Jak ująć w księgach rachunkowych rozliczenia VAT

Kiedy wystawiać faktury zaliczkowe

Jak ująć w księgach zakup kasy

Faktury wewnętrzne zasady ewidencji

Jak rozliczać VAT naliczony

Rozrachunki i rozliczenia z tytułu VAT

Jak księgować zaliczki na poczet dostaw

Podatek od towarów i usług jest to podatek pośredni nakładany na takie czynności, jak: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów czy import usług.

Rozrachunki z tytułu VAT występują we wszystkich jednostkach będących podatnikami podatku od towarów i usług. Z uwagi na to, że jednostki te są zobowiązane do sporządzania deklaracji VAT-7 i wykazywania w niej m.in. podatku VAT naliczonego oraz VAT należnego, konieczne jest prowadzenie ewidencji w taki sposób, aby możliwe było ustalenie oddzielnie tych wielkości oraz zobowiązania z tytułu VAT.

Przedmiotem ewidencji księgowej jest każde zdarzenie, które powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Do udokumentowania obrotu w rozumieniu przepisów VAT służą faktury VAT, faktury VAT RR, faktury wewnętrzne, faktury handlowe oraz faktury korygujące.

Generalnie nie wystawia się faktury VAT przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności lub prowadzących tę działalność w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, bez względu na miejsce ich zamieszkania. Wyjątek stanowią: wewnątrzwspólnotowa sprzedaż wysyłkowa dokonywana z Polski oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu. W tych przypadkach wystawienie faktury jest obowiązkowe. Sprzedawca musi także wystawić fakturę w każdym przypadku, gdy życzy sobie tego nabywca.

Niektóre czynności podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane są fakturą wewnętrzną. Dotyczy to takich czynności jak przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z przedsiębiorstwem.

Podatek od towarów i usług jest to podatek pośredni nakładany na takie czynności, jak: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów czy import usług.

Rozrachunki z tytułu VAT występują we wszystkich jednostkach będących podatnikami podatku od towarów i usług. Z uwagi na to, że jednostki te są zobowiązane do sporządzania deklaracji VAT-7 i wykazywania w niej m.in. podatku VAT naliczonego oraz VAT należnego, konieczne jest prowadzenie ewidencji w taki sposób, aby możliwe było ustalenie oddzielnie tych wielkości oraz zobowiązania z tytułu VAT.

Podstawowym aktem prawnym regulującym opodatkowanie VAT jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o VAT. Dla realizacji ciążących na podatnikach obowiązków bardzo ważne są także rozporządzenia wydawane na jej podstawie np.:

rozporządzenie ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem z 25 maja 2005 r.,

rozporządzenie ministra finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 97, poz. 970 z późn. zm.).

Jak dokumentować czynności opodatkowane VAT

Przedmiotem ewidencji księgowej jest każde zdarzenie gospodarcze, które powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Zgodnie z art. 20 i 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), dowody księgowe są podstawą zapisów w księgach rachunkowych i powinny być: rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Jednak w odniesieniu do czynności opodatkowanych VAT obowiązek dokumentacyjny uregulowany jest dodatkowo w przepisach dotyczących VAT.

Do udokumentowania obrotu w rozumieniu przepisów VAT służą przede wszystkim faktury VAT, faktury VAT RR, faktury wewnętrzne, faktury handlowe oraz faktury korygujące. Szczegółowe regulacje związane z fakturami znajdują się w rozporządzeniu z 25 maja 2005 r.

Co powinna zawierać faktura VAT

Faktura VAT, w tym także oznaczona określeniem VAT marża lub VAT-MP (mały podatnik) wystawiana jest przez podatnika VAT, w związku z:

dostawą towarów i usług w kraju na rzecz polskich podatników VAT,

dostawą wewnątrzwspólnotową w ramach UE na rzecz podatników VAT UE,

dostawą na eksport,

wykonaniem usługi poza terytorium Polski,

otrzymaniem na poczet dostaw i usług przedpłaty (zaliczki).

Generalnie, nie wystawia się faktury VAT przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub prowadzących tę działalność w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, bez względu na miejsce ich zamieszkania. Wyjątek stanowią:

wewnątrzwspólnotowa sprzedaż wysyłkowa dokonywana z Polski,

wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu.

W tych przypadkach wystawienie faktury jest obowiązkowe. Sprzedawca musi także wystawić fakturę w każdym przypadku, gdy życzy sobie tego nabywca.

Nie ma ogólnie obowiązującego wzoru faktury. Ustawodawca określił jedynie niezbędne elementy, jakie muszą znajdować się na fakturze.

Jak wystawiać faktury zaliczkowe

Zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności (przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), wtedy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania tej części i należy wystawić fakturę VAT zaliczkową. Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia otrzymania części lub całości należności od nabywcy lub nie później niż 7 dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę).

Faktura VAT wystawiana w związku z otrzymaniem przez sprzedawcę części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi różni się od typowej faktury VAT, co dotyczy nie tylko terminu jej wystawienia, ale również jej elementów. Powinna ona zawierać ponadto:

kwotę otrzymanej z góry części lub całości należności brutto, a w sytuacji gdy jest to kolejna część należności (zaliczki) także daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych uprzednio należności brutto,

stawkę (stawki) podatku,

kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:

gdzie:

KP kwota podatku,

ZB kwota pobranej części lub całości należności brutto,

SP stawka podatku;

dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówioną, ich wartość, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy,

datę otrzymania objętej fakturą części lub całości należności, jeżeli różni się ona od daty wystawienia faktury.

Kiedy wystawiane są faktury wewnętrzne

Niektóre czynności podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane są fakturą wewnętrzną, którą za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) podatnik może wystawić tylko w 1 egzemplarzu. Faktura wewnętrzna wystawiana jest na udokumentowanie takich czynności, jak:

przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem,

nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa,

wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,

import usług,

zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Co dokumentuje faktura handlowa

Faktura handlowa nie jest dokumentem zawierającym VAT, stanowi jednak podstawę do wystawienia na jej podstawie innego dokumentu zawierającego zarówno podatek VAT, jak i podstawę jego naliczenia. Na podstawie faktury handlowej udokumentowany jest import i eksport towarów, który wraz z dokumentem odprawy celnej SAD stanowi potwierdzenie wykonania tych czynności. Faktura handlowa dokumentuje również import usług oraz wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. W obydwu przypadkach stanowi ona podstawę do wystawienia faktury wewnętrznej.

PRZYKŁAD

1. Sprzedaż towarów, materiałów, wyrobów, usług

a) wartość netto sprzedaży

Ma konto "Sprzedaż towarów" (materiałów, wyrobów, usług),

b) VAT należny

Ma konto "Rozliczenie VAT należnego",

c) wartość brutto

Wn konto "Rozrachunki z odbiorcami";

2. VAT należny od darowizn (na podstawie faktury wewnętrznej):

Wn konto "Pozostałe koszty operacyjne"

Ma konto "Rozliczenie VAT należnego";

3. Faktura korygująca zmniejszająca podatek należny:

Wn konto "Rozliczenie VAT należnego"

Ma konto "Rozrachunki z odbiorcami";

4. Faktura zwiększająca podatek należny:

Wn konto "Rozrachunki z odbiorcami"

Ma konto "Rozliczenie VAT należnego".

PRZYKŁAD

1. Faktura dokumentująca zakup, od którego VAT nie podlega odliczeniu (wartość brutto):

Wn konto "Rozliczenie zakupu"

Ma konto "Rozrachunki z odbiorcami"

a) dotyczy zakupu materiałów, towarów i usług

Wn konto "Koszty według rodzajów"

Ma konto "Rozliczenie VAT naliczonego"

b) dotyczy zwiększenia wartości środków trwałych

Wn konto "Środki trwałe"

Ma konto "Rozliczenie VAT naliczonego"

c) dotyczy zwiększenia wartości inwestycji

Wn konto "Inwestycje"

Ma konto "Rozliczenie VAT naliczonego"

2. Zakup usług obcych udokumentowany fakturą VAT:

a) VAT naliczony w fakturze

Wn konto "Rozliczenie VAT naliczonego"

Ma konto "Rozliczenie zakupu"

b) wartość brutto

Wn konto "Koszty według rodzajów"

Ma konto "Rozliczenie zakupu"

c) zobowiązanie wobec dostawcy (wartość brutto)

Wn konto "Rozliczenie zakupu"

Ma konto "Rozrachunki z odbiorcami"

3. Faktura korygująca zmniejszająca podatek naliczony (zapis ujemny):

a) VAT naliczony z faktury

Wn konto "Rozliczenie VAT naliczonego"

Ma konto "Rozliczenie zakupu"

b) wartość brutto

Wn konto "Rozliczenie zakupu"

Ma konto "Rozrachunki z odbiorcami"

4. Faktura korygująca zwiększająca podatek naliczony:

a) VAT naliczony z faktury

Wn konto "Rozliczenie VAT naliczonego"

Ma konto "Rozliczenie zakupu"

b) wartość brutto

Wn konto "Rozliczenie zakupu"

Ma konto "Rozrachunki z odbiorcami"

Jakie ewidencje należy prowadzić

Rodzaje prowadzonych rejestrów VAT i ich szczegółowość zależą głównie od wymogów ustawowych, o czym stanowi art. 109 ustawy o VAT, wzorów deklaracji podatkowych oraz potrzeb informacyjnych. Dane zawarte w rejestrach VAT powinny być ujmowane z podziałem na miesiące kalendarzowe, z uwagi na miesięczny cykl rozliczania podatku VAT z urzędem skarbowym. Poza tym, czynności wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wykonywane przez podatników zarejestrowanych jako VAT UE powinny być dodatkowo ewidencjonowane z podziałem na kwartały, ze względu na obowiązek sporządzania deklaracji podsumowujących o dokonanych wewnątrzwspólnotowych nabyciach towarów i wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów.

Rejestry VAT stanowią ewidencję szczegółową prowadzoną jako księgi pomocnicze dla operacji zakupu i sprzedaży. Jest to zgodne z art. 17 ustawy o rachunkowości, według którego można prowadzić księgi pomocnicze, m.in. w celu prawidłowego rozliczenia obciążeń podatkowych, które są uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów na kontach księgi głównej.

Ponadto konieczność stosowania ewidencji szczegółowej w formie rejestrów VAT wynika z zakresu czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Generalnie opodatkowana jest odpłatna dostawa towarów oraz odpłatne świadczenie usług, eksport i import towarów, jak również wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Ustawa o VAT przewiduje także sytuacje, w których na równi z tymi czynnościami traktuje się nieodpłatną dostawę towarów i nieodpłatne świadczenie usług, np. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wspólników, w szczególności darowizny, które nie stanowią czynności sprzedaży.

Należy zwrócić uwagę na pojęcie odpłatnej dostawy towarów i usług w ustawie o VAT, które jest pojęciem szerszym niż pojęcie sprzedaży w prawie bilansowym. Przez dostawę towarów w rozumieniu VAT rozumie się także wydanie towarów pomiędzy komitentem a komisantem czy wydanie towarów na podstawie umowy leasingu finansowego. Czynności tych nie ujmuje się dla celów bilansowych jako operacji sprzedaży lub wyłącznie ich część wartości netto stanowi przychód w prawie bilansowym. Przykładowo na podstawie umowy leasingu finansowego przychód stanowi tylko część odsetkowa, która wpływa na wynik finansowy w całym okresie trwania umowy, natomiast dla celów podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje w chwili wydania towarów. Podstawą opodatkowania jest obrót, tj. kwota, którą korzystający jest obowiązany zapłacić, pomniejszona o kwotę należnego podatku. W świetle prawa bilansowego sprzedaży nie stanowią także np. import towarów, import usług, wewnątrz-wspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem, nieodpłatna dostawa towarów czy nieodpłatne świadczenie usług.

1 (Dz. U. z 2002 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia.

Jakie dane trzeba wykazać w ewidencji

Rozrachunki z tytułu podatku VAT występują we wszystkich jednostkach będących podatnikami podatku od towarów i usług. Mając na uwadze, że jednostki te muszą sporządzać deklaracje VAT-7 i wykazywać w niej VAT naliczony i należny, konieczne jest prowadzenie ewidencji w taki sposób, aby była możliwość oddzielnego ustalenia tych wielkości oraz zobowiązania z tytułu VAT, zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

WAŻNE

Na kontach "VAT należny" i "VAT naliczony" na koniec okresu sprawozdawczego nie może wystąpić saldo końcowe.

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku (na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 ustawy o VAT) oraz zwolnionych od podatku (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT), są zobowiązani prowadzić ewidencję zawierającą następujące dane:

kwoty, które podatnik obowiązany jest zaewidencjonować do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego,

dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

wysokość podatku należnego,

kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,

kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

inne dane, które mają służyć do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej (w sytuacjach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 134 i art. 138 ustawy o VAT).

Poza ujęciem w księgach rachunkowych operacji opodatkowanych VAT, ważna jest prezentacja sald kont bilansowych w sprawozdaniu finansowym. Należy zwrócić szczególną uwagę na definicję ceny nabycia. Należy przez nią rozumieć cenę zakupu składnika aktywów, obejmującą cenę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększoną o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem lub wprowadzeniem do obrotu, a obniżoną o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia i odzyski (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

2 (Dz. U. z 2002 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

Cena nabycia, o której mowa w ust. 1, to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu.

Na jakich kontach ujmować rozrachunki i rozliczenia

Prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych i wykazanie w sprawozdaniach finansowych podatku VAT wymaga wprowadzenia do wykazu kont księgi głównej co najmniej następujących kont:

"Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT",

"Rozliczenie VAT naliczonego",

"Rozliczenie VAT należnego".

Prowadzenie kont "Rozliczenie VAT naliczonego" i "Rozliczenie VAT należnego" jest niezbędne w przypadku wystąpienia czasowych różnic pomiędzy momentem powstania przychodu dla celów bilansowych oraz momentem powstania obowiązku podatkowego w zakresie VAT. Dotyczy to głównie czynności wykonanych w bieżącym okresie sprawozdawczym, przy których obowiązek podatkowy lub prawo do odliczenia podatku naliczonego występuje w okresie następnym.

Aby jednak prawidłowo ująć w księgach rachunkowych i wykazać w sprawozdaniach finansowych podatek VAT należy wprowadzić konta: "VAT naliczony" i "VAT należny".

Jak ewidencjonować VAT naliczony

Konto "VAT naliczony" służy do ewidencji kwot podatku naliczonego podlegającego odliczeniu od podatku należnego w bieżącym okresie sprawozdawczym. Każda operacja ujęta na tym koncie musi zostać wprowadzona jednocześnie do rejestru zakupów. Na koniec okresu sprawozdawczego następuje przeksięgowanie na konto "Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT".

Podstawowe zapisy księgowe na koncie "Podatek VAT naliczony"

VAT naliczony wykazany w fakturach z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług podlegający odliczeniu w bieżącym okresie sprawozdawczym:

Wn konto "VAT naliczony"

Ma konto "Rozrachunki z dostawcami";

VAT naliczony wykazany w fakturach z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług podlegający odliczeniu w bieżącym okresie sprawozdawczym:

Wn konto "VAT naliczony"

Ma konto "Rozliczenie zakupu";

VAT naliczony do odliczenia z tytułu importu towarów wykazany w dokumentach celnych:

Wn konto "VAT naliczony"

Ma konto "Rozrachunki publicznoprawne z urzędem celnym";

Przeksięgowanie VAT naliczonego w momencie spełnienia warunków dających prawo do obniżenia podatku należnego:

Wn konto "Podatek VAT naliczony"

Ma konto "Rozliczenie VAT naliczonego";

VAT należny stanowiący jednocześnie podatek VAT naliczony na podstawie faktur wewnętrznych, np. z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów:

Wn konto "Podatek VAT naliczony"

Ma konto "Podatek VAT należny";

Przeksięgowanie podatku naliczonego do odliczenia na koniec okresu sprawozdawczego:

Wn konto "Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT"

Ma konto "VAT naliczony".

W jaki sposób ewidencjonować VAT należny

Na koncie "VAT należny" należy ujmować kwoty stanowiące w danym okresie sprawozdawczym zobowiązanie z tytułu czynności opodatkowanych VAT. Każda kwota podatku na tym koncie powinna zostać ujęta równocześnie do rejestru sprzedaży, gdyż szczegółowość rejestru jest większa niż dane ujmowane na kontach księgi głównej. Po zakończeniu okresu sprawozdawczego następuje przeksięgowanie łącznej kwoty podatku VAT należnego na konto "Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT".

Podstawowe zapisy księgowe na koncie "VAT należny"

VAT należny wykazany w fakturach z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług:

Wn konto "Rozrachunki z odbiorcami"

Ma konto "VAT należny";

VAT należny na podstawie faktur wewnętrznych, stanowiący równocześnie podatek VAT naliczony:

Wn konto "VAT naliczony"

Ma konto "VAT należny";

Przeksięgowanie VAT należnego w momencie powstania obowiązku podatkowego:

Wn konto "Rozliczenie VAT naliczonego"

Ma konto "VAT należny"

VAT należny obciążający koszty operacyjne np. import usług związanych ze sprzedażą zwolnioną od opodatkowania VAT:

Wn konto "Podatki i opłaty"

Ma konto "VAT należny"

VAT należny obciążający pozostałe koszty operacyjne, np. darowizny towarów:

Wn konto "Pozostałe koszty operacyjne"

Ma konto "Podatek VAT należny"

VAT należny zwiększający cenę nabycia składnika aktywów, np. niepodlegający odliczeniu podatek należny przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu nowych środków transportu:

Wn różne konta aktywów

Ma konto "Podatek VAT należny"

Przeksięgowanie podatku VAT należnego na koniec okresu sprawozdawczego:

Wn konto "Podatek VAT należny"

Ma konto "Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT".

Jak rozliczyć w księgach VAT naliczony

Po stronie Wn na koncie "Rozliczenie VAT naliczonego" księguje się:

VAT naliczony według faktur VAT, wykazany w deklaracji VAT-7 wynikający z rejestrów zakupu,

zwiększenie VAT naliczonego z tytułu podwyższenia ceny, na podstawie faktury korygującej wystawionej przez dostawcę,

korektę odliczenia podatku naliczonego z podatku należnego, dokonaną na podstawie decyzji administracyjnej,

VAT niepodlegający odliczeniu od zakupów związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną, zaliczony do kosztów.

Po stronie Ma na koncie "Rozliczenie VAT naliczonego" księguje się:

zmniejszenie VAT naliczonego na podstawie faktur korygujących wystawionych przez sprzedawcę,

kwotę podatku naliczonego zmniejszającą podatek należny pod datą ostatniego dnia miesiąca,

kwotę naliczonego VAT od zakupów podlegających bezpośrednio zwrotowi przez urząd skarbowy, pod datą złożenia wniosku.

Jak ująć w księgach rozliczenie VAT należnego

Po stronie Wn na koncie "Rozliczenie VAT należnego" księguje się:

zmniejszenie podatku należnego wynikające z wystawionych faktur korygujących przez sprzedawcę,

przeniesienie należnego VAT pod datą ostatniego dnia miesiąca na podstawie deklaracji VAT-7 na konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT".

Po stronie Ma na koncie "Rozliczenie VAT należnego" księguje się:

kwoty należnego VAT, wynikające z faktur VAT wystawionych za sprzedane towary, materiały, środki trwałe oraz za wykonane usługi,

podatek należny wynikający z faktur wewnętrznych,

podatek należny ustalony za pomocą kas rejestrujących,

zwiększenie podatku należnego wynikającego z faktur korygujących.

Kwoty ujęte na kontach do rozliczenia w następnych okresach sprawozdawczych nie mają odzwierciedlenia w rejestrach VAT w danym miesiącu. Konieczność prowadzenia tych kont wynika głównie z różnic pomiędzy momentem ujęcia przychodów ze sprzedaży zgodnie z prawem bilansowym i datą powstania obowiązku podatkowego oraz momentem ujęcia operacji zakupu dla celów bilansowych a prawem do odliczenia VAT naliczonego. W rachunkowości ekonomicznym efektem sprzedaży są przychody netto ze sprzedaży.

Przez przychody netto ze sprzedaży operacyjnej rozumie się wpływające na wynik finansowy kwoty należne za sprzedane towary, materiały, produkty, przy uwzględnieniu dotacji, opustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń, bez podatku VAT oraz pozostałe przychody operacyjne m. in. przychody netto ze sprzedaży środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych.

3 (Dz. U. z 2002 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

Wynik działalności operacyjnej stanowi różnicę między przychodami netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów, bez podatku od towarów i usług, oraz pozostałymi przychodami operacyjnymi a wartością sprzedanych produktów, towarów i materiałów powiększoną o całość poniesionych od początku roku obrotowego kosztów ogólnych zarządu, sprzedaży produktów, towarów i materiałów oraz pozostałych kosztów operacyjnych.

W myśl art. 6 ustawy o rachunkowości, przychody ze sprzedaży zalicza się do okresów sprawozdawczych, których one dotyczą i ujmowane są w księgach rachunkowych w dacie wydania lub wysłania towaru oraz wykonania usługi. A zatem data powstania obowiązku podatkowego w VAT może być inna niż data powstania przychodów dla celów bilansowych.

4 (Dz. U. z 2002 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

W księgach należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Różnice czasowe dotyczą również zakupów towarów i usług. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości). A zatem, data otrzymania dokumentu, w tym przy zakupach rzeczowych składników i usług nie ma znaczenia. Natomiast według ustawy o VAT, w odniesieniu do podatku naliczonego, istnieje zasada, w myśl której podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, związanych ze sprzedażą opodatkowaną. Aby jednak była możliwość do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, musi zostać spełniony szereg warunków np.:

obniżenie kwoty podatku należnego o podatek naliczony następuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, albo dokument odprawy celnej i nie później niż w rozliczeniu za następny okres,

obniżenie kwoty podatku należnego może nastąpić wcześniej niż w okresie nabycia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub z chwilą wykonania usługi,

obniżenie następuje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym u nabywcy odpowiednio od importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca,

w pewnych przypadkach podatnik uzyskuje prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy, w zakresie czynności wymienionych w ustawie, np. dostaw energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych.

5 (Dz. U. z 2002 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi": zewnętrzne obce, zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom), wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki).

Jak ewidencjonować rozrachunki z urzędem skarbowym

Po stronie Wn na koncie "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT" księguje się:

naliczony VAT podlegający odliczeniu od podatku należnego lub zwrotowi przez urząd skarbowy od dokonanych zakupów,

kwoty wydatkowane na zakup kasy rejestrującej, przysługujące do zwrotu,

kwoty VAT przekazywane do urzędu skarbowego.

Po stronie Ma na koncie "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT" księguje się:

należny VAT według faktur VAT i faktur korygujących oraz raportów z kasy fiskalnej, wystawionych w miesiącu, za który sporządza się deklarację VAT,

należny VAT wynikający z faktur VAT wystawionych w poprzednim okresie sprawozdawczym, co do którego obowiązek podatkowy powstał w okresie bieżącym,

kwoty VAT zwracane przez urząd skarbowy.

Jak księgować zaliczki na poczet dostaw

Do ewidencji otrzymanych od kontrahentów zaliczek na poczet dostaw i usług służy odpowiednie konto zespołu 2, np. "Zaliczki na dostawy". Po stronie Wn tego konta księguje się zarachowanie otrzymanych zaliczek na pokrycie należności za zrealizowane już dostawy, jak również ich zwrot. Natomiast po stronie Ma ujmuje się otrzymane na poczet dostaw zaliczki. Saldo Ma, które może wystąpić na koncie "Zaliczki na dostawy", należy rozumieć jako nierozliczone zaliczki na poczet dostaw.

Ważne jest prowadzenie odpowiedniej analityki, której zadaniem będzie możliwość rozliczenia z poszczególnymi kontrahentami dokonującymi wpłaty zaliczki.

Jak ująć w księgach zakup kasy rejestrującej

Ewidencja księgowa kasy rejestrującej oraz kwoty ulgi uzależniona jest od sposobu zakwalifikowania kasy do środków trwałych. Mogą zatem powstać dwie sytuacje związane z zakupem kasy rejestrującej.

I sytuacja kasa nie podlega amortyzacji

Jeżeli kasa została zakwalifikowana przez jednostkę do środków trwałych o niskiej wartości początkowej i jednorazowo amortyzowana, to kwota należnej ulgi powinna zostać zarachowana bezpośrednio do pozostałych przychodów operacyjnych.

Operacje księgowe związane z zakwalifikowaniem kasy do środków trwałych o niskiej wartości początkowej są następujące:

1. Otrzymana faktura za zakup kasy:

a) wartość netto

Wn konto "Rozliczenie zakupu",

b) podatek VAT

Wn konto "Rozliczenie VAT naliczonego",

c) wartość brutto

Ma konto "Pozostałe rozrachunki";

2. Zapłata za fakturę za zakup kasy:

Wn konto "Pozostałe rozrachunki"

Ma konto "Rachunek bieżący";

3. Wprowadzenie kasy do ewidencji środków trwałych o niskiej wartości początkowej:

Wn konto "Środki trwałe"

Ma konto "Rozliczenie zakupu";

WAŻNE !

Przekazanie zaliczek potwierdzonych fakturą VAT daje podatnikowi prawo do odliczenia VAT naliczonego według zasad ogólnych ujętych w ustawie o VAT.

4. Jednorazowy odpis (w 100 proc.) wartości kasy w koszty:

Wn konto "Amortyzacja"

Ma konto "Odpisy umorzeniowe środków trwałych";

5. Ulga z tytułu zakupu kasy:

Wn konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT"

Ma konto "Pozostałe koszty operacyjne".

II sytuacja kasa podlega amortyzacji

Jeśli kasa została zakwalifikowana do środków trwałych, od której dokonywane są co miesiąc odpisy amortyzacyjne, wówczas kwotę należnej ulgi odnieść należy na konto "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Operacje księgowe związane z zakwalifikowaniem kasy do środków trwałych, od których dokonywane są odpisy amortyzacyjne, są następujące:

1. Otrzymana faktura za zakup kasy:

a. wartość netto

Wn konto "Rozliczenie zakupu",

b. podatek VAT

Wn konto "Rozliczenie VAT naliczonego",

c. wartość brutto

Ma konto "Pozostałe rozrachunki";

WAŻNE !

Prawidłowo wystawiona faktura VAT przy udzielonych rabatach powinna zawierać cenę jednostkową już pomniejszoną o udzielony rabat w momencie jej wystawienia.

2. Zapłata za fakturę za zakup kasy:

Wn konto "Pozostałe rozrachunki"

Ma konto "Rachunek bieżący";

3. Wprowadzenie kasy do ewidencji środków trwałych o niskiej wartości początkowej:

Wn konto "Środki trwałe"

Ma konto "Rozliczenie zakupu";

4. Miesięczny odpis amortyzacyjny:

Wn konto "Amortyzacja"

Ma konto "Odpisy umorzeniowe środków trwałych";

5. Należna ulga z tytułu zakupu kasy:

Wn konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT"

Ma konto "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

6. Zaliczenie do przychodów wartości ulgi według udziału procentowego ulgi w wartości początkowej kasy:

Wn konto "Pozostałe przychody operacyjne"

Ma konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT".

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, że jednostka jest zobowiązana do zwrotu odliczonych kwot, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej nastąpiły określone zdarzenia, takie jak:

zaprzestanie działalności,

zostanie w stosunku do jednostki otwarte postępowanie likwidacyjne,

zostanie wobec jednostki ogłoszona upadłość,

nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu,

jednostka dokona odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 7 i 8 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych,

niedokonanie w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego,

zaprzestanie używania kasy.

W księgach utratę prawa do odliczenia 50 proc. ceny należy ująć następująco:

Wn konto "Pozostałe koszty operacyjne"

Ma konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT".

Jak ująć w księgach udzielone rabaty

Obrót stanowiący podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont), udzielonych już po dokonaniu sprzedaży potwierdzonej fakturą VAT.

Jak ująć w księgach roczną korektę VAT

Po zakończeniu roku, w którym podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, ma on obowiązek dokonania korekty kwoty podatku odliczonego przy uwzględnieniu proporcji obliczonej w sposób określony przepisami prawa. Korekta ta polega na dostosowaniu odliczonego wstępnie podatku związanego ze sprzedażą opodatkowaną i nieopodatkowaną do faktycznej proporcji, która wystąpiła w poprzednim roku podatkowym.

W księgach rachunkowych korektę roczną należy ująć w następujący sposób:

1. Korekta roczna VAT zwiększająca podatek naliczony:

Wn konto "Rozliczenie VAT należnego"

Ma konto "Pozostałe przychody operacyjne",

2. Korekta roczna VAT zmniejszająca podatek naliczony:

Wn konto "Pozostałe koszty operacyjne"

Ma konto "Rozliczenie VAT należnego".

Jak można rozliczyć nadpłatę w VAT

W księgach rachunkowych nadpłata w VAT może być zaewidencjonowana na trzy sposoby.

Po pierwsze nadpłata w VAT może podlegać zaliczeniu na poczet nieuregulowanych zobowiązań z tytułu VAT i wówczas księgowanie będzie następujące:

Wn konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT"

Ma konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT".

Inne rozwiązanie to zaliczenie nadpłaty do pozostałych przychodów operacyjnych następująco:

Wn konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT"

Ma konto "Pozostałe przychody operacyjne".

Trzeci sposób to zaklasyfikowanie nadpłaty do rozliczenia wyniku finansowego, o ile jednostka potraktuje powstałą nadpłatę jako skutek błędu podstawowego (art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Księgowanie wtedy jest następujące:

Wn konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT"

Ma konto "Rozliczenie wyniku finansowego".

6 (Dz. U. z 2002 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

Jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu podstawowego, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał własny i wykazuje jako "zysk z lat ubiegłych".

[e-mail]

EKSPERT RADZI

Czy można skorygować fakturę elektroniczną

Marek Kolibski prawnik z Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

W najbliższym czasie zamierzamy rozpocząć wystawianie faktur w formie elektronicznej. Nasze obawy budzi jednak sposób ich korygowania. Czy e-faktura może zostać skorygowana?

Rozporządzenie w sprawie wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej nie zawiera szeregu postanowień dotyczących fakturowania. Oznacza to, że w zakresie nieuregulowanym w tym rozporządzeniu mają zastosowanie przepisy ogólnego rozporządzenia dotyczącego zasad wystawiania faktur VAT. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych zawiera jednak istotne postanowienie dotyczące wystawiania korekt faktur elektronicznych, w przypadku gdy korygowana faktura została także wystawiona w sposób elektroniczny. Jeżeli zatem podatnik wystawił fakturę w formie elektronicznej, to także w tej formie jest zobowiązany do dokonania korekty tej faktury. Rozporządzenie przewiduje dość szeroko sformułowany wyjątek od tej zasady, który pozwala podatnikowi na skorygowanie faktury elektronicznej poprzez wystawienie papierowej faktury korygującej. Wyjątek ten ma zastosowanie, gdy zachodzą przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające elektroniczne skorygowanie faktury VAT wystawionej w formie elektronicznej. W szczególności gdy odbiorca faktur cofnie zgodę na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej. Jeżeli są spełnione powyższe warunki, podatnik wystawia fakturę korygującą w formie papierowej oraz zamieszcza na niej wzmiankę, że faktura korygująca dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej. Pozostałe elementy treści faktury korygującej są wskazane w ogólnym rozporządzeniu dotyczącym wystawiania faktur VAT.

Skutki prawne w zakresie podatku VAT korygowania faktur VAT nie są określone w rozporządzeniu dotyczącym faktur elektronicznych. Są one wskazane w ogólnym rozporządzeniu dotyczącym faktur VAT. Jeżeli zatem podatnik otrzyma fakturę elektroniczną korygującą, z której wynika niższa kwota podatku, będzie zobowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc otrzymania tej faktury. Jeśli kwota podatku będzie wyższa, podatnik będzie miał prawo do zwiększenia kwoty podatku naliczonego. Dla wystawcy faktury elektronicznej korygującej zasadnicze znaczenie ma obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez jej odbiorcę. Takie potwierdzenie jest warunkiem obniżenia u sprzedawcy podatku należnego, jeśli z korekty faktury VAT wynika niższy należny podatek niż pierwotnie wykazany. Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych nie wymagają, aby ww. potwierdzenie dokonane zostało poprzez złożenie np. bezpiecznego podpisu elektronicznego. Należy zatem przyjąć, iż w przypadku gdy faktura korygująca opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym zostanie załączona do e-maila, a w naszej skrzynce uruchomimy opcję potwierdzenia doręczenia e-maila, to takie potwierdzenie stanowi podstawę do obniżenia podatku należnego.

Należy zwrócić uwagę, iż ww. rozporządzenie ogólne w sprawie faktur, w zakresie dotyczącym obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej zostało wydane bez upoważnienia ustawowego. Ustawa o podatku VAT nie upoważnia bowiem ministra finansów do określenia sposobu obniżania podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej VAT.

Not. AT

[e-mail]

EKSPERT RADZI

Na co zwrócić uwagę przy korekcie faktur

Krzysztof Hejduk manager z Deloitte

Faktura to podstawowy dokument w obrocie gospodarczym. Nie bez znaczenia dla VAT pozostaje jej prawidłowa forma. Podatnicy bardzo często sięgają po instytucję korygowania faktur. Na co muszą zwrócić szczególną uwagę korygując faktury?

Przy dokonywaniu korekt faktur trzeba pamiętać, że konieczne jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej odbiór faktury korygującej przez kontrahenta. Brak takiej dokumentacji jest to jeden z najczęstszych problemów, które zdarzają się podczas kontroli podatkowej. Należy pamiętać, iż tylko potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta upoważnia nas do odliczenia podatku należnego, lecz dopiero w miesiącu otrzymania tego potwierdzenia (wyjątkiem w tym zakresie są tylko faktury dokumentujące pewne rodzaje usług, np. telekomunikacyjne).

Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, a która często rodzi problemy w praktyce jest to, iż podatnicy czasem mylą faktury korygujące z notami korygującymi. Notę korygującą może wystawić jedynie odbiorca faktury i wystawia ją wyłącznie wtedy, gdy dotyczy ona jedynie niewielkich błędów, takich jak np. zły adres odbiorcy czy błąd w nazwie. Nota korygująca nie może natomiast dotyczyć korekty w wartości faktury.

Istotnym elementem każdej faktury korygującej jest to, iż powinna ona zawierać referencje do faktur pierwotnych, określające w szczególności datę wystawienia faktury pierwotnej, jej numer. Z faktury korygującej powinno bowiem jasno wynikać, jaką fakturę korygujemy.

Innym błędem popełnianym przez podatników jest wystawianie tzw. faktury ujemnej. W prawie pojęcie takie nie występuje. Jeżeli zmniejszamy należność, powinniśmy wystawiać fakturę korygującą. Jeżeli wystawiamy fakturę ujemną i jest potwierdzona przez naszego kontrahenta, a przy tym jasno wynika, co było przyczyną korekty, to tego rodzaju dokumenty nie powinny być kwestionowane przez urzędy skarbowe. Szczegółowe zasady wystawiania faktur zawarte są w rozporządzeniu ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.). Warto podkreślić, że fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:

numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, czyli: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy; dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" (podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym);

nazwę towaru lub usługi objętych podwyżką ceny;

kwotę podwyższenia ceny bez podatku;

kwotę podwyższenia podatku należnego.

---