15.Co to jest prognozowanie i planowanie? Co to jest prognoza samosprawdzająca się i samounicestwiająca? Podaj przykłady. Zdefiniuj pojęcia: cel i zadanie. Przedstaw cechy dobrze określonego celu ( ZMORA). Jakie są rodzaje planów oraz fazy cyklu planistycznego? Co powinien zawierać dobry plan? Przedstaw system planowania w konkretnej organizacji. Od czego zależy skuteczność planowania i jakie są najczęstsze przyczyny jego niepowodzeń? Co to jest ZPC ( MBO)? Opisz tę metodę i ocen jej przydatność w rożnych uwarunkowaniach sytuacyjnych.
Planowanie polega w dużej mierze na decydowaniu o podjęciu działań zorientowanych na wywoływanie zjawisk (zdarzeń, faktów), które by samoistnie nie zaistniały.
Planowanie jest wiec procesem polegającym na świadomym ustalaniu kierunków działania oraz podejmowaniu decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemyślanych ocenach.
Planowanie wyjaśniają również cztery podstawowe zasady wiążące się z ta funkcją zarządzania.
Celowość- każdy plan powinien posiadać jakiś cel. Plany bowiem powinny przewidywać, jakie działania prowadza do zamierzonego celu, jakie od niego oddalają, jakie mogą ze sobą kolidować, a jakie są po prostu nieistotne.
Prymat planowania- planowanie jest podstawa wszystkich innych funkcji zarządzania. Bez planowania nie ma dobrego organizowania, zarządzania zasobami ludzkimi i kontroli. Szczególnie istotne staje się planowanie dla kontroli. Żaden menedżer nie może kontrolować działania, które nie zostało zaplanowane, gdyż rdzeń koncepcji kontroli polega na korygowaniu odchyleń od planu.
Kompletność- plany tworzone na rożnych szczeblach decyzyjnych w organizacji musza być ze sobą zintegrowane, aby przyczyniały się do podejmowania trafnych decyzji. Plan powinien także dotyczyć personelu, poziomu i struktury zatrudnienia, wymaganych kwalifikacji.
Skuteczny we wdrożeniu- plan staje się skuteczny, gdy realizując go osiąga się cel przy minimum niepożądanych konsekwencji i przy wynikach przewyższających nakłady. Nie należy planować na zbyt długi okres( taki, który znajdzie się poza nasza kontrola). Okresy planistyczne musza być tez dostosowane do rodzaju prowadzonej działalności.
Funkcje planowania: każdy plan ma do spełnienia dwie funkcje:
Zewnętrzna- koncentruje się na zachęcaniu partnera do udziału w finansowaniu danej idei, pozyskaniu zewnętrznych źródeł finansowania, stworzeniu wspólnego przedsięwzięcia, fuzji dwóch firm.
Wewnętrzna- ukazuje kierownictwu danego przedsiębiorstwa skali żądań, ich słabe i mocne strony oraz szanse i zagrożenia.
Kompleksowy proces planowania jest sekwencyjny i obejmuje: prognozowanie, programowanie i tworzenie planu.
Prognozowanie polega na naukowym przewidywaniu przyszłych zjawisk i procesów. Prognoza jest informacja o najbardziej prawdopodobnym kształcie przyszłości.
Programowanie jest zespołem czynności zmierzających do ustalenia sformalizowanego opisu celów działalności organizacji oraz określenia optymalnych środków ich realizacji.
Tworzenie planu także dotyczy projektowania przyszłej działalności przedsiębiorstwa.
Program a plan.
Głownie opracowuje się kilka programów (wariantów), plan natomiast jest jeden. Plan ma w organizacjach charakter obowiązujący, program zaś postulatywny. Program wskazuje kierunki i sposoby realizacji celów, podczas gdy plan jest zbiorem decyzji.
Prognoza samosprawdzajaca się-
Prognoza samounicestwiajaca się-
Cel- zdarzenia lub przyszły stan rzeczy, do których osiągnięcia organizacja świadomie zmierza. Cel nie jest tym samym, co zadanie.
Zadanie- to wynik narzucony (postulowany) przez siebie samego lub kogoś innego.
Każdy cel zgodnie z forma ZMORA powinien być:
Zrozumiały
Mierzalny
Określony w czasie
Realny do osiągnięcia
Ambitny
Jednym z najtrudniejszych i najważniejszych żądań menedżera jest takie postępownie by zadania organizacyjne stały się celami uczestników organizacji. Oznacza to konieczność przechodzenia do zarządzania poprzez zadania do zarządzania poprzez cele.
Rodzaje planów
Podział planów według kryterium podmiotowego dotyczy planów sporządzanych przez przedsiębiorstwa i ich ugrupowania.
kryterium przedmiotowe pozwala integrować plany działania przedsiębiorstw współpracujących w ramach jednej branży, czy tez sektora. Dzięki ustaleniu celów oraz sposobów ich realizacji, firmy z jednej branży lub sektora mogą przeciwdziałać istniejącej lub potencjalnej konkurencji, zmniejszać negatywne wpływy zmian warunków otoczenia czy tez łączyć swoje zasoby w celu zdobycia nowych rynków lub prowadzenia działalności innowacyjnej.
kryterium pola planu. Plany, które obejmują wąski obszar zagadnień(lub jeden obszar) nazywane są planami wycinkowymi. W miarę obejmowania coraz większej liczby zagadnień plan staje się planem problemowym, uwzględniającym całokształt spraw decydujacych o powodzeniu głównego założenia planu.
charakter planu najczęściej dzieli się na plany: strategiczne, taktyczne i operacyjne.
Przez plan strategiczny (dawniej długookresowy) należy rozumieć zbiór decyzji określających cele i ich zmiany wynikające z konieczności przystosowania się do zmian w otoczeniu, zasoby niezbędne do osiągnięcia założonych celów oraz sposoby ich pozyskania rozmieszczenia i użytkowania.
Plan taktyczny jest z kolei, zbiorem decyzji określających cele pośrednie względem celów sformułowanych przez plan strategiczny.
Przez plan operacyjny(dawniej krótkookresowy) należy natomiast rozumieć zbiór decyzji określających konkretne zadania i działania konieczne do poprawnego ich wykonania w przewidzianym ściśle czasie oraz warunki, które musza być dotrzymane przy realizacji poszczególnych żądań i czynności a także warunki zewnętrzne. Planowanie operacyjne pełni „funkcje wykonawcza” w stosunku do planowania strategicznego, które szkicuje perspektywy rozwoju planowanie operacyjne określa sposoby realizacji tych zamierzeń.
Także wyróżniamy deklaratywne i proceduralne formy planu.
kryterium horyzontu planowania. Kryterium to pozwala wyróżnić plany długo- i krótkookresowe. Te pierwsze dotyczą działań rozwojowych przedsiębiorstw, sposobów zdobycia przez firmę pozycji konkurencyjnej, utrwalenia pozycji na rynku, wzrostu wartości majątku. Dlatego plany te są sporządzane na kilka bądź kilkanaście lat.
Np. w planie krótkookresowym wielkość produkcji jest wyznaczana m.in. przez moce produkcyjnej. Górny pułap możliwości wytwórczych przy spełnieniu wszystkich pozostałych warunków (zaopatrzenia w meteriały, energie, narzędzia, zapewnienia obsady procowników).
Natomiast planem długookresowym będzie ustalenie możliwości rozbudowania zdolności wytwórczych i określenie etapów wdrożenia inwestycji w życie.
Fazy cyklu planistycznego
Proces planowania jest bardzo złożony. G.Steiner podkreśla konieczność uwzględnienia
Pięciu podstawowych jego wymiarów:
1. Przedmiot planu - okresie sfery działania organizacji, których dotyczy; (produkcja,
Badania naukowe, rozwój, finanse, marketing, zakupy, siła robocza, wyposażenie)
2. Elementy planu - statut, ogólne zasady, cel, zadania, strategia, polityka, programy,
Budżety, procedury, reguły
3. Układ organizacyjny - ustalenie szczebla organizacji, dla którego opracowywany jest plan
(korporacja, filie, grupy funkcjonalne, wydziały, departamenty, produkty, projekty,
4. Cechy procesu (charakterystyki) - złożoność, ogólność, znaczenie, wymierność, strategia
Lub taktyka, jawność, forma pisana lub niepisana, formalne, nieformalne, łatwość,
Wdrożenia, racjonalność, elastyczność, koszt
5. Czas, na jaki plan jest opracowywany - krótkookresowe (najbliższy miesiąc, kwartał, rok),
średniookresowe, długookresowe (kilkuletnie), stale (wieloletnie funkcjonalne plany
realizacji strategii czy stale harmonogramy).
Należy pamiętać, ze każdy plan jest wielowariantowy, na przykład plan obejmujący działanie
marketingowe ma swój aspekt czasowy, organizacyjny itd. Firmy przygotowują równocześnie
Wiele planów, które można opisać w rożnych wymiarach.
Ross A. Webber wyodrębnił cztery podstawowe etapy planowania, pojawiające się wraz ze wzrostem firmy:
1) etap przedsiębiorczości - w pierwszej fazie działajacy i potencjalni menedżerowie mało
Korzystają z planowania. Odczuwają brak konieczności systematycznego ustalania celów
działania i sposobów ich realizacji. Taka sytuacja zachodzi często w momencie zakładnia
firmy, jest również charakterystyczna dla małych przedsiębiorstw. Nie odczuwa się wtedy
konieczności planowania, ponieważ liczba bieżących problemów jest niewielka. Potrzeba
planowania wzmaga się wtedy, gdy konieczny staje się rozwój firmy,
2) etap luki administracyjnej - menedżerowie zaczynają. Zdawać sobie sprawę z tego, ze ich bieżące zadania mogłyby lepiej realizowane, gdyby zostały wcześniej zaplanowane.
W fazie tej zaczyna się rozwijać sformalizowane planowanie, zwłaszcza w celu
zwiększania skuteczności codziennej kontroli. Horyzont czasu planu jest wciąż
stosunkowo bliski, obejmujący na ogół rok lub dwa lata,
3) etap luki oczekiwań - w tej fazie menedżerowie tworzą plany oceniające wizje dalszego
funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przy przejściu z fazy drugiej do trzeciej oczekiwania
menedżerów rosną szybciej od możliwości wzrostu firmy,
4) etap strategicznego rozwoju - w ostatniej fazie menedżerowie zajmują się problemami
wzrostu, poszukując sposobów rozszerzenia i dywersyfikacji działalności
ustabilizowanego (zrównoważonego) przedsiębiorstwa. Na tym etapie należy zwiększyć wysiłki nad wprowadzeniem wszechogarniającego, sformalizowanego systemu planowania obejmującego dłuższe okresy.
W każdym z tych etapów dobry menedżer musi ustalić i rozpowszechnić ciągle cele firmy.
Etapy procesu planowania
ustalanie celów,
identyfikacja problemów, niezależnie od tego, jakie wyróżnia się etapy planowania,
zawsze wskazać można planistę, przedmiot (obiekt) planowania oraz jego specyficzne
otoczenie, a także problemy do rozstrzygnięcia, wywołane przez sygnały pochodzące z
firmy, bądź jej otoczenia.
poszukiwanie alternatywnych rozwiązań, alternatywne rozwiązania nie mogą odbiegać od naczelnych zamierzeń firmy, do których ma ona zdążać. Mają pomagać w wyborze skutecznego działania, ktore jak najszybciej doprowadzi do osiągnięcia planowanych rezultatów.
ocenianie konsekwencji, alternatywne rozwiązania powinny być także oceniane pod kątem pozytywnych konsekwencji, jakie mogą przynieść, oraz utraconych korzyści, jakie pojawiają się, gdy dane rozwiązanie nie zostanie wdrożone.
dokonanie wyboru,
wdrażanie planu, po dokonaniu wyboru najlepszego wariantu planu zaczyna się jego
wprowadzanie w życie. Menedżer powinien na bieżąco rejestrować zmiany zachodzące w
firmie.
kontrola realizacji, menedżer powinien także porównywać rezultaty i następstwa z
ustalonymi celami planu. Porównanie to pozwala stwierdzić, w jakim zakresie plan został
zrealizowany, a w jakim wymaga ponownego sformułowania.
Wynika z tego, ze planowanie jest technika ,,uczenia się" firmy, jak należy realizować
założone cele, jest również ciągiem stawianych pytań i udzielanych odpowiedzi. Za trzy
podstawowe pytania, na które należy odpowiedzieć w procesie planowania, uważa się
następujące:
Dokąd zmierzasz?
W jakim środowisku i otoczeniu się znajdujesz?
Jak się dostaniesz tam, dokąd zmierzasz?
Skuteczność planowania
Istnieje żelazna zasada działania menedżera: decyzje dotyczące przedsiębiorstwa podejmuje się na podstawie przemyślanych założeń i dokładnej wiedzy o rynku oraz dostępnych zasobach. Ktoś, kto chce być profesjonalistą w biznesie nie może działać żywiołowo, opierając się jedyne na własnej intuicji. Prawdziwe zarządzanie polega na tym, by firma trwała i rozwijała się na rynku przez długi czas, odnosząc zyski i zaspokajając potrzeby swoich klientów. Nie może ona być jedynie efemerydą, która zniknie po kilku miesiącach. Właśnie, dlatego działania menedżerów powinny być przemyślane i oparte na faktach, na szczegółowym planie działania w każdym obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa. Plan, bowiem pozwoli uniknąć niepotrzebnych błędów w przyszłości, które mogą spowodować fatalne skutki dla dalszego działania firmy.
Podstawowe błędy w planowaniu.
planowanie nie powinno być traktowane jako antidotum na wszelkie dolegliwości współczesnych organizacji
długi horyzont czasowy zwiększa niepewność i złożoność w odczytywaniu otoczenia oraz skomplikowanych zależności przyczynowo-skutkowych.
możliwości popełniania błędów.
planowanie często nie jest wkomponowane w system zarządzania
system informacyjny bywa nadmiernie sformalizowany co może przesuwać punkt ciężkości z treści na formę planu.
jednowariantowy plan jest tańszy, ale ogranicza pole widzenia decydentów
zapomina się, ze dobry plan nie gwarantuje dobrego wykonania - konieczna jest synchronizacja planu z działaniem.
rozszerzanie i komplikowanie procesu planowania w wyniku chęci nadążenia za zmianami otoczenia.
teoria formułowania planu musi być mocno osadzona w praktyce
fetyszyzowanie zmiennych ilościowych (wzrost, rozwój, udział w rynku)
System planowania w piekarni „łowicka”
Potrzeba planowania wzrasta ze względu na zwiększoną złożoność technologii, coraz węższą specjalizację działań organizacji, konieczność ponoszenia większych nakładów inwestycyjnych, większe ryzyko działalności oraz rosnące rozmiary przedsiębiorstw.
Piekarnia X ustaliła plan działania na rok 2005. Musiała sprawdzić ile może zarobić i jakie koszty firma poniesie. Zaczęto od wyznaczenia kryterium, jaki dochód będzie dla właściciela satysfakcjonujący. Po ustaleniu kryterium właściciel przystąpił do pisania biznes planu. Jest to pewnego rodzaju mapa, która pokazuje, w jaki sposób firma ma dotrzeć do wyznaczonego celu. Po dokonaniu rozeznania na rynku, czyli sprawdzeniu ile konkurencyjnych piekarni jest w pobliżu, ilu jest mieszkańców pobliskiego osiedla, właściciel obliczył, jakiego sukcesu finansowego może się spodziewać. Określono także próg rentowności firmy. Właściciel ocenił, ze konkurencja nie zaspokaja w pełni potrzeb lokalnego rynku, wiec na ten rok może on zwiększyć swoja produkcje. Oznacza to, ze koszty produkcji wzrosną, gdyż piekarnia musi zakupić dodatkowy piec, lepiej wyposażyć zakład i zwiększyć zatrudnienie.
Podsumowując, do kosztów stałych, którymi są opłaty za pomieszczenie należy doliczyć:
- koszty nowego wyposażenia
- transport
- konserwacje maszyn
- kredyt
- koszty produktów
Ustalenie planu działania firmy pomogło właścicielowi lepiej zarządzać swoja firma.