem, ale z operatorem, który zadaje pytania, sprawdzając uprawnienie do korzystania z usługi. Przez telefon należy podać operatorowi swoje hasło. Jeśli jednak do banku zadzwoni osoba nieuprawniona (o czym bank nie wie), znająca hasło i potrafiąca odpowiedzieć na wszystkie zadane przez operatora pytania, to bank za takie transakcje nie ponosi odpowiedzialności.

Otwarcie linii kredytowej

Częstość korzystania z wszelkiego rodzaju kredytów powoduje, że już na etapie wyboru banku firma powinna zbadać warunki, na jakich bank udziela kredytów. Niezwykle istotny jest oferowany przez banki kredyt w linii kredytowej, polegający na uzyskaniu na określony czas, zwykle na rok, tzw. limitu debetowego. Kredyt ten służyć może do finansowania bieżącej działalności firmy, czyli do zapewnienia bieżącej płynności finansowej.

Pisząc o warunkach, mamy tu na uwadze zarówno wielkość ustalonego przez bank limitu, stopę oprocentowania tego kredytu, jak i zachowanie banku w sytuacji, gdy zadłużenie przekroczy dozwolony limit. W przypadku przekroczenia dozwolonego limitu bank zwykle zaczyna liczyć odsetki karne, powstaje więc pytanie, ile czasu pozostawia na uregulowanie stanu rachunku. Banki pobierają także opłatę od niewykorzystanej części kredytu, czyli prowizję od zaangażowania. Prowizja ta ustalana jest w wysokości ułamka procentu (różnego w zależności od banku) kwoty niewykorzystanego limitu.

W pierwszym okresie posiadania kont dopuszczalne przez bank salda debetowe są bardzo małe, mogą ulec zwiększeniu zwykle po upływie miesiąca lub trzech miesięcy, począwszy od daty ich założenia. Ale jest to uzależnione od osiągniętych przez firmę w poprzednim roku działalności przychodów i, rzecz jasna, od wiarygodności firmy. Trochę gorzej wygląda sprawa z firmami dopiero zaczynającymi działalność albo działającymi bardzo krótko. Takim firmom banki niechętnie udzielają kredytów. W tej sytuacji można starać się o poręczenie Banku Gospodarstwa Krajowego, który współpracuje już z wieloma bankami komercyjnymi. Bank ten poręcza kredyty inwestycyjne przeznaczone m.in. na zakup surowców i materiałów do produkcji.

Banki, niestety, nie lubią finansować ryzykownych i małych przedsięwzięć. Czasami nie pomaga nawet dobrze zrobiony biznesplan.

Klienci banku

Przy wyborze banku istotna jest także informacja, jakie grupy klientów obsługuje bank. Wiedząc o tym, można wnioskować, w jakim stopniu bank jest przygotowany do obsługi danej branży. Znając chociaż w przybliżeniu strukturę obsługiwanych klientów, można w znaczny sposób zmniejszyć ryzyko nawiązania współpracy z bankiem, który mając nawet szeroką ofertę usług, nie jest wystarczająco przygotowany do obsługi danej firmy, np. z uwagi na specyfikę jej działalności. Jeśli firma prowadzi działalność gospodarczą za granicą, ważne jest także uwzględnienie faktu, czy bank posiada oddziały zagraniczne, powiązania z bankami zagranicznymi.

Syntetyczne ujęcie kryteriów wyboru konta prezentujemy w poniższej tabeli.

Kryteria wyboru konta

Źródło: strony internetowe www.ebanki.pl

Bankowość elektroniczna

Internet jest niewątpliwie najwygodniejszym kanałem do wykonywania operacji bankowych. Aby mieć dostęp do swojego konta bankowego w Internecie, potrzebny jest komputer podłączony do globalnej sieci i wyposażony w przeglądarkę WWW. Na ekranie firma może przejrzeć historię operacji z kilku ostatnich miesięcy, zobaczyć tytuły przelewów, nazwy nadawców czy miejsca dokonania zakupów za pomocą karty płatniczej. Ułatwieniem jest sposób pisania przelewów, który polega na tym, że można wybrać z listy odbiorcę, który wcześniej został zapisany w systemie. Wystarczy więc podać z klawiatury tylko kwotę i tytuł przelewu. Banki oferujące internetowe konto umożliwiają obejrzenie historii swojego rachunku, sprawdzenie salda, dokonania przelewu, zamówienie karty bankomatowej, założenie lokaty, zastrzeżenie czeków itd. Rachunek jest dostępny przez 24 godziny na dobę. Żeby dokonać transakcji, nie trzeba wychodzić z firmy. Operację można wykonać w każdym mieście, w każdym miejscu i o każdej porze. Można obserwować na bieżąco, co się dzieje na koncie. Również prowizje pobierane od transakcji w sieci są zdecydowanie niższe od tych dokonywanych tradycyjnie.

Ale operacje w sieci internetowej nie są też wolne od niebezpieczeństw.

CO NA TO PRAKTYKA?

Jak zabezpieczać transakcje w sieci internetowej

Przy omawianiu transakcji przeprowadzanych poprzez Internet zawsze pojawia się pytanie o bezpieczeństwo. Banki robią w tym względzie co mogą, mając oczywiście na uwadze nie tylko interes klienta, ale i swój. Wszystkie banki internetowe stosują tzw. protokół SSL, służący do szyfrowania wszelkiej transmisji między przeglądarką a serwerem bankowym. Dzięki temu nie jest możliwe odczytanie informacji o naszym koncie podczas ich przesyłania przez sieć komputerową. Najprostszym znanym wszystkim ograniczeniem dostępu do konta jest hasło razem z identyfikatorem. Ale tu uwaga! Banki nie przyjmują reklamacji operacji przeprowadzonych z użyciem hasła, czyli potwierdzonych hasłem. W takim przypadku cała odpowiedzialność spada na użytkownika. Poza podpisem elektronicznym zabezpieczeniem są nowoczesne technologie i systemy.

Banki, mając świadomość ryzyka związanego z transakcjami przeprowadzanymi przez Internet, mają już do dyspozycji skuteczniejsze środki zabezpieczające, czyli tokeny generujące jednorazowe hasła, podpisy elektroniczne. Token to urządzenie szyfrujące do generowania jednorazowych i niepowtarzalnych kodów. Generuje on specjalny kod, swego rodzaju podpis elektroniczny, którym autoryzuje się transakcje. Dopiero ich połączenie z hasłem może być skuteczną ochroną konta przed nieuprawnionymi. Chodzi tu przede wszystkim o zabezpieczenie transakcji umożliwiających osobom nieuprawnionym dokonanie przelewu. Transmisja danych jest szyfrowana. Odczytywanie danych jest dokonywane za pomocą dwóch kluczy. Jeden to klucz właściciela, a drugi klucz służy bankowi do odkodowywania informacji wysyłanych przez klienta. Jak na razie, banki raczej nie przyznają się do wpadek.

Zapłata kartą płatniczą

Jedną z form rozliczeń pieniężnych jest karta płatnicza, która coraz częściej zastępuje gotówkę i w szybkim tempie znajduje coraz większe grono zwolenników. Za pomocą karty płatniczej można dokonać:

• wpłaty pieniędzy w jednostkach banków,

• uregulowania płatności w placówkach handlowo-usługowych,

• wypłaty gotówkowej w bankomacie.

Za wydanie karty płatniczej i za dokonywane przy jej użyciu transakcje banki pobierają prowizję (zwykle w ciężar rachunku bieżącego). Najdroższe i najbardziej prestiżowe są złote karty.

Z każdą w zasadzie kartą płatniczą wiąże się nieodłączne ryzyko posługiwania się nią przez osoby nieuprawnione. Banki z reguły nie ponoszą odpowiedzialności m.in. za transakcje dokonane przy użyciu kodu PIN oraz dokonane na skutek udostępnienia karty osobie trzeciej.

Niestety, w ostatnich latach pojawia się coraz więcej działań przestępczych z wykorzystaniem kart płatniczych. Specjaliści twierdzą, że mimo licznych zabezpieczeń każda karta jest do podrobienia.

Przy rozliczaniu karty używanej za granicą zawsze wypłata gotówki oraz wszystkie płatności następują w walucie państwa, w którym przeprowadzana jest transakcja. Biorąc pod uwagę sposób rozliczeń pomiędzy klientem a organizacją wystawiającą karty, karty płatnicze można podzielić na:

• karty kredytowe,

• karty debetowe,

• karty charge,

• karty bankomatowe.

Rodzaje i właściwości kart płatniczych

Jak kontrolować wydatki?

Z jednej karty może korzystać tylko jeden użytkownik, czyli jeden pracownik. Na wniosek właściciela rachunku, czyli na wniosek firmy, bank może wydać nawet kilkanaście kart do jednego rachunku (oczywiście pod warunkiem spełnienia wymaganych przez bank warunków). Jednak zbyt duża liczba kart, a tym samym zbyt duża liczba pracowników upoważnionych do korzystania z tych kart zawsze niesie ryzyko utraty kontroli nad wydatkami i, rzecz jasna, dodatkowe koszty w postaci prowizji czy nawet karnych opłat za przekroczenie ustalonego w umowie z bankiem salda.

Sposób rozliczania transakcji

Rozliczanie transakcji dokonanych za pomocą karty płatniczej zależy od tego, jaka to jest karta i jakie warunki rozliczeń obowiązują w banku, który ją wydał. Technicznie wygląda to tak, że z rachunku podstawowego bank wydziela środki na oddzielne konto, zwane rachunkiem karty, przez który to rachunek rozliczane są wszystkie operacje realizowane za pomocą karty płatniczej. Wymagane przez bank saldo rachunku karty kredytowej powinno być utrzymywane przez cały okres użytkowania karty. Saldo to jest uzupełniane ze środków na rachunku w banku użytkownika karty.

Dla firmy jako posiadacza karty istotne jest przede wszystkim to, kiedy zostanie obciążony rachunek z tytułu poczynionych zakupów. Bank może wydać nawet kilkanaście kart do jednego rachunku, w zależności od tego, jak ocenia wiarygodność firmy.

Cykle rozliczeniowe mogą być różne w zależności od rodzaju karty, np. 15 dni, 30 dni. Banki przesyłają w regularnych odstępach czasu (np. co miesiąc) szczegółowe zestawienia wszystkich wydatków, wpłat, wysokość naliczanych odsetek oraz prowizji i opłat wynikających z tytułu użytkowania. Znajdują się tam wszystkie dokonane w ciągu miesiąca - jeśli zestawienie przysyłane jest co miesiąc - przy użyciu karty transakcje, podawane są ich kwoty oraz miejsca i daty ich przeprowadzenia. Zestawienia te są dobrym narzędziem okresowych kontroli wydatków dokonywanych przez osoby uprawnione do korzystania z kart.

EKSPERT RADZI

Nie pożyczać kart!

Nie wolno dopuścić, by w firmie upowszechnił się zwyczaj wzajemnego pożyczania sobie przez pracowników kart i udostępniania tym samym tajnych kodów PIN. Utrudnia to nie tylko kontrolę wydatków i przeprowadzanie rozliczeń pracowniczych, ale i zagraża bezpieczeństwu obrotu tymi kartami. Warto pamiętać, że każde przekroczenie ustalonego w umowie z bankiem limitu w karcie jest dla firmy dodatkowym kosztem.

W celu oszacowania kosztów związanych z wykorzystywaniem kart płatniczych warto zwrócić uwagę na trzy następujące elementy:

• koszty wykorzystywania kart bankowych,

• ryzyko kursowe, które może wiązać się z rozliczaniem zadłużenia na kartach bankowych,

• ryzyko stopy procentowej, które powstaje wówczas, gdy zaciąga się kredyt, czyli gdy spłacana jest niepełna wielkość zadłużenia.

Zabezpieczenia kart płatniczych

Wśród zabezpieczeń kart przed ich podrobieniem wymienia się:

• termin ważności określony na karcie,

• wytłoczony numer, który musi być zgodny z układem cyfr odpowiednim dla określonego systemu,

• zdjęcie (np. karty wydawane przez Citibank),

• podpis właściciela karty,

• logo systemu (np. VISA, MasterCard) i hologram.

PLUSY I MINUSY

+ Karty dają możliwość wykorzystania środków zgromadzonych na rachunku, czyli pełny dostęp do pieniędzy na rachunku.

Dzięki kartom unikamy kłopotów związanych z kolejkami przy okienku kasowym banku i oszczędzamy czas.

Karta zmniejsza ryzyko strat przy pobieraniu gotówki dzięki możliwości zastrzeżenia karty.

- Z używaniem kart wiąże się ryzyko posługiwania się nimi przez osoby nieuprawnione.

Używanie kart niesie ze sobą ryzyko podrabiania kart przez nieuczciwych sprzedawców, którzy wytłaczają na plastikowych płytkach numery rzeczywistych kart.

EKSPERT RADZI

Jak bezpiecznie posługiwać się kartą płatniczą

Przy posługiwaniu się kartą można narazić się na poważne niebezpieczeństwa. A oto kilka najbardziej typowych:

• kradzież karty i podrobienie podpisu posiadacza karty,

Przy dokonywaniu płatności za pomocą karty wymaga się od jej posiadacza podpisu rachunku. Ten sposób zabezpieczenia przed nieautoryzowanym użyciem jest o tyle wątpliwy, że na karcie widnieje wzór podpisu, który złodziej jest w stanie opanować bardzo szybko. Nie można pozwolić, aby karta zniknęła, np. na zapleczu sklepu czy restauracji.

• podejrzenie numeru PIN,

Jak już wspominaliśmy, banki nie biorą odpowiedzialności za transakcje dokonane przy użyciu numeru PIN. Należy więc uważnie wybierać pieniądze z bankomatu, tak by nikt nie mógł zobaczyć kodu PIN.

• podrobienie i przerabianie kart,

Dzisiejsi fałszerze potrafią bardzo dobrze podrobić lub przerobić kartę. Nie zrobią tego jednak, jeśli nie mają odpowiednich danych. A źródłem tych danych są wszelkie dowody transakcji i oczywiście oryginalne karty. Nie należy więc wyrzucać niezniszczonych dokumentów potwierdzających transakcje.

• fałszerstwa elektroniczne.

Polegają one na zmianie zawartości zapisu na pasku magnetycznym. Są groźne i trudne do wykrycia.

Zgodnie z prawem

Art. 50 prawa bankowego

Posiadacz rachunku bankowego dysponuje swobodnie środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku. W umowie z bankiem mogą być zawarte postanowienia ograniczające swobodę dysponowania tymi środkami.

Bank dokłada szczególnej staranności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych środków pieniężnych.

Ewidencja płatności dokonywanej za zakupy kartą płatniczą

Dokumentacja finansowa związana z zatrudnieniem pracowników

Pracodawca, zatrudniając pracowników, bierze na siebie obowiązki związane z obliczaniem, pobieraniem i odprowadzaniem zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Musi również dokumentować innego rodzaju operacje finansowe.

Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników

Podstawą do naliczania składek jest przychód pracownika, tzn. wynagrodzenie brutto. Ciężar ponoszenia składek jest podzielony pomiędzy pracownika i pracodawcę (płatności składek za pracownika dokonuje pracodawca, ale składki te są odliczane z wynagrodzenia pracownika). Składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe nie płaci się powyżej kwoty 30-krotności prognozowanego na dany rok przeciętnego wynagrodzenia.

Stawki na ubezpieczenie społeczne

Jeżeli pracownik, w terminie przed dniem 15 stycznia roku następującego po roku podatkowym, złoży oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-12), dotyczące uzyskiwanych dochodów, wyłączając dochody uzyskane od płatnika, płatnik jest obowiązany sporządzić w trzech egzemplarzach, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku (na zasadach określonych w art. 27 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) od dochodu uzyskanego przez podatnika za cały rok. Jeżeli pracownik nie złoży oświadczenia PIT-12, informację o wysokości przychodu i pobranych zaliczkach za poprzedni rok sporządza się w terminie do 31 stycznia i przekazuje na druku PIT-11 do podatnika oraz właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika urzędu skarbowego.

EKSPERT RADZI

Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Dodatkowymi większymi kosztami, które trzeba brać pod uwagę przy kalkulowaniu koniecznych w firmie nakładów związanych z zatrudnionymi pracownikami, są odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, w wysokości regulowanej w odrębnych przepisach. Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 249, poz. 2104), pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4-6 tej ustawy.

A zatem, zgodnie z art. 5 ustawy o ZFŚS, procentową wysokość odpisu podstawowego ustala się w zależności od rodzaju zatrudnienia pracownika. I tak, dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach i w pełnym wymiarze czasu pracy wysokość odpisu wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Natomiast na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy wysokość odpisu wynosi 50% wynagrodzenia.

Ewidencja operacji gospodarczych dotyczących składek na ubezpieczenia

Podróż służbowa, czyli pracownik w delegacji

Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 186, poz. 1554) nie zawiera już definicji podróży służbowej (tak jak było to jeszcze do końca ubiegłego roku). Taką definicję znajdziemy jednak w art. 77⁵ § 1 k.p. Określa ona podróż służbową jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określa miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Z praktyki wiadomo, że miejscem tym może być albo miejsce pracy, albo miejsce zamieszkania pracownika, zresztą pracodawca ma prawo do wskazania miejscowości, w której pracownik ma rozpocząć i zakończyć swoją podróż służbową.

Oprócz wynagrodzenia za czas pracy wykonywanej w trakcie podróży służbowej pracownikom przysługują diety i zwrot wydatków poniesionych na:

• przejazd z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży i z powrotem,

• nocleg lub ryczałt za nocleg,

• dojazd środkami komunikacji miejscowej,

• inne udokumentowane cele.

Jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają uregulowań odnoszących się do wypłaty należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności ustalane tak samo, jak dla pracowników sfery budżetowej, czyli zgodnie z wymienionym rozporządzeniem.

Dieta

Dieta jest ekwiwalentem pieniężnym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Nie można pozbawić pracownika diety, nawet jeśli polecenie pracodawcy wykonał niewłaściwie. Oznacza to, że dieta nie jest uzależniona od wywiązania się pracownika z obowiązku zawartego w poleceniu podróży służbowej. Dieta przysługuje za czas faktycznego pobytu w podróży służbowej. Dieta wypłacana jest za czas od rozpoczęcia podróży służbowej aż do powrotu (a zatem liczy się nie tylko okres pobytu, ale i okres przejazdu).

Z zasady dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, a także wówczas, kiedy pracownikowi zapewnione zostało bezpłatne całodzienne wyżywienie. Reguły przyznawania diet są następujące:

1) jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, to:

a) za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

b) za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

- do 8 godzin przysługuje połowa diety,

- ponad 8 godzin przysługuje pełna dieta.

Obecnie dieta za dobę krajowej podróży służbowej wynosi 22 zł.

Dieta nie przysługuje w następujących przypadkach:

a) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika lub gdy

b) pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego na koszt pracodawcy, albo gdy

c) pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Nie ma możliwości zmniejszenia diety w przypadku zapewnienia pracownikowi częściowego wyżywienia w czasie podróży służbowej na terenie kraju.

ZAPAMIĘTAJ

Jeśli pracownik wróci wcześniej, niż wynika to z polecenia wyjazdu, należy mu się dieta tylko za czas faktycznego pobytu w podróży. Jeśli zaś pracownik przebywa dłuższy czas niż ten wyznaczony przez pracodawcę, obowiązkiem pracodawcy jest wypłacić dietę także za ten dodatkowy czas.

Koszty przejazdów

Zadaniem pracodawcy jest określenie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Jeśli z różnych przyczyn pracodawca nie podał tego miejsca, pracownik może rozliczyć w delegacji przejazd z miejsca swojego zamieszkania (jeśli jest ono inne niż miejsce pracy).

W każdym poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określa także środek transportu dla odbycia podróży. Może to być pociąg, autobus, samochód prywatny, samolot i inne. A zatem i koszty przejazdu uzależnione są od środka transportu, z którego pracownik korzysta. Zwrot kosztów podróży obejmować więc będzie cenę biletu tego środka transportu, który określił pracodawca (jeśli pracownik skorzystał z pociągu I klasy, a pracodawca określił jako właściwy danej podróży pociąg II klasy, to zwrócone będą koszty biletu na pociąg II klasy).

W zasadzie obowiązujące obecnie przepisy nie zawierają wymogu wystawiania polecenia wyjazdu służbowego, ale zawsze należy pamiętać o przepisach podatkowych, dla których każdy wydatek musi być udokumentowany.

CO NA TO PRAKTYKA?

Rozliczanie kosztów podróży

W związku z tym, że zwrot kosztów podróży (rozliczenie) następuje na podstawie rzeczywistych wydatków, należy pamiętać o uwzględnianiu w rozliczeniu zniżek na bilet. Przykładowo chodzi tu o sytuacje, w której - z różnych powodów - pracownicy mają zniżki na bilety. Wówczas otrzymują zwrot za bilet w wysokości kwoty, którą rzeczywiście na ten bilet wydali, czyli nie otrzymają zwrotu w wysokości równowartości biletu normalnego, jeśli przysługuje im bilet ulgowy.

Pracownikowi należy się również ryczałt - w wysokości 20% diety - na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej (oprócz podróży służbowych odbywanych samochodem służbowym lub prywatnym). Jednak obecnie ryczałt ten przysługuje wyłącznie wówczas, gdy wydatki na dojazdy zostały faktycznie poniesione.

Zdarza się, że pracownik dojeżdża do miejsca oddelegowania taksówką. W tej sytuacji pracodawca może, ale nie musi, uznać taki wydatek za celowy i związany z odbywaną podróżą służbową, a w konsekwencji zwrócić pracownikowi - bądź nie - poniesiony wydatek.

Noclegi

Pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów za nocleg w wysokości faktycznie poniesionej, potwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Jeśli takiego noclegu mu nie zapewniono, należy mu się ryczałt w wysokości 150% diety (z wyjątkiem podróży nocnych, w których pracownik korzystał z wagonu sypialnego lub kuszetki), obecnie ryczałt wynosi 33 zł. Prawo do ryczałtu nie przysługuje jednak za czas przejazdu. Oznacza to, że jeśli podróż służbowa odbywa się w nocy, czas jej trwania należy pomniejszyć o czas przypadający na przejazd i dopiero za czas tak obliczony ustalić prawo do ryczałtu za nocleg.

Ryczałt za nocleg przysługuje tylko wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. Jeśli pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość powrotu do miejsca zamieszkania, może odmówić zwrotu kosztów za ten nocleg.

Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów noclegów w następujących sytuacjach:

• w razie zapewnienia mu bezpłatnego noclegu,

• za czas przejazdu,

• gdy pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Pozostałe wydatki

W podróży służbowej, poza kosztami związanymi z noclegami, wyżywieniem i dojazdem, pracownik może ponosić i inne wydatki. Mogą to być przykładowo opłaty za bilety wstępu na targi, imprezy wystawiennicze, pokazy, opłaty za parking itp. Na tego rodzaju wydatki przepisy nie przewidują żadnego limitu, dlatego też zwrot ich następuje w pełnej faktycznie poniesionej wysokości, pod warunkiem, że zostały one prawidłowo udokumentowane i zaakceptowane przez pracodawcę.

Samochód pracownika

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem własnym pracownika. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu. Stawki te określone są w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 237, poz. 2376).

Koszty podróży własnym samochodem zwraca się wówczas, gdy delegowany prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu według wzoru określonego przez Ministra Finansów, potwierdzoną na koniec każdego miesiąca przez pracodawcę. Obecnie stawki za jeden kilometr przebiegu, zgodnie z powyższym rozporządzeniem, wynoszą:

1) dla samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej do 900 cm³ - 0,4894 zł,

• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,7846 zł,

2) dla motocykla - 0,2161 zł,

3) dla motoroweru - 0,1297 zł.

Dokumentowanie wydatków

Ważność dokumentowania wydatków związanych z podróżami służbowymi wynika między innymi z faktu zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Podstawą do ustalenia należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbycia podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego. Jest ono również dowodem księgowym stanowiącym podstawę do zaksięgowania. Powinno ono zawierać więc następujące elementy:

• imię i nazwisko osoby delegowanej,

• cel podróży,

• nazwę miejscowości docelowej,

• środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określony przez pracodawcę,

• daty oraz godziny wyjazdu i powrotu,

• liczbę godzin i dni przebywania w podróży,

• wysokość i kwotę diet, ryczałtów, kosztów podróży i innych udokumentowanych wydatków.

EKSPERT RADZI

Oświadczenie zamiast rachunku

Pracownik powinien załączyć do rozliczenia podróży służbowej wszelkie wymagane przez pracodawcę rachunki potwierdzające dokonane przez niego wydatki. Jeśli pracownik z różnych powodów nie posiada takiego dokumentu, powinien złożyć pisemne wyjaśnienia o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania.

Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest nie tylko prawidłowe jego udokumentowanie, ale także ścisły związek pomiędzy wydatkiem - w tym przypadku dotyczącym podróży służbowej - a prowadzoną działalnością (z wielkością osiąganych przychodów). Jeśli taki związek istnieje, do kosztów podatkowych zaliczane są pełne kwoty wypłacone pracownikowi z tytułu podróży, nawet jeśli przekraczają limity ustalane w rozporządzeniu.

CO NA TO URZĄD?

Brak pełnej dokumentacji wyjazdu służbowego nie może być wystarczającą podstawą do przyjęcia, iż wyjazd ten w ogóle nie miał miejsca. W takim przypadku konieczne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego związanego z charakterem spółki i stopniem uprawdopodobnienia konieczności odbywania takich wyjazdów.

Wyrok NSA z 24 kwietnia 1996 r., sygn. akt S.A.-Ł 849/95

Delegacje zagraniczne

Należności przysługujące pracownikom w delegacjach zagranicznych są regulowane przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 186, poz. 1555).

Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do wymienionego rozporządzenia.

Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków:

1) śniadanie - 15% diety,

2) obiad - 30% diety,

3) kolacja - 30% diety,

4) inne wydatki - 25% diety.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany rachunkiem, a w przypadku jego braku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków do 25% limitu.

Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy zakupu okularów.

ZAPAMIĘTAJ

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podróży służbowych na obszarze kraju, nie ma obowiązku potwierdzania pobytu w miejscu delegowania przez delegowanego pracownika, chyba że pracodawca wewnętrznie ustali takie zasady.

Zaliczki pobrane na podróż służbową

Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową może pobrać zaliczkę w wysokości przewidywanych kosztów podróży. Podstawą do wypłaty zaliczki z kasy jest dokument „Polecenie wyjazdu służbowego”. Dokument wystawiany w jednym egzemplarzu jest podpisywany przez kierownika jednostki lub bezpośredniego przełożonego.

Po zakończeniu podróży służbowej pracownik dokonuje rozliczenia wydatków związanych z tą podróżą, czyli kosztów przejazdu, ryczałtów, diet, kosztów noclegów i innych wydatków. Załącznikiem do tego rozliczenia są dowody dokumentujące poniesione wydatki związane z podróżą służbową, czyli faktury, rachunki za bilety, paliwo, ewentualnie za zakupione usługi. Sprawdzenie poprawności rozliczenia zaliczki pod względem formalnym i rachunkowym dokonuje, jak zwykle, komórka księgowości. Wypłatę zaliczki powinien zatwierdzić główny księgowy oraz kierownik firmy.

Ewidencja rozliczenia zaliczki w podróży służbowej

PRZYKŁAD

Firma KORT oddelegowała swojego pracownika do Poznania w celu szczegółowego ustalenia warunków nowego kontraktu. Kierownik wyraził zgodę na odbycie podróży pociągiem ekspresowym (I klasa). Na pokrycie wydatków związanych z podróżą pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 2000 zł. Podróż służbowa trwała trzy doby. Oto rozliczenie kosztów podróży służbowej przedstawione przez pracownika:

1) dwa noclegi w hotelu udokumentowane fakturą VAT - 500 zł,

2) cena biletu PKP - 200 zł,

3) dieta za trzy doby - 22 zł x 3 = 66 zł,

4) ryczałt za dojazdy - 4,40 zł x 3 = 13,20 zł.

RAZEM: 779,20 zł.

Rozliczenie kosztów podróży

Zgodnie z prawem

Art. 3 ustawy o ZFŚS

Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Nasze rady

KSIĘGOWOŚĆ W MAŁEJ FIRMIE

Księgi rachunkowe poza siedzibą firmy

Pytanie

Jestem właścicielem firmy budowlanej działającej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Księgi rachunkowe mojej firmy prowadzone są przez księgowego poza siedzibą firmy, przy czym nie jest on pracownikiem firmy. Księgowy, z którego usług korzystamy, ma uprawnienia do świadczenia takich usług. Czy nasze postępowanie jest zgodne z regulacjami ustawy o rachunkowości, skoro nasze księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą firmy?

Odpowiedź

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu), w przypadku powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług. Kierownik jednostki obowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w ciągu 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu). Ma także obowiązek zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału). Warto pamiętać, że w razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przez firmę usługową - poza siedzibą jednostki - biegły sprawdza, czy o tym fakcie powiadomiony został urząd skarbowy, a firma świadcząca usługę posiada do tych czynności wymagane kwalifikacje.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Pytanie

Jestem właścicielem sklepu spożywczego w centrum miasta i prowadzę w związku z tą działalnością księgę przychodów i rozchodów. W roku 2005 osiągnąłem przychód ze sprzedaży w wysokości 700 000 euro. Czy w związku z tym od 2006 roku, jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, muszę prowadzić księgi rachunkowe, czy nadal mogę korzystać z tej wygodnej dla mnie formy, jaką jest księga przychodów i rozchodów?

Odpowiedź

Księgi rachunkowe mają obowiązek prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro. Przeliczenia euro na walutę polską dokonujemy - stosownie do art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości - po średnim kursie ustalonym przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.

Dokumentowanie poleceniem księgowania?

Pytanie

Jestem księgową w firmie zajmującej się dystrybucją wyrobów ze szkła. Zdarza się, że pracownice księgowości wprowadzają do ksiąg rachunkowych błędne zapisy. Zasadniczo poprawianie błędów księgowych dokumentujemy poleceniem księgowania. Czy jednak polecenie księgowania dokumentuje tylko zapisy księgowe, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych?

Odpowiedź

Polecenie księgowania dokumentuje tylko zapisy księgowe, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych.

Polecenie księgowania jest wystawiane przede wszystkim dla:

• udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych i dlatego nie mogą być uzasadnione ani dokumentem zewnętrznym, ani wewnętrznym, np. przeniesienie kosztów i przychodów na konto „Wynik finansowy”, poprawianie błędów w księgowaniu,

• udokumentowania technicznego uproszczenia, gdyż prościej księgować sumę jednorodnych dokumentów niż każdy osobno, np. gdy chodzi o zebranie danych z różnych dokumentów dla zapisania zamiast sum cząstkowych ich łącznej kwoty.

Polecenie wystawiane jest wyłącznie przez komórkę księgowości danej jednostki celem dokonania zapisu księgowego, który nie wyraża operacji gospodarczej (dotyczy to także dokonania zapisu korygującego w celu sprostowania błędnego zapisu) w księgach rachunkowych. Za dowody księgowe uważamy również zestawienia dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zapisem zbiorczym, polecenia księgowania i noty księgowe. Jako dokument stanowiący podstawę zapisów księgowych, powinien spełniać wymagania określone ustawą o rachunkowości (art. 21 ust. 1) dla dowodu księgowego.

Ewidencja rozrachunków

Pytanie

Biegły badający sprawozdanie naszej firmy zwrócił nam uwagę, że prowadzenie na jednym koncie ewidencji zarówno należności, jak i zobowiązań (z kontrahentami zagranicznymi i krajowymi) ma zbyt małą wartość informacyjną i powinniśmy wyodrębnić w ramach konta syntetycznego bardziej szczegółowe konta analityczne. Jakie zasady obowiązują przy ewidencjonowaniu wszelkiego rodzaju rozrachunków w księgach rachunkowych?

Odpowiedź

Ewidencja bilansowa rozrachunków musi być tak prowadzona, aby zapewniała wymagane dane do sporządzenia bilansu ze szczegółowością wymaganą przez ustawę o rachunkowości. W tym też celu wyodrębnia się odpowiednie konta do ewidencji rozrachunków w zależności od potrzeb jednostki, a wynikające między innymi z wielkości jednostki. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” powinna umożliwić:

• ustalenie przebiegu rozrachunków,

• ustalenie stanu należności oraz zobowiązań dla każdego kontrahenta,

• określenie rozrachunków i rozliczeń dokonywanych w walutach obcych,

• umożliwienie ustalenia dla potrzeb sprawozdawczości należności i zobowiązań długoterminowych i krótkoterminowych.

Rozrachunki z tytułu dostaw i usług ujmowane są na koncie syntetycznym zespołu 2 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Z uwagi na to, że prowadzenie na jednym koncie ewidencji zarówno należności, jak i zobowiązań (z kontrahentami zagranicznymi i krajowymi) może mieć małą wartość informacyjną, wyodrębnia się w ramach tego konta syntetycznego następujące konta analityczne:

• rozrachunki z odbiorcami krajowymi (należności),

• rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi (należności),

• rozrachunki z dostawcami krajowymi (zobowiązania),

• rozrachunki z dostawcami zagranicznymi (zobowiązania),

• zaliczki na poczet dostaw.

Konta rozrachunkowe mogą wykazywać dwa salda:

• debetowe, wyrażające stan należności,

• kredytowe, wyrażające stan zobowiązań.

Wartość firmy w księgach rachunkowych

Pytanie

Nasza firma, chcąc polepszyć swoją pozycję rynkową, zastanawia się nad zakupem innej firmy prowadzącej na lokalnym rynku podobną działalność w zakresie świadczenia usług budowlanych. Wartość firmy, którą chcemy nabyć, to dla nas zasadniczo wartość pozycji rynkowej tej firmy. Czy w księgach rachunkowych wartość rynkowa firmy także ma swoje odzwierciedlenie?

Odpowiedź

W rachunkowości miernikiem wartości firmy jest nadwyżka ceny nabycia przedsiębiorstwa, czyli tej, po której została zawarta transakcja, nad wartością godziwą tego przedsiębiorstwa.

Wartość firmy stanowi różnicę między ceną nabycia określonej jednostki lub zorganizowanej jej części a niższą od niej wartością godziwą przejętych aktywów netto, czyli aktywów pomniejszonych o przejęte zobowiązania. Wartość firmy można zapisać prostym matematycznym wzorem:

WF = C - WG

gdzie:

WF - wartość firmy,

C - cena nabycia,

WG - wartość godziwa.

Jeżeli cena nabycia (C) jednostki lub zorganizowanej jej części jest niższa od wartości godziwej (WG) przejętych aktywów netto, to tak powstała różnica stanowi ujemną wartość firmy. Dla wyjaśnienia podamy, że za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. W sytuacji gdy strony transakcji ustaliły cenę nabycia globalnie, czyli bez wyszczególniania wartości poszczególnych aktywów i pasywów, wówczas zachodzi potrzeba dokonania wyceny tych składników (w miarę potrzeby można skorzystać z pomocy rzeczoznawców).

Wartość firmy powstaje w dniu nabycia (przejęcia do korzystania, wniesienia do innej jednostki) firmy lub jej zorganizowanej części. Od dodatniej wartości firmy jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych w okresie nie dłuższym niż 5 lat. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może wydłużyć ten okres do 20 lat. Jeśli więc firma zdecyduje się na wydłużenie okresu amortyzacji, to należy ten fakt podać w informacji dodatkowej wraz z jego uzasadnieniem.

Przykładowo: jeżeli wartość przejętych łącznie aktywów netto w cenie nabycia stanowi 5 000 000 zł, a ich wartość godziwa (rynkowa) 5 400 000 zł, to różnica w kwocie 400 000 zł stanowi ujemną wartość firmy.

Koszty magazynowania

Pytanie

Jestem właścicielem niewielkiej firmy działającej w branży mięsnej. W ostatnim roku wybudowałem dwa magazyny, aby nie ponosić kosztów dzierżawy obcych pomieszczeń magazynowych. Chciałbym wiedzieć, w jaki sposób sprawdzić, czy poziom zapasów jest optymalny dla firmy? Nasza firma ma własny magazyn, to dlaczego mówi się, że magazynowanie zawsze kosztuje?

Odpowiedź

Wskaźnik rotacji zapasów określa, czy utrzymywane przez przedsiębiorstwo zapasy są prawidłowe. Składowanie zapasów nawet we własnym magazynie kosztuje chociażby z tego powodu, że trzeba zamrozić pieniądze, które mogłyby w tym czasie pracować nawet w tak prosty sposób, jak lokata na rachunku bankowym.

Kupując na tzw. magazyn zawsze należy pamiętać, że zapasy jako element majątku obrotowego wymagają takiego zarządzania, aby z jednej strony firma nie zamrażała nadmiernie środków finansowych w zapasach, a z drugiej - aby niedobory zapasów nie powodowały zachwiania realizacji zamówień, gdyby wyrobów gotowych nie było w magazynie.

Rozpocznijmy od sprawdzenia rotacji zapasów. Informuje ona o szybkości obrotu i odnawiania zapasów. Oblicza się ją w dniach lub razach.

Wskaźnik rotacji zapasów w dniach wyraża, co ile dni przedsiębiorstwo odnawia swoje zapasy dla zrealizowania sprzedaży. Wysoki poziom wskaźnika informuje o wolnym obrocie zapasami, niski o szybkim. W przypadku obu omawianych wskaźników ważna jest branża, do której należy przedsiębiorstwo. Inny jest optymalny poziom wskaźnika w zakładach mięsnych (krótszy), a jeszcze inny np. w firmach skupujących sezonowo runo leśne (dłuższy).

Wskaźnik rotacji zapasów określa, ile razy w ciągu roku firma odnawia swoje zapasy. Niski poziom wskaźnika wskazuje na nadmierne lub zbędne zapasy utrzymywane przez przedsiębiorstwo. Wzrost tego wskaźnika oznacza, że zapasy wystarczają na coraz mniejszą liczbę dni sprzedaży.

Przykład:

zapasy na początek roku 2005 = 250 000,

zapasy na koniec roku 2005 = 200 000,

sprzedaż w 2005 roku wyniosła 5 100 000 zł.

Obliczenia:

Przeciętny stan zapasów obliczono w sposób następujący:

Zakładając, że wzorcowy cykl rotacji zapasów w poprzednim roku wynosił np. 50 dni, to widać wyraźnie, że nastąpiła istotna korzystna poprawa zarządzania zapasami. Obliczenia dla rotacji wyrażonej w razach:

W 2005 roku zapas obrócił się (odnowił) 23 razy.

Struktura kapitału firmy

Pytanie

Jestem właścicielem dużej firmy budowlanej. Zamierzamy podpisać długoterminowy kontrakt z odbiorcą naszych usług. Jednak przez początkowy okres będziemy kredytować naszego klienta. Mając do dyspozycji bilans tej firmy, jak powinienem patrzeć na strukturę kapitału tej firmy? Ważna z naszego punktu widzenia będzie przede wszystkim wypłacalność i wiarygodność tego kontrahenta. Proszę o kilka wskazówek w tym względzie.

Odpowiedź

Analiza struktury kapitału firmy to mówiąc najprościej sprawdzenie, ile jest kapitałów własnych, a ile obcych. Każdy kredytodawca będzie traktował kapitał własny jako pewnego rodzaju zabezpieczenie dla udzielanego kredytu. Gdy tego kapitału jest niewiele w stosunku do kapitału obcego, to można się obawiać, że ryzyko prowadzenia przez firmę działalności spada tak naprawdę na wierzycieli.

Pożyczkodawca musi być świadomy, że w przypadku likwidacji firmy większe jest prawdopodobieństwo, że odzyska pożyczone pieniądze w firmie z niskim poziomem zadłużenia, czyli z niskim poziomem kapitałów obcych.

Proponujemy obliczenie dla potencjalnego kontrahenta wskaźnika struktury kapitału według poniższej formuły:

Wskaźnik ten pozwoli uzyskać informację o tym, ile razy dług długoterminowy przewyższa kapitały własne. Im wyższe są wskaźniki zarówno te oparte na analizie zadłużenia długoterminowego, jak i te na analizie zadłużenia globalnego, tym ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej jest większe. Jeśli na przestrzeni kilku okresów rośnie udział kapitałów własnych w strukturze kapitałów całkowitych, to w aspekcie wypłacalności można stwierdzić, że umacnia się pozycja finansowa takiej firmy. Koszt pozyskania obcych kapitałów (czyli przykładowo dla kredytów bankowych płacone odsetki) powinien być zawsze niższy od rentowności kapitału całkowitego.

Analizując kapitały obce, warto zwrócić uwagę nie tylko na globalny udział ich w kapitałach ogółem, ale i na ich strukturę. O wiele bardziej stabilne, a więc i korzystniejsze z punktu widzenia szybkości ich spłacenia, są kapitały długoterminowe (zobowiązania o długich terminach spłaty). Kapitały te traktowane są dla celów analiz podobnie jak kapitały własne (kapitały własne wraz z kapitałami obcymi długoterminowymi nazywane są kapitałami stałymi). Jeśli więc więcej jest zobowiązań długoterminowych niż zobowiązań krótkoterminowych, to jest to korzystniejsze niż odwrotna sytuacja. Zobowiązania krótkoterminowe to przecież te, które są pilniejsze w spłacie.

Zwracamy uwagę naszej Czytelniczce, że analiza struktury kapitału firmy nie może opierać się jedynie na obliczeniu wskaźników osiąganych przez tę firmę. Najważniejsza jest ich interpretacja i umiejętność dokonywania porównań w stosunku do innych przedsiębiorstw, najlepiej z tej samej branży. Warto mieć również informacje o przyjętej strategii w dziedzinie zadłużenia i jej wpływ na osiągane przez firmę wyniki. Równie ważne jest sprawdzenie tendencji zmian wskaźników w czasie. Czy pogorszenie wskaźnika jest tylko chwilowe, czy może taka tendencja utrzymuje się już od dłuższego czasu. Brak takich informacji może spowodować wyciągnięcie błędnych wniosków.

Forma spłaty kredytu dla firmy

Pytanie

Moja firma chciałaby zaciągnąć kredyt w banku na kwotę 10 000 zł na rok, w cyklu spłat miesięcznych. Oprocentowanie w skali roku wynosi 20%, a dodatkowo bank pobiera prowizję w wysokości 1% od kwoty przyznanego kredytu. Muszę podjąć decyzję: czy firma będzie spłacać otrzymany z banku kredyt w ratach równych czy w ratach malejących. Co jest bardziej opłacalne dla firmy?

Odpowiedź

Bardziej opłacalna z punktu widzenia wysokości odsetek jest spłata kredytu w ratach malejących.

Bank zaoferował naszemu Czytelnikowi możliwość spłaty kredytu w ratach równych lub malejących. Z punktu widzenia każdego kredytobiorcy wybór metody spłaty kredytu jest istotny z dwóch powodów. Pierwszy z nich to zdolność kredytowa, która liczona jest w odniesieniu do pierwszej raty, czyli raty najwyższej. Innymi słowy bank sprawdzi, czy kredytobiorca jest w stanie spłacać zaciągnięty kredyt, ale biorąc pod uwagę nie zmniejszające się raty, ale ratę najwyższą, czyli pierwszą. Drugi ważny powód to myślenie już o kolejnych kredytach. Oznacza to, że jeśli firma chce mieć jak największą zdolność kredytową, to powinna wybrać spłatę kredytu z ratami równymi, ponieważ wówczas większa jest zdolność kredytowa, ale kosztem zapłacenia większych odsetek od kredytu z metodą spłaty w ratach równych.

Oto jak rozkładają się płatności przy zastosowaniu metody spłat rat malejących¹:

Tab. 1. Spłata kredytu w systemie rat malejących

Suma wpłat wynosi 11 083,33 zł, a suma zapłaconych odsetek 1083,33 zł.

A oto haromonogram spłaty kredytu w ratach równych:

Tab. 2. Spłata kredytu w systemie rat równych

Wpłaty w tym systemie spłaty kredytu wyniosłyby 11 116,20 zł, co oznacza, że firma naszego Czytelnika zapłaciłaby 1116,20 zł odsetek. Obliczenia powyższe potwierdzają wcześniejsze stwierdzenie, że kredyt ze spłatami w systemie rat równych jest droższy od kredytu spłacanego w ratach malejących.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Pytanie

Jesteśmy spółką cywilną prowadzącą działalność gospodarczą od 2000 roku. Za rok 2005 osiągnęliśmy obrót w wysokości 3 500 000 zł. Do tej pory prowadziliśmy księgę przychodów i rozchodów, ale mamy wątpliwości, czy w związku z wysokimi obrotami, które osiągnęliśmy w roku 2005, nie powinniśmy prowadzić pełnej księgowości. Czy jeśli okazałoby się, że jeszcze nie jesteśmy zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych, to pomimo to możemy dobrowolnie przejść na tę formę ewidencji?

Odpowiedź

Firma jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych w roku 2006. Jeśli jednak takiego obowiązku by nie było, wówczas jednostka może dobrowolnie przejść z księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach ustawy o rachunkowości, tj. 800 000 euro. Po przeliczeniu tej kwoty limitu na walutę polską według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego w dniu 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy (podatkowy), otrzymujemy równowartość 3 133 280 zł (średni kurs euro na dzień 30 września 2005 r. wyniósł 3,9166 zł - tabela NBP nr 190/A/NBP/2005).

A zatem kwota zobowiązująca do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2006 roku wynosi 3 133 280 zł. W związku z tym, że przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za 2005 r. przekroczyły kwotę 3 133 280 zł, to pytająca jednostka ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Powracając do drugiej części pytania, wyjaśniamy, że zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą stosować zasady rachunkowości określone ustawą również od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 800 000 euro.

Odpowiedzi przygotowała Aneta Mazur-Jelonek

¹ Na podstawie A. Roza Michalski, „Zrozumieć rachunkowość”, Interfart 1998

---