słownik archiwalny
Akt |
- pismo utrwalające czynność urzędową, powstałe jako jej produkt uboczny, niesamoistny w przeciwieństwie do dokumentu, uzyskuje pełne znaczenie w połączeniu z innymi aktami, z którymi stanowi całość - termin używany zamiennie z dokumentem |
Akt prawny |
dokument normujący stosunki prawne w określonej dziedzinie życia społecznego, wydany przez właściwy organ władzy lub administracji |
Akta |
dokumentacja twórcy zespołu, powstaje w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej |
Akta czynności |
- akta urzędowe organów kolegialnych epoki stanisławowskiej, składają się na nie: protokół potoczny (relacje z posiedzeń tych organów; protokół ekspedycji publicznych; aneksy - termin używany również na określenie systemu kancelaryjnego; |
Akta doczesne |
akta nie kwalifikujące się do wieczystego przechowywania |
Akta gruntowe |
akta dotyczące prawa posiadania i użytkowania gruntów nieruchomości |
Akta manipulacyjne |
akta mające krótkotrwałą wartość praktyczną (B) |
Akta normatywne |
akta zawierające przepisy dotyczące organizacji i podstaw działania urzędu lub instytucji |
Akta ogólne |
(generalia) akta, których treścią są zagadnienia ogólne wynikające z podstawowych zadań urzędu |
Akta opiekuńcze |
akta sądowe dotyczące opieki nad majątkiem osób nieletnich lub ubezwłasnowolnionych |
Akta osobiste |
dokumenty osobiste np. dowód, akt urodzenia paszport |
Akta osobowe |
(akta personalne) gromadzone przez urząd, dotyczące danych osobistych, np. przebieg służby pracownika - personal records |
Akta powtarzalne |
akta istniejące w wielu egzemplarzach o identycznej treści i formie tzn. wszystkie dokumenty wytworzone w tym samym czasie, np. umowa o prace |
Akta prezydialne |
akta spraw zastrzeżone kompetencji szefa urzędu; zwykle osobno rejestrowane i sygnowane dodanym skrótem → pr. praes. prez. |
Akta reponowane |
ukończone akta spraw, przekazane z registratury do archiwum zakładowego |
Akta sprawy |
- całokształt lub wybór akt dotyczących określonej sprawy, zebrany w kancelarii urzędu w osobny plik, zeszyt, wolumen - file - termin ten w liczbie mnogiej jako „akta spraw” stosuje się również na określenie systemu kancelaryjnego znanego na ziemiach polskich od XIX w |
Akta typowe |
analogiczne pod względem charakteru ich treści, powstałe w wyniku realizacji analogicznych funkcji urzędu |
Akta stanu cywilnego |
akta urodzeń, zgonów, małżeństw - civil register |
Akta szczegółowe |
(specialia) akta określonych, pojedynczych spraw |
Akta w rozsypie |
(rozsypy, dissoluta) zazwyczaj luźne, przemieszane akta, należące najczęściej do jednego zespołu archiwalnego, nie posiadające aktualnie żadnego właściwego układu |
Akta wieczyste |
kwalifikujące się do trwałego przechowywania, bez względu na ich rodzaj (A) |
Aktotwórca |
urząd, instytucja, osoba fizyczna w wyniku działalności której powstają akta |
Album |
- księga o uroczystej formie zawierająca wykaz członków danej instytucji - teka (księga) zawierająca ryciny, sztychy, fotografie zgrupowane wg. Autora, tematu np. reprodukcje - książka ozdobna służąca do wpisywania w niej wierszy, sentencji lub rysunków (na pamiątkę) |
Aneks |
załączniki |
Aneksy |
pisma wpływające do kancelarii organów kolegialnych epoki stanisławowskiej rozpatrywane na posiedzeniach tych organów a następnie grupowane w księgi w układzie zgodnym z kolejnością zapisu w protokole potocznym |
Aprobata |
wyrażenie zgody najczęściej za pomocą pisma |
Archiwalia |
materiały archiwalne przechowywane lub kwalifikujące się do trwałego przechowywania w archiwum |
Archiwalizacja |
- proces tracenia przez materiały archiwalne twórcy zespołu związku z jego bieżącą działalnością - przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum |
Archiwistyka |
- całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa i materiały archiwalne - dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa i materiały archiwalne rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających podczas procesów archiwotwórczych - archive science |
Archiwista |
- pracownik naukowy archiwum realizujący zadania w zakresie: kształtowania narastającego zasobu, opracowywania zasobów archiwalnych i prac badawczych w dziedzinie archiwistyki - stopień w służbie archiwalnej - archivist |
Archiwoznawstwo |
dział archiwistyki zajmujący się badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii zespołów archiwalnych z uwzględnieniem ich zawartości treściowej |
Archiwum |
- instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej, powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych; uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wyciągów, wypisów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań z dziedziny archiwistyki - komórka organizacyjna instytucji, powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji (zakładowe, przejściowe, wielozakładowe, wyodrębnione, zakładowe o powierzonym zasobie) - gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum - zespół, grupa, zbiór archiwalny powstały w skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zawłaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej (podworskie, prywatne, spuścizna) - archives |
Archiwum gospodarcze |
archiwum przedsiębiorstwa prowadzącego działalność gospodarczą niezależnie od jego formy własnościowej |
Archiwum odbiorcy |
zespół archiwalny lub jego cześć, na który składają się wyłącznie dokumenty i listy otrzymane przez twórcę zespołu; określenie to stosuje się zwłaszcza do zespołów pochodzących z okresu, w którym kancelarie nie rejestrowały pism wychodzących ani też nie zostawiały siebie ich kopii |
Archiwum otwarte |
archiwum, którego zasób składa się z zespołów archiwalnych otwartych |
Archiwum państwowe |
archiwum, które wchodzi w skład sieci archiwów państwowych |
Archiwum podworskie |
archiwum powstałe w wyniku działalności osób, rodzin lub rodów zawierające materiały związane z posiadaniem i zar4ządzaniem dobrami ziemskimi oraz odnoszące się do spraw osobisto-rodzinnych i wykonywanych funkcji publicznych - termin przyjął się po 1945 r. |
Archiwum potoczne |
w praktyce kancelaryjnej XVIII w. (np. w aktach Komisji Policji) termin odpowiadający aktom bieżącym, tworzonym i przechowywanym w kancelarii |
Archiwum prywatne |
zespól archiwalny powstały w wyniku działalności instytucji prywatnych lub osób fizycznych, rodzin, rodów - niezależnie od aktualnego miejsca jego przechowywania - private archives |
Archiwum przejściowe |
archiwum powołane do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazujące materiały archiwalne o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie |
Archiwum wielozakładowe |
(zjednoczone) archiwum powołane do przechowywania materiałów archiwalnych szeregu twórców zespołów, związanych ze sobą zasadą porządkowania (łączenia w pionie) lub jednorodnych pod względem wykonywanych funkcji (łączenie w poziomie) |
Archiwum wyodrębnione |
(wydzielone) archiwum nie wchodzące w skład sieci archiwów państwowych i nie podlegające ich nadzorowi, uprawnione do przechowywania trwałego lub na ustalony okres czasu (dłuższy jednak niż archiwum zakładowe) wyodrębnionej części państwowego zasobu archiwalnego |
Archiwum zakładowe |
(dawniej składnica akt) komórka organizacyjna w urzędzie/ instytucji/ przedsiębiorstwie/ organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum - records current |
Archiwum zakładowe o powierzonym zasobie |
archiwum uprawnione do przechowywania materiałów archiwalnych na okres dłuższy niż przewidują przepisy, za zgodą władz archiwalnych i podległe ich nadzorowi |
Archiwum zamknięte |
archiwum, na którego zasób składają się wyłącznie zespoły archiwalne zamknięte - archives closes |
Arkusz zbiorczy |
arkusz służący do kontroli i ewidencji załatwień ankietowych lub pism okólnych, wpisuje się nań napływające kolejno odpowiedzi adresatów |
Autentyk |
- pismo albo inna postać dokumentu, sporządzona z wolą i wiedzą wystawcy (autora), a tym samym będąca tym za co chce uchodzić - kopia uwierzytelniona - dokument stwierdzający autentyczność relikwii |
Autograf |
pismo własnoręczne danej osoby, termin niesłusznie zacieśniany wyłącznie do podpisu lub rozszerzany na całość pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem |
Bilans |
dwustronne wartościowe zestawienie środków jednostki gospodarującej: urząd/ instytucja/ przedsiębiorstwo) sporządzone na podstawie prowadzonej księgowości w ściśle określonym momencie - balance sheet |
Brakowanie |
- dawniej typowanie materiałów archiwalnych nie zasługujących na trwałe przechowywanie celem przekazania ich do zniszczenia - obecnie terminem brakowanie określa się wydzielenie materiałów archiwalnych - weeding |
Bulla |
- uroczysty dokument papieski, carski lub królewski, sporządzony na pergaminie a uwierzytelniony przywieszona pieczęcią wyciśniętą w metalu - okrągła pieczęć metalowa wyciskana obustronnie w złocie, srebrze lub ołowiu |
Czystopis |
(mundum) tekst dokumentu lub pisma urzędowego przygotowany w tej postaci, w jakiej ma zostać uwierzytelniony przez wystawce dla wręczenia odbiorcy |
Dekret |
- w dawnym prawie polskim wyrok, orzeczenie lub postanowienie sądu - akt prawny wydawany przez króla bez udziału sejmu - akt prawny mający moc ustawy, wydawany bez udziału parlamentu |
Dekretacja |
adnotacja dokonana przez upoważnioną osobę na piśmie wpływającym, przydzielająca je do załatwienia określonej komórce organizacyjnej lub referentowi, zawierające często wskazówkę co do sposobu załatwienia |
Depozyt archiwalny |
materiały archiwalne złożone w archiwum na przechowanie czasowe lub trwałe pod określonymi warunkami a nie stanowiące własności archiwum |
Destructa |
materiały archiwalne uszkodzone w skutek przyczyn mechanicznych, biologicznych lub innych, powodujący zanik tekstu lub nieodwracalne jego ubytki |
Dezynfekcja |
zwalczanie mikroorganizmów za pomocą środków chemicznych lub fizycznych |
Dezynsekcja |
zwalczanie owadów za pomocą środków chemicznych |
Dokument |
- pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień - charter - zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej - record |
Dokumentacja aktowa |
akta (dokumentacja twórcy zespołu, powstaje w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma) |
Dokumentacja archiwalna |
- materiały archiwalne - materiał informacyjny zebrany do określonych zagadnień w oparciu o zasób jednego lub wielu archiwów |
Dokumentacja inwestycyjna |
(ekonomiczne) ogół dokumentów niezbędnych do realizacji zamierzonej inwestycji |
Dokumentacja konstrukcyjna |
ogół dokumentów określających jednoznacznie wyrób (urządzenie), jego części składowe oraz wymagania jakościowe dotyczące wykonania i działania |
Dokumentacja księgowa |
ogół dokumentów wyrażających przebieg lub skutek zleconych albo dokonanych operacji gospodarczych a niekiedy także pisemne zlecenie dokonania zapisów księgowych nie wyrażające operacji gospodarczych |
Dokumentacja nagrania |
ogół dokumentów zawierających informacje odnoszące się do treści lub okoliczności nagrania |
Dokumentacja filmu |
ogół dokumentów zawierających opis treści filmu, długość wszystkich kolejnych ujęć, wielkość planów, pełen tekst dialogów lub komentarza filmu oraz jego strony muzyczno - dźwiękowej |
Dokumentacja produkcyjna |
(warsztatowa) ogół dokumentów, stanowiących podstawę do uruchomienia produkcji, kontroli przebiegu procesów produkcyjnych oraz rozliczenia kosztów własnych produkcji |
Dokumentacja techniczna |
ogół dokumentów w formie rysunków, opisów, obliczeń koniecznych do realizacji projektowanego obiektu, wyrobu lub procesu technologicznego |
Dokumentacja technologiczna |
ogół dokumentów zawierających dane dotyczące procesu technologicznego obróbki lub montażu oraz dane odnoszące się do pomocy używanych w tych procesach |
Dokumentacja twórcy zespołu |
dokumenty wytworzone i gromadzone przez twórcę zespołu w toku jego działania |
Dokumenty osobiste |
- dokumenty stwierdzające tożsamość osoby ich właściciela, jej prawa, obowiązki oraz stan cywilny - gromadzenie przez osobę fizyczną dokumenty dotyczące jej życia i działalności |
Dopływ materiałów archiwalnych |
(akcesja) część lub całość zespołu (zbioru) archiwalnego przejęta do zasobu archiwum od twórcy zespołu lub w drodze rewindykacji, scalenia i nabytków - accesion |
Dorso |
odwrocie (recto, verso) |
Dublet |
drugi egzemplarz pisma lub innego rodzaju dokumentu, identyczny pod względem treści i formy |
Dudka |
(dutka) księga rękopiśmienna formatu - pagina fracta (lub składki formatu pagina fracta) najczęściej spotykana wśród dawnych ksiąg sądowych lub metrykalnych |
Duplikat |
- dokument odtworzony przez wystawce, w zasadzie po raz pierwszy w miejsce utraconego lub zniszczonego oryginału i posiadający równą mu moc prawną - jeden z dwóch równobrzmiących tekstów → wtórnik |
Dyplom |
- dokument nadający odbiorcy określony tytuł lub upoważnienia, względnie stwierdzający kwalifikacje odbiorcy lub przysługujące mu uprawnienia albo też przyznane mu lub uzyskane przez niego wyróżnienia - termin używany również na oznaczenie dokumentu pergaminowego |
Dziedziczenie (sukcesja) materiałów archiwalnych |
przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora (bierna i czynna) |
Dziennik |
(diariusz) systematyczne, w założeniu codziennie prowadzone zapiski o czynnościach lub zdarzeniach, względnie jednych i drugich - diary |
Dziennik ekspedycyjny |
(księga ekspedycji) księga kancelaryjna służąca do rejestrowania pism wychodzących z kancelarii |
Dziennik podawczy |
(protocollon, exhibitorum, protokół podawczy) księga kancelaryjna służąca do: - rejestrowania: pism wpływających lub pism wysyłanych przez kancelarię w kolejności wpływu lub ekspedycji; w tym samym ciągu chronologiczno - numerowym pism wpływających i pism wychodzących - kontroli obiegu pism |
Ekspertyza archiwalna |
badanie dokumentacji twórcy zespołu w celu przeprowadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej |
Encyklika |
pismo papieskie skierowane do biskupów całego świata (niekiedy jednego kraju) zawierające wykłady doktryny kościelnej z dziedziny wiary i obyczajów; encykliki cytuje się według ich słów początkowych, zapowiadających często jednocześnie ich treść |
Fascimile |
- wierne odtworzenie pierwowzoru tekstu lub rysunku sporządzone ręcznie, sposobem mechanicznym lub chemicznym - pieczątka z wiernym odtworzeniem podpisu osoby urzędowej lub prywatnej |
Falsyfikat |
dokument podrobiony w całości lub w części, a tym samym nieautentyczny, nie będący tym, za co chce uchodzić |
Fascykuł |
- termin używany dawniej na oznaczenie grupy rzeczowej akt danego twórcy zespołu; fascykuł taki mógł się składać z większej liczby jednostek archiwalnych - wiązka akt luźnych zawierająca pisma jedno lub różnorodne |
Foliacja |
oznaczenie liczbą kolejności kart w księdze, poszycie, pliku → paginacja |
Fonoteka |
- uporządkowany zasób nagrań, przeznaczony do udostępniania - pomieszczenie przeznaczone do przechowywania nagrań |
Formularz |
- zbiór formuł używanych w kancelarii do redagowania pism - schemat pisma urzędowego, umowy itp. powielany przy użyciu dowolnej techniki, zawierający stałe elementy tekstu z pozostawieniem wolnych miejsc (rubryk) do wypełnienia ich odpowiednią treścią, stosownie do potrzeb |
Formuła uwierzytelniająca |
tekst urzędowy stwierdzający, że wydany przez dany urząd/ instytucje odpis, wypis, wyciąg jest wiernym odtworzeniem jego podstawy |
Fototeka |
- uporządkowany zasób fotografii, przeznaczony do udostępniania - pomieszczenie przeznaczone do przechowywania fotografii |
Glosa |
dopisek zazwyczaj o charakterze komentarza, umieszczany na marginesie (marginalna) lub między wierszami objaśnianego tekstu (interlinearna) |
Granice zespołu archiwalnego |
zakres materiałów archiwalnych zespołu wyznaczony przez związek zachodzący między materiałami archiwalnymi zespołu a jego twórcą; granice zespołu wyznaczają daty powstania i likwidacji twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencji rzeczowych i terytorialnych |
Gromadzenie zespołu archiwalnego |
uzupełnienie państwowego zasobu archiwalnego lub zasobu danego archiwum przez dopływy i nabytki materiałów archiwalnych |
Grupa zespołów archiwalnych |
dwa lub więcej zespołów charakteryzujących się jednorodnością funkcji oraz równorzędnością pozycji ich twórców, działających na określonym terytorium w ramach określonej struktury ustrojowo - administracyjnej; grupę zespołów ewidencjonuje się łącznie pod umowną nazwą z zachowaniem odrębności sygnaturalnej każdego zespołu wchodzącego w skład grupy; |
Hasło wykazu akt |
sformułowanie słowne, określające zakres treściowy grupy spraw, któremu odpowiada właściwy mu symbol klasyfikacyjny w wykazie akt |
Indeks |
pomoc archiwalna zawierająca zestawienia haseł osobowych, geograficznych lub rzeczowych w układzie alfabetycznym, zawartych w jednej albo w wielu jednostkach archiwalnych ze wskazaniem sygnatury jednostki archiwalnej i strony, na której dane hasło występuje |
Informacja naukowa |
dziedzina wiedzy obejmująca całokształt zagadnień teoretycznych i praktycznych związanych z działalnością informacyjną, w szczególności z gromadzeniem, dokumentowaniem, selekcją, wyszukiwaniem, przetwarzaniem informacji, jej zapisem oraz rozpowszechnieniem i udostępnieniem odpowiednio do określonych celów i potrzeb użytkowników zarówno od strony przedmiotu informacji, jak jej metod i stosowanych dla ich realizacji technik |
Informatyka |
- dyscyplina nauki, której podstawowym przedmiotem badań naukowych są prawidłowości procesów informacyjnych, źródła informacji i zasady optymalizacji ich wykorzystania oraz metody i środki stosowane w działalności informacyjnej - zespół dyscyplin naukowych i technicznych, zajmujących się przetwarzaniem danych przy użyciu środków automatycznych |
Inicjał |
ozdobna , początkowa litera tekstu |
Inskrypcja |
wpis wniesiony do księgi wpisów zwłaszcza do ksiąg wierzytelnych |
Instrukcja kancelaryjna |
przepis normujący zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum |
Inwentaryzacja archiwalna |
jedna z czynności wchodząca w zakres opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu jednostek archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego |
Inwentarz generalny zespołów |
usystematyzowany wykaz wszystkich zespołów znajdujących się w danych archiwum |
Inwentarz majątkowy |
- opis nieruchomości i stanu ich zagospodarowania - spis majątku ruchomego |
Inwentarz rozstawniczy |
(inwentarz topograficzny) inwentarz informujący o rozmieszczeniu zespołów, zbiorów lub innych części w magazynach archiwalnych i na regałach |
Inwentarz tematyczny |
niewłaściwie katalog tematyczny |
Inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego |
pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem tych jednostek w zespole |
Inwentarz zespołu (zbioru) historyczny |
inwentarz pozbawiony wartości użytkowej na skutek jego praktycznej dezaktualizacji |
Inwentarz zespołu (zbioru) idealny |
inwentarz zespołu (zbioru), uwzględniający zarówno materiały archiwalne zachowane, bez względu na miejsce ich przechowywania, jak też materiały, które uległy zaginięciu lub zniszczeniu |
Inwentarz zespołu (zbioru) kartkowy |
inwentarz zespołu (zbioru) lub jego części sporządzany obecnie z reguły na znormalizowanych kartach inwentarzowych, stanowiących zazwyczaj podstawę do sporządzenia inwentarza książkowego danego zespołu (zbioru) archiwalnego |
Inwentarz zespołu (zbioru) książkowy |
inwentarz zespołu (zbioru) sporządzany obecnie z reguły na jednolitych współoprawnych formularzach |
Inwentarz zespołu (zbioru) realny |
inwentarz obejmujący materiały archiwalne zespołu (zbioru) zachowane w zasobie jednego archiwum |
Jednostka archiwalna |
odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.) zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową |
Jednostka inwentarzowa |
materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru), stanowiące jedną pozycje w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego |
Jednostka organizacyjna |
twórca zespołu archiwalnego |
Kancelaria |
- komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu; w różnych okresach nie wszystkie z wymienionych czynności wchodziły w zakres działania kancelarii, np. kancelaria współczesna ogranicza się przyjmowania i rozdzielania pism wpływających oraz do ekspedycji pism wychodzących - w najszerszym znaczeniu za kancelarię uznać można wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta - termin używany niekiedy na oznaczenie systemów kancelaryjnych, np. kancelaria austriacka, pruska, rosyjska - pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii (sekretariatu) w znaczeniu komórki organizacyjnej |
Kancelaria macierzysta zespołu |
kancelaria urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej, której akta utworzyły dany zespół archiwalny |
Karta dziurkowana |
karta o ustalonym kształcie i wymiarach przystosowanych do wydziurkowania zespołu otworów o określonej konfiguracji, mających ustalone znaczenie w przyjętym systemie zakodowania informacji |
Karta zespołu (zbioru) archiwalnego |
karta o znormalizowanym schemacie, zawierająca podstawowe informacje o zespole (zbiorze) lub grupie zespołów |
Kartoteka |
zbiór wypełnionych kart inwentarzowych, skorowidzowych, rejestracyjnych lub innych, ułożonych w określonym porządku |
Kartoteka zespołów |
usystematyzowane karty zespołów (zbiorów) archiwalnych dla celów ewidencji oraz wstępnej informacji o zawartości zespołów (zbiorów) |
Katalog archiwalny |
rodzaj pomocy archiwalnej, zawierającej informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów; termin używany dawniej, zwłaszcza w publikacjach, w znaczeniu inwentarza archiwalnego |
Kategorie archiwalne |
kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone symbolami literowymi: A, B, BE, Bc |
Kodeks |
- dawna nazwa księgi rękopiśmiennej - usystematyzowany zbiór przepisów prawnych |
Komórka macierzysta |
komórka organizacyjna, do zadań której należy według właściwości rzeczowej załatwianie określonego rodzaju spraw, przechowująca całość zasadniczych akt tych spraw do momentu ich zarchiwalizowania |
Komórka organizacyjna (strukturalna) twórcy zespołu |
jedno- lub wieloosobowy organ powołany do wykonania określonej części zadań twórcy zespołu, mający ustalone miejsce w jego strukturze organizacyjnej |
Konkordacja |
- wykaz kolejnych sygnatur jednostek inwentarzowych jednego zespołu (zbioru) zestawiający sygnatury nowe z dawnymi lub dawne z nowymi - wykaz zestawiający znaki pism wpływających z nadaną im liczbą dziennika podawczego własnej kancelarii |
Konserwacja materiałów archiwalnych |
- ogól czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne - w przypadku uszkodzeń , przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci |
Kryteria wartościowania dokumentacji twórców zespołów |
przesłanki rozumowania, których zastosowanie pozwala na właściwą ocenę wartości dokumentacji twórców zespołu (np. funkcje i kompetencje twórców zespołu, miejsce i czas powstania dokumentacji, powtarzalność dokumentów) |
Kserokopia |
kopia wykonana za pomocą jednej z technik reprograficznych, polegającej na elektrostatycznym powielaniu tekstów, rysunków, planów metodą na sucho |
Księga nabytków i ubytków |
księga, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum lub włączone na stałe do zasobu archiwalnego |
Księga protokołów |
księga zawierająca wpisane w porządku chronologicznym protokoły posiedzeń organu kolegialnego lub innego gremium zbierającego się okresowo, zaopatrzone z reguły w podpisy uczestników posiedzenia, względnie przewodniczącego posiedzenia i protokolanta |
Księga wpisów |
- księga, do której wystawca wnosi w formie pełnej lub skróconej treści wystawionych przez siebie dokumentów - księga służąca instytucji lub osobie fizycznej do wnoszenia wpisów dotyczących czynności prawnych lub innych czynności związanych z zakresem działalności danej instytucji lub osoby - termin stosowany również na określenie systemu kancelaryjnego mającego zastosowanie do końca XVIII w. |
Księga inskrypcji |
ogólna nazwa księgi wpisów |
Księgi wierzytelne |
księgi urzędowe, do których wpis lub z których wypis ma moc dowodową przed sądem |
Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego |
oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów archiwalnych o wartości historycznej |
Kwerenda archiwalna |
poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby |
List |
- wypowiedź pisemna, zwykle prywatna, służąca szeroko pojętym celom informacyjnym, nie posiadająca natomiast znaczenia prawnego; formę listu mogą jednak przybrać niekiedy także pisma mające służyć powstaniu i wykonaniu uprawnień lub zaciągnięciu zobowiązań - w okresie staropolskim termin używany na oznaczenie dokumentu |
List zapowiedni |
pismo władzy zwierzchniej wstrzymujące bieg sprawy sądowej |
List żelazny |
(glejt, salvus conductus) dokument zapewniający odbiorcy bezpieczny przejazd przez terytorium podlegające władzy wystawcy lub bezpieczny pobyt w określonej miejscowości (miejscowościach ) na tymże terytorium |
Magazyn archiwalny |
budynek lub wyodrębnione pomieszczenie w budynku, wyposażone w odpowiednie urządzenie, przeznaczone do przechowywania materiałów archiwalnych |
Manifest |
oświadczenie głowy państwa, mężów stanu, partii politycznych, organizacji społecznych, grup literackich, artystycznych itp., skierowane do szerokiego ogółu w sprawach o doniosłym społecznie znaczeniu lub w sprawach założeń wytyczających program działania w określonej dziedzinie życia |
Metodyka archiwalna |
dział archiwistyki zajmujący się ustaleniem metod pracy w archiwum w zakresie kształtowania, gromadzenia, opracowywania, udostępniania i konserwacji materiałów archiwalnych |
Metr bieżący akt |
jednostka miary używana do obliczania ilości akt na półkach w magazynie |
Metr sześcienny akt |
orientacyjna jednostka miary akt złożonych w stosy (przy aktach o formacie znormalizowanym 1m3 akt = 10 - 12 mb = ok. 500 kg) |
Metraż akt |
ilość akt ustawionych na półkach wyrażona w metrach bieżących lub akt złożonych w stosy wyrażona w metrach sześciennych |
Metryczka jednostki archiwalnej |
karata znormalizowanego formatu, dołącza do każdej jednostki archiwalnej, zawierająca nazwę zespołu (zbioru) i sygnaturę danej jednostki, a stosowana dla celów ewidencyjnych związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych |
Mikrofilm |
przezroczysta, elastyczna taśma z warstwą fotograficzną, zawierająca zminiaturyzowane obrazy dokumentów, przeznaczone do odczytywania lub reprodukcji za pomocą odpowiednich urządzeń |
Mikrofilm archiwalny |
negatyw lub pozytyw mikrofilmu przeznaczony do bezterminowego przechowywania w archiwum |
Mikrofiszka |
fiszka na przezroczystym podłożu, o wymiarach znormalizowanych, na której w ustalonym porządku utrwalona jest określona liczba mikrokopii |
Mikrokarta |
fiszka na nie przezroczystym podłożu o wymiarach znormalizowanych, na której w ustalonym porządku utrwalona jest określona liczba mikrokopii |
Mikrokopia |
zminiaturyzowana reprodukcja dokumentu możliwa do odczytania tylko przy pomocy odpowiednich urządzeń |
Minuta pisma |
poprawiony i zatwierdzony przez podsygnowanie koncept pisma, z którego sporządza się czystopis |
Nabytki archiwalne |
materiały archiwalne wpływające i włączane do zasobu archiwum w drodze dopływu, kupna, darów lub depozytów wieczystych |
Nadzór nad narastającym zasobem |
ogół czynności kontrolnych wykonywanych przez władze archiwalne w oparciu o przysługujące im uprawnienia w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych |
Nagranie |
utrwalony na nośniku dźwięku zapis informacji odnoszących się do określonego wydarzenia, zjawiska lub osoby, powstały w wyniku działalności jednego twórcy |
Narastający zasób |
materiały archiwalne wytwarzane i gromadzone w wyniku aktualnej działalności twórców zespołów |
Nośnik informacji |
- materiał przystosowany do utrwalania informacji i przejmujący ja w formie dostosowanej do dalszego wykorzystywania w procesach informacyjnych - każdy przedmiot, z którego może być uzyskana (wyczytana informacja) |
Numer sprawy |
liczba porządkowa nadana pismu rozporządzającemu daną sprawę w momencie jego rejestracji we właściwej pomocy kancelaryjnej |
Obieg pisma |
obieg pism w urzędzie (instytucji) od momentu ich otrzymania lub sporządzenia, przychodzących przez niezbędne punkty zatrzymania, do momentu załatwienia sprawy lub wysłania pisma do adresata |
Odezwa |
- pisemny, najczęściej drukowany apel do ogółu społeczeństwa względnie do określonej grupy społecznej z wezwaniem do jakiejś akcji - pismo urzędowe zawłaszcza w biurowości XIX w. |
Odpis |
dosłownie i wiernie przepisany tekst pierwowzoru. Dosłowność nie wyklucza rozwiązania skrótów oraz modernizacji pisowni |
Odpis wierzytelny |
(kopia wierzytelna) dosłownie przepisany tekst pierwowzoru, uwierzytelniony przez uprawnioną do tego władzę, urząd lub osobę |
Okólnik |
(cyrkularz, obiegnik, pismo okólne) jednobrzmiące pismo władz zwierzchnich do podległych im komórek organizacyjnych lub do podległych urzędów (instytucji) normujące określoną dziedzinę działania tych urzędów (instytucji) lub podające informację do wiadomości i wykorzystania |
Opis jednostki archiwalnej |
- informacja o sygnaturze, treści i formie jednostki archiwalnej sporządzona dla celów inwentaryzacji archiwalnej - zobacz tytulatura |
Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego |
dokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzania do niego inwentarza ze wstępem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych |
Oryginał |
- dokument, list lub pismo urzędowe w tej postaci zewnętrznej i wewnętrznej w jakiej zostało sporządzone za wolą i wiedza wystawcy dla wręczenia odbiorcy - pierwotny zapis, bez względu na jego postać, utrwalający jakiś fakt lub fakty |
Pagina fracta |
- karta złożona wzdłuż dłuższej osi → dudka - w kancelarii przełomu XVIII\/XIX w. strona zapisana zazwyczaj na jednej połowie; w przypadku tego samego tekstu w dwóch językach lub w dwóch różnych redakcjach zapisana dwukolumnowo |
Paginacja |
oznaczenie liczbą kolejności stron w jednostce archiwalnej→ foliacja |
Palimpsest |
ponownie użyta, po usunięciu pierwotnego tekstu, karta pergaminowa lub papirusowa (albo cały kodeks) zapisana powtórnie innym tekstem, spod którego zazwyczaj daje się doczytać przy użyciu odpowiednich środków (przede wszystkim fotografii z zastosowaniem promieni nadfioletowych) tekst pierwotny |
Państwowy zasób archiwalny |
całokształt materiałów archiwalnych kwalifikujących się do trwałego przechowywania w archiwach a znajdujących się we władaniu państwa lub pod jego ochroną prawną niezależnie od miejsca przechowywania |
Parafa |
- skrót oryginalnego podpisu lub inicjału zastępujący podpis - formuła umieszczona na końcu księgi (poszytu) stwierdzająca ilość ponumerowanych stron (kart) |
Patent |
- dokument mający znaczenie w sferze stosunków publicznoprawnych dla wręczenia odbiorcy w formie otwartej - dokument upoważniający jego odbiorcę do wyłącznego korzystania z określonego wynalazku, wydawany zazwyczaj na ustalony przeciąg czasu - świadectwo ukończenia szkoły względnie uzyskania tytułu naukowego lub zawodowego - dokument uprawniający do prowadzenia zakładu handlowego lub przemysłowego |
Pieczęć |
- znak własnościowy osoby prywatnej lub fizycznej wyciskany za pomocą tłoku (typariusza) w masie plastycznej - wosku, laku - farbie, metalu lub wyciskany w podłożu - środek uwierzytelnienia pisma lub dokumentu, względnie środek zabezpieczający nienaruszalność zamkniętego nią pisma lub przedmiotu |
Pieczęć odwrocia |
(contrasigillum) pieczęć wyciskana na odwrocie strony właściwej pieczęci wyciśniętej w wosku, zwykle od niej mniejsza, mająca umocnić wiarygodność dokumentu |
Pierścień Rybaka |
(anulus Piscatoris) pieczęć papieska z wyobrażeniem św. Piotra w łodzi, używana od XIII w. do pieczętowania korespondencji, od XV w. do uwierzytelniania, wytłaczana w czerwonym wosku, a w czasach nowszych czerwonym tuszu → breve |
Plan akt |
(plan registratury) systematyczny spis haseł, pod którymi kancelaria dawniej prowadziła przechowywała akta |
Pomoce archiwalne |
różne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych sporządzone według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania → inwentarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz i inne |
Pomoce kancelaryjne |
różnorodne typy ksiąg, kartotek, spisów, skorowidzów, służących w kancelarii (registraturze) do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu pism |
Porządkowanie zespołu (zbioru) archiwalnego |
nadawanie prawidłowego układu materiom archiwalnym w zespole (zbiorze) w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Na porządkowanie składają się zazwyczaj: segregacja, klasyfikacja, brakowanie i systematyzacja→ opracowywanie zespołu archiwalnego |
Poszyt |
(libelli, libellus, volumen, wolumen) grupa składek, bifoliów lub kart, zszyta i oprawna zazwyczaj w półsztywny karton, stanowiąca najczęściej jednostkę inwentarzową lub jej część |
Praktyka archiwalna |
zarządzanie, kształtowanie, gromadzenie, opracowywanie, konserwacja oraz udostępnianie materiałów archiwalnych w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej |
Prezenta |
(prez.) adnotacja na piśmie wpływającym, stwierdzająca jego zarejestrowanie w kancelarii, składająca się najczęściej: z nazwy urzędu (instytucji), do której pismo wpływa, data wpływu, znaku akt lub numeru dziennika podawczego, ew. liczby załączników, czasami i dekretacji |
Projekt roboczy |
(rysunki robocze) studium dokumentacji technicznej zawierające komplet rysunków szczegółowych, zestawień i opisów niezbędnych do realizacji obiektu lub jego części |
Projekt techniczno - roboczy |
stadium dokumentacji technicznej zawierający wszystkie części projektu technicznego oraz projekt roboczy w zakresie niezbędnym do realizacji obiektu lub jego części |
Projekt techniczny |
stadium dokumentacji technicznej zawierające szczegółowe rozwiązania zadań funkcjonalnych, architektonicznych, konstrukcyjnych, instalacyjnych i technologicznych obiektu lub jego części |
Protokół |
- wpis wniesiony do brulionowej księgi wpisów - protocollon, protocollum - brulionowa księga wpisów - sprawozdanie z przebiegu obrad ciała kolegialnego lub innego gremium zbierającego się zazwyczaj okresowo - akt urzędowy stwierdzający pewien fakt, stan rzeczowy lub przebieg danego zdarzenia |
Przewodnik po zasobie archiwum |
pomoc archiwalna informująca o poszczególnych zespołach (zbiorach) archiwalnych lub ich grupach składających się na zasób danego archiwum. Przewodnik z reguły zawiera historię archiwum, ogólną systematykę jego zasobu, charakterystykę poszczególnych zespołów (zbiorów), uwzględnia ponadto pomoce archiwalne i bibliografię |
Przewodnik po zespole |
pomoc archiwalna o charakterze zbliżonym do wyrozumowanego skorowidza rzeczowego informująca o treści materiałów archiwalnych danego zespołu (zbioru) przy pomocy haseł, sformułowanych w oparciu o problematykę tych materiałów, a usystematyzowanych według przyjętego schematu i odsyłająca za pośrednictwem tych haseł do odpowiednich pozycji inwentarza archiwalnego, względnie sygnatury jednostki archiwalnej (w braku inwentarza) |
Przywilej |
dokument nadający odbiorcy (osobie fizycznej lub prawnej) określone, zazwyczaj specjalne uprawnienia |
Raptularz |
- księga przeznaczona do krótkiego notowania na bieżąco wypadków, zdarzeń lub czynności, zwłaszcza czynności urzędowych - w kancelariach staropolskich rodzaj księgi brulionowej lub luźnych kartek dla notowania skrótowo zapisów, które w formie rozwiniętej znajdują się w innych księgach |
Regest |
zwięzłe streszczenie dokumentu z uwzględnieniem zazwyczaj wystawcy i odbiorcy |
Registratura |
- dokumenty niezbędne do pracy bieżącej twórcy zespołu, przechowywane w jego komórkach organizacyjnych - komórka organizacyjna (stanowisko pracy) twórcy zespołu zajmująca się wyłącznie lub m.in. rejestracją i przechowywaniem dokumentów potrzebnych do pracy bieżącej - lokal (miejsce) przechowywania registratury - w systemie kancelarii pruskiej całość akt twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności → zespół dokumentacyjny - termin dawniej nieraz używany w znaczeniu składnicy akt |
Rejestr |
- w kancelariach staropolskich nazwa stosowana na określenie ksiąg wpisów - spis osób, rzeczy, dochodów, wydatków itp. (np. rejestr podatkowy, rejestr popisowy, rejestr folwarczny) - urząd (instytucja) lub komórka organizacyjna prowadząca rejestr określonego charakteru |
Rekonstrukcja archiwalna |
- odtwarzanie (na podstawie akt, inwentarzy lub innych pośrednich danych) pierwotnego układu i zawartości jednostki lub zespołu archiwalnego rozproszonego, zachowanego częściowo lub nieistniejącego dla ewentualnego scalenie lub opracowania inwentarza idealnego - pełne lub częściowe odtwarzanie zniszczonej lub zaginionej jednostki czy też zespołu archiwalnego przez gromadzenie odpisów, względnie dubletów akt, pochodzących bądź z tego samego zespołu bądź z innych zespołów |
Repetytorium |
- spis jednostek archiwalnych danego zespołu archiwalnego lub jego części (względnie elementów składowych poszczególnych jednostek) uwzględniający niektóre elementy rozpoznawcze (z reguły tytuł właściwy akt) bądź też wskazujący na wybrane elementy treściowe - pomoc kancelaryjna (stosowana zwłaszcza w sądach) zbliżona do dziennika podawczego, służąca do rejestracji określonych typów spraw, zawierająca zwykle adnotacje charakteryzujące poszczególne sprawy oraz ważniejsze momenty ich załatwienia, stanowiące jednocześnie podstawę do nadania aktom tych spraw właściwego układu. Do tego typu repetytoriów sporządza się w miarę potrzeby skorowidze - termin - repetytorium używa się niekiedy zamiennie z terminem skorowidz lub inwentarz |
Repozytura |
termin używany na określenie akt zespołu, grupy zespołów, a nawet zbioru, do których mogą dopływać nowe uzupełnienia |
Reprografia |
ogół technik służących kopii dokumentów |
Rewers |
- wypełniony blankiet stwierdzający wypożyczanie materiałów archiwalnych poza archiwum i zobowiązujący do ich zwrotu w określonym terminie - wypełniony blankiet służący do zamawiania materiałów archiwalnych z magazynu archiwalnego do pracowni naukowej |
Rewindykacja materiałów archiwalnych |
odzyskanie na podstawie międzynarodowych umów materiałów archiwalnych wywiezionych poza granice państwa → ekstradycja, windykacja |
Rewizja zespołu (zbioru) |
sprawdzenie nie zawartości i stanu liczbowego zespołu (zbioru) poprawności układu materiałów archiwalnych oraz sformułowań tytułów i danych chronologicznych → skontrum zasobu archiwum |
Rezolucja |
- postanowienie (uchwała) władzy kolegialnej ujęte w formę pisemną - decyzja osoby do tego uprawnionej |
Rękopis |
każdy tekst pisany ręcznie w przeciwieństwie do maszynopisu lub tekstu powielonego dowolną techniką. Termin ten znajduje szczególne zastosowanie w praktyce bibliotecznej na oznaczenie rękopiśmiennej jednostki ewidencyjnej, w stosunku do archiwaliów używane są raczej terminy szczegółowe: dokument, księga, itp |
Rotulus |
spis pism zawartych w jednostce archiwalnej według ich kolejności, informujący o tytule lub treści pisma oraz odsyłający do właściwej strony (kart), zamieszczony zazwyczaj na początku danej jednostki archiwalnej |
Rozmieszczenie państwowego zasobu archiwalnego |
podział materiałów archiwalnych pomiędzy archiwa zgodnie z ich właściwością rzeczową i terytorialną |
Rysunek techniczny |
rysunek sporządzone według obowiązujących w technice reguł, będący środkiem porozumienie między projektodawcą a wykonawcą dzieła technicznego. Zależnie od przedstawionej treści rozróżnia się: rysunki techniczne, budowlane, mechaniczne, elektryczne i inne |
Scalanie archiwalne |
łączenie z zespołem archiwalnym lub jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych → inwentarz zespołu (zbioru) idealny, realny, rekonstrukcja archiwalna |
Segregacja materiałów archiwalnych |
podział materiałów archiwalnych w toku ich porządkowania na zespołu archiwalne a w obrębie zespołu na komórki organizacyjne w oparciu o cechy kancelaryjne (registraturalne) → klasyfikacja materiałów archiwalnych |
Selekcja materiałów archiwalnych |
dokonywanie wyboru materiałów archiwalnych o wartości historycznej w oparciu o przeprowadzoną ocenę wartości materiałów archiwalnych danego twórcy zespołu (twórców zespołów) → ocena wartości dokumentacji twórców zespołów |
Selekcja archiwów twórców zespołów |
dokonywanie w oparciu o określone kryteria wartościowania wyboru twórców zespołów, których materiały archiwalne zasługują na trwałe przechowywanie, a ich twórcy objęci są specjalnym nadzorem archiwów państwowych |
Sieć archiwalna |
organizacja i rozmieszczenia archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacja terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej |
Sieć archiwów państwowych |
sieć archiwalna w skład której wchodzą archiwa państwowe podległe naczelnej władzy archiwalnej danego państwa |
Sigilleta |
księgi kancelarii królewskiej, w których rejestrowano pieczętowane dokumenty |
Sigillum |
pieczęć |
Sigillum authenticum |
pieczęć posiadająca moc pełnowartościowego środka dowodowego używana również dla stwierdzenia także wiarygodności osób trzech które nie używały pieczęci albo których pieczęcie nie posiadały dostatecznej siły dowodowej |
Składnica akt |
(dawniej registratura) termin używany do niedawna, a niekiedy i obecnie, na oznaczenie archiwum zakładowego |
Skorowidz archiwalny |
pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł usystematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, służąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych materiałach archiwalnych |
Spis akt |
(materiałów archiwalnych) spis jednostek archiwalnych bez względu na ich stan uporządkowania |
Spis spraw |
pomoc kancelaryjna stosowana w systemie rzeczowo - bezdziennikowym (rzeczowo - rejestrowym) służąca do rejestracji spraw w obrębie grup rzeczowych (teczek spraw) |
Spis zespołu (zbiorów) archiwalnych |
spis zespołów (zbiorów) najczęściej w układzie według komórek organizacyjnych danego archiwum podający podstawowe informacje o poszczególnych zespołach (zbiorach) |
Spuścizna archiwalna |
(papiery) termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (osoby) fizyczną. W praktyce włącz się do spuścizny także zbiory archiwalne pozostałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy zespołu |
Struktura organizacyjna twórcy zespołu |
wzajemne powiązanie komórek organizacyjnych twórcy zespołu |
Sukcesja bierna |
materiały archiwalne przejęte przez sukcesora (sukcesorów) nie potrzebne do jego bieżącej działalności |
Sukcesja czynna |
materiały archiwalne spraw nie zakończonych przez sukcesodawcę przejęte przez sukcesora (sukcesorów) potrzebne do jego bieżącej działalności |
Sukcesja materiałów archiwalnych |
dziedzicznie materiałów archiwalnych |
Sumariusz |
zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespół lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym. Termin bywał używany w znaczeniu inwentarza |
Sygnatura archiwalna |
- znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie - zespół znaków wskazujący na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej |
Symbol klasyfikacji wykazu akt |
oznaczenie cyfrowe, literowe lub cyfrowo - literowe grupy spraw w wykazie akt twórcy zespołu, które jednocześnie stanowi cześć składową znaku akt → wykaz akt |
System kancelaryjny |
sposób rejestracji obiegu i układu akt powstający w toku bieżącej działalności twórcy zespołu (kancelaria) |
System kancelaryjny bezdziennikowy |
system kancelaryjny nie stosujący rejestracji pism w dzienniku podawczym. Termin ten bywa używany na oznaczenie systemu kancelaryjnego rzeczowo - rejestrowego lub systemu kancelaryjnego rzeczowo - bezrejestrowego |
System kancelaryjny dziennikowy |
(dziennikowo - numerowy) system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu pism w dzienniku podawczym według kolejnej liczby dziennika |
System kancelaryjny dziennikowo - rzeczowy |
system kancelaryjny polegający na stosowaniu dziennika podawczego do rejestracji i kontroli obiegu pism oraz na nadawaniu aktom układu rzeczowego najczęściej zgodnie z wykazem akt |
System kancelaryjny rzeczowo - bezrejestrowy |
system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt) pomijający natomiast rejestrację akt |
System kancelaryjny rzeczowo - rejestrowy |
systemy kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt) oraz na rejestrowaniu poszczególnych spraw w spisach spraw, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej akt, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt |
Tajne |
(tjn.) klauzula oznaczająca, że treść opatrzonych nią dokumentów stanowi tajemnice państwową → poufne |
Teki |
archiwalia gromadzone w formie odpisów przez urząd (instytucje) lub osobę fizyczną, a dotyczące określonego tematu (np. Teki Naruszewicza, Teki Rzymskie) |
Teoria archiwalna |
dział archiwistyki zajmujący się badaniem procesów archiwotwórczych i formułowaniem teoretycznych zasad archiwalnych |
Terminarz |
jedna z pomocy kancelaryjnych służąca do kontroli terminów załatwiania spraw przez referentów |
Tłok pieczętny |
(typariusz) przyrząd do wyciskania pieczęci z wyrytym jej negatywem |
Transkrypcja |
system zapisywania głosek przy pomocy ustalonych znaków oddających ich wymowę, stosowany najczęściej przy przekształceniu tekstu z jednego alfabetu na inny |
Transliteracja |
system zapisywania liter innego alfabetu, przy przekształcaniu go na alfabet danego języka, oddający ściśle ortografię bez liczenia się z rzeczywistą wymową głosek |
Transumpt |
- dokument powtarzający in extenso treść innego przedstawionego wystawcy przez stronę zainteresowaną dokumentu celem uzyskania jego uwierzytelnionej kopii - dokument powtarzający in extenso dokument przedstawiony przez stronę zainteresowaną, a zatwierdzający jednocześnie jego treść prawną, wystawiony przez wystawcę będącego sukcesorem władzy w stosunku do wystawcy dokumentu inserowanego |
Twórca zespołu |
jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego → dokumentacja twórcy zespołu; zespół dokumentacyjny; zespół archiwalny |
Tytuł jednostki archiwalnej |
(inwentarzowej) wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki |
Udostępnianie materiałów archiwalnych |
organizowanie przez archiwum w oparciu o obowiązujące przepisy form korzystania z materiałów archiwalnych |
Układ akcesyjny |
układ materiałów archiwalnych w zespole (zbiorze) zgodny z kolejnością dopływów |
Układ alfabetyczny |
układ materiałów archiwalnych w zespole (zbiorze) lub w jego części z przyjęciem porządku alfabetycznego odpowiednich haseł jako podstawy uszeregowania tych materiałów |
Układ alfabetyczno - rzeczowy |
układ materiałów archiwalnych w zespole (zbiorze) wprowadzających alfabetyczny porządek jednostek archiwalnych, podyktowany treścią haseł rzeczowych, występujących w tytule jednostki |
Układ chronologiczny |
układ materiałów archiwalnych w zespole (zbiorze) lub w jego części z zachowaniem kolejności daty powstania tych materiałów |
Układ kancelaryjny |
(registraturalny) układ nadany materiałom archiwalnym w kancelarii (registraturze) przez twórcę zespołu, wynikający z przyjętego systemu kancelaryjnego |
Układ numerowy |
układ pism w zespole archiwalnym według numeru bieżącego dziennika podawczego, zwykle w obrębie roku |
Układ rzeczowy |
układ materiałów archiwalnych w zespole (zbiorze) oparty o obowiązujący w kancelarii (registraturze) twórcy zespołu jednolity wykaz akt lub schemat logiczny opracowany przez twórcę zespołu lub przez archiwum |
Układ strukturalno - rzeczowy |
układ materiałów archiwalnych w zespole oparty o organizację twórcy zespołu, zachowujący w obrębie poszczególnych komórek organizacyjnych podział rzeczowy tych materiałów, zgodny z obowiązującym twórcę zespołu wykazem akt lub podziałem czynności, a niekiedy oparty o schemat logiczny opracowany w archiwum |
Układ topograficzny |
układ materiałów archiwalnych w zespole (zbiorze) lub w jego części, oparty o podział administracyjny lub inny podział terytorialny, jako podstawę systematyzacji tych materiałów |
Układ zespołu (zbioru) |
rozmieszczenie materiałów archiwalnych w zespole (zbiorze) wprowadzone przez twórcę zespołu (zbioru) lub przez archiwum |
Uwierzytelnienie |
- nadanie dokumentowi lub pismu urzędowemu mocy prawnej przez opatrzenie go pieczęcią i podpisem wystawcy (lub osoby uprawnionej) albo jednym z tych elementów - urzędowe stwierdzenie zgodności odpisu, kopii, wyciągu, wypisu z jego podstawą - urzędowe stwierdzenie własnoręczności złożonego podpisu |
Wiązka |
grupa akt szytych lub nie szytych związanych razem stanowiąca nieraz jednostkę inwentarzową lub jej części |
Windykacja materiałów archiwalnych |
przejęcie przez jedno państwo materiałów archiwalnych powstałych na terytorium innego państwa, a dotyczących terytorium państwa przejmującego na zasadzie więzi prawno-ustrojowych, zachodzących w momencie powstania tych materiałów pomiędzy ich twórcą a wchodzącym w grę terytorium państwa przejmującego (np. windykacja z Drezna w 1815 roku na rzecz Królestwa Polskiego akt Sekretariatu Stanu Księstwa Warszawskiego) → ekstradycja, rewindykacja |
Wpis |
wpisany do księgi wpisów tekst dokumentu, aktu lub też informacji o zdziałanej czynności |
Wykaz akt |
(plan akt, plan registratury, podział rzeczowy akt) wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi, kwalifikacją archiwalną, a wyrażający rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu → przykładowy wykaz akt typowych; plan akt |
Wykaz akt jednolity |
wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu niezależnie od jego struktury organizacyjnej oparty zazwyczaj o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych |
Wykaz akt strukturalno - rzeczowy |
wykaz akt wyrażający strukturalno - rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu |
Wypis |
odpisany z księgi wpisów tekst dokumentu lub aktu uwierzytelniony przez instytucję prowadzącą daną księgę → ekstrakt |
Wznawianie akt |
(reprodukcja akt) ponowne przedkładanie referentowi akt odesłanych uprzednio do kancelarii (registratury) lub do archiwum zakładowego z zastrzeżeniem przedłożenia ich w określonym terminie dla przeprowadzenia dodatkowej korespondencji lub w związku z upływem terminów prawnych |
Załącznik |
(alegat, aneks) pismo, kilka pism, mapa, fotografia lub inne materiały archiwalne załączone do pisma ze względu na merytoryczny z nim związek |
Zasada przynależności kancelaryjnej |
zasada zachowania w obrębie zespołu kolejności dokumentów (aktów) nadanej im w kancelarii (registraturze) twórcy zespołu → zasada przynależności zespołowej |
Zasada przynależności terytorialnej |
zasada poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały |
Zasada przynależności zespołowej |
zasada poszanowania związku materiałów archiwalnych wchodzących w skład zespołu archiwalnego z jego twórcą, decydująca zarazem o niepodzielności tego zespołu → zasada przynależności kancelaryjnej |
Zasada wolnej proweniencji |
dopuszczalność zastąpienia układu kancelaryjnego (registraturalnego) w zespole archiwalnym przez inny układ, uwzględniający głównie treść akt twórcy zespołu |
Zasób archiwalny |
całość materiałów archiwalnych danego archiwum |
Zastawnik |
(karta zastępcza) karta włożona w magazynie na miejsce wyjętych materiałów archiwalnych wskazująca datę ich wyjęcia i miejsce aktualnego ich przechowywania lub osobę do użytku której zostały wyjęte |
Za zwrotem aktu |
adnotacja na wysyłanym piśmie zastrzegająca zwrot tego pisma po zapoznaniu się z jego treścią, względnie po wykonaniu poleceń wynikających z treści pisma |
Zbiór archiwalny |
dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym kątem widzenia, mające w całości lub przeważającej części charakter materiałów archiwalnych |
Zespół archiwalny |
organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej → twórca zespołu, archiwalizacja |
Zespół archiwalny otwarty |
zespół archiwalny, do którego dopływają stopniowo ulegające archiwalizacji materiały archiwalne od czynnego twórcy danego zespołu |
Zespół archiwalny prosty |
zespół powstały w wyniku działalności twórcy zespołu, którego zadania, organizacja i funkcje nie ulegały zbyt częstym zmianom i zbyt licznym przekształceniom powodującym dziedziczenie materiałów archiwalnych |
Zespół archiwalny przykładowy |
przykładowo zachowany zespół pochodzący z grupy jednorodnych twórców zespołów nie podlegających specjalnemu nadzorowi archiwalnemu |
Zespół archiwalny szczątkowy |
zespół, którego znikomy stan zachowania pozwala na zidentyfikowanie twórcy zespołu, uniemożliwia jednak pełne poznanie jakiegokolwiek z istotnych aspektów jego działalności |
Zespół archiwalny typowy |
- zespół archiwalny przykładowy - dawniej: zespół nie brakowany, zachowany celowo dla poznania całokształtu działalności twórcy zespołu, a zwłaszcza trybu i techniki jego urzędowania |
Zespół archiwalny zamknięty |
zespół, którego twórca zakończył swą działalność |
Zespół archiwalny złożony |
- zespół zawierający materiały archiwalne przejęte w drodze dziedziczenia, połączone z materiałami archiwalnymi sukcesora w taki sposób, że ich wydzielenie w zespół odrębny (zespół prosty) jest niemożliwe lub niecelowe - zespół o budowie powikłanej przez istnienie w strukturze jego twórcy kilku samodzielnych, zazwyczaj równorzędnych kancelarii |
Zespół dokumentacyjny |
całokształt dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej w wyniku działalności twórcy zespołu → dokumentacja twórcy zespołu; zespół archiwalny |
Znak akt |
znak rozpoznawczy umieszczony w postaci liter lub cyfr na akcie (poszycie lub teczce) składający się zazwyczaj z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt twórcy zespołu, a wskazujący na miejsce przechowywania akt w registraturz |
Znak archiwum |
używany potocznie dla danego archiwum skrót jego nazwy |
Znak pism |
- znak rozpoznawczy pisma, pod którym jest zarejestrowane w kancelarii wystawcy - w systemie dziennikowym - składa się z: numeru kolejnego dziennika podawczego, łamanego przez dwie lub trzy ostatnie cyfry daty rocznej lub z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego - w systemie bezdziennikowym ze znaku akt uzupełnionego numerem sprawy - w systemie rzeczowo - bezrejestrowym wyłącznie ze znaku akt |
Znak spraw |
- znak rozpoznawczy akt sprawy składający się ze stałych elementów rejestracyjnych pism w obrębie danej sprawy - w systemie dziennikowym składa się z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego lub tylko numeru dziennika podawczego - w systemie bezdziennikowym (rzeczowo - rejestrowym)z symbolu komórki organizacyjnej znaku akt i numeru sprawy lub tylko ze znaku akt |
Znak wodny |
(filigran) bezbarwny, trwały znak na papierze, widoczny szczególnie w świetle przechodzącym jako jaśniejsze od tła a wskazujący wytwórnie papieru; ułatwia ustalenie przybliżonej daty wyrobu papieru |
Z urzędu |
(z.u.; ex officio; ex offo) adnotacja na minucie pisma lub w dzienniku podawczym, stwierdzająca rozpoczynanie danej sprawy przez urząd |
Zwój |
- najwcześniejsza forma książki, używana głównie w starożytności - dokument, szczególnie orientalny, w postaci zwiniętej, zrolowanej karty pergaminowej lub papieru o wydłużonym formacie |