PROCES-ciąg czynności ustalonych i wykonywanych ze względu na określony cel . Menedżerowie powinny zapewniać właściwy przebieg procesów w organizacji.

PROCESS IMPROVEMENT-usprawnianie procesu, udoskonalanie.

PROCESS MANAGEMENT-zarządzanie procesem:

- zaplanowanie przebiegu procesu

- motywowanie pracowników w ramach tego procesu

- zorganizowanie całego procesu

- kontrolowanie przebiegu

Co jest istotne w ww koncepcjach:

- cel procesu-po co to robimy?

- rejestracja stanu faktycznego-jak jest?

- rozważenie alternatywnych możliwości działania

SZCZEGÓŁOWA METODOLOGIA ORGANIZOWANIA (Martyniak, str.99-122):

BADANIE METOD PRACY:

D.Porter-STENOGRAFIA ORGANIZATORSKA-5 podstawowych symboli graficznych na oznaczenie uniwersalnych elementów pracy:

1. operacja

2. przemieszczenie

3. kontrola

4. oczekiwanie

5. składowanie

CYKL BADANIA METOD PRACY-podział badanego procesu pracy na odpowiednio drobne części składowe, zarejestrowanie ich za pomocą umownych symboli graficznych, poddanie każdej z nich z osobna krytycznej ocenie i analiza pod katem eliminacji, połączenia i uproszczenia sposobu ich realizowania, a następnie opracowania zbiorczego projektu usprawnienia i wprowadzenia go w życie. Etapy (pyt. na kolosie):

1. Wybór celu i przedmiotu badania

2. Rejestracja stanu faktycznego

3. Krytyczna analiza i ocena stanu faktycznego

4. Projektowanie stanu proponowanego

5. Wprowadzenie w życie zaprojektowanego usprawnienia

Badanie metod pracy znajduje zastosowanie na ogół w odniesieniu do tzw. prostych przedsięwzięć organizacyjnych.

Ad.1. Wybór celu i przedmiotu badania=analiza potrzeb organizacyjnych obejmuje:

- Określenie celu głównego-ustalany przez kierownictwo, wynika z jego bieżącej polityki np. obniżka kosztów

- Wstępna analiza organizacyjna-Cel: ustalenie podstawowych źródeł rezerw i kierunków usprawnień w

nawiązaniu do ustalonego wstępnie celu. Metody: kwestionariuszowo-testowa, ankietowa, obserwacje

migawkowe, analiza dokumentacji. W efekcie uzyskujemy diagnozę org., która pozwala na

- Określenie przedmiotu organizowania (i ich hierarchii wg ważności potrzeb org.). Reguła ograniczoności Le

Chateliera: za przedmioty badania przyjmuje się relatywnie wąskie wycinki działalności przeds. (w org.

statycznej-działy/oddziały; w dynamicznej-fragmenty procesów).

- Okr. celu szczegółowego (konkretyzacja celu głównego lub przejście do celów niższego rzędu).

- Analiza aspektów ekonomicznych (wstępny szacunek efektywności ekonomicznej zamierzonego

usprawnienia, z uwzględnieniem przewidywanych korzyści i nakładów), technicznych (cel: określenie

środków technicznych niezbędnych do prowadzenia badania i wdrożenia usprawnienia) i psychologicznych

(ocena możliwości wystąpienia oporów przed zmianą) przedmiotu organizowania.

- Analiza warunków pracy (pozycja przy pracy, oświetlenie, hałas, temperatura, przerwy w pracy itp.)

- Ustalenie środków i terminów

Ad.2. Rejestracja stanu faktycznego:

-Zasadniczą rolę w tym etapie odgrywa tzw. technika kartowania=stenografia organizatorska-polega na rejestrowaniu badanych procesów pracy za pomocą umownych symboli graficznych na specjalnych kartach i wykresach przebiegu.

-Technika uniwersalna: można rejestrować procesy produkcyjne i admin.-biurowe.

Prace fizyczne-można zarejestrować (lub zaprojektować) za pomocą kilku symboli graficznych odpowiadających uniwersalnym elementom pracy. W każdej pracy fizycznej występują:

- operacje-czynności zmierzające do zmiany właściwości fizycznych, chem., bądź kształtu przedmiotu pracy

- transport-przemieszczanie (ruch) pracowników, materiałów, narzędzi itp.

manipulacja-przemieszczanie materiału (tylko) na odległość nie większą niż 2m ( najczęściej: zdjęcie

materiału ze środka transportu, ustawienie go na stanowisku roboczym)

- kontrola-ustalenie ilościowych lub jakościowych cech przedmiotu pracy

- oczekiwania-stany bezczynności wykonawców, maszyn i urządzeń czy bezwładności materiałów, narzędzi

- magazynowanie-gdy w odniesieniu do materiału jest wymagane uwolnienie od stanu oczekiwania przez

wystawienie odpowiedniego dokumentu (kwitu rozchodowego)

• Karta przebiegu materiału-zawiera wszystkie te elementy

• Karta procesu-tylko operacje i czynności kontrolne

• Karta przebiegu czynności-nie ma manipulacji, zmienia się interpretacja operacji-obejmuje wszystkie czynności z wyjątkiem kontrolnych i przemieszczeniowych oraz oderwania o innej pracy. Wyróżnia się też 2 rodzaje transportu: z/bez obciążenia

• Karta czynności zespołowych-to, co w karcie przebiegu czynności, ale stosuje się symbole kreskowe

• Karta przebiegu czynności obu rąk-jeśli ktoś jest zainteresowany niech sobie sam poczyta

• Karta obiegu dokumentu-wszystkie symbole prócz manipulacji. Zawiera również inne, tylko sobie właściwe elementy pracy (emisja dokumentu, numerowanie, parafowanie, podpisanie, odczytanie, likwidacja)

Ad.3. Krytyczna analiza i ocena:

1) Podział badanego procesu na jak najdrobniejsze cząstki

2) Ustalenie węzłowych elementów pracy-zazwyczaj są nimi operacje

3) W stosunku do każdego elementu węzłowego przeprowadza się analizę w 4 fazach (pyt.17 na kolosie):

1. Jak jest? (synteza stanu faktycznego)

2. Dlaczego tak jest? (przyczyny, uzasadnienie stanu faktycznego)

3. Jak jeszcze może być? (szukanie możliwych alternatyw)

4. Ja być powinno? (ustalenie wariantu optymalnego)

Analizę krytyczną i ocenę przeprowadza się we wszystkich fazach w przekroju czynników wpływających na procesy pracy. Najczęściej uwzględnia się: cel, materiał, wzór wyrobu, kolejność, miejsce, sprzęt, sposób wykonania i wykonawcę. Kolejność nie przypadkowa! Zmiana któregokolwiek z wymienionych ośmiu czynników wywołuje konieczność zmiany czynników wymienionych w dalszej kolejności. Czynniki wcześniejsze mogą pozostać bez zmian.

Arkusz krytycznej analizy i oceny =tablica pytań=podejście pytające!!!

Ad.4. Projektowanie stanu postulowanego:

-Konkretyzowanie i uszczegóławianie koncepcji usprawnienia.

-Prezentacja projektu usprawnienia-za pomocą tych samych technik co w rejestracji stanu faktycznego

(najczęściej karty i wykresy przebiegu).

3 fazy:

1. Uporządkowanie zmian zaproponowanych w toku krytycznej analizy i oceny stanu faktycznego. Cel: synchronizacja koncepcji usprawnień sugerowanych dla poszczególnych węzłowych elementów pracy.

2. Opracowanie właściwego projektu stanu proponowanego. Właściwy projekt składa się z odpowiednich kart i wykresów przebiegu-zapewniają przejrzystą i jednoznaczną prezentację proponowanych zmian i stanowią podstawę do porównań z dotychczasowymi rozwiązaniami (określenie różnic w liczebności elementów każdego rodzaju pracy, zmniejszenie nakładów czasu pracy, skrócenie dróg transportowych, oszczędności na kosztach itp.).

3. Weryfikacja projektu w warunkach symulowania lub rzeczywistych:

1. symulacja funkcjonowania nowego rozwiązania w warunkach laboratoryjnych (np. za pomocą makiet)

2. wypróbowanie nowego rozwiązania (np. w warsztacie doświadczalnym)

4. Ocena proponowanych rozwiązań. Kryteria:

- Ekonomiczne: pozwalają ocenić, czy projekt w zadowalającym stopniu zapewnia osiągnięcie celu

głównego. Mierniki: poziom pracochłonności, wielkość kosztów itp. Badanie stosunku

przewidywanych efektów ekonom. do nakładów.

- Warunki pracy. Ustalenie czy proponowane zmiany nie powodują:

• wzrostu intensywności pracy

• zwiększenia monotonii pracy

• pogorszenia materialnych warunków pracy (hałas, oświetlenie, zanieczyszczenie)

• zagrożenia wypadkami przy pracy

- Psychosocjologiczne-określenie przewidywanej reakcji zainteresowanych na zmiany. Organizator

powinien zapewnić sobie współpracę bezpośrednich wykonawców oraz personelu kierowniczego;

sprawić by kierownictwo czuło się co najmniej współautorem projektu=sukces.

Ad.4 Wprowadzenie w życie zaprojektowanego usprawnienia: Fazy:

1. Opracowanie sprawozdania z przeprowadzonego badania i zatwierdzenie projektu zmian org.

(strasznie tu namieszali)

2. Przygotowanie środków technicznych-wszystkich urządzeń, stanowisk pracy …

3. Przygotowanie czynnika ludzkiego

-przekonanie kierownictwa do nowego rozwiązania

-szkolenie wykonawców (opracowanie szczegółowych instrukcji dla poszczególnych stanowisk)

Instrukcja zwykle zawiera: ogólne warunki org., organizację stanowiska roboczego, szczegółowy opis

metody wykonani danej pracy.

4. Rozruch organizacyjny-w toku rozruchu organizator musi zadbać o to, by jakieś zakłócenia, które nie wynikają z wprowadzanej zmiany (np. brak materiału) nie wpłynęły na negatywną ocenę efektywności usprawnienia. Podczas rozruchu musi również prowadzić zanikającą kontrolę przebiegu pracy i reagować na wszelkie odchylenia od instrukcji.

5. Zanikająca kontrola wdrożenia

Koniec cyklu badania metod pracy-gdy mamy pewność, że nowa organizacja przyjęła się w sposób trwały. Ważne, bo z zgodnie z regułą Le Chateliera: wykonawcy są skłonni powracać do dawnych metod pracy.

---