KODEKS ETYKI
Drodzy Koledzy!
Jednym z głównych powodów sukcesu i uznania, jakie osiągnęła Grupa MOL, to jej pracownicy: doskonała wydajność i zaangażowanie wysoko wykwalifikowanego personelu. Od wielu lat szczycimy się poszanowaniem zasad etyki w spółkach Grupy MOL, kulturą i stylem działania, jaki wypracowaliśmy. Cele strategiczne naszych spółek są oparte na solidnych podstawach etycznych, które wzmacnia codzienne zachowanie pracowników. Grupa MOL pragnie, aby wszyscy pracownicy zapoznali się z zakresem i treścią naszego Kodeksu etyki, który jest regularnie aktualizowany i opiera się na bogatych tradycjach. Pragniemy, aby wszyscy pracownicy w codziennym życiu i pracy realizowali wartości i wymogi zawarte w Kodeksie.
Kodeks etyki, jako zbiór norm i zasad, zawiera wytyczne dotyczące rozwiązywania problemów etycznych. Wyrażone w nim wartości oraz odpowiednie przepisy dotyczą każdego pracownika i zleceniobiorcy Grupy MOL.
Kodeks etyki nie może udzielać odpowiedzi na każde konkretne pytanie, jest tylko jednym z elementów w ogólnym systemie kultury etycznej firmy, w którym kluczową rolę odgrywa także osobisty przykład i wzorowe zachowanie przełożonych, poszanowanie przez nich wartości korporacyjnych, w trakcie podejmowania decyzji i ogólnie w działaniu. Wystarczy jeden nieodpowiedzialny pracownik, aby podważyć zaufanie do Grupy MOL, w związku z czym ściśle stosujemy zasadę, że każde naruszenie Kodeksu etyki MOL pociąga za sobą konsekwencje.
Dlatego też Kodeks formułuje określone oczekiwania i wymogi. Należy nie tylko działać zgodnie z nimi, lecz także uważnie nadzorować i kontrolować ich przestrzeganie przez innych.
Ochrona wartości określonych w Kodeksie leży w naszym wspólnym interesie. W dłuższej perspektywie możemy sprostać wyzwaniom konkurencji na rynkach, na których prowadzimy działalność, wyłącznie jeżeli będziemy w pełni identyfikować się z wymogami wynikającymi z odpowiedzialności moralnej - na poziomie poszczególnych pracowników i całej firmy. Dobre imię firmy możemy chronić wyłącznie przez nienaganne prowadzenie działalności i ścisłe przestrzeganie przepisów prawa. Nasze obowiązki w tym zakresie nie ograniczają się do terenu i zakresu działalności MOL - oczekujemy także od kontrahentów, tak samo jak od pracowników, przestrzegania zasad zawartych w Kodeksie i jesteśmy gotowi przekazywać swe kluczowe wartości innym firmom.
Mamy wspólny cel: wzmocnić fundamenty etyczne naszej działalności gospodarczej.
Zachęcamy wszystkich pracowników MOL do połączenia wysiłków, abyśmy mogli osiągnąć ten wspólny cel.
Zsolt Hernádi
prezes
Györgi Mosonyi
dyrektor generalny
I. O KODEKSIE
Kodeks etyki Grupy MOL opisuje możliwe przypadki naruszenia Kodeksu, z jakimi mogą mieć do czynienia pracownicy, pomaga rozpoznać problemy etyczne i rozwiązywać je, objaśnia, jak zgłaszać nieetyczne postępowanie. Niektóre rozdziały i zagadnienia mogą być bardziej istotne dla danego działu czy stanowiska niż inne. Jednak pojedynczy przypadek naruszenia zasad rzetelności może narazić na szwank z trudem wypracowane dobre imię firmy i podważyć zaufanie publiczne - dlatego każdy pracownik Grupy MOL ma obowiązek zapoznać się z całym Kodeksem. Kodeks został przyjęty przez zarząd spółki i stanowi wyraz zaangażowania w kulturę organizacyjną promującą etycznie postępowanie i przestrzeganie prawa.
Pracownicy Grupy MOL winni być świadomi, że:
- W Kodeksie nie można przewidzieć wszystkich możliwych sytuacji i omówić szczegółowo wszystkich zagadnień. Jeżeli sytuacja jest niejasna, pracownik powinien zwrócić się o zalecenia przed podjęciem działania. Por. rozdział III Kodeksu - zadawanie pytań i zgłaszanie problemów.
- Wiele zagadnień poruszonych w Kodeksie objaśniono bardziej szczegółowo w różnych regulaminach Grupy.
- Zapoznanie się z Kodeksem nie może zastąpić przestrzegania konkretnych regulaminów i procedur.
- Kodeks nie musi uwzględniać wszystkich obowiązujących wymogów prawa. Bardziej surowe przepisy czy wymogi mają pierwszeństwo przed zaleceniami zawartymi w Kodeksie. Gdy obowiązujące wymogi prawa są sprzeczne z normami przedstawionymi w Kodeksie, pracownicy mają obowiązek zwrócić się o wskazówki przed podjęciem działania.
Kodeks ma zastosowanie do wszystkich spółek Grupy MOL, ich zarządów, spółek zależnych i podmiotów, w których Grupa bezpośrednio lub pośrednio posiada bądź kontroluje ponad 50% udziałów w kapitale lub praw głosu, a także do kierownictwa i pracowników firmy. Kodeks obowiązuje również przedstawicieli i pełnomocników spółki, w tym doradców. Kodeks ma także zastosowanie do wszystkich zleceniobiorców (wykonawców i dostawców) spółek Grupy MOL.
Układ Kodeksu etyki odpowiada podziałowi zainteresowanych osób na podstawowe grupy. Rozdział II przedstawia normy i zasady w podziale na grupy, dla których dany problem etyczny jest istotny. Kodeks obejmuje następujące zainteresowane grupy i problemy etyczne:
- odbiorcy,
- udziałowcy (przejrzystość informacji finansowej, rachunkowość, majątek spółki, własność intelektualna i ochrona informacji, obrót papierami z wykorzystaniem informacji poufnych [insider trading], systemy cyfrowe),
- pracownicy (unikanie dyskryminacji, prawo do informacji i wyrażania opinii, molestowanie, prywatność i tajemnica pracownika, praca dzieci i praca przymusowa),
- bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona środowiska,
- społeczności lokalne i społeczeństwo obywatelskie,
- dostawcy, kontrahenci (sprzeczność interesów),
- konkurencja.
Rozdział III Kodeksu opisuje sposób zgłaszania wątpliwości etycznych przez pracowników Grupy MOL oraz zawiera informacje, do kogo zwracać się z problemami etycznymi. Podaje także informacje o Radzie Etyki Grupy MOL.
Niniejszy Kodeks, zaktualizowany w 2006 r., zastępuje wszystkie poprzednie wersje kodeksów etyki w spółkach Grupy MOL.
II. ZAANGAŻOWANIE I WYMOGI ORGANIZACYJNE, NORMY ZACHOWANIA INDYWIDUALNEGO
ODBIORCY
Uczciwe i rzetelne podejście do odbiorców (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych), spełnienie ich oczekiwań i potrzeb jest warunkiem nawiązania efektywnych i trwałych relacji.
Dlatego pracownicy MOL mają obowiązek:
- zwracać uwagę na potrzeby klientów, stale nadzorować, oceniać i usprawniać produkty, usługi, technologie i procedury, aby zapewnić jakość, bezpieczeństwo i nowatorstwo na każdym etapie opracowania, produkcji i dystrybucji,
- stosować najwyższe standardy postępowania w trakcie kontaktów z klientami,
- przekazywać terminowo rzetelne, prawdziwe i wyczerpujące informacje o naszych produktach i usługach,
- przestrzegać zasad komunikacji we wszelkich pismach adresowanych do odbiorców zewnętrznych,
- przedstawiać prawdziwe informacje we wszystkich pismach wychodzących.
AKCJONARIUSZE
Naszym obowiązkiem jest ochrona inwestycji akcjonariuszy i zapewnienie długoterminowego zwrotu z kapitału, na konkurencyjnym poziomie w porównaniu z czołowymi spółkami branży.
Przejrzystość informacji finansowej; rachunkowość
Przekazujemy wszystkim akcjonariuszom pełne i przejrzyste informacje oraz zwracamy uwagę na zgłaszane przez nich uwagi. Ściśle przestrzegamy obowiązujących przepisów o obrocie papierami wartościowymi i rzetelnie przedstawiamy działalność firmy w sprawozdaniach finansowych.
Pracownik Grupy MOL jest zobowiązany:
- zadbać, aby wszystkie transakcje były właściwie zatwierdzone, rzetelnie i wyczerpująco udokumentowane i aby nie prowadzono i nie tworzono żadnych nieujawnionych kont, funduszy lub aktywów,
- współpracować z rewidentami wewnętrznymi i zewnętrznymi Grupy, przekazywać im rzetelne informacje, a na żądanie umożliwić im nieskrępowany dostęp do personelu i dokumentacji,
- pod żadnym pozorem nie wprowadzać świadomie fałszywych lub mylących danych do sprawozdań, ksiąg rachunkowych bądź rozliczeń kosztów,
- pod żadnym pozorem nie fałszować danych finansowych i innych,
- pod żadnym pozorem nie próbować skłaniać innych do czynności naruszających rzetelność ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych Grupy MOL.
Majątek spółki
Pracownik Grupy MOL:
- jest osobiście odpowiedzialny za ochronę majątku Grupy MOL przed szkodami, niedozwolonym użyciem i marnotrawstwem,
- nie może korzystać z wyposażenia lub urządzeń spółki dla własnych celów bez pisemnej zgody pracodawcy. Wydany pracownikowi sprzęt przenośny czy służący do pracy w domu (np. laptopy i telefony komórkowe) pozostaje własnością Grupy MOL. Należy o taki sprzęt odpowiednio dbać, tak samo jak o inny majątek Grupy MOL,
- nie powinien podejmować własnej działalności w miejscu pracy. Wszyscy pracownicy mają obowiązek poświęcać czas pracy na wypełnienie obowiązków służbowych.
Własność intelektualna i inne informacje chronione
W Grupie MOL regularnie powstają cenne, poufne pomysły, strategie i innego rodzaju informacje handlowe stanowiące własność intelektualną, która podlega ochronie. Informacje te są efektem wysiłku Grupy MOL, a przepisy prawa umożliwiają spółce ich ochronę przed wykorzystywaniem przez osoby z zewnątrz.
Pracownik Grupy MOL nie może:
- wnosić do Grupy MOL ani wykorzystywać informacji poufnych, w tym plików komputerowych, pochodzących od poprzednich pracodawców lub innych osób trzecich,
- zapisywać oprogramowania bez licencji na żadnym z komputerów Grupy MOL,
- przyjmować i wykorzystywać informacji poufnych pochodzących od innych osób bez wyraźnej zgody Wydziału Prawnego Grupy MOL,
- korzystać z materiałów objętych prawem autorskim lub znaków towarowych osób trzecich (na przykład części nagrań dźwiękowych, filmowych, rozpowszechnianych w Internecie lub przez radio) w tworzonych materiałach bez wyraźnego zezwolenia osoby, która dysponuje prawami autorskimi,
- świadomie naruszać ważnych patentów osób trzecich.
Wolno kopiować wyłącznie dokumenty i materiały (w tym oprogramowanie), które nie podlegają ochronie na podstawie prawa autorskiego albo dokumenty i materiały objęte ochroną po uzyskaniu wyraźnej zgody posiadacza praw.
Wykorzystanie informacji wewnętrznych w obrocie papierami wartościowymi (insider trading)
Grupa MOL przestrzega zasady uczciwego obrotu papierami wartościowymi notowanymi na giełdzie. Obrót papierami wartościowymi z wykorzystaniem wewnętrznych informacji poufnych stanowi przestępstwo w większości krajów, w których prowadzimy działalność. Dlatego wymagamy nie tylko ścisłego przestrzegania obowiązującego prawa, lecz także unikania choćby pozorów wykorzystania informacji wewnętrznych w obrocie czy niedozwolonego doradztwa. Niedozwolony obrót z wykorzystaniem informacji wewnętrznych obejmuje inwestycje, których wartość jest zależna od ceny akcji lub innych papierów wartościowych. „Informacje wewnętrzne” oznaczają istotne informacje dotyczące bezpośrednio lub pośrednio Grupy MOL, jej papierów wartościowych oraz innych spółek i papierów wartościowych, które nie są dostępne publicznie. Informacja jest istotna, gdy racjonalny inwestor uznałby ją za ważną w trakcie podejmowania decyzji o kupnie lub sprzedaży akcji spółki.
Pracownik Grupy MOL:
- nie może w żadnych okolicznościach kupować ani sprzedawać akcji Grupy MOL i innych spółek, gdy posiada informacje wewnętrzne, nawet gdy „uważa”, że z nich nie korzysta,
- nie może w żadnych okolicznościach ujawniać informacji wewnętrznych osobom spoza spółki bez uprzedniego upoważnienia,
- ma obowiązek zachować ostrożność nawet w kontaktach z innymi pracownikami Grupy MOL i ujawniać informacje wewnętrzne współpracownikom wyłącznie po uzyskaniu pozwolenia, gdy jest to konieczne do wypełnienia obowiązków służbowych,
- ma obowiązek chronić informacje wewnętrzne przed przypadkowym ujawnieniem.
Systemy elektroniczne
Sprzęt i oprogramowanie komputerowe oraz wszelkie informacje w systemach elektronicznych Grupy MOL, a także informacje Grupy zapisane w komputerach domowych i innych systemach elektronicznych nie stanowiących własności Grupy pozostają jej własnością.
Pracownik Grupy MOL ma obowiązek:
- zapoznać się z regulaminem Grupy MOL dotyczącym korzystania z Internetu,
- nie używać systemów elektronicznych spółki do niedozwolonego przesyłania danych,
- w żadnych okolicznościach świadomie nie pobierać, nie zapisywać, nie przesyłać, nie wysyłać i nie publikować ilustracji i tekstów pornograficznych, o treściach wyraźnie seksualnych lub przedstawiających wykorzystywanie seksualne; materiałów propagujących przemoc, nienawiść, terroryzm, nietolerancję wobec innych; materiałów o treści uwłaczającej godności osobistej, obscenicznej lub obraźliwej. W razie przypadkowego otrzymania takiego niedozwolonego materiału - np. za pomocą poczty elektronicznej (spam) - należy go bezzwłocznie skasować.
Zgodnie z regulaminem Grupy MOL dotyczącym ochrony prywatności i danych, a także obowiązującymi przepisami prawa, Grupa może sprawdzać pliki i wiadomości elektroniczne zapisane na serwerach, stacjach roboczych i innych urządzeniach firmy w ramach konserwacji, w związku z potrzebami działalności albo w celu spełnienia wymogów zawartych w przepisach prawa i regulacjach wewnętrznych.
PRACOWNICY
Naszym celem jest tworzenie środowiska pracy opartego na wzajemnym zaufaniu i traktowaniu wszystkich pracowników Grupy MOL z szacunkiem. Zwracamy szczególną uwagę na zawodowy i osobisty rozwój pracowników. Grupa kieruje się zasadą uczciwego wynagradzania za pracę.
Zapobieganie dyskryminacji
Grupa MOL zakazuje dyskryminacji i zapobiega jej. W skład personelu wchodzą obywatele wielu państw. Promujemy zróżnicowanie kulturowe i tworzenie międzynarodowego zespołu.
Pracownik Grupy MOL ma obowiązek:
- nie dyskryminować nikogo z powodu płci, stanu cywilnego, wieku, pochodzenia etnicznego, koloru skóry, przekonań politycznych, niesprawności, religii czy orientacji seksualnej,
- podejmować decyzje wyłącznie na podstawie osiągnięć, wydajności i kwalifikacji oraz innych kryteriów dotyczących pracy,
- budować w miejscu pracy relacje oparte na współpracy, otwartości, zaufaniu, wzajemnym uznaniu i wsparciu,
- wykazywać otwartość i akceptację wobec zróżnicowania kulturowego oraz pomagać kolegom z innych krajów w przystosowaniu się do miejscowych warunków,
- nie publikować i nie rozpowszechniać materiałów lub dowcipów naruszających dobra osobiste osób należących do określonych grup,
- prowadzić działalność polityczną i praktyki religijne wyłącznie poza miejscem pracy,
- stanowczo przeciwdziałać wszelkim formom dyskryminacji.
Molestowanie i napastowanie
Każdy pracownik ma obowiązek tworzyć atmosferę wzajemnego szacunku i zaufania, bez której współpraca i osiąganie dobrych wyników działalności są niemożliwe.
Grupa MOL nie toleruje w swych zakładach i oddziałach żadnych form wykorzystywania i molestowania pracowników, wykonawców, dostawców, klientów i innych zainteresowanych osób.
Pracownik Grupy MOL nie może pod żadnym pozorem:
- zachowywać się w sposób, który można określić jako napastliwy, zastraszający, złośliwy czy obraźliwy,
- dopuszczać się molestowania seksualnego. Molestowanie seksualne jest rodzajem dyskryminacji seksualnej i obejmuje niewłaściwe zachowania, takie jak kontakt fizyczny, uwagi o treści seksualnej, żądanie usług seksualnych i aluzje o charakterze seksualnym. Molestowanie jest aktem dyskryminacji, gdy osoby molestowane mogą zasadnie przypuszczać, że odrzucenie oferty o charakterze seksualnym postawi je w niekorzystnej sytuacji, jeżeli chodzi o zatrudnienie, uzyskanie zlecenia, awans albo gdy tworzy nieprzyjazne środowisko pracy,
- dopuszczać się nękania i molestowania, którego zamiarem lub faktycznym skutkiem jest:
- wytworzenie nieprzyjaznej lub zastraszającej atmosfery w miejscu pracy, także skłaniającej pracowników do podejmowania niedozwolonych działań pod wpływem otoczenia,
- nieuzasadnione zakłócanie wykonania obowiązków służbowych,
- ograniczenie szans zatrudnienia,
- poniżać i naruszać dóbr osobistych innych osób,
- opowiadać i wypowiadać żartów i obelg dotyczących rasy, narodowości, religii, wieku, seksu,
- rozpowszechniać bądź udostępniać materiałów napastliwych, w tym niedozwolonych ilustracji,
- używać danych osobowych w niedozwolony sposób,
- rozpowszechniać złośliwych plotek, korzystać z poczty głosowej, elektronicznej i innych urządzeń elektronicznych do przesyłania informacji uwłaczających lub dyskryminujących.
Ochrona danych osobowych
Grupa MOL chroni poufność danych osobowych pracowników. Kieruje się zasadą gromadzenia i przechowywania wyłącznie tych danych osobowych pracowników, które są konieczne do skutecznego prowadzenia działalności lub wymagane przez przepisy prawa w miejscach prowadzenia działalności.
Dostęp do danych osobowych jest ściśle ograniczony do pracowników firmy, którzy mają odpowiednie upoważnienia i którym informacje te są potrzebne w związku z prowadzeniem działalności. Jeżeli pracownik nie ma upoważnienia lub ważnego służbowego powodu, nie może podejmować prób uzyskania takich informacji. Pracownicy posiadający dostęp do danych osobowych mogą z nich korzystać wyłącznie w celach, w jakich dane zgromadzono oraz mają obowiązek przestrzegać najwyższych standardów zachowania tajemnicy w trakcie korzystania z danych.
Zatrudnianie dzieci i praca przymusowa
Grupa MOL nie toleruje żadnego rodzaju pracy przymusowej i zatrudniania dzieci. Wszyscy pracownicy i dostawcy Grupy MOL mają obowiązek przestrzegać tej zasady w trakcie wykonywania obowiązków.
BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY, OCHRONA ŚRODOWISKA
Zgodnie z zasadą zrównoważonego rozwoju firma stosuje systematyczne podejście do zarządzania bezpieczeństwem, higieną pracy i ochroną środowiska, aby osiągnąć trwały wzrost wydajności. W ramach prowadzonej działalności dążymy do ograniczania zagrożeń dla zdrowia, bezpieczeństwa i środowiska, tworząc bezpieczne warunki pracy oraz usprawniając zarządzanie ochroną środowiska. Podstawowym wymogiem działalności firmy jest podnoszenie jakości. We wszystkich regionach działania firmy wprowadzamy programy ochrony środowiska. W trakcie wszelkich czynności przestrzegamy obowiązujących wytycznych w sprawie technologii i ekologii, promujemy stosowanie bardziej wymagających norm mających na celu ograniczenie oddziaływania firmy na środowisko.
Grupa MOL dąży do zapewnienia wszystkim pracownikom - także zatrudnionym przez inne firmy działające w naszych zakładach i oddziałach - bezpiecznego środowiska pracy, w którym nikt nie jest narażony na zbędne ryzyko. Zdajemy sobie sprawę, że bezpieczne prowadzenie działalności zależy nie tylko od technicznej sprawności wyposażenia, lecz także od kwalifikacji personelu oraz kultury bezpieczeństwa pracy i ochrony środowiska.
Pracownik Grupy MOL ma obowiązek:
- w każdych okolicznościach przestrzegać w miejscu pracy wymogów systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną środowiska,
- zakończyć czynność, która stała się niebezpieczna i zgłosić ten fakt przełożonemu,
- wykonywać wyłącznie prace, do których został przeszkolony, ma kwalifikacje, odpowiedni stan zdrowia oraz gdy jest odpowiednio wypoczęty i skoncentrowany,
- zapoznać się ze sposobem postępowania w nagłych wypadkach w miejscu pracy,
- bezzwłocznie zgłaszać kierownictwu na miejscu wszelkie wypadki, obrażenia, zachorowania, niebezpieczne lub niehigieniczne warunki, niespodziewane zdarzenia, wycieki lub emisję do środowiska, umożliwiając podjęcie natychmiastowych działań w celu usunięcia lub opanowania takich zdarzeń i zapobiegania nim,
- w żadnych okolicznościach nie podejmować pracy pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających bądź osłabiających uwagę, legalnych czy nielegalnych, przepisanych przez lekarza lub nabytych w inny sposób, a także zapobiegać podejmowaniu pracy przez innych pracowników w takim stanie,
- nie posiadać, nie używać i nie handlować zakazanymi środkami odurzającymi i innymi substancjami w pomieszczeniach firmy; zgłaszać przypadki naruszenia tego zakazu przez innych,
- przestrzegać regulacji dotyczących palenia w miejscu pracy.
RELACJE Z WŁADZAMI I ZAANGAŻOWANIE POLITYCZNE
Prowadzimy działalność w dobrej wierze i w uczciwy sposób, przestrzegając wszelkich obowiązujących przepisów prawa i stosując wyłącznie dozwolone metody. Grupa MOL działa jako społecznie odpowiedzialny podmiot w relacjach z organami państwa i władzy, samorządu, społecznością lokalną i społeczeństwem. Grupa opłaca należne podatki i kieruje się zasadą przejrzystości we wszelkich transakcjach finansowych.
Pracownik Grupy MOL nie może pod żadnym pozorem:
- oferować lub przekazywać niedozwolonej zapłaty ani zezwalać na niewłaściwą zapłatę na rzecz urzędnika krajowego lub zagranicznego bądź powiązanej z nim osoby czy podmiotu,
- próbować nakłonić urzędnika krajowego lub zagranicznego do czynności zabronionych prawem,
- oferować i odbierać pieniędzy, prezentów, łapówek, prowizji (i innych korzyści materialnych) w związku z zawarciem transakcji lub udzieleniem zamówienia,
- nakłaniać i pomagać innym w naruszaniu tych zasad,
- wprowadzać w błąd inspektorów i innych urzędników organów władzy lub nadzoru,
- w jakikolwiek sposób utrudniać gromadzenia informacji, danych, oświadczeń lub dokumentów przez upoważnionych urzędników organów władzy lub nadzoru,
- zatajać, zmieniać, niszczyć dokumentów, informacji lub zapisów objętych kontrolą lub badaniem,
- przeszkadzać w udostępnianiu rzetelnych informacji przez innych pracowników.
Działalność polityczna
Grupa nie zabrania pracownikowi angażować się w politykę, lecz działalności politycznej nie wolno prowadzić w imieniu Grupy MOL ani z naruszeniem jej interesów.
Członkowie kierownictwa w Grupie MOL są zobowiązani:
- pozyskiwać informacje zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi lobbingu oraz przestrzegać tego prawa w krajach prowadzenia działalności,
- uzyskać wszelkie istotne informacje o firmie lub doradcy, którzy prowadzą lobbing, przed ich zatrudnieniem. Należy sprawdzić, czy firma lub doradca prowadzą działalność zgodnie z przepisami prawa i czy nie promują przeciwnych interesów na zlecenie innych stron.
Pracownik Grupy MOL ma obowiązek:
- zachować szczególną ostrożność przyjmując funkcje polityczne, a w trakcie takiej działalności:
- nie używać nazwy Grupy MOL,
- nie stwarzać wrażenia, że Grupa MOL popiera jakąkolwiek partię lub ruch polityczny,
- nie przyłączać się do ugrupowań, których cele lub działania są sprzeczne z interesami Grupy MOL,
- nie korzystać z wyposażenia Grupy MOL (tj. telefaksu, komputera, Internetu, telefonu, kopiarki, skanera, papieru firmowego itp.),
- nie może prowadzić działalności politycznej w miejscu pracy.
SPOŁECZNOŚCI LOKALNE I OGÓŁ SPOŁECZEŃSTWA
Grupa MOL w miejscach prowadzenia działalności przyczynia się do wzrostu gospodarczego i ponoszenia stopy życiowej. Nasza służba na rzecz dobra publicznego obejmuje działania zmierzające do poprawy zdrowia publicznego, wspieranie kultury i edukacji.
Dążymy do regularnego przekazywania społeczeństwu pełnych, wyczerpujących i rzetelnych informacji o naszej działalności i zamierzeniach, z wykorzystaniem wszelkich środków przekazu. Naszym celem są pozytywne i profesjonalne relacje z mediami. Grupa MOL prowadzi otwarty, przejrzysty dialog i konsultacje ze społecznościami lokalnymi i przedstawicielami społeczeństwa, którzy są zasadnie zainteresowani naszą działalnością.
Zachęcamy pracowników do wspierania inicjatyw rozwoju społeczności lokalnej i przedsięwzięć obywatelskich.
Pracownik Grupy MOL ma obowiązek:
- w każdych okolicznościach przestrzegać miejscowych przepisów obowiązujących w społeczności i kraju, w których Grupa prowadzi działalność,
- szanować kulturę i różnice w zwyczajach handlowych w takiej społeczności i kraju (jeżeli nie są sprzeczne z zasadami niniejszego Kodeksu),
- rekrutować w miarę możliwości miejscowych wykwalifikowanych pracowników.
DOSTAWCY, KONTRAHENCI
Relacje z dostawcami i innymi kontrahentami opierają się na wzajemnym zaufaniu i poszanowaniu. Wszystkie informacje dotyczące relacji między Grupą MOL a jej dostawcami są traktowane jako tajemnica. Nie nadużywamy pozycji na rynku i dążymy do tworzenia równych warunków dla wszystkich kontrahentów. Ponadto przestrzegamy postanowień podpisanych umów.
W trakcie działania w imieniu Grupy MOL pracownik ma szczególny obowiązek pomóc dostawcy w zrozumieniu wymogów etycznych i zasad przestrzegania prawa w Grupie.
Pracownik jest zobowiązany:
- wybierać dostawców na podstawach merytorycznych, unikać sprzeczności interesów, przyjmowania niewłaściwych prezentów i rozrywek, a także unikać innego rodzaju faworyzowania zleceniobiorców, które może mieć niekorzystny wpływ na wybór oferty,
- wybierać wyłącznie osoby i firmy o dobrej reputacji i niezbędnych kwalifikacjach,
- zawierać transakcje z dostawcami, którzy spełniają obowiązujące wymogi prawa oraz działają w sposób zgodny z zasadami przestrzegania prawa i etyki przyjętymi przez Grupę MOL, a przedstawionymi w niniejszym Kodeksie,
- zwracać uwagę i zgłaszać przełożonym przypadki naruszenia tych wymogów,
- nie żądać i nie przyjmować żadnych korzyści od kontrahentów. Należy przerwać stosunki handlowe z kontrahentem bądź dostawcą, który oferuje takie niedozwolone korzyści i zgłosić fakt przełożonemu,
- zawiadomić przełożonego o otrzymanych zaproszeniach w sprawach handlowych i zadbać o uprzednią akceptację takich zaproszeń. Przełożony ma prawo zadecydować, czy przyjęcie zaproszenia służy osiągnięciu celów działalności Grupy MOL,
- nie przyjmować ofert pokrycia kosztów podróży, wakacji bądź zakwaterowania od kontrahentów, wykonawców zewnętrznych lub firm działających w imieniu Grupy MOL (doradców, przedstawicieli, franczyzobiorców itp.). W określonych przypadkach (np. szkolenie zawodowe, zaproszenie do przeprowadzenia prezentacji) przyjęcie oferty pokrycia kosztów podróży i zakwaterowania jest dozwolone po akceptacji przez przełożonego reprezentującego pracodawcę,
- nie przekazywać osobom trzecim tajemnic przedsiębiorstwa wybranego zleceniobiorcy (proponowane stawki, informacje o wybranej ofercie itp.).
Sprzeczność interesów
Pracownik Grupy MOL jest zobowiązany:
- nie świadczyć osobiście pracy ani usług na rzecz podmiotów zewnętrznych, z którymi zawiera transakcje w ramach zatrudnienia w Grupie MOL,
- ujawnić i uzyskać akceptację dla wszelkich stosunków z konkurentami, klientami i dostawcami, które mogą powodować sprzeczność interesów,
- bezzwłocznie zawiadomić przełożonego i ustalić, czy konieczne jest podjęcie działań, w razie uzyskania informacji o zatrudnieniu bliskiej osoby u konkurenta, klienta lub dostawcy. Generalnie, bliska osoba pracownika nie powinna zawierać żadnych transakcji z nim, z osobami z tego samego działu i jego podwładnymi. Ponadto pracownik nie może mieć wpływu na zatrudnienie, kierowanie, warunki zatrudnienia lub zarządzanie bliską osobą, niezależnie od tego, czy jest ona pracownikiem Grupy MOL czy zleceniobiorcy. Wyjątki wymagają wyraźnej pisemnej zgody przełożonego,
- uzyskać zgodę, na podstawie obowiązujących przepisów prawa i regulaminów wewnętrznych, na przyjęcie stanowiska w zarządzie lub radzie nadzorczej czy objęciem większościowego pakietu udziałów w firmie zewnętrznej. Przed przyjęciem stanowiska w organie innego podmiotu (także organizacji pożytku publicznego) należy każdorazowo uzyskać pisemną zgodę,
- zadbać, aby osobiste inwestycje nie powodowały sprzeczności interesów i nie osłabiały zdolności do podejmowania obiektywnych decyzji w imieniu Grupy MOL. Sprzeczność interesów może wystąpić w przypadku inwestycji w firmach konkurentów, dostawców lub odbiorców. Nabycie „istotnego udziału” w spółce konkurenta, dostawcy lub odbiorcy wymaga uprzedniej pisemnej zgody przełożonego. „Istotny udział” oznacza interes ekonomiczny, który może mieć wpływ na podejmowane decyzje. Określone inwestycje są zabronione:
- zakazane są inwestycje w firmy dostawców, jeżeli pracownik jest zaangażowany w wybór, ocenę, negocjacje z tym dostawcą lub jest przełożonym osoby wykonującej takie obowiązki,
- zakazane są inwestycje w firmy odbiorców, jeżeli pracownik jest zaangażowany w transakcje z tym odbiorcą lub jest przełożonym osoby prowadzącej transakcje;
- zapoznać się z przepisami prawa i regulaminami wewnętrznymi dotyczącymi podejmowania zatrudnienia i wchodzenia w inne stosunki prawne w celu świadczenia pracy poza Grupą MOL. W razie zawarcia takiego stosunku prawnego należy to zgłosić na piśmie przełożonemu reprezentującemu pracodawcę. Przełożony podejmie decyzję, czy dodatkowa praca zagraża zasadnym interesom gospodarczym Grupy.
KONKURENCJA
Grupa MOL aktywnie konkuruje na rynku w wielu dziedzinach działalności gospodarczej, jednak jej aktywność podlega zasadom uczciwej konkurencji oraz przepisom prawa o konkurencji. Prowadzimy wywiad w sprawie konkurencji wyłącznie w sposób dozwolony prawem. Korzystamy wyłącznie z dostępnej literatury, źródeł branżowych i innych opublikowanych źródeł, aby uzyskać ocenę przedsiębiorstw konkurentów, klientów, dostawców, ustalić trendy technologiczne, propozycje aktów prawnych, zmiany w nadzorze, aktualne i planowane strategie. Spółki Grupy MOL są zobowiązane gromadzić takie informacje uczciwie i zgodnie z prawem. Jeżeli ogólna działalność branży ma wpływ zarówno na środowisko naturalne, jak i rozwój społeczności lokalnych, Grupa MOL podejmuje aktywną współpracę z konkurencją w wypełnianiu obowiązków wobec społeczeństwa i środowiska. Grupa MOL korzysta z każdej okazji do upowszechniania przyjętych zasad etyki w ramach organizacji i stowarzyszeń branżowych, organizacji społecznych, krajowych, regionalnych i światowych zrzeszeń popierających zasady trwałego i zrównoważonego rozwoju.
III. ZGŁASZANIE PYTAŃ I PROBLEMÓW
Należy zgłaszać wszelkie zauważone przypadki naruszenia lub możliwość naruszenia Kodeksu etyki Grupy MOL, we własnej pracy, w pracy podwładnych, przełożonych i innych osób. Podobnie należy zwrócić się o poradę w razie niepewności co do właściwego sposobu działania.
W razie problemu etycznego należy się zwrócić w pierwszym rzędzie do przełożonego. Pomoc i poradę można także uzyskać w działach kadrowym i prawnym Grupy. Jeżeli skorzystanie z tych źródeł jest kłopotliwe, można w dowolnym czasie zwrócić się do Rady Etyki Grupy MOL, opisanej poniżej.
Głównym zadaniem Rady Etyki jest zapewnienie przestrzegania Kodeksu przez wszystkich pracowników Grupy MOL.
Rada:
- nadzoruje i upowszechnia jednolite postępowanie dyscyplinarne w przypadkach naruszenia Kodeksu,
- nadzoruje szkolenia i wymianę informacji w sprawach etyki,
- nadzoruje dochodzenia wewnętrzne,
- stale ocenia zagrożenia dla przestrzegania zasad oraz zapewnia wewnętrzne mechanizmy kontrolowania tego ryzyka,
- pomaga pracownikom w przestrzeganiu Kodeksu etyki,
- przekazuje sprawozdania o przestrzeganiu zasad i przepisów dyrektorowi Grupy, zarządowi i radzie.
Dochodzenia i postępowanie dyscyplinarne reguluje kodeks postępowania w sprawach etyki, zawierający odpowiednie procedury. Kodeks udostępnia sekretarz Rady Etyki. W celu zgłoszenia uchybień lub w razie problemu w kontaktach z wyżej wymienionymi osobami, można zwracać się bezpośrednio do Rady Etyki. Dane adresowe Rady są dostępne w CIP/Regulations.
Można także przesłać e-mail pod adres ethicscouncil@mol.hu albo napisać do przewodniczącego Rady: H-1117 Budapest, Október huszonharmadika u. 18.
Rada udostępnia linię telefoniczną z aparatem zgłoszeniowym. Linia działa całą dobę 7 dni w tygodniu. Numer +36 1 464 1725. W kontaktach z Radą można używać własnego języka. Zwracamy uwagę, że dochodzenie przebiega sprawniej, gdy informacje o uchybieniu są bardzo szczegółowe i obejmują także nazwisko zgłaszającego. Anonimowe zgłoszenia są brane pod uwagę wyłącznie, gdy w grę wchodzi bardzo poważne naruszenie Kodeksu.
Pracownik, który w dobrej wierze zwraca się o poradę, zgłasza problem lub uchybienie, postępuje w pełni zgodnie z Kodeksem etyki. Grupa MOL nie toleruje prób odwetu wobec takiej osoby. Próby represji będą podlegały dochodzeniu i spowodują właściwe działania. Wobec osób odpowiedzialnych za odwet wobec pracownika, który zgłosił naruszenie zasad lub inne zagrożenie dla firmy, zostanie zastosowane postępowanie dyscyplinarne. Jeżeli pracownik podejrzewa, że wobec niego lub innej osoby zastosowano odwet za zgłoszenie problemu etycznego lub naruszenia Kodeksu, powinien bezzwłocznie zwrócić się do Rady Etyki.
SPIS TREŚCI
I. CO NALEŻY WIEDZIEĆ O KODEKSIE ETYKI
II. W JAKI SPOSÓB ZGŁASZAĆ PYTANIA I PROBLEMY
III. UŻYTECZNE ADRESY I NUMERY TELEFONÓW
IV. PRZYKŁADY STOSOWANIA KODEKSU ETYKI W PRAKTYCE
I. CO NALEŻY WIEDZIEĆ O KODEKSIE ETYKI
Kodeks etyki Grupy MOL jest zbiorem wytycznych, norm i zasad, których wszyscy pracownicy mają obowiązek przestrzegać w miejscu pracy.
Kodeks umożliwia zapoznanie się z wymaganiami Grupy MOL i sposobem zgłaszania pytań lub problemów.
1. Dlaczego potrzebujemy Kodeksu?
Grupa MOL prowadzi działalność zgodnie przepisami prawa i podstawowymi normami etyki. Nasi pracownicy przyczyniają się do sukcesu firmy nie tylko poprzez wiedzę i wydajność, lecz także tworząc pozytywną opinię o spółce. Naruszenie prawa i podstawowych norm etyki może spowodować poważne straty spółek Grupy MOL, zatem niezmiernie istotne jest prowadzenie działalności przez wszystkie spółki w sposób przejrzysty i etyczny, aby zapewnić trwałe zaufanie ze strony zainteresowanych podmiotów (konsumentów, akcjonariuszy, organów władzy, organizacji pożytku publicznego, społeczności lokalnych itp.). Kodeks nie jest zupełnie nowym dokumentem. Opiera się na poprzednich kodeksach obowiązujących w MOL SA, TVK SA i Slovnaft SA przed wprowadzeniem Kodeksu dla całej Grupy. Celem opracowania nowego Kodeksu było wprowadzenie jednolitego zbioru norm obowiązujących we wszystkich spółkach, na podstawie najlepszych tradycji, a także zapewnienie jednolitego sposobu działania wszystkich spółek Grupy MOL.
Kodeks etyki w Grupie MOL wprowadzono na podstawie dobrowolnej decyzji firmy. Spółki, w których wprowadzono Kodeks, mają nadzieję, że jego pozytywny wpływ na zachowanie pracowników przyniesie korzyści zarówno samym spółkom, jak i innym zainteresowanym osobom. Oczywiście, sam Kodeks nie może regulować zachowań. Przedsiębiorstwa, w tym spółki Grupy MOL, działają w środowisku prawnym, które narzuca ścisłe zasady w wielu dziedzinach.
Kodeks stanowi zatem jedynie dodatek do obowiązujących przepisów prawa: pracownicy firmy mają obowiązek przestrzegać przepisów o ochronie konsumentów, uczciwej konkurencji, ochronie środowiska, warunkach pracy, higienie pracy, rozliczeniach finansowych, równości szans, prawach człowieka i szeregu innych. Kodeks wymaga od pracowników zapoznania się z normami zawartymi w wymienionych przepisach oraz przestrzegania obowiązujących zasad ładu korporacyjnego w MOL.
W trakcie opracowywania Kodeksu dążyliśmy do stworzenia pełnego i wyczerpującego dokumentu, który obejmuje zarówno zagadnienia uregulowane przepisami prawa, jak i innymi regulaminami wewnętrznymi.
2. Kogo dotyczy Kodeks?
Kodeks stwierdza, że jego zakres obejmuje „kierownictwo i pracowników wszystkich spółek Grupy MOL, ich zarządy, spółki zależne, kontrolowane bezpośrednio lub pośrednio poprzez większościowe udziały”. Oznacza to, że Kodeks ma jest jednakowo stosowany i obowiązujący wobec wszystkich pracowników, niezależnie od pozycji w hierarchii służbowej i od kraju pochodzenia.
Grupa MOL, zdając sobie sprawę ze swej kluczowej roli w tworzeniu i pielęgnowaniu kultury etycznej działalności, wymaga przestrzegania postanowień Kodeksu od wszystkich osób i firm, z którymi zawiera umowy, a także od spółek i przedstawicieli Grupy. Oznacza to, że Grupa MOL zamierza współpracować wyłącznie z podmiotami, które spełniają wymogi etyczne Grupy. Oczywiście, nie dysponujemy środkami, aby wprowadzić Kodeks etyki w takich podmiotach. Mamy jednak pewien wpływ i możemy wybierać kontrahentów, którzy nie stwarzają ryzyka naruszenia zasad etyki.
3. Szczególna odpowiedzialność kierownictwa
Kierownictwo nadzoruje i kieruje pracą innych, zatem ponosi szczególną odpowiedzialność za tworzenie i pielęgnowanie kultury etycznego prowadzenia działalności:
- powinno dawać osobisty przykład etycznego postępowania,
- powinno dokładać starań, aby:
- upowszechniać znajomość Kodeksu oraz precyzyjną interpretację i poprawne rozumienie jego postanowień,
- stale nadzorować przestrzeganie zasad etycznych przez pracowników,
- zapewnić przestrzeganie zasad zawartych w Kodeksie i pozostałych dokumentach ładu korporacyjnego,
- pomagać pracownikom, którzy w dobrej wierze zgłaszają wątpliwości dotyczące postanowień Kodeksu i problemy etyczne. Oznacza to także, że podstawowym obowiązkiem kierownictwa jest zapobieganie próbom odwetu wobec pracowników, którzy zgłaszają wątpliwości czy problemy,
- zgłaszać bezzwłocznie właściwym organom problemy etyczne wykraczające poza jego kompetencje lub uprawnienia (por. punkt II).
4. Czy Kodeks obejmuje wszystkie informacje o właściwym postępowaniu?
Kodeks nie może obejmować wszystkich norm zachowania. Dla przykładu, jeżeli przepisy prawa nakładają bardziej surowe wymogi niż Kodeks, takie wymogi mają pierwszeństwo.
Jeżeli obowiązujące prawo, Kodeks etyki lub inne dokumenty ładu korporacyjnego określają różne wymogi dotyczące postępowania, przed podjęciem decyzji należy zasięgnąć porady, korzystając ze źródeł wskazanych w punkcie II.
II. JAK ZGŁASZAĆ PYTANIA I PROBLEMY
1. Obowiązek identyfikowania problemów
Grupa MOL nie spełni przyjętych wymogów, jeżeli pracownicy nie zastosują postanowień zawartych w Kodeksie w codziennej pracy. W naszym wspólnym interesie jest działanie zgodnie z przyjętymi zasadami, dlatego w razie naruszenia lub groźby naruszenia zasad etyki nie wolno ignorować zdarzenia i pozostawiać go bez komentarza. Należy informować pracowników o właściwym postępowaniu lub zwracać się o pomoc w następujących przypadkach:
- wątpliwości dotyczące zasad właściwego postępowania,
- zauważona próba działania lub postępowania w imieniu Grupy MOL w sposób sprzeczny lub naruszający zasady zawarte w Kodeksie,
- podejrzewany zamiar zawarcia nieetycznej transakcji, nawet w dobrej wierze.
2. Gdzie znajdę pomoc?
a. Do kogo się zwrócić?
W naszym przekonaniu kultura organizacyjna Grupy MOL pozwala każdemu pracownikowi zwrócić się do przełożonego z dowolnym zagadnieniem etycznym. Podstawowym obowiązkiem członków kierownictwa jest podejmowanie działań w zgłoszonych sprawach albo - gdy sprawa wykracza poza ich uprawnienia czy kompetencje - przekazanie problemu do właściwego organu spółki. Jeżeli problem etyczny dotyczy osobiście przełożonego, a pracownik uważa, że w związku z tym nie uzyska odpowiedniej pomocy, winien zwrócić się do miejscowego przedstawiciela działu personalnego lub prawnego albo do centralnego działu prawnego Grupy MOL. Jeżeli jednostki te nie podejmują odpowiednich działań, można zwrócić się w dowolnym czasie do Rady Etyki Grupy MOL (dane poniżej).
b. Rada Etyki Grupy MOL
Radę Etyki powołał zarząd. Podstawowym zadaniem Rady jest zapewnienie przestrzegania Kodeksu przez wszystkich pracowników. Nazwiska członków Rady Etyki znajdują się pod adresem CIP/Regulations.
Rada Etyki:
- aktualizuje i publikuje procedury wykonawcze do Kodeksu. Procedury wykonawcze regulują sposób postępowania wobec osób naruszających Kodeks,
- kieruje szkoleniami i przekazywaniem informacji w sprawach dotyczących Kodeksu etyki,
- nadzoruje i kieruje dochodzeniami w sprawie naruszenia zasad etyki,
- prowadzi stałą ocenę zagrożeń dla przestrzegania zasad oraz zapewnia wewnętrzne mechanizmy kontrolowania tego ryzyka,
- pomaga pracownikom w przestrzeganiu Kodeksu etyki,
- przekazuje sprawozdania o przestrzeganiu Kodeksu prezesowi i dyrektorowi naczelnemu Grupy, zarządowi i radzie.
Każdy pracownik i kontrahent Grupy MOL ma prawo zwracać się do Rady Etyki na piśmie lub korzystając z całodobowej linii telefonicznej.
c. Nagrywanie wiadomości
Rada Etyki udostępnia całodobowy aparat zgłoszeniowy, a pracownicy Grupy MOL mogą przekazywać informacje w swych językach ojczystych.
d. Co stanie się z moim zgłoszeniem?
Sekretariat Rady Etyki odsłuchuje nagrania i w razie potrzeby zleca ich tłumaczenie oraz przygotowuje pisemne zawiadomienie o każdym zgłoszeniu dla Rady Etyki. Dokument jest doręczany przewodniczącemu Rady Etyki, który decyduje, czy sprawa wymaga wszczęcia dochodzenia w sprawie naruszenia etyki. (Dochodzenia są uregulowane odpowiednimi postanowieniami procedur wykonawczych. Dokument jest dostępny w sieci wewnętrznej pod adresem CIP/Regulations).
Sekretariat Rady Etyki bezzwłocznie zawiadamia w pierwszej kolejności pracownika zgłaszającego sprawę o podjętej decyzji.
e. Czy mogę zgłosić sprawę anonimowo?
Tak. Zgłoszenia anonimowe są także przyjmowane na piśmie lub na aparat zgłoszeniowy Rady Etyki. Dochodzenia w sprawach naruszenia etyki przebiegają sprawniej, gdy dostępne są wszystkie informacje o sprawie, w tym nazwisko zgłaszającego pracownika. Rada Etyki bada anonimowe zgłoszenia wyłącznie, gdy zachodzi prawdopodobieństwo poważnego naruszenia Kodeksu.
f. Nie tolerujemy represji!
Zgodnie z postanowieniem Kodeksu, „pracownik, który w dobrej wierze zwraca się o poradę, zgłasza problem lub uchybienie, postępuje w pełni zgodnie z Kodeksem etyki. Grupa MOL nie toleruje prób odwetu wobec takiej osoby. Próby represji będą podlegały dochodzeniu i spowodują właściwe działania. Wobec osób odpowiedzialnych za odwet wobec pracownika, który zgłosił naruszenie zasad lub inne zagrożenie dla działalności, zostanie zastosowane postępowanie dyscyplinarne. Jeżeli pracownik podejrzewa, że wobec niego lub innej osoby zastosowano odwet za zgłoszenie problemu etycznego lub naruszenia Kodeksu, powinien bezzwłocznie zwrócić się do Rady Etyki”.
III. UŻYTECZNE ADRESY I NUMERY TELEFONÓW
Rada Etyki Grupy MOL
Adres: 1117 Budapest, Október huszonharmadika u. 18
Numer telefonu (sekretariat Rady Etyki): 20 373, +36 1 464 03 73
Całodobowy aparat zgłoszeniowy: 21 725, +36 1 464 17 25
Komunikacja Korporacyjna
Adres: 1117 Budapest, Október huszonharmadika u. 18
tel. 21 772, +36 1 464 17 72
Ochrona i Bezpieczeństwo
Adres: 1117 Budapest, Október huszonharmadika u. 18
tel. 20 123, +36 1 464 01 23
Audytorzy wewnętrzni
Adres: 1117 Budapest, Október huszonharmadika u. 18
tel. 21 387, +36 1 464 13 87
BHP i Ochrona Środowiska
Adres: 1117 Budapest, Október huszonharmadika u. 18
tel. 21 199, +36 1 464 11 99
Dział Prawny
Adres: 1117 Budapest, Október huszonharmadika u. 18
tel. 21 282, +36 1 464 12 82
IV. PRZYKŁADY STOSOWANIA KODEKSU ETYKI W PRAKTYCE
Poniżej przedstawiamy wybrane przykłady z rzeczywistości, które pomogą zrozumieć normy i zasady określone Kodeksem etyki.
Przykład 1.
Pytanie: Jeżeli mam rozumieć Kodeks etyki w ścisły sposób, nie wolno mi pisać i przesyłać do pracowników humorystycznych wiadomości.
Odpowiedź: Kodeks etyki nakłada następujące ograniczenia na korespondencję w sprawach prywatnych:
- Pracownik nie może korzystać z majątku, urządzeń i sprzętu firmy w celach prywatnych (Majątek spółki).
- Pracownicy nie mogą wyszukiwać, zapisywać, przesyłać i udostępniać: ilustracji, tekstów, filmów i nagrań pornograficznych; materiałów prezentujących w korzystnym świetle przemoc, nienawiść, terroryzm lub nietolerancję wobec innych; materiałów zawierających treści uwłaczające, obsceniczne lub groźby. W razie otrzymania takiej wiadomości, np. pocztą elektroniczną, należy ją bezzwłocznie skasować (Systemy elektroniczne).
- Nie wolno ujawniać i przekazywać dokumentów i żartów, które mogą obrażać uczucia innych (Dyskryminacja).
- Należy powstrzymywać się od żartów i opowieści dotyczących narodowości i grup etnicznych, religii, wieku lub seksu (Molestowanie i nękanie).
Wobec tego korzystanie z poczty firmy do celów prywatnych jest ogólnie zabronione. Ponadto przesyłanie w systemie wiadomości, które mogą urazić inne osoby, jest wyraźnym i istotnym naruszeniem regulaminu.
Przykład 2.
Pytanie: Jeżeli pojawi się wakat na stanowisku w jednostce organizacyjnej, musimy w pierwszym rzędzie rozważyć kandydatury aktualnych pracowników, którzy pracowali należycie i są zatrudnieni nieprzerwanie od co najmniej pięciu lat. Jest wśród nich kilka kobiet, które brały urlopy macierzyńskie w tym okresie. W interesie firmy byłoby wybranie mężczyzny.
Odpowiedź: Kodeks etyki wyraźnie zakazuje wszelkich form dyskryminacji, w tym ze względu na płeć. Podstawowym wymogiem Grupy MOL wobec pracowników jest podejmowanie decyzji, także w sprawach zatrudnienia, wyłącznie na podstawie osiągnięć, wydajności, kwalifikacji i innych czynników ściśle związanych z wykonywaniem pracy.
Przykład 3.
Pytanie: Jeden z pracowników regularnie przysyła mi wiadomości z aluzjami seksualnymi. Gdy spotykamy się osobiście, nawet w obecności innych, wygłasza uwagi o moim wyglądzie. Jest to dla mnie kłopotliwe, lecz nie podejmuję tej sprawy w rozmowach, gdyż obawiam się, że nikt mnie nie poprze po zgłoszeniu sprawy.
Odpowiedź: Zachowanie pracownika nosi cechy molestowania seksualnego w rozumieniu Kodeksu etyki. Kodeks wyraźnie stanowi, że molestowanie seksualne jest rodzajem dyskryminacji ze względu na płeć, a zatem jest surowo zakazane. Molestowanie seksualne może mieć formę niepożądanych ofert lub kontaktu fizycznego, uwag o charakterze seksualnym, udostępniania ilustracji pornograficznych, żądań o charakterze seksualnym. Szczególnie poważnym przypadkiem molestowania jest sytuacja, w której molestowana osoba ma podstawy uważać, że w razie odrzucenia oferty zagrożone będzie jej zatrudnienie, awans lub powstaną nieprzyjazne warunki pracy. W takiej sytuacji można oczekiwać wsparcia ze strony Grupy MOL, która przykłada ogromną wagę do zapobiegania dyskryminacji w miejscu pracy. W tym celu trzeba uświadomić sobie problem i zgłosić przypadek.
Przykład 4.
Pytanie: Pracuję w zespole oceniającej oferty z firm zewnętrznych. Jeden z wykonawców zwrócił się do mnie przez znajomego i zaoferował znaczną kwotę w zamian za „współpracę”. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że muszę odrzucić taką propozycję, jednak zastanawiam się, czy ta firma nadal może zostać kontrahentem Grupy MOL bez mojej „pomocy”.
Odpowiedź: Grupa MOL nie może sobie pozwolić na ryzyko naruszenia jej reputacji przez kontrahentów, którzy nie przestrzegają Kodeksu etyki. Kodeks zabrania przyjmowania korzyści w zamian za niedozwolone „usługi”. Wymaga przy tym czegoś więcej, tzn. stanowi, że każdy taki przypadek należy natychmiast zgłosić właściwemu przełożonemu. Ma on obowiązek podjąć działania zmierzające do przerwania współpracy z kontrahentem, który proponuje niedozwolone korzyści.
Przykład 5.
Pytanie: Będę reprezentować firmę przez pewien czas w kraju, w którym wręczanie prezentów kontrahentom jest tradycją, a odrzucenie prezentu jest uważane za niegrzeczne. Kodeks etyki zabrania przyjmowania takich prezentów. Muszę połączyć interes gospodarczy firmy z wymogami Kodeksu. Co mam zrobić?
Odpowiedź: Jako międzynarodowa grupa spółek, MOL szanuje różnice kulturowe. Takie poszanowanie nie oznacza jednak, że pracownicy Grupy MOL powinni bezkrytycznie stosować się do obyczajów panujących w danej kulturze. Kodeks etyki wyraźnie zabrania przyjmowania prezentów. Jest to kluczowe postanowienie - żaden z kontrahentów nie powinien uważać, że może uzyskać korzyści dzięki wręczeniu prezentu. Dlatego należy w takim przypadku postąpić w następujący sposób:
- Zachowując zasady uprzejmego zachowania, należy powiadomić kontrahenta proponującego prezent, że Grupa MOL nie toleruje przyjmowania takich prezentów.
- Należy zawiadomić bezpośredniego przełożonego o zamiarze wręczenia prezentu. Przełożony zdecyduje, czy zerwanie stosunków z kontrahentem będzie korzystne dla Grupy MOL, czy nie.
Przykład 6.
Pytanie: Pracuję w zespole, którego zadaniem jest wybór nowego dostawcy. Mój kuzyn jest współwłaścicielem jednej z firm składających oferty. Jej oferta jest najlepsza pod każdym względem i dlatego uważam, że w najlepszym interesie Grupy MOL leży wybór tej firmy.
Odpowiedź: Kodeks etyki stanowczo nakazuje unikać sprzeczności interesów. Kodeks stanowi także, że pracownik nie może przyjmować zadania czy stanowiska, które umożliwia mu zatrudnianie, kierowanie lub nadzorowanie bliskich krewnych albo wpływanie na warunki ich zatrudnienia, niezależnie od tego, czy są zatrudniani w Grupie MOL czy w firmie kontrahenta. Należy zatem natychmiast zgłosić sytuację bezpośredniemu przełożonemu i poprosić o zwolnienie z udziału w zespole odpowiedzialnym za projekt.
Przykład 7.
Pytanie: Dowiedziałem się, że zleceniobiorca Grupy MOL zatrudnia pracowników nielegalnie i lekceważy podstawowe zasady bezpieczeństwa pracy. Uważam, że nie możemy współpracować z takim kontrahentem.
Odpowiedź: Należy przekazać informację bezpośredniemu przełożonemu. W żywotnym interesie Grupy MOL leży wybór kontrahentów o dobrej reputacji i odpowiedniej zdolności do wykonania umowy. Staramy się zatrudniać dostawców, którzy w pełni przestrzegają wymogów etycznych określonych przepisami prawa i Kodeksem etyki.
Przykład 8.
Pytanie: Kolega kandyduje do rady miasta. Skopiował ulotki wyborcze na kopiarce w naszym biurze. Nie interesują mnie jego poglądy i ambicje polityczne, jednak nie zgadzam się, aby sprzęt czy majątek firmy był wykorzystywany w działalności politycznej.
Odpowiedź: Kodeks etyki surowo zabrania takich zachowań i przypadek należy natychmiast zgłosić przełożonemu. Oczywiście, nie zabraniamy pracownikom angażowania się w działalność polityczną i sprawowania funkcji politycznych, jednak oczekujemy, że:
- nie będą używali nazwy Grupy MOL w działalności politycznej,
- nie będą stwarzali wrażenia, że Grupa MOL popiera konkretną partię czy ruch polityczny,
- nie będą przyłączali się do ugrupowań, których cele lub działania są sprzeczne z interesem Grupy MOL,
- nie będą używali w tym celu majątku czy sprzętu Grupy MOL (np. telefaksów, komputerów, Internetu, telefonów, kopiarek, skanerów, papieru firmowego itp.).
Wymagamy także od pracowników, aby nie prowadzili działalności politycznej w miejscu pracy.
Przykład 9.
Pytanie: Jeden z moich kolegów regularnie pojawia się w pracy pod wpływem alkoholu. Gdy mówię mu, że jest to niewłaściwe i sprzeczne z zasadami bezpieczeństwa pracy, broni się opowiadając o problemach rodzinnych, które ma zamiar „niedługo rozwiązać”. Jednak trwa to już od sześciu miesięcy.
Odpowiedź: Kodeks etyki wyraźnie stanowi, że nie wolno wykonywać żadnej pracy pod wpływem alkoholu lub środków odurzających. Pracownicy mają także obowiązek zapobiegać podejmowaniu pracy przez inne nietrzeźwe osoby. W tym przypadku należy zgłosić sprawę przełożonemu, który się nią zajmie.
Przykład 10.
Pytanie: Pracuję w kraju azjatyckim, w którym przepisy dotyczące bezpieczeństwa są mniej surowe niż w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Liczba wypadków jest w związku z tym wyższa, jednak wymogi sprawozdawczości są mniej rygorystyczne i statystyki nie odzwierciedlają rzeczywistej sytuacji (tj. wypadki nie zawsze są zgłaszane).
Odpowiedź: Praca w zakładzie czy oddziale Grupy MOL wymaga przestrzegania i dbałości o przestrzeganie przepisów bardziej rygorystycznych niż miejscowe. Kodeks etyki nakazuje również zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy każdemu pracownikowi Grupy MOL oraz pracownikowi kontrahenta, aby nikt nie był narażony na zbędne ryzyko. Jeżeli opisany problem nie dotyczy zakładu Grupy MOL, lecz firmy współpracującej z nami, sens Kodeksu etyki wymaga, aby zawiadomić kontrahenta o tym, że w Grupie MOL i firmach współpracujących należy przestrzegać bardziej surowych wymogów bezpieczeństwa.
Przykład 11.
Pytanie: W pracy potrzebuję oprogramowania, które dostałem od kolegi i skopiowałem do przenośnej pamięci. Firma nie ma tego programu, zainstalowałem go tylko na własnym komputerze i dotąd nikt nie miał problemów z tego powodu.
Odpowiedź: Grupa MOL wymaga, aby pracownicy pobierali i instalowali na komputerach Grupy wyłącznie oprogramowanie, do którego firma nabyła prawa autorskie (tj. zapłaciła opłatę licencyjną). Należy natychmiast usunąć program z komputera. Jeżeli program jest rzeczywiście niezbędny do pracy, należy zwrócić się do przełożonego i złożyć wniosek o zakup licencjonowanej wersji.
Przykład 12.
Pytanie: Szef jednej ze spółek, z którą współpracuję (spoza Grupy MOL), zwrócił się do mnie o przesłanie listy szefów naszych jednostek organizacyjnych (nazwiska i numery telefonów), gdyż pragnie wysłać im bezpośrednio oferty produktów. Dobrze znam tę spółkę i uważam, że szefowie naszych oddziałów byliby zadowoleni z otrzymania ofert.
Odpowiedź: Dane osobowe naszych pracowników stanowią informacje poufne i wyłącznie wyraźnie upoważnione osoby mogą mieć do nich dostęp - nawet w obrębie Grupy MOL - i to tylko w konkretnych celach związanych z działalnością. Jeżeli ktoś nie ma takiego upoważnienia albo konkretnego celu związanego z działalnością Grupy, nie może uzyskać dostępu do danych osobowych. Należy odrzucić prośbę.
Przykład 13.
Problem: Jedna z naszych pracownic zwierzyła ci się, że pracownik kontrahenta zatrudniony w jej dziale regularnie opowiada jej nieprzyzwoite żarty, co jest dla niej bardzo kłopotliwe. Mężczyzna ignoruje jej prośby o powstrzymanie się od opowiadania takich dowcipów, choć wyraźnie oznajmiła, że nie lubi tego rodzaju humoru. W dodatku mężczyzna zaczął dzielić się z innymi uwagami o charakterze seksualnym na jej temat, zawsze bez świadków. Sytuacja jest dla koleżanki bardzo nieprzyjemna i trudna, jednak wolałaby rozwiązać problem osobiście zamiast „zgłaszać” zachowanie mężczyzny jego szefowi i spowodować zwolnienie z pracy. Co poradzisz koleżance?
Odpowiedź: Należy natychmiast zgłosić przypadek przełożonemu lub działowi kadr. Jeżeli koleżanka tego nie zrobi, masz obowiązek sam zgłosić przypadek.
Przykład 14.
Pytanie: Pewnego dnia otrzymałem anonimowy list. Zawierał specyfikacje produktów jednego z naszych konkurentów (których nie ma w publicznie dostępnych bazach danych). W ostatnich miesiącach w firmie tego konkurenta przeprowadzono zwolnienia, dlatego przypuszczam, że jest to zemsta zwolnionego pracownika. Specyfikacja dotarła do nas w dogodnym momencie, gdyż możemy wykorzystać jej część w opracowaniu własnych produktów.
Odpowiedź: Kodeks etyki nie pozwala korzystać z takich informacji. Możemy gromadzić informacje o konkurentach korzystając wyłącznie z legalnych źródeł i kanałów, a produkty opracowujemy wyłącznie na podstawie własnych badań lub informacji nabytych legalnie, także pochodzących ze źródeł dostępnych publicznie. List należy natychmiast przekazać przełożonemu, który podejmie odpowiednie działania.
Przykład 15.
Pytanie: W trakcie pracy dowiedziałem się, że Grupa MOL planuje udzielenie nowego dużego zlecenia firmie informatycznej notowanej na giełdzie. Uważam, że kupno akcji tej firmy byłoby dobrą inwestycją, gdyż po ogłoszeniu zawarcia umowy cena akcji bez wątpienia wzrośnie.
Odpowiedź: Planowana inwestycja jest sprzeczna z postanowieniami Kodeksu etyki oraz przepisami prawa zakazującymi obrotu papierami wartościowymi z wykorzystaniem informacji poufnych (insider trading), które obowiązują w większości krajów. Grupa MOL kieruje się bezwzględną zasadą uczciwego obrotu papierami wartościowymi notowanymi na giełdach. Niedozwolony obrót obejmuje wszelkiego rodzaju transakcje mające na celu osiągnięcie korzyści z wykorzystaniem informacji wewnętrznych (nie udostępnionych publicznie). Niedozwolony obrót obejmuje także kupno i sprzedaż papierów wartościowych lub instrumentów notowanych na giełdzie, których dotyczy informacja wewnętrzna, zarówno przez pracownika posiadającego taką informację, jak i jego pośrednika bądź pełnomocnika.
Przykład 16.
Pytanie: Pracownik zatrudniony w oddziale Grupy MOL (ale nie mój podwładny) spotkał się ze znajomymi i opowiadał o naszym planie działalności na przyszły rok. Chwalił się, że jego jednostka osiąga coraz lepsze wyniki i planuje wejście na nowy rynek w najbliższej przyszłości. Poważnie mnie to zaniepokoiło i poruszyłem sprawę w rozmowie w cztery oczy. Pracownik odparł jednak po prostu, żebym się nie mieszał w sprawy jego jednostki.
Odpowiedź: Opisany pracownik poważnie naruszył zasady określone Kodeksem etyki, dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Należało go zatem ostrzec. Z tonu jego odpowiedzi wynika jednak, że nie potraktował upomnienia serio i nie docenia powagi sprawy, dlatego zgłoś problem własnemu i (lub) jego przełożonemu.
Przykład 17.
Pytanie: Zauważyłem, że z powodu pomyłki w zarządzaniu danymi przesłaliśmy niepoprawne informacje o jednym z produktów do kilku kontrahentów. Nie miało to większego wpływu na wartość produktu i uważam, że nie muszę sporządzać raportu w tej sprawie.
Odpowiedź: Kodeks etyki wyraźnie reguluje to zagadnienie - wymaga terminowego przekazywania rzetelnych, precyzyjnych i jasnych informacji o naszych produktach i usługach oraz przedstawiania uczciwych i zgodnych z prawdą informacji we wszystkich pismach wychodzących. Należy zatem natychmiast zgłosić przypadek menedżerowi odpowiedzialnemu za produkt.
Przykład 18.
Pytanie: W trakcie ostatniej podróży służbowej za granicę zostałem także na weekend, aby taniej kupić bilet lotniczy. Uznałem, że mój dłuższy pobyt za granicą i tańszy bilet będą korzystne dla firmy, dlatego zabrałem w podróż żonę i rozliczyłem rachunek hotelowy w ramach kosztów delegacji. Hotel poszedł mi na rękę i wystawił rachunek tylko na mnie (nie wymieniając żony). Nie wydaje mi się, aby firma poniosła jakiś uszczerbek.
Odpowiedź: Zasada przejrzystości systemu finansowo-rachunkowego zabrania ujmowania nieprawdziwych lub niejasnych pozycji w wykazach wydatków, zestawieniach i rozliczeniach nierzetelnych. Kodeks etyki stanowi również, że wykazy i zestawienia wydatków nie mogą być fałszowane czy podrabiane. W opisanej sytuacji wystąpiło nadużycie, a ponadto sfałszowanie dokumentu (rachunku hotelowego) przez usługodawcę. Spowodowało to naruszenie dobrego imienia naszej firmy. Niewłaściwe działanie należy zgłosić przełożonemu, który podejmie niezbędne działania mające na celu skorygowanie dokumentów.
Przykład 19.
Pytanie: Znam zasady unikania sprzeczności interesów, dlatego zwróciłem się do przełożonego o zgodę na założenie małej firmy usługowej w domu. Uzyskałem zgodę i rozpocząłem działalność. W trakcie corocznej oceny wydajności przełożony przyznał mi punktację poniżej średniej, nawiązując do mojej prywatnej działalności, tj. wskazał, że nie potrzebuję podwyżki tak bardzo jak inni. Uważam, że to nieuczciwe.
Odpowiedź: Zwrócenie się do przełożonego o zgodę na założenie własnej firmy było właściwe. Natomiast w trakcie oceny wydajności pracownika analizuje się i uwzględnia wyłącznie osiągnięte wyniki pracy. Uzasadnienie niższej oceny zawodowej jest rzeczywiście nieetyczne, ponieważ opiera się na argumentach, które nie dotyczą wyników pracy. Możesz się odwołać do właściwego pracownika działu kadr lub bezpośrednio do Rady Etyki.
Przykład 20.
Pytanie: Obawiam się, że mój przełożony narusza Kodeks etyki, lecz obawiam się poruszyć sprawę, gdyż może do spowodować represje. Co mam zrobić?
Odpowiedź: Jeżeli nie można zwrócić się do przełożonego, należy skorzystać z innych możliwości opisanych w Kodeksie etyki i w tej broszurze albo zwrócić się bezpośrednio do Rady Etyki Grupy MOL. Trzeba bezwzględnie zgłosić sprawę. Grupa MOL nie toleruje represjonowania osób, które zgłaszają problemy, a ponadto oczekuje od każdego pracownika odpowiedzialnego działania w przypadkach naruszania zasad etyki.