CAF i PRI: alternatywne metody dokonywania samooceny kontroli zarządczej Opracowanie przygotowane przez Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych

Koncepcja kontroli zarządczej jako modelu zarządzania jednostkami sektora finansów publicznych zakłada, że organizacja powinna co najmniej raz w roku dokonać samooceny zarządzania. Dotychczas zaproponowaliśmy Państwu, jako dobrą praktykę, metodę samooceny opartą o kwestionariusze samooceny. Ich struktura odpowiada bezpośrednio standardom kontroli zarządczej i jest zgodna ze Szczegółowymi wytycznymi w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych. Obok przedstawionych przez Ministra Finansów metod dokonywania samooceny ujętych w Szczegółowych wytycznych istnieją inne metody samooceny zarządzania. Należą do nich samooceny dokonywane w ramach Wspólnej Metody Oceny (ang. Common Assessment Framework - CAF, dalej jako metoda CAF) przeznaczone do stosowania w każdej z jednostek sektora finansów publicznych oraz dedykowanej jednostkom samorządu terytorialnego metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (dalej jako metoda PRI). Dokonywanie samooceny metodami CAF i PRI może stanowić realizację standardu kontroli zarządczej E.20 Samoocena.

Metoda CAF powstała z inicjatywy Europejskiej Sieci ds. Administracji Publicznej, organizacji zrzeszającej urzędników służby cywilnej krajów członkowskich Unii Europejskiej. CAF jest uniwersalną metodą oceny, którą można zastosować w każdej jednostce sektora publicznego w celu jej doskonalenia. Oprócz usystematyzowanej samooceny, metoda CAF wskazuje jak wykorzystać jej wyniki w celu doskonalenia zarządzania jednostką. Najnowsza wersja opisu metody z 2013 r. została zaprezentowana na stronach Kancelarii Prezesa Rady Ministrów:

http://dsc.kprm.gov.pl/sites/default/files/doskonalenie_organizacji_publicznych_poprzez_samoocene_caf_2013.pdf.

Metoda wskazuje obszary, w których należy prowadzić pomiary, opierając się na 9 kryteriach oceny uszczegółowionych o 28 podkryteriów. Do oceny tych kryteriów należy użyć przynajmniej jednej z skal oceny. Wynikiem samooceny jest uzyskanie informacji zarządczej, która ma posłużyć do zaprojektowania i wdrożenia udoskonaleń.

Metoda PRI jest metodą zaprojektowaną przez Małopolską Szkołę Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, we współpracy z organizacjami skupiającymi jednostki samorządu terytorialnego. Metoda PRI zawiera także komponent samooceny administracji gmin i powiatów. Pomimo swojej przydatności metoda PRI została zastosowana jak na razie przez kilkadziesiąt gmin i powiatów.

Założeniem metody PRI jest wzmocnienie potencjału instytucjonalnego administracji. Pod pojęciem potencjału instytucjonalnego twórcy metody rozumieją odpowiednie struktury organizacyjne i decyzyjne, kompetentnych i sprawnych urzędników, procedury działania, mechanizmy zapewniające właściwe wykorzystanie zasobów, korzystanie z mechanizmów partnerstwa oraz udział społeczności lokalnej w zarządzaniu sprawami publicznymi.

Metoda PRI jest narzędziem zbliżonym do metody CAF i rozwijającym jej założenia. Obejmuje 3 etapy:

• analizę poziomu rozwoju instytucjonalnego,

• planowanie usprawnień,

• wdrażanie oraz ocenę realizacji usprawnień.

Poddane samoocenie działania administracji samorządu gminy lub powiatu, ujęte w 5 obszarów zarządzania, ocenia się używając kryteriów wybranych spośród 19 zdefiniowanych. Dla  kryteriów sporządzono pięciostopniowe opisy stadiów rozwoju instytucjonalnego. Osiągnięcie wyższego stadium rozwoju wymaga spełnienia wszystkich warunków dla danego stadium, jak również wszystkich warunków określonych dla stadiów poprzedzających.

Samooceny dokonuje się za pośrednictwem narzędzia informatycznego obejmującego ankietę, odmienną dla urzędów gmin i dla starostw powiatowych, dostępną na stronie internetowej. Wypełnienie ankiety, poza uzyskaniem wyniku dotyczącego stanu rozwoju instytucjonalnego jednostki samorządu terytorialnego, umożliwia dokonanie analizy porównawczej (benchmarkingu) wyników uzyskanych w powiatach i gminach uczestniczących w projekcie w danym województwie. Wyniki gmin zestawiane są również dla gmin wiejskich, miejsko-wiejskich i miejskich.

Zachęcamy do uczestnictwa w samoocenie metodą analizy rozwoju instytucjonalnego jak i podejmowania działań w kolejnych etapach samodoskonalenia organizacji, jakie oferuje metoda PRI. Wartość informacyjna analizy dla samych gmin i powiatów będzie tym większa, im więcej jednostek skorzysta z tej formy samooceny. Szczegółowe informacje o metodzie znajdują się na stronie http://www.pri.msap.pl/.

Metoda PRI a kontrola zarządcza

Małopolska Szkoła Administracji Publicznej w ramach projektu Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, realizowanego wspólnie z Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji w latach 2013-2015 dokona aktualizacji analizy w ramach metody PRI w celu umożliwienia wykorzystania jej jako narzędzia samooceny kontroli zarządczej w gminach i  powiatach.

Zamiarem aktualizacji jest odniesienie kryteriów oceny dla stadiów rozwoju instytucjonalnego do standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych. Aktualizacja będzie prowadzona we współpracy z Departamentem Audytu Sektora Finansów Publicznych MF. W rezultacie przeprowadzenia analizy zaktualizowaną metodą możliwe będzie dokonanie oceny poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędów oraz oceny kontroli zarządczej w ramach obszarów i kryteriów metody PRI. Możliwe będzie także uzyskanie informacji o zastrzeżeniach co do stanu kontroli zarządczej w ramach stadium rozwoju instytucjonalnego, które dana jednostka określi jako optymalne dla siebie. W ramach aktualizacji zostanie sporządzana mapa przyporządkowująca poszczególne kryteria PRI do grup standardów kontroli zarządczej. Po aktualizacji zostanie przygotowany poradnik dotyczący kontroli zarządczej w jednostkach samorządu terytorialnego.

Oprócz prac nad aktualizacją narzędzia Małopolska Szkoła Administracji Publicznej w ramach projektu Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST zaoferuje określonej liczbie zainteresowanych jednostek samorządu terytorialnego:

• szkolenia służące upowszechnieniu zaktualizowanej metody PRI w zakresie samooceny rozwoju instytucjonalnego i kontroli zarządczej,

• doradztwo w zakresie przeprowadzenia pozostałych faz metody PRI czyli planowania, wdrażania i oceny usprawnień,

• certyfikację i ewaluację (ocenę) wdrożenia metody.

Zachęcamy do zapoznania się informacjami na temat projektu Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST na stronie internetowej MAC pod adresem http://www.administracja.mac.gov.pl/adm/projekty-systemowe/systemowe-wsparcie-pro/4925,Projekt-Systemowe-wsparcie-procesow-zarzadzania-w-JST.html

Komunikat Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. (Dz. Urz. MF Nr 2, poz. 11).

Informacje o metodzie PRI zostały zaczerpnięte z publikacji MSAP UEK „Analiza instytucjonalna gminy. Metoda Planowania Rozwoju Instytucjonalnego, wydanie II , Kraków 2011 dostępnej na stronie internetowej Metody PRI (http://www.pri.msap.pl) w zakładce Strona główna/Publikacje. Publikacja została przygotowana dzięki realizacji projektu Podniesienie jakości działania urzędów i usług dla mieszkańców poprzez wdrożenie zaktualizowanej Metody PRI w gminach i powiatach współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

---