Przedmiot: Pisanie wniosków o dofinansowanie z UE

Ćwiczenie 3

Temat: Pisanie projektu cz. 2 - planowanie działań: harmonogram działań, matryca logiczna.

Cel ćwiczenia: Celem ćwiczenia jest zapoznanie studentów z kolejnymi etapami tworzenia projektu: sporządzaniem harmonogramu działań i matrycy logicznej projektu.

Wprowadzenie:

Naturalnym zachowaniem przy opracowywaniu projektu jest to, że chcąc rozwiązać problem zastanawiamy się przede wszystkim nad konkretnymi posunięciami. Logika projektowa narzuca nam jednak inny schemat postępowania: najpierw analiza problemu, potem wyznaczenie celu - i dopiero kiedy mamy to zrobione -planowanie działań. Taka droga pozwala nam uniknąć kilku kluczowych błędów popełnianych często przy tworzeniu projektów, a potem podczas pisania wniosków:

• schematyczności działań,

• podejmowania działań, na które nie ma rzeczywistego zapotrzebowania,

• podejmowania działań, które nie są adekwatne do istoty problemu.

Ponieważ analiza problemu, którą wykonaliśmy była rzetelna, a na jej podstawie wyznaczyliśmy konkretne cele, możemy spokojnie zastanowić się nad działaniami.

Podstawą do ich planowania jest cel. który opracowaliście na ostatnich zajęciach.

Przebieg ćwiczenia:

1. Wprowadzenie

2. Zapoznaj się z informacjami wstępnymi o tworzeniu harmonogramu działań
   w projekcie (załącznik 1).

3. Skoryguj tabelkę wykonaną na poprzednich zajęciach umieszczając w niej wszystkie niezbędne informacje, korzystając z załącznika 2

4. Przeanalizuj przykładowy harmonogram szkoleń (załącznik 3).

5. Sporządź szczegółowy harmonogram swojego projektu - OPIERAJ SIĘ NA SWOICH DANYCH!!! na odpowiednim formularzu (załącznik 4)

6. Opisz strukturę swojej firmy (określ osoby biorące udział w realizacji szkoleń)

7. Przeanalizuj przykładowy zakres odpowiedzialności poszczególnych osób w trakcie realizacji projektu (załącznik 5).

8. Określ zakres odpowiedzialności poszczególnych osób w trakcie realizacji projektu (załącznik 6).

9. Przedstaw wykonane zadania Prowadzącemu

10. Podsumowanie ćwiczenia

Załącznik 1 Informacje wstępne o tworzeniu harmonogramu projektu

Działania w projektach dotyczących szkoleń są uzależnione od tematu i grupy odbiorców. Można jednak spróbować skatalogować metody, które są najczęściej „używane” przy tego typu projektach:

• warsztaty, szkolenia,

• spotkania, konsultacje

• konferencje, seminaria, wykłady, debaty,

• staże, wizyty studyjne,

• zajęcia z grupami odbiorców, dostosowane do specyfiki projektu(rehabilitacyjne, sportowe itp.),

• ekspertyzy, badania,

• wydawnictwa (broszury, czasopisma, książki),

• media: strony internetowe, programy radiowe, telewizyjne, artykuły prasowe,

• kampanie społeczne,

• wystawy,

• imprezy dla grup odbiorców (np. plenerowe), konkursy.

Nasz cel to zwiększenie wiedzy. Zastanówmy się zatem najpierw, jakie są możliwe metody jego osiągnięcia. Wiedzę możemy zwiększać:

• organizując szkolenia, warsztaty,

• proponując uczestnictwo w wykładach i konferencjach,

• organizując wyjazdy studyjne, staże,

To jest katalog metod, które mogą zostać użyte w naszym projekcie.

Planując działania w projekcie musisz odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Co będziesz prowadzić (szkolenia, konferencje, konsultacje), w jakich terminach (weekendy, godziny popołudniowe), skala (liczba sesji szkoleniowych), jaki będzie sposób ich przeprowadzenia, jak dużo czasu potrzebujesz na ich przeprowadzenie, jakie zasoby są Ci potrzebne (ludzie, pieniądze)?

To są podstawowe informacje o planowanych działaniach. Zarówno konferencja, jak i szkolenia wymagają przygotowania. Każde działanie w projekcie powinno zawierać element przygotowania i podsumowania. Pomocny do tego będzie harmonogram projektu, w którym zaplanujemy czas dla poszczególnych działań.

Określając cel projektu, wyznaczyliśmy już czas, w jakim chcemy go osiągnąć. Uwzględnij to tworząc harmonogram. Analizując przykładowy harmonogram zauważysz zapewne, że w tabeli nie ma nazw miesięcy. Harmonogram uwzględnia 12 miesięcy realizacji projektu, jednak nie wskazuje, w jakim konkretnym miesiącu i jakiego roku projekt się rozpocznie. Ten harmonogram mówi nam tylko o tym, ile czasu musimy przeznaczyć na wykonanie określonych zadań. Niezależnie czy projekt zaczniemy w styczniu, czy w lutym.

Rozdzielenie kolumn na kolejne przedziały czasowe zależy od czasu trwania projektu oraz intensywności działań. Jeżeli projekt trwa kwartał - lepiej w harmonogramie rozpisać czas realizacji zadań na tygodnie. Jeżeli trwa kilka lat - lepiej zastosować kwartał.

W harmonogramie nie wskazujemy konkretnych dat realizacji działań (np. dokładnego terminu szkolenia), ale orientacyjne terminy ich rozpoczęcia i zakończenia. To ważne dla zachowania elastyczności projektu. Takie szczegółowe, robocze harmonogramy wprowadzamy dopiero w czasie realizacji projektu, a nie podczas jego wstępnego planowania.

W każdym działaniu uwzględnić musimy czas jego przygotowania i podsumowania. Przygotowanie konferencji wiąże się z innymi zadaniami niż przygotowanie szkoleń, dlatego dla każdego działania odrębnie określamy, ile czasu będziemy potrzebowali na jego przygotowanie.

Warto w tym miejscu podkreślić, że metody, które wybieramy mogą mieć swoją specyfikę przygotowań. Na przykład, planując wydanie publikacji, musimy zarezerwować czas na znalezienie autorów, napisanie tekstów, skład i druk publikacji oraz dystrybucję. W przypadku imprez - zwłaszcza masowych - musimy mieć czas na znalezienie, zaproszenie i omówieni warunków z osobami występującymi, na zaangażowanie ochrony, wystąpienie o stosowne pozwolenia, czy też rezerwację sali z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeżeli na etapie planowania pominiemy przygotowania, może się okazać, że w trakcie realizacji najzwyczajniej zabraknie nam czasu. A wówczas projekt lub pojedyncze działanie nie będzie mogło być wykonane lub znacznie się opóźni.

W projekcie zdecydowaliśmy się na szkolenia. Należy pamiętać, że wymagają one rzetelnego zbadania potrzeb szkoleniowych odbiorców. Nie trzeba robić takiej analizy na tym etapie planowania projektu, ale musimy przewidzieć w harmonogramie czas na opracowanie pytań, ich rozesłanie, zebranie odpowiedzi, a potem ich analizę. Przy składaniu wniosku powinniśmy umieć uzasadnić katalog proponowanych tematów szkoleniowych oraz liczbę sesji szkoleniowych. Wstępne badanie potrzeb powinno być zatem przeprowadzone przed złożeniem wniosku.

Gdy to wszystko uwzględnimy mamy gotowy harmonogram działań w projekcie.

Wszystkie działania w projekcie należy logicznie ponumerować. Ta numeracja pozwoli nam odwoływać się do konkretnych poddziałań w dalszej części projektu. Zastosowanie tej techniki pomaga zachować spójność w opisie kolejnych elementów projektu (np. budżetu lub rezultatów).

Zaznaczone kratki powinny wskazywać, w którym miesiącu realizowane będzie działanie.

Szczegółowy harmonogram działań powinien uwzględniać także podział obowiązków między osoby, które planujemy zaangażować do projektu. Przy każdym z działań (i ewentualnie poddziałań) powinniśmy dopisać, kto będzie odpowiedzialny za jego realizację. Na tym etapie nie musimy wyznaczać, kto wykona dane zadanie, jedynie kto odpowiada za to wykonanie. Wskazujemy stanowiska, a nie konkretne osoby z imienia i nazwiska. Oczywiście w niewielkich projektach często odpowiedzialność za wykonanie poszczególnych zadań spada głównie na koordynatora. Przy większych projektach struktura odpowiedzialności jest bardziej skomplikowana.

Dobre zaplanowanie działań jest kluczem do spokojnej i rzetelnej realizacji projektu. Lepiej poświęcić więcej czasu na planowanie, niż potem mieć kłopoty z czasem. Nerwowa atmosfera przy pracy nie służy nikomu.

Załącznik 2. Przykładowy zarys działań mających prowadzących do realizacji celu projektu

Działanie	Liczba, skala	Sposób przeprowadzenia/ tematyka
Konferencja	Jednodniowa konfe­rencja dla ok. 60 osób.	• Temat: Zarządzanie organizacją społeczną; • konferencja promuje projekt, • w programie 3 panele dyskusyjne z udzia­łem ekspertów, • uczestnikami są przedstawiciele słupskich organizacji.
Szkolenia	2 cykle szkoleń, skła­dające się z 6 sesji szkoleniowych dla 2grup szkoleniowych.	• Szkolenia poprzedzone badaniem potrzeb, • prowadzone przez trenerów z zewnątrz or­ganizacji, • szkolenia weekendowe lub popołudniowe, • trwają od godz. 8 do 16, • dotyczą zarządzania organizacją, • szczegółowy zakres tematyczny opracują trenerzy na podstawie potrzeb szkoleniowych.

Załącznik 3 Przykładowy harmonogram szczegółowy realizacji celu projektu

Nazwa Działania

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

1. Konferencja

1.1 Opracowanie programu konferencji

1.2 Zaproszenie panelistów na konferencję

1.3 Zaproszenie uczestników konferencji

1.4 Opracowanie materiałów konferencyjnych

1.5 Przeprowadzenie konferencji

1.6 Wydanie materiałów pokonferencyjnych

2. Szkolenia

2.1 Badanie potrzeb szkoleniowych

2.2 Zaproszenie trenerów

2.3 Rekrutacja uczestników szkoleń

2.4 Organizacja szkoleń

2.5 Ewaluacja szkoleń

3. Promocja projektu

3.1 Opracowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych (ulotka, inf. Prasowa)

3.2 Bieżące kontakty z mediami

4. Ewaluacja projektu

4.1 Opracowanie raportu z ewaluacji działań

Załącznik 4 Formularz harmonogramu szczegółowego realizacji celu projektu

Nazwa Działania

Załącznik 5 Przykładowy zakres obowiązków podczas realizacji projektu

Nazwa Działania

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

Odpowiedzialny

1. Konferencja

2. Szkolenia

3. Promocja projektu

4. Ewaluacja projektu

Załącznik 6 Formularz zakresu obowiązków podczas realizacji projektu

Nazwa Działania

---