1574

ZABEZPIECZENIE DANYCH

Znaczenie problemu zabezpieczenia danych wynika z faktu, że zmiana pojedynczych danych może spowodować nieobliczalne skutki w przedsiębiorstwie. Istnieją pewne podstawowe reguły dotyczące organizacji pracy: 1) każdy z użytkowników powinien mieć własne hasło, które powinno być tylko jemu znane; 2) każdy użytkownik musi zamykać sesję, czy też wychodzić z programu (funkcji), opuszczając stanowisko pracy; 3) liczba pracowników mających dostęp do funkcji administratora systemu musi być ograniczona i muszą być oni osobami godnymi zaufania; 4) nie należy przechowywać kodu źródłowego oprogramowania i narzędzi pozwalających tworzyć oprogramowanie na tym samym komputerze, na którym przetwarzane są dane.

Ignacy Dziedziczak

ZABEZPIECZENIE KREDYTU

Działanie banku zmierzające do zapewnienia zwrotu zaciągniętego kredytu przez kredytobiorcę przez ustanowienie w umowie kredytowej konkretnej formy z. przewidzianej prawem cywilnym, wekslowym oraz zwyczajami przyjętymi w obrocie krajowym i zagranicznym. Ustanowienie z.k. ma na celu umożliwienie lub ułatwienie dochodzenia należności w przypadku niewywiązania się przez kredytobiorcę z terminowego spłacania rat kredytu i odsetek.

Z.k. może przybierać różne formy w zależności od oceny stopnia ryzyka banku w stosunku do danego kredytobiorcy. Bank, określając formę z.k., kieruje się różnymi względami, należą do nich: znajomość kredytobiorcy, jego status prawny i sytuacja finansowa, rodzaj i wysokość kredytu, okres kredytowania, rodzaj przedsięwzięcia, ryzyko z nim związane, własne zaangażowanie, możliwość i koszty ustanowienia zabezpieczenia, stopień ryzyka związanego z udzieleniem kredytu, sposoby realizacji uprawnień banku i zakres odpowiedzialności wynikającej z z.k. Właśnie ze względu na odpowiedzialność majątkową z.k. dzieli się na osobiste i rzeczowe. Do z.k. osobistych, gdzie poręczyciel odpowiada całym swoim majątkiem, należą: poręczenia według prawa cywilnego, weksel in blanco, poręczenie wekslowe, gwarancje bankowe, przelew wierzytelności, przystąpienie do długu kredytowego lub przejęcie długu kredytowego. Do z.k. rzeczowych, w przypadku których odpowiedzialność poręczycieli ogranicza się do poszczególnych składników ich majątku, należą: hipoteka, zastaw ogólny, zastaw rejestrowy, przewłaszczenie na zabezpieczenie, kaucja, blokada środków na rachunku bankowym.

Bank może wymagać kilku form z.k. jednocześnie, ale w miarę postępu w spłacie kredytu i zmniejszania się ryzyka, może zrezygnować z niektórych z nich. Natomiast w przypadku pogorszenia się sytuacji ekonomiczno-finansowej kredytobiorcy lub spadku wartości przyjętego wcześniej zabezpieczenia w czasie trwania umowy kredytowej może żądać dodatkowego z.k. Ważną przesłanką decydującą o wyborze formy z.k. jest możliwość, w przypadku niektórych z.k., pomniejszenia podstawy tworzenia rezerwy celowej lub wykazywania zabezpieczonej części należności w grupie należności nieobciążonych ryzykiem.

Joanna Wielgórska-Leszczyńska

Zob. → Bankowy zastaw rejestrowy; Gwarancja bankowa; Hipoteka; Kredyt bankowy; Poręczenie bankowe; Ryzyko kredytowe; Umowa kredytu; Weksel.

ZACHOWANIE KAPITAŁU

Doktryna (polityka) mówiąca o takim sposobie gospodarowania, który w każdym przypadku zapewnia utrzymanie stałego poziomu kapitału własnego, a dokładniej - zapewnia, aby jego wartość nie zmniejszała się. Jest to szczególnie problematyczne w warunkach inflacji. Stąd pojęcie z.k. używane jest w bardzo różnych znaczeniach, w skrajnym przypadku nawet w znaczeniu zachowania zdolności produkcyjnej, z czym trudno się zgodzić.

Typowe i najczęściej stosowane ze znaczeń to: nominalne, realne i rzeczowe z.k. Nominalne z.k. w ciągu danego okresu jest spełnione, jeśli nominalna wartość kapitału własnego w ciągu tego okresu nie zmniejszyła się.

Realne z.k. oznacza, że kapitał własny w ciągu danego okresu został zachowany, jeśli jego wartość na koniec okresu wyraża ogólną siłę nabywczą nie mniejszą niż wyrażała jego wartość na początku okresu. Rzeczowe z.k., nazywane też zachowaniem substancji majątkowej, oznacza, że kapitał własny w ciągu danego okresu został zachowany, jeśli jego wartość na koniec okresu odpowiada co najmniej aktualnej wartości tych składników majątkowych, których źródłem finansowania był on na początek okresu.

Doktryna ta była stosowana w gospodarce kapitalistycznej od dawna, bo odpowiada ona jednej z podstawowych zasad działania przedsiębiorstwa kapitalistycznego. Ponadto jest ona ściśle związana z aktualizacją wyceny i służy przede wszystkim do określenia teoretycznie najbardziej poprawnego sposobu traktowania różnic z przeszacowań składników majątkowych, tzn. czy i w jakiej wielkości powinny one być elementami wyniku finansowego. Sposób ten generalnie polega na tym, że różnice z przeszacowań w pierwszej kolejności powinny korygować wartość szeroko rozumianego kapitału własnego do poziomu zapewniającego jego zachowanie, a dopiero pozostała ich część może stać się ewentualnie elementem wyniku finansowego.

Stanisław Zadroga

Zob. → Cena historyczna; Kapitał własny; Rachunkowość inflacyjna.

ZADŁUŻENIE KREDYTOWE

Suma zobowiązań kredytobiorcy wobec banku, na którą składa się kwota kredytu, odsetki oraz prowizja. Z.k. może być zadłużeniem nieprzeterminowanym lub zadłużeniem przeterminowanym. W przypadku spłaty zadłużenia bank zalicza najpierw kwotę wpłaty na spłatę odsetek, a potem kwotę kredytu, chyba że umowa stanowi inaczej.

Joanna Wielgórska-Leszczyńska

Zob. → Kredyt bankowy; Zadłużenie przeterminowane.

ZADŁUŻENIE PRZETERMINOWANE

Powstaje w wyniku niespełnienia przez kredytobiorcę w umownym terminie kredytu lub odsetek. Od niespłaconej kwoty kredytu bank nalicza zgodnie z umową wyższe oprocentowanie. Spłata z.p. następuje na zlecenie kredytobiorcy lub jest pobierana ze środków znajdujących się na rachunku kredytobiorcy. W przypadku niemożności otrzymania środków bank podejmuje działanie windykacyjne.

Joanna Wielgórska-Leszczyńska

Zob. → Zadłużenie kredytowe.

ZAKŁAD BUDŻETOWY

Jednostka organizacyjna sektora finansów publicznych, która odpłatnie wykonuje wyodrębnione zadania oraz pokrywa koszty swojej działalności z przychodów własnych lub uzyskanych dotacji. Państwowe z.b. mogą być tworzone, łączone, przekształcane lub likwidowane przez ministrów, kierowników urzędów centralnych, wojewodów lub inne organy działające na podstawie przepisów szczególnych, natomiast gminne, powiatowe lub wojewódzkie z.b. - przez organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego. Podstawą gospodarki finansowej zakładu budżetowego jest roczny plan finansowy obejmujący przychody i wydatki stanowiące koszty działalności oraz stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem.

Ewa Hellich

Zob. → Formy organizacyjno-prawne sektora finansów publicznych; Sektor finansów publicznych

ZAKŁADOWY PLAN KONT

Ustawa o rachunkowości nakłada na każdą jednostkę, do której stosuje się jej przepisy, wiele obowiązków i obliguje do realizowania zawartych w niej ustaleń. Jednym z takich obowiązków jest posiadanie przez jednostkę dokumentacji księgowej, która powinna zawierać m.in. zakładowy plan kont, który - gdy jest prawidłowo sporządzony - funkcjonuje w danej jednostce jako przewodnik po rachunkowości. Należy pamiętać, że ustawa o rachunkowości normuje podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, wskazując dopuszczalne rozwiązania, ale jednocześnie w wielu przypadkach daje możliwość wyboru lub przyjęcia pewnych uproszczeń.

W związku z tym każda jednostka, organizując własny wewnętrzny system rachunkowości, podejmuje decyzje, na podstawie których realizowane są zadania rachunkowości. Każda jednostka, tworząc własny system rachunkowości dostosowany do specyfiki jej działalności i rozmiarów, powinna zadbać o zapewnienie jego zgodności z postanowieniami ustawy, dlatego opracowanie z.p.k. ma duże znaczenie. Jeśli jest prawidłowo sporządzony, pozwala na rzetelne zapoznanie się z przyjętymi rozwiązaniami, na realizację nadrzędnych celów rachunkowości oraz na szybkie pozyskanie informacji o jednostce zarówno przez wewnętrznych, jak i zewnętrznych odbiorców.

Struktura. Niezbędnymi częściami z.p.k. są: 1) wykaz kont księgi głównej oznaczonych symbolami cyfrowymi - liczba cyfr może być dostosowana do potrzeb grupowania informacji wynikających ze specyfiki, rodzaju i rozmiarów działalności gospodarczej jednostki; 2) zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych na kontach księgi głównej; 3) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej; 4) zasady wyceny aktywów i pasywów; 5) metody prowadzenia ewidencji szczegółowej rzeczowych składników majątku obrotowego; 6) operacje gospodarcze, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi, oraz zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów; 7) grupy środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej, których odpisy amortyzacyjne dokonywane są w sposób uproszczony - w tym jednorazowo po przyjęciu ich do używania; 8) przyjęte zasady ewidencji, rozliczania i kalkulacji kosztów w ramach rozwiązań przewidzianych ustawą o rachunkowości; 9) wybrany wariant i wersję rachunku zysków i strat, który jednostka będzie sporządzała.

Ważnymi zagadnieniami, które powinny być uwzględnione w z.p.k., są: wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Stworzenie rzetelnego i funkcjonalnego planu kont wymaga określenia kont księgi głównej z podziałem na zespoły. Podział taki uwzględnia potrzeby informacyjne jednostki, specyfikę jej działalności, a także konieczność wyodrębnienia odpowiednich danych dla celów sprawozdawczości finansowej. Każde z ustalonych kont wymaga opisu, czyli określenia rodzaju operacji gospodarczych do niego przypisanych, sposobu księgowania tych operacji, określenia charakteru, salda (lub sald) konta oraz jego zawartości informacyjnej.

Kolejną pozycją każdego z.p.k. jest opis wybranych rozwiązań przyjętych przez jednostkę. Szczególnie istotnym elementem tego opisu są: zasady rachunku kosztów i sposób ustalania wyniku finansowego. Należy określić, czy koszty będą grupowane jedynie według rodzajów, czy też według miejsc powstawania lub jednocześnie w obu układach. Przed podjęciem decyzji o wyborze określonej wersji rachunku kosztów należy wziąć pod uwagę to, że: 1) ograniczenie ewidencji kosztów do układu rodzajowego jest celowe w niedużych jednostkach, które prowadzą jednorodną pod względem rodzajowym i branżowym działalność, i w których nie ma potrzeby sporządzania kalkulacji kosztów wyrobów i usług; niekiedy konieczność prowadzenia ewidencji kosztów w układzie rodzajowym wynika z przepisów prawa (np. dla potrzeb statystyki państwowej); 2) przyjęcie rozwiązania polegającego na ewidencji kosztów tylko w układzie kalkulacyjnym wskazane jest szczególnie w tych jednostkach, które prowadzą działalność rodzajowo zróżnicowaną i wytwarzają produkty wymagające ustalania kosztów w drodze kalkulacji lub są zainteresowane informacją o wynikach finansowych każdej prowadzonej działalności; 3) ewidencja księgowa i rozliczanie kosztów zarówno w układzie rodzajowym, jak i kalkulacyjnym powinny być stosowane w jednostkach prowadzących działalność w różnych branżach, a także mających rozbudowaną strukturę organizacyjną i wewnętrzne służby pomocnicze, wspomagające działalność podstawową.

Przyjęcie pierwszego rozwiązania przesądza o sporządzaniu porównawczego wariantu rachunku zysków i strat. Drugie rozwiązanie umożliwia wyłącznie sporządzanie kalkulacyjnego wariantu rachunku zysków i strat. Natomiast trzecie rozwiązanie pozwala na opracowanie zarówno porównawczego, jak i kalkulacyjnego wariantu rachunku zysków i strat. Jedynie w tym przypadku istnieje możliwość wyboru wariantu.

W każdym z podanych rozwiązań można uwzględnić różny stopień szczegółowości. Minimum wymagań spełnia podział kosztów na ich rodzaje wykazywane w rachunku zysków i strat - w razie stosowania wariantu porównawczego. Powyższy podział na rodzaje kosztów może być odpowiednio rozszerzany w zależności od zakresu potrzeb wynikających z rodzaju i rozmiarów prowadzonej działalności.

Konta ksiąg pomocniczych. Z.p.k. musi zawierać również zasady tworzenia i funkcjonowania podsystemu ewidencji analitycznej. Minimalny zakres tej ewidencji obejmuje zazwyczaj następujące konta: 1) środki trwałe, w tym także środki trwałe w budowie, wartości niematerialne i prawne oraz dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe; 2) rozrachunki z kontrahentami; 3) rozrachunki z pracownikami, a w szczególności imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia; 4) operacje sprzedaży - kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych; 5) operacje zakupu - obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych; 6) koszty i inne istotne dla jednostki składniki aktywów; 7) operacje gotówkowe w przypadku prowadzenia kasy.

Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników: 1) ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych; 2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych; 3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu; 4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Każda jednostka ma prawo do poszerzenia tego zakresu według własnych potrzeb bądź do jego zawężenia, jeżeli fakt ten nie spowoduje zniekształcenia obrazu sytuacji finansowej i rentowności jednostki.

Przepisy dotyczące zasad budowy z.p.k. są elastyczne, gdyż: można zwiększać lub zmniejszać liczbę kont księgi głównej odpowiednio, dzieląc lub łącząc konta wzorcowego planu kont; poszczególne konta, spełniając swoje funkcje, działają w różny sposób zależnie od potrzeb, bez szkody dla treści ekonomicznej ich salda; całe zespoły identycznych kont mogą działać w różny sposób.

Konta mogą być dzielone i łączone. Łączenie kont aktywów i pasywów ma miejsce wówczas, gdy: staje się zbędne zbyt szczegółowe grupowanie określonych składników aktywów lub składników pasywów; liczba operacji ujmowanych na danym koncie jest tak niewielka, że prowadzenie go mija się z celem, gdyż uzyskanie potrzebnych informacji może nastąpić za pomocą analizy zapisów na koncie łącznym.

Monika Szczerbak

Zob. → Wzorcowy plan kont.

ZAKUMULOWANA AMORTYZACJA

Umorzenie, wartościowo określony stopień zużycia amortyzowanych obiektów majątku trwałego (środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) na daną datę. Z.a. jest sumą bieżących stawek amortyzacyjnych obiektu za okres od daty rozpoczęcia umarzania do momentu ustalania z.a. Z.a. jest ujemną korektą wartości użytkowanych obiektów i informuje o tej części, która już została przez jednostkę gospodarczą odtworzona, w wyniku bieżącego zaliczkowania stawek amortyzacyjnych w koszty działalności.

Maria Gmytrasiewicz

Zob. → Amortyzacja; Metody amortyzacji; Środki trwałe; Wartości niematerialne i prawne; Wartość księgowa netto.

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, objęte odrębnym reżimem prawnym określonym w ustawie z 29 stycznia 2004 r. - prawo zamówień publicznych. Regulacja prawna z.p. stanowi formę kontroli zawierania umów o roboty i dostawy oraz usługi opłacane w całości lub w części ze środków publicznych. Reżim taki jest wprowadzany we wszystkich państwach, a w krajach socjalistycznych funkcjonował pod nazwą zamówień rządowych. W Polsce zagadnienie to regulowała początkowo ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych.

Prawo zamówień publicznych stosuje się do zamówień udzielanych przez: 1) jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych; 2) inne niż określone w pkt 1, państwowe jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej; 3) inne, niż określone w pkt 1, osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot: a) finansują je w ponad 50% lub b) posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub c) sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub d) mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego; 4) inne, niż określone w pkt 1-3, podmioty, jeżeli z.p. jest udzielane w celu wykonania jednego z rodzajów działalności, o której mowa w art. 122 prawa zamówień publicznych, a działalność ta jest wykonywana na podstawie praw szczególnych lub wyłącznych albo jeżeli podmioty, o których mowa w pkt 1-3, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot wywierają na nie dominujący wpływ, w szczególności: a) finansują je w ponad 50% lub b) posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub c) sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub d) mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego; 5) inne, niż określone w pkt. 1 i 2, podmioty, jeżeli ponad 50% wartości udzielanego przez nie z.p. jest finansowane ze środków publicznych lub przez podmioty, o których mowa w pkt 1-3; 6) inne, niż określone w pkt 1 i 2, podmioty, jeżeli z.p. jest finansowane z udziałem środków, których przyznanie jest uzależnione od zastosowania procedury udzielania zamówienia określonej w ustawie; 7) podmioty, którym podmioty, o których mowa w pkt 1-3, udzieliły koncesji na roboty budowlane, w zakresie, w jakim udzielają z.p. w celu jej wykonania.

Ustawy nie stosuje się do: 1) z.p. udzielanych na podstawie: a) procedury organizacji międzynarodowej lub międzynarodowej instytucji finansowej, jeżeli z.p. ma być finansowane z udziałem środków, których przyznanie jest uzależnione od zastosowania procedur odmiennych niż określone w ustawie; b) umów zawieranych między rządem Rzeczypospolitej Polskiej i rządami państw członkowskich Paktu Północnoatlantyckiego dotyczących stacjonowania wojsk, jeżeli umowy te przewidują inne niż ustawa procedury udzielania z.p.; c) umowy międzynarodowej, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, dotyczącej wdrożenia lub realizacji przedsięwzięcia przez strony tej umowy, jeżeli umowa ta przewiduje inne niż ustawa procedury udzielania z.p.; 2) z.p. Narodowego Banku Polskiego związanych z: a) wykonywaniem zadań dotyczących realizacji polityki pieniężnej, a w szczególności z.p. na usługi finansowe związane z emisją, sprzedażą, kupnem i transferem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych; b) obrotem papierami wartościowymi emitowanymi przez Skarb Państwa; c) obsługą zarządzania długiem krajowym i zadłużeniem zagranicznym; d) emisją znaków pieniężnych i gospodarką tymi znakami; e) gromadzeniem rezerw dewizowych i zarządzaniem tymi rezerwami; f) gromadzeniem złota i metali szlachetnych; g) prowadzeniem rachunków bankowych i przeprowadzaniem bankowych rozliczeń pieniężnych; 3) z.p., których przedmiotem są: a) usługi arbitrażowe lub pojednawcze; b) usługi Narodowego Banku Polskiego; c) usługi telekomunikacyjne świadczone drogą satelitarną; d) usługi telefoniczne, teleksowe lub radiotelefoniczne; e) usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych; f) uzbrojenie; g) nabycie praw do transmisji programów przez nadawców radiowych lub telewizyjnych; h) zakup czasu antenowego; i) nabycie własności i innych praw do nieruchomości; j) usługi finansowe związane z emisją, obrotem lub transferem papierów wartościowych; 4) umów z zakresu prawa pracy; 5) zawierania przez pracodawcę umów o wnoszenie przez pracodawcę składek pracowników do pracowniczego programu emerytalnego; 6) z.p. objętych tajemnicą państwową zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa; 7) z.p. na usługi udzielane innemu zamawiającemu, któremu przyznano wyłączne prawo do świadczenia tych usług; 8) przyznawania dotacji ze środków publicznych, jeżeli dotacje te są przyznawane na podstawie ustaw; 9) z.p. i konkursów, których wartość nie przekracza 6000 euro; 9) zamówień finansowanych z udziałem środków Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej przeznaczonych na modernizację gospodarstw rolnych.

W postępowaniach o udzielenie z.p., których przedmiotem są usługi 1) w zakresie ochrony, z wyjątkiem związanych z konwojowaniem pieniędzy i kosztowności, 2) socjalne, 3) hotelarskie, 4) restauracyjne, 5) transportu kolejowego, 6) transportu morskiego i żeglugi śródlądowej, 7) prawnicze, 8) w zakresie doradztwa personalnego, 9) w zakresie szkolenia, 10) zdrowotne, 11) w zakresie kultury, 12) w zakresie sportu i rekreacji, 13) detektywistyczne - zamawiający może nie stosować przepisów ustawy dotyczących wstępnych ogłoszeń informacyjnych, terminów, wadium, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy oraz innych niż dotyczące wartości zamówienia przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, a dla zamówień określonych w pkt 3-13 również przeslanek wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki oraz obowiązku zatwierdzenia w tych przypadkach trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie usługi wymienione wyżoej oraz inne usługi, dostawy lub roboty budowlane, do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy. Zamawiający nie może w celu uniknięcia procedur udzielania z.p. określonych ustawą łączyć innych zamówień z usługami. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie dostawy oraz usługi albo roboty budowlane oraz usługi, do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie dostawy oraz usługi polegające na rozmieszczeniu lub instalacji dostarczonej rzeczy lub innego dobra, do udzielenia takiego zamówienia stosuje się przepisy dotyczące dostaw. Jeżeli z.p. obejmuje równocześnie roboty budowlane oraz dostawy niezbędne do ich wykonania, do udzielenia takiego zamówienia stosuje się przepisy dotyczące robót budowlanych.

Zasady udzielania. Z.p. może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie w jednym z następujących trybów: 1) przetargu nieograniczonego; 2) przetargu ograniczonego; 3) negocjacji z ogłoszeniem; 4) negocjacji bez ogłoszenia; 5) zamówienia z wolnej ręki; 6) zapytania o cenę; 7) aukcji elektronicznej.

Przetarg nieograniczony. Podstawowym trybem udzielania z.p. jest przetarg nieograniczony. Przetarg nieograniczony to tryb udzielenia z.p., w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na własnej stronie internetowej, jeżeli ma taką stronę. Jeżeli wartość z.p. przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 000 euro, zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Prezesowi Urzędu. Jeżeli wartość z.p. na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 130 000 euro, zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Niezwłocznie po przekazaniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu również Prezesowi Urzędu. Jeżeli wartość z.p. na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 5 000 000 euro, zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu również w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim. Zamawiający może opublikować ogłoszenie o zamówieniu również w inny sposób. Ogłoszenie o z.p., powinno być odpowiednio zamieszczane lub publikowane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej, w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim lub w inny sposób. Ogłoszenie: nie może zostać odpowiednio zamieszczone lub opublikowane przed dniem jego przekazania Prezesowi Urzędu lub Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich; nie może zawierać informacji innych niż przekazane Prezesowi Urzędu lub Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich; zawiera informację o dniu jego przekazania Prezesowi Urzędu lub Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

Przetarg ograniczony. To tryb udzielenia z.p., w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert. Jeżeli wartość z.p. nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro, zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu wyznacza termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie wymaganych dokumentów, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 15 dni od dnia ogłoszenia. Jeżeli wartość z.p. przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 000 euro, termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym nie może być krótszy niż 37 dni od dnia przekazania Prezesowi Urzędu ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli wartość z.p. dla robót budowlanych przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 130 000 euro, termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym nie może być krótszy niż 37 dni od dnia przekazania Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia z.p., zamawiający może wyznaczyć krótszy termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym, jednak nie krótszy niż 15 dni. w takim przypadku ogłoszenia przekazuje się Prezesowi Urzędu faksem lub za pomocą formularza umieszczanego na stronie internetowej Urzędu, a Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich - faksem lub drogą elektroniczną.

Negocjacje z ogłoszeniem. To tryb udzielenia z.p., w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić z.p. w trybie negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki z.p. nie zostały w istotny sposób zmienione; 2) w wyjątkowych sytuacjach, gdy przedmiotem z.p. są roboty budowlane lub usługi, których charakter lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny; 3) nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty; 4) przedmiotem z.p. są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju; 5) wartość z.p. nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro.

Jeżeli wartość z.p. na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 5 000 000 euro, zastosowanie trybu negocjacji z ogłoszeniem wymaga uprzedniej zgody Prezesa Urzędu, wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej.

Negocjacje bez ogłoszenia. To tryb udzielenia z.p., w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić z.p. w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki z.p. nie zostały w istotny sposób zmienione; 2) został przeprowadzony konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych; 3) przedmiotem z.p. są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju; 4) ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Jeżeli wartość z.p. przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 000 euro, zastosowanie trybu negocjacji bez ogłoszenia wymaga uzyskania uprzedniej zgody Prezesa Urzędu, wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej. Jeżeli wartość z.p. dla robót budowlanych przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 130 000 euro, zastosowanie trybu negocjacji bez ogłoszenia wymaga również uprzedniego przekazania Komisji Europejskiej informacji o unieważnieniu postępowania. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia, przekazując wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenie do negocjacji.

Zamówienie z wolnej ręki. To tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela z.p. po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze; b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów; c) w przypadku udzielania z.p. w zakresie działalności twórczej lub artystycznej; 2) przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie z.p. z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej; 3) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie z.p., a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia z.p.; 4) w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie z.p., z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki z.p. nie zostały w istotny sposób zmienione; 5) w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 20% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub b) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego; 6) w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu z.p. w niej określonego; 7) w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy dostaw, zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego i polegających na rozszerzeniu dostawy, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego.

Jeżeli wartość z.p. przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 000 euro, zastosowanie trybu z wolnej ręki wymaga uzyskania uprzedniej zgody Prezesa Urzędu, wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej. Przepisu tego nie stosuje się w przypadku z.p., których przedmiotem są: 1) dostawy wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci; 2) dostawy energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej; 3) dostawy gazu z sieci gazowej; 4) dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej; 5) powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe; 6) usługi przewozu kolejowego.

Najpóźniej z zawarciem umowy wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli wartość z.p. przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 000 euro, również dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków.

Zapytanie o cenę. To tryb udzielenia z.p., w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę, jeżeli przedmiotem z.p. są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość z.p. nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem z.p., która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przesyła specyfikację istotnych warunków zamówienia. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.

Aukcja elektroniczna. To tryb udzielenia z.p., w którym za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie aukcji elektronicznej, jeżeli przedmiotem z.p. są dostawy powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość z.p. nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro.

Protesty i odwołania. Dostawcom lub wykonawcom, których interes prawny doznał uszczerbku w wyniku naruszenia przez zamawiającego określonych w ustawie zasad udzielania z.p., przysługują środki odwoławcze w postaci protestu i odwołania. Postępowaniu odwoławczemu nie podlega jednak: 1) wybór trybu postępowania w sprawie o udzielenie z.p.; 2) zastosowanie preferencji krajowych; 3) odrzucenie wszystkich ofert.

Wobec czynności podjętych przez zamawiającego w toku postępowania o z.p. dostawca lub wykonawca może złożyć umotywowany, pisemny protest do zamawiającego. W przypadku wniesienia protestu, aż do jego ostatecznego rozstrzygnięcia, nie wolno zawrzeć umowy w sprawie z.p. O złożeniu protestu zamawiający zawiadamia niezwłocznie dostawców lub wykonawców uczestniczących w danym postępowaniu. Zamawiający rozpatruje protest najpóźniej w ciągu 7 dni od jego wniesienia.

Od rozstrzygnięcia lub odrzucenia protestu oraz w przypadku braku rozpatrzenia w terminie zainteresowanemu dostawcy lub wykonawcy przysługuje odwołanie. Wnosi się je do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w terminie 3 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia lub 7 dni od upływu terminu rozpatrzenia informując jednocześnie zamawiającego. Odwołanie rozpatruje trzech arbitrów wybranych z listy arbitrów prowadzonej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, przy czym prawo wyboru przysługuje zainteresowanemu dostawcy lub wykonawcy, zamawiającemu oraz Prezesowi Urzędu. Uwzględniając odwołanie zespół arbitrów może nakazać dokonanie lub powtórzenie czynności zamawiającego albo je unieważnić. Uczestnikom postępowania przysługuje skarga do sądu powszechnego na zasadach określonych w kodeksie postępowania cywilnego.

Kontrola. Kontrola z.p. jest sprawowana przez Urząd Zamówień Publicznych. Prezes Urzędu jest centralnym organem administracji państwowej. Powołuje i odwołuje go Prezes Rady Ministrów. Organem doradczym i opiniodawczym Prezesa Urzędu jest Kolegium. Formy kontroli z.p. określa ustawa.

Cezary Kosikowski

ZAPIS KSIĘGOWY

Każda operacja gospodarcza wprowadzona do ksiąg rachunkowych. Z.k. w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem z.k.

Z.k. powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.

Agnieszka Cicha

Zob. → Konto; Księgi rachunkowe; Księgi rachunkowe w rachunkowości informatycznej; Księgowanie zapisów w rachunkowości informatycznej; Zasada podwójnego zapisu.

ZAPIS KSIĘGOWY W RACHUNKOWOŚCI INFORMATYCZNEJ

W znaczeniu najogólniejszym z.k.i. jest typem rekordu logicznego przedstawiającego w systemie informatycznym rachunkowości dowolne zdarzenie księgowe. Formalnie jest to ciąg elementów danych (pól) odzwierciedlających wielkość tego zdarzenia, wyrażoną w jednostkach pieniężnych lub naturalnych oraz pewną liczbę innych, charakteryzujących je cech. Lista tych cech nie jest jednak stała. Z.k.i. dokonywane w poszczególnych podsystemach informatycznych rachunkowości nie są bowiem rekordami tego samego typu. Skład elementów danych z.k.i. w każdym podsystemie jest różny. Zasadnicza różnica istnieje pomiędzy z.k.i. podsystemu rachunkowości głównej a z.k.i. pozostałych podsystemów.

Podsystem rachunkowości głównej posiada z.k.i., które mają z zasady skróconą listę cech zdarzenia. Jego zakres bowiem obejmuje wszelkie zdarzenia zachodzące w poszczególnych okresach obrachunkowych, w związku z czym ich opis musi być zunifikowany, ograniczony do cech właściwych wszystkim, sprowadzony niejako do „wspólnego mianownika”. Ze względów metodologicznych w podsystemie tym wymaga się stosowania zasady „podwójnego zapisu”. W składzie elementów danych z.k.i. muszą więc występować cechy określające kryteria dwuaspektowej klasyfikacji zdarzeń, będące zarazem kryteriami systematycznego porządkowania z.k.i. w tym podsystemie. Sprawia to, że opis każdego zdarzenia wymaga tu zawsze utworzenia n ≥ 2 z.k.i., których przeciwstawne kwoty bilansują się (suma kwot Wn = sumie kwot Ma).

Pozostałe podsystemy mają różnorodne z.k.i. Każdy z nich obejmuje swym zakresem tylko określony podzbiór zdarzeń rejestrowanych, także w podsystemie rachunkowości głównej. Ich opis może być rozwinięty i dostosowany do merytorycznego charakteru występujących w nich zdarzeń. Każdy podsystem zatem może posiadać sobie tylko właściwy typ rekordu logicznego.

Niezależnie natomiast od podsystemu, którego to dotyczy, skład elementów danych z.k.i. - obok tych, które charakteryzują wielkość zdarzenia - powinien zawierać: 1) identyfikator podstawy wpisu, tj. kod rodzaju, datę sporządzenia i - opcjonalnie - numer własny podstawy oraz nadany jej numer ewidencyjny; podstawę wpisu może stanowić konwencjonalny dowód księgowy lub jego równoważnik w postaci zapisu sporządzonego za pośrednictwem komputerowych (elektronicznych) nośników danych bądź utworzonego programowo na postawie danych zawartych już w księgach rachunkowych; stanowi on element systemu kontroli prawomocności dokonywania z.k.i.; 2) identyfikator chronologii wpisu, tj. datę lub co najmniej kod okresu obrachunkowego, w którym stwierdzono zdarzenie i datę dokonania z.k.i. w zbiorze danych transakcyjnych; stanowi on kryterium chronologicznego porządkowania z.k.i., będąc też elementem systemu kontroli przestrzegania tzw. zasady periodyzacji; 3) identyfikator kolejności wpisu, tj. numer bieżący nadawany automatycznie w kolejności, w jakiej są one rejestrowane w zbiorze danych transakcyjnych. Stanowi on element systemu kontroli kompletności ujmowania z.k.i. w różnych przekrojach księgowej informacji wynikowej (np. w układzie systematycznym wynikającym z zakładowego planu kont).

Andrzej Zaleski

Zob. → Konto; Księgi rachunkowe; Księgi rachunkowe w rachunkowości informatycznej; Księgowanie zapisów w rachunkowości informatycznej; Zapis księgowy; Zasada podwójnego zapisu.

ZAPISY W PORZĄDKU CHRONOLOGICZNYM

Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zapisów księgowych (zdarzeń), jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi oraz z zapisami w księdze głównej i księgach pomocniczych.

Agnieszka Cicha

Zob. → Dziennik; Zapis księgowy.

ZAPISY W PORZĄDKU SYSTEMATYCZNYM

Ujęte są na kontach księgi głównej. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

Agnieszka Cicha

Zob. → Księga główna; Zapis księgowy.

ZASADA KASOWA

Jest najdawniejszym elementem ewidencji księgowej. Wymuszała ona systematyczną rejestrację przychodów i rozchodów środków pieniężnych, umożliwiała więc kontrolę stanu tych aktywów w dowolnym momencie, zgodnie z procedurą:

stan początkowy + przychody - rozchody = stan końcowy

W ten sposób rejestrowano operacje kasowe w starożytności, jak również w lepiej znanych czasach cywilizacji greckiej i rzymskiej, a dotyczyły one gospodarstw władców, dworów i armii oraz bankierów. Księgi kasowe były stosowane również przez całe średniowiecze. W tym czasie, w związku z silnym rozwojem gospodarki towarowo-pieniężnej i transakcji kredytowych w ożywionym gospodarczo basenie Morza Śródziemnego, ewidencja księgowa zaczęła - obok ksiąg kasowych - rozszerzać się na operacje niepieniężne, takie jak: kredytowy zakup lub sprzedaż towarów czy płatności wekslowe. Z.k. nie obejmowała tego typu operacji gospodarczych i w związku z tym została zastąpiona przez zasadę memoriałową, gwarantującą kompletność danych o działalności kupca czy bankiera w średniowieczu. Obecnie z.k. jest poza zakresem norm kształtujących tzw. prawidłową rachunkowość.

Maria Gmytrasiewicz

Zob. → Zasada memoriałowa; Zasady rachunkowości.

ZASADA KONTYNUACJI DZIAŁALNOŚCI

Wiąże się z tym, że sprawozdania finansowe sporządza się zwykle przy założeniu, że jednostka jest w stanie i ma zamiar kontynuować swoją działalność w dającej się przewidzieć przyszłości. Takie założenie nie może być sprzeczne z aktualnym stanem prawnym jednostki (np. faktem postawienia jej w stan likwidacji) i stanem faktycznym (np. prowadzonym postępowaniem upadłościowym, łączeniem kapitałowym z inną jednostką).

Jeśli realistyczne jest założenie kontynuacji działalności danej jednostki - przynajmniej w następnym okresie sprawozdawczym - wycena jej aktywów oparta jest na ich wartościach godziwych, a pasywów - w kwotach wymagających zapłaty. Przy takim założeniu oczywiste jest występowanie w księgach rachunkowych jednostki „aktywowanych” kosztów i innych kategorii w postaci rozliczeń międzyokresowych i nieformalnych lub „wewnętrznych” zobowiązań, określanych jako rezerwy i przychody przyszłych okresów.

Zupełnie inaczej wycenia się aktywa i pasywa jednostki w przypadku, gdy jej dalsza działalność jest zagrożona, a więc gdy zamierza lub musi ją przerwać. W takich przypadkach zawieszona jest z.k.d., a wycena składników majątkowych takiej jednostki musi być oparta na cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania. Co więcej, wycena przeprowadzona w ten sposób dotyczy „realnych” aktywów, a więc tylko takich, które mogą być sprzedane. Aktywa na pewno nie zawierają rozliczeń międzyokresowych kosztów lub też nadpłaconego podatku dochodowego i innych nierynkowych aktywów. Podobne uwagi należy odnieść do nieformalnych pasywów w postaci różnego rodzaju rezerw czy też biernych rozliczeń międzyokresowych, które - w warunkach przerwania kontynuacji działalności jednostki gospodarczej - nie mogą być egzekwowane na równi ze zobowiązaniami tej jednostki wobec otoczenia.

Sprawozdania finansowe w takich okolicznościach sporządza się według odrębnych zasad, które muszą być ujawnione.

Maria Gmytrasiewicz

Zob. → Zasady rachunkowości.

ZASADA MEMORIAŁOWA

Accural basis assumption, oznacza, że w księgach rachunkowych każdej jednostki ujmowane są wszystkie operacje, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Przestrzeganie z.m. pozwala uniknąć subiektywizmu w decyzjach dotyczących momentu wystąpienia zmian majątkowych wywołanych działalnością gospodarczą jednostki. W kontekście rocznych sprawozdań finansowych z.m. ta każe ujmować ostateczny stan aktywów i pasywów jednostki gospodarczej i jej wynik finansowy po uwzględnieniu całorocznych zmian i operacji w tym zakresie. Ujęcie memoriałowe danych księgowych należy utożsamiać z rejestrowaniem zdarzeń gospodarczych nie tylko obrazujących wpływy lub wypływy środków pieniężnych, lecz również wszelkie inne niepieniężne zmiany w sytuacji finansowo-rzeczowej jednostki, takie jak: powstanie zobowiązań lub należności, zużycie materiałów, naliczona amortyzacja majątku trwałego, utworzenie rezerwy na przewidywane zobowiązania.

Historia. Memoriał oznaczał dawniej nazwę formy dziennika zastępującego dokumentację księgową. Został on opisany w traktacie Luci Paciolego w 1494 r. następująco: „Memoriał, u niektórych nazywany Kladdą albo Strazzą, jest to księga, do której kupiec własnoręcznie wpisuje wszelkie swoje drobne i wielkie interesy, tak jak one się zdarzają, z dnia na dzień, z godziny na godzinę. Do księgi tej zapisuje on szczegółowo każde kupno i sprzedaż oraz inne interesy handlowe, przy czym nie wolno mu opuścić ani joty, kto, co, jak i gdzie, z całymi swoimi umowami i wywodami”. Z biegiem czasu nazwa memoriału zaczęła coraz częściej oznaczać określoną zasadę ewidencji operacji gospodarczych.

Cechy charakterystyczne. Historycznie wcześniejszą zasadą rejestrowania operacji gospodarczych była zasada kasowa. Była ona najdawniejszą cechą ewidencji księgowej w dawnym Babilonie, Egipcie i innych krajach starożytnych. Miała postać tzw. ksiąg kasowych (łac. tabulae). Jej przestrzeganie oznaczało księgową interpretację tych operacji przez pryzmat zmian w stanie kasy (stąd nazwa zasady) jednostki gospodarczej. Zakres ewidencji był więc ograniczony i obejmował wyłącznie systematyczną rejestrację przychodów i rozchodów środków pieniężnych. Ewidencja księgowa pod rządami zasady kasowej nie mogła być uznana za ewidencję kompletną i wiarygodną.

Za okres wykrystalizowania się z.m. przyjmuje się na ogół wiek XIV, czyli czas formowania się systemu księgowości podwójnej i powstania kategorii kapitału własnego.

Obecnie z.m. jest najważniejszą i powszechnie akceptowaną na świecie nadrzędną zasadą rachunkowości. Jej przestrzeganie gwarantuje kompletność ujęcia w księgach rachunkowych jednostki wszystkich zmian w stanie jej majątku i elementów cząstkowych procedury ustalania wyniku finansowego w danym okresie.

W tabeli przedstawiono przykładowe różnice między z.m. a zasadą kasową.

Lp.		Treść operacji gospodarczej	Zasada memoriałowa	Zasada kasowa
1.	wysłanie produktów do odbiorcy (wykonanie usługi)	księguje się	nie księguje się
2.	wysłanie faktury do odbiorcy produktów (usługi)	księguje się	nie księguje się
3.	otrzymanie zapłaty za sprzedane produkty (usługi)	księguje sie	księguje się

Jak widać z tabeli, per saldo ostateczna zmiana sytuacji majątkowej jednostki gospodarczej - sprzedaży dóbr i usług - jest identyczna w obu przypadkach: zmniejsza się stan produktów, a przybywa środków pieniężnych w kasie lub na rachunku bankowym. Niemniej jednak w wersji ujęcia kasowego zmiana ta została opisana jedną operacją gospodarczą w momencie otrzymania zapłaty za sprzedane dobra (usługi), w wersji ujęcia memoriałowego zmiana ta opisana jest sekwencyjnie (łańcuchowo), czyli zgodnie z realiami, przez trzy operacje gospodarcze.

Jeśli założymy, że po drugiej operacji gospodarczej nastąpi moment sprawozdawczy, to w wersji ujęcia kasowego nie będzie żadnej informacji o zmianie majątku sprzedawcy dóbr (usług), podczas gdy w wersji ujęcia memoriałowego ujawni się rozchód produktów, powstanie przychodu ze sprzedaży i należności od kupującego.

W kontekście podanego przykładu trudno zasadę kasową uznać za wiarygodny sposób kreowania informacji o działalności jednostki gospodarczej w krótkich okresach. Z kolei walory poznawcze z.m. są w tym znaczeniu bezdyskusyjne. Sprawozdania finansowe przedsiębiorstw sporządzane zgodnie z z.m. dostarczają ich użytkownikom nie tylko informacji o przeszłych operacjach gospodarczych pociągających za sobą zmiany w stanie środków pieniężnych, lecz również o obowiązkach zapłat pieniężnych jego otoczeniu w przyszłości i o zasobach, które przedsiębiorstwo otrzyma od kontrahentów w przyszłości. Z.m. zapewnia więc kompletność obrazu zmian finansowo-rzeczowych w majątku jednostki gospodarczej w każdym momencie.

Maria Gmytrasiewicz

Zob. → Zasada kasowa; Zasady rachunkowości.

ZASADA OSTROŻNEJ WYCENY

Prudence, polega na rozważnej wycenie wielu kategorii majątkowych jednostki przy ich ujawnianiu w sprawozdaniach finansowych. Zakłada ona „pesymistyczny” sposób oszacowywania wartości tych kategorii, co oznacza w szczególności, że: 1) wykazywane są tylko zyski zrealizowane na datę bilansu; 2) przewidywane są wszelkie straty i ryzyko związane z działalnością jednostki, nawet wówczas, gdy ich ujawnienie nastąpiło między datą bilansu a datą sporządzenia sprawozdania finansowego; 3) zmniejszenie wartości danej kategorii majątkowej jest niezależne od tego, czy dany okres sprawozdawczy zamyka się zyskiem czy stratą.

Odstępstwa od z.o.w. są dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach, które należy opisać i uzasadnić w informacji dodatkowej, a także objaśnić wpływ tych odstępstw na wyniki finansowe jednostki i jej sytuację majątkową.

Generalnie można stwierdzić, że z.o.w. polega na: możliwie wysokim - chociaż zawsze wiarygodnym - wycenianiu kosztów, strat i zobowiązań jednostki gospodarczej oraz ostrożnym, czyli realnym, wycenianiu przychodów, zysków i stanu bilansowego aktywów jednostki gospodarczej.

Takie postępowanie zapewnia - z jednej strony - możliwość odtwarzania majątku jednostki gospodarczej, a więc gwarantuje materialne podstawy jej dalszej egzystencji gospodarczej, z drugiej natomiast - wymusza realną wycenę jej majątku i ujawnianie ujmowania przez nią rzeczywistych wyników finansowych.

Przestrzeganie z.o.w. nie dopuszcza do wystąpienia inflacyjnych zysków w jednostce gospodarczej i do dekapitalizacji jej majątku oraz - co jest równie ważne - uwiarygodnia informacje sprawozdawcze. Użytkownik tych informacji ma pewność, że sytuacja majątkowa i finansowa przedsiębiorstwa może być w rzeczywistości lepsza, a nigdy gorsza od opisanej w sprawozdaniu finansowym. Trzeba jednak pamiętać o tym, że z.o.w. nie może być w sprzeczności z nadrzędną koncepcją rachunkowości, czyli koncepcją wiernego i rzetelnego obrazu (true and fair view presentation).

Praktycznie z.o.w. wymusza aktualizację wyceny majątku jednostki i jej operacji wynikowych przez konfrontację ich wartości księgowych z bieżącymi cenami rynkowymi lub wartościami godziwymi. Konfrontacja ta obwarowana jest wieloma szczegółowymi przepisami, co oznacza, że stosowanie z.o.w. nie uprawnia do tworzenia nadmiernych rezerw, celowego zaniżania wartości aktywów lub zawyżania poziomu zobowiązań i kosztów, gdyż byłoby to działanie nierzetelne. Nieuchwytna granica między rozwagą a manipulacją jest zawsze wyznaczana przez wyobraźnię ekonomiczną służb finansowo-księgowych.

Maria Gmytrasiewicz

Zob. → Koncepcja wiernego i rzetelnego obrazu; Zasady rachunkowości.

ZASADA PODWÓJNEGO ZAPISU

Zasada podwójnego księgowania, tradycyjnie określa sposób rejestracji zdarzenia gospodarczego i jest jednym z wielu atrybutów formalnego języka opisu rachunkowości.

W całej historii rozwoju rachunkowości można znaleźć wspólne dla różnych doktryn i zastosowań praktycznych sformalizowane prawidłowości obserwacji i opisu przedmiotu ewidencji księgowej, niezależne od aktualnych wówczas technicznych form i sposobów rejestracji zdarzeń gospodarczych.

Jednym z najważniejszych dla teorii i praktyki rachunkowości atrybutów był podwójny zapis. Doszukiwanie się w podwójnym zapisie najważniejszych cech poznawczych teorii rachunkowości jest charakterystyczną cechą literatury fachowej w całym jej historycznym ujęciu. Z biegiem czasu z.p.z. oznaczała określoną procedurę ewidencyjną, definiowaną następująco: „każda operacja gospodarcza księgowana jest na dwóch kontach, w tych samych kwotach - przy czym zapisowi debetowemu na jednym koncie towarzyszy zapis kredytowy na drugim”. Tak rozumiana z.p.z. nierozerwalnie wiąże się z kontem i mogła być przestrzegana i rozumiana dosłownie tak długo, jak długo konto można było utożsamiać z „urządzeniem księgowym”. Fizyczna forma konta w postaci kartki papieru, kartoteki itp. ksiąg rachunkowych oznaczała dosłowne stosowanie z.p.z. przy rejestracji dowolnego zdarzenia gospodarczego.

Nie można jednak z.p.z. bezpośrednio odnieść do procedur księgowych w warunkach komputerowego przetwarzania danych księgowych. Współczesne technologie komputerowe sprowadzają konto do roli symbolicznej. Nie można tutaj mówić o stronach konta, zamykaniu i otwieraniu kont, czy też - o obciążaniu i uznawaniu kont zgodnie z z.p.z. Jest to w tych warunkach nieprawdziwy opis konta, powielający aksjomaty i definicje odpowiadające ręcznej lub maszynowej epoce przetwarzania danych księgowych.

W technologiach komputerowych konto - w rozumieniu fizycznie uporządkowanych zbiorów danych - nie istnieje. To, co jest realne, to fizyczny zapis zdarzenia gospodarczego. Nie jest on jednak przeprowadzany zgodnie z z.p.z. Można nawet stwierdzić, że w technologiach bazy danych zdarzenia gospodarcze nie są sensu stricto księgowane, gdyż rejestrowane są zapisem pojedynczym.

Zdarzenia, tak wprowadzane do bazy danych, mogą być porządkowane w różnorodne zbiory, według określonych atrybutów, np. zbiorów debetowych i kredytowych zmian określonych składników majątkowych, zbiorów stanów początkowych i końcowych tych składników, zbiorów globalnych zmian określonej kategorii majątku w danym okresie, zbiory stanów określonego przedmiotu ewidencji według osób materialnie odpowiedzialnych czy miejsc składowania tego składnika, itp. agregatów.

Ta duża wariantowość porządkowania zdarzeń gospodarczych wynika z faktu, że ich opis w warunkach technologii komputerowej jest w porównaniu z ewidencją ręczną lub też maszynową bardzo rozbudowany i pozwala na wieloaspektowe opisywanie i agregowanie danych oraz wykorzystywanie ich przez wielu użytkowników. Taka organizacja zbiorów danych, a szczególnie ich fizyczne rozproszenie i przypadkowe lokalizacje w pamięciach komputerów, uniemożliwiają wykorzystanie tych danych w trybie sekwencyjnego odczytu.

Nie występuje zatem w warunkach elektronicznych technologii klasyczna kontrola zerowa, niezastąpiona w ręcznej technice ewidencji, a polegająca na tym, że dzięki przestrzeganiu z.p.z. w każdym momencie okresu sprawozdawczego powinny wystąpić następujące prawidłowości ewidencyjne: 1) suma zapisów debetowych związanych z zarejestrowanymi na kontach zdarzeniami gospodarczymi jest równa sumie zapisów kredytowych; 2) suma sald debetowych równa jest sumie sald kredytowych.

Trzeba jednak pamiętać, że technologie komputerowe wprowadzają sobie właściwe procedury kontrolne, np. wielostopniową kontrolę wejść do systemu, liczby kontrolne, zliczanie zbioru elementów itp. Są one dalekie od aksjomatów tradycyjnych technik ewidencji księgowej, niemniej jednak zapewniają wiarygodność danych.

W istocie więc w warunkach elektronicznego przetwarzania danych z rachunkowości ginie - w sensie fizycznym - z.p.z., obowiązująca przy rejestracji pojedynczego zdarzenia gospodarczego. Nie oznacza to jednak, że zatraca się przez to istota księgowości podwójnej, czyli jednoczesna, podwójna interpretacja (lecz nie rejestracja) zdarzenia gospodarczego. Jest ona w zgodzie z metodą bilansową kształtującą cały system rachunkowości. Z.p.z. była tylko techniczną instrukcją postępowania ewidencyjnego. Zanikła ona w warunkach automatyzacji procesu rejestracji zdarzeń gospodarczych, gdyż zastąpił ją zapis pojedynczy w technologii bazy danych. Nie oznacza to, że opis zdarzenia księgowego i jego wpływ na majątek jednostki narusza podstawy myślenia kategoriami rachunkowości i jest sprzeczny z metodą bilansową. Jest to zawsze „podwójna” rachunkowość. Chociaż składnia opisu zdarzenia gospodarczego zmieniła się, zawsze jest to jednak opisanie podwójnej, równoważącej się i przeciwstawnej sobie zmiany majątkowej. Opisanie w ten sposób zdarzenia gospodarczego jest pierwotne i niezależne od występowania lub niewystępowania fizycznej formy zapisu podwójnego. Zapisowi księgowemu nie można przypisywać cech metody bilansowej.

Reasumując, należy stwierdzić, że prowadzenie rachunkowości przy użyciu techniki komputerowej wywołało modyfikację instrukcji zapisywania zdarzeń gospodarczych. Z.p.z. przekształciła się w zasadę podwójnego opisu, nadal podporządkowaną metodzie bilansowej.

Maria Gmytrasiewicz

Zob. → Księgowość podwójna; Zapis księgowy w rachunkowości informatycznej; Zasady rachunkowości.

ZASADA PRZEJRZYSTOŚCI FINANSÓW PUBLICZNYCH

Realizowana jest przez stosowanie jednolitych zasad klasyfikacji dochodów i wydatków publicznych oraz stosowanie jednolitych zasad rachunkowości i sprawozdawczości przez wszystkie jednostki sektora finansów publicznych.

Ewa Hellich

Zob. → Klasyfikacja budżetowa.

ZASADA WSPÓŁMIERNOŚCI MERYTORYCZNEJ I CZASOWEJ KOSZTÓW I PRZYCHODÓW

Matching principle, przestrzegana jest w procedurze liczenia wyniku finansowego. Zakłada ona merytoryczną i czasową zgodność kosztów, strat nadzwyczajnych i podobnych kategorii wynikowych z przychodami, zyskami nadzwyczajnymi i podobnymi kategoriami wynikowymi uwzględnianymi w obliczeniach wyniku finansowego jednostki w danym okresie. Oznacza to, że z kompletnego zbioru memoriałowych operacji wynikowych danego okresu wyodrębnia się te, które kształtują wynik finansowy w tym okresie, czyli: 1) przychody i kategorie pochodne - rzeczywiście zrealizowane w danym okresie oraz 2) koszty i kategorie pochodne - przypisane do danego okresu.

Niemające tych cech memoriałowe operacje wynikowe z danego okresu, a więc przypisane przyszłym okresom, nie mogą wpływać na wysokość wyniku finansowego w danym okresie. Nazywa się je pozycjami rozliczanymi w czasie i wykazywane są w aktywach i pasywach bilansu jednostki. Do tych pozycji zaliczyć można np.: nakłady okresów przyszłych, otrzymane zaliczki na poczet przyszłej sprzedaży dóbr i usług, wytworzone w danym okresie, lecz niesprzedane produkty.

Inaczej można powiedzieć, że ogólna procedura obliczeniowa wyniku finansowego, czyli:

wynik finansowy = przychody - koszty

sprawdza się tylko w długim okresie działalności jednostki, liczonym od momentu jej powstania do chwili likwidacji. Z istoty cechy informacyjnej rachunkowości wynika obowiązek obliczania tego wyniku finansowego dla każdego okresu sprawozdawczego, zawsze krótszego niż całe życie ekonomiczne jednostki gospodarczej. Powoduje to konieczność korygowania (in plus i in minus) memoriałowego zbioru operacji wynikowych. Inaczej z z.w. wynika, że po kompletnym ujęciu w księgach rachunkowych ogółu przychodów i rozchodów składników majątkowych te z nich, które nie są uwidocznione w bilansie na koniec danego okresu sprawozdawczego jako aktywa i pasywa, wpływają na wysokość wyniku finansowego, bo określane są jako wartości operacji wynikowych (koszty, przychody i kategorie pochodne).

W konsekwencji od tego, czy dany memoriałowy „dopływ” środków zaliczy się do kosztów, czy aktywów, a ich „rozchód” do przychodów lub pasywów, zależy wysokość wyniku finansowego w danym okresie. Istotę z.w. ilustruje tabela.

Lp.	Treść operacji memoriałowej	Wynik finansowy
Lp.	Treść operacji memoriałowej			Brak zasady współmierności (wersja A)	Obowiązuje zasada współmierności (wersja B)
1.	Przychód ze sprzedaży produktów w danym okresie (1000)	Przychód danego okresu	Przychód danego okresu
2.	Otrzymana zaliczka na poczet sprzedaży produktów w przyszłości (100)	Przychód danego okresu	Przychódy przyszłych okresów
3.	Koszty wytworzenia produktów w danym okresie (790)	Koszty danego okresu	Przyrost stanu aktywów w danym okresie
4.	Opłacony z góry czynsz dzierżawny za dany i następny okres sprawozdawczy (40)	Koszty danego okresu	Koszty danego okresu (20) i przyrost aktywów w danym okresie (20)
5.	Koszty wytworzenia produtków sprzedanych w danym okresie (500)	x	Koszty danego okresu

Zgodnie z tabelą wynik finansowy danego okresu wynosi:

Wersja A = (1000 + 100) - (790 + 40) = 270

Wersja B = 1000 - (500 + 20) = 480

Trzeba jeszcze raz podkreślić, że z.w. - podobnie jak zasada memoriałowa - jest istotna dla wiarygodności informacyjnej rachunkowości w krótkich okresach działalności jednostki (dokumentuje to podany przykład). Zasadność takiego rozróżniania staje się natomiast całkowicie nieusprawiedliwiona w momencie, gdy rozpatrywany okres działalności jednostki gospodarczej to czas, który upływa od chwili powołania jej do życia do chwili jej likwidacji. Tak wyznaczony okres sprawozdawczy byłby praktycznie bezużyteczny w kontekście kontroli, oceny i zarządzania jednostką, dlatego w praktyce operuje się okresem rocznym (lub krótszym od roku), co oznacza konieczność i zasadność funkcjonowania z.w. przy ustalaniu okresowego wyniku finansowego jednostki.

Trzeba pamiętać, że z.w. obowiązuje również przy ustalaniu dochodu, czyli wyniku podatkowego. Jej atrybuty w całości wykształciła polityka fiskalna, a nie rachunkowość, dlatwego też można ją określić jako podatkową z.w.

Maria Gmytrasiewicz

Zob. → Zasada memoriałowa; Zasady rachunkowości.

ZASADY RACHUNKOWOŚCI

Wiarygodność informacji dostarczanych przez rachunkowość musi być niepodważalna: rachunkowość ma za zadanie chronić interesy majątkowe i podatkowe właścicieli i otoczenia jednostki i umożliwiać uzyskiwanie jej prawdziwego i użytecznego dla nich obrazu. Doprowadziło to do ciągle doskonalonego definiowania podstawowych norm praktyki rachunkowości. Są one zazwyczaj określane jako powszechnie akceptowane wzorce rachunkowości o zasięgu krajowym, europejskim i światowym, np. w Wielkiej Brytanii te powszechnie akceptowane normy rachunkowości nazywane są Statements of Standard Accounting Practice (SSAP), w USA - Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), w świecie - International Accounting Standards (IAS-MSR). W Polsce krajowym wzorcem rachunkowości jest ustawa o rachunkowości.

Normy rachunkowości, niezależnie od ich terytorialnego zasięgu, wynikają z tych samych koncepcji i zasad. Można je traktować jako fundament języka rachunkowości, swoiste esperanto lub paradygmat każdego dowolnego systemu rachunkowości i nazywane są one nadrzędnymi z.r.

Przestrzeganie z.r. w czasie i przestrzeni pozwala stwierdzić, że rachunkowość jest międzynarodowym językiem biznesu. Oznacza to, że normy krajowe rachunkowości zawarte w ustawach, rozporządzeniach lub aktach organów pozarządowych, chociaż różnią się czasami między sobą, nigdy nie naruszają podstawowych z.r.

Klasyfikacja. Podstawowe z.r. to: 1) zasada memoriałowa; 2) zasada współmierności merytorycznej i czasowej kosztów i przychodów; 3) zasada kontynuacji działalności; 4) zasada ostrożnej wyceny.

Powyższe z.r. odróżnia się od tzw. cech jakościowych sprawozdania finansowego jednostki gospodarczej. Można nawet stwierdzić, że przestrzeganie z.r. decyduje o tych cechach, które sprawiają, że informacje zawarte w sprawozdaniach finansowych są użyteczne dla ich czytelników. Główne cechy sprawozdań finansowych to: zrozumiałość, istotność, przydatność, wiarygodność, porównywalność.

Maria Gmytrasiewicz

Zob. → Koncepcja wiernego i rzetelnego obrazu; Zasada kasowa; Zasada kontynuacji działalności; Zasada memoriałowa; Zasada ostrożnej wyceny; Zasada podwójnego zapisu; Zasada współmierności merytorycznej i czasowej kosztów i przychodów; Złota zasada bilansowa.

ZASADY URUCHAMIANIA ŚRODKÓW BUDŻETOWYCH

Zasady te wpływają na system rachunkowości. Są one wynikiem powiązania danej jednostki organizacyjnej z budżetem państwa lub budżetem jednostki samorządu terytorialnego. W praktyce powiązanie to realizuje się w dwojakiej formie: budżetowania brutto lub budżetowania netto.

Ewa Hellich

Zob. → Budżetowanie brutto; Budżetowanie netto; Dysponenci części budżetowych; Uruchamianie środkow budżetowych.

ZASIŁEK CHOROBOWY

Świadczenie pieniężne przysługujące osobom objętym ubezpieczeniem w razie choroby i macierzyństwa. Prawo do z.ch. nabywa ubezpieczony: 1) po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego - jeżeli podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu; 2) po upływie 180 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego - jeżeli jest ubezpieczony dobrowolnie.

Z.ch. przysługuje pracownikom, którzy w czasie trwania zatrudnienia: 1) stali się niezdolni do pracy z powodu choroby; 2) nie mogą wykonywać pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ lub uprawniony podmiot na podstawie przepisów o chorobach zakaźnych i zakażeniach; 3) nie mogą wykonywać pracy z powodu przebywania w stacjonarnym zakładzie lecznictwa odwykowego w celu leczenia uzależnienia alkoholowego lub stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej w celu leczenia uzależnienia od środków odurzających lub substancji psychotropowych.

Z.ch. przysługuje także osobie, która stała się niezdolna do pracy po ustaniu zatrudnienia, jeżeli spełnione zostaną wymagane w ustawie warunki.

Z.ch. przysługuje pracownikowi za każdy dzień począwszy od 34 dnia stwierdzonej niezdolności do pracy z powodu choroby lub niemożności wykonania pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy nie dłużej jednak niż przez 182 dni, a jeśli niezdolność do pracy spowodowana jest gruźlicą nie dłużej niż przez 270 dni.

Miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku. Natomiast za okres pobytu w szpitalu wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Jeżeli niezdolność do pracy lub niemożność wykonywania pracy: 1) przypada w okresie ciąży; 2) powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów; 3) powstała wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy, miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku.

Podstawę wymiaru z.ch. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 6 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Prawo do z.ch., wysokość ustala i wypłaca pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, a w pozostałych przypadkach ZUS.

Magdalena Giedroyć

Zob. → Ubezpieczenia zdrowotne.

ZASTOSOWANIE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH W AUTOMATYZACJI BIURA

Do systemów wykorzystywanych w automatyzacji biura można zaliczyć: edytory tekstów, komputerowe składy tekstów, arkusze kalkulacyjne, proste bazy danych (katalogi), bazy danych, harmonogramy, pocztę elektroniczną, biblioteki dokumentów, programy automatyzacji obiegu dokumentów, oprogramowanie do obsługi urządzeń biurowych.

Najczęściej wykorzystywanymi programami automatyzacji prac biurowych są edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne i bazy danych.

Witold Chmielarz

Zob. → Baza danych; System informatyczny.

ZASTOSOWANIE SYSTEMÓW SZTUCZNEJ INTELIGENCJI W ZARZĄDZANIU

Zastosowanie s.s.i. sprowadza się głównie do: 1) identyfikacji wzorców zachowań giełdy papierów wartościowych (śledzenie indeksu giełdowego, dywersyfikacja portfela akcji, prognozowanie trendów giełdowych); 2) oceny ryzyka kredytowego; 3) modelowania operacji na rynku walutowym; 4) informowania o fałszerstwach kart kredytowych; 5) obrony przed włamaniami do systemów informatycznych bankowości; 6) prognozowania rentowności przedsiębiorstwa; 7) optymalnej alokacji zasobów.

Witold Chmielarz

Zob. → System informatyczny.

ZATWIERDZENIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

Roczne jednostkowe sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Organami zatwierdzającymi sprawozdania finansowe są: 1) w spółkach akcyjnych (także i Skarbu Państwa) - zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy; 2) w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością (także i Skarbu Państwa) - zwyczajne zgromadzenie wspólników; 3) w przedsiębiorstwach państwowych - rada pracownicza, a w przypadku jej braku - organ założycielski; 4) w spółdzielniach - walne zgromadzenie członków; 5) w spółce: cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej - wspólnicy; 6) w spółkach komandytowo-akcyjnych - walne zgromadzenie.

Z.s.f. ma formę: uchwały walnego zgromadszenia, decyzji organu założycielskiego, klauzuli „zatwierdzam” zamieszczonej na wzorach sprawozdania finansowego wraz z datą i podpisami właścicieli - osób fizycznych.

Przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe powinno być poddane badaniu. Obowiązkowemu badaniu podlegają sprawozdania sporządzone przez: 1) banki oraz zakłady ubezpieczeń; 2) jednostki działające na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi i funduszach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych; 3) jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych; 4) spółki akcyjne; 5) pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, osiągnęły lub przekroczyły granicę dwóch z trzech następujących wielkości: a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty - 50 osób; b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego - równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro; c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy - równowartość w walucie polskiej 5 000 000 euro.

Obowiązek badania dotyczy również łącznych rocznych sprawozdań finansowych jednostek, w których skład wchodzą jednostki organizacyjne sporządzające samodzielny bilans oraz rachunek zysków i strat.

Celem badania sprawozdania finansowego jest wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii (wraz z raportem) o tym, czy sprawozdanie finansowe: 1) zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych; 2) zostało sporządzone zgodnie z zasadami określonymi ustawą o rachunkowości; 3) jest zgodne co do formy i treści z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem lub umową; 4) przedstawia rzetelnie i jasno wszystkie istotne dla oceny jednostki informacje.

Sporządzona przez właściwy podmiot i przekazana jednostce opinia, wraz z raportem, stanowi podstawę do z.s.f. Użyte określenie „właściwy podmiot” oznacza, iż powinien to być podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych i wybrany przez uprawniony do tego organ zarządzający lub przez inny organ określony przez statut (umowę), a ponadto - spełniający warunki do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym. W przypadku niespełnienia określonych warunków, przeprowadzone badanie jest nieważne.

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe jest także podstawą do podziału zysku netto, a w konsekwencji - do powstania ewentualnych roszczeń co do wypłat dywidendy, jeżeli ustalenie kwoty dywidendy i warunków jej wypłaty zostało uwzględnione w uchwale o podziale zysku.

Analogiczne wymagania co do zatwierdzenia rocznego jednostkowego sprawozdania finansowego odnoszą się również do zatwierdzenia łącznego rocznego sprawozdania finansowego. Trzeba jednak podkreślić, że zatwierdzeniu podlega łączne roczne sprawozdanie finansowe, a nie jego składowe sprawozdanie, tzn. sprawozdania finansowe wewnętrznych jednostek organizacyjnych.

Zdzisław Kołaczyk

Zob. → Ogłoszenie sprawozdania finansowego; Organy zatwierdzające sprawozdanie finansowe; Sprawozdawczość finansowa; Udostępnienie sprawozdania finansowego; Złożenie sprawozdania finansowego.

ZDARZENIA GOSPODARCZE

To wszelkie fakty, zjawiska występujące w jednostce gospodarującej związane z realizacją przyjętych przez nią zadań. Ogół z.g. rachunkowość dzieli na dwie grupy: 1) zdarzenia wywołujące zmiany w majątku podmiotu - tzw. operacje gospodarcze, np. wypłata wynagrodzeń pracownikom, spłata kredytu bankowego ze środków na rachunku bankowym, sprzedaż lub likwidacja środka trwałego; ze względu na to, iż operacje gospodarcze wywołują zmiany w majątku podmiotu, obowiązkowo podlegają rejestracji w jego księgach rachunkowych; 2) zdarzenia niewywołujące zmian w majątku jednostki - tzw. zdarzenia nieistotne dla rachunkowości, np. złożenie w banku wniosku kredytowego, zawarcie umowy o pracę z pracownikiem, złożenie zamówienia u dostawcy na zakup materiałów. Zdarzenia te, ponieważ nie wywołują zmian majątkowych, nie podlegają rejestracji w księgach rachunkowych.

Małgorzata Paszula

ZDOLNOŚĆ KREDYTOWA

Credit capacity, ogólne określenie zdolności kredytobiorcy do spłaty zaciągniętego lub wnioskowanego kredytu wraz z należnymi odsetkami w ustalonym umownie terminie. Stopień tej zdolności determinują w dużej mierze poziom płynności finansowej oraz struktura składników aktywów i pasywów w bilansie przedsiębiorstwa Z.k. kredytobiorcy podlega ocenie przez kredytodawcę (najczęściej przez oddział banku) przy rozpatrywaniu wniosku kredytowego i podejmowaniu decyzji o przyznaniu kredytu. Z.k. zależy przede wszystkim od takich czynników, jak: wysokość i okres korzystania z kredytu, ogólny stopień zadłużenia i płynności finansowej (wypłacalności) oraz ocena przebiegu dotychczasowej współpracy banku finansującego (kredytującego) z kredytobiorcą.

Lech Bednarski

Zob. → Kredyt bankowy; Umowa kredytu.

ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD

Służy do sprawdzenia poprawności księgowań i pozwala na wykrycie tych błędów księgowych i rachunkowych, które naruszają zasadę podwójnego zapisu (w przypadku kont księgi głównej) oraz zasadę powtórzonego zapisu w momencie uzgadniania obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (czyli analitycznych) z kontami podstawowymi, do których prowadzone są księgi analityczne.

Z.s.is. ma podstawowe znaczenie w zakresie kontroli prawidłowości dokonanych księgowań. Na jego podstawie można stwierdzić, czy suma obrotów Dt równa się sumie obrotów Ct, a także czy suma sald Dt równa się sumie sald Ct (dotyczy kont księgi głównej). Jednocześnie spełnia ono funkcję informacyjną, gdyż umożliwia zorientowanie się we wpływie dokonanych operacji gospodarczych na poszczególne składniki majątku i funduszów, jak również w ich aktualnym stanie ewidencyjnym. Uproszczoną formę z.s.is. przedstawia tablica 1:

Tablica 1. Zestawienie obrotów i sald w formie uproszczonej

Nazwa jednostki gospodarczej

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządzone na dzień ..............................

Lp.	Nazwa konta	Obroty	Salda
			Dt	Ct	Dt	Ct

	Sumy ogólne	Obroty Dt = Ct	Salda Dt = Salda Ct

Z.o.is. sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego (względnie w okresach miesięcznych). Zawiera ono: 1) symbole lub nazwy kont; 2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego; 3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

W celu sporządzenia z.o.is. należy: 1) wpisać nazwy kont oraz ich obroty do odpowiednich kolumn zestawienia; 2) ustalić obroty debetowe i kredytowe na wszystkich kontach przez zsumowanie zapisów księgowych po każdej ze stron konta; 3) zsumować i uzgodnić ogólne sumy obrotów debetowych i kredytowych; 4) obliczyć i wpisać salda końcowe poszczególnych kont (salda wpisuje się do odpowiednich kolumn Dt lub Ct w zależności od tego, który obrót jest większy: jeśli obrót debetowy jest większy od obrotu kredytowego, to saldo końcowe jest debetowe i wpisuje się je w kolumnie sald Dt; w przypadku odwrotnym, czyli jeśli obrót kredytowy jest większy od obrotu debetowego, saldo końcowe jest kredytowe i wpisuje się je do kolumny sald Ct); 5) zsumować i uzgodnić ogólne sumy sald debetowych i kredytowych.

Z.o.is. umożliwia ujawnienie najczęściej występujących w praktyce błędów takich, jak: księgowanie niezgodnie z regułą podwójnego zapisu (np. zapisanie kwoty operacji dwa razy po stronie debetowej bądź wyłącznie jako zmiana kredytowa); zapisanie niejednakowych kwot danej operacji gospodarczej na stronie Dt i Ct; niezaksięgowanie w ogóle operacji gospodarczej, co w konsekwencji powoduje niezgodność z kwotą dziennika; błędne ustalanie salda i sumowanie obrotów dla każdego konta oraz dla wszystkich kont.

Funkcja kontrolna z.o.is. ma charakter względny, na jego podstawie bowiem nie można wykryć następujących błędów: 1) zaksięgowania operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, lecz na dwóch albo jednym niewłaściwym koncie, przy czym kwota zapisu Dt i Ct jest prawidłowa; 2) zapisania operacji na niewłaściwych stronach odpowiednich kont, albo w błędnej kwocie, która jest niezgodna z dowodem księgowym; 3) pominięcia jednej lub kilku operacji w dzienniku i na kontach.

Błędy te można niekiedy wykryć przez porównanie spisu inwentaryzacyjnego składników majątkowych z ich stanem ewidencyjnym wynikającym z ksiąg rachunkowych.

Irena Kondratowicz

Zob. → Bilans; Błędy w dokumentacji księgowej; Księga główna; Księgi pomocnicze; Saldo konta; Zasada podwójnego zapisu.

ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT KSIĄG POMOCNICZYCH

Służy do uzgodnienia zapisu powtarzanego, czyli zapisów księgowych na kontach głównych (syntetycznych) z zapisami księgowymi na kontach pomocniczych (analitycznych), które prowadzone są do ksiąg głównych.

Z.o.is.k.p. powinno być zgodne z kontem głównym, czyli: 1) suma obrotu debetowego konta głównego (syntetycznego) jest równa sumie obrotów debetowych wszystkich kont analitycznych prowadzonych do tego konta; 2) suma obrotu kredytowego konta głównego (syntetycznego) jest równa sumie obrotów kredytowych wszystkich kont analitycznych prowadzonych do tego konta; 3) saldo debetowe (lub kredytowe) jest równe sumie sald debetowych (lub kredytowych) wszystkich kont analitycznych prowadzonych do konta głównego (syntetycznego); równość taka nie występuje w przypadku kont aktywno-pasywnych, na takim koncie bowiem mogą wystąpić równocześnie dwa salda, i saldo końcowe tego konta nie jest ustalane przez różnicę obrotów konta, tylko wyliczane są dwa salda oddzielnie. Do kont aktywno-pasywnych prowadzone są także konta pomocnicze (analityka), a z.o.is.k.p. służy do uzgodnienia sald konta głównego z analitycznymi (por. konta aktywno-pasywne).

Układ graficzny z.o.is.k.p. jest taki sam, jak zwykłego zestawienia obrotów i sald. Zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Irena Kondratowicz

Zob. → Bilans; Konto; Saldo konta; Zestawienie obrotów i sald.

ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ

Służy do sprawdzenia poprawności i kompletności księgowań oraz pozwala na wykrycie błędów księgowych i rachunkowych, które naruszają zasadę podwójnego zapisu.

Zasada podwójnego zapisu jest konsekwencją metody bilansowej ujmowania majątku, z czego wynikają następujące równości sald i obrotów: 1) suma sald początkowych debetowych wszystkich kont jest równa sumie sald początkowych kredytowych wszystkich kont; 2) suma obrotów debetowych wszystkich kont jest równa sumie obrotów kredytowych wszystkich kont; 3) suma sald końcowych debetowych wszystkich kont jest równa sumie sald końcowych kredytowych wszystkich kont.

Z.o.is.k.g. sporządza się na koniec każdego miesiąca i zawiera ono: nazwy kont (lub ich symbole); salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych; obroty za dany okres sprawozdawczy; obroty narastająco od początku okresu sprawozdawczego; salda na koniec danego okresu sprawozdawczego; suma sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Uproszczona forma z.o.is.k.g. wygląda tak samo jak zwykłe zestawienie obrotów i sald. Do z.o.is.k.g. wpisujemy wszystkie konta główne (syntetyczne), na których została zachowana zasada podwójnego zapisu każdej operacji gospodarczej, Kolejność wpisu kont jest dowolna. Konta aktywów powinny wykazywać salda debetowe, a konta pasywów - salda kredytowe. Konta procesowe są również wykazywane w tym zestawieniu, jednakże nie wykazują sald, wpisujemy tylko obroty tych kont.

Jeżeli wszystkie operacje gospodarcze na kontach głównych zostały zaewidencjonowane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, to w zestawieniu sald wystąpią następujące równości: suma obrotów debetowych będzie równa sumie obrotów kredytowych wszystkich kont syntetycznych i suma sald debetowych będzie równa sumie sald kredytowych wszystkich kont syntetycznych. Wystąpienie tej równości świadczy o poprawności i kompletności księgowań w okresie sprawozdawczym. Jednakże z.o.is.k.g. nie wykazuje wszystkich błędów księgowych. Z.o.is.k.g. dostarcza danych do sporządzenia bilansu końcowego, gdyż salda debetowe kont bilansowych stanowią aktywa, natomiast salda kredytowe kont bilansowych stanowią pasywa bilansu.

Irena Kondratowicz

Zob. → Księga główna; Saldo konta; Zestawienie obrotów i sald.

ZŁOTA ZASADA BANKOWA

Podstawa reguła określająca wymóg zabezpieczenia płynności finansowej banków komercyjnych. Reguła ta zakłada konieczność przestrzegania powiązań i zgodności odpowiednich składników pasywów i aktywów bilansu banku co do ich terminów i kwot. Wynika z niej, iż kredyt, jakiego może udzielić bank bez obaw zakłóceń w swej wypłacalności, musi nie tylko pod względem kwoty, ale także jakości odpowiadać kredytowi, który został udzielony. A zatem także pieniędzmi zebranymi (np. z lokat), które mogą być zażądane do zwrotu, można dokonywać tylko takich operacji, z których można te pieniądze w każdej postaci wycofać. Słabością z.z.b. w praktyce bywa sytuacja bezumownej prolongaty wkładów, pomijanie nowych wpłat depozytów jako ewentualnego źródła spłaty kredytów oraz możliwości uzyskania przez bank środków z bieżących operacji na rynku pieniężnym.

Pewną modyfikacją z.z.b. jest tzw. reguła „osadu we wkładach”, która uwzględnia istnienie możliwości prolongaty wkładów na rachunkach, a także nowych wkładów, które zastępują dotychczasowe. Stwarza to podstawę do transformacji terminów, co oznacza, że część wszystkich wkładów bankowych (saldo wpłat i wypłat) może zostać wykorzystana ponad terminy wkładów, szczególnie w krótkoterminowych operacjach aktywnych. Jest także możliwość wykorzystania dla zapewnienia płynności finansowej banku takich aktywów, których termin likwidacji jeszcze nie nastąpił (tj. zobowiązań wekslowych). Stosowana w związku z tym tzw. reguła przesunięć przewiduje, że aktywna polityka inwestowania prowadzona przez bank powinna być tak zorganizowana, żeby w przypadku powstania wyraźnego napięcia w zakresie płynności likwidacja aktywów przed ich umownie przewidzianym terminem płatności mogła nastąpić bez większych strat. Pochodną jest jeszcze reguła maksymalnego obciążenia, według której uwzględniać należy w działalności banku z jednej strony terminy płatności pasywów (czyli maksymalne obciążenie), z drugiej strony zaś - terminy płatności aktywów, z możliwością odstąpienia od nich. Zaznacza się jednak, że suma strat, która musi być wzięta pod uwagę przy tego rodzaju wcześniejszym odstępowaniu określonych aktywów, nie może być większa niż kapitał własny. Reasumując, podkreślić należy, że terminowa spłata wszystkich zobowiązań powinna być zabezpieczona całym kapitałem banku.

Lech Bednarski

ZŁOTA ZASADA BILANSOWA

Zasada zarządzania gospodarką finansową zmierzająca do zabezpieczenia takiej struktury kapitałów przedsiębiorstwa, aby zapewniała ona racjonalne ich zaangażowanie i wykorzystanie. Reguła ta zakłada, iż aktywa trwałe przedsiębiorstwa powinny być w zasadzie w całości sfinansowane z kapitałów własnych, a bezwzględnie z kapitału stałego, tj. kapitałów własnych powiększonych o zobowiązania długoterminowe. W ujęciu pogłębionym uwzględniać można wyłącznie kapitał podstawowy jako najważniejszy składnik kapitałów własnych wyrażający bezpośredni trwały wkład kapitałowy właścicieli (w spółkach udziałowców, akcjonariuszy). Zatem im wyższy jest stopień pokrycia aktywów trwałych przez kapitał własny, tym bardziej wierzyciele mogą liczyć na odzyskanie swoich należności nawet w przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorstwa.

Lech Bednarski

Zob. → Zasady rachunkowości.

ZŁOŻENIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

Kierownicy wszystkich jednostek są zobowiązani do złożenia rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia, we właściwym sądzie rejestrowym (Krajowym Rejestrze Sądowym). Do rocznego sprawozdania dołącza się: 1) opinię biegłego rewidenta, jeżeli składane sprawozdanie finansowe podlegało badaniu; 2) odpis uchwały bądź postanowienia odpowiedniego organu o zatwierdzeniu tego sprawozdania; 3) odpisy uchwał o podziale zysku lub o pokryciu straty.

Ponadto spółki kapitałowe, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielnie oraz przedsiębiorstwa państwowe muszą także złożyć w rejestrze sądowym sprawozdanie zarządu z działalności jednostki w minionym roku obrotowym.

Jeżeli roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to w ciągu 15 dni po upływie tego terminu kierownik jednostki powinien tymczasowo złożyć w sądzie: roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie zarządu z działalności jednostki oraz opinię biegłego rewidenta, jeżeli badanie sprawozdania finansowego zostało zakończone.

Jednostki obowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują je do właściwego urzędu skarbowego wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, a ponadto - z dołączonym zeznaniem o ostatniej wysokości dochodów, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a spółki kapitałowe - także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek złożenia opinii i raportu nie dotyczy jednostek, których sprawozdania finansowe są zwolnione z obowiązku badania.

Jeżeli jednostka jest podatnikiem podatku od osób fizycznych, to jest zobowiązana do przekazania wszystkim współwłaścicielom pełnego rocznego sprawozdania finansowego, które będzie stanowiło załącznik do ich zeznania o wysokości dochodu, składanego we właściwym urzędzie skarbowym w terminie do 30 kwietnia roku następnego. Nie ma natomiast obowiązku składania opinii z badania i raportu sporządzonych przez biegłego lub biegłych rewidentów badających to sprawozdanie finansowe.

Trzeba także podkreślić, iż osoba odpowiedzialna za niezłożenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki w sądzie rejestrowym podlega karze grzywny albo karze ograniczenia wolności.

Zdzisław Kołaczyk

Zob. → Ogłoszenie sprawozdania finansowego; Sprawozdawczość finansowa; Udostępnienie sprawozdania finansowego; Zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

ZMIANA STANU PRODUKTÓW

Zmiana stanu zapasów, zmiana stanu zapasów produktów, pozycja w księgach rachunkowych uwspółmierniająca czasowo i merytorycznie przychody osiągnięte w bieżącym okresie z kosztami podstawowej działalności operacyjnej poniesionymi w tym okresie. Jest ona charakterystyczna dla porównawczej wersji rachunku zysków i strat, w której koszty podstawowej działalności operacyjnej prezentowane są w układzie rodzajowym. Układ ten nie daje możliwości ustalenia jednostkowego kosztu wytworzenia wyrobu przez zastosowanie procedur kalkulacyjnych i w konsekwencji kosztów współmiernych z przychodami jako iloczynu liczby sprzedanych produktów i kosztu wytworzenia jednej sztuki. Koszty rodzajowe obejmują wszystkie poniesione w danym okresie koszty, które następnie są korygowane z.s.p. do poziomu kosztu współmiernego z osiągniętymi przychodami lub kosztu własnego sprzedaży.

Zmiana stanu zapasów produktów obejmuje: 1) zwiększenie albo zmniejszenie stanu zapasów produktów gotowych; 2) zwiększenie albo zmniejszenie stanu zapasów produkcji niezakończonej; 3) zwiększenie albo zmniejszenie stanu międzyokresowych rozliczeń kosztów operacyjnych.

Zwiększenie stanu zapasów produktów oznacza nadwyżkę kosztów poniesionych w bieżącym okresie (koszty według rodzajów) nad kosztem własnym sprzedaży.

Zmniejszenie stanu zapasów produktów oznacza nadwyżkę kosztu własnego sprzedaży nad kosztami poniesionymi przez jednostkę w bieżącym okresie. w tym przypadku jednostka sprzedaje zapasy produktów z okresów poprzednich - koszty poniesione w okresach poprzednich stają się w bieżącym okresie kosztami współmiernymi z przychodami.

Rozwiązania ewidencyjne. Istnieje kilka rozwiązań księgowego ustalania z.s.p.: 1) wykorzystanie konta „Rozliczenie kosztów” - koszty według rodzajów zestawiane są z kosztem własnym sprzedaży, ustalanym w wariancie porównawczym w sposób pozakalkulacyjny: a) kredytowa różnica na koncie oznacza zwiększenie stanu zapasów produktów; b) debetowa różnica na koncie oznacza zmniejszenie stanu zapasów produktów. Różnica ta - z konta „Rozliczenie kosztów” - jest przeksięgowywana na konto „Wynik finansowy”, a koszty według rodzajów korygowane odpowiednio do kosztów współmiernych z przychodami, in minus - w przypadku zwiększenia stanu zapasów produktów, in plus - w przypadku zmniejszenia stanu zapasów produktów; 2) bezpośrednia korekta na koncie „Wynik finansowy” - koszty według rodzajów są bezpośrednio korygowane na koncie „Wynik finansowy”: in minus o kwoty kosztów zatrzymanych w zapasach wyrobów gotowych, produkcji niezakończonej i w rozliczeniach międzyokresowych kosztów operacyjnych; in plus o kwoty kosztów wytworzenia zapasów w poprzednich okresach, a sprzedanych w okresie bieżącym.

Przy sporządzaniu rachunku zysków i strat w wersji porównawczej istnieją dwie alternatywne metody uwspółmierniania przychodów i kosztów podstawowej działalności operacyjnej: 1) metoda kosztowa, w której pozycje korygujące koszty i przychody zasadniczej działalności operacyjnej do wartości wzajemnie sobie współmiernych merytorycznie i czasowo (z.s.p. i obroty wewnętrzne) występują po stronie kosztów rachunku zysków i strat i są interpretowane kosztowo; 2) metoda przychodowa, w której pozycje korygujące występują po stronie przychodów w rachunku zysków i strat i są interpretowane przychodowo.

Polska wersja sprawozdawcza porównawczego rachunku zysków i strat przyjmuje przychodową metodę uwspółmierniania kosztów z przychodami zasadniczej działalności operacyjnej, tzn. korekta kosztów według rodzajów z tytułu z.s.p. wykazywana jest po stronie przychodów - w wariancie porównawczym rachunku zysków i strat jednostek (z wyłączeniem banków i ubezpieczycieli) w pozycji a II Przychodów netto ze sprzedaży i zrównanych z nimi jako: „Zmiana stanu produktów” (zwiększenie - wartość dodatnia, zmniejszenie - wartość ujemna).

Pozaksięgowe ustalenie z.s.p. Z.s.p. ustalana jest również pozaksięgowo, kontrolnie. Na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej na początek i na koniec okresu sprawozdawczego jednostka może określić wielkość zmian w zapasach wyrobów gotowych i produkcji niezakończonej oraz w stanie rozliczeń międzyokresowych kosztów operacyjnych.

Przykład

Jednostka gospodarcza poniosła w bieżącym okresie koszty według rodzajów w wysokości 3000 zł. Stany początkowe stwierdzone na podstawie inwentaryzacji wynosiły: produkty gotowe: 260 zł, produkcja niezakończona: 120 zł, rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne: 40 zł, rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne: 0 zł. Stany końcowe stwierdzone na podstawie inwentaryzacji wynoszą: produkty gotowe: 300 zł, produkcja niezakończona: 130 zł, rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne: 60 zł, rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne: 10 zł.

Ustalenie zmiany stanu produktów oraz kosztów współmiernych z przychodami okresu wygląda następująco:

Rodzaj zapasu	Przyrost (Sk - Sp)	Interpretacja
Produkty gotowe	+ 40 ( + )	Przyrost należy dodać
Produkcja niezakończona	+ 10 ( + )	Przyrost należy dodać
Rozliczenia międzyokresowe operacyjne czynne	+ 20 ( + )	Przyrost należy dodać
Razem	+ 70 ( + )
Rozliczenia międzyokresowe operacyjne bierne	+ 10 ( - )	Przyrost należy odjąć
Razem	+ 60	Zwiększenie stanu zapasów produktów

Koszty poniesione przez jednostkę w bieżącym okresie (w wysokości 3000 zł) należy skorygować o z.s.p. do poziomu kosztu własnego sprzedaży. W bieżącym okresie nastąpiło zwiększenie stanu zapasów produktów gotowych, produkcji niezakończonej oraz stanu rozliczeń międzyokresowych kosztów czynnych o 70 zł. Oznacza to nadwyżkę kosztów poniesionych w bieżącym okresie nad kosztem własnym sprzedaży o 70 zł. Nadwyżka ta została zatrzymana odpowiednio w zapasach produktów +40 zł, produkcji niezakończonej +10 zł oraz w rozliczeniach międzyokresowych kosztów czynnych +20 zł. Należy zatem skorygować koszty według rodzajów in minus o kwotę 70 zł.

W bieżącym okresie wzrósł stan rozliczeń międzyokresowych kosztów biernych o 10 zł. Oznacza to, że koszty w wysokości 10 zł dotyczą bieżącego okresu, czyli stanowią koszty współmierne z przychodami okresu, ale nie zostały w tym okresie poniesione. Ich pokrycie nastąpi w przyszłości. Tym samym nie są one ujęte w kosztach rodzajowych zarejestrowanych w bieżącym okresie. Należy powiększyć koszty według rodzajów o kwotę 10 zł, czyli pomniejszyć pierwotną korektę w wysokości 70 zł o kwotę 10 zł.

Poniesione w bieżącym okresie koszty podstawowej działalności operacyjnej są uwspółmierniane z przychodami okresu o z.s.p. w wysokości 60 zł.

Poniesione koszty według rodzajów	3000
- Zmiana stanu produktów	- 60
Koszty współmierne z przychodami:	2940

Z.s.p. jest ustalana w sposób pozaksięgowy następująco:

Rodzaj zapasu

Przyrost (Sk - Sp)

Interpretacja

Produkty gotowe

Zwiększenie zmiany stanu produktów