Temat pracy kontrolnej: Zasady kultury w kontaktach z przełożonymi, pracownikami i interesantami.

Kultura osobista człowieka to ogół jego sposobów postępowania, metod działania, myśli, pojęć, poglądów i wytworów działania, które mogą być często nieznane innym ludziom. Zawiera się ona w ramach kultury zbiorowości, ale obejmuje także te myśli, uczucia, idee i wytwory działalności, które nie są jeszcze znane innym ludziom. Nie zawsze są one akceptowane czy tolerowane przez innych. Jednak człowiek o wysokiej kulturze osobistej jest szanowany i dobrze postrzegany przez zbiorowość oraz utrzymuje dobre i pozytywne stosunki ze wszystkimi. Omówię relacje takiego człowieka uwzględniając elementy składające się na kulturę osobistą.

Savoir-vivre pracownika biurowego

Zasady te obowiązują w kontaktach z przełożonymi, współpracownikami jak i interesantami.

Kultura pracowników biurowych, wpływa pozytywnie na odbiór firmy. Znajomość reguł savoir-vivre daje poczucie swobody i jednocześnie uwalnia od stałej niepewności czy postępujemy właściwie. Od kultury pracowników zależy też dobra atmosfera w pracy, co jest niezwykle ważne.

Dobrze wychowany człowiek stosuje zasady savoir-vivre zarówno w życiu prywatnym, jak i w życiu zawodowym.

Najczęściej stosowanie zasad dobrego zachowania na płaszczyźnie zawodowej wiąże się z przestrzeganiem punktualności, witaniem się, przedstawianiem siebie i innych osób, zajmowaniem miejsc w pomieszczeniach i w samochodzie, prowadzeniem rozmów.

Problemem w stosunkach służbowych jest często ustalanie, kto jest ważniejszy w danej sytuacji. Ustalając hierarchię osób należy kierować się następującymi zasadami:

1. Osoba stojąca ma przewagę nad idącymi lub jadącymi, zatem osoby idące lub jadące powinny się pierwsze kłaniać.

2. Zasada płci - kobieta otrzymuje przewagę za płeć, czasami kobieta nie chce z tego korzystać i wówczas mężczyźni mogą czuć się zwolnieni z obowiązku przestrzegania tej reguły.

3. Zasada wieku - mówi ona, że starszy jest ważniejszy niż młodszy. Istotna jest również przynależność do pokoleń. Na przykład, gdy w tramwaju do jednego wolnego miejsca idzie młoda kobieta i starszy mężczyzna, to on jest ważniejszy i ma pierwszeństwo.

4. Hierarchia służbowa - bezpośredni przełożony ma przewagę nad podwładnymi. Przewagi takiej nie ma jednak szef, który nie jest przełożonym danego pracownika, np. kierownik innego działu.

Punktualność

W kontaktach biurowych punktualność ma bardzo duże znaczenie. Spóźnienie powinno występować jedynie w wyjątkowej sytuacji, a spóźniony musi przeprosić i krótko usprawiedliwić swoje spóźnienie. Gdy spóźnienie dotyczy zebrania, przeprosiny i usprawiedliwienie powinny być przekazane gospodarzowi spotkania w czasie przerwy (nie przerywamy obrad).

Także przybywanie na spotkanie zbyt wcześnie nie jest właściwe.

Witanie

Podczas witania ważne jest to, kto wita pierwszy, kto wstaje, zdejmuje rękawiczki, odbiera ubranie, pomaga się ubrać i rozebrać. Obowiązują tu proste zasady:

kobieta nie wstaje, gdy wita się z mężczyzną; jeśli wita się z kobietą w zbliżonym wieku, wystarczy, że lekko się podniesie; mężczyźni przy powitaniu zawsze wstają.

Wystarczające jest powitanie słowne, podanie ręki nie jest obowiązkowe, mimo że jest popularne. Jeśli chodzi o podawanie ręki, obowiązują następujące zasady:

przy podawaniu ręki obowiązują zasady odwrotne niż przy pozdrawianiu, czyli: kobieta podaje rękę mężczyźnie, starszy młodszemu, przełożony podwładnemu, osoba o wyższym prestiżu osobie mniej dostojnej. nie należy podawać ręki przez biurko lub przez stół, zawsze należy wyjść zza biurka; dłoń do uścisku należy wyciągnąć przed siebie, ścisnąć ją umiarkowanie; nie ma obowiązku zdejmowania rękawiczek, chyba, że partner zrobił to pierwszy; mężczyźni nie powinni podawać ręki na siedząco, powinni wstać; kobiety zwykle podają rękę siedząc, wstają, witając się ze szczególnie dostojnym gościem lub kobietą znacznie starszą.

Przedstawianie

Uczestniczy spotkań w interesach powinni się znać, muszą, więc być sobie przedstawieni. Osobami upoważnionymi do przedstawiania sobie uczestników spotkania są:

mistrz ceremonii; radca protokołu; gospodarz spotkania.

Jeśli na spotkaniu nie ma osoby upoważnionej do prezentacji, to należy przedstawić się samemu. Przedstawiać można się następująco:

"Pozwoli Pan, że się przedstawię: Marek Kwiatkowski"

"Czy mogę się przedstawić? Jestem Marek Kwiatkowski"

Jeżeli jest to spotkanie służbowe, zawsze należy jeszcze dodać zawód lub stanowisko i nazwę reprezentowanej firmy, np.

"Dzień dobry, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces".

"Miło mi, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces". Zaprosiłem Pana w sprawie..."

Ważne jest, aby przy przedstawianiu nie podawać swoich tytułów. Tytuły przedstawianych osób może podawać tylko osoba, która dokonuje prezentacji.

Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach

Gość zajmuje miejsce wskazane przez gospodarza, który swoje miejsce zajmuje dopiero wtedy, gdy gość usiądzie. Ich miejsca nie powinny być ulokowane po przeciwnych stronach biurka czy stołu. Jeżeli w spotkani uczestniczy większa liczba osób, na stole przy każdym krześle powinna znajdować się kartka z nazwiskiem osoby, która powinna zająć dane miejsce.

Wizytówka

Wymiana wizytówek następuje na koniec rozmowy. Wyjątkiem są służbowe spotkania. Tu wręcza się je często na wstępnie. Możesz poprosić kogoś o jego wizytówkę dopiero wtedy, kiedy sam wcześniej już swoją ofiarowałeś. Nie wypada prosić o nią osoby stojącej w hierarchii służbowej wyżej niż ty. Musisz zaczekać, aż ta osoba sama zaproponuje wymianę. Otrzymaną wizytówkę najpierw przeczytaj, potem możesz ją schować. Jeśli dostałeś ją na początku biznesowego spotkania, nie wolno jej chować do portfela czy kieszeni. Możesz ją włożyć np. do służbowego notesu lub odłożyć na stół, a dopiero po spotkaniu schować. Nowo poznanej osobie daj tylko jedną wizytówkę. Pozostawienie kilku może oznaczać, że liczysz na przekazanie ich innym osobom. Mogłoby to być źle widziane. Dopiski rób na wierzchu wizytówki, na odwrocie możesz skończyć.

Telefon

Wyłączaj telefon w czasie spotkania, w kinie, teatrze czy na koncercie. Odbieraj go tylko wtedy, gdy możesz rozmawiać. Oddzwonisz w stosownym momencie. Jeśli telefon zadzwoni np. w autobusie - rozmawiaj krótko, ściszonym głosem, jeśli w sklepie - wyjdź na zewnątrz, w restauracji (i musisz tę rozmowę odbyć) - przeproś swoje towarzystwo i na chwilę wyjdź. Ustaw dzwonek telefonu tak, by jego dźwięk nie stawiał na baczność całego twojego otoczenia. Nie odbieraj cudzej "komórki" (nawet służbowej w pracy), chyba, że właściciel cię do tego upoważni. Jeśli ktoś dzwoni na twój prywatny telefon, nie musisz się przedstawiać, gdy na służbowy - zawsze tak. Wysłane SMS-em zaproszenie, np. na kolację, powinnaś potwierdzić.

W kontaktach z przełożonymi i współpracownikami pracownik powinien:

1) respektować wiedzę i doświadczenie,
2) przestrzegać zasady lojalności zawodowej,
3) w ocenach współpracowników kierować się obiektywizmem,
4) w przypadku współpracowników naruszających zasady kodeksu zająć krytyczne stanowisko w odpowiednim miejscu i czasie.
5) Pracownik powinien w sposób wszechstronny i odpowiedzialny współpracować z innymi pracownikami w celu wykonywania obowiązków zawodowych.
6) Pracownik powinien rozstrzygać konflikty ze współpracownikami bez uszczerbku dla interesanta.
7) Pracownik nie może przenosić odpowiedzialności z tytułu stwierdzonego uchybienia na innego pracownika, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że to on ponosi on osobistą odpowiedzialność w tym zakresie.
8) Pracownik nie powinien w obecności interesantów i innych pracowników urzędu wyrażać krytycznych opinii o przełożonych i współpracownikach.
9) Pracownik wykazuje powściągliwość w publicznym wypowiadaniu poglądów na temat pracy swojego urzędu oraz innych urzędów i organów państwa.

W kontaktach z interesantami:

1) Pracownik jest zobowiązany do równego traktowania klientów bez względu na wiek, płeć, stan cywilny, orientację seksualną, narodowość, wyznanie przekonania polityczne, stan zdrowia, rasę, kolor skóry oraz inne preferencje i cechy osobiste;

2) Pracownik zobowiązany jest wykazać zaangażowanie na rzecz klienta w rozwiązywaniu jego spraw oraz wykorzystać w tym celu swoją wiedzę, umiejętności zawodowe i kompetencje;

3) Pracownik winien zasięgnąć konsultacji współpracowników i zwierzchników w przypadku, gdy leży to w żywotnym interesie klienta;

4) Pracownik zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych od klienta w toku czynności zawodowych;

5) Pracownik ma prawo bez zgody klienta przekazywać poufne informacje wyłącznie wówczas, gdy przemawiają za tym ważne względy zawodowe.

---