Raporty

Raport służy do prezentacji danych na wydruku. Projektując raport użytkownik ma wpływ na szatę graficzną wydruku. W raportach można sortować i grupować dane według zadanych kryteriów. Informacje umieszczane w raporcie mogą być wynikiem obliczeń wykonanych na danych z obiektu źródłowego.

Zamieszczony wcześniej rozdział dotyczący formularzy umożliwił zapoznanie się z czyn­nościami projektowymi i drukowaniem. Współpraca z kreatorem, samodzielne dołączanie for-mantów w oknie projektowym, ustalanie nowych i zmiana istniejących formantów, a także usta­wianie parametrów drukowania i wydruk przebiegają w wypadku raportów tak samo, jak w wy­padku formularzy. W związku z tym w niniejszym rozdziale nie zamieszczono szczegółowych opisów wykonywania tych czynności.

Tworzenie raportu

Najprościej i najszybciej tworzy się raport za pomocą Kreatora raportów. Są dostępne na­stępujące podstawowe typy raportów:

• Autornport — wyświetla dane pojedynczymi rekordami lub tabelarycznie. Taki raport jest przygotowywany automatycznie i zawiera wszystkie pola tabeli lub kwerendy.

• Etykiety — tworzy etykiety (nalepki) adresowe na koperty.

• Podsumowujący — grupuje i podsumowuje dane według określonych kryteriów. Podsu­ mowania mogą dotyczyć każdej z grup osobno, mogą też być całościowe.

• Tabelaryczny — wyświetla pola z wielu rekordów jednej tabeli lub kwerendy w układzie kolumn i wierszy.

• Wiclorckordowy — wyświetla kolejno rekordy jednej tabeli lub kwerendy. Układ pól ta­ kiego raportu jest dowolny.

• Z wykresem — zawiera wykres sporządzony na podstawie danych zawartych w jednej ta­ beli lub kwerendzie.

Ćwiczenie 2.68

1. Za pomocą Kreatora raportów utworzyć autoraport na podstawie tabeli Place tygodnio­ wo.

2. Obejrzeć raport.

3. Zapisać raport pod nazwą Tygodniowe zarobki pracowników.

4. Zamknąć raport.

' Przypominamy, że tabela Place tygodniowo została utworzona w ćwiczeniu 2.24 w czę­ści dotyczącej kwerend. Jeśli pominięto wcześniej to ćwiczenie, to należy powrócić do podroz­działu „Kwerendy" i utworzyć tabelę.

Jeśli tabela Place tygodniowo istnieje, to można przystąpić do wykonywania ćwiczenia.

» W oknie bazy danych na pasku Obiekty nacisnąć przycisk Raporty i nacisnąć przycisk Nowy.

» W oknie dialogowym Nowy raport na górnej liście zaznaczyć pozycję AutoRaport: Ta­belaryczny, a następnie z dolnej listy wybrać nazwę obiektu źródłowego (tu: Place tygo­dniowo).

» Nacisnąć przycisk OK.

Po utworzeniu raportu, jego postać wynikowa zostaje wyświetlona w oknie podglądu.

Raport należy zapisać pod nową nazwą. » Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz.

* W oknie dialogowym Zapisywanie jako wpisać nazwę raportu (tu: Tygodniowe zarobki pracowników) i nacisnąć przycisk OK.

•

Podgląd wynikowej postaci raportu

Wynikowa postać raportu (jego forma i układ na kartce papieru) jest prezentowana w spe­cjalnym oknie podglądu. Przed przystąpieniem do drukowania należy zawsze obejrzeć podgląd raportu. W oknie tym można nie tylko przejrzeć raport, ale również zmienić sposób rozmiesz­czenia wydruku na papierze.

Ćwiczenie 2.69

Przejrze&podgląd raportu Tygodniowe zarobki pracowników. Zamknąć okno podglądu raportu.

Jeśli trzeba, to należy zmaksymalizować okno podglądu, naciskając przycisk Makysmali-zuj DJ.

» Przewinąć bieżącą stronę raportu za pomocą pionowego paska przewijania. « Na pasku narzędzi Podgląd wydruku nacisnąć przycisk Powiększenie 'p|.

• Obejrzeć układ bieżącej strony raportu na kartce papieru.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

•

Przycisk Powiększenie przełącza między widokiem całej strony i podglądem strony w skali 1:1. W drugim wypadku na ekranie pojawiają się paski przewijania, umożliwiające oglądanie różnych części prezentowanej strony raportu.

Naciśnięcie przycisku Zaniknij 5Ć] powoduje zamknięcie okna podglądu. Jeśli podgląd był wyświetlony przez Kreator raportu, to następuje automatyczne przejście do okna projekto­wego. W przeciwnym wypadku następuje powrót do listy raportów w oknie Baza danych.

Ćwiczenie 2.70

Za pomocą Kreatora raportów utworzyć etykiety adresowe pracowników firmy na potrze­by korespondencji. Zapisać etykiety pod naz\vą Adresy do korespondencji.

Załóżmy, że adres na kopercie ma mieć następującą formę:

IMIĘ NAZWISKO KOD MIASTO ULICA

Dane potrzebne do utworzenia etykiet adresowych należy pobrać z kwerendy ADRESY DOMOWE PRACOWNIKÓW.

• W oknie bazy danych na pasku Obiekty nacisnąć przycisk Raporty i nacisnąć przycisk Nowy.

• W oknie dialogowym Nowy raport na górnej liście zaznaczyć pozycję Kreator etykiet, a następnie z dolnej listy wybrać nazwę obiektu źródłowego (tu: ADRESY DOMOWE PRACOWNIKÓW).

» Nacisnąć przycisk OK.

* W pierwszym oknie dialogowym Krentor etykiet wybrać rozmiar (typ) etykiet według wzoru na rysunku 2.43.

W kolejnym oknie dialogowym Kreator etykiet należy zaprojektować wygląd etykiety według wzoru pokazanego na rysunku 2.45 — ta czynność została szczegółowo opisana w ko­lejnych krokach ćwiczenia.

Rys. 2.43. Wypełnienie pierwszego okna dialogowego Kreator etykiet

» Nacisnąć przycisk Dalej.

* W następnym oknie dialogowym Kreator etykiet wybrać parametry czcionki (zobacz ry­sunek 2.44).

Rys. 2.44. Wypełnienie drugiego okna dialogowego Kreatora etykiet * Nacisnąć przycisk Dalej.

Rys. 2.45. Trzecie okno dialogowe Kreator etykiet

» Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie IMIĘ — pole zostanie przeniesio­ne do obszaru Prototyp etykiety.

« Nacisnąć klawisz spacji.

» Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie NAZWISKO — pole zostanie przeniesione do obszaru Prototyp etykiety.

* Nacisnąć klawisz Enter.

» Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie KOD — pole zostanie przeniesio­ne do obszaru Prototyp etykiety.

* Nacisnąć klawisz spacji.

« Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie MIEJSCOWOŚĆ — pole zosta­nie przeniesione do obszaru Prototyp etykiety.

* Nacisnąć klawisz Enter.

» Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie ULICA — pole zostanie przenie­sione do obszaru Prototyp etykiety.

» Nacisnąć przycisk Dalej.

Teraz musimy określić sposób sortowania etykiet.

* W następnym oknie dialogowym Kreator etykiet należy z listy Dostępne pola przenieść na listę Sortuj według nazwy tych pól, według których chcemy sortować etykiety (tu: MIEJSCOWOŚĆ).

» Nacisnąć przycisk Dalej.

» W ostatnim oknie dialogowym Kreator etykiet należy wpisać nazwę raportu (tu: Adresy do korespondencji) i nacisnąć przycisk Zakończ.

« Zignorować komunikat, naciskając przycisk OK — zostanie wyświetlone okno podglądu etykiet adresowych (zobacz rysunek 2.46).

Robert Aboda 05-812 Legionowo Solidarności 9	Natalia Morek 12-754 Legionowo Kopernika 19/4	Bogdan Czapski 05-812 Legionowo Krasickiego 5
Adam Celeborski 00-231 Piaseczno Trębacka 5/8	Bogdan Czerski 11-945 Piaseczno Kręta?	Janusz Hilecki 00-121 Piaseczno Maklakiewicza4
Jolanta Wadaga 60-543 Piaseczno Wolności 7	Jan Zamojski 04-761 Pruszków Mała 4/9	Hanna Górska 09-765 Pruszków Żwirki i Wigury 4/6

Rys. 2.46. Fragment podglądu strony z etykietami adresowymi

Na zakończenie należy zapisać raport na dysku i zamknąć go.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

•

Grupowanie informacji w raporcie

Ćwiczenie 2.71

1. Za pomocą Kreatora raportów przygotować, na podsta\vie tabeli WYPOSAŻENIE, ra­ port grupujący wyposażenie firmy według działów.

1. Do raportu dołączyć pola z kodem działu i nazwą sprzętu.

2. Wybrać sortowanie według działów.

3. Raport zatytułować Wyposażenie według działów.

Realizację zadania podzielono — dla większej przejrzystości i w celu ułatwienia analizy — na kilka etapów.

• W oknie bazy danych na pasku Obiekty nacisnąć przycisk Raporty i nacisnąć przycisk Nowy.

• W oknie dialogowym Nowy raport na górnej liście zaznaczyć pozycję Kreator rapor­ tów, a następnie z dolnej listy wybrać nazwę obiektu źródłowego (tu: WYPOSAŻENIE).

» Nacisnąć przycisk OK.

%

» W pierwszym oknie dialogowym Kreator raportów na liście Dost9pnc polu dwukrotnie kliknąć na nazwach pól. które mają być umieszczone w raporcie (tu: KOD DZIAŁU i WYPOSAŻENIE) — pola zostaną przeniesione na listę Wybrane pola.

» Nacisnąć przycisk Dniej.

Teraz określimy sposób grupowania i sortowania danych w raporcie.

« W drugim oknie dialogowym Kreator raportów na liście po lewej stronie dwukrotnie kliknąć na nazwie pola, według którego mają być grupowane dane (tu: KOD DZIAŁU) — pole zostanie umieszczone w odpowiednim miejscu podglądu grupowania po prawej stronie okna dialogowego.

* Nacisnąć przycisk Dalej.

» W trzecim oknie dialogowym Kreator raportów z listy oznaczonej numerem l wybrać pole, według którego mają być sortowane dane w ramach grupy (tu: WYPOSAŻENIE).

» Nacisnąć przycisk Dalej.

» W kolejnym oknie dialogowym Kreator raportów należy wybrać układ raportu (tu: Kro­kowy) oraz jego orientację na stronie (tu: Pionowa).

» Nacisnąć przycisk Dalej.

» W następnym oknie dialogowym Kreator raportów na liście stylów zaznaczyć pozycję Firmowy.

» Nacisnąć przycisk Dalej.

» W ostatnim oknie dialogowym Kreator raportów wpisać tytuł raportu (tu: Wyposażenie wedlug działów).

* Nacisnąć przycisk Zakończ.

Przed naciśnięciem przycisku Zakończ można zawsze powrócić do poprzednich okien dialogo wych Kreatora raportów (naciskając przycisk Wstecz) i dokonać zmiany parametrów tworzone go raportu.

Po utworzeniu raportu, jego postać wynikowa zostaje wyświetlona w oknie podglądu (zo bacz rysunek 2.47). Nota bene projektanci Accessa mogliby pokusić się o mniej obrzydliwe efe

kty pracy Kreatora raportów, tym bardziej, że do Kreatora formularzy nie można mieć żadnych zastrzeżeń w kwestii estetyki jego produktów.

Wyposażenie	według działów
KOD DZIAŁU	ln'POS.'iZEN!E
AD	modem Pentium
CH	druVatka laserom kalkulator TDF 45 Pertium
ES	druk aika laserowa kalkulator TDF 45 Pentium

Rys. 2.47. Fragment raportu grupującego

Utworzony raport należy zapisać na dysku. » Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz.

Raport tworzony przez Kreator raportów jest zapisywany pod nazwą wpisaną jako tytuł raportu. Należy dokładnie obejrzeć wynikową postać raportu.

• Jeśli zachodzi taka potrzeba, to należy zmaksymalizować okno podglądu, naciskając przy­ cisk Maksymalizuj D|.

• Przewinąć bieżącą stronę raportu za pomocą paska przewijania pionowego — zwrócić uwagę na grupowanie wyposażenia według działów i alfabetyczne posortowanie sprzętu w ramach każdej grupy.

• Na pasku narzędzi Podgląd wydruku nacisnąć przycisk Powiększenie j^O.

• Obejrzeć wszystkie informacje umieszczone w raporcie.

•

Podsumowania w raporcie

Ćwiczenie 2.72

Wyświetlić raport Wyposażenie według diialów w oknie projektowym. Zapoznać się z ele­mentami składowymi raportu.

* Z menu Widok wybrać polecenie Widok Projekt lub na pasku narzędzi Podgląd wydru­ ku nacisnąć przycisk Widok & i j.

•

W bieżącym raporcie występuje dodatkowo część zatytułowana KOD DZIAŁU - nagłó­wek. Ma to związek zgrupowaniem informacji według określonego kryterium (tu: według dzia­łów firmy reprezentowanych przez pole KOD DZIAŁU). W nagłówku grupy występuje naj­częściej tytuł kolumny, w której są wyświetlane nazwy poszczególnych grup (tu: kody działów), w stopce grupy natomiast umieszcza się podsumowanie grupy (czyli takie informacje, jak na przykład liczba elementów grupy).

W raporcie Wyposażenie według działów brak części KOD DZIAŁU - stopki). W nas­tępnym ćwiczeniu należy dodać tę część do raportu, a następnie umieścić w niej dodatkowe podsumowanie wyposażenia w każdym dziale.

Ćwiczenie 2.73

1. Dolączyć do raportu Wyposażenie weellug działów część KOD DZIAŁU - stopka.

2. W części KOD DZIAŁU - Stopka umieścić liczbę sztuk wyposażenia t/la każdego dzialu.

3. Wyświetlić podgląd raportu.

4. Zapisać zmieniony raport pod obecną nazwą, a następnie zamknąć go.

Aby dodać do projektu raportu część KOD DZIAŁU - stopka, należy wykonać podane czynności.

» Z menu Widok wybrać polecenie Sortowanie i grupowanie. W oknie dialogowym Sor­towanie i grupowanie kliknąć w komórce Stopka grupy, a następnie z listy wybrać po­zycję Tak.

Wszelkie podsumowania dotyczące grup definiuje się w zwykle w części Nazwa grupy -

* stopka. Trzeba odpowiednio dopasować rozmiar tej części, aby mc; w niej umieścić potrzeb­ ne formanty. W tym celu należy wykonać podaną czynność.

» Odpowiednio przeciągnąć dolną krawędź obszaru KOD DZIAŁU - stopka.

Teraz można przystąpić do dołączenia pola z wyrażeniem zliczającym element}' wyposa­żenia.

• Na pasku narzędzi Przybornik nacisnąć przycisk Pole tekstowe abjj.

• W stopce grupy (wskaźnik myszy przybiera kształt plusa z symbolem pola tekstowego) narysować prostokąt — należy dążyć do takiego rozmieszczenia dołączanych elementów, jak na rysunku 2.48.

• Kliknąć na polu tekstowym, a następnie na słowie Niezwiązany — słowo zniknie i poja­ wi się punkt wstawiania.

• Wpisać wyrażenie podsumowujące (tu: =Policz([WYPOSAŻEME])).

Na zakończenie należy zapisać zmieniony projekt pod obecną nazwą, sprawdzić popraw­ność dokonanych zmian w oknie podglądu i zamknąć raport.

» Na pasku narzędzi Projekt raportu nacisnąć przycisk Zapisz Gf|.

» Na pasku narzędzi Projekt raportu nacisnąć przycisk Podgląd wydruku Ej.

» Obejrzeć raport w skali 1:1, zwrócić uwagę na podsumowanie na końcu każdej grupy.

» Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

* •

Po wykonaniu wszystkich ćwiczeń z podrozdziału „Raporty", w oknie bazy danych na liś­cie raportów znajdują się cztery pozycje (zobacz rysunek 2.49).

Rys. 2.48. Projekt raportu po wprowadzeniu podsumowania grupy

Wyrażenie musi rozpoczynać się od znaku równości (=). Operatory podstawowych dzia­łań arytmetycznych to:

* (gwiazdka) — mnożenie, / (ukośnik) — dzielenie, + (plus) — dodawanie, -(minus) —odejmowanie.

W wyrażeniach obliczających można stosować funkcje. Postać zapisu funkcji jest nastę­pująca: nazwa funkcji(argument).

Argument funkcji musi być ujęty w nawiasy okrągłe. Argumentem może być nazwa pola, na przykład =Suma([premia]) lub wyrażenie, na przykład =Suma([pensjaJ*l,2).

Podstawowe funkcje to:

• Suma — wyznacza sumę;

• Średnia — wyznacza średnią arytmetyczną;

• Minimum — wyznacza wartość najmniejszą;

• Maksimum — wyznacza wartość największą;

• Policz — wyznacza l iczbę elementów.

Jeśli w wyrażeniu występuje nazwa pola, to musi być ona ujęta w nawiasy kwadratowe.

Do pola obliczeniowego jest automatycznie dołączana etykieta (tu: TekstlO), którą należy zmodyfikować odpowiednio do własnych wymagań.

• Kliknąć w polu etykiety z napisem TekstlO. » Wpisać nowy tekst (tu: Liczba sztuk).

» Za pomocą znaczników określić rozmiar i położenie etykiety.

Rys. 2.49. Lista raportów utworzonych w ramach ćwiczeń z podrozdziału .Raporty*

---