Cechy negocjacji
* angażują co najmniej dwóch partnerów,
* strony mają poczucie, że ich interesy, zachowania, wartości czy cele są sprzeczne przynajmniej w jednym aspekcie,
* strony przystępują do negocjacji względnie dobrowolnie,
* działania negocjacyjne przebiegają sekwencyjnie na zasadzie: akcja-ocena-reakcja-ocena-kontrakcja-ocena itd.
Postulowane cechy negocjacji:
*dwustronna wymiana korzyści,
*uczciwość negocjatorów jako zgodność z panującymi normami,
*względna trwałość rezultatów negocjacji,
*przydatność społeczna negocjacji,
*sprawność prowadzenia rozmów, efektywność,
*pogłębianie dobrych stosunków między negocjującymi stronami.
Rodzaje negocjacji ze względu na styl
- kooperacyjny (miękki),
- rywalizacyjny (twardy),
- rzeczowy (zasadniczy).
Najważniejsze zasady wg Karrasa (8)
a. zanim powiesz TAK, zawsze choć raz powiedz NIE
b. zawsze żądaj czegoś w zamian
c. ustępuj tak, aby twój klient czuł się usatysfakcjonowany
d. nigdy nie ustępuj pierwszy w sprawach zasadniczych, ale czyń małe gesty i podkreślaj ich znaczenie,
e. ustępuj powoli i z wysiłkiem
f. daj klientowi odczuć, że zrobił świetny interes
g. podkreślaj korzyści wynikające z twoich ustępstw
h. pamiętaj o swoich ustępstwach, przypominaj o nich klientowi, który stawia opór
Zasady negocjacji wg R. Fisher'a i W. Ury'ego
- oddziel ludzi od problemu,
- skoncentruj się na interesach a nie na stanowiskach,
- znajdź możliwości dające korzyści obu stronom,
- domagaj się aby wynik rozmów oparty był na obiektywnych kryteriach
- opierajcie się meritum,
- zachowanie dobrych stosunków między stronami
Należy/nie należy podejmować negocjacji gdy:
Należy, gdy…
- obie strony są gotowe do zawarcia umowy (istnieje pewien wspólny obszar zainteresowań oraz przychylne nastawienie do szukania porozumienia),
- istnieje zarówno zgodność jak i konflikt między stronami (warunek podstawowy rozpoczęcia negocjacji),
- dysponujemy wystarczającym poziomem uprawnień decyzyjnych,
- jest się przygotowanym do prowadzenia negocjacji.
Nie należy, gdy...
- nasze szanse są znikome,
- opanowało nad nadmierne podniecenie emocjonalne (emocje utrudniają obiektywną ocenę sytuacji),
- istnieją inne możliwości zaspokojenia swych potrzeb czy realizacji zadań (n. są procesem trudnym).
5 istotnych cech stylu zasadniczego (i inne)
Styl zasadniczy:
- wspólne rozwiązywanie problemu,
- celem jest rozsądny wynik,
- oddziel ludzi od problemu,
- postępuj niezależnie od zaufania,
- badaj stan interesów
Styl rywalizacyjny (twardy):
- uczestnicy są przeciwnikami,
- celem jest zwycięstwo,
- nie ufaj innym,
- stosuj groźby,
- wywieraj presję
Styl kooperacyjny (miękki):
- uczestnicy są przyjaciółmi,
- celem jest ugoda,
- ufaj innym,
- składaj oferty,
- poddawaj się presji
3 płaszczyzny negocjacji
- merytoryczne - obejmuję analizę interesów i stanowisk, bada możliwości ich pochodzenia i sposoby ich zastosowania, określa granicę wzajemnych ustępstw i warunki kompromisu,
- społeczne - to wymiana wpływów między uczestnikami negocjacji, to technika oddziaływania,
- psychologiczne - im bardziej "ja" użytkowników jest zaangazowane w negocjacje, tym większe są u nich emocje. Silne zaangażowanie emocjonalne nie sprzyja negocjowaniu, zwłaszcza jeśli są to emocje negatywne, np. lęk.
Kryterium negocjacji (podstawy)
- przedmiot rozmów,
- podmioty rozmów,
- nastawienie do sytuacji negocjacyjnej,
- cel rozmów,
- styl negocjacji,
- relacje między stronami,
- postawa negocjatorów,
- zasięg oddzialywania.
Przedmiotem negocjacji są
- transakcje kupna-sprzedaży (n. handlowe),
- sprawy przed zawarciem umów cywilnoprawnych (um. kupna-sprzedaży, um. leasingu),
- spory zbiorowe,
- spory międzynarodowe dot. kontaktów przedstawicieli różnych krajów, kultur,
- bezpieczeństwo państwowe
Fazy negocjacji wg Nęckiego
- planowanie i przygotowanie negocjacji (uwagi wstępne, myślenie twórcze, dobór reprezentantów, przygotowanie miejsca rozmów),
- otwarcie rozmów,
- przedstawienie propozycji (ustępstwa i oferty),
- kontrakt końcowy (etap finalny negocjacji)
Czym się kierować w doborze reprezentantów
- zdolności negocjacyjne i cechy osobowości
- znajomość specjalistycznych zagadnień związanych z przedmiotem negocjacji
- zdolność współdziałania z zespołem - ograniczony indywidualizm
- przewidywane role do spełnienia w trakcie negocjacji
Co obejmuje otworzenie rozmów
- rozmowa wstępna,
- przedstawienie członków zespołu,
- ustalenie sposobów prowadzenia negocjacji, ich czasu, zakresu i procedur.
Rysunek
MY max. min. nieakceptowalne
obszar kontraktu
ONI nieakceptowalne min. max.
Zasady licytowania (5)
- wyczucie,
- sens,
- uważne słuchanie drugiej strony,
- określ wewnętrznie swoje minimum i ogłoś propozycję wyższą,
- elastyczność,
- nie realistyczne oferty są szkodliwe,
- mierz wysoko
Jak ustępować (licytacja)
- zasada obszaru środkowego (złotego środka),
- częstsze obniżanie oferty ale o mniejsze wartości niż rzadziej o większe
Kontakt końcowy zawiera
- preambuła (wstęp) - jednoznaczne określenie stron negocjujących,
- zakres - czego dotyczy,
- sposób dostarczenia - czas,
- termin płatności,
- dokumentacja techniczna,
- gwarancja,
- arbitraż,
- warunki zerwania umowy na skutek nieprzewidzianych okoliczności.
Kryteria rozróżniania stylu negocjacji
- status stron (symetryczny, asymetryczny),
- presja czasowa (przy niewielkim nacisku czasu, na jadną ze stron, przy presji czasowej na obie strony),
- rodzaj zaangażowanych stron (strony bezpośrednio zaangażowane, przedstawiciele innych osób lub organizacji),
- tematyka rozmów (przedmiot negocjacji - np. polit., ekonom.)
3 typy nastawienia wobec sytuacji negocjacyjnej
- przegrana-przegrana,
- wygrana-przegrana,
- wygrana-wygrana.
Presja czasu jest odbierana jako
- niewygodnie,
- zwiększająca istniejący stres,
- czynnik stymulujący podejmowanie decyzji w warunkach podwyższonego ryzyka,
- utrudniający wspólną percepcję sytuacji przez negocjatorów co prowadzi do błędów komunikacyjnych i może stymulować konflikt
Metody przeciwdziałania presji czasu
- przygotowanie alternatywnych planów czasowych,
- utrzymywanie kontaktów z bazą organizacyjną prowadzących do aktualizowania wiedzy o przebiegu rozmów oraz zmianie zewnętrznych uwarunkowań,
- wyrażaniu wsparcia przez mocodawców dla negocjatorów, łagodzenie efektu stresu wynikającego z nadchodzącego terminu końcowego, zmniejszenia zespołu negocjacyjnego
Czynniki wpływające na wybór czasu negocjacji
- indywidualne przyzwyczajenia negocjatorów (skowronki, sowy),
- warunki i zwyczaje lokalne,
- aklimatyzacja po podróży,
- święta lokalne i dni wolne od pracy
Techniki manipulowania czasem
- czekanie na rozpoczęcie,
- gra na zwłokę (analizowanie drobiazgów, dokonywanie nieoczekiwanych zmian w składzie zespołu, ponowne odnawianie dawnych problemów),
- wycofywanie się,
- terminy ostateczne i nieprzekraczalne,
- działanie z zaskoczenia
Manipulowanie miejscem (typowe układy przy stole)
- tworzenie warunków relaksujących,
- tworzenie warunków izolacji,
- tworzenie warunków stresujących
- sytuacja opozycji (naprzeciwko siebie),
- pozycja narożna,
- pozycja współpracy,
- pozycja uniku (dwa przeciwne rogi).
Rodzaje negocjacji ze względu na styl negocjowania
- kompromis,
- dominacja,
- dostosowanie się,
- unikanie,
- negocjacje integratywne.
Najważniejsze reguły negocjacji:
- prowadzić tak, by wygrały obie strony,
- rozmówcę traktuj jak partnera a nie jak wroga czy przyjaciela,
- w wypadku ataku - przenieś ciężar dyskusji na meritum sprawy, a nie na obronę personalną,
- wprowadzaj kryteria obiektywne,
- nie walcz o stanowiska - staraj się zrozumieć interesy partnera
Formy BL (mowa ciała - komunikacja niewerbalna):
gestykulacja, wyraz mimiczny twarzy, dotyk i kontakt fizyczny, wygląd zewnętrzny, dzwięki paralingwistyczne, kanał wokalny, spojrzenie i wymniana spojrzeń, dystans fizyczny między rozmówcami, pozycja ciala w trakcie rozmowy, organizacja środowiska.