ROZDZIAŁ VIII: CHARAKTERYSTYKA TRANSAKCJI W HANDLU ZAGRANICZNYM
Transakcja to wiele powiązanych ze sobą działań, których wynikiem jest osiągnięcie zamierzonych przez strony biorące w niej udział określonych celów handlowych. Transakcja to w handlu zagranicznym działania, które zmierzają do zawarcia kontraktu (umowy kupna-sprzedaży) i jego realizacji.
Transakcja obejmuje wiele umów:
- kontrakt (umowa podstawowa)
- umowę między dostawcą a ewentualnym pośrednikiem
- umowę spedycji
- umowę transportu
- umowę ubezpieczeniową
- umowę kontroli ilościowej i jakościowej towaru
1) CYKL TRANSAKCJI
Cykl transakcji to następujące po sobie fazy grupujące czynności szczegółowe.
Cykl transakcji w handlu zagranicznym w warunkach samodzielnego prowadzenia sprzedaży przez producenta w podziale na cztery fazy:
Faza I - przygotowanie transakcji:
- zebranie informacji na temat ewentualnych nabywców naszych towarów lub ich potencjalnych sprzedawców ( pośredników)
- badanie rynku (podaż, popyt, dystrybucja)
- przesłanie ofert lub zapytań ofertowych, ewentualnie materiałów informacyjnych lub reklamowych
- dokonanie porównania ofert i po przeprowadzeniu kalkulacji przesłanie kontroferty
- przeprowadzenie wstępnych rozmów handlowych
Faza II - zawarcie transakcji:
- zawarcie kontraktu
- zawarcie innych umów, np. z krajowym odbiorcą lub dostawcą, gdy występuje instytucja pośrednika handlowego
Faza III - realizacja transakcji handlu zagranicznego:
- zlecenie spedycji
- ubezpieczenia
- uzyskanie pozwoleń przywozu lub wywozu
- przygotowanie towaru do wysyłki lub przygotowanie się do nadejścia towaru i jego odbioru
- wystawienie stosownych dokumentów, przede wszystkim faktur, a także zgromadzenie innych koniecznych dokumentów i świadectw (np. sanitarnych)
- dostawa lub odbiór towary
- zapłata za towar
Faza IV - rozliczenie, likwidacja i kontrola transakcji:
- ustalenie zgodności dokumentów ze stanem faktycznym
- analiza decyzji podjętych w całym cyklu transakcji
- archiwowanie dokumentów
- złożenie sprawozdań statystycznych, np. INTRASTAT
Niekiedy wyróżnia się tylko trzy fazy: przygotowanie transakcji, zawarcie transakcji oraz wykonanie i likwidacja transakcji.
2) PRZEBIEG TRANSAKCJI EKSPORTOWEJ
działania marketingowe, zwłaszcza promocyjne, związane z rozpoznaniem rynku
ustalenie rozmiarów i struktury produkcji mogącej być przedmiotem sprzedaży
sporządzenie tzw. kalkulacji wstępnej (z uwagi na niepełną znajomość kosztów i wpływów) i ustalenie ceny ofertowej
sporządzenie oferty eksportowej
negocjowanie tzw. ostatecznych warunków
zawarcie kontraktu
realizowanie transakcji eksportowej
rozliczenie transakcji eksportowej
kontrola likwidacyjna transakcji
3) PRZEBIEG TRANSAKCJI IMPORTOWEJ
Import może wynikać z samodzielnego zapotrzebowania poszczególnych komórek przedsiębiorstwa składających działowi importu zapotrzebowanie na konkretne wyroby, surowce, półfabrykaty, maszyny, technologie, a także z świadomego prowadzenia importy na potrzeby zarówno znanych, jak i nieznanych uczestników rynku.
Faza I - przygotowanie transakcji:
- otrzymanie zapotrzebowania na towar lub usługę (lub sprecyzowanie własnej potrzeby)
- poszukiwanie zagranicznego dostawcy
- wybór dostawcy w wyniku prowadzenia analizy i porównania ofert
- ewentualne dodatkowe pertraktacje z wybranym dostawcą
- sporządzenie kalkulacji importowej i złożenie oferty krajowemu nabywcy (jeśli jesteśmy pośrednikami w imporcie)
- otrzymanie zamówienia od krajowego nabywcy
Faza II - zawarcie transakcji:
- sformułowanie warunków kontraktu, jego negocjowanie i zawarcie
- uzyskanie pozwolenia przywozu
- wydanie zaleceń spedycyjno-transportowych
- potwierdzenie krajowemu nabywcy przyjęcia do wykonania jego zamówienia
Faza III - wykonanie transakcji:
- dopilnowanie terminowości dostawy
- wydanie dyspozycji płatniczych
- nadzór nad prawidłowością wysyłki towaru
- badanie związanych z dostawą dokumentów (faktury, listu przewozowego, dokumentów ubezpieczeniowych itp.) pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym
-dopilnowanie rozrganizowania i przeprowadzenia odbioru ilościowego i jakościowego
- załatwienie ewentualnych reklamacji
- ostateczne rozliczenie transakcji
-zamknięcie transakcji, sporządzenie jej kalkulacji wynikowej, uporządkowanie dokumentacji, przygotowanie do jej archiwizowania
W transakcjach nietypowych, np. reimportowych, poszczególne elementy transakcji, jak też ich przebieg, odbiegają od przedstawionego wzorca. Import na własny rachunek upraszcza znacznie czynności realizacji transakcji. Występowanie natomiast w roli przedsiębiorstwa importowego (pośrednika w imporcie) znacznie te czynności rozbudowuje.
4) KONTRAKT
Kontrakt to umowa kupna-sprzedaży. W przypadku występowania kontrahenta zagranicznego mówimy o kontrakcie eksportowym (importowym). Kontrakt nie może być utożsamiany z czynnościami, lecz formalnie z dokumentem prawnym.
Kontrakt jednodokumentowy - jest to umowa (dokument) sporządzona najczęściej pisemnie w formie jednego aktu prawnego, w której są zawarte wszystkie prawa i obowiązki stron, tj. warunki wzajemnych świadczeń. Formalnie sporządza się ją przynajmniej w dwóch egzemplarzach, które w obecności stron podpisują obaj kontrahenci.
Kontrakt wielodokumentowy - składa się z oferty i zamówienia lub zamówienia i potwierdzenia przyjęcia zamówienia do wykonania.
Elementy dotyczące całego zobowiązania, które powinien zawierać kontrakt w handlu zagranicznym:
- przedmiot dostawy
- ilość produktu (wielkość usługi)
- cenę
- miejsce przekazania towaru
- termin dostawy
- sposób dostawy
- sposób zapłaty za towar (usługę)
- sposób dokonania odbioru towaru, np. odbiór jakościowy towaru
Kontrakt typowy - zawierany na gotowych formularzach kontraktowych, opracowanych i publikowanych przez wielkie zrzeszenie branżowe, bądź na podstawie jednolitych warunków handlu ustalanych przez te zrzeszenia. Kontrakty typowe formułują całokształt praw i obowiązków stron umowy kupna-sprzedaży. Kontrakty te dotyczą głównie obrotu towarami masowymi.
Pojęcie kontraktu można ujmować w czterech płaszczyznach:
- instrument realizacji zadań eksportowych lub importowych
- dokument prawno-techniczny określający prawa i obowiązki stron w związku z zawieraną transakcją eksportowo-importową
- element marketingowej strategii działania na rynku zagranicznym
- dowód osiągnięcia kompromisu między stronami umowy
Czynności, które muszą zostać zrealizowane, aby eksporter mógł importerowi w wyniku zawarcia kontraktu eksportowego przekazać towar:
- dostarczenie towaru
- przeniesienie prawa własności do towaru
- przeniesienie ryzyka
Elementami kontraktu, które nie podlegają negocjacjom, są:
- nazwy i adresy stron zawierających kontrakt
- numer kontraktu
- data i miejsce zawarcia kontraktu
- podpisy stron
Elementy kontraktu, które mogą być przedmiotem negocjacji:
- przedmiot kontraktu
- ilość towaru
- sposób pakowania i oznakowania
- warunki dostawy (formułą handlowa)
- cena jednostkowa towaru
- wartość kontraktu
- warunki płatności
- termin dostawy
- klauzule dodatkowe
5) RODZAJE KONTRAKTÓW
Podział według:
I Warunków, w jakich następuje skontaktowanie się stron
- swobodne, tzn. zawierane na warunkach ustalonych przez strony
- zawierane w sposób zorganizowany, tj. na giełdach lub aukcjach czy na podstawie kontraktów typowych
II Terminów dostawy:
- z natychmiastową dostawą; dotyczą towarów znajdujących się na miejscu sprzedaży w chwili zawierania umowy
- z późniejszym terminem dostawy
III Sposobu określenia przedmiotu dostawy, według którego dzieli się kontrakty na sprzedaż według:
- próbki, stosowaną na rynku surowców masowych, niektórych artykułów spożywczych i przemysłowych
- opisu, stosowaną wówczas, gdy towary nie nadają się do pobierania z nich reprezentatywnych próbek
- typu, marki lub nazwy handlowej, stosowaną wówczas, gdy można zastosować identyfikator do oznaczenia towaru i upowszechniać te towary w drodze promocji
- bazy, zawartości lub analizy, stosowaną tam, gdzie jakość zależy od zawartości określonych składników, a możliwe jest dostarczenie towaru mającego pewne odchylenia jakościowe, co znajdzie wyraz w korekcie cen
IV Sposobu przekazywania ekwiwalentu za towar czy usługę, gdzie można wydzielić kontrakty:
- gotówkowe
- kredytowe
- wolnodewizowe
- clearingowe
- o specyficznej formie regulowania należności, a w niej: kontrakty kompensacyjne, wiązane i switchowe
- kontrakty według sposobu zapłaty (np. akredytywa, inkaso, kredyt na otwarty rachunek itp.)
V Formy zawarcia kontraktu:
- pisemna (powszechnie obowiązująca)
- telegraficzna (potwierdzana na piśmie)
- ustna (potwierdzana na piśmie)
6) DOKUMENTY W HANDLU ZAGRANICZNYM
Wyróżnia się następujące grupy dokumentów w handlu zagranicznym:
Dokumenty handlowe
Dokumenty transportowe i spedycyjne
Dokumenty ubezpieczeniowe
Dokumenty finansowe i umożliwiające dokonanie zapłaty
Dokumenty statystyczne
Istnieje także podział na dokumenty podstawowe (reprezentujące towar) oraz dodatkowe (towarzyszące towarowi). Do pierwszej grupy zalicza się: d. transportowe i spedycyjne, ubezpieczeniowe oraz fakturę handlową, a do drugiej: d. wymagane przez lokalne przepisy importowe.
Dokumenty można także podzielić na:
- zwyczajowo stosowane w kontrakcie
- związane z zapłatą za towar, tzw. d. finansowe
- obejmujące zakończenie i rozliczenie kontraktu
Pogrupowanie d. według rodzaju transportu:
- w transporcie morskim - czarter, nota bukingowa, konosament, kwit sternika
- w transporcie kolejowym - międzynarodowy kolejowy list przewozowy, wtórnik, ceduła przewozowa, poświadczenie odbioru
- w transporcie samochodowym - międzynarodowy samochodowy list przewozowy
- w transporcie lotniczym - lotniczy międzynarodowy list przewozowy
- w transporcie poprzez pocztę - recepis pocztowy
- w transporcie żeglugą śródlądową - żeglugowy list przewozowy zwany konosamentem żeglugi śródlądowej